Truyền thông nội bộ đóng vai trò rất quan trọng trong việc phát triển của tổ chức và tác động mạnh mẽ đến văn hóa của tổ chức đó. Truyền thông nội bộ là công tác truyền đạt thông tin giữa các thành viên hoặc giữa các phòng ban trong một tổ chức. Truyền thông nội bộ mang ý nghĩa đầu tiên là truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên, mang đến cho mọi người cái nhìn tổng thể hơn về tổ chức, sau đó là việc góp phần thúc đẩy giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong tổ chức, tạo dựng một tổ chức vững mạnh và làm việc có hiệu quả.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRUYỀN THƠNG NỘI BỘ VÀ SỰ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VĂN HĨA DOANH NGHIỆP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN MISA Học phần: Văn hóa cơng sở Hà Nội - 2021 MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG Chương Truyền thông nội ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm truyền thông truyền thông nội .3 1.1.2 Khái niệm văn hoá doanh nghiệp 1.2 Đặc điểm truyền thông nội .4 1.3 Vai trị truyền thơng nội 1.4 Các hình thức truyền thơng nội 1.5 Nội dung truyền thông nội 1.5.1 Tổ chức kiện nội 1.5.2 Phát hành tin nội (Newsletter, newspapers) 1.5.3 Vận hành website nội 1.6 Ảnh hưởng truyền thông nội đến văn hóa doanh nghiệp 10 Tiểu kết 11 Chương Thực trạng truyền thông nội ảnh hưởng truyền thông nội đến văn hóa doanh nghiệp Cơng ty cổ phần MISA 12 2.1 Tổng quan công ty cổ phần MISA 12 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty cổ phần MISA 12 2.1.2 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần MISA 14 2.1.3 Định vị thương hiệu 15 2.1.3.1 Các giải thưởng đạt .15 2.1.3.2 Sản phẩm Công ty cổ phần MISA 15 2.1.4 Sứ mệnh, tầm nhìn giá trị cốt lõi Công ty cổ phần MISA 17 2.2 Thực trạng hoạt động truyền thông nội Công ty cổ phần MISA 18 2.2.1 Tổ chức kiện nội 18 2.2.2 Phát hành tin nội 20 2.2.3 Vận hành website nội 21 2.2.4 Chủ thể đối tượng truyền thông nội Công ty cổ phần MISA 22 2.2.5 Thông điệp truyền thông nội Công ty cổ phần MISA 24 2.3 Ảnh hưởng truyền thơng nội đến văn hóa doanh nghiệp Công ty cổ phần MISA 25 2.3.1 Truyền thơng nội đem văn hóa doanh nghiệp đến với nhân viên, hỗ trợ nhân viên trì .26 2.3.2 Truyền thông nội giúp củng cố tầm nhìn, giá trị văn hóa doanh nghiệp 26 2.3.3 Truyền thông nội góp phần xây dựng mơi trường văn hóa doanh nghiệp tích cực, đảm bảo tuân thủ nghiêm nội quy, quy định công ty 27 2.4 Đánh giá thực trạng hoạt động truyền thông nội Công ty cổ phần MISA 28 2.4.1 Ưu điểm truyền thông nội Công ty cổ phần MISA 28 2.4.2 Một số hạn chế truyền thông nội Công ty cổ phần MISA 29 2.4.3 Nguyên nhân dẫn tới số hạn chế truyền thông nội Công ty cổ phần MISA 31 2.4.4 Những yếu tố tác động đến hoạt động truyền thông nội Công ty cổ phần MISA 31 Tiểu kết 33 Chương Một số giải pháp nâng cao chất lượng truyền thông nội Công ty cổ phần MISA 34 3.1 Đưa khảo sát lắng nghe nhân viên để lựa chọn cho doanh nghiệp phương pháp truyền thông hữu hiệu .34 3.2 Thay đổi tần suất phương thức họp nội 34 3.3 Lựa chọn công cụ truyền thông nội phù hợp nhằm nâng cao nhận thức hình ảnh thương hiệu MISA tâm trí cán nhân viên nội 35 3.4 Một số giải pháp khác 36 Tiểu kết 37 KẾT LUẬN 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 MỞ ĐẦU Truyền thơng nội đóng vai trị quan trọng việc phát triển tổ chức tác động mạnh mẽ đến văn hóa tổ chức Truyền thơng nội cơng tác truyền đạt thơng tin thành viên phịng ban tổ chức Truyền thông nội mang ý nghĩa truyền tải thông điệp tầm nhìn lãnh đạo tới nhân viên, mang đến cho người nhìn tổng thể tổ chức, sau việc góp phần thúc đẩy giao tiếp hiệu thành viên tổ chức, tạo dựng tổ chức vững mạnh làm việc có hiệu Truyền thơng nội có mặt hoạt động tổ chức, doanh nghiệp Trong xã hội thông tin, công nghệ phát triển với tốc độ nhanh, vai trị truyền thơng ngày quan trọng hết Một doanh nghiệp làm truyền thơng tốt nghĩa doanh nghiệp có hình ảnh xã hội tích cực, xây dựng niềm tin cộng đồng, khiến khách hàng gắn bó lâu dài; đồng thời xây dựng môi trường làm việc tích cực, đồn kết, sáng tạo có sức thu hút nhân tài, đội ngũ nhân viên mạnh, gắn bó thống thực mục tiêu chung Truyền thông nội dần đánh hệ thống công cụ quản lý hiệu phù hợp với xu hướng thời đại Hiện nay, tổ chức, doanh nghiệp áp dụng truyền thông nội hoạt động điều hành tổ chức cách có hiệu Tuy nhiên, xuất bất cập làm ảnh hưởng tới chất lượng truyền thông nội Trong đó, bùng nổ phát triển cơng nghệ thơng tin tạo thách thức địi hỏi phải áp dụng phương thức truyền thông mà số tổ chức, doanh nghiệp chưa kịp nắm bắt, triển khai hiệu Các phương thức cũ, nội dung đơn giản, chưa tạo ấn tượng mạnh ngày bị hạn chế, kìm hãm, làm ảnh hưởng tới việc truyền tải thơng tin cách nhanh chóng, kịp thời Nhiều tổ chức, doanh nghiệp chưa biết cách triển khai truyền thông hiệu quả, chưa tạo đồng thuận, khích lệ tham gia nhân viên, thiếu tính liên kết phịng ban Nắm bắt xu tầm quan trọng truyền thông nội bộ, Công ty cổ phần MISA không ngừng xây dựng truyền thông nội cách có hiệu Bên cạnh đó, cơng tác truyền thơng nội cịn chưa thực tối ưu, chưa sử dụng linh hoạt kênh truyền thông nội bộ, làm ảnh hưởng đến văn hóa cơng sở công ty Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn Cơng ty cổ phần MISA, với mục đích tận dụng tối đa lợi truyền thơng nội bộ, tìm giải pháp có tính áp dụng cao, hạn chế khó khăn tính tự phát hoạt động, nhóm lựa chọn đề tài “Truyền thơng nội ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp Công ty cổ phần MISA” làm đề tài nghiên cứu Ngoài phần mở đầu kết luận, nội dung đề tài nghiên cứu gồm 03 chương: Chương 1: Truyền thông nội ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng truyền thông nội ảnh hưởng truyền thông nội đến văn hóa cơng sở cơng ty cổ phần MISA Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng truyền thông nội Công ty cổ phần MISA NỘI DUNG CHƯƠNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ VÀ SỰ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm truyền thông truyền thông nội Theo tác giả Tạ Ngọc Tấn, Truyền thông đại chúng (2001), Nhà xuất Chính trị quốc gia, viết “Truyền thông trao đổi thông điệp thành viên hay nhóm người xã hội nhằm đạt hiểu biết lẫn nhau” Truyền thông (từ Latin: commūnicāre, nghĩa “chia sẻ”) hoạt động truyền đạt thông tin thông qua trao đổi ý tưởng, cảm xúc, ý định, thái độ, mong đợi, nhận thức lệnh, ngôn ngữ, cử phi ngôn ngữ, chữ viết, hành vi phương tiện khác thơng qua điện từ, hóa chất, tượng vật lý mùi vị Trong Public Relation (2009), Jane Johnston Clara Zawawi đưa khái niệm “Truyền thông nội thiết lập củng cố mối quan hệ với thành viên tổ chức” Theo Wikipedia, Truyền thông nội hoạt động xây dựng, trì củng cố mối quan hệ tốt thành viên công ty Từ khái niệm trên, hiểu cách khái quát nhất: Truyền thông nội công tác truyền đạt thông tin thành viên phòng ban tổ chức hay doanh nghiệp với 1.1.2 Khái niệm văn hoá doanh nghiệp GS.TS Trần Ngọc Thêm đưa khái niệm văn hóa sau: “Văn hóa hệ thống giá trị vật chất tinh thần người sáng tạo tích lũy qua q trình hoạt động, tương tác người với môi trường tự nhiên xã hội mình” Theo Đại từ điển tiếng Việt Trung tâm Ngơn ngữ Văn hóa Việt Nam (Nguyễn Như Ý chủ biên, Nhà xuất Văn hóa - Thơng tin, xuất năm 1998) thì: “Văn hóa giá trị vật chất, tinh thần người sáng tạo lịch sử” Theo Business Dictionary “Văn hóa doanh nghiệp bao gồm kỳ vọng, kinh nghiệm, triết lý giá trị kết nối yếu tố lại với Chúng thể thơng qua hình ảnh, hoạt động bên trong, tương tác với bên kỳ vọng tương lai Văn hóa doanh nghiệp dựa giá trị, niềm tin, phong tục đồng thuận, nguyên tắc văn hóa hay khơng văn hóa phát triển theo thời gian số đông công nhận đúng” Văn hóa doanh nghiệp mơ hình mẫu giả định vận hành đủ tốt để đánh giá phù hợp giải vấn đề doanh nghiệp (Edgar H Schein - Giáo sư danh dự khoa học quản trị đại học MIT) Văn hóa doanh nghiệp tập hợp giả định chia sẻ nhằm định hướng cho vấn đề xảy doanh nghiệp cách đưa hành vi thích hợp cho tình khác (Ravasi & Schultz, 2006) Như vậy, từ khái niệm trên, ta hiểu: Văn hố doanh nghiệp tồn giá trị văn hố gây dựng nên suốt trình tồn phát triển doanh nghiệp, từ trở thành quy tắc, tập quán quen thuộc ăn sâu vào hoạt động doanh nghiệp đồng thời chi phối tình cảm, cách suy nghĩ hành vi thành viên doanh nghiệp việc theo đuổi thực mục đích 1.2 Đặc điểm truyền thơng nội So với hình thức truyền thơng khác truyền thơng nội cịn có đặc điểm riêng biệt như: - Về phạm vi truyền thông truyền thông nội bộ: Chủ yếu nội tổ chức, người lãnh đạo với nhân viên, nhân viên với nhân viên, phận với - Về phận truyền thông nội bộ: Trong tổ chức, phận truyền thông nội cung cấp thông tin, nhiệm vụ công tác cụ thể, thay đổi sách máy, thực tuyên truyền giáo dục đường lối, sách, pháp luật, truyền thống tổ chức, đồng thời tổ chức hoạt động xây dựng mối quan hệ nội cho đơn vị - Tính lan tỏa: Mỗi thơng điệp người lãnh đạo truyền tải qua nhiều hình thức truyền thơng Do đó, doanh nghiệp có tính lan tỏa lớn cơng chúng nội Người nhân viên nghe, nhìn, thấu hiểu, lĩnh hội tuyên truyền, lan tỏa sang nhân viên khác tạo thành hiệu ứng lan tỏa Trong số trường hợp, tính lan tỏa hoạt động truyền thơng nội góp phần tạo nên dư luận - yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động truyền thông nội - Tính gắn kết: Hoạt động truyền thơng nội tạo nên mơi trường thuận lợi có khả kết nối, gắn bó nhân viên doanh nghiệp hoạt động tập thể chung Từ tạo nên môi trường làm việc thân thiện, nâng cao hiệu cơng việc khuyến khích cổ vũ nhân viên gắn bó lâu dài với doanh nghiệp - Tính xun suốt, qn: Thơng điệp ban lãnh đạo tổ chức muốn truyền tải đến nhân viên nội họ phải có tính xuyên suốt quán Điều góp phần làm nên văn hóa doanh nghiệp Đặc tính truyền thông nội kim nam dẫn đường cho hoạt động truyền thông phối hợp thống với để đạt hiệu cao - Tính liên tục: Hoạt động truyền thơng nội cần phải tiến hành liên tục, thường xuyên, theo sát hoạt động doanh nghiệp để hiểu rõ phổ biến cho nhân viên hiểu, tin làm theo Nếu hoạt động truyền thông nội bị gián đoạn hiệu cơng việc khơng cao khơng huy động sức mạnh tập thể 1.3 Vai trò truyền thông nội - Truyền tải thông điệp tầm nhìn lãnh đạo tới nhân viên - Truyền thơng nội giúp củng cố tầm nhìn, giá trị văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên, từ nhân viên tiếp tục truyền tải, lan tỏa bên nội bên ngồi - Quản lý việc giao tiếp nội nhân viên công ty, thông tin trao đổi minh bạch, rõ ràng, đa chiều đối tượng cần truyền tải Cần truyền thông - truyền đạt - truyền - truyền đủ - Các hoạt động truyền thông nội tạo sợi dây gắn kết nhân viên, phòng ban với nhau, khơi dậy cảm hứng, tinh thần đoàn kết phấn đấu mục tiêu chung tổ chức - Truyền thơng nội cơng tác đem văn hóa doanh nghiệp đến với nhân viên hỗ trợ nhân viên trì giá trị tốt đẹp - Truyền thơng nội giúp cho hoạt động quản lý nhân đạt hiệu tối ưu, đặc biệt thu hút, tuyển dụng giữ chân người tài - Truyền thông nội tốt sở để xây dựng hình ảnh doanh nghiệp cộng đồng - Truyền thơng nội góp phần xây dựng mơi trường làm việc chuyên nghiệp, tích cực, ổn định, hiệu quả, thống gia tăng gắn kết thành viên tổ chức 1.4 Các hình thức truyền thông nội Truyền thông nội diễn đàn nội hữu ích góp phần tạo dựng phát triển hình ảnh tổ chức Để phát huy hết vai trị truyền thơng nội cần sử dụng phương pháp truyền thơng phù hợp Có thể lựa chọn hình thức truyền thông nội tin Email, thư điện tử, mạng xã hội nội bộ, Website nội bộ, ứng dụng đọc tin nội bộ, radio, tạp chí nội bộ, sách, đối thoại với lãnh đạo, họp giao ban, tin, banner/poster, hình chiếu,… Dưới số gợi ý cụ thể hình thức truyền thơng nội Thứ nhất, Email nội bộ: Đây hình thức thường sử dụng quan, tổ chức muốn thơng báo kiện, tin tức, sách mới, chương trình sinh hoạt doanh nghiệp, Cần đảm bảo tin email trình bày dễ hiểu, dễ đọc cho tất người; thông tin cần truyền đạt phải đảm bảo độ xác, tin cậy; lời văn trang trọng, nghiêm túc, phù hợp với môi trường làm việc Thứ hai, bảng tin nội bộ: Đây phương tiện truyền thông nội xuất từ sớm bảng tin kênh thơng tin đóng vai trị quan trọng văn phịng Bảng tin thơng báo thường treo văn phịng bảng thơng báo online kênh nội đặt vị trí mà tất nhân làm tốt truyền thông nội bộ, biến trở thành cơng cụ xây dựng, trì văn hóa doanh nghiệp 2.3.1 Truyền thơng nội đem văn hóa doanh nghiệp đến với nhân viên, hỗ trợ nhân viên trì Bằng việc truyền thơng nội thông qua việc tổ chức kiện nội hình thành nên nghi thức đặc trưng MISA Cụ thể Công ty cổ phần MISA sử dụng nhiều loại hình nghi lễ khác như: loại hình chuyển giao, củng cố, nhắc nhở, liên kết Trong có nhiều hoạt động bật phải kể đến như: Lễ khai trương văn phòng đại diện MISA, lễ mắt phần mềm mới, lễ trao giải Gấu vàng, hoạt động ngoại khóa như: Giải vô địch tennis, lễ phá cỗ trung thu, hay gặp thường xuyên lãnh đạo cơng ty với nhân viên phịng ban khác Qua kiện đó, nhân viên khơng củng cố lực, tiếp nhận điều mẻ mà nhắc nhở đội ngũ cán nhân viên lịch sử thành lập truyền thống công ty Mỗi mốc lịch sử động lực thúc tinh thần nhiệt huyết nhân viên với cơng ty, lời truyền tải thơng điệp ý nghĩa, nhắc nhở đội ngũ nhân viên phải xây dựng MISA ngày lớn mạnh vươn xa Bên cạnh MISA cịn sử dụng hiệu kênh truyền thông qua việc xuất ấn phẩm, tạo nên nét văn hóa đặc sắc Việc cho đời ấn phẩm Tre làng hàng tháng không tài liệu giới thiệu sản phẩm MISA mà nơi để nhân viên công ty chia sẻ công việc, suy nghĩ mong muốn mình, tạo gắn bó, hiểu biết thành viên Bản thân tên Tre Làng mang ý nghĩa thể tính cộng đồng, thể văn hóa MISA: “Một cộng đồng bền chặt, trường tồn” 2.3.2 Truyền thông nội giúp củng cố tầm nhìn, giá trị văn hóa doanh nghiệp Nhờ cơng tác truyền thơng nội hiệu mà việc củng cố, trì, phát triển tầm nhìn, sứ mệnh giá trị cốt lõi tối ưu, từ định hướng phát triển doanh nghiệp Cụ thể: 26 Tầm nhìn, khát vọng MISA dần thực hóa bước đường công ty Bằng nỗ lực sáng tạo khoa học, công nghệ đổi quản trị, MISA mong muốn trở thành công ty có tảng, phần mềm dịch vụ sử dụng phổ biến nước quốc tế Sứ mệnh quan trọng mà MISA hướng tới phát triển tảng, phần mềm dịch vụ công nghệ thông tin để thay đổi ngành kinh tế giúp khách hàng thực công việc theo phương thức mới, suất hiệu nhằm thúc đẩy phát triển đất nước quốc gia giới Xây dựng giá trị cốt lõi cho doanh nghiệp, MISA xác định cho giá trị cốt lõi bao gồm: Tin cậy: Các tảng, sản phẩm dịch vụ MISA mang lại cho khách hàng có độ tin cậy cao, người MISA với tri thức văn hóa cao ln mang lại cho khách hàng cảm giác tin cậy giao dịch chuyển giao tri thức, cơng nghệ Tiện ích: Các tảng, sản phẩm dịch vụ MISA thỏa mãn yêu cầu nghiệp vụ khách hàng Khách hàng dễ dàng tiếp cận sử dụng tảng, sản phẩm, dịch vụ MISA nào, nơi Đội ngũ tư vấn, hỗ trợ khách hàng MISA sẵn sàng phục vụ 365 ngày/năm 24 giờ/ngày Tận tình: Con người MISA từ người phát triển tảng, sản phẩm đến người kinh doanh tư vấn phận khác ln ln tận tâm, tận lực phục vụ lợi ích khách hàng, làm cho khách hàng tin cậy yêu mến người bạn, người đồng hành nghiệp 2.3.3 Truyền thông nội góp phần xây dựng mơi trường văn hóa doanh nghiệp tích cực, đảm bảo tuân thủ nghiêm nội quy, quy định công ty Từ việc truyền thông nội nhiều hình thức khác nhau, cán nhân viên tự giác ý thức yêu cầu chấp hành nội quy, quy định doanh nghiệp Trong có quy định liên quan đến văn hóa doanh nghiệp như: quy định trang phục, quy tắc ứng xử 27 Về quy định trang phục, chia thành hai loại đồng phục cơng sở đồng phục hoạt động ngoại khoá doanh nghiệp Đối với trang phục công sở nhân viên cơng ty phối hợp hài hồ hai màu sắc, áo trắng quần (váy) đen, có thêu logo MISA Thiết kế trang phục đơn giản, tiện lợi, thể chuyên nghiệp tăng tính động cho nhân viên Còn trang phục hoạt động ngoại khóa, nhân viên thường xuyên sử dụng loại đồng phục phù hợp với tính chất hoạt động Ví dụ đồng phục áo phông vàng trẻ trung MISA Lễ kỷ niệm 55 năm Đại học Bách Khoa Hà Nội, hay đồng phục thể thao giải Cầu lông mở rộng phía Bắc 2011, hoạt động dã ngoại, Về quy tắc ứng xử, quy tắc ứng xử MISA xác định nguyên tắc bao gồm: nguyên tắc ứng xử bên nguyên tắc ứng xử nội Đối với bên ngoài, lãnh đạo, nhân viên MISA cần đảm bảo 10 nguyên tắc sau: Tin tưởng, trách nhiệm, hợp tác, minh bạch, chủ động, cầu thị, cơng bằng, lịch sự, tơn trọng, tận tình Trong ứng xử nội bộ, lãnh đạo, nhân viên MISA cần tuân thủ nguyên tắc sau: Tin tưởng, kỷ luật, tôn trọng, trách nhiệm, cam kết, trung thực, hợp tác, linh hoạt Như vậy, thấy truyền thơng nội tác động mạnh mẽ đến văn hóa doanh nghiệp Truyền thông nội tốt giúp trì, củng cố văn hóa doanh nghiệp ngược lại 2.4 Đánh giá thực trạng hoạt động truyền thông nội Công ty cổ phần MISA 2.4.1 Ưu điểm truyền thông nội Công ty cổ phần MISA Công ty cổ phần MISA ngày hồn thiện truyền thơng nội cách có hiệu quả, phù hợp, sở để doanh nghiệp ngày phát triển bền vững Việc thực tốt truyền thông thông nội đem đến yếu tố tích cực hoạt động doanh nghiệp hoạt động thiếu để doanh nghiệp tồn Truyền thông nội cho phép việc truyền tải thơng tin cách nhanh chóng, xác, kịp thời chủ trương, tầm nhìn mà ban lãnh đạo muốn nhân viên nắm bắt 28 - Sử dụng hiệu quả, đa dạng kênh truyền thông nội q trình truyền tin tới nhân viên cơng ty - Chuyên viên truyền thông nội MISA giàu kinh nghiệm, trẻ trung, nhiệt huyết, hòa đồng, sẵn sàng chia sẻ, giúp đỡ lẫn - Ban lãnh đạo tận tâm với công ty, trọng đầu tư cho công tác truyền thông, đặc biệt truyền thông nội - Truyền thông nội Công ty cổ phần MISA có tính gắn kết, thành viên công ty ngày thân thiết trình trao đổi, chia sẻ thơng tin với nhau, từ xây dựng tinh thần đồn kết sức mạnh từ bên cá nhân đến sức mạnh tập thể, tạo động lực để nhân viên thêm thấu hiểu văn hóa doanh nghiệp, gắn bó với tổ chức lâu dài - Hoạt động truyền thông nội MISA cung cấp thơng tin nhanh chóng, đầy đủ xác thông qua ứng dụng, phần mềm dịch vụ công ty MISA AMIS Là công ty công nghệ nên MISA sử dụng công cụ, phương tiện truyền thông đại, tiên tiến Đặc biệt, để quản lý doanh nghiệp hiệu thời kỳ COVID-19, MISA đưa nhiều giải pháp phần mềm cơng nghệ, chủ động ứng phó với biến động mơi trường bên ngồi - Hoạt động truyền thơng nội có phối hợp phòng ban, đặc biệt phận quản lý nhân tạo đồng thuận ý chí Truyền thơng nội điều kiện giúp cho hoạt động quản lý nhân hiệu quả, tạo điều kiện việc thu hút tuyển dụng nhân lực Đồng thời góp phần lan tỏa văn hóa doanh nghiệp, góp phần xây dựng thương hiệu mắt nhân viên khách hàng, đối tác - Các kiện nội phong phú, đa dạng, bổ ích đề cao tính tập thể 2.4.2 Một số hạn chế truyền thông nội Công ty cổ phần MISA Bên cạnh ưu điểm vượt trội mà truyền thông nội mang lại cho doanh nghiệp, truyền thơng nội dao hai lưỡi đẩy doanh nghiệp vào khó khăn không khắc phục kịp thời 29 - Lộ thông tin ( Information Silos): Các kênh truyền thông nội cho phép thông tin truyền tải cách nhanh chóng, xác đến với nhân viên Tuy nhiên, tiềm ẩn rủi ro cao bí mật kinh doanh bị tiết qua trang thông tin nội bộ, đối thủ kinh doanh nắm bắt hội khiến cho doanh nghiệp bị hợp đồng, khách hàng, đối tác làm ăn lớn MISA doanh nghiệp chuyên sản xuất kinh doanh phần mềm máy tính Bởi việc lộ bí mật kinh doanh khiến công ty gặp khủng hoảng, thiệt hại to lớn Trong đó, MISA lại sử dụng nhiều trang thông tin nội từ Bản tin Tre Làng, group Facebook MISA JSC, MISAJSCchannel, Đây trang thông tin dễ bị biến tấu theo hướng khác cơng ty khơng kiểm sốt cẩn thận - Thiếu thơng tin phản hồi từ phía nhân viên: Bất kỳ doanh nghiệp, công ty thực hoạt động truyền thông nội mong muốn nhận phản hồi, tương tác đến từ phía nhân viên Tuy nhiên, cách thức mà Công ty cổ phần MISA truyền thơng nội sử dụng tạp chí, trang web, mà thiếu phần đánh giá, đóng góp ý kiến từ phía người đọc khó tạo tính đa chiều trao đổi thơng tin Nội dung viết thường dài chủ yếu liên quan tới cơng việc nên khó tạo hứng thú cho người đọc - Truyền thông không quán: Sử dụng công cụ truyền thông vơ quan trọng MISA với vai trị công ty phần mềm tận dụng tốt trang truyền thông online hay truyền thống Nhưng đôi khi, việc sử dụng nhiều trang truyền thông nội với thông tin khác khiến thông tin trang thiếu tính thống Điều gây khó khăn cho nhân viên q trình tiếp nhận, theo dõi thông tin - Hệ thống internet nội quản lý chặt chẽ: nhiều nhân viên MISA nhận xét hệ thống mạng nội bị hạn chế nhiều, internet nội hay xảy lỗi khiến q trình truyền thơng nội gặp phải số khó khăn lượng cơng việc cần xử lý lớn Tại MISA, Internet nội thắt chặt để tránh rò rỉ nguồn tin quan trọng bên ngồi Có máy dùng chung để tìm kiếm nhân viên muốn tìm kiếm Internet 30 - Họp nội nhiều: Họp nội phương thức tốt để truyền thông nội Tuy nhiên, công ty MISA, việc họp diễn thường xuyên với chủ đề không cần thiết ảnh hưởng tới công việc tiến hành nhân viên làm lãng phí thời gian thay giải cơng việc nội 2.4.3 Ngun nhân dẫn tới số hạn chế truyền thông nội Cơng ty cổ phần MISA - Có nhiều quy trình, quy định đưa cơng ty, vơ tình tạo áp lực cho nhân viên trình học tập tuân thủ - Cịn tồn phận nhân viên chưa có ý thức chủ động tiếp cận thông tin, không hứng thú tham gia vào hoạt động tập thể - Thông tin truyền tải đến nhân viên qua nhiều kênh nội khác dễ khiến người đọc khó ghi nhớ nội dung trọng tâm xảy tình trạng thơng tin bị lỗng - MISA doanh nghiệp chuyên cung cấp giải pháp phần mềm cơng nghệ cho doanh nghiệp Chính vậy, hệ thống Internet địi hỏi phải ln thắt chặt, đảm bảo tuyệt đối thông tin nội Điều vô tình khiến cho hệ thống mạng nội gặp nhiều ảnh hưởng truyền thông tới nhân viên - Một số cán quản lý cấp thấp chưa thực quan tâm, thiếu tương tác với nhân viên; chưa đáp ứng tiêu chí cần có trí, dũng, nhân, cơng, tâm, 2.4.4 Những yếu tố tác động đến hoạt động truyền thông nội Công ty cổ phần MISA - Những rào cản mà MISA gặp phải hoạt động truyền thơng nội kể tới sau: + Sàng lọc thông tin: Sàng lọc thông tin vấn đề quan trọng Ở MISA, vấn đề sàng lọc thông tin thực tốt Tuy nhiên, số viết, MISA để lọt thông tin không cần thiết truyền thông tin thiếu chuẩn xác cho phần cần đến Điều ảnh hưởng lớn đến q trình tiếp nhận thơng tin nhân viên công ty khiến truyền thông trở nên hiệu 31 + Tiếp nhận thông tin người nhận: Tùy thuộc vào giới tính, cảm xúc, hồn cảnh, nhu cầu, trải nhiệm mà nhân viên khác tiếp nhập thông tin khác Trong công ty lớn MISA vấn đề nhu cầu xử lý thông tin trở nên phức tạp Điều đưa thách thức cho công ty việc đưa nội dung truyền thông phù hợp với phận cán bộ, nhân viên hướng truyền thông nội theo đường hiệu + Sự điều hành quản trị cấp thấp: Bộ phận quản trị cấp thấp công ty đánh giá gần với nhân viên Song, nhà quản trị cấp thấp MISA lại nhiều nhân viên nhận xét cư xử chưa tốt độc đoán Nếu xa cách nhân viên truyền thơng khó có tính gần gũi, xác việc truyền đạt thị cấp Mặt khác, mối quan hệ nhà quản trị nhân viên không tốt khiến nhân viên hào hứng tham gia vào hoạt động truyền thông nội bộ, không tận dụng tối đa nguồn nhân lực, trí tuệ tập thể cơng ty - Bên cạnh đó, MISA phát huy tối đa lợi hoạt động truyền thông nội như: + Công nghệ thông tin: Là cơng ty cơng nghệ thơng tin có tiếng, MISA nắm rõ thể sáng tạo qua sản phẩm tiên tiến, đại Sau trình cải tiến mạng nội đào tạo khóa học làm việc trực tuyến, đây, ta nhận thay đổi rõ rệt MISA công việc xử lý tốt mà khơng cịn trì trệ khơng có mạng nội trước Với phần mềm chuyên biệt hỗ trợ, đội ngũ truyền thông nội MISA ngày tiến bộ, ưu tú khẳng định tầm quan trọng phát triển công ty + Sự điều hành quản trị cấp cao: Các nhà quản trị cấp cao MISA người quan tâm đến truyền thông nội hết Nhờ có nhà quản trị cấp cao mà từ lâu MISA có tin riêng, email chia sẻ riêng mạng xã hội riêng dùng để chia sẻ công việc, kinh nhiệm, thắc mắc vấn đề nhân viên Đây người đưa tiền đề cho trình 32 truyền thơng nội Chính tâm, tầm, tài người lãnh đạo gương truyền cảm hứng cho tồn nhân viên + Mơi trường truyền thông nội bộ: Không cán cấp cao mà nhân viên công ty nhờ hoạt động gắn kết tạo cộng đồng lớn, ln chia sẻ, thấu hiểu cố gắng sứ mệnh MISA Hoạt động truyền thông cấp quản trị quan tâm, với đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt huyết, sẵn sàng cống hiến cơng ty góp phần xây dựng mơi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp, tạo nên nét đặc sắc Tiểu kết Chương tiểu luận trình bày khái qt truyền thơng nội Cơng ty cổ phần MISA Nhóm nghiên cứu phân tích rõ hoạt động truyền thơng nội bộ, qua rút ưu điểm hạn chế cách thức truyền thơng Có thể thấy, truyền thơng nội có ảnh hưởng định tới văn hóa doanh nghiệp Đây yếu tố quan trọng mà nhà quản lý cần đặc biệt quan tâm để trì phát triển văn hóa cho tổ chức Những nội dung đóng vai trị sở thực tiễn để nhóm đưa số giải pháp nâng cao chất lượng truyền thông nội chương 33 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 3.1 Đưa khảo sát lắng nghe nhân viên để lựa chọn cho doanh nghiệp phương pháp truyền thông hữu hiệu Người lãnh đạo cần thấu hiểu tâm lý nhân viên, thường xuyên tiến hành khảo sát định kỳ lấy ý kiến phản hồi từ phía nhân viên Giúp nắm bắt nhanh thực trạng truyền thông nội thời điểm tốt nhất, từ có phương pháp truyền thông phù hợp Bởi nhân viên phần thiếu doanh nghiệp Đội ngũ nhân viên đóng vai trị cốt lõi việc hình thành phát triển doanh nghiệp, lan tỏa văn hóa doanh nghiệp hiệu Xây dựng văn hóa doanh nghiệp cởi mở, khích lệ yếu tố giúp doanh nghiệp có thành cơng Lắng nghe yếu tố quan trọng với doanh nghiệp, tổ chức Khi nhà quản lý biết lắng nghe nhân viên hiệu truyền thông cải thiện Những người làm truyền thông thấu hiểu truyền đạt lại thơng điệp người lãnh đạo đến với nhân viên Bên cạnh đó, để việc lắng nghe thêm hiệu quả, tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính cơng bằng, cần khích lệ nhân viên đóng góp ý kiến thiết kế riêng chun mục góp ý, bình chọn nhanh vấn đề cần ủng hộ, tham gia số đông Qua tạo tính tương tác đa chiều: lãnh đạo quan tâm, thấu hiểu nhân viên; nhân viên bày tỏ ý kiến đóng góp cho q trình phát triển chung doanh nghiệp 3.2 Thay đổi tần suất phương thức họp nội Mặc dù họp nội thường xuyên cách tốt để truyền đạt mong muốn, trao đổi thông tin lãnh đạo với nhân viên hay nhân viên với Nhưng việc họp nhiều công ty ảnh hưởng gián tiếp đến chất lượng công việc nhân viên Để khắc phục điều cần kiểm soát lại tần suất họp nội dung họp Việc họp nhiều với nội dung không cần thiết khiến chất lượng họp xuống, ảnh hưởng đến thời gian, công việc nhân viên Vì vậy, 34 cơng ty cần bố trí xếp họp thật cần thiết bắt đầu, công việc thay đổi hay, tổng kết cơng việc, Chỉ bố trí họp với nội dung rõ ràng, chi tiết cơng việc thật hiệu quả, nâng cao khả giải vấn đề cho nhân viên Đồng thời, thời đại cơng nghệ phát triển tình hình dịch bệnh diễn phức tạp nay, việc họp trực tuyến giải pháp nhiều tổ chức áp dụng Nhờ đó, nhân viên khơng cần lúc phải công tác tham gia nhiều họp để cập nhật thông tin Đặc biệt MISA cịn có nhiều ứng dụng để tổ chức họp hội nghị trực tuyến nên cần thay đổi tần suất, phương thức họp nội chắn đạt hiệu trao đổi công việc 3.3 Lựa chọn công cụ truyền thông nội phù hợp nhằm nâng cao nhận thức hình ảnh thương hiệu MISA tâm trí cán nhân viên nội - Ấn phẩm: MISA phát hành sách nhỏ, sổ tay lịch sử hình thành phát triển cơng ty, sử dụng CD ghi hình, dây đeo chìa khóa, bút bi in logo MISA băng nhạc để làm công cụ truyền thơng bên bên ngồi tổ chức nhằm quảng bá thương hiệu MISA - Sự kiện: MISA thơng qua hoạt động tài trợ cách tạo thêm niềm tin, khuếch trương hình ảnh uy tín tiếp tục tài trợ cho chương trình, kiện lớn năm có ý nghĩa với thành phố, đất nước; tài trợ cho hội nghị lớn, hội chợ, chương trình thể thao,… thu hút ý đơng đảo cơng chúng góp phần quảng cáo tên tuổi MISA đến với đối tượng khách hàng tiềm - Hoạt động cộng đồng - Làm từ thiện “tâm”: Công chung tay góp sức cộng đồng cơng ty triển khai có hiệu thơng qua hoạt động ủng hộ cho hội trẻ em mồ côi, người nghèo, học sinh sinh viên có hồn cảnh khó khăn đạt thành tích cao học tập,… Những việc làm có ý nghĩa lớn việc giáo dục cá nhân tinh thần tương thân tương ái, lan tỏa trách nhiệm cộng đồng Đây nội dung chiến lược truyền thông thương hiệu mà phận truyền thông hướng tới 35 - Công cụ định dạng: MISA có đồng phục cho nhân viên với màu vàng bật kèm thiết kế logo in ngực trái tạo nên nét đẹp, đặc trưng riêng biệt Ngồi ra, thiết kế thêm công cụ định dạng khác ô, balo, túi, cặp, áo mưa,… nhằm tạo nên đồng nội hình ảnh đại diện bên ngồi cho thương hiệu MISA 3.4 Một số giải pháp khác - Tăng cường công tác kiểm tra đánh giá hoạt động truyền thông nội - Tổ chức định kỳ khóa đào tạo, tập huấn cho cán chuyên trách kiêm nhiệm công tác truyền thông nội đơn vị Đồng thời ban hành văn bản, quy trình truyền thơng nội để đơn vị có quan tâm, đầu tư tạo điều kiện hỗ trợ cho chuyên viên phụ trách truyền thông nội đơn vị - Tổ chức thực có hiệu hoạt động truyền thơng nội với văn hóa doanh nghiệp Truyền thơng nội khơng đơn giản câu chuyện truyền thông mà câu chuyện gắn kết người mục tiêu chung tổ chức - Truyền thơng vai trò người để nhân viên nhận phần khơng thể thiếu đội ngũ, tạo nên mối quan hệ thiết yếu mà công ty cần để phát triển - Bổ sung thêm sách, phúc lợi dành cho đội ngũ truyền thơng nội Tìm kiếm bổ sung nguồn nhân lực cho Ban Truyền thông qua công tác tuyển dụng; lựa chọn cán làm truyền thông chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu phẩm chất kiến thức, kĩ - Xây dựng kênh truyền thông thân thiện với Smartphone - Không trọng truyền thông nội Tổng công ty mà chi nhánh phải quan tâm đến hoạt động này, qua xây dựng văn hóa chi nhánh dựa giá trị cốt lõi doanh nghiệp - Truyền thông nội qua phương tiện cần mang lại trải nghiệm tích cực cho nhân viên 36 Tiểu kết Xuất phát từ thực trạng truyền thông nội Công ty cổ phần MISA, nhóm nghiên cứu đưa số giải pháp, kiến nghị góp phần nâng cao hoạt động truyền thơng cho cơng ty Văn hóa truyền thơng nội doanh nghiệp câu chuyện cách phát triển văn hóa doanh nghiệp tài sản tiếp thị bên mãnh mẽ Thực thay đổi văn hóa tích cực truyền đạt hiệu tạo sức mạnh nội từ bên trong, tạo điều kiện lan tỏa thương hiệu gắn liền với giá trị, tầm nhìn, sứ mệnh đến với khách hàng 37 KẾT LUẬN Bên cạnh việc truyền tải thơng điệp, tầm nhìn lãnh đạo đến nhân viên quan, doanh nghiệp, truyền thơng nội cịn góp phần gắn kết thành viên tổ chức, tạo dựng mơi trường làm việc tích cực, chun nghiệp Một tổ chức, doanh nghiệp, có truyền thơng nội hiệu hội để tổ chức, doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh, giá trị tốt đẹp, tiền đề để tổ chức ngày phát triển Chính vậy, cần phải xây dựng truyền thông nội hiệu quả, phát huy tối đa nguồn lực bên bên tổ chức, doanh nghiệp Việc xây dựng phát triển truyền thông nội không nhiệm vụ riêng tổ chức mà cịn nhiệm vụ thành viên tổ chức cường vị khác Trên sở kiến thức trang bị giảng đường hiểu biết thơng qua q trình khảo sát tìm hiểu, nhóm nghiên cứu lựa chọn đề tài: “Truyền thông nội ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp Công ty cổ phần MISA” làm đề tài nghiên cứu Sau thời gian triển khai nghiên cứu, đến đề tài đạt mục tiêu đặt cụ thể sau: Một là, đề tài sâu nghiên cứu làm rõ số khái niệm như: khái niệm truyền thông truyền thông nội bộ, khái niệm văn hóa doanh nghiệp Tiếp đó, việc trình bày về: đặc điểm truyền thơng nội bộ, vai trị truyền thơng nội bộ, hình thức truyền thơng nội bộ, nội dung truyền thông nội ảnh hưởng truyền thông nội đến văn hóa doanh nghiệp Đây nội dung quan trọng đóng vai trị sở lý luận cho đề tài Hai là, đề tài trình bày cách khái quát công ty cổ phần MISA Sau đó, việc làm rõ thực trạng hoạt động truyền thông nội ảnh hưởng truyền thơng nội đến văn hóa doanh nghiệp cơng ty cổ phần MISA từ đưa đánh giá chung ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế Đây nội dung quan trọng đóng vai trị sở thực tiễn cho đề tài Ba là, với thực trạng cịn nhiều vấn đề cần đổi hồn thiện, em đưa số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng truyền thông nội công 38 ty cổ phần MISA như: đưa khảo sát lắng nghe nhân viên để lựa chọn cho doanh nghiệp phương pháp truyền thông phù hợp; thay đổi tần suất phương thức họp nội nhiều giải pháp hữu hiệu khác Như vậy, kết nghiên cứu đề tài đóng góp bước đầu sơ để công ty cổ phần MISA nghiên cứu, áp dụng thực nhằm nâng cao chất lượng truyền thông nội doanh nghiệp 39 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO https://www.moha.gov.vn/danh-muc/nhung-tam-guong-tieu-bieu-trong-vuonhoa-nguoi-tot-viec-tot-thu-do-39739.html https://www.misa.vn/139240/misa-ung-ho-500-trieu-vao-quy-vac-xin-phongcovid-19/ https://amis.misa.vn/12272/mang-truyen-thong-noi-bo-cho-doanh-nghiepgan-ket-nhan-vien-va-dn/ https://news.acheckin.vn/giai-phap-truyen-thong-noi-bo-hieu-qua-cho-doanhnghiep-viet/ https://bitrix24.vitranet24.com/tu-van/nen-tang-cong-nghe-quan-ly-cao-capcua-my-2.html https://www.misa.vn/ https://resources.base.vn/hr/huong-dan-tron-bo-truyen-thong-noi-bo-hieu-qua274 https://myxteam.vn/truyen-thong-noi-bo-trong-doanh-nghiep/ https://www.ceblaza.net/email-noi-bo-la-gi-gui-ban-tin-email-noi-bo-chodoanh-nghiep-hieu-qua/ 10 https://www.semtek.com.vn/truyen-thong-noi-bo-lagi/#Cac_phuong_tien_truyen_thong_noi_bo_trong_doanh_nghiep_hieu_qua_hie n_nay 11 https://accgroup.vn/giay-phep-xuat-ban-tin-noibo/#2_Khai_niem_xuat_ban_tin_noi_bo_la_gi 12 https://webvocuc.com/blog/thiet-ke-website-noi-bo-cong-ty-nhu-thenao.html 13 https://bluec.vn/vi-sao-doanh-nghiep-can-co-mot-cong-thong-tin-noi-bochinh-thong.html 14 https://topcongty.net/review-cong-ty/misa-107 40