TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN IN NAM ĐỊNH
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ 3 PHẦN IN NAM ĐỊNH
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN IN NAM ĐỊNH
I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN IN NAM ĐỊNH
Công ty cổ phần In Nam Định - mà tiền thân là Xí nghiệp in Nam Hà thuộc Sở văn hoá thông tin, là một Doanh nghiệp Nhà nước, được thành lập theo quyết định số 434 - QĐUB ngày 14-10-1992 của UBND tỉnh Nam Hà. Trụ sở của Công ty đặt tại số 87 phố Quang Trung - thành phố Nam Định - tỉnh Nam Định.
Công ty cổ phần In Nam Định được tổ chức theo hình thức Doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập Có pháp nhân kinh tế có TK riêng tại Ngân hàng.
Công ty đã được Trọng tài kinh tế Tỉnh Nam Hà (cũc) cấp giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 104.809 ngày 03/11/1992, Bộ Văn hoá thông tin cấp Giấy phép hoạt động nghành in số 11/GPIN ngày 08/04/1993 Theo đó, ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty là in các loại sách, báo, sách giáo khoa, sổ sách quản lý kinh tế - xã hội Công ty vừa có nhiệm vụ phục vụ nhiệm vụ chính trị của Ngành VH -TT, của Địa phương, vừa sản xuất kinh doanh các mặt hàng ngành in.
Năm 1960, từ sự hợp nhất các tổ chức công tư hợp doanh của ngành in trên địa bàn, Xí nghịêp in Nam định đã được thành lập, khi đó trang thiết bị, máy móc của xí nghiệp hoàn toàn là thủ công, thô sơ Từ khi thành lập cho đến nay, do những đổi thay về địa giới hành chính của địa phương, Công ty cổ phần In Nam Định đã nhiều lần đổi tên Ban đầu mang tên Xí nghiệp inNam Định (Năm 1960N), sau thành Xí nghiệp in Nam Hà (năm 1965 và
1992), rồi Xí nghiệp in Hà Nam Ninh (năm 1976) Tháng 1 năm 1997, khi tỉnh Nam Định được tái lập, xí nghiệp được chuyển đổi thành Công ty và mang tên Công ty In Nam Định, được xếp hạng Doanh nghiệp hạng 2 Ngày 24/6/2003 Công ty In Nam Định chuyển đổi thành Công ty Cổ phần In Nam Định.
Từ khi ra đời cho tới năm 1986, trang bị kỹ thuật của Công ty còn thô sơ, sản xuất chủ yếu là thủ công và bán tự động, sản phẩm đơn điệu, không phong phú, thực hiện nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch của Nhà nước là chính.
Năm 1990, lần đầu tiên, Công ty mạnh dạn đầu tư một dây chuyền công nghệ in OFSET hiện đại, có giá trị lớn để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh đồng thời Công ty cũng chú trọng việc đổi mới dây chuyền công nghệ sản xuất, với những máy móc hiện đại hơn, phù hợp hơn Đã có tới 90% là máy móc tự động được đưa vào sản xuất, lao động thủ công chỉ còn chiếm 10% Chính vì thế năng lực sản xuất của Công ty đã có bước nhảy vọt.
Từ 1976 - 1990, sản lượng bình quân của Công ty đạt 200 triệu trang in mỗi năm, tới những năm 1990 trở đi, sản lượng bình quân lên tới 1 tỷ 200 triệu trang in mỗi năm với chất lượng ngày một tốt hơn, đẹp hơn Hiện nay, công ty đã mở rộng quy mô sản xuất trên diện tích 5.225 m 2 , mở rộng 8 nhà xưởng từ 2700 m 2 lên 3200 m 2 , trang bị máy móc thiết bị hiện đại, đồng bộ, làm cho sản phẩm của Công ty ngày càng đa dạng, đáp ứng tốt yêu cầu ngày càng cao về chất lượng, kiểu dáng, mầu sắc, chủng loại sản phẩm của khách hàng ở mọi thành phần kinh tế, tạo được niềm tin và chỗ đứng vững vàng trên thị trường trong vào ngoài tỉnh Mạng lưới khách hàng của Công ty hiện nay ngày càng mở rộng.
Qua nhiều lần tách, sáp nhập, đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ chủ chốt bị xáo trộn, thiếu thốn, ảnh hưởng rất lớn đến tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Quá trình đổi mới, hoàn thiện tổ chức bộ máy của công ty diễn ra cùng với quá trình đổi mới kinh tế của cả nước Song quá trình đổi mới mạnh mẽ diễn ra chỉ từ năm 1999 trở lại đây Công ty đã đầu tư trang thiết bị hiện đại của Nhật, CHLB Đức nên đã đứng vững trước sự phát triển mạnh mẽ của ngành in Riêng đối với tỉnh Nam Định đã có trên 200 cơ sở in lưới, 4 nhà in tư nhân và 2 nhà in liên doanh với nước ngoài đứng trước sự cạnh tranh quyết liệt của cơ chế thị trường, ban lãnh đạo công ty đã có những quyết sách đúng đắn, năng động, đi đúng hướng, nên đời sống và công việc làm của người lao động vẫn ổn định, đảm bảo và phát triển được vốn, thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.
Vào thời điểm thành lập (năm 1992) Tổng mức vốn kinh doanh của Công ty là 1.178 triệu đồng, trong đó vốn cố định là 595 triệu đồng, vốn lưu động 583 triệu đồng Tới năm 1999, Tổng mức vốn kinh doanh 2.853 triệu đồng, trong đó vốn ngân sách cấp là 1.072 triệu đồng, vốn tự bổ sung là 1.781 triệu đồng, chia theo loại vốn thì vốn cố định là 2.403 triệu đồng, vốn lưu động là 450 triệu đồng.
Kết quả SXKD của Công ty cổ phần In Nam Định những năm vừa qua được thể hiện ở bảng dưới đây.
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004
1.1 tỉ trang 1.2 tỉ trang 1.4 tỉ trang 1.6 tỉ trang
Lợi nhuận trước thuế 160.000 165.000 171.377 200.521 Thu nhập bình quân
Trước đây công ty cổ phần in Nam Định là một doanh nghiệp Nhà nước, tổ chức theo mô hình: đứng đầu là giám đốc công ty, giám đốc chịu trách nhiệm trước Nhà nước về quản lí vốn, tài sản và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình Giúp việc cho giám đốc gồm 2 phó giám đốc, tiếp đó là 3 phòng ban và 3 phân xưởng sản xuất chủ lực Trước yêu cầu đổi mới quản lí kinh tế và chuyển biến sâu sắc trong lĩnh vực in ấn, công ty đã chuyển đổi sang công ty cổ phần Nhà nước nắm giữ cổ phần chi phối 54% , công ty 46% vì vậy công ty phải tiến hành đổi mới, sắp xếp lại tổ chức bộ máy cho phù hợp nhiệm vụ và xây dựng kế hoạch phát triển doanh nghiệp theo hướng công nghiệp ho á, hiện đại hoá cơ sở vật chất, đầu tư máy móc hiện đại Bộ máy của công ty được hình thành hoàn thiện để phù hợp với mô hình mới gồm: hội đồng quản trị, ban kiểm soát, ban giám đốc, 3 phòng ban,
2 phân xưởng chủ lực, trang bị ô tô để giao hàng tận nơi phục vụ khách hàng.
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN NAM ĐỊNH
CỔ PHẦN IN NAM ĐỊNH.
1 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
In các loại sách báo, tạp chí, văn hoá phẩm: giấy kẻ, vở học sinh, sổ tay văn phòng phẩm Nhập khẩu vật tư kĩ thuật in phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty Liên doanh, liên kết tạo việc làm, mở rộng sản xuất kinh doanh và dịch vụ đối tác trong và ngoài nước theo luật định.
Chuyển giao công nghệ in và đào tạo công nhân kĩ thuật theo quy chế của Nhà nước.
Quản lí tài sản, vốn, lao động theo điều lệ của công ty cổ phần và pháp luật của Nhà nước.
2 Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
Trong những năm gần đây, công ty phải tự trang trải các khoản chi phí,lấy thu bù chi, đảm bảo có lãi Cùng với sự mở cửa của nền kinh tế, HĐQT cũng như ban giám đốc công ty đã năng động, sáng tạo tìm các biện pháp đẩy mạnh sản xuất, tăng nguồn thu và tích luỹ cho đơn vị, thu nhập bình quân qua các năm đều tăng, thực hiện tốt nghĩa vụ đóng góp với Nhà nước điều này chứng tỏ doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện và điều này cũng nói lên rằng sản phẩm của công ty vẫn được khách hàng chấp nhận và có xu hướng tăng, cũng chứng tỏ mức chất lượng của công ty qua các sản phẩm không ngừng được bảo đảm ngày một tăng Nhưng về lâu dài trong tương lai không xa đòi hỏi công ty cổ phần in Nam Định mà đứng đàu là HĐQT, ban giám đốc cùng đội ngũ cán bộ phải có cách nhìn đúng đắn hơn, vì chẳng ai dám chắc rằng, sản phẩm của công ty luôn được chấp nhận và có xu hướng tăng Chất lượng của ngày hôm nay là tốt, ngày mai có thể sẽ chưa tốt, không được khách hàng chấp nhận điều này đặt ra thách thức đối với không chỉ riêng công ty mà là tất cả các doanh nghiệp hoạt động trên thị trường Vấn đề đặt ra là công ty nên làm gì và làm như thế nào để mãi đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, luôn đem lợi nhuận cho công ty, đảm bảo thu nhập ổn định cho người lao động và toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
3 Đặc điểm quy trình công nghệ và tổ chức sản xuất
Quy trình sản xuất của ngành in nói chung bao gồm khâu chuẩn bị khuôn in và giấy, mực; khâu in và gia công ấn phẩm
Quá trình in phụ thuộc vào đặc điểm riêng và tính chất của sản phẩm (là sách, báo, tranh, ảnh ), phụ thuộc vào đặc tính của sản phẩm như kích cỡ, màu sắc, gồm toàn chữ hay cả chữ, cả ảnh Ngoài ra nó còn phụ thuộc vào trang bị kĩ thuật, phương pháp gia công Do vậy, các ấn phẩm khác nhau thì quá trình in ấn khác nhau Sản phẩm chính của Công ty in là các ấn phẩm,chúng có thể được thực hiện trên quy trình in OFSET hoặc in TYPO Nguyên tắc in của những phương pháp này cơ bản là giống nhau, song mỗi phương pháp in có thể bao gồm những bước hay nhưng giai đoạn công nghệ khác nhau.
Thành phẩm của phương pháp này phải qua các bước sau:
- Chuẩn bị các yếu tố cần thiết cho in ấn: chuẩn bị giấy, mực
- Chế bản, bình bản và sửa bản in: Đây là khâu quan trọng nhất trong quá trình in ấn Nó tạo ra những bản in mẫu, trong đó thông tin cần in ra được sắp xếp theo một trật tự nhất định để phục vụ cho quá trình in tiếp theo ở Công ty cổ phần In Nam Định, bộ phận này được trang bị toàn bằng máy vi tính (gọi là chế bản điện tử).
- Tiến hành in OFSET: đây là khâu trọng tâm, nó thực hiện kết hợp bản in, giấy và mực để tạo ra những trang in theo yêu cầu kĩ thuật.
- Hoàn chỉnh sản phẩm: Khâu này được thực hiện ở bộ phận sách, tại đây, các trang in của bộ phận in được chuyển tới để hoàn chỉnh sản phẩm bằng các công việc như cắt, xén, khâu, đóng gói.
Quy trình này cơ bản giống in OFSET nhưng có điểm khác biệt chủ yếu về kĩ thuật in ấn, đó là khi in TYPO phải tạo ra khuôn mẫu nổi, thông qua việc sắp chữ nổi sẽ tạo ra những bản in mẫu nổi có nội dung như tài liệu cần in.
So với in OFSET, in TYPO là in lồi, các phần tử lồi trên khuôn in để bắt mực từ lô mực và in ra giấy Còn in OFSET thì có đặc điểm là dùng hoá chất ăn mòn trên bản kẽm để tạo ra bản in.
Quy trình công nghệ in tại công ty cổ phần In Nam Định có thể khái quát thông qua sơ đồ sau:
Phòng kế hoạch sản xuất
Sơ đồ 1: Khái quát qui trình công nghệ in
Từ đặc điểm của ngành in cho thấy quy trình công nghệ in là một quá trình sản xuất liên tục, bao gồm nhiều giai đoạn công nghệ, các giai đoạn ấy (sắp chữ, chế bản, in) có thể tiến hành độc lập với nhau, chu kỳ sản xuất tương đối dài Công ty cổ phần In Nam Định thuộc loại hình sản xuất theo đơn đặt hàng hàng loạt, quy mô sản xuất thuộc loại vừa Các sản phẩm của Công ty có thể được tạo ra trên cùng một quy trình sản xuất, theo cùng một phương pháp công nghệ, song giữa các loại sản phẩm có những đặc tính khác nhau về thiết kế, kích cỡ, yêu cầu kỹ thuật, thẩm mỹ, và cả về mặt kinh tế. Những đặc điểm đó có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
4 Đặc điểm về nguyên vật liệu sử dụng.
Nguyên vật liệu mua vào căn cứ theo:
+ Kế hoạch sản xuất sản phẩm hàng tháng của công ty.
+ Định mức nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm.
+ Số lượng nguyên vật liệu tồn kho theo kết quả thống kê hàng tháng. Bên cạnh đó công ty tổ chức bảo quản nguyên vật liệu không để xảy ra hư hỏng, mất mát, giảm phẩm chất, gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, tránh thiệt hại cho sản xuất Nguyên vật liệu mua về phải đầy đủ về số lượng, chủng loại và đảm bảo chất lượng Việc chi dùng nguyên vật liệu sản xuất được quản lí chặt chẽ và theo nguyên tắc: tất cả các nhu cầu về nguyên vật liệu đều phải xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất cụ thể Căn cứ vào lệnh sản xuất, vào định mức sử dụng nguyên vật liệu và trên từng phiếu xuất kho ghi rõ từng đối tượng chi phí sản xuất.
Do ở công ty nguyên vật liệu phần lớn là mua ngoài Theo quy định, tất cả các nguyên vật liệu khi về đến công ty đều phải tiến hành thủ tục kiểm nghiệm nhập kho Khi vật liệu về đến kho, nhân viên thu mua đem hoá đơn lên phòng vật tư, phòng vật tư xem xét hợp đồng, nếu nội dung ghi trong đó phù hợp thì đồng ý cho nhập nguyên vật liệu, đồng thời làm phiếu nhập kho và nhân viên thu mua đề nghị thủ kho cho phép nhập nguyên vật liệu đó, tiến hành đồng thời kiểm nghiệm số lượng, chất lượng của từng loại nguyên vật liệu và ghi vào biên bản kiểm nghiệm Nếu thấy số lượng nguyên vật liệu mua không đúng quy cách, phẩm chất, mẫu mã quy định thì công ty xem xét mới quyết định làm thủ tục nhập kho hay không Công ty có rất nhiều kho bảo quản lưu giữ nguyên vật liệu, chính điều đó mà thủ kho phải có trách nhiệm sắp xếp các loại nguyên vật liệu để tiện cho việc theo dõi và nhập, xuất nguyên vật liệu.
5 Đặc điểm về lao động của công ty. Để mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh có hiệu quả, HĐQT và ban giám đốc công ty luôn chú trọng đến chất lượng lao động, đối tượng tham gia trực tiếp vào quá trình tạo ra sản phẩm Mục tiêu của công ty là có được đội ngũ người lao động không những am hiểu về ngành nghề mà còn thông thạo kiến thức chuyên môn Những năm qua, hình thức đào tạo công nhân, tuyển dụng thêm công nhân mới cũng được tiến hành Vì vậy công nhân am hiểu thực tế hơn, có khả năng bắt tay ngay vào công việc Hàng năm công ty vẫn cử cán bộ kĩ thuật tham gia vào các khoá đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ Bên cạnh đó, các cán bộ, công nhân viên tham gia các lớp học để nâng cao và tự khẳng định mình trong công việc.
Hiện nay công ty trả lương cho người lao động theo sản phẩm và trả lương ổn định đây là một hình thức trả lương khoa học, là biện pháp kích thích, động viên người lao động vì tiền lương của họ nhiều hay ít là do kết quả lao động quyết định Mặt khác, tiền lương theo sản phẩm là cơ sở xác định trách nhiệm của mọi người lao động như thưởng A, B, C hàng tháng,hàng quý, thưởng hoàn thành kế hoạch Do đó cùng với việc hoàn thành các chỉ tiêu trong kinh doanh thì thu nhập bình quân của người lao động cũng được tăng lên theo thời gian.
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN NAM ĐỊNH
Ngày 24/6/2003 Công ty In Nam Định chuyển đổi thành Công ty cổ phần In Nam Định Lãnh đạo Công ty cổ phần In là Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu ra.
* Hội đồng quản trị gồm có:
- Chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc điều hành.
- Phó chủ tịch HĐQT kiêm phó giám đốc phụ trách sản xuất.
- Uỷ viên HĐQT kiêm Kế toán trưởng.
* Vai trò của các thành viên trong HĐQT:
Chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc điều hành: Là người đại diện cho pháp nhân điều hành toàn Công ty, đồng thời là người điều hành và chịu trách nhiệm mọi hoạt động của Công ty cổ phần theo pháp luật, điều lệ Công ty cổ phần và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, nghị quyết của HĐQT.
Phó chủ tịch HĐQT kiêm phó giám đốc phụ trách sản xuất: Là người trực tiếp điều hành sản xuất, chịu trách nhiệm trước HĐQT về kết quả những việc được phân công quản lý, điều hành.
Uỷ viên HĐQT kiêm Kế toán trưởng.
* Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần In Nam Định được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, được tổ chức, sắp xếp thành 3 phòng ban nghiệp vụ:
- Phòng tổ chức hành chính: tham mưu cho giám đốc về việc sắp xếp điều động cán bộ, công nhân viên trong toàn Công ty, về chế độ khen thưởng, xử phạt, về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, xây dựng lịch trình làm việc, tiếp khách, và bảo đảm an toàn cho Công ty trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh
- Phòng kế hoạch sản xuất - vật tư: có chức năng điều hành, giám sát việc tổ chức sản xuất và kinh doanh ở các phân xưởng và trong toàn Công ty, xây dựng các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật cho các loại sản phẩm, xây dựng các kế hoạch sản xuất theo hợp đồng, tổ chức quản lý, phân bổ nguyên vật liệu và thành phẩm trong quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
- Phòng kế toán tài vụ: có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh số liệu hiện có và tình hình luân chuyển, sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn, hạch toán quá trình SXKD, phản ánh tình hình SXKD và kết quả SXKD trong từng kỳ hạch toán Kiểm tra giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện kế hoạch SXKD, kế hoạch thu, chi tài chính, kiếm tra việc xuấp nhập và sử dụng các loại vật tư, tài sản, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành vi tham ô, lãng phí, vi phạm chế độ chính sách quản lý kinh tế và kỷ luật tài chính của Nhà nước Thường xuyên phản ảnh và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho giám đốc Công ty để có những quyết định chuẩn xác, kịp thời cho hoạt động SXKD của Công ty, đem lại hiệu quả kinh tế thiết thực, đồng thời giúp cho Giám đốc nắm được thực trạng tài chính của Công ty.
Các phòng, ban chức năng (tổ chức hành chính, kế toán tài vụ, kế hoạch sản xuất vật tư) có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc tình hình sản xuất kinh doanh, giám sát chất lượng, số lượng và thời gian giao hàng Thực hiện các định mức kinh tế, kĩ thuật, đôn đốc và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, theo dõi thanh toán công nợvới khách hàng đi sâu nghiên cứu nắm bắt thị trường, thu thập các thông tin kinh tế,, phân tích tình hình sản xuất để báo cáo ban giám đốc có những phương án kinh doanh tốt.
*Mô hình tổ chức sản xuất ở Công ty cổ phần In Nam Định được căn cứ vào đặc điểm của quy trình công nghệ in Công ty có 3 phân xưởng sản xuất là phân xưởng in OFSET, phân xưởng tổng hợp và phân xưởng sách Hai kho nguyên vật liệu và thành phẩm được phòng kế hạch sản xuất - vật tư trực tiếp quản lý.
Trong từng phân xưởng, việc sản xuất được bố trí theo dây chuyền Các phân xưởng có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo thành một dây chuyền sản xuất khép kín để sản xuất hàng loạt các sản phẩm, hoặc sản xuất theo đơn đặt hàng, đáp ứng nhu cầu của thị trường.
+ Phân xưởng in OFSET: phân xưởng này có nhiệm vụ in ấn các loại ấn phẩm màu, có hình thức đẹp và hoàn chỉnh Phân xưởng có 4 tổ được bố trí theo dây chuyền sản xuất: tổ chế bản in điện tử và 3 tổ in OFSET 1, 2, 3 đây chính là phân xưởng hiện đại nhất của Công ty, chiếm phần lớn năng lực sản xuất của đơn vị trong nhiều năm qua.
+ Phân xưởng tổng hợp: gồm tổ cơ điện và tổ in TYPO, làm nhiệm vụ sửa chữa máy móc, thiết bị, in ấn các tài liệu ngắn đơn giản theo các hợp đồng nhỏ.
+ Phân xưởng sách: gồm có 3 tổ sách 1, 2 và 3 có nhiệm vụ hoàn thành sản phẩm ở đây thực hiện công đoạn cuối của quy trình sản xuất: cắt, khâu và đóng gói sản phẩm trước khi nhập kho thành phẩm.
* Mô hình tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất ở Công ty cổ phần In Nam Định được khái quát ở sơ đồ sau đây:
Sơ đồ 2: : Tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất ở Công ty Cổ phần
Phó giám đốc phụ trách sản xuất phân xưởngp in OFSET
Phòng tổ chức hành chính
Phòng kế toán tài vụ
Phòng KH sản xuất -vật tư
Kho thành phẩm Điều hành trực tuyên Điều hành chức năng Điều hành
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN IN NAM ĐỊNH
TY CỔ PHẦN IN NAM ĐỊNH.
1 Tổ chức bộ máy kế toán.
Căn cứ vào quy mô và đặc điểm của Công tác tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như yêu cầu của công tác quản lý kinh tế, tài chính của đơn vị, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung và bố trí thành Phòng kế toán tài vụ, chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty Với hình thức tổ chức của Phòng Kế toán tài vụ như vậy, biên chế gọn, tập trung số liệu nhanh, dễ phân công công tác.
Bộ máy kế toán của Công ty bao gồm 5 người.
- Một kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty và cơ quan tài chính cấp trên về các vấn đề liên quan đến tình hình tài chính của Công ty Kế toán trưởnglà người tham mưu cho Giám đốc Công ty chỉ đạo việc thực hiện toàn bộ công tác tổ chức kế toán, thống kê, thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế theo cơ chế quản lý kinh tế Kế toán trưởng là người tổ chức thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ, quyền hạn theo chức năng, phân công nhiệm vụ cho các bộ phận trong phòng kế toán, điều hành mọi mặt công tác của phòng kế toán.
- Một kế toán tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành, theo dõi tiền lương, bảo hiểm và theo dõi tài sản cố định, tổng hợp Có nhiệm vụ tập hợp các chi phí sản xuất theo yếu tố để tính giá thành sản phẩm hoàn thành nhập kho, theo dõi thành phẩm và việc tiêu thụ thành phẩm, tình hình biến động của TSCĐ và khấu hao TSCĐ, tổ chức tổng hợp số liệu của các bộ phận kế toán để lập báo cáo kế toán cuối kỳ, theo dõi tình hình biến động về cán bộ, công nhân viên, làm căn cứ và kết hợp với bảng chấm công của các bộ phận để tính lương và các khoản bảo hiểm theo đúng các chế độ quy định của Nhà nước.
- Một kế toán nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ, vốn bằng tiền, giao dịch với ngân hàng và thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi chi tiết và tổng hợp việc nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, theo dõi chặt chẽ việc mua sắm và xuất dùng dụng cụ và công cụ lao động nhỏ, theo dõi chặt chẽ tình hình tăng, giảm, số hiện có của từng loại vốn bằng tiền, vốn vay, vốn trong thanh toán, giám sát tình hình thanh toán, thu chi tiền phục vụ SXKD của Công ty một cách kịp thời, theo dõi tình hình trích nộp các khoản phải nộp ngân sách, theo dõi chặt chẽ biến động của số dư TK tại ngân hàng (cả TK tiền gửi, tiền vay và ngoại tệ).
- Một thủ quỹ: là người duy nhất có nhiệm vụ bảo quản và thực hiệncác công việc thu chi tiền mặt và những chứng từ có giá trị như tiền, theo dõi chặt chẽ dòng tiền mặt thu chi trong Công ty, lập báo cáo quỹ đầy đủ theo quy định của nhà nước.
- Một thủ kho: là người có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn của các loại vật liệu, sản phẩm hàng hoá.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty in Nam định được thể hiện ở sơ đồ sau:
Kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, vốn bằng tiền, ngân hàng và thanh toánKế toán tập hợp chi phí sản xuất, giá thành, tiền lương, BH, KHTSCĐ, và tổng hợp
Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán công ty
2.Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.
Tại công ty cổ phần In Nam Định kế toán sử dụng các loại chứng từ chủ yếu sau
Phiếu thu tiền mặt MS O1 TT, Phiếu chi tiền mặt MS 02 TT, Biên lai thu tiền
MS 05 TT, Bảng kiểm kê quỹ MS 07 TT, Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng, Biên lai thu tiền, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu nhập kho vật tư MS 01 VT
3 Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Công ty cổ phần In Nam Định hiện đang áp dụng chế độ kế toán, hệ thống TK kế toán theo quyết định số 1141TC-CĐKT ngày 01 tháng 11 năm
1995 của Bộ tài chính Số lượng tài khoản kế toán sử dụng trong công ty không nhiều và chỉ được chi tiết đến tài khoản cấp 2
4.Đặc điểm hệ thống sổ sách kế toán.
- Hiện nay Công ty thực hiện ghi sổ theo phương pháp thủ công và áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ Đặc điểm chủ yếu của phương pháp này là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp, việc ghi sổ kế toán theo thứ tự thời gian tách rời với việc ghi sổ kế toán theo hệ thống trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các Tài khoản ở phòng kế toán Công ty in Nam định, đến cuối tháng kế toán lập chứng từ ghi sổ tổng hợp cho cả tháng theo nội dung kinh tế cụ thể.
+ Chứng từ ghi sổ: thực chất là sổ định khoản theo kiểu tờ rời để tập hợp các chứng từ gốc cùng loại, sau khi vào sổ đăng ký, chứng từ ghi sổ mới được dùng làm căn cứ vào sổ cái.
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng Số hiệu của chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng Ngày tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Sổ cái: là sổ phân loại (ghi theo hệ thống) dùng để hạch toán tổng hợp.
+ Bảng cân đối TK: dùng để phản ánh tình hình đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn.
*Trình tự ghi sổ kế toán ở hình thức chứng từ ghi sổ như sau:
- Hàng ngày căn cứ chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ Các chứng từ gốc cần ghi sổ chi tiết đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết.
- Các chứng từ thu, chi tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, cuối ngày chuyển cho kế toán.
Sổ tổng hợp chi tiết
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Sổ cái TK có liên quan
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
- Căn cứ chứng từ ghi sổ đã lập để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ cái các TK.
- Cuối quý, căn cứ các sổ (thẻ) kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết, căn cứ vào sổ cái các TK để lập các bảng cân đối số phát sinh các TK.
- Cuối quý kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết, giữa bảng cân đối số phát sinh các TK và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lập báo cáo tài chính.
Quan hệ cân đối của phương pháp này là:
Tổng số tiền Tổng số phát sinh bên nợ (hoặc trên sổ đăng kí = bên có) của tất cả các TK trong
Chứng từ ghi sổ sổ cái (hay bảng cân đối TK)
Có thể khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức này ở sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ mà Công ty đang áp dụng là dễ ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác và áp dụng vi tính trong công tác kế toán Việc mở sổ, ghi sổ kế toán ở Công ty được thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định, phù hợp với hình thức kế toán mà công ty áp dụng, đáp ứng được những nhu cầu của Bộ máy quản lý Công ty đặt ra trong công tác hạch toán kế toán hoạt động SXKD
5 Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán.
Hiện nay tại công ty cổ phần in Nam Định đang lập và sử dụng 3 loại báo cáo kế toán Đó là:
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả kinh doanh
Thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hiện chưa được lập và sử dụng ở đây mặc dù đã có quyết định của Bộ tài chính về việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ.Nguyên nhân là do báo cáo lưu chuyển tiền tệ là một báo cáo tương đối khó lập trong khi nhân lực của phòng kế toán còn hạn chế do đó công ty chưa thực hiện lập báo cáo này.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN NAM ĐỊNH
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TÍNH GIÁ THÀNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN NAM ĐỊNH
1 Đối tượng tính giá thành và kỳ tính giá thành.
Công ty cổ phần In Nam Định là đơn vị sản xuất theo đơn đặt hàng. Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là từng phân xưởng, từng bộ phận và từng đơn đặt hàng được sản xuất ở các phân xưởng đó Chu kỳ sản xuất của các đơn đặt hàng thường dài ngày, khi nào đơn đặt hàng được sản xuất xong thì lúc đó mới tính giá thành Nếu chưa sản xuất xong thì toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đã tập hợp theo các đơn đặt hàng đó đều là chi phí sản xuất dở dang Nghĩa là Công ty xác định đối tượng tính giá thành là sản phẩm của từng đơn đặt hàng Kì tính giá thành là lúc đơn đặt hàng hoàn thành.
2 Phương pháp tính giá thành sản phẩm ở Công ty cổ phần In Nam Định.
Do đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành như đã nêu trên, cho nên việc tính giá thành sản phẩm ở Công ty chỉ tiến hành khi đơn đặt hàng hoàn thành Vì thế kỳ tính giá thành không hợp với kỳ báo cáo.Đối với những đơn đặt hàng đã hoàn thành thì tổng chi phí đã tập hợp theo đơn đặt hàng đó chính là tổng giá thành sản phẩm của đơn hàng và giá thành đơn vị được tính bằng công thức:
Giá thành đơn vị sản phẩm = Tổng giá thành sản phẩm
Số lượng sản phẩm trong đơn đặt hàng (Đơn vị sản phẩm ở Công ty được xác định là trang in tiêu chuẩn) Công ty áp dụng cả phương pháp tính giá thành trực tiếp (đối với các sản phẩm đơn giản), và phương pháp tính giá thành phân bước (Đối với các sản phẩm phức tạp).
Kế toán đã mở cho mỗi đơn đặt hàng một bảng tính giá thành Căn cứ vào sổ chi phí sản xuất theo từng phân xưởng cho mỗi đơn đặt hàng (sản phẩm), kế toán ghi vào bảng tính giá thành theo đơn đặt hàng đó
Khi có các chứng từ xác nhận đơn đặt hàng đã hoàn thành, kế toán cộng toàn bộ chi phí sản xuất đã tập hợp ở bảng tính giá thành để xác định giá thành của sản phẩm thuộc đơn đặt hàng đó Việc áp dụng linh hoạt các phương pháp tính giá thành như vậy đã giúp cho công tác tính toán nhanh chóng và phù hợp với đối tượng tính giá thành đã xác định.
Căn cứ chính để tính giá thành sản phẩm ở Công ty là sổ chi phí sản xuất - cụ thể là TK 154 - chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - cho từng đơn đặt hàng ở từng phân xưởng.
Trong phần trước đã nêu toàn bộ quá trình, trình tự tập hợp chi phí sản xuất của phân xưởng in OFSET cho đơn đặt hàng số 246 của Nhà xuất bản Giáo dục - sản phẩm “TOáN 3” Cuối kỳ hạch toán, đơn hàng này đã hoàn thành, kế toán tính giá thành 1 trang in sách giáo khoa " toán 3" theo trình tự sau:
Từ Sổ chi phí sản xuất - TK 154 - sản phẩm " toán 3" của phân xưởng in OFSET, kế toán lập bảng tính giá thành sau đây:
BẢNG TÍNH GIÁ THÀNHPhân xưởng: in OFSET Đơn đặt hàng số 246 Khách hàng: Nhà xuất bản giáo dục Sản phẩm: Toán lớp 3
Số trang in đã hoàn thành: 12.260.000 trang
Ngày bắt đầu sản xuất: 12/6/2005
Tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ công nhân SX
Chi phí sản xuất chung
* Chi phí SXKD dở dang
* Chi phí SX phát sinh 160.000.000 39.958.880 52.375.777 252.334.657
*Sản phẩm dở dang cuối kỳ
Tổng giá thành sản phẩm 160.000.000 39.958.880 52.375.777 252.334.657 Giá thành đơn vị sản phẩm
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Trong giá thành sản phẩm ở Công tyT, chi phí nguyên vật liệu chiếm tới khoảng 80% tổng chi phí sản xuất Do vậy công tác quản lý nguyên vật liệu cả về số lượng, cả về giá trị là rất cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong quản lý chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
Khi nhập kho nguyên vật liệu, kế toán cùng với Phòng kế hoạch sản xuất - vật tư cần phải kiểm nghiệm chất lượng và số lượng vật tư Qua đó quản lý chặt chẽ giá mua nguyên vật liệu, từ đó tính toán chính xác giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất, đảm bảo tính chính xác khoản mục nguyên vật liệu trực tiếp cấu thành trong giá thành sản phẩm Trên cơ sở đó tăng cường công tác quản lý chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, thực hiện tính đúng giá thành Công tác kiểm nghiệm vật liệu ở công ty hiện nay còn thiếu chặt chẽ Để quản lý chặt chẽ chất lượng, số lượng và giá trị nguyên vật liệu khi mua về, công ty nên lập tổ kiểm nghiệm vật tư gồm thành viên của phòng kế hoạch sản xuất vật tư, phòng kế toán (cụ thể là kế toán nguyên vật liệu c) và thủ kho Sau khi kiểm tra các thông số kỹ thuật của nguyên vật liệu, tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư theo mẫu số 05 VT của Bộ Tài chính ban hành theo quyết định 1141 - TC/CĐKT ngày 1/11/1995
Nguyên vật liệu ở Công ty có số lượng lớnN, rất nhiều chủng loại Kế toán nên theo dõi cụ thể, chi tiết từng loại nguyên vật liệu hiện có bằng việc mở các TK cấp 2 từ TK 152 cho các nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ,các TK cấp 3 cho các nguyên vật liệu cùng loại nhưng khác quy cách phẩm chất Điều này sẽ làm cho Công tác quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ hơn, kế toán dễ theo dõi biến động nguyên vật liệu hơn.
Ví dụ V: ở Công ty, giấy là nguyên vật liệu chính.
Kế toán mở TK 152.1 Giấy.
Trong đó TK 152.1.1 Giấy Vĩnh Phú 57 gr (61*84)
TK 152.1.2 Giấy Vĩnh Phú 75 gr (79*109)
Vấn đề hạch toán các khoản mục chi phí sản xuất
Để tập hợp được toàn bộ đầy đủ và chính xác chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ thì các khoản chi phí cho sản xuất phải được hạch toán đầy đủ, chính xác, đúng chế độ quy định hiện hành ở công ty, việc tập hợp phân bổ một số khoản mục chi phí còn chưa hợp lý, chưa phù hợp với chế độ quy định:
* Về kế toán tập hợp chi phí NVL trực tiếp cho SX Trong công tác kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất, Công ty coi tất cả nguyên vật liệu chính, phụ và một số công cụ, dụng cụ nhỏ dùng vào sản xuất đều là nguyên vật liệu và đều được hạch toán từ TK152 - Nguyên vật liệu vào TK621 -Chi phí NVL trực tiếp Đièu này không đúng với quy định. Trong danh mục nguyên vật liệu của Công ty, một số loại sau đây nên được coi là công cụ, dụng cụ và cần được thể hiện ở TK153 - công cụ, dụng cụ:
- Danh mục số 52 : Bóng đèn phơi.
- Danh mục số 65 : Kim khâu
- Danh mục số 64 : Lưỡi dao
- Danh mục số 66 : Kim móc
Các danh mục này được theo dõi trên TK153 thì khi tập hợp chi phí sản xuất - khoản mục nguyên vật liệu trực tiếp - TK621 sẽ không có, Như thế mới đúng và chính xác.
Khi xuất dùng các công cụK, dụng cụ đó cho sản xuất, chúng vẫn cấu thành trong giá thành sản phẩm nhưng không phải là ở TK621 mà là ở TK 627.3-
Chi phí dụng cụ, điều đó đảm bảo cho việc tập hợp chi phí sản xuất đúng khoản mục cấu thành trong giá thành sản phẩm.
* Vấn đề hạch toán chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung ở
Công ty chỉ bao gồm 3 loại là: Chi phí nhân viên phân xưởng (TK 627.1), Chi phí khấu hao TSCĐ (TK 627.4), Chi phí dịch vụ mua ngoài (TK 627.7) , song do không phân biệt công cụ lao động trong danh mục nguyên vật liệu mà Công ty đã bỏ qua chi phí nguyên vật liệu dùng cho quản lý phân xưởng ( TK 627.2) và chi phí dụng cụ sản xuất ở phân xưởng (TK 627.3) Như vậy, việc tập hợp chi phí sản xuất chung (TK 627) không đầy đủ và không đúng đối tượng, dẫn tới cơ cấu chi phí sản xuất trong giá thành sản phẩm thiếu chính xác, thông tin kinh tế từ đó chưa được đầy đủ và xác thực Chính từ sự tập hợp chi phí sản xuất chung không đầy đủ, thiếu khoản mục như vậy nên khi phân bổ chi phí sản xuất chung trong công ty không được chính xác làm ảnh hưởng tới sự chính xác của giá thành sản phẩm
*Về TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ
TSCĐ của Công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số tài sản của Công ty, chủ yếu là máy móc sản xuất hiện đại, có giá trị lớn Vấn đề đặt ra là phấn đấu sử dụng TSCĐ có hiệu quả để tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm, thu hồi vốn đầu tư nhanh Nguồn hình thành TSCĐ là máy móc thiết bị, chủ yếu là từ nguồn vốn vay Ngân hàng, Công ty phải chịu một khoản trả lãi tiền vay không nhỏ Riêng quý 1 năm 2004 số dư vay dài hạn và ngắn hạn đầu tư cho thiết bị máy móc đã là 7.644.500.45đ
Do vây, việc sử dụng TSCĐ làm sao có hiệu quả luôn là mối quan tâm hàng đầu của Công ty khi mà chi phí khấu hao TSCĐ của bộ phận sản xuất luôn chiếm tỷ trọng cao trong chi phí sản xuất và trong giá thành sản phẩm.
Theo báo cáo quyết toán quý 2 năm 2004, tỷ trọng khấu hao TSCĐ trong giá thành 1 đ.vị sản phẩm (quy chuẩn) là 2% ở công ty TSCĐ là thiết bị máy móc sản xuất có giá trị lớn (trị giá hơn 6 tỷ đồng), hàng tháng mức trích khấu hao của 1 số thiết bị này lên tới 78 triệu đồng, chiếm khoảng 12% trong giá thành sản xuất của công ty Theo em, để giải quyết vấn đề trên, khi vay vốn Ngân hàng để mua sắm mới TSCĐ, Công ty cần cân nhắc kỹ lưỡng, xem xét hiệu quả của việc đầu tư, mua sắm TSCĐ đó có lợi cho sản xuất kinh doanh hay không Hơn nữa quá trình sử dụng và quản lý TSCD (nhất là máy móc thiết bị sản xuất) đòi hỏi phải phát huy hết công suất máy móc, thiết bị, qua đó tiết kiệm được chi phí đầu vào, đây là yếu tố tích cực để hạ giá thành sản phẩm.
Cách tính và phân bổ khấu hao TSCĐ dùng cho sản xuất ở công ty hiện nay là tính gộp khấu hao phải trích cho tổng số TSCĐ của các phân xưởng, sau đó phân bổ đều cho từng phân xưởng theo tỷ lệ tiền lương của công nhân sản xuất Theo em, cách tính này không đảm bảo chính xác và chưa hợp lý Công ty nên tính khấu hao phải trích trực tiếp cho từng phân xưởng sản xuất Phân xưởng nào dùng loại thiết bị gì thì tính mức khấu hao cho phân xưởng đó theo trang thiết bị được sử dụng Có như thế khi hạch toán giá thành sản xuất ra sản phẩm ở từng phân xưởng mới đảm bảo chính xác, công bằng, tạo điều kiện để tăng cường công tác quản lý thiết bị máy móc dùng cho sản xuất cả về số lượng, chất lượng cũng như giá trị thiết bị.
* Về chi phí nhân viên phân xưởng :
Nên tính trực tiếp cho từng phân xưởng, không nên tập hợp rồi phân bổ như cách làm hiện nay của công ty Khi tính trực tiếp chi phí nhân viên phân xưởng cho từng phân xưởng sản xuất, công ty sẽ tính chính xác và có thông tin chính xác về vấn đề sử dụng lao động gián tiếp và hiệu quả quản lý cụ thể của đội ngũ này ở từng phân xưởng Trên cơ sở đó có những biện pháp tổ chức sản xuất cụ thể, hợp lý cho từng phân xưởng đảm bảo hạ thấp chi phí quản lý sản xuất trong giá thành sản phẩm ở ngay từ nơi phát sinh ra chi phí đó Nếu làm như vậy, chi phí sản xuất chung cần phân bổ cho từng phân xưởng lúc này chỉ còn lại khoản mục dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền mà thôi Khi đó việc phân bổ chi phí này trở thành đơn giản, nhanh chóng, thông tin về giá thành sẽ đến sớm hơn đối với các nhà quản trị doanh nghiệp nhưng mức độ chính xác thì cao hơn cách làm hiện nay của công ty,giá thành đối với từng lại sản phẩm chắc chắn sẽ có sự thay đổi, chính xác hơn.
Về tổ chức bộ máy kế toán
Để giảm bớt chi phí quản lý, Công ty đã tinh giảm bộ máy đến mức thấp nhất số lao động ở các phòng ban Bộ máy kế toán của Công ty tất cả chỉ có 4 người, trong đó đã có 1 kế toán trưởng và 1 thủ quỹ.
Toàn bộ các phần hành kế toán, nhất là kế toán quá trình sản xuất cũng chỉ do 2 người tiến hành Mặt khác toàn bộ công tác kế toán chỉ tập trung ở phòng kế toán Công ty mà không có các nhân viên hạch toán ở các phân xưởng sản xuất hỗ trợ Điều này chỉ phù hợp khi Công ty hoạt động bình thường Vào những thời điểm “nóng” trong năm kế toán (thường là quý 3 và quý 4 hàng năm), khối lượng khách hàng nhiều, hoạt động sản xuất sôi động thì với bộ máy kế toán mỏng như vậy, các cán bộ kế toán sẽ rất vất vả và khó có thể đảm bảo là không mắc những thiếu sót trong quá trình hạch toán, theo dõi, tổ chức và quản lý các phần hành kế toán Công ty cần nghiên cứu để có biện pháp hỗ trợ cho phòng kế toán làm tốt chức năng của mình.
- Hoặc là Công ty biên chế thêm từ 1 đến 2 cán bộ kế toán cho phòng kế toán Giải pháp này sẽ làm giảm cường độ vất vả cho các cán bộ kế toán,các phần hành kế toán được phân công cho nhiều người hơn sẽ làm cho công tác theo dõi, quản lý và hạch toán nói chung có hiệu quả hơn, sâu sắc hơn. Tuy nhiên, như thế, trong chi phí quản lý sẽ tăng thêm làm ảnh hưởng tới kết quả sản xuất kinh doanh trong Công ty, nhưng hiệu quả quản lý kinh tế như thế sẽ tốt hơn.
- Hoặc là Công ty bồi dưỡng nghiệp vụ thống kê kinh tế cho đội ngũ nhân viên phân xưởng để họ thu thập các số liệu, chứng từ ban đầu của công tác kế toán gửi về phòng kế toán để sử lý và tổng hợp - làm như vậy, công tác quản lý kinh tế sẽ cụ thể hơn, toàn diện hơn và sâu sắc hơn Các thông tin kinh tế được phản ánh từ chính nơi phát sinh chi phí sản xuất sẽ đầy đủ hơn, kịp thời hơn và hơn cả là công tác kế toán của Công ty cụ thể hơn, có điều kiện nâng cao trình độ tổng hợp và phân tích cho đội ngũ cán bộ kế toán. Những thời điểm sản xuất sôi động thì Công tác kế toán không bị chi phối nhiều, kết quả hạch toán ổn định, chính xác, mà công ty vẫn đảm bảo được mô hình tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung của mình.
- Hoặc trong điều kiện ngày nay công ty nễn xem xét tới việc chuyển từ sử dụng kế toán thủ công sang sử dụng kế toán máy để vừa đáp ứng những yêu cầu của công tác kế toán vừa đạt hiệu quả trong việc sử dụng lao động.
*Vấn đề quản lý chi phí sản xuất - giá thành sản phẩm với công tác hạch toán kinh doanh nội bộ, sử dụng các báo cáo chi phí sản xuất, giá thành để ra các quyết định điều hành sản xuất
Việc quản lý chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm là khâu trọng yếu trong công tác kế toán ở đơn vị sản xuất như Công ty cổ phần in Nam Định Những thông tin kinh tế do kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành đem lại là cơ sở để các nhà quản trị doanh nghiệp ra các quyết định kịp thời, chính xác nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm Công ty cổ phần inNam định là đơn vị sản xuất theo đơn đặt hàng, giá bán sản phẩm đã được thoả thuận từ khi ký kết hợp đồng sản xuất với khách hàng Các hợp đồng sản xuất khi thực hiện có thời gian dài, ngắn khác nhau, kết quả sản xuất kinh doanh (lãi, lỗ) của từng đơn đặt hàng ảnh hưởng trực tiếp và quyết định tới kết quả SXKD của công ty.
Hiện tạiH, vào cuối kỳ hạch toán công ty mới xác định kết quả SXKD toàn công ty Nhưng làm như thế không nắm bắt được kết quả sản xuất nội bộ trong từng phân xưởng, từng đơn đặt hàng, dẫn đến tình trạng xác định nguyên nhân lỗ, lãi chưa chính xác, do đó các quyết định quản lý và điều hành sản xuất chưa sát với thực tế, hiệu quả quản lý kinh tế chưa cao Theo em, công ty cần tăng cường công tác hạch toán sản xuất kinh doanh nội bộ, xác định kết quả lãi, lỗ của từng đơn đặt hàng ngay khi đơn hàng hoàn thành.
Khi ký kết hợp đồng sản xuất công ty đã thoả thuận được giá bán với khách hàng Khi kết thúc hợp đồng kế toán đã xác định được giá thành sản phẩm (tổng giá thành và giá thành đơn vị sản phẩm) so sánh với giá bán để xác định kết quả sản xuất của đơn hàng và của phân xưởng đã thực hiện đơn hàng đó ở hợp đồng 246 với Nhà xuất bản giáo dục, sản xuất sản phẩm "toán 3" do phân xưởng in OFSET tiến hành, hợp đồng đã kết thúc trong tháng 6 năm 2004
Giá bán sản phẩm đã được khách hàng chấp nhận: 22 đ / trang in. Giá thành đơn vị 1 trang in đã được kế toán tính : 20, 58 đ.
Lãi trên 1 đơn vị sản phẩm: 22 đ - 20, 58 đ = 1, 42 đ.
Tổng số trang in đã hoàn thành theo hợp đồng: 12.260.000 trang. Tổng lãi của hợp đồng: 1, 42 đ x 12.260.000 = 17.409.200 đ. Để theo dõi cụ thể chi tiết toàn bộ quá trình sản xuất của 1 loại sản phẩm, kế toán công ty nên lập cho mỗi đơn đặt hàng 1 phiếu chi phí công việc Phiếu này được lập khi phòng kế toán nhận được thông báo và lệnh sản xuất đã được phát ra cho công việc sản xuất đó Tất cả các phiếu chi phí công việc được lưu giữ lại khi sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, chúng có tác dụng như là 1 báo cáo sản phẩm, tập hợp tất cả các chi phí sản xuất đã phát sinh trong khâu sản xuất Các thông tin kinh tế trên phiếu chi phí công việc bao gồm tổng chi phí sản xuất, chi phí đơn vị sản phẩm, giá vốn hàng bán, giá bán, lãi gộp Các nhà quản lý công ty căn cứ vào các phiếu chi phí công việc này để nắm bắt những thông tin kịp thời, chính xác, chi tiết nhất về vấn đề sử dụng các yếu tố chi phí trong quá trình sản xuất ra sản phẩm, và hiệu quả của việc sử dụng đó Qua đó sẽ có những quyết định phù hợp trong điều hành, quản lý sản xuất để phấn đấu giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, làm cho chi phí sản phẩm có 1 cơ cấu hợp lý trong giá thành Với từng phân xưởng, từng đơn đặt hàng đã hoàn thành sẽ đánh giá được kết quả sản xuất của tập thể phân xưởng đối với mỗi đơn hàng, làm cho công tác hạch toán kinh doanh nội bộ có cơ sở và điều kiện thuận lợi để có hiệu quả cao, làm cơ sở cho việc hạch toán kết quả SXKD toàn công ty chính xác và thuận lợi hơn nhiều Nếu công ty áp dụng hình thức quản lý chi phí sản xuất - giá thành sản phẩm bằng các phiếu chi phí công việc nêu trên, chắc chắn hiệu quả quản lý kinh tế ở công ty sẽ tốt hơn, phạm vi quản lý được mở rộng và sâu sát hơn Có như vậy công tác kế toán mới làm tốt chức năng cung cấp thông tin kinh tế theo yêu cầu quản lý sản xuất ở công ty.