Hoan thien to chuc bo may quan li tai cong ty 180128

Lời nói đầu Cơ chế thị trờng đòi hỏi Doanh nghiệp phải động, bắt kịp với thay đổi, đứng vững ngày phát triển Mỗi Doanh nghiệp tổ chức mét hƯ thèng kinh tÕ, nã chøa ®ùng nhiỊu phận với nhiều hoạt động khác Để đảm bảo thực đợc mục tiêu chung Doanh nghiệp phận phải đợc tổ chức cách linh hoạt, động hiệu Sự phối hợp hoạt động phận nhằm thực mục tiêu chung Doanh nghiệp hoạt động đợc đặt dới kiểm soát máy quản lí Doanh nghiệp Vì việc nghiên cứu cấu máy quản lí công tviệc cấp thiết nhằm tạo cho cấu máy Doanh nghiệp kịp thời thay đổi thích ứng nhanh với thay đổi kinh tế thị trờng Bộ máy quản lí có vai trò quan trọng, có ảnh hởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh hay hoạt động khác Doanh nghiệp Bộ máy quản lí có tính ổn định cao nên thay đổi dễ dàng thờng xuyên đợc Nhng để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu Doanh nghiệp phải có thay đổi cách quản lí để phù hợp với điều kiện kinh doanh Muốn đáp ứng đợc thay đổi ta phải tạo thay đổi Công ty Sông Đà 11 Doanh nghiệp nhà nớc đợc thành lËp tõ thêi kú bao cÊp víi nhiƯm vơ chđ yếu xây lắp công trình Nhà nớc Tổng Công ty giao Khi chuyển sang chế thị trờng, Công ty Doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập Công ty cần tự đổi mới, tự nâng cao chất lợng, tính hiệu quả, động máy quản lí để thích ứng với thay đổi liên tục thị trờng Hoàn thiện máy quản lí Doanh nghiệp nhằm hoàn thiện trình sản xuất kinh doanh với hiệu cao, sử dụng tiết kiệm có hiệu yếu tố cấu thành sản xuất Đồng thời tạo máy tinh gọn, linh hoạt, động, có bớc đắn giai đoạn theo định hớng phát triển Công ty Xuất phát từ thực tế máy quản lí Công ty Sông Đà 11 nhiều điểm ch a hợp lí cần phải khắc phục hoàn thiện thời gian tới nhằm phát huy vai trò cán lÃnh đạo nói riêng máy quản lí Công ty nói chung Với yêu cầu cấp thiết kết hợp với kiến thức đà đợc học trờng tình hình thực tế Công ty Sông Đà 11, em đà chọn đề tài Hoàn thiện tổ chức máy quản lí Công ty Sông Đà 11 làm luận văn tốt nghiệp cho m×nh víi mong mn gãp mét sè ý kiÕn nhá nhằm cải thiện máy quản lí Công ty Luận văn đợc hoàn thành dựa sở lý thuyết đợc học trờng, tình hình thực tế Công ty Sông Đà 11 nh phân tích thân thông qua phơng pháp nghiên cứu Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn gồm phần sau : Phần I: Cơ sở lý luận cấu tổ chức máy quản lí quan, Doanh nghiệp Phần II: Phân tích thực trạng công tác tổ chức máy quản lí Công ty Sông Đà 11 Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu hoạt động máy quản lí Công ty Sông Đà 11 Em mong nhận đợc đóng góp ý kiến thầy cô bạn đọc để luận văn em đợc hoàn thiện Phần I: C¬ së lý ln vỊ c¬ cÊu tỉ chøc bé máy quản lí quan, doanh nghiệp I/ Lí luận Quản lí Doanh nghiệp: Khái niệm Quản lí: - Quản lí tác động chủ thể quản lí lên đối tợng quản lí nhằm trì hoạt động, sử dụng cách tốt tiềm sẵn có, hội để đa hệ thống đến mục tiêu đề biến động môi trờng - Quản lí doanh nghiệp trình vận dụng quy luật kinh tế quy luật tự nhiên việc lựa chọn xác định biện pháp kinh tế xà hội, tổ chức kĩ thuật để tác động lên tập thể lao động Phân loại chức Quản lí: Chức quản lí đợc hình thành cách khách quan hoạt động chủ thể quản lí Chức quản lí thể phơng hớng tác động chủ thể quản lí lên đối tợng quản lí Chức quản lí nhằm mục tiêu rõ ràng đợc quy định cách khách quan Trong vận động xà hội chức quản lí không ngừng biến đổi Mục đích quản lí thể chức quản lí Tổ hợp chức quản lí tạo nên trình quản lí Không có chức quản lí hình dung đợc trình quản lí nội dung quản lí hệ thống định Việc phân tích trình quản lí xét mặt chức quản lí sở xác định khối lợng công việc theo chức cuối để hình thành cấu máy tổ chức quản lí Chức quản lí gồm chức sau: 2.1- Phân loại theo nội dung trình quản lí: Có chức quản lí là: - Chức lập kế hoạch - Chức xây dựng tổ chức - Chức mệnh lệnh - Chức điều chỉnh - Chức phối hợp Các chức có liên quan chặt chẽ với nhà quản lí thực chúng theo trật tự để thực đợc mục tiêu đề Quá trình quản lí đợc xác định rõ ràng sở để phân công lao động tảng để hình thành, hoàn thiện cấu tổ chức máy 2.1.1 Chức lập kế hoạch: Nó bao gồm việc lựa chọn đờng lối hành động mà công ty sở mà phận phải tuân theo Các nhà quản lí phải xác định đợc công việc phải làm nh thÕ nµo, vµo nµo vµ sÏ lµ ngêi thực công việc để đạt đợc mục tiêu tổ chức Mặc dù việc dự đoán xác tình xảy tơng lai trở ngại gặp trình thực kế hoạch khó khăn song kế hoạch hoạt động ngời đến chỗ vô mục đích phó thác cho may dủi Sự nỗ lực nhóm có hiệu ngời biết đợc họ phải hoàn thành công việc 2.1.2 Chức xây dựng tổ chức: Đây phần công việc quản lí, bao gồm việc xây dựng cấu định trớc vai trò cho ngời đảm đơng tổ chức sau họ tiến hành phân công công việc phù hợp cho ngời tạo động lực cho họ để thực công việc cách tốt Để thiết kế đợc cấu tổ chức thực có hiệu ngời quản lí phải xây dựng đợc cụ thể loại hình công việc, nghề nghiệp cần làm tìm ngời phù hợp thực chúng 2.1.3 Chức mệnh lệnh: Nhà quản lí phải làm cho cấp dới hiểu tán đồng với ý đồ hoạt động, thúc đẩy họ làm việc cách nhiệt tình, tự chủ có hiệu quả.Căn vào kế hoạch, mục tiêu công việc cụ thể ngời để đa thị mệnh lệnh giúp họ thực tốt chức danh công việc nh công việc tổ chức 2.1.4 Chức điều chỉnh: Nền kinh tế thị trờng phát triển nhanh chóng kèm theo biến động tình hình kinh tế xà hội làm cho điều kiện thuộc môi trờng kinh doanh thay đổi Để thích nghi đợc với môi trờng đem lại hiệu kinh doanh buộc nhà quản lí phải có thay đổi mang tính chiến lợc để thực tốt kế hoạch đề Các nhà quản lí phải tổ chức nói chuyện để trao đổi ý kiến, thơng lợng với ngời có liên quanphối hợp để đphối hợp để đa giải pháp cụ thể tình cụ thể 2.1.5 Chức phối hợp: Việc phối hợp trở thành nhiệm vụ trung tâm nhà quản lí nhằm điều hoà khác biệt quan điểm, thời hạn, cố gắng lợi ích làm hài hoà mục tiêu cá nhân để đóng góp vào mục tiêu chung tổ chức 2.2- Phân loại theo quan hệ trực tuyến với lĩnh vực hoạt động kinh doanh: 2.2.1 Lĩnh vực kĩ thuật: Bao gồm tất công việc, trang thiết bị, phơng tiện đảm bảo cho trình sản xuất kinh doanh 2.2.2 Lĩnh vực kế hoạch thơng mại: Bao gồm việc liên quan đến chiến lợc phát triển Doanh nghiệp, xây dựng loại chiến lợc sản xuất kinh doanh, tìm kiếm khai thác thị trờng, ký kết hợp đồng, quảng cáo,phối hợp để đ 2.2.3 Lĩnh vực nhân sự: Bao gồm công tác tuyển dụng, bố trí đào tạo, bồi dỡng khen thởng, kỷ luật, định mức lao động, tiền lơng, tiền thởng công nhân viên tổ chức 2.2.4 Lĩnh vực tài chính: Bao gồm công tác tái tạo, quản lí loại vốn quỹ Doanh nghiệp, hạch toán kế toán, thống kê, kiểm tra, phân tích kết sản xuất kinh doanh 2.2.5 Lĩnh vực hành chính, pháp chế bảo vệ Doanh nghiệp 2.2.6 Lĩnh vực tổ chức đời sống tập thể hoạt động xà hội: Tổ chức việc ăn uống, lại cán công nhân viên, hoạt động văn hoá thể thao hoạt động xà hội khác Tất chức quản lí tác động qua lại với quy định lẫn Sự phân loại cách khoa học chức quản lí cho phép thực đợc phạm vi rộng phân công lao động cách hợp lí dựa vào việc chia nhỏ trình quản lí thành hành động, thao tác quản lí Sự phân loại nh giúp cho việc tiêu chuẩn hoá thống hoá trình quản lí, tạo điều kiện áp dụng kinh nghiệm tiên tiến lao động quản lí ứng dụng kĩ thuật đại vào công tác quản lí II/ Cơ cấu tổ chức máy Quản lí Doanh nghiệp: Khái niệm tổ chức: Tổ chức tập hợp cá nhân riêng lẻ tơng tác lẫn làm việc hớng tới mục tiêu chung mối quan hệ làm việc họ đợc xác định theo cấu định Định nghĩa nêu mét sè ®iĨm quan träng sau: - Tỉ chøc ngời tập hợp lại mà nên, định nghĩa nhấn mạnh tổ chức bao gồm ngời máy móc, nhà xởng - giới hạn đó, ngời tổ chức cần phải làm việc hớng tới mục tiêu chung phối hợp hoạt động họ để đạt đợc mục tiêu Tuy nhiên, điều nghĩa tất ngời tổ chức có hàng loạt mục tiêu u tiên cho mục tiêu giống nhau, mục tiêu rõ ràng tất ngời - Mối quan hệ ngời đợc xác định theo cấu định Tổ chức hệ thống hoạt động hai hay nhiều ngời phối hợp hoạt động với nhằm đạt đợc mục tiêu chung Theo định nghĩa này, tổ chức bao gồm yếu tố cấu thành sau: - Những ngời tổ chức phải làm việc hớng tới mục tiêu chung tổ chức - Phối hợp nỗ lực ngời tổ chức tảng tạo nên tổ chức - Tuy nhiên, nguồn lực ngời, để đảm bảo hoạt động tổ chức, cần phải có nguồn lực khác nh tài chính, công nghệ, nhà xởngphối hợp để đ - Để phối hợp nỗ lực ngời tổ chức nhằm sử dụng hiệu nguồn lực tổ chức đạt đợc mục tiêu tổ chức cần phải có hệ thống quyền lực quản lí Để thiết kế hệ thống quyền lực quản lí, cần p trả lời câu hỏi: Ai ngời điều hành tổ chức? Tổ chức có cấp quản lí, phòng ban chức năngphối hợp để đ? Làm để quản lí ng ời nguồn lực khác tổ chức? Làm để tập hợp phối hợp nhiệm vụ, công việc? Khái niệm cấu tổ chức: 2.1- Khái niệm: - Cơ cấu tổ chức hình thức tồn tổ chức, biểu thị đặt theo trật tự ®ã c¸c bé phËn cđa tỉ chøc cïng c¸c mèi quan hệ chúng - Cơ cấu tổ chức hƯ thèng c¸c nhiƯm vơ, mèi quan hƯ b¸o c¸o báo cáo nhằm trì hoạt động tổ chức Nh vậy, mục đích cấu tổ chức bố trí, xếp phối hợp hoạt động ngời tổ chức nhằm đạt đợc mục tiêu chung Cơ cấu tổ chức phải xác định, phối hợp nhiệm vụ riêng lẻ trình hoạt động nhằm đạt đợc mục tiêu mà tổ chức đề Cơ cấu tổ chức đợc thể qua sơ đồ cấu tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức hình vẽ thể vị trí, mối quan hệ báo cáo kênh thông tin (giao tiếp) thức tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức định dạng tổ chức, biểu thị mối quan hệ thức ngời quản lí cấp với nhân viên tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lí, cấp quyền lực tồn tổ chức Các đờng nối vị trí sơ đồ cấu cho thấy kênh thông tin thức đợc sử dụng ®Ĩ thùc hiƯn qun lùc tỉ chøc 2.2- Mơc ®Ých: Nh»m lËp mét hÖ thèng chÝnh thøc gåm vai trò nhiệm vụ mà ngời thùc hiƯn cho hä cã thĨ céng t¸c mét cách tốt với để đạt đợc mục tiêu Doanh nghiệp bởi: - Phân bổ nguồn nhân lực nguồn lực khác cho công việc cụ thể - Xác định rõ trách nhiệm cách thức thể vai trò thành viên theo quy chế mô tả công việc, sơ đồ tổ chức hệ thống phân cấp quyền hạn tổ chức - Làm cho nhân viên hiểu đợc kì vọng tổ chức họ thông qua quy tắc, quy trình làm việc tiêu chuẩn thành tích công việc - Xác định quy chế thu thập, xử lí thông tin để định giải vấn đề tổ chức 2.3- Những thành phần cÊu tỉ chøc: C¬ cÊu cđa mét tỉ chøc gåm có yếu tố bản: 2.3.1 Chuyên môn hoá: Chuyên môn hoá trình nhận diện công việc cụ thể phân công cá nhân hay nhóm làm việc đà đợc huấn luyện thích hợp đảm nhiệm chúng Do tổ chức, cá nhân hay nhóm làm việc chuyên sâu vào công việc hay công đoạn trình sản xuất 2.3.2 Tiêu chuẩn hoá: Tiêu chuẩn hoá trình phát triển thủ tục tổ chức mà theo nhân viên hoàn thành công việc họ theo cách thức thống thích hợp Quy trình tác động vào nhân viên nh chế, công việc không đợc tiêu chuẩn hoá tổ chức đạt đợc mục tiêu Các tiêu chuẩn cho phép nhà quản lí đo lờng thành tích nhân viên Đồng thời, với mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc sở để tuyển chọn nhân viên tổ chức 2.3.3 Sự phối hợp: Phối hợp thủ tục thức phi thức để liên kết hoạt động nhóm riêng lẻ tổ chức đảm nhiệm Trong tổ chức quan liêu, quy định, quy chế đà đủ để liên kết hoạt động Còn tổ chức có cấu trúc lỏng lẻo đòi hỏi có phối hợp cách linh hoạt việc giải vấn đề toàn tổ chức đòi hỏi sẵn lòng chia sẻ trách nhiệm truyền thông cáh hiệu thành viên tổ chức 2.3.4 Quyền lực: Quyền lực quyền định điều khiển hoạt động ngời khác Mỗi tổ chức thờng có cách thức phân bố quyền lực khác Trong nh÷ng tỉ chøc phi tËp trung, mét sè quyền định đợc uỷ quyền cho cấp dới ngợc lại, tổ chức tập quyền quyền định đợc tập trung vào nhà quản lí cấp cao Tóm lại: Cơ cấu tổ chức trực tiếp định hệ thống huy mạng lới thông suốt tổ chức Cơ cấu tổ chức thích hợp quan trọng việc thực có hiệu suất mục tiêu tổ chức Nhìn chung cấu tổ chức kết cấu phân tầng lớp từ xuống dới thể hình thức lÃnh đạo theo hình kim tự tháp nhỏ dới lớn, tức dới ngời lÃnh ®¹o l¹i cã mét sè cÊp díi l·nh ®¹o, cø nh tầng cuối Nhân tố ảnh hëng tíi c¬ cÊu tỉ chøc cã rÊt nhiỊu, c¬ cấu tổ chức hợp lí cấu phải giải cách tốt mối quan hệ cấp tổ chức mức độ quản lí quyền hạn chức trách cấp, ngành Chính trình thiết lập cấu tổ chức phải có phân định cách khoa học thËt râ rµng chøc danh, nhiƯm vơ thĨ cđa ngời, phòng ban để nâng cao hiệu suất tổ chức Khái niệm máy quản lí: Bộ máy quản lí tổ chức hệ thống ngời với phơng tiện tổ chức đợc liên kết theo số nguyên tắc, quy tắc định mà tổ chức thừa nhận để lÃnh đạo quản lí toàn hoạt động hệ thống nhằm đạt đợc mục tiêu đà định Thực chất bộ máy quản lí chủ thể quản lí hệ thống Bộ máy quản lí hÖ thèng gåm hÖ thèng: HÖ thèng chØ huy hệ thống chức Nguyên tắc, yêu cầu xây dựng cấu tổ chức Doanh nghiệp: 4.1- Nguyên tắc: 4.1.1 Nguyên tắc xây dựng mô hình: 4.1.1.1 Nguyên tắc hiệu quả: Đây nguyên tắc mang tÝnh chÊt quan träng hÖ thèng kinh tÕ Nó đòi hỏi cấu tổ chức máy quản lí phải thu đợc kết hoạt động cao so với chi phí đà bỏ ra, nhng đảm bảo đợc quyền lực ngời lÃnh đạo hiệu lực máy Các yêu cầu để đạt đợc nguyên tắc là: - Cơ cấu phải đảm bảo hợp lí nhất, đảm bảo cho chi phí hoạt động nhỏ phù hợp với quy mô tổ chức - Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tạo nuôi dỡng phong cách văn hoá tổ chức - Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho phận có quy mô hợp lí, tơng ứng với khả trình độ tổ chức cán 4.1.1.2 Nguyên tắc quản lí hệ thống: Tổ chức lµ mét hƯ thèng hoµn chØnh, thãng nhÊt gåm nhiỊu đơn vị tạo thành, có tác tộng tơng tác lẫn phục vụ mục đích chung tổ chức Nguyên tắc quản lí hệ thống thể đặc tÝnh chđ u sau: - TÝnh tËp hỵp: ThĨ hiƯn ë tỉ chøc gåm rÊt nhiỊu ngn lùc nh tập trung vốn, nguồn nhân lực, hệ thống thông tin, văn hoá tổ chức - Tính liên hệ: Tức phận, yếu tố đà nêu có mối quan hệ hữu với - Tính mục đích: Mỗi tổ chức có mục đích rõ ràng Bëi vËy viƯc thiÕt kÕ mét c¬ cÊu tỉ chøc phải đảm bảo cấu hoạt động theo mơc ®Ých ®Ị - TÝnh thÝch øng: Tỉ chøc phải có khả thích ứng với thay đổi môi trờng bên nh môi trờng bên tổ chức Để đảm bảo tính hệ thống tỉ chøc, viƯc bè trÝ c¬ cÊu tỉ chøc nhÊt thiết phải có tăng cờng đợc mối quan hệ ngang dọc, thành viên phải đơn vị thống nhất, hoàn chỉnh, vừa có khả độc lập thích nghi vừa nằm lÃnh đạo thống có khuôn khổ hệ thống 4.1.1.3 Nguyên tắc thống trách nhiệm: Giữa yếu tố trách nhiệm, quyền hạn lợi ích yếu tố thống tách dời nhau, nằm thực thể Việc thống nhằm đảm bảo cho tinh thần trách nhiệm khả lÃnh đạo, nâng cao lực LÃnh đạo phải có trách nhiệm quyền lực đảm bảo đợc việc điều hành hệ thống tốt Lợi ích đảm bảo lợi ích vật chất cho ngời lÃnh đạo có khả trí lực vật lực để hoàn thành công việc 4.1.1.4 Nguyên tắc tập quyền phân quyền: Tập quyền phân quyền phù hợp điều kiện quan trọng để tổ chức tiến hành quản lí có hiệu Tập quyền phân quyền cần phải có mức độ phù hợp với đặc điểm tổ chức nh trình độ cán có kiểm tra, kiểm soát thích hợp nhằm đạt đợc mục tiêu tổ chức, hệ thống hoạt động tốt không trì trệ mức, nh hoạt động vợt khuôn khổ cho phép 4.1.1.5 Nguyên tắc phân công phối hợp: Vấn đề bố trí cấu tổ chức dựa việc phân công nhiệm vụ đơn vị nh phối hợp chức đề Các phận đơn vị có khả hợp tác với để phát huy mặt mạnh Việc bố trí cấu tổ chức phải tuân theo nguyên tắc phân công phối hợp, có thành lập điều chỉnh mới, sát nhập giải thể số đơn vị, phận chức nhằm thực tốt mục đích tổ chức điều kiện môi trờng thay đổi 4.1.2 Nguyên tắc tổ chức máy quản lí: 4.1.2.1 Nguyên tắc tổ chức máy quản lí gắn với phơng hớng, mục đích hệ thống: Phơng hớng, mục đích hệ thống chi phối cấu hệ thống Nếu hệ thống mà mục đích, phơng hớng có quy mô cỡ lớn ( cỡ khu vực, nớc) tổ chức máy quản lí phải có quy mô tơng ứng Còn quy mô cỡ vừa hay nhỏ tổ chức máy quản lí nên có quy mô vừa phải đội ngũ, trình độ ngời tham gia hệ thống mức tơng ứng Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá rõ ràng tổ chức máy quản lí phải có đặc thù khác với hệ thống có mục đích hoạt động kinh doanh 4.1.2.2 Nguyên tắc chuyên môn hoá cân đối: Nguyên tắc đòi hỏi tổ chức máy quản lí phải đợc phân công, phân nhiệm phân hệ hệ thống theo yêu cầu nhóm chuyên ngành với ngời đợc đào luyện tơng ứng có đủ quyền hạn Để thực đợc nguyên tắc cần phải thực yêu cầu cụ thể sau: - Phải công bố rõ ràng nhiệm vụ, mục tiêu hệ thống để thành viên hệ thống nắm hiểu phần việc guồng quay chung hệ thống - Cơ cấu tổ chức máy đợc phân phối dựa theo nhiệm vụ đợc giao theo phạm vi công việc Cơ cấu tổ chức phải dựa việc phân công nhiệm vụ rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn, lợi ích phải cân xứng cụ thể, sở phải phân biƯt râ ai, bé phËn nµo tèt; ai, bé phËn cha tốt hệ thống tồn phát triển tốt 4.1.2.3 Nguyên tắc linh hoạt thích nghi với môi trờng: Nguyên tắc đòi hỏi việc hoàn thành tổ chức máy phải đảm bảo cho phân hệ mức độ tự sáng tạo tơng xứng để cấp quản lí thấp phát triển đợc tài năng, chuẩn bị cho việc thay vị trí cán quản lí cấp cần thiết 4.1.2.4 Nguyên tắc hiệu lực hiệu quả: Nguyên tắc đòi hỏi tổ chức quản lí thu đợc kết hoạt động cao so với chi phí mà hệ thống đà bỏ Đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động phân hệ tác động điều khiển ngời lÃnh đạo 4.2- Yêu cầu: 4.2.1 Tính tối u: Giữa khâu cấp quản lí (khâu quản lí phản ánh cách phân chia chức theo chiều ngang, cấp quản lí lại thể phân chia chức theo chiều dọc) thiết lập mối liên hệ hợp lí với số lợng cấp quản lí hệ thống, cấu quản lí mang tính động cao, sát phục vụ mục đích đề tổ chức 4.2.2 Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản lí phải đảm bảo khả thích nghi, thích ứng, linh hoạt với tình hệ thống nh bên môi trờng 4.2.3 Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức quản lí phải đảm bảo tính xác thông tin đợc sử lí đảm bảo đợc phối hợp nhịp nhàng nhiệm vụ tất bé phËn cđa tỉ chøc 4.2.4 TÝnh kinh tÕ: Cơ cấu tổ chức máy quản lí phải sử dụng với chi phí quản lí thấp nhng đạt hiệu cao Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu mối tơng quan chi phí bỏ với kết thu đợc 4.2.5 Tính bí mật: Trong giai đoạn khốc liệt thị trờng dẫn tới cạnh tranh tổ chức ngày cao, đòi hỏi tổ chức phải kiểm soát thông tin chặt chẽ mang tính chiến lợc Điều đòi hỏi giữ gìn đợc nội dung hoạt động phận máy chống rò rỉ, cắp thông tin đối thủ cạnh tranh có kình địch theo dõi thị trờng 4.3- Các yếu tố then chốt cần quan tâm thiÕt kÕ c¬ cÊu tỉ chøc: C¬ cÊu tỉ chức đợc phân tích thông qua quan ®iĨm kh¸c Thø nhÊt, chóng ta cã thĨ xem xét định dạng tổ chức (quy mô hình dạng) thông qua sơ đồ cấu tổ chức Thứ hai, phân tích khía cạnh hoạt động hay đặc điểm cấu tổ chức, nh chuyên môn hoá nhiệm vụ, công việc, quy định, thủ tục quyền định Thø ba, chóng ta cã thĨ xem xÐt c¸c u tố trách nhiệm quyền lực phạm vi tổ chức đây, xem xét cấu tổ chức ba quan điểm Nghĩa là, để thiết kế cấu tổ chức, nhà quản lí cần phải xem xét yếu tố Hay nói cách khác họ phải trả lời câu hỏi sau: Stt Câu hỏi Câu trả lởi Các nhiệm vụ đợc phân chia thành công việc riêng rẽ nào? Chuyên môn hoá công việc Các công việc đợc gộp lại sở nào? Các cá nhân nhóm báo cáo cho ai? Một ngời quản lí đạo cá nhân có hiệu quả? Bộ phận hoá Hệ thống quyền lực Phạm vi kiểm soát Quá trình định nằm đâu? Tập quyền phân quyền Các luật lệ kiểm soát nhân viên nhà quản lí mức độ nào? Chính thức hoá 4.3.1 Chuyên môn hoá công việc: Chuyên môn hoá công việc phân công lao động để mức độ công việc tổ chức đợc phân chia thành bớc công việc nhiệm vụ khác đợc thực ngời lao động khác Bản chất chuyên môn hoá công việc là: công việc trọn vẹn không cá nhân thực mà đợc chia thành bớc, bớc đợc cá nhân riêng biệt hoàn tất Điều cốt lõi cá nhân chuyên phần toàn hoạt động Chuyên môn hoá cho phép tổ chức sử dụng lao động cách có hiệu Tổ chức giảm đợc chi phí đào tạo dễ dàng nhanh chóng tìm đợc đào tạo đợc ngời lao động thực nhiệm vụ cụ thể lặp lặp lại Mặt khác, hiệu suất lao động ngời lao động nâng cao họ thành thạo tay nghề thực chuyên sâu loại công việc Tuy nhiên, mức độ đó, chuyên môn hoá công việc ảnh hởng tiêu cực tới suất lao động, thoả mÃn công việc tốc độ luân chuyển lao động Nếu mức độ chuyên môn hoá cao, tác động từ yếu tố phi kinh tế ngời vợt lợi ích kinh tế chuyên môn hoá mang lại, dẫn tới suất lao động ngời lao động giảm xuống, ảnh hởng đến toàn hoạt động tổ chức Mặt khác, mức độ chuyên môn hoá cao dễ tạo nhàm chán, căng thẳng cho ngời lao động Do làm giảm thoả mÃn công việc, giảm cam kết, gắn bó với công việc, với tổ chức, tăng vắng mặt tăng tốc độ luân chuyển lao động ảnh hởng đến suất chất lợng làm việc ngời lao động Phần lớn nhà quản lí không xem chuyên môn hoá công việc phơng tiện lạc hậu phơng tiện hoàn toàn hữu hiệu để nâng cao suất Đúng là, họ công nhận yếu tố phi kinh tế chuyên môn hoá mang lại xuất số dạng công việc định 4.3.2 Bộ phận hoá: Sau phân công công việc thông qua chuyên môn hoá, việc tập hợp công việc lại để nhiệm vụ chung đợc phối hợp với đợc gọi phận hoá Hay nói cách khác, phận hoá cách mà theo nhiệm vụ, công việc đợc kết hợp với đợc phân bổ cho nhóm làm việc Để nhóm công việc, nhiệm vụ, nhà quản lí sử dụng phơng pháp phận hoá sau đây: - Bộ phận hoá theo chức năng: Là việc tập hợp phối hợp nhiệm vụ, công việc dựa chức kinh doanh nh marketing, sản xuất, quản trị nhân lực, tài chính,phối hợp để đ Bộ phận hoá thông qua chức đ ợc áp dụng dạng tổ chức - Bộ phận hoá theo sản phẩm: Các nhiệm vụ đợc phận hoá dựa loại sản phẩm dịch vụ tổ chức - Bộ phận hoá theo khu vực địa lí lÃnh thổ: Là nhóm hoạt động hay nhóm ngời lao động đợc tổ chức theo vùng địa lí, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp - Bộ phận hóa theo khách hàng: Các nhiệm vụ đợc phận hoá theo nhóm khách hàng cụ thể nhằm thoả mÃn tốt nhu cầu nhóm khách hàng 4.3.3 Phạm vi quản lí( phạm vi kiểm soát): Phạm vi quản lí số lợng nhân viên cấp mà ngời quản lí điều hành cách có hiệu Phạm vi quản lí có phạm vi rộng , phạm vi hẹp Xu hớng mở rộng phạm vi quản lí Bởi giảm đợc chi phí, tăng tốc độ định, nâng cao tính linh hoạt, gần gũi với khách hàng trao quyền cho nhân viên tổ chức Cấp quản lí Thành viên cÊp Cã ph¹m vi 4 16 10 Cã ph¹m vi 8 64