Bài giảng Quản lý dự án: Chương 3- GV. Nguyễn Quốc Ấn
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN KHÁI NIỆM Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, theo dõi bao quát tất phương diện, thành phần can dự dự án, nhằm đạt mục tiêu cách chắn tiêu chuẩn chi phí, thời gian chất lượng dự án ĐẶC ĐIỂM 2.1 Các thành phần liên quan Dự án phải đạt mục tiêu giới hạn thời gian, chi phí, chất lượng thỏa mãn thành phần liên quan, gồm: Các thành phần liên quan - Chủ đầu tư - Nhà thầu - Những người thụ hưởng lợi ích tạo dự án - Các nhà tư vấn - Chính phủ người có quyền lực địa phương - Các nhà tài trợ - Dân chúng địa phương thực dự án 2.2 SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN LÝ DỰ ÁN Là dựa vào tính chất ảnh hưởng rộng lớn dự án Vì vậy, phải thường xuyên kiểm tra chặt chẽ mục tiêu, tiến độ, chi phí chất lượng giai đoạn Đó ngun tắc quản lý dự án 2.3 NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA Khơng có dự án quan trọng làm thời gian, mức ngân sách với đội ngũ mà bắt đầu Dự án bạn Dự án tiến triển cách nhanh chóng hồn thành 90%, sau trì mức hồn thành 90% mãi NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA Một lợi mục tiêu dự án không rõ ràng bạn tránh lúng túng việc ước lượng chi phí tương ứng Khi thứ tốt, vài thứ sai Khi thứ xuất dường tốt hơn, bạn có cường điệu vài điều NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA Nếu nội dung dự án phép thay đổi cách tự do, tỷ lệ thay đổi cao tỷ lệ tiến dự án Khơng có hệ thống hồn tồn khơng có lỗi Sự cố gắng khắc phục lỗi hệ thống không tránh khỏi việc dẫn đến lỗi mà khó tìm thấy NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA Một dự án hoạch định cách cẩu thả làm thời gian dài gấp ba lần thời gian kỳ vọng Một dự án hoạch định cách cẩn thận kéo dài gấp hai lần Đội dự án ghét cay ghét đắng việc báo cáo tiến trình biểu lộ cách rõ ràng chậm trễ tiến trình họ 2.4 TIÊU CHUẨN THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN Chất lượng kết dự án Sự thỏa mãn người liên quan đến dự án Chi phí Thời gian HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN: Là xếp phận tổ chức thành thể thống với quan hệ nhiệm vụ quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên môi trường nội thuận lợi hướng tới hoàn thành mục tiêu chung 3.1 Tổ chức theo chức năng: Ban lãnh đạo Phịng kế hoạch Tài Nhân Dự án Kỹ thuật Tổ chức theo chức Trong đơn vị phân chia phận theo chức chun mơn Thí dụ phịng kế hoạch, phịng tài chính, phịng nhân sự, Các phận chun mơn tham gia theo dõi dự án Ưu điểm: - Tập trung chuyên gia giỏi lĩnh vực chun mơn khác nên có điều kiện trao dồi nâng cao lực cho nhân viên, bảo đảm hoạt động bình thường đơn vị - Các chuyên gia lúc tham gia nhiều dự án khác nên dễ theo dõi phân phối nguồn lực cho dự án - Bất kỳ phận chun mơn theo dõi quản lý dự án yêu cầu Nhược điểm: - Không cho thấy chủ thể chịu trách nhiệm toàn dự án (chủ nhiệm hay giám đốc dự án) - Các phận chức không tập trung cho dự án cách hợp lý khiến dự án bị coi nhẹ - Khơng khuyến khích đóng góp tích cực thành viên tham gia (vì dự án khơng quản lý tập trung, khơng có chủ nhiệm) 3.2 Hình thức tổ chức theo dự án: Ban lãnh đạo nắm quyền chủ nhiệm (hay giám đốc) chủ nhiệm dự án lại có phận chun mơn xí nghiệp nhỏ (SBU: Small business units) Ban lãnh đạo Dự án A Dự án B Dự án C Ưu điểm: - Đảm bảo quyền hạn tính độc lập cho chủ nhiệm dự án Giúp chủ nhiệm dự án có điều kiện tập trung nguồn lực thúc đẩy dự án - Hình thành ê-kíp dự án, có tác dụng kích thích tính tích cực thành viên dự án - Dễ dàng quản lý công việc người tiến độ thực dự án Nhược điểm: - Lãng phí nguồn lực (nhiều cơng việc trùng lắp dự án) - Cạnh tranh dự án huy động nguồn lực đơn vị - Nguy dự án chệch mục tiêu chung đơn vị 3.3 Hình thức tổ chức hỗn hợp (Mix): Là hình thức dự án thực đan xen với phận chức tổ chức Ban lãnh đạo Dự án A Tài Kế hoạch Dự án B Nhân Ưu điểm: - Khắc phục số tồn hình thức tổ chức theo chức theo dự án - Chỉ áp dụng cho công ty thực số vài dự án với qui mơ khơng lớn (Cịn tồn nhược điểm hình thức tổ chức chức năng) 3.4 Hình thức tổ chức tham mưu: Là hình thức tổ chức thực dự án độc lập có liên kết chặt chẽ phận chức đơn vị Đặc điểm: - Bảo đảm mối liên kết chặt chẽ thành viên dự án với phận chức - Khắc phục nhược điểm hình thức tổ chức hỗn hợp - Chỉ áp dụng công ty thực số dự án quan trọng Sơ đồ tổ chức tham mưu: Ban lãnh đạo Dự án Tài chánh Kế hoạch Nhân 3.5 Hình thức tổ chức theo ma trận: Được áp dụng đơn vị lớn lúc tổ chức thực nhiều dự án khác Mỗi dự án chịu điều phối chủ nhiệm dự án tham gia chuyên viên phận chuyên môn Hình thức tổ chức theo ma trận: • Ưu điểm: - Sử dụng tối đa phân phối hợp lý nguồn lực đơn vị - Cùng lúc thực nhiều cơng trình khác • Nhược điểm: - Có chồng chéo va chạm quyền lực chủ nhiệm dự án với trưởng phận - Kế hoạch điều phối phải thật chặt chẽ Ban lãnh đạo Kế hoạch Các Dự án A chủ nhiệm Dự án B dự án Dự án C Nhân Tài Tiếp thị ... án - Các nhà tư vấn - Chính phủ người có quyền lực địa phương - Các nhà tài trợ - Dân chúng địa phương thực dự án 2.2 SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN LÝ DỰ ÁN Là dựa vào tính chất ảnh hưởng rộng lớn dự. .. thành viên dự án - Dễ dàng quản lý công việc người tiến độ thực dự án Nhược điểm: - Lãng phí nguồn lực (nhiều cơng việc trùng lắp dự án) - Cạnh tranh dự án huy động nguồn lực đơn vị - Nguy dự án... hay giám đốc dự án) - Các phận chức không tập trung cho dự án cách hợp lý khiến dự án bị coi nhẹ - Khơng khuyến khích đóng góp tích cực thành viên tham gia (vì dự án khơng quản lý tập trung,