Truyền thông nội bộ và sự ảnh hưởng đến văn hóa công sở tại công ty cổ phần tập đoàn hipt

Truyền thông nội bộ đóng vai trò vô cùng quan trọng đến sự phát triển của tổ chức và có ảnh hưởng lớn đến văn hóa trong tổ chức đó. Truyền thông nội bộ về bản chất là việc truyền đạt các nội dung, thông điệp cần thiết đến các đối tượng nhân viên vào đúng thời điểm, mà nội dung chính là tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi; với mục tiêu thắt chặt và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp; xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong tổ chức. Truyền thông nội bộ có mặt trong mọi hoạt động của tổ chức. Do đó, nó có ảnh hưởng lớn đến văn hóa tổ chức.

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ĐỀ TÀI TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ VÀ SỰ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VĂN HĨA CƠNG SỞ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HIPT BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Văn hóa Cơng sở Mã phách:………………… Hà Nội - 2021 Mục Lục MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nghiên cứu Kết cấu đề tài: Gồm chương NỘI DUNG CHƯƠNG 1: TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ VÀ SỰ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC XÂY DỰNG VĂN HĨA CƠNG SỞ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm truyền thông truyền thông nội 1.1.2 Khái niệm văn hóa cơng sở 1.2 Đặc điểm truyền thông nội 1.3 Vai trò truyền thông nội 1.4 Các hình thức truyền thông nội 1.5 Nội dung truyền thông nội 1.5.1 Tổ chức kiện nội 1.5.2 Phát hành tin nội 1.5.3 Vận hành website nội 1.6 Ảnh hưởng truyền thơng nội đến văn hóa cơng sở CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ VÀ ẢNH HƯỞNG CỦA TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ ĐẾN CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HiPT 10 2.1 Tổng quan Công ty Cổ phần Tập đoàn HiPT 10 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 10 2.1.2 Sơ đồ cấu tổ chức 11 2.1.3 Định vị thương hiệu 12 2.1.4 Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi Cơng ty Cổ phần Tập đồn HIPT 13 2.2 Thực trạng truyền thông nội Cơng ty Cổ phần Tập đồn HIPT 13 2.2.1 Tổ chức kiện nội 13 2.2.2 Phát hành tin nội 15 2.2.3 Vận hành website nội 15 2.2.4 Chủ thể đối tượng truyền thông nội Công ty Cổ phần Tập đoàn HIPT 16 2.2.5 Thông điệp truyền thông nội Công ty Cổ phần Tập đoàn HIPT 16 2.3 Ảnh hưởng truyền thơng nội đến văn hóa doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Tập đồn HiPT 17 2.4 Đánh giá thực trạng hoạt động truyền thông nội Công ty cổ phần MISA 19 2.4.1 Những kết đạt 19 2.4.2 Một số hạn chế nguyên nhân 19 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HIPT 21 3.1 Tăng cường tổ chức kiện nội có quy mơ lớn 21 3.2 Đưa khảo sát, lắng nghe ý kiến nhân viên 21 3.3 Đẩy mạnh truyền thông nội thời kỳ Covid - 19 21 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Truyền thông nội đóng vai trị vơ quan trọng đến phát triển tổ chức có ảnh hưởng lớn đến văn hóa tổ chức Truyền thơng nội chất việc truyền đạt nội dung, thông điệp cần thiết đến đối tượng nhân viên vào thời điểm, mà nội dung tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi; với mục tiêu thắt chặt lan tỏa văn hóa doanh nghiệp; xây dựng trì mối quan hệ tốt thành viên tổ chức Truyền thơng nội có mặt hoạt động tổ chức Do đó, có ảnh hưởng lớn đến văn hóa tổ chức Hiện nay, tổ chức, công sở, doanh nghiệp áp dụng phương pháp truyền thông nội vào hoạt động điều hành tổ chức thực có hiệu Tuy nhiên, cịn số hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu hoạt động truyền thông nội Nắm bắt xu tầm quan trọng truyền thông nội đến văn hóa tổ chức, Cơng ty Cổ phần Tập đồn HiPT không ngừng xây dựng truyền thông nội cách có hiệu Bên cạnh đó, cơng tác truyền thơng nội cịn chưa thực tối ưu, chưa sử dụng linh hoạt kênh truyền thông nội bộ, làm ảnh hưởng đến văn hóa cơng sở công ty Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn Cơng ty Cổ phần Tập đồn HiPT, với mục đích tận dụng tối đa lợi truyền thông nội bộ, tìm giải pháp có tính áp dụng cao, hạn chế khó khăn tính tự phát hoạt động truyền thông, tác giả lựa chọn đề tài “Truyền thông nội ảnh hưởng đến văn hóa cơng sở Cơng ty Cổ phần Tập đoàn HiPT” làm đề tài nghiên cứu cho tập lớn kết thúc học phần Văn hóa Cơng sở Mục đích nghiên cứu Tập hợp lý thuyết truyền thơng nội bộ, văn hóa cơng sở, ảnh hưởng truyền thơng nội đến văn hóa cơng sở Qua đó, phân tích thực trạng truyền thơng nội Cơng ty Cổ phần Tập đồn HiPT, ảnh hưởng truyền thơng nội đến văn hóa doanh nghiệp, sở đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện hoạt động truyền thông nội HiPT Kết cấu đề tài: Gồm chương Chương 1: Truyền thơng nội ảnh hưởng đến văn hóa công sở Chương 2: Thực trạng truyền thông nội ảnh hưởng truyền thông nội đến văn hóa Cơng ty Cổ phần Tập đồn HiPT Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động truyền thông nội Công ty Cổ phần Tập đồn HiPT NỘI DUNG CHƯƠNG 1: TRUYỀN THƠNG NỘI BỘ VÀ SỰ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC XÂY DỰNG VĂN HĨA CƠNG SỞ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm truyền thông truyền thông nội Theo tác giả Tạ Ngọc Tấn, Truyền thông đại chúng (2001), Nhà xuất Chính trị quốc gia, viết “Truyền thơng trao đổi thông điệp thành viên hay nhóm người xã hội nhằm đạt hiểu biết lẫn nhau” Trong Public Relation (2009), Jane Johnston Clara Zawawi đưa khái niệm “Truyền thông nội thiết lập củng cố mối quan hệ với thành viên tổ chức” Theo Bess Sodel “Truyền thơng q trình chuyển đổi từ tình có cấu trúc tổng thể sang tình khác theo thiết chế có chủ đích” Theo Wikipedia, Truyền thơng nội hoạt động xây dựng, trì củng cố mối quan hệ tốt thành viên công ty Từ khái niệm trên, hiểu cách khái quát nhất: Truyền thông nội công tác truyền đạt thông tin thành viên phòng ban tổ chức hay doanh nghiệp với 1.1.2 Khái niệm văn hóa cơng sở GS.TS Trần Ngọc Thêm đưa khái niệm văn hóa sau: “Văn hóa hệ thống giá trị vật chất tinh thần người sáng tạo tích lũy qua q trình hoạt động, tương tác người với môi trường tự nhiên xã hội mình” Theo Đại từ điển tiếng Việt Trung tâm Ngơn ngữ Văn hóa Việt Nam (Nguyễn Như Ý chủ biên, Nhà xuất Văn hóa - Thơng tin, xuất năm 1998) thì: “Văn hóa giá trị vật chất, tinh thần người sáng tạo lịch sử” Công sở Tổ chức hệ thống máy nhà nước tổ chức cơng ích Nhà nước cơng nhận, đảm bảo nguồn lực thiết yếu để thực thi công việc theo mục tiêu đề Cơng sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn có cấu tổ chức luật định, sử dụng công quyền để tổ chức công việc Nhà nước dịch vụ cơng lợi ích chung xã hội, cộng đồng Văn hóa cơng sở hệ thống giá trị niềm tin, mong đợi thành viên tổ chức, tác động qua lại với cấu thức tạo nên chuẩn mực hành động truyền thống cách thức làm việc tổ chức mà người tn theo Văn hóa cơng sở kết phương thức thể qua ứng xử, giao tiếp, trang phục… nhân viên, người lao động, người lãnh đạo hoạt động tổ chức, doanh nghiệp Văn hóa cơng sở đặt để người đáp ứng theo quy định, tiêu chí hay nhu cầu tổ chức cách giao tiếp, tác phong quy định, giấc, thói quen…để mơi trường công sở trở nên chuyên nghiệp, đại, người làm việc thỏa mái có tơn trọng, vui vẻ 1.2 Đặc điểm truyền thông nội - Về phạm vi truyền thông truyền thông nội bộ: Chủ yếu nội tổ chức, người lãnh đạo với nhân viên, nhân viên với nhân viên, phận với - Về phận truyền thông nội bộ: Trong tổ chức, phận truyền thông nội cung cấp thông tin, nhiệm vụ công tác cụ thể, thay đổi sách máy, thực tuyên truyền giáo dục đường lối, sách, pháp luật, truyền thống tổ chức, đồng thời tổ chức hoạt động xây dựng mối quan hệ nội cho đơn vị - Tính lan tỏa: Mỗi thơng điệp người lãnh đạo truyền tải qua nhiều hình thức truyền thơng Do đó, quan, tổ chức có tính lan tỏa lớn cơng chúng nội Người nhân viên nghe, nhìn, thấu hiểu, liñ h hội tuyên truyền, lan tỏa sang nhân viên khác tạo thành hiệu ứng lan tỏa Trong số trường hợp, tính lan tỏa hoạt động truyền thơng nội góp phần tạo nên dư luâ ̣n - yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động truyền thơng nội - Tính gắn kết: Hoạt động truyền thông nội tạo nên môi trường thuâ ̣n lợi có khả kết nối, gắn bó nhân viên tổ chức hoạt động tâ ̣p thể chung Từ tạo nên mơi trường làm việc thân thiện, nâng cao hiệu công việc khuyến khích cổ vũ nhân viên gắn bó lâu dài với tổ chức - Tính xun suốt, quán: Thông điệp ban lãnh đạo tổ chức muốn truyền tải đến nhân viên nội họ phải có tính xun suốt qn Đặc tính truyền thơng nội sẽ kim chỉ nam dẫn đường cho hoạt động truyền thông phối hợp thống với để đạt hiệu cao - Tính liên tục: Hoạt động truyền thông nội cần phải tiến hành liên tục, thường xuyên, theo sát hoạt động tổ chức để hiểu rõ phổ biến cho nhân viên hiểu, tin làm theo Nếu hoạt động truyền thông nội bị gián đoạn hiệu cơng việc sẽ khơng cao không huy động sức mạnh tâ ̣p thể 1.3 Vai trị truyền thơng nội - Xây dựng phát triển thương hiệu doanh nghiệp - Truyền tải thơng điệp tầm nhìn lãnh đạo tới nhân viên - Truyền thông nội giúp củng cố tầm nhìn, giá trị văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên, từ nhân viên tiếp tục truyền tải, lan tỏa bên nội bên - Quản lý việc giao tiếp nội nhân viên công ty, thông tin trao đổi minh bạch, rõ ràng, đa chiều đối tượng cần truyền tải - Các hoạt động truyền thông nội tạo sợi dây gắn kết nhân viên, phòng ban với nhau, khơi dậy cảm hứng, tinh thần đoàn kết phấn đấu mục tiêu chung tổ chức - Truyền thơng nội cơng tác đem văn hóa doanh nghiệp đến với nhân viên hỗ trợ nhân viên trì giá trị tốt đẹp - Truyền thông nội giúp cho hoạt động quản lý nhân đạt hiệu tối ưu, đặc biệt thu hút, tuyển dụng giữ chân người tài - Truyền thông nội tốt sở để xây dựng hình ảnh doanh nghiệp cộng đồng 1.4 Các hình thức truyền thơng nội Truyền thông nội diễn đàn nội hữu ích góp phần tạo dựng phát triển hình ảnh tổ chức Để phát huy hết vai trị truyền thơng nội cần sử dụng phương pháp truyền thông phù hợp Dưới số hình thức truyền thơng nội phổ biến: Thứ nhất, Tạp chí nội bộ: Đây kênh tương tác, kết nối ban lãnh đạo với nhân viên áp dụng phổ biến cơng ty, doanh nghiệp Tạp chí xuất định kỳ theo tháng Các viết xây dựng với nhiều chủ đề phong phú đa dạng, từ tin tức chuyên ngành, tài liệu đào tạo, xã luận, Đây nơi mà nhân viên đóng góp ý kiến, suy nghĩ góp phần xây dựng hình ảnh chung doanh nghiệp Thứ hai, Bản tin điện tử: Đây kênh truyền thông online kết nối thông qua mạng nội email Mục đích tin điện tử đảm bảo thông tin truyền tải tới ban điều hành nhân viên cách nhanh chóng, ngắn gọn kịp thời Ngồi ra, tin điện tử hình thức đơn giản, tốn mặt chi phí việc giao tiếp với khách hàng khách hàng tiềm việc tiếp cận thông qua mạng internet Thứ ba, Mạng nội bộ: Mạng nội sử dụng phổ biến quan, tổ chức Tại công ty lớn thường có dịch vụ lắp đặt mạng nội giúp quản lý liệu nội bộ, kết nối, cho nhận thơng tin cách nhanh chóng Khơng thế, việc lưu giữ tài liệu doanh nghiệp trở nên dễ dàng thông qua môi trường truyền thông tương tác Thứ tư, Bảng tin nội bộ: Đây phương tiện truyền thông nội xuất từ sớm bảng tin kênh thơng tin đóng vai trị quan trọng văn phòng Bảng tin đặt vị trí mà tất nhân viên thấy được, cung cấp văn bản, văn kiện kiện, dự án mới, lịch họp hay thay đổi quy định tổ chức, doanh nghiệp Thứ năm, họp định kỳ: Các họp định kỳ thường diễn hàng tuần, hàng tháng, hàng năm Bằng việc giao tiếp trực tiếp thông qua các họp định kỳ quản lý với nhân viên, người quản lý người truyền tải sách, phương hướng từ lãnh đạo cấp xuống cho nhân viên cách rõ ràng, minh bạch Tùy thuộc vào văn hóa cách thức hoạt động đơn vị mà tổ chức có phương pháp truyền thơng nội cho phù hợp 1.5 Nội dung truyền thông nội 1.5.1 Tổ chức kiện nội Trong tổ chức, doanh nghiệp các phương thức truyền thơng truyền thống, truyền miệng cách để thông báo tin tức đến với nhân viên Thường xuyên tổ chức kiện nội hội tốt để nhân viên giao lưu, học hỏi với Để gắn kết nhân viên với nhân viên nhân viên với người lãnh đạo, nên tổ chức bữa tiệc, chuyến du lịch, hay đơn giản rủ tất người ăn sau tan làm Các buổi teambuilding, ngày lễ, sinh nhật tháng/quý, thành lập công ty, team building,… hội để nhân viên có khoảng thời gian thư giãn, nghỉ ngơi bên nhau, trải nghiệm điều mới, thể tình đồn kết khả hoạt động nhóm hiệu Bên cạnh cần khuyến khích tổ chức hoạt động cơng ích, hướng tới cộng đồng Đây khơng hành động mang tính nhân văn mà cịn thể trách nhiệm xã hội tổ chức, góp phần xây dựng hình ảnh, thương hiệu cho đơn vị Tất hoạt động giúp cho nhân viên có mong chờ tạo động lực giúp họ cố gắng công việc, hỗ trợ lẫn nhau, tăng tương tác truyền thông mạnh mẽ nội doanh nghiệp 1.5.2 Phát hành tin nội Bản tin nội hình thức truyền thơng nội có sức lan tỏa, gắn kết thành viên đơn vị đơn vị khác hiệu Tuy nhiên, tin nội cịn có nhiệm vụ phát ngơn thức đơn vị tới mạng lưới thơng tin cơng chúng ngồi ngành Một số hình thức phát hành tin nội bộ: - Bảng tin Standee: Thường hiệu muốn truyền thông kiện Chỉ cần in poster dán lên bảng tin nhân viên nhìn thấy - Bản tin Email: Hình thức thường sử dụng muốn thông báo kiện, tin tức hay sách tổ chức - Tạp chí nội bộ: Khi email chưa phổ biến, tạp chí nội phương thức truyền thông nội sử dụng nhiều Nội dung tạp chí thường chia sẻ vấn đề cộm tháng, vấn nhân viên doanh nghiệp, tổng hợp kiện, truyện cười, truyện ngắn, Khi phát hành tin nội cần đơn giản hóa vấn đề cần phải tạo tính hấp dẫn cho người đọc, tuân thủ khuôn phép, truyền tải thông điệp, không xuyên tạc 1.5.3 Vận hành website nội Trong thời đại công nghệ 4.0, website kênh thông tin, phương tiện truyền thông đắc lực Website nội kênh thông tin nội thức cơng ty, doanh nghiệp, hay tổ chức nói chung Website nơi tổ chức truyền tải câu chuyện, thông điệp tới cán công nhân viên, lưu trữ giá trị tài nguyên đơn vị Cho phép người sử dụng, kết nối chia sẻ thông tin bên đơn vị Các thông tin đăng tải website kiểm duyệt, có độ xác cao Website nội giúp đơn vị có cấu trúc hệ thống hơn, truyền tải hiệu văn hóa cơng ty, doanh nghiệp đến với toàn thể nhân viên, gắn kết nhân viên với sứ mệnh, mục tiêu chung đơn vị Các tính tiện ích hệ thống website nội giúp nâng cao tính tương tác, tăng cường gắn kết nhân viên, góp phần lan tỏa văn hóa nội Đặc biệt, truyền thông nội thời buổi chắn thiếu smartphone Nhân viên thường có xu hướng tiếp cận với website nội dễ dàng website hỗ trợ smartphone Từ đó, thơng tin tiếp cận cách thuận lợi với nhân viên dù nơi đâu Bên cạnh đó, website nội cập nhật thường xuyên, kịp thời văn bản, tin tức, hoạt động, kiện Năm 2011: Trở thành đối tác Vàng Oracle, đối tác Bạc Microsoft mảng: Server Platform, Desktop Năm 2012: Trở thành đối tác Bạch kim Oracle, đối tác Vàng Microsoft mảng: Original Equipment Manufacture & Silver Partner of Communications, Hosting & Management, Virtualization Năm 2013: Đạt chứng ISO 27001:2005 “Quản lý an ninh thông tin việc hỗ trợ vận hành” Năm 2014: Trở thành đối tác Bạc EMC, Infor, Dell Chứng nhận dự án chiến lược, trở thành đại lý thức Santak thị trường Việt Nam Năm 2015: Trở thành nhà phân phối sản phẩm, giải pháp dịch vụ công nghệ viễn thông vệ tinh InMarsat Là đối tác phân phối độc quyền Việt Nam cung cấp dịch vụ truy nhập Internet máy bay Gogo LLC Trên lộ trình phát triển mình, HiPT sở hữu sản phẩm giải pháp CNTT ưu việt kiến tạo gần 300 thành viên tận tâm, nhiệt huyết, sáng tạo, có chuyên môn tay nghề cao Cùng với hệ thống mạng lưới đối tác rộng khắp toàn Thế giới, HiPT tiên phong ứng dụng công nghệ tiên tiến nhằm mang đến trải nghiệm mẻ giá trị tối đa cho khách hàng Với tiềm lực tài dồi dào, kinh nghiệm triển khai phong phú đội ngũ nhân lực tận tâm, HiPT tự tin khẳng định uy tín sức mạnh hội tụ trở thành doanh nghiệp CNTT uy tín hàng đầu kỷ nguyên công nghệ số 2.1.2 Sơ đồ cấu tổ chức 11 2.1.3 Định vị thương hiệu Liên tục xuất Danh sách công ty CNTT hàng đầu Việt Nam, HiPT tự hào cung cấp sản phẩm, giải pháp dịch vụ CNTT tối ưu, nhằm phát huy hiệu mang lại giá trị thiết thực cho khách hàng, đối tác, cổ đông, Công ty cho thành viên HiPT Thành công HiPT kết đổi thay mạnh mẽ tảng bền vững nhằm mang lại giá trị lớn lao cho khách hàng đối tượng hữu quan Ngoài ra, ghi nhận cộng đồng đóng góp HiPT minh chứng rõ nét nhất, khẳng định vị HiPT đồ CNTT Việt Nam Trên hành trình phụng xã hội mình, HiPT vinh dự nhận khen, giấy khen, giải thưởng lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Bộ ban ngành Đây ghi nhận cho nỗ lực toàn thể đội ngũ HiPT động lực để HiPT tiếp tục nghiên cứu, phát triển đem đến cho khách hàng nhiều sản phẩm chất lượng, có ích, góp phần vào phát triển chung toàn đất nước 12 Trong phải kể đến như: - Bằng khen thành tích xuất sắc đóng góp cho nghiệp phát triển ngành Công nghiệp Phần mềm Việt Nam giai đoạn 2002 - 2005 Bộ trưởng Bộ Bưu - Viễn thông trao tặng - Danh hiệu Đơn vị xuất sắc việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế năm 2007 Thứ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ trao tặng - Top 10 Doanh nghiệp cung cấp Hạ tầng, Bảo mật An tồn thơng tin Việt Nam 2021 2.1.4 Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi Cơng ty Cổ phần Tập đồn HIPT - Sứ mệnh: Mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng đối tác; Tạo giá trị thặng dư tối đa cho nhà đầu tư cổ đông; Phát triển giá trị nghề nghiệp thịnh vượng cho CBNV; Đồng hành với phát triển xã hội cộng đồng - Tầm nhìn: Trở thành doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, dịch vụ Công nghệ thông tin - Viễn thơng uy tín hàng đầu Việt Nam khu vực - Giá trị cốt lõi: “Giá trị cốt lõi HiPT cơng nghệ, người văn hóa doanh nghiệp” 2.2 Thực trạng truyền thông nội Cơng ty Cổ phần Tập đồn HIPT 2.2.1 Tổ chức kiện nội Môi trường làm việc trẻ trung, động, tràn đầy nhiệt huyết, HiPT trọng tới hoạt động mang tính tập thể, thường xuyên tổ chức kiện nội Trong có ngày lễ lớn, đặc biệt Lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, phận truyền thông nội phối hợp với phòng ban khác để tổ chức thành công kiện quan trọng Gần Chương trình 186 kỷ niệm 25 năm thành lập Tập đồn HiPT, chương trình có tham gia vị khách quý, vị đại biểu, ban lãnh đạo toàn thể cán nhân viên HiPT Chương trình thành cơng rực rỡ, khép lại với lời chúc phúc niềm tin vào HiPT ngày vững mạnh 186 chương trình thường niên, giúp phát huy giá trị tập thể tạo sân chơi giao lưu, giúp thắt chặt tình đoàn kết tạo động lực cho cán nhân viên làm việc 13 HiPT Group Tại đây, HiPT tổ chức hoạt động văn hóa thể thao, chương trình văn nghệ, Team building thể tinh thần đồn kết, đồng lịng tồn thể nhân viên Đêm Gala Dinner đêm để vinh danh Hipters có thời gian làm việc lâu nhất, có nhiều đóng góp cho HiPT Thơng qua hoạt động này, giúp kéo gần khoảng cách nhân viên với nhân viên, nhân viên với lãnh đạo Bộ phận truyền thơng nội cầu nối mang thơng điệp người lãnh đạo đến với cán nhân viên công ty Đây hội để người có khoảng thời gian vui chơi, giải trí, thấu hiểu Bên cạnh đó, HiPT cịn tổ chức hoạt động từ thiện địa phương, tài trợ thi, giải thưởng lĩnh vực giáo dục; xây dựng chương trình từ thiện xã hội, tài trợ học bổng cho sinh viên nghèo vượt khó, Các hoạt động từ thiện trội như: Chương trình từ thiện chùa Bồ Đề, Ủng hộ tiền quỹ nạn nhân chất độc màu da cam; Hoạt động tri ân tặng quà cho gia đình thương binh, liệt sĩ nhân ngày 27/7 năm, Qua thể trách nhiệm cơng đồng lịng nhân giàu tình u thương người HiPT Khơng dừng lại hoạt động từ thiện HiPT tham gia tài trợ giải thưởng cho Quỹ học bổng Thắp sáng niềm tin, Hội thi Tin học trẻ toàn quốc hợp tác nghiên cứu, phát triển với trường Đại học Công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội Những điều thể quan tâm HiPT với việc ươm mầm, nuôi dưỡng phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin chất lượng cao cho đất nước Đặc biệt, kiện bật diễn HiPT - ngày kỷ niệm 27 năm thành lập Công ty, hứa hẹn kiện nội đáng mong chờ tồn thể cơng nhân viên cơng ty Có thể thấy suốt 27 năm hoạt động, HiPT tạo văn hóa cơng ty lành mạnh, mang đậm dấu ấn riêng, môi trường thân thiện với tất nhân viên, người tập thể phấn đấu xây dựng Công ty vững mạnh Những hoạt động văn hóa thể thao, mà đỉnh cao Sự kiện 186 kỷ niệm ngày thành lập Công ty hàng năm, hay hoạt động đoàn thể tổ chức quần chúng, đơn vị phận nhằm gắn kết người lại với nhau, chia sẻ khó khăn, thuận lợi Vì vậy, HiPT hầu 14 hết cán nhân viên làm việc Công ty yêu mến, coi công ty ngơi nhà thứ hai 2.2.2 Phát hành tin nội Công ty Cổ phần Tập đồn HiPT số cơng ty đánh giá cao công tác truyền thông nội hoạt động phát hành tin nội Đối với cơng ty, tin nội có ý nghĩa vô quan trọng doanh nghiệp, giúp kéo gần khoảng cách ban lãnh đạo nhân viên Nắm bắt tầm quan trọng tin nội bộ, HiPT xây dựng lên trang thông tin nội riêng, thường xuyên cập nhật tin tức quan trọng hàng tuần, hàng tháng Tại đây, HiPT chia sẻ viết gương, người làm việc HiPT, hoạt động thể thao thường niên, trải nghiệm ứng dụng phần mềm HiPT phát triển, Trang tin tức nội HiPT, “hipt.vn” trang tin tức thức cơng ty cơng bố bên ngồi Bên cạnh đó, HiPT cịn sử dụng trang mạng xã hội Facebook/Skype/Zalo giúp nhân viên thuận tiện cập nhật, theo dõi thông tin 2.2.3 Vận hành website nội Website nội không gian riêng doanh nghiệp HiPT Tại đây, thành viên doanh nghiệp tương tác, trao đổi, truyền thơng thơng tin nội nhanh chóng Thơng tin đưa lên trang web ln đảm bảo độ xác cập nhật thường xuyên HiPT sử dụng website cơng cụ giúp phát triển văn hóa cơng ty, góp phần định hướng điều chỉnh thơng tin xác, truyền tải thơng điệp đến gần với nhân viên Các cán bộ, nhân viên công ty cần phải tải ứng dụng nội riêng, HiPT cấp cho nhân viên người tài khoản theo mã nhân viên, đảm bảo bảo mật cho thông tin Tại trang mạng nội HiPT thường xun cập nhật thơng tin sách đãi ngộ, thi đua khen thưởng, bảo hiểm sức khỏe, Bên cạnh đó, HiPT cịn cập nhật quy tắc ứng xử dành riêng cho toàn thể cán bộ, nhân viên làm việc HiPT Với mục tiêu “Xây dựng môi trường làm việc văn minh - 15 chuyên nghiệp - thân thiện” HiPT tạo cho nhân viên lề lối, tác phong làm việc chuyên nghiệp, đồng thời giúp nhân viên hiểu rõ giá trị cốt lõi, sứ mệnh mà HiPT hướng đến Vậy nên, website nội HiPT trang thông tin thiếu hoạt động truyền thông nội Thơng tin truyền tải xác, nhanh chóng, phận cơng ty lấy làm triển khai kế hoạch Hiện nay, mạng xã hội ngày phát triển vô mạnh mẽ, để đáp ứng nhu cầu đọc tra cứu thông tin, HiPT cần phát triển website nội với khả truy cập hầu hết thiết bị điện tử laptop, smartphone, PC Qua đó, thơng tin tiếp cận nhanh chóng, nhân viên tra cứu thông tin dù bất đâu 2.2.4 Chủ thể đối tượng truyền thông nội Cơng ty Cổ phần Tập đồn HIPT Doanh nghiệp cần có cho phận chuyên chịu trách nhiệm công tác truyền thông nội để đem lại hiệu truyền thông cao Đội ngũ truyền thơng nội HiPT Bộ phận truyền thông, hoạt động dẫn Ban lãnh đạo cơng ty Nhiệm vụ Ban truyền thông cung cấp truyền tải thông tin cách nhanh chóng, kịp thời nội tổ chức Đảm bảo q trình truyền tải thơng tin xuyên suốt, giúp nhân viên nắm thông điệp từ ban lãnh đạo ngược lại Do đó, người làm truyền thơng nội cần phải có tố chất nhanh nhẹn, hoạt ngơn, có khả truyền cảm hứng, truyền tải thông điệp tốt, biết lắng nghe, Tại HiPT, đối tượng truyền thông nội hướng tới nhân viên cấp, nhân viên thuộc công ty trực thuộc, cấp quản lý, gia đình nhân viên làm việc HiPT, đối tác kinh doanh, Với mục đích giúp nhân viên thấu hiểu văn hóa doanh nghiệp mình, đem văn hóa đặc sắc doanh nghiệp ngày phát triển Qua đó, thành viên, từ cấp điều hành nhân viên xây dựng mối quan hệ nội khăng khít, đồn kết, thấu hiểu, có tương tác thành viên 2.2.5 Thông điệp truyền thông nội Cơng ty Cổ phần Tập đồn HIPT 16 Thơng điệp giữ vai trị quan trọng, định thành công hoạt động truyền thông triển khai sau Một thơng điệp truyền thơng sáng tạo nhắc nhở, động lực giúp nhân viên hồn thành cơng việc nhanh chóng HiPT truyền tải thơng điệp tích cực, văn hóa làm việc doanh nghiệp, chuyến thiện nguyện, nghĩa cử cao đẹp, khen thưởng cá nhân xuất sắc, Có thể thấy, HiPT xây dựng cho thương hiệu riêng mà HiPT có, nhận diện thương hiệu yếu tố định truyền thơng có tốt hay khơng Để truyền thông nội tốt cần phải xác định đối tượng, nhu cầu mà họ muốn thỏa mãn từ đưa phương hướng truyền thơng phù hợp Bên cạnh đó, HiPT ln truyền tải thơng điệp xác, độ tin cậy cao, tạo lịng tin cho khách hàng Lòng tin thứ quan trọng, khơng thể lấy lại Vậy nên, HiPT nhắc nhở nhân viên phải tạo dựng niềm tin, tín nhiệm, tin cậy, mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng đối tác Ngoài ra, thời kỳ dịch COVID-19, HiPT đưa nhiều thơng điệp việc giữ an tồn, bảo vệ sức khỏe mùa dịch đến toàn thể nhân viên công ty Nội dung phổ biến thơng điệp thơng tin cập nhật tình hình dịch bệnh, nhắc nhở nhân viên đeo trang, rửa tay giữ vệ sinh cá nhân, hạn chế tụ tập nơi đông người, Đồng thời nhắc nhở người phải giữ an tồn cho thân, việc giữ an tồn cho đồng nghiệp cơng ty 2.3 Ảnh hưởng truyền thông nội đến văn hóa doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Tập đồn HiPT Truyền thơng nội đóng vai trị sợi dây liên kết tồn nhân viên, phịng ban với nhau, ảnh hưởng trực tiếp đến văn hóa doanh nghiệp Qua việc nghiên cứu truyền thơng nội HiPT, nhận thấy HiPT làm tốt công tác truyền thông nội bộ, xây dựng lên văn hóa doanh nghiệp riêng biệt mang đậm màu sắc HiPT Thứ nhất, truyền thông nội đem văn hóa doanh nghiệp đến gần với nhân viên Bằng việc truyền thông nội thông qua kiện nội bộ, hình thành nên 17 nét văn hóa đặc trưng HiPT Cụ thể kiện bật Lễ kỷ niệm ngày thành lập cơng ty, Đêm Gala Dinner vinh danh Hipters có nhiều đóng góp cho cơng ty, lễ mắt phần mềm, hoạt động ngoại khóa buổi Teambuilding, hoạt động hoạt động thể thao thường niên, Qua kiện đó, nhân viên với lãnh đạo thêm hiểu hơn, củng cố niềm tin vào phát triển công ty tạo văn hóa doanh nghiệp lành mạnh Ngồi ra, HiPT cịn sử dụng tin website nội giúp quảng bá văn hóa doanh nghiệp đến với tất người Thứ hai, truyền thông nội giúp củng cố tầm nhìn, giá trị văn hóa doanh nghiệp Nhờ công tác truyền thông nội tốt mà việc củng cố, trì phát triển tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi công ty đưa ra, nhờ định hướng phát triển lâu dài doanh nghiệp Tầm nhìn HiPT trở thành doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, dịch vụ CNTT - Viễn thông uy tín hàng đầu Việt Nam khu vực thực hiện, sản phẩm HiPT sử dụng rộng rãi nước Sứ mệnh quan trọng mà HiPT mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng đối tác, tạo giá trị thặng dư tối đa cho nhà đầu tư cổ đông, phát triển giá trị nghề nghiệp thịnh vượng cho cán nhân viên làm việc công ty, đồng hành phát triển xã hội Giá trị cốt lõi mà HiPT hướng tới cơng nghệ, người văn hóa doanh nghiệp Thứ ba, truyền thơng nội góp phần xây dựng mơi trường văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, đảm bảo tuân thủ nội quy, quy định công ty Từ việc truyền thông nhiều hình thức khác nhau, cán nhân viên có ý thức chấp hành nội quy quy định doanh nghiệp Trong có quy định trang phục, quy tắc ứng xử Bộ quy tắc ứng xử HiPT quy định rõ mục tiêu quy tắc ứng xử mối quan hệ Cơng ty hoạt động bên ngồi cơng ty 18 Như vậy, thấy truyền thơng nội tác động mạnh mẽ đến văn hóa doanh nghiệp Truyền thông nội tốt giúp trì, củng cố văn hóa doanh nghiệp ngược lại 2.4 Đánh giá thực trạng hoạt động truyền thông nội Công ty cổ phần MISA 2.4.1 Những kết đạt Hoạt động truyền thông nội HiPT mang đến hiệu Lãnh đạo hiểu rõ tâm tư, nguyện vọng cán bộ, nhân viên; tạo cho cán bộ, nhân viên cảm thấy quan tâm, gần gũi Truyền thông nội cho phép thơng tin truyền tải cách nhanh chóng, kịp thời, chủ trương, sách, tầm nhìn lãnh đạo toàn thể nhân viên nắm bắt rõ ràng Bằng việc triển khai thực công tác truyền thông nội bộ, HiPT đưa mục tiêu truyền thông vào giai đoạn mới, thay đổi sách đưa định hướng cách thức triển khai kênh thông tin, xác định rõ hệ thống kênh truyền tin Một số kênh truyền thông nội tối ưu mà HiPT sử dụng: email, tin nội bộ, website nội bộ,… Qua đó, hoạt động truyền thông nội HiPT đạt mặt tích cực: - Thơng tin truyền nhanh chóng, tạo khơng khí thi đua bên tập thể - Tạo đồng thuận, đoàn kết toàn thể cán bộ, nhân viên công ty - Củng cố niềm tin vào chủ trương, sách mà cơng ty đề - Giảm thiểu tiêu cực, tư tưởng cũ, sức ỳ, tính tự thỏa mãn thân đối phó cơng việc - Xây dựng lên văn hóa doanh nghiệp HiPT lành mạnh, khiến cho cán nhân viên tự hào làm việc HiPT, thúc đẩy việc thu hút nhân tài - Truyền thơng nội cơng cụ hiệu góp phần quan trọng thành công phát triển bền vững Cơng ty Cổ phần Tập đồn HiPT 2.4.2 Một số hạn chế nguyên nhân 19 - Bản tin nội cịn nhiều thiếu xót, thơng tin chưa phong phú - Có nhiều quy trình, quy định đưa cơng ty, vơ tình tạo áp lực cho nhân viên trình học tập tn thủ - Chưa có phối hợp chủ động từ phòng ban - Nguy lộ thông tin mật cao biện pháp bảo mật quy củ - Các hoạt động nội tổ chức thường xuyên, nhiên chưa phải thực tất thành viên tham gia đầy đủ - Thiếu thơng tin phản hồi từ phía nhân viên - Diễn đàn nội chưa phát huy tối đa hiệu - Một số cán quản lý cấp thấp chưa thực quan tâm, thiếu tương tác với nhân viên 20 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HIPT 3.1 Tăng cường tổ chức kiện nội có quy mơ lớn Tổ chức kiện nội hoạt động giúp toàn thể cán bộ, nhân viên công ty với ban lãnh đạo thêm hiểu Sự kiện nội minh chứng phát huy văn hóa doanh nghiệp Ngồi kiện thường niên kỷ niệm ngày thành lập cơng ty, HiPT tổ chức thêm kiện chào đón nhân viên mới; tổ chức chương trình thể thao; đấu trường vui chơi giải trí, tìm hiểu văn hóa doanh nghiệp, tìm hiểu sản phẩm dịch vụ Công ty định kỳ theo Quý Tổ chức kiện nội nhằm mục đích giới thiệu sản phẩm, dịch vụ chiến lược kinh doanh tới 3.2 Đưa khảo sát, lắng nghe ý kiến nhân viên Người lãnh đạo người có tầm ảnh hưởng lớn đến nhân viên Do đó, người lãnh đạo cần phải biết thấu hiểu tâm lý nhân viên, biết lắng nghe ý kiến nhân viên Việc thường xuyên khảo sát định kỳ lấy ý kiến phản hồi từ phía nhân viên giúp lãnh đạo nắm bắt nhanh thực trạng truyền thông nội nhân viên để từ có điều chỉnh phương hướng truyền thông phù hợp Nhân viên phần quan trọng, định đến hiệu phát triển doanh nghiệp lan tỏa văn hóa doanh nghiệp tốt Người quản lý biết cách lắng nghe nhân viên, thấu hiểu mong muốn nhân viên đem đến hiệu truyền thông cao, tạo bền vững mối liên hệ người lãnh đạo với nhân viên Bên cạnh đó, cần khích lệ nhân viên đóng góp ý kiến thiết kế riêng chuyên mục góp ý, bình chọn nhanh vấn đề cần ủng hộ, tham gia số đơng Từ đó, tạo tính tương tác đa chiều: lãnh đạo quan tâm, thấu hiểu nhân viên; nhân viên bày tỏ ý kiến đóng góp cho q trình phát triển chung doanh nghiệp 3.3 Đẩy mạnh truyền thông nội thời kỳ Covid - 19 21 Trước dịch Covid xuất hiện, truyền thông nội nhiệm vụ quan trọng doanh nghiệp Trong thời điểm nhiều biến động không chắn nay, người lao động phải làm việc nhà lúc Vì nhu cầu cập nhật thông tin từ kênh truyền thông nội tăng cao, việc đẩy mạnh hoạt động điều cần thiết Truyền thơng nội thời Covid đóng vai trị quan trọng bởi: Cung cấp thơng tin dịch bệnh, biện pháp bảo vệ an toàn mà nhân viên nên áp dụng Điều giúp nhân viên giảm bớt lo lắng chủ động việc đối phó dịch bệnh Truyền đạt cách ứng phó doanh nghiệp dịch bệnh cách nhanh chóng, xác an tồn Duy trì cảm giác thân thuộc, gắn kết, đồng hành dù khơng đến văn phịng Bằng cách động viên tinh thần; tổ chức hoạt động tương tác hệ thống nội bộ, mạng xã hội; hỗ trợ cho nhân viên cách cân công việc sống; giải xung đột lắng nghe lo lắng, căng thẳng nhân viên;… Để làm tốt công tác truyền thông nội thời điểm dịch Covid - 19, HiPT cần làm truyền thông đa kênh, thông qua cách tiếp cận tin nhắn, mạng xã hội, tận dụng lợi công nghệ thông tin để mang đến tiện lợi, nhanh chóng cho nhân viên Nhân viên xem khách hàng doanh nghiệp Vậy nên, doanh nghiệp cần tạo cảm giác thân thuộc, tin tưởng, gắn bó cho nhân viên Bằng việc cơng khai sách nhân sự, lương thưởng;…sẽ áp dụng thời gian dịch bệnh diễn cho nhân viên Bên cạnh đó, giải thích rõ ràng khó khăn mà doanh nghiệp phải đối mặt mong muốn chia sẻ từ cá nhân để có đồng cảm sách dễ dàng chấp nhận Do tình hình dịch bệnh gia tăng phức tạp, gần hoạt động gắn liền với Internet, máy tính, phần mềm Bởi vậy, truyền thơng nội gắn liền với công chuyển đổi số Những phần mềm nhân cho phép nhân viên kết nối trao đổi với liên tục để người quản lý nắm bắt tình hình thực cơng việc để đưa biện pháp hỗ trợ, xử lý nhanh chóng hiệu 22 Người làm truyền thơng nội cần thường xuyên cập nhật cách bảo vệ, tăng cường sức khỏe hay hành động cần làm khai báo y tế;… để tất nhân viên thực Hơn nữa, nhân viên cảm thấy an lịng quan tâm nhiều từ phía người lãnh đạo Hoạt động truyền thơng nội cần thực trì đặc biệt thời kỳ dịch Covid - 19 Ảnh hưởng dịch bệnh kéo dài doanh nghiệp cần thay đổi để sẵn sàng với biến động 23 KẾT LUẬN Truyền thông nội hoạt động quan trọng quan, tổ chức, đơn vị Ngồi việc truyền tải thơng điệp, tầm nhìn lãnh đạo đến nhân viên quan, doanh nghiệp, truyền thơng nội cịn góp phần gắn kết thành viên tổ chức, tạo dựng mơi trường làm việc tích cực, chun nghiệp Có thể thấy, truyền thông nội ảnh hưởng lớn đến văn hóa cơng sở Một tổ chức, doanh nghiệp, có truyền thông nội hiệu hội tốt để tổ chức doanh nghiệp quảng bá văn hóa tổ chức, tạo dựng hình ảnh, giá trị tốt đẹp, tiền đề để tổ chức ngày phát triển Chính vậy, cần phải xây dựng truyền thông nội hiệu quả, phát huy tối đa nguồn lực bên bên tổ chức, doanh nghiệp Việc xây dựng phát triển truyền thông nội không nhiệm vụ riêng tổ chức mà cịn nhiệm vụ thành viên tổ chức Thơng qua hoạt động truyền thông nội Công ty Cổ phần Tập đoàn HiPT, tác giả nhận thấy rõ tầm quan trọng công tác truyền thông nội ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp Đặc biệt tình hình dịch Covid - 19 diễn biến phức tạp việc truyền thơng nội tốt sở để giúp cho tổ chức, doanh nghiệp phát triển bền vững 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hồng Hồng Hà, Truyền thơng nội bối cảnh mới, https://usercdn.uef.edu.vn/newsimg/tap-chi-uef/2019-05-06-46/8.pdf Luật sư Nguyễn Văn Dương - Cơng sở gì? Phân tích khái niệm đặc điểm công sở, https://luatduonggia.vn/phan-tich-khai-niem-va-dac-diem-cong-so/ Nguyễn Văn Phi - Văn hóa cơng sở gì?, https://luathoangphi.vn/van-hoa-congso-la-gi/ Lương Hạnh - Truyền thơng nội gì? Chìa khóa để phát triển truyền thơng đạt hiệu quả, https://marketingai.vn/truyen-thong-noi-bo-la-gi/ Truyền thơng nội gì?Ai người giữu vai trị chính, https://linkpower.vn/hrbp-toan-tap/truyen-thong-noi-bo-la-gi Thiết kế website nội công ty nào?, https://webvocuc.com/blog/thietke-website-noi-bo-cong-ty-nhu-the-nao.html Thanh Phan - kênh truyền thông nội hiệu quả, http://hro.vn/blog/5-kenhtruyen-thong-noi-bo-toi-uu-hoa-hieu-qua-lam-viec-cua-nhan-vien.html Truyền thông nội bộ: Hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng chiến lược từ A - Z, https://resources.base.vn/hr/huong-dan-tron-bo-truyen-thong-noi-bo-hieu-qua-274 tuyệt chiêu cải tiến truyền thông nội doanh nghiệp, https://bitrix24.vitranet24.com/tu-van/nen-tang-cong-nghe-quan-ly-cao-cap-cuamy-2.html 10 Hipt, https://hipt.vn/ 11 https://diginet.com.vn/truyen-thong-noi-bo-gan-ket-nhan-vien-du-lam-viec-obat-cu-dau.html 12 Báo cáo thường niên HIPT 2020 - 2021, file:///C:/Users/Lenovo%20Window%2010/Downloads/Bao-cao-thuong-nienHIPT-2020-2021-signed.pdf 25