Quản trị dự án Hội trại - Ban tài Môc lôc Môc lôc Lêi giíi thiƯu Phần 1- Tổng quan dự án I- Mơc ®Ých dù ¸n .4 II- ý tëng cđa dù ¸n Ph¹m vi Chän ®Þa ®iĨm Thêi gian Néi dung héi tr¹i 5 Ngân sách cho dù ¸n Nguån cÊp kinh phÝ Thành lập xây dựng đội ngũ dự án PhÇn 2- Lập kế hoạch thực dự án I- Bảng phân tách công việc cho giai đoạn dự án II- Sơ đồ mạng dự án III- Thành lập xây dựng đội ngũ dự án Tæ chøc cuéc häp .9 Xây dựng đội ngũ dự án IV- Hoạch định ngân sách .11 V- Chuẩn bị thực công việc trớc ngày hội trại 12 Tæ chøc häp .12 Xin cÊp kinh phÝ 12 Ph©n bỉ kinh phÝ cho tõng ban 12 Chọn địa điểm ký hợp đồng 13 Soạn thảo nội quy cho đêm diễn ngày hội 13 LËp danh s¸ch kh¸ch mêi mời 13 Lập ban giám khảo cho thi .14 Thông báo toµn trêng vµ triƯu tËp häp 14 Tỉng dut, tun chän c¸c tiÕt mơc vui ch¬i 14 VI- Chi tiÕt nhiƯm vơ cđa c¸c Ban dù ¸n 15 Ban tæ chức cắm trại 15 Ban tỉ chøc vui ch¬i gi¶i trÝ .17 Ban tæ chøc giao lu VH – VN 21 Ban lƠ t©n 24 Ban an ninh, y tế môi trờng 26 Ban tµi chÝnh 27 VII- Tổ chức hội trại ngày 15-12-2002 31 Lịch trình tiến hành thùc hiƯn héi tr¹i: 31 KÕt thóc héi tr¹i .32 -1- Quản trị dự án Hội trại - Ban tài Phần 3- Giám sát đánh giá quản trị thay đổi 32 Giám sát, đánh giá thực c«ng viƯc 32 Quản trị thay đổi có rủi ro 32 PhÇn 4- KÕt thúc hoàn thành dự án 33 Bµn giao hiƯn trêng vµ kÕt thóc hợp đồng .33 Tổ chøc cuéc häp tæng kÕt .33 Lời giới thiệu Trong trình phát triển lên kinh tế Quản trị dự án phần quan trọng công việc dự định đợc thực tơng lai, giúp cho có đợc cách nhìn khoa học từ có kết tốt nh mong muốn Chính qua trình học tập kết thúc môn Quản trị dự án vinh dự đà đợc tin tởng nhà trờng nh giáo viên hớng dẫn đà giao cho nghiên cứu thực Quản trị dự án cho hội trại cđa trêng vµo ngµy 15/12/2002 (ngµy kû niƯm thµnh lËp trờng) tới Quản trị dự án hội trại bao gồm phần sau: Phần I - Tổng quan dự án Phần II - Lập kế hoạch thực dự án Phần III - Quản trị thay đổi dự án Phần IV - Kết thúc dự án -2- Quản trị dự án Hội trại - Ban tài Qua trình nghiên cứu quản trị dự án hội trại có thiếu sót phần, mong đóng góp bạn có quan tâm đến quản trị dự án Mọi đóng góp xin gửi cho thành viên tham gia nghiên cứu quản trị dự án héi tr¹i nh sau: Họ tên Mà sv Nguyễn Huy Vinh A02390 Nguyễn Hoàng Anh A02408 Trần Tiến Việt A02573 Nguyễn Duy Đại A02505 Đỗ Nghĩa Hng A02427 Phạm Thành Trung A01483 Số ĐT 7.181.871 8.341.314 8.586.964 Phần 1- Tổng quan dự án I- Mục đích dự án Câu thành ngữ Uống nớc nhớ nguồn từ bao đời đà sâu vào sắc văn hoá tinh thần dân tộc Việt Nam ta, ngời không quên đợc nơi đà sinh nuôi dỡng trởng thành Chính để ôn lại truyền thống tốt đẹp vẻ vang trờng kỷ niệm ngày thành lập trờng Đại học dân lập Thăng Long (ngày 15/12/198815/12/2002) , nhà trờng tổ chức hội trại hàng năm cho sinh viên giúp cho sinh viên hiểu rõ thêm lịch sử truyền thống hiếu học trờng, nh giúp cho sinh viên hăng say học tập, thi đua dành thành tích mang lại niềm vui, niềm tự hào cho thân nh cho nhà trờng, nâng cao uy tín giáo dục đào tạo trờng nớc Qua đó, sinh viên tự khẳng định phong trào vui chơi, giải trí, văn nghệ, đợc giao lu với vị khách mời đặc biệt ngày hội Hơn nữa, hy vọng ngày tổ chức hội trại thờng niên trờng sân chơi, ngày đại hội tất sinh viên nớc tham gia học hỏi đua tài Chúng mong qua buổi tổ chức hội trại này, sinh viên, giáo viên cán nhà trờng thêm yêu gắn bó với nhà trờng hơn, đoàn kết nghiên cứu, giảng dạy, học tập đạt kết cao, tạo đà phát triển giáo dục đào tạo nâng cao uy tín chất lợng trờng nớc nh nớc -3- Quản trị dự án Hội trại - Ban tài II- ý tởng dự án Phạm vi Để hội trại thêm vui náo nhiệt, tạo điều kiện cho đoàn kết sinh viên trờng nữa, gắn bó tình thầy trò làm cho không khí hội trại thêm vui nhộn, thoải mái Vì dự tính nh sau + Số lợng ngời tham gia hội trại: 3100 ngời + Trong :- Sinh viên, giáo viên, cán trờng : 2800 ngời - Khách mời bên : 300 ngời Cựu sinh viên, giáo viên trờng Đại diện sinh viên trờng khác Đại diện doanh nghiệp trẻ Khách nớc Chọn địa điểm Để tránh lặp lại việc lựa chọn địa điểm nh năm trớc, gây cảm giác nhàm chán cho sinh viên nh Công viên nớc Hồ Tây, Gò Đống Đa, hay địa điểm khác nh công viên Lê Nin có diện tích lớn không phù hợp với hội trại không kiểm soát đợc Chích việc thay đổi địa điểm tổ chức hội trại quan trọng, nên đà chọn công viên Bách Thảo thủ đô Hà Nội Công viên Bách Thảo nơi diễn ngày hội, có vị trí địa lý cảnh quan đẹp, môi trờng sạch, diện tích đủ lớn có sức chứa khoảng 5000 ngời An ninh, y tế, phòng chống cháy nỉ an toµn vµ thn tiƯn, khu vƯ sinh nam nữ riêng biệt Khu cắm trại, khu vui chơi, bÃi để xe, nhà vệ sinh cảnh quan công viên Bách thảo đà đợc bố trí, xắp xếp chi tiết đồ tổng thể công viên Bách Thảo (trang trớc) Thời gian - Thời gian bắt đầu thực dự án: 1/10/2002 (2 tháng 15 ngày trớc diễn hội trại) Thời gian tổ chức hội trại : Chủ nhật, ngày 15/12/2002 Thời gian kết thúc dự án : ngày 17/12/2002 Nội dung hội trại Thi cắm trại đẹp, có ý nghĩa văn hoá lịch sử Ca múa nhạc Thi đấu môn thể thao Thi hùng biện -4- Quản trị dự án Hội trại - Ban tài - Dạ hội, khiêu vũ, ca múa nhạc truyền thống Lễ hội hoá trang, hài kịch Giao lu khách mời, học hỏi kinh nghiệp học tập Đốt lửa trại sinh hoạt tập thể Ngân sách cho dự án Tỉng chi phÝ thùc hiƯn dù ¸n : 50 triƯu VNĐ Nguồn cấp kinh phí Nguồn kinh phí đợc cấp từ nhà trờng Tài trợ từ DN có quan hệ mật thiết với trờng Tài trợ từ nớc nh Nhật, Pháp Thành lập xây dựng đội ngũ dự án Đội ngũ dự án bao gồm: Trởng ban dù ¸n : ngêi Ban gi¸m s¸t thùc hiƯn điều hành : ngời Ban xúc tiến dự án : ngời Ban tổ chức cắm trại : ngời Ban tổ chức giao lu văn hoá, văn nghệ : ngời Ban tổ chức trò chơi giải trÝ :5 ngêi Ban tæ chøc an ninh, y tÕ, môi trờng : ngời Ban tổ chức lễ tân : ngêi Ban tµi chÝnh : ngêi Ngoµi đội ngũ dự án có thêm cộng tác đoàn niên trờng Đặc biệt với tham gia nhà trờng, đội ngũ dự án đạo nhà trờng giúp cho dự án thêm thành công -5- Quản trị dự án Hội trại - Ban tài Phần 2- Lập kế hoạch thực dự án I- Bảng phân tách công việc cho giai đoạn dự án Stt WBS 1.1 1.2 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 3 -6- Tên nhiệm vụ Tổ chức họp Thành lập xây dựng đội ngũ dự án Phân công nhiệm vụ đến tiểu ban Chuẩn bị trớc ngày hội trại Xin cấp kinh phí cho dự án Phân bổ kinh phí cho ban Tìm thuê địa điểm ký hợp đồng Soạn thảo nội quy cho hội trại Thông báo nhận tiết mục tham gia Tập dợt chơng trình Xét duyệt chơng trình lần Báo cáo tổng hợp lần Tổng duyệt để chào mừng ngày 20-112002 Báo cáo tổng hợp lần Thực tổ Quản trị dự án Hội trại - Ban tµi chÝnh 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4 4.1 4.2 chức hội trại ngày 15 Sáng ngày 15 lớp cắm trại Tổ chức thi đấu môn thể thao Tối khai mạc đọc diễn văn, giao lu Tối đốt lửa trại, ca múa nhạc 22h bế mạc kết thúc hội trại Kết thúc dự án Bàn giao trờng kết thúc hợp đồng Tổ chức họp tổng kết Trên bảng cấu phân tách công việc WBS (Work Breakdown Structure) dự án hội trại, đợc phân thành giai đoạn công việc cụ thể đợc thực từ xuống dới, giúp cho nhà quản trị dự án dễ dàng quản lý kiểm soát đợc trình thực dự án II- Sơ đồ mạng dự án Sau đà hình thành bảng WBS cho dự án dựa vào đà xây dựng sơ đồ mạng cho dự án hội trại nh sau: -7- Quản trị dự án Hội trại - Ban tài Phân bổ kinh phí Thuê địa điểm Phân trại cho lớp Cắm trại Tuyển chọn tiết mục ca nhạc Tập dợt Xét duyệt lần 1Tập dợt lần lần Phân nhiệm vụ đến Ban Tổ chức Thành họp lập đội ngũ DA Tuyển chọn trò chơi Sơ tuyển trò chơi Đa luật chơi Tổng duyệt Tập dợt lần Tổng duyệt tất chơng trình Kết thúc hộ Tổ chức hội trại Tuyển thành viên tham gia DA Viết giấy mời Đón khách Sơ đồ mạng tổng quát dự án -8- Quản trị dự án Hội trại - Ban tài III- Thành lập xây dựng đội ngũ dự án Tổ chức họp - Thời gian: 8h ngày 1/10/2002 - Địa điểm: Phòng A40 - Nội dung: bầu ban dự án, phân công công việc cụ thể đến tiểu ban dự án Xây dựng đội ngũ dự án Mô hình tổ chức đội ngũ dự án a Số lợng đội ngũ chínhTr tham ởng gia bandự dựán: án Tổng số thành viên : ngời - trëng dù s¸t, ¸n Banban gi¸m Ban xóc tiÕn - trëng ban gi¸m s¸t thùc hiƯn thùc hiƯn dù ¸n dù ¸n - trëng ban xóc tiến dự án - trởng ban tổ chức cắm trại - trởng ban giao lu văn hoá - 1văn trởng banvăn trò chơi giải trí angiải Ban tổ chức cắm Ban trại hoá, Ban tổnghệ chức tròBan chơi, ninh, trÝy tÕ m«i trêng Ban Ban - trëng ban an ninh y tế, môi trờng Lễ tân Tài chÝnh - trëng ban lƠ t©n - trëng ban tài b Đối tợng tham gia thêm vào dự án: Ngoài số thành viên thức đối tợng tham gia vào đội ngũ tiểu ban dự án là: - Giáo viên, đoàn sinh viên trờng d - - c Yêu cầu thành viên tham gia dự án: Ngời tham gia dự án phải có khả đáp ứng cao công việc dự án, phù hợp với khả chuyên môn mình, ngời tham gia dự án phải có kiến thức liên ngành, độ nhạy cảm cao, thông minh, sáng tạo, phẩm hạnh tốt Ngời tham gia dự án phải đoán, đặc biệt phải thấu hiểu, trí cao nỗ lực để thực yêu cầu dự án đặt chức năng, nhiệm vụ ban: Trởng ban dự án : ngời Trởng ban dự án ngời có tr¸ch nhiƯm cao nhÊt NhiƯm vơ chÝnh cđa trëng ban điều hành dự án, phân công nhiệm vụ đến tất tiểu ban theo trình tự công việc hoàn thành thời hạn quy định Ban giám sát thực dự án : ngời -9- Quản trị dự án Hội trại - Ban tài - - - - - - - Gåm trëng ban trởng ban nằm ban lại Nhiệm vụ ban kiểm tra giám sát thực công việc theo kế hoạch sau báo cáo lại cho trởng ban dự án theo thời kỳ dự án Ngoài thực số công việc nh ký hợp đồng thuê địa điểm, lập danh sách khách mời, soạn thảo nội quy hội trại Ban xúc tiến dự án : ngêi NhiƯm vơ chÝnh cđa ban xóc tiÕn dù án kiểm tra tiến trình công việc theo kế hoạch đề ra, có thay đổi phải điều chỉnh tiến độ phù hợp với công việc Đánh gía hình thành nhiệm vụ riêng lẻ ban tìm cách khắc phục cố sảy Ban tổ chức cắm trại : ngời Nhiệm vụ ban tổ chức, bố trí xếp trại địa điểm phù hợp với số lợng trại Ngoài ban cắm trại phải tổ chức đội ngũ để xây dựng sân khấu có mái che ®Ĩ biĨu diƠn vµ giao lu Ban tỉ chøc giao lu văn hoá, văn nghệ : ngời Nhiệm vụ mời đại diện sinh viên số trờng đại học, đại diện tổ chức doanh nghiệp , ca sĩ, giáo viên Soạn lịch thời gian phát biểu đại diện Ban tổ chức trò chơi giải trÝ : ngêi NhiƯm vơ chÝnh lµ nhËn vµ xét duyệt trò chơi giải trí sinh viên đăng ký tham gia để tổ chức vào ngày hội trại, nêu danh sách trò chơi cho sinh viên tham gia thi đấu Ban tổ chức an ninh, y tế môi trờng: ngời Nhiệm vụ ban an ninh y tế, môi trờng đảm bảo an toàn cho ngời tham gia hội trại giải kịp thời cố ngời xảy Ngoài đảm bảo môi trờng nơi diễn hội trại lành mạnh Ban lễ tân: ngời Ban lễ tân có nhiệm vụ mời khách đón khách theo kế hoạc đà đặt ra, tiếp khách chu đáo từ sáng đến tối bao gồm ăn, uống chỗ nghỉ cần Ngoài ban lễ tân phải có số phiên dịch viên tiếng nớc nh tiếng Anh, Pháp, Nhật để phiên dịch giao lu Ban tµi chÝnh : ngêi Mét trëng ban tµi chÝnh th ký giúp đỡ trởng ban báo cáo tình hình tài đợc cấp phát Nhiệm vụ ban tài đợc uỷ quyền trởng ban dự án liên hệ với nhà trờng tổ chức doanh nghiệp xin cấp kinh phí cho dự án, sau ban tài có nhiệm vụ cấp, phát kinh phí cho ban thời hạn theo thị trởng ban dự án IV- Hoạch định ngân sách 1- Ban tổ chức cắm tr¹i 15 triƯu - 10 -