Giới thiệu chung 1.1 Quản lý và ứng dụng tin học trong quản lý
Một số khái niệm cơ bản về quản lý
Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thờng đợc dùng không chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội
Trong công tác quản lý ngời ta phân chia ra làm 2 loại hình lao động:
- Lao động mang tính máy móc, lặp đi lặp lại nhiều lần nh việc thống kê danh sách, bảng biểu
- Lao động mang tính chất sáng tạo, nh việc đề ra các phơng pháp mới, các công việc kiểm tra, hớng dẫn
Trong thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3/4 thời gian, chỉ còn 1/4 thời gian dành cho loại hình thứ hai
ứng dụng tin học trong công tác quản lý
Ngày, nay cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng nh phần mềm, việc ứng dụng của tin học trong mọi lĩnh vực trở lên phổ biến ở nớc ta tin học đã và đang khẳng định vai trò của mình trong các công tác quản lý mọi lĩnh vực nh kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội Việc áp dụng tin học vào công việc quản lý trớc hết giải phóng cho cho các nhà lãnh đạo khỏi các công việc nặng nhọc, các công việc mất nhiều thời gian mà hiệu quả lại không cao, đồng thời tạo điều kiện, thời gian dốc sức vào trong công tác quản lý cho họ chặt chẽ hơn, khoa học, làm tăng tốc độ về xử lý thông tin đạt hiệu quả hơn Tuy nhiên từng công việc cụ thể mà ta có thể tin học hoá từng phần hoặc tin học hoá toàn phần. a Tin học hoá toàn bộ :
Nội dung chủ yếu của phơng pháp này là tin học hoá đồng thời các chức năng quản lý và thành lập một cấu trúc hoàn toàn tự lập động thay thế cho các cấu trúc tổ chức của cơ quan quản lý. Ưu điểm : Của chức năng này là các chức năng quản tin học một cách triệt để nhất, hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh trùng lặp thừa thông tin Nhng nhợc điểm của thông tin này là thực hiện công việc rất lâu, khó khăn và các chi phí ban đầu rất lớn. b Tin học hoá từng phần :
Nội dung chủ yếu của phơng pháp này là tin học hoá từng phần chức năng hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống đợc thực hiện một cách độc lập và tách biệt với các giải pháp đợc chọn cho các phân hệ khác nhau Ưu điểm : Của phơng pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì các ứng dụng đợc phát triển tơng đối độc lập với nhau, vốn đầu t ban đầu không lớn
Nhợc điểm : Của phơng pháp này không đảm bảo tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự d thừa và trùng lặp thông tin Cả hai phơng pháp trên còn tuỳ thuộc vào từng cơ sở vào từng cơ quan cụ thể
Cho dù áp dụng theo phơng pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học hoá phải đợc xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhÊt c Những đặc điểm của hệ thống quản lý : c.1 Phân cấp quản lý :
Hệ thống quản lý trớc hết là một hệ thống đợc tổ chức thống nhất từ trên xuống dới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn bộ hệ thống
Hệ thống đợc phân làm nhiều cấp thông tin phải đợc tổng hợp từ dới lên trên và truyền từ trên xuống dới c.2 Luồng thông tin vào : ở mỗi công việc khối lợng thông tin cần xử lý thờng nhất là rất lớn, đa dạng cả về chủng loại về cách xử lý hay tính toán
Có thể phân thông tin ra làm 3 loại :
- Thông tin dùng cho tra cứu : Là loại thông tin đợc dùng chung cho hệ thống và ít thay đổi Các thông tin này thờng đ- ợc cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu cho việc xử lý thông tin sau này
- Thông tin luân chuyển chi tiết : Là loại thông tin chi tiết về các hoạt động của một đơn vị, khối lợng thông tin rất lớn cần phải đợc xử lý kịp thời
- Thông tin luân chuyển tổng hợp : Là loại thông tin đợc tổng hợp về hoạt động của các cấp thấp hơn thông tin này thờng đ- ợc cô đọng xử lý theo kỳ, xử lý theo lô và mang nhiều thông tin
+ Xử lý theo lô(batch processing) : Mỗi khi thông tin đến (hay yêu cầu xử lý xuất hiện ), thì cha đợc đem xử lý ngay, mà đợc gom lại cho đủ một số lợng nhất định (một lô hay một mẻ ) mới đợc đem xử lý một cách tập thể
+ Xử lý theo kỳ : Mỗi khi thông tin đợc chuyễn đến, thì cha đợc đem xử lý ngay, mà phải đợi đến kỳ nhất định thông tin mới đợc đem xử lý. c.3 Luồng thông tin ra:
- Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trờng hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể Thông tin ra là việc truy cứu nhanh về một đối tợng cần quan tâm: Ví dụ nh thông tin về sách, độc giả , mợn trả, đồng thời phải đảm bảo chính xác kịp thời
- Các thông tin đầu ra chủ yếu là các bài toán quản lý là báo cáo tổng hợp, thống kê, báo cáo Các mẫu báo biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với một đơn vị
- Ngoài những yêu cầu đợc cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống, luồng thông tin ra phải đợc thiết kế mềm dẻo Đây là chức năng thể hiện tính mở của hệ thống, tính giao diện của hệ thống thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tuỳ ý theo yêu cầu của bài toán cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt thông tin thừa trong quá trình xử lý
Nguyên tắc xây dựng mô hình thông tin quản lý
2.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý
Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (Hay nói rộng ra là của một tổ chức ) Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trờng của doanh nghiệp phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thờng xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để dữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp (Hay tổ chức )
Các hệ thống thông tin quản lý thờng đợc phân loại theo hai mức :
+ Mức thấp, hay còn gọi là mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có nhiệm vụ in ra một số bảng biểu, chứng từ giao dịch theo khuôn mẫu của cách xử lý bằng tay truyền thống Bấy giờ hệ thống còn đợc gọi là hệ thống xử lý dữ liệu (Data processing systems); đó thờng là hệ xử lý các đơn hàng; hệ quản lý nhân sự; hệ quản lý thiết bị , hệ kế toán v.v
+ Mức cao, hay còn gọi là mức điều hành, hệ thống phải đ- a ra các thông tin có tính chất chiến lợc và kế hoạch giúp cho ng- ời lãnh đạo doanh nghiệp đa ra các quyết định đúng đắn trong công tác điều hành sự hoạt động của doanh nghiệp Bấy giờ hệ thống thờng đợc gọi là hệ hỗ trợ quyết định (Decision support systems) Đặc điểm của hệ hổ trợ quyết định là bên cạnh cơ sở dữ liệu, còn có thêm một cơ sở mô hình chứa các mô hình, các phơng pháp mà khi đợc chọn lựa để vận dụng nên các dữ liệu sẽ cho các kết quả theo yêu cầu đa dạng của ngời dùng đặt ra khi chọn lựa các quyết định của mình
2.1.2 Nhu cầu tin học hoá thông tin quản lý :
Trong thời gian gần đây ngành công nghiệp hoá máy tính đã có những bớc tiến nhanh chóng và đạt đợc những thành tựu to lớn. Tin học đã và đang thâm nhập vào mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống con ngời Các hệ thống và phần mềm xử lý thông tin chuyên dụng ngày nay đã trở nên một phần không thể thiếu trong các hoạt động của cơ quan, đơn vị , xí nghiệp, trờng học, từ mô hình nhỏ đến mô hình lớn Vì tin học có khả năng lu trữ, xử lý thông tin và phân tích tổng hợp thông tin hoàn hảo nhất
Bớc đầu tiên cần thực hiện khi triển khai một đề tài tin học là phải khảo sát hệ thống Hệ thống đợc ta xét tới ở đây là hệ thống quản lý Đây là một hệ thống rất sống động, nó không chỉ bao gồm các thông tin về quản lý mà còn góp phần vào việc điều hành một hoạt động của một tổ chức kinh tế, xã hội nào đó Xem xét thông tin quản lý chúng ta cần xác định các yếu tố đặc thù, những nét khái quát cũng nh những mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý, để từ đó giúp ra các phơng pháp cũng nh các bớc thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin quản lý, để từ đó rút ra các phơng pháp cũng
1 0 nh các bớc thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin quản lý đợc tin học hoá
Trớc kia, khi tin học cha đợc ứng dụng rộng rãi trong các cơ quan, nhà trờng, xí nghiệp, th viện Các hồ sơ, các mẫu bảng biểu, các loại hoá đơn, chứng từ, văn bản Thờng đợc lu dới dạng những tập hồ sơ và khi tìm ngời quản lý phải tìm theo cách tổ chức sắp xếp của mình một cách thủ công, mất thời gian mà hiệu quả làm việc không cao Chính vì thế và các nhà nghiên cứu máy tính đã nghĩ ra biện pháp khắc phục nhợc điểm trên Việc quản lý các loại hồ sơ, hoá đơn, tài liệu đang đợc vi tính hoá nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, tìm kiếm thông tin nhanh chính xác và kịp thời mà con ngời đa ra các nhu cầu trên. Việc lu trữ và quản lý và quản lý trong máy tính sẽ giải quyết đ- ợc các khó khăn trên, giúp con ngời quản lý cập nhật dữ liệu, bổ xung thống kê các bảng biểu và nhất là có thể tìm đợc một hay nhiều hồ sơ, hoá đơn, tài liệu với bất kỳ một nào một cách nhanh chóng và thuận tiện.
2.1.3 Phơng án xây dựng một mô hình thông tin : Để tin học ứng dụng một cách tối u chúng ta cần xem xét các ph- ơng án xây dựng mô hình thông tin a Cách xây dựng mô hình hệ thống thông tin :
- Xây dựng chiến lợc của hệ thống từ đó có thể xác định mục tiêu của hệ thống, bao gồm :
+ Phạm vi của việc quản lý
+ Đối tợng sử dụng hệ thống
- Phân tích : Có hai luồng thông tin
+ Số lợng quản lý hệ thống
- Dữ liệu trong hệ thống : Sơ đồ quan hệ thực thể hay mô hình dữ liệu.
- Chức năng : Phân rã các chức năng.
- Sơ đồ luồng dữ liệu : Là tổng hợp thông tin của sơ đồ mô hình dữ liệu và sơ đồ phân cấp chức năng từ mô hình này ta có thể phản ánh cả hai mô hình trên
- Tiến trình của việc phân tích
Có thể tóm tắt sự thay đổi mức độ diễn tả vật lý/ lôgic trong hình vẽ sau, trong đó các bớc chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn phân tích, bớc chuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết kế
Diễn tả HT làm nh thế nào ? Diễn tả HT mới làm nh thế nào ?
Diễn tả HT cũ làm gì ? Diễn tả HT mới làm gì ?
Một trình tự mô hình hoá hệ thống
+Khảo sát hệ thống cũ làm việc nh thế nào
+ Tìm hiểu những yêu cầu của hệ thống mới
+ Chức năng : Mô tả chi tiết cách thực hiện
+ Dữ liệu : Đa ra những cơ sở dữ liệu (CSDL), tệp chỉ số
+ Phạm vi sử dụng của ngời sử dụng
+ Khối lợng thông tin của hệ thống
- Cài đặt : Từ việc phân tích thông tin ta cần xác định những gì sẽ đợc cài đặt lên hệ thống b Các tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thông tin :
- Nhu cầu của toàn xã hội :
+ Phải phù hợp với chiến lợc kinh tế
+ Hỗ trợ cho việc quản lý tốt
+ Giảm chi phí và hoàn vốn đầu t cho hệ thống
+ Tăng chất lợng thông tin.
+ Đa ra các thông tin mới
- Nhu cầu của ngời sử dụng :
+ Thấy đợc hiệu quả tốt
+ Dễ sử dụng và dễ chấp nhận
+ Xử lý đợc khối lợng thông tin cần thiết
+ Tính đến tần xuất sử dụng
+ Độ phức tạp, độ chính xác
+ Độ hớng dẫn cho ngời dùng đầy đủ, dễ hiểu
Chơng II : khảo sát hiện trạng công tác quản lý th viện tại trờng cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình
2.1 Mục đích của đề tài :
Nh chúng ta đã biết “Th viện ” đều đợc coi là kho trí tuệ của loài ngời Nhu cầu sử dụng th viện rộng rãi Có lẽ không một lĩnh vực nào trong xã hội không cần đến th viện Quy mô th viện phát triển gắn liền với sự phát triển của xã hội và phân ngành sản xuất Th viện ngày càng
Khảo sát hiện trạng hệ thống 2.1 Mục đích của đề tài
Khảo sát hệ thống cũ
Trong phần này em xin đợc giới thiệu về hệ thống quản lý th viện “Trờng Cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình”
Th viện trờng “Cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình ” là một th viện có quy mô lớn, so với các th viện của các trờng cấp III trong Tỉnh, với 3 phòng đọc sách tham khảo, sách giáo khoa và tạp trí giành cho 1.100 học sinh trong trờng Trong năm 2004 này nhà trờng đã trang bị cho th viện một phòng máy tính lớn, gồm 8 máy dùng trong công tác quản lý của th viện giành cho quản th, ban lãnh đạo và 3 máy cho học sinh sử dụng để tra cứu nhanh tài liệu, và tạp chí
Khi nói đến công tác quản lý th viện, không thể không nói đến đội ngũ quản lý th viện gồm 10 Quản th và ban lãnh đạo th viện Những ng- ời làm công tác th viện đã giúp đỡ học sinh nhiều nh việc tìm kiếm sách, thông tin về sách, tạp chí, tìm kiếm những sách có nội dung phong phú, khuyến khích các em trong việc mợn sách và tạp chí về nhà sử dụng Đồng thời luôn luôn nhắc nhở các em phải biết giữ gìn, và bảo
1 4 vệ sách Từ nhiều cố gắng về mọi mặt, công tác quản lý ngày càng tốt hơn, và đáp ứng đợc nhiều nhu cầu của bạn đọc
Hàng năm nhà trờng nhập rất nhiều sách, tạp chí theo đủ thể loại, lĩnh vực mà bạn đọc(hay độc giả ) quan tâm, th viện nhà trờng đặc biệt quan tâm đến chất lợng quản lý và việc phục vụ độc giả Đây là một tr- ờng năng khiếu của Tỉnh, nên các học sinh theo học các lớp chuyên vì vậy đòi hỏi th viện nhà trờng phải nhập sách có tính nâng cao,và chuyên sâu theo từng lĩnh vực mà học sinh đang theo học ban chuyên đó
Với gần 1000.000 cuốn sách và tạp chí và số lợng học sinh nh vậy yêu cầu việc phục vụ bạn đọc đặt ra phải nhanh chóng mà trong đó danh mục báo cáo và tìm kiếm, thống kê, đợc đặt ra hàng đầu và th viện phải tìm mọi cách để hoàn thiện hơn Với số lợng sách báo lớn nh thế việc quản lý danh mục sách, tạp chí là phải quản lý tên sách, số lợng, loại nhập, thanh lý số lợng sách cũ còn tồn trong kho
Do tính chất của th viện là mợn đọc tại chỗ và mợn về nhà, nên vấn đề đặt ra là, phải quản lý đợc bạn đọc (chỉ giành riêng cho những học sinh trong trờng) mà trong đó phải biết đợc, họ tên bạn đọc, lớp chuyên ban, khoá học, địa chỉ, số điện thoại (nếu có), ngày làm thẻ, ngày hết hạn sử dụng thẻ Và các thông tin này biết đợc nhờ Mã Thẻ
Th Viện của độc giả đó
Nh vậy mục đích của th viện là làm sao phục vụ đợc bạn đọc một cách nhanh chóng, chính xác kể cả lúc mợn cũng nh lúc trả
Th viện gồm các phòng ban sau :
+ Ban giám đốc + Phòng bổ sung và sử lý kỷ luật + Phòng phục vụ bạn đọc
- Phòng tìm tin : Tại đây lu trữ các thông tin về sách, báo trí và các t liệu khác theo thể loại Mỗi t liệu trong thể loại đó đợc đánh mã t liệu
- Phòng làm thẻ : Tổ chức làm thẻ mới, gia hẹn thẻ Cho bạn đọc thoả mãn yêu cầu của th viện
+ Phòng tổ chức và bảo quản kho
+ Phòng đóng sách + Phòng nghiệp vụ
Ban giám đốc p.Tổ chức và bảo quản kho
+ Phòng hành chính a Sơ đồ cơ cấu tổ chức của th viện trờng cấp III năng khiếu tỉnh
Thái Bình Đây là hệ thống quản trị của th viện theo kiểu trực tuyến và chức năng Nh vậy mỗi phòng ban chức năng cũng nh các đơn vị thành viên đều có một nhiệm vụ riêng và rất cụ thể Để thực hiện tốt công việc đợc giao cho mỗi một cán bộ, từ quản th đến ban giám đốc phải hoàn thành nhiệm vụ của mình trong phạm vi thuộc sự quản lý p.bổ xung và sử lý kỷ luật p.Thông tin th mục p.phòng phục vụ bạn đọc
1 6 b Một số mẫu cơ bản của công tác quản lý th viện :
Chú ý : Phòng th mục có trách nhiệm căn cứ vào thẻ để tiến hành cập nhật danh mục sách vào th viện.
Mỗi khi có bạn đọc đến đăng ký làm thẻ Phòng phục vụ bạn đọc tiến hành phát mẫu đăng ký là bạn đọc và đăng ký cho bạn đọc và khai báo vào mẫu theo hình thức nh sau:
Sau đó độc giả, sẽ đợc phòng phục vụ đọc giả cấp thẻ độc giả với mỗi thẻ bạn đọc sẽ đợc gán cho một mã số độc giả theo mẫu sau :
Th viện phiếu quản lý sách
Trêng THPT N¨ng khiÕu TB
Tên sách TËp Sè trang
Số lợng Năm xuất bản Mã nhà xuất bản Nhà xuất bản Mã thể loại Thể loại Mã tác giả Tác giả
Mã vị trí Vị trí Khu Kệ Ngăn
Th viện phiếu đăng ký
Trêng THPT N¨ng khiÕu TB
Họ và tên Năm sinh
Xác nhận của cơ quan
Khi bạn đọc đến mợn sách sẻ gửi thẻ tại bàn kiểm tra và đợc cấp phiếu kiểm tra và điền số thẻ vào phiếu này Từ phiếu này bạn đọc vào phòng đọc sách và lấy phiếu mợn sách, bạn đọc sẽ chọn sách cần mợn và điền vào phiếu mợn, để quản th căn cứ vào phiếu này lấy sách cho bạn đọc và cập nhật vào danh sách bạn đọc mợn sách trong ngày đó
Khi bạn đọc chọn sách để mợn có thể căn cứ vào danh mục sách có sẵn để mợn
Th viện Trờng THPT Năng khiếu TB
Ngày Tháng Năm Trởng phòng công tác bạn đọc
Số thẻ TV Số phiếu mợn
Mã số sách Tên sách Tác giả Mã thể loại
Trêng THPT N¨ng khiÕu TB
Danh mục sách có sẵn
Mã sách Tên sách Tác giả Vị trí
Trong quá trình theo dõi việc mợn sách nếu nh bạn đọc chỉ mợn và tham khảo tại chỗ thì quá trình cho mợn và thu nhận đợc tiến hành trong ngày
Nếu nh độc giả mợn sách và tạp chí về để tham khảo trong thời gian cho phép, mà vợt thời gian cho phép, thì bộ phận cho mợn tại phòng đọc sẽ tiến hành rà tìm các danh sách bạn đọc trễ hạn để gởi giấy báo thu hồi lại sách đã cho mợn theo mẫu sau :
Hình 7:Giấy thông báo trễ hẹn
Trêng THPT N¨ng khiÕu TB
Danh sách độc giả mợn sách quá hạn
Mã độc giả Họ và tên Tên sách Ngày mợn Ngày quy định trả Ngày trả
Trêng THPT N¨ng khiÕu TB
Giấy báo mợn sách quá hạn
Chúng tôi thông báo đến bạn đọc đã mợn sách của th viện nhà trờng những quyển sách có Mã số
Vào ngày Đến hôm nay quá hạn
Vậy xin thông báo đến bạn đọc vui lòng đem sách đến trả
Và mang theo số tiền và để trả phí sách trễ hẹn
Báo cáo thống kê : Đối với công tác phòng đọc, ngoài công việc tra cứu tìm kiếm sách theo yêu cầu bạn đọc(độc giả), còn phải thống kê số độc giả theo thời gian chỉ định từ đó lắm đợc số độc giả trong kỳ và số sách đã mợn theo mÉu sau :
Báo cáo số sách mà độc giả đã mợn đến ngày theo mẫu sau : c Các nghiệp vụ cơ bản
Phần này giới thiệu một số nghiệp vụ cơ bản của hệ thống
Trêng THPT N¨ng khiÕu TB
Báo cáo tình hình bạn đọc
Mã độc giả Họ và tên Lớp chuyên Khoá học Số sách mợn
Trêng THPT N¨ng khiÕu TB
Mã sách Tên sách Tác giả Lợt mợn
2 0 Độc giả sau khi cấp thẻ nếu muốn dùng t liệu phải lên phòng phục vụ bạn đọc để tra cứu tài liệu mình cần tìm, xác định mã t liệu, nơi để t liệu
Sau đó độc giả qua phòng đăng ký mợn trả t liệu, độc giả sẽ đợc đáp ứng nếu t liệu còn và độc giả đã đáp ứng đầy đủ điều kiện của th viện hoặc ngợc lại độc giả sẽ đợc thông báo không có hoặc không đợc mợn
- Với nhân viên quản lý :
+ Khi yêu cầu của độc giả, ví dụ nh yêu cầu về mợn t liệu thì sẽ thực hiện nh sau :
Đánh giá những nhợc điểm của hệ thống hiện tại
Với cách tổ chức nh trên, hệ thống quản lý th viện của trờng còn có một số nhợc điểm sau:
- Hầu hết các công việc nghiệp vụ của hệ thống th viện đều đợc tiến hành hoàn toàn thủ công
- Trong công tác kiểm kê sẽ vô cùng khó khăn vì số lợng sách báo rất lớn, số độc giả luôn luôn thay đổi nên công tác quản lý đôi khi còn gặp nhiều nhầm lẫn sai sót
- Vì thao tác nhiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và hiệu quả trong công tác nghiệp vụ phụ thuộc rất nhiều vào trình độ và các kỹ năng của các cán bộ th viện Nếu trình độ không đồng đều sẽ dẫn đến lúng túng khi làm việc
- Đối với việc tra cứu của độc giả còn có nhiều khó khăn, thời gian tìm đúng sách mất nhiều thời gian ngay cả với độc giả và cán bộ th viện
- Việc quản lý th viện nh cập nhập thông tin mới, sửa đổi thông tin, thiết lập các biểu đồ thống kê là khó khăn thậm chí gây nhầm lẫn khó có khả năng khắc phục ngay đợc
2.4.Yêu cầu tin học hoá, thuận lợi và khó khăn:
Qua quá trình khảo sát hệ thống tại Th viện trờng cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình, cho em thấy một số điểm nổi bật, khi áp dụng những ứng dụng của tin học vào trong công tác quản lý th viện
+ Khi thực hiện tin học hóa vào một số khâu trong công tác quản lý th viện sẽ mang lại :
- Giảm bớt đợc một số công việc thủ công nhàm chán, mất thời gian cho các cán bộ th viện
- Giúp độc giả tra cứu, tìm kiếm, thực hiện mợn trả một cách nhanh chãng.
- Thực hiện các báo cáo thống kê nhanh chóng, chính xác và mang lại tính chuyên nghiệp cao
- Thực hiện giao tiếp cập nhật các thông tin đợc với các môi tr- ờng máy tính lớn, mạng internet, các mạng liên th viện
+Tuy nhiên việc tin học hoá cũng gặp một số khó khăn sau đây:
- Phải chi phí cao hơn để trang bị cho hệ thống máy tính
- Phải đào tạo hớng dẫn lại các nhân viên th viện vốn đã quen với các công tác thủ công
- Phải có hớng dẫn chỉ bảo cho bạn đọc rất nhiều vì đây là tr- ờng th viện của một trờng cấp III, nên hầu hết các em còn nhỏ, và đây là một lĩnh vực mới, đòi hỏi các cán bộ quản lý phải có tâm huyết và hớng dẫn nhiệt tình cho các em
Những khó khăn trên sẽ đợc hạn chế nếu xây dựng đợc một hệ thống quản lý th viện tốt trong công tác kết hợp hài hoà giữa công nghệ và các công tác thủ công truyền thống.
Phân tích hệ thống 3.1 Các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý th viện
Chức năng quản lý sách
- Nhập thông tin về sách
- Sửa thông tin về sách
- Huỷ thông tin về sách
Chức năng này thực hiện nhập nội dung thông tin liên quan đến sách nh : Mã sách, tên sách, tên tác giả, chủ đề, nhà xuất bản, năm xuất bản, ngày nhập, số lợng, nơi để vào cơ sở dữ liệu.
Trờng hợp cần bổ sung hiệu chỉnh một số thông tin liên quan về sách do thiếu hoặc cập nhật sai sót cán bộ th viện sẽ vào chức năng sửa sách và cập nhập vào cơ sở dữ liệu, để đổi các thông tin về sách.
Khi cần loại bỏ một số đầu sách không có khả năng sử dụng hoặc không có nhu cầu đợc độc giả sử dụngthì chức năng huỷ sách sẽ đợc thực hiện loại bỏ các thông tin liên quan đến đầu sách đó
Chức năng thanh lý sách thực hiện việc lu thông tin về một đầu sách đã từng tồn tại trong kho dữ liệu và đợc thanh lý bởi một lý do nào đó(Bán, chuyển nhợng ) ra khỏi kho lu trữ.
Chức năng quản lý độc giả
- Nhập các thông tin về độc giả
- Sửa thông tin về độc giả
- Huỷ thông tin về độc giả
*Giải thích: Chức năng này thực hiện quản lý các thông tin về độc giả, thực hiện cập nhập các thông tin liên quan về độc giả nh : Số thẻ th viện của độc giả, họ tên, địa chỉ, ngày sinh, lớp, khoá, số điện thoại, ngày làm thẻ, ngày hết hạn
Trong trờng hợp thông tin về độc giả có sai lệch, thì sẽ sửa lại thông qua chức năng sửa độc giả Đây là trờng cấp III nên thẻ th viện chỉ có giá trị trong vòng 3 năm mà học sinh theo học, những độc giả có thẻ hết hạn, hoặc vì lý do khác sẽ bị loại khỏi th viện sẽ đợc chức năng huỷ độc giả loại bỏ khỏi CSDL.
Chức năng quản lý mợn trả
*Giải thích : Đây là chức năng giao dịch chính của th viện với độc giả khi đến mợn hoặc trả sách
Bạn đọc có nhu cầu mợn sách hoặc trả sách sẽ đợc cán bộ th viện kiểm tra tính hợp lệ (Số thẻ TV, số sách mợn, trả ) Nếu hợp lệ độc giả sẽ đợc phép cung cấp mợn sách hoặc trả sách, ng- ợc lại không thoả mãn những điều kiện mà cán bộ th viện đa ra sẽ bị từ chối Chức năng mợn trả cũng lu qúa trình mợn trả của độc giả vào CSDL.
Khi độc giả mợn sách quá hạn thủ th có thể in giấy báo quá hạn và gửi đến độc giả yêu cầu trả sách Độc giả trả sách quá hạn sẽ phải chịu hình thức kỷ luật của th viện Thông tin về sự quá hạn của độc giả cũng lu vào CSDL.
Chức năng tra cứu
Chức năng này đợc ba phần :
Hệ thống quản lý th viện
Quản lý sách Quản lý độc giả Quản lý m ợn/ trả Tra cứu Thống kê
+ Phần tra cứu sách : Nhằm giúp cả độc giả và nhân viên th viện tra cứu tìm kiếm một cuốn sách nào đó theo mã sách, tên sách, chủ đề hoặc tác giả của cuốn sách đó.
+ Phần tra cứu độc giả : Giúp nhân viên th viện tìm kiếm thông tin liên quan đến một độc giả theo các tiêu chí sau : Số thẻ th viện, tên độc giả, lớp chuyên, khoá học
+ Phần tra cứu mợn trả : Giúp nhân viên th viện tra cứu quá trình mợn trả của một độc giả, phần này cho biết thông tin hiện thời về tình hình mợn trả của một độc giả
Chức năng thống kê
- Thống kê trả mợn trả
*Giải thích : Chức năng này thực hiện các thống kê về sách, độc giả quá trình mợn trả của độc giả theo yêu cầu một cách nhanh chóng, chính xác nhằm giúp ban quản lý th viện có đợc những thông tin cần thiết nhằm phục vụ cho mục đích tốt hơn
3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng:
* Giải thích : Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)là một loạt biểu đồ diễn tả sự phân rã dần dần các chức năng từ đại thể đến chi tiết Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng, và quan hệ duy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền các nút, là quan hệ bao hàm Nh vậy
BPC tạo thành một cấu trúc cây
* Đặc điểm của các BPC là :
- Cho một cách nhìn khái quát dễ hiểu, từ đại thể đến chi tiết về các chức năng, nhiệm vụ cần thực hiện (Thờng ở mức diễn tả lôgic).
- Rất dễ thành lập, bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên xuống
- Có tính chất tĩnh, bởi chúng chỉ cho thấy các chức năng mà không cho thấy trình tự xử lý.
- Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng
Vì những đặc điểm trên mà BPC (Biểu đồ phân cấp chức năng) thờng đợc sử dụng làm mô hình chức năng trong các bớc phân tích, hoặc cho các hệ thống đơn giản Nếu hệ thống quá phức tạp, thì một mô hình chức năng dới dạng BPC là quá sơ lợc và các thiếu sót nêu trong hai đặc điểm ở cuối ở trên là không thể châm trớc đợc Lúc đó ta thờng dùng biểu đồ luồng dữ liệu, thay cho biểu đồ phân cấp chức năng BPC.
3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu :
3.3.1 Dữ liệu vào ra của hệ thống
Hệ thống quản lý th viện có các luồng dữ liệu vào ra nh sau:
- Thông tin về các đầu sách
- Thông tin về tác giả
- Thông tin về mợn sách
- Thông tin về trả sách
- Các yêu cầu tra cứu, tìm kiếm, thống kê, báo cáo
- Các thống kê về sách, độc giả, mợn trả
- Các thông tin tra cứu đợc
- Các yêu cầu của th viện
3.3.2 Các ký hiệu của biểu đồ luồng dữ liệu :
* Biểu đồ luồng dữ liệu: Viết tắt là BLD là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cÇu sau :
- Sự diễn tả là ở mức lôgic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”, mà bỏ qua câu hỏi “Làm nh thế nào ?”
- Chỉ rõ các chức năng (con) cần thực hiện để hoàn tất quá trình cần mô tả
- Chỉ rõ các thông tin cần đợc chuyển giao giữa các chức năng đó
* * Các biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) chỉ đợc phép sử dụng năm loại yếu tố sử dụng sau đây : và qua đó phần nào thấy đợc trình tự thực hiện của chúng
+ Định nghĩa : Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu
(Thay đổi, giá trị, cấu trúc, vị trí của một số dữ liệu đã cho, tạo ra một dữ liệu mới )
+ Biểu diễn : Một chức năng thờng đợc biểu diễn (trong BLD) bởi một hình tròn hay một hình ôvan, bên trong có tên của chức năng đó
Tên chức năng phải là một động từ, cho phép hiểu một các vắn tắt chức năng này làm gì: VD
+ Định nghĩa : Một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó
Khi nói đến truyền dẫn thông tin thì ta hiểu là ở đây có một thông tin đ- ợc chuyển đến một chức năng để đợc xử lý, hoặc chuyển đi khỏi một chức năng nh một kết quả xử lý, bất kể hình thức truyền dẫn là gì (Bằng tay, qua máy tính, bằng fax, hay điện thoại v v ).Thông tin ở đây có thể là một dữ liệu đơn (có thể là tên bạn đọc ), cũng có thể là một dữ
2 8 liệu có cấu trúc (nh thẻ th viện ) Chú ý rằng mọi luồng dữ liệu là phải vào hay ra một chức năng nào đó, vậy trong hai đầu của một luồng dữ liệu (đầu đi và đầu đến ), ít nhất phải có một đầu dính tới một chức n¨ng.
Biểu diễn : Một luồng dữ liệu đợc vẽ trong một BLD dới dạng một mũi tên, trên đó có viết tên của biểu đồ luồng dữ liệu
Tên luồng dữ liệu phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu đợc chuyển giao.VD
+ Định nghĩa : Một kho dữ liệu là một dữ liệu (đơn hay có cấu trúc ) đợc lu lại, để có thể đợc truy nhập nhiều lần về sau
Biểu diễn: Một kho dữ liệu đợc vẽ trong một BLD dới dạng hai đoạn thẳng nằm ngang, kẹp giữa tên của kho dữ liệu
Tên kho dữ liệu phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu đợc lu trữ VD Độc giả
+ Định nghĩa: Một đối tác (Còn gọi là một tác nhân ngoài, hay điểm mút) là một thực thể ngoài hệ thống, có trao đổi thông tin với hệ thống
+ Biểu diễn : Đối tác trong BLD đợc vẽ bằng một hình chữ nhật, bên trong có tên các đối tác
Tên đối tác phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt đối tác là ai, hoặc là gì ? VD:
Cán bộ quản lý Độc giả
Quản lý th viện Độc giả Cán bộ quản lý
+ Định nghĩa : Một tác nhân trong là một chức năng hay là một hệ con của hệ thống, đợc mô tả một trang khác của mô hình, nhng có trao đổi thông tin với các phần tử thuộc trang hiện tại của mô hình
Nh vậy tác nhân trong xuất hiện trong BLD chỉ để làm nhiệm vụ tham chiÕu
+ Biểu diễn : Tác nhân trong BLD đợc vẽ dới dạng một hình chữ nhật thiếu cạnh trên, trong đó viết tên tác nhân trong (chức năng hay hệ thèng con)
Với biểu đồ luồng dữ liệu BLD thì quá trình phân tích từ trên xuống lại là quá trình thành lập dần dần các BLD, diễn tả các chức năng của hệ thống theo từng mức Mỗi mức là một tập hợp các BLD :
3.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh :
Mức 0 hay còn gọi là mức khung cảnh, chỉ gồm có một BLD, trong đó chỉ có một chức năng duy nhất (chức năng tổng quát của hệ thống) trao đổi các luồng thông tin với các đối tác
Biểu đồ này dùng để vạch danh giới hệ thống và xem xét mọi dàng buộc của hệ thống Nó diễn tả mọi tập hợp các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trớc sau, trong quá trình xử lý và bàn giao thông tin cho nhau.
Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý th viện bao gồm :
- Có hai tác nhân ngoài là :
- Chức năng hệ thống : Quản lý th viện thông tin yêu cầu độc giả yêu cầu thông tin, yêu cầu
3.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh :
Mức 1, còn gọi là mức đỉnh, cũng chỉ gồm một BLD, và các mức 2,3,4, , mỗi mức gồm nhiều (>1) BLD, đợc thành lập nh sau:
- Cứ mỗi chức năng ở mức trên, ta thành lập một biểu đồ luồng dữ liệu BLD, ở mức dới, gọi là BLD định nghĩa (hay giải thích), chức năng đó theo cách sau :
+ Phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con ; + Vẽ lại các luồng dữ liệu vào ra chức năng trên, nhng phải vào hay ra ở chức năng con thích hợp ;
Biểu đồ luồng dữ liệu
3.3.1 Dữ liệu vào ra của hệ thống
Hệ thống quản lý th viện có các luồng dữ liệu vào ra nh sau:
- Thông tin về các đầu sách
- Thông tin về tác giả
- Thông tin về mợn sách
- Thông tin về trả sách
- Các yêu cầu tra cứu, tìm kiếm, thống kê, báo cáo
- Các thống kê về sách, độc giả, mợn trả
- Các thông tin tra cứu đợc
- Các yêu cầu của th viện
3.3.2 Các ký hiệu của biểu đồ luồng dữ liệu :
* Biểu đồ luồng dữ liệu: Viết tắt là BLD là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cÇu sau :
- Sự diễn tả là ở mức lôgic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”, mà bỏ qua câu hỏi “Làm nh thế nào ?”
- Chỉ rõ các chức năng (con) cần thực hiện để hoàn tất quá trình cần mô tả
- Chỉ rõ các thông tin cần đợc chuyển giao giữa các chức năng đó
* * Các biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) chỉ đợc phép sử dụng năm loại yếu tố sử dụng sau đây : và qua đó phần nào thấy đợc trình tự thực hiện của chúng
+ Định nghĩa : Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu
(Thay đổi, giá trị, cấu trúc, vị trí của một số dữ liệu đã cho, tạo ra một dữ liệu mới )
+ Biểu diễn : Một chức năng thờng đợc biểu diễn (trong BLD) bởi một hình tròn hay một hình ôvan, bên trong có tên của chức năng đó
Tên chức năng phải là một động từ, cho phép hiểu một các vắn tắt chức năng này làm gì: VD
+ Định nghĩa : Một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó
Khi nói đến truyền dẫn thông tin thì ta hiểu là ở đây có một thông tin đ- ợc chuyển đến một chức năng để đợc xử lý, hoặc chuyển đi khỏi một chức năng nh một kết quả xử lý, bất kể hình thức truyền dẫn là gì (Bằng tay, qua máy tính, bằng fax, hay điện thoại v v ).Thông tin ở đây có thể là một dữ liệu đơn (có thể là tên bạn đọc ), cũng có thể là một dữ
2 8 liệu có cấu trúc (nh thẻ th viện ) Chú ý rằng mọi luồng dữ liệu là phải vào hay ra một chức năng nào đó, vậy trong hai đầu của một luồng dữ liệu (đầu đi và đầu đến ), ít nhất phải có một đầu dính tới một chức n¨ng.
Biểu diễn : Một luồng dữ liệu đợc vẽ trong một BLD dới dạng một mũi tên, trên đó có viết tên của biểu đồ luồng dữ liệu
Tên luồng dữ liệu phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu đợc chuyển giao.VD
+ Định nghĩa : Một kho dữ liệu là một dữ liệu (đơn hay có cấu trúc ) đợc lu lại, để có thể đợc truy nhập nhiều lần về sau
Biểu diễn: Một kho dữ liệu đợc vẽ trong một BLD dới dạng hai đoạn thẳng nằm ngang, kẹp giữa tên của kho dữ liệu
Tên kho dữ liệu phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu đợc lu trữ VD Độc giả
+ Định nghĩa: Một đối tác (Còn gọi là một tác nhân ngoài, hay điểm mút) là một thực thể ngoài hệ thống, có trao đổi thông tin với hệ thống
+ Biểu diễn : Đối tác trong BLD đợc vẽ bằng một hình chữ nhật, bên trong có tên các đối tác
Tên đối tác phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt đối tác là ai, hoặc là gì ? VD:
Cán bộ quản lý Độc giả
Quản lý th viện Độc giả Cán bộ quản lý
+ Định nghĩa : Một tác nhân trong là một chức năng hay là một hệ con của hệ thống, đợc mô tả một trang khác của mô hình, nhng có trao đổi thông tin với các phần tử thuộc trang hiện tại của mô hình
Nh vậy tác nhân trong xuất hiện trong BLD chỉ để làm nhiệm vụ tham chiÕu
+ Biểu diễn : Tác nhân trong BLD đợc vẽ dới dạng một hình chữ nhật thiếu cạnh trên, trong đó viết tên tác nhân trong (chức năng hay hệ thèng con)
Với biểu đồ luồng dữ liệu BLD thì quá trình phân tích từ trên xuống lại là quá trình thành lập dần dần các BLD, diễn tả các chức năng của hệ thống theo từng mức Mỗi mức là một tập hợp các BLD :
3.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh :
Mức 0 hay còn gọi là mức khung cảnh, chỉ gồm có một BLD, trong đó chỉ có một chức năng duy nhất (chức năng tổng quát của hệ thống) trao đổi các luồng thông tin với các đối tác
Biểu đồ này dùng để vạch danh giới hệ thống và xem xét mọi dàng buộc của hệ thống Nó diễn tả mọi tập hợp các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trớc sau, trong quá trình xử lý và bàn giao thông tin cho nhau.
Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý th viện bao gồm :
- Có hai tác nhân ngoài là :
- Chức năng hệ thống : Quản lý th viện thông tin yêu cầu độc giả yêu cầu thông tin, yêu cầu
3.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh :
Mức 1, còn gọi là mức đỉnh, cũng chỉ gồm một BLD, và các mức 2,3,4, , mỗi mức gồm nhiều (>1) BLD, đợc thành lập nh sau:
- Cứ mỗi chức năng ở mức trên, ta thành lập một biểu đồ luồng dữ liệu BLD, ở mức dới, gọi là BLD định nghĩa (hay giải thích), chức năng đó theo cách sau :
+ Phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con ; + Vẽ lại các luồng dữ liệu vào ra chức năng trên, nhng phải vào hay ra ở chức năng con thích hợp ;
+ Nghiên cứu các quan hệ về dữ liệu giữa các chức năng con , nhờ đó bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ hoặc các kho dữ liệu nội bộ.
- Các tác nhân ngoài vẫn đợc bảo toàn
- Chức năng quản lý th viện đợc phân giã thành 5 chức năng con là : Quản lý độc giả ; Quản lý sách ; Quản lý mợn trả ; Tra cứu tìm kiếm ; Thống kê- báo cáo.
- Các luồng dữ liệu vẫn đợc bảo toàn, có thêm luồng dữ liệu nội bộ, xuất hiện các kho dữ liệu
Cán bộ quản lý Độc giả
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
3.3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh
Chỉnh sửa thông tin sách
Huỷ thông tin sách Độc giả
Biểu đồ này phân rã các chức năng chính của biểu đồ mức đỉnh thành các chức năng nhỏ hơn Cụ thể nh sau : a Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý sách :
CËp nhËt Sách thanh Thông tin đầu lý sách đã thanh lý
Mô hình quan hệ
3.4.1 Xác định các thực thể
+ Thực thể là một đối tợng hợp thành để chúng ta nghiên cứu đối tợng đó
Tiêu chuẩn để xác nhận các thực thể : Có ích trong quản lý, phân biệt giữa các thực thể với nhau.
+ Kiểu thực thể là một tập thể nhiều thực thể cùng loại đợc mô tả bằng những đặc trng giống nhau Sau đây là một số thực thể của hệ thống :
Hệ thống quản lý th viện gồm các thực thể sau :
Trong đó “Sách” và “Độc giả” là hai thực thể chính, “Mợn trả và quá hạn” là hai thực thể trung gian
3.4.2 Xác định mối quan hệ giữa các thực thể
+ Liên kết là sự ghép nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều kiểu thực thể phản ánh một thực tế về quản lý.
+ Kiểu liên kết là một tập hợp nhiều liên kết cùng loại Giữa các thực thể, có thể tồn tại nhiều mối liên kết, mỗi loại liên kết xác định một tên duy nhất Biểu diễn các liên kết bằng đoạn thẳng nối giữa hai kiểu thực thể, kiểu liên kết còn là sự xác định có bao nhiêu thể hiện của kiểu thực thể này có thể kết hợp với bao nhiêu thể hiện của thực thể kia a Các mối quan hệ cơ bản trong liên kết CSDL
- Mỗi một bản ghi của bảng A chỉ liên kết với một bảng ghi của bảng B và ngợc lại, mỗi bản ghi của bản B cũng chỉ liên kết với một bản ghi của bản A
- Quan hệ 1-1 xảy ra trờng khoá kết nối với hai bảng đều là khoá chính (Khoá chính là trờng mà không đợc phép có giá trị trùng nhau), khi biết đợc một giá trị của khoá chính thì sẽ biết đợc các thông tin còn lại
- Một bản ghi của bảng A có thể kết nối với nhiều bản ghi của bảng B và ngợc lại một bản ghi của bảng B có thể kết nối với nhiều bản ghi của bảng A
- Quan hệ 1-N xảy ra khi trờng khoá kết nối của bảng A là khoá chính, trờng khoá kết nối của bảng B không phải là khoá chÝnh
- Là liên kết giữa hai thực thể A, B mà trong A có nhiều thực thể trong B và ngợc lại ứng với một thực thể trong B có nhiều thùc thÓ trong A.
- Trong thực tế ngời ta thờng bổ xung thực thể trung gian để biến đổi kiểu liên kết này thành kiểu liên kết 1-N b Phân tích các mối quan hệ giữa các thực thể trong hệ thèng
Sách M ợn trả Độc giả
Sách Quá hạn Độc giả
- Mối quan hệ giữa “Sách” Và “Độc giả ” là mối quan hệ N- N vì mỗi cuốn sách có thể đợc nhận từ nhiều độc giả và một ng- ời có thể đợc nhiều sách cùng một lúc.
- Mối quan hệ này đợc tách thành mối quan hệ 1- N Thông qua thực thể trung gian là “Mợn trả” Ta có mối quan hệ nh sau :
Thuộc tính kết nối giữa “Mợn trả ” và “Sách” là mã sách, giữa “M- ợn trả” và “Bạn đọc” là Số thẻ th viện.
- Tơng tự ta cũng có mối quan hệ giữa “Sách ” và “Độc giả” và
Thuộc tính kết nối giữa “Sách” và “Quá hạn ” là Mã sách, giữa “Độc giả ” và “Quá hạn ” là Số thẻ TV.
Các thực thể nh : Nhà xuất bản , thể loại và thanh lý là các thực thể nhằm đảm bảo cho việc quản lý th viện đợc tốt hơn, các thực thể này đ- ợc xây dựng liên kết nh sau :
3.4.3 Xác định các thuộc tính của thực thể:
Sau khi xác định đợc kiểu thực hiện và thực thể thì ta phải xét đến những thông tin nào cần thiết phải đợc lu trữ cho mỗi thực thể Thuộc tính đặc trng của thực thể biểu diễn bằng các trờng hoặc các cột trong bảng
Căn cứ vào thực thể và kiểu thực thể đa ra cho hệ thống ta thiết lập thuộc tính cho mô hình thực thể của hệ thống
- Địa chỉ nhà xuất bản
** Chuẩn hoá các thực thể
Khái niệm : Chuẩn hoá là quá trình phân tích chuẩn hoá các thực thể thành một dạng mà tối thiểu việc lặp đi lặp lại, không d thừa nhng dữ liệu vẫn đầy đủ
+ Có ba dạng chuẩn hoá dữ liệu
Bảng không đợc chứa những thuộc tính có thể xuất hiện nhiÒu lÇn.
Giải pháp : Loại bỏ những thuộc tính lặp lại vào một bảng khác cùng với những thuộc tính khóa trong kiểu thực thể chứng kiến mà thuộc tính này lặp lại
- Quy tắc chuẩn hoá thứ 2
Mọi thuộc tính phải phụ thuộc vào hàm và toàn bộ vào khoá
Giải pháp : Loại bỏ những thuộc tính không phụ thuộc vào hàm và toàn bộ khoá vào một bảng khác cùng với những thuộc tính thành phần của k hoá mà nó phụ thuộc vào
- Quy tắc chuẩn hoá thứ 3
Mỗi thuộc tính chỉ phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá mà không phụ thuộc hàm vào bất cứ thuộc tính nào khác trong bảng
Giải pháp : Loại bỏ những phụ thuộc không khoá vào một bảng khác cùng những thuộc tính mà nó phụ thuộc vào.
Từ những khái niệm trên và những mẫu biểu liên quan đến hệ thống ta tiến hành chuẩn hoá cho hệ thống, các thực thể đợc chuẩn hoá có cấu trúc nh sau
Mã thẻ TV Mã thể loại Mã số sách
Mã số sách Tên thể loại Tên sách
Thời gian quá hạn Hình thức TL Tiền phạt Ngày thanh lý
Mã số sách Mã thẻ TV Mã sách
Tên tác giả Họ Tên Mã thẻ TV Mã thể loại Ngày sinh Ngày mợn Mã NXB Năm sinh Ngày trả
Sách Độc giả Mợn trả
Năm NXB Lớp Quá hạn Lần XB Khoá học
Số lợng còn Ngày làm Thẻ
Giá sách Ngày hết hạn
Mã nhà XB Ngày nhập
Tên NXB Néi dung ĐChỉNXB S§T
- Phụ thuộc hàm của thực thể “Sách” đa ra nh sau :
[Mã sách][Tên sách, chủ đề, tác giả, ]
- Phụ thuộc hàm đa ra đối với thực thể “Độc giả” nh sau :
[Mã thẻ TV] [Họ tên, ngày sinh, lớp, Khoá ]
- Phụ thuộc hàm của thực thể “Nhà xuất bản ” đã đa ra nh sau :
[Mã NXB] [Tên NXB, Địa chỉ, Số điện thoại, ]
- Phu thuộc hàm của thực thể “Thể loại ” đa ra nh sau :
[Mã thể loại] [Tên thểloại]
Mô hình quan hệ thực thể
Thiết kế hệ thống 4.1 Các bảng cơ sở dữ liệu
Các kiểu dữ liệu
Dữ liệu cũng có nhiều kiểu: Kiểu dữ liệu số, chuỗi và Boolean Thực tế, Visual Basic điều quản 14 kiểu dữ liệu chuẩn Ta cũng có thể định nghĩa các kiểu biến riêng Các kiểu thờng dùng để điều táp dữ liệu là
Điều khiển lệnh trong ngôn ngữ
Các lệnh đợc thực hiện khi điều kiện thoả
Các lệnh đợc thực hiện khi điều kiện không thoả
2 Phát biểu SELECT CASE: Đây là cấu trúc Đây là cấu trúc lựa chọn
Các lệnh thực hiện khi X= 0
Các lệnh thực hiện khi X =1
Các lệnh thực hiện khi X =2
Các lệnh thực hiện khi n =1
3.Lệnh DO WHILE LOOP: Đây là cấu trúc lặp kiểm tra điều kiện trớc, vòng lặp tiếp tục khi điều kiện lặp còn đúng
Các lệnh thực hiện khi điều kiện còn thoả
4 Lệnh DO LOOP WHILE : Đây là cấu trúc kiểm tra điều kiện sau, vònglặp tiếp tục khi điều kiện còn đúng
Nh vậy với cấu trúc này vòng lặp thực hiện ít nhất một lần
4 Lệnh FOR NEXT Đây là cấu trúc lặp hay dùng nhất trong Visual Basic
Trong đó step là bớc tăng Mặc định step là 1
Tơng tự nh DO LOOP WHILE vòng lặp này thực hiện ít nhất mét lÇn
Phát biểu Exit đợc sử dụng khi cần dừng ngay quá trình lặp của FOR
Phát biểu EXIT DO sử dụng khi cần dừng ngay quá trình lặp của phát biÓu DO
* Hiển thị và nhận thông tin
Ta sử dụng các hộp thoại để hiển thị thông tin cho ngời dùng
Trong Visual Basic có 3 loại hộp đối thoại
+ Hộp đối thoại có sẵn (Predefined Dialog Box) + Hộp đối thoại của ngời dùng (Custom Dialog Box) + Hộp đối thoại chung (Common Dialog Box)
1 Hộp đối thoại có sẵn :
+ Phát biểu MsgBox hay hàm MsgBox( ) + Hàm InputBox
2 Hộp đối thoại của ngời dùng Đây là hộp đối thoại do ngời lập trình định nghĩa để tơng thích yêu cầu nhập thông tin của ngời sử dụng.
3 Hộp đối thoại ngời dùng chung
Ta có thể thực hiện (Run time ) Bằng cách thay đổi một số thuộc tính của nó
Phần lớn cái ta cần trong lập trình là phần tích dữ liệu.Tiến trình này có thể chỉ đơn giản là việc tách nhỏ một tên đầy đủ thành tên thờng gọi và họ tên Song cũng có thể phức tạp nh viết mã cần thiết để chuyển đổi một tập tin từ dạng thức này sang dạng thức khác Mọi kiểu điều tác nh vậy buộc phải lắm vững các hàm điều quản chuỗi của Visual Basic. Trong Visual Basic các hàm này cho phép ta xem xét từng ký tự trong một chuỗi, tách riêng các chuỗi, thay một phần trong chuỗi bằng nội dung khác
- Phân tích chuỗi hàm bằng Mid, Left và right
3.2 Mảng và truy cập tuần tự:
Trớc khi dùng mảng, ta cần khai bản mảng Bao gồm : Tên mảng, số phần tử
Tơng tự nh khai báo biến, nếu mảng đợc khai báo trong phần khai báo chung của Form, mảng đợc dùng chung cho mọi thủ tục trong Form Nếu mảng đợc khai báo trong tập tin Module với các khoá Global, mảng đợc dùng chung cho mọi thủ tục có mặt trong Project. Mảng biến[Variant array] (gọi tắt là mảng ) là cấu trúc căn bản để tổ chức thông tin trong Visual Basic Có thể dễ dàng lu trữ và tìm nhiều mục trong một mảng Để phân biệt giữa các mục lu trữ trong mảng, ta dùng tham số đặc biệt có tên chỉ mục [InDex]
Tất nhiên, khi bắt tay xây dựng một mảng lớn, ta cần có các ph- ơng cách nhanh chóng, hiệu quả để tìm và xắproperties windows xếp néi dung. Để sử dụgn ta dùng ARRAY với cú pháp là :
ARRAY (arglist) ở đó, đối số arglist bao gồm một danh sách các mục, đợc tách biệt bởi các dấu phẩy
1 Các danh sách mảng một chiều
2 Các danh sách mảng đa chiều
3 Mảng động và mảng cố định
4 Dùng danh sách và mảng với các thủ tục và hàm
+ TËp tin truy cËp tuÇn tù
Khi truy xuất tập tin từ đầu theo từng dòng văn bản các tập tin nh thế goi là các tập tin truy xuất tuần tự
Ta có thể mở tập tin theo kiểu truy xuất tuần tự theo ba cách sau
Hàm và thủ tục do ngời dùng tự định nghĩa
Trong Visual Basic, thực tế có hai kiẻu thủ tục chung : Các thủ tục Function và Sub
Thủ tục Function còn gọi là hàm do ngời dùng tự định nghĩa, là phơng cách để xây dựng các hàm riêng ngoài các hàm do Visual Basic định sẵn
Trong khi đó các thủ tục Sub là những “Chơng trình trợ lực “ nhỏ đợc dùng khi cần Nh vậy các thủ tục Sub là những phần tổng quát hoá của các thủ tục sự kiện mà ta đã quen dùng Khác với hàm thông thờng trả về một giá trị
Tóm lai Function hay Sub đều thực hiện các chức năng sau đây :
- Giúp tách các công việc lớn thành các công việc nhỏ
- Tự động hoá các tác vụ lặp lại
- Làm rõ nội dung mà ta đang gắng hoàn tất bằng cách - Nêu tên một đoạn mã ”
- Các tính năng này giúp giảm bớt đáng kể thời gian gỡ rối chơng trình
5 Cơ sở liệu quan hệ :
Dữ liệu đợc lu trên máy theo một đối tợng nào đó đợc gọi là cơ sở dữ liệu (Data Base) Cơ sở dữ liệu là một kho chứa thông tin, là cốt lõi của nhiều ứng dụng phần mêm kinh doanh
Phần chơng trình để có thể xử lý, thay đổi dữ liệu này là hệ quản trị cơ sở dữ liệu CSDL (Data Base Marngement System).
5.1.2 Kiến trúc một hệ cơ sở dữ liệu :
-Một CSDL vật lý đợc chia thành các mức khác nhau
+ Phần CSDL vật lý (mức vật lý ) là các tệp dữ liệu theo một cấu trúc nào đó đợc lu trên một bộ nhớ thứ cấp (Nh băng từ đĩa từ )
+ CSDL mức khái niệm là một biểu diễn trừu tợng của CSDL vËt lý
Thể hiện : Một khi CSDL đợc thiết kế, ngời ta quan tâm đến “bộ khung” hay con gọi là thể hiện CSDL(instance).
* Ta có thể sử dụng thuật ngữ (Cheme) “Lợc đồ ” thay cho khái niệm
Lợc đồ khái niệm là bộ khung của CSDL khái niệm Còn lợc đồ vật lý dùng cho bộ khung của CSDL mức vật lý, khung nhìn gọi là lợc đồ con(Subschme).
Lợc đồ khái niệm là mô hình DL
Lợc đồ khái niệm là một sự biểu diễn thực bằng một thứ ngôn ngữ phù hợp HQT CSDL cung cấp ngôn ngữ định nghĩa dữ
DL (Data Definition Language) để xác định lợc đồ khái niệm
Hiện nay có 3 loại mô hình DL cơ bản đợc sử dụng :
- Mô hình phân cấp (Hierachical Model)
- Mô hình lới (Netwark Model)
- Mô hình quan hệ (Relational Model)
Tính độc lập dữ liệu Độc lập dữ liệu là tính độc lập bất biến các hệ ứng dụng đối với các thay đổi trong cấu trúc lu trữ và chiến lợc truy nhập (Data)
- Tính độc lập dữ liệu mức vật lý
- Tính độc lập dữ liệu mức logic
Trong quan hệ mô hình nêu trên thì hiện nay mô mình quan hệ có nhiều u điểm và đợc mọi ngời quan tâm nhất.
- Chứa dữ liệu trong bảng, đợc cấu tạo bởi các dòng còn đợc gọi là các mẩu tin , và cột đợc gọi là các trờng
- Cho phép lấy về (Hay truy vấn ) các tập hợp dữ liệu con từ các bảng
- Cho phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy nhập các mẩu tin liên quan đên nhau chứa trong các bảng khác nhau
* Các khái niệm cơ bản :
Quan hệ là một tập con của tích đề các hoặc của nhiều miền (ở đây luôn giả thiết rằng quan hệ là một tập hữu hạn ) Định nghĩa : Gọi R = {A1 An } là tập hữu hạn các thuộc tính, mỗi thuộc tính Ai với i = 1 n.
Có nhiều miền giá trị tơng ứng là DOM(Ai) Quan hệ trên tập thuộc tính R= (A1 An )là tập con của tích đề các
+ R Dom (A1) x x Dom(A2) + Ký hiệu r(R) hoặc x (A1 An)
Ví dụ : Quan hệ bạn đọc bao gồm các thuộc tính Họ – Tên, năm sinh, lớp chuyên, khoá học, Khối, quê quán, là một quan hệ 6 ngôi
Khoá học Khối Quê quán
T1 NguyễnThu Hà 1986 Toán 2001-2004 12 Thái Bình T2 PhạmThu Ngọc 1987 Văn 2002-2005 11 Thái Bình T3 NguyễnMai Linh 1990 Sinh 2003-2006 10 Thái Bình
T1(Nguyễn Thu Hà, chuyên Toán) là một bộ của quan hệ bạn đọc
1 Khoá của quan hệ trên tập thuộc tính: R= {A1 An } là một tập con K R sao cho các bộ phận khác nhau T1, T2
6 0 thuộc luôn thoả mãn T1(k1) khác T1(k) bất kỳ tập con thực K’CK nào đó đều không có tính chất đó Tập K là siêu khoá (Super Key) của quan hệ r
Các form cơ bản của chơng trình
1 FORM Chính của Chơng trình Đây là form chính của chơng trình Có hai chế độ khoá (Lock) và không khoá (Unlock) Dùng để phân quyền cho ngời dùng, khi ở chế độ không khoá có thể sử dụng mọi chức năng của chơng trình.
2 FOMR cập nhập Các Loại Sách
3 FROM Thông tin chi tiết về sách
4 form thông tin về độc giả
5 form cập nhập mợn trả
5 form tra cứu thông tin theo tên sách
6 form tra cứu thông tin theo tên tác giả
7 form tra cứu thông tin theo loại sách
8 Tra cứu thông tin theo tên độc giả
9 tìm kiếm độc giả theo địa chỉ
9 Form Thống kê danh sách có trong kho
10 Thống kê danh sách độc giả mợn trả sách
1 Nhập môn cơ sở dữ liệu – Thầy Lê Tiến V- ơng (Nhà xuất bản thống kê 1999)
2 Phần tích và thiết kế hệ thống – Thầy Nguyễn Văn Ba (nhà xuất bản quốc gia hà nội 2003)
3 Tự học lập trình Visual- Basic
4 Lập trình cơ sở dữ liệu Visual –
Basic6.0(Nhà xuất bản thống kê )