ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG ĐIỆP
Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hoàng Điệp
Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hoàng Điệp thực hiện sản xuất 2 loại sản phẩm chính là dây cáp điện và vỏ tủ điện nên nguyên vật liệu sử dụng bao gồm:
Vật liệu sản xuất dây cáp điện:
+ Vật liệu: đồng phi 8, đồng phi 3, nhôm, nhựa PVC, hạt PP, XLPE, bột chống dính…
+ Nhiên liệu: Dầu HLP Z46, Dầu thuỷ lực HL46, Dầu làm mát NC- 07… + Phụ kiện thay thế: Khuôn dao máy đơn, kim xoắn đầu, Van đơn C60- A220…
Vật liệu sản xuất vỏ tủ điện:
+ Vật liệu: tôn, thiếc hàn, sơn cách điện, sơn
+ Mỡ: Mỡ APP Litol 3 (Mỡ láp)…
Trị giá vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm và chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và chuyển dịch toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm. Đặc điểm của các loại nguyên liệu thường xuyên sử dụng là khối lượng sử dụng lớn, có chất lượng tương đối khác nhau (do yêu cầu của khách hàng,cũng như thông số kỹ thuật trong thiết kế sản phẩm) Công ty đã xây dựng mối quan hệ mua bán với một số nhà cung cấp cố định nhằm đảm bảo nguồn cung ứng vật tư được ổn định.
Mặt khác, vì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất sản phẩm (từ 60% - 70%) nên giá thành sản phẩm biến đổi nhạy cảm với biến đổi của chi phí vật liệu Việc sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả nguyên vật liệu là biện pháp tích cực (thuộc về yếu tố chủ quan của Công ty) góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất nhằm hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Muốn vậy, doanh nghiệp phải quản lý tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng nguyên vật liệu.
1.1.1 Phân loại nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hoàng Điệp
Vật liệu mà Công ty sử dụng gồm nhiều loại khác nhau về công dụng và chất lượng Tại công ty, căn cứ vào công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, vật liệu được chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: Đồng phi 8, đồng phi 3, tôn, nhựa PVC, sơn cách điện.
- Nguyên vật liệu phụ: Hạt nhựa, sơn, bột chống dính, sợi PP…
- Nhiên liệu: Dầu APP- 40HDSF/cc, dầu APP- SW10, dầu APP- 90
EO, Mỡ APP Litol 3 (Mỡ láp), Dầu HLP Z46, Dầu thuỷ lực HL46, Dầu làm mát NC- 07…
- Phụ tùng: Gồm các phụ tùng chi tiết dễ thay thế sửa chữa, máy móc thiết bị sản xuât, phương tiện vận tải như: các loại vòng bi, dây curoa, bánh dẫn…
- Phế liệu thu hồi: Dây đồng, nhôm các loại
1.1.2 Danh mục và mã hóa nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hoàng Điệp
Với việc tổ chức công tác kế toán bằng hệ thống kế toán máy nên Công ty đã có thể quản lý nguyên vật liệu một cách hiệu quả, tiện lợi Căn cứ công dụng của từng loại vật tư, Công ty đã tiến hành phân nhóm và mã hóa cho từng loại nguyên vật liệu (Bảng 1.1) như sau:
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hoàng Điệp
TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hoàng Điệp
Nhóm vật tư Mã vật tư Tên vật tư ĐVT
TTA01 TTA12 Tôn tấm dày 2ly, 5ly… Kg
NHP05 NHP10 Dây nhôm đường kính các loại Kg
TTM01 TTM6 Tôn màu, cuộn, kẽm hợp kim Kg
SCD01 SCD03 Sơn cách điện Kg
PVC01 PVC03 Nhựa PVC các loại Kg
THH01 THH04 Thiếc hàn Kg
SOP01 SOP05 Sơn phủ các màu Kg
BCD01 BCD05 Bột chống dính Kg
DAU01 DAU12 Dầu Diezel, xăng A92… lít
GAS01 Gas hoá lỏng LPG Kg
LDE01 LDE02 Long đen Cái
CDL01 CDL10 Cplie, cutren Cái
( Nguồn Phòng vật tư công ty)
1.2 §ặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hoàng Điệp
1.2.1 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu tại công ty
Phương pháp đánh giá là sử dụng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực và tính thống nhất.
Vận dụng lý luận thực tế của Công ty, kế toán vật tư đã sử dụng giá vốn thực tế để hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu.
1.2.1.1 Đối với nguyên vật liệu xuất kho tai công ty
Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh Theo phương pháp này, khi xuất kho nguyên vật liệu nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá mua thực tế của nguyên vật liệu đó để có thể tính giá trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho.
1.2.1.2 Đối với nguyên vật liệu nhập kho tại công ty
Vận dụng lý luận thực tế của Công ty, kế toán vật tư đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo phương pháp giá thực tế.
- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài:
= Giá mua thực tế + Chi phí mua ngoài - Các khoản giảm trừ
- Đối với nguyên liệu qua chế biến:
Trị giá vật liệu qua chế biến = Giá trị của NVL trước khi chế biến + Chi phí chế biến
- Đối với vật liệu thu hồi (phế liệu thu hồi): Giá trị thực tế của chúng được tính bằng giá bán thực tế của phế liệu trên thị trường.
1.2.2 Hệ thống kho tàng bảo quản nguyên vật liệu của công ty
Hệ thống kho đều được trang bị khá đầy đủ phương tiện cân, đo, đong đếm để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý , bảo quản chặt chẽ vật liệu Công ty có các kho hàng chính để bảo quản nguyên vật liệu (Bảng 1.2) như sau:
Bảng 1.2 Bảng hệ thống kho hàng chính bảo quản nguyên vật liệu của công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hoàng Điệp
KHB Kho PX dây cáp
KHC Kho vật tư hàng hoá
KHV Kho PX chế tạo
(Nguồn phòng vật tư công ty)
Ngoài ra Công ty còn xây dựng nội quy của kho về an toàn lao động,quy định ra vào, xuất nhập hàng hoá, vật tư Những quy định trong việc nhập xuất nguyên vật liệu về việc xác định trách nhiệm vật chất trong trường hợp hao hụt, hư hỏng, thất thoát thì người được chỉ định quản lý kho chịu trách nhiệm vật chất trước Công ty.
Tổ chức quản lí nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản xuất thương
1.3.1 Quản lí NVL ở khâu thu mua
Do đặc thù của công ty là sản xuất và thương mại luôn phải gắn với nguyên vật liệu mang tính đơn chiếc , tạo nên kết cấu tổng hợp của nhiều loại sản phâm Đặc điểm của NVL cần cho sản xuất đa dạng có khối lượng lớn,thường do nhân viên vật tư chuyên trách thực hiện thu mua Để thuận tiện cho việc quản lý, Công ty giao cho thủ kho chủ động bố trí các kho NVL ngay tại xưởng, nhằm thuận lợi cho sản xuất Mỗi kho đều có thủ kho có trách nhiệm theo dõi vật liệu số lượng, chất lượng, tổ chức kho bãi hợp lý an toàn, khoa học, đảm bảo số lượng hàng hoá không suy giảm chất lượng trong quá trình lưu kho Các loại NVL phải được kiểm tra chất lượng trước khi đưa vào sử dụng sản xuất Công ty tổ chức quản lý chặt chẽ quá trình thu mua nguyên vật liệu đảm bảo đủ số lượng, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng tốt, giá mua và chi phí mua hợp lý, thực hiện kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Công ty thường xuyên tìm những nguồn hàng mới để tạo ra cho Công ty có nguồn hàng dự trữ với chi phí thấp nhất và cũng rất quan tâm đến hóa đơn giá trị gia tăng, chứng từ liên quan đến giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ để từ đó hạ thấp được chi phí nguyên vật liệu, góp phần giảm giá thành sản phẩm.
1.3.2 Quản lí NVL ở khâu bảo quản
Công ty rất quan tâm đến việc tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, đồng thời thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu để tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt trong kho cũng như trên đường vận chuyển về kho Công ty hay khi giao đến cho khách hàng không qua kho Các kho tàng được thiết kế để duy trì khả năng bảo quản vật liệu, tỷ lệ hao hụt tự nhiên ở mức hợp lý Đối với các loại NVL dễ hư hỏng do ẩm ướt khi cất trữ phải để nơi khô ráo, có mái che Với sắt thép phải để riêng từng chủng loại, kê cao cách mặt sàn 15cm và phải có phủ bạt che nắng, che mưa chống han gỉ Các loại linh kiện phải được sắp xếp tập kết khoa học, thuận tiện cho quá trình sản xuất
1.3.3 Quản lí NVL ở khâu sử dụng
Công ty tiến hành tính đầy đủ, chính xác, kịp thời giá nguyên vật liệu có trong thành phẩm, trong mỗi đơn dặt hàng của khách Đồng thời trong khâu sử dụng tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng, sử dụng nguyên vật liệu.Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên các định mức tiêu hao đã đề ra Cụ thể ta có thể xem xét (Bảng 1.3) một số chỉ tiêu định mức tiêu hao như sau:
Bảng 1.3 Bảng chỉ tiêu sản xuất dây cáp điện của công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hoàng Điệp
Chỉ tiêu Hoàng Long Thái Hưng An Lộc
Nhựa PVC (m3/TSP) 0.93 0.85 1.1 Điện (Kwh/TSP) 12.5 5 30
(Nguồn phòng kinh tế kĩ thuật)
Quản lí nguyên vật liệu theo hệ thống định mức nội bộ rất quan trọng trong việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm và tăng tích lũy cho Công ty và nó phụ thuộc nhiều vào ý thức làm việc của người lao động Ngoài ra công ty còn ban hành quy chế xử lý các trường hợp thực hiện tốt hoặc vi phạm định mức chi phí nhằm gắn trách nhiệm và quyền lợi của người lao động với lợi ích tập thể.
1.3.4 Quản lí NVL ở khâu dự trữ
Trong việc hạch toán tại kho và tại phòng kế toán đều đảm bảo thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục nhập, xuất và luân chuyển chứng từ Mỗi loại vật liệu được phản ánh trên các tài khoản riêng nhằm giúp cho việc theo dõi nhập – xuất – tồn Định kỳ tiến hành kiểm kê nếu phát hiện NVL tồn đọng nhiều hoặc kém phẩm chất, tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất biện pháp giải pháp hợp lý, tránh tình trạng cung ứng vật liệu không kịp thời ảnh hưởng tới tiến độ sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn do vật liệu tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết Thủ kho là nhân viên trực thuộc sự quản lý của phòng vật tư, có trách nhiệm kết hợp với thủ kho và kế toán tiến hành nhập, xuất NVL theo đúng yêu cầu thi công, đảm bảo đầy đủ thủ tục mà Công ty đã quy định.
Như vậy, đảm bảo nguyên vật liệu được tổ chức tốt từ khâu thu mua đến bảo quản, sử dụng và dự trữ, từ số lượng tới chất lượng sẽ làm cho quá trình sản xuất được thông suốt, giảm bớt những rủi ro thiệt hại cho doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy vòng quay của vốn, đảm bảo cho sự phát triển của công ty.
CHƯƠNG 2THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TYTNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ HOÀNG ĐIỆP
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty
2.1.1 Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu tại công ty
2.1.1.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
- Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài Khi nhận được đơn đặt hàng, hoặc căn cứ vào kế hoạch và nhu cầu vật tư của các bộ phận sản xuất đã được giám đốc phê duyệt, phòng vật tư sẽ tổ chức tiến hành các thủ tục mua Nguyên vật liệu mua về nếu có số lượng lớn tính chất phức tạp, hoặc hàng nhập khẩu…thì trước khi nhập kho phải được Ban KCS kiểm tra và lập biên bản kiểm nghiệm Nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn mới được nhập kho. Đối với phần lớn các trường hợp khác, nguyên vật liệu mua về chỉ cần có giấy chứng nhận chất lượng do bên bán cung cấp, cán bộ thu mua tự kiểm tra, nếu không phát hiện sai sót thì vật tư có thể được nhập kho luôn Các bước nhập kho như sau:
+ Cán bộ thu mua đề nghị nhập kho
+ Ban KCS lập biên bản kiểm nghiệm (nếu cần)
+ Kế toán vật tư lập phiếu nhập kho làm 3 liên.
+ Phụ trách phòng vật tư ký phiếu nhập kho (giữ lại một liên) và chuyển cho thủ kho.
+ Thủ kho tiến hành nhập kho, kiểm tra số lượng trên phiếu với số lượng thực nhập, nếu chính xác thì ký phiếu nhập kho, ghi thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho kế toán Nếu có chênh lệch thì chuyển cho kế toán sửa lại rồi tiến hành nhập kho.
+ Kế toán kiểm tra trên phiếu nhập kho, nếu đủ thông tin ghi sổ và lưu một liên, một liên dùng để thanh toán giao cho khách hàng.
- Thủ tục mua vật tư
+ Lấy báo giá vật tư của các nhà cung cấp
+ Lập biên bản phê duyệt giá (nhằm đưa ra quyết định chọn nhà cung ứng)
+ Liên hệ với nhà cung cấp tuỳ theo yêu cầu hai bên có thể lập hợp đồng hoặc không.
- Các loại chứng từ cần thiết:
+ Biên bản họp hội đồng giá
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư
+ Biên bản thanh lý hợp đồng
+ Phiếu nhập kho. Để thấy rõ hơn thủ tục nhập kho vật tư ta đi tìm hiểu quá trình nhập kho của 2 loại nguyên vật liệu sau: đồng phi 8 và đồng phi 3 như sau
Biểu mẫu 01- Mẫu biểu yêu cầu nhập vật tư
Công ty TNHH SXTM&DV Hoàng Điệp CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
PHÒNG KHVT Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
YÊU CẦU NHẬP VẬT TƯ
Họ và tên người yêu cầu: Trịnh Văn Toàn Đơn vị công tác: Phòng kế hoạch vật tư
- Căn cứ vào nhu cầu sản xuất tháng 10 quý IV năm 2009
- Đề nghị Giám đốc cho mua một số vật tư như sau:
STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú
Giám đốc Người đề nghị
Biểu mẫu 02- Mẫu Biên bản họp hội đồng giá
Công ty TNHH SXTM&DV Hoàng Điệp Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
Phòng KHVT Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG GIÁ
Thành phần họp hội đồng giá gồm có:
1 Đồng chí: Trịnh Văn Toàn Chức vụ: Chủ tịch hội đồng giá
2 Đồng chí: Đỗ Minh Tâm Chức vụ: Uỷ viên
3 Đồng chí: Vũ Thị Linh Chức vụ: Uỷ viên
Sau khi thảo luận và đối chiếu các bảng báo giá của các nhà cung cấp, hội đồng giá thống nhất nội dung sau:
- Duyệt giá mua hàng của Công ty Cổ phần Tiến Hà
STT Tên vật tư ĐV
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Bằng chữ: Một trăm năm mươi sáu triệu bốn trăm chín mươi bốn nghìn đồng
(Đơn giá trên chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng)
Trịnh Văn Toàn Đỗ Minh Tâm Vũ Thị Linh
Biểu mâũ 03 - Mẫu Hoá đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG AA/2009T Liên 2: Giao khách hàng 0728
Ngày 01 tháng 10 năm 2009 Đơn vị bán: Công ty Cổ phần Tiến Hà Địa chỉ: Số 48 Đông Anh Hà Nội số TK: 012577948 Điện thoại:043.9680085
Họ tên nguời mua hàng: Đỗ Minh Tâm Đơn vị mua: Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hoàng Điệp Địa chỉ: 30 Nguyễn Khánh Toàn, Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại : 04 3767 2416 Fax: 04 767 2418
Hình thức thanh toán: Trả tiền sau
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 156.494.000 Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 15.649.400
Tổng cộng tiền thanh toán 172.143.400
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bảy mươi hai triệu một trăm bốn mươi ba nghìn bốn trăm đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
( ký, ghi rõ họ tên ) (Ký, ghi ró họ tên) ( ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu mẫu 04 - Mẫu Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Công ty TNHH SXTM&DV Hoàng Điệp
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Căn cứ nhu cầu sản xuất của Công ty TNHH SXTM&DV Hoàng Điệp Theo hợp đồng kinh tế: 05/HĐ-KT ngày 28/9/2009.
Ban kiểm nghiệm gồm: Ông (bà): Nguyễn Xuân Diễn Ông (bà): Đỗ Minh Tâm Ông (bà): Phạm Trung Hoàn Ông (bà): Đào Thị Hải Ông (bà): Chu Bá Hưng Đại diện Phòng Kỹ thuật Đại diện Phòng Kế hoạch vật tư Đại diện Phòng Kế toán
Thủ kho Đại diện Công ty CP Tiến Hà Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau:
Phương thức kiểm nghiệm ĐV T
1 Dây đồng 8 Cân, đo Kg 1.690 1.690 Không
2 Dây đồng 3 kiểm tra Kg 2.210 2.210 Không thực tế Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đạt chất lượng, đúng quy cách, phẩm chất đồng ý cho nhập vật tư trên vào kho vật tư của Công ty.
Biểu mẫu 05- Mẫu Phiếu nhập kho
Công ty TNHH SXTM&DV Hoàng Điệp Mẫu số: 01-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Người giao hàng: Chu Bá Hưng Có: 331 Đơn vị: Công ty CP Tiến Hà
Nội dung: Nhập dây đồng 8, dây đồng 3 của Công ty Tiến Hà theo HĐ05/HĐ-
Kho: Kho nguyên vật liệu Dây đồng
STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Bằng chữ: Một trăm năm mươi sáu triệu bốn trăm chín mươi bốn nghìn đồng
Người giao hàng Người lập phiếu Kế toán trưởng Thủ kho
- Trường hợp Công ty mua vật tư từ Công ty nước ngoài
Ví dụ: Theo phiếu nhập kho 099 và hoá đơn GTGT 0734 ngày 7/10
Công ty nhập khẩu 2.145 kg nhựa PVC Công ty SungHo - Hàn Quốc, đơn giá chưa thuế 1,4USD/ kg Thuế nhập khẩu phải nộp là 3%, thuế GTGT là 10%.
Tỷ giá ngày giao dịch là 16.985đ/USD Cụ thể trong Công ty hạch toán chi tiết như sau:
Theo phiếu yêu cầu nhập khẩu (biểu mẫu 06) của phòng kỹ thuật, phòng vật tư làm hồ sơ mua hàng theo đúng yêu cầu Sau khi ký kết hợp đồng mua hàng với hãng SungHo - Hàn Quốc, nhân viên giao nhận thực hiện thủ tục hải quan và kiểm kê hoá hàng Trường hợp có sự cố phải thông báo ngay cho nhân viên XNK để đề xuất hướng giải quyết Nhân viên XNK thông báo nhận hàng tới thủ kho, về thời gian hàng về, số lượng hàng và chủng loại hàng Nhân viên giao nhận chủ động điều phối xe chuyển hàng về kho Công ty
Trước khi hàng về, nhân viên XNK thông báo cho thủ kho hàng về qua mẫu Thông báo nhận hàng nhập kho (Biểu mẫu 07) Sau khi hàng về, nhân viên giao nhận phối hợp với KCS và thủ kho kiểm tra hàng bằng cảm quan về số lượng, chứng chỉ lô hàng…và xác nhận vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Đồng thời nhân viên phòng vật tư xuất nhập khẩu ghi vào Sổ theo dõi nhà cung ứng (nước ngoài) (Biểu mẫu 08) Khi hàng về đến kho của Công ty, trường hợp nhập khẩu nguyên vật liệu cũng làm thủ tục tương tự như trường hợp nguyên vật liệu được mua trong nước Thủ kho viết phiếu nhập kho số
099 (Biểu mẫu 09), và cập nhật vào Thẻ kho (Biểu mẫu 11) Các mẫu chi tiết như sau:
Biểu mẫu 06 – Mẫu phiếu yêu cầu nhập khẩu
Công ty TNHH SXTM&DV
Hoàng Điệp PHIẾU YÊU CẦU NHẬP KHẨU
Người yêu cầu: Nguyễn Xuân Diễn Phòng kỹ thuật
Mã số Phiếu YCNK: VT068
Ngày nhận vật tư: 07/10/2009 Yêu cầu kiểm tra vật tư: Có Người liên hệ khi hàng về Công ty: Đỗ Minh Tâm
3 Danh mục vật tư yêu cầu nhập khẩu
TT Tên vật tư Hãng sản xuất Đơn vị Số lượng Quy cách
1 Nhựa PVC SungHo - Hàn Quốc Kg 2.145
Giám đốc Người yêu cầu
Biểu mẫu 07 – Mẫu thông báo nhận hàng nhập kho
Công ty TNHH SXTM&DV Hoàng Điệp
THÔNG BÁO NHẬN HÀNG NHẬP KHO
Ngày lập: Ngày 06/10/2009 Ngày nhận: 07/10/2009
Người lập: Nguyễn Xuân Diễn Người nhận: Đỗ Minh Tâm
Bộ phận VTXNK:Đỗ Minh Tâm Bộ phận kho: Đào Thị Hải
Tên vật tư Nhựa PVC
Thời gian dự kiến Ngày 07/10/2009
Giấy tờ kèm theo x Đơn đặt hàng x Bảng chào giá x Packinglist x Invoice
Người giao nhận Đỗ Minh Tâm Điện thoại: Đợn vị giao nhận x Công ty Thuê ngoài
Người phụ trách Nguyễn Xuân Diễn Điện thoại
Người lập Người nhận Bộ phận kho Bộ phận VTXNK
Biểu mẫu 08 – Sổ theo dõi nhà cung ứng
Công ty TNHH SXTM&DV Hoàng Điệp
SỔ THEO DÕI NHÀ CUNG ỨNG (NƯỚC NGOÀI)
Tên nhà cung ứng: SungHo - Hàn Quốc
Loại hình vật tư cung ứng: Nhựa PVC
Người theo dõi: Đỗ Minh Tâm
T Số HĐ/PO Ngày tháng
Ngưòi theo dõi Đỗ Minh Tâm
Biểu mẫu 09 – Phiếu nhập kho nhập khẩu
Công ty TNHH SXTM&DV Hoàng Điệp
PHIẾU NHẬP KHO NHẬP KHẨU
Họ tên người giao hàng: Đỗ Minh Tâm Đơn vị: Địa chỉ:
Nội dung: Nhập hàng theo HĐ 0734 (ngày 07/10/2009)
Kho: KHB – Kho vật tư
T Tên vật tư Mã ĐVT Số l- ượng Đơn giá Thành tiền
4 Thuế GTGT hàng nhập khẩu
Bằng chữ: Năm mươi bảy triệu bảy trăm tám mươi chín nghìn bảy trăm bốn mươi bảy đồng
Người giao hàng Người lập phiếu Kế toán trưởng Thủ kho
2.1.1.2 T hủ tục xuất kho nguyên vật liêu tại công ty
- Khi phát sinh nhu cầu sử dụng vật tư để phục vụ cho sản xuất, người có yêu cầu (Bộ phận sản xuất, phân xưởng, phòng kế hoạch vật tư) lập Phiếu yêu cầu vật tư.
- Phòng kỹ thuật và thủ trưởng đơn vị ký xét duyệt
- Kế toán vật tư lập Phiếu xuất kho, phụ trách phòng ký phiếu xuất kho
- Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, xuất vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu xuất, sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng loại vào thẻ kho định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư.
- Kế toán kiểm tra kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán, ghi sổ và lưu.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu lại Phòng Kế hoạch vật tư
+ Liên 2: Giao cho kế toán vật liệu
+ Liên 3: Giao cho thủ kho
Phiếu nhập kho và xuất kho có thể được lập cho một hoặc nhiều nguyên vật liệu khác nhau Tùy thuộc vào từng kho kế toán phải lập phiếu xuất kho cho phù hợp Nếu trong yêu cầu xuất có nhiều nguyên vật liệu tại nhiều kho khác nhau thì buộc phải viết nhiều phiếu xuất kho cho các nguyên vật liệu đó theo kho quản lý.
Biểu mẫu 10- Mẫu Phiếu đề nghị cấp vật tư
Công ty TNHH SXTM&DV Hoàng Điệp Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
Phòng KHVT Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
PHIẾU ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ
Người đề nghị: Vũ Thị Yên
Bộ phận: Phân xưởng sản xuất Dây cáp
Lý do xuất kho: Dùng cho sản xuất Dây cáp
STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú
Phòng KHVT Thủ kho Người đề nghị
Biểu mẫu 11- Mẫu Phiếu xuất kho
Công ty TNHH SXTM&DV Hoàng Điệp MS : 02 VT Ban hành theo mẫu
QĐ số 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính
Người nhập: Vũ Thị Yên Đơn vị: Phân xưởng Dây cáp
Nội dung: Xuất dây đồng 8, dây đồng 3 cho phân xưởng dây cáp
Kho: Kho nguyên vật liệu
STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Số tiền bằng chữ: Một trăm bốn mươi tám triệu ba trăm linh bốn nghìn đồng
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
2.1.2 Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hoàng Điệp
2.1.2.1 Quy trình ghi thẻ kho
Tại Công ty TNHH sản xuất thương mại dịch vụ Hoàng Điệp, hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng theo phương pháp thẻ song song và dựa trên cơ sở các chứng từ sau: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các sổ sách chủ yếu là thẻ kho, thẻ chi tiết, bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
Các chứng từ nhập, xuất NVL là căn cứ để thủ kho ghi “ Thẻ kho” và kế toán vật tư ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất vào “Thẻ kế toán chi tiết NVL” Cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến , đồng thời từ thẻ kế toán chi tiết NVL kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn” vật liệu theo từng danh điểm, từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.
Chu trình kế toán chi tiết vật liệu tai Công ty TNHH Hoàng Điệp được khái quát theo (sơ đồ 2.3) như sau
Sơ đồ 1 Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu của công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hoàng Điệp theo phương pháp thẻ song song
Ghi chú : Ghi hàng ngày
2.1.2.2 Sổ kế toán chi tiết
Phiếu nhập kho Thẻ kho
Sổ chi tiết vật liệu Phiếu xuất kho
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
Sổ kế toán tổng hợp
Việc phản ánh tình hình nhập, xuất kho hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi chép vào thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng nhập, xuất Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, sau đó tiến hành phản ánh thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho theo công thức:
Số tồn cuối tháng = Số tồn đầu tháng + Số nhập trong kỳ - Số xuất trong kỳ
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hoàng Điệp
3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hoàng Điệp
Sau hơn 10 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty TNHH SXTM&DV Hoàng Điệp đã có những bước phát triển nhất định dần dần khẳng định được vị thế của mình trên thị trường công nghiệp điện.
Qua thời gian thực tập tại Công ty, vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán NVL, em đã rút ra được những nhận xét sau:
3.1.1 Ưu điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
- Về tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Tổ chức bộ máy kế toán công ty được xây dựng trên mô hình tập trung là phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất của Công ty Các Phòng ban phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo công tác hạch toán thống nhất về nguyên vật liệu diễn ra đều đặn, nhịp nhàng Các bộ phận kế toán trong Công ty đảm nhiệm những phần hành kế toán riêng biệt nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau đảm bảo xử lý thông tin được nhanh nhất cung ứng kịp thời cho Ban lãnh đạo Công ty để đưa ra các quyết định và giám sát công việc đạt hiệu quả ca
- Về chế độ hạch toán tại công ty
Chế độ hạch toán tại Công ty phù hợp với quy định của Bộ Tài chính và của Tập đoàn Hệ thống chứng từ ban đầu được tổ chức hợp pháp, hợp lý, đầy đủ Quy trình luân chuyển chứng từ đúng quy định đề ra
- Về hình thức kế toán công ty áp dụng
Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là Nhật ký chung Đây là hình thức kế toán đang được áp dụng rộng rãi với ưu điểm là tổ chức hệ thống sổ sách khá đơn giản, dễ thực hiện và đặc biệt rất thích hợp khi vận dụng kế toán máy.SV: Lê Mạnh Cờng - Lớp :Kế Toán Tổng Hợp K19
Công ty đã trang bị cho phòng kế toán hệ thống máy tính với phần mềm kế toán Fast Accounting có nhiều ưu điểm: dễ sử dụng, cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, thực hiện tốt việc quản trị người dùng Việc áp dụng kế toán máy vào Công ty đã giúp cho các kế toán viên phần hành giảm tải khối lượng công việc mà họ phải thực hiện, đồng thời cho độ chính xác cao, nhanh chóng, kịp thời trong việc cung cấp thông tin Áp dụng kế toán máy còn đảm bảo một bộ máy kế toán viên gọn nhẹ với hiệu quả công việc cao.
- Về phương thức kế toán:
Về phương thức kế toán: quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty diễn ra liên tục thường xuyên nên Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán là hợp lý.
- Về phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho
Về phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: theo phương pháp này vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính Đây là phương pháp tốt nhất, hợp lý với Công ty Nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán: chi phí thực tế phù họp với doanh thu thực tế, hơn nữa giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó Do đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty, có ít loại mặt hàng nhưng giá trị hàng tồn kho có giá trị lớn, với cách sắp xếp kho hàng theo từng lô nhập về nên thuận tiện để nhận diện mặt hàng.
- Về việc cung cấp và lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu
Công ty xây dựng quy trình quản lý vật liệu tương đối khoa học từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh Việc phân công trong công tác quản lý khá rõ ràng, hợp lý: phòng kỹ thuật lập định mức nguyên vật liệu theo các chỉ tiêu kỹ thuật, theo hợp đồng mua hàng, nhu cầu sản xuất; phòng cung ứng vật tư chịu trách nhiệm thu mua nguyên vật liệu theo yêu cầu, tìm hiểu, thăm dò các nguồn hàng mà Công ty
SV: Lê Mạnh Cờng - Lớp :Kế Toán Tổng Hợp K19 đang cần đặc biệt là các nguồn hàng chất lượng tốt giá cả hợp lý, tiết kiểm chi phí, đảm bảo quá trình sản xuất Sự phối hợp của hai phòng ban đảm bảo cho việc cung ứng đạt hiệu quả cao nhất, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc kiểm soát nguyên vật liệu.
- Về phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
Về phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Công ty đã vận dụng phương pháp ghi thẻ song song phù hợp với điều kiện thực tế (sử dụng phần mềm kế toán, danh điểm nguyên vật liệu không quá nhiều…) dễ đối chiếu kiểm tra, phát hiện sai sót.
- Về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:
+ Sổ sách kế toán: kế toán sử dụng chứng từ phù hợp với quy định hiện hành: mẫu chứng từ, công tác ghi chép chứng từ đảm bản phản ánh chính xác các nghiệp vụ phát sinh, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận có liên quan Hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ, hệ thống sổ kế toán theo biểu mẫu mà Bộ TC quy định, có sự linh hoạt trong việc thiết kế kết cấu sổ cho phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty mà vẫn cung cấp đầy đủ thông tin kế toán cần thiết cho công tác quản lý.
+ Tài khoản sử dụng: các tài khoản kế toán sử dụng để hạch toán nguyên vật liệu phù hợp với hệ thống tài khoản do Bộ TC quy định Đối với
TK 152 tuy không được chi tiết thành các TK cấp 2,3 nhưng tất cả nguyên vật liệu đều đã được mã hoá thuận tiện cho việc theo dõi quản lý.
+ Trình tự kế toán: kế toán vật tư đã thực hiện kế toán nguyên vật liệu theo trình tự phù hợp với thực tế phát sinh của các nghiệp vụ.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm có tác dụng tích cực đến việc tiết kiệm chi phí vật liệu và công cụ dụng cụ thì quá trình hạch toán kế toán NVL tại công ty cũng gặp những khó khăn nhất định.
3.1.2 Nhược điểm trong công tác kế toán NVL tại công ty
SV: Lê Mạnh Cờng - Lớp :Kế Toán Tổng Hợp K19
- Hệ thống kho bảo quản vật tư, hàng hoá được bố trí theo các phân xưởng nhưng bên cạnh đó cũng cần phải phân chia mỗi kho đó thành các kho nguyên vật liệu nhỏ hơn dựa trên công dụng kinh tế của nguyên vật liệu: kho vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ, kho nhiên liệu…Việc phân chia này sẽ tạo điều kiện để bảo quản nguyên vật liệu tốt hơn vì mỗi nhóm nguyên vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau do đó đòi hỏi điều kiện kho tàng bảo quản cũng khác nhau, giúp công tác quản lý nguyên vật liệu cũng dễ dàng hơn mỗi khi nhập, xuất, chất xếp các loại nguyên vật liệu vào kho.