BẢNG CHỮ VIẾT TẮT ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TẠ THỊ THANH THỦY XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƢỜ[.]
Header Page of 107 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TẠ THỊ THANH THỦY XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lƣu trữ Mã số: 60 32 03 01 Hà Nội, 2016 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc1 of 107 Header Page of 107 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TẠ THỊ THANH THỦY XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lƣu trữ Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Nguyễn Liên Hƣơng Mã số: 60 32 03 01 Hà Nội, 2016 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc2 of 107 Header Page of 107 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các kết nghiên cứu đề tài trung thực chƣa đƣợc công bố đề tài, cơng trình nghiên cứu khác, tài liệu tham khảo đƣợc thích TÁC GIẢ Tạ Thị Thanh Thủy Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc3 of 107 Header Page of 107 LỜI CẢM ƠN Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến giáo sƣ, phó giáo sƣ, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) Hiệu trƣởng Trƣờng Đại học Hải Dƣơng, Lãnh đạo cán nhân viên Trung tâm Nghiên cứu thực hành Du lịch Lữ hành đơn vị tác giả đến khảo sát, nghiên cứu hồ sơ, tài liệu: Phòng Tổng hợp; Phòng Tổ chức Cán bộ; phịng Quản lý Đào tạo; phịng Cơng tác Học sinh – Sinh viên nhiều chuyên gia, đồng nghiệp giúp đỡ, ủng hộ, tƣ vấn trình tác giả thực đề tài nghiên cứu Đặc biệt, tác giả gửi lời cảm ơn sâu sắc tới TS Nguyễn Liên Hƣơng - Ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn tác giả thực đề tài./ Tạ Thị Thanh Thủy Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc4 of 107 Header Page of 107 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TL Tài liệu UBND Ủy ban nhân dân Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc5 of 107 Header Page of 107 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nguồn tƣ liệu tham khảo Phƣơng pháp nghiên cứu Bố cục luận văn PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG 1.1 Khái quát Trƣờng Đại học Hải Dƣơng 1.1.1 Lịch sử hình thành Trƣờng Đại học Hải Dƣơng 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Trƣờng Đại học Hải Dƣơng 10 1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 10 1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức 11 1.1.2.3 Đội ngũ cán 13 1.1.2.4 Hoạt động đào tạo Nhà trường năm gần 14 1.1.2.5 Điều kiện sở vật chất ứng dụng công nghệ thông tin 15 1.2 Giới thiệu thành phần, nội dung giá trị tài liệu hình thành hoạt động Trƣờng Đại học Hải Dƣơng 16 1.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành hoạt động Trƣờng Đại học Hải Dƣơng 16 1.2.1.1 Khối lượng tài liệu 16 1.2.1.2 Thành phần tài liệu 17 1.2.1.3 Nội dung tài liệu 18 1.2.2 Ý nghĩa tài liệu hình thành hoạt động Nhà trƣờng 22 1.2.2.1 Tài liệu có giá trị thực tiễn .22 1.2.2.2 Tài liệu có giá trị khoa học .23 1.2.2.3 Tài liệu có giá trị lịch sử 23 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc6 of 107 Header Page of 107 1.3 Sự cần thiết phải áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành hoạt động Trƣờng Đại học Hải Dƣơng 24 1.3.1 Đảm bảo quản lý thống công tác văn thư lưu trữ Nhà trường 24 1.3.2 Nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ 25 1.3.3 Giúp lãnh đạo, cán giảng viên nhà trường chủ động kiểm soát quản lý hồ sơ, tài liệu theo mục tiêu xây dựng 27 TIỂU KẾT CHƢƠNG 1: 28 CHƢƠNG XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG 29 2.1 Thực trạng cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trƣờng Đại học Hải Dƣơng 29 2.1.1 Các quy định công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Trường Đại học Hải Dương 29 2.1.2 Tổ chức nhân sở vật chất phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ 30 2.1.2.1 Tổ chức nhân phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ 30 2.1.2.2 Cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu .31 2.1.3 Thực tế công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu Trường Đại học Hải Dương 32 2.1.3.1 Công tác lập hồ sơ hành 32 2.1.3.2 Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan 33 2.1.3.3 Công tác thu thập bổ sung hồ sơ, tài liệu 33 2.1.3.4 Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ 35 2.2 Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành hoạt động Trƣờng Đại học Hải Dƣơng 36 2.2.1 Các khái niệm 36 2.2.2 Xác định mục tiêu quản lý quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu 37 2.2.3 Trách nhiệm quản lý .38 2.2.3.1 Trách nhiệm lãnh đạo 38 2.2.3.2 Trách nhiệm nhân viên .40 2.2.4 Xây dựng quy trình tác nghiệp 41 2.2.4.1 Căn xây dựng quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu 41 2.2.4.2 Biên soạn tài liệu xây dựng quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Trường Đại học Hải Dương 43 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc7 of 107 Header Page of 107 2.2.4.3 Xây dựng quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trường Đại học Hải Dương .47 2.2.5 Kế hoạch hướng dẫn thực quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu 55 2.2.5.1 Xây dựng máy tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu .55 2.2.5.2 Thời gian dự kiến thực 57 2.2.5.3 Tiến hành kiểm tra, đánh giá việc xây dựng áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu 58 TIỂU KẾT CHƢƠNG 2: 59 CHƢƠNG 3: ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG .60 3.1 Những thuận lợi khó khăn áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ Trƣờng Đại học Hải Dƣơng 60 3.1.1 Những thuận lợi áp dụng quy trình .60 3.1.1.1 Hệ thống văn pháp lý, văn hướng dẫn cụ thể 60 3.1.1.2 Sự quan tâm cấp lãnh đạo 61 3.1.2 Những khó khăn áp dụng quy trình .62 3.1.2.1 Nhận thức thói quen làm việc mơt phận cán bộ, nhân viên cịn hạn chế 62 3.1.2.2 Kinh phí đầu tư cịn hạn chế .63 3.2 Các điều kiện để áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ 64 3.2.1 Chuẩn bị điều kiện nhân lực 64 3.2.2 Chuẩn bị điều kiện sở vật chất 65 3.3 Các biện pháp áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ 66 3.3.1 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành Đại học Hải Dương 66 3.3.2 Tuyên truyền việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Đại học Hải Dương 68 3.3.3 Thực thống công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu 69 3.3.4 Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng, trao đổi nghiệp vụ chuyên môn 70 3.3.5 Kiểm tra, đánh giá việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu 71 TIỂU KẾT CHƢƠNG 3: .72 KẾT LUẬN .74 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 75 DANH SÁCH PHỤ LỤC .79 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc8 of 107 Header Page of 107 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lƣu trữ sản phẩm lịch sử, nguồn tài nguyên thông tin khứ vô phong phú quốc gia Giá trị tài liệu lƣu trữ đƣợc công nhận tất lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục…Trong quan, tổ chức, tài liệu lƣu trữ đóng vai trò quan trọng hoạt động quản lý, đạo, điều hành nhƣ cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý cao xác Đối với nghiệp giáo dục đặc biệt giáo dục đại học hồ sơ, tài liệu sản sinh q trình giải cơng việc khơng phản ánh đƣờng lối, sách quản lý Đảng Nhà nƣớc mà cịn nguồn thơng tin chủ yếu để xử lý thực nghiệp vụ công tác quản lý, đào tạo học sinh, sinh viên Trƣờng Đại học Hải Dƣơng trƣờng đại học công lập trực thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng, có chức đào tạo nguồn nhân lực tỉnh nhƣ khu vực khác nƣớc Lãnh đạo Bộ, Sở, Ban, Ngành luôn quan tâm, tạo điều kiện để Trƣờng Đại học Hải Dƣơng ngày phát triển, có chất lƣợng tốt Trƣờng Đại học Hải Dƣơng trƣờng đại học công lập chịu quản lý UBND Hải Dƣơng nhƣng từ trƣớc đến Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ tỉnh chƣa tiến hành thu thập tài liệu Chính điều địi hỏi Nhà trƣờng phải chủ động triển khai việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Nhà trƣờng Thêm vào cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu bộc lộ nhiều bất cập nhân sự, sở vật chất nhƣ nghiệp vụ liên quan (lập hồ sơ, thu thập, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng.) Tất nguyên nhân đặt yêu cầu cấp thiết việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành hoạt động Nhà trƣờng Một quy trình khoa học phù hợp giúp chuẩn hóa cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ, tránh đƣợc tình trạng mất, thất lạc tài liệu rủi ro khác Mặt khác xây dựng áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ tốt Đại học Hải Dƣơng cứ, mơ hình tham khảo cho trƣờng cao đẳng, đại học khác thuộc địa phƣơng quản lý Nhận thấy cấp thiết vấn đề, định lựa chọn đề tài “Xây dựng áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc9 of 107 Header Page 10 of 107 hoạt động Trường Đại học Hải Dương” làm đề tài luận văn thạc sỹ Trên sở lý luận qua việc nghiên cứu, khảo sát thực tế, mong muốn đƣa đƣợc quy trình quản lý hiệu tài liệu lƣu trữ hình thành hoạt động Nhà trƣờng Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu * Đối tƣợng nghiên cứu Do hạn chế mặt thời gian quy mô luận văn, đề tài sâu vào tất nội dụng công tác lƣu trữ, xác định đối tƣợng nghiên cứu xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành hoạt động Trƣờng Đại học Hải Dƣơng * Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu, khảo sát việc thực công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành hoạt động Đại học Hải Dƣơng Xây dựng áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ Trƣờng Đại học Hải Dƣơng Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu đề tài này, tập trung làm rõ vấn đề sau: Thứ nhất: Phân tích cần thiết phải xây dựng áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành hoạt động Trƣờng Đại học Hải Dƣơng; Thứ hai: Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành hoạt động Trƣờng Đại học Hải Dƣơng Thứ ba: Phân tích điều kiện, biện pháp để áp dụng quy trình xây dựng Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài đƣợc xác định nhƣ sau: - Khảo sát hoạt động Trƣờng Đại học Hải Dƣơng (lịch sử hình thành, nhiệm vụ, cấu tổ chức) - Khảo sát, thống kê thành phần, khối lƣợng, nội dung tài liệu hình thành hoạt động Trƣờng Đại học Hải Dƣơng; - Đánh giá ƣu điểm, hạn chế công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Trƣờng Đại học Hải Dƣơng; Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc10 of 107 Header Page 73 of 107 - Kết hợp với Sở Nội vụ (trực thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng) mở lớp nghiệp vụ ngắn hạn cho cán bộ, nhân viên không thuộc chun ngành quản trị văn phịng, hành học Đây giải pháp có tính lâu dài giúp đội ngũ đƣợc trang bị kiến thức sở ngành, góp phần xử lý cơng việc chuyên môn đạt đƣợc hiệu cao - Đặc biệt, để áp dụng thành cơng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu, lãnh đạo Nhà trƣờng cần tổ chức họp với quy mơ tồn trƣờng với mục đích tập huấn, giới thiệu nội dung áp dụng vào công tác văn thƣ, lƣu trữ Lớp tập huấn nên diễn trƣớc áp dụng quy trinh trình vào thực tế Các nội dung có liên quan bao gồm: Chủ trƣơng, kế hoạch áp dụng, thời gian cụ thể, yêu cầu, đánh giá 3.2.2 Chuẩn bị điều kiện sở vật chất Việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu, ngồi nhân tố nhân lực cịn yếu tố quan trọng sở vật chất Cùng với nhân tố khác, sở vật chất định thành công hay thất bại hoạt động áp dụng quy trình vào thực tế Dù lý thuyết có thuyết phục đến đâu nhƣng nhƣ khơng có điều kiện vật chất để áp dụng quy trình khơng có tính khả dụng Để áp dụng thành cơng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trƣờng Đại học Hải Dƣơng phải thực nội dung sau: - Bố trí mở rộng kho lƣu trữ: Đây kho đƣợc tổ chức để lƣu trữ TL có giá trị lớn kinh tế, trị, giáo dục Nhà trƣờng qua thời kỳ Đối với việc bố trí kho lƣu trữ, cần thực thống thiết kế, tiêu chuẩn, nhƣ trang bị sở vật chất phục vụ cho việc bảo quản TL lƣu trữ bảo điều kiện sau: - Phải đảm bảo có 01 phịng/kho lƣu trữ nơi lƣu trữ tồn hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động quan; - Kho lƣu trữ nên bố trí trụ sở quan (cơ sở 1-Hải Tân); - Kho lƣu trữ cần đƣợc trang bị đầy đủ phƣơng tiện nhƣ: + Giá, tủ đựng tài liệu; + Các trang thiết bị khác nhƣ: phƣơng tiện vận chuyển (xe đẩy); trang thiết bị bảo vệ cửa chính, cửa sổ; hệ thống báo động; trang thiết bị chống cháy, hệ 65 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc73 of 107 Header Page 74 of 107 thống báo cháy; thiết bị thơng gió, chống ẩm (quạt, máy điều hòa, dụng cụ đo độ ẩm, nhiệt độ), - Kết cấu kho bảo quản tài liệu phải có sức chịu tải bền vững, chống đƣợc bão cấp 12 - Nền kho bảo quản tài liệu phải đƣợc xử lý chống mối, phẳng, chịu đƣợc ma sát không gây bụi - Mái đƣợc thiết kế lớp: lớp đổ bê tông cốt thép chỗ, lớp vật liệu cách nhiệt Giữa hai lớp mái có chiều cao tối thiểu 1m tạo lƣu khơng thơng thống - Bố trí giá để tài liệu đƣợc lắp thành hàng giá hai mặt, hàng giá không dài 10 m Các hàng giá đƣợc đặt vng góc với cửa sổ, cách mặt tƣờng từ 0,4 0,6 m Lối hàng giá từ 0,7- 0,8 m, lối hai đầu giá từ 1,2 -1,4 m - Yêu cầu môi trƣờng kho - Thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu - Yêu cầu phòng, chữa cháy, nổ Kho lƣu trữ phải đƣợc trang bị đầy đủ phƣơng tiện, thiết bị phòng, chữa cháy, nổ chống sét; có cầu thang hiểm Xung quanh kho lƣu trữ phải có hệ thống đƣờng cho xe cứu hoả hệ thống nƣớc cứu hoả Để chữa cháy khơng làm tổn hại đến tài liệu khu vực bảo quản tài liệu sử dụng loại bình khí bình bột Nhƣ vậy, thấy việc tổ chức sở vật chất cho kho lƣu trữ phù hợp giúp cho công tác quản lý hồ sơ, TL đƣợc thực cách có hiệu quả, tạo thuận lợi cho việc tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu 3.3 Các biện pháp áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ 3.3.1 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành Đại học Hải Dương Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Đại học Hải Dƣơng tồn số hạn chế thiếu quan tâm chuyên môn chƣa có biện pháp quản lý thống hồ sơ, tài liệu Điều phần xuất phát từ lý công tác xây dựng, ban hành văn quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ 66 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc74 of 107 Header Page 75 of 107 không đƣợc thực hiệu Hệ thống văn quản lý hồ sơ, tài liệu chƣa đầy đủ phù hợp với mơ hình hoạt động Bên cạnh đó, nội dung văn quản lý cơng tác lƣu trữ thiếu chế tài để tạo điều kiện thực công tác kiểm tra, giám sát Để khắc phục hạn chế, Nhà trƣờng cần nghiên cứu, xây dựng, ban hành hoàn thiện hệ thống văn quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ Trƣớc hết, cần đánh giá văn hành công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, từ đối chiếu với quy định Nhà nƣớc xác định văn thiếu, văn cần đƣợc nghiên cứu, ban hành lại cho phù hợp với quy định hành thực tiễn cuả Nhà trƣờng Hiện nay, văn quy định, hƣớng dẫn nghiệp vụ cần thiết nhƣ lập hồ sơ công việc, thu thập chỉnh lý, bảo quản TL chƣa đƣợc nghiên cứu, xây dựng ban hành Vì vậy, hồn thiện hệ thống văn quản lý công tác lƣu trữ vấn đề cấp thiết cần đƣợc Đại học Hải Dƣơng thực Nhà trƣờng xây dựng đƣợc Quy chế công tác văn thƣ – lƣu trữ kèm theo Quyết định số 639/QĐ-ĐHHD ngày 11 tháng 10 năm 2013 mà chƣa có văn khác liên quan đến việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Nh trƣờng Chúng thấy, cần phải xây dựng số văn nhƣ: - Quy định, hƣớng dẫn việc lập hồ sơ công việc thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, TL lƣu trữ công cụ giúp quan, đơn vị xây dựng, lựa chọn TL có giá trị để bảo quản lâu dài, vĩnh viễn Đặc biệt bảng thời hạn bảo quản giúp cán lƣu trữ tránh đƣợc cách nhìn phiến diện, chủ quan xác định giá trị hồ sơ TL số trƣờng hợp tránh khỏi đánh giá định kiến Nó phƣơng tiện để tiêu chuẩn hóa thời hạn bảo quản tài liệu giống chức - Quy định tiêu chuẩn phòng, kho lƣu trữ để đảm bảo bảo quản lâu dài hồ sơ, tài liệu - Nội quy, quy chế khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ - Kiểm tra, đánh giá, khen thƣởng, xử phạt việc thực công tác quản lý hồ sơ, tài liệu 67 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc75 of 107 Header Page 76 of 107 Trong giai đoạn nay, việc xây dựng văn để áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu cần đƣợc tổ chức thực đồng thống Trong đó, thực công tác nghiên cứu, xây dựng ban hành văn quản lý công tác lƣu trữ để tạo hành lang pháp lý cho việc tổ chức thực vô quan trọng Bên cạnh đó, đơn vị phụ trách cơng tác văn thƣ - lƣu trữ cần thực tham mƣu cho lãnh đạo đơn vị tổ chức thực hiệu nội dung văn quy định, hƣớng dẫn công tác lƣu trữ sau đƣợc ban hành để góp phần bƣớc khắc phục tồn tại, hạn chế cịn tồn cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu Công tác nghiên cứu, xây dựng văn phải đƣợc đƣợc tổ chức thực cách nghiêm túc, văn quy định quan quản lý Nhà nƣớc công tác lƣu trữ thực tiễn công tác lƣu trữ Nhà trƣờng 3.3.2 Tuyên truyền việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Đại học Hải Dương Bất quy trình quản lý chất lƣợng quan, tổ chức áp dụng vào thực tế cần phải đƣợc tuyên truyền phổ biến rộng rãi Việc làm cần thiết, điều kiện việc thực nội dung đƣợc xây dựng Việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu chủ trƣơng, biện pháp nhằm chuẩn hóa vịng đời tài liệu, tránh đƣợc tình trạng mát bảo quản an tồn TL hình thành hoạt động Nhà trƣờng Nhà trƣờng cần tuyên truyền, phổ biến rộng rãi quy trình đƣợc xây dựng đến tồn cấp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên liên quan đến trách nhiệm nhiệm vụ thực quy trình Mục tiêu việc tuyên truyền giúp cho lãnh đạo, cán nhân viên nhà trƣờng nhận thức đƣợc tầm quan trọng quy trình đƣợc xây dựng, hiểu đƣợc nội dung tiến hành áp dụng, hiểu đƣợc việc xây dựng quy trình quản lý phù hợp với hoàn cảnh thực tế, phù hợp với bối cảnh nƣớc giới Để việc tuyên truyền thành công cần thực số nội dung sau: Thú nhất: Thành lập đội tuyên truyền áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trƣờng Đại học Hải Dƣơng Đội trƣởng Trƣởng Phòng Tổng hợp, ngƣời chịu trách nhiệm nhiều việc thực Các thành viên cán phòng, khoa chuyên môn làm công tác quản lý hồ sơ, tài 68 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc76 of 107 Header Page 77 of 107 liệu Nhiệm vụ đội trƣởng đội tuyên truyền xây dựng nội dung tuyên truyền nhƣ: văn bản, biểu mẫu, nội dung hình thức tuyên truyền Thứ hai: Hình thức tun truyền - Thơng báo triển khai văn đến toàn đơn vị nhƣ cán phạm vi Nhà trƣờng Đây hình thức phổ biến tất hình thức tuyên truyền, tất đối tƣợng đƣợc tuyên truyền nhận đƣợc văn quy định cụ thể nội dung, bƣớc tiến hành đƣợc quy định chi tiết nên dễ dàng để tổ chức thực hiện; - Tuyên truyền qua phƣơng tiện thông tin Trƣờng Đại học Hải Dƣơng Ví dụ: Thơng qua hệ thống bảng tin chữ chạy, băng rôn, loa phát đặc biệt trang website thức Nhà trƣờng Tất phƣơng tiện đem lại hiệu cao liên quan cơng việc cán nhân viên; - Ngoài ra, Nhà trƣờng cần kết hợp với UBND tỉnh Hải Dƣơng tổ chức lớp quản lý quy trình chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO Việc tổ chức lớp tập huấn không việc tuyên truyền sách, chủ trƣơng áp dụng ISO mà nơi để chuyên gia, cán nhân viên đƣa ý kiến đánh giá, đóng góp để hồn thiện quy trình đƣợc xây dựng Từ nội dung nhƣ vậy, ban lãnh đạo Nhà trƣờng sử dụng làm để xem xét, sửa đổi nội dung liên quan để phù hợp với thực tế hoạt động 3.3.3 Thực thống công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Công tác tổ chức khoa học hồ sơ, tài liệu phòng/kho lƣu trữ Trƣờng Đại học Hải Dƣơng không đƣợc quan tâm thực nguyên nhân dẫn đến hiệu công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu Bên cạnh việc đảm bảo điều kiện cho công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, phận phụ trách lƣu trữ cần phải thực thống công tác tổ chức khoa học hồ sơ, tài liệu phịng, kho Các hồ sơ, tài liệu cần hồn chỉnh thể thức nội dung trƣớc đƣa vào tổ chức bảo quản Các yêu cầu hồ sơ, tài liệu trƣớc đƣợc tổ chức bảo quản phải đƣợc thống nhƣ: Hồ sơ, tài nộp lƣu phải đƣợc lập hồ sơ xếp hộp, cặp tài liệu trƣớc đƣa vào tổ chức bảo quản; Cán làm công tác 69 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc77 of 107 Header Page 78 of 107 lƣu trữ phải dán nhãn, ghi đầy đủ thơng tin bìa hồ sơ, hộp, cặp chứa hồ sơ, tài liệu theo quy định xây dựng công cụ tra cứu để tạo điều kiện cho công tác thống kê tổ chức khai thác, sử dụng Ngoài phận lƣu trữ nên quy định thống cách tổ chức xếp tài liệu kho lƣu trữ Hồ sơ, tài liệu lên giá theo trật tự, xếp hồ sơ, tài liệu từ trái qua phải, từ xuống dƣới, khoang giá, theo hƣớng ngƣời đứng xếp quay mặt vào giá Trong toàn kho, tài liệu đƣợc xếp lên mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ vào trong, theo hƣớng ngƣời từ cửa vào kho Việc xếp tài liệu kho lƣu trữ theo nguyên tắc thống giúp phận phụ trách lƣu trữ xây dựng sơ đồ tài liệu kho Điều tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, tra cứu, thống kê thực biện pháp kiểm tra phòng/kho lƣu trữ 3.3.4 Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng, trao đổi nghiệp vụ chun mơn Để áp dụng thành cơng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu, lãnh đạo Trƣờng Đại học Hải Dƣơng cần tăng cƣờng hƣớng dẫn nghiệp vụ, thƣờng xuyên tổ chức kiểm tra đánh giá thực phịng, khoa, trung tâm Nhƣ trình bày chƣơng Luận văn, hầu hết cán chuyên môn chƣa nắm vững nghiệp vụ chun mơn lập, nộp lƣu hồ sơ Chính cần phổ biến cho họ bƣớc quy trình, phƣơng pháp lập nộp lƣu hồ sơ Thời gian hƣớng dẫn nghiệp vụ cần phải tiến hành liên tục, tránh bị gián đoạn làm giảm hiệu quả trình hƣớng dẫn qua đánh giá chất lƣợng qua sản phẩm cụ thể hồ sơ Tiến hành tổ chức lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ nhƣ: Kỹ thuật soạn thảo văn bản, phƣơng pháp quản lý văn bản, kỹ thuật lập hồ sơ Qua quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu đƣợc xây dựng chƣơng 2, Trƣờng Đại học Hải Dƣơng muốn quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu hoạt động hiệu cần thực đánh giá thƣờng xuyên, rút kinh nghiệm nội trao đổi kinh nghiệp với quan khác Một yêu cầu quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu phải thƣờng xuyên đánh giá, rút kinh nghiệm cải tiến Điều đƣợc cụ thể hóa quy trình đánh giá nội quy trình chung bắt buộc 70 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc78 of 107 Header Page 79 of 107 thực Nhà trƣờng Việc đánh giá, rút kinh nghiệm thƣờng xuyên giúp Trƣờng Đại học Hải Dƣơng kịp thời phát điểm không phù hợp công tác quản lý Từ đƣa biện pháp giải đắn Việc đánh giá chất lƣợng hoạt động quy trình vào thời gian đƣợc xây dựng, nhiên tùy vào điều kiện thực tế mà thay đổi cho phù hợp, tránh gây ảnh hƣởng đến chất lƣợng hoạt động quan Có nhƣ quy trình đảm bảo khách quan Bên cạnh việc thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá cải tiến Trƣờng Đại học Hải Dƣơng cần học hỏi mơ hình quản lý chất lƣợng áp dụng theo ISO quan khác địa bàn tỉnh Hải Dƣơng địa phƣơng khác Mặt khác, giới ngày nâng cấp, cải tiến quy trình quản lý chất lƣợng Vì vậy, Nhà trƣờng cần phải nghiên cứu, cập nhật tài liệu kinh nghiệm áp dụng nƣớc nhƣ: Nhật Bản, Hàn Quốc, Singgapo phƣơng tiện truyền thông Điều giúp Nhà trƣờng bắt kịp với xu phát triển chung giới 3.3.5 Kiểm tra, đánh giá việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu Bên cạnh việc tổ chức, hƣớng dẫn, bồi dƣỡng nghiệp vụ kiểm tra đơn đốc, đánh giá việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần đƣợc tiến hành thƣờng xuyên Kiểm tra, đánh giá khâu quan trọng việc thực chức quản lý quan nói chung Trƣờng Đại học Hải Dƣơng nói riêng Qua việc kiểm tra để phát huy điểm tích cực, kịp thời phát thiếu xót, sai lệch từ đƣa biện pháp phù hợp với thực tế Việc kiểm tra tiến hành thƣờng xuyên đột xuất để đảm bảo tính trung thực, khách quan Trách nhiệm kiểm tra thuộc lãnh đạo Nhà trƣờng, Trƣởng phòng Tổng hợp đơn vị có liên quan Nội dung kiểm tra bao gồm: - Trách nhiệm thực bƣớc - Việc soạn thảo, ban hành văn quy định việc quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ; - Việc lập hồ sơ cá nhân, phịng, khoa, trung tâm tồn trƣờng; - Chất lƣợng lập hồ sơ (xem có xác, đầy đủ theo quy định hay khơng); - Kiểm tra phịng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu; 71 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc79 of 107 Header Page 80 of 107 - Kiểm tra nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu nhƣ: Công tác giao nộp hồ sơ, TL vào lƣu trữ quan; Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng, loại hủy hò sơ, tài liệu Song song với việc kiểm tra, đánh giá việc thực quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu, lãnh đạo Nhà trƣờng cần tiến hành biện pháp khen thƣởng kịp thời đồng thời xử phạt cá nhân, đơn vị có liên quan Cụ thể: - Đối với công tác khen thƣởng: + Xây dựng tiêu chí tính điểm thi đua cuối năm (Phịng Tổng hợp xây dựng) quy định cán bộ, nhân viên quản lý có hiệu hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Nhà trƣờng; + Đơn vị có thành tích cần đƣợc biểu dƣơng trƣớc tồn trƣờng, tặng khen, kinh phí khen thƣởng; + Các cá nhân có thành tích trội cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu đƣợc xét nâng lƣơng trƣớc thời hạn, tặng giấy khen, khen làm để bổ nhiệm cán - Đối với công tác kỷ luật: + Bên cạnh việc khen thƣởng đơn vị, cá nhân có thành tích cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu cần phải xử lý đơn vị, cá nhân vi phạm nhƣ trừ điểm thi đua cuối năm, trừ lƣơng, không nâng lƣơng hạn, thuyên chuyển công tác; + Đối với trƣờng hợp đơn vị, cá nhân gây thiệt hại nghiêm trọng vật chất tùy theo mức độ bồi thƣờng thiệt hại xử lý theo quy định Pháp luật TIỂU KẾT CHƢƠNG 3: Để cu thể hóa quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ đƣợc xây dựng chƣơng Luận văn, tiến hành công việc cụ thể sau: Thứ nhất: Phân tích thuận lợi khó khăn Trƣờng Đại học Hải Dƣơng tiến hành áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành hoạt động Nhà trƣờng Những yếu tố đƣợc phân tích, đánh giá chi tiết cụ thể, đảm bảo khách quan phù hợp với hoạt động quan; 72 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc80 of 107 Header Page 81 of 107 Thứ hai: Chỉ điều kiện chuẩn bị để áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ xây dựng vào thực Các điều kiện bao gồm điều kiện kinh phí, nguồn nhân lực….Tất điều kiện ảnh hƣởng trực tiếp đến việc áp dụng thành cơng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu Thứ ba: Đề xuất biện pháp áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liêu đạt hiệu tối ƣu, bao gồm giải pháp nhận thức, nhân lực, kinh phí, quản lý Nếu thực theo đề xuất này, chắn quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trƣờng Đại học Hải Dƣơng thật thành công 73 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc81 of 107 Header Page 82 of 107 KẾT LUẬN Hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trƣờng Đại học Hải Dƣơng có khối lƣợng tƣơng đối lớn có giá trị quan trọng phục vụ cho nghiệp giáo dục Đại học Hải Dƣơng có lịch sử hình thành phát triển dài qua thời kỳ từ trung cấp – cao đẳng – đại học TL sản sinh trình hoạt động giá trị cao lĩnh vực trị, giáo dục, lịch sử Những hồ sơ, tài liệu cần đƣợc quản lý tổ chức quản lý sử dụng cách có hiệu Hiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Trƣờng Đại học Hải Dƣơng tồn nhiều hạn chế bất cập cần phải khắc phục Lãnh đạo Nhà trƣờng bƣớc đầu quan tâm đầu tƣ sở vật chất, kinh phí phục vụ cho công tác lƣu trữ Số lƣợng cán lƣu trữ có trình độ chun mơn phù hợp cịn tƣơng đối Hệ thống văn quy định, hƣớng dẫn công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hoàn thiện, ý thức số cán nhân viên chƣa tốt việc quản lý TL Các ngun nhân đẩy cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trƣờng Đại học Hải Dƣơng rơi vào tình trạng lộn xộn hiệu Điều đặt yêu cầu thiết Nhà trƣờng việc xây dựng thực giải pháp khả thi áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu tồn trƣờng Để giải hạn chế cịn tồn tại, Ban Giám hiệu Nhà trƣờng cần đạo việc thực đồng thống quy trình toàn hoạt động Nhà trƣờng Thực điều này, trƣớc hết Trƣờng cần xây dựng ổn định tổ chức, biên chế phận phụ trách công tác lƣu trữ với chức năng, nhiệm vụ vị trí pháp lý rõ ràng Cùng với đó, Đại học Hải Dƣơng nên có chế độ đãi ngộ phù hợp cán làm công tác lƣu trữ, đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác lƣu trữ, đạo thực có hiệu nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu nhằm bảo quản phát huy giá trị TL hình thành Nhà trƣờng, phục vụ hoạt động nghiên cứu giáo dục, kinh tế, trị hoạt động nghiệp vụ./ 74 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc82 of 107 Header Page 83 of 107 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo số 54/BC-UBND ngày 07 tháng 12 năm 2010 Sở Nội vụ tỉnh Hải Dƣơng Kết kiểm tra, hƣớng dẫn công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2010; Báo cáo số 24/BC-UBND ngày 28 tháng năm 2011 Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dƣơng Thực dự án đầu tƣ thành lập Trƣờng Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng; Báo cáo số 25/BC-ĐHHD ngày 12 tháng năm 2015 Trƣờng Đại học Hải Dƣơng công tác thống kê sở vật chất, đội ngũ cán năm 2015; Báo cáo số 66/BC-ĐHHD ngày 18 tháng 12 năm 2015 Trƣờng Đại học Hải Dƣơng tình hình thực công tác văn thƣ - lƣu trữ năm 2015; Báo cáo số 75/BC-ĐHHD ngày 30 tháng 12 năm 2015 Trƣờng Đại học Hải Dƣơng tình hình giáo dục đào tạo giai đoạn 2010 – 2015; Nguyễn Trọng Biên: “Những điều cần bàn công tác lƣu trữ trƣờng đại học”, tạp chí Lƣu trữ Việt Nam số 3, 2002; Nguyễn Trọng Biên: “Thu thập tài liệu lƣu trữ đƣa vào trƣờng đại học”, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 5, 2003; Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm: “Lý luận thực tiễn công tác lƣu trữ”, NXB Đại học giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990; Chỉ thị số 24/2009/CT-UBND ngày 11 tháng 11 năm 2009 Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dƣơng việc tăng cƣờng đạo tổ chức thực công tác văn thƣ, lƣu trữ quan, đơn vị địa bàn tỉnh; 10 Chỉ thị số 296/CT-TTg ngày 27 tháng năm 2010 Thủ tƣớng Chính phủ đổi quản lý giáo dục đại học giai đoạn 2010 – 2012; 11 Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục trƣởng Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc việc ban hành hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; 12 Cơng văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc việc hƣớng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; 75 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc83 of 107 Header Page 84 of 107 13 Điều lệ Trƣờng Đại học ban hành kèm theo Quyết định số 70/2014/QĐ-TTg ngày 10 tháng 12 năm 2014 Thủ tƣớng Chính phủ; 14 Dƣơng Thị Hịa: “Nghiên cứu giải pháp tổ chức công tác lƣu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội”, năm 2008; 15 Dƣơng Văn Khảm: “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, NXB Văn hóa thơng tin”, Hà Nội, 2011; 16 Trần Thị Loan: “Xác định giá trị tài liệu hình thành hoạt động trƣờng trung học chuyên nghiệp”, Luận văn Thạc sỹ khoa học Lƣu trữ học tƣ liệu học, Hà Nội, 2004; 17 Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội khóa XIII; 18 Luật Giáo dục đại học số 08/2012/QH13 ngày 18 tháng năm 2012 Quốc hội khóa XIII; 19 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thƣ quy định trách nhiệm công tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lƣu trữ hành; 20 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia quy định lƣu trữ hành có trách nhiệm hƣớng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp; 21 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lƣu trữ; 22 Ngô Thị Kiều Oanh: “Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn chi cục thuế địa bàn Hà Nội – Thực trạng, giải pháp”, năm 2013; 23 Trần Thị Kim Oanh: “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ trƣờng Cao đẳng nội vụ Hà Nội”, năm 2008; 24 Pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng năm 2001 Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội; 76 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc84 of 107 Header Page 85 of 107 25 Nông Thị Ánh Phƣợng: “Lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào Lƣu trữ quan TW Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam”,năm 2013; 26 Dƣơng Thị Quế: “Tổ chức khoa học tài liệu Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn”, 2002; 27 Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng năm 2006 Thủ tƣớng Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nƣớc; 28 Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30 tháng năm 2009 việc sửa đổi, bổ sung số điều Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng năm 2006 Thủ tƣớng Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nƣớc; 29 Quy chế công tác văn thƣ – lƣu trữ (ban hành kèm theo Quyết định số 639/QĐ-ĐHHD ngày 11 tháng 10 năm 2013 Hiệu trƣởng Trƣờng đại học Hải Dƣơng) 30 Quyết định số 1258/QĐ-TTg ngày 26 tháng năm 2011 Thủ tƣớng Chính phủ việc thành lập Trƣờng Đại học Kinh tế Kỹ thuật Hải Dƣơng sở nâng cấp từ Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng; 31 Quyết định số 285/QĐ-ĐHKTKT ngày 19 tháng năm 2012 Trƣờng Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng việc ban hành cấu tổ chức; 32 Quyết định số 378/QĐ-TTg ngày 01 tháng năm 2013 Thủ tƣớng Chính phủ đồi tên Trƣờng Đại học Kinh tế Kỹ thuật Hải Dƣơng thành Trƣờng Đại học Hải Dƣơng; 33 Quyết định số 70/2014/QĐ-TTg ngày 10 tháng 12 năm 2014 Thủ tƣớng Chính phủ Ban hành Điều lệ trƣờng đại học; 34 Vũ Thị Tân: “Nghiên cứu xây dựng quy trình ISO 9001:2008 áp dụng công tác lƣu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội”, 2013; 35 Hồng Văn Thanh: “Cơng tác lƣu trữ trƣờng cao đẳng – Thực trạng, giải pháp”, năm 2010; 77 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc85 of 107 Header Page 86 of 107 36 Thông tƣ số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng năm 2006 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử cấp; 37 Thông tƣ số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; 38 Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan; 39 Cam Anh Tuấn, “Nghiên cứu tiêu chuẩn ISO 9000 vào cơng tác hành văn phịng trường đại học”, Đề khoa học cấp trƣờng, Tƣ liệu khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Hà Nội, 2008; 40 Nguyễn Nhƣ Ý, “Đại từ điển Tiếng Việt”, NXB Văn hóa thơng tin, năm 2007 Các website http://www.luutruvn.gov.vn http://uhd.edu.com.vn/ http://www.tcvn.gov.vn 78 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc86 of 107 Header Page 87 of 107 DANH SÁCH PHỤ LỤC Quyết định số 1258/QĐ-TTg ngày 26 tháng năm 2011 Thủ Phụ lục 01 tƣớng Chính phủ việc thành lập Trƣờng Đại học kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng Quyết định số 285/QĐ-ĐHKTKT ngày 19 tháng năm 2012 Phụ lục 02 Trƣờng Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng việc ban hành cấu tổ chức Quyết định số 378/QĐ-TTg ngày 01 tháng năm 2013 Thủ Phụ lục 03 tƣớng Chính phủ việc đổi tên Trƣờng Đại học Kinh tế Kỹ thuật Hải Dƣơng thành Trƣờng Đại học Hải Dƣơng Phụ lục 04 Quy trình Lập hồ sơ Phụ lục 05 Quy trình thu thập, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu Phụ lục 06 Quy trình bảo quản hồ sơ, tài liệu Phụ lục 07 Quy trình khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu Phụ lục 08 Quy trình loại hủy hồ sơ, tài liệu 79 Tài liu , Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc, Giáo trình eBook, Sách, Biu mu, Vn Bn, Giáo trình tt c lnh vc87 of 107