Luận văn xây dựng hệthống hỗtrợcông tác quản lý giáo vụthửnghiệm tại khoa công nghệthông tin

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ SÀI GÒN  ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC XÂY DỰNG HỆ THỐNG HỖ TRỢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ GIÁO VỤ THỬ NGHIỆM TẠI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Chủ nhiệm đề tài: ThS Trần Văn Hùng Cộng sự: TS Nguyễn An Tế Khoa: Công nghệ thông tin TP HỒ CHÍ MINH, NĂM 2018 Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT Mục Lục Chương Quy trình quản lý quy trình Khoa Cơng nghệ thơng tin 1.1 Giới thiệu quy trình quản lý 1.2 Tin học hóa quản lý quy trình khoa Cơng nghệ thông tin 1.3 Tại cần xây dựng phần mềm hỗ trợ quản lý quy trình Khoa CNTT 1.4 Giới thiệu đề tài 1.5 Giới thiệu đề tài Chương Hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT 2.1 Hệ thống quản lý quy trình 2.2 Các phần mềm quản lý quy trình tiêu biểu 2.3 Yêu cầu hệ thống quản lý quy trình khoa CNTT Chương Hiện trạng, yêu cầu quản lý giáo vụ Khoa CNTT 10 3.1 Hiện trạng 10 3.2 Các toán cần giải quản lý 10 3.3 Các vấn đề cần giải quản lý giáo vụ khoa CNTT 11 Chương 4.1 Kiến trúc ứng dụng 14 Lựa chọn công nghệ 14 Mục tiêu lựa chọn công nghệ 14 Các công nghệ liên quan 14 4.2 Kiến trúc ứng dụng 15 4.3 Chức thành phần hệ thống 17 Chương Kết luận đánh giá kết 18 Tài liệu tham khảo 20 Trang Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT A DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT 10 Từ viết tắt CNTT STU TASK ROLE USER DOCUMENT WYSIWYG PM BCN HCĐH 11 BPMN Ý nghĩa Công nghệ thông tin Saigon Technology University Các tác vụ quy trình Vai trò user Người tham gia hệ thống Các tài liệu, biểu mẫu, báo cáo liên quan đến quy trình What You See Is What You Get - Giao diện tương tác tức thời ProcessMaker – Tên phần mềm quản lý quy trình Ban Chủ nhiệm Hồn chỉnh đại học Business Process Model and Notation - Ký hiệu mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ B DANH MỤC CÁC BẢNG SỐ LIỆU KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI VÀ NGUỒN KINH PHÍ Đơn vị: đồng Tổng số Nguồn vốn TT Nội dung khoản chi Kinh phí Tỷ lệ (%) Trường hỗ Tự có trợ Tìm hiểu 6.000.000 20% 6.000.000 Tìm hiểu cơng nghệ hệ thống 6.000.000 20% 6.000.000 Xây dựng 12.000.000 40% 12.000.000 Chi khác 6.000.000 20% 6.000.000 Tổng cộng: 30.000.000 100% 30.000.000 Khác C DANH MỤC CÁC HÌNH Hình Hình Hình Hình Hình Hình Mối liên quan role (user) quy trình 12 Tra cứu quy trình theo thời gian 12 Mối liên hệ document quy trình 13 Tra cứu nhân viên theo thời gian 13 Kiến trúc chung ứng dụng quản lý quy trình web 15 Kiến trúc ứng dụng quản lý quy trình 16 Trang Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT D Nội DUNG ĐỀ TÀI Chương Quy trình quản lý quy trình Khoa Cơng nghệ thơng tin 1.1 Giới thiệu quy trình quản lý Quy trình gì: Quy trình trình tự (thứ tự, cách thức) thực hoạt động quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng mục tiêu cụ thể hoạt động quản trị Vai trị quy trình cơng tác quản lý Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ khác dẫn đến cách làm việc khác Quy trình giúp cho người thực công việc biết nghiệp vụ họ phải tiến hành bước công việc nào, làm phải cần đạt kết nào? Đối với công việc cần phối hợp nhóm quy trình giúp cho thành viên phối hợp với cách ăn khớp, trình tự khơng bị chồng chéo lên Quy trình giúp ích cho cấp quản lý kiểm sốt tiến độ chất lượng cơng việc nhân viên thực Khó khăn cơng tác quản lý theo quy trình Các cấp quản lý khơng chịu đầu tư thời gian để làm quy trình, cho làm quy trình thời gian Nhưng cách nhìn chưa phải dài hạn họ thực chưa nhận thức rõ tác dụng quy trình Ban đầu thời gian để xây dựng quy trình cơng tác quản lý kiểm sốt cơng việc nhân viên sau tốn thời gian hiệu Hệ thống biểu mẫu tài liệu q nhiều dẫn đến khơng thể kiểm sốt Khó có nhìn tổng quan để xem xét lại cải tiến Một khối lượng công việc số nhân viên tăng lên, cấp quản lý khó khăn việc xếp công việc, phân công theo dõi tiến độ Nhân viên thực cơng việc trước, cơng việc sau, khơng có cảnh báo hay nhắc nhở Một hệ thống mà cho biết thông tin nhân viên cần làm gì, chịu trách nhiệm giai đoạn cơng việc, quy trình bắt đầu, phê duyệt hay bị từ chối, cần thiết Khi thấy minh bạch quy trình, cơng việc phân định rõ ràng khiến cho nhân viên phải có trách nhiệm với thân đồng nghiệp 1.2 Tin học hóa quản lý quy trình khoa Cơng nghệ thông tin Thực trạng tại: Khoa Công nghệ thông tin (CNTT) trường Đại học Cơng Nghệ Sài Gịn chủ yếu đảm nhiệm việc đào tạo nhân lực Công nghệ thông tin hai cấp bậc: Đại học Cao Trang Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT đẳng Số lượng sinh viên giảng viên ngày tăng qua năm Do vậy, công việc quản lý giáo vụ ngày nhiều phức tạp Hiện tại, Khoa CNTT chưa có quy trình quản lý giáo vụ nghiên cứu cụ thể thường quản lý theo kinh nghiệm tích lũy cán bộ, nhân viên Khoa Điều gây khó khăn cho công tác quản lý Mặc dù Khoa CNTT, nhiên chưa có nghiên cứu cụ thể quy trình quản lý giáo vụ, nên cách thức quản lý chưa rõ ràng, chồng chéo chưa áp dụng nhiều lợi CNTT công tác quản lý Hiện Khoa CNTT tiến hành việc áp dụng quy trình vào cơng việc quản lý áp dụng quy trình dựa CNTT nhiều Công việc chia làm phần: - Nghiên cứu, chuẩn hóa tất quy trình quản lý giáo vụ Khoa CNTT Một nhóm giảng viên Khoa CNTT tham gia xây dựng, chuẩn hóa quy trình Khoa đề tài nghiên cứu Khoa học có tên “Chuẩn hố quy trình giáo vụ áp dụng thử nghiệm khoa công nghệ thông tin” - Ứng dụng CNTT quản lý quy trình 1.3 Tại cần xây dựng phần mềm hỗ trợ quản lý quy trình Khoa CNTT Các yêu cầu quản lý khoa: - Tra cứu tài liệu, biểu mẫu (gọi chung tài liệu – document): Trong quy trình giáo vụ khoa, sử dụng nhiều tài liệu biểu mẫu kèm Một số cá nhân sử dụng biểu mẫu cũ dẫn đến khó khăn việc tổng hợp Như hệ thống cần xác định tài liệu hay biểu dùng hoạt động quy trình - Tra cứu giảng viên, nhân viên theo thời gian: Hệ thống phải cho biết giảng viên, nhân viên thực cơng việc khoảng thời gian Và ngược lại phải xác định phụ trách hoạt động quy trình Như ban chủ nhiệm (BCN) khoa biết việc phân công, việc chưa phân cơng, phụ trách nhiều việc, việc để phân công công việc hợp lý - Kiểm tra mối liên quan giảng viên, nhân viên, tiến trình,… - Nhắc nhở tự động cơng việc tới cá nhân liên quan tới tiến trình hết hạn hay thông báo công việc vừa phân Để đáp ứng yêu cầu cần thiết cách nhanh chóng, xác khó khăn cho BCN Khoa thư Ký khoa quản lý giấy quản lý theo phần mềm sử dụng MS Excel, MS Word, MS Access,… Trang Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT Rất cần thiết có phần mềm để hỗ trợ cơng tác quản lý giáo vụ để công tác quản lý giáo vụ Khoa nhanh chóng, xác đạt kết tốt Các tiêu chí phần mềm: Hiện Khoa CNTT có nhiều quy trình cần quản lý Các quy trình thay đổi theo thời gian phát sinh quy trình để đáp ứng yêu cầu theo phát triển Khoa CNTT trường Đại học Công Nghệ Sài Gòn (Saigon Technology University – STU) xã hội Với kinh phí hàng cấp từ nhà trường khơng cao, hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ phải đáp ứng tiêu chí sau - Dễ sử dụng - Chi phí thấp - Đáp ứng hỗ trợ tốt yêu cầu quản lý cần thiết Khoa CNTT như:  Xây dựng quy trình  Chỉnh sửa quy trình cũ  Các công cụ tra cứu theo yêu cầu  Thông báo nhắc nhở tự động tới thời điểm thực thi tác vụ theo yêu cầu 1.4 Giới thiệu đề tài 1.5 Giới thiệu đề tài Đề tài: Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT gồm phần a Tìm hiểu quy trình giáo vụ khoa CNTT Để hệ thống quản lý quy trình người quản trị cần phải tìm hiểu quy trình để thiết kế quy trình hệ thống Tiếp nhận từ đề tài “Chuẩn hóa quy trình giáo vụ khoa CNTT” có quy trình sau: STT Mã số QT01 Quy trình quản lý việc đăng ký mơn học Khoa QT02 Quy trình quản lý việc thực luận văn tốt nghiệp sinh viên Khoa CNTT QT03 Quy trình đánh giá điểm rèn luyện sinh viên Khoa CNTT QT04 Quy trình quản lý việc thực tập tốt nghiệp sinh viên Khoa CNTT QT05 Quy trình quản lý cơng văn Khoa Tên quy trình Trang Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT QT06 Quy trình xếp thời khóa biểu phịng máy cho hệ Hoàn chỉnh Đại học QT09 Quy trình thực nhiệm vụ nghiên cứu khoa học QT12 Quy trình mượn sử dụng phịng máy b Tìm hiểu cơng nghệ Các quy trình mơ tả chi tiết văn người hiểu rõ Bên cạnh tổng qt quy trình biểu diễn sơ đồ Phương pháp trực quan hơn, tổng quát hiểu sơ đồ mà khơng cần giải thích thêm ký hiệu sơ đồ phải theo chuẩn Trong quản lý quy trình thường dùng chuẩn BPMN [5] (Business Process Model and Notation - Ký hiệu mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ) để mơ tả BPMN v2.0 xác định phần tử mơ hình hóa ký hiệu chúng bảng Phần tử STT Sự kiện (Event) Hoạt động (Activity) Cổng (Gateway) Luồng (Sequence Flow) Luồng thông điệp (Message Flow) Liên kết (Association) Pool (biểu diễn đồ họa tác nhân) Lane (một phần vùng quy trình) Data Object (đối tượng liệu) 10 Thơng điệp (Message) 11 Nhóm (Group – Một hộp bao quanh nhóm đối tượng danh mục) 12 Chú thích (kèm theo liên kết) Ký hiệu thích Trang Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT Chương Hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT 2.1 Hệ thống quản lý quy trình Hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ hệ thống tự động hóa quy trình từ đầu đến cuối Điều có nghĩa hệ thống quản lý quy trình tốt có cơng cụ công nghệ bao gồm nhiệm vụ quản lý nguồn nhân lực hoạt động quy trình để làm cho cơng ty tổ chức quản lý linh hoạt cơng việc Các hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ bao gồm khả báo cáo lập biểu đồ phép người dùng người quản lý hiểu thông lượng thời gian phản hồi quy trình nghiệp vụ 2.2 Các phần mềm quản lý quy trình tiêu biểu Các phần mềm quản lý quy trình tốt phải tích hợp việc thiết kế, thực thi quy trình chức khác Bao gồm tính chất sau: - WYSIWYG: Hỗ trợ thiết kế quy trình template cách trực quan - Role-based access controll (RBAC): Trong nội tổ chức, vai trò (role) kiến tạo để đảm nhận chức công việc khác Mỗi vai trò gắn liền với số quyền hạn cho phép thao tác số hoạt động cụ thể - Notification and reminder: Có hệ thống thông báo nhắc nhở phù hợp - Integration: Tích hợp dịch vụ cloud calendar google, … - Tích hợp report: Hỗ trợ tính tạo báo cáo Trên thị trường có nhiều cơng cụ quản lý quy trình Các phần mềm xây dựng cho quy trình cụ thể công ty xác định cho phép thiết kế thực quy trình khác Các phần mềm phần mềm thương mại phần mềm mã nguồn mở tích hợp hai tùy thuộc vào yêu cầu khả người sử dụng Với phần mềm thương mại: Có ưu điểm hỗ trợ tốt người dùng, đơn giản hóa bước xây dựng quy trình Tuy nhiên thường có chi phí cao xây dựng cho quy trình cụ thể thường sử dụng cho đơn vị có tiềm lực tài lớn Các phần mềm mã nguồn mở: Có nhiều phần mềm hỗ trợ xây dựng quản lý tốt quy trình với đầy đủ tính Tuy nhiên để xây dựng thực quy trình hồn chỉnh cần đội ngũ cơng nghệ thơng tin có kiến thức vững hiểu cấu trúc phức tạp phần mềm xây dựng quy trình khác Một số phần mềm quản lý quy trình tiêu biểu: a ProcessMaker (PM): Trang Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT Một phần mềm dựa web dựa công nghệ php Hiện tại, Processmaker có hai bản: open source thương mại - Phiên Opensource: Ưu điểm: Dễ cài đặt, hỗ trợ xây dựng process trực quan không hạn chế số người sử dụng Cho phép người sử dụng nhúng mã html, css, javascript, sql php để xây dựng quy trình, mẫu báo cáo theo yêu cầu Chi phí cần thiết để cài đặt cho ứng dụng nhỏ cần sử dụng hosting giá rẻ hỗ trợ PHP Phiên có nhiều hạn chế: Để xây dựng quy trình cần nhiều nhân lực kiến thức CNTT kiến trúc phức tạp PM - Phiên thương mại: Được chia thành nhóm khác tùy thuộc vào tính hỗ trợ, mẫu template quy mơ sử dụng Chi phí tùy thuộc quy mơ tính năng: Standard, Corporate, Enterprise Bản có chi phí thấp Standard với chi phí 1.500 USD/tháng [3] b Joget: Đây phần mềm quản lý quy trình tiếng giống PM xây dựng Java web Cũng giống PM, Joget bao gồm hai open source thương mại - Open source: Khó sử dụng xây dựng quy trình, quy trình với yêu cầu không phức tạp cần kiến thức lập trình để xây dựng - Thương mại: Có chi phí cao tùy thuộc vào mức độ hỗ trợ Ví dụ chi phí cho gói rẻ 40USD/user bán cho đơn vị có số người sử dụng từ 25 tới 50 người Ta tham khảo bảng tính giá địa website Joget : https://www.joget.com/pricing.html 2.3 Yêu cầu hệ thống quản lý quy trình khoa CNTT Các quy trình nhóm tìm hiểu ứng dụng quản lý quản lý quy trình tiếng có nhiều đơn vị lớn sử dụng Tuy nhiên, ứng dụng chưa phù hợp với đơn vị Khoa CNTT trường Đại học Cơng nghệ Sài Gịn Nhóm tham khảo, tìm hiểu định xây dựng ứng dụng riêng với tiêu chí đặt phù hợp với điều kiện, đặc điểm yêu cầu khoa CNTT Ứng dụng giống hệ thống quản lý quy trình chuẩn với chức bản, phải đáp ứng yêu cầu đặc thù quản lý sở đào tạo nói chung khoa CNTT nói riêng Các u cầu bao gồm: - Tính dễ truy cập: Cần phải dễ dàng truy cập từ thiết bị khác (máy tính cá nhân, thiết bị di động,…), sử dụng hệ điều hành trình duyệt khác nơi đâu - Tính cá nhân hóa: Cần dễ dàng cá nhân hóa cho đối tượng người dùng khác Đối tượng người dùng phân loại nội dung truy cập mà phân loại môi trường, ngữ cảnh sử dụng Trang Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT - Chi phí: Thích hợp với điều kiện Khoa CNTT - Ứng dụng phải có chức chính: Thiết kế quy trình thực quy trình - Dễ sử dụng: Dễ dàng sử dụng để thực với nhiều đối tượng người dùng khác chức khác như: Thiết kế thực - Đáp ứng nhu cầu quản lý đặt khoa CNTT: Tra cứu, in ấn, thông báo,… Trang Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT Chương Hiện trạng, yêu cầu quản lý giáo vụ Khoa CNTT 3.1 Hiện trạng Công tác quản lý học vụ, hoạt động đào tạo thường kỳ số công tác khác Khoa Công nghệ Thông tin (CNTT) chủ yếu thực dựa kinh nghiệm lâu năm, thói quen cán quản lý (Ban Chủ nhiệm Khoa – BCN Khoa) Các công việc chưa mơ tả cụ thể bước làm gì, cá nhân phụ trách, cá nhân thực chịu trách nhiệm, thời điểm công việc phải thực hiện, kéo dài thời gian Chính gây chồng chéo công việc, cá nhân có người phải thực q nhiều cơng việc, lại có người khơng tham gia công tác khác Khoa Việc tổ chức, xếp công tác lại phụ thuộc vào người nên việc quên thực vào thời điểm có xảy Ban Chủ nhiệm Khoa khơng thể nhìn hết tổng quan đối tượng liên quan đến công tác như: thời gian, nhân sự, nên không tránh khỏi việc tổ chức, xếp đụng độ đối tượng vừa nêu, gây khó khăn việc quản lý Ngồi ra, trường hợp Khoa có thêm nhân giảng viên hay nhân viên thường Khoa phải tốn khoảng thời gian huấn luyện công việc phân cơng nhân kèm cặp riêng Trước tình hình trên, nhu cầu cho việc chuẩn hố cơng tác quản lý Khoa thành quy trình để phục vụ cho việc quản lý rõ ràng, đơn giản, không phụ thuộc vào cá nhân cần thiết Khi công việc chưa mô tả quy trình rành mạch việc đánh giá, thay đổi tác vụ cụ thể loạt tác vụ cơng việc khó khả thi: khơng dễ nhìn ảnh hưởng thay đổi tác vụ so với tác vụ trước sau, đối tượng thực hiện, thời gian thi hành, Trước thực nêu trên, việc tìm hiểu cơng tác quản lý Khoa CNTT để từ mơ tả cơng tác thành quy trình theo chuẩn đề ra, phục vụ cho công việc quản lý đến lúc thiết Việc mô tả công tác thành quy trình giúp giải tốn đụng độ nhân lực, thời gian, giải tốn độc lập cơng việc người cụ thể - phục vụ cho công tác quản lý tốt 3.2 Các toán cần giải quản lý Trang 10 Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT 3.3 Các vấn đề cần giải quản lý giáo vụ khoa CNTT Khi tiến hành chuẩn hóa quy trình quản lý giáo vụ Khoa, nhân viên, giảng viên BCN Khoa đọc, hiểu nắm công việc, vài trị quy trình mà khơng tốn nhiều thời gian, công sức nhân viên quản lý Tuy nhiên, công tác quản lý cịn nhiều khó khăn sau: - Ban CNK muốn xem có quy trình diễn Mỗi quy trình có thời gian bắt đầu, kết thúc nào? Các nhóm tham gia vào quy trình này? Hiện quy trình diễn tới giai đoạn nào? - Trong quy trình, cần sử dụng document document sử dụng quy trình nào? - Để phân công công việc cho nhân viên đó, BCN Khoa cần biết: giai đoạn có nhân viên có tham gia cơng việc quy trình hay khơng để phân cơng công việc cho hợp lý - Để gửi thông báo nhắc nhở cho nhân viên công việc phân cơng quy trình đến thời điểm thực khó khăn cho người quản lý Tất công việc quản lý khó khăn khơng tin học hóa Một phần mềm giải vấn đề cần thiết việc giải xác, nhanh chóng cơng việc quản lý giáo vụ Khoa CNTT Đây ý tưởng nhóm thực đề tài: Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT Phần mềm sau hoàn thành, yếu tố tài chính, dễ sử dụng, dễ mở rộng,… nêu, phải đáp ứng yêu cầu cấp bách cho cấp quản lý nhân viên sau: Quản lý hệ thống: Xây dựng quy trình theo chuẩn hệ thống cách sử dụng công cụ thiết kế quy trình mà hệ thống cung cấp Ngồi thiết kế quy trình, quản lý hệ thống cần phân cơng hoạt động quy trình cho nhóm người có vai trị đảm trách Nhân viên: Những người tham gia tác vụ quy trình: Nhận thơng báo tự động xác nhận kết thực hệ thống Cán quản lý: Ban CNK dễ dàng tra cứu thơng tin quy trình, nhân phục vụ cơng tác quản lý Các toán cần giải bao gồm toán sau: - Bài toán 1: Tra cứu thơng tin quy trình, nhóm đối tượng (role) đối tượng (user) cụ thể liên quan tới giai đoạn (task) quy trình,… Có thể mơ tả tốn qua dạng tra cứu ma trận sau: Trang 11 Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT Hình Mối liên quan role (user) quy trình Trong role vai trị gồm có: ban chủ nhiệm khoa, giảng viên, thư ký hay nhân viên phòng ban Dựa vào thống kê này, cho biết quy trình cho biết nhóm người dùng có tham gia Nếu muốn biết chi tiết user tham gia cần phải xác định tham gia hoạt động quy trình (tham khảo tốn 3) - Bài tốn 2: Tra cứu quy trình thực thi khoảng thời gian từ ngày đến ngày Hình Tra cứu quy trình theo thời gian Trang 12 Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT Với bảng thống kê trên, cho biết thông tin quy trình diễn khoảng thời gian đó, người dùng phải thực hay nhiều hoạt động quy trình Các hoạt động qua, diễn hay chưa đến - Bài toán 3: Khi thực quy trình, BCN Khoa cần xác định tài liệu liên quan đến quy trình cần thay đổi document document có ảnh hưởng tới quy trình khác hay khơng, có ảnh hưởng tới quy trình cụ thể nào? Hình Mối liên hệ document quy trình - Bài tốn 4: Liên quan đến nhân viên theo thời gian Hình Tra cứu nhân viên theo thời gian Giá trị đầu vào thống kê user, ngày bắt đầu ngày kết thúc Hệ thống cho biết khoảng thời gian user tham gia vào quy trình cụ thể hoạt động quy trình Trạng thái cho biết hoạt động làm hay chưa làm Như dựa vào bảng thống kê này, ban chủ nhiệm khoa thống kê nhân viên rảnh so với người khác để phân công công việc cho hợp lý Trang 13 Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT Chương Kiến trúc ứng dụng 4.1 Lựa chọn công nghệ Mục tiêu lựa chọn công nghệ Yêu cầu ứng dụng việc đáp ứng yêu cầu tra cứu hỗ trợ quản lý giáo vụ Khoa cần đáp ứng tiêu chí ban đầu đề tài là: Nhiều người sử dụng, lúc, nơi, dễ tiếp cận mở rộng với chi phí hợp lý Nhóm tìm hiểu nghiên cứu, thử nghiệm phần mềm quản lý quy trình opensource processMaker, Joget, Sau tìm hiểu phần mềm này, nhóm nhận thấy phần mềm tốt, chạy web phí ban đầu cho cài đặt ứng dụng không cao Hơn phần mềm cho phép người sử dụng thiết kế template, biểu mẫu, điều kiện,… cách nhúng html, javascript, query extension có sẵn thêm CSDL viết mã ứng dụng trực tiếp ứng dụng để đáp ứng nhiều quy trình phức tạp khác Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu quản lý giáo vụ Khoa CNTT chi phí nhân lực để xây dựng cho quy trình Khoa CNTT lớn Do phương án khơng khả thi Sau phân tích, tìm hiểu, đánh giá tiêu chí xây dựng ứng dụng, nhóm chọn xây dựng ứng dụng web chọn công nghệ PHP – Mysql dựa framework CodeIgniter kết hợp framework css bootstrap thư viện mở rộng javascript GoJS với lý sau: - Ứng dụng chạy web đáp ứng yêu cầu tính đơn giản (cài đặt lần sử dụng nơi), chi phí thấp - Php, mysql: mã nguồn mở, chạy nhanh ổn định thích hợp cho ứng dụng web - CodeIgniter, Bootstrap GoJS: mã nguồn mở miễn phí dựa php, javascript, html css Các thành phần giúp cho ứng dụng phát triển nhanh, ổn định, chuyên nghiệp dễ mở rộng bảo trì cần thiết Các công nghệ liên quan - Php: Ngôn ngữ lập trình web phía máy chủ sử dụng nhiều để xây dựng ứng dụng web Phiên php-7.2.10 có nhiều đặc tính hiệu suất cao Cộng đồng sử dụng php mạnh Có nhiều framework open source phát triển dựa php: Zend Framework, CodeIgniter, Laravel,…Có thể dễ dàng tìm kiếm máy chủ có hiệu suất cao hỗ trợ php Trang 14 Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT - Mysql: Hệ quản trị sở liệu tự nguồn mở phổ biến giới ưa chuộng trình phát triển ứng dụng MySQL sở liệu tốc độ cao, ổn định dễ sử dụng, có tính khả chuyển, hoạt động nhiều hệ điều hành cung cấp hệ thống lớn hàm tiện ích mạnh Với tốc độ tính bảo mật cao, MySQL thích hợp cho ứng dụng có truy cập CSDL internet - CodeIgniter: Một framework mã nguồn mở phát triển dựa PHP Đây framework đơn giản, dễ tiếp cận, ổn định hỗ trợ xây dựng ứng dụng web nhanh - Bootstrap: Một framework html, css javascript miễn phí cho phát triển sử dụng Sử dụng bootstrap để xây dựng giao diện nhanh chóng dễ dàng - GoJS: Một thư viện JavaScript có tính phong phú để thực sơ đồ tùy chỉnh với tính tương tác trực quan phức tạp trình duyệt web đại GoJS cung cấp nhiều tính cao cấp cho phép người sử dụng tương tác kéo thả, chép dán, chỉnh sửa văn chỗ, hỗ trợ cơng cụ, menu ngữ cảnh, bố trí tự động, mẫu, ràng buộc liệu mơ hình GoJS khơng phụ thuộc vào thư viện JavaScript framework nào, làm việc với framework HTML JavaScript GoJS sử dụng ứng dụng để hỗ trợ thiết kế trực quan module xây dựng quy trình 4.2 Kiến trúc ứng dụng Hình Kiến trúc chung ứng dụng quản lý quy trình web Một hệ thống ứng dụng quản lý quy trình dựa web chia thành nhiều lớp Trong lớp ứng dụng chia thành nhiều module khác để xử lý chức khác hệ thống Trang 15 Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT Về bản, ứng dụng khung (framework) cung cấp chức chung cho người sử dụng Tùy vào quy trình, vai trị mà người sử dụng thao tác, sử dụng công cụ module cụ thể Ứng dụng “Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT” dựa kiến trúc với module cụ thể cho việc quản lý giáo vụ Khoa Kiến trúc ứng dụng mơ tả hình sau: Hình Kiến trúc ứng dụng quản lý quy trình Lớp user: Được chia thành nhóm đối tượng với chức cụ thể Các nhóm đối tượng bao gồm: Systemadmin, Manager Operator Lớp lưu trữ data (database): cài đặt hệ quản trị CSDL mysql Lớp ứng dụng: Được chạy web công nghệ php xây dựng chia làm ba module - Xây dựng quy trình: Đây module cho phép người sử dụng xây dựng quy trình Cho phép user chuyển quy trình vào hệ thống Module gồm chức - Hiện thực quy trình: Module cho phép người sử dụng kích hoạt tham gia vào hệ thống để thực thi task Ngồi module cịn chứa công cụ cho người quản lý để tra cứu thông tin phục vụ công tác quản lý - Các công cụ khác: Module chứa công cụ thông báo tới người sử dụng Module chạy tự động để thiết lập thông báo, cảnh báo cập nhật trạng thái quy Trang 16 Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT trình việc thực thi task user Khi task tới thời gian xử lý module gửi email thông báo chứa thơng tin task, quy trình tới người sử dụng liên quan Việc thay đổi, thiết lập trạng thái quy trình cách tự động theo thời gian thực tự động nhờ sử dụng cron job server 4.3 Chức thành phần hệ thống Hiện tại, ứng dụng cung cấp cho nhóm đối tượng: Systemadmin, Manager Operator Khi đăng nhập vào hệ thống, tùy vào đối tượng đăng nhập, hệ thống cung cấp chức khác Systemadmin: đối tượng nắm vững nghiệp vụ, quy trình đọc hiểu quy trình, quy ước giấy để chuyển đổi quy trình vào hệ thống Đối tượng Systemadmin sử dụng công cụ module “xây dựng quy trình” có chức sau: - Tạo quy trình: Đây chức tạo, chỉnh sửa gán đối tượng, thời gian cho task quy trình Chức chia thành phần nhỏ là: quản lý quy trình, quản lý task  Tạo quy trình: Sử dụng công cụ trực quan để xây dựng task thứ tự sử dụng task sau lưu trữ CSDL  Quản lý task: Khi có quy trình task, chức cho phép quản lý thành phần liên quan tới task: role, document thời gian - Quản lý liệu: Bao gồm user, document, role Cho phép thêm, sửa, xóa document, user, role gán user vào role phục vụ cho việc xử lý task Operator: Đối tượng user thông thường tham gia vào thực thi task quy trình Đối tượng Manager Systemadmin gán vào để thực thi task Khi task mà user tham gia đến thời điểm thực thi, user nhận thông báo qua email khai báo Đăng nhập vào hệ thống, user xem danh sách task tới thời điểm thực thi thực thao tác xác nhận thực thi task Manager: Đối tượng đóng vai trị BCN khoa, người có nhiệm vụ quản lý cho quy trình Đối tượng có chức năng: - Cho phép xem gán đối tượng cụ thể vào task lần quy trình thực khởi động thực quy trình - Tra cứu thơng tin quy trình, trạng thái task quy trình - Tra cứu tổng hợp quy trình, user, document, Trang 17 Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT Chương Kết luận đánh giá kết Ứng dụng: “Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT” hoàn thành triển khai thử nghiệm Khoa CNTT Hiện tại, ứng dụng cài đặt máy chủ hosting Khoa CNTT, có địa là: http://quanlyquytrinh.cf Máy chủ đặt ứng dụng có cấu hình phần cứng không cao, sử dụng phần mềm: Apache 2.4, Php (version >=5.6) Mysql Để thử nghiệm đạt kết theo yêu cầu công tác quản lý, trước xây dựng tiến hành thử nghiệm quy trình Khoa CNTT, nhóm xây dựng hệ thống tham khảo tài liệu danh sách quy trình xây dựng, chuẩn hóa đề tài khoa học Khoa CNTT là: “Chuẩn hóa quy trình giáo vụ áp dụng thử nghiệm Khoa Cơng nghệ Thơng tin” để chọn quy trình phù hợp cho việc thử nghiệm Tuy nhiên, để đánh giá xác tính hiệu ứng dụng, nhóm chọn quy trình thực thi Khoa thời điểm chọn thử nghiệm quy trình Các quy trình là:  Quy trình thời khóa biểu hệ HCĐH  Quy trình đăng ký nhiệm vụ khoa học giảng viên khoa cơng nghệ thơng tin  Quy trình đánh giá điểm rèn luyện sinh viên  Quản lý việc thực luận văn tốt nghiệp sinh viên Khoa CNTT Kết luận đánh giá Ứng dụng nhóm làm đề tài xây dựng đáp ứng tiêu chuẩn đặt cho phần mềm nói chung cho phần mềm quản lý quy trình hỗ trợ công việc quản lý Khoa CNTT Cụ thể sau:  Tính dễ truy cập, dễ sử dụng: Do chạy web, nên thuận lợi cho người sử dụng Các thao tác đơn giản sử dụng thông thường, tra cứu quản lý thiết kế quy trình  Tính cá nhân hóa: Tùy thuộc đối tượng có vai trị gì, đăng nhập có chức tương ứng  Chi phí: Chi phí cho ứng dụng bao gồm chi phí phần cứng, cài đặt huấn luyện sử dụng Tổng chi phí thấp: Trang 18 Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT  Chức chính: Có đầy đủ yêu cầu cho ứng dụng quản lý quy trình: Thiết kế quy trình, thực, tra cứu, thơng báo  Các chức cho quản lý: Hỗ trợ tốt cho BCN Khoa công tác quản lý Cung cấp công cụ tra cứu, quản lý mô tả đề tài Các công cụ đánh giá cao, thuận lợi sử dụng  Chức thông báo, nhắc nhở: Luôn cập nhật gửi thơng báo tới thành viên tham gia quy trình tới thời điểm phải tham gia vào task quy trình Hạn chế Mặc dù nhóm nghiên cứu có nhiều cố gắng, nhiên có nhiều lý khiến kết ứng dụng có số hạn chế, cần điều chỉnh thêm Đó là: Một quy trình Khoa CNTT thường kéo dài thời gian, có quy trình có thời gian kéo dài năm, việc thực quy trình đánh giá xác theo mơi trường thực tế gặp nhiều khó khăn chưa được kiểm chứng đầy đủ Nhóm chọn quy trình đơn giản có thời gian ngắn mô rút ngắn thời gian quy trình để thực kiểm tra kết Các kết hỗ trợ tra cứu chưa phong phú hiển thị trực quan Cũng cần xuất nhiều định dạng khác hỗ trợ tốt công tác quản lý Trang 19 Xây dựng hệ thống hỗ trợ công tác quản lý giáo vụ thử nghiệm khoa CNTT Tài liệu tham khảo [1] Nhóm tác giả Khoa CNTT, Đề tài khoa học Chuẩn hóa quy trình quản lý giáo vụ Khoa CNTT, 2018 [2] ProcessMaker Open source Documentation , https://wiki.processmaker.com/ [3] Joget, https://www.joget.org/ [4] Gojs, https://gojs.net [5] BPMN, http://www.bpmn.org/ Trang 20