Trong lĩnh vực Công Nghệ Thông Tin nói riêng, yêu cầu quan trọng nhất của người học đó chính là thực hành. Có thực hành thì người học mới có thể tự mình lĩnh hội và hiểu biết sâu sắc với lý thuyết. Với ngành mạng máy tính, nhu cầu thực hành được đặt lên hàng đầu. Tuy nhiên, trong điều kiện còn thiếu thốn về trang bị như hiện nay, người học đặc biệt là sinh viên ít có điều kiện thực hành. Đặc biệt là với các thiết bị đắt tiền như Router, Switch chuyên dụng
Trang 1TRẦN VĂN THẮNG
HƯỚNG DẦN
GHI CHÉP CHÚNG IV, sd KẾ TORN
Và LẠP BÁO CAO TÀI CHÍNHBẰNGCKO CÁC ĐỌN VỊ HÀNH CHÍNH sự NGHIỆPVÀ SỰ NGHIỆP CÓ THU■neo mục lục ngân sách và chế độ kếtốn móim
Trang 46T7-6T7.3
Trang 5TRẦN VĂN THẮNG
Hướng dẫn
GHI CHÉP CHÚNG Từ, so KỆ TỐN lập BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bằng
CHO CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH s ự NGHIỆP■ m m
VÀ Sư NGHIẾP CÓ THU
Theo m ục lục ngán sách và ch ế độ k ế toán mới
NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ
Trang 7LỜI GIỚI THIỆU
C h ế độ k ế tốn Hành chính sự nghiệp áp ílụn/ỉ cho tất củ các ilơrt vị Hành chính sự niịhiệp thuộc bộ m áy quàn lý Nhà nước Trung ươntỊ vù địa phương, các cơ quan (loan thế cức tồ chức xù hội, các íhm vị thuộc lực lượng vũ trims’, các hội quần chúng hoạt (1ộn}ị bằng nguồn kinh phí do Ngân sách Nhà nước cấp íĩã (lược ban hành theo Q uyết định sô 999-TC-QD/CDKT ngày 0 2 -11-1996 và C h ế độ kê tốn NỉỊƠn sách xã ban hành theo Quyết (tịnh s ố H27- Ì99H/QD/BTC nvàx 04-07- 199H cửa Bộ trưởng Bộ tài chính Sau đó, Chinh phủ (1ã ban hành NịịHỊ itịnh sô I0/2002/N D -C P ngay 16-01-2002 và Thông tư s ổ 25/2002/TT-BTC ngày 31-03-2002 tách c h ế độ tài chính cho các iỉơtì vị hành chính sự nghiệp thành 2 c h ế ít ộ tài chính
khác nhau, đó lù: C h ế ít ộ tài chính cho các “Đơn vị s ự nghiệp có thu ” và chê độ tài chính cho các “Đơn vị hành chính sự nghiệp k h á c ” Từ đó đến nay, Bộ tài chinh
cíã ban hành nhiều văn ban nhằm sửa đổi b ổ sung các chê độ tài chính này như Thông tư J2I/2(X)2/TT-BTC ngày 31-12-2002, Nghị định s ố I28/2004/N Đ -C P ngày 31-05-2004, Thông tư sô 03/2U04/TT-BTC ngày 13-01-2004, Thông tư sỏ I20/2004/TT-BTC ngày 15-12-2004, Quyết định s ố 70/2005/QĐ-BTC ngay 19-10- 2005, Thông tư s ố 101/2005/TT-BTC ngày 17-11-2005 và Nghị định s ố
ỊI8 /2005/N Đ -C P ngày 15-09-2005 của Chính phủ về c h ế độ tiền lương.
Cuốn sách này nhằm giúp bạn hệ thống hóa phương pháp ghi chép 50 sách k ế toán và lập các báo cáo tài chính, quản lý nguồn kinh p h í bầng M icrosoft Excel cho hai c h ế độ tài chinh: cúc "lUm vị sự nghiệp có thu ” và “il(Tn vị hành chính sự nghiệp k h á c ” Do cách tính tốn bảng lương, quản lý vật tư, tài sấn c ố định tương tự nhau nên chúng tơi chí xâ y dựng cho c h ế độ k ế toán các đơn vị sự nghiệp có thu Phần s ổ sách kê toán và báo cáo tài chính có nhiều khác biệt nên chúng tơi tách ra thành 2 phần khác nhau.
Có nhiều lý ílo đ ể sử dụng Excel làm k ế toán cho cúc đơn vị hành chính sự nghiệp, nhưng m ột lý (lo t ế nhị nhất, theo kinh nghiệm của tác giả “các báo cáo cho íUm vị cấp trên thường xuyên thay đổi", mà Excel lại rất thích hợp trưng nhữiĩịị trường hợp này Hưn nữa, Excel rất d ễ sử dụng, thân thiện với người dùng vù khơng địi hỏi bạn có những kiến thức phức tạp về lập trình Tuy nhiên, khỉ Nhà nước đòi hỏi kết n ối các hệ thong k ế toán của các đơn vị cùng ngành thì việc quan lý bằng Excel sẽ khơng cịn thích hựp Khi đó, bạn cần có những phần m ềm chuyên về CƯ sở dữ liệu n h u X T F hay FOXPRO.
Lãnh vực quán lý Nhà nước thuộc cấp vĩ mủ, rất phức tạp \ ù huy íha\ dối Nhiều tư liệu trong cuốn sách này (lựa trên các văn bủn phá p qui của Nhà nước về c h ế độ k ế tuân dơn vị sự nghiệp có thu và đơn vị hành chính sự nghiệp khác đã được sửa đổi b ổ sung đến tháng 12/2005 Tuy nhiên, do có quá nhiều văn bản phá p qui nên không th ể tránh khỏi những thiếu sót, suy n ghĩ chủ quan, rất mong bạn đọc góp
ý đ ể cuốn sách ngày càng noàn thiện Cuốn sách này còn kèm theo 01 đĩa CD-ROM chứa toàn bộ các ví dụ mẫu, m ột s ố m ẫù báo cáo và đặc biệt là những bảng tính có
Trang 8chứa các công thức mảng (các công thức măng chí có tác dụng trong những phiên bản Excel 2002 trở về sau) Tuy là những ví dụ mẫu đơn giản, nhưng là những ví du khá hồn chính, chỉ cần m ột chút c h ế biến là bạn có th ể dùng được ngay.
9 Bạn có th ể liên hệ tại các hiệu sách hay theo điện thoại: 08-8432262.
1 B Ố CỤ C CỦ A C U ố N S Á C H N À Y
Cuốn sách này được trình bày theo phương pháp tuần tự, từ căn bản đến phức tạp Đừng nên "nhảy c ó c ” ! Bởi vì những kiến thức căn bản về k ế tốn chính là nền tảng pháp lý cho công việc sau này của bạn Đ ầu các Chương và đầu các Phần là những khái niệm, cuối mỗi Chương là những tóm lược hoặc một s ố câu hỏi ôn tập Ớ những chương quan trọng sẽ có những ví dụ với những
số liệu giả định cụ thể cho một đơn vị điển hình Hy vọng, điều này sẽ đinh
hướng giúp bạn trong công tác khi áp dụng “Làm k ế toán bằng E xcel" đơn vị của mình.
Bạn có thể sử dụng mục lục đ ể tra cứu khi sử dụng “Hướng dẫn tfhi chép
chứng từ, s ổ k ế toán và lập báo cáo tài chính bằng Excel cho các đơn vị hành chính sự nghiệp và sự nghiệp có th u ” Tuy nhiên, nhằm giúp bạn thuận tiện hơn
khi tìm kiếm những vân đề liên quan, tập sách được chia làm 5 phần và 20 chương.
• Phần 1 Những quy định chung, c h ế độ chứng từ và sổ' k ế toán
Phần 1 gồm bốn chương, chương 1 "Những quy định c h u n g ”, chương 2 "H ệ thống tài khoản k ế toán” , chương 3 “C h ế độ chứng từ k ế t o á n ” và chương 4 “C h ế độ sổ sách k ế to á n ” trình bày những quy định chung về c h ế độ k ế toán, hệ thông bảng mã tài khoản k ế toán, nguyên tắc, phương p h áp ghi
chép, lưu trữ, bảo quản chứng từ và sổ k ế toán áp dụng cho các dơn vị sự
nghiệp có thu và các đơn vị hành chính sự nghiệp khác Thơng qua đó bạn
sẽ hiểu rõ những khái niệm như : “sổ nhật k ý ”, “sổ cái", “sổ chi t i ế t ”, “nhật ký c h u n g ”, “nhật ký - sổ c á i ”
• Phần 2 M icrosoft E xcel 2002
Chỉ có một chương, chương 5, gồm m ột s ố bài học căn b ản về bảng tính điện tử Microsoft Excel 2002, những kiến thức căn bản làm hàn h trang cho bạn khi áp dụng k ế toán bằng m áy vi tính Đặc biệt, bạn cần lưu ý tới hàm VLOOKUPO và cơng thức mảng.
• Phần 3 Hướng dẫn tổ chức chứng từ k ế toán bằng E x cel
B ao gồm các chương 6-9 lần lượt giới thiệu và hướng d ẫn cách thức tạo lập và ghi chép các chứng từ k ế toán bằng Excel C ác chương này sẽ giới thiệu cách quản lý hệ thống Nhân sự tiền lương, Q uản lý vật tư, K ế toán tiền tệ, Tài sản c ố định Các hệ thống này áp dụng cho cả 2 c h ế độ k ế toán: đơn vị
Trang 9sự nghiệp có thu và đơn vị hành chính sự nghiệp khác Riêng chương về K ế toán tiền tệ chỉ áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có thu
♦ Phần 4 Hướng dẫn lập báo cáo tài chính đơn vị sự nghiệp có thu
Gồm năm chương, chương 10-14 Trong đó:Chương 10 Bảng cân đối tài khoản;
Chương 11 Tổng hựp tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí đã sử dụng;
Chương 12 Báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu;
Chương 13 Thuyết minh báo cáo tài chính và một s ố báo cáo khác; Chương 14 Tờ khai thuế giá trị gia tăng.
♦ Phần 5 Hướng dẫn lập báo cáo tài chính đơn vị hành chính sự nghiệp khác
G ồm sáu chương, chương 15-20 Trong đó:
Chương 15 Tự động hóa tiến trình ghi sổ k ế tốn;Chương 16 Bảng cân đối tài khoản;
Chương 17 Tổng hựp tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí đã sử dụng;
Chương 18 Báo cáo kết quả hoạt dộng sự nghiệp có thu;
Chương 19 Thuyết minh báo cáo tài chính và m ột s ố b áo cáo khác; Chương 20 Tờ khai th u ế giá trị gia tăng.
Cuối cùng là phần Phụ lục, trong đó bao gồm Hướng (lẫn sử dụng chư<mg trình k ế tốn mẫu, Thông tư sô 101/2005/TT-BTC ngày 17-1 ì -2005 cửa Bộ Tài chính hướng dẫn cơng tác khóa s ổ k ế tốn cuối năm và lập báo cáoq u \ế t toán ngăn sách nhà nước hàng năm, Bảng m ã hệ thống m ục lục Ngân sách Nhà nước.
2 Các qui ước dù n g trong cuốn sách này
“Cuốn s á c h ” có sử dụng một s ố thuật ngữ qui ước nhằm định dạng thuật
ngữ và m ặt chữ đ ể làm rõ những thông tin đặc b i ệ t :
M ột chuỗi như sau: C tr l + E n t e r
Có nghĩa là bạn giữ đè phím C t r l và nhân phím E n t e r
♦ Chuỗi ký tự đơn vị được hiểu là đơn vị sự nghiệp có thu và đơn vị hànhchính sự nghiệp khác.
♦ S N C T viết tắt của cụm từ S ự n g h iệ p có thu.
♦ Chuỗi ký tự đơn vị sự nghiệp khác được hiểu là đơn vị hanh chính sựn gh iệp khác
♦ C N V viết tắt của cụm từ C ông nhân viên chức Nha nước.
♦ N hân viên được hiểu là C án bộ côn g nhân viên chức Nhà nước.♦ C án bộ được hiểu là C án bộ, côn g chức Nhà nưđc.
♦ C ác thuật ngữ mới hoặc các thông tin cần nhấn m ạnh được th ể hiện bằn g
chữ in nghiêng.
♦ Các dữ liệu cần phf.i gõ, tập lệnh hay thực đơn thi hành được in đậm♦ M ã sô' 21 = Mã s ố (22+23) được hiểu là Mã s ố 21 = Mã s ố 22 + M ã số’ 23
Trang 10♦ Các thông tin giúp tiến hành công việc nhanh hơn Muc này iỉọi là M ẹo hay lời k h u y ên và có biếu tượng cái chuông ~
♦ Những câu iihi chú lưu ý dùng biểu tượng •'
3 Cuốn sách này dàn h clio ai
Cuốn sách này chủ yếu dành cho k ế toán ỏ các đơn vị sự nghiệp có thu và
các đ(fn VỊ hành chính sư nehiệp khác "K ế to á n " là th ế giới của những con số đòi
hỏi người dùng phai có nhữiiìỉ kiến thức căn ban về " k ế toán" Mặc dù han có ihế
tìm kiếm ờ trong cuốn sách này những kiến thức căn bủn về “k ế toán", nhưiii! cách
tốt nhát là bạn nên tìm hiếu trước “những kiến thức k ế toán căn b án ' hoặc nếu bun là " k ế toán v iê n ” thì càng tốt Ngồi ra, bạn cũng nên trang bị trước những kỹ nãniỉ CƯ bủn về máy vi tính Tất nhiên, nếu khơng biết “tí g ì ” về kê tốn và máv
tính, h ạ n VUI1 c ó thê s ử d ụ n g '‘c u ố n s á c h n à y " đ ế h ọ c l à m k ế t o á n t r ê n m á y VI tính
và đó có lẽ cũng chính là mục đích của cuốn sách này.
Chúc bạn thành công! M ọi thắc mắc xin liên hệ theo địa chí:45/3/12 Nguyễn Văn Đậu, F6, Q.tìình Thạnh, TP Hồ Chí Minh, hoặc t)T : 08-H432262 Email: th ang tvt^p m ail.vn n.vn
Trang 11PHẨN 1 NHỬNG QUY ĐỊNH CHUNG, c h ê' đ ộc h ứ n gt ừv à s ổ KE TOÁN
PH Ầ N 1
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG, CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ VÀ SỔ KẾ TOÁN
(ÁP DỤNG CHO CÁC ĐƠN V| s ự NGHIỆP CÓ THƯ VÀ CÁC ĐƠN VỊHÀNH CHÍNH s ự NGHIỆP KHÁC)
CHƯƠNG 1 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
CHƯƠNG 2 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN K Ế TOÁN CHƯƠNG 3 CH Ế ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CHƯƠNG 4 C H Ế ĐỘ s ổ SÁ C H K Ế TOÁN
G hi chú: Toàn bộ các văn bàn pháp quy trích dần trong tập sách tìùy, ãưực tức
già tham khăo và trích dẫn từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau do dó vó
th ể có những sai sót, rất mong độc giả tha thứ.
Trang 12PHAN 1 NHỮNG Ụ l'Y ĐINH CHUNG CHÊ ĐỘ CHỨNG TỪ VÃ s ỏ KF TOÁN
7 ' rong Phần ì chúng tu sẽ tìm hiểu những kiến thức căn bản liên quan đèn
chê độ kè toán áp dụng cho 02 hình thức kê toán lù: kê toán đơn vị Hành chính sư nghiệp có thu và k ế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp khác Phăn này được chia làm bốn chương:
• Cluũ/HíỊ I Những quy dịnh chung
Chươnt! này được chia làm hai phần, phần 1 Giới thiệu nhữnn quy định chung của Nhà nước về c h ế độ k ế tốn hành chính sự nghiệp, phần 2 Giới thiệu những quy định chung của Nhà nước về c h ế độ k ế toán các dơn vị sự nghiệp có thu.
• Chiừỉniị 2, Hệ thống tài khoan kê toán
Chương này cỏ hai mục, mục 1 Hệ thống tài khoan k ế toán điin vị SƯ nghiệp có thu, mục 2 Hệ thống tài khoan k ế toán đ(tn vị Hành chính sự nghiệp khác.
• Chương ỉ Chê độ chứnỊỊ từ kê toán
Chươne này được chia làm hai phần, phần I Gi(Hi thiệu những qui dinh chung của Nhà nước về c h ế độ chứng từ kê toán cho các dơn vị sự imhiệp có thu và các đơn vị hành chính sự nghiệp khác, phần 2 Một số khái niệm căn hán về kê tn.
• Chươn\ị 4 Chê (lộ s ố k ế toán
Gồm 2 phun, giới thiệu những qui định chung của Nhà nước về chê độ sô sách:
+ C h ế độ Sổ k ế toán tỉo Nhà nước ban hành.+ Các hình thức sổ k ế toán.
Troni! chương này bạn cun phân hiệt rõ 3 hình thức mỏ sổ kê toán: Nhật ký chung Nhật ký sổ cái, Chứng từ iihi sổ.
Trước khi bắt đầu chúng ta cần hiểu rõ một sô khái niệm sau: “Chứng từ kẽ
toán" được ghi chép nhằm mô tá thật chính xác những nghiệp vụ phát sinh trong
thực tê Căn cứ nhừng "chứng từ kê t o á n ”, người đưực giao trách nhiệm sẽ ghi vào
“S ố sách k ế to á n ” Và các báo cáo tài chính sẽ đưực tổng hợp từ các tài khoản trên
“Sổ kê tốn" Do đó muốn có đưực những báo cáo tài chính chính xá c và hợp phú/ì
chúng lu cần nghiên cứu * bang danh mục tài khoan k ế t o á n ”, " c h ế độ chứntĩ từ k ế toán và cúc phương pháp ghi "sô kê to á n ”, cũng như một số nguyên tắc chuni! về kê tốn và đó cũng chính là mục đích của Phần này.
Lưu y, Hệ thống tùi khoan kê toán các (Um vị hành chính sụ nghiệp được chia làm
02 hệ thống: “Hệ thống tài khoán kê toán đơn vị sự nghiệp có thu ” và uHệ tliông tài khoản kê tốn áp dụng cho các đơìt vị hành clĩúili sự nghiệp khác ”
Trang 13PHẨN I NHỮNG ỌUY ĐỊNH CHUNG CHẾ ĐỎ CHỨNG TỪ VÀ s ổ KE TOÁN
Chương 1
N H Ữ N G Q U Y Đ ỊN H CHUNG
Chưcmịị này đuực chiu lùm 2 mục:
- Những quy định chung về c h ế độ k ế tốn hành chính sự nghiệp- Những í/uy âịnh chung về c h ế độ k ế tốn íỉom vị sự nghiệp có thu
1 N H Ữ N G Q Ư I Đ ỊN H CH Ư NG VỀ C H Ế ĐỘ K Ế TO Á N H À N H C H ÍN H s ự N G H IỆ P
9
Đ iề u I: C h ế độ k ế tốn Hành chính sự nghiệp áp dụng cho tất cá các đơn vị Hành chính sự nghiệp (HCSN) thuộc bộ máy quan lý Nhà nước Trung ương và Địa phương, các cư quan, đoàn thể, các tổ chức xã hội, các đưn vị thuộc lực lưựng vũ trang, các hội quần chúng hoạt động bằng các nguồn kinh phí do Niỉân sách Nhà nước cấp và được bổ sung từ các nguồn khác Các đơn vị H ành chính sự nghiệp phái chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về k ế toán, thống kê và các quy định trong C h ế độ k ế tơán HCSN này.Đ iề u 2: K ế tốn Hành chính sự nghiệp là côn lĩ việc tổ’ chức hệ thống thông tin bung
sc£ liệu đ ể quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết tốn kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản cơng: tình hình chấp hành dư toán thu chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức cua Nhà nước Ọ đơn vị.
Đ iề u 3: K ế tốn Hành chính sự nghiệp có nhiệm vụ:
1 Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hựp thông tin về nguồn kinh phí được
cấp, được tài trự, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh
phí; sử dụng các khoản thu phát sinh ỏ đơn vị.
2 Thực hiện kiểm tra, kiểm sốt tình hình chấp hành dự toán thu, chi; tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức cù a Nhà nước; kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ử đơn vỊ; kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp h àn h kỳ luật thanh toán và các c h ế độ chính 'sách tài chính của Nhà nưđc.
Trang 14PHẨN I NHỮNG QUY ĐINH CHUNG CHẾ ĐỎ CHỨNG TỪ VẢ s ổ KẾ TOÁN
3 Theo dõi và kiểm sốt tình hình phân phối kinh phí cho các điin M J ư Uuín cúp dưới lình hình châp hành dự loán thu chi và Ljuvêt ti'ún d iu các
diín VI c á p dưới
4 Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quail lý cáp
trên vù cơ quan tài chính theo quy định Cung cấp thông tin vù tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng cúc định mức chi tiêu Phân tích và đánh iỉiá hiệu qua sử dụng các nyuồn kinh phí vốn
quv ở d(ín vị.
Đ iểu 4: K ế toán sử dụng phương pháp ghi sổ "K ép ”, đám báo sự cân đối ở mọi thời điểm giữa vốn và nguồn, giữa kinh phí đã nhận với kinh phí đã sử dụng và giữa giá trị tài san c ố định và nguồn kinh phí hình thành tài sản.
Đ iều 5: K ế toán phai dùng chữ viết và chữ số phổ thơng.
K ế tốn giá trị phai dùng đồng Ngân hàng Việt Nam làm đơn vị tính và ghi sổ Nếu là ngoại tệ thì phải quy đổi ra đồng Ngân hàng Việt Nam theo tỷ giá tại thời điểm quy đổi đ ể ghi sổ k ế toán, đồng thời theo dõi theo có nguyên tệ trên tài khoản ngoài Bảng cân đối.
Kê' toán hiện vật phải (Jùng các đơn vị đo lường chính thức của Nhà nước như cúi, chiếc, kg, tấn, m lít, m \ m \ Trường hựp cần thiết có thể dùng đifn vị đo lường phụ khơng chính thức đ ể kiểm tra, đối chiếu hoặc phục vụ cho k ế toán chi tiết.
Đ iều 6: Việc ghi chép trên chứng từ, sổ k ế toán phai dùng mực tốt, không pha' sô liệu vù chừ viếl phải rõ ràng, liên tục, có hệ thống Khơng được ghi xen kẽ ghi chồng đè; khơng được bỏ cách dịn>i, nếu còn dòng thừa chưa ghi hét phải gạch bỏ chỗ thừa; không đưực viết tắt Chủ tài khoản và k ế toán trưởng (huy phụ trách k ế toán) tuyệt đối không đưực ký sán trên các ù< séc hoặc các chứng từ còn trắng, c ấ m tẩy xoá cấm dùng chất hóa học đ ể sửa chữa Khi cần sửa chữa phải sử dụng các phương pháp sửa chữa theo quy định cùa c h ế độ kê toán Nhà nước.
Đ iề u 7: Niên độ kê tốn tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01 thúng 01 đến hết ngày 3 I tháng 12.
- Tháng tính từ ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng.
- Quý tính từ ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng củ a quý.
Đ iều 8: u cầu cơng tác k ế tốn trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.
- Phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác và tồn diện mọi khoán vốn, quỹ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong đơn vị.
Trang 15PHẨN I NHỬNG QUY ĐỊNH CHUNG CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ VÀ s ổ KỂ TỐN
- Chí tiêu k ế toán phán ánh phiii thong nhất với dự toán về nội dull'.' và phương pháp tính tốn.
- Sơ liệu trong báo cáo tài chính phai rõ ràng, dễ hiểu, đám bao cho các nhà quan lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn
vi.
- Tô chức công tác kê loán phai gọn nhe tiêì kiệm và có hiệu quá.Đ iề u 9: Công việc kê toán trong các dơn vị Hành chính sự nghiệp gồm:
- K ê t o á n vôn b ăn g tiền : Phan ánh sơ hiện có và tình hình biến độntr các loại vốn hằng tiềâi của đơn vị gồm liền mật, ntĩoụi tệ và các chứng chí có giá tại quỹ của đ(ín vị hoặc gửi tụi Kho hạc Nhà nước.
- K ế toán vật tư, tài sần:
+ Phán ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động vật tư sán phẩm , hàng hóa tại đơn vị.
+ Phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của tài san c ố định hiện có vù tình hình biến động của TSCĐ, công túc đầu tư xây dựng cơ bản vù sửa chữa tài san tại đơn vị.
- K ế toán thanh toán:
+ Phan ánh các khoản nự phải thu và tình hình thanh tốn các khoản I1( í phủi thu của các đối tưựng trong và ngoài đơn vị.
+ Phán án h các khoán nự phai trá, cúc khoan trích nộp theo lương, các khoản phái trá công chức, viên chức, các khoán phải nộp Ngân sách và việc thanh toán các khoản phải tra, phui nộp.
- K ế tốn nguồn kinh phí, vốn, quỹ: Phán ánh số hiện có vù tình hình hiến
động các nguồn kinh phí đã hình thành tài sản c ố định, kinh phí đầu tư xây dựng CƯ bản, kinh phí hoạt động, kinh phí thực hiện dự Ún, kinh phí khác và c ác loại vốn, quỹ của đơn vị.
- K ế toán cá c khoần thu: Phản ánh đầy đủ kịp thời các khoản thu phí lệ
phí, thu sự nghiệp, thu hội phí, thu hoạt động sàn xuất kinh doanh dịch vụ và các khoiin thu khác phát sinh tại đưn vị và nộp kịp thời các khoủn thu phải nộp Ngân sách, nộp câ'p trên.
Trang 16PHẨN 1 NHỮNG QUY ĐINH CHUNG CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ VÀ s ổ KẾ TOÁN
- K ế toán các khoản chi:
+ Phan ánh tình h.nh chi phí cho hoạt động, chi thực hiện chương trình, dư án theo dự toán được duyệt và việc thanh quyết toán các khoiin chi đó.+ Phản ánh chi phí của các hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ và chi
phí của các hoạt động khác, trên cơ sở đó để xác định kết quá hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ.
- Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị.
Đ iều 10: Kiểm kê tài sản
Kiểm kê tài sản là một phương pháp xác định tại chỗ s ố thực có về tài sản, vật tư, tiền quỹ, công nự của đơn vị tại một thời điểm nhất định.
Cuối niên độ k ế toán, trước khi khoá sổ k ế toán, các đưn vị phải thực hiện kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ, đối chiếu và xác nhận công nự hiện có đ ể đảm bảo cho s ố liệu trên sổ k ế toán khớp đúng với thực tế Ngoài ra các đơn vị còn phải kiểm kê bâ't thường khi cần thiết (trong các trường hợp bàn giao, sáp nhập, giải thể đơn vị).
Đ iều 11: Kiểm tra k ế toán
Kiểm tra k ế toán là một biện pháp đ ảm bảo cho các quy định về k ế toán được châp hành nghiêm chỉnh, sô' liệu k ế toán được chính xác, trung thực, khách quan.
Các đơn vị Hành chính sự nghiệp phái chịu sự kiểm tra kê toán cùa đơn vị k ế toán cấp trên và cơ quan tài chính.
Việc kiểm tra k ế toán phải được thực hiện thường xuyên, liên tục, có hệ thống Mọi kỳ hoạt động của đơn vị đều phải được kiểm tra k ế toán Mỗi đơn vị k ế toán cấp cơ sở phải được cơ quan chủ quán kiểm tra ít nhất mồi năm một lần xét duyệt quyết toán năm.
Nội dung kiểm tra kê toán là kiểm tra việc ghi c h é p trên chứng từ k ế toán, so kê toán và báo cáo tài chính, kiểm tra việc nhận và sử dụng các nguồn kinh phí, kiếm tra việc thực hiện các khoản thu kiểm tra việc ch ấp hành các chê độ, thể lệ tài chính, kê tốn và thực hiện thu nộp Ngân sách.
Thủ trưởng đơn vị và kê toán trưỏng hay người phụ trách k ế toán phai chap hành lệnh kiểm tra k ế toán của đơn vị k ế toán cấp trên và có trách nhiệm cung câp đầy đủ số liệu, tài liệu cần thiết cho công tác kiểm tra k ế toán được ihuụn lợi
Trang 171'HẨN 1 NHỬNG QUY ĐỊNH CHUNG, CHẾ ĐỘ CHỨNG TỬ VÀ s ổ KE TOÁN
Đ iều 12: Bat) quán, lưu trữ tài liệu k ế toán
Tài liệu k ế [oán bao gồm cúc chứng từ kê toán, sổ kê toán, báo cáo tài chính và các lài liệu khác liên quan đến k ế toán.
Sau khi kèt thúc niên độ kê toán và đã hoàn tất loàn hộ cóng việc kê tốn, các tài liệu kê loán ké ca các tài liệu do máy vi tính in ra phai được sáp xêp, phân loại, đóng tập liệt kê, gói buộc và lập danh mục đ ể lưu giữ tại bộ phận k ế toán trong vịng một năm Sau đó đưực chuyển vào lưu trữ tại bộ phận lưu trừ của đơn vị.
Thời hạn lưu trữ, bát) quán tài liệu k ế toán theo c h ế độ bao quan hồ sơ tài liệu k ế toán của Nhà nước.
Trường hợp ghi sổ k ế toán bằng m áy vi tính thì cuối kỳ k ế toán, sau khi hồn thành việc khố sổ phải in toàn bộ hệ thống sổ k ế toán tổng hợp và sổ k ế toán chi tiết và lùm đủ các thủ tục pháp lý như các sổ k ế toán ghi bằng tuy đế phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát của các cơ quun Nhà nước, sau đó được lưu irữ cùng với các tài liệu k ế toán khác.
2 N H Ữ N G Q U I Đ ỊN H C H U NG VỀ C H Ế ĐỘ K Ế TO Á N Đ Ơ N V Ị s ự N G H IỆ P CÓ T H I
Đ iề u 1: Phạm vi áp dụng
1 C h ế độ k ế toán này áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp có thu gồm: các đơn vị sự nghiệp có thu do Nhà nước thành lập hoạt động trong các lĩnh vực G iáo dục đào tạo, Y tế, Khoa học công nghệ và mơi trường, Văn hóa thơng tin T h ể dục thể thao, Sự nghiệp kinh tế, dịch vụ việc làm, kế cu các đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc các tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc các Tổng công ty đang thực hiện c h ế độ k ế toán Hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định s ố 999- T C /Q Đ /CĐ K T ivjay 02/11/1996 của Bộ Tài chính.
2 C h ế độ k ế tốn này khơng úp dụng đối với các C(í quan quản lý Nhà nưức, các tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội và các tổ chức xã hội nghề nghiệp, các đưn vị sự nghiệp do Nhà nước thành lập khơng có thu đưực NSNN báo đảm toàn bộ kinh phí hoạt động, các đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Tổng công ty đang thực hiện C h ế độ k ế toán doanh nghiệp.
Trang 18PHÁN 1 NHỬNG QUY ĐINH CHUNG CHẾ ĐỎ CHỨNG TỪ VÀ s ổ KẾ TOÁN
Điều 2: Nhiệm vụ ké tốn đơn vị sự nghiệp có thu
1 Thu ihập phan ánh, xử lý thông tin về tình hình quan lý vù sứ dụng tài sản, nguồn hình thành tài sản; tình hình thu chi hoạt động sự nghiệp: thu chi hoạt động sản xuâ't cung ứng dịch vụ; tình hình tiếp nhận và sử Juiii.’
c ú c I i i iu ồ n k i n h p h í t i ề n q u ỹ c ô n g I1Ợ v ù c á c tài SUI1 k h á c c ú u chfn \ I
2 Thực hiện kiếm tra, kiếm sốt tình hình chap hành dự tốn ihu chi: tình hình thực hiện cúc chí tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước; kiểm tra việc quản lý sử dụng các loại vật tư, tài san cơng lì đơn vị; kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp Ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán vù các c h ế độ, chính sách tài chính của Nhà nước.
3 Theo dõi và kiểm sốt tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự tốn cấp dưới, tinh hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của cácđơn vị cấp dưới.
4 Lập và nộp dúiìtí hạn cúc báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cáp trên và cơ quan tài chính theo quy định Cung cấp thông tin và tài liệu cần Ihiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu Phân tích và đánh giá hiệu quá sử dụng các nguồn kinh phí, vốn,
quỹ ờ đơn vị.
Đ iều 3: Đơn vị sự Ìiiihiệp có thu phủi thực hiện phương pháp k ế toán "Kép" nham bao đủm sự cân đối giữa vốn với nguồn, giữa kinh phí đã nhận với kinh phí đã sử dụng, giữa tài sán c ố định với nguồn kinh phí hình thành tài san có định.
Đ iều 4: Chữ viết, chừ số vù đưn vị tính:
- Chữ viết vù chữ số K ế toán phái dùng chữ viết bằng tiếng Việt và chữ số Ả rập (0,1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9).
- K ế toán phải sử dụng đơn vị tiền tệ là "Đồng V iệt Nam" N ếu là ngoại tê
phái quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá do Ngân hùng Nhà nước Việt
Num công bô tụi thời điểm phút sinh ngoại tệ Đối với các khoản viện trơ
khùng hoàn lại bằng ngoại tệ thì phai quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỹ giá hạch toán ƯL Bộ Tài chính cơng bố trong từng thời điểm hoặc theo tỷ giá do Ngân hàng thương mại quy định tại thời điểm chuyển tiền củ a Nhà
tài trự Đối với hiên vật thì phải hạch toán s ố lượng và giá trị hàng hóa
bằng ngoại tệ đê quy đôi ra Đồng Việt Nam Trường hựp hàntĩ viện trơ không có giá thì Hội đồng định giá căn cứ vào thực trạng của hàng hóa và giá của mặt hàng tương lự nhập khẩu cùng kỳ đé xúc định giá.
Trang 19l‘HẨN I NHỬNG QUY ĐINH CHUNG CHẾ ĐÒ CHỨNG TỪ VÀ s ổ KẾ TỐN
- K ế tốn hiện vật phải dùng đơn vị đo lường chính thức của Nhà nước Việt Nam như: cái, chiếc, kg, tân, m, m 2, m \ Trường hợp cần thiết có thể dùng đơn vị đo lường phụ khơng chính thức để kiểm tra đối chiếu hoặc phục vu cho k ế toán chi tiết.
Đ iề u 5: Việc ghi chép chứng từ, sổ k ế toán phải dùng mực tốt, không phai, số liệu và chữ viêt phải rõ ràng, liên tục, có hệ thống Không được ghi xen kẻ, ghi chồng đè; không được bỏ cách dòng, nếu còn dòng thừa chưa ghi hết phải gạch bỏ chỗ thừa, không được viết tắt Chủ tài khoản và k ế toán trưởng (hay phụ trách k ế tốn) tuyệt đối khơng được ký sẵn trên các tờ séc hoặc các chứng từ còn trắng Câm tẩy xóa, câm dùng chất hóa học đ ể sửa chữa phải sử dụng các phương pháp để sửa chữa theo quy định của c h ế độ k ế toán Nhà nước.
Đ iề u 6: N iên độ kê tốn tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12.
Kỳ kê toán theo niên độ k ế toán là:
- T háng tính từ ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng.
- Quý tính từ ngày 0 1 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý.
Đ iề u 7: Yêu cầu cơng việc k ế tốn trong các đơn vị sự nghiệp có thu:
- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và tồn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị.
- Chỉ tiêu k ế toán phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính tốn.
- S ố liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu đảm bảo cho các nhà quản lý có được những thơng tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.- T ổ chức công tác k ế toán phải gọn nhẹ, tiết kiệm có hiệu quả.
Đ iề u 8: Nội dung công việc k ế tốn đơn vị sự nghiệp có thu, gồm:
1 K ế toán vốn bằng tiền: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các
loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại Ngân
hàng, Kho bạc;
2 K ế toán vật tư, tài sản: ĐẠI HỌC THẢI NGUYÊN
- Phản ánh sô lưựng, giá trị hiện có tư, sản phẩm.
Trang 20PHẨN 1 NHỮNG QUY ĐINH CHUNG CHẾ ĐỎ CHỨNG TỪ VÀ s ổ KẾ TOÁN
- Phán ánh số lưựng, nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản c ố đinh hiện có và tình hình biến động của tài sản cố định, công tác đầu tư xây dưng cơ bán và sửa chữa tài sản tại đơn vị.
- Cuối niên độ k ế toán đ ể chuẩn bị cho việc quyết toán nguồn kinh phí sự nghiệp được ngân sách Nhà nước cấp trong năm, đơn vị sự nghiệp có thu phải tiến hành các công việc sau:
+ Đối với các loại vật tư, hàng hóa: Phải tiến hành kiểm kê, xác định chính xác số lượng và giá trị từng loại vật tư, hàng hóa thực t ế tồn kho đến cuối ngày 31/12 đ ể làm cơ sở hạch toán vào chi ngân sách năm báo cáo, đồng thời phân loại vật tư theo phẩm chất đ ể báo cáo và xử lý theo các quy định hiện hành; sử dụng tiếp cho năm sau hoăc thanh lý nhượng bán.
+ Đôi với khối lượng công tác SCL, XDCB hoàn thành đến cuối năm liên quan đến kinh phí sự nghiệp cấp trong năm do công tác SCL, XDCB Phải xác định khối lượng hoàn thành tại thời điểm khóa sổ k ế toán để quyết toán chi năm báo cáo (tương ứng với s ố kinh phí được câp), đồng thời theo dõi số đã quyết toán này đến khi cồng trình SCL, XDCB hoàn thành để làm thủ tục quyết tốn cơng trình hồn thành, bàn giao TSCĐ đưa vào sử dụng.
3 K ế toán thanh toán:
- Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu theo từng đối tượng thanh tốn trong và ngồi đơn vị.
- Phản ánh các khoản nự phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả cán bộ viên chức, và các khoản thanh toán các khoản phải trả phải nộp.
- Các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc diện chịu thuê G TG T phải đăng ký, ké khai, nộp thuê GTGT theo luật định thì số thu bán hàng, đơn vị cung cấp dịch vụ và giá trị vật tư hàng hóa, dịch vụ mua v ào của những đơn vị thực hiện thuê GTGT được hạch toán theo quy định sau đây:
a> Đối với các đơn vị tính thuê GTG T phải nộp theo phướng ph áp khâu trừ thuế.
+ Sò thu bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ, TSCĐ thanh lý, nhượng bán
thuộc diện chịu thuê GTG T phản ánh trên "Tài khoản 531 - Thu hoạt động sản xuât, cung ứng dịch vụ" là số tiền bán hàng, cung c ấp dịch vụ chưa có thuế GTGT.
Trang 21PHẨN 1 NHỬNG ỌUY ĐỊNH CHUNG, CHẾ ĐÔ CHỨNG TỪ VÀ s ổ KE TOÁN
+ Giá tri vật tư, hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT là giá mua khơng có th u ế GTGT.
Đơn vị phải tổ chức cơng tác kê tốn phản ánh đưực đầy đủ chính xác các chỉ tiêu:
* Thuê GTGT đầu ra phát sinh
* Thuê GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khâu trừ, còn được khâu trừ* T h u ế GTGT phải nộp, đã nộp, còn phải nộp
* Thuê GTGT được hoàn lại, được giảm
b> Đối với các đưn vị tính thuê GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp và các hàng hóa, dịch vụ khơng thuộc diện chịu thuế GTGT: số thu bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ, thanh lý, nhượng bán TSCĐ thuộc diện chịu thuê GTG T và không chịu thuê GTGT phản ánh vào Tài khoản 531 "Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch v ụ ” là tổng số tiền bán hàng mà đơn vị đưực hưởng bao gồm ca thuế GTGT (Tổng giá thanh toán).
4 K ế toán nguồn kinh phí, vốn, quỷ:
- Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cơ' định, nguồn kinh phí thường xuyên, nguồn kinh phí không thường xuyên, nguồn kinh phí thực hiện các dự án, chương trình mục tiêu Quốc gia, các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nưức, cấp Bộ, Ngành, nguồn vốn đôi ứng thực hiện các dự án có vốn nước ngồi, nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước, nguồn kinh phí đầu tư XDCB và các loại vốn, quỹ khác của đơn vị.
- Phán ánh tình hình trích lập và sử dụng các quỹ của đưn vị: Quỹ dự phòng ổn định thu nhập, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
5 K ế toán chi
- Phản án h các khoản chi thường xuyên, chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ và chi phí của các hoạt động khác trên cơ sở đó xác định kết quả cua hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ và hoạt động khác.
- Phản á n h các khoản chi không thường xuyên gồm: Chi thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nưđc, cấp Bộ, Ngành, chi thực hiện n hiệm vụ đật hàng của Nhà nước, chi thực hiện chưng trình mục tiêu Quốc gia, chi tinh giản biên chê, chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất do cấp có
Trang 22PHẨN 1 NHỬNG QUY ĐINH CHUNG CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ VÀ s ổ KẾ TOÁN
thẩm quyền giao, chi đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm thiết bị và các khoản chi khác.
6 K ế to á n các k h o ả n thu:
- Phản ánh các khoản thu kinh phí Ngân sách Nhà nước cấp
- Phản ánh các khoản thu về phí, lệ phí và các khoản thu sự nghiệp khác- Phản ánh các khoản thu về hoạt động sản xuâ't, cung ứng dịch vụ Ihu
thanh lý nhượng bán tài sản c ố định, thu lãi tiền gửi, lãi cho vay vốn không thuộc tiền của dự án, thu tiền cho thuê tài sản, mặt bung và các khoản thu khác phát sinh ở đơn vị.
7 K ế toán chênh lệch thu, chi:
Dựa trên cơ sở tổng số thu và tổng số chi của từng hoạt động xác định kết quả chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên, chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước và chênh lệch thu, chi hoạt động sán xuất, cung ứng dịch vụ để có phương án phân phối số chênh lệch đó theo C(1 chê tài chính một cách thích hợp.
8 Lập các báo cáo tài ch ín h th eo quy định đ ể gửi lên cơ quan câp trên và cơ quan Tài chính.
Đ iều 9: Kiểm kê tài sàn
Kiểm kê tài sản là một phương pháp xác định tại chỗ sơ thực có về tài san vật tư, tiền quỹ, công nỢ của đơn vị tại một thời điểm nhâ't định Cuối niên độ k ế tốn, trước khi khóa sổ k ế toán, các đơn vị phải kiểm kê vật tư, hàng hoá, tài sản, tiền quỹ, đối chiếu và xác nhận công nợ hiện có đ ể đảm bào cho số liệu trên sổ k ế toán đúng với thực tế Ngoài ra các đơn vị còn phui kiểm kê bất thường khi cần thiết (trường hợp bàn giao, sáp nhập, giải thê đơn vị hoặc thiên tai, hỏa h o ạ n )
Đ iều 10: Kiểm tra k ế toán
Kiếm tra k ế toán là biện pháp đảm bảo cho các quy định về kê toán được ehâp hành nghiêm chỉnh, số liệu k ế toán được chính xác, trung thực, khách quan Đơn vị sự nghiệp có thu phải chịu sự kiểm tra tài chính, k ế toán của cư quan quản lý cấp trên và cơ quan Tài chính.
Việc kiểm tra tài chính, k ế toán phải được thực hiện thường xuyên, liên tục có hệ thống Mọi kỳ hoạt động của đơn vị đều phải được kiểm tra k ế toán Mồi đơn vị kê toán cấp cơ sở phải đưực CƯ quan chủ quản kiểm tra k ế toán một lần trong một năm trước khi xét duyệt quyết toán năm.
Trang 23PHẨN 1 NHỬNG ỌUY ĐINH CHUNG CHẾ đ ộc h ứ n gt ừv à s ổ KẾ t o á n
Nội dung kiểm tra k ế toán là kiểm tra việc ghi chép irên chứng từ kê toán, sổ kê toán và báo cáo tài chính, kiểm tra việc nhận và sử dụng các nguồn kinh phí, kiểm tra việc thực hiện các khoản thư, kiểm tra việc châp hành các chê độ, thể lệ tài chính, k ế toán và thực hiện thu nộp Ngân sách.
Thủ trưởng đơn vị và k ế toán trưởng hay phu trách kê toán phải châp hành kiêm tra kê toán của đơn vị k ế toán cấp trên và có trách nhiệm cung câp đầy đủ số liệu, tài liệu cần thiết cho công tác kiểm tra k ế toán được thuận lợi.
Đ iề u 11: Bảo quản, lưu trữ tài liệu k ế toán
Tài liệu kê toán bao gồm chứng từ k ế toán, sổ k ế tốn, báo cáo tài chính và các tài liệu khác liên quan đến k ế toán Các tài liệu k ế toán nếu được ghi ch ép trên máy, trên vật mang tin như: băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giây và phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý theo quy định hiện hành Sau khi kết thúc niên độ k ế toán và đã hoàn tất toàn bộ cơng việc k ế tốn, tài liệu k ế toán phải được sắp xếp, phân loại, đóng gói, đánh số thứ tự, lập danh mục, gói buộc đ ể lưu trữ.
Thời gian lưu trữ tài liệu k ế toán như sau:
+ Tối thiểu là 5 năm đối với tài liệu k ế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị k ế toán, gồm cả chứng từ k ế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ k ế toán và lập báo cáo tài chính.
+ Tơi thiểu là 10 năm đốì với chứng từ k ế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kê toán và lập báo cáo tài chính; sổ kê toán và lập báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
+ Lưu vĩnh viễn đối với chứng từ k ế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Đ iều 12: Khi bị chia tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động thì đơn
vị k ế tốn phải thực hiện các cơng việc k ế toán theo đúng quy định các điều 42, 43, 44, 45, 47 mục 6, chương II của luật k ế toán quy định cho từng
trường hợp cụ thể.
Trang 24PHẨN 1 NHỮNG QUY ĐINH CHƯNG, CHÊ ĐỘ CHỨNG TỪ VÀ s ổ KỂ TOÁN
Chương 2
HỆ THỐNG TÀI KHOẢN K Ế TOÁN
Chương nùy duực chia làm 2 mục:
- Hệ thống tài khoản k ế toán áp dụng cho cúc đơn vị sự nghiệp có thu.
- Hệ thống tài khoan k ế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp hành chính sự nghiệp khác.
A HỆ THƠNG TÀI KHOẢN KÊ TỐN ÁP DỤNG CHO CÁC ĐỚN VỊ S ự NGHIỆP c ó THU
(Sau khi sửa đổi, b ổ sung theo Thông tư 121/2002/TT-BTC ngùv 31-12-2002 và Thông tư s ố 03/2004/TT-BTC ngằx 13-01-2004 của Bộ Tài Chính)
TKC ấ p lTK C ấp 2T Ê N T À I KHOẢNGhi chúTK LOẠI 1TIỂN VÀ VẬT T ư111 Tiền mật
11Ị 1 Tiền Việt Nam
1112 Ngoại tệ
1113 Vàng bạc, đá quý
1114 Chứng chi có giá
112 Tiền gửi Ngàn h à n g , Kho bạc
1
1121 Tiền gửi Việt nam
1122 Tiền gửi Ngoại tệ
1123 Vàng bạc, đá quý
152Vật liệu, dụng cụ Chi tiết theo yêu cảu
quản lý
1521 Vật liệu
1526 Dụng cu
Chi tiết theo sán
155Sán phẩm, hàng hóa phẩm, hàng hóa
Trang 25PHẦN 1 NHỬNG QUY ĐINH CHUNG, CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ VÀ s ổ KẾ TOÁN
ỉ
1551 Sán phấm
Áp dung cho các đơn vi có hoạt dong sán xuất kinh doanh
1556 Hàng hóaT K LO ẠI 2 TÀI SẢN C Ố ĐỊNH2112111 2112211321142115 2118
Tài sản cơ định hữu hình
Đất
Nhà cửa, vật kiến trúcMáy móc, thiết bị
Phương tiện vận tải, truyển dẫnPhương tiện quán lý
Tài sản cố định khác
213 Tài sản cố định vơ hình Chi tiết theo yêu cầu
21421412142H ao mòn TSCĐHao mòn TSCĐ hữu hình Hao mịn TSCĐ vơ hìnhquản lý241241124122413
Xây dựng cơ bản dở dang
Mua sắm tài sản cố địnhXây dựng cơ bán
Sứa chữa lớn tài sản cô định
T K L O Ạ I 3 TH A N H TO ÁN
Đơn vi có đầu tư XDCB
311 C ác khoản phải thu Chi tiết theo yêu cầu
3111 Phái thu của khách hàng
quản lý
3112 Phải thu theo đơn đặt hàng cùa Nhà nước Đơn vị có đon đãt
3113 Thuế GTGT được khấu trừ
hàng cùa Nhà nước
3H 31Thuê GTGT được khàn trừ cùa Ịìù)ì\> hóư ilich vu
Trang 26PHẨN I NHỬNG QUY ĐINH CHUNG, CHẼ ĐỘ CHỨNG TỪ VÀ s ỗ KỂ TOÁN
31132Thué GTGT được khấu trừ của TSCĐ
3118 Phải thu khác312 T ạm ứng313 Cho vay3131 Cho vay3132 Quá hạn3133 Khoan nợ331 Các khoán phải trả
3311 Phai trả người cung cấp
3312 Phái trả nợ vay
3318 Phải trả khác
332 Các khoản phải nộp theo lương
3321 Bảo hiêm xã hội
3322 Báo hiếm y tế
3323 Kinh phí cơng đồn
333 Th và các khoản phải nộp Nhà nước
3331 Thuế giá trị gia tăng phái nộp
33311Thuê giá trị gia tăng đầu ru
33312Thuê giá trị gia tăng hùng nhập khẩu
3332 Phí, lệ phí
3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp
3337 Thuế khác
3338 Các khoản phải nộp khác
334 Phải trả viên chức
3341 Phải trả viên chức Nhà nưóe
3348 Phái trà các đối tượng khác
336 T ạ m ứng cùa kho bạc
337 Kinh phí quyết tốn chuyển sang năm sau
3371 Vật tư, hàng hóa tồn kho
3372 Giá trị khối lượng sứa chữa lớn, XDCB hồn thành
341 Kinh phí cáp cho cáp dưới
Đơn vị c ó dư an q u a y v ò n g
Có thê chi tiết thêm
Chi tiết cho từng đom vi
Trang 27PHAN 1 NHỮNG QUY ĐINH CHUNG CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ VÀ s ổ KẾ TỐN
342 Thanh tốn nội bộ
T K LO Ạ I 4
NGUỔN KINH PHÍ
Chi tiết cho từng bộ phận
411413
Nguón vón kinh doanh Chénh lệch tý giá
Đơn vị có hoại động sán xuất kinh doanh Đơn vị có ngoại tệ421
4211
4212
4213
Chênh lệch, thu chi chưa xử lý
Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ
Chênh lệch thu, chi theo hoạt động đơn hàngcúa Nhà nước4314311431243134314
Quỹ cơ quan
Quỹ khen thưởng Quỹ phúc lợi
Quỹ dự phòng ổn định thu nhập Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp
Đơn vị được thành lập quỹ
441461
Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Nguồn kinh phí hoạt động
Đơn vi có đẩu tư XDCB
4611 Nguồn kinh phí hoạt động Nãm trước Chi tiết cho từng
46] ỉ ỉNguồn kinh p h í thườììg xun nguồn kinh phí
46112Nguồn kinh p h i khơng thường xun
4612 Ngn kinh phí hoạt động Năm nay Chi tiết cho từng
46121Nguồn kinli plìí thường xun nguồn kinh phí
46Ỉ22Nguồn kinh p h í khơng thường xun
4613 Nguồn kinh phí hoạt động Năm sau Chi tiết cho từng
46131Nguồn kinlì p h í thường xuyên nguồn kinh phí
46132Nguồn kinh Ị)lií khơng thường xun
462
4*621
Nguồn kinh phí dự án
Nguồn kinh phí quản lý dự án
Đơn vị có dự án
Trang 28PHẢN NHỬNtỉ QUY ĐINH CHUNG CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ VA s ổ KÉ TOAN
14622 Ngn kinh phí thực hiện dư án
465 Nguớn kinh phí theo đơn đ ặ t hàng cùa
nước466 Ngn kinh phí đã hình th à n h TSCĐT K LO A I 5 CÁ C K H O Ả N TH U511 Các khoản thu511 1 Thu phí, lệ phí
5112 Thu theo dơn đặt hàng cua Nhà nước
5118 Thu sư nghiệp khác
531 Thu hoạt đọng sản xuất, cung ứng dịch
TK LO Ạ I 6 CÁC K H O Á N C H I
631 Chi hoạt dộng sán xuát kinh d o an h
635 Chi theo đơn đ ặ t hàng cúa Nhà nước
643 Chi phí trả trước
661 Chi hoạt động
6611 Chi hoạt động Năm trước
6677/ Chi thường XIIvê 11
6 ỎI 12Clii không thường xuyên
6612 Chi hoạt động Năm nay
6 6 / 2 / Chi thường xnxên
66 ì 22Chi khâm* thường xuyên
6613 Chi hoạt động Năm sau
66131Chi thưcniỵ xuyên
6 ỐI 32Chi kliông thường Alt yên
662Chi dự án
6621 Chi quán lý dư án
Đơn VỊ co đơn đ d t hàng cua Nha nưix
Đơn vị có hoai đóng sản xuất kinh doanh
Trang 29HHẨN 1 NHỮNG QUY ĐINH CHUNG CHẾ đ ỏc h ứ n gt ừv a s ổ KẾ TOÁN
6622 Chi thưc hiện dự án
TK LO ẠI 0
TÀ I KHOẢN NGỒI BÁNG
«01Tài sán th ngồi
002 Tài sán n h ận giữ hộ, nh ận gia cóng
005 Dụng cụ láu bền đan g sử dụn g
007 Ngoại tệ các loại
008 Dự toán chi hoạt động
0081 Dự toán chi thường xuyên
0082 Dự toán chi khơng thường xun
009 Dự tốn chi chưưng trình, dự án
0091 Dự tốn chi chương trình, dự án
0092 Dự tốn chi đề tài khoa học
0093 Dự tốn chi đầu tư XDCB
* Liíii ý, theo n h ậ n xét:
Hệ thống tài khoản cấp 1 và 2 nêu trên chỉ đáp ứng cho các chỉ tiêu thong k ê \ p h ụ c vụ cơ quan N hà nước như: báo cáo thuế, báo cáo cơ quan cấp trên.
M uốn đáp ứng yêu cẩu quản lý trong nội bộ đơn vị, chúng ta p h ải m ở rộng (chỉ tiết hóa) hệ thống tài khoản hơn nữa, nhất là ở những tài khoản có ghi chú “Chi tiế t theo yêu cầu quản l ý ” hay “Chi tiết theo dự án
Trang 30PHAN I NHỬNCỈ ỤUY ĐỊNH CHUNG CHẾ ĐÔ CHỨNG TỪ VÀ S(j KẾ TOÁN
B HỆ THÔNG TÀI KHOẢN KÊ TOÁN ẤP DỤNG CHO CÁC ĐỚN VỊ HÀNH CHÍNH s ự NGHIỆP KHÁC
(Ban hành theo Quyết định số 999-TC/Q Đ /C Đ KT ngày 02 -J I - 1996 cua tì ộ trướng Hơ tài chính có sứa đổi theo các Thơng tư sơ Ỉ84/1998/TT-BTC ngày 28-I2-199H vã
Thơng tư số03/2004/T T -tìT C ngày 13-01-2004)
T KC ấ p lTK C ấ p 2T Ê N T À I K H O Ả N G hi chúT K L O Ạ I 1T IỂ N VÀ VẬT T ư111 Tiền mât
1111 Tiền Việt Nam
1112 Ngoại tộ
1113 Vàng bạc, đá q
1114 Chứng chí có giá
112 Tién gửi Ngán hàng , K ho bạc
1121 Tiền gửi Việt nam
1122 Tiền gửi Ngoại tệ
1123 Vàng bạc, đá quý
152 Vật liệu, dụ n g cụ Chi tiết theo yêu cáu Ị
quán lý
1521 Vật liệu
1526 Dụng cụ
155 Sản phẩm, hàng hóa Chi tiết theo sán
phẩm, hàng hóa 1
1551 Sản phẩm áp dụng cho các đơn 1
vị có hoạt động sanxuất kinh doanh
Trang 31p h ẩ n 1 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG, CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ VÀ s ổ KẾ TỐNTK LOẠI 2 íTÀI SẢN C Ố ĐỊNH2112111 2112211321142115 2118Tài sán cố định hữu hìnhĐấtNhà cửa, vật kiến trúcMáy móc, thiết bị
Phương tiện vận tải, truyền dẫnPhương tiện quản lý
Tài sản cô định khác
213 Tài sản cô định vơ hình Chi tiết theo u cầu
21421412142H ao mịn TSCĐ Hao mịn TSCĐ hữu hình Hao mịn TSCĐ vơ hìnhqn lý241241124122413
Xây dựng cơ bản dư dang
Mua sấm tài sản cố địnhXây dựng cơ bản
Sửa chữa lớn tài sản cố định
TK LOẠI 3 THANH TỐN
Đơn vi có đầu tư XDCB
311 C á c khoản phải thu Chi tiết theo yèu cầu
3111 Phải thu của khách hàng
quán lý
3113 Thuế GTGT được khấu trừ
31131Thuê GTGT được khâu trừ của hàng hóa, ilịi li vụ31132T h u ếG T G Ĩ được khấu trừ cùa TSCĐ
3118 Phải Ihu khác312lạ m ứng33133113312 3318Lác khoản phải trả
Phải trà người cung cấp Phải irả nợ vay
Các khoản phải trả khác
Trang 32PHÂN I NHỬNG QUY ĐINH CHUNG CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ VÀ s ị KẾ TỐN
332 Các khốn phái nộp theo Iưưng Ị
332! Báo hiếm xã hội
3322 Báo hiếm y tế
333 Thuế và các khoán phái nộp Nhà nước3 3 3! Thuê giá trị gia tăng phái nóp
33311 Thuế giá trị gia tăng đầu ra
33312 Thuế giá trị gia tâng hàng nhập kháu
3332 Phí và lệ phí
3334 Thuê thu nhập doanh nghiệp
3337 Thuê khác
3338 Các khoán phái nộp khác
334 Phải trả viên chức Có thê chi tiết thém
3341 Phải trá viên chức Nhà nước
3348 Phải trá các đòi tượng khác 1
336 Tạm ứng cúa kho bạc
337 Kinh phí đã quyết tốn chuyển năm sau
3371 Vật tư, hàng hóa tổn kho 1
3372 Giá trị khôi lượng s/c lớn, XDCB hồn thành
341 Kinh phí cáp cho cáp dưới Chi tiết cho từng !
đơn vị
342 Thanh toán nội bộ Chi tiết cho từng bó
phận
TK LOẠI 4NGUỔN KINH PHÍ
411Nguồn vốn kinh doanh Đom vị có hoạt động
413 sản xuất kinh doanh (
Chênh lệch tỷ giá Đơn vi có ngoai té
421Chènh lệch, thu chi chưa xử lý
4211 Chênh lệch thu chi chưa xứ lý 1!
4214 Chênh lệch khoan chi hành chính ỉ
1
431 Quỹ cơ qu an
1
Đơn vị được thành
4311 Quỹ khen thương lạp quỹ
4312 Quỹ phúc lơi
Ị
4318 Quỹ khác
Trang 33FHAN I NHỬNG QUY ĐỊNH CHUNG, CHẾ ĐỒ CHỨNG TỪ VÀ s ổ KF TỐN
441 Ngn kinh phí d ầu tư XDCB Đơn vi có đáu tư
XDCB461461 146111Nguồn kỉnh phí hoạt động- Năm trước
+ Nvuổn chi thường xuyên
46112+ Nguồn chi không thường xuyên Chi tiết từng nguồn
thu4612 - Năm nay
46121+ N\Ịiiòn chi thường xuyên
46J22+ Nguồn chi không thường xuyên Chi tiết từng nguồn
thu
4613 - Năm sau
46131+ Nguồn chi thường xuyên
46132+ Nguồn clii không thường xuyên Chi tiết từng nguồn
thu462
46214622
Nguồn kinh phí dự án
Nguồn kinh phí quản lý dự án Nguồn kinh phí thực hiện dự án
Đơn vị có dự án466 Nguồn kinh phí đ ã hình th à n h TSCĐ T K LO Ạ I 5 CÁC K H O Ả N THU51151115112 5118Các khốn thuThu phí và lệ phí Thu sự nghiệp Các khoản thu khácT K L O Ạ I 6 CÁC KHOẢN CHI
631 Chi hoạt động sản xuát kỉnh doanh Chi tiết theo hoạt
6616611 66111661 ỉ 11 661112 661113Chi hoạt động- Năm trước
+ Chi thường xuyên
Chi tlianl) toán cá nhân Chi nghiệp vụ chun ìnơn Chi nuui sắm, sứa chữa
động
Trang 34PHẨN I NHỬNG QUY ĐỊNH CHUNG, CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ VÀ s ổ KẾ TOÁN
6611IXChi thườtHỊ Ảiivén khái
66112 + Chi không thường xuyên
6 6 /7 2 / Clii tinh giảm biên c h ế
66!122Clii nliiệm vụ đột xuất
661/28Chi không thường xuyên kliức
6612 - Nãm nay
66121 + Chi thường xuyên
6 6 J2 IIChi thanli tốn cú Iiliân66/212Chi tHỊhiệp VIỊ chun mơn661213Chi mua sắm, sứa cliữa6612/XClii thường xuyên khúc
66122 + Chi không thường xuyên
66J22JClii tinh giảm biên chê661222Clii nhiệm vụ đột xuất
66122XChi không thường xuyên khác
6613 - Nảm sau
66131 + Chi thường xun
6 6 I3 UChi thanh tốn cá nhân661312Clìi nghiệp vụ chuyên HIÔII
66/.?/.? Clii mua sắm sứa chữa
66I3JSChi thường xuyên khác
66132 + Chi không thường xuyên
661321Chi tinli giảm biên c h ế661322Chi nhiệm vụ đột xuất
661328Chi không thường xuyên kliức
66206216622Chi dự ánChi quan lý dự án c 'hi thực hiện dự ánTK LOẠI 0
TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG
Chi tiết theo dự án
001 Tài sản thué ngoài
Trang 35PHẦN 1 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ VÀ s ổ KẾ t o á n
002Tài sán nhận giữ hộ, nhận gia cóng
004Khốn chi hành chính
0041 Khốn chi hành chính năm trước
0042 Khốn chi hành chính năm nay
«05Dụng cụ lảu bền dang sử dụng«07Ngoại tệ các loại
008Dự toán chỉ hoạt động
0081 Dự toán chi thường xun
0082 Dự tốn chi khơng thường xun
009Dự tốn chi chương trình, dự án
0091 Dự tốn chi chương trình, dự án
0092 Dự tốn chi để tài khoa học
0093 Dự toán chi đầu tư xây dựng cơ bản
* Liùi ý, theo nhận xét:
H ệ thống tài khoản cấp 1 và 2 nêu trên chí đáp ứng cho các chỉ tiêu thống kê p h ụ c vụ cơ quan N hà nước như: báo cáo thuế, báo cáo cơ quan cấp trên.
M uốn đáp ứng yêu cầu quản lý trong nội bộ đơn vị, chúng ta p h ả i m ở rộng (chi tiết hóa) hệ thống tài khoản hơn nữa, nhất là ở những tài khoản có ghi chú “Chi tiế t theo yêu cầu quản lý
Trang 36PHAN 1 NHỮNG QUY ĐINH CHUNG, CHẾ đ õc h ứ n gt ửv à s ố KẾ TỐN
Chươìig 3
CH Ế ĐỘ CHỨNG TỪ K Ể TOÁN
Chương này đuực chia làm 2 phần:
- Những nguyên tắc chung của Nhà nước về c h ế độ chứng từ k ế tốn
- M ột sơ'khái niệm căn bán về k ế toán.
3.1 C h ế độ chứng từ k ế tốn đơn vị hành chính sự nghiệp
(Ban hành theo quyết itịnh số999-TC/QĐ/CĐKTnỊỊÙy 2 thủriỊi II năm 1996 cua Bộ Tài chính)
Điều 1: Chứng từ k ế toán là những chứng minh bằng giây tờ các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hình thành Mọi số liệu ghi vào sổ kế toán bắt buộc phải được chứng minh bằng chứng từ k ế toán hợp pháp, hợplệ.
Điều 2: Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong việc sử dụng kinh phí vàthu chi ngân sách của mọi đơn vị k ế toán Hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ Chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ k ế toán phải là chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
Chứng từ k ế toán hợp pháp:
Là chứng từ được lập theo đúng m ẫu quy định của c h ế độ này Việc ghi chép trên chứng từ phải đúng nội dung, bản chất, mức độ nghiệp vụ kinh tê phát sinh và được pháp luật cho phép, có đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm và dấu đơn vị (theo qui định cụ thể).
Chứng từ k ế toán hợp lệ:
Là chứng từ kê toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời các y ếu tô, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp ỉập của từng loại chứng từ.
Điều 3: Nội dung của hệ thống chứng từ k ế toán gồm 4 chi' tiêu:
1 Chỉ tiêu lao động và tiền lương;2 Chỉ tiêu vật tư;
3 Chỉ tiêu tiền tệ;
4 Chỉ tiêu tài sản cố định;
Đ iêu 4 Cac chung tư ke tốn phải có đây đủ các yêu tố sau đ â y 1 Tên j ọ i của chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi );2 Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
3 Số hiệu của chứng từ;
4 Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng 5 Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng
Trang 37HHẨn 1 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG, CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ VÀ s ổ KẾ TOÁN
6 Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ;7 Các chi' tiêu về lượng và giá trị;
8 Chừ ký của người lập và những người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tê giữa các pháp nhàn phải có chữ ký của người kiểm soát (kê toán trường) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dâu đơn vị.
Đối với những chứng từ liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dịch vụ (nêu có) thì đơn vị phải sử dụng đúng mẫu của chứng từ do Bộ Tài chính thống nhất ban hành và phát hành Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp đế ghi sổ kê toán phải có thêm chi' tiêu định khoản kê toán.
Đ iề u 5: Chứng từ k ế toán phải được lập đầy đủ số liệu theo quy định Ghi chépchứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống Trường hợp viết sai cần hủy bỏ, không xé rời ra khỏi cuống.
Đ iề u 6: Nghiêm cấm các hành vi sau đây:- Giả m ạo chứng từ k ế toán;- Hựp pháp hóa chứng từ k ế tốn;
- Thủ trưởng và k ế toán trưởng đơn vị tuyệt đối không được ký trên chứng từ trắng, m ẫu in sẵn;
- Chủ tài khoản và k ế tốn trưởng khơng được ký trên séc trắng;
- Xuyên tạc hoặc cố ý làm sai lệch nội dung bản chất hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh;
- Sửa chữa, tẩy xóa trên chứng từ k ế toán;
- Hủy bỏ chứng từ trái với quy định hoặc chưa hết thời hạn lưu trữ;- Sử dụng các chứng từ biểu m ẫu không hợp lệ.
Đ iề u 7: Trình tự luân chuyển chứng từ k ế tốn.
- Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ k ế toán do k ế toán trưởng quy định Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận k ế toán đơn vị Bộ phận k ế toán phải kiểm ư a kỹ những chứng từ đó đ ể ghi vào sổ k ế tốn.
- Trình tự luân chuyển chứng từ k ế toán bao gồm các bước sau:
1 Lập ra chứng từ k ế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh t ế vào chứng từ.
2 Kiểm tra chứng từ.
3 Phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ k ế toán.4 Lưu trữ, bảo quản chứng từ k ế toán.
Trang 38PHẨN I NHỮNG ỤUY ĐINH CHUNG CHẾ ĐÔ CHỨNG TỪ VÀ s ổ KẾ TOÁN
Điều 8: Nội dung và việc kiểm tra chứng từ k ế toán bao gồm:
1 Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.
2 Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh t ế tài chính phátsinh.
3 Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.
4 Kiêm tra việc chấp hành quy c h ế quản lý nội bộ của những người lập kiểm tra xét duyệt đối với những loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.
Khi kiểm tia chứng từ k ế toán nếu phát hiện có hành vi vi pham chính sách, ch ế độ, thể lệ kinh t ế tài chính của nhà nước phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuâ't kho ) đồng thời báo ngay cho thù trưởng đơn vị và k ế toán trưởng đơn vị biết đ ể xử lý kịp thời theo đúng luật hiện hành.
Đối với những chứng từ k ế tốn lập khơng đúng thủ tục, nội dung và con số khơng rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cáo cho nơi lập chứng từ biết đ ể làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ.
Điều 9: Lưu trữ chứng từ k ế toán.
- Chứng từ k ế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của c h ế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu k ế toán của Nhànước.
- Mọi trường hựp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo vứi thủ trưỏng và kế toán trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời Riêng trường hợp mât hóa đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo cơ quan th u ế và cơ quan công an địa phương sơ lượng hóa đơn mât, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo pháp luật Sớm có biện pháp thơng báo và vơ hiệu hóa chứng từ bị mất.
Đ iều 10: Quy định về sử dụng và quản lý biểu m ẫu chứng từ k ế toán:
Trang 39PHẤN I NHỮNG QUY ĐINH CHUNG CHẾ ĐỔ CHỨNG TỪ VÀ s ổ KẾ TOÁN
+ Giây báo nự;+ Giây báo có;
+ Thơng báo hạn mức kinh phí đưực cấp;+ Giây phùn phối hạn mức kinh phí;+ Giây nộp trả kinh phí;
+ Giây rút HMKP kiêm lĩnh tiền mặt;+ Giấy rút HMKP bằng chuyển khoản;+ Quyết định trợ cấp khó khăn;
+ Thơng báo duyệt y quyết toán.
- Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được đế hư hỏng, mục nát Những chứng từ liên quan trực tiếp đến vân đề thu nộp Ngân sách được quản lý theo c h ế độ quản lý sử dụng ân chỉ.
Đ iề u 11 ỉn và phát hành biểu mẫu chứng từ:
1 Tất cá các đơn vị HCSN khi in biểu mẫu chứng từ k ế toán phải theo đúngnội dung thiết k ế biểu mẫu quy định trong c h ế độ này.
Biểu mẫu chứng từ k ế toán thuộc nội dung nộp Ngân sách do Bộ tài chính thơng nhất phát hành.
2 Các nhà m áy in không được tự động thay đổi nội dung các biểu mầu, không đuỢc chấp thuận in các biểu mẫu chứng từ k ế toán trái với quy định trong c h ế độ này.
Đ iề u 12: Xử lý các vi phạm:
] Mọi hành vi vi phạm quy định trong c h ế độ này, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm, đưực xử lý theo đúng quy định của Pháp lệnh k ế toán thống kê Pháp lệnh về xử phạt hành chính và các văn bản pháp quy khác của Nhà nước.
2 Trong trường hợp có hành vi lợi dụng mua, bán, cho mượn, làm chứng từ giả nhằm tham ô, trốn lậu th u ế hoặc làm ăn phi pháp thì tùy theo tính chấi vù mức độ vi phạm có thể bị phạt hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.
3.2 M ột s ố kh ái niệm cơ bàn về k ế toán
N ế u là “K ế toán v i ê n ” bạn có thể bỏ qua mục này Tuy nhiên, sẽ rất có ích nếuchúng ta cùng nhau ôn lại một s ố kiến thức cơ bản về k ế tốn.
3 2 1 K hái niệm, vai trị cơng tác k ế tốn
K ế tốn là cơng tác tính toán, ghi chép bằng con số biểu hiện giá trị tiền tệcủ a tất cả các nghiệp vụ kinh t ế phát sinh ưong các đơn vị, cơ quan xí nghiệp.
Trang 40PHẦN 1 NHỮNG QUY ĐINH CHUNG CHẾ ĐỎ CHỨNG TỪ VÁ s ổ KẾ TOAN
Không chỉ đơn thuần ghi chép, K ế tốn cịn là công cụ theo dõi điển biến hoạt động các nghiệp vụ đó.
3.2.2 Tà i khốn k ế tốn
Tài khoản k ế toán là các hình thức phân loại và hệ thống hóa đối tượng ghi chép k ế toán để điều hành, kiểm soát tốt việc sử dụng vốn theo nguồn hình thành và theo mục đích sử dụng Có 2 hệ thống tài khoản k ế toán một áp dụng cho đơn vị Hành chính sự nghiệp, một áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có thu.
a> Định khoản
Định khoản là phương thức phân loại một nghiệp vụ kinh t ế phát sinh để quyết định đúng đắn nghiệp vụ ấ y cần sử dụng những tài khoản n ào và ghi vào v ế nào của các tài khoản đó.
Nguyên tắc định khoản tạo ra một mối liên hệ đối ứng giữa các tài khoản
Mỗi hoạt động đ;nh khoản tạo ra một bút tích k ế toán gọi là “B út to á n ”.Một định khoản chỉ sử dụng hai tài khoản gọi là “định khoản đơn
g iả n ’’, một định khoản sử dụng từ ba tài khoản trở lên gọi là “định khoản
phức tạ p ” hay định khoản kép.
b> Tài khoản đối ứng
Một loại tài khoản trên sổ cái được định khoản ứng với tài khoản khác.
c> Tài khoản chữ “T ”
Một dạng thức đ ể thể hiện bên Nợ và bên Có cho m ột tài khoản Sở dĩ gọi như vậy là đường ngang bên dưới các đề mục cột và đường dọc các
cột mang hình chữ “T ”.
Ví dụ, một dạng bút tốn chữ T, phản ánh nghiệp vụ chi tạm ứng: