Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp xây dựng
Khái niệm về nguyên vật liệu
Để tiến hành sản xuất kinh doanh một trong những điều kiện cần thiết không thể thiếu đợc đó là đối tợng lao động NVL là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá.
Theo Cac Mác tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào đối tợng lao động, nh vậy nếu đối tợng lao động đợc con ngời tác động vào thì đối tợng lao động đó trở thành NVL Đồng thời Các Mác cũng chỉ ra rằng bất cứ một một loại NVL nào cũng là đối tợng lao động, nhng không phải bất cứ đối tợng lao động nào cũng là NVL mà chỉ có trong điều kiện đối tợng thay đổi do lao động thì đối tợng đó mới là NVL.
Đặc điểm của NVL trong doanh nghiệp xây lắp
Sản phẩm của doanh nghiệp xây dựng là các công trình, hạng mục công trình có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài,giá trị công trình lớn Do vậy NVL dùng trong doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật Trong mỗi quá trình sản xuất,VL không ngừng chuyển hoá biến đổi về mặt hiện vật và giá trị Về hiện vật, VL chỉ tham gia vào một chu kỳ thi công công trình, bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên hình thái ban đầu Xét về mặt giá trị thì NVL là một bộ phận của vốn kinh doanh Khi tham gia sản xuất, VL chuyển dịch toàn bộ giá trị của chúng vào giá trị công trình mới tạo ra.
Vị trí và vai trò của NVL trong quá trình xây lắp
Mỗi quá trình thi công xây lắp đều là sự kết hợp của ba yếu tố: đối tợng lao động, sức lao động và t liệu lao động Vật liệu là đối tợng lao động, vì thế chúng không thể thiếu đợc trong quá trình thi công xây lắp.Mặt khác trong ngành XDCB , giá trị NVL thờng chiếm từ 60%đến 70% giá trị công trình Số lợng và chất lợng công trình đều bị quyết định bởi số lợng và chất lợng VL tạo ra nó.
VL có chất lợng cao,đúng quy cách,chủng loại phù hợp với công trình thì mới tạo ra những công trình có chất lợng cao.Chi phí VL thờng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình nên việc tiết kiệm,giảm bớt chi phí tiêu hao NVL thờng vẫn phải đảm bảo chất lợng công trình,đó là yêu cầu cấp thiết của doanh nghiệp.
Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL
Trong nền kinh tế thị trờng,kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng còn là công cụ quản lý trực tiếp của mọi đơn vị.
Hạch toán kế toán là việc ghi chép tính toán mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở các đơn vị cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế để đề ra các biện pháp quản lý đúng đắn.
Hạch toán kế toán NVL là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, nhập xuất, dự trữ NVL.Thông qua tài liệu kế toán NVL còn biết đợc chất lợng, chủng loại NVL có đảm bảo hay không, số lợng thiếu hay thừa, lãng phí hay tiết kiệm.Từ đó ngời quản lý đề ra các biện pháp thiết thực.Nếu thiếu VL thì đơn vị tổ chức mua, kiểm soát đợc giá cả,cố gắng làm giảm mức tiêu hao NVL sao cho không lãng phí nh- ng vẫn đảm bảo chất lợng của sản phẩm.
Nh vậy, kế toán NVL có vai trò quan trọng trong việc quản lý sử dụng NVL.Song để thực hiên tốt vai trò đó trong công tác quản lý, kế toán NVL phải đảm bảo đợc những yêu cầu quản lý nhất định.
Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán NVL
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL trong quá trình thi công xây lắp là một yêu cầu không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp xây lắp nào.Vì vậy các doanh nghiệp xây lắp cần thiết phải tổ chức việc quản lý và hạch toán một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu trừ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL Quản lý tốt các khâu trên là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí ,giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để thuận lợi trong công tác quản lý và hạch toán NVL,trớc hết các doanh nghiệp phải xây dựng đợc hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm của NVL phải rõ ràng, chính xác tơng ứng với quy cách, chủng loại của NVL.
- Trong khâu thu mua: Cần quản lý về số lợng, chủng loại, quy cách, chất lợng, giá cả và chi phí thu mua cũng nh kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch thi công, xây dựng công trình.
Trong danh nghiệp vật liệu luôn đợc dự trữ ở một mức nhất định ,hợp lý nhằm đảm bảo cho quá trình thi công đợc liên tục Do vậy,các danh nghiệp phải xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tách việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên NVL nào đó gây ra tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu ảnh hỏng đến tóc độ chu chuyển vốn và tiến độ thi công các công trình Định mức tồn kho còn là cơ sở để xác định kế họach thu mua NVLvà kế hoạch tài chính của dânh nghiệp
- Để bảo quản tốt NVLdự trữ ,giảm thiểu h hao, mất mát các doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống kho tàng , bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật , thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho và thực hiện chức năng tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập
- xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và tính toán vật t.
- Trong khâu sử dụng đòi khỏi phải thực hiện việc sử dụng tiết kiệm hợp lý nếu cơ sở định mức dự toán chi phí vật liệu nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu, hạn chế các hao hụt mất mát trong thi công
Nhiệm vụ của kế toán vật liệu
Để thực hiện tốt chức năng là công cụ quản lý kinh tế và xấut phát từ vị trí ,vai trò, yêu cầu quản lý vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp , kế toán NVL cần thực hiện các nhiệm vụ sau :
- Tổ chức phản ánh chính xác, kịp thời trung thực về hình nhập xuất và tồn kho vật liệu.Tính ra giá thành thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thực hiện kế hoạch thu mua về các mặt: số lợng, chủng loại, giá cả , thời hạn nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ kịp thời đúng chủng loại vật liệu cho quá trình kinh danh.
- áp đụng đúng dắn các phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để theo dõi chi tiết, tình hình tăng giảm của vật liệu trong quá trình xây lắp, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp và tính giá thành công trình
- Kiểm tra vịêc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sủ dụng vật liệu phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp sử lý các vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất.Tính toán xác định tiêu hao trong quá trình thi công, xây dựng phân bố chính xác vật liệu đã tiêu hao vào các công trình, hạng mục công trình
- Tham gia kiểm tra và đánh giá loại vật liệu theo chế độ nhà nuớc quy định lặp các báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý tiến hành phụ trách kinh tế quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm phục vụ công tác quản lý vật liệu một cách hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hạ thấp chi phí kinh doanh
Phân loại và đánh giá NVL
Phân loại nguyên vật liệu
NVL sử dụng trong các danh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và hoạch toán chi phí từng loại từng thứ vật liệu phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức cố định.
Có rất nhiều tiêu thức để phân loại NVL nh dựa vào công dụng của vật liệu theo nguồn nhập vật liệu hoặc phân theo quyền sở hữu.
Nhng trong thục tế của công tác quản lý và hoạch toán ở các doanh nghiệp ,đặc trng dùng để phân loại NVL thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất - kinh doanh Theo đặc trng này, NVLđợc phân ra các loại sau đây:
- NVL chính: là loại vật liệu không thể thiếu trong quá trình thi công xây lắp NVL chíng thờng chiếm tỷ trọng lớn trong thông số nguyên vật liệu của doanh nghiệp sau quá trình thi công, hình thái của nguyên vật liệu chính thay đổi hoàn toàn để hình thành công trình.
- Vật liệu phụ: là các loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình thi công xây lắp, đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất l- ợng của sản phẩm hoặc đợc dùng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoăc để phục vụ nhu cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý nh dầu mỡ bôi trơn, dầu nhên.
- Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo nhiệt năng, đợc sử dụng phục vụ cho côg nghệ SK sản phẩm, phơng tiện vận tải , máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình xây lắp nh: xăng, dầu, gas, củi , than, hơi đốt
- Phụ tùng thay thế: là loại vật t đợc sử dụngcho hoạt động sữa chữa thay thế một số bộ phận cũa dụng cụ, máy móc, thiết bị , sản xuất ,phơng tiện vận tải.
- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: là loại vật liệu đặc trng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi nh gỗ, sắt, thép vụn…
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và bài toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại VL đợc chia thành từng nhóm , thứ một cách chi tiết hơn Cách phân loại này là xơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại,từng thứ NVL là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp.
Việc phân chia này giúp cho kế toán tổ chức các
TK ,chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý, hạch toán VL. Việc phân chia này còn giúp cho DN nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò, chức năng của từng loại VL trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra những biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại VL.
Căn cứ vào mục đích công dụng của VL đợc chia hành :
- Nguồn từ bên ngoài : chủ yếu là bên ngoài ,liên doanh t¨ng ,biÕn
- Nguồn tự sản xuất ,gia công chế biến
Đánh giá NVL
Đánh giá vật t là việc xác định giá trị của vật t ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc quy định
Theo quy định hiện hành , kế toán NVLtồn kho phải phản ánh theo giá trị thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải phản ánh theo đúng giá trị vốn thực tế , vốn thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải phải xác định giá trị theo đúng phơng pháp quy định
Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá đợc hình thành cơ sở các chứng từ hợp lệ, hợp chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu (hay đó là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có đợc NVL đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại ) Giá trị của vật liệu phản ánh trên sổ sách kế toán tổng hợp, trên các báo cáo tài chính nhất thiết phải theo giá trị thực tế Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp sử dụng vật t có số lợng lớn, nhiều chủng loại khác nhau, giá cả biến động, các nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thờng xuyên, hàng ngày thì việc hạch toán theo giá trị thực tế sẽ phức tạp Để đơn giản, giảm bớt khối lợng ghi chép tính toán hành ngày thì doanh nghiệp có thể sử dụng giá hoạch toán để hạch toán tình hình nhập -xuất vật liệu Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá trị thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp và lập BCTC
1.2.2.1 Đánh giá NVL theo thực tế
1.2.2.1.1 Đánh giá NVL nhập kho theo thực tế
Giá thực tế của vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí cấu thành liên quan đến nguyên vật liệu nhập kho, đợc xác định theo từng nguồn nhập
* Đối với vật liệu mua ngoài:
- Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:
Trị giá vốn thùc tÕ NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (giá cha thuế
GTGT) + Chi phÝ mua thực tế phát sinh
- Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc những cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT:
Trị giá vốn thùc tÕ NVL nhập kho = Tổng giá thanh toán
(đã có thuế GTGT) + Chi phí mua thực tế phát sinh
* Đối với vật liệu tự chế:
Trị giá vốn = Giá thực tế của NVL + Các chi phí thùc tÕ NVL nhập kho xuất gia công chế biến gia công chế biÕn
* Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến:
Trị giá vèn thùc tÕ NVL nhËp kho
Giá thực tế của NVL xuất thuê ngoài gia công chÕ biÕn
Các chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì
Số tiền trả cho ngêi nhËn gia công Đối với các cơ sở nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp và các cơ sở không thuộc diện chịu thuế GTGT, thì số tiền trả cho ngời nhận gia công phải bao gồm cả thuế GTGT.
* Trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng NVL:
Trị giá vốn thực tế của NVL nhận góp vốn liên doanh = Giá do hội đồng liên doanh đánh giá
* Phế liệu thu hồi: đợc đánh giá theo giá ớc tính (giá vốn thực tế có thể sử dụng hoặc có thể bán đợc)
* Đối với vật liệu đợc biếu tặng:
Giá thực tế của vật liệu nhập kho = Giá thị trờng tơng đ- ơng
1 2.2.1.2 Đánh giá NVL thực tế xuất kho
Vật t đợc nhập kho từ nhiều nguồn khá nhau , ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá trị khác nhau Do đó,khi xuất kho tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động yêu cầu,trình độ quản lý và điều kiện trang bị phơng tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn trong các phơng pháp sau để xác định trị giá vốn vật thực tế vật t xuất kho
Theo chuẩn mực kế toán, phơng pháp xác định trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho bao gồm :
1.Phơng pháp tính theo giá trị đích danh
Theo phơng pháp này khi xuất kho vật t thì căn cứ vào số lợng xuất nhập khẩu thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó đẻ tính trị giá vốn vật t xuất kho
2 Phơng pháp bình quân gia quyền
Trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho đợc tính căn cứ vào số lợng xuất kho và định giá bình quân gia quyền, theo công thức :
Trị giá vốn thực tế = số lợng vật t x đơn giá b×nh qu©n
VËt t xuÊt kho xuÊt kho gia quyÒn. Đơn giá qu©n b×nh =
Trị giá thực tế vật t tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế vật t nhËp trong kú
Số lợng vật t tồn đầu kỳ + Số lợng vật t nhập trong kỳ Đơn giá bình quân thờng đợc tính cho từng thứ vật t Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ( đơn giá bình quân cố định) Đon giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập
(đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động ).
3 Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc
Phơng pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc sẽ đợc xuất trớc và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập
Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng.
4 Phơng pháp nhập sau xuất trớc
Phơng pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau đợc xuất trớc lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập
Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính trớc những lần nhập đầu tiên
5 Trong thực tế ngoài các phơng pháp tính giá trị vốn thực tế của vật t theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho quy định các doanh nghiệp còn sử dụng tính theo đơn giá tồn đầu kỳ
Phơng pháp này tính vốn trị giá thực tế vật t xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng vật t xuất kho và đơn giá thực tế vật t tồn đầu kỳ.
Trị giá vốn thực tế vật t xuất kho = Số lợng vật t xuất kho x Đơn giá thực tếtồn đầu kỳ
1.2.2.2.Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán Đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều vật liệu,giá cả luôn biến động, nghiệp vụ nhập -xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện đợc Do vậy để thuận tiện và đơn giản cho việc hạch toán, hàng ngày các đơn vị có thể sử dụng giá hạch toán.
Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp t quy định và sử dụng thống nhất trong một thời gian dài, có thể là giá kế hoạch của doanh nghiệp, có thể là giá mua của vật liệu tại một thời điểm nào đó hàng ngày sử dụng giá hạch toán, để ghi số chi tiết giá trị vật liệu nhập, xuất Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho theo hệ số giá
Trị giá thực tế vật t tồn đầu kỳ + trị giá vốn thực tế vật t nhËp trong kú Trị giá hạch toán vật t tồn đầu kỳ + trị giá vật t nhập trong kú Trị giá vốn thực tế của vật t tồn kho = Trị giá vật t xuất kho x Hệ số giá
Kế toán chi tiết NVL
Chứng từ kế toán sử dụng
Các hoạt động nhập xuất kho NVL xẩy ra thờng xuyên trong các DN sản xuất để quản lý theo dỏi chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của NVL, kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định.
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ1141/TK/QĐ/CĐKINH Tế ngày 01/11/1995 và theo QĐ885/1998/QĐ/BTC ngay 16/7/1998 của bộ trởng bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật t bao gồm:
- PhiÕu nhËp kho (MÉu 01-VT).
- PhiÕu xuÊt kho (MÉu 02-VT).
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(Mẫu 03-VT).
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08- VT).
- Hoá đơn GTGT-MS01GTKT-2LN.
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (Mẫu 03-BH).
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc, các DN có thể sử dụng thêm các chứng từ híng dÈn.
- Phiếu xuất VT theo hạn mức (Mẫu 04-VT).
- Biên bản kiểm nghiệm VT (Mẫu 05-VT).
- Phiếu báo VT cuối kỳ(Mẫu 07-VT). Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng thời gian quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Mọi chứng từ về vật liệu phải dợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận và cái nhân liên quan.
Chứng từ nhập Chứng từ xuÊt
Sổ chi tiết VL
Tuỳ vào phơng pháp kế toán chi tiết NVL mà doanh nghiệp áp dụng có thể sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tiết nh sau: + Thẻ kho
+ Sổ kế toán chi tiết NVL
+Sổ đối chiếu luân chuyển
Các phơng pháp kế toán chi tiết NVL
Trách nhiệm quản lý trực tiếp nhập, xuất, tồn kho NVL do thủ kho và bộ phận kế toán hàng tồn kho đảm nhận Để phối hợp sử dụng các chứng từ nhập, xuất tồn kho trong hạch toán chi tiết NVL giữa thủ kho và kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng các phơng pháp sau:
1.3.3.1 Phơng pháp ghi thẻ song song
- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t của từng danh điểm vật t, ở từng kho theo chỉ tiêu số lợng.
- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu số lợng và sè tiÒn
Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết NVL và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho rồi ghi vào Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn.Trình tự ghi sổ theo phơng pháp ghi thẻ song song đợc khái quát trong sơ đồ sau:
Ghi cuối tháng §èi chiÕu
Sơ đồ 1: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp ghi thẻ song song
* Ưu, nhợc điểm và điều kiện áp dụng:
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót
- Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán bị trùng lặp về chỉ tiêu số lợng, khối lợng công việc ghi chép lín
Phơng pháp này chỉ thích hợp áp dụng đối với doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lợng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thờng xuyên.
1.3.3.2 Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
- ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống nh phơng pháp ghi thẻ song song.
Sổ kế toán tổng hợp
Sổ đối chiÕu lu©n chuyÓn
- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép cho từng thứ vật t theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị “Sổ đối chiếu luân chuyển” đợc mở cho cả năm và đợc ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật t đợc ghi một dòng trên sổ.
Trình tự ghi sổ theo phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển đợc khái quát trong sơ đồ sau:
Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng
Hình 2: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
* Ưu, nhợc điểm và điều kiện áp dụng:
- Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
- Nhợc điểm: Phơng pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng; việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành đợc vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán.
- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật t, hàng hoá ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày; phơng pháp này thờng ít đợc áp dụng trong thực tế.
1.3.3.3 Phơng pháp ghi sổ số d
-Thủ kho: Vẫn sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép nh hai ph- ơng pháp trên Đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào “Sổ số d” số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật t cột số lợng.
-Phòng kế toán: Kế toán mở Sổ số d cho từng kho dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kế toán lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất; sau đó vào bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn Cuối tháng, khi nhận đợc
Sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho theo chỉ tiêu số lợng mà thủ kho đã ghi và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn kho theo từng thứ theo chỉ tiêu giá trị và ghi vào cột số tiền trên Sổ số d.
Việc kiểm tra đối chiếu đợc tiến hành vào cuối tháng,căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên Sổ số d đối chiếu với số tiền tồn kho cuối tháng trên Bảng tổng hợp nhập– xuất – tồn.
Bảng kê nhập-xuất- tồn
Sổ kế toán tổng hợp
PhiÕu giao nhận chứng tõ
PhiÕu giao nhận chứng tõ
Bảng luỹ kế Bảng luỹ kế xuất nhËp
Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết VL theo phơng pháp ghi sổ số d theo sơ đồ sau:
Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng
Sơ đồ 3: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ số d.
* Ưu, nhợc điểm và điều kiện áp dụng:
- Ưu điểm: Giảm đợc khối lợng ghi chép, kiểm tra đợc th- ờng xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho; công việc đợc dàn đều trong tháng.
- Nhợc điểm: Do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền nên để có thông tin chi tiết của từng thứ NVL phải căn cứ vào thẻ kho, nếu số liệu không khớp thì việc tra cứu sẽ rất phức tạp.
- Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t hàng hoá, việc nhập xuất diễn ra thờng xuyên; và đã xây dựng đợc hệ thống giá hạch toán và xây dựng đợc hệ thống danh điểm vật t hàng hoá hợp lý Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của kế toán vững vàng.
Kế toán tổng hợp NVL
Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
1.4.1.1 Đặc điểm của phơng pháp kê khai thờng xuyên
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thờng xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của các loại vật t trên các tài khoản và sổ kế toán khi có các chứng từ nhập- xuất vật liệu.
Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho đợc tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho.Sau khi đã tập hợp,phân loại theo đối tợng sử dụng để ghi vào các tài khoảnk và các sổ kế toán.
Trị giá vốn thực tế của vật t tồn kho trên tài khoản,sổ kế toán có thể đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
-Ưu điểm: Phơng pháp này có độ chính xác cao,nắm rõ đợc tình hình hiện có và biến động của NVL ,cung cấp kịp thời đầy đủ theo yêu cầu quản lý;rất phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn.
-Nhợc điểm: Khối lợng công việc nhiều,tốn thời gian.
1.4.1.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKTX
* Tài khoản kế toán sử dụng
TK 152 “Nguyên vật liệu”: Tài khoản này đợc dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại NVL.
TK 152 có thể đợc mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, bao gồm:
-TK 1524 : Phụ tùng thay thế
Trong từng TK cấp 2 có thể mở chi tiết các TK cấp 3.cấp4 tới từng nhóm,từng thứ NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.
-TK151: Hàng mua đang đi đờng: phản ánh trị giá vốn thực tế vật t,sản phẩm,hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua nhng cha về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đờng đã về nhập kho.
-TK 331: “Phải trả cho ngời bán”: TK này phản ánh các khoản phải thanh toán cho ngời bán, ngời nhận thầu hoặc ng- ời gia công vật t thiết bị TK 331 đợc mở chi tiết cho từng ng- ời bán, ngời nhận thầu cụ thể.
TK 133 : “Thuế giá trị gia tăng (GTGT) đợc khấu trừ”: phản ánh số hiện có và tình hình biến động của khoản thuế GTGT đợc khấu trừ.
TK 133 đợc mở 2 TK cấp 2:
TK 1331: “Thuế GTGT đợc khâú trừ của hàng hoá,vật t”
TK 1332: “Thuế GTGT đợc khấu trừ của TSCĐ”
TK 133 chỉ đợc mở và áp dụng cho những đơn vị áp dụng nộp thuế theo phơng pháp khấu trừ, không áp dụng cho những đơn vị nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp.
* Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKTX đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 4: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phơng phápKKTX.
Trị giá thùc tÕ xuÊt khoNVL
Trị giá thùc tÕ NVL tồn ®©u kú
Trị giá thùc tÕ NVL nhËp trong kú
Trị giá thùc tÕ NVL tồn cuèi kú
Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKĐK
Phơng pháp KKĐK là phơng pháp kế toán kế toán không tổ chức ghi chép một cách thờng xuyên,liên tục các nghiệp vụ nhập kho-xuất kho và tồn kho của NVL trên các tài khoản hàng tồn kho.Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ
Việc xác định trị giá vốn thực của NVL xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà đợc căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức:
Chính vì vậy trên sổ kế toán tổng hợp không thể hiện giá trị NVL xuất dùng cho từng đối tợng, cho các nhu cầu khác nhau Hơn nữa trên tài khoản tổng hợp không thể biết đợc số mất mát h hỏng nếu có Đây cũng là nhợc điểm lớn nhất của phơng pháp này.
Phơng pháp KKĐK thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất thờng xuyên.
Phơng pháp KKĐK có u điểm là giảm nhẹ khối lợng công việc hạch toán,nhng độ chính xác về vật t xuất dùng cho các mục đích khác nhau không cao vì nó phụ thuộc vào chất l- ợng công tác quản lý tại kho, bến bãi
1.4.2.2 Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ chủ yếu
Kế toán tổng hợp tình hình nhập xuất vật t theo ph- ơng pháp KKĐK vẫn sử dụng TK 152 Nhng tài khoản này không phản ánh tình hình nhập xuất vật t trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế NVL tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ
Ngoài ra còn sử dụng thêm TK 611-TK mua hàng.
TK này phản ánh trị giá vốn thực tế của VT tăng giảm, trong kú.
TK 611 không có số d, dợc mở chi tiết theo TK cấp 2
Cũng giống nh phơng pháp KKTX kế toán sử dụng các tài khoản liên quan nh TK 111,112,621,641,642,331
* Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKĐK đợc thể hiện qua sơ sau:
Hình 5: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKĐK.
Sổ kế toán áp dụng
Quá trình hạch toán bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng các báo cáo kế toán thông qua việc ghi chép, theo dõi tính toán, xử lý số liệu trên các sổ sách kế toán Sổ sách kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp mà kế toán sử dụng sổ sách cho thích hợp.
* Đối với hình thức Nhật ký chứng từ:
- Thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, bảng kê nhập xuất, bảng kê tổng hợp N-X-T
* Đối với hình thức Nhật ký chung
- Thẻ khách hàng, thẻ kho, sổ kế toán chi tiết NVL.
- Bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê tổng hợp N-X-T
- Bảng kê tính giá số 3, bảng kê phân bổ số 2
* Đối với hình thức Chứng từ ghi sổ
- Thẻ kho, Sổ kế toán chi tiết vật liệu.
- Bảng kê nhập, bảng kê xuất, Bảng kê tổng hợp N-X-T
- Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Thực trạng công tác kế toán NVL tại
Khái quát chung về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty x©y dùng sè 9 Th¨ng Long
- Công ty xây dựng số 9 Thăng Long là doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Tổng công ty xây dựng Thăng Long do Bộ Giao Thông Vận Tải quản lý.
- Công ty xây dựng số 9 Thăng Long có tiền thân là: Công ty cầu 13 Thăng Long đợc thành lập theo quyết định số 508/QĐ - TCCB –LĐ ngày 27/03/1993 của Bộ Giao Thông Vận Tải, sau đó đổi tên thành Công ty xây dựng số 9 Thăng Long ( thuộc Tổng công ty xây dựng Thăng Long ) theo quyết định đổi tên số 1569/1998/QĐ/BGTVT ngày 24/06/1998 của BGTVT.
- Giấy phép kinh doanh số 1083343 cấp ngày 30/04/1993 ( do trọng tài kinh tế Hà Nội cấp )
- Trụ sở chính của công ty đặt tại xã Xuân Đỉnh-huyện
- Công ty xây dựng số 9 Thăng Long là một doanh nghiệp nhà nớc đợc nhà nớc giao tài sản tiền vốn và chịu trách nhiệm về tài sản đó Công ty có t cách pháp nhân và tiến hành hạch toán độc lập, đợc mở tài khoản tại ngân hàng (kể cả ngân hàng Ngoại thơng ) Mối quan hệ giữa công ty và tổng công ty thực hiện theo chế độ Hợp đồng kinh tế khi nhận thi công công trình Các công trình Tổng công ty trúng thầu giao cho các đơn vị thành viên trong Tổng công ty đều thực hiện theo hợp đồng kinh tế Các đơn vị trong Tổng công ty quan hệ bình đẳng theo pháp luật nhà nớc và luật Doanh nghiệp nhà nớc.
-Công ty đợc cấp giấy phép hoạt động số: 172/KHĐT do
Bộ Giao Thông Vận Tải ký ngày 01/06/1993 với các ngành nghề chủ yếu sau:
+ Thi công xây dựng các công trình giao thông nh: cầu, cống, bến cảng; các công trình công nghiệp, dân dụng và thuỷ lợi.
+ Gia công kết cấu thép, gia công các công trình xây dùng.
+ Sản xuất vật liệu phục vụ thi công xây dựng công tr×nh.
- Trong những năm qua cùng với sự đổi mới và đi lên của đất nớc, công ty đã tham gia xây dựng nhiều cây cầu, nhà ga, bến cảng, các công trình xây dựng dân dụng nh: Tham gia thi công cầu Thăng Long, cầu Gián Khẩu-Ninh Bình, cầu Yên Bái, cầu Giấy, cầu cảng Quy Nhơn, cầu Hàm Rồng-Thanh Hoá, các cầu đờng sắt ( cầu Giã Viên –Huế, cầu sông Chùa, cầu Bồng Sơn – Phú Yên ), cầu Hoà Bình, cầu Vân Đồn- Quảng Ninh, cầu Cửa Đạt-Thanh Hoá, tham gia thi công dự án đờng Hồ Chí Minh Ngoài ra công ty còn tham gia xây dựng các công trình nhà xởng công nghiệp nh: Nhà máy Xi măng Lơng Sơn, nhà xởng khu chế xuất Tân Thuận- Thành phố Hồ Chí Minh, nhà xởng công trình Chiuyi- Hà Tây, nhà xởng công trình Pentax Gia Lâm- Hà Nội, nhà xởng công trình Crown- Hà Tây, đúc và đóng cọc: nhà kho Ngân hàng- Hà Nội, Đại sứ quán úc, nhà ga T1 Nội Bài, Cục Lu Trữ, trờng Nghiệp vụ công nhân kỹ thuật và nhiều công trình xây dựng khác.
Tất cả các công trình đều đã đợc đa vào sử dụng đúng thời gian và đảm bảo chất lợng, phù hợp với mọi thông số kỹ thuật vạch ra.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến Đứng đầu là giám đốc, dới giám đốc là các phó giám đốc; kế đến là các phòng chức năng; sau đó là các phân xởng, tổ, đội sản xuất.
* Giám đốc: là ngời có thẩm quyền cao nhất, chịu trách nhiệm toàn diện và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty; là ngời trực tiếp chỉ đạo công tác kế hoạch tháng, quý, năm, công tác tài chính kế toán, công tác tổ chức cán bộ, công tác thanh tra, thi đua khen thởng.
* Các phó giám đốc (phó giám đốc điều hành, phó giám đốc vật t, phó giám đốc kỹ thuật, phó giám đốc kinh tế kế hoạch) theo chuyên môn và chức danh của mình sẽ trợ giúp giám đốc trong các việc: điều hành kế hoạch tác nghiệp thay giám đốc khi giám đốc uỷ quyền, nghiệm thu thanh toán các công trình để thu hồi vốn, khoán thanh toán các công trình cho các đội; phụ trách công tác kỹ thuật thi công; quản lý vật t và tài sản cố định.
- Phòng kinh tế kế hoạch: Tiếp cận thị trờng, lập dự án, tổng hợp phân tích thông tin, cân đối lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng-quý- năm; ký kết và thanh lý hợp đồng kinh tế, lập dự toán, quyết toán nội bộ công ty; thống kê tình hình sản xuất kinh doanh, lập báo cáo theo hàng tháng- quý- năm; lập và phân phối quỹ lơng, thởng; định hớng phát triển công ty, điều động và theo dõi tình hình sản xuất của các đội.
- Phòng kỹ thuật: Thực hiện việc kiểm tra thanh tra đánh giá các qui trình, qui phạm công nghệ chất lợng sản phẩm, tính toán lợng tiêu hao vật t, lao động, máy móc, quản lý chất lợng sản phẩm,giám sát thi công và an toàn lao động
- Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện công tác tổ chức cán bộ và lao động,giải quyết các chế độ chính sách đối với ngời lao động; bảo vệ nội bộ, thanh tra, phòng cháy chữa cháy; thực hiện công tác thi đua khen thởng, văn th lu trữ hồ sơ, quản lý văn phòng công ty, quản lý nhà đất, bảo vệ sức khoẻ cho ngời lao động.
- Phòng tài chính- kế toán: Thực hiện chức năng giám đốc về mặt tài chính, thu thập số liệu phản ánh vào sổ sách và cung cấp thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc Thờng xuyên báo cáo kịp thời tình hình tài chính, đa ra các biện pháp hạ giá thành, tiết kiệm chi phí, lập kế hoạch quản lý tài chính, chi tiêu hợp lý, hợp pháp làm nghĩa vụ ngân sách với Nhà nớc, quản lý kế toán các đội, xởng sản xuất, quyết toán các công trình.
- Phòng vật t: Mua và quản lý vật t, lập thủ tục nhập - xuất vật t, quản lý kho vật t, tổ chức điều phối vật t trong nội bộ công ty, ký các hợp đồng mua bán vật t, quyết toán vật t cho các công trình.
- Phòng cơ điện: Quản lý tài sản cố định (TSCĐ) của công ty, mua sắm thiết bị mới, lập kế hoạch sữa chữa TSCĐ, điều phối TSCĐ trong nội bộ công ty, mua sắm phụ tùng sữa ch÷a TSC§.
*Các đội và các xởng sản xuất:
Công ty có 9 đội sản xuất:
- Đội 901,902,903,904,908,909: chuyên làm cầu, thi công các công trình lớn, lắp dựng các công trình nhà xởng công nghiệp.
- Đội sản xuất bê tông (905): chuyên sản xuất bê tông các loại để phục vụ cho các đội lắp ráp và bán ra ngoài.
- Đội sản xuất gia công kết cấu thép và xây lắp công trình (906): gia công lắp dựng kết cấu thép, thi công các công trình giao thông, công nghiệp và dân dụng.
- Đội máy thi công ( 907 ): trực tiếp quản lý xe máy, thiết bị phơng tiện kỹ thuật, sử dụng và vận hành máy thi công phục vụ sản xuất.
Về mặt tổ chức sản xuất trực tiếp ở các đội: Các đội đợc xây dựng khép kín, mỗi đội thực hiện một nhiệm vụ khác nhau và hạch toán phụ thuộc Mỗi đội có: một đội trởng,
PG§ ®iÒu hành PGĐ vật t PGĐ kỹ thuËt
Phòng tài chính kế toán
Phòng vật t Phòng kü thuËt
Phòng kinh tÕ kÕ hoạch
Phòng tổ chức hành chÝnh
Các phòng chuyên môn §éi 90
Các đội sản xuÊt §éi 90
2 §éi 90 3 §éi 90 4 Đội sản xuÊt tông bê (905) §éi gia công cÊu kÕt thÐp (906) máy Đội công thi (907) §éi 90 8 §éi 90 9
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty
Công ty xây dựng số 9 Thăng Long là đơn vị xây dựng cơ bản, sản phẩm là các loại cầu cống, nhà xởng, sân bay, có quy mô lớn, kết cấu phức tạp thời gian sử dụng dài, giá trị lớn. Vì vậy mà NVL sử dụng trong công ty nói chung rất đa dang, phong phú Mỗi loại mang một đặc thù riêng Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác đợc sử dụng ngay không qua chế biến nh các loại cát, sỏi, đá những loại vật liệu có giá trị cao nh sắt, thép, xi măng nhng đòi hỏi phải bảo quản tốt, để nơi thoáng mát, tránh ẩm ớt Có những loại vật liệu cồng kềnh gây khó khăn cản trở của việc vận chuyển Chúng tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị của chúng đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị công trình Chi phí NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn khoảng 60%-70% trong toàn bộ chi phí và trong giá thành Vì thế chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lợng hay giá thành vật liệu cũng làm ảnh hởng giá thành sản phẩm xây lắp.
Mặt khác do sản phẩm của Công ty là các công trình xây dựng phục vụ trực tiếp cho xã hội mang tính lâu dài, đòi hỏi phải có chất lợng cao đảm bảo kỹ thuật Do vậy NVL để thi công công trình phải đợc lựa chọn, bảo quản và sử dụng có hiệu quả, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật về số lợng lẫn chất lợng Đây là một yêu cầu quản lý cấp thiết đặt ra cho công ty.
2.2.2 Phân loại NVL ở công ty. Để có thể tiến hành xây dựng, thi công sửa chữa các sản phẩm xây dựng cơ bản, công ty phải sử dụng một khối l- ợng lớn vật liệu bao gồm nhiều loại vật liệu có một nội dung kinh tế và công dụng khác nhau Điều đó đòi hỏi việc quản lý phải chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết với từng loại, từng thứ cũng nh sự tiện lợi cho việc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành công trình Xuất phát từ yêu cầu đó tại Công ty xây dựng số 9 Thăng Long đã phân loại NVL thành:
- Nguyên vật liệu chính : Là đối tợng lao động chủ yếu để thi công xây dựng công trình, gồm có:
Sắt, thép, xi măng, cát, đá, sỏi, phụ gia Trong đó mỗi một NVL chính lại bao gồm các loại khác nhau Cụ thể:
+ Thép gồm thép gai, thép trơn, thép góc, thép mẩu, thÐp èng
Thép gai gồm: thép gai phi 10(10),12,13,14,16,20,25
.Thép góc gồm: thép góc bằng 100x100,thép góc bằng 125x125, thép góc bằng 60x60
.Thép trơn gồm: thép trơn 5, 20A1, 71
.ThÐp 1 ly, thÐp èng 60, thÐp I 600, thÐp líi 1 ly
+Xi măng gồm xi măng đen, xi măng trắng, xi măng Chin-pon PC 30, xi măng Chin-pon PC 40, xi măng Bỉm Sơn
+Đá gồm: đá hộc, đá 1x2, đá 3x4, đá dăm.
+Cát gồm: cát vàng, cát đen.
+ Phụ gia gồm: phụ gia chống ăn mòn Placccr, phụ gia siêu dẻo 2010, phụ gia 214-11, phụ gia chơng nở, phụ gia SIKA
NN, phô gia SIKA R4, phô gia SIPAZON
- Vật liệu phụ : Là những vật liệu có tác dụng phụ làm tăng chất lợng công trình hoặc hoàn chỉnh, hoàn thiện công trình nh: que hàn, oxy, đất đèn, dây thép buộc, đinh và những vật liệu khác cần cho quá trình thi công.
- Nhiên liệu : Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trình thi công, xây dựng công trình nh xăng, dầu, ga cho các loại xe và máy thi công.
+Dầu gồm: dầu công nghiệp 90, dầu cs 46, dầu ®iezen, dÇu HD 40 Hép, dÇu HD 50
- Phụ tùng thay thế : Là các loại phụ tùng,chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sữa chữa máy móc thiết bị phơng tiện vận tải nh xăm lốp ô tô, bu lông, vòng bi, mũi khoan, cáp, xÐc m¨ng
- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng( ngoài các vật liệu trên) của công ty hoặc phế liệu thu hồi Gồm : lắp + ống gang, nut neo công tác, ống tạo lỗ dầm bê tông nh ống ghen tạo lỗ dầm 55, ống ghen nối 55 ở công ty còn có loại vật t luân chuyển nh ván khuôn, đà giáo, cọc ván thép những loại vật t này đợc sử dụng cho nhiều kỳ, nhiều công trình Đối với vật t luân chuyển, các đội phải có trách nhiệm bảo quản sử dụng và nhập lại Công ty 100% Nếu làm mất mát, h hỏng, Công ty sẽ trừ vào kinh phí đã đầu t.
2.2.3 Đánh giá NVL ở công ty Đánh giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất, hạch toán NVL chính xác và đầy đủ.
2.2.3.1 Tính giá thực tế nhập kho NVL
Nguồn cung cấp NVL của công ty chủ yếu là do mua ngoài Ngoài ra còn có một số NVL công ty tự gia công
Tất cả các loại NVL dù khối lợng nhiều hay ít đều phải làm thủ tục nhập kho
* Đối với vật liệu mua ngoài:
Trị giá vèn thùc tÕ
Giá mua trên hoá đơn (chua cã thuÕ)
Chi phÝ thu mua (vËn chuyÓn, bèc dì )
ThuÕ nhËp khÈu (nÕu cã)
Các khoản giảm trừ (nÕu cã)
Công ty thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, vì vậy giá mua ở đây là giá mua cha có thuế GTGT.
VD: Theo HĐGTGT số 0048804 ngày 21/12/2004 mua thép 25 của Công ty TNHH Thơng mại và dịch vụ Nguyễn Trãi:
- Chi phí vận chuyển thuê ngoài: 450.000 đ
Trị giá vốn thực tế thép 25 đợc tính nh sau:
- Giá mua cha có thuế: 7027 x 7820 = 54 951 140 đ
Giá công ty phải thanh toán với ngời bán khi mua thép
Vậy giá thực tế của thép 25 nhập kho:
* Đối với vật liệu tự sản xuất:
Trị giá vốn thực tế của
VL nhËp kho tự gia công
Giá VL xuÊt kho để gia công
Các chi phí tiền l- ơng BHXH, khấu hao TS cho bé phận gia công
Chi phÝ khác có quanliên (chính là giá thành sản xuất của vật t tự gia công)
VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 11 ngày 9/12/2004, xuất thép 32 cho đội 906 (ông Dung) để gia công lan can thép với số lợng là 6035 kg, đơn giá 8650 đ/kg Tổng số tiền
Chi phí điện hàn để gia công: 170 000 đ
Chi phí tiền lơng cho công nhân là: 3 250 000 đ
Nh vậy, trị giá lan can thép nhập kho đợc xác định nh sau:
* Đối với vật liệu thu hồi nhập kho:
Giá thực tế VL thu hồi nhập kho = Trị giá vốn thực tế của VL tại thời ®iÓm xuÊt kho VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 09 ngày 08/12/2004 nhập thu hồi cầu Vân đồn, thép các loại, trong đó thép 25:
- Đơn giá: (theo phiếu xuất cho đội XD 909): 7650 đ/kg Trị giá vốn thực tế VL thu hồi nhập kho:
2.2.3.2 Tính giá thực tế xuất kho của NVL:
Xuất phát từ đặc điểm của công ty là công ty xây dựng, vật liệu sau khi hoàn tất thủ tục nhập kho thờng là xuất thẳng tới nơi thi công công trình Do vậy kế toán đã sử dụng phơng pháp đích danh để tính trị giá vốn thực tế của
VL xuất kho Tức là khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế của VL xuất kho.
VD: Ngày 29/12/2004m có phiếu xuất kho số 22 xuất thép 25 cho đội 902 chi phí thi công cầu Cửa Đạt – Thanh Hoá.
- Số lợng: 7027 kg - Đơn giá: 7820 đ/kg
Theo phiếu nhập kho số 15 ngày 21/12/2004 đơn giá của lô hàng này là 7820 đ/kg
Nh vậy trị giá vốn thực tế thép 25 xuất kho đợc kế toán xác định nh sau:
2.2.4 Thủ tục nhập, xuất vật liệu:
2.2.4.1 Thủ tục nhập kho vật liệu
Khi nhận đợc dự án, hợp đồng thi công xây lắp giữa công ty và Tổng công ty; căn cứ vào các thông số kỹ thuật của hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng kỹ thuật dự trữ khối lợng vật t tiêu hao Sau đó chuyển cho phòng vật t.
Căn cứ vào đó, phòng vật t lên kế hoạch mua sắm vật t phục vụ công trình Có hai hình thức thu mua là thu mua trực tiếp và thu mua gián tiếp.
Theo hình thức thu mua trực tiếp: Cán bộ phòng vật t trực tiếp xuống các đơn vị, tổ chức kinh tế nơi có nguồn vật liệu phù hợp với đặc điểm thi công xây dựng công trình để ký kết các hợp đồng mua vật liệu Cán bộ phòng vật t có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản vật liệu về kho an toàn với chi phí vận chuyển do công ty chịu Sau đó làm thủ tục nhập kho, hình thức này thờng áp dụng với các loại vật t có khối lợng không lớn nh các loại phụ tùng thay thế.
Th¨ng Long
Đánh giá khái quát công tác kế toấn NVL tại công ty
- Cùng với sự trởng thành và phát triển của ngành xây dựng cơ bản, công ty xây dựng số 9 Thăng Long đã không ngừng lớn mạnh với nhiều thành tích trong công tác quản lý sản xuất và quản lý tài chính Công ty đã tự phát huy nâng cao năng lực, tạo chỗ đứng cho mình trong sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác Có đợc điều này là nhờ sự đóng góp to lớn của lãnh đạo cùng với các phòng ban và sự cố gắng nỗ lực của đội ngũ nhân viên công ty, đặc biệt là cán bộ phòng Tài chính Kế toán.
- Với tổ chức bộ máy quản lý các phòng ban chức năng gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động của Công ty; công ty đã có khả năng phục vụ tốt cho quá trình thi công xây dựng công trình Quy định nhiệm vụ rõ ràng cho các phòng ban chức năng để kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty Đặc biệt áp dụng cơ chế khoán tới từng tổ đội thi công đã nâng cao trách nhiệm của các tổ đội đảm bảo kết quả sản xuÊt kinh doanh.
- Trong công tác kế toán, công ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ kế toán vững vàng, có bề dày kinh nghiệm trong công tác kế toán, luôn áp dụng đúng, kịp thời các chế độ kế toán hiện hành Công việc đợc phân công cụ thể phù hợp với trình độ của từng nhân viên kế toán, từ đó tạo điều kiện phát huy và nâng cao trình độ kiến thức cho tõng ngêi
- Công ty đã sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán Nguyên vật liệu nên tại bất kỳ thời điểm nào cũng tính đợc trị giá nhập, xuất, tăng, giảm và hiện có Nh vậy có điều kiện để quản lý tốt NVL và hạch toán chặt chẽ đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán tại công ty.
- Về bảo quản, dự trữ vật t: Công ty luôn dự trữ vật t ở mức hợp lý, đảm bảo cho quá trình thi công và không gây ứ đọng vốn Hệ thống kho bãi tốt phù hợp với quy mô sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng vật liệu.
- Về cách phân loại: Công ty dựa vào vai trò công dụng của vật liệu kết hợp với đậc điểm sản xuất kinh doanh mà phân thành: NVL chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu khác Việc phân loại vật liệu nh trên là hợp lý, đảm bảo kết hợp giữa lý thuyết và thực hành.
- Về việc sử dụng TK kế toán trong hạch toán tổng hợp: kế toán đã sử dụng các TK đáp ứng đợc yêu cầu quản lý. Chẳng hạn: để theo dõi và quản lý sổ NVL mà các đội sử dụng, kế toán dùng TK 136 và 336 để phản ánh.
3.1.2 Những mặt tồn tại, hạn chế:
Bên cạnh những u điểm cơ bản, trong quá trình quản lý và sử dụng kế toán NVL còn một số hạn chế sau:
- Đối với hạch toán chi tiết các nhà cung cấp:
Là đơn vị xây dựng, công ty cần nhiều NVL với nhiều quy cách, chủng loại khác nhau Và trong cùng một thời gian có thể công ty đảm nhận thi công nhiều công trình Do vậy mà công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhiều ngời cung cấp Để theo dõi việc thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán đã mở sổ riêng đối với từng ngời bán Điều này làm cho khối lợng ghi chÐp nhiÒu.
- Đối với việc đánh giá NVL:
Khi vật liệu mua về nhập tại kho của công ty thì toàn bộ chi phí thu mua đợc tính vào giá trị thực tế NVL nhập kho. Trong khi đó NVL cung cấp tại chân công trình thì chi phí thu mua chỉ tính với NVL chính Còn với vật liệu phụ, vật liệu khác, nhiên liệu lại đợc hạch toán vào chi phí dịch vụ mua ngoài (TK 6277) Việc hạch toán nh vậy sẽ không phản ánh đúng trị giá thực tế vật liệu nhập kho và bản chất tài khoản 6277.
- Đối với hạch toán chi tiết vật liệu:
Xuất phát từ đặc điểm NVL của công ty, công tác kế toán chi tiết NVL sử dụng phơng pháp Sổ số d là phù hợp.Nhng thực tế công ty vận dụng không đúng nội dung của phơng pháp này.Cụ thể là điều kiện mở Sổ số d là phải có hệ thống giá hạch toán và hệ thống danh điểm vật t.Mà thực tế ở Công ty lại cha đáp ứng đợc yêu cầu về hệ thống giá hạch toán.
Hơn nữa, để theo dõi tình hình nhập- xuất NVL tại kho,công ty chỉ sử dụng Bảng kê nhập, Bảng kê xuất, Bảng tổng hợp nhập, Bảng phân bổ NVL Còn Sổ số đợc mở cho phòng kế toán do kế toán NVL ghi chép chứ không phải thủ kho ghi; trên Sổ số d không theo dõi chỉ tiêu số lợng của từng thứ,từng nhóm NVL mà chỉ ghi theo chỉ tiêu tổng giá trị của chúng vào cuối tháng.
Nh vậy việc sử dụng Sổ số d của công ty chỉ là hình thức, nó không đợc dùng để đối chiếu, kiểm tra việc ghi chép phản ánh sự biến động của NVL ở kho Do đó nhiều khi xảy ra tình trạng thất thoát NVL mà không phát hiện kịp thời, và phản ánh không chính xac số liệu nhập- xuất- tồn hàng ngày trong tháng. Đây là một tồn tại trong công tác hạch toán chi tiết NVL, vì vậy cần phải hoàn thiện hơn công tác này để việc quản lý NVL đợc chặt chẽ và có hiệu quả - Trờng hợp nhập kho NVL về đến công ty nhng cha có hoá đơn đỏ, công ty xử lý trờng hợp này là nhập kho ngay với chứng từ “Phiếu tạm nhập” Sau đó kế toán phải ghi ngay tờ chi tiết căn cứ vào phiếu tạm nhập đó Đồng thời huỷ phiếu tạm nhập có định khoản để ghi phiếu nhập kho mới khi có hoá đơn về.
- Để theo dõi tình hình sử dụng NVL của các đội, kế toán sử dụng TK 136 “Phải thu nội bộ” và TK 336 “Phải trả nội bộ” Khi xuất vật t xuống các đội, kế toán ghi giảm TK 152 và ghi tăng TK 136, khi các đội xuất vật t để thi công công trình thì kế toán phản ánh Nợ TK 621 và Có TK 336.
- Với đặc thù là sử dụng NVL của ngành xây dựng nh:sắt, thép, xi măng, phụ gia, vôi, cát mà trong thời điểm hiện nay, giá cả những mặt hàng này luôn biến động nhng thực tế tại công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nh vậy, việc phản ánh trị giá NVL thực tế tồn kho cuối kỳ là không chính xác Điều này sẽ ảnh hởng đến công tác tính giá thành.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty xây dựng số 9 Thăng Long
ý kiến 1: Về phơng pháp quản lý nhập xuất NVL: Đối với NVL, cụ thể là nhiên liệu, khi xuất sử dụng, phòng vật t lập phiếu nhập kho dới dạng lệnh cấp phát nhiên liệu. Các trờng hợp còn lại thì sử dụng phiếu xuất kho thông thờng.
Do phiếu xuất kho vật t chỉ có hiệu lực một lần không phù hợp với việc sử dụng vật liệu thờng xuyên xuất trong tháng Do căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng, các đội chia thành nhiều đợt mua khác nhau, nên cứ sau mỗi lần mua vật t về lại phải lập phiếu xuất kho thì gây phiền toái Vậy theo em đối với phần vật t xuất tại các kho công trình nên sử dụng phiếu xuất kho theo hạn mức, điều này phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty.
Phiếu xuất vật t theo hạn mức dùng để theo số lợng vật t xuất kho trong tháng Phụ trách bộ phận cung ứng vật t sẽ căn cứ vào kế hoạch thi công trong tháng và định mức sử dụng NVL thi công cho từng công trình để xác định hạn mức đợc đợc duyệt và lập phiếu xuất Mỗi phiếu đợc dùng cho một loại NVL sử dụng cho cả tháng và đợc ngời phụ trách cung cấp lập làm 2 liên và cả 2 liên đều giao cho bộ phận sử dụng mang 2 liên đến kho, ngời nhận vật t giữ một liên còn 1 liên đa cho thủ kho Đến cuối tháng dù hạn mức còn hay hết thì thủ kho cũng phải ký vào 2 liên Ngoài ra cả hai liên đều phải có chữ ký của ngời phụ trách bộ sử dụng, phụ trách kế toán Tổng số lợng NVL xuất trong phiếu lĩnh vật t bao giờ cũng phải nhỏ hoặc bằng hạn mức đợc lĩnh Nếu do kế hoạch sản xuất thi công thay đổi, cần lĩnh thêm NVL, thì phải lập phiếu lĩnh vật t mới hoặc sử dụng phiếu xuất kho. ý kiến 2: Trong việc hạch toán chi tiết thanh toán với ngời bán, Công ty mở riêng 1 sổ đối với từng nhà cung cấp là không cần thiết Theo em Công ty nên mở sổ chi tiết theo dõi đối với nhà cung cấp thờng xuyên còn đối với ngời bán không thờng xuyên thì nên mở chung 1 sổ, mỗi ngời một trang sổ. ý kiến 3: Công ty cần hạch toán chi tiết vật liệu chặt chẽ hơn bằng việc kết hợp hạch toán chi tiết vật liệu theo hình thức Sổ số d giữa kho và phòng kế toán để theo dõi tình hình biến động NVL tại kho công trình, tại các kho đội. ý kiến 4: Trong việc tính giá NVL cung cấp tại chân công trình để phản ánh chính xác giá thành từng công trình, công ty nên hạch toán chi phí mua của VL phụ , vật liệu khác vào trị giá vốn thực tế của chúng khi nhập kho đội.Mặt khác khi xảy ra trờng hợp : vật t nhập về sử dụng cho công trình này nhng không hết chuyển sử dụng cho công trình sau, lúc này chi phí thu mua có liên quan đến số vật t này đợc tính vào chi phí sản xuất chung của công trình trớc và nó sẽ làm cho giá thành công trình đó tăng lên một cách bất hợp lý Ngợc lại công trình mới lại không phải chịu chi phí thu mua của số vật liệu đó sẽ làm cho giá thành công trình mới thấp hơn so với trờng hợp tự mua về.
Trong trờng hợp này công ty nên tính chi phí thu mua đó vào trị giá thực tế NVL nhập tại kho công trình. ý kiến 5: Đối với việc vận dụng TK
Việc sử dụng TK 136, TK 336 là không hợp lý vì tại cácđội công trình không hạch toán độc lập mà hạch toán phụ thuộc Hơn nữa khi thanh toán bù trừ công nợ giữa công ty với Tổng công ty, kế toán cũng sử dụng cácTK này Bởi vậy để tránh sự nhầm lẫn trong hạch toán, khi xuất vật liệu công ty nên hạch toán thẳng vào TK 621 nhng chi tiết cho các đội Thay vì khi xuất vật liệu cho các đội kế toán phản ánh:
Cã TK 152 và khi các đội xuất VNL cho các công trình:
Cã TK 336 thì theo em Công ty nên hạch toán nh sau:
Nợ TK 621 ( chi tiết cho từng đội và từng công trình )
Cã TK 152 Đối với vật t luân chuyển, kế toán sử dụng TK 142 ‘ Chi phí trÝch tríc’ Cô thÓ:
+ Khi xuÊt VT,VL trong kho VT,VL sang kho VTLC:
Cã TK 152 + Khi phân bổ vật liệu lu ân chuyển vào chi phí công tr×nh:
Cã TK 142 Theo em, Công ty sử dụng TK 142 là cha hợp lý lắm, mà nên sử dụng TK 242 để theo dõi tình hình biến động của VTLC Bởi vì VTLC là ván khuôn, giàn giáo là các khoản chi thực tế đã phát sinh nhng có liên quan đến kết quả hoạt động sản xuất xây dựng của nhiều niên độ kế toán.Cụ thể là hạch toán nh sau:
+ Khi xuÊt VT,VL trong kho sang kho VTLC:
Cã TK 152 + Khi phân bổ VLLC vào chi phí công trình:
Cã TK 242 ý kiến 6: Về việc lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho: Để giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh của doanh và để phản ánh đúng trị giá vật t tồn kho cuối kỳ ( tại thời điểm lập báo cáo) Khi giá thị trờng vật t nhỏ hơn giá gốc thì công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Số cần trích lập đợc xác định nh sau: phòng cầnSốdự trÝch lËp cho n¨m tíi
Số lợng vật liệu tồn kho cuèi n¨m nay x Đơn giá gèc vËt liệu tồn kho
- Đơn giá thị tr- êng ý kiến 7: Trong trờng hợp vật liệu về nhng cha có hoá đơn đỏ, công ty nên đối chiếu với hợp đồng mua hàng tiến hành kiểm nhận , lập phiếu nhập kho Khi nhận đợc phiếu nhập kho, kế toán cha ghi ngay mà nên ghi vào tập hồ sơ “ hàng về cha có hoá đơn”
Nếu trong tháng có hoá đơn về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và ghi:
Nền kinh tế thị trờng với sự cạnh tranh quyết liệt, các doanh nghiệp, các nhà sản xuất đợc ví nh hình ảnh trên biển “cá lớn nuốt cá bé” cũng nh có những cơ hội chợt đến, điều đó đẩy các doanh nhân cũng nh donah nghiệp của họ tới hai thái cực Hoặc đứng vững và phát triển hoặc làm ăn thua lỗ dẫn đến phá sản Vì vậy để xác định đợc chỗ đứng của mình trong nền kinh tế thị trờng các doanh nghiệp không những cần phải cải tiến mẫu mã, chất lợng mà còn phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn ra cho tới khi thu đợc vốn về.
Một trong những công cụ quản lý không thể thiếu đợc trong hoạt động sản xuất kinh doanh là hạch toán kế toán Vì nó đóng một vai trò rất quan trọng trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế, đảm nhiệm hệ thống tổ chức thông tin có ích cho việc ra quyết định kinh tế Đối với các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh trong ngành XDCB, nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Do đó, sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm là biện pháp giảm chi phí, tăng lợi nhuận, điều này phụ thuộc vào phần lớn công tác hạch toán nguyên vật liệu Đây là một công việc chiếm khối lợng lớn trong công tác kế toán và liên quan đến quá trình hạch toán kế toán khác Vì vậy, hiểu, vận dụng đúng và sáng tạo trong công tác hạch toán kế toán NVL là vấn đề hàng đầu của một doanh nghiệp.
Là một doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, NVL tại công ty Xây dựng số 9 Thăng Long chiếm khoảng 60 – 70% giá trị công trình xây dựng, đồng thời là một bộ phận dự trữ quan trọng nhất và cũng khó bảo quản nhất.
Do đặc điểm sản xuất của công ty là công trình nằm rải rác khắp nơi ngoài trời nên công tác giám sát, quản lý và phản ánh tình hình biến động NVL tại công ty cũng gặp phải một số khó khăn nhất định.
Trong quá trình hạch toán, công ty luôn tìm mọi biện pháp cải tiến cho phù hợp với tình hình thực tế Dù vậy vẫn không tránh khỏi những tồn tại vớng mắc đòi hỏi phải tìm ra phơng hớng hoàn thiện.
Qua quá trình học tập lý luận tại trờng và tìm hiểu thực tiễn trong thời gian thực tập ở công ty, em nhận thấy tầm quan trọng của NVL và những vấn đề còn tồn tại trong công tác kế toán NVL ở công ty, em đã mạnh dạn chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty Xây dựng số 9 Thăng Long”
Bản luận văn gồm có 3 chơng:
Chơng I: Lý luận chung về kế toán NVL trong các doanh nghiệp xây lắp
Chơng II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty Xây dựng số 9 Thăng Long.
Chơng III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty Xây dựng số 9 Thăng Long.
Trong quá trình nghiên cứu đề tài, em đã đợc sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Nguyễn Đào Tùng và các cô chú phòng Tài chính – kế toán cùng với sự cố gắng của bản thân.