Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động
động kinh doanh tại Công ty SXKD Đầu tư và Dịch vụ Việt Hà
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Sản xuất Kinh doanh Đầu tư và Dịch vụ Việt Hà tiền thân là
Xí nghiệp nước chấm thành lập năm 1966 trực thuộc sở Công nghiệp thành phố Hà Nội Sản phẩm của xí nghiệp là nước chấm và giấm, các sản phẩm đều sản xuất theo chỉ tiêu, kế hoạch pháp lệnh, giao nộp để phân phối theo chế độ tem phiếu.
Thời kì từ năm 1987 đến năm 1993, có những thay đổi trong chính sách vĩ mô của Nhà nước Theo quyết định số 217/HĐBT ngày 14/11/1987 đã xác lập và khẳng định quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Từ đây nhà máy đã hoàn toàn tự chủ,được quyền huy động mọi nguồn vốn và chủ động xác định phương án sản xuất kinh doanh.
Với dây chuyền sản xuất bia lon hiện đại, tháng 6 năm 1992 nhà máy đổi tên thành nhà máy bia Việt Hà, theo quyết định số 1224/QĐUB của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội Từ đây sản phẩm của nhà máy bia Việt Hà được người tiêu dùng ưa chuộng và được nhiều giải thưởng lớn trong nước và quốc tế Tháng 2/1993 bia Halida được tổ chức quản lý chất lượng Liên hiệp Anh tặng cúp bạc về chất lượng Carlberg nổi tiếng của Đan Mạch (1/4/1993). Tháng 10/1993 liên doanh chính thức đi vào hoạt động với tên gọi “ Nhà máy bia Đông Nam Á” phần góp vốn của nhà máy bia Việt Hà là 72,67 tỉ đồng, chiếm 40% tổng số vốn liên doanh.
Ngày 2/11/1994 nhà máy bia Việt Hà đổi tên thành công ty bia Việt Hà với sản phẩm chủ yếu là bia hơi chất lượng cao Ngoài ra công ty còn đầu tư vào dây chuyền sản xuất nước khoáng OPAL Hiện nay sản phẩm này còn đang thử nghiệm và xâm nhập vào thị trường.
Năm 1998, theo quyết định số 35/98/QĐUB ngày 15/9/1998 của UBND thành phố Hà Nội chủ trương cổ phần hoá DN nhà nước, công ty đã tiến hành cổ phần hoá phân xưởng sản xuất bia số 57 Quỳnh Lôi thành công ty cổ phần Công ty bia Việt Hà giữ số cổ phiếu chi phối 20% Như vậy công ty bia Việt Hà là công ty có nhiều mô hình sản xuất: sản xuất, kinh doanh đầu tư và dịch vụ.
Ngày 4/9/2002 căn cứ theo quyết định số 6130/QĐUB của UBND Thành phố Hà Nội, Công ty bia Việt Hà đổi tên là
“Công ty sản xuất kinh doanh Đầu t và dịch vụ Việt Hà” Đợc xây dựng và phát triển trong thời kỳ đổi mới Ngay từ khi ra đời, với các hoạt động đầu t hiệu quả, sự lựa chọn công nghệ và thiết bị tiên tiến, hệ thống quản lý chất lợng cao ISO, đặc biệt vận dụng một cách khoa học các kinh nghiệm Marketing quốc tế đặc thù văn hóa Việt Nam, bia Việt Hà đã đợc ngời tiêu dùng mến mộ Cụng ty luụn tự tin với thương hiệu bia Việt Hà Phương châm hoạt động của Công ty: Sẵn sàng liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của mình; thực hiện lấy chất lượng sản phẩm làm hàng đầu và luôn đáp ứng yêu cầu đa dạng của mọi khách hàng đến với Công ty nhằm mục tiêu xây dựng Công ty ngày càng phát triển vững mạnh, nâng cao uy tín và vị thế trên thị trường.
1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
Tổ chức bộ máy của Công ty SXKD Đầu tư và Dịch vụ Việt Hà theo phương thức tổ chức trực tuyến - chức năng Theo phương thức tổ chức này, Tổng Giám đốc được sự giúp sức của các phó Tổng Giám đốc, các phòng ban chức năng trong việc nghiên cứu, bàn bạc tìm giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp Những quyết định quản lý do các phòng chức năng nghiên cứu, đề xuất khi được Tổng Giám đốc thông qua, biến thành mệnh lệnh được truyền đạt từ trên xuống dưới theo tuyến đã quy định Kiểu cơ cấu tổ chức này vừa phát huy năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, vừa đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến.
Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty SXKD Đầu tư và Dịch vụ Việt Hà gồm ban giám đốc và các phòng ban chức năng Ban giám đốc gồm: Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc hành chính, Phó tổng giám đốc sản xuất, Phó tổng giám đốc marketing Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của Ban giám đốc như sau:
Tổng Giám đốc là người có quyền cao nhất có trách nhiệm quản lý mọi hoạt động của công ty trên cơ sở thực hiện, chấp hành đúng đắn các chính sách của Nhà nước.
Các Phó tổng Giám đốc: là người giúp Tổng Giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo sự phân công của Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về nhiệm vụ được phân công và thực hiện.
Các phòng ban chức năng của Công ty SXKD Đầu tư và Dịch vụ Việt
+Phòng tổ chức: Phòng Tổ chức có nhiệm vụ nghiên cứu, lập phương án tổ chức bộ máy quản lý, sản xuất; tổ chức tuyển dụng và đào tạo cán bộ,công nhân; tổ chức thực hiện thoả ước lao động tập thể nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động; kết hợp với các phòng ban chức năng giải quyết các vấn đề về lao động như: chế độ tiền lương, an toàn lao động.
+Phòng hành chính: Phòng Hành chính có nhiệm vụ quản lý con dấu, văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng
+Phòng kỹ thuật: Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm về quá trình sản xuất, vận hành dây chuyền đảm bảo sản phẩm sản xuất đúng tiêu chuẩn, chất lượng.
+Phòng Tài chính – Kế toán: Phòng Tài chính - Kế toán là bộ phận tham mưu cho Ban Giám đốc về quản lý công tác tài chính kế toán, thống kê theo chế độ hiện hành của Nhà nước Phòng Tài chính - Kế toán có trách nhiệm ghi chép, phản ánh, tính toán các số liệu về tình hình luân chuyển vật tư, tài sản, tiền vốn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị; giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị, thu chi tài chính, thanh toán tiền vốn; lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo quy định hiện hành
+Phòng kế hoạch vật tư: Phòng kế hoạch vật tư chịu trách nhiệm về lập kế hoạch, mua nguyên vật liệu, giao nhận quản lý, vật liệu, phương tiện và các công cụ, dụng cụ cung cấp cho các bộ phận trong Công ty trong quá trình sản xuất.
+ Phòng bán hàng: phòng bán hàng chịu trách nhiệm về việc phân phối sản phẩm ra thị trường, quản lý các đại lý, cửa hàng giới thiệu sản phẩm.
+Phòng Marketing: phòng marketing có nhiệm vụ chính là nghiên cứu và phát triển thị trường cho sản phẩm, đề ra các chiến lược quảng cáo, truyền thông để mở rộng thị trường.
Sơ đồ 01: Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Công ty
SXKD Đầu tư và Dịch vụ Việt Hà
Phó TGĐ marketing toán Kế trưởng
TGĐ Phó tổ chức hành
Phòng Hành chính máy bia Nhà Việt Hà Phòng Kỹ thuật
Phòng Tài chính kế toán
Phòng Kế hoạch vật tư
Phòng marketting máy Nhà nước Opal
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty
1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty Sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt Hà được tổ chức theo hình thức tập trung
Tổ chức bộ máy kế toán theo phương thức trực tuyến Các nhân viên phòng Tài chính - Kế toán nhận và thi hành mệnh lệnh của Kế toán trưởng.
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của những người dưới quyền mình.
Cụ thể, chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán như sau:
+Kế toán trưởng: Có trách nhiệm tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ ghi chép sổ sách ban đầu, tổ chức bảo quản hồ sơ đồng thời theo dõi phần kế toán tổng hợp và các phần hành kế toán khác.
+Phó kế toán trưởng: có nhiệm vụ quản lý, theo dõi các phần hành kế toán chung và trực tiếp đảm nhận phần hành kế toán tổng hợp, hạch toán chi phí giá thành sản phẩm và lập báo cáo kế toán.
+Kế toán vật tư và TSCĐ:
Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiên có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng của TSCĐ trong phạm vi toàn công ty cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc gìn giữ, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong toàn công ty; tính và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của TSCĐ; mở thẻ theo dõi đối với từng TSCĐ; kiểm kê TSCĐ khi có quyết định.
+Kế toán tiền lương và BHXH: Thực hiện các công việc liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương gồm: Lập, ghi chép, kiểm tra và theo dõi công tác chấm công và bảng thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty; tính ra số tiền lương, số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng các quy định của nhà nước; căn cứ vào bảng duyệt lương của cả đội sản xuất và khối gián tiếp của công ty kế toán tiến hành thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Có kế hoạch rút tiền mặt, tiền vay để chi tiêu, theo dõi tiền gửi, các khoản tiền gửi, tiền vay của các ngân hàng trong công ty, báo cáo số dư hàng ngày tiền gửi và tiền vay của công ty với trưởng phòng và với giám đốc, báo cáo với trưởng phòng về kế hoạch trả nợ vay đối với từng ngân hàng; kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ dùng để chuyển tiền, kiểm tra lại tên đơn vị, số tài khoản, mã số thuế, tên ngân hàng mà mình chuyển tiền vào đó, báo cáo với Trưởng phòng những trường hợp bất hợp lý, sai sót.
+Kế toán thanh toán: là người có nhiệm vụ theo dõi các khoản tiền mặt trong thanh toán với khách hàng và với CNV
+Kế toán theo dõi doanh thu và công nợ: có nhiệm vụ theo dõi việc nhập xuất kho thành phẩm, xác định doanh thu, và các khoản công nợ của khách hàng.
Kế toán chi phí tính giá thành
Lập báo cáo kế toán
Sơ đồ 02: Tổ chức bộ máy kế toán Công ty SXKD Đầu tư và dịch vụ Việt Hà
1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán
Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chung, đây là hình thức đang được nhiều công ty áp dụng rộng rãi vì việc ghi chép theo hình thức này đơn giản, dễ đối chiếu và kiểm tra Với khối lượng công việc kế toán của Công ty Việt Hà là rất lớn thì hình thức này là hoàn toàn phù hợp. Để thực hiện công việc kế toán tổng hợp TSCĐ kế toán căn cứ vào hồ sơ TSCĐ để ghi vào Sổ Nhật ký chung, sau đó dựa vào Sổ Nhật ký chung kế toán vào Sổ Cái các tài khoản có liên quan Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ và Sổ Cái các tài khoản 211,
212, 214 sau đó lên các báo cáo Có thể khái quát trình tự ghi sổ TSCĐ theo hình thức kế toán Nhật ký chung qua sơ đồ 2.3:
Chứng từ tăng, giảm TSCĐ
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ chi tiết TSCĐ NHẬT KÝ CHUNG
Bảng tổng hợp chi tiết tăng, giảm TSCĐ
Sơ đồ 03: Trình tự ghi sổ TSCĐ theo hình thức kế toán
Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
1.2.3 Đặc điểm sản phẩm và thị trường tiêu thụ
Thị trờng tiêu thụ chủ yếu sản phẩm bia hơi của Công ty bia Việt Hà là Thành phố Hà Nội, các quận huyện nội thành, ngoại thành và một số tỉnh nh Yên bái, Lao Cai, Quảng Ninh, Hà Tây, Bắc Ninh, Hng Yên, Hà Nam, Thái Bình, Ninh Bình, ,Thanh Hoá, Nghệ An, Đà Nẵng, …
Hiện nay, Công ty có khoảng trên 1000 điểm tiêu thụ với sản lợng tiêu thụ bình quân một ngày là 100 lít/điểm tiêu thụ Đối tợng khách hàng chủ yếu của Công ty là nhân dân lao động
Kênh phân phối của Công ty chủ yếu thông qua những ngời bán lẻ, đó là các hộ gia đình và các cửa hàng đăng ký làm đại lý tiêu thụ cho Công ty Số hộ gia đình đăng ký làm đại lý không ngừng tăng, làm tăng nhanh tốc độ tiêu thụ và sản xuất của Công ty Việc sử dụng kênh tiêu thụ thông qua các hộ gia đình là một phơng pháp hữu hiệu, làm cơ sở mở rộng thị trờng Thông qua mạng lới này, Công ty có thể quảng cáo sản phẩm của mình tới quảng đại quần chóng.
Thị phần của Công ty trên thị trờng ngày một tăng Đối thủ cạnh tranh lớn nhất của Công ty là Công ty bia Hà Nội Với u thế về vốn và thời gian tồn tại, Công ty bia Hà Nội luôn là đối thủ dẫn đầu thị trờng bia hơi tại Hà Nội Mặc dù vậy,theo nghiên cứu thị trờng thì thị phần sản phẩm bia hơi của Công ty Bia Hà Nội trong một số năm gần đây đang giảm dần và thay vào đó là sản phẩm bia hơi của Công ty Việt hà.
Năm 1998, thị phần của Công ty Bia Hà Nội là 34% vàCông ty Bia Việt Hà là 13% nhng đến nay thì thị phầnCông ty Bia Việt Hà tăng lên là 18% thì Bia Hà Nội giảm còn26% Điều này chứng tỏ khả năng cạnh tranh của sản phẩm bia hơi do Công ty Việt Hà sản xuất ngày một tăng và đang dần chiếm lĩnh thị trờng.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY SXKD ĐẦU TƯ VÀ DỊCH VỤ VIỆT HÀ
Đặc điểm, phân loại và công tác quản lý tài sản cố định hữu hình tại Công ty SXKD Đầu tư và dịch vụ Việt Hà
2.1.1 Đặc điểm và phân loại Để tạo điều kiện cho công tác quản lý và hạch toán TSCĐ thì việc phân loại TSCĐ nhất thiết phải được tiến hành Hiện nay Công ty áp dụng phân loại TSCĐ theo các cách sau đây nhằm quản lý và sử dụng TSCĐ một cách hiệu quả:
- Phân loại TSCĐ theo nguồn cấp
- Phân loại TSCĐ theo đặc trưng kỹ thuật.
- Phân loại TSCĐ theo theo tình hình sử dụng.
- Phân loại theo quyền sở hữu
* Phân loại theo nguồn cÊp
Công ty phân loại TSCĐ theo cách này nhằm phân tích các nguồn hình thành TSCĐ, trên cơ sở đó có biện pháp khai thác sử dụng các nguồn vốn và theo dõi kiểm tra được tình hình thanh toán các khoản vay đầu tư vào TSCĐ đúng thời hạn TSCĐ của Công ty hiện nay được hình thành từ những nguồn cơ bản là nguồn vốn do Ngân sách Nhà nước cấp và nguồn vốn tự bổ sung, nguồn vốn vay Ngân hàng và các nguồn khác Năm 2006 nguồn vốn tự bổ xung chiếm tỷ trọng lớn nhất (chiếm 51,25%) và nguồn vốn vay để đầu tư vào TSCĐ cũng không nhỏ (chiếm 13,17%) Điều này chứng khả năng huy động vốn của Công ty rất hiệu quả Nguồn hình thành TSCĐ của công ty qua 2 năm 2006, 2007:
Biểu 01: Nguồn c Êp TSCĐ qua 2 năm 2006, 2007
Nguyên giá HM luỹ kế Nguyên giá HM luỹ kế
Từ số liệu trên ta nhận thấy giá trị hao mòn luỹ kế chiếm khoảng 2/3 so với nguyên giá của của TSCĐ chứng tỏ các tài sản cố định đã khấu hao gần hết đồng nghĩa với việc TSCĐ đã cũ, đã sử dụng trong thời gian dài do đó công ty cần chú ý đến tình trạng của TSCĐ để có phương án thay thế kịp thời những tài sản cũ, lạc hậu, thay thế vào đó những phương tiện, thiết bị mới làm việc hiệu quả và năng suất hơn Cuối năm 2006 công ty bắt đầu tư nguồn vốn vay để mua TSCĐ do vậy giá trị hao mòn luỹ kế của TSCĐ đầu tư bằng nguồn vốn vay năm 2006 bằng 0, đây là TSCĐ mới, tiên tiến hiện đại sẽ đem lại năng suất cũng như hiệu quả làm việc cao hơn TSCĐ ngày càng được chú trọng đầu tư với việc giá trị nguồn hình thành tài sản không ngừng tăng qua các năm Chứng tỏ Công ty ngày càng phát triển hơn và quy mô vốn được mở rộng.
* Phân loại theo đặc trưng kỹ thuật.
Phân loại theo cách này cho biết được kết cấu TSCĐ ở Công ty theo đặc trưng kỹ thuật được chia thành 5 nhóm, tỷ trọng TSCĐ của mỗi nhóm, từ đó có biện pháp quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại TSCĐ của từng nhóm.
BiÓu 02 : TSCĐ phân loại theo đặc trưng kỹ thuật qua 2 năm 2006,
2007 Đơn vị: Việt Nam đồng
Nguyên giá HM luỹ kế Nguyên giá HM luỹ kế
Nhà cửa, vật kiến trúc (TK 2112) 17.235.684.263 7.325.624.325 18.190.139.934 8.752.679.531
Máy móc, thiết bị (TK 2113) 32.356.623.546 23.256.865.356 33.673.035.354 25.809.777.672
Phương tiện vận tải (TK 2114) 21.889.175.825 8.391.323.952 23.229.702.133 10.678.089.689
Tài sản cố định khác 100.235.063 102.774.603 154.161.905 154.161.905
Từ bảng trên ta thấy TSCĐ của công ty năm 2007 tăng so với năm
2006, tuy số lượng tăng không đáng kể (Gần 2 tỷ đồng) nhưng đây chứng tỏ
Công ty làm ăn ngày càng hiệu quả và mở rộng quy mô.
* Phõn loại theo tình hình sử dụng
Phân loại theo cách này để đánh giá chất lượng, hiệu quả hoạt động của TSCĐ của Công ty, từ đó có phương án đầu tư, mua sắm, trang bị TSCĐ mới hợp lý, bảo đảm khả năng phục vụ sản xuất Căn cứ vào tình hình sử dụng TSCĐ ở Công ty, TSCĐ được chia thành 2 loại như sau: TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh và TSCĐ chờ xử lý
BiÓu 03: TSCĐ phân chia t heo t×nh h×nh năm 2006, 2007 Đơn vị: Việt Nam đồng
Nguyên giá Đã khấu hao
Nguyên giá Đã khấu hao
Năm 2005 TSCĐ của công ty chờ để xữ lý là không có, bước sang năm 2006 TSCĐ chờ xử lý là 1.235.123.569 đồng, số khấu hao luỹ kế là
562.451.126 đồng điều này chứng tỏ công ty đang từng bước đổi mới TSCĐ thay thế những tài sản khấu hao đã gần hết bằng những tài sản mới hiện đại hơn tiên tiến hơn tạo điều kiện nâng cao năng suất và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
* Phân loại theo quyền sở hữu.
Theo cách phân loại này TSCĐ của công ty được chia thành 3 loại: TSCĐ thuộc quyền sở hữu của công ty, TSCĐ thuê tài chính và TSCĐ thuê hoạt động Cách phân loại này cho ta thấy được TSCĐ hiện có của công ty là bao nhiêu, trong số đó bao nhiêu thuộc quyền sở hữu của công ty từ đó công ty có biện pháp thuê hoặc mua sắm, trang bị thêm TSCĐ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Biểu 04: TSCĐ của công ty phân chia theo quyền sở hữu qua 2 năm 2006, 2007 Đơn vị: VND
Nguyên giá HM luỹ kế Nguyên giá HM luỹ kế
TSCĐ thuộc công ty 73.246.403.473 40.060.696.277 74.794.671.853 46.628.774.640 TSCĐ thuê Tài chính 438.635.786 18.248.348 438.635.786 24.368.660
Từ số liệu trên ta nhận thấy hầu hết TSCĐ mà công ty đang sử dụng thuộc quyền sở hữu của công ty TSCĐ thuê tài chính chỉ chiếm một phần rất nhỏ, điều này cho thấy công ty chủ động về tài sản để sản xuất kinh doanh TSCĐ thuê hoạt động qua 2 năm không có tức là Công ty chưa phải huy động TSCĐ bên ngoài để phục vụ cho hoạt động sản xuất của mình
2.1.2 Công tác quản lý tài sản cố định hữu hình tại Công ty SXKD Đầu tư và dịch vụ Việt Hà
Tại Công ty, TSCĐHH được quản lý cả về mặt hiện vật và mặt giá trị:
Phòng kỹ thuật quản lý TSCĐHH về mặt hiện vật, lập sổ theo dõi ghi chép về công tác quản lý các loại tài sản thuộc Công ty, quản lý toàn bộ hồ sơ dây chuyền sản xuất, máy móc, theo dõi bằng sổ sách các biến động về TSCĐHH Phòng kỹ thuật giao trách nhiệm quản lý, sử dụng TSCĐHH cho các bộ phận sủa dụng, có chế tài xử lý trong các trường hợp sử dụng TSCĐHH sai mục đích, trường hợp làm hư hỏng, làm mất TSCĐHH
Công tác quản lý TSCĐHH về mặt giá trị được thực hiện ở phòng Tài chính - Kế toán Tại đây, kế toán lập sổ sách, ghi chép và theo dõi tình hình biến động tăng, giảm TSCĐHH trong phạm vi toàn Công ty cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐHH, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản TSCĐHH và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐHH trong Công ty Phòng Tài chính - Kế toán theo dõi mọi biến động của TSCĐHH theo ba chỉ tiêu giá trị (nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại) chi tiết cho từng TSCĐHH.
Kế toán chi tiết tài sản cố định hữu hình tại Công ty SXKD Đầu tư và dịch vụ Việt Hà
2.2.1 Tại bộ phận sử dụng
Khi bàn giao TSCĐ cho các bộ phận sử dụng, kế toán lập biên bản giao nhận TSCĐ Các bộ phận sử dụng sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng theo dõi tình hình biến động TSCĐHH do các tổ quản lý, sử dụng Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu: Số hiệu, ngày tháng chứng từ của nghiệp vụ về TSCĐHH phát sinh, tên, nhãn hiệu, quy cách TSCĐHH, số lượng, đơn giá, thành tiền của TSCĐHH tăng hoặc giảm. Mỗi đơn vị sử dụng phải mở một sổ riêng, trong đó ghi tăng, giảm TSCĐHH căn cứ vào các chứng từ tăng giảm TSCĐHH theo thứ tự thời gian phát sinh các nghiệp vụ
Ví dụ: Ngày 5/10/2007 Công ty mua một ôtô bán tải hiệu Vinaxuki, trị giá 248.065.291 đồng bàn giao cho tổ vận tải Kế toán lập biên bản giao nhận và ghi sổ chi tiết như sau:
Biểu 05 Biên bản giao nhận TSCĐ
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ
- Căn cứ Quyết định số 369 QĐ/VT-TB ngày 18 tháng 09 năm 2007 của Giám đốc Công ty SXKD Đầu tư và Dịch vụ Việt Hà về việc bàn giao TSCĐ
- Ông Phạm Thế Bồi Chức vụ: TP Kỹ thuật Đại diện bên giao
- Ông Đỗ Đức Thắng Chức vụ: Tổ trưởng tổ vận tải Đại diện bên nhận
2 Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau:
Năm đưa vào sử dụng
Giá mua CPVC, lắp đặt - Nguyên giá
1 Ôtô vận tải hiệu Huyndai 29Y-3384 Việt
Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ Người nhận Người giao
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu 06: Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng
Ghi tăng tài sản cố định Ghi giảm tài sản cố định
Chứng từ Tên, nhãn hiệu, quy cách TSCĐ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Chứng từ Lý do Số lượng Thành
2.2.2 Tại phòng Tài chính - Kế toán
Phòng Tài chính - Kế toán phối hợp với phòng kỹ thuật để quản lý TSCĐHH Phòng kỹ thuật tổ chức kiểm tra tình trạng kỹ thuật, năng lực hoạt động của TSCĐHH, nghiệm thu và lập biên bản bàn giao đưa vào sử dụng, hồ sơ tăng giảm TSCĐHH Sau đó gửi các chứng từ liên quan tới phòng Tài chính
- Kế toán Phòng Tài chính - Kế toán tiến hành sao chép cho mỗi đối tượng một bản để lưu vào hồ sơ tài sản và giữ lại bản gốc để làm căn cứ kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp Sau đó phòng Tài chính - Kế toán tiến hành đánh số TSCĐHH để quản lý, theo dõi Số hiệu TSCĐHH được mã hoá theo từng loại TSCĐ kết hợp với nguồn hình thành và theo thứ tự thời gian đưa vào sử dụng
Phòng Tài chính - Kế toán sử dụng các sổ sau để thực hiện công tác kế toán chi tiết TSCĐHH: sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ, sổ theo dõi TSCĐ và sổ tổng hợp TSCĐ Sổ tổng hợp TSCĐ được lập cho toàn bộ TSCĐ ở Công ty phân theo nguồn hình thành và chi tiết cho từng loại TSCĐ MỗiTSCĐHH được lập một thẻ TSCĐ để theo dõi Thẻ được lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ của Công ty Trong suốt quá trình sử dụng thẻ TSCĐ được lưu giữ tại phòng Tài chính - Kế toán Căn cứ để lập thẻ TSCĐ là biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản nghiệm thu TSCĐ và một số tài liệu liên quan khác như hoá đơn, hợp đồng.
Ví dụ: Với chiếc ôtô bán tải Vinaxuki như trên, kế toán ghi thẻ TSCĐ như sau:
Biểu 07: Thẻ tài sản cố định
Công ty SXKD ĐẦU TƯ VÀ DỊCH VỤ VIỆT HÀ Mẫu số 02 - TSCĐ
Bộ phận: Phòng Tài chính – Kế toán Ban hành theo QĐ số
1864/1998/Q§-BTC Địa chỉ: Số 254 Minh khai- Hà Nội Ngày 16 tháng 12 năm
Thẻ tài sản cố định
Kế toán trởng ( Ký, Họ Tên)
Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ số , Ngày 05 tháng
Tên, ký mã hiệu, quy cách (Cấp hạng TSCĐ ): Xe ôtô bán tảỉ
Nớc sản xuất ( Xây dựng): Việt Nam Năm sản xuất : 2007
Bộ phận quản lý, sử dụng: Đội vận tải Năm đa vào sử dụng:
2007 Công suất thiết kế : Đình chỉ sử dụng TSCĐ:
Lý do đình chỉ: hiệu Số chứn g từ
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn Ngày,
Tháng, năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị
Phụ tùng, dụng cụ kèm theo:
TT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lợng Giá trị Đầy đủ dụng cụ đồ nghề tiêu chuẩn kÌm theo xe
Ghi giảm TSCĐ chứng từ số: ngày tháng năm
Hằng năm, kế toán ghi năm sử dụng, giá trị hao mòn và cộng dồn giá trị hao mòn TSCĐ vào thẻ TSCĐ cho đến khi trích khấu hao hết Trường hợp TSCĐHH giảm phòng Tài chính - Kế toán sẽ tiến hành huỷ thẻ TSCĐ
2.3 Kế toán tổng hợp tình hình biến động tăng, giảm tài sản cố định hữu hình tại Công ty SXKD Đầu tư và Dịch vụ Việt Hà
2.3.1 Kế toán biến động tăng tài sản cố định hữu hình a) Chứng từ sử dụng
Trường hợp Công ty mua sắm các TSCĐHH có giá trị lớn thì phải sử dụng các chứng từ sau đây: Dự án mua sắm TSCĐHH; Tờ trình xin phê duyệt dự án mua sắm TSCĐHH của phòng Kỹ thuật; Quyết định phê duyệt dự án mua sắm TSCĐHH của Ban giám đốc; Quyết định thành lập tổ mở và chấm thầu của Tổng Giám đốc; Biên bản mở hồ sơ chào hàng; Tờ trình phê duyệt hồ sơ chào hàng cạnh tranh; Biên bản họp xét chọn nhà thầu; Báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu; Tờ trình về việc phê duyệt kết quả chấm thầu; Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của Ban giám đốc; Thông báo kết quả chào hàng cạnh tranh; Hợp đồng kinh tế; Biên bản bàn giao hồ sơ TSCĐHH; Biên bản nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng TSCĐHH; Biên bản giao nhận TSCĐHH; Biên bản thanh lý hợp đồng; Hoá đơn GTGT.
Trường hợp mua sắm các TSCĐHH có giá trị nhỏ thì phòng Kỹ thuật không phải lập dự án mà chỉ lập Tờ trình để trình lên Tổng Giám đốc và không phải mở thầu mà chỉ dựa vào các giấy báo giá của các đơn vị cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Quy trình luân chuyển chứng từ như sau: Căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh, phòng Kỹ thuật sẽ lập Dự án mua sắm TSCĐHH trình lên Tổng Giám đốc Tổng giám đốc phê duyệt và thành lập tổ mở và chấm thầu về gói thầu cung cấp TSCĐHH Nhà thầu trúng thầu là nhà thầu cung cấp TSCĐHH có chất lượng tốt và giá cạnh tranh nhất Tổ chấm thầu trình kết quả chấm thầu lên Tổng giám đốc, nếu được Tổng giám đốc phê duyệt sẽ tiến hành ký hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp trúng thầu Khi nhà cung cấp giao TSCĐHH, tổ nghiệm thu tiến hành nghiệm thu nếu TSCĐHH đảm bảo các yêu cầu trong hợp đồng thì tiến hành lập biên bản nghiệm thu bàn giao và biên bản giao nhận hồ sơ TSCĐHH Bên bán viết hoá đơn GTGT cho Công ty và 2 bên tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng khi hợp đồng được thực hiện xong Sau khi nhận TSCĐHH và bàn giao cho bộ phận sử dụng, căn cứ vào Hợp đồng kinh tế, Biên bản nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng và Hoá đơn GTGT, phòng Tài chính - Kế toán định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh và ghi sổ kế toán.
Các chứng từ được đính với nhau thành một bộ hồ sơ TSCĐHH Kế toán dựa vào bộ hồ sơ này tiến hành ghi sổ, sau khi ghi sổ kế toán lưu trữ và bảo quản bộ hồ sơ theo quy định hiện hành. b) Tài khoản sử dụng
Kế toán tổng hợp tăng TSCĐHH do mua sắm sử dụng các tài khoản sau: TK 211, TK 331 và các TK có liên quan khác. c) Các sổ sử dụng
Các sổ sử dụng trong trường hợp tăng TSCĐHH do mua sắm bao gồm:
Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 211 và Sổ Cái các TK có liên quan
.Ví dụ: Ngày 11 tháng 08 năm 2007 Công ty SXKD Đầu tư và Dịch vụ Việt Hà mua 01 xe ôtô vận tải Huyndai của Công ty TNHH Anh
Vũ, giá mua chưa thuế GTGT: 304.761.905 đồng, thuế GTGT 5%, tổng giá thanh toán là 320.000.000 đồng Công ty đã thanh toán cho Công ty TNHH Anh Vũ bằng chuyển khoản Tổ nghiệm thu tiến hành nghiệm thu, chạy thử đảm bảo các thông số kỹ thuật của xe đúng theo thiết kế, đủ điền kiện đưa vào sử dụng.
Căn cứ vào các chứng từ: Hồ sơ mua sắm TSCĐHH, Hợp đồng kinh tế, Biên bản nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng, Biên bản bàn giao cho bộ phận sử dụng, Hoá đơn GTGT, kế toán định khoản như sau:
Có TK 331: 320.000.000 Nhận bàn giao ôtô Ban quản lý máy tiến hành nộp phí trước bạ tại Chi cục thuế Thành phố Hà Nội và đăng ký biển kiểm soát tại Công an quận Hai
Số phí trước bạ phải nộp là 7.200.000 đồng, kế toán định khoản như sau:
Có TK 1111: 7.200.000 Chi phí làm thủ tục đăng ký xe hết 18.200.000 đồng, kế toán định khoản như sau:
Biếu 08: Hợp đồng kinh tế
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25/09/1989 của Chủ tịch hội đồng Nhà nước và Nghị quyết số 17/HĐBT ngày 16/01/1990 của Hội đồng
Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế.
Căn cứ vào nhu cầu thiết bị của Công ty SXKD Đầu tư và Dịch vụ Việt
Hà và năng lực Công ty TNHH Anh Vũ
Hôm nay, ngày 08/08/2007 tại Công ty TNHH Anh Vũ, chúng tôi gồm các bên dưới đây: Đại diện bên mua: Ông: Mai Văn Hoạt Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ: 254 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Điện thoại: 8561482 – 8561483
Tài khoản số: 710A00736 Ngân hàng Công thương Đống Đa – Hà Nội Đại diện bên bán: Ông: Đỗ Văn Vũ Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ: Phường Nhân Chính – Thanh Xuân – Hà Nội Điện thoại: 8544898
Kế toán sửa chữa tài sản cố định hữu hình tại Công ty SXKD Đầu tư và Dịch vụ Việt Hà
Ở Công ty sửa chữa TSCĐHH chủ yếu là sửa chữa thường xuyên. Công tác sửa chữa thường xuyên được tiến hành đối với những tài sản hỏng hóc, xuống cấp không nhiều, bảo dưỡng định kỳ máy móc Chi phí sửa chữa không lớn, được tính vào chi phí sản xuất trong kỳ Với những chi phí phát sinh khi sửa chữa thường xuyên được kế toán tập hợp vào chi phí trong kỳ theo từng bộ phận.
Các chứng từ sử dụng trong trường hợp sửa chữa TSCĐ: Biên bản kiểm tra tình trạng kỹ thuật TSCĐ; Phiếu đề xuất sửa chữa bảo dưỡng; Biên bản nghiệm thu sau sửa chữa bảo dưỡng; Hoá đơn GTGT.
Quy trình luân chuyển chứng từ như sau: căn cứ vào tình trạng máy móc, bộ phận sử dụng lập Phiếu đề xuất, đề xuất với Phòng kỹ thuật xin sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị Phòng kỹ thuật cùng với bộ phận sử dụng lập Biên bản kiểm tra tình trạng kỹ thuật của máy móc thiết bị trước khi sửa chữa và lập dự toán chi phí sửa chữa trình lên Tổng Giám đốc duyệt. Sau khi sửa chữa, phòng kỹ thuật cùng với bộ phận sử dụng tiến hành nghiệm thu, lập biên bản nghiệm thu sau sửa chữa, bảo dưỡng Các hoá đơn GTGT về dịch vụ sửa chữa cùng với biên bản nghiệm thu được tập hợp gửi về phòng Tài chính - Kế toán Phòng Tài chính - Kế toán kiểm tra các chứng từ trước ghi sổ kế toán và lưu giữ các chứng từ theo quy định.
Ví dụ: Quý 4 năm 2007, Công ty tiến hành thuê ngoài HTX công nghiệp Đống Đa sửa chữa xe NISSAN PATROL Sau khi sửa chữa hoàn thành, hai bên tiến hành nghiệm thu, bàn giao:
Biểu 18 : Biên bản nghiệm thu xuất xưởng
98 THÁI THỊNH ĐỐNG ĐA– HÀ NỘI
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN NGHIỆM THU XUẤT XƯỞNG
Hôm nay, ngày 17 tháng 10 năm 2007 ,tại Trung tâm sửa chữa ôtô Hà Nội
Hội đồng nghiệm thu gồm: Đại diện bên A:……… ……… Chức vụ:……… Đại diện bên B: Dương Ngọc Tuấn Chức vụ: CVDV
Phòng kỹ thuật : Nguyễn Tuấn Cường Chức vụ: KT
Cùng nghiệm thu xuất xưởng xe: NISSAN
Loại xe: PATROL Số đăng ký: 29H 6532
Cơ quan: Công ty Công trình đường thủy
Theo hợp đồng sửa chữa 0057 ký ngày 06/10/2007
I/ Nghiệm thu theo các hạng mục:
2 Phần gầm: Như giá báo
II/ Kiểm tra theo điều kiện lưu hành:
3 Hoạt động của động cơ
4 Hệ thống treo: + Nhíp trước : Hoạt động bình thường
+ Hộp số + Truyền động các đăng + Cần sau
+ Hệ thống tay lái + Hệ thống tín hiệu:
III/Điều kiện đảm bảo môi trường:
IV/ Kiểm tra thực tế hiện trường:
1 Chạy thử trên quãng đường dài 90 km
2 Từ Hà Nội đến Sơn Tây
3 Tốc độ tối đa trên đường thử: 65 km/h
Qua kiểm tra Hội đồng thống nhất đánh giá:
1 Bên B đã thực hiện đúng tất cả các hạng mục mà bên A yêu cầu theo Biên bản kiểm tra và báo giá, đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật
2 Các hệ thống đã sửa chữa trên xe đều hoạt động tốt, các cơ cấu làm việc có hiệu quả
3 Điều kiện môi trường: Đảm bảo đúng quy định
4 Sửa chữa theo đúng dự toán và đảm bảo chất lượng
5 Bảo hành 06 tháng hoặc 10.000 km kể từ ngày xuất xưởng.
Kết luận: Đạt yêu cầu kỹ thuật xuất xưởng Đại diện bên A Đại diện bên B Đại diện kỹ thuật Trần Duy Tình Hợp tác xã công nghiệp Đống Đa Nguyễn Tuấn Cường
Mẫu số: 01GTKT-3LL Liên 2: Giao khách hàng KQ/2003B
Ngày 17 tháng 10 năm 2007 0062109 Đơn vị bán hàng: Hợp tác xã Công nghiệp Đống Đa Địa chỉ: 98 Đường Thái Thịnh – Hà Nội
Số tài khoản: Điện thoại: 8570870 Mã số: 0100777706-1
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty SXKD Đầu tư và Dịch vụ Việt Hà Địa chỉ: 254 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0100103721
TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Sửa chữa xe 29H 6050 theo hợp đồng
0057 ngày 06/10/2007 chi tiết theo Báo giá 02/10/2007.
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 846.000
Tổng cộng tiền thanh toán 9.306.000
Số tiền viết bằng chữ: Chín triệu ba trăm linh sáu nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Trần Duy Tình Nguyễn Ngọc Hà Hoàng Văn Hưng
Kế toán kiểm tra hoá đơn chứng từ, định khoản như sau:
Sau khi định khoản, kế toán vào sổ Nhật ký chung và Sổ cái các tài khoản liên quan tương tự các trường hợp trên.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY SXKD ĐẦU TƯ VÀ DỊCH VỤ VIỆT HÀ
Đánh giá thực trạng kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty
3.1 Đánh giá thực trạng kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty SXKD Đầu tư và Dịch vụ Việt Hà
3.1.1 Về bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán
Phòng Tài chính - Kế toán có tất cả 8 người, với khối lượng công việc nhiều như Công ty SXKD Đầu tư và Dịch vụ Việt Hà thì đây chưa phải là nhiều nhưng có trình độ chuyên môn cao (hầu hết nhân viên kế toán đều có trình độ đại học) Đây là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng công tác kế toán Các nhân viên kế toán được phân giao từng phần hành kế toán cụ thể tạo cơ sở cho quá trình chuyên môn hoá công tác kế toán và giúp cho từng kế toán viên đi sâu, nâng cao trình độ nghiệp vụ của mình Ngoài ra Công ty luôn mời các chuyên gia, các Công ty tư vấn kế toán về giảng dạy các chuẩn mực kế toán mới ban hành, các thông tư hướng dẫn cũng như các quy chế tài chính mới có liên quan Phòng Tài chính - Kế toán luôn phối hợp với các phòng ban khác tiến hành kiểm tra, đối chiếu TSCĐ trên sổ sách với thực tế đảm bảo trùng khớp số liệu.
Công ty đã trang bị cho phòng Tài chính - Kế toán và những phòng ban khác các máy móc, thiết bị hiện đại như: máy in, máy fax, máy vi tính…nhờ đó việc cập nhật chứng từ và các thông tin kế toán được đảm bảo nhanh chóng, kịp thời Việc sử dụng phần mềm kế toán đã được thực hiện từ rất sớm, điều đó cho thấy công tác kế toán của công ty được quan tâm đáng kể từ lãnh đạo Đồng thời, việc sử dụng phần mềm khiến cho công việc của các kế toán thuận lợi hơn và tiết kiệm nhiều thời gian hơn so với hình thức kế toán thủ công Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ và linh hoạt Mặt khác, việc tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung có thể dễ dàng trong việc quản lý và điều hành hoạt động của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị Trong bộ máy kế toán của Công ty SXKD Đầu tư và Dịch vụ Việt Hà, vai trò của kế toán trưởng và kế toán tổng hợp được đánh giá rất cao.
Với tốc độ mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh như hiện nay, nhiệm vụ của kế toán tại Công ty SXKD Đầu tư và Dịch vụ Việt Hà trở nên khó khăn hơn Số lượng kế toán viên của Công ty là 8 người như hiện nay rất khó để đáp ứng được khối lượng công việc.Để đáp ứng yêu cầu thực tiễn, Công ty nên có biện pháp tuyển thêm khoảng 2 đến 4 nhân viên kế toán nữa. Bên cạnh đó, có biện pháp đào tạo về nghiệp vụ và tin học nhằm không ngừng nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán.
3.1.2 Về công tác quản lý, sử dụng tài sản cố định hữu hình Để có được những bước tiến vượt bậc trong hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện nay thì không thể không kể đến những thành công trong công tác quản lý, sử dụng TSCĐHH của lãnh đạo Công ty Định kỳ hàng quý lãnh đạo Công ty thường họp bàn để xây dựng lập kế hoạch chương trình hành động để quản lý, sử dụng TSCĐHH sao cho đạt hiệu quả nhất
Tại Công ty thì TSCĐHH phục vụ cho hoạt động của phòng, ban nào thì ở đó khi tiếp nhận TSCĐHH đã sử dụng đúng mục đích, kế hoạch chương trình của Công ty TSCĐHH hoạt động đúng với thông số kỹ thuật, giảm thiểu được khả năng hư hỏng Đồng thời, các phòng, ban khi sử dụng khi sử dụng TSCĐHH thì phải có trách nhiệm quản lý, nếu xảy ra hư hỏng, mất mát thì phải xác định rõ nguyên nhân để quy trách nhiệm bồi thường vật chất TSCĐHH được quản lý cả về mặt hiện vật và giá trị, khi cần kiểm tra ban quản lý sẽ đối chiếu số liệu giữa các phòng ban với nhau Định kỳ Công ty kiểm tra tình hình TSCĐHH trong toàn Công ty từ trên xuống Ngoài ra,các phòng ban có thể kiểm tra chéo với nhau khi cần thiết Vì vậy, TSCĐHH tại Công ty luôn được quản lý chặt chẽ, các phòng ban khi sử dụng TSCĐHH đều có tinh thần trách nhiệm cao trong việc bảo quản và sử dụng.
Hiện nay, kế toán đã tiến hành phân loại TSCĐHH theo hai tiêu thức: theo nguồn hình thành và theo đặc trưng kỹ thuật Phân loại TSCĐHH theo nguồn hình thành giúp cho Công ty đánh giá chính xác cơ sở vật chất hiện có trong mối liên hệ với các nguồn đầu tư Còn cách phân loại theo đặc trưng kỹ thuật cho biết tỷ trọng của từng loại TSCĐHH theo tính chất kỹ thuật hiện có của Công ty, nhờ đó nó giúp cho công tác kế toán chi tiết được thực hiện dễ dàng và chính xác hơn Mỗi loại tài sản có đặc tính kỹ thuật khác nhau, có thời gian sử dụng khác nhau nên cách tính khấu hao cũng khác nhau Qua việc phân loại TSCĐHH sẽ giúp cho ban lãnh đạo Công ty có được những quyết định chính xác, kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng TSCĐHH.
Do TSCĐ của công ty phong phú về chủng loại, nhiều về số lượng và lớn về giá trị trong đó máy móc thiết bị chiếm tỷ trọng lớn Công ty đã sử dụng phương pháp mã hoá để quản lỹ toàn bộ TSCĐ Việc kết hợp giữa các phương pháp mã hoá dể dàng giúp cho công ty biết được TSCĐ đó thuộc nhóm nào (Cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải….) thuộc chi nhánh nào quản lý Ngoài ra việc mã hoá còn giúp công ty giảm bớt khối lượng ghi chép và phù hợp với việc sử dung Kế toán máy và theo dõi kế toán chi tiết TSCĐ trên phần mềm kế toán.
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm, công tác quản lý TSCĐHH của Công ty vẫn có những nhược điểm Số TSCĐHH được xếp vào diện chờ xử lý có giá trị khá lớn là 1.235.123.569 đồng chiếm gần 1% tổng giá trịTSCĐHH của Công ty Đó là những tài sản đã mua sắm nhưng chưa cần dùng và những tài sản đã khấu hao đã hết chờ thanh lý Điều này phản ánh việc mua sắm TSCĐHH chưa thực sự đạt hiệu quả và việc thanh lý các
TSCĐHH đã khấu hao hết thực hiện chậm Như vậy, sẽ dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn, làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh Để tránh gây lãng phí ứ đọng vốn Công ty nên đẩy mạnh việc thanh lý những TSCĐHH không cần dùng đồng thời có những biện pháp khuyến khích người mua khi thanh lý các TSCĐ này để có vốn tái đầu tư vào TSCĐHH Việc lập dự án, tờ trình và thẩm định chúng khi mua sắm TSCĐHH cần được coi trọng hơn nhằm phát huy hiệu quả của tài sản khi mua về tránh những trường hợp TSCĐ mua về không phù hợp cho sản xuất gây lãng phí.
3.1.3 Về hệ thống chứng từ sử dụng
Quy trình hạch toán ban đầu được công ty tổ chức tốt, phản ánh kịp thời và đầy đủ những nghiệp vụ kinh tế phát sinh Khi các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ kế toán tập hợp tương đối đầy đủ các chứng từ cần thiết cho việc hạch toán cũng như làm căn cứ pháp lý cho nghiệp vụ đó Việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận có liên qua để ghi sổ diễn ra nhịp nhàng, đúng thời hạn đảm bảo tính kịp thời trong ghi chép sổ sách kế toán Hệ thống chứng từ công ty sử dụng theo mẫu chứng từ theo quyết định mới nhất của nhà nước.
Những chứng từ bắt buộc sử dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính như:Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản bàn giaoTSCĐ sửa chữa hoàn thành, thẻ TSCĐ,…đã được Công ty sử dụng đầy đủ.Công ty đã thiết kế các mẫu chứng từ này một cách hợp lý, vừa đảm bảo các yếu tố cần có của một bản chứng từ vừa đảm bảo yêu cầu quản lý Ngoài ra,Công ty còn sử dụng thêm các chứng từ phục vụ cho công tác quản lýTSCĐHH hiệu quả hơn như: Dự án đầu tư mua sắm TSCĐ, tờ trình xin phê duyệt mua sắm TSCĐ, biên bản nghiệm thu …
Quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty được thiết kế phù hợp, chặt chẽ đảm bảo theo đúng chức năng, quyền hạn của các bộ phận có liên quan trong việc mua sắm cũng như thanh lý nhượng bán TSCĐHH Công ty đã thực hiện đúng theo những quy định về hệ thống chứng từ theo Quyết định số 15 Các chứng từ của Công ty được lập theo đúng nguyên tắc, có đầy đủ các yếu tố cơ bản bắt buộc của một bản chứng từ Trường hợp tiếp nhận chứng từ lập từ bên ngoài, các nhân viên trong phòng kế toán kiểm tra chặt chẽ về nội dung và hình thức trước khi định khoản và ghi sổ Chứng từ không đầy đủ về hình thức và hợp lý về nội dung sẽ bị phòng Tài chính - kế toán trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới dùng làm căn cứ để ghi sổ.
Các chứng từ liên quan đến một nghiệp vụ TSCĐHH như mua sắm, nhượng bán, thanh lý…được tập hợp thành một bộ hồ sơ TSCĐ Sau khi ghi sổ, kế toán phân loại và đánh số cho mỗi bộ hồ sơ theo thời gian phát sinh. Nhờ vậy, sẽ tạo thuận lợi trong việc tìm kiếm, kiểm tra lại các bộ hồ sơ TSCĐ khi có nhu cầu
Bên cạnh những ưu điểm thì hệ thống chứng từ của Công ty còn có nhược điểm Một số chứng từ phòng Tài chính - Kế toán còn ghi thiếu các chỉ tiêu quan trọng Ví dụ như trong biên bản giao nhận TSCĐ xe tải Huyndai ở trường hợp TSCĐHH tăng do mua sắm, lúc bàn giao kế toán đã không ghi chi phí đăng ký xe và thuế trước bạ vào nguyên giá của ôtô Do vậy bộ phận sử dụng sẽ ghi nhận nguyên giá TSCĐ là giá mua Như vậy sẽ có sự chênh lệch giữa sổ chi tiết TSCĐ theo bộ phận sử dụng và Sổ tổng hợp TSCĐ ở phòng kế toán.
3.1.4 Về hệ thống tài khoản sử dụng
Công ty đã thực hiện khá tốt việc vận dụng tài khoản kế toán theo quyết định số 15 Các tài khoản sử dụng trong kế toán TSCĐHH được vận dụng đúng, phát huy hiệu quả cao trong công tác kế toán Công ty đã chi tiết tài khoản 211 (TSCĐHH) thành các tài khoản con:
+ TK 2111 - Nhà cửa, vật kiến trúc
+ TK 2112 - Máy móc, thiết bị
+ TK 2113 - Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn
+ TK 2114 - Thiết bị, dụng cụ quản lý