(Luận văn) hoàn thiện công tác văn thư tại bộ nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ……/…… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA lu an n va NGUYỄN THỊ HỒNG VĨNH p ie gh tn to nl w HỒN THIỆN CƠNG TÁC VĂN THƢ TẠI BỘ NỘI VỤ d oa ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH u nf va an lu ll LUẬN VĂN THẠC SĨ oi m z at nh z m co l gm @ HÀ NỘI - 2019 an Lu n va ac th si BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ……/…… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ HỒNG VĨNH lu an n va ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH p ie gh tn to HỒN THIỆN CƠNG TÁC VĂN THƢ TẠI BỘ NỘI VỤ nl w d oa LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG ll u nf va an lu Mã số: 34 04 03 oi m z at nh NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS Văn Tất Thu z m co l gm @ an Lu HÀ NỘI, NĂM 2019 n va ac th si LỜI CAM ĐOAN Đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện công tác văn thƣ Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính” luận văn kết nghiên cứu, tìm hiểu sáng tạo riêng thân với hướng dẫn tận tình người hướng dẫn khoa học thầy PGS.TS Văn Tất Thu Tôi xin cam đoan, số liệu nêu luận văn trung thực có nguồn gốc rõ ràng, khơng có chép mà khơng trích nguồn tác giả lu an Tơi xin cam đoan lời hoàn toàn thật tơi xin va n chịu tồn trách nhiệm lời cam đoan tn to p ie gh Học viên w d oa nl Nguyễn Thị Hồng Vĩnh ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Bộ Nội vụ, Lãnh đạo Văn phòng Bộ, Hội đồng xét cử công chức tham gia đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tạo điều kiện để tơi cử tham gia khóa học Q trình học hoàn thành luận văn này, em thầy, cô giáo, lãnh đạo đơn vị, đồng nghiệp, bạn bè tận tình giúp đỡ Em xin chân thành cảm ơn tập thể giảng viên Học viện Hành Quốc gia trang bị cho Em kiến thức trình học tập, lu an nghiên cứu va n Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy PGS.TS Văn Tất Thu - tn to Nguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ trực tiếp hướng dẫn, định hướng cho em ie gh q trình nghiên cứu, hồn thành luận văn p Tôi xin chân thành cảm ơn Bộ Nội vụ, trực tiếp Phòng Văn thư - Lưu nl w trữ Kiểm soát Thủ tục hành chính, Văn phịng Bộ giúp tơi có trải d oa nghiệm thực tế để nghiên cứu thành công luận văn an lu Tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp động viên, va góp ý kiến để tơi hồn thành luận văn u nf Luận văn không tránh khỏi thiếu sót định, tơi ll cố gắng Tơi kính mong nhận đóng góp thầy, cô giáo oi m Tôi xin chân thành cảm ơn! z at nh đồng nghiệp quan tâm để luận văn tơi hồn thiện z m co l gm @ Tác giả an Lu Nguyễn Thị Hồng Vĩnh n va ac th si MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU Chƣơng 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Công tác Văn thư 1.1.2 Đặc điểm, vai trò, ý ngha ca cụng tác Văn thư hoạt động lu quản lý nhà nước an n va 1.1.3 Quan điểm Đảng thể chế Nhà nước công tác văn thư 11 1.3 Những yêu cầu công tác văn thư 17 gh tn to 1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư 15 p ie 1.4 Nội dung công tác văn thư 18 1.5 Cải cách hành yêu cầu đặt công tác văn thư 27 oa nl w Tiểu kết Chƣơng I 31 d Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI CƠ QUAN BỘ an lu NỘI VỤ 32 u nf va 2.1 Giới thiệu khái quát Bộ Nội vụ 32 ll 2.1.1 Vị trí chức Bộ Nội vụ 35 oi m 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng z at nh Bộ Nội vụ (Theo Quyết định 698/QĐ-BNV ngày 20/5/2018 Bộ trưởng Bộ Nội vụ) 35 z gm @ 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Văn thư - Lưu trữ Kiểm sốt thủ tục hành chính, Văn phòng Bộ Nội vụ 44 l m co 2.2 Thực trạng quy định pháp lý công tác Văn thư Bộ Nội vụ 46 2.3 Thực trạng tổ chức máy nhân làm công tác Văn thư Bộ Nội an Lu vụ 47 n va ac th si 2.4 Thực trạng thực nội dung (nhiệm vụ) công tác Văn thư Bộ Nội vụ 49 2.5 Thực trạng quản lý, giải văn 50 2.6 Thực trạng quản lý sử dụng dấu 53 2.7 Thực trạng lập hồ sơ lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 55 2.8 Đánh giá chung thực trạng công tác Văn thư Bộ Nội vụ 57 2.8.1 Ưu điểm 58 2.8.2 Thách thức hạn chế 58 2.8.3 Nguyên nhân hạn chế, bất cập 60 lu Tiểu kết Chƣơng II 61 an Chƣơng 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC VĂN THƢ TẠI CƠ va n QUAN BỘ NỘI VỤ 62 gh tn to 3.1 Phương hướng u cầu hồn thiện cơng tác văn thư Bộ Nội vụ 62 ie 3.1.1 Phương hướng 62 p 3.1.2 Yêu cầu triển khai 64 nl w 3.2 Giải pháp hồn thiện cơng tác Văn thư Bộ Nội vụ 65 d oa 3.2.1 Một số giải pháp chung 65 an lu 3.2.2 Hoàn thiện tổ chức máy chất lượng nhân lực 66 u nf va 3.2.5 Các giải pháp tích cực để thực tốt công tác Văn thư Bộ Nội vụ68 3.3 Các kiến nghị, đề xuất 79 ll oi m Tiểu kết Chƣơng III 80 z at nh KẾT LUẬN 81 TÀI LIỆU THAM KHẢO 82 z m co l gm @ an Lu n va ac th si M U Lý chọn đề tài luận văn (tớnh cp thit ca ti luận văn) Cụng tỏc Văn thư lĩnh vực hoạt động quan trọng, thiếu quan, tổ chức nhà nước, bao gồm cơng tác tài liệu hóa hoạt động quản lý tổ chức công tác văn bản, cung cấp thông tin văn để ban hành tổ chức thực định quản lý Làm tốt cơng tác văn thư góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức nhà nước Từ nhận thức đầy đủ ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư Nhà lu an nước ban hành thể chế chế sách, tạo sở pháp lý va n điều kiện để xây dựng phát triển công tác văn thư Nhờ chế tn to chế, sách nhà nước cơng tác văn thư quan, tổ chức ie gh nhà nước nói chung, Bộ Nội vụ nói riêng đạt kết đáng p ghi nhận, công tác văn thư đáp ứng ngày tốt yêu cầu, nhiệm nl w vụ quản lý, quản trị quan, tổ chức nhà nước Tuy nhiên, bên cạnh d oa kết đạt đáng ghi nhận, công tác văn thư quan, tổ an lu chức nhà nước nói chung, Bộ Nội vụ nói riêng cịn bộc lộ hạn chế, va bất cập, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động quản lý, quản trị ll u nf quan, tổ chức Nhà nước Trước yêu cầu cải cách hành đặt z at nh khắc phục hoàn thiện oi m hạn chế, bất cập công tác văn thư cần phải nghiên cứu Từ lý nêu tơi chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác Văn thư Bộ z Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính” làm luận văn thạc sĩ Quản lý @ m co l tác văn thư Bộ Nội vụ gm công với mong muốn kiến nghị, đề xuất giải pháp hoàn thiện công an Lu n va ac th si 2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Cụng tỏc Vn th ó c nhiu ti, luận văn thạc sĩ đề cập đến như: “Hoàn thiện QLNN văn thư, lưu trữ Bộ Lao động - Thương binh xã hội”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành cơng, 2011; “Hiện đại hóa cơng tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam”, Luận văn thạc sĩ quản lý cơng, 2016 Tuy nhiên chưa có đề tài nghiên cứu cụ thể toàn diện nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn thư Bộ Nội vụ Luận văn đưa lu phân tích ưu, nhược điểm công tác quản lý nhà nước Văn thư an Bộ Nội vụ, từ đưa giải pháp phù hợp để thực nâng cao va n hiệu công tác Văn thư Bộ nhằm đẩy mạnh công tác cải cách hành gh tn to nhà nước nói chung, Bộ Nội vụ nói riêng a) Mục đích p ie Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu nl w Nghiên cứu vấn đề lý luận cơng tác văn thư, để có sở khoa d oa học đánh giá thực trạng công tác văn thư Bộ Nội vụ đề xuất giải u nf va hành an lu pháp hồn thiện cơng tác văn thư Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách b) Nhiệm vụ nghiên cứu: ll oi m Nghiên cứu vấn đề lý luận công tác văn thư; z at nh Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác văn thư Bộ Nội vụ, rõ ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế z Xác định định hướng đề xuất số giải pháp hồn thiện cơng tác @ l gm Văn thư Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành Văn thư Bộ Nội vụ m co Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác an Lu n va ac th si Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu Luận văn nghiên cứu công tác Văn thư Bộ Nội vụ - Phạm vi nghiên cứu Các sở lý luận công tác Văn thư nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư Thực trạng hiệu hoạt động công tác Văn thư Bộ Nội vụ số giải pháp khắc phục lu Không gian nghiên cứu: Tại Bộ Nội vụ an Phƣơng pháp luận phƣơng pháp nghiên cứu luận văn va n - Phương pháp luận to gh tn Luận văn vận dụng phép biện chứng vật Chủ nghĩa Mác - Lê ie nin, tư tưởng Hồ Chí Minh làm tảng sở lý luận để xem xét, giải p vấn đề nl w - Phương pháp nghiên cứu d oa Sử dụng phương pháp tổng hợp, so sánh, phân tích, khảo sát, thống an lu kê để rút nhận xét, kết luận u nf va Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn - Hệ thống hóa vấn đề lý luận công tác văn thư; ll oi m - Hệ thống hóa sở pháp lý cơng tác văn thư; z at nh - Làm rõ thêm vai trò, ý nghĩa cơng tác văn thư cấp Bộ nói chung vai trò, ý nghĩa việc nâng cao hiệu hoạt động Văn thư Bộ Nội z vụ nói riêng hoạt động quản lý nhà nước Bộ @ m co hoạt động công tác Văn thư Bộ Nội vụ l gm - Phân tích thực trạng đề xuất giải pháp nâng cao hiệu - Luận văn giúp cho nhà quản lý có thêm thơng tin việc vận an Lu dụng xây dựng chiến lược phát triển, đề án, kế hoạch nâng cao hiệu n va ac th si hoạt động công tác Văn thư Bộ Nội vụ, ngành Nội vụ công tác quản lý nhà nước Văn thư mà Bộ giao nhiệm vụ - Luận văn tài liệu tham khảo phục vụ cho việc nghiên cứu, giảng dạy văn thư Kết cấu luận văn Luận văn gồm phần: Phần mở đầu, nội dung kết luận; Ngồi cịn có thêm: danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục Trong đó, phần nội dung luận văn kết cấu thành chương: lu Chương 1: Những vấn đề lý luận công tác Văn thư; an Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư Bộ Nội vụ; va n Chương 3: Phương hướng giải pháp hồn thiện cơng tác văn thư p ie gh tn to Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si 71 +) Nếu có từ văn gửi đến quan chúng tơi ghép vào gửi bì, có bì thư ghép đến 10 văn bản, Kinh phí gửi bì thư khoảng 30.000 đồng ghép vào tiết kiệm nhiều kinh phí Vì ngày Bộ gửi khoảng 15-30 bì ghép +) Cách gấp văn nhanh: Chúng gấp tập rẽ không gấp tờ một; Khi gấp bì: 100 bì khoảng 10 phút; Khi gấp hàng loạt: 100 bì khoảng phút +) Cách dán phong bì nhanh: Dàn thành hình dẻ quạt để quệt nước lu dán hàng loạt; an va Khi dán bì: 100 bì khoảng 10 phút; n Khi dán hàng loạt: 100 bì khoảng phút to gh tn +) Cách đăng ký vào sổ bưu điện nhanh: Chúng áp dụng phần mềm p ie quản lý văn điều hành để nhập bì thư gửi đi, thay đánh đầy đủ tên quan gửi, phải đánh chữ đầu tiết kiệm nhiều nl w thời gian thuận tiện tra tìm d oa Nếu nhập 100 bì khoảng 10 phút an lu Kết thực sáng kiến: va Kết cụ thể phần nội dung sáng kiến nêu u nf Tính hiệu sáng kiến: ll Hiệu phát hành văn nhanh gấp đến lần Số người phát hành m oi văn có cơng chức, công chức đảm nhận việc lấy số, z at nh nhập nội dung vào máy, cơng chức đảm nhận việc đóng z dấu, làm bì gửi bưu điện xếp lưu năm khoảng 11.000 văn bản, m co Khả triển khai áp dụng sáng kiến: l lạc văn gm @ gửi bì bưu điện khoảng 43.000 bì thư ln kịp thời, xác, khơng thất Hàng ngày sáng kiến áp dụng việc phát hành văn để tiết an Lu kiệm tối đa thời gian, nhân lực đạt hiệu cao n va ac th si 72 GIẢI PHÁP GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ĐỂ QUẢN LÝ DỮ LIỆU BÌ THƢ; IN BÌ THƢ GỬI ĐI BƢU ĐIỆN BẰNG MÁY VI TÍNH TIẾT KIỆM TỐI ĐA THỜI GIAN, NHÂN LỰC (giải pháp tăng hiệu lên gấp khoảng lần, không áp dụng giải pháp cần phải bố trí khoảng cơng chức làm việc đáp ứng hiệu công việc công chức áp dụng giải pháp Bộ) Tính cấp thiết: lu Bộ Nội vụ năm làm thủ tục phát hành khoảng 11.000 văn an bản; Viết bì gửi qua bưu điện khoảng 43.000 bì thư; Đóng khoảng 300.000 va n dấu to tn Hiện Phịng Hành - Văn thư - Lưu trữ bố trí 01 cơng ie gh chức đảm nhận việc đóng dấu, làm thủ tục gửi bì bưu điện, xếp lưu p công việc tham mưu lĩnh vực giao Vì vậy, việc áp dụng nl w phương pháp in bì thư gửi bưu điện hiệu quả, nhanh chóng để tiết kiệm tối đa d oa thời gian, nhân lực vô cấp thiết Hơn nữa, văn Bộ Nội vụ gửi va bì thư viết tay an lu đến quan hữu quan bì thư in rõ ràng, sẽ, trang trọng ll u nf Dữ liệu gửi bì thư bưu điện thường xuyên phải tra tìm, kiểm tra đối oi m chiếu xem Bộ gửi văn đến quan chưa, gửi nên việc cần thiết z at nh ứng dụng phương pháp quản lý liệu gửi bì thư phần mềm vô z @ Mục tiêu: m co l xác, đầy đủ thơng tin gửi gm Quản lý liệu gửi bì thư bưu điện thống nhất, tra tìm nhanh chóng, Nâng cao suất làm việc lên gấp khoảng lần, tương ứng với việc an Lu văn Bộ phát hành nhanh đáp ứng yêu cầu cải cách hành n va ac th si 73 Thời gian, địa điểm triển khai ứng dụng: Hàng ngày làm việc Phịng Văn thư - Lưu trữ Kiểm sốt thủ tục hành chính, Văn phịng Bộ Nội vụ Tình trạng cơng việc chưa có sáng kiến: Đăng ký bì thư gửi bưu điện sổ, phải viết tay nhiều thời gian Tra tìm thủ cơng theo ngày tháng gửi vừa nhiều thời gian vừa khơng hiệu Bì thư phải viết tay nên văn gửi chậm, chữ viết vội lu nghuệch ngoạc có cơng chức vừa đóng dấu, vừa viết bì vừa xếp an lưu va n Đối với văn gửi nhiều nơi phải viết nhiều nhiều Nội dung sáng kiến: Tôi đề nghị bổ sung vào phần mềm quản lý văn hồ sơ công p ie gh tn to thời gian nl w việc mục gửi bì thư bưu điện để nhập thơng tin, lưu trữ thông tin d oa phần mềm phục vụ việc tra tìm, truy xuất ngày tháng thông tin gửi văn an lu Khi gửi bưu điện xuất sổ để giao nhận bì thư tận dụng thơng u nf va tin nhập máy để coppy vào Exel in bì thư (đối với văn gửi quan) Như tơi tiết kiệm hồn tồn thời gian viết bì ll oi m Đối với văn gửi nhiều nơi Hội đồng nhân dân, Ủy ban z at nh Nhân dân, Sở Nội vụ, Trường Chính trị; Ban Tổ chức tỉnh, thành phố; Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ tơi coppy danh sách z vào máy s n để cần dùng thay số văn đặt lệnh in hàng loạt, @ l gm máy in tranh thủ thời gian làm việc khác (đối với văn sức bì gửi rõ ràng, sẽ, trang trọng) m co có nơi gửi nhiều nơi có ứng dụng tơi tiết kiệm 3/4 thời gian, công an Lu n va ac th si 74 Trước đây, Phòng phải bố trí riêng 01 cơng chức đảm nhận việc viết bì thư gửi bưu điện tơi có giải pháp quản lý bì thư phần mềm tận dụng thơng tin để in bì thư máy khơng cần phải bố trí 01 cơng chức viết bì riêng mà 01 cơng chức vừa đảm nhận việc đóng dấu vừa viết bì xếp lưu, phục vụ tra cứu, ngồi cịn đảm nhận nhiều việc khác giao theo chức năng, nhiệm vụ Phòng làm đầu mối triển khai thực phần mềm điện tử cửa Voffice; Trục liên thông văn quốc gia; Tham mưu văn quản lý, sử dụng dấu Bộ; lu Hàng năm triển khai thực thu hồi, đăng ký, sử dụng điện mật Bộ… an Kết thực hiện: va n - Tồn bì thư gửi bưu điện quản lý thống nhất, tra tìm nhanh - Sổ gửi bì thư bưu điện in hàng ngày rõ ràng, sẽ, đầy đủ thông tin - Tồn bì thư gửi in thơng tin bì vừa nhanh chóng vừa p ie gh tn to chóng, thuận tiện, đầy đủ thơng tin gửi nl w rõ ràng, sẽ, trang trọng d oa - Dữ liệu quản lý bì thư gửi bưu điện lưu trữ phần mềm quản lý an lu thống theo năm u nf va Tính hiệu quả: Hiệu gửi bì bưu điện nhanh gấp khoảng lần Chỉ có 01 cơng ll oi m chức vừa đóng dấu vừa gửi bì bưu điện xếp lưu năm z at nh khoảng 11.000 văn bản, gửi bì bưu điện khoảng 43.000 bì thư ln kịp thời, xác, khơng thất lạc văn Đảm bảo thực quy chế z Bộ việc phát hành văn sau lãnh đạo ký văn phát @ l gm hành vòng ngày làm việc, trừ văn gửi nhiều nơi phát m co hành vào ngày làm việc (Nhưng áp dụng giải pháp văn gửi nhiều nơi thường gửi ngày) an Lu n va ac th si 75 Dữ liệu gửi bì thư lưu trữ theo năm máy nên việc tra tìm nhanh chóng, thuận tiện, xác Khả triển khai áp dụng: Hàng ngày áp dụng sáng kiến việc quản lý liệu bì thư gửi bưu điện; in bì thư gửi bưu điện để tiết kiệm tối đa thời gian, nhân lực đạt hiệu cao Giải pháp giải cách hiệu thực trạng thiếu người trầm trọng Phịng; giải phóng sức lao động tận dụng tối đa thời lu gian mà đạt hiệu cao để góp phần nâng cao hiệu cải cách an hành Bộ ngành Nội vụ va n GIẢI PHÁP to gh tn SÁNG KIẾN LẬP GROUP VIBER TRÊN ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG ĐỂ THÔNG TIN NHANH NHẤT ĐẾN NHỮNG NGƢỜI CẦN NHẬN (giải pháp ie p làm tăng thêm cơng việc Phịng vốn q tải nhận thấy nl w việc làm hiệu để chuyển thơng tin nhanh chóng, hữu ích an lu trì thực hiện) d oa người nhận nên công việc vô tải cố gắng u nf va Tên sáng kiến: Thông tin nhanh Bộ Nội vụ sử dụng qua ứng dụng Group Viber ll oi m điện thoại di động Mục đích: z at nh Tên Group: “Thông tin nhanh Bộ Nội vụ” z - Chuyển thông tin nhanh đến đồng loạt tất người cần @ l gm nhận (Những thơng tin khơng mật, phổ biến rộng rãi cần biết thơng tin nhanh chóng để xếp lịch làm việc cho phù hợp như: Giấy mời họp, giấy m co hỗn họp, thơng báo… gửi Lãnh đạo Bộ, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ); an Lu n va ac th si 76 - Nhóm đối tượng: Đặc biệt hữu ích thư ký Lãnh đạo Bộ; Lãnh đạo văn thư đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ - Thông tin nhanh nhận trước văn giấy ½ đến ngày làm việc thư ký lãnh đạo Bộ, lãnh đạo văn thư đơn vị thuộc Bộ; sớm trước đến ngày làm việc lãnh đạo, văn thư đơn vị trực thuộc Bộ - Nhận thông tin lúc, nơi khơng phụ thuộc vào quy trình nhận - chuyển văn giấy; - Tiết kiệm thời gian, kinh phí xếp lịch làm việc phù hợp lu khơng bị chồng chéo an n va - Có thể tranh thủ, tận dụng thời gian chờ đợi để giải quyết, xử lý chuyên viên biết, thực cách nhanh chóng, tiện dụng Nơi ứng dụng: p ie gh tn to văn bản, đạo kịp thời văn gấp chuyển tiếp văn để Ứng dụng Thư ký Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo văn thư đơn vị nl w thuộc, trực thuộc Bộ d oa Thời gian dự kiến ứng dụng: an lu Bắt đầu cấp lãnh đạo cho phép đến có ứng dụng hữu va ích thấy sáng kiến khơng cịn phù hợp u nf Trên sáng kiến, giải pháp thực để ll nâng cao hiệu Phòng Văn thư - Lưu trữ Kiểm soát thủ tục hành m oi chính, Văn phịng Bộ Nội vụ góp phần đẩy mạnh cải cách hành z at nh GIẢI PHÁP LÂU DÀI z Nâng cao hiệu việc ứng dụng phần mềm quản lý văn gm @ bản; Tận dụng triệt để ƣu điểm Trục liên thông văn quốc gia l Phần mềm giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quản lý văn đáp 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 Chính phủ m co ứng yêu cầu cải cách hành thực Chính phủ điện tử theo Nghị an Lu n va ac th si 77 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước pháp lý vơ xác đáng, theo có giải pháp đặc biệt hữu hiệu để tăng hiệu công tác văn thư đáp ứng yêu cầu cải cách hành Chính phủ điện tử Ngày 12/3/2019 Thủ tướng Chính phủ ấn nút khai trương Trục liên thông văn quốc gia, theo 94 Bộ, ngành, địa phương liên thơng trục, việc gửi, nhận văn nhanh chóng nhiều (các đơn vị lu nháy chuột để nhận chuyển xử lý văn không thời an gian Scan lại văn giấy) Đó giải pháp bản, cốt lõi để nâng cao hiệu va n công tác Văn thư đáp ứng yêu cầu Chính phủ điện tử, cải cách hành to gh tn Bám sát Căn quy định Đảng pháp luật Nhà - Nghị số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 Bộ Chính trị đẩy p ie nƣớc để triển khai công tác Văn thƣ Bộ Nội vụ nl w mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền d oa vững hội nhập quốc tế; an lu - Nghị số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 Chính phủ ban hành u nf va Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011- 2020; - Nghị số 36ª/NQ-CP ngày 14/10/2015 Chính phủ quy định ll oi m Chính phủ điện tử; z at nh - Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 Chính phủ quy định việc thực chế cửa, cửa liên thông giải thủ z @ tục hành chính; l gm - Quyết định số 80/2014/QĐ-TTg ngày 30/12/2014 Thủ tướng quan nhà nước; m co Chính phủ quy định thí điểm th dịch vụ cơng nghệ thông tin an Lu n va ac th si 78 - Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 16/10/2015 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chương trình quốc gia ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước giai đoạn 2016 - 2020; - Quyết định số 1142/QĐ-BNV ngày 10/5/2016 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Kế hoạch ứng dụng Công nghệ thông tin hoạt động Bộ Nội vụ giai đoạn 2016 - 2020; - Quyết định số 409/QĐ-BNV ngày 17/3/2016 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Kế hoạch hành động triển khai thực Nghị số 36a/NQ- lu CP Chính phủ Chính phủ điện tử Bộ Nội vụ an - Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính va n phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành ie gh tn to nhà nước; - Quyết định 02/QĐ-BNV ngày 01/01/2019 Bộ trưởng Bộ Nội vụ p ban hành quy chế quản lý, sử dụng văn điện tử, chữ ký số Bộ Nội vụ nl w - Thơng tư 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Quy định quy trình trao d oa đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức cơ quan, tổ chức u nf va an lu Hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc - Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Quy định tiêu chuẩn ll oi m liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử z at nh Quy trình quản lý văn phải 01 ngày làm việc văn đến chuyển đến đầu đơn vị để xử lý, văn phải sau z 01 ngày làm việc bắt đầu gửi qua đường bưu điện Thời gian @ l gm kéo dài thêm thiếu nhân đảm nhận Như vậy, giải pháp tối ưu, m co lâu dài thực quản lý văn môi trường điện tử Bởi vì, xử lý văn đến môi trường điện tử vài đồng hồ, an Lu chí n va ac th si 79 Như vậy, để đáp ứng yêu cầu cải cách hành Chính phủ điện tử theo quy định hành việc xây dựng hệ thống quản lý văn điện tử Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu xử lý văn môi trường mạng kết nối liên thông với trục liên thông quốc gia tối cần thiết vô thiết thực 3.3 Các kiến nghị, đề xuất Từ ngày 01/10/2018 Bộ Nội vụ ứng dụng phần mềm quản lý văn điện tử cửa Voffice, ngày 01/01/2019 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành lu Quyết định số 02/QĐ-BNV ban hành quy chế quản lý, sử dụng văn điện an tử chữ ký số Bộ Nội vụ theo đó, Bộ Nội vụ áp dụng song song việc tiếp va n nhận văn đến, phát hành văn văn giấy văn điện tử gh tn to Qua thời gian thực hiện, tác giả luận văn thấy cần phải có thêm văn để cụ ie thể loại văn sử dụng hoàn toàn văn điện tử, p loại văn gửi song song văn điện tử văn giấy, đơn vị nl w nhận giấy điện tử, đơn vị nhận điện tử d oa Trên sở để có thực làm giảm văn giấy Bộ an lu Từ yêu cầu thực tiễn trên, tác giả luận văn thấy cần thiết phải có u nf va văn quản lý việc sử dụng văn điện tử, giảm văn giấy nên xây dựng: Dự thảo định sử dụng văn điện tử, giảm văn giấy ll oi m (Dự thảo văn theo phụ lục IV kèm theo) z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si 80 TIỂU KẾT CHƢƠNG Trên sở đánh giá khái quát thuận lợi khó khăn công tác Văn thư Bộ Nội vụ, tác giả đưa giải pháp lâu dài để nâng cao hiệu công tác văn thư Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, Chính phủ điện tử Các giải pháp tác giả đưa thực Bộ Nội vụ góp phần nâng cao suất lao động lên gấp đến lần Hiện phịng có biên chế công chức trực tiếp làm công tác văn thư đảm nhận công lu an việc theo vị trí việc làm 10 biên chế Trong thời gian tới thực giải n va pháp ứng dụng phần mềm quản lý văn điện tử mới, toàn văn tn to khơng có mức độ mật xử lý môi trường mạng chắn hiệu cao gh nữa, số cải cách hành Bộ Nội vụ nhận định tăng lên tốp gần p ie đầu (năm 2017 Chỉ số cải cách hành Bộ Nội vụ đứng thứ 13) w Việc hồn thiện cơng tác văn thư Bộ Nội vụ việc lớn, có tác oa nl động đến tồn thể Bộ Nội vụ hành nhà nước, vậy, cơng tác d cần đặc biệt coi trọng ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si 81 KẾT LUẬN Để góp phần vào tiến trình cải cách hành chính, qua việc đánh giá, phân tích đặc điểm, thực trạng công tác Văn thư Bộ Nội vụ, luận văn làm rõ sở khoa học việc hồn thiện cơng tác văn thư Bộ Nội vụ quan hành nhà nước; sâu phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác văn thư Bộ Nội vụ đưa giải pháp tối ưu cho lâu dài công tác văn thư Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành nhà nước lu an Trong khuôn khổ luận văn, học viên vận dụng kiến thức lý luận va n tiếp thu từ tài liệu, nhà trường đồng thời sử dụng phương pháp tổng hợp, tn to phân tích thực tiễn cơng tác văn thư Bộ Nội vụ để đưa giải ie gh pháp hữu hiệu cho tương lai nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách p hành chính, Chính phủ điện tử đặt ngày cấp thiết nl w Quản lý công tác văn thư Bộ Nội vụ công việc tương đối phức d oa tạp Hơn Bộ Nội vụ lại quan quản lý lĩnh vực chất an lu lượng hiệu làm việc phận văn thư có ý nghĩa lớn không va riêng Bộ mà cịn có ảnh hưởng tới Bộ, ban, ngành quan u nf khác, làm tốt cơng tác văn thư góp phần cải cách hành ll cách thiết thực, hiệu theo tinh thần Nghị 30c ban oi m z at nh hành chương trình tổng thể cải cách hành giai đoạn 2010-2020./ z m co l gm @ an Lu n va ac th si 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Chính trị, Nghị số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững hội nhập quốc tế; Bộ Công an, Thông tư 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 hướng dẫn thực số điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước Bộ Nội vụ, Quyết định 2615/QĐ-BNV ngày 30/11/2018 việc trao giải lu an thưởng thi “Tìm hiểu cải cách hành năm 2018” n va Bộ Nội vụ, Quyết định 2621/QĐ-BNV ngày 04/12/2018 công nhận tn to sáng kiến cấp sở năm 2018 gh Bộ Nội vụ, Quyết định số 02/QĐ-BNV ngày 01/01/2019 ban hành p ie quy chế quản lý, sử dụng văn điện tử chữ ký số w Bộ Nội vụ, Quyết định số 1028/QĐ-BNV ngày 06/7/2009 ban hành Danh oa nl mục Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước Bộ Nội vụ d Bộ Nội vụ, Quyết định số 1142/QĐ-BNV ngày 10 tháng năm 2016 ban lu u nf đoạn 2016-2020; va an hành kế hoạch Công nghệ thông tin hoạt động Bộ Nội vụ Giai ll Bộ Nội vụ, Quyết định số 1475/QĐ-BNV ngày 21 tháng năm 2017 ban m oi hành quy chế làm việc Bộ Nội vụ z at nh Bộ Nội vụ, Quyết định số 2096/QĐ-BNV ngày 12/9/2018 phê duyệt Đề z án hệ thống quản lý văn cửa điện tử Bộ Nội vụ l nhận sáng kiến cấp sở năm 2017 gm @ 10 Bộ Nội vụ, Quyết định số 2912/QĐ-BNV ngày 25/12/2017 việc công an Lu chế công tác văn thư, lưu trữ quan Bộ m co 11 Bộ Nội vụ, Quyết định số 394/QĐ-BNV ngày 20/5/2015 ban hành Quy n va ac th si 83 12 Bộ Nội vụ, Quyết định số 409/QĐ-BNV ngày 17/3/2016 ban hành Kế hoạch hành động triển khai thực Nghị số 36a/NQ-CP Chính phủ Chính phủ điện tử Bộ Nội vụ 13 Bộ Nội vụ, Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 14 Bộ Nội vụ, Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức lu an 15 Bộ Nội vụ, Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Quy định tiêu n va chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử hướng dẫn, quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu gh tn to 16 Bộ Nội vụ, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 p ie trữ quan w 17 Bộ Tư pháp, Quyết định số 1857/QĐ-BTP ngày 26/6/2012 việc đính oa nl Thơng tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 Bộ Tư pháp d thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, an lu Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn u nf va quy phạm pháp luật liên tịch 18 Bộ Tư pháp, Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 thể thức, ll oi m kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng phạm pháp luật liên tịch z at nh Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy z 19 Chính phủ, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa @ l Chính phủ cơng tác văn thư gm đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 an Lu công tác văn thư m co 20 Chính phủ, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 n va ac th si 84 21 Chính phủ, Nghị định số 142/CP năm 1963 ban hành Điều lệ cơng văn giấy tờ 22 Chính phủ, Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 quy định việc thực chế cửa, cửa liên thông giải thủ tục hành chính; 23 Chính phủ, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 quản lý sử dụng dấu 24 Chính phủ, Nghị số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011- 2020; lu an 25 Chính phủ, Nghị số 36ª/NQ-CP ngày 14/10/2015 quy định Chính n va phủ điện tử; Lao động - Thương binh xã hội”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành ie gh tn to 26 Đào Thị Thiên Hương, “Hoàn thiện QLNN văn thư, lưu trữ Bộ p cơng, 2011; nl w 27 Lưu Kiếm Thanh, Vũ Văn Thành, Nguyễn Văn Hậu “Giáo trình văn oa phịng, văn thư lưu trữ quan nhà nước” (2010) NXB Khoa d học kỹ thuật, Hà Nội lu va an 28 Nguyễn Thanh Hà, “Hiện đại hóa cơng tác văn thư Viện Hàn lâm u nf Khoa học Công nghệ Việt Nam”, Luận văn thạc sĩ quản lý công, 2016 ll 29 Quốc hội, Luật số 29/2018/QH14 ngày 15/11/2018 Luật Bảo vệ bí mật oi m z at nh nhà nước 30 Thủ tướng Chính phủ, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 Thủ z tướng Chính phủ tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài gm @ liệu lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử l 31 Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 16/10/2015 phê m co duyệt chương trình quốc gia ứng dụng cơng nghệ thông tin hoạt an Lu động quan nhà nước giai đoạn 2016 - 2020; n va ac th si 85 32 Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001: 2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước 33 Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước; 34 Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 80/2014/QĐ-TTg ngày 30/12/2014 quy định thí điểm th dịch vụ cơng nghệ thơng tin quan nhà nước; lu an 35 Văn phịng Chính phủ, Cơng văn số 282/VPCP-KSTT ngày 10/01/2019 n va triển khai Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ việc gửi file điện tử, hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ gh tn to 36 Văn phịng Chính phủ, Cơng văn số 8665/VPCP-HC ngày 06/12/2011 p ie 37 Văn phịng Chính phủ, Văn số 10143/VPCP-KSTT ngày 18/10/2018 w thử nghiệm kết nối, liên thông, gửi, nhận văn điện tử theo; Quyết oa nl định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ; kèm d theo hướng dẫn cụ thể yêu cầu nghiệp vụ cần đáp ứng Hệ lu u nf văn va an thống quản lý văn Điều hành (QLVB&ĐH), Trục liên thơng ll 38 Văn Tất Thu, (2010) Vị trí, vai trị, u cầu, ngun tắc cơng tác tham m oi mưu văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính z at nh phủ - Tạp chí tổ chức nhà nước, số 01 39 Văn Tất Thu, “Đổi nhận thức vị trí, vai trò chức nhiệm vụ z gm @ văn phịng Bộ, quan ngang Bộ” Tạp chí tổ chức nhà nước, số - 2003 40 Văn Tất Thu, “Tổ chức công sở yêu cầu tổ chức công sở m co l đại” - Tạp chí Quan lý nhà nước, số 1-1998” 41 Văn Tất Thu, “Tổ chức hoạt động văn phòng Bộ, quan ngang an Lu Bộ, quan thuộc Chính phủ” (2011), NXB trị Quốc gia, Hà Nội n va ac th si