Lời mở đầu
Trong nền kinh tế thị trờng các doanh nghiệp thơng mại muốn tồn tại và pháttriển cần phải nắm bắt đợc nhu cầu và tâm lý của ngời tiêu dùng với sản phẩm cóchất lợng cao, giá thành hạ, mẫu mã phong phú Muốn vậy, các doanh nghiệp thơngmại phải giám sát tất cả các quá trình từ khâu mua hàng đến khâu tiêu thụ hàng hóa,để đảm bảo việc bảo tồn và tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn, giữ uy tín với bạnhàng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nớc, cải thiện đời sống vật chất và tinh thầncủa cán bộ cơng nhân viên, Doanh nghiệp có lợi nhuận để tích luỹ mở rộng pháttriển sản xuất kinh doanh Vấn đề đặt ra là làm thế nào để quản lý tốt quá trình bánhàng của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả kinh doanh, tối đa hoá lợi nhuận Kếtốn là cơng cụ quản lý đắc lực có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản trị củadoanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thơng mại nói riêng Chỉ có thực hiệntốt cơng tác kế tốn trong khâu bán hàng và xác định kết quả mới đảm bảo thực hiệnmục tiêu tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng đợc ngời tiêu dùng tin dùng hơn.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề và tìm hiểu thực tế tại công tyTNHH sản xuất và thơng mại ONC, em đã chọn đề tài: “Kế toán bán hàng
và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH sản xuất và thơng mại
ONC ” làm nội dung của bài chuyên đề Bài chyên đề này là sự kết hợp giữa lý luậnvới thực tiễn công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công tyTNHH sản xuất và thơng mại ONC Từ đó tìm ra những điểm cha hợp lývà đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế toán bán hàng và xác địnhkết quả bán hàng tại đơn vị.
Bài chuyên đề ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3 chơng:
Ch
ơng 1: Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàngtrong doanh nghiệp thơng mại.
Ch
ơng2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại côngty TNHH sản xuất và thơng mại ONC.
Ch
ơng 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơng tác kế tốn bán hàng vàxác định kết quả bán hàng tại công ty Tnhh sản xuất và thơng mại onc.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cơ giáo Thạc sĩ- Đặng ThịLan Anh cùng các cán bộ phịng kế tốn, các cán bộ phịng nghiệp vụ của cơng tyTNHH sản xuất và thơng mại ONC đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này.
Mặc dù đã hết sức cố gắng song do thời gian và nhận thức có hạn, chun đềkhơng tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận đợc sự góp ý, chỉ bảo của cácthầy, các cơ trong khoa Kinh Tế Quản Trị – ĐH Phơng Đông, các cán bộ của côngty.
Trang 2Ch ơng 1:lý luận chung về kế toán bán hàng và xác địnhkết quả kinh doanh trong doanh nghiệp th ơng mại.
1.1 Vai trị và nhiệm vụ của kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàngtrong doanh nghiệp thơng mại.
1.1.1 Bán hàng và vai trò của bán hàng.
Bán hàng luôn đợc coi là khâu quan trọng nhất trong quá trình kinh doanhcủa doanh nghiệp thơng mại Vậy bán hàng là gì?
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu hàng hoá gắn với phần lớn lợi íchhoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời đợc khách hàng thanh toán hoặc chấp nhậnthanh toán.
Nh vậy, hàng hoá chỉ đợc coi là đã bán khi đồng thời thoả mãn 2 điều kiện: Đơn vị bán đã chuyển quyền sở hữu hàng hố gắn với phần lớn lợi íchcũng nh rủi ro cho khách hàng.
Đơn vị mua đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán.
Trong doanh nghiệp thơng mại bán hàng là khâu cuối cùng, khâu quan trọngnhất của quá trình kinh doanh.Bán hàng là hoạt động chủ yếu, đặc trng của doanhnghiệp thơng mại và thực sự có vai trị rất quan trọng đối với doanh nghiệp thơngmại cũng nh với đời sống xã hội.
1.1.2 Sự cần thiết phải quản lý và yêu cầu quản lý đối với quá trình bán h ngàngvà xác định kết quả bán hàng.
Bán hàng là hoạt động quan trọng nhất của doanh nghiệp thơng mại và kếtquả bán hàng là tiền đề cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Trong thị tr-ờng cạnh tranh hiện nay khi có một ngời mua mà có hàng vạn ngời bán thì việc quảnlý tốt quá trình bán hàng nhằm đạt đợc mục tiêu về lợi nhuân, thị phần thực sự là đòihỏi khách quan và ngày càng trở nên cấp thiết đối với các doanh nghiệp thơng mại.
Quản lý khâu bán hàng cần phải đáp ứng đợc các yêu cầu sau:
Quản lý sự vận động và số vốn hiện có của từng loại hàng hoá theo cácchỉ tiêu số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị của chúng.
Tìm hiểu, khai thác và mở rộng thị trờng, áp dụng các phơng thức bánhàng đa dạng, phù hợp, đồng thời có các chính sách sau bán hàng nhằm khơngngừng đẩy mạnh bán hàng, tăng doanh thu.
Quản lý chặt chẽ các chi phí bán hàng (CPBH), chi phí quản lý doanhnghiệp (CPQLDN), các chi phí cần thiết khác nhằm tiết kiệm chi phí, tối đa hố lợinhuận.
Trang 31.1.3 Vai trị và nhiệm vụ của kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Với t cách là một cơng cụ quản lý hữu hiệu, kế tốn đã có vai trị to lớn đốivới cơng tác quản lý khâu bán hàng và xác định kết quả bán hàng, thể hiện nh sau:
Giám sát chặt chẽ khâu bán hàng.
Cung cấp những thông tin cần thiết cho nhà quản trị.
Cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.*Nhiệm vụ của kế tốn bán hàng là :
o Tính tốn, phản ánh đúng đắn, kịp thời doanh thu, trị giá vốn củahàng bán, xác định kết quả bán hàng.
o Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng, kếhoạch lợi nhuận, kiểm tra tình hình quản lý tiền thu về bán hàng.
o Kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán và việc thựchiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nớc.
o Theo dõi chi tiết và thờng xuyên các khoản phải thu khách hàng,cần đôn đốc kịp thời không để vốn bị chiếm dụng lâu, làm giảm hiệu quả kinhdoanh.
o Định kỳ cung cấp thông tin cho nhà quản trị để nhà quản trị cóthể nắm bắt đợc tình hình kinh doanh, mức độ sử dụng chi phí qua đó lập báo cáo tàichính.
1.2 Lý luận chung về bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại doanh nghiệpthơng mại.
1.2.1 Các phơng thức bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
Hàng bán trong nớc đợc thực hiện qua hai khâu:Bán buôn và bán lẻ Đinghiên cứu chi tiết hai khâu này để có thể hiểu rõ hơn về các ph ơng thức bán hàngtrong doanh nghiệp thơng mại.
1.2.1.1 Phơng thức bán bn hàng hố.
Bán bn hàng hoá là việc bán hàng cho các đơn vị thơng mại khác hoặc bánhàng cho các đơn vị sản xuất để tiếp tục sản xuất
Trang 4Hiện nay có 2 hình thức bán bn nh sau:Bán buôn qua kho và bán buôn vậnchuyển thẳng.
Bán buôn qua kho:Là hàng đợc giao bán từ kho của các đơn vịbán bn,đợc thực hiện dới hai hình thức: giao hàng trực tiếp tại kho và chuyểnhàng cho bên mua.
Bán buôn vận chuyển thẳng:là hàng đợc giao bán ngay từ khâumua không qua kho của đơn vị bán buôn Phơng thức bán buôn này cũng đợc thựchiện dới hai hình thức,bán bn vận chuyển thẳng trực tiếp và bán bn vận chuyểnthẳng theo hình thức chuyển hàng.
1.2.1.2 Phơng thức bán lẻ hàng hoá.
Bán lẻ hàng hoá là bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng.Qua khâu bán lẻhàng hoá vĩnh viễn rời khỏi khu vực lu thông, giá trị của nó đợc thực hiện đầy đủ.
Các phơng thức bán hàng hoá ở khâu bán lẻ:
Bán hàng thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiềnvà giao hàng cho khách.Việc thừa, thiếu hàng hoá ở quầy và tiền thu về bán hàng donhân viên bán hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Bán hàng thu tiền tập trung: ở quầy có nhân viên thu ngânchuyên làm nhiệm vụ thu tiền và viết hoá đơn Căn cứ vào hoá đơn đã thu tiền nhânviên bán hàng giao hàng cho khách.Tại đây, thừa thiếu tiền bán hàng thuộc tráchnhiệm của nhân viên thu ngân, thừa thiếu hàng hoá ở quầy hàng chịu trách nhiệmcủa nhân viên bán hàng.
1.3 Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại doanh nghiệp thơngmại.
1.3.1 Chứng từ v quá trình luân chuyển chứng từ àng
* Chứng từ kế toán sử dụng để kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Hoá đơn GTGT (mẫu 01- GTKT-3 LL): là hoá đơn bên bán xácnhận số lợng, đơn giá, số tiền bán hàng cho bên mua Hoá đơn giá trị gia tăng là căn cứđể bên bán ghi nhận doanh thu và xác định số thuế giá trị gia tăng phải nộp.
Hoá đơn giá trị gia tăng lập thành 3 liên: liên 1 lu gốc, liên 2 giao chokhách hàng, liên 3 giao cho thủ kho làm thủ tục xuất kho, ghi thẻ kho sau đó giao lại chophịng kế toán làm căn cứ hạch toán.
Hoá đơn bán hàng thông thờng (mẫu 02- GTTT-3 LL):sử dụngtrong các đơn vị nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp.Hoá đơn bán hàng làcăn cứ xác định doanh thu nhng trên hố đơn bán hàng khơng phản ánh thuế GTGT Hoáđơn bán hàng cũng lập thành 3 liên nh hoá đơn giá trị gia tăng.
Trang 5 Thẻ quầy hàng(mẫu 02- BH)
Các chứng từ thanh toán( phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanhtốn,uỷ nhiệm thu, giấy báo Có NH, bảng sao kê của ngân hàng…))
Chứng từ kế toán khác liên quan:
- Phiếu xuất kho (mẫu số 02- VT): dùng để theo dõi số lợng hàng hoá xuất
kho Phiếu này đợc lập thành 3 liên: liên 1 lu gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phịng kế tốn làm căn cứ hạch toán
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03- VT): theo dõi số lợng
hàng hoá di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị hay đến các chinhánh, đại lý Phiếu này có thể lập thành 2 hoặc 3 liên: 1 liên lu, 1 liên giao cho ng-ời vận chuyển mang theo, 1 liên làm căn cứ để ghi thẻ kho và ghi sổ kế toán
- Phiếu chi (mẫu số 02-TT): Là chứng từ ghi nhận các khoản chi phí phát sinh
trong q trình kinh doanh của doanh nghiệp Phiếu chi đợc lập làm 3 liên: 1 liên lu,1 liên làm căn cứ ghi sổ kế toán, 1 liên (nếu có) giao cho ngời nhận tiền.
- Phiếu thu (mẫu số 01-TT): là các chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng mà
khách hàng thanh toán (bằng tiền mặt) Phiếu thu đợc lập thành 3 liên: 1 liên lu , 1liên giao cho ngời nộp tiền, 1 liên làm căn cứ để ghi sổ kế toán
1.3.2 Kế toán doanh thu.
1.3.2.1 Doanh thu và điều kiện ghi nhận doanh thu.
* Doanh thu bán hàng :
Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đợc trong kỳhạch toán phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thờng làm tăng vốn chủsở hữu.
* Doanh thu bán hàng đợc ghi nhận khi đồng thời thoả mãn tất cả năm(5)điều kiện sau:
1 Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liềnvới quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hố cho ngời mua.
2 Doanh nghiệp khơng cịn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá nhngời sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
3 Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn.
4 Doanh thu đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịchbán hàng.
Trang 6o Đối với sản phẩm, hàng hóa thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theophơng pháp khấu trừ,doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán cha có thuếGTGT.
o Đối với sản phẩm, hàng hố khơng thuộc diện chịu thuế GTGThoặc thuộc diện chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì doanh thu bán hànglà tổng giá thanh toán.
o Đối với sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tợng chịu thuế tiêu thụ đặcbiệt, hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán( bao gồm cảthuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu).
1.3.2.2 Tài khoản sử dụng.
TK 511_ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: tài khoản này dùng đểphản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong 1 kỳ hạchtoán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và nghiệp vụ: bán hàng vàcung cấp dịch vụ.
+ TK 511 có 5 TK cấp 2:
TK 5111_Doanh thu bán hàng hoá.TK 5112_Doanh thu bán thành phẩm.TK 5113_Doanh thu cung cấp dịch vụ.TK 5114_Doanh thu trợ cấp, trợ giá.
TK 5117_Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu t.
Trên thực tế kế toán bán hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại chỉ sử dụngtài khoản 5111_Doanh thu bán hàng hoá để kế toán nghiệp vụ bán hàng.
+ TK 512_ Doanh thu bán hàng nội bộ: phản ánh doanh thu của số sản phẩm,hàng hoá, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùngmột cơng ty, tổng cơng ty…)hạch tốn tồn ngành.
Tài khoản 512 gồm 3 tài khoản cấp 2:
TK 5121_Doanh thu bán hàng hoá.TK 5122_Doanh thu bán sản phẩm.TK 5123_Doanh thu cung cấp dịch vụ.
Kế toán bán hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại chỉ sử dụng tài khoản5121_Doanh thu bán hàng hố.
1.3.2.3 Trình tự kế tốn doanh thu bán hàng.
Trang 7333 511,512
111,112,131,136…
521,531,532
911
333( 33311)
đơn vị áp dụng pp trực tiếp( tổng giá thanh toán)
đơn vị áp dụng theo pp khấu trừ (giá ch a có thuế GTGT)
Thuế GTGT đầu raCuối kỳ k/c xác định doanh thu
Thuế xuất khẩu, thuế TTTĐB phải nộp nhà n ớc
CKTM, GGHB, HBBTL phát sinh trong kỳCuối kỳ kết chuyển
CKTM,HBBTL,GGHB
1.3.3 Các khoản giảm trừ doanh thu.
1.3.3.1 Nội dung các khoản giảm trừ doanh thu
Trong q trình bán hàng, ngồi doanh thu cịn phát sinh các khoản giảm trừdoanh thu, bao gồm: giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thơng mai,thuế GTGT phải nộp theo phơng pháp trực tiếp và thuế xuất nhập khẩu.
Trang 8 Giảm giá hàng bán:là khoản tiền doanh nghiệp (bên bán) giảm trừ chobên mua trong một số trờng hợp đặc biệt vì lí do hàng bán bị kém phẩm chất, khơngđúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn …) đã ghi trong hợp đồng.
Hàng bán bị trả lại là giá trị khối lợng hàng bán đã xác định là tiêu thụnhng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện cam kết trong hợp đồng kinhtế,hoặc theo chính sách bảo hành,nh:Hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại. Thuế GTGT phải nộp theo phơng pháp trực tiếp:là loại thuế gián thu, đ-ợc tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong q trìnhsản xuất,lu thơng đến tiêu dùng.Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơngpháp trực tiếp thì doanh thu ghi nhận sẽ là tổng giá thanh toán,đến cuối kỳ doanhnghiệp mới tính ra số thuế GTGT phải nộp và hạch toán giảm doanh thu đã ghinhận.
1.3.3.2 Tài khoản kế tốn sử dụng và trình tự hạch tốn các khoản giảm trừ doanhthu.
Chiết khấu thơng mại hạch toán vào tài khoản 521 Hàng bán bị trả lại: TK sử dụng là 531
Giảm giá hàng bán:tài khoản kế tốn sử dụng:532+ Trình tự hạch tốn các khoản giảm trừ doanh thu:
Trang 9Sơ đồ kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:
Đối với Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc đối
với các đối tợng không chịu thuế GTGT các khoản ghi nhận ở TK 521, 531, 532
cũng bao gồm cả thuế giá trị gia tăng Số thuế GTGT cuối kỳ phải nộp và thuế tiêuthụ đặc biệt, Thuế Xuất khẩu đợc ghi giảm doanh thu bán hàng.
1.3.4 Giá vốn hàng bán.
Trị giá vốn hàng bán là tồn bộ các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng,bao gồm: trị giá vốn hàng xuất kho để bán đã bán, CPBH, CPQLDN phân bổ cho sốhàng bán trong kỳ Trị giá vốn hàng bán là cơ sở để xác định kết quả bán hàng.
1.3.4.1 Xác định trị giá vốn của hàng xuất kho để bán.
Trị giá vốn của hàng xuất kho để bán đợc xác định một trong bốn phơng phápsau:
Phơng pháp tính theo giá đích danh: theo phơng pháp này khi xuấthàng để bán căn cứ vào số lợng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đóđể tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho.
Trang 10Phơng pháp bình quân gia quyền: đối với phơng pháp này thì trị giá vốnthực tế của vật t xuất kho đợc tính căn cứ vào số lợng hàng xuất kho và đơn giá bìnhquân gia quyền, theo công thức:
Trị giá vốnthực tế hàngxuất kho=Số lợnghàng hốxuất khoĐơn giábình qngia quyềnĐơn giá bìnhqn giaquỳên=Trị giá thực tế củahàng hóa tồn đầukỳ+Trị giá thực tế củahàng hoá nhập trongkỳSố lợng hàng hoátồn đầu kỳ +Số lợng hàng hóanhập trong kỳ
Đơn giá bình qn gia quyền có thể tính cho cả kỳ (đơn giá bình qn cốđịnh) hoặc tính sau mỗi lần nhập (đơn giá bình qn liên hoàn)
Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc: phơng pháp này giả định hàng nàonhập trớc sẽ đợc xuất trớc và trị giá của hàng xuất kho đợc tính theo giá của lơhàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ.
Phơng pháp nhập sau xuất trớc: phơng pháp này lại giả định là hàngnào nhập sau sẽ đợc xuất trớc.Theo phơng pháp này giá trị của hàng xuất kho đợctính theo giá của lơ hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ.
Đối với DNTM: sử dụng một trong bốn phơng pháp trên mới chỉ tính đợc trịgiá mua thực tế của số hàng xuất kho đã bán Trị giá vốn của hàng xuất kho đã báncịn bao gồm chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đó Chi phí mua hàng đ ợc phânbổ cho số hàng đã bán theo một trong các tiêu chuẩn phân bổ sau: số lợng, trọng l-ợng, trị giá mua thực tế của hàng hố
Ta có cơng thức:Chi phí muahàng phânbổ cho HHđã bán trongkỳ==Chi phí mua hàngcủa HH tồn ĐK +Chi phí muahàng phát sinhtrong kỳTiêu chuẩnphân bổ củaHH đã xuấtbán trong kỳTổng tiêu phân bổ của ‘HH tồn kho CK’ và
HH đã bán trong kỳ
Trong công thức trên, ‘HH tồn kho CK’ đợc hiểu là hàng hoá tồn trong kho,hàng hoá đang đi đờng và hàng hoá gửi đi bán nhng cha đợc chấp nhận.
Trang 11Cuối kỳ, kế toán phân bổ CPBH, CPQLDN cho số hàng đã bán theo nhữngtiêu thức đợc trình bày ở mục 1.3.4, rồi tính trị giá vốn của hàng bán theo cơng thứcsau:Trị giá vốn củahàng bán =Trị giá vốn của hàngxuất kho đã bán +CPBH, CPQLDN phân bổcho số hàng đã bán1.3.4.3 Trình tự kế tốn hàng tồn kho.
Trang 12K/chuyển giá vốn của hàng bán cuối kỳTK 151,156,157
TK 611 TK 632
K/chuyển vốn của hàng ch a bán đầu kỳ
Giá vốn thực tế của hàng bán trong kỳK/chuyển giá vốn của hàng đã bán trong kỳ
TK 151, 156, 157
TK 911
sơ đồ kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:
+Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kêđịnh kỳ :
Sơ đồ kế toán giá vốn hàng bán theo phơng pháp Kiểm kê định kỳ
Với phơng pháp kiểm kê định kỳ thì giá vốn hàng bán đợc xác định:Giá vốn hàngbán trong kỳ =Trị giá hàng tồnkho đầu kỳ +Trị giá hàngmua trong kỳ _Trị giá hàngtồn cuối kỳ1.3.5 Kế tốn chi phí bán hàng
1.3.5.1 Nội dung chi phí bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại là toàn bộ chi phíphát sinh trong q trình bán hàng hố, bao gồm:
Trang 13 Chi phí nhân viên bán hàng: là toàn bộ các khoản tiền lơng phải trảcho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản hàng hố, vận chuyển đi bánvà các khoản trích theo lơng(khoản trích BHYT, BHXH, KPCĐ, BHTN).
Chi phí vật liệu, bao bì: là các khoản chi phí về vật liệu, bao bì đểđóng gói, bảo quản hàng hố, vật liệu dùng để sửa chữa TSCĐ dùng trong khâu bánhàng, nhiên liệu cho vận chuyển hàng hoá đi bán.
Chi phí dụng cụ đồ dùng: là chi phí về cơng cụ, dụng cụ, đồ dùnglàm việc ở khâu bán hàng.
Chi phí khấu hao TSCĐ: Để phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóanh nhà kho, cửa hàng, phơng tiện vận chuyển, bốc dỡ…)
Chi phí bảo hành sản phẩm: là các khoản chi phí bỏ ra để sửa chữa,bảo hành hàng hoá trong thời gian quy định về bảo hành.
Chi phí dịch vụ mua ngồi: là các khoản chi phí dịch vụ mua ngồiphục vụ cho khâu bán hàng nh: chi phí thuê nhân viên giám định, tiền hoa hồng đạilý…)
Chi phí bằng tiền khác: là các khoản chi phí bằng tiền phát sinhtrong khâu bán hàng nằm ngồi các chi phí kể trên nh: chi phí tiếp khách, hội nghịkhách hàng, chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm,hàng hoá…)
1.3.5.2 Tài khoản kế toán sử dụng.
Kế tốn sử dụng TK 641- chi phí bán hàng để tập hợp và kết chuyển CPBHthực tế phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh.
TK 641 khơng có số d
TK 641 đợc mở chi tiết 7 TK cấp 2:TK 6411- Chi phí nhân viên
TK 6412- Chi phí vật liệu
TK 6413 – Chi phí cơng cụ, dụng cụTk 6414- Chi phí khấu hao tài sản cố địnhTk 6415 – Chi phí bảo hành sản phẩmTk 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngồi Tk 6418-Chi phí bằng tiền khác
1.3.5.2 Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu thể hiện qua sơ đồ sau:1.3.5.3
152 ,153
641 111, 152, 1388…).Tập hợp CP nhân
viên bán hàng
Các khoản thu hồi và Ghi giảm CPBHTập hợp CP vật liệu,
Trang 141.3.6 Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp.
1.3.6.1 Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp:
CPQLDN là tồn bộ chi phí có liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh,quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất chung tồn doanh nghiệp.
Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, CPQLDN chi tiết thành cácyếu tố chi phí nh sau:
Chi phí nhân viên quản lý: gồm tiền lơng, phụ cấp trả cho ban giámđốc, nhân viên các phịng ban của doanh nghiệp và các khoản trích theo lơng.
Chi phí vật liệu quản lý: là các khoản chi phí về vật liệu, nhiên liệuphục vụ cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ, phụcvụ cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ dụng cụ dùng chung của toàn doanh nghiệp.
Chi phí đồ dùng văn phịng: là chi phí về dụng cụ, đồ dùng vănphịng dùng cho cơng tác quản lý chung của tồn doanh nghiệp.
Chi phí khấu hao TSCĐ: chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung chodoanh nghiệp nh: văn phòng làm việc, phơng tiện chuyền dẫn…)
214 331,111,112…) Giá không Thuế GTGTTK 1331142,242,335- chi phí trả trớc- chi phí trích trớcCP khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng 911CP dịchvụ muangoài vàchi bằngtiền khácKết chuyển chi phí bán hàng xác định kết quả kinh doanh
352Hồn nhập dự phịng phải trảvề chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hố133 133 512 333 (3331)
Trang 15 Thuế, phí, lệ phí: các khoản thuế phải nộp nhà nớc nh thuế mơn bài,thuế đất…), các khoản phí, lệ phí giao thơng, cầu phà…)
Chi phí dự phịng: khoản trích dự phịng phải thu kho địi,dự phịngphải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các khoản thu dịch vụ mua ngoàiphục vụ chung toàn doanh nghiệp nh:tiền điện,nớc,thuế sửa chữa TSCĐ,tiền mua vàsử dụng các tài liệu kĩ thuật, bằng phát minh sáng chế phân bổ dần
Chi phí bằng tiền khác: là các khoản chi phí bằng tiền ngồi các chiphí kể trên.
Cũng giống nh CPBH, CPQLDN phát sinh trong kỳ sẽ đợc tập hợp theo tổngchi phí phát sinh và đến cuối kỳ đợc tính tốn, phân bổ kết chuyển để xác định kếtquả bán hàng
1.3.6.2 Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 642 để tập hợp chi phí
và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và các chiphí cần thiết khác liên quan đến hoạt động chung toàn doanh nghiệp.
Tk 642 khơng có số d
Tk 642 có 8 tài khoản cấp 2
Tk 6421- Chi phí nhân viên quản lýTk 6422- Chi phí vật liệu quản lý
Tk 6423 – Chi phí đồ dùng văn phịngTk 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐTk 6425- Thuế,phí và lệ phí
Tk 6426 –Chi phí dự phịng
Trang 161.3.5.4 Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Sơ đồ hạch toán kế toán quản lý doanh nghiệp đợc thể hiện nh sau:
1.3.7 Xác định kết quả hoạt động bán hàng.
1.3.7.1 Nội dung kết quả hoạt động bán hàng
Kết quả hoạt động bán hàng là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinhdoanh thông thờng và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhấtđịnh,biểu hiện bằng số tiền lãi hay lỗ.
642 152,153 133334,338 214142,242,335 336
Chi phí quản lý cấp dới phải nộp cấp trên 139trích lập nợ phải thu khó địi111,112,331…) 133333
Thuế mơn bài, tiền th đất phải nộp
111.112.152…)
Các khoản giảm chi
911
Cuối kỳ kết chuyển
352
Hồn nhập dự phịng phải trả
Chi phí ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ
Chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Chi phí khấu hao TSCĐ
Chi phí trả trớcChi phí trích trớc
Trang 17Kết quả hoạt động kinh doanh bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh thôngthờng và kết quả hoạt động khác.
Kết quả hoạt động kinh doanh thông thờng là kết quả từ những hoạt động tạora doanh thu của doanh nghiệp, đây là hoạt động bán hàng.
Doanh thuthuần về bánhàng=Doanh thutiêu thụhàng hoá-Giảm giá hàng bán,hàng bán bị trả lại,chiết khấu thơng mại
-Thuế XK, thuếTTĐB, thuế GTGT
(phơng pháp trựctiếp)
Kết quả từ hoạt động SXKD (bán hàng) là một chỉ tiêu quan trọng đối vớidoanh nghiệp, nó là tiền đề cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, đồng thờiphản ánh trình độ và năng lực quản lý của các nhà quản trị Vì vậy mà doanh nghiệpcần từng bớc đẩy mạnh quá trình bán hàng, tăng doanh thu, sử dụng tiết kiệm chiphí nhằm nâng cao kết quả bán hàng của doanh nghiệp.
Kết quả từ hoạt
động tài chính =
Tổng doanh thu thuầnvề hoạt động tài chính
-Chi phí hoạt độngtài chính
Kết quả hoạt động khác là kết quả đợc tính bằng chênh lệch thu nhập khác vàchi phí khác:
Kết quả hoạt động khác = Thu nhập khác - Chi phí khác
1.3.7.2 Tài khoản kế toán sử dụng và kết cấu tài khoản
Tài khoản kế toán sử dụng :TK911Bên nợ:
+ Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ đã tiêu thụ+ Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
+ Chi phí tài chính trong kỳ
Trang 18+Kết chuyển số lãi từ hoạt động kinh doanh trong kỳBên có:
+Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ+Doanh thu thuần về hoạt động tài chính trong kỳ+Thu nhập thuần khác trong kỳ
+ Kết chuyển số lỗ từ hoạt động kinh doanh trong kỳTài khoản này không có số d
Tài khoản 421 lợi nhuận cha phân phối
Tài khoản này dùng để phản ánh kết quả của hoạt động kinh doanh và tìnhhình phân phối, xử lý kết quả của doanh nghiệp.
1.3.8 Sổ kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Tuỳ thuộc vào hình thức kế tốn doanh nghiệp sử dụng mà kế toán bán hàng vàxác định kết quả bán hàng sử dụng các sổ kế toán phù hợp.
Trong hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ (hình thức kế tốn mà cơng ty
TNHH sản xuất và thơng mại ONC đang áp dụng) kế toán bán hàng và xác định kết quảsử dụng các sổ tổng hợp và sổ chi tiết
Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng, phải trả cho ngời bán Các sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu của khách hàng…)
1.4 Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện kếtốn máy.
Cùng với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin và những địi hỏi ngày càngphong phú, đa dạng của ngời sử dụng thơng tin kế tốn thì việc ứng dụng kế toánmáy là một tất yếu.
Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả trong điều kiện kế toán máybao gồm những nội dung sau:
1.4.1 Tổ chức chứng từ kế toán.
Tổ chức chứng từ trong kế toán bán hàng và xác định kết quả trớc hết phảixây dựng đợc danh mục chứng từ trên máy Danh mục chứng từ đợc xây dựng hợplý sẽ tối u hố q trình nhập liệu.
Đồng thời với việc xây dựng các chứng từ sử dụng trên máy, kế toán bán hàngvà xác định kết quả cũng phải tổ chức đợc cơng tác hạch tốn ban đầu, tổ chức kiểmtra các thơng tin trên chứng từ gốc Nhìn chung các cơng việc này giữa kế tốn thủcơng và kế tốn máy khơng có sự khác biệt.
Trang 19chuyển về bộ phận máy tính hoặc nhân viên kế toán của từng phần hành (nếu đợcphân quyền) để tiến hành nhập liệu.
1.4.2 Tổ chức hệ thống tài khoản
Về hệ thống tài khoản kế tốn cấp 1, 2 thì kế toán bán hàng và xác định kếtquả bán hàng trong điều kiện kế toán máy vẫn sử dụng hệ thống tài khoản thốngnhất do Bộ Tài Chính quy định, bao gồm các tài khoản: 511, 512, 521, 531, 532,632, 641, 642, 911, 333 và các tài khoản liên quan…)
Nhng nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là vô hạn và tuỳthuộc vào từng đơn vị , vì vậy trên cơ sở hệ thống tài khoản đã xác định kế toán bánhàng và xác định kết quả bán hàng cần xây dựng danh mục tài khoản kế toán.
1.4.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán.
Đặc trng cơ bản của kế tốn máy là cơng việc kế tốn đợc thực hiện trên máytheo một chơng trình phần mềm kế toán Phần mềm này đợc thiết kế theo 1 trong 4hình thức kế tốn trong quy định.
Phần mềm kế tốn đợc thiết kế theo hình thức chứng từ ghi sổ (hình thức kế
tốn mà cơng ty TNHH sản xuất và thơng mại ONC áp dụng) cũng có các loại sổtổng hợp và sổ chi tiết theo hình thức kế tốn đó nhng có thể khơng hồn tồn giốngvới mẫu sổ kế tốn thủ cơng
Quy trình ghi sổ đợc thực hiện nh sau:
Trên đây là những vấn đề lý luận cơ bản về công tác bán hàng và xác định kết quảbán hàng trong doanh nghiệp thơng mại theo chế độ kế toán hiện hành.Giữa lý luậnvà thực tiễn ln có những khoảng cách nhất định, mặt khác do đặc điểm hoạt độngsản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp không giống nhau nên việc vận dụngnhững lý luận trên vào thực tế đòi hỏi phải linh hoạt, nhạy bén sao cho phù hợp.
Dữ liệu đầu vào:- Các chứng từ bán hàng.- Các chứng từ hạch tốn chi phí.- Các tiêu thức phân bổ.- Các bút toán k/c Khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy.Máy xử lý thông tin và đa ra sản phẩm.
Thông tin đầu ra:- NKCT số 8, các NKCT khác liên quan, các bảng kê…)
Trang 20Ch ơng 2:thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty tnhh Sản xuất và th ơng mại onc.
2.1 Đặc điểm tổ chc sản xuất kinh doanh, quản lý sản xuất kinh doanh
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty TNHH sản xuất và thơngmại ONC
Trong những năm gần đây, nớc ta ngày càng phát triển, đời sống của ngời dân từng bớc đợc cải thiện do vậy nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao Nắm bắt đợc thời cơ đó, bà Ngơ Kim Oanh đã cùng với 2 thành viên khác quyết định thành lập Công ty TNHH sản xuất và thơng mại ONC
Công ty TNHH ONC đợc thành lập vào ngày 25/06/2009 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở kế hoạch và Đầu t TP Hà Nội cấp
Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Công ty TNHH sản xuất và thơng mại ONC Tên công ty viết bằng tiếng Anh: ONC Trading and Production Company Limited.Tên công ty viết tắt là: ONC CO.,LTD.
Địa chỉ trụ sở chính: 440 Trần Khát Trân- Đống Đa- Hà Nội.Điện thoại: 04.62780795 Fax:04.62780797Emai: Info@ONC.vn
Website: ONC.vn
Theo Giấy phép đăng ký kinh doanh thì ngành nghề kinh doanh của Công ty là: Sản xuất, mua bán trang thiết bị nội ngoại thất văn phịng, trờng học và gia
đình.
Sản xuất khai thác và mua bán gỗ và các sản phẩm từ gỗ Thi cơng trang trí nội thất, ngoại thất
Mua bán thảm trải sàn, giấy dán tờng, sơn
Sản xuất mua bán máy móc thiết bị vật t kim khí Mua bán vật liệu xâydựng
Mua bán phế liệu phế thải
Kinh doanh sản xuất ống thép các loại
Kinh doanh dịch vụ lu giữ hàng hố kho bãi, phádỡ tàu cũ
Gia cơng cơ khí, đóng mới và sửa chữa các phơng tiện vận tải, tàu thuỷ Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh
Công ty TNHH sản xuất và thơng mại ONC đợc thành lập với vốn điều lệ ban đầulà:5.000.000.000 đồng.
Trang 21STT
Tên thành viên Nơi đăng ký hộ khẩu thờng trúđối với cá nhân hoặc địa chỉ trụ
sở chính đối với tổ chứcGiá trị vốn góp(đồng)Tỉ lệvốngóp(%)1 Ngơ Kim Oanh Giảng Võ – Cát Linh- Hà Nội 3.000.000.000 603 Nguyễn Anh Linh Mỹ Đình – Từ Liêm – Hà
Nội
1.200.000.000 24
3 Trần Thị Thảo Lý Nhân – Hà Nam 800.000.000 16
Mặc dù mới thành lập và đi vào sản xuất kinh doanh song cơng ty đã có những bớctiến nhất định và bớc đầu thu đợc những kết quả đáng ghi nhận.
Một số kết quả mà công ty đạt đợc trong năm vừa qua:Chỉ tiêu Năm 2009
Doanh thu thuần về bán
hàng và cung cấp dịch vụ 17.620.720.513Lợi nhuận sau thuế 152.661.868
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
Trong năm qua với sự cố gắng nỗ lực công ty đã và đang tập trung khai thác và pháttriển thị trờng nội thất và ống thép Để mở rộng và phát triển những lĩnh vực màcông ty đã lựa chọn, lãnh đạo và tập thể công ty đã hớng tới phát triển theo chiềusâu, không ngừng nâng cao về chất lợng sản phẩm, giá thành và dịch vụ phục vụ,hậu mãi
2.1.3 Quản lý sản xuất kinh doanh
Với đặc điểm là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thơng mại có quy mơ nhỏ, bộmáy của cơng ty đợc tổ chức theo mơ hình trực tuyến - chức năng Đây là mơ hìnhtổ chức có khá nhiều u điểm và đang đợc áp dụng hiệu quả trong các doanh nghiệphiện nay.
Trang 22Phó giám đốc Kế tốn tr ởngPhịng kinh doanh Phịng kế tốn Phịng HCTHPhịng kỹ thuậtGiám đốcPhịng kho
phịng ban có một chức năng, nhiệm vụ riêng và đứng đầu bộ máy quản lý là Giámđốc và Phó Giám đốc.
Sơ đồ bộ máy quản lý của cơng ty:
Trong đó:
Giám đốc: là ngời đứng đầu điều hành mọi hoạt động của Công ty Là ngời
đại diện cho Công ty tham gia các giao dịch với ngân hàng, tổ chức tín dụng, ký kếthợp đồng với các tổ chức kinh tế…) và là ngời chịu trách nhiệm trớc pháp luật vềmọi lĩnh vực hoạt động của Cơng ty.
Phó Giám Đốc: là ngời trực tiếp giúp việc cho Giám đốc, cùng với Giám đốc
đề ra phơng hớng và chiến lợc phát triển Công ty, giúp Giám đốc quản lý các phòngban chức năng…)
Kế tốn trởng: là ngời chỉ đạo trực tiếp cơng việc tài chính của cơng ty, chịu
tránh nhiệm về tất cả các vấn đề tài chính của cơng ty.
Phịng hành chính: chịu trách nhiệm sắp xếp tổ chức nhân sự, tuyển dụng
nguồn nhân lực, bồi dỡng đào tạo nhân lực cũng nh giải quyết các chế độ chính sáchcho cán bộ cơng nhân viên chức
Phịng kế tốn: thực hiện thu chi, giao dịch ngân hàng, chịu trách nhiệm tổng
hợp các loại sổ sách, chứng từ theo quy định, lập Báo cáo tài chính, báo cáo nhanhphục vụ hoạt động quản trị của Cơng ty.
Phịng kinh doanh: thực hiện chủ trơng, chính sách kinh doanh do Ban Giám
đốc đề ra, có chức năng tìm kiếm thị trờng, chăm sóc khách hàng và tiêu thụ hànghóa do Cơng ty cung cấp.
Trang 23Phòng kỹ thuật: t vấn theo nhiệm vụ và theo yêu cầu của công tác kỹ thuật.
Chịu trách nhiệm quản lý kỹ thuật, vật t nội bộ
2.1.4 Đặc điểm cơng tác kế tốn.
2.1.4.1 Các chính sách kế tốn áp dụng tại đơn vị.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm dơng lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chínhlà: Việt Nam đồng (VNĐ).
Các nghiệp vụ khơng phải đồng Việt Nam đợc quy đổi thành đồng Việt namtheo tỷ giá bình quân trên thị trờng giao dịch ngoại tệ liên ngân hàng tại thời điểmphát sinh nghiệp vụ.
Phơng pháp tính thuế GTGT: phơng pháp khấu trừ. Phơng pháp kế toán tài sản cố định:
- Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên tắc nguyên giá và giá trịhao mòn luỹ kế.
- Khấu hao theo phơng pháp đờng thẳng áp dụng cho tất cả các tài sảnvới tỷ lệ đợc tính tốn để phân bổ ngun giá trong suốt thời gian sử dụng ớc tínhvà phù hợp QĐ 206 /2003/QĐ- BTC ngày 12/12/2003 của bộ trởng bộ tài chính.
Phơng pháp hạch tốn hàng tồn kho:
- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờngxuyên.
- Giá vốn hàng xuất kho trong kỳ đợc hạch tốn theo phơng pháp bìnhqn gia quyền áp dụng cho từng tháng.
- Phơng pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: ghi thẻ song song. Hình thức ghi sổ: Chứng từ ghi sổ.
Công ty đang áp dụng hệ thống Tài khoản doanh nghiệp thống nhất banhành theo quyết định 15/2006/ QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của bộ trởng BTC.
Hiện nay công ty đang áp dụng phần mềm kế toán HT soft trong tổ chức hạch
toán kế tốn Phần mềm đợc thiết kế theo hình thức chứng từ ghi sổ Sau đây là màn
Trang 242.1.4.2 Tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức và quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh cũngnh khối lợng và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh,cơng ty đã tổ chức cơng tác kế tốn theo hình thức tập trung
Phịng kế tốn của cơng ty sẽ thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn từ việc thunhận, lập chứng từ đến xử lý, kiểm tra, phân loại chứng từ và vào máy, thực hiện hệthống hố thơng tin trên máy với chơng trình đã cài đặt
Chức năng của phịng kế tốn: là một bộ phận tham mu, giúp việc cho BanGiám đốc công ty trong việc quản lý điều hành về các lĩnh vực tài chính và kế tốnbao gồm việc lập và giám sát việc thực hiện kế hoạch tài chính, quản lý vốn và quátrình luân chuyển vốn Tổ chức bộ máy kế tốn trong phạm vi tồn Cơng ty, hớngdẫn đào tạo nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên làm công tác nghiệp vụ hoặc liên quanđến nghiệp vụ tài chính – kế tốn, thực hiện báo cáo đối với các cơ quan chức năngtheo qui định.
Nhiệm vụ của phịng kế tốn:- Lập kế hoạch tài chính hàng năm.
- Xác định nhu cầu vốn trong từng giai đoạn kinh doanh, trên cơ sở đó tìm nguồn vàđảm bảo sự cân đối nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trang 25Kế toán tr ởng
Kế toán hàng hoáKế toán thanh toán, thuếKế toán cơng nợKế tốn tiền gửi ngân hàngKế tốn tiền mặt- Khơng ngừng hồn thiện bộ máy kế tốn và cơng tác kế tốn trong cơng ty, đảmbảo vừa tn thủ nguyên tắc, quy định cảu Nhà nớc vừa phù hợp với mơ hình hoạtđộng của Cơng ty.
- Cập nhật các kiến thức, thơng tin về chính sách thuế, tài chính kế tốn để vận dụngkịp thời, có hiệu quả vào q trình hoạt động của Cơng ty.
- Thờng xun cập nhật, phân tích các thơng tin kinh tế tài chính phát sinh trongcơng ty, cung cấp, đề xuất các giải pháp kịp thời cho Ban Giám đốc phục vụ cho qtrình điều hành và quản lý Cơng ty.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn cơng ty TNHH sản xuất và thơng mại ONC nhsau:
Trong đó:
- Kế toán trởng: Là ngời đứng đầu bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm quản lý
và chỉ đạo thực hiện công tác kế tốn ở cơng ty và tham mu giúp Giám đốc quản lýtài chính của cơng ty.
- Kế tốn hàng hố, thành phẩm: Theo dõi tình hình nhập, xuất, cung ứng và
dự trữ hàng hố và tính trị giá vốn hàng bán, theo dõi bán hàng.
+ Nhận phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho do thủ kho chuyểnlên, tiến hành nhập liệu vào máy.
+ Chịu trách nhiệm theo dõi và hạch toán các tài khoản:154, 156, 152, 153,511, 512, 621,622,627,632.
+ Lập các báo cáo hàng hoá, báo cáo bán hàng.
-Kế tốn thanh tốn, thuế :
+ Tính và kê khai thuế GTGT hàng tháng
+Làm thủ tục tạm ứng và thanh tốn các khoản tạm ứng+ Hồn ứng
+Lu giữ phiếu thu và hoá đơn giá trị gia tăng liên 2
- Kế tốn tiền gửi ngân hàng: kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ liên
Trang 26ra, vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Căn cứ vào các chứng từ ngân hàng đểnhập liệu vào máy Chịu trách nhiệm theo dõi hạch toán các khoản tiền gửi ngânhàng, tiền đang chuyển.
- Kế toán tiền mặt :
+ Lập phiếu thu, phiếu chi và nhập liệu vào máy.
+ Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt của cơng ty.
+ Căn cứ vào bảng tính lơng do kế toán tiền lơng lập ra cuối tháng kế tốntiền mặt thanh tốn tiền lơng cho cán bộ cơng nhân viên.
-Kế tốn cơng nợ :
+Theo dõi tình hình thanh tốn của cơng ty với nhà cung cấp +Theo dõi tình hình thanh tốn của khách hàng với cơng ty.
+Xem xét các phơng án kinh doanh để có kế hoạch thu các khoản phải thu vàphải trả của công ty.
2.2 Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại côngty TNHH sản xuất và thơng mại ONC.
2.2.1 Các phơng thức bán hàng và các hình thức thanh tốn hiện đang áp dụngtại cơng ty.
+ Về phơng thức bán hàng : Công ty vẫn chủ yếu áp dụng hình thức bán lẻ
hàng hố.
+ Về phơng thức thanh tốn: Cơng ty áp dụng hai hình thức thanh tốn chủyếu là tiền mặt và chuyển khoản.
2.2.2 Tổ chức các đối tợng cần quản lý theo nội dung phần mềm kế tốn tạicơng ty TNHH sản xuất và thơng mại ONC.
a) Danh mục khách hàng.
Danh mục khách hàng dùng để quản lý chung các khách hàng có quan hệmua bán với cơng ty Bên cạnh mã hiệu, mỗi khách hàng cịn đợc mơ tả chi tiếtthơng qua các thuộc tính khác nh: tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế …)
Việc khai báo danh mục khách hàng đợc thực hiện khi bắt đầu đa phần mềmvào sử dụng bằng cách: từ Menu hệ thống vào Danh mục/ Danh mục khách hàng.
Tại đây kế toán sẽ tiến hành khai báo các thông tin chi tiết về các khách hàng.Các thơng tin này giúp cho q trình nhập liệu đợc nhanh chóng, tránh sai sót, nhầmlẫn.
Trang 27b) Danh mục hàng hố.
Hàng hố tại cơng ty trớc hết đợc quản lý theo nhóm Mỗi nhóm hàng đợc mãtheo tên viết tắt, trong từng nhóm hàng hàng sẽ tổ chức quản lý chi tiết đến từng thứhàng hố.
Bên cạnh mã hiệu, mỗi hàng hố cịn đợc mơ tả bằng các thuộc tính nh: tênhàng hố, đơn vị tính…)
Việc khai báo danh mục hàng hố đợc thực hiện nh sau: tại Menu vào phânhệ Danh mục/ Danh mục hàng hoá; các bớc tiếp theo cũng giống nh khai báo danhmục khách hàng.
Trang 28c, Danh mục các khoản chi phí
Nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí phát sinh trong q trình hoạt động kinhdoanh, ngay từ khi đa phần mềm vào sử dụng, kế toán tại đơn vị đã xây dựng mộtdanh mục các khoản mục chi phí khá chi tiết và cụ thể.
Để xây dựng danh mục khoản mục chi phí, từ Menu vào phân hệ ‘Danh mục/Danh mục khoản mục chi phí’ Các bớc thực hiện cũng giống nh xây dựng danhmục các danh mục khác.
Trích danh mục khoản mục chi phí của cơng ty TNHH ONC:
Mã khoản mục Tên khoản mục chi phí64111 Chi phí tiền lơng
64113 Chi phí BHXH
64114 Chi phí BHYT
64121 Chi phí nhiên vật liệu…)
641716 Chi phí kiểm, giám định hàng hốc) Danh mục chứng từ.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty sử dụng các chứngtừ gốc:
Trang 29 Các chứng từ chi phí
Căn cứ vào các chứng từ gốc và các bút toán phát sinh trong kế toán bán hàngvà xác định kết quả bán hàng, phần mềm đã thiết kế các chứng từ máy tơng ứng sau:
Hố đơn bán hàng có mã HDHV
Chứng từ tiền mặt bao gồm: phiếu thu có mã PTTV, phiếu chi tiền mặtcó mã PCTV
Chứng từ tiền gửi ngân hàng bao gồm: giấy báo Nợ có mã NNTV, giấybáo Có có mã CNTV
Các chứng từ này đợc xây dựng ngay từ khi đa phần mềm vào sử dụng bằngcách: từ Menu vào ‘Danh mục/ Danh mục chứng từ ’, tại đây kế toán sẽ thực hiệnkhai báo tên chứng từ sử dùng cùng những tham số mặc định cho chứng từ Cácchứng từ trên máy đợc xây dựng với những tham số phù hợp với chứng từ gốc tơngứng, việc này giúp cho quá trình nhập liệu đợc đơn giản, dễ dàng, tiết kiệm thời giannhập liệu.
d) Danh mục tài khoản.
Danh mục tài khoản của công ty nhìn chung là vẫn tuân theo hệ thống tàikhoản doanh nghiệp thống nhất do Bộ Tài chính quy định.
Tại Menu hệ thống vào phân hệ ‘ Danh mục/ Danh mục tài khoản’ và tiếnhành khai báo tài khoản sử dụng với các thông tin về số hiệu tài khoản, tên tàikhoản, loại tài khoản, bậc tài khoản, số d đầu kỳ của các tài khoản Cách thức xâydựng danh mục tài khoản cũng tơng tự nh các danh mục khác.
Trích danh mục tài khoản của công ty TNHH sản xuất và thơng mại ONC:
Số hiệu
tài khoản Tên tài khoản
Loại tài khoản
công nợ Bậc
131 Phải thu của khách hàng C 1
1311 Phải thu khách hàng mua nội thất C 2
1312 Phải thu khách hàng mua thép C 2
.…)
333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc 1
.…)
511 Doanh thu bán hàng 1
5111 -Doanh thu bán hàng nội thất 2
5112 -Doanh thu bán hàng thép 2
521 Chiết khấu thơng mại 1
Trang 30Chứng từ gốc :
_ HĐ GTGT, phiếu xuất kho_ Chứng từ thu tiền._ Các tiêu thức phân bổ_ Các bút toán k/cPhần mềm kế toánSổ Kế TOáN- Sổ tổng hợp- Sổ chi tiết
- Báo cáo quản trị
- Báo cáo kết quả kinh doanh.
532 Giảm giá hàng bán 1
.…)
641 Chi phí bán hàng 1
.…)
642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1
911 Xác định kết quả kinh doanh 1
Việc xây dựng các danh mục trên sẽ giúp quá trình nhập liệu đợc nhanhchóng, đồng thời giúp máy kết xuất in ra các sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết theođúng yêu cầu của nhà quản trị.
2.2.3 Hệ thống sổ sách và báo cáo sử dụng trong kế tốn bán hàng và xác địnhkết quả tại cơng ty.
Hiện nay công ty TNHH sản xuất và thơng mại ONC đang áp dụng hình thức
chứng từ ghi sổ trên kế tốn máy Cuối tháng theo chơng trình phần mềm kế tốn
cài đặt, khi có lệnh, chơng trình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các sổ vàbáo cáo của phần bán hàng và xác định kết quả bán hàng tơng ứng với hình thứcchứng từ ghi sổ bao gồm:
Sổ cái các TK 511, 512, 632,641,642,911
Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu của khách hàng Báo cáo bán hàng, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Trình tự ghi sổ đợc diễn ra nh sơ đồ sau :
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày.
Trang 312.2.4 Kế toán doanh thu bán hàng.
2.2.4.1 Nội dung doanh thu bán hàng.
Công ty là một đơn vị kinh doanh thực hiện nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấutrừ, nên doanh thu bán hàng của cơng ty là tồn bộ số tiền bán hàng thu đợc hoặcquyền thu tiền của khách hàng trong và ngoài nội bộ khơng bao gồm thuế GTGTcủa số hàng hố xác định đã bán trong kỳ.
2.2.4.2 Chứng từ sử dụng
Quá trình hạch tốn, kế tốn cơng ty sử dụng các loại chứng từ chủ yếu sau:
* Hóa đơn GTGT
Hóa đơn GTGT là một chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh,để theo dõi quan sát về số lợng, chất lợng cũng nh giá trị hàng xuất bán Vì vậy, hóađơn GTGT phải ghi rõ số hóa đơn, ngày - tháng - năm, tên đơn vị, tên khách hàng,quy cách, số lợng, đơn giá thành tiền, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thanh tốn.Khi có u cầu của khách hàng, phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn GTGT,hoá đơn đợc lập thành 3 liên:
Liên 1 : lu lại cùng với cuống sổ. Liên 2 : giao cho khách hàng.
Liên 3 : giao cho thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó thủ kho sẽchuyển hố đơn lên phịng kế tốn để kế toán tiến hành nhập liệu cho hoá đơn này.
Phiếu thu
Sau khi khách hàng nhận hàng và thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếuthu thành 3 liên Sau đó chuyển cho kế tốn trởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làmthủ tục nhập quỹ
1 Liên thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ 1 Liên giao cho khách hàng. 1 liên lu nơi lập phiếu
Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán đểghi sổ kế toán.
Giấy báo Có của ngân hàng
Sau khi khách hàng trả tiền cho công ty vào tài khoản tại ngân hàng mà cơngty có mở tài khoản giao dịch thì ngân hàng sẽ gửi cho cơng ty giấy báo Có
Trên giấy báo Có sẽ ghi rõ nguyên nhân làm tăng tài khoản và số tiền trongtài khoản tăng lên là bao nhiêu.
Ví dụ: Ngày 02/12/2009 Cơng Ty TNHH Sản Xuất Và Thơng Mại ONC bánthép cho Công Ty Thơng Mại Và Du Lịch Đại Việt Dới đây là hoá đơn giá trịgia tăng
Trang 32óa đơnGiá trị gia tăngLiên1: LuMẫu số: 01GTKH-3LLNV/2009B0049789Ngày 02 tháng 12 năm 2009
Đơn vị bán hàng: Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thơng Mại ONCĐịa chỉ: Nhà 13A4, Giảng Võ, Cát Linh, Đống Đa, Hà Nội
Số tài khoản:0021002070167 Tại Ngân Hàng Vietcombank Hà NộiĐiện thoại: MS: 0103992853Họ tên ngời mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty Thơng mại Đầu t và Du lịch Đại Việt Địa chỉ: 78 Lị Đúc- Hà NộiHình thức thanh tốn: TM/CK MS: 0101071991 STT
Tên, quy cách vật t ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x21 Hộp 25x25x0.8x6.000M Kg 1.738 12.571,42821.849.1422 Hộp 20x20x0.8x6.000M Kg 1.377 12.571,42817.310.856 Cộng tiền hàng: 39.159.998Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:1.957.910
Tổng cộng tiền thanh toán: 41.117.908
Số tiền bằng chữ: Bốn mơi mốt triệu, một trăm mời bảy nghìn, chín trăm lẻ tám
đồng chẵn.Ngời mua hàng(ký, ghi rõ họ tên)Kế toán(ký, ghi rõ họ tên)Thủ trởng đơn vị
(ký,đóng dấu, ghi rõ họtên)
2.2.4.3 Tài khoản sử dụng.
Kế tốn cơng ty sử dụng tài khoản 511_Doanh thu bán hàng để phản ánhdoanh thu bán hàng hoá thực tế của đơn vị trong một kỳ kế toán.
Tài khoản 511_Doanh thu bán hàng đợc chi tiết thành 2 tiểu khoản:TK 5111_Doanh thu bán hàng nội thất
TK 5112_ Doanh thu bán hàng ống thép
Trang 33toán qua tài khoản 131 Do vậy ngồi tài khoản 511, kế tốn cịn sử dụng tài khoản131_ Phải thu của khách hàng và tài khoản 33311_ Thuế GTGT đầu ra để phản ánhcác nghiệp vụ bán hàng phát sinh.
2.2.4.4 Quy trình nhập liệu.
Căn cứ vào hố đơn GTGT, kế toán tiến hành nhập vào máy theo quy trìnhsau: Tại Menu hệ thống, chọn phân hệ Bán Hàng, máy sẽ hiện lên một danh sáchcác chứng từ, chọn HDHV Trên máy xuất hiện hoá đơn bán hàng nhập lần saucùng, nhấn ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ, kích chuột vào nút ‘Mới’ đểbắt đầu nhập một chứng từ mới
Mã chứng từ: quy định sẽ dùng giá thực tế hay giá trung bình để xuất hànghố, kế tốn chọn tính mã chứng từ giá trung bình.
Ngày chứng từ: ngày lập hố đơn GTGT, đợc ghi trên hoá đơn.
Số chứng từ: khi vào chứng từ mới HT soft tự động đánh số tăng lên 1so với chứng từ vào trớc đó, kế tốn viên có thể sửa số chứng từ do HT soft đa ra.
Serial: nhập số seri đợc ghi trong hoá đơn GTGT. Ông bà: họ tên của ngời mua hàng.
Đối tợng: mã khách hàng Mã khách hàng phải đúng trong danh mụckhách hàng Nếu mã gõ vào khơng có thì HT soft cho hiện danh mục lên để chọn vàcon trỏ sẽ dừng lại ở bản ghi có mã gần đúng nhất so với mã gõ vào Dùng các phímcon trỏ để di chuyển và chọn Diễn giải: phản ánh nội dung nghiệp vụ phát sinh.
Vụ việc: đánh mã vụ việc, biến này dùng để theo dõi các chứng từ phátsinh liên quan đến cùng một vụ việc.
Bộ phận: mã bộ phận, chỉ sử dụng trong trờng hợp quản lý hàng hoátheo các bộ phận trong đơn vị.
TK Nợ/TK Có: ghi định khoản Nợ, Có của hố đơn GTGT.
Kho: mã kho hàng, mã kho có thể lấy trong danh mục kho hoặc danhmục khách hàng.
Mã hàng: mã hàng hoá, mã này phải đúng trong danh mục hàng hố.Nếu khơng đúng thì danh mục hàng hoá sẽ hiện lên để chọn và con trỏ sẽ dừng lại ởbản ghi gần đúng nhất so với mã gõ vào Dùng các phím con trỏ để di chuyển vàchọn
Giá vốn: giá xuất bán đơn vị hàng hố Cuối tháng căn cứ vào phân hệtính giá bình quân máy sẽ tự động cập nhật giá vốn để điền vào.
Tiền vốn: đợc tính bằng ‘Số lợng giá vốn ’.
Trang 34 Tổng tiền: sau khi nhập số lợng và giá bán của từng mặt hàng máy sẽtự tính tốn giá trị cho cột ‘Tổng tiền’.
Thuế VAT: chọn mức thuế 5% hoặc 10% sau đó khai báo tài khoảnVAT, chơng trình sẽ tự tính ra số thuế VAT đầu ra phải nộp.
Đờng dẫn vào phiếu xuất kho hàng hoá
Trang 36Sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng mua thép.
Trang 38+ Cuối mỗi tháng trứơc khi lên bảng tổng hợp kế toán cần kiểm tra sổ chi tiết các tàikhoản, sau đó vào bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu.
2.2.5 Kế tốn tình hình thanh tốn với khách hàng.
Việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng không đểbị chiếm dụng vốn là một nhiệm vụ quan trọng của kế toán bán hàng và xác định kếtquả bán hàng.
Trang 39hàng và chứng từ thanh tốn đều hạch tốn thơng qua tài khoản 131_Phải thu củakhách hàng đối Tài khoản 131_Phải thu của khách hàng gồm 2 tài khoản cấp 2 tơngứng với tài khoản cấp 2 của tài khoản 511_Doanh thu bán hàng.
TK 1311_Phải thu của khách hàng mua nội thấtTK 1312_Phải thu của khách hàng mua thép
Sau khi đã cập nhật số liệu cho hố đơn GTGT, chơng trình sẽ tự động xử lývà phản ánh số liệu vào sổ chi tiết, sổ cái TK 131_Phải thu của khách hàng theođịnh khoản sau:
Nợ TK 131 (Chi tiết tên khách hàng )
Có TK 511( cha có thuế giá trị gia tăng )Nợ TK 131 ( Chi tiết tên khách hàng )
Có TK 33311( Thuế giá trị gia tăng của hàng bán ra tơng ứng )Khi nhập liệu cho phiếu thu, giấy báo Có chơng trình sẽ tự động xử lý và phảnánh số liệu vào sổ chi tiết, sổ cái TK 131 theo định khoản:
Nợ TK 111, 112
Có TK131 ( Chi tiết tên khách hàng )
+ Ngoài ra trong một số trờng hợp, cơng ty cịn sử dụng phơng thức bù trừcơng nợ để thanh tốn với các đơn vị bạn Căn cứ vào chứng từ bù trừ công nợ, kếtốn nhập liệu cho Phiếu bù trừ cơng nợ (PBTV) Sau khi lu chứng từ, máy sẽ tựđộng xử lí và phản ánh theo định khoản sau:
+Đối với những đơn vị khơng thuộc nội bộ thì hạch toán :Nợ TK 331
Trang 402.2.6 Kế tốn thuế GTGT.
Cơng ty TNHH sản xuất và thơng mại ONC là đơn vị kinh doanh nộp thuếGTGT theo phơng pháp khấu trừ Tất cả các mặt hàng kinh doanh của công ty đềuthuộc đối tợng chịu thuế GTGT.
Để hạch toán thuế GTGT, phần mềm HT soft đã thiết kế các bảng kê và tờkhai thuế phù hợp với biểu mẫu do Bộ Tài Chính quy định Cuối mỗi tháng, khi cólệnh, chơng trình sẽ cho phép kết xuất, in ra Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoámua vào, Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra, Tờ khai thuế GTGT và sổ chitiết và sổ cái tài khoản 3331_Thuế GTGT phải nộp để kế toán làm căn cứ, cơ sởpháp lý thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc.
2.2.8 Kế tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
2.2.8.1 Kế tốn chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng của cơng ty gồm:
Tiền lơng và các khoản trích theo lơng của giám đốc, phó giám đốc vàcác phịng ban trong cơng ty, nhân viên bán hàng.