THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI LIÊN HIỆP KHOA HỌC SẢN XUẤT QUANG HÓA ĐIỆN TỬ
Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh
1 Lịch sử hình thành và phát triển
Liên hiệp Khoa học sản xuất Quang - Hoá - Điện - Tử là một đơn vị khoa học công nghệ của Viện khoa học và công nghệ Việt Nam, hoạt động theo phương thức tự trang trải.
Tên giao dịch: Liên hiệp Khoa học sản xuất Quang - Hoá - Điện - Tử.
Tên giao dịch tiếng Anh: Science - Production Union fof Optics,
Trụ sở chính: Nhà A25, số 18 Hoàng Quốc Việt - Thành phố Hà Nội. Văn phòng giao dịch: A10, đường Hoàng Quốc Việt - Thành phố Hà Nội.
Liên hiệp Khoa học sản xuất Quang - Hoá - Điện - Tử được thành lập năm 1987, tiền thân là xưởng Quang hoá của Viện Vật lý thuộc Trung tâm Khoa học tự nhiên và Công nghệ quốc gia (nay là Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam) Ban đầu chỉ với vài chục công nhân viên nên gặp không ít khó khăn nhưng với sự đoàn kết, nỗ lực cố gắng của tập thể cán bộ công nhân viên, cùng với sự quan tâm chỉ đạo của Viện khoa học và Công nghệ Việt Nam,xưởng Quang hóa đã từng bước đi lên để tồn tại và phát triển.
Năm 1990 được sự đồng ý của Viện khoa học và Công nghệ Việt Nam,theo Nghị định 268 - CP năm 1990, xưởng Quang hoá tiến hành tổ chức lại và đổi thành Liên hiệp lấy tên mới là Liên hiệp phát triển công nghệ Quang - Hoá - Điện tử Liên hiệp hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và sản xuất vật liệu xây dựng như: sản xuất bê tông, xi măng cho công trình xây dựng, sản xuất phụ gia bê tông, linh kiện vật tư cho máy tính, máy in Laze, máy in phun, cùng với sự phát triển của thị trường và nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng đòi hỏi Liên hiệp phải mở rộng thêm quy mô hoạt động, tự chủ trong quản lý, Liên hiệp phát triển công nghệ Quang - Hoá - Điện Tử quyết định thành lập mới.
Tháng 1 năm 1994, theo quyết định thành lập số 05/KHCN - QG ngày
08 tháng 01 năm 1994, Liên hiệp phát triển công nghệ Quang - Hoá - Điện Tử được thành lập mới và đổi tên lại là Liên hiệp Khoa học sản xuất Quang - Hoá
- Điện Tử, dưới sự quản lý trực tiếp của Viện Khoa học vật liệu.
Sự trưởng thành và phát triển của Liên hiệp sau gần 20 năm hoạt động,với sự nỗ lực không ngừng của toàn thể đội ngũ cán bộ cũng như nhân viên vào sự định hướng chỉ đạo của Nhà nước, Liên hiệp đã có những bước phát triển đáng kể, từng bước tạo dựng cho mình chỗ đứng vững chắc trên thị trường Bằng chứng là Liên hiệp đã có sự hợp tác chặt chẽ với tập đoàn KAO của Nhật Bản trong lĩnh vực nghiên cứu công nghệ đồng thời triển khai ứng dụng các sản phẩm cung cấp cho ngành công nghiệp xây dựng tại Việt Nam.Trong những năm qua Liên hiệp tự hào đã đóng góp một phần không nhỏ trong công nghiệp xây dựng, cung cấp phụ gia bê tông, xi măng, vữa cho các công trình xây dựng, cung cấp linh kiện và vật tư cho máy photocopy, máy tính, máy in laze, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của nhiều hạng mục công trình khác nhau từ Bắc vào Nam, điển hình là một số công trình lớn như: công trình thuỷ điện Yaly (1994 -2000); công trình nhà máy Kính nổi Đáp Cầu (1996);công trình thuỷ điện Sông Hinh (1996 - 1999); Do đó, góp phần không nhỏ xuất kinh doanh đội ngũ cán bộ, công nhân viên của Liên hiệp cũng không ngừng lớn mạnh Liên hiệp có đội ngũ cán bộ quản lý giàu kinh nghiệm, đội ngũ cán bộ kỹ thuật có tay nghề cao, làm chủ máy móc thiết bị, có khả năng khai thác, ứng dụng hiệu quả các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào nghiên cứu và sản xuất Tổng cộng lực lượng lao động của Liên hiệp tính đến tháng 12 năm
2005 đã có 116 cán bộ công nhân viên Việc tuyển dụng, tiếp nhận và điều động cán bộ, công nhân viên được Liên hiệp thực hiện một cách cẩn thận vì đây là yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công cho Liên hiệp và cũng để tạo điều kiện cho cán bộ, công nhân viên phát huy hết năng lực chuyên môn ở đúng lĩnh vực của mình Vì vậy, cho đến nay Liên hiệp đã có một đội ngũ lao động tương đối ổn định và toàn diện góp sức không nhỏ vào sự tồn tại, phát triển và thành công của Liên hiệp Nhờ đó Liên hiệp đang ngày một vững mạnh và có vị trí trên tất cả các thị trường từ Bắc vào Nam.
Theo quyết định thành lập số 05/KHCN-QG ngày 08 tháng 01 năm
1994, ngành nghề kinh doanh của Liên Hiệp khoa học sản xuất Quang-Hoá- Điện tử bao gồm:
+ Nghiên cứu Khoa học và phát triển công nghệ trong lĩnh vực quang học, hoá học và điện tử ứng dụng.
+ Sản xuất các vật liệu cho xây dựng.
+ Dịch vụ khoa học và công nghệ: Thông tin, tư vấn, chuyển giao công nghệ, triển khai ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật về vật liệu xây dựng và thiết bị mới phục vụ cho các ngành xây dựng, giao thông, năng lượng.
Như vậy, Liên Hiệp khoa học sản xuất Quang-Hoá-Điện tử đăng kí hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau phù hợp với quy định của pháp luật,nhằm tạo điều kiện cho việc mở rộng lĩnh vực sau này.
Liên Hiệp khoa học sản xuất Quang-Hoá-Điện tử đã cố gắng nỗ lực thực hiện tốt các hoạt động của mình trong phạm vi cho phép của giấy đăng kí kinh doanh, chính vì vậy mà từ khi thành lập cho đến nay trải qua gần 20 năm trưởng thành và phát triển, Liên hiệp đã từng bước vươn lên trở thành một doanh nghiệp vững mạnh và tạo ra nhiều sản phẩm chiếm ưu thế trên thị trường điển hình là những sản phẩm chủ yếu sau :
+ Cung cấp vật liệu cho ngành công nghiệp xây dựng: Bê tông, xi măng, vữa, phụ gia bê tông, barit cho dầu khí.
+ Cung cấp linh kiện vật tư cho máy photoocoopy, máy tính, máy in laze, máy in phun, máy chữ điện, bảo hành sửa chữa.
+ Bột cản quang, phim x-quang và cho chất x-quang cho y tế.
Giai đoạn đầu khi mới thành lập Liên hiệp gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm thị trường Khi đó thị trường chủ yếu của Liên hiệp là một số thành phố lớn ở miền Bắc và miền Trung Nhưng theo thời gian cùng với sự cố gắng của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Liên hiệp, thị trường củaLiên hiệp ngày càng được mở rộng và chiếm lĩnh dần thị trường Bắc, Trung,Nam Đặc biệt cùng với sự lớn mạnh của Liên hiệp, thị trường của Liên hiệp cũng được mở rộng ra các nước điển hình là việc hợp tác sản xuất và ứng dụng sản phẩm với tập đoàn KAO tại Nhật Bản, tham gia cung cấp hoá phẩm xây dựng cho công trình Đại sứ quán Úc, Nhật, Mỹ, Trung Quốc Đối với thị trường nội địa trong nước thì việc phát triển thị trường nội địa và tăng tỷ trọng nội địa hoá cũng là vấn đề được Liên hiệp quan tâm và áp dụng nhiều biện pháp để tiêu thụ hàng hoá, mở rộng thị trường, chiếm lĩnh uy tín của khách hàng từ Bắc vào Nam Liên hiệp không ngừng đa dạng hoá các hình thức tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm mở rộng thị trường như: chào hàng giới thiệu sản phẩm qua báo chí, qua mạng Internet, quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng; mở rộng văn phòng đại diện ở một số tỉnh thành lớn Điển hình, Liên hiệp đã tìm kiếm được một số thị trường nhiềm tiềm năng và mở chi nhánh tại Đà Nẵng nhằm không ngừng mở rộng và quảng bá các sản phẩm đến với người tiêu dùng.
Với chiến lược phát triển thị trường như trên cộng với sự nỗ lực cố gắng của tập thể cán bộ công nhân viên toàn Liên hiệp, Liên hiệp Khoa học sản xuất Quang - Hoá - Điện Tử đã và đang mở rộng được mối quan hệ, chiếm lĩnh thị trường trên toàn quốc Bằng chứng là trong những năm qua, Liên hiệp đã cung cấp một phần không nhỏ những vật liệu cho công nghiệp xây dựng như: Công trình thuỷ điện Yaly; công trình nhà ga T1 sân bay Nội Bài; công trình thuỷ điện Sông Hinh; công trình nhà máy xi măng Nghi Sơn; công trình cầu Lạc Quần; cầu Tân Đệ; công trình đường Hồ Chí Minh và mới đây nhắt là cung cấp vật liệu xây dựng cho công ty cầu Thuận Phước - Đà Nẵng.
Bên cạnh những nỗ lực của toàn bộ công nhân viên, Ban lãnh đạo Liên hiệp cũng không ngừng đầu tư những thiết bị tiên tiến nhất, những công nghệ tối ưu nhất cho quản lý và cho sản xuất, nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
Vì vậy, mà tất cả các phòng làm việc của Liên hiệp đều được trang bị hệ thống máy tính nối mạng nội bộ và kết nối Internet với nhiều phần mềm ứng dụng mới phục vụ cho công tác quản lý Ngoài ra công ty còn trang bị đầy đủ các loại máy Fax, máy Photocopy, máy in và nhiều máy móc thiết bị tiên tiến nhằm tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho cán bộ công nhân viên.
Từ những cố gắng đó mà hoạt động kinh doanh của Liên hiệp đã có nhiều thay đổi rõ rệt Tổng doanh thu tăng lên, lợi nhuận của công ty cũng tăng lên nhờ đó làm cho số tiền nộp ngân sách cũng tăng lên Ta có thể thấy kết quả cụ thể đó ở bảng sau:
Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Liên hiệp qua 3 năm
Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004
4 Lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh
5 Lợi nhuận từ hoạt động tài chính -3.619.3272.888 -4.761.356.272 -6.053.857.157
Căn cứ vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Liên hiệp ta có thể thấy tổng doanh thu của Liên hiệp ta có thể thấy tổng doanh thu của Liên hiệp năm 2003 tăng so với năm 2002 là 3.819.841.902 VNĐ Năm 2004 tăng so với năm 2003 là 1.403.892.395 VNĐ.
Như vậy, tổng doanh thu của Liên hiệp có xu hướng tăng 3 năm (2002 -
2004) Tuy nhiên, tốc độ tăng có xu hướng giảm dần Do đó Liên hiệp cần phải có những biện pháp, kế hoạch và chính sách tối ưu hơn nữa để thúc đẩy quá trình sản xuất cũng như tiêu thụ sản phẩm nhằm thu được lợi nhuận cao hơn nữa.
2 Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Liên Hiệp khoa học sản xuất Quang – Hoá - Điện tử
1 - Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Liên hiệp a Phương thức và mô hình tổ chức bộ máy kế toán.
Phương thức tổ chức bộ máy kế toán áp dụng tại Liên hiệp là phương thức trực tuyến nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành, hướng dẫn và chỉ đạo các cán bộ nhân viên trong phòng kế toán Mỗi người trong phòng kế toán được phân công theo từng phần hành kế toán, thoả mãn, nguyên tắc "Bất kiêm nhiệm" trong kế toán.
Mô hình tổ chức kế toán tại Liên hiệp là mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung Theo mô hình này toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của Liên hiệp Phòng kế toán của Liên hiệp gồm 7 người đều tốt nghiệp từ các trường Đại học và cao đẳng chính quy nên đều nắm vững nghiệp vụ, chuyên môn trong lĩnh vực, phần hành của mình Như vậy phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ tổ chức toàn bộ công tác hạch toán kế toán và để phát huy vai trò của mình, phòng kế toán tài vụ phân cho mỗi kế toán viên đảm nhận một phần hành kế toán khác nhau, nhưng các phần hành đó lại có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo thành một bộ máy hoàn chỉnh, cân đối và hoạt động nhịp nhàng. b Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán.
Trong bộ máy kế toán, các nhân viên kế toán có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, nhờ đó làm tăng tính hiệu quả của các hoạt động của guồng máy kế toán Mỗi kế toán viên đều được phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể.
Kế toán trưởng (Kiểm trưởng phòng kế toán tài vụ): Là người đứng đầu phòng kế toán, có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện công tác kế toán, thống kê và hạch toán ở Liên hiệp Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước cấp trên và trước pháp luật về tính trung thực, hợp lý, hợp pháp của các thông tin trên sổ sách và các báo cáo được trình bày.
Kế toán lương và bảo hiểm: Căn cứ vào bảng chấm công đã được phòng nhân sự phê duyệt, kế toán lương lập bảng thanh toán lương, phân bổ và trích bảo hiểm theo tỉ lệ quy định của Nhà nước, đồng thời chịu trách nhiệm về tình hình thu, nộp BHXH, BHYT cũng như thanh quyết toán theo chế độ đối với từng đơn vị.
Kế toán TSCĐ: Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ hay biên bản thanh lý TSCĐ, kế toán phản ánh đầy đủ và kịp thời tình hình tăng giảm và giá trị TSCĐ hiện có trong Liên hiệp Đồng thời có nhiệm vụ tính và phân bổ khấu hao theo đúng chế độ quy định.
Kế toán nguyên vật liệu: Phản ánh đầy đủ và trung thực tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu, kiểm tra việc thực hiện các định mức tiêu hao, phân bổ hợp lý giá trị sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí, đồng thời phát hiện kịp thời vật liệu thiếu, thừa, kém phẩm chất để có biện pháp xử lý kịp thời.
Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ ghi chép phản ánh số liệu có và tình hình biến động của tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt tại đơn vị khi chứng từ gốc được kế toán trưởng và Ban giám đốc ký duyệt thanh toán đồng thời hàng ngày đối chiếu với thủ quỹ Ngoài ra kế toán thanh toán còn phải lập kế hoạch thu, chi, trả các khoản vay đến hạn và có nhiệm vụ lập hồ sơ thanh toán, đối chiếu công nợ hàng tháng với các nhà cung cấp vật tư, nguyên vật liệu làm cơ sở để thanh toán quyết toán cho khách hàng.
Kế toán chi phí và tính giá thành: Có nhiệm vụ ghi chép chi tiết chi phí sản xuất trực tiếp phát sinh trong kỳ báo cáo, phân bổ chi phí hợp lý trong kỳ
Kế toán lương và bảo hiểmKế toán TSCĐKế toán vật tưKế toán thanh toánKế toán chi phí và giá thànhThủ quỹ
Nhân viên thống kê tại các xưỏng làm cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm Ngoài ra, kế toán chi phí, giá thành phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và định kỳ phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí đối với chi phí trực tiếp, chi phí chung và chi phí quản lý doanh nghiệp, đề xuất các biện pháp tăng cường quản lý và tiết kiệm chi phí sản xuất.
Thủ quỹ: Có trách nhiệm quản lý và cấp phát tiền mặt tại Liên hiệp. Thủ quỹ lập báo cáo tiền mặt và nộp cho kế toán trưởng theo quy định Thủ quỹ chỉ xuất tiền khỏi quỹ khi có chứng từ hợp lệ và chịu trách nhiệm về việc thực hiện nhiệm vụ được phân công.
Ta có thể hình dung rõ hơn bộ máy tổ chức kế toán của Liên hiệp qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 02: Tổ chức bộ máy kế toán
2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán
Sổ kế toán là hình thức hiểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản trên thực tế vận dụng Nó còn là phương tiện cơ bản để hệ thống hóa số liệu kế toán cơ sở chứng từ gốc và các tài liệu kế toán khác Hiện nay kế toán liên hiệp đang sử dụng phần mềm kế toán máy cho việc cập nhật chứng từ và lên các báo cáo tài chính Bộ sổ kế toán được áp dụng tại liên hiệp là phương pháp chứng từ ghi sổ để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại theo các chứng từ cùng nội dung, tính chất, nghiệp vụ để lập chứng từ ghi sổ trước khi vào sổ cái và sổ tổng hợp.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nguyên vật liệu và các chứng từ liên quan khác, kế toán vật tư tiến hành lập chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ được llập một tháng một lần vào cuối tháng theo từng nghiệp vụ nhập, xuất nguyên liệu.
Sau khi vào chứng từ ghi sổ kế toán sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính cập nhập số liệu vào sổ cài các tài khoản như TK 152, TK 153…
Dự trên các sổ đã lập kế toán làm các bút toán kết chuyển và các bút toán phân bổ nguyên vật liệu Kế toán chuyển số liệu vào sổ chi tiết và lập bảng chi tiết các tài khoản Cuối kỳ kế toán lập bảng cân đổi số phát sinh và lên sổ cái tài khoản 152 để theo dõi lượng nguyên vật liệu nhập, xuất trong kỳ.
Chứng từ nhập, xuất vật liệu
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ chi tiết vật tư
Bảng tổng hợp N-X-T vật liệu
Sơ đồ 03 : QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU THEO
HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI LIÊN HIỆP
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán với nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số lượng, giá trị vật liệu làm cơ sở để ghi sổ kế toán, để giám sát sự biến động của vật liệu Để tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, Liên hiệp sử dụng phương pháp thẻ song song nhằm tận dụng được ưu điểm đó là ghi chép đơn giản dễ kiểm tra, đối chiếu, phát hiện nhanh sai sót trong việc ghi sổ, quản lý chặt chẽ tình hình biến động nguyên vật liệu Đối với các đơn vị sản xuất, vai trò của công tác quản lý nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng, quyết định tính liên tục cũng như chất lượng của quá trình sản xuất Đặc biệt là đối với một xí nghiệp chuyên sản xuất những sản phẩm bảo đảm an toàn kỹ thuật, chất lượng tốt nhất cho các công trình xây dựng, thì việc quản lý nguyên vật liệu chiếm một vị trí vô cùng quan trọng.
Theo yêu cầu của việc quản lý tốt nguyên vật liệu, kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Liên hiệp khoa học sản xuất Quang - hóa - điện tử được thực hiện theo từng loại, từng nhóm vật tư, từng kho, từng loại máy bay và được tiến hành đồng thời trong kho, tại phòng vật tư và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ Các số liệu về vật tư, vật liệu thương xuyên được đối chiếu, kiểm tra giữa kho, phòng vật tư và phòng kế toán. Ở liên hiệp KHSXQ - H - ĐT phần hành kế toán nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu đều được sử lý trên máy tính Vì vậy các công đoạn lập sổ, ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp đều do máy thực hiện theo sự sắp xếp sẵn có. Thủ kho, phòng vật tư và kế toán chỉ phải làm thủ tục ban đầu là tập hợp, liệt kê các chứng từ gốc, liên quan đến nhập - xuất nguyên vật liệu, tạo cơ sở dữ liệu để đưa vào máy tính
1 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho
Công tác kế toán vật liệu do cán bộ phòng thiết bị vật tư, kế toán tại các phân xưởng sản xuất và thủ kho đảm nhận Để theo dõi, phản ánh một cách trung thực tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu cả về số lượng và chất lượng, chủng loại và giá trị vật liệu, liên hiệp đã sử dụng các loại chứng từ sau trong phần hạch toán chi tiết:
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Phiếu lĩnh vật tư - theo hạn mức
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho
Tại kho hàng ngày khi nhận được các chứng từ về tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ, tiến hành mở thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất tồn kho nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng Thẻ kho được mở dùng làm căn cứ để xác định tồn kho dự trữ vật tư và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.
Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và số thực tế của từng loại nguyên vật liệu.
* Chứng từ và thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Căn cứ vào kế hoạch thu mua vật liệu do phòng thiết bị vật tư lập, kế toán nguyên vật liệu cùng với cán bộ vật tư tại các phân xưởng tiến hành mua nguyên vật liệu sau khi có sự ký duyệt của giám đốc hoặc phó giám đốc Khi nguyên vật liệu về đến kho của Liên hiệp, người đi mua nguyên vật liệu sẽ mang hóa đơn mua hàng như: hóa đơn GTGT, hóa đơn cước phí vận chuyển… lên phòng kế toán Thủ kho và kế toán nguyên vật liệu kiểm tra số lượng, quy cách nguyên vật liệu so với hóa đơn, nếu thấy khớp, đúng sẽ tiến hành nhập kho và viết phiếu nhập kho Khi nhập kho, thủ kho phải ký vào phiếu nhập kho Căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho thủ kho vào thẻ kho Các loại vật tư mua về được nhập kho theo đúng quy định thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các nguyên vật liệu trong kho một cách hợp lý khoa học đảm bảo yêu cầu bảo quản của từng loại để tiện cho việc kiểm tra và xuất nguyên vật liệu
Trong trường hợp vật tư mua về có số lượng lớn và có tính kỹ thuật cao, lượng vật tư đó phải được kiểm tra thông qua ban kiểm nghiệm vật tư của Liên hiệp Sau khi tiên hành kiểm nghiệm vật tư, kế toán nguyên vật liệu lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành ba liên Trong đó:
+ Một Liên giao cho thủ kho để lập thẻ kho
+ Một Liên giao cho cán bộ vật tư
+ Một liên lưu tại phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán
Ta có thể thầy rõ trình tự nhập kho nguyên vật liệu qua sơ đồ sau
Tại kho: Tiến hành thủ tục kiểm nhận số thực nhập và cán bộ kiểm tra chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng hàng nhậpPhòng vật tư: căn cứ vào biên bản kiểm nhận, hoá dơn, giấy báo nợ, bieê bản giao nhận hàng,… để lập phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho liên 2: Dùng ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán
Phiếu xuất kho liên 3: Giao cho bộ phận sử dụng NVL lưu giữ
Sơ đồ 04 Trình tự nhập kho NVL tại Liên Hiệp Khoa học Sản xuất Quang - Hoá - Điện tử
Ví dụ: Ngày 07/09/2005, Liên hiệp nhập kho 25lít sơn chống thấm
A 954 với đơn giá 97800 đồng/lít Hóa đơn GTGT được lập như sau:
Biểu 1: Mẫu hóa đơn GTGT của nhà cung cấp
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01/GTGT
Liên 2 (Giao cho khách hàng)
Số: 087876 Đơn vị bán hàng: Công ty Liên doanh sơn ICI Địa chỉ: Hai Bà Trưng - Hà Nội Mã số: 0102121202
Họ tên người mua: Nguyễn Minh Thọ Đơn vị: Liên hiệp khoa học sản xuất Quang - hóa - Điện tử Địa chỉ: 18 Hoàng Quốc Việt - Hà Nội Mã số: 0100520101
Hình thức thanh toán: tiền mặt
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT 10% Cộng tiền hàng: 2.445.000
Tiền thuế GTGT: 244.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 2.689.500
Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu sáu trăm tám mươi chín nghìn năm trăm đồng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Khi mua vật tư có số lượng lớn, đặc tính kỹ thuật cao, thì lượng vật tư đó phải được kiểm tra, thông qua ban kiểm nhiệm Vì dụ: Lượng vật tư trên nếu kiểm tra thì biên bản kiểm nghiệm được lập theo mẫu sau:
Biểu 2: Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư
18 Hoàng Quốc Việt - Hà Nội
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độp lập - Tự do - Hạnh phúc
Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Căn cứ vào hợp đồng số 0125 ngày 30 tháng 8 năm 2005 giữa liên hiệp khoa học sản xuất Quang - Hóa - Điện tử (bên mua) và Công ty
Căn cứ vào các chứng khác có liên quan
Hôm nay ngày 07/09/2005 vào hồi 9h30, ban kiểm nghiệm gồm có:
- Ông Trần Mạnh Hùng - trưởng ban
- Ông Trần Văn Nghiệm - Phó ban
- Ông Đinh Đức Trụ - kỹ thuật
- Ông Đặng Quốc Thắng - kế toán
- Ông Nguyễn Minh Thọ - người mua vật tư
- Bà Mai Thu Hằng - thủ kho
Phương thức kiểm nghiệm: So sánh chất lượng vât tư với thông số kỹ thuật tiêu chuẩn theo quy định của từng loại vật tư để tiến hành kiểm tra, đối chiếu
STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Chất lượng Ghi chú theo hợp đồng Thực hiện
A954 Lít 25 25 Theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Toàn bộ lượng vật tư nhập của Công ty Sơn ICI, đều đảm bảo chất lượng, số lượng theo đúng tiêu chuẩn ký thuật như hợp đồng đã kỹ kết. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sau khi tiến hành kiểm nhiệm chất lượng vật tư hàng hóa đã đảm bảo đúng theo tiêu chuẩn kỹ thuật và đảm bảo được các điều kiện khác, hai bên đồng ý giao nhận lô hàng, và biên bản giao nhận hàng được lập theo mẫu sau:
Biểu 3: Mẫu biên bản giao nhận hàng
Công hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Biên bản giao nhận hàng
Hôm nay ngày 07/09/2005 Địa điểm: Liên hiệp KHSX Q - H - ĐT Đại diện bên giao hàng: Ông: Nguyễn Văn Thắng Đại diện bên nhận hàng: Ông Đinh Đức Trụ
Sau khi xem xét, kiểm tra các điều kiện, hai bên đồng ý giao nhận lô hàng.
- Nội dung: Lô hàng thuộc hợp đồng số 0125 ngày 30 tháng 8 năm
- Thực trạng lô hàng: Đảm bảo đầy đủ điều kiện tiêu chuẩn kỹ thuật.
Ngày …… tháng … năm Đại điện bên giao hàng Đại diện bên nhận hàng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trên cơ sở các hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư, Biên bản giao nhận hàng lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập nhằm mục đích xác nhận số lượng và giá trị vật tư nhập kho, làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng cũng như để xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán Phiếu nhập kho phải đảm bảo ghi rõ đầy đủ thông tin về NVL nhập kho.
Biểu 4: Mẫu phiếu nhập kho vật tư, hàng hóa. Đơn vị: Liên hiệp KHSX Q - H - ĐT Mẫu số: 01-Vt
QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của BTC PHIẾU NHẬP KHO
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Thắng Số: 05
Theo HĐ số 0125 ngày 30 tháng 8 năm 2005 Nợ: 152 của Công ty Có: 111
STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa)
Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Nhập ngày 07 tháng 09 năm 2005 Phụ trách cung tiêu
* Chứng từ và thủ tục xuất kho NVL
Phân xương viết phiếu xin lĩnh vật tư
Phòng vật tư: Căn cứ vào nhu cầu NVL có ở trong kho để viết phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho liên 2: Dùng ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán
Phiếu xuất kho liên 3: Giao cho bộ phận sử dụng NVL lưu giữ
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, căn cứ vào định mức tiêu hao vật liệu cho từng loại sản phẩm, từng hạng mục công trình, các bộ phận sử dụng viết phiếu xin lĩnh vật tư rồi gửi lên phòng vật tư Tuỳ vào nhu cầu vật tư, số lượng vật liệu tồn trong kho, phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho và làm thủ tục để xuất NVL Sau khi người phụ trách ký vào phiếu xuất kho và giao cho người lĩnh vật tư xuống kho để lĩnh Thủ kho thực hiện xuất kho và ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho Ta có thể thấy rõ trình tự xuất kho NVL được tiến hành như sau:
Sơ đồ 05: Trình tự xuất kho NVL tại liên hiệp KHSX Quang - Hoá
Phiếu xuất kho được lập nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng và giá trị NVL xuất kho các bộ phận phân xưởng sử dụng trong các xí nghiệp, làm căn cứ để ghi thẻ kho, hạch toán chi phí sản xuất và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao NVL.
Biểu 5 Mẫu phiếu xuất kho NVL Đơn vị: Liên Hiệp KHSX Mẫu số: 02 - VT
Quang - Hoá - Điện Tử QĐ số 1141 - TC/QĐ/ CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 PHIẾU XUẤT KHO
Họ tên người nhận hàng: Đặng Văn Hùng
Lý do xuất kho: Phục vụ phân xưởng sản xuất vật liệu xây dựng
Xuất tại kho: K1 Liên Hiệp KHSX Quang - Hoá - Điện Tử
STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành Yêu cầu Thực tiền xuất
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Khi xuất vật tư là bán thành phẩm hay NVL luân chuyển nội bộ thì lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo mẫu như sau:
Biểu 6 Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Đơn vị: Liên Hiệp KHSX Mẫu số: 03 - VT
Quang - Hoá - Điện Tử QĐ số 1141 - TC/QĐ/ CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của BTC PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
Họ tên người nhận hàng: Hoàng Văn Thông hợp đồng số: 12731
- Phương tiện vận chuyển: Ôtô
- Nhập tại kho: Kho phân xưởng sản xuất vật liệu xây dựng
STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành Yêu cầu Thực tiền xuất
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Tại kho thủ kho thực hiện ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày NVL về mặt số lượng vào thẻ kho sau khi đã tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ, xác định số lượng NVL thực tế nhập, xuất trên chứng từ Thẻ kho được lập chi tiết cho từng loại NVL Cuối tháng tính ra sốNVL tồn kho Định kỳ, khi đã ghi chép đầy đủ vào thẻ kho, thủ kho gửi chứng từ nhập, xuất kho cho kế toán vật liệu Như vậy, thẻ kho phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL theo chỉ tiêu số lượng Mỗi chứng từ ghi tương ứng với một dòng trên thẻ kho Mỗi thẻ kho được mở trên một tờ sổ hoặc nhiều tờ sổ tuỳ thuộc vào số lượng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh.
Mẫu thẻ kho của Liên Hiệp KHSX Quang - Hoá - Điện Tử được mở như sau:
Biểu 7 Mẫu thẻ kho của Liên Hiệp KHSX Quag - Hoá - Điện Tử. Đơn vị: Liên Hiệp KHSX Mẫu số: 03 - VT
Quang - Hoá - Điện Tử QĐ số 1141 - TC/QĐ/ CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của BTC THẺ KHO
Ngày lập thẻ 20 tháng 9 năm 2005
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Sơn chống thấm A954 Đơn vị tính: Lít
Ngày tháng Nhập Xuất Tồn
05 07/09 Nhập của công ty Sơn ICI 07/09 25 35,5
07 17/09 Xuất kho phục vụ PX sản xuất vật liệu xây dựng
06 18/09 Nhập của Công ty Sơn ICI 18/09 20 35,5
08 19/09 Xuất kho phục vụ phân xưởng quag Hoá
Người lập biểu (Ký, họ tên)
Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Liên Hiệp Khoa học Sản xuất
Liên Hiệp Khoa học Sản xuất Quang - Hoá - Điện Tử áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Phương pháp hạch toán này giúp Liên Hiệp kiểm soát thường xuyê, liên tục có tính hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho trên sổ kế toán.
1 Phân loại nguyên vật liệu và tài khoản hạch toán Để phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, liên hiệp phải sử dụng một số liệu nguyên vật liệu bao gồm nhiều chủng loại quy cách khác nhau, mỗi laoij có vai trò, công dụng và tích lý hoa khác nhau Do đó để đảm bảo quản lý chặt chẽ, có hiệu quả việc tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại NVL, phục vụ cho kế toán thì việc tiến hành phân loại NVL là hết sức cần thiết và không thể thiếu đối với bất kì một doanh nghiệp nào Đối với các doanh nghiệp, việc phân loại NVL có thể theo nhiều tiêu thức khác nhau, còn lại niên hiệp KHSX Quang- Hoá- Điện tử thì nguyên vật liệu được phân loại như sau:
- Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu khi tham gia vaopf quá trình sản xuất sẽ là thành phần chủ yếu cấu thành nêm sản phẩm bao gồm: sắt, thép, xi măng, cát, đá….
- Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không tạo nên thực thể chính của sản phẩm mà có tác dụng làm tăng chất lượng giá trị sản phẩm bao gồm: Sơn chống rỉ, sơn chống thấm, nhựa thông, que hàn…
- Nhiên liệu: bao gồm các loại nhiên kiệu chủ yếu phục vụ cho quá trình sản xuất như : xăng dầu
- Dầu mỡ phụ: bao gồm các loại dầu như dầu bôi trơn, dầu thuỷ lực, dầu Almo 529, … dùng các loại máy phát điện, máy quay ly tâm, máy lối hàn…
- Vật tư thiết bị: bao gồm các máy sàn lọc, máy trộn, ắc quy… phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm
Vật tư khác: bao gồm các loại vật tư hành chính phục vụ gián tiếp cho phana xưởng, tổ đội sản xuất.
Với cách phân loại nguyên vật liệu như trên, kế toán Liên Hiệp sử dụng tài khoản 152 (TK 152)- nguyên liệu, nhiên liệu TK 152 được mở chi tiết như sau:
TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
TK : 1524 : Vật tư thiết bị
Để theo dõi tình hình nhập, xuất NVL của Liên Hiệp, kế toán sử dụng chủ yếu các tài khoản sau quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, đó là các tài khoản (TK)
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
TK 133 : Thuế GTGT được khauas trừ
TK 331: Phải trả người bán
TK 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
2 Hạch toán các nghiệp vụ biến động tăng nguyên vật liệu
Liên hiệp khao học sản xuất Quang- Hoá Điện tử là đơ vị kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế Vật liệu dùng cho quá trình sản xuất và nhập kho của Liên Hiệp chủ yếu là mua ngoài, khi mua nguyên vật có thể thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Khi các phân xưởng sản xuất, các tổ đội có nhu cầu về vật liệu thì phải viất phiếu đề nghị cấp vật liệu gửi lên phòng vật tư và BGD liên hệ xin tạm wmgs tiền để đi mua vật tư khi hàng về, thủ kho cùng người giao vật tư tiến hành kiểm tra vật tư để viết phiếu nhập kho, căn cứ vào hoá đơn GTGT , phiếu nhập kho kế toán vật tư tiến hành định khoản các nghiệp vụ phát sinh rồi vào chứng từ ghi sổ.
Ví dụ: Sử dụng số liệu ở vị trí trên, căn cứ vào các chứng từ đó là :hoá đơn GTGT ngày 07/09/2005; phiếu nhập kho số 05 ta cso định khoản như sau:
- Trường hợp mua vật liệu trả bằng tiền mặt, căn cứ vào phiếu chi, kế toán ghi như sau
- Trường hợp mua nguyên vật liệu bằng chuyển khoản, Liên Hiệp viết giấy uỷ nhiệm chio để ngân hàng nơi Liên Hiệp mở tài khoản trích tiền trả cho người bán.
Ví dụ: Ngày 10/11/2005, Liên hiệp mua 200 m 3 đá xanh, đơn giá 102.000 đồng/m 3 , thuế GTGT 10%, Liên Hiệp thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán dịch khoản như sau:
- Trường hợp mua bằng tiền tạm ứng, căn cứ vào chứng từ giấy đề ghị tạm ứng, kế toán ghi:
Trình tự hạch toán các nghiệp vụ biến động tăng nguyên vật liệu như sau: Từ phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan do thư kho chuyển sang, kế toán vật tư tiến hành kiểm tra, đối chiếu và cắn cứ vào đó để vào các chứng từ ghi sổ.
Biểu 10: Mẫu chứng từ ghi sổ tại Liên Hiệp khoa học sản xuất
CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 28 tháng 11 nawm 2005
STT Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
1 Mua nhập kho vật liệu cát vàng, trả bằng tiền mặt
2 Mua đá xanh trả bằng chuyển kho 152 112 20.400.000
3 Mua sơn chống thấm A954 bằng tiền tạm ứng
4 Mua xăng Mogas 90 bằng tiền mặt 152 112 2.467.500
5 Mua dầu bôi trơn của cửa hàng vật tư thắng lợi
7 Mua dầu diesel trả bằng chuyển khoản 152 112 170.000
Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ
(ký , họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Riêng phần thuế GTGT đầu vào của NVL mua về cũng được kế toán vật tư phản ánh vào một chứng từ ghi sổ riêng để thuận lợi cho việc theo dõi phần thuế GTGT Liên Hiệp quy định chứng từ ghi sổ được lập mỗi tháng một lần vào cuối tháng Đồng thời chứng từ ghi sổ được lập trên nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kì cùng có một nội dung kinh tế sẽ được ghi trên cùng một chứng từ ghi sổ và kế toán phụ trách phần hành kế toán đó Ví dụ, kế toán vật tư sẽ chịu trách nhiệm ghi vào chứng từ ghi vào các ghiệp vụ liên quan đến thu, chi tiền mặt kế toán chi phí và tính giá thành sẽ chịu trách nhiệm vào chứng từ ghi sổ có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế về chi phí và tính giá thành sổ có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế về chi phí và tính giá thành sản phẩm v.v Như vậy, tất cả các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu trong tháng sẽ được ghi sổ và chứng từ ghi sổ này sẽ làm cơ sở để kế toán vật tư vào sổ cái TK 152 Để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập NVL trong tháng, Liên Hiệp sử dụng bảng tổng hợp số phát sinh theo tiểu khoản theo mẫu như sau:
Biểu 11: Mẫu bảng tổng hợp số phát sinh theo tiểu khoản của TK
152 tại Liên Hiệp KHSX Quang- Hoá - Điện tử
Liên Hiệp KHSX Quang- Hoá - Điện tử
TỔNG HỢP SỐ PHÁT SINH THEO TIỂU KHOẢN TÀI KHOẢN 152 Tháng 11 năm 2005
Số hiệu tài khoản Tên tài khoản Phát sinh nợ
Sau khi lập bảng tổng hợp số phát sinh theo tiểu khoản của tài khoản
152, kế toán vật tư lập bảng cân đối phát sinh các tiểu khoản của tài khoản
Biểu 12: Bảng cân đối phát sinh các tiểu khoản của KT 152 tại Liên
Hiệp KHSX Quang - Hoá - Điện tử
Liên Hiệp KHSX Quang - Hoá - Điện tử
CÂN ĐỐI PHÁT SINH CÁC TIỂU KHOẢN TÀI KHOẢN 152 Tháng 11 năm 2005
Tên tài khoản Dư đầu kỳ Số phát sinh Dư cuối kỳ
3 Hạch toán các nghiệp vụ biến động giảm nguyên vật liệu
Quản lý NVL không chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản và dự trữ NVL mà còn quản lý việc xuất dùng vật liệu vì đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu bị chuyển dịch vào giá thành sản phẩm, trong các doanh nghiệp thuộc ngành xây dựng, vật liệu xuất kho chủ yếu là sử dụng cho việc xây lắp các phân xưởng, sản xuất, quản lý sản xuất Vì vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu trong doanh nghiệp phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác giá thực tế của vật liệu xuất kho dùng cho các đối tượng sử dụng cũng như các đối tượng tập hợp chi phí
Tại Liên Hiệp khi NVL mua về và xuất thẳng cho các phân xưởng sản xuất, kế toán tại các phân xưởng sản xuất, kế toán tại các phân xưởng và thư kho có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu số lượng, quy cách, phẩm chất của vật tư với hoá đơn mua hàng, cuối kì các chứng từ này phải được gửi lên phòng kế toán Khi xuất NVL cho hoạt động sản xuất kế toán sử dụng TK 621
Ví dụ: Sử dụng số liệu theo ví dụ trên, căn cứ vào các chứng từ phiếu xuất kho số 07, thẻ kho được lập ngày 20 tháng 9 năm 2005 kế toán vật tư định khoản như sau:
Khi xuất vật tư trực tiếp cho sản xuất, căn cứ vào các chứng từ như trên kế toán ghi:
Có TK 152: 1.956.000Tuỳ vào NVL xuất cho sản xuất mà tài khoản 152 được mở chi tiết cho phù hợp
CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 30 tháng 11 năm 2005
STT Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
1 Xuất kho vật liệu cát vàng cho phân xưởng sản xuất vật liệu
2 Xuất kho vật liệu đá xanh cho PX sản xuất vật liệu xây dựng
3 Xuất kho vật liệu sơn A954 cho xưởng Quang Hoá
4 Xuất kho nhiên liệu dầu Diesel 6211 152 181.284.750
5 Xuất kho nhiên liệu xăng Mogas 6212 152 2.714.250
6 Xuất kho dầu mỡ phụ 6213 152 6.010.000
7 Xuất kho vật tư khác 6218 152 221.000
Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (kỹ, họ tên)
Sau khi vào các chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ kho, báo cáo tổng hợp nhập xuất- tồn NVL và các hcnwgs từ ghi sổ, kế toán tiến hành vào sổ cái cho TK 152 như sau:
Biểu 13 Sổ cái tài khoản 152 tại liên hợp khoa học sản xuất Quang-
SỔ CÁI Tài khoản 152 Tháng 11 năm 2005
Số dư nợ đầu tổng phát sinh trong kỳ số dư nợ cuối kỳ
PN 07 Nhập kho vật liệu tháng
11/2005 phục vụ PX sản xuất vật liệu xd bao gồm:
PN 07 Nhập kho nhiên liệu 112 173.089.770 0.00
PN 07 Nhập kho dầu mỡ phụ 331 5.665.000 0.00
PN 07 Nhập kho vật tư khác 111 195.000 0.00
PX 09 Xuất kho vật liệu
PX 09 Xuấ khẩu kho nhiên liệu 6212 0.00 183.999.000
PX 09 Xuất kho dầu mỡ phụ 6213 0.00 6.010.000
PX 09 Xuất kho vật tư khác 6218 0.00 221.000
HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
Về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Liên hiệp được tổ chức theo mô hình tập trung. Phòng Kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ đến xử lý thông tin trên các báo cáo tài chính và báo cáo tổng hợp Tại các phân xưởng không mở sổ sách và không hình thành bộ máy kế toán riêng mà kế toán tại các phân xưởng tập hợp số liệu ban đầu rồi gửi lên phòng kế toán tài chính Mô hình kế toán tập trung này phù hợp với mô hình quản lý của Liên hiệp vì nó không tạo ra sự phân tán quyền lực trong sản xuất kinh doanh cũng như trong hoạt động tài chính Với hệ thống nhân viên kế toán giầu kinh nghiệm và năng lực nên công tác kế toán được tổ chức tương đối hoàn chỉnh và được chuyên môn hóa cao Đây là đội ngũ kế toán có kinh nghiệm cao, mỗi người đều có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng và đều có lòng say mê công việc Đây là một lợi thế lớn của Liên hiệp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán và công tác quản lý kinh tế của toàn Liên hiệp, đồng thời giúp đẩy nhanh tốc độ, tính chính xác và hiệu quả của việc cung cấp thông tin về nguyên vật liệu Ngoài ra, điều này cũng góp phần tạo ra sự gắn bó, hợp tác,hiểu biết lẫn nhau giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán.
Về vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Hiện nay Liên hiệp đang áp dụng việc ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ Hình thức ghi sổ này rất phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và quy mô của Liên hiệp Hình thức này giúp giảm bớt công việc ghi chép, thuận lợi cho việc lập báo cáo tài chính và rút ngắn thời gian quyết toán Bên cạnh hệ thống sổ tổng hợp theo quy định của Bộ Tài chính, Liên hiệp còn mở thêm hệ thống sổ chi tiết đối với từng loại nguyên vật liệu giúp kế toán theo dõi và nắm bắt thông tin một cách kịp thời.
Về vận dụng hệ thống sổ sách kế toán:
Bên cạnh những ưu điểm của hình thức ghi sổ chứng từ ghi sổ mang lại thì bộ sổ kế toán của Liên hiệp vẫn còn một số hạn chế nhất định đó là: Trong bộ sổ kế toán của Liên hiệp không có bảng phân bổ nguyên vật liệu theo từng phân xưởng và mục đích sử dụng Tại Liên hiệp, đơn vị không theo dõi phân bổ nguyên vật liệu xuất dùng cho từng loại chi phí sản xuất khác nhau Trong quá trình xuất kho để sản xuất, không ghi rõ xuất kho cho bộ phận nào Như vậy, sẽ gặp khó khăn trong quá trình quản lý, và không thể xác định được lượng tiêu hao nguyên vật liệu theo từng phân xưởng do đó gây cản trở cho công tác xác định lượng định mức và lượng hao hụt nguyên vật liệu.
Về hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ
Hệ thống chứng từ kế toán của Liên hiệp đều được lập theo quy định của
Bộ Tài chính Các chứng đều được lập tương đối đầy đủ, hợp lý phản ánh kịp thời và chính xác tình hình biến động về nguyên vật liệu Từ đó nâng cao tính kiểm tra, kiểm soát trong nội bộ Liên hiệp Kế toán luôn thực hiện việc lập và luân chuyển chứng từ theo đúng quy định giúp đảm bảo tính khách quan và tuân thủ của các chứng từ Việc tổ chức, bảo quản, lưu trữ chứng từ khoa học, đầy đủ, dễ kiểm tra, kiểm soát góp phần cung cấp thông tin kịp thời và chính xác Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm đó thì hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ cũng gặp phải một số hạn chế, đó là: chứng từ phiếu nhập kho chưa thật phù hợp với quy định hiện hành còn mang tính hình thức Khi mua vật tư, hàng hóa nhập kho thì chứng từ phiếu nhập kho lại không được lập ngay mà phải đến khi hóa dơn về thì kế toán vật tư mới lập phiếu nhập kho, xin chữ ký của thủ kho và trưởng phòng vật tư Như vậy phiếu nhập kho không đảm bảo được tính pháp lý vì vẫn chưa có chữ ký của người giao hàng. Như vậy, phiếu nhập kho không đảm bảo được quy trình luân chuyển chứng từ và chưa phù hợp với quy định hiện hành Chính điều này đã kéo theo sự bất hợp lý của chứng từ phiếu xuất kho Thời gian xuất kho của vật tư diễn ra trước khi kế toán tiến hành nhập phiếu nhập kho vào trong máy Hàng đã được lập phiếu xuất kho và đã được cập nhật vào máy nhưng phiếu nhập kho vẫn chưa được cập nhật kịp thời gây nên tình trạng xuất một lượng vật tư âm.
Về mặt giá trị thì cuối kỳ vẫn ra một số chính xác nhưng về mặt logic thì không hợp lý và không đảm bảo được nguyên tắc kịp thời trong hạch toán.
4.Về vấn đề phân loại nguyên vật liệu và tài khoản sử dụng Đặc thù nguyên vật liệu tại Liên hiệp khoa học sản xuất Quang - Hóa - Điện tử là rất đa dạng về chủng loại, do đó, căn cứ vào đặc điểm của từng loại vật tư, tính chất lý, hóa cũng như công dụng của mỗi loại mà Liên hiệp đó tiến hành phân loại nguyên vật liệu thành nhiều chủng loại phù hợp với yêu cầu sử dụng Cụ thể Liên hiệp đã chi tiết tài khoản 152 thành các tài khoản
1521, 1522, 1523… tương ứng với chức năng của chúng Cách phân loại này tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý cũng như việc hạch toán và phân tích hiệu quả sử dụng của từng loại nguyên vật liệu Trên cơ sở phân loại này, các nhà quản lý có những biện pháp sử dụng hiệu quả hơn từng loại nguyên vật liệu Tuy nhiên, trong cách phân loại này và việc mở chi tiết cho tài khoản
152 như trên cũng chưa thật hoàn chỉnh vì mỗi loại vật tư lại có nhiều loại khác nhau Khi phát sinh các chi phí liên quan đều hạch toán chung vào cùng một tài khoản Như vậy, không phản ánh được tình hình sử dụng cũng như dự trữ nguyên vật liệu Ví dụ, kế toán mở chi tiết tài khoản 152 thành 1521 - vật liệu, TK 1522- Nhiên liệu, nhưng khi phát sinh các chi phí liên quan đến cả xăng, dầu trong vật tư nhiên liệu thì kế toán chỉ phản ánh trên TK 1522 -Nhiên liệu, mà không theo dõi chi tiết riêng giữa xăng và dầu,… Việc phản ánh như vậy chỉ cung cấp được những thông tin về sự biến động của nhiên liệu chứ không cho biết cụ thể từng loại nhiên liệu biến động ra sao Điều này gây khó khăn cho việc theo dõi đối với những người quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.
Về phương pháp hạch toán nguyên vật liệu
- Về phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Liên hiệp lựa chọn phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Phương pháp này có ưu điểm là phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu ít biến động, ít chủng loại mật độ nhập, xuất không thường xuyên Nhưng tại Liên hiệp số lượng nguyên vật liệu lại tương đối đa dạng, nhiều chủng loại, mật độ nhập, xuất nhiều nên phương pháp này chưa thật phù hợp với đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của Liên hiệp hiện nay. Mặt khác phương pháp này còn có nhược điểm là việc ghi chép dễ bị trùng lặp vì mỗi loại vật liệu phải lập riêng một thẻ ở cả kho và phòng kế toán Do đó, số lượng thẻ quá nhiều sẽ làm mất nhiều công sức ghi chép, đối chiếu, kiểm tra.
- Về phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.
Liên hiệp lựa chọn phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp NVL Đây là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên sổ kế toán Ngoài ra,Liên hiệp đã sử dụng phần mềm kế toán ASiA tạo điều kiện thuận lợi trong công tác tổ chức hạch toán Vì vậy mà thời gian lao động ít nhiều được giảm bớt, hạn chế nhầm lẫn có thể xảy ra trong quá trình hạch toán và xử lý số liệu trên máy tính.
Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Công tác quản lý nguyên vật liệu cũng đạt được những hiệu quả nhất định ở các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu.
- Ở khâu thu mua nguyên vật liệu: Ở khâu này các yêu cầu về chất lượng, giá cả, tính ổn định nhanh chóng,kịp thời đều được đáp ứng Các vật tư chủ yếu, đắt tiền đều được Liên hiệp trực tiếp mua và cung cấp cho các phân xưởng sản xuất Các phân xưởng chỉ được phép mua các vật tư thông thường hoặc các vật tư do thiếu đột xuất màLiên hiệp chưa kịp cung cấp nhưng chính vì điều đó mà Liên hiệp không kiểm soát được giá mua các loại vật tư đó cũng như không theo dõi được quá trình thanh toán với người bán Vì vậy đã tạo khe hở đẻ một số cá nhân có điều kiện thông đồng với nhà cung cấp trong việc gian lận để tăng giá mua NVL Do đó cũng làm ảnh hưởng đến giá xuất kho cũng như giá thành sản phẩm.
- Ở khâu bảo quản nguyên vật liệu.
Nhờ có hệ thống kho tàng được bố trí hợp lý và được trang bị đầy đủ các thiết bị hỗ trợ nên vật tư trong kho luôn được bảo quản ở điều kiện tốt nhất. Đồng thời với định mức dự trữ hợp lý, lượng vật tư tồn kho luôn đảm bảo cung cấp đầy đủ nhu cầu sản xuất mà không gây ứ đọng vốn lưu động quá nhiều và rất phù hợp với đặc tính cơ lý hóa của từng loại vật liệu.
- Ở khâu sử dụng nguyên vật liệu.
Do khi các phân xưởng có nhu cầu xin cấp vật tư để phục vụ quá trình sản xuất, kế toán vật tư cùng phòng vật tư đã tiến hành xem xét, xác định mức tiêu hao NVL để cung cấp đủ số lượng vật tư cần thiết cho sản xuất Việc xây dựng hệ thống định mức tiêu hao NVL có tác dụng tạo cơ sở để đánh giá hiệu quả sử dụng NVL, từ đó giúp nâng cao hiệu quả sử dụng và tránh lãng phí, thất thoát vạt tư vào những việc không cần thiết Tuy nhiên sau khi sử dụng không hết lượng vật tư được cấp, thì số vật liệu thừa không được tiến hành nhập lại kho, nhưng trên cơ sở của công ty cũng không có bút toán ghi âm nào phản ánh số vật liệu thừa để trừ vào chi phí sản xuất Như vậy chi phí sản xuất có thể cao hơn chi phí sản xuất thực tế đơn vị tạo ra.
Về phương pháp tính giá nguyên vật liệu
Hiện nay, Liên hiệp đang áp dụng phương pháp tính giá NVL xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh Đây là phương pháp hiệu quả nhất so với các phương pháp tính giá NVL xuất kho trong điều kiện sản xuất kinh doanh của Liên hiệp.
Bởi vì mặc dù NVL phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh sản phẩm rất đa dạng về chủng loại nhưng không phải do Liên hiệp quản lý hết Liên hiệp chỉ quản lý những loại NVL có giá trị lớn còn những NVL có giá trị nhỏ, hay dùng thì các phân xưởng chịu trách nhiệm quản lý Khi các phân xưởng chịu trách nhiệm quản lý Khi các phân xưởng, cũng như Liên hiệp tiến hành xuấtNVL theo giá thực tế đích danh sẽ đơn giản hơn đồng thời tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán là chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế Giá trị của vật liệu xuất dùng cho sản xuất phù hợp với giá trị sản phẩm mà nó tạo ra.
Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Do đặc thù của một số loại vật tư nên với sự tác động của môi trường, điều kiện bảo quản, điều kiện thời tiết nên dẫn đến hư hỏng, giảm giá trị Mà kế toán công ty lại không tổ chức hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho, chính vì thế phần giá trị hư hỏng không được phản ánh vào sổ kế toán Liên hiệp không tổ chức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (HTK) tức là chưa đề cập đến những rủi ro có thể xảy ra do sự sụt giá của HTK Đặc biệt là trong điều kiện hiện nay có nhiều bất ổn cả về kinh tế lẫn chính trị gây ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình kinh tế xã hội nói chung và kinh tế Liên hiệp nói riêng Điều này được thể hiện ở giá cả các loại mặt hàng tăng đặc biệt là các loại hàng hóa trong lĩnh vực xây dựng như giá xăng, dầu, giá sắt, thép,… tăng lên làm cho chi phí sản xuất cũng tăng theo Do đó, để có thể tránh được những rủi ro có thể xảy ra Liên hiệp nên lập dự phòng giảm giá HTK.
Qua phân tích tình hình chung của công tác kế toán NVL tại Liên hiệp có thể thấy rằng công tác kế toán NVL được tổ chức tương đối khoa học, bảo đảm tuân thủ theo chế độ kế toán ở những phương diện nhất định và đã phần nào phù hợp với yêu cầu của Liên hiệp Do đó tạo điều kiện quản lý chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL, tính toán và phân bổ chính xác giá trị NVL cho từng đối tượng sử dụng Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm đó, công tác hạch toán kế toán NVL không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót mà nếu được khắc phục kịp thời sẽ góp phần làm cho công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng được ngày càng hoàn thiện hơn.
