Quản lý văn bản tại các chi cục thuế quận huyện thuốc thành phố hồ chí minh từ thực tiễn chi cục thuế quận gò vấp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN o0o LÊ THỊ TÁO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CHI CỤC THUẾ QUẬN HUYỆN THUỘC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TỪ THỰC TIỄN CHI CỤC THUẾ QUẬN GÒ VẤP Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 8320303 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN o0o LÊ THỊ TÁO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CHI CỤC THUẾ QUẬN HUYỆN THUỘC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TỪ THỰC TIỄN CHI CỤC THUẾ QUẬN GÒ VẤP LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 8320303 Người hướng dẫn: TS Đỗ Văn Học THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - 2019 LỜI CAM ĐOAN Tơi Xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn khoa học TS Đỗ Văn Học Các nội dung nghiên cứu đề tài trung thực, tác giả thu thập từ khảo sát thực tế Ngoài ra, tơi có tham khảo, sử dụng số kết nghiên cứu thích rõ ràng TÁC GIẢ Lê Thị Táo MỤC LỤC MỤC LỤC Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu .2 2.1 Mục đích nghiên cứu 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phương pháp nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu .8 5.1 Đối tượng 5.2 Phạm vi Đóng góp đề tài .9 Kết cấu đề tài Chƣơng I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN THUẾ CẤP QUẬN HUYỆN 10 1.1 Một số nội dung văn quản lý văn 10 1.1.1 Một số khái niệm .10 1.1.2 Khái quát tổ chức quản lý văn 13 1.1.3 Ý nghĩa tác dụng việc quản lý văn 14 1.1.4 Phương pháp quản lý văn tài liệu quan tổ chức 16 1.2 Chức nhiệm vụ công tác quản lý văn quan thuế quận huyện 18 1.2.1 Chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Chi cục thuế cấp quận huyện 18 1.2.2 Quản lý văn quan thuế quận, huyện 22 Tiểu kết Chương 29 Chƣơng II: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CHI CỤC THUẾ QUẬN GÒ VẤP 31 2.1 Chức nhiệm vụ Chi cục thuế Gò Vấp 31 2.1.1 Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục thuế quận Gò Vấp 31 2.1.2 Khái quát Chi cục thuế Gò Vấp trước năm 2010 33 2.2 Thực tiễn quản lý văn Chi cục thuế Gò Vấp từ năm 2010 lại 38 2.2.1 Các quy định pháp lý quản lý văn bản, lập hồ sơ .38 2.2.2 Công tác nhân 39 2.2.3 Vật chất, kỹ thuật 40 2.2.4 Triển khai hoạt động nghiệp vụ quản lý văn 42 2.2.4.1 Công tác quản lý giải văn 42 2.2.4.2 Công tác quản lý văn đến .48 2.2.4.3 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 56 2.2.4.4 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn .59 2.3 Nhận xét, đánh giá chung 63 2.3.1 Kết đạt 63 2.3.2 Tồn 66 2.3.3 Nguyên nhân 69 Tiểu kết Chương 70 Chƣơng 3: PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA CÁC CƠ QUAN THUẾ CẤP QUẬN HUYỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 72 3.1 Phương hướng phát triển công tác quản lý văn quan thuế Thành phồ Hồ Chí Minh qua thực tiễn Chi cục thuế Gị Vấp thời kỳ 72 3.1.1 Phương hướng quan quản lý .72 3.1.2 Chủ trương quan thuế ban lãnh đạo Chi cục thuế Gò vấp quản lý văn thời kỳ 72 3.2 Một số giải pháp 74 3.2.1 Xây dựng tổ chức, hướng dẫn thực văn pháp lý đạo, hướng dẫn nghiệp vụ quản lý văn Chi cục thuế 74 3.2.2 Hoàn chỉnh hệ thống phần mềm quản lý văn 77 3.2.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân làm công tác quản lý văn bản, công tác văn thư 81 3.2.4 Hoàn thiện số nghiệp vụ 84 3.2.4.1 Đẩy mạnh hồn thiện cơng tác lập hồ sơ 84 3.2.4.2 Hoàn thiện công tác nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 88 3.2.4.3 Tăng cường đôn đốc thực nghiêm túc chế độ lập, nộp lưu hồ sơ 89 Tiểu kết Chương 89 KẾT LUẬN…………………………………………………………………………….91 TÀI LIỆU THAM KHẢO 95 PHỤ LỤC 100 PHIẾU KHẢO SÁT + VĂN BẢN .112 DANH MỤC KÝ HIỆU & CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu Chữ viết tắt CBCC Cán bộ, công chức CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức QLVB Quản lý văn QLNN Quản lý nhà nước CCT Chi cục thuế CHXHXNVN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam VPĐT Văn phòng điện tử CCTGV Chi cục thuế quận Gò Vấp DMHS Danh mục hồ sơ CNTT Cơng nghệ Thơng tin TPHCM Thành phố Hồ Chí Minh ĐCSVN Đảng Cộng Sản Việt Nam MỞ ĐẦU LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Thuế nguồn thu góp phần điều chỉnh mục tiêu kinh tế vĩ mô Nhà nước Khi kinh tế suy thoái, tức đầu tư ngừng trệ, sản xuất tiêu dùng giảm Nhà nước dùng thuế để kích thích đầu tư, khuyến khích tiêu dùng Khi kinh tế hưng thịnh, Nhà nước dùng thuế để giảm tốc độ đầu tư, giảm bớt mức tiêu dùng đất nước; thuế thực vai trò tái phân phối nguồn tài chính, góp phần đảm bảo cơng xã hội Như vậy, rõ ràng vai trò lĩnh vực thuế quan trọng Trong đó, hiệu hoạt động quản quản lý thuế phụ thuộc lớn vào việc quản lý văn (QLVB) Quản lý văn nội dung công tác văn thư, quản lý tốt văn mang lại hiệu như: Giúp lãnh đạo quan đạo cơng việc xác, hiệu quả, khơng để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính; Làm tốt cơng tác quản lý văn góp phần bảo vệ bí mật quan, tổ chức Hiệu công tác QLVN, công tác lập hồ sơ tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan nguồn bổ sung thường xuyên cho lưu trữ hành lưu trữ lịch sử Nhận thức vai trò, ý nghĩa tầm quan trọng, Đảng Nhà nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (CHXHXNVN) ban hành nhiều văn quy phạm pháp luật, đầu tư kinh phí, đào tạo nguồn nhân lực cho cơng tác văn thư nói chung quản lý văn nói riêng Nhưng thực tế, suy nghĩ nhiều người, nhiều quan việc QLVB công việc vụ, giấy tờ đơn nên nhiều Chi cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh chưa có quan tâm mực, chu đáo Quy trình hiệu quản lý văn chưa tương xứng với tiềm Văn ban hành chồng chéo Những điều gây nhiều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động điều hành, quản lý nhiều quan tổ chức Các Chi cục thuế (CCT) nơi thực thu thuế phí bổ sung vào nguồn ngân sách địa bàn quận, huyện, Thành phố Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh (TPHCM) ứng dụng thành cơng phần mềm quản lý văn chung (gọi tắt Văn phòng điện tử) cho tất CCT địa bàn, kèm theo ban hành số văn công tác Văn thư – Lưu trữ như: Quyết định số 2206/QĐ-CT ban hành ngày 04 tháng năm 2015 Cục thuế việc ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ; Quyết định số 2351/QĐ-TCT ban hành ngày 11 tháng 12 năm 2015 Tổng Cục thuế việc ban hành quy trình tiếp nhận giải thủ tục hành thuế người nộp thuế theo chế cửa quan thuế…Tuy nhiên, thực tế, việc quản lý văn Chi cục thuế quận Gò Vấp (CCTGV) CCT khác địa bàn TPHCM chưa nghiên cứu quy định cụ thế, chi tiết Vì vậy, việc nghiên cứu thực trạng cơng tác QLVB CCTGV CCT địa bàn quận huyện TPHCM, từ rút kết đạt được, tồn tại, khó khăn trình hoạt động vấn đề cấp bách, cần sáng tỏ Xuất phát từ lý khoa học thực tiễn trên, tác giả chọn đề tài: “Quản lý văn Chi cục thuế quận huyện thuộc Thành phố Hồ Chí Minh từ thực tiễn Chi cục thuế quận Gò Vấp” làm luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU 2.1 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Trên sở đánh giá thực trạng quản lý văn Chi cục thuế quận huyện, cụ thể Chi cục thuế quận Gò Vấp, Luận văn đề xuất số giải pháp nhằm khắc phục tồn thực trạng, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quản lý văn hoạt động Chi cục thuế quận Gị Vấp nói riêng tất Chi cục thuế quận huyện địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, nước Việt Nam nói chung 2.2 NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU Để đạt mục tiêu trên, đề tài phải giải số nhiệm vụ sau đây: Nghiên cứu sở lý luận, sở pháp lý quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Chi cục thuế nói chung CCTGV nói riêng Nghiên cứu, khảo sát, tìm hiểu tình hình quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Chi cục thuế quận Gò Vấp nhằm đánh giá thực trạng, nêu rõ ưu điểm, khuyết điểm học kinh nghiệm Trên sở đánh giá thực trạng, luận văn đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quản lý văn CCTGV quan thuế cấp huyện thuộc TPHCM LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ Quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan vấn đề quan trọng, điều thể qua việc có nhiều nguồn tài kiệu nghiên cứu tổng thể công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ khía cạnh vấn đề Bên cạnh có cơng trình nghiên cứu cơng tác quản lý văn bản, cơng tác văn thư lưu trữ nói chung cơng trình liên quan đến quan thuế nói riêng để tác giả tham khảo kế thừa Qua khảo sát, tác giả trình bày cơng trình tiêu biểu sau: Tác giả Ngô Kiều Oanh: “Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn Chi cục thuế địa bàn Hà Nội- thực trạng giải pháp”- luận văn thạc sĩ Lưu trữ học, năm 2013 Đại học Khoa học xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội PGS-TS Vũ Thị Phụng hướng dẫn: Luận văn làm rõ số vấn đề như: tổng quan công tác văn thư lưu trữ; ưu điểm hạn chế công tác văn thư lưu trữ; thực trạng công tác lập hồ sơ việc quản lý công tác lập hồ sơ Chi cục thuế địa bàn Hà Nội Dưới góc nhìn Lưu trữ học, Luận văn đưa số giải pháp nâng cao hiệu tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn quan thuế địa bàn Thành phố Hà Nội như: nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán bộ, nhân viên tầm quan trọng việc quản lý hồ sơ chuyên môn; xây dựng, ban hành văn quy định công tác 98 47 Nguyễn Minh Phương (2014) Quản lý giải văn quan, tổ chức Hà Nội: Chính trị quốc gia 48 Phạm Thị Hiền Thảo (2016) Quản lý Nhà nước đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức Tổng cục thuế - Bộ Tài Luận văn thạc sĩ 49 Quốc hội (2006), Luật công nghệ thông tin số 67/2006 ngày 29/6/2006 50 Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 51 Quốc hội (2012), Luật quản lý thuế số 21/2012/QH13 bổ sung số điều luật quản lý thuế 52 Quốc hội (2013), Hiến pháp năm 2013 53 Từ điển Bách khoa Việt Nam (2005) Hà Nội: Từ điển Bách Khoa 54 Từ điển Tiếng Việt (2007) Đà Nẵng: Nxb Đà Nẵng 55 Tổng cục thuế (2008), Quyết định số 953/QĐ-TCT ngày 28 tháng năm 2008 việc ban hành quy trình tiếp nhận văn đến 56 Tổng cục thuế (2010), Quyết định số 503/QĐ-TCT ngày 29 tháng năm 2010 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chưc Chi cục thuế trực thuộc Cục thuế 57 Tổng cục thuế (2010), Quyết định số 504/QĐ-TCT ngày 29 tháng năm 2010 quy định chức nhiệm vụ Đội thuộc Chi cục thuế 58 Trần Đức Mạnh & Hoàng Hải Nam (2011) Quản lý lưu trữ hồ sơ điện tử lĩnh vực thuế Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 3, tr 12 59 Trần Thị Thu Trang (2012) Quản lý Nhà nước lĩnh vực thuế xuất nhập theo pháp luật Việt Nam Luận văn Thạc sĩ 60 Tổng cục thuế (2013), Quyết định số 669 ngày 22 tháng năm 2013 việc áp dụng quy chế lưu trữ, khai thác sử dụng hồ sơ qua phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ 99 62 Tổng cục thuế (2015), Quyết định 2351 việc ban hành quy quy trình tiếp nhận giải thủ tục hành thuế người nộp thuế theo chế cửa quan thuế 63 Tổng cục thuế (2015), Quyết định số 2205 việc ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ ngành thuế 64 Trịnh Thị Thu Hương (2015) Tổ chức khác thác sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục thuế phục vụ công tác quản lý thuế địa phương qua khảo sát số Chi cục thuế Hà nội Luận văn Thạc sĩ 65 Vương Đình Quyền (2005) Lý luận phương pháp công tác văn thư Hà Nội: Đại học Quốc gia 66 Vũ Thị Tươi (2019) Tổ chức khoa học hồ sơ bệnh án hoạt động bệnh viên tư nhân Thành phố Hồ Chí Minh Luận văn Thạc sĩ 67 Trang web tổng cục thuế: https://nhantokhai.gdt.gov.vn/ 68 Trang website bách khoa toàn thư mở: https://vi.wikipedia.org 69 Trang website công nghệ thông tin: https://www.ntccloud.com 70 Trang Website Chính phủ ( https://tphcm.chinhphu.vn 71 Trang Website cục Thống kê: http://www.pso.hochiminhcity.gov.vn 72 Trang Website đọc báo: http://baomoi.com.vn/ 73 Trang Website từ điển tiếng Việt: https://vi.wiktionary.org 74 Trang Website báo Sài Gịn giải phóng: http://www.sggp.org.vn/ 75 Trang Website tra từ : http://www.tratu.soha.vn 76 Trang Website tra từ điển : http://www.tudien.com 100 PHỤ LỤC PHỤ LỤC I: Sổ đăng ký văn năm 2012 sổ đăng ký văn đến (danh sách văn đến) Chi cục thuế quận Gò Vấp vào năm 2014, trang 101, 102 PHỤ LỤC II: Nút chuyển xử lý, chuyển phát hành văn bản, trang 103 PHỤ LỤC III: Chuyển phát văn đi, trang 104 PHỤ LỤC IV: Đăng ký văn đến, trang 105 PHỤ LỤC V: Tổng kết số lượng văn văn đến năm 2015, trang 106 PHỤ LỤC VI: Nút giao việc hệ thống VPĐT, trang 107 PHỤ LỤC VII: Giao diện trang nộp thuế điện tử, trang 108 PHỤ LỤC VIII: Danh mục hồ sơ thực chất Mục lục hồ sơ, công văn - đến lưu Đội Hành – Nhân - Tài vụ Chi cục thuế Gò Vấp, trang 109 PHỤ LỤC IX: Hệ thống máy chủ, trang 110 PHỤ LỤC X: Tạo thêm nút “lập hồ sơ” giao diện VPĐT, trang 111 101 PHỤ LỤC 102 103 PHỤ LỤC II Giao diện xử lý văn phầm mềm quản lý văn 104 PHỤ LỤC III Giao diện phần mềm quản lý văn (chuyển phát hành văn bản) 105 PHỤ LỤC IV 106 PHỤ LỤC V 107 PHỤ LỤC VI Giao diện phần mềm quản lý văn 108 PHỤ LỤC VII Giao diện trang Nhận tờ khai thuế 109 PHỤ LỤC XIII (Danh mục hồ sơ thực chất Mục lục hồ sơ, công văn –đến lƣu Đội Hành – Nhân - Tài vụ Chi cục thuế Gò Vấp) 110 PHỤ LỤC IX Hệ thống Máy chủ 111 PHỤ LỤC X LẬP HỒ SƠ Tạo thêm chuyên mục “lập hồ sơ” hệ thống 112 VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CCTGV PHIẾU KHẢO SÁT