Chính sách và Quy Trình CTPAT

Quy Trình CTPAT, QUY TRÌNH AN NINH TRONG VIỆC LƯU CHUYỂN THÔNG TIN và HÀNG HÓA, THIẾT BỊ MÁY MÓC,QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở PHÒNG HÀNH CHÁNH NHÂN SỰ,QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở BỘ PHẬN BẢO VỆ,QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH VẬN CHUYỂN HÀNG QUA LẠI GIỮA CÔNG TY VÀ CÁC XƯỞNG

CƠNG TY TNHH GREEN SHOES (VN) QUI TRÌNH THỰC HIỆN BIỆN PHÁP AN NINH CHO CÁN BỘ CNV TRONG CÔNG TY Số hiệu Lần ban hành Lần sửa đổi Ngày ban hành GS/C-TPAT/01 01 00 01/03/2018 Tất cán CNV phải mang thẻ tên vào làm việc công ty, đeo thẻ bên phải trước ngực dễ thấy suốt thời gian làm việc để bảo vệ nhận biết thẻ người cách dễ dàng Tất CBCNV khơng mang hàng hóa phi pháp vào nhà máy Trong trường hợp phát hịện có hàng hóa bất hợp pháp, nhà máy nên báo cáo dẫn đối tượng đến công an xử lý Không quyền sở hữu tên hay chứng minh nhân dân người khác (tức mượn giấy tờ người khác để giải cơng việc mình) Trường hợp thẻ tên bị hư hay người phải báo cho phòng nhân để ghi nhận vào hồ sơ làm lại Qui trình tương tự áp dụng cho người bị chứng minh nhân dân, người bị nên báo phịng hành nhân sư , sau nhân viên phịng nhân nên người đến báo công an việc bị thẻ CMND xin cấp thẻ CMND CBCNV công ty không nên mang đồ dùng cá nhân vào khu vực làm việc.Trong suốt thời gian làm việc, tất đồ dùng thuộc cá nhân phải dược khóa ngăn kéo hay hộc tủ người Để kiểm soát thời gian làm việc, tất CBCNV phải bấm vân tay vào làm việc Tất CBCNV phải vị trí suốt thời gian làm việc, khơng đến phòng ban khác ngọai trừ trường hợp khẩn cấp hay yêu cầu người khác Tất CBCNV phải tinh thần cảnh giác cao thực tốt nghĩa vụ bổn phận để đảm bảo khơng có người lạ hay đồ không xác định rõ nguồn gốc (không hợp pháp) xâm nhập vào công ty cách bất hợp pháp Trong trường hợp phát có đồ bất hợp pháp hay kẻ lạ mặt đáng khả nghi cơng ty, người lao động phải bình tĩnh, kính đáo báo vấn đề cho bảo vệ hay sĩ quan an ninh gần tức tránh manh động mà thiệt hại đến thân 10 Trường hợp nghỉ việc, CBCNV phải gởi trả lại công ty đồng phục, thẻ tên , dụng cụ… công ty cấp phát trước 11 Trường hợp nghỉ phép năm, nghỉ bệnh, nghỉ phép thường…thì người lao động phải có giấy tờ phê duyệt chủ quản lãnh đạo công ty trước nghỉ, trình giấy tờ phê duyệt cho bảo vệ cổng trước rời khỏi nhà máy Nếu nghỉ bệnh phải có chứng nhận bác sĩ bổ sung cho phòng nhân sau vào làm lại CƠNG TY TNHH GREEN SHOES (VN) QUY TRÌNH THỰC HIỆN BIỆN PHÁP AN NINH CHO BẢO VỆ TRONG CÔNG TY Số hiệu Lần ban hành Lần sửa đổi Ngày ban hành GS/C-TPAT/02 01 00 01/03/2018 Tất bảo vệ phải tuân thủ điểm nói phần “quy trình thực biện pháp an ninh cho CBCNV công ty “ Trước công nhân vào công ty, bảo vệ phải thực việc kiểm tra an ninh an toàn cháy nổ để đảm bảo cho mơi trường làm việc an tồn Kiểm soát lối - bảo vệ phải đứng chốt tất cửa vào, 24h/ngày, ngày /tuần có hệ thống camera giám sát thay Bảo vệ phải có trách nhiệm bàn giao cơng việc cho ca cách rõ ràng trước rời công ty Thiết bị an ninh - tất khóa/thiết bị báo động/thiết bị an ninh nói chung phải họat động tốt 24h/ ngày Bảo vệ phải kiểm tra tất thiết bị tháng lần lưu hồ sơ kết kiểm tra Trong trường hợp có thiết bị an ninh không sử dụng bảo vệ phải báo cáo cho chủ quản xếp thiết bị thay tạm thời Hành động tuần tra - bảo vệ phải có hành động tuần tra tất nhà xưởng công ty theo khoảng thời gian định để đảm bảo khơng có kẻ lạ mặt xâm phạm vào công ty cách bất hợp pháp Việc đăng kí có khách vào cơng ty- tất khách hàng phải đưa cho bảo vệ cổng CMND gốc, giấy giời thiệu (nếu cĩ) trước vào bên cơng ty, bảo vệ đăng kí vào sổ theo dõi ( lưu ý phải ghi rõ tên công ty, số điện thọai , ngày vào/ra khỏi công ty…) Xác đinh thẻ ID công nhân viên - bảo vệ phải kiểm tra tất thẻ ID CNV để xác định vào/ra khỏi công ty người Trường hợp công nhân bị thẻ bảo vệ phải thơng báo cho cán quản lý để làm rõ vấn đề ghi nhận vào hồ sơ trường hợp này, trước cho phép đối tượng ny vào công ty Kiểm tra đồ vật không rõ nguồn gốc( bất hợp pháp)-bảo vệ phải có trách nhiệm kiểm tra vật dụng cá nhân công nhân mang vào hay mang khỏi cơng ty Nếu phát vật dụng khả nghi phải báo cho cấp quản lý cơng ty cơng an tức Trong trường hợp phát quy trình làm việc phận gây rủi ro, an ninh cao, bảo vệ phải đề nghị hành động khắc phục có liên quan đến phận báo cáo tổ trưởng để lưu vào hồ sơ Tất hồ sơ tai nạn phải lưu trữ năm 10 Bảo vệ đào tạo định kì củng cố bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ, nhằm tăng thêm hiệu công việc CƠNG TY TNHH GREEN SHOES (VN) QUY TRÌNH AN NINH TRONG VIỆC LƯU CHUYỂN THƠNG TIN HÀNG HĨA, THIẾT BỊ MÁY MĨC Số hiệu Lần ban hành Lần sửa đổi Ngày ban hành GS/C-TPAT/03 01 00 01/03/2018 Nhằm mục đích đảm bảo an toàn – an ninh nhà máy an tồn lưu chuyển thơng tin, hàng hóa máy móc thiết bị, cơng ty Green Shoes đưa quy trình cho an ninh sau: Tất CBCNV công ty, bảo vệ phải tuân thủ qui trình an ninh nhà máy để đảm bảo hệ thống an ninh thực thi hiệu Khi tất hàng hoá, nguyên phụ liệu, thiết bị máy móc, hóa chất, thực phẩm, văn phịng phẩm, bưu phẩm, thư…, phải bảo vệ kiểm tra v xác minh trước vận chuyển vào nhà máy Tất giấy tờ liên quan phải lưu giữ làm chứng phận liên quan Tất người lao động phải thực tốt nghĩa vụ để đảm bảo khơng có người / vật bất hợp pháp xâm phạm vào bên nhà máy Trong trường hợp phát gói đồ, vật đáng khả nghi/bất hợp pháp Người lao động phải báo cho chủ quản, bảo vệ gần đó, tổ trưởng bảo vệ hay người phụ trách an ninh khu vực tức Bởi tất phịng ban có thứ cần thiết để phục vụ cho phịng ban mình, để có danh mục hàng tồn rõ ràng, tổ trưởng hay chủ quản phải xem lại hồ sơ phần danh mục hàng tồn chi tiết phê duyệt trước lọai bỏ hay gạch bỏ sổ theo dõi Không tiết lộ thông tin, giấy tờ cho bên ngồi (bên thứ 3) khơng có chấp thuận lãnh đạo nhà máy Bất kỳ người lạ mặt/ bất hợp pháp không phép yêu cầu hồ sơ giấy tờ từ nhà máy CƠNG TY TNHH GREEN SHOES (VN) QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở PHÒNG HÀNH CHÁNH NHÂN SỰ Số hiệu Lần ban hành Lần sửa đổi Ngày ban hành GS/C-TPAT/04 01 00 01/03/2018 Tất ứng viên xin việc( bao gồm công nhân thời vụ…) phải điền vào mẫu xin việc thông tin cá nhân, trình làm việc, chứng nhận lý lịch, tư cách ứng viên, … tất hồ sơ phải đầy đủ Tất ứng viên (bao gồm công nhân thời vụ…) phải vấn để làm rõ thơng tin q trình cơng tác, chứng nhận lý lịch, tư cách ứng viên Phải điều tra lý lịch nhân thân ứng viên trước kí hợp đồng thức Định kì kiểm tra điều tra lại lai lịch người làm vị trí quan trọng nhà máy phận đóng gói, kho thành phẩm, bảo vệ, nhân viên lái xe phòng xuất nhâp 5 Trường hợp có người nghỉ việc, phải thu hồi thẻ ID, đồng phục, chìa khóa, dụng cụ, thiết bị khác cấp phát trước đo Cần phải định kì đánh giá, kiểm tra nội cơng tác tuyển dụng, nhân để đảm bảo qui trình tuyển dụng áp dụng đạt yêu cầu Kiểm tra định kì hồ sơ ca nhân nhân viên nấu ăn nhằm có thơng tin cho quan chức có ngộ độc hàng lọat để tìm ngun nhân vơ tình hay cố ý Tất hồ sơ cá nhân phải kiểm tra tuyệt đối để đảm bảo cung cấp đủ thông tin cho quan chức có u cầu Người phụ trách an ninh phịng hành chánh nhân sự: Họ tên CƠNG TY TNHH GREEN SHOES (VN) Chức vụ Điện thọai bàn QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở BỘ PHẬN BẢO VỆ Di động Số hiệu Lần ban hành Lần sửa đổi Ngày ban hành GS/C-TPAT/05 01 00 01/03/2018 Tất bao vệ phải có nghĩa vụ mặc đồng phục, mang bảng tên tất phương tiện làm việc mà cơng ty trang bị Tất qui trình chuyển giao công việc ca phải xếp giám sát chủ quản cấp cao bảo vệ Tất thành viên ca trực phải kí đủ hết vào biên bàn giao ghi chi tiết họ tên bảo vệ ca bàn giao ca nhận bàn giao Sau qui trình cơng việc hồn tất, việc kiểm tra an ninh phải thực hiện.(Ví dụ: kiểm tra xem liệu hệ thống camera, thiết bị thơng tin hệ thống ánh sáng có họat động hiệu không.) Phụ trách ca ngày phải biết rõ họat động tất phòng ban để đạo việc thực an ninh khu vực cho phù hợp Phụ trách ca đêm phải thơng tin có phịng ban làm việc giơ Tất bảo vệ phải trang bị thiết bị phù hợp để có trể trì việc thơng tin liên lạc với lúc Nghiêm túc thực công tác tuần tra xung quanh khu vực phân công, Nếu phát trường hợp nghi vấn nào, phải báo cho trưởng ca/ chủ quản BV để xử lí kịp thời 8 Tất thư từ, bưu phẩm… từ bên gởi vào phải kiểm tra ghi nhận vào sổ trước chuyển giao phận liên quan Trong trình kiểm tra, phát dấu hiệu khác thường ( tên, địa người gởi khơng có, bao thư nặng khác thường…) phải báo cho chủ quản BV/ trưởng ca để xin ý kiến xử lý Bảo vệ phải có tác phong nghiêm túc cơng việc Nghiêm cấm tất cac bảo vệ tập trung nơi để nói chuyện cá nhân 10 Bảo vệ phải niềm nở với khách từ cách hỏi chuyện đến cách nghe chuyện., nghiêm khắc với tất trường hợp sai phạm 11 Bảo vệ phải thường xuyên tuan tra kiểm tra tất thiết bị an ninh an tồn cơng ty 12 Bảo vệ phải biết sử dụng thành thạo thiết bị an ninh phương tiện an tồn PCCC Người phụ trách an ninh phịng bảo vệ: Họ tên CƠNG TY TNHH GREEN SHOES (VN) Chức vụ Điện thọai bàn QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở CỔNG VÀO CÔNG TY Di động Số hiệu Lần ban hành Lần sửa đổi Ngày ban hành GS/C-TPAT/06 01 00 01/03/2018 A ĐỐI VỚI KHÁCH VÀ CÔNG NHÂN VIÊN CƠNG TY : Tất khách vào cơng ty nên đăng kí tên , CMND gốc /hay số passport, tên cơng ty mục đích chuyến thăm quan Khách hàng nên phát thẻ ID dành cho khách sau việc nhận dạng xác minh phận liên quan công ty Trước khách rời khỏi công ty, thẻ ID khách phải thu hồi lại thời gian khỏi công ty phải cập nhật vào hồ sơ Tất công nhân viên phải đeo thẻ tên vào/ra công ty Lưu ý, thẻ tên phải đeo vị trí mà bảo vệ dễ dàng nhận dạng Ở “khu vực cấm” người có phận tiếp cận Đối với công nhân viên công tác bên ngồi phải xuất trình “phiếu cơng tác” cấp quản lí duyệt cho cổng bảo vệ trước khỏi cơng ty Bất khơng hợp tác phải bảo vệ cổng báo cáo cho chủ quản hay phịng ban có liên quan để giúp đỡ hỗ trợ B ĐỐI VỚI XE CỘ : Tất xe cộ (xe tải, xe hơi, xe motô,…) vào công ty phải đăng ký ngày thời gian, tên công ty, số ĐT , biển số xe mục đích vào công ty Những xe tải vào phải kiểm tra bên bên để phát ngăn chặn xâm nhập đồ bất hơp pháp vào cơng ty, khơng tìm thấy xe tải cho vào bên cơng ty Tất xe cộ nên đăng kí thời gian khỏi cơng ty số niêm trì (khi cần thiết) rời công ty C ĐỐI VỚI VIỆC GỞI THƯ TỪ : Việc xác định thẻ ID hay hình ảnh đối tác phải trình bày thơng qua giấy tờ ghi rõ mục đích đến cơng ty đối tác Những gói hàng thư vận chuyển tới phải “kiểm tra” trước chuyển giao cho phận liên quan Những biểu thư từ, bưu phẩm đáng khả nghi : - Khơng có địa người gởi - Có dấu vết loang ngồi, bìa thư hay thùng cacton bị bạc màu hay có tinh thể nhỏ dính bên ngoai - Băng keo dán hay dây bện bị thừa - Chỗ gấp cứng bị lồi - Nếp gấp bị thay đổi,bị nhăn nhó không phẳng - Thông tin người nhận bị sai, chữ bị biến dạng, thiếu từ - Có thể gởi từ nước ngồi, thừa bưu phí Cách xử lí bạn nhận dạng thư hay bưu phẩm không rõ ràng,khả nghi : - Cầm cẩn thận, không lắc hay làm va chạm mạnh - Cách ly - Không mở, không ngửi hay chạm vào - Xử lý cẩn thận, báo quyền hay địa phương có chức Nếu bưu kiện mở phát có mối đe dọa: + Trường hợp bom : - Nhanh chóng sơ tán - Báo cho cảnh sát - Báo tra bưu điện - Báo cảnh sát PCCC +Trường hơp máy dò: - Hạn chế tiếp cận, khơng chạm vào - Nhanh chóng sơ tán - Tự bảo vệ trước vật lạ - Gọi cảnh sát, tra bưu điện -Báo cảnh sát PCCC +Trường hợp sinh học hay hóa chất : - Cơ lập,khơng chạm vào - Sơ tán khẩn cấp,rửa tay xà phịng nước ấm - Gọi cơng an,thanh tra bưu điện - Báo cảnh sát PCCC Người phụ trách an ninh cổng bảo vệ : Họ tên Chức vụ Điện thọai bàn Di động CƠNG TY TNHH GREEN SHOES (VN) QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC VĂN PHÒNG Số hiệu Lần ban hành Lần sửa đổi Ngày ban hành GS/C-TPAT/07 01 00 01/03/2018 Tất cán CNV phải đeo bảng tên phải đeo bảng tên cho dễ thấy để bảo vệ xác định cách dễ dàng Chủ quản phịng ban có trách nhiệm mở cửa phịng làm việc trước làm việc khóa cửa sau làm việc Tất ca hồ sơ, giấy tờ phải lưu giữ cách hợp lý, khoa học để sau cần tìm lại dễ dàng Những cơng nhân hay khách bên ngồi khơng có phận khơng tiếp cận khu vực văn phịng Nếu muốn vào phải chấp thuận chủ quản phịng ban chủ quản bảo vệ Khu vực văn phòng phải đảm bảo an ninh suốt thời gian nghỉ ăn cơm trưa để tránh người không phận xâm nhập vào Nếu người lạ vào hỏi thăm thông tin công ty điện thọai hay thư điện tử…,thì khơng tiết lộ thơng tin cơng ty, sau phải báo cáo chủ quản đơn vị phụ trách bảo vệ tức Những trường hợp sử dụng máy tính để lên mạng phải đồng ý ban giám đốc Trong làm hạn chế tối đa điện thọai mang tính chất cá nhân Trong làm việc phải sử dụng âm chuông điện thọai không ảnh hưởng đến không gian làm việc tập thể 10 Các số liệu phịng ban cung cấp cho phịng ban khác hay đối tác bên phải đồng thuận trưởng phịng 11 Trang phục cán CNV phải chỉnh tề Người phụ trách an ninh khu vực văn phòng: Họ tên Chức vụ Điện thọai bàn Di động CƠNG TY TNHH GREEN SHOES (VN) QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU Số hiệu Lần ban hành Lần sửa đổi Ngày ban hành GS/C-TPAT/08 01 00 01/03/2018 Chủ quản phải mở khóa cửa thực cơng tác kiểm tra an ninh an toàn PCCC buổi sáng Trước bắt đầu làm việc, chủ quản/ tổ trưởng kho phải kiểm tra xung quanh khu vực để đảm bảo tất hồ sơ giấy tờ, hàng hóa kho tình trạng bình thường, khơng có bất thường Trong thời gian làm việc, thủ kho phải luôn kho để kiểm soát hàng xuất nhập Tất hồ sơ phải cập nhật, tất hàng ra-vào phải đăng kí phải ghi nhận rõ ràng số phiếu xuất/nhập công ty Tất số liệu phải điền đùng chỗ, lọai chứng từ phải làm xong trước rời khỏi công ty Hồ sơ chứng từ liên quan phải lưu giữ năm 7.Trước đóng kho,.chủ quản/tổ trưởng phải đảm bảo khơng có thùng carton đựng hàng làm dở dang để bên ngồi kho Nếu có, phải nhanh chóng di chuyển vào bên kho trước kho khóa cửa kho Tất cửa sổ, cửa phải đóng, khóa yêu cầu an ninh cần thiết phải làm xong trước đóng cửa kho Bảo vệ thực tuần tra khu vực kho để kiểm tra lần cuối trước khóa cửa, ổ khóa phải niêm phong ghi nhận ngày giờ,chữ kí bảo vệ 10 Trường hợp có container hay xe tải hàng nhập, chủ quản kho phải xếp nhân viên phụ trách theo dõi xuống hàng báo phận bảo vệ biết đẻ cử người giám sát trình nhập hàng Trường hợp xuống hàng dở dang, phải tạm ngưng bảo vệ người giao nhiệm vụ theo dõi xuống hàng phải kiểm tra bên container/xe tải xem có người hay vật lạ bên hay khơng trước khóa cửa container hay xe tải Trưởng hợp lưu container qua đêm chủ quản kho phải báo cho phận bảo vệ tình trạng để xếp tuần tra giám sát khu vực lưu container Người phụ trách an ninh khu vực kho : Họ tên Chức vụ Điện thọai bàn Di động CƠNG TY TNHH GREEN SHOES (VN) QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC SẢN XUẤT Số hiệu Lần ban hành Lần sửa đổi Ngày ban hành GS/C-TPAT/09 01 00 01/03/2018 Phó lý phải mở khóa cửa thực cơng tác kiểm tra an ninh an toàn PCCC buổi sáng Tất công nhân viên phải đeo thẻ tên làm việc bên công ty thẻ phải đeo cho bảo vệ thấy xác định dễ dàng làm việc Công nhân viên có trách nhiệm cảnh giác thơng báo vật dụng khơng xác định rõ có khu vực sản xuất Nếu phát phải báo cáo chủ quản tức Tất hàng thành phẩm, bán thành phẩm, phụ liệu…được chuyển giao từ phận sang phận khác phải liệt kê rõ ràng phiếu giao –nhận Trong trường hợp phát có người lạ xuất khu vực sản xuất người không với người cơng ty hay gói hàng lạ khu vực làm việc cơng nhân viên phải có trách nhiệm báo cáo cho chủ quản bảo vệ biết, tránh manh động làm thiệt hại đến thân CNV có trách nhiệm bảo quản cất giữ dụng cụ theo qui định Nếu có dụng cụ bị hay thất lạc, người phải có trách nhiệm báo cáo cho chủ quản Cuối ngày làm việc, chủ quản phận bảo vệ nên thực việc kiểm tra khu vực làm việc để đảm bảo khơng có đốt tượng hay đồ vật bất hợp pháp bên xưởng, sau bảo vệ đóng khóa tất cửa sổ, cửa lại Người phụ trách an ninh khu vực sản xuất: Họ tên CƠNG TY TNHH GREEN SHOES (VN) Chức vụ Điện thọai bàn QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC ĐÓNG GÓI Di động Số hiệu Lần ban hành Lần sửa đổi Ngày ban hành GS/C-TPAT/10 01 00 01/03/2018 Chủ quản phải mở khóa cửa thực cơng tác kiểm tra an ninh an toàn PCCC buổi sáng 2 Tất hàng hóa - vào phải đăng kí rõ ràng để đảm bảo khơng co hàng hóa giả mạo lẫn lộn vào hàng đóng gói để sản xuất Khơng để tình trạng có thùng carton đóng dở dang chưa dán miệng thùng lại để qua đêm, nhằm tránh đồ vật phi pháp bị đặt vào thùng đóng gói dở dang Tất chứng từ, hồ sơ phải cất giữ vào tủ có khóa cẩn thận, nhằm tránh việc đối tượng khơng có trách nhiệm tiếp cận hồ sơ, giấy tờ Người phụ trách an ninh khu vực đóng gói : Họ tên CƠNG TY TNHH GREEN SHOES (VN) Chức vụ Điện thọai bàn QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC XUẤT HÀNG KHO THÀNH PHẨM Di động Số hiệu Lần ban hành Lần sửa đổi Ngày ban hành GS/C-TPAT/11 01 00 01/03/2018 KHU VỰC XUẤT HÀNG: Mỗi buổi sáng quản lý kho nên mở cửa tiến hành việc kiểm tra an ninh an toàn PCCC Khu vực xuất hàng nơi hạn chế tiếp cận đối tượng không liên quan (“không phận miễn vào”) Chỉ có người chủ quản/quản lý kho giao trách nhiệm có thẻ C-TPAT vào làm việc khu vực 3 Trường hợp có contaier xuất hàng lưu qua đêm cơng ty, bảo vệ lưu nhận vào sổ bảo vệ, kết hợp kiểm tra contaier làm công tác tuần tra xung quanh cơng ty, ghi nhận tình hình tổng thể trước bàn giao ca trực sau KHU VỰC KHO THÀNH PHẨM: Quản lý kho thành phẩm phải mở cửa thực công tác kiểm tra an ninh an toàn PCCC Khu vực kho thành phẩm khu vực :khơng phận miễm vào”,chỉ có công nhân viên thuộc khu vực kho hay người có thẻ C-TPAT vào khu vực Nhân trực thuộc kho phải kiểm tra kho để đảm bảo tất hồ sơ giấy tờ hàng hóa khơng có dấu hiệu khác thường Khu vực kho văn phịng phải ln được đảm bảo an ninh giám sát tốt Tất thẻ kho (hay chứng từ theo dõi tình hình thành phảm ) phải ln cập nhật, tất việc nhập xuất thành phẩm phải đăng kí rõ ràng Thẻ kho phải rõ ràng xác với số ghi chép Những hồ sơ có liên quan phải lưu giữ năm Tất chứng từ thẻ kho phải xếp bỏ vào tệp hồ sơ tương ứng trước kết thúc ca làm việc Khi kết thúc ca làm việc, bảo vệ phải đảm bảo khơng có thùng carton đựng thành phẩm bên ngoai kho Nếu có thùng carton phải chuyển vô kho phải kiểm tra cẩn thận Tất cửa ra, vào , cửa sổ phải khóa qui trình kiểm tra phải hịan tất trước kho đóng cửa 10 Bảo vệ phải thực việc kiểm tra lượt cuối trước khóa cửa Sau khóa cửa, thời gian khóa cửa phải ghi nhận với chữ kí chủ quản bảo vệ 11 Trường hợp có contaier nhập hàng lưu qua đêm, quản lý kho phải kiểm tra bên container trước khóa container để đảm bảo khơng có người cịn lại bên hay khơng có vật lạ bỏ vào bên contaier trước niêm phong khóa container Bảo vệ phải ghi nhận vào so trường hợp kết hợp kiểm tra Container làm công tác tuần tra xung quanh công ty, ghi nhận tình hình tổng thể bàn giao ca trực sau Người phụ trách an ninh khu vực kho thành phẩm: Họ tên Chức vụ Điện thọai bàn Di động CƠNG TY TNHH GREEN SHOES (VN) QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH VẬN CHUYỂN HÀNG QUA LẠI GIỮA CÔNG TY VÀ CÁC XƯỞNG Số hiệu Lần ban hành Lần sửa đổi Ngày ban hành GS/C-TPAT/12 01 00 01/03/2018 1.QUI ĐỊNH CHUNG : - Cơng ty có hợp đồng với hãng vận tải chun nghiệp, có thơng tin hãng vận chuyển có cố đường vận chuyển để kịp thời giải - Qui định trách nhiệm kiểm soát vận chuyển hàng cho phận bảo vệ nội - Tất trình vận chuyển qua lại công ty xưởng phải ghi nhận văn có chữ ký xác nhận bên có liên quan - Khu vực xuống hàng, lên hàng đếu phải có bảo vệ giám sát có camera giám sát - Tuyến đường vận chuyển hàng từ công ty -> xưởng ngược lại phải thực theo lộ trình qui định - Thời gian vận chuyển hàng từ công ty xưởng phải ghi nhận cụ thể - Bảo vệ cổng lượt ghi nhận xe tải bắt đầu rời khỏi nhà máy bảo vệ cổng xưởng đến ghi nhận xe tải bắt đầu vào, nhằm kiểm soát thời gian vận chuyển hàng qua lại xưởng xem có nằm khu thời gian chuẩn hay khơng - Đội trưởng/ đội phó bảo vệ chịu trach nhiệm kiểm tra thời gian vận chuyển hàng từ công ty sang xưởng xem có hợp ký khơng, có nằm khung thời gian qui định không, ghi nhận báo cáo trình chủ quản bảo vệ cuối ngày Nếu có vượt mức thời gian qui định, bảo vệ báo cho chủ quản bảo vệ để tìm hiểu lý xử lí tùy theo trường hợp Q TRÌNH VẬN CHUYỂN HÀNG : 2.1 Trường hợp bình thường : -Tổ trưởng, quản lý kho thành phẩm dựa vào list xuất hàng để chuẩn bị hàng giao -Tại khu vực lên hàng sang xưởng : + Hàng phải kiểm tra cẩn thận mã hàng,po #, màu ,size, số lượng… đại diện bên kho thành phẩm bảo vệ áp tải hàng, bảo vệ công ty chốt giám sát trình xếp hàng lên xe +Bảo vệ ghi chi tiết vào phiếu mang hàng cổng, trình chủ quản bảo vệ phó tổng phê duyệt +Sau phê duyệt : hàng đem lên xe tải, khóa niêm seal cẩn thận -Tại cổng bảo vệ công ty : +Làm thủ tục đăng kí xuất qui trình hướng dẫn an ninh cổng -Tại cổng bảo vệ xưởng : +Làm thủ tục đăng kí nhập qui trình hướng dẫn an ninh cổng -Tại khu vực nhập hàng xưởng : + Hàng bốc dở xuống công nhân + Đại diện bảo vệ áp tải hàng kiểm tra lại hàng hóa theo mã hàng,po#,màu,size… theo list hàng (giấy mang hàng cổng) +Bảo vệ giám sat trình nhận hàng điểm dở hàng xưởng +Trường hợp có cố (hàng bị thiếu số lượng,khơng po#, không size, màu …) bảo vệ áp tải chủ quản đóng gói, cơng nhân giao nhiệm vụ kiểm đếm hàng nhập, bảo vệ (giám sát trình dở hàng) tìm hiểu lí giải vấn đề cụ thể Rõ ràng bên có liên quan.Bảo vệ giám sát ghi nhận tình hình bào cáo tổ trưởng/chủ quản bảo vệ 2.2.Trường hợp vét hàng : - Chủ quản sinh quản dựa vào tình hình đóng hàng, xuất hàng… để biết phận cần thêm lọai hàng nào, số lượng,màu, size… Sau ghi danh sách cụ thể gởi sớm cho phận sản xuất, đóng gói theo yêu cầu bổ sung -Bộ phận sản xuất, đóng gói vào danh sách chuẩn bị hàng theo danh sách yêu cầu -Các qui trình cịn lại thực giống trường hợp bình thường + Trường hợp vận chuyển hàng từ xưởng sang công ty thực qui định an ninh nêu CƠNG TY TNHH GREEN SHOES (VN) QUI TRÌNH KIỂM SỐT Q TRÌNH XUẤT HÀNG Số hiệu Lần ban hành Lần sửa đổi Ngày ban hành GS/C-TPAT/13 01 00 01/03/2018 ĐĂNG KÍ TẠI CỔNG BẢO VỆ : Bất kì xe vận chuyển hàng xuất phải đăng kí cổng bảo vệ trước vào bên công ty, thủ tục đăng kí sau : Tài xế xuất trình giấy CMND gốc, lái Phụ xế (nếu có) xuất trình CMND gốc Phụ xế với bảo vệ nhà máy vào khu vực xuất-nhập hàng để giúp tài xế xe điều khiển xe đậu nơi qui định, sau người ngồi phịng bảo vệ ngồi sau làm xong nhiệm vụ Giấy giới thiệu giấy xác nhận hãng vận tải mà cơng ty kí kết hợp đồng Nếu container tài xế giao seal giấy tờ hãng tàu cho phận XNK công ty, hai bên xác nhận văn việc giao nhận chứng từ niêm chì (seal) Công ty hợp đồng với hãng vận tải uy tín, có đào tạo kiểm tra nhân viên (tài xế, phụ xế)kỹ kưỡng Tài xế phụ xế phải đào tạo hướng dẫn cách xử lý tình bất ngờ, khẩn cấp (kẹt xe, đánh lộn,bánh xe bị xẹp…) xảy trình vận chuyển hàng KIỂM SOÁT AN NINH Ở KHU VỰC ĐÓNG THÙNG,KHO THÀNH PHẨM KHU VỰC XUẤT HÀNG : Khu vực bố trí khu vực riêng biệt, tách rời hẳn với phận khác Xung quanh có dán hình danh sách CB.CNV làm việc khu vực cảnh báo “ không phận miễn vào” nhằm hạn chế tiếp cận đối tượng khác, dễ nhận biết đối tượng lạ mặt xâm nhập với lí không rõ ràng Công ty thiết lập hệ thống bảo vệ thường xuyên tuần tra kiểm soát xung quanh, bảo vệ công ty phải huấn luyện sách qui trình an ninh cần thiết Công ty phát hành thẻ C-TPAT cho đốt tượng làm việc khu vực có cơng nhân có thẻ C-TPAT vào khu vực Do đó, cơng nhân đóng gói cơng nhân kho thành phẩm phát hành người thẻ CTPAT có hình; đối tượng khác công việc phải tiếp cận khu vực thường xuyên phat hành thẻ tương tự(chủ quản phận đề xuất); riêng đối tượng thuộc khu vực khác tiếp cận khu vực phải đăng kí bảo vệ phát thẻ C-TPAT khơng có hình trước vào khu vực nay,sau kết thúc cơng việc đối tượng gởi trả lại thẻ cho bảo vệ trước rời khỏi khu vực Quản lý nhà máy theo dõi giám sát nhân viên trình làm việc thái độ, tinh thần, hợp tác … phát biểu khả nghi, bất thường phối hợp với phòng nhân Complaince để tìm hiểu Điều tra nhằm hạn chế tình xấu xảy ra, ảnh hưởng đến an tồn người, hàng hóa… 3.KIỂM TRA XE TẢI HOẶC CONTAINER RỖNG : Bộ phận đóng hàng, nghiệp vụ bảo vệ tiến hành kiểm tra xe tải hay container /thùng xe tải rỗng theo from hướng dẫn (kiểm đối chiếu số xe,số cont.,số seal, kiểm cont./ xe rỗng theo tiêu chuẩn điểm: vách trước, bên trái, bên phải, sàn, trần,cửa bên bên ngồi,bên bên cabin, cấu khóa…) Sau đó, bảo vệ kiểm tra phải ký tên vào from lưu giữ phận bảo vệ năm Trong trường hợp phát khác thường,… phải báo cáo cho phịng xuất nhập lập tức, phòng xuất nhập liên hệ với hãng tàu để yêu cầu giải thích đưa hướng giải cụ thể Lưu ý trình kiểm cont/xe tải rỗng phải chụp hình ghi nhận lại theo bước thực KIỂM TRA VẬN CHUYỂN HÀNG LÊN CONTAINER : Thùng hàng thành phẩm phải kiển tra đối chiếu với trọng lượng chuẩn packing list, nhằm đảm bảo khơng có vật lạ bên thùng carton xuất Hàng xuất bố trí kho phân theo khu vực hàng “OK” (kiểm Final đạt), hàng chờ kiểm, hàng tồn,… khu vực ghi nhận vào bảng sổ theo dõi , nhằm tránh trường hợp xếp lộn style, lộn po#,… Trước chất hàng lên container /thùng xe tải, bảo vệ chủ quản hay tổ trưởng kho kiểm tra đối chiếu số lượng hàng thực xuất với packing list ghi nhận vào from kiểm soát số thùng đưa lên container/ xe tải Trường hợp phát khác biệt, sai mã hàng, số lượng thừa hay thiếu trình xuất hàng phải ngừng lập tức, tất phận lien quan bảo vệ, kho thành phẩm, nghiệp vụ thảo luận làm rõ xác định với trước tiếp tục lên hàng để đảm bảo hàng, số lượng lên container Sau báo cáo lại tồn việc lưu năm Quá trình lên hàng phải giám sát chặt chẽ người có trách nhiệm(chủ quản/ tổ trưởng kho, bảo vệ), nhằm tránh hàng hóa người lạ/bất hợp pháp lẫn lộn vào bên Quá trình xuat hàng phải chụp hình ghi nhận theo công đọan: lúc cont./xe tải rỗng(chưa lên hàng), lúc hàng lên phân nửa,lúc hàng lên xong, lúc đóng cửa cont., lúc niêm chì xong KIỂM TRA ĐĨNG CONTAINER ĐĨNG SEAL : Sau nhận niêm chì (seal) từ hãng tàu, nhân viên phòng xuất nhập phải kiểm tra bên ngồi niêm chì (để xem hay cũ-đã qua sử dụng ),số seal, so sánh số seal với số container,… điền vào from kiểm sốt seal,sau bao quản seal hộp khóa cẩn thận để phịng xuất nhập khẩu, Sau hàng hóa chất lên container xong, bảo vệ tiến hành niêm chì (đóng seal),khóa container/thùng xe,nhằm đảm bảo khơng có vật lạ lọt vào bên container/thùng xe tải hàng xuất Quá trình phải chụp hình ghi nhận lại Bảo vệ phải tuần tra xung quanh khu vực để cont./ xe tải để đảm bảo an ninh Phòng xuất nhập phải mở sổ ghi chép quản lý tất ca số seal số container hàng xuất hàng nhập để xuất trình quan chức yêu cầu KIỂM SOÁT CONTAINER LƯU QUA ĐÊM TẠI CÔNG TY: Trường hợp container hay xe tải lên hàng phần, phần hàng lại chưa chuẩn bị xong phải chờ đáp ứng, chủ quản kho thành phẩm bảo vệ phải xếp kiểm tra bên cont.,/ xe tải để xem có vật lạ / hay người bên hay khơng trước khóa niêm phong cửa cont.,/ xe Mục đích tránh tình xấu xảy ra.Sau báo phận bảo vệ tình hình Trường hợp cont.,/ xe tải lên hàng xong : chủ quản kho thành phẩm phải xếp kiểm tra bên xem có vat lạ nhét vào kẽ cont., hay thùng carton không? Sau cho khóa niêm chì cẩn thận báo cho phận bảo vệ biết cont,./xe lưu qua đêm công ty Bộ phận bảo vệ phải xếp người tuần tra xung quanh khu vực có đậu xe cont.,/ xe tải Ngoài ra, xe cont.,/ xe tải phải đậu khu vực an ninh không vào khu vực khơng có cho phép, bảo vệ phải giám sát khu vực 24/24 cho đen hàng vận chuyển cảng/ sân bay ÁP TẢI HÀNG ĐẾN CẢNG: Bảo vệ tài xế xe tải hay container ký xác nhận trách nhiệm vận chuyển hàng chuyến xuất hàng Kiểm soát thời gian Bảo vệ với nhân viên xuất nhập khẩu, tài xế container chuyển giao hàng vào đến kho hải quan an toàn đồng thời phải báo cáo thời gian đến vào sổ ghi chép bảo vệ xong trách nhiệm Trong q trình vận chuyển hàng, có khó khăn, trở ngại (kẹt xe, xe bị xẹp bánh…)bảo vệ phải gọi điện báo cho cho chủ quản/ tổ trưởng bảo vệ để xin hướng dẫn Bảo vệ phải báo cho tổ trưởng bảo vệ hàng vừa đến cảng sau trở công ty Người phụ trách an ninh Phòng xuất hàng Nhập khẩu: Họ tên CƠNG TY TNHH GREEN SHOES (VN) Chức vụ Điện thọai bàn QUI TRÌNH AN TỒN QUẢN LÝ MẠNG CNTT Di động Số hiệu Lần ban hành Lần sửa đổi Ngày ban hành GS/C-TPAT/14 01 00 01/03/2018 Cơng ty qui định IT phải có mật (password) để kiểm tra việc nhân viên truy cập vào hệ thống mạng nội liệu bảo mật, mật bảo vệ mạng nội nhân viên IT cung cấp.Việc khai thác thông tin theo qui định sau: chủ quản phòng ban quyền xem xét liệu phòng ban mình, cần khai thác thơng tin từ phòng ban khác phải chấp thuận giám đốc nhà máy Cơng ty định kì kiểm tra hệ thống mạng nội tháng / lần Mật (password) phải thay đổi theo định kì tháng/lần 4.Khơng tiết lộ mật cho người khơng có lệnh chủ quản Nhân viên sử dụng Internet phải đồng ý chủ quản ban giám đốc Tuyệt đối không sử dụng địa Email cua công ty cho cá nhân Không tiết lộ hay cung cấp thông tin công ty cho đơn vị cá nhânbên ngồi cơng ty chưa có lệnh giám đốc 8.Khơng tự ý chép thơng tin liệu bên ngồi vào máy tính cơng ty,nhân viên sử dụng chương trình ngồi chương trình cơng ty để giải công việc nghiệp vụ phải chấp thuận giám đốc 10 Các qui định phải quán triệt đến tat nhân viên sử dụng máy vi tính, phận IT có trách nhiệm quản lý tồn hệ thống máy tính cơng ty Nếu phát cá nhân có vi phạm nhắc nhở lập biên bản,nếu nghiêm trọng niêm phong may tính trình giám đốc 11 IT có nhiệm vụ kiểm tra định kì hệ thống điện thọai nội Tình trạng nghe, tình trạng nói, tình trạng gọi cơng ty, tình trạng gọi bên ngồi 12 Việc kiểm tra tình hình sử dụng máy vi tính tình hình sử dụng điện thọai phải ghi chép cụ thể kí vào sổ kiểm tra Người phụ trách an ninh Phòng IT : Họ tên CƠNG TY TNHH GREEN SHOES (VN) Chức vụ Điện thọai bàn QUI TRÌNH AN TỒN KHU VỰC ĐỖ XE Di động Số hiệu Lần ban hành Lần sửa đổi Ngày ban hành GS/C-TPAT/15 01 00 01/03/2018 Tất khu vực đổ xe phải tách riêng biệt: khu vực để xe cho CB.CNV, khu vực để xe cho khách, khu vực xe tải, khu vực xe con, khu vực phải có biển báo để dễ theo dõi giám sát Tất xe cá nhân phải đổ cách xa khu vực bốc dở hàng Bảo vệ thường xuyên tuần tra xung quanh khu vực Người phụ trách an ninh khu vực đổ xe: Họ tên Chức vụ Điện thọai bàn Di động CƠNG TY TNHH GREEN SHOES (VN) QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH VỀ CHỨNG TỪ SỔ SCH Số hiệu Lần ban hành Lần sửa đổi Ngày ban hành GS/C-TPAT/16 01 00 01/03/2018 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở PHỊNG KẾ TỐN 1.Tất hồ sơ chứng từ kế toán phải cụ thể chi tiết khơng tẩy xóa cạo sửa nội dung chứng từ dã kí duyệt Chứng từ toán phải theo qui định pháp luật Tất nghiệp vụ phát sinh phải có chứng từ hóa đơn theo qui định Số liệu tài kế tốn phải bảo mật tuyệt đối không cung cấp cho cá nhân hay tổ chức chưa có đồng ý ban giám đốc Mọi nghiệp vụ, hàng hóa phát sinh phải có nguồn gốc cung cấp hàng hóa hay dịch vụ Nghiêm cấm hành vi hàng hóa dịch vụ đơn vị chứng từ tốn hàng hóa dịch vụ đơn vị khác làm sai lệch nguồn gốc hàng hóa dịch vụ quan chức có nhu cầu kiểm tra Nghiêm cấm hành vi chia nhỏ nghiệp vụ hay giá trị hàng hóa để khơng xuất hóa đơn tài nhằm tiếp tay cho đơn vị khác trốn thuế làm sai lệch nguồn gốc hàng hóa dịch vụ quan chức có nhu cầu kiểm tra 8 Khơng duyệt chi nghiệp vụ nhỏ khơng có hóa đơn tài nơi cung cấp hàng hóa dịch vụ làm ảnh hưởng đến công tác điều tra quan chức Khong duyệt chi nghiệp vụ tiếp tay cho tham nhũng làm ảnh hưởng đến tình hình xuất nhập quốc gia tình hình an ninh an tồn hàng hóa xuất khẩu, nhập 10 Tất hồ sơ chứng từ kế toán phải kưu trữ bảo quản cẩn thận phải cung cấp kịp thời cho quan chức có yêu cầu Người phụ trách an ninh phịng kế tốn : Họ tên Chức vụ Điện thọai bàn Di động 2.QUI TRÌNH QUẢN LÍ HỒ SƠ XUẤT NHẬP KHẨU: Tất hồ sơ xuất nhập hàng hóa phải lưu trữ bảo quản cẩn thận đồng thời phải cung cấp kịp thời cho quan chức có nhu cầu Các hồ sơ chứng từ xuất nhập phải tuyệt đối thực tế Nghiêm cấm hành vi tẩy sửa hồ sơ chứng từ xuất nhập hàng hóa làm sai lệch thơng tin gây ảnh hưởng đến công ty quốc gia Sổ sách ghi chép sồ container, số seal phải đảm bảo ghi ghi đủ để cung cấp kịp thời xác cho quan chức Các hồ sơ chứng từ nhà cung cấp container xe vận tải phải ghi chép đủ để cung cấp cho quan chức có yêu cầu Người phụ trách an ninh phòng Xuất nhận khẩu: Họ tên Chức vụ Điện thọai bàn Di động 3.QUI TRÌNH QUẢN LÝ VỀ HỒ SƠ CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN Tất người vào làm việc cơng ty phải có hồ sơ cá nhân (CMND, lý lịch, …) theo quy định luật lao động Hồ sơ cá nhân tất người phải lưu trữ theo thứ tự để dễ truy tìm quan chức có u cầu Hồ sơ cá nhân phải tuyệt đối người hồ sơ bảo đảm truy tìm người quan chức có u cầu Hình ảnh phải thường xuyên cập nhật cho cá nhân để đảm bảo cách thơng thường nhận dạng người Người phụ trách an ninh phòng quản lý hồ sơ: Họ tên Chức vụ Điện thọai bàn Di động 4.QUI TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁC NHÀ CUNG CẤP Người thực hien mua hàng hóa dịch vụ phải có hồ sơ ghi chép thơng tin nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ (như địa chỉ, điện thọai, người cung cấp dịch vụ hàng hóa …) để cung cấp kịp thời cho quan chức có yêu cầu Hồ sơ quản lý cung cấp hàng hóa dịch vụ phải đảm bảo lưu trữ để truy tìm Người phụ trách an ninh phận nhà cung cấp: Họ tên Chức vụ Điện thọai bàn Di động