THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ, DOANH THU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ QUÁ TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KIM NGỌC (KHÁCH SẠN
TỔNG QUAN VỀ KHÁCH SẠN LAKE SIDE (CÔNG TY LIÊN DOANH TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KIM NGỌC)
I, TỔNG QUAN VỀ KHÁCH SẠN LAKE SIDE (CÔNG TY LIÊN DOANH TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KIM NGỌC).
1 Quá trình hình thành và phát triển:
Khách sạn Lake Side là liên doanh giữa hai đối tác: Việt Nam (Tổng Công ty Sách Việt Nam thuộc Bộ Văn Hóa Thông Tin) và Đài Loan (Tập đoàn King Jade) với giấy phép đầu tư số 524/GP ngày 08/02/1993 và giấy phép điều chỉnh số 524/GPĐC ngày 16/5/1994 do Uỷ ban nhà nước về hợp tác và đầu tư cấp Liên doanh này tên là : “Công ty Liên doanh Trách nhiệm hữu hạn Kim Ngọc” Với mã số thuế: 0100114339-1 do Cục Thuế thành phố
Khách sạn Lake Side được khởi công xây dựng năm 1993 trên nền đất cũ của Nhà văn hoá Lào thuộc Bộ Văn Hoá Thông Tin, số 23 Ngọc Khánh –
Ba Đình – Hà Nội Đây là một vị trí đẹp, lý tưởng, nằm gần nhiều đại sứ quán, cơ quan nhà nước quan trọng, trung tâm hội chợ triển lãm Giảng Võ Khởi đầu Khách sạn Lake Side được đầu tư xây dựng trên số vốn điều lệ là 4.000.000 USD Trải qua 12 năm hoạt động và phát triển, Khách sạn Lake Side đã mở rộng mô hình hoạt động về mọi mặt: Ngành nghề kinh doanh, vốn đầu tư, thương hiệu, uy tín Hiện nay với quy mô, tầm cỡ của Khách sạn, số vốn đầu tư đạt: 6.840.000 USD, trong đó vốn cố định là 4.923.666 USD, vốn lưu động là 1.916.334 USD
Khách tới Khách sạn Lake Side chủ yếu là khách du lịch tham quan, tiếp đến là khách thương gia, công vụ Đòi hỏi về tiện nghi của khách này rất cao,nhu cầu và sức tiêu thụ lớn, đặc biệt là khách công vụ quốc tế Vì vậy, Khách sạn phải đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế, chất lượng phục vụ phải tốt, phương tiện thông tin, truyền thông và di chuyển phải nhanh chóng, hiện đại và tiện lợi Nguồn khách ở Khách sạn là một trong những thu nhập chủ yếu thông qua các công ty lữ hành mà Khách sạn Lake Side có quan hệ tốt đã cung cấp cho Khách sạn một lượng khách lớn, bao gồm các công ty trong và ngoài nước như : Vinatour, Exotissimo, Sumitomo ( Nhật Bản ), Diethelm, Lữ hành Sài Gòn, Du lịch Trần Việt, ….
2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh :
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động theo hình thức tham mưu trực tuyến Bộ máy quản lý của Khách sạn được chia làm 3 cấp:
- Cấp cao nhất: Tổng giám đốc
- Cấp thứ hai: Gồm 3 Giám đốc phụ trách 3 lĩnh vực khác nhau: Giám đốc Hành chính, Giám đốc Tài chính và Giám đốc Kinh doanh.
- Cấp thứ 3 : Gồm các phòng ban chức năng thuộc các lĩnh vực khác nhau. Mỗi phòng ban đều có quan hệ mật thiết với nhau trong lĩnh vực của mình và với các lĩnh vực khác Mỗi bộ phận có trách nhiệm và quyền hạn nhất định được bố trí nhằm đảm bảo chức năng quản lý của Khách sạn Đối với một doanh nghiệp nói chung và một Khách sạn nói riêng thì cơ cấu tổ chức là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh Cơ cấu tổ chức tốt sẽ thúc đẩy tất cả cán bộ công nhân viên làm việc có hiệu quả vì mỗi người đều biết quyền hạn và trách nhiệm của mình trong công việc Hơn nữa, cơ cấu tổ chức tốt sẽ là điều kiện thuận lợi cho Khách sạn thích nghi một cách linh hoạt với môi trường kinh doanh đang cạnh tranh gay gắt hiện nay.
- Tổng giám đốc : Là người đứng đầu bộ máy Khách sạn, là cấp quản lý cao nhất, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về toàn bộ hoạt động của Khách sạn , đồng thởi chỉ huy bộ máy quản lý và tất cả các bộ phận của Khách sạn.
- Giám đốc quản lý hành chính : Là nhà quản lý thuộc cấp quản lý thứ 2 phụ trách lĩnh vực hành chính Giám đốc Hành chính chịu trách nhiệm trước
Tổng Giám đốc về việc quản lý, tổ chức, điều hành 4 bộ phận: Công trình, Bảo vệ, Nhân sự, Thu mua.
- Giám đốc kinh doanh: Là người trợ giúp cho Tổng giám đốc, trực tiếp phụ trách khảo sát thị trường và đưa ra phương hướng kinh doanh, quan hệ giao dịch với khách hàng, có quyền ký kết các hợp đồng kinh tế, chịu trách nhiệm về những tổn thất do kinh doanh kém hiệu quả Có 6 bộ phận hoạt động, chịu sự quản lý trực tiếp dưới quyền Giám đốc Kinh doanh: Câu lạc bộ, Marketing, Lễ tân, Buồng, Nhà hàng Á, Nhà hàng Âu.
- Giám đốc Tài chính : Là người phụ trách điều hành, quản lý tài chính của Khách sạn và chịu trách nhiệm trình bày báo cáo tình hình tài chính của Khách sạn trực tiếp lên Tổng giám đốc Từ đó Tổng Giám đốc có những kế hoạch phát triển Khách sạn.
- Bộ phận Nhân sự : có nhiệm vụ tổ chức lao động trong toàn Khách sạn, đồng thời xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện việc đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng làm việc cho nhân viên, chọn phương án tiền lương và quỹ lương một cách hợp lý cho Khách sạn Đảm bảo khâu hành chính văn thư, tiếp nhận thông báo và lưu trữ công văn, giấy tờ Phòng Nhân sự cũng là nơi cung cấp chứng từ tài liệu cho phòng kế toán tính toán lương cho nhân viên trong Khách sạn Lake Side
- Bộ phận Marketing : có nhiệm vụ lập các kế hoạch marketing cho giám đốc, tìm hiểu thị trường để có những định hướng mới cho từng tháng, lập các chương trình quảng cáo, khuyến mại giảm giá với khách hàng đến ăn uống tại hai nhà hàng Trung Quốc và Châu Âu
- Bộ phận Thu mua : có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, thu mua những sản phẩm đảm bảo chất lượng để đáp ứng nhu cầu cho bếp Á và bếp Âu nấu phục vụ khách hàng, thỏa thuận giá cả hợp lý.
- Bộ phận Kế toán Tài vụ : chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc và
Khách sạn về tình hình tài chính của toàn Khách sạn, theo dõi tình hình thu chi, tổ chức bộ máy kế toán và hạch toán toàn bộ quá trình kinh doanh tiêu thụ của Khách sạn.
- Bộ phận Công trình : có nhiệm vụ giám sát và sửa chữa kịp toàn bộ hệ thống nước sạch và hệ thống điện cũng như điện thoại của toàn Khách sạn.
- Bộ phận Bảo vệ : có nhiệm vụ giữ gìn trật tự an ninh , đảm bảo về mặt tài sản, hạn chế tình trạng hỏng hóc, kiểm tra việc ra vào đảm bảo an toàn.
- Bộ phận Nhà hàng Trung Quốc và bếp Á : có nhiệm vụ phục vụ chăm sóc những bữa ăn châu Á, đặc biệt là của Trung Quốc cho khách ở tại Khách sạn cũng như cho những khách có nhu cầu đặt ăn ở bên ngoài.
- Bộ phận Nhà hàng Âu và bếp Âu : có nhiệm vụ phục vụ chăm sóc những bữa ăn châu Âu cho khách ở tại Khách sạn cũng như cho khách có nhu cầu đặt ăn ở bên ngoài.
ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ, DOANH THU VÀ KẾT QUẢ QUÁ TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI KHÁCH SẠN LAKE SIDE
Trong xu thế Việt Nam đang trên đà phát triển và gia nhập WTO, hoạt động kinh doanh được mở rộng và phát triển mạnh mẽ, các doanh nghiệp phải phát huy quyền tự chủ và chịu trách nhiệm quyết định các vấn đề phương thức kinh doanh, phương án tổ chức kinh doanh sao cho phù hợp với các quy định của Nhà nước.
Mục tiêu lớn nhất của toàn thể cán bộ công nhân viên Khách sạn Lake Side là đạt được công suất cho thuê phòng tối đa, chi phí cho việc phục vụ khách hàng có thể chấp nhận được, lợi nhuận cao. Đặc điểm của hoạt động kinh doanh dịch vụ là những sản phẩm mà khách hàng không được kiểm tra trước khi mua Để hoàn thiện công tác kế toán nói chung là một công cụ quan trọng trong công tác quản lý kế toán – tài chính, là một nhu cầu cần thiết của quản lý và là tiền đề quan trọng cho việc điều hành kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
Qua xem xét tình hình thực hiện tổ chức công tác kế toán tại Khách sạn Lake Side em thấy :
Bộ phận kế toán tài vụ của Khách sạn Lake Side được tổ chức khá hợp lý và chặt chẽ, hoạt động có nề nếp, có kinh nghiệm, đã hoàn thành tốt chức năng quản lý tài chính và chức năng tham mưu cho công tác quản lý kinh doanh của Khách sạn trong nền kinh tế thị trường
Các cán bộ có trình độ nghiệp vụ cao nắm vững chế độ và vận dụng một cách linh hoạt các phần hành kế toán, tác phong làm việc có khoa học, có tinh thần tương trợ giúp đỡ lẫn nhau trong công việc
Công tác kế toán của Khách sạn cũng được thực hiện theo đúng quy định, hướng dẫn của chế độ kế toán, chế độ quản lý tài chính hiện hành Các cán bộ kế toán của Khách sạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng để chọn ra một hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán, chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý, khoa học trên cơ sở đảm bảo của chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với khả năng, trình độ của đội ngũ kế toán hiện nay, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Khách sạn
Với xu thế phát triển và hội nhập, Khách sạn Lake Side cũng đã đưa máy vi tính vào sử dụng trong bộ máy kế toán nhờ vậy công việc ghi chép, tính toán thủ công đã được giảm thiểu đi rất nhiều trong khi đó công việc kế toán vẫn đảm bảo được tính chính xác, chi tiết, tạo điều kiện nâng cao chất lượng công tác kế toán
Việc thực hiện phần mềm kế toán, ghi sổ theo hình thức Nhật ký - Chứng từ là rất phù hợp với ngành kinh doanh Khách sạn Vì ngành kinh doanh Khách sạn là tổng hợp các các dịch vụ cơ bản và dịch vụ bổ sung khác nhau nhằm cung cấp cho khách sự hài lòng, nghỉ ngơi thoải mái sau những ngày làm việc hay thăm quan mệt mỏi
Cùng với việc hạch toán trên các sổ tổng hợp, để hạch toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh, kế toán còn mở các bảng tổng hợp chi tiết để theo dõi chi phí, doanh thu và tình hình thanh toán với khách hàng.
Nhìn chung, công tác kế toán nói chung cũng như công tác kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả nói riêng tại Khách sạn Lake Side đã được thực hiện đúng chế độ, đúng sổ sách kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh, đúng mức và khá hoàn chỉnh Đối tượng kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả đã được xác định phù hợp với đặc điểm thị trường hàng hoá sản phẩm và đặc điểm tổ chức kinh doanh Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm thì các phần hành kế toán tại Khách sạn Lake Side cũng vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định.
Mặc dù Khách sạn Lake Side đã đưa phần mềm kế toán vào sử dụng trong công tác kế toán nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc, nhưng do khối lượng công việc cần phải chính xác, kịp thời mà phần mềm kế toán của công ty cũng tương đối cũ và lạc hậu so với thời đại công nghệ thông tin hiện nay Do đó, việc cập nhật chứng từ, in sổ sách và các báo cáo thường bị chậm trễ, ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Do việc thay đổi chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/Q Đ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính vẫn chưa được cập nhật đầy đủ nên việc phản ánh chi phí, doanh thu, và xác định kết quả đôi khi vẫn còn có những sai xót
1 Về hệ thống chứng từ kế toán của Khách sạn Lake Side:
Phòng kế toán Khách sạn Lake Side đã sử dụng đúng và phù hợp với hệ thống chứng từ mà Nhà nước quy định Quá trình tạo lập,luân chuyển, lưu giữ chứng từ được thực hiện theo đúng quy định Việc quản lý và lưu giữ chứng từ được Khách sạn sắp xếp ngăn nắp và có sự quản lý chặt chẽ nhằm đảm bảo công tác hạch toán kế toán.
Tuy nhiên, hiện nay công tác quản lý chứng từ vẫn còn một số những bất cập trong bộ máy kế toán của Khách sạn Lake Side Các chứng từ mua hàng do phòng Thu mua lập, sau đó mới chuyển đến phòng Kế toán để kế toán thanh toán kiểm tra, đối chiếu, hạch toán, thanh toán và lưu Điều này gây mất rất nhiều thời gian, phức tạp dẫn đến việc thanh toán cho khách hàng thường xuyên bị chậm chễ Đối với một số chứng từ chuyên dùng Khách sạn nên có bản hướng dẫn cụ thể, chi tiết cho từng đối tượng sử dụng để giúp cho phòng Kế toán có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng, gọn nhẹ.
2 Về hệ thống sổ sách kế toán của Khách sạn Lake Side:
Việc sử dụng hệ thống sổ sách của Khách sạn Lake Side đã đảm bảo được tính thống nhất về mặt phạm vị, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa các kế toán với các bộ phận liên quan cũng như các nội dung của công tác kế toán, đồng thời đảm bảo cho số liệu kế toán được phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu
Tuy nhiên, trong quá trình hạch toán đã hạn chế được những trùng lặp trong ghi chép mà vẫn đảm bảo tính thống nhất của nguồn số liệu ban đầu nhưng việc áp dụng hệ thống sổ sách phải được hoàn thiện sớm, tên sổ sách phải thống nhất với chế độ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra sổ sách của cấp trên khi xét duyệt quyết toán và khi cần kiểm tra hệ thống sổ sách của Khách sạn.
3 Về hệ thống báo cáo kế toán của Khách sạn Lake Side: