Luận văn chuẩn hóa các quy trình quản lý giáo vụvà áp dụng thửnghiệm tại khoa công nghệthông tin

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ SÀI GÒN  ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CHUẨN HĨA CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ GIÁO VỤ VÀ ÁP DỤNG THỬ NGHIỆM TẠI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Chủ nhiệm đề tài: ThS Bùi Nhật Bằng Cộng sự: TS Nguyễn An Tế Khoa: Công nghệ thông tin TP HỒ CHÍ MINH, NĂM 2018 MỤC LỤC Hiện trạng quản lý học vụ Khoa Công nghệ Thông tin 2 Tìm hiểu cơng cụ phần mềm mơ tả quy trình 2.1 Nội dung tiêu chuẩn BPMN V2.0 2.1.1 Lịch sử phát triển BPMN 2.1.2 Các phần tử (element) BPMN 2.1.3 Một số phần tử mơ hình hóa BPMN 2.1.4 Các mơ hình thành phần BPMN 2.1.5 Các loại biểu đồ BPMN aaaa 2.2 Các phần mềm hỗ trợ vẽ quy trình chuẩn BPMN 2.2.1 Bizagi Modeler 2.2.2 Cubeto 10 2.2.3 Yaoquiang bpmn editor 12 Mơ hình đề xuất 13 Các biểu mẫu đề xuất 15 Hiện thực 16 Kết luận đánh giá 58 Phụ lục 1: Hiện thực quy trình quản lý khoa công nghệ thông tin - đại học công nghệ sài gòn Phụ lục 2: Từ điển liệu Phụ lục 3: Tài liệu tham khảo 1 Hiện trạng quản lý học vụ Khoa Công nghệ Thông tin Công tác quản lý học vụ, hoạt động đào tạo thường kỳ số công tác khác Khoa Công nghệ Thông tin (CNTT) chủ yếu thực dựa kinh nghiệm lâu năm, thói quen cán quản lý (Ban Chủ nhiệm Khoa) Hậu làm gây chồng chéo công việc, cá nhân có người phải thực q nhiều cơng việc, lại có người khơng tham gia cơng tác khác Khoa ngồi cơng việc giảng dạy; việc tổ chức, xếp công tác lại phụ thuộc vào người nên việc quên thực vào thời điểm có xảy ra; Ban Chủ nhiệm Khoa khơng thể nhìn hết tổng quan đối tượng liên quan đến công tác như: thời gian, nhân sự, nên không tránh khỏi việc tổ chức, xếp đụng độ đối tượng vừa nêu, gây khó khăn việc quản lý Hiện nay, công việc quản lý giáo vụ quản lý hoạt động khác Khoa nhiều, kể đến nghiệp vụ cụ thể thường phải thực sau: - Quản lý việc đăng ký môn học Khoa - Đánh giá điểm rèn luyện sinh viên Khoa CNTT - Quản lý cơng văn Khoa - Xếp thời khóa biểu phịng máy cho hệ Hoàn chỉnh Đại học - Thực nhiệm vụ nghiên cứu khoa học - Mượn sử dụng phòng máy - Quản lý việc thực tập tốt nghiệp sinh viên Khoa CNTT - Quản lý việc thực luận văn tốt nghiệp sinh viên Khoa CNTT - Phân công giảng dạy môn lý thuyết, thực hành, đồ án môn học - Xây dựng lưu trữ đề thi môn học - Quản lý việc thực công tác nghiên cứu khoa học giảng viên - Quản lý việc mua sắm sở vật chất Nhận thấy rằng, công việc công tác thường kỳ phải thực đơn vị Khoa nhà trường nay, quy trình cơng việc chưa mô tả cụ thể bước làm gì, cá nhân phụ trách, cá nhân thực chịu trách nhiệm, thời điểm công việc phải thực hiện, kéo dài thời gian Khi công việc chưa mô tả quy trình rành mạch việc đánh giá, thay đổi tác vụ cụ thể chuỗi tác vụ cơng việc khó khả thi: khơng dễ nhìn ảnh hưởng thay đổi tác vụ lên tác vụ trước sau, đối tượng thực hiện, thời gian thi hành, Trước tình hình trên, nhu cầu cho việc chuẩn hố cơng tác quản lý Khoa thành quy trình để phục vụ cho việc quản lý rõ ràng, đơn giản, không phụ thuộc vào cá nhân người cần thiết Ngồi ra, trường hợp Khoa có thêm nhân giảng viên hay nhân viên thường Khoa phải tốn khoảng thời gian huấn luyện công việc phân công nhân kềm cặp riêng Nếu công việc mơ tả chi tiết thành quy trình tiết kiệm thời gian cho công tác kềm cặp nhân Trước thực nêu trên, việc tìm hiểu công tác quản lý Khoa CNTT để từ mơ tả cơng tác thành quy trình theo chuẩn đề ra, phục vụ cho công việc quản lý đến lúc thiết Việc mơ tả cơng tác thành quy trình giúp giải toán đụng độ nhân lực, thời gian, giải toán độc lập công việc người cụ thể - phục vụ cho công tác quản lý tốt Mục tiêu đề tài hướng đến việc đề CHUẨN mơ tả quy trình quản lý đơn vị đào tạo trường Đại học Cơng nghệ Sài Gịn, trường hợp cụ thể xem xét quy trình thực Khoa CNTT Từ CHUẨN đề ra, đề tài muốn hướng đến việc thực nghiệm kết ứng dụng CNTT Tìm hiểu cơng cụ phần mềm mơ tả quy trình Hiện có nhiều cách để mơ tả quy trình tổng quan chia làm phương pháp là: - Mơ tả quy trình văn bản: Đây phương pháp mà nhà quản lý quy trình mơ tả cách ghi lại q trình thực cơng việc, thời gian cụ thể tác nhân liên quan,… Ưu điểm phương pháp mơ tả chi tiết người xem nắm vững chi tiết quy trình Tuy nhiên phương pháp thích hợp với người trực tiếp tham gia vào quy trình đứng khía cạnh người quản lý việc rà sốt xun suốt quy trình nhiều thời gian Người quản lý khó có nhìn tổng qt tiến độ tình hình nhân tham gia trực tiếp vào quy trình - Mơ tả quy trình vẽ: Phương pháp sử dụng hình vẽ định quy ước trước để mô tả q trình cơng việc diễn ra, tác nhân tham gia thời gian cụ thể Đây phương pháp trực quan mà nhà quản lý nắm rõ quy trình thực cơng việc trước thời điểm cụ thể, việc kiểm tra giám sát quy trình trở nên vơ đơn giản nhanh chóng Rõ ràng hai phương pháp cần thiết q trình mơ tả quy trình khơng thể bỏ mơ tả phương pháp mô tả phù hợp cho loại đối tượng cụ thể (người tham gia quy trình người quản lý quy trình) Để mơ tả quy trình hình vẽ dùng phần mềm có hỗ trợ vẽ sơ đồ tiến trình (Flowchart) để xây dựng bảng mơ tả như: Dia, yEd Graph Editor, ThinkComposer, Pencil Project, Diagram Designer, …Tuy nhiên phần mềm có quy ước khác hình vẽ phần mềm mơ tả quy trình theo khía cạnh diễn mà khơng đứng góc nhìn có lợi cho người quản lý Rõ ràng việc tuân thủ quy ước chung vơ quan trọng q trình chuẩn hóa quy trình cơng ty hay tổ chức đó, chí lớn quốc gia tác nhân thực nghiệp vụ, người phân tích quy trình nghiệp vụ, người phát triển kỹ thuật (người chịu trách nhiệm tin học hóa quy trình nghiệp vụ) người quản lý nghiệp vụ (người giám sát quản lý quy trình nghiệp vụ) gặp khó khăn việc hiểu ý tưởng Hơn nữa, nhà phân tích nghiệp vụ tổ chức khác nhau, nhiều khơng thể giao tiếp q trình Liên thơng quy trình nghiệp vụ với Để giải vấn đề này, cần thiết phải có khái niệm (notation) chung tương ứng biểu diễn phần tử nghiệp vụ kiện, hoạt động, luồng liệu, đơn vị tổ chức, Một tập khái niệm quy tắc mơ tả việc mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ theo đồ họa xác định biểu tượng (symbol) cho phần tử quy trình nghiệp vụ, ý nghĩa khả kết hợp chúng Hiện nay, tiêu chuẩn Ký hiệu mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ (Business Process Model and Notation - BPMN) với mục đích làm cầu nối khoảng cách thông tin bên liên quan thường xuyên xảy việc thiết kế triển khai quy trình nghiệp vụ, sử dụng rộng rãi để mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ nhiều tổ chức toàn giới BPMN hỗ trợ cho người dùng kỹ thuật người dùng nghiệp vụ việc quản lý quy trình nghiệp vụ cách đưa tập ký hiệu chung, có tính trực quan dễ hiểu cho người dùng nghiệp vụ Trong phần tiếp theo, giới thiệu sơ qua nội dung tiêu chuẩn BPMN V2.0 2.1 Nội dung tiêu chuẩn BPMN V2.0 2.1.1 Lịch sử phát triển BPMN Ban đầu, BPMN phát triển Tổ chức Sáng kiến quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management Initiative – BPMI), tổ chức gồm công ty phần mềm Ở giai đoạn khởi đầu, mục tiêu cung cấp tập ký hiệu đồ họa mơ tả quy trình thể Ngơn ngữ mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ (Business Process Modeling Language – BPML) So với BPEL, BPML sử dụng để xác định mô tả quy trình thực thi BPMS (Business Process Management System), BPML không tiếp tục phát triển Phiên BPMN phát triển nhóm Stephen A White thuộc IBM năm 2004 Trong thời gian này, PBMI trở thành nhóm thuộc Tổ chức quản lý đối tượng (Object Management Group – OMG) Tổ chức OMG tổ chức tiếng tiêu chuẩn phần mềm, đặc biệt UML Năm 2006, BPMN phiên 1.0 thức chấp nhận tiêu chuẩn tổ chức OMG Sau đó, OMG cơng bố phiên BPMN v1.1 vào tháng 01/2008 công bố BPMN v1.2vào tháng 01/2009 với số thay đổi nhỏ Phiên BPMN v2.0 với nhiều thay đổi mở rộng so với phiên cũ, OMG công bố vào tháng 01/2011 Phiên gần BPMN v2.0.2 OMG công bố tháng 12/2013 Nội dung phiên BPMN v2.0.2 không khác biệt nhiều so với BPMN v2.0, chỉnh sửa số lỗi nhỏ văn Trong năm 2013, BPMN thức trở thành tiêu chuẩn quốc tế ISO IEC 19510:2013 2.1.2 Các phần tử (element) BPMN Các phần tử BPMN phân thành loại sau: - Các đối tượng luồng (Flow Objects): phần tử đồ họa định nghĩa hành vi Quy trình nghiệp vụ Có ba đối tượng luồng gồm Sự kiện (Event); Hoạt động (Activity); Cổng (Gateway) - Dữ liệu (Data): biểu diễn với bốn phần tử Đối tượng liệu (Data Object); Đầu vào (Data Input); Đầu (Data Output); Kho liệu (Data Store) - Đối tượng kết nối (Connecting Object): Có bốn cách kết nối Đối tượng luồng với với thông tin khác, cụ thể gồm: Luồng (Sequence Flow); Luồng thông điệp (Message Flow); Liên kết (Association); Liên kết liệu (Data Association) - Swimlanes: có hai cách thức để nhóm phần tử mơ hình hóa thơng qua Swimlanes Pool Lane, đó, Pool biểu diễn đồ họa Thành phần tham gia Lane phân vùng thuộc Process (đôi thuộc Pool) - Artifacts: sử dụng để cung cấp thông tin bổ sung Quy trình Có hai artifact tiêu chuẩn nhà mơ hình hóa hay cơng cụ mơ hình hóa tự thêm Artifact cần thiết Hiện tại, tập artifact gồm: Group Text Annotation 2.1.3 Một số phần tử mơ hình hóa BPMN BPMN v2.0 xác định phần tử mơ hình hóa ký hiệu chúng bảng STT Phần tử Ký hiệu Sự kiện (Event) Hoạt động (Activity) Cổng (Gateway) Luồng (Sequence Flow) Luồng thông điệp (Message Flow) Liên kết (Association) Pool (biểu diễn đồ họa tác nhân) Lane (một phần vùng quy trình) Data Object (đối tượng liệu) 10 Thơng điệp (Message) 11 Nhóm (Group – Một hộp bao quanh nhóm đối tượng danh mục) 12 Chú thích (kèm theo liên kết) thích 2.1.4 Các mơ hình thành phần BPMN Quy trình (Process) khái niệm BPMN Một Process mơ tả chuỗi hay dịng gồm nhiều Hoạt động (Activity) tổ chức với mục đích thực cơng việc Trong BPMN, Quy trình mơ tả hình ảnh chuỗi Phần tử (Element) chứa tập Hoạt động, Sự kiện (Event), Cổng (Gateway) chuỗi có trình tự xác định ngữ nghĩa thực thi Các Quy trình định nghĩa mức độ bất kỳ, Quy trình mức cao có phạm vi tồn tổ chức Quy trình mức thấp thực cá nhân Các Quy trình mức thấp nhóm lại với để đạt mục tiêu nghiệp vụ chung Mơ hình hóa Business Process (Quy trình nghiệp vụ) sử dụng để truyền tải lượng lớn thông tin đến nhiều đối tượng người đọc khác BPMN thiết kế bao gồm nhiều kiểu mơ hình hóa cho phép việc tạo Quy trình nghiệp vụ điểm-điểm Các phần tử có cấu trúc BPMN cho phép nhiều người đọc hiểu dễ dàng khác biệt phần biểu đồ BPMN Có kiểu mơ hình thành phần mơ hình BPMN điểm-điểm: - Processes hay Orchestration (Điều phối), bao gồm:  Quy trình nghiệp vụ riêng (nội bộ) quy trình nội tổ chức cụ thể Những quy trình gọi chung luồng cơng việc (workflow) hay quy trình BPM Một từ đồng nghĩa thường sử dụng dịch vụ Web Điều phối (Orchestration) dịch vụ Có loại quy trình nghiệp vụ riêng là: Quy trình riêng khơng thể thực thi (là quy trình mơ hình hóa phục vụ mục đích tài liệu hóa hành vi quy trình mức chi tiết xác định người mơ hình hóa) Quy trình nghiệp vụ riêng thực thi (là quy trình mơ hình hóa phục vụ mục đích thực thi theo ngữ nghĩa xác định)  Quy trình cơng khai (public): thể tương tác Quy trình riêng với quy trình khác với thành phần tham gia (Participants) Chỉ hoạt động (Activity) sử dụng để giao tiếp với thành phần tham gia khác đưa vào Quy trình cơng khai Tất hoạt động nội quy trình riêng khơng biểu diễn Quy trình cơng khai Do vậy, Quy trình cơng khai hiển thị cho bên ngồi biết luồng thơng điệp (Message Flow) thứ tự luồng thơng điệp để phục vụ tương tác với quy trình - Cộng tác (Collaborations): mơ hình mơ tả tương tác hai hay nhiều thực thể nghiệp vụ Một mô hình cộng tác thường chứa hai nhiều Pool (biểu diễn đồ họa thành phần tham gia) Thông tin trao đổi người tham gia thể luồng thông điệp kết nối hai Pool (hoặc đối tượng Pools) Các thông điệp liên quan đến Luồng thơng điệp hiển thị Mơ hình cộng tác hiển thị giống hai nhiều quy trình cơng khai giao tiếp với - Choreography (Điều phối theo trình tự định s n với kết mong đợi): định nghĩa hành vi mong đợi, hợp đồng thành phần tham gia tương tác Trong mơ hình Quy trình thơng thường tồn Pool mơ hình Choreography tồn Pool (hoặc thành phần tham gia) Choreography giống với Quy trình nghiệp vụ riêng bao gồm nhiều hoạt động, kiện cổng (Gateway) Tuy nhiên, điểm khác biệt Choreography chỗ hoạt động tương tác thể tập (một nhiều) trao đổi thông điệp liên quan đến hai hay nhiều thành phần tham gia Ngoài ra, điểm khác biệt so với Quy trình thơng thường Choreography khơng có thành phần điều khiển trung tâm, khơng có thực thể chịu trách nhiệm khơng có người quan sát Quy trình 2.1.5 Các loại biểu đồ BPMN Có nhiều loại biểu đồ Quy trình nghiệp vụ tạo sử dụng BPMN v2.0, bao gồm: - Các hoạt động Quy trình khơng thể thực thi thể mức cao; - Quy trình nghiệp vụ thực thi thể cách chi tiết; - Quy trình nghiệp vụ tại; - Quy trình nghiệp vụ tương lai (mục tiêu); 2.2 - Mô tả hành vi mong đợi hai hay nhiều người tham gia (còn gọi Choreography); - Quy trình nghiệp vụ riêng thể chi tiết (gồm Quy trình nghiệp vụ riêng thực thi Quy trình nghiệp vụ riêng thực thi) kèm theo tương tác với nhiều thực thể bên ngồi (cịn gọi Quy trình hộp đen); - Hai nhiều Quy trình thực thi tương tác thể chi tiết; - Mối quan hệ chi tiết Quy trình nghiệp vụ thực thi với Choreography; - Hai nhiều Quy trình cơng khai; - Mối quan hệ Quy trình cơng khai với Choreography; - Hai hay nhiều Quy trình nghiệp vụ thực thi tương tác qua Choreography Các phần mềm hỗ trợ vẽ quy trình chuẩn BPMN Trong phần điểm qua số phần mềm hỗ trợ vễ sơ đồ quy trình theo chuẩn BPMN 2.2.1 Bizagi Modeler Bizagi Modeler miễn phí thiết kế để diễn đạt hệ thống ký hiệu mơ hình hóa tiến trình nghiệp vụ BPMN theo cấu trúc dự án, tiến tới mục tiêu tăng hiệu suất tính hiệu dự án Bizagi Modeler phù hợp sử dụng từ doanh nghiệp nhỏ đến tổ chức lớn, cung cấp gói phần mềm mơ hình hóa tiến trình kinh doanh, nhằm hỗ trợ người dùng thiết kế ký hiệu sơ đồ tiến trình dự án Phần mềm Bizagi Modeler có giao diện làm việc đại dễ sử dụng, tương tự Office, giúp người dùng nhanh chóng làm quen với tính tích hợp tạo thiết kế, tạo sơ đồ, quy trình làm việc quy trình xử lý tài liệu BPMN, xếp nguồn tài nguyên quản lý dự án hiệu môi trường làm việc thân thiện Figure Giao diện Bizagi Modeler Với Bizagi Modeler, biểu đồ bao gồm tác vụ, tiến trình con, kiện sách, nhóm, ghi chú, hình ảnh, ký tự thích, thành phần tham gia tài liệu đính kèm Tất liệu liên kết với theo trình tự thời gian theo kết nối liên kết nhằm định nghĩa trình tự kiện luồng thông điệp Bizagi Modeler cung cấp trình quản lý tài nguyên cho phép người dùng tạo sở liệu gồm sở kinh doanh bao gồm công ty, nhà phân phối, khách hành, nhà phân tích, bên bán, v.v tham gia vào tiến trình dự án; đó, trình mơ hiệu lực dự án giúp người dùng đánh giá tổng quan mơ hình sửa chữa cố dự án Bizagi Modeler sở hữu nhiều công cụ chỉnh sửa định thức cao cấp tích hợp tính kiểm tra lỗi tả Bizagi Modeler hỗ trợ người dùng chia sẻ tài liệu đầu với thành viên khác team, xuất sang Word, PDF hay Visio, in dạng hình ảnh xuất sang web tích hợp tính Sharepoint đồng hóa dự án nhanh chóng Các tính Bizagi Modeler: - Giao diện làm việc đại, dễ sử dụng - Thiết kế sơ đồ, quy trình làm việc, quy trình xử lý BPMN - Sắp xếp nguồn tài nguyên, quản lý dự án - Tạo sở liệu đánh giá tổng quan mô hình - Chia sẻ tài liệu - Xuất tài liệu sang Word, PDF, Visio PHIẾU MÔ TẢ Ô XỬ LÝ THUỘC QT01 Mã số ô xử lý QT01.2.4 Tên ô xử lý Kiểm tra thông tin đăng ký Đối tượng thực CNTT.GVI Kiểu xử lý Thủ công Điều kiện kích hoạt Khơng có Điều kiện kết Số tín ĐK khơng vượt q mức cho phép; ràng buộc tính chất mơn học: mơn học trước Dữ liệu vào Phiếu ĐKMH SV điền thông tin Thời gian bắt đầu Sau ô xử lý QT01.2.3 thực xong Thời gian kết thúc Trong ngày Ràng buộc thời gian Điều kiện cho kết Kết Kết Tổng số TC vượt mức cho phép môn học trước môn học ĐK chưa học Sinh viên hiệu chỉnh lại phiếu ĐKMH Thỏa tổng số TC tính chất mơn học CVHT nhận phiếu ĐKMH sinh viên - Mô tả chi tiết - Nếu số tính sinh viên đăng ký vượt số tín cho phép theo quy định sinh viên đăng ký số môn học (học vượt) mà mơn học trước mơn học chưa học CVHT yêu cầu sinh viên hiệu chỉnh lại môn học chọn Nếu thông tin sinh viên đăng ký thỏa mãn số tín ràng buộc môn học, CVHT nhận phiếu ĐKMH sinh viên 45 PHIẾU MÔ TẢ Ô XỬ LÝ THUỘC QT01 Mã số ô xử lý QT01.2.5 Tên ô xử lý Duyệt phiếu ĐKMH Đối tượng thực CNTT.GVI Kiểu xử lý Thủ cơng Điều kiện kích hoạt Khơng có Điều kiện kết Dữ liệu vào Phiếu ĐKMH sinh viên điền đầy đủ thông tin hợp lệ Thời gian bắt đầu Sau ô xử lý QT01.2.5 thực xong Thời gian kết thúc Trong ngày Ràng buộc thời gian Kết Điều kiện cho kết Khơng có Mơ tả chi tiết - Kết CVHT ký duyệt phiếu ĐKMH sinh viên CVHT ký xác nhận SV đăng ký đủ thơng tin phiếu ĐKMH 46 PHIẾU MƠ TẢ Ơ XỬ LÝ THUỘC QT01 Mã số ô xử lý QT01.2.6 Tên ô xử lý Xác nhận ĐKMH Đối tượng thực SIVI.SHH Kiểu xử lý Thủ cơng Điều kiện kích hoạt Khơng có Điều kiện kết Dữ liệu vào Phiếu Tổng hợp ĐKMH Thời gian bắt đầu Sau ô xử lý QT01.2.5 thực xong Thời gian kết thúc Trong ngày Ràng buộc thời gian Kết Điều kiện cho kết Khơng có Mơ tả chi tiết - Kết Phiếu tổng hợp ĐKMH sinh viên ký tên xác nhận Sinh viên ký tên xác nhận việc ĐKMH vào phiếu tổng hợp ĐKMH 47 PHIẾU MÔ TẢ Ô XỬ LÝ THUỘC QT01 Mã số ô xử lý QT01.2.7 Tên ô xử lý Tổng hợp hồ sơ ĐKMH Đối tượng thực CNTT.GVI Kiểu xử lý Thủ cơng Điều kiện kích hoạt Khơng có Điều kiện kết Dữ liệu vào Phiếu ĐKMH ký duyệt, phiếu tổng hợp ĐKMH sinh viên ký tên Thời gian bắt đầu Sau ô xử lý QT01.2.6 thực xong Thời gian kết thúc Trong ngày Ràng buộc thời gian Điều kiện cho kết Kết Khơng có Mơ tả chi tiết - Kết Các phiếu ĐKMH thứ tự Phiếu tổng hợp ĐKMH CVHT ký tên xác nhận CVHT thứ tự phiếu ĐKMH sinh viên theo thứ tự tăng dần tên sinh viên CVHTđiền số lượng sinh viên đăng ký vào phiếu tổng hợp ĐKMH CVHT ký tên xác nhận vào phiếu tổng hợp ĐKMH 48 PHIẾU MÔ TẢ Ô XỬ LÝ THUỘC QT01 Mã số ô xử lý QT01.2.8 Tên ô xử lý Duyệt ĐKMH Đối tượng thực CNTT.TLY Kiểu xử lý Thủ cơng Điều kiện kích hoạt Khơng có Điều kiện kết Dữ liệu vào Phiếu tổng hợp ĐKMH CVHT ký tên Thời gian bắt đầu Sau ô xử lý QT01.2.7 thực xong Thời gian kết thúc Trong ngày Ràng buộc thời gian Kết Điều kiện cho kết Khơng có Mơ tả chi tiết - Kết Phiếu tổng hợp ĐKMH trợ lý khoa ký tên xác nhận Trợ lý khoa ký tên vào phiếu tổng hợp ĐKMH để xác nhận việc đăng ký môn học sinh viên lớp 49 PHIẾU MƠ TẢ Ơ XỬ LÝ THUỘC QT01 Mã số ô xử lý QT01.2.9 Tên ô xử lý Nộp hồ sơ ĐKMH Đào tạo Đối tượng thực CNTT.GVI Kiểu xử lý Thủ công Điều kiện kích hoạt Khơng có Điều kiện kết Dữ liệu vào Phiếu ĐKMH, phiếu tổng hợp ĐKMH có đầy đủ thơng tin Thời gian bắt đầu Sau ô xử lý QT01.2.8 thực xong Thời gian kết thúc Trong ngày Ràng buộc thời gian Theo thời gian quy định phòng đào tạo việc thực đăng ký môn học Kết Điều kiện cho kết Khơng có - Mơ tả chi tiết - Kết CNTT.GVI nhận TB đến phòng đào tạo nhận hồ sơ ĐKMH CVHT nộp hồ sơ ĐKMH lại phòng đào tạo cho nhân viên phòng đào tạo CVHT ký tên xác nhận nộp hồ sơ ĐKMH Việc thực khoảng thời gian quy định phòng đào tạo việc thực ĐKMH 50 PHIẾU MÔ TẢ Ô XỬ LÝ THUỘC QT01 Mã số ô xử lý QT01.2.10 Tên ô xử lý Nhận hồ sơ ĐKMH Đối tượng thực DATA.PHB Kiểu xử lý Thủ cơng Điều kiện kích hoạt Khơng có Điều kiện kết Dữ liệu vào TL.62, TL.63 Thời gian bắt đầu Sau ô xử lý QT01.2.9 thực xong Thời gian kết thúc Trong ngày Ràng buộc thời gian Theo thời gian quy định phòng đào tạo việc thực đăng ký môn học Kết Điều kiện cho kết Khơng có - Mơ tả chi tiết - Kết CNTT.GVI đến phòng đào tạo nộp lại hồ sơ ĐKMH sinh viên CVHT nộp hồ sơ ĐKMH lại phòng đào tạo cho nhân viên phòng đào tạo CVHT ký tên xác nhận nộp hồ sơ ĐKMH Việc thực khoảng thời gian quy định phòng đào tạo việc thực ĐKMH 51 PHIẾU MÔ TẢ Ô XỬ LÝ THUỘC QT01 Mã số ô xử lý QT01.3.1 Tên ô xử lý Gửi KQ ĐKMH khoa Đối tượng thực DATA.PHB Kiểu xử lý Thủ công Điều kiện kích hoạt Khơng có Điều kiện kết Dữ liệu vào Thời gian bắt đầu PĐT kích hoạt ngày bắt đầu Thời gian kết thúc Trong ngày Ràng buộc thời gian Kết Điều kiện cho kết Khơng có - Mơ tả chi tiết - Kết Thư ký khoa nhận kết ĐKMH sinh viên phiếu ký tên xác nhận nhận KQ ĐKMH Sau triển khai cho sinh viên thực ĐKMH học xong, phòng đào tạo tổng hợp xử lý cho kết ĐKMH, kết ĐKMH nhân viên phòng đào tạo gởi khoa để sinh viên nhận Thư ký khoa nhận KQ ĐKMH sinh viên phiếu ký tên nhận KQ ĐKMH Thư ký khoa ký tên xác nhận nhận kết ĐKMH 52 PHIẾU MÔ TẢ Ô XỬ LÝ THUỘC QT01 Mã số ô xử lý QT01.3.2 Tên ô xử lý Nhận kết xử lý ĐKMH Đối tượng thực CNTT.TKY Kiểu xử lý Thủ cơng Điều kiện kích hoạt Khơng có Điều kiện kết Dữ liệu vào BM.63, TL.64 Thời gian bắt đầu Sau QT01.3.1 thực xong Thời gian kết thúc Trong ngày Ràng buộc thời gian Sau sinh viên thực ĐKMH thời gian theo quy định phòng đào tạo Kết Điều kiện cho kết Khơng có - Mô tả chi tiết - Kết Thư ký khoa nhận kết ĐKMH sinh viên phiếu ký tên xác nhận nhận KQ ĐKMH Sau triển khai cho sinh viên thực ĐKMH học xong, phòng đào tạo tổng hợp xử lý cho kết ĐKMH, kết ĐKMH nhân viên phòng đào tạo gởi khoa để sinh viên nhận Thư ký khoa nhận KQ ĐKMH sinh viên phiếu ký tên nhận KQ ĐKMH Thư ký khoa ký tên xác nhận nhận kết ĐKMH 53 PHIẾU MÔ TẢ Ơ XỬ LÝ THUỘC QT01 Mã số xử lý QT01.3.3 Tên ô xử lý TB sinh viên đến nhận KQ ĐKMH Đối tượng thực CNTT.TKY Kiểu xử lý Thủ cơng Điều kiện kích hoạt Khơng có Điều kiện kết Dữ liệu vào TL.65 DS lớp trưởng Thời gian bắt đầu Sau ô xử lý QT01.3.2 thực xong Thời gian kết thúc Trong ngày Ràng buộc thời gian Khơng có Kết Điều kiện cho kết Khơng có Mơ tả chi tiết - Kết TB sinh viên đến văn phòng khoa nhận KQ ĐKMH Thư ký khoa gởi thông báo (tin nhắn) đến lớp trưởng lớp yêu cầu sinh viên đến văn phịng khoa nhận KQ ĐKMH 54 PHIẾU MƠ TẢ Ơ XỬ LÝ THUỘC QT01 Mã số xử lý QT01.3.4 Tên ô xử lý Nhận KQ ĐKMH Đối tượng thực SIVI.SHH Kiểu xử lý Thủ công Điều kiện kích hoạt Khơng có Điều kiện kết Khơng có Dữ liệu vào KQ ĐKMH, phiếu ký nhận KQ ĐKMH Thời gian bắt đầu Sau ô xử lý QT01.3.3 thực xong Thời gian kết thúc Ràng buộc thời gian Kết Theo thời gian quy định phòng đào tạo Điều kiện cho kết Khơng có Mơ tả chi tiết - Kết Sinh viên nhận KQ ĐKMH, phiếu ký nhận KQ ĐKMH sinh viên ký tên Sinh viên đến văn phòng khoa nhận KQ ĐKMH ký tên xác nhận nhận KQ ĐKMH vào phiếu ký nhận KQ ĐKMH 55 PHIẾU MÔ TẢ Ô XỬ LÝ THUỘC QT01 Mã số ô xử lý QT01.3.5 Tên ô xử lý Nộp phiếu ký nhận KQ ĐKMH Đào tạo Đối tượng thực CNTT.TKY Kiểu xử lý Thủ cơng Điều kiện kích hoạt Khơng có Điều kiện kết Dữ liệu vào Phiếu ký nhận KQ ĐKMH có thơng tin Thời gian bắt đầu Sau ô xử lý QT01.3.4 thực xong Thời gian kết thúc Trong ngày Ràng buộc thời gian Theo thời gian quy định phòng đào tạo việc thực đăng ký môn học Kết Điều kiện cho kết Khơng có - Mô tả chi tiết - Kết Thư ký khoa nộp phiếu ký nhận KQ ĐKMH phòng đào tạo theo thời gian quy định Thư ký khoa nộp phiếu ký nhận KQ ĐKMH có sinh viên ký tên cho nhân viên phòng đào tạo Thư ký khoa ký tên xác nhận nộp phiếu ký nhận KQ ĐKMH Việc thực khoảng thời gian quy định phịng đào tạo 56 PHIẾU MƠ TẢ Ơ XỬ LÝ THUỘC QT01 Mã số ô xử lý QT01.3.6 Tên ô xử lý Nhận DSSV nhận KQ ĐKMH Đối tượng thực DATA.PHB Kiểu xử lý Thủ công Điều kiện kích hoạt Khơng có Điều kiện kết Dữ liệu vào TL.66 DSSV nhận KQ ĐKMH ký tên Thời gian bắt đầu Sau ô xử lý QT01.3.5 thực xong Thời gian kết thúc Trong ngày Ràng buộc thời gian Theo thời gian quy định phòng đào tạo việc thực đăng ký môn học Kết Điều kiện cho kết Khơng có Mơ tả chi tiết - Kết PĐT nhận TL.66 mà sinh viên nhận KQ ĐKMH ký tên Kết thúc quy trình ĐKMH 57 Kết luận đánh giá Việc mô tả công việc quản lý Khoa CNTT thành nhiều quy trình với tài liệu mơ tả cụ thể kèm (trình bày phần 3, báo cáo) giúp hệ thống hoá việc quản lý cơng tác Khoa CNTT, từ đó, giúp người lãnh đạo nhìn nhận cách rõ ràng, cụ thể chuỗi công việc với đối tượng thực đối tượng thụ hưởng thời gian thi hành Với chuẩn mơ tả quy trình (trình bày phần 3), q trình thực việc mơ hình công việc quản lý Khoa thành quy trình, giúp nhóm nghiên cứu thấy số cơng tác có tồn tác vụ dư thừa, chưa hợp lý với thực tế, không hợp logic, chưa đạt yêu cầu thời gian; tồn số liệu chưa chặt chẽ, hình thức rườm rà Từ đó, nhóm nghiên cứu thực ln việc thay đổi, sửa chữa quy trình quản lý mắc lỗi vừa nêu Tuy nhiên, từ việc mơ tả quy trình với chuẩn nêu phần xuất vấn đề thực tế là: người lãnh đạo muốn theo dõi toàn trình khó khả thi phải dùng mắt thường quan sát, đọc vẽ mô tả giai đoạn quy trình tìm kiếm mơ tả tác vụ, liệu vào/ra của quy trình thực Ví dụ: để theo dõi tồn Quy trình 02 -Thực Luận văn tốt nghiệp, gồm 03 giao đoạn mô tả vẽ có thời gian thực kéo dài khoảng 20 tuần lễ, người lãnh đạo phải dán nối tất vẽ lại thành tờ giấy to khổ A3 nhìn hết chuỗi cơng việc người tham gia quy trình Ngồi ra, với số lượng tác vụ Quy trình 02 lên đến 70 tác vụ thực thi khiến cho việc tìm kiếm danh sách trở nên vất vả cho người đọc Từ thực tế nêu trên, việc mô hình hố vấn đề mơ tả quy trình phần mềm ứng dụng cần thiết Ứng dụng CNTT vào việc quản lý quy trình cơng cụ hỗ trợ đắc lực cho người quản lý việc quản lý cơng việc cách nhanh chóng, xác bao quát vấn đề Phần mềm hỗ trợ mô tả quy trình với tính như: mơ tả nghiệp vụ quy trình, quản lý tác vụ thời gian thực hiện, quản lý đối tượng người, đơn vị trường tham gia thực hay thụ hưởng kết công việc quy trình, quản lý liệu sử dụng quy trình như: biểu mẫu, danh sách, thơng báo, Tham vọng nhóm nghiên cứu thực đề tài "Chuẩn hóa quy trình quản lý giáo vụ áp dụng thử nghiệm khoa CNTT " đưa CHUẨN tổng quát để mô tả công việc quản lý Khoa CNTT 58 thành quy trình, với CHUẨN tìm đưa quy trình cơng việc mơ tả theo CHUẨN vào phần mềm hỗ trợ quản lý Trong trình nghiên cứu, số khó khăn gặp phải kể đến như: - Chưa có quy định thống trình bày văn dạng thơng báo, cơng văn, tài liệu, nhà trường, nên nhóm nghiên cứu phải tự đề theo chủ quan - Hiện công việc Khoa từ trước đến thực theo số trình tự định chưa thống cụ thể văn nên triển khai quy trình hóa cịn gặp khó khăn: -  Mất nhiều thời gian để rà sốt lại tất cơng việc Khoa mà quy trình hóa  Có nhiều ý kiến khác trình tự thực cơng việc trước cơng việc chưa quy định cụ thể văn  Khi mô tả mơ hình quy trình có ý kiến khác việc công đoạn cần giữ cơng đoạn khơng cần thiết bỏ qua quy trình  Chưa có quy định cụ thể cố định thời gian buộc phải kết thúc cơng đoạn (tác vụ -task) quy trình Khó khăn mơ hình quy trình:  Phải tập hợp đầy đủ tài liệu liên quan đến quy trình mơ tả, đặc biệt biểu mẫu, quy chế  Người thực phải tìm hiểu thống quy ước đặt tên tác nhân, tác vụ, tài liệu, biểu mẫu, thơng báo  Cơng cụ biểu diễn quy trình hình vẽ khơng thân thiện với số đơng Các đơn vị khác, khơng có nhân ngành CNTT khó tiếp cận sử dụng Các vấn đề hạn chế nêu làm cho Khoa khác nhà trường khó khăn phải mơ tả quy trình thực đơn vị Báo cáo này, hy vọng coi tập tài liệu tham khảo cho đơn vị khác nhà trường có nhu cầu chuẩn hố cơng tác nghiệp vụ thành quy trình quản lý với yếu tố lợi ích đề cập phần 59