KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Tổng quan về dự án phần mềm
- Dự án là một tập hợp các công việc được thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt được một kết quả dự kiến, trong một khoảng thời gian dự kiến, với chi phí dự kiến. o Phải dự kiến nguồn nhân lực. o Phải có ngày bắt đầu và ngày kết thúc. o Phải có kinh phí thực hiện công việc. o Phải mô tả được rõ ràng kết quả (Output) của công việc.
- Dự án kết thúc khi: o Hoàn thành mục tiêu đề ra và nghiệm thu kết quả (Kết thúc tốt đẹp) trước thời hạn. o Hết kinh phí trước hạn (Kết thúc thất bại). o Đến ngày kết thúc.
- Dự án thất bại khi: o Không đáp ứng các mục tiêu ban đầu o Không đáp ứng được thời hạn. o Vượt quá ngân sách cho phép (Từ 20 – 30%).
- Quản lý dự án là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án.
- Quản trị dự án bao gồm: o Lập kế hoạch o Quản lý rủi ro o Quản lý thời gian và chi phí o Điều hành và theo dõi tiến độ
Xác định dự án phần mềm
- Thiết kế app quản lý nhân sự giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý được nhân sự của mình
- Ngày nay, khi nhu cầu sử dụng internet càng cai thì khách hàng càng chuộng việc sử dụng internet để có thể dễ dàng thao tác hơn App quản lý nhân sự có thể truy cập dễ dàng qua các thiết bị có kết nối internet, chứ không chỉ được cài đặt vào một máy tính cố định.
- Với hệ thống hiện tại đầy nhược điểm của app quản lý cửa hàng đồ ăn như là việc dễ bị đánh cắp dữ liệu, độ bảo mật thấp, mọi hoạt động mua bán đều được làm một cách thủ công bằng tay dẫn đến việc tốn nguồn nhân lực cũng như là mất thời gian, hiệu quả làm việc không tốt Việc tìm kiếm nhân viên, sửa thông tin nhân viên, dịch vụ, … cũng là một vấn đề mà hệ thống cần phải giải quyết được, … thì việc xây dựng lại một hệ thống tốt hơn là điều vô cùng cấp thiết
Và thực hiện được điều đó thì hệ thống cần phải đạt được những yêu cầu như sau:
- Đối với người quản lý phải nắm bắt được tình hình doanh thu của tiệm và việc thống kê phải được thực hiện theo từng tháng, từng quý cũng như từng năm. Nói chung chủ tiệm sẽ biết được tất cả mọi hoạt động đang được và sẽ được diễn ra tại cửa hàng.
- Đối với Nhân viên thì sẽ phải thực hiện được việc phục vụ khách hàng để thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ tại tiệm tăng sự cạnh tranh đối với các trung tâm giải trí khác, khi khách hàng đã đồng ý sử dụng dịch vụ tại tiệm thì nhân viên sẽ thực hiện việc lập hoá đơn thanh toán cho khách hàng và trả lại tiền dư (nếu có cho khách hàng).
- Đối với khách hàng: là người mua bán trực tiếp với cửa hàng, sẽ thực hiện việc lựa chọn các dịch vụ sau đó khi đã ưng ý thì đưa ra quyết định mua hàng để nhân viên thực hiện việc lập hoá đơn và sau đó khách hàng sẽ thực hiện việc thanh toán cho nhân viên của cửa hàng bằng nhiều hình thức như tiền mặt, thẻ ATM, …
- Ngoài ra, hệ thống cho phép người quản lý tìm kiếm thông tin khách hàng và thông tin dịch vụ theo các chỉ tiêu ví dụ dựa vào mã khách hàng Cho phép chủ cửa hàng cũng như nhân viên cửa hàng đăng tin tức về các chương trình khuyến mại, tri ân khách hàng, … Hệ thống có phần quản lý riêng cho toàn bộ hệ thống: khách hàng, dịch vụ, … để tăng sự tương tác.
Tên dự án: Xây dựng app quản lý nhân sự
‐ Tình hình tin học hóa: o Các dữ liệu lưu trữ lớn o Công nghệ thông tin phát triển nhanh (Thiết bị, các phần mềm ứng dụng, con người, dữ liệu…)
‐ Tình hình nghiệp vụ (Tần suất công văn, nguyên nhân trì trệ trong các hoạt động hành chính, …)
‐ Tính cần thiết của dự án: Khẳng định hệ thống hiện tại không đáp ứng được yêu cầu hiện nay của cửa hàng, cũng như các yêu cầu lâu dài trong thời gian tới Cần phải tin học hóa.
Mục tiêu và phạm vi:
‐ Mục tiêu dài hạn: Tăng cường năng lực quản lý.
‐ Mục tiêu cụ thể: Xây dựng website quản lý nhân sự của công ty, quản lý các thông tin về nhân viên, hợp đồng,
‐ Phạm vi: Chỉ xây dựng website, áp dụng tại công ty.
‐ Xây dựng website với các chức năng và tính năng sau: o Quản lý thông tin nhân viên. o Quản lý thông tin hợp đồng với nhân viên. o Quản lý thông tin chấm công của nhân viên. o Quản lý lương của nhân viên o Báo cáo và thống kê theo yêu cầu.
‐ Xây dựng CSDL văn bản.
‐ Tổ chức lại quy trình thực hiện.
- Tính sẵn sàng của văn bản, tìm kiếm nhanh, chính xác.
- Xử lý văn bản dễ dàng: Tiếp nhận, công bố, phân văn bản, lập hồ sơ xử lý.
- Xây dựng nề nếp làm việc văn minh, công nghệ.
- Dễ kiểm soát tiến độ và nội dung xử lý Dễ xác nhận trách nhiệm.
- Giảm thời gian làm việc, giảm số nhân viên trong cửa hàng.
Dự kiến tiến hành triển khai
‐ Xây dựng đề án khả thi: 2 tuần.
‐ Thống nhất thiết kế: 3 tuần.
‐ Xây dựng phần mềm: 2 tháng.
‐ Chuyển giao công nghệ: 1 tuần.
‐ Đưa vào vận hành: 1 tháng.
1.2.3 Hồ sơ nghiên cứu dự án khả thi
Thực hiện dự án quản lý của hàng bán đồ nội thất đã được cho phép của công ty.
Hiện trạng liên quan đến dự án:
Tổ chức: công ty có 6 bộ phận và 70 nhân viên làm việc Synny là đơn vị chuyên sản xuất các đồ dùng thủ công mỹ nghệ và đã được xuất khẩu đi nhiều nước trên thế giới Từ đó khối lượng công việc ngày càng nhiều, số lượng nhân viên ngày càng đông và sẽ khó được đảm bảo nếu chỉ quản lý theo phương pháp truyền thống Vì vậy yêu cầu xây dựng website quản lý nhân sự.
Hiện trạng tin học hóa: máy móc, mạng, các cơ sở dữ liệu cần được lưu trữ ngày càng nhiều, công nghệ sử dụng, những người quản lý trình độ ngày càng cao với các kỹ năng tin học nên cần phải tin học hóa với những nghiệp vụ tin học.
Một số giải pháp kỹ thuật
Mô tả hệ thống với các chức năng hiện có: o Chức năng quản lý hồ sơ cán bộ nhân viên. o Chức năng quản lý hợp đồng. o Chức năng quản lý thông tin bảo hiểm của nhân viên. o Chức năng quản lý kỷ luật – khen thưởng. o Chức năng quản lý nghỉ phép, thuyên chuyển công tác. o Chức năng quản lý tìm kiếm nâng cao (Họ tên, phòng ban, …) o Chức năng quản lý chức vụ. o Chức năng quản lý bộ phận. o Chức năng quản lý thống kê, báo cáo theo yêu cầu.
Các giải pháp kiến trúc: o Phân tán ở các các phòng ban của công ty o Tập trung và truy cập từ xa o Nửa tập trung: một số phân tán, còn lại tập trung và đồng bộ hóa định kỳ dữ liệu toàn tập.
Giải pháp chức năng dự kiến: o Quản lý thông tin nhân viên: thêm thông tin, sửa thông tin, tìm kiếm thông tin, thay đổi trạng thái của nhân viên. o Quản lý thông tin bảo hiểm: thêm thông tin, sửa thông tin, tìm kiếm thông tin. o Quản lý hợp đồng: thêm thông tin, sửa thông tin, tìm kiếm thông tin. o Quản lý kỷ luật, khen thưởng: thêm thông tin, sửa thông tin, tìm kiếm thông tin. o Quản lý nghỉ phép, thuyên chuyển công tác: thêm thông tin, sửa thông tin, tìm kiếm thông tin. o Quản lý chức vụ: thêm thông tin, sửa thông tin, tìm kiếm thông tin. o Quản lý bộ phận: thêm thông tin, sửa thông tin, tìm kiếm thông tin. o Quản lý chức vụ: thêm thông tin, sửa thông tin, tìm kiếm thông tin. o Quản lý tìm kiếm nâng cao: Tìm kiếm theo các thông tin được cung cấp o Quản lý chấm công và tính lương nhân viên: Thêm thông tin chấm công, sửa thông tin lương, tìm kiếm thông tin chấm công và lương. o Chức năng quản lý thống kê, báo cáo theo yêu cầu: Thống kê, xuất ra excel.
Giải pháp về môi trường: o Hệ điều hành: LINUX/Windows. o Dbsystem: My SQL, SQL Server 2017. o Ngôn ngữ lập trình: ASP.NET o Môi trường tiếng Việt: UNICODE.
Phân tích chọn tổ hợp giải pháp tập trung : dùng Windows, SQL
Server 2017, Web ASP.Net, … đều là các ngôn ngữ lập trình dễ sử dụng và quen thuộc với mỗi nhân viên lập trình dự án.
Đánh giá các giải pháp về mặt ký thuật và tài chính
Trong khi chọn giải pháp đông thời cũng chứng tỏ tính khả thi cảu dự án.
Các giải pháp đưa ra có thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Cần phát triển hơn nữa các thế mạnh về phương pháp kỹ thuật, hạn chế những rủi ro và những khó khăn trong dự án.
Hạn chế thấp nhất chi phí phát sinh trong quá trình xây dựng dự án.
Tính khả thi về tổ chức
Kế hoạch tổ chức: o Dự kiến phân công trách nhiệm giữa các nhân viên o Dự kiến phối hợp giữa các nhà đầu tư, nhà thầu, giám sát, khách hàng. o Kế hoạch lựa chọn đối tác: tự thực hiện dự án với nhà đầu tư là công ty và khách hàng. o Dự kiến thành lập ban quản lý dự án để triển khai. o Xây dựng đề án khả thi: 2 tháng. o Thống nhất thiết kê: 1 tháng. o Xây dựng phần mềm: 4 tháng. o Chuyển giao công nghệ: 1 tuần. o Đưa hệ thống vào vận hành: thử nghiệm 1 tháng sau đó đưa vào hoạt động chính thức.
Dự toán chi phí: o Chi phí phần mềm: 20.000.000VNĐ. o Chi phí mua phần cứng, lắp đặt, mạng: 15.000.000VNĐ. o Chi phí làm dữ liệu: 10.000.000VNĐ. o Chi phí quản lý: 20.000.000VNĐ. o Chi phí dự phòng: 30.000.000VNĐ
Phân tích chức năng và lập kế hoạch dự án
1.3.1 Các chức năng chính và tính năng
Module 01- quản lí hồ sơ nhân viên: hệ thống giúp cửa hàng quản lí được thông tin của nhân viên đang làm việc tại cửa hàng như mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, …
REQ01.1: thêm mới thông tin nhân viên
REQ01.2: sửa thông tin nhân viên
REQ01.3: tìm kiếm thông tin nhân viên
Module 02-quản lí thông tin bảo hiểm: giúp quản lí thông tin về các loại bảo hiểm của công ty với nhân viên: mã bảo hiểm, thông tin bảo hiểm, ngày hết hạn, mã nhân viên của hợp đồng.
REQ02.1: thêm mới thông tin bảo hiểm
REQ02.2: sửa thông tin bảo hiểm
REQ02.3: tìm kiếm thông tin bảo hiểm.
REQ02.3: thông báo bảo hiểm nào sắp hết hạn
Module 03-quản lí hợp đồng với nhân viên: giúp quản lí thông tin hợp đồng của công ty với nhân viên: mã hợp đồng, tên hợp đồng, ngày hết hạn, mã nhân viên của hợp đồng.
REQ03.1: thêm mới thông tin hợp đồng
REQ03.2: sửa thông tin hợp đồng
REQ03.3: tìm kiếm thông tin hợp đồng.
REQ03.3: thông báo hợp đồng nào sắp hết hạn
Module 04-quản lí kỷ luật, khen thưởng: giúp quản lí thông tin thưởng phạt của nhân viên trong công ty như: mã nhân viên, nội dung thưởng – phạt, …
REQ04.1: thêm thông tin thưởng – phạt
REQ04.2: tìm kiếm thông tin thưởng – phạt
REQ04.3: sửa thông tin thưởng – phạt
Module 05- nghỉ phép, thuyên chuyển công tác: giúp quản lí thông tin nghỉ phép và thuyên chuyển công tác của nhân viên: mã nhân viên, thông tin nghỉ phép – thuyên chuyển công tác, …
REQ05.2: tìm kiếm thông tin
Module 06- quản lí chức vụ: giúp quản lí thông tin chức vụ của nhân viên theo quá trình làm việc của nhân viên: mã nhân viên, mã chức vụ, thời gian ở chức vụ đó, …
REQ06.2: Tìm kiếm thông tin chức vụ của nhân viên
REQ06.3: Tìm kiếm thông tin theo từng chức vụ (Lịch sử chức vụ) REQ06.4: Sửa thông tin chức vụ
Module 07- quản lí bộ phận: giúp quản lí thông tin nhân viên theo từng bộ phận: mã bộ phận, tên bộ phận, nhân viên trong bộ phận, …
REQ07.2: Tìm kiếm thông tin nhân viên theo từng bộ phận
REQ07.3: Tìm kiếm thông tin thuyên chuyển của nhân viên (Lịch sử thuyên chuyển bộ phận)
REQ07.4: Sửa thông tin các bộ phận
Module 08- quản lý tìm kiếm nâng cao: giúp người quản lý có thể tìm kiếm các thông tin như mong muốn
REQ08.2: Tìm kiếm thông tin theo dữ liệu nhập vào (Nhiều dữ liệu)
Module 09-quản lí chấm công và tính lương nhân viên: chức năng này sẽ giúp công ty quản lí được thông tin chấm công của nhân viên: ngày chấm công, nhân viên chấm công, thời gian chấm công chi tiết, … để có thể thống kê và tính toán số tiền lương của nhân viên
REQ09.1: thêm mới thông tin
REQ09.2: tìm kiếm thông tin
REQ09.3: Sửa thông tin lương của nhân viên
Module 10- quản lý thống kê, báo cáo theo yêu cầu: cho phép nhân viên lập báo cáo thống kê tình hình hoạt động của công ty khi có yêu cầu từ quản lí
REQ10.1: thống kê thông tin hợp đồng của nhân viên sắp hết hạn
REQ10.2: Thống kê thông tin chấm công theo các phòng ban và nhân viên theo từng tháng.
REQ10.3: Thống kê lương tháng theo từng phòng ban
REQ10.4: Gợi ý cho cho người quản lý có nên ký hợp đồng tiếp với nhân viên hay không dựa trên mức chuyên cần của nhân viên.
1.3.2 Bảng kế hoạch dự án
Công việc chính Người chịu trách nhiệm
1 Khảo sát hiện trạng Trần Đức Minh 25/4/202
2 Phân tích yêu cầu Trần Đức Minh 30/4/202
3 Hồ sơ rủi ro Trần Đức Minh 5/5/2022 15/5/2022
4 Hồ sơ yêu cầu Trần Đức Minh 15/5/202
5 Tài liệu phân tích thiết kế
6 Tìm hiểu mô hình xây dựng phần mềm
7 Thiết kế giao diện Trần Đức Minh 29/5/202
8 Xây dựng Data Trần Đức Minh 3/6/2022 10/6/2022
9 Xây dựng module chức năng
10 Kiểm tra chức năng phần mềm
11 Chiến lược kiểm thử Trần Đức Minh 1/7/2022 3/7/2022
12 Kết thúc dự án Trần Đức Minh 3/7/2022 4/7/2022
1.3.3 Mô hình chức năng nghiệp vụ
STT Tên công việc Thời gian (tuần )
Công việc cần làm trước
1 Tài liệu mô tả 3 1 70 10 -mô tả chức năng hệ thống
2 Tài liệu khả thi 2 2 50 5 -đề cương dự án khả thi
3 Tài liệu rủi ro 4 4 60 10 -phân tích các rủi ro
3 2 40 3 -đặc tả kế hoạch triển khai
4 4 80 10 -phân tích yêu cầu khách hàng
-yêu cầu của khách hàng
6 Tài liệu đặc tả chức năng
4 2 70 10 -phân tích các chức năng của hệ thống
7 Tài liệu kế hoạch triển khai
3 3 70 10 -tài liệu phân tích kế hoạch, giải pháp
8 Đặc tả thiết kế 1 3 60 20 - Đưa ra các thiết kế theo yêu cầu
6 4 90 60 - Xây dựng các module cho chương trình
10 Kế hoạch test 1 2 60 7 - Xây dựng các test-cases, kiểm tra thiết kế
11 Xây dựng tài liệu sử dụng
1 1 50 5 -Xây dựng tài liệu sử dụng cho khách hàng
13 Bàn giao và đào tạo
2 2 50 7 - Bàn giao dự án và báo cáo quá trình đào tạo
QUẢN TRỊ DỰ ÁN
Bảng ước lượng dự án
2.2.1 Ước lượng chi phí dự án
2.1.1.1 Ước lượng dự án LOC (Lines of Code) o Số dòng code: LOC = 10000 dòng
KLOC = 10 o ERROR/KLOC= 500/10 = 50 o Chi phí / KLOC = 5.000.000đ / 10 = 500.000đ o Năng suất / KLOC = 70 ngày / 10 = 7
2.1.1.2 Ước lượng dự án KF (function point)
Các chức năng chính: o Inputs: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hóa đơn, phiếu cung cấp, sản phẩm, … o Outputs: khách hàng, nhà cung cấp, hóa đơn, sản phẩm, báo cáo thống kê, … o Số truy vấn: ai là khách hàng, sản phẩm là gì, nhà cung cấp nào, cung cấp vào ngày nào, hóa đơn nào mua nhiều sản phẩm, thống kê sản phẩm,
… o Số file: khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm, … o Số tương tác ngoài: ngoại vi, các hệ thống thông tin mà phần mềm giao tiếp. o Yếu tố phụ: đòi hỏi backup và hồi phục tin cậy, có chức năng phân tán, tính toán phức tạp,
Tham số đo Độ đo
(đơn vị) Đơn giản Trung bình Phức tạp Tổng
2.1.2 Bảng ước lượng thời gian thực hiện dự án
Activity M lest one Target dates
Date of approval
C Date of approval 2/11 2/11 2/11 2/11 Task 9 A Date of start
B Date of finish C.Date of approval
2.2 Bảng danh sách rủi ro
2.2.1 Vai trò của việc phân tích rủi ro
Chủ động phát hiện các cơ hội và nguy cơ có khả năng xảy ra làm tác động đến mục tiêu dự án, từ đó thực hiện giải pháp phù hợp nhằm làm tăng khả năng của cơ hội và giảm tác động của nguy cơ.
Tiết kiệm chi phí và thời gian thực hiện dự án ngay từ giai đoạn lập kế hoạch Việc xác định được rủi ro ngay từ đầu dự án sẽ giúp phát hiện sớm các sự cố, có giải pháp dự phòng và làm giảm chi phí, và thời gian cho dự án Ý nghĩa thứ hai của việc này chính là loại bỏ các thông tin không chắc chắn và vì thế việc ước tính sẽ chính xác hơn và khoản chi phí dự phòng sẽ ít đi, điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho dự án.
Tăng giá trị cho kế hoạch, làm kế hoạch thực tế và giá trị hơn Rủi ro sẽ được thực hiện cùng với các lĩnh vực kiến thức khác như yêu cầu, thời gian, chi phí, nhân sự, chất lượng, đấu thầu Nếu áp dụng quá trình phân tích rủi ro vào yêu cầu sẽ làm yêu cầu rõ ràng hơn, đầy đủ và chính xác hơn Áp dụng quản lý rủi ro và thời gian sẽ làm cho việc ước tính thời gian chính xác hơn Áp dụng quản lý rủi ro vào nhân sự sẽ lựa chọn được những nhân sự phù hợp cho dự án hơn, …
Hạn chế/ loại bỏ những thay đổi không cần thiết xảy ra trong quá trình thực thi dự án giúp tránh các phát sinh một cách không kiểm soát được về các yêu cầu nguồn lực, thời gian, chi phí,
Đánh giá chi tiết và cụ thể cơ hội/nguy cơ các thành phần nhỏ hay hạng mục công việc trong dự án và có đối sách phù hợp Việc thành công của dự án là một nỗ lực tổng hòa của từng chi tiết trong công việc cũng như việc phối hợp các lĩnh vực kiến thức lại với nhau Áp dụng quản lý rủi ro vào từng hạng mục công việc chắc chắn sẽ mang lại sự thành công cho từng hạng mục công việc và vì thế cho toàn bộ dự án.
Đánh giá chi tiết và cụ thể cơ hội/nguy cơ từ các phương diện: yêu cầu, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, mua sắm, đấu thầu và có đối sách phù hợp Cơ hội và nguy cơ của dự án đến từ mọi lĩnh vực kiến thức khác Việc hoàn thành xuất sắc một lĩnh vực nào đều mang lại cơ hội thành công lớn hơn cho dự án Việc áp dụng quản lý rủi ro vào tất cả các lĩnh vực kiến thức một cách toàn diện sẽ là một phương pháp tối ưu nhằm loại bỏ những nguy cơ và phát huy những cơ hội từ nhiều góc nhìn khác nhau.
Đánh giá chi tiết và cụ thể cơ hội/nguy cơ từ môi trường bên ngoài, môi trường nội bộ, các ràng buộc, các giả định của dự án và có đối sách phù hợp.
Giúp nhà quản trị hiểu rõ hơn về dự án/hoạt động kinh doanh nếu áp dụng quá trình quản lý rủi ro.
2.2.2.1 Rủi ro trong công nghệ
TT Rủi ro P I E Hành động giảm thiểu rủi ro
1 Phiên bản phần cứng, phần mềm thay đổi trong quá trình thực hiện dự án
Người mua nên yêu cầu phiên bản mới nhất hoặc giải pháp trọn gói
2 Giao diện tới các hệ thống nội bộ và hệ thống bên ngoài có thể không hoàn thành đúng hạn.
1 Bắt đầu sớm, quy định chuẩn kết nối
2 Cập nhật hệ thống cũ lên chuẩn mới.
3 Làm việc ngay với các hệ thống bên ngoài để thống nhất chuẩn.
3 Triển khai thử nghiệm có thể không đầy đủ cho việc xác định đảm bảo hiệu năng khi triển
1 Chuẩn bị, kiểm tra và tuân theo kế hoạch thử nghiệm chi tiết, xác định những cấu phần quan trọng và những nghiệp vụ thiết yếu bắt buộc phải thử nghiệm. khai diện rộng 2 Chấp nhận thực tế việc triển khai thí điểm sẽ không hoàn hảo và chỉ ra những gì cần sửa trước khi triển khai diện rộng cũng như những việc cần điều chỉnh sau đó.
4 Biện pháp phòng ngừa thảm họa có thể không như mong đợi
Chỉ ra yêu cầu rõ ràng và cụ thể, yêu cầu kịch bản kiểm tra hệ thống phòng ngừa thảm họa.
2.2.2.2 Rủi ro do con người
STT Rủi ro P I E Hành động giảm thiểu rủi ro
1 Nguy cơ nhân viên giỏi sẽ rời khỏi dự án giữa chừng vì chênh lệch thu
Tạo ra cơ hội thăng tiến, học tập tại nước ngoài
Lắng nghe cán bộ, đánh giá và áp dụng cải tiến của họ vào công việc
2 Người dùng có thể không muốn sử dụng hoặc từ chối hệ thống mới
Thuyết phục, tập huấn, tuyển nhân viên mới, định kỳ luân chuyển cán bộ giữa các phòng ban
3 Người dùng có thể không biết cách sử dụng hệ thống mới.
1 Thực hiện đào tạo và hỗ trợ người sử dụng, cung cấp kiến thức về hệ thống mới
2 Biên soạn, tập hợp đầy đủ tài liệu tập huấn.
3 Thường xuyên theo dõi, giám sát việc hiểu và chấp nhận hệ thống mới (thông qua các ứng dụng hỗ trợ, thực hiện khảo sát), điều chỉnh việc tập huấn dựa trên các kết quả đánh giá này.
4 Truyền thông rõ ràng về hệ thống mới tới nhân viên, nhấn mạnh việc nhân viên sẽ tham gia triển khai thí điểm để đảm bảo hệ thống mới đáp ứng yêu cầu của họ.
4 Lãnh đạo ở các cơ quan trực thuộc có thể không ủng hộ hệ thống mới
1 Lãnh đạo cấp cao quan tâm thường xuyên tới dự án, thường xuyên gửi những báo cáo tích cực về dự án cũng như mong muốn về dự án tới các cấp lãnh đạo phía dưới.
2 Lãnh đạo cấp cao làm việc với lãnh đạo chính quyền địa phương để đảm bảo truyền thông điệp về dự án mới, đảm bảo sự chỉ đạo cũng như hỗ trợ của chính quyền địa phương trong khi thực hiện, triển khai dự án.
2.2.2.3 Rủi ro trong quy trình nghiệp vụ
STT Rủi ro P I E Hành động giảm thiểu rủi ro
1 Quy trình nghiệp vụ có thể thay đổi trong khi triển khai dự án CNTT
1 Ban quản lý cấp cao phải tham gia vào quá trình xây dựng chính sách để đảm bảo hiểu rõ được ảnh hưởng của bất kỳ thay đổi quan trọng nào.
2 Xây dựng các thay đổi cần thiết vào hệ thống thông qua quy trình quản lý thay đổi đã được phê duyệt.
2 Phạm vi và yêu cầu có thể tăng, dẫn đến thiếu kinh phí.
1 Mọi thay đổi về phạm vi sẽ phải qua tiến trình phê duyệt sự thay đổi và phải đảm bảo phù hợp với kinh phí được phê duyệt trước đó.
2 Đặt các mức ưu tiên cho yêu cầu nghiệp vụ và yêu cầu kỹ thuật vào tiến trình ra quyết định.
3 Hệ thống có thể không đáp ứng nhu cầu hoặc
3 4 12 1 Đảm bảo nhân viên ở các cấp tham gia vào việc tái thiết kế quy trình nghiệp vụ và mong đợi của người dùng
2 Huy động người dùng vào việc kiểm tra và,
3 Thử nghiệm nhiều chức năng chính
4 Có những yêu cầu nghiệp vụ đặc biệt mà dự án không thể đáp ứng.
Báo cáo lên ban quản lý dự án những vấn đề này để chỉ ra ảnh hưởng tới quy trình nghiệp vụ và chiến lược kinh doanh.
2.3 Lập lịch biểu dự án
2.3.1 Mục đích của việc lập lịch biểu
- Mục đích của lập lịch biểu o Cho biết thứ tự thực hiện công việc o Cho biết ngày bắt đầu, ngày kết thúc của công việc. o Cho phép xác định những công việc bắt buộc phải làm đúng tiến độ
- Chuẩn bị lên lịch biểu o Giảm tối đa sự phụ thuộc giữa các công việc o Xem xét sự chồng chéo công việc
2.3.2.1 Vai trò của biểu đồ Gantt
Quản lý cùng lúc nhiều thông tin
Chỉ với cách thức trình bày đơn giản gồm 2 trục làm việc chính, Gantt chart giúp bạn nắm được rõ các thông tin cần thiết của một dự án:
Ai là người chịu trách nhiệm thực thi?
Thời hạn hoàn thành của công việc?
Mối quan hệ giữa một công việc với toàn bộ tiến độ dự án.
Cách thể hiện trực quan, đơn giản nhưng rất dễ hiểu và nhanh chóng nắm được các thông tin chính.
THỰC NGHIỆM
Kết thúc dự án
3.1.1 Lý do kết thúc dự án
Đã hoàn thành các yêu cầu của dự án.
3.1.2 Thống kê lại dữ liệu
Chi phí thực hiện:50 triệu đồng
Thời gian thực hiện:70 ngày
Chất lượng công việc:Nhìn chung các thành viên trong team làm việc khá tốt,có trách nhiệm trong công việc.Tuy nhiên còn tồn tại 1 số bất đồng về ý tưởng của các thành viên trong team nhưng đã sớm được khắc phục.
Chất lượng sản phẩm:Phần mềm đã phần nào đáp ứng được những yêu cầu đề ra,tuy nhiên trong quá trình vận hành còn mắc một số lỗi nhỏ nhưng đã được khắc phục kịp thời.
So sánh giữa kế hoạch và thực tế: Kế hoạch được đề ra khá chi tiết,tuy nhiên trong quá trình thực tế vẫn phát sinh 1 số trường hợp không mong muốn.
Tài liệu liên quan bao gồm: o Đề án khởi xuất dự án o Kế hoạch dự án o Báo cáo chi phí o Tài liệu về hợp đồng o Thư tín,văn bản chứng từ liên quan o Tài liệu kiểm soát sự thay đổi o Tài liệu kỹ thuật o Tài liệu mua sắm,chi tiêu
3.1.4 Kết thúc hợp đồng o Thông báo cho khách hàng về sự kết thúc của dự án o Chuyển giao (và lắp đặt) như đã ký kết,lấy ý kiến phản hồi từ khách hàng về sản phẩm o Đảm bảo đầy đủ tài liệu kèm theo o Thanh lý hợp đồng:Thanh toán và chuẩn bị những hóa đơn còn lại gửi cho khách hàng o Tái bố trí nhân lực: Sau khi kết thúc dự án,các thành viên trong team giải tán để tiếp tục cho dự án sắp tới,nhóm phát triển vẫn tiếp tục lấy ý kiến cũng như tiếp nhận những phản ánh từ khách hàng về chất lượng phần mềm,hỗ trợ bảo trì khi cần thiết. o Bộ phận hành chính nhân sự có trách nhiệm quyết toán ,giải quyết vấn đề tài chính liên quan tới dự án.
3.1.5 Kiểm điểm sau khi bàn giao
Mục đích: Khảo sát năng suất phục vụ của sản phẩm và các hoạt động duy trì, bảo trì, hỗ trợ khách hàng.
Đánh giá chung:Nhìn chung phần mềm sau khi làm ra đã đáp ứng được những nhu cầu và tính năng như ban đầu vạch ra,giúp giảm bớt thời gian,nhân lực cũng như đem lại hiệu quả Quản lý rạp chiếu phim,khách hàng khá hài lòng.Tuy nhiên trong quá trình vận hành vẫn còn gặp phải
1 số lỗi nhỏ cũng như khách hàng chưa thể tự vận hành được cả hệ thống cần đội triển khai hỗ trợ trong thời gian khoảng 2 tuần.
Tài liệu đào tạo
3.3.1.1 Tổng quan về hệ thống
- Hệ thống phần mềm Quản lý cửa hàng bán đồ nội thất xây dựng nhằm đáp ứng các yêu cầu: quản lý cửa hàng bán đồ nội thất
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lưu trữ và quản lý các thông tin trong cửa hàng bán đồ nội thất một các hiệu quả
- Cung cấp thông tin nhanh chóng
- Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả công việc 3.3.1.2 Mục tiêu tài liệu
- Giúp cho người sử dụng hiểu về phần mềm, cách sử dụng hiệu quả nhất. 3.3.1.3 Đối tượng sử dụng
- Chủ cửa hàng nội thất
Hình 2.1:Sơ đồ tổng quan dự án
Q uả n lý r ạp c hi ếu p hi m Q uả n lý r ạp c hi ếu p hi m
1.Xác định yêu cầu,phân tích thiết kể
1.Xác định yêu cầu,phân tích thiết kể
2.Thiết kế giao diện 2.Thiết kế giao diện
3.Lập trình và test sản phẩm
3.Lập trình và test sản phẩm
4.Tích hợp và kiểm thử hệ thống
4.Tích hợp và kiểm thử hệ thống
5.Bàn giao và nghiệm thu5.Bàn giao và nghiệm thu
Hình 2.2: Xác định yêu cầu và phân tích thiết kế
Hình 2.3: Sơ đồ thiết kế giao diện
X ác đ ịn h yê u cầ u, ph ân tí ch th iế t k ế X ác đ ịn h yê u cầ u, ph ân tí ch th iế t k ế
1.Nắm bắt yêu cầu dự án
1.Nắm bắt yêu cầu dự án 2.Khảo sát hiện trạng2.Khảo sát hiện trạng
3.Tổng hợp yêu cầu và phân tích yêu cầu
3.Tổng hợp yêu cầu và phân tích yêu cầu
4.Đặc tả yêu cầu và hợp thức hóa yêu cầu
4.Đặc tả yêu cầu và hợp thức hóa yêu cầu
5.Viết tài liệu đặc tả yêu cầu
5.Viết tài liệu đặc tả yêu cầu
6.Tìm hiểu mô hình xây dựng phần mềm
6.Tìm hiểu mô hình xây dựng phần mềm 7.Thiết kế CSDL 7.Thiết kế CSDL
T hi ết k ế gi ao d iệ n T hi ết k ế gi ao d iệ n
1.Trao đổi bàn bạc ý tưởng
1.Trao đổi bàn bạc ý tưởng
2.Thiết kế giao diện chính
2.Thiết kế giao diện chính
3.Thiết kế các giao diện chức năng 3.Thiết kế các giao diện chức năng
Hình2.4:Sơ đồ lập trình và test sản phẩm
Hình 2.5:Sơ đồ tích hợp kiểm thử
Lập trình và test phần mềm
Lập trình và test phần mềm
2.Cài đặt và kiểm thử phần mềm
2.Cài đặt và kiểm thử phần mềm
2.1.Kiểm tra các chức năng của phần mềm
2.1.Kiểm tra các chức năng của phần mềm
2.2.Viết báo cáo kiểm thử
2.2.Viết báo cáo kiểm thử
T íc h hợ p và k iể m th ử hệ th ốn g T íc h hợ p và k iể m th ử hệ th ốn g
1.Sửa lỗi phát sinh và cập nhật danh sách phần cứng bổ sun,cập nhật tài liệu
1.Sửa lỗi phát sinh và cập nhật danh sách phần cứng bổ sun,cập nhật tài liệu
2.Chuẩn bị môi trường kiểm thử hệ thống
2.Chuẩn bị môi trường kiểm thử hệ thống
3.Triển khai trên môi trường thật,kiểm thử hệ thống theo dữ liệu thực tế,chỉnh sửa lỗi phát sinh,cập nhật tài liệu
3.Triển khai trên môi trường thật,kiểm thử hệ thống theo dữ liệu thực tế,chỉnh sửa lỗi phát sinh,cập nhật tài liệu
- Hệ thống yêu cầu người thực hiện chọn lựa một chức năng mong muốn thực hiện.
- Mỗi lần được yêu cầu, một luồng con được tiến hành: o Nếu chọn chức năng “Thêm mới thông tin nhân viên”, luồng con
“Thêm nhân viên” được tiến hành. o Nếu chọn chức năng “Sửa thông tin nhân viên”, luồng con “Sửa nhân viên ” được tiến hành. o Nếu chọn chức năng “Tìm kiếm thông tin nhân viên”, luồng con
“Tìm kiếm nhân viên ” được tiến hành. o Nếu chọn chức năng “Chấm công nhân viên”, luồng con “Chấm công nhân viên” được tiến hành.
- Thêm mới thông tin nhân viên nhân viên - Hệ thống yêu cầu nhập thông tin nhân viên muốn thêm vào Nhập thông tin nhân viên Hệ thống nhắc người thực hiện xác nhận việc thêm Hệ thống gán mã cho nhân viên và lưu nhân viên vào danh sách.
- Sửa thông tin nhân viên- Hệ thống yêu cầu người thực hiện chọn nhân viên cần sửa Hệ thống hiển thị thông tin nhân viên Sửa thông tin nhân viên Hệ thống nhắc người thực hiện xác nhận việc sửa Hệ thống hiển thị danh sách sau khi sửa.
- Tìm kiếm nhân viên- Hệ thống yêu cầu nhập thông tin bất kì của nhân viên Nhập thông tin tìm kiếm Hệ thống tìm và hiển thị thông tin nhân viên và sắp xếp theo thứ tự mã nhân viên.
- Chấm công nhân viên- Chọn nhân viên và thời gian làm việc của từng nhân viên Hệ thống hiển thị thông tin làm việc của nhân viên và sắp xếp theo thứ tự ngày tháng.
3.3.3.2 Quản lí nhà cung cấp
- Hệ thống yêu cầu nhân viên chọn lựa một chức năng muốn thực hiện
- Mỗi lần nhân viên cung cấp thông tin yêu cầu, một luồng con được tiến hành. o Nếu nhân viên chọn “Thêm mới thông tin nhà cung cấp”, luồng con
“Thêm mới thông tin nhà cung cấp” được tiến hành. o Nếu nhân viên chọn “Sửa thông tin nhà cung cấp”, luồng con “Sửa thông tin nhà cung cấp” được tiến hành. o Nếu nhân viên chọn “Tìm kiếm thông tin nhà cung cấp”, luồng con
“Tìm kiếm thông tin nhà cung cấp ” được tiến hành.
- Thêm mới thông tin nhà cung cấp- Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập vào thông tin nhà cung cấp muốn thêm Người thực hiện nhập thông tin nhà cung cấp Hệ thống nhắc người thực hiện việc thêm Hệ thống gán mã cho nhà cung cấp và lưu nhà cung cấp vào danh sách.
- Sửa thông tin nhà cung cấp – Hệ thống yêu cầu người thực hiện chọn nhà cung cấp cần sửa Hệ thống hiển thị thông tin nhà cung cấp Sửa đổi thông tin của nhà cung cấp Hệ thống nhắc người thực hiện việc sửa Hệ thống hiển thị danh sách sau khi sửa.
- Tìm kiếm thông tin nhà cung cấp- Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập một thông tin bất kì của nhà cung cấp Nhập thông tin tìm kiếm Hệ thống tìm và hiển thị thông tin nhà cung cấp và sắp xếp theo mã nhà cung cấp. 3.3.3.3 Quản lí khách hàng
- Hệ thống yêu cầu người thực hiện chọn lựa một chức năng muốn thực hiện
- Mỗi lần nhân viên cung cấp thông tin yêu cầu, một luồng con được tiến hành. o Nếu nhân viên chọn “Thêm mới thông tin khách hàng”, luồng con
“Thêm mới thông tin khách hàng” được tiến hành. o Nếu nhân viên chọn “Sửa thông tin khách hàng”, luồng con “Sửa thông tin khách hàng” được tiến hành. o Nếu nhân viên chọn “Tìm kiếm thông tin khách hàng”, luồng con
“Tìm kiếm thông tin khách hàng” được tiến hành.
- Thêm mới thông tin khách hàng- Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập vào thông tin khách hàng muốn thêm Người thực hiện nhập thông tin khách hàng Hệ thống nhắc người thực hiện việc thêm Hệ thống gãn mã cho khách hàng và lưu khách hàng vào danh sách.
- Sửa thông tin khách hàng – Hệ thống yêu cầu người thực hiện chọn khách hàng muốn sửa Hệ thống hiển thị thông tin khách hàng Sửa đổi thông tin của khách hàng Hệ thống nhắc người thực hiện việc sửa Hệ thống hiển thị thông tin sau khi sửa.
- Tìm kiếm thông tin khách hàng- Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập một thông tin bất kì của khách hàng Nhập thông tin tìm kiếm Hệ thống tìm và hiển thị thông tin khách hàng và sắp xếp theo mã khách hàng.
- Hệ thống yêu cầu người thực hiện lựa chọn một chức năng muốn thực hiện.
- Mỗi lần nhân viên cung cấp thông tin yêu cầu, một luồng con được tiến hành. o Nếu người thực hiện chọn “Lập hóa đơn bán hàng”, luồng con “Lập hóa đơn được tiến hành”. o Nếu người thực hiện chọn “Tìm kiếm hóa đơn bán hàng”, luồng con
“Tìm kiếm hóa đơn bán hàng” được tiến hành.
- Lập hóa đơn bán hàng – Hệ thống yêu cầu nhập thông tin của hóa đơn cần lập Người thực hiện nhập thông tin khách hàng cùng đơn hàng Hệ thống hiển thị thông tin đơn hàng của khách hàng Hệ thống nhắc người thực hiện việc lập hóa đơn Hệ thống gán mã và hiển thị hóa đơn bán hàng.