CÔNG TÁC CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ Chứng thực, về ngữ nghĩa, là chứng nhận, xác nhận giấy tờ, sự việc là có thật, đúng với thực tế Về mặt phá[.]
CÔNG TÁC CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ Chứng thực, ngữ nghĩa, chứng nhận, xác nhận giấy tờ, việc có thật, với thực tế Về mặt pháp lý, việc quan quản lý hành nhà nước xác thực tính xác, tính có thực giấy tờ, văn bản, chữ ký cá nhân, kiện pháp lý, thông tin cá nhân để phục vụ quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính… Lịch sử phát triển quy định pháp luật chứng thực Nhà nước ta từ giành quyền (Cách mạng Tháng Tám năm 1945) đến cho thấy hoạt động chứng thực có thay đổi phức tạp tên gọi thẩm quyền Thực chủ trương tách bạch chất hoạt động công chứng hoạt động chứng thực Nghị số 49/NQ/TW ngày 2/6/2005 Bộ Chính trị chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020, ngày 29/11/2006, kỳ họp thứ 10, Quốc hội khoá XI, Quốc hội thơng qua Luật Cơng chứng (có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2007), quy định rõ chức công chứng công chứng hợp đồng, giao dịch, đồng thời tiến hành bước xã hội hố cơng chứng Tiếp theo đó, ngày 18/5/2007, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký đời nhằm bảo đảm tính đồng hoạt động công chứng, chứng thực Theo quy định pháp luật hành, hoạt động chứng thực thực theo quy định văn pháp luật là: Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 Chính phủ công chứng, chứng thực Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký 3, bao gồm 03 loại hình chứng thực: chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng giao dịch Thẩm quyền thực thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã Ủy ban nhân dân cấp huyện Thực tế cho thấy hoạt động chứng thực hoạt động thường xuyên Ủy ban nhân dân cấp xã, gắn với đời sống sinh hoạt, học tập công tác hầu hết người dân Hoạt động chứng thực có yêu cầu tiến hành hàng ngày, có số lượng Thời kỳ từ 1945-1986, chứng thực hoạt động thị thực giấy tờ Ủy ban nhân dân theo quy định Sắc lệnh số 59/SL ngày 15-11-1945; hoạt động trước bạ việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất Uỷ ban kháng chiến hành cấp theo quy định Sắc lệnh số 85/SL ngày 29/02/1952; hoạt động công chứng, thị thực Uỷ ban nhân dân cấp xã, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, Tồ án, Cơng an, Cơ quan địa chính, nhà đất - Thời kỳ từ 1987-2007: hoạt động chứng thực đồng hóa với hoạt động cơng chứng theo quy định Thông tư số 574/QLTPK ngày 10-10-1987 Bộ Tư pháp hướng dẫn thực việc công chứng nhà nước; Nghị định số 45/HĐBT ngày 27-2-1991 tổ chức hoạt động công chứng Nhà nước; Nghị định số 31/CP ngày 18-5-1996 tổ chức hoạt động cơng chứng Nhà nước; sau có tách biệt tên gọi theo thẩm quyền theo quy định Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8-12-2000 công chứng, chứng thực - Từ năm 2007 đến nay, hoạt động chứng thực coi hoạt động độc lập, phân biệt cách với hoạt động công chứng tên gọi, tính chất thẩm quyền Còn hiệu lực phần – phần hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch Ủy ban nhân dân Được sửa đổi, bổ sung Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 25/01/2012 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Điều Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký; Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định hộ tịch, hôn nhân gia đình chứng thực lớn, nên chiếm phần lớn thời gian tác nghiệp công chức Tư pháp – hộ tịch cấp xã, việc xây dựng mơ hình giải tình chứng thực cách điển hình, khoa học hiệu quả, phương thức giúp công chức Tư pháp – hộ tịch cấp xã giải tốt nhiệm vụ chứng thực mình, rút ngắn thời gian tác nghiệp, hạn chế đến mức thấp sai sót, đồng thời nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý nhà nước Ủy ban nhân dân cấp xã I QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT HIỆN HÀNH VỀ CHỨNG THỰC Chứng thực Một hình thức chứng thực phổ biến thường gặp quan nhà nước người dân chứng thực Đây cách nói rút gọn hoạt động chứng thực từ “Chứng thực từ chính” việc quan nhà nước có thẩm quyền vào để chứng thực với 1.1 Thẩm quyền chứng thực Trước đây, Nghị định số 75/2000/QĐ-CP quy định thẩm quyền chứng thực từ Phịng Cơng chứng UBND cấp huyện thực Do số lượng Phòng Công chứng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cịn ỏi, tỉnh điều kiện kinh tế, xã hội cịn gặp nhiều khó khăn; quy trình thực UBND cấp huyện cịn phức tạp, chưa thuận lợi cho người dân, nên nhiều địa phương gây tượng tải, xếp hàng, chen lấn, chờ đợi để thực công chứng sao, gây xúc cho người dân Với quan điểm chuyên nghiệp hóa, theo chức năng, nhiệm vụ, quan làm việc, tăng cường phân cấp thẩm quyền cho quyền sở để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định phân cấp theo hướng: - Phòng Tư pháp cấp huyện có thẩm quyền chứng thực từ giấy tờ, văn tiếng nước ngồi - Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực từ giấy tờ, văn tiếng Việt Sau năm thực Nghị định 79/NĐ-CP, để giải khó khăn, vướng mắc, bất cập số quy định Nghị định số 79/2007/NĐCP, Bộ Tư pháp kịp thời ban hành Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 hướng dẫn thi hành số điều Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, hướng dẫn thẩm quyền chứng thực số tình cụ thể như: + Đối với giấy tờ, văn tiếng Việt quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam cấp tiếng Việt, có xen số từ tiếng nước ngồi (ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn người Việt Nam người nước ngồi, có ghi tên, địa người nước ngồi tiếng nước ngồi ) quan có thẩm quyền chứng thực Uỷ ban nhân dân cấp xã + Đối với giấy tờ, văn tiếng nước chủ yếu tiếng nước ngồi có xen số từ tiếng Việt (ví dụ: Văn bằng, chứng quan, tổ chức nước ngồi cấp cho người Việt Nam có ghi tên người Việt Nam tiếng Việt ) quan có thẩm quyền chứng thực Phịng Tư pháp cấp huyện + Đối với giấy tờ, văn có tính chất song ngữ (ví dụ: Hộ chiếu công dân Việt Nam, chứng tốt nghiệp trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học nước ngồi có ghi đầy đủ tiếng Việt tiếng nước ngồi) người u cầu chứng thực lựa chọn chứng thực Phòng Tư pháp cấp huyện Uỷ ban nhân dân cấp xã Sau năm thực Nghị định 79/NĐ-CP/NĐ-CP Thông tư số 03/2008/TT-BTP, việc phân định thẩm quyền chứng thực cho Ủy ban nhân dân cấp xã – quan hành nhà nước có số lượng lớn nhất, gần với người dân sở giải việc chứng thực “xếp hàng” trước đây, tạo điều kiện thuận lợi thủ tục, thời gian, chi phí chứng thực cho người dân Tuy nhiên, việc phân cấp Phòng Tư pháp cấp huyện UBND cấp xã cứng nhắc, khiên cưỡng, chưa hợp lý, chưa tạo thuận lợi cho người dân có yêu cầu chứng thực trường hợp cá nhân, tổ chức có yêu cầu chứng thực giấy tờ, văn vừa tiếng Việt vừa tiếng nước ngoài, xen kẽ tiếng nước hồ sơ có giấy tờ, văn tiếng Việt tiếng nước ngồi phải đến hai quan Phòng Tư pháp cấp huyện UBND cấp xã để yêu cầu chứng thực, đồng thời góp phần giảm tải cho cơng chức Tư pháp – hộ tịch cấp xã, Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 25/01/2012 sửa đổi, bổ sung Điều Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký giao cho Phịng Tư pháp cấp huyện thêm thẩm quyền chứng thực Ủy ban nhân dân cấp xã, tức thực hiện: chứng thực từ giấy tờ, văn tiếng Việt, tiếng nước song ngữ Như vậy, quy định thực chất "trả lại" thẩm quyền chứng thực UBND cấp huyện quy định Nghị định số 75/2000/NĐ-CP Chính phủ cơng chứng, chứng thực trước cho Phịng Tư pháp cấp huyện 1.2 Trình tự, thủ tục chứng thực Theo quy định Điều 13, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, trình tự, thủ tục thực chứng thực thực sau: a) Người yêu cầu chứng thực xuất trình giấy tờ cần chứng thực bao gồm: Bản cần chứng thực - “Bản chính”, theo quy định khoản Điều Nghị định số 79/2007/NĐ-CP “là quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần có giá trị pháp lý để sử dụng, sở để đối chiếu chứng thực sao” Tuy nhiên, thực tế có số trường hợp người dân cấp lại cấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng ví dụ: Giấy khai sinh cấp lại, đăng ký lại, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bị hỏng cấp lại Những cấp lại, đăng ký lại thay có giá trị cấp lần đầu, sở để đối chiếu chứng thực Do vậy, Thông tư số 03/2008/TT-BTP hướng dẫn dùng để đối chiếu chứng thực bao gồm loại sau: + Bản cấp lần đầu; + Bản cấp lại; + Bản đăng ký lại - "Bản sao" chụp, in, đánh máy, đánh máy vi tính viết tay có nội dung đầy đủ, xác Như vậy, có nhiều hình thức sao, chụp nguyên dạng (cả nội dung, hình thức) chính, viết tay, đánh máy, in vi tính, miễn bảo đảm nội dung đầy đủ, xác cần chứng thực (nguyên vẹn nội dung) Người yêu cầu chứng thực tạo địa điểm chứng thực, nhà địa điểm khác, cần lưu ý bảo đảm số lượng phù hợp với nhu cầu chất lượng khơng bị nhịe, mờ, dễ bay chữ Do tính chất việc chứng thực từ chính, cần có chính, nên người chứng thực người có yêu cầu chứng thực (chủ nhân giấy tờ, văn bản), người khác ủy quyền (nhờ) làm thay, việc ủy quyền không cần thể văn Đồng thời việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú, địa giới hành chính, người có u cầu chứng thực tới UBND cấp xã/Phịng Tư pháp cấp huyện để thực yêu cầu mình, khơng phụ thuộc vào việc có cư trú địa bàn xã, huyện hay khơng b) Người thực chứng thực, sau tiếp nhận yêu cầu chứng thực, phải kiểm tra tính hợp pháp chính, phát có dấu hiệu giả mạo đề nghị người yêu cầu chứng thực chứng minh; người yêu cầu chứng thực không chứng minh từ chối chứng thực Sau đó, người thực chứng thực đối chiếu với 4, với chứng thực Khi chứng thực từ người thực chứng thực phải ghi rõ cụm từ “chứng thực với chính", ngày, tháng, năm chứng thực, ghi số chứng thực, ký, ghi rõ họ tên, chức vụ đóng dấu quan có thẩm quyền chứng thực Trang phải ghi rõ chữ "BẢN SAO" vào chỗ trống phía bên phải, giấy tờ, văn có có từ hai tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai tờ, phần chứng thực thực trang cuối giấy tờ, văn 1.3 Địa điểm thời hạn thực việc chứng thực - Về địa điểm thực chứng thực, Điều 15 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định rõ: Việc chứng thực phải thực trụ sở quan có thẩm quyền chứng thực (Ủy ban nhân dân cấp xã/Phòng Tư pháp cấp huyện) Khơng có trường hợp ngoại lệ cho việc chứng thực việc chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch - Về thời gian thực việc chứng thực: Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định rõ: Cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải bố trí cán để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày, việc chứng thực phải bảo đảm phục vụ nhân dân thời điểm người dân có nhu cầu ngày làm việc quan hành nhà nước, không chia lịch tiếp nhận yêu cầu chứng Việc đối chiếu phải bảo đảm đối chiếu với chính, kể trường hợp số lượng nhiều thực theo ngày làm việc Do đó, Phịng Tư pháp, UBND cấp xã phải bố trí 01 cán làm công tác chứng thực thường xuyên trực, tiếp nhận yêu cầu chứng thực người dân - Về thời hạn giải yêu cầu chứng thực: Nếu việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực từ thời gian làm việc buổi sáng buổi chiều phải thực chứng thực buổi làm việc đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn việc chứng thực hẹn lại để chứng thực sau không ngày làm việc Việc xác định số lượng lớn tùy theo nhận định, đánh giá kỹ cán thực chứng thực, thường coi số lượng lớn trường hợp sau: + Giấy tờ, văn cần chứng thực có số lượng trang lớn (vài chục trang trở lên); + Số lượng giấy tờ, văn cần chứng thực nhiều (hàng chục, hàng trăm loại giấy tờ, văn bản); + Số lượng giấy tờ, văn theo nhu cầu người có yêu cầu chứng thực lớn (có thể 01 loại giấy tờ lấy hàng chục, hàng trăm bản); Do nguyên tắc phải đối chiếu với chính, nên với số lượng lớn vậy, phụ thuộc vào kỹ đối chiếu người thực chứng thực, giải buổi làm việc, việc cần thêm thời gian đối chiếu, bảo đảm xác cần thiết 1.4 Các trường hợp không chứng thực Để tránh xảy tiêu cực, có sở để xác định trách nhiệm người thi hành công vụ (người thực chứng thực) văn chứng thực, Điều 16 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định trường hợp không chứng thực từ chính, bao gồm: a) Bản cấp sai thẩm quyền giả mạo Để xác định giấy tờ, văn cấp sai thẩm quyền, đòi hỏi người thực chứng thực cán tiếp nhận phải có hiểu biết chung pháp luật để nắm bắt thẩm quyền cấp số loại giấy tờ, văn Đối với văn giả mạo, việc xác định khó khăn việc giả mạo giấy tờ tinh vi, mắt thường khó (nếu khơng muốn nói khơng thể) phát được, điều kiện để trang bị máy móc (máy soi, đèn chiếu tia cực tím) cho tất quan chứng thực khơng khả thi Địi hỏi người thực chứng thực phải có kinh nghiệm bồi dưỡng số kỹ chuyên sâu, đặc biệt kỹ phát giấy tờ giả mắt thường b) Bản bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt bị hư hỏng, cũ nát xác định rõ nội dung Tất trường hợp giấy tờ, văn chính, dù cấp hợp lệ, lại có tẩy xóa, sửa chữa, dùng bút xóa, hóa chất, thêm, bớt nội dung (dù nét chữ, số) giấy tờ, văn qua thời gian, cấp lâu, bị cũ nát, mờ, nhịe, chữ khơng thể xác định đầy đủ nội dung khơng chứng thực Trừ trường hợp sửa chữa, thêm, bớt quan có thẩm quyền xác nhận (cơ quan có thẩm quyền cấp đính thực ghi đóng dấu xác nhận sửa chữa, thêm, bớt đó) c) Bản khơng phép phổ biến phương tiện thông tin đại chúng theo quy định pháp luật Tùy theo tính chất quy định ngành, đơn vị, số giấy tờ, văn thuộc diện không phổ biến cách đại chúng (ví dụ: tài liệu quan ghi rõ “Lưu hành nội bộ”, tài liệu có độ mật …) thuộc diện người thực chứng thực phải từ chối nhận yêu cầu d) Đơn, thư giấy tờ cá nhân tự lập khơng có chứng nhận, chứng thực xác nhận quan, tổ chức có thẩm quyền đ) Các giấy tờ, văn khác mà pháp luật quy định không Chứng thực chữ ký 2.1 Khái niệm Chứng thực chữ ký việc quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực Bản chất việc chứng thực chữ ký chứng thực hình thức: Cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ kỹ người đặc định yếu tố nhân thân nêu lời chứng (họ tên, Giấy CMND), quan nhà nước không xác nhận nội dung giấy tờ, văn 2.2 Thẩm quyền chứng thực chữ ký Việc chứng thực chữ ký thuộc thẩm quyền quan hành nhà nước sở, UBND cấp xã Phịng Tư pháp cấp huyện Cũng tương tự phù hợp với thẩm quyền chứng thực từ chính, theo quy định Nghị định số 79/2007/NĐ-CP Nghị định số 04/2012/NĐ-CP thẩm quyền chứng thực chữ ký phân cấp rõ sau: - Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực chữ ký giấy tờ, văn tiếng Việt; giấy tờ, văn tiếng nước giấy tờ, văn song ngữ; - UBND cấp xã chứng thực chữ ký giấy tờ, văn tiếng Việt 2.3 Trình tự, thủ tục chứng thực chữ ký a) Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình: - Giấy Chứng minh nhân dân Hộ chiếu giấy tờ tuỳ thân khác (là giấy tờ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp, có ghi rõ thơng tin họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi cư trú có ảnh, in đóng dấu giáp lai vào giấy tờ đó) để chứng minh nhân thân mình; - Giấy tờ, văn mà người yêu cầu ký vào đề nghị quan có thẩm quyền chứng thực b) Người thực chứng thực kiểm tra, đối chiếu nhân thân người có yêu cầu chứng thực, bảo đảm người yêu cầu chứng thực người cấp CMND, Hộ chiếu, giấy tờ tùy thân khác xuất trình; kiểm tra giấy tờ, văn mà người yêu cầu chứng thực ký vào Sau người yêu cầu chứng thực ký trước mặt người thực chứng thực, người thực chứng thực ghi rõ địa điểm chứng thực, số chứng thực; ngày, tháng, năm chứng thực; số giấy tờ tuỳ thân người yêu cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp; khẳng định rõ lời chứng “chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực”; sau ký ghi rõ họ, tên, chức vụ đóng dấu quan có thẩm quyền chứng thực” Trường hợp giấy tờ, văn có nhiều tờ phải đóng dấu giáp lai tờ, phần chứng thực ghi trang cuối giấy tờ, văn 2.4 Chứng thực chữ ký người dịch Chứng thực chữ ký người dịch hoạt động chứng thực chữ ký có tính chất đặc biệt, thể đặc điểm sau đây: - Thứ nhất, chứng thực chữ ký người dịch giới hạn đối tượng có yêu cầu chứng thực – phải người dịch Người dịch hiểu theo nghĩa hẹp – người làm nhiệm vụ chuyển ngữ văn bản, giấy tờ để chứng thực, người dịch theo nghĩa rộng lĩnh vực ngoại ngữ, văn học, ngoại giao Theo quy định văn pháp luật hành chứng thực chưa có quy định định khái niệm người dịch, có quy định điều kiện, người dịch phải thơng thạo tiếng nước ngồi cần dịch Theo hướng dẫn Thơng tư số 03/2008/TT-BTP thơng thạo tiếng nước ngồi, tức có cử nhân ngoại ngữ trở lên có tốt nghiệp cao đẳng trở lên nước thứ tiếng nước ngồi cần dịch (Ví dụ: Người dịch tiếng Nga phải người tốt nghiệp cử nhân trở lên chuyên ngành ngoại ngữ tiếng Nga người học có cao đẳng trở lên Nga hay nước khác ngôn ngữ sử dụng trình đào tạo ghi văn tốt nghiệp phải tiếng Nga) - Thứ hai, giấy tờ, văn mà người dịch ký vào để đề nghị chứng thực văn gốc người dịch lập ra, mà văn phái sinh, người dịch chuyển ngữ từ tiếng nước sang tiếng Việt ngược lại: từ tiếng Việt sang tiếng nước ngồi Do đó, chứng thực chữ ký phải kèm theo gốc (văn dịch), người dịch phải chịu trách nhiệm tính xác nội dung dịch, xác nhận việc dịch, người thực chứng thực chứng thực chữ ký, không chịu trách nhiệm nội dung dịch - Thứ ba, thẩm quyền, Phịng Tư pháp cấp huyện có thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch, UBND cấp xã thẩm quyền - Thứ tư, hình thức, trang dịch phải ghi rõ chữ "BẢN DỊCH” vào chỗ trống phía bên phải, dịch có từ hai trang trở lên phải đánh số trang theo thứ tự phải đóng dấu giáp lai tờ Phần chứng thực (bao gồm lời chứng người dịch lời chứng người chứng thực) ghi trang cuối văn dịch Chứng thực hợp đồng, giao dịch Theo quy định Nghị định số 79/2007/NĐ-CP Ủy ban nhân dân cấp huyện Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký Việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch công chứng viên thực theo quy định Luật Công chứng Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 hướng dẫn việc bước chuyển giao hợp đồng, giao dịch cho tổ chức hành nghề công chứng, theo đó, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cần thực biện pháp phát triển tổ chức hành nghề cơng chứng địa phương; vào tình hình phát triển tổ chức hành nghề cơng chứng để định giao hợp đồng, giao dịch cho tổ chức hành nghề công chứng thực Tuy nhiên, mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng (Phịng Cơng chứng, Văn phịng Cơng chứng) chưa “phủ sóng” hết vùng, miền nước, đặc biệt vùng sâu, vùng xa, vậy, nhiều tỉnh, thành phố nước chưa thể thực việc chuyển giao chứng thực hợp đồng, giao dịch cho tổ chức hành nghề công chứng Do đó, ngồi việc thực trách nhiệm chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký, Ủy ban nhân dân cấp huyện Ủy ban nhân dân cấp xã số địa phương thực chứng thực số loại hợp đồng, giao dịch 3.1 Thẩm quyền UBND cấp huyện UBND cấp huyện thực chứng thực loại hợp đồng, giao dịch sau: - Hợp đồng, giao dịch nhà đô thị (theo quy định khoản Điều 93 Luật Nhà ở); - Hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị 50 triệu đồng (theo quy định điểm d, Khoản Điều 22 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP); - Văn thỏa thuận di sản, văn khai nhận di sản (theo quy định điểm đ, Khoản Điều 22 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP); Khác với thẩm quyền chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký (theo quy định Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thẩm quyền phân cấp trực tiếp cho Phịng Tư pháp, Trưởng phịng/Phó trưởng phịng Tư pháp ký đóng dấu Phịng Tư pháp), thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch thuộc UBND cấp huyện, Trưởng phòng Tư pháp thực việc chứng thực hợp đồng, giao dịch theo ủy quyền Chủ tịch UBND cấp huyện (khi thực chứng thực, Trưởng Phòng Tư pháp ký văn chứng thực với tư cách “thừa ủy quyền”, ghi chức vụ đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp huyện) 3.2 Thẩm quyền UBND cấp xã UBND cấp xã thực chứng thực loại hợp đồng, giao dịch sau: - Hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản theo quy định Thông tư liên tịch 04/2006/TTLT-BTNMT-BTP (hợp đồng, giao dịch bất động sản mà bên có bất động sản hộ gia đình, cá nhân) Luật Nhà (hợp đồng, giao dịch nhà nông thôn theo quy định khoản Điều 93); - Di chúc, văn từ chối nhận di sản (theo quy định điểm a, Khoản 1, Điều 24 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP); Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký chứng thực ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký chứng thực 3.3 Địa điểm, thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch * Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch thực trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện, trừ trường hợp sau thực trụ sở: a) Việc chứng thực di chúc người mà tính mạng bị chết đe dọa bệnh tật, tai nạn người bị bại liệt, người già yếu lại được; b) Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch khác người bị tạm giam thi hành án phạt tù, người bị bại liệt, người già yếu lại có lí đáng khác khơng thể đến trụ sở Ủy ban nhân dân; Mọi trường hợp phải ghi lại địa điểm chứng thực, riêng việc chứng thực thực làm việc phải ghi thêm giờ, phút mà người thực ký vào văn chứng thực * Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không ngày làm việc hợp đồng đơn giản, không 10 ngày làm việc hợp đồng phức tạp, không 30 ngày làm việc hợp đồng đặc biệt phức tạp, kể từ thụ lý 3.4 Trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch a) Trường hợp hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn - Người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch phải nộp hồ sơ, gồm giấy tờ sau: + Dự thảo hợp đồng, giao dịch; + Bản giấy tờ tùy thân; + Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng kí quyền sở hữu, quyền sử dụng, trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản (trừ trường hợp chứng thực di chúc trường hợp tính mạng bị đe dọa khơng phải nộp loại giấy tờ này) - Người thực chứng thực tiếp nhận hồ sơ kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu chứng thực; xác định lực hành vi dân người yêu cầu chứng thực Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật, người yêu cầu chứng thực có đủ lực hành vi dân thụ lý, ghi vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch Nếu hợp đồng thực ngày ghi phiếu hẹn cho người yêu cầu chứng thực Người thực chứng thực kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch: dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế người thực chứng thực phải rõ cho người yêu cầu chứng thực để sửa chữa Trường hợp người u cầu chứng thực khơng sửa chữa người thực chứng thực có quyền từ chối chứng thực Người yêu cầu chứng thực tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch người thực chứng thực đọc cho người yêu cầu chứng thực nghe, người yêu cầu chứng thực đồng ý toàn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch ký vào trang hợp đồng, giao dịch; người thực chứng thực ký tắt vào trang hợp đồng, giao dịch, trừ trang cuối ký đầy đủ; ghi lời chứng, họ tên, chức vụ đóng dấu vào hợp đồng b) Trường hợp hợp đồng, giao dịch chưa soạn thảo sẵn Về bản, trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch trường hợp tương tự việc chứng thực hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn, khác người yêu cầu chứng thực cung cấp nội dung hợp đồng trước người thực chứng thực, người thực chứng thực ghi chép lại đầy đủ nội dung mà người yêu cầu chứng thực cung cấp; nội dung cung cấp không trái pháp luật, đạo đức xã hội soạn thảo hợp đồng, giao dịch (hợp đồng dân thông dụng hợp đồng phổ biến lĩnh vực kinh tế, thương mại phải theo mẫu quy định) 3.5 Các trường hợp không thực chứng thực hợp đồng, giao dịch Nhằm tránh việc lợi dụng nhiệm vụ, quyền hạn để trục lợi cá nhân, Điều 39 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP quy định trường hợp người có thẩm quyền chứng thực không thực chứng thực, cụ thể: - Trường hợp biết phải biết yêu cầu chứng thực nội dung công chứng, chứng thực trái pháp luật, đạo đức xã hội; - Việc chứng thực liên quan đến tài sản, lợi ích thân người thân thích vợ chồng; cha, mẹ đẻ, cha, mẹ vợ cha mẹ chồng, cha mẹ nuôi; đẻ, nuôi, dâu, rể; ông bà nội, ông bà ngoại; anh chị em ruột, anh chị em vợ chồng, anh chị em nuôi; cháu trai, gái, nuôi Khi từ chối thực chứng thực, người thực chứng thực phải giải thích rõ lý từ chối văn Chứng thực điểm - Việc chứng thực điểm nhằm thực trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch không ký khuyết tật khơng biết ký Trình tự, thủ tục chứng thực điểm thực tương tự trình tự, thủ tục chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch nêu phần trên, lưu ý phải bảo đảm nguyên tắc việc điểm người yêu cầu chứng thực phải thực trước mặt người thực chứng thực, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; khơng thể điểm ngón trỏ phải điểm ngón trỏ trái; trường hợp khơng thể điềm hai ngón trỏ đó, điểm ngón khác; sau điểm phải ghi rõ việc điểm ngón nào, bàn tay - Việc điểm thực đồng thời với việc ký trường hợp sau đây: + Chứng thực di chúc; + Theo đề nghị người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch; + Theo yêu cầu người thực chứng thực (trong trường hợp qua xem xét giấy tờ người yêu cầu chứng thực xuất trình mà thấy chưa rõ ràng nhận dạng người yêu cầu chứng thực người yêu cầu chứng thực ký xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu chứng thực) II MỘT SỐ VƯỚNG MẮC, HẠN CHẾ, KHÓ KHĂN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC HIỆN NAY Hệ thống văn quy phạm pháp luật chứng thực tản mạn, chưa hoàn thiện, thiếu quy định điều chỉnh, gây khó khăn cho người thực chứng thực người có yêu cầu chứng thực Hiện nay, việc chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký thực theo quy định Nghị định số 79/2007/NĐ-CP; Nghị định số 04/2012/NĐ-CP; Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch UBND cấp huyện, cấp xã lại thực theo số quy định Nghị định 75/2000/NĐ-CP, Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLTBTP-BTNMT ngày 13/6/2006 liên Bộ Tư pháp, Tài nguyên Môi trường hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn thực quyền người sử dụng đất Ngồi ra, hoạt động chứng thực cịn chịu điều chỉnh số văn 10 luật chuyên ngành Luật Đất đai, Luật Nhà (tổng cộng có 43 văn loại) Các quy định pháp luật điều chỉnh hoạt động chứng thực tản mạn nhiều văn bản, có hiệu lực pháp lý khác nhau, thuộc nhiều chuyên ngành, vừa chồng chéo, vừa thiếu tính hệ thống, thống nhất, gây khó khăn cho người có yêu cầu chứng thực, quan tiếp nhận văn cần chứng thực quan thực chứng thực Thực tế nay, cịn có nhiều loại việc chứng nhận hành khác có tính chất tương tự chứng thực (không thuộc phạm vi điều chỉnh Nghị định 79/2007/NĐ-CP), văn pháp luật chuyên ngành khác yêu cầu chứng nhận khơng quy định thẩm quyền, trình tự, thủ tục chứng nhận (nếu có khơng đầy đủ, rõ ràng) như: xác nhận Lý lịch cá nhân, xác nhận hồ sơ vay vốn, kê khai thu nhập, hoàn cảnh gia đình, xác nhận việc có mặt nơi cư trú, xác nhận địa điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh ; để tạo điều kiện giải nhu cầu đáng người dân, UBND cấp huyện, cấp xã vận dụng linh hoạt quy định pháp luật, thực theo thủ tục chứng thực chữ ký Cần xem xét, ban hành văn điều chỉnh loại việc chứng thực để đảm bảo sở giá trị pháp lý hành vi chứng thực, trách nhiệm pháp lý người chứng thực Đối với hoạt động chứng thực từ chính, thực tế có loại giấy tờ có tính chất chính, hình thức tính lịch sử biểu mẫu mang tính đặc thù nên khơng hồn tồn phù hợp loại thơng thường, không thuộc trường hợp không chứng thực từ (ví dụ: số giấy tờ cấp từ thời kỳ trước đóng dấu vuông dấu màu xanh; giấy tờ, thẻ chứng nhận thành viên số tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội cấp đóng dấu vng đóng dấu treo mà khơng có họ tên, chức vụ người ký cấp; số giấy tờ ghi Phó – khơng phải chính, khơng phải …), thực chứng thực khơng bảo đảm sở pháp lý (vì khơng phải thuộc diện chứng thực), khơng chứng thực gây khó khăn, phiền hà cho người dân khơng thể có chứng thực để nộp cho quan, tổ chức có yêu cầu Theo quy định pháp luật hành, việc chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hình thức, người thực chứng thực chịu trách nhiệm nội dung văn chứng thực Nếu thực nguyên tắc dẫn đến trường hợp giấy tờ, văn chứng thực có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội chứng thực, dẫn đến ảnh hưởng khơng nhỏ đến quyền, lợi ích người có liên quan, đến vai trị quản lý quyền sở bảo đảm việc tuân thủ pháp luật tổ chức, cá nhân; người thực chứng thực kiểm soát nội dung giấy tờ, văn ảnh hưởng đến thời gian giải việc chứng thực, chí phải thêm thủ tục (trong trường hợp chứng thực giấy tờ, văn tiếng nước ngoài) Bởi vì, người thực chứng thực khơng thể biết hết ngoại ngữ, để hiểu nội dung giấy tờ, văn phải yêu cầu thực việc dịch giấy tờ, văn tiếng Việt trước chứng thực từ Việc chứng thực từ chính, chứng thực hợp đồng, giao dịch có quy định trường hợp khơng chứng thực, chưa có quy định tương ứng cho việc chứng thực chữ ký, khó khăn cho người thực chứng thực từ chối việc chứng thực Các quy định hướng dẫn văn bản, giấy tờ tiếng 11 Việt, giấy tờ, văn song ngữ chưa có chưa rõ ràng nên việc chứng thực liên quan đến giấy tờ, văn đa ngữ (từ thứ tiếng trở lên), dịch giấy tờ, văn từ tiếng dân tộc Việt người tiếng quốc ngữ … chưa có sở pháp lý để thực cách thống Thẩm quyền chứng thực chưa thực phù hợp yêu cầu thực tế - Theo quy định Điều Nghị định 79/2007/NĐ-CP Nghị định 04/2012/NĐ-CP thẩm quyền chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký văn bản, giấy tờ tiếng nước văn bản, giấy tờ song ngữ thuộc Phòng Tư pháp cấp huyện Nhưng chất chứng thực xác thực hình thức, người chứng thực không chịu trách nhiệm nội dung văn bản, giấy tờ chứng thực, chủ yếu kỹ thuật đối chiếu xác định nhân thân người có chữ ký cần chứng thực – việc tương tự văn bản, giấy tờ tiếng Việt; đó, việc không phân cấp thẩm quyền cho UBND cấp xã vừa chưa triệt để cải cách hành chính, vừa chưa tạo điều kiện tốt cho người dân - phải di chuyển quáng đường dài hơn, tới cấp huyện để chứng thực Thực tế, cho thấy số lượng giấy tờ, văn song ngữ chiếm tỷ lệ lơn (hầu hết văn bằng, chứng song ngữ), nên người dân tập trung cấp huyện để chứng thực văn song ngữ giấy tờ, văn tiếng Việt đồng thời, nên dẫn đến tình trạng tải Phòng Tư pháp - Quy định trần giá ngạch động sản thuộc thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch UBND cấp huyện 50 triệu ( Điều 22 Nghị định 75/2000/NĐ-CP) khơng cịn phù hợp thực tế, giá thị trường có nhiều thay đổi sau 10 năm, nhiều tài sản động sản có giá trị 50 triệu đồng đối tượng giao dịch thường xuyên người dân (như số loại xe máy, ti vi ), theo quy định người có u cầu lại phải đến tổ chức công chứng thực hợp đồng, giao dịch, vừa gây phiền hà, tốn cho người dân (chi phí lại nhiều hơn, phí cơng chứng cao lệ phí chứng nhiều), vừa khơng phù hợp tính chất giao dịch, cần sửa đổi mức trần cho phù hợp phân cấp cho UBND cấp xã chứng thực loại hợp đồng, giao dịch - Ủy quyền chất loại hợp đồng, giao dịch, thực tổ chức hành nghề công chứng UBND cấp huyện Tuy nhiên, thực tế cho thấy ủy quyền thực nhiều công việc đơn giản, thực lần, khơng có thù lao, khơng phát sinh việc chuyển dịch quyền sở hữu (như ủy quyền làm thủ tục hành chính, đăng ký hộ tịch, lấy bưu phẩm, lĩnh hộ lương hưu, lấy giấy tờ …) loại hình ủy quyền phổ biến, tần suất lặp lại cao, nên phân cấp cho UBND cấp xã – quan gần với người dân, gần với nơi phát sinh yêu cầu ủy quyền biết rõ người có yêu cầu việc – thực việc chứng thực giấy ủy quyền hợp lý, thuận lợi giảm chi phí cách tốt cho người dân Hiện tại, số loại giấy tờ UBND cấp xã số nơi vận dụng thực theo thủ tục chứng thực chữ ký cho người dân (như giấy ủy quyền lĩnh lương hưu, giấy chứng nhận mua bán xe …) Thủ tục chứng thực số trường hợp chưa phù hợp với chế cửa, gây khó khăn cho quan chứng thực cá nhân, tổ chức có yêu cầu chứng thực 12 Theo chế cửa, cửa liên thông (áp dụng theo Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 Thủ tướng Chính phủ) cá nhân, tổ chức có yêu cầu phải đến đầu mối phận tiếp nhận trả hồ sơ hành Tuy nhiên, thực nguyên tắc ký trước mặt người chứng thực theo quy định Nghị định 79/2007/NĐ-CP người yêu cầu chứng thực chữ ký, sau nộp hồ sơ phận “Một cửa” lại phải đến gặp Trưởng/Phó trưởng Phịng Tư pháp cấp huyện, Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND cấp xã để thực việc ký trước mặt người có thẩm quyền chứng thực, làm sai lệch mục đích nguyên tắc “Một cửa”, gây khó khăn lãng phí thời gian người có yêu cầu chứng thực Quy định ghi số chứng thực, lưu sổ, hồ sơ chứng thực chưa thống nhất, chưa thực nghiêm túc số địa phương - Việc chứng thực phải vào sổ theo dõi, ghi số chứng thực tương ứng để quản lý, khơng có quy định hướng dẫn rõ cách ghi số chứng thực, dẫn đến nơi ghi số theo cách, có nơi ngày ghi số chứng thực cho tất trường hợp; nhiều nơi ghi số chứng thực theo lượt người đến chứng thực - người dù yêu cầu chứng thực nhiều loại giấy tờ khác (VD học bạ, tốt nghiệp, hộ khẩu…) có số chứng thực, vừa khơng thống nhất, vừa khó thống kê, quản lý - Mặt khác, nội dung mẫu sổ chứng thực chưa đầy đủ, không phục vụ công tác theo dõi, thống kê, đặc biệt số lượng lệ phí phải nộp, gây khó khăn cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát, tạo kẽ hỡ thất thoát nguồn thu ngân sách - Đối với việc lưu trữ hồ sơ, việc chứng thực chứng thực từ chính, chứng thực hợp đồng giao dịch có quy định việc lưu trữ lưu, chứng thực chữ ký khơng có quy định Thực tế, loại việc chứng thực chữ ký đa dạng, có nhiều việc liên quan đến tài sản có giá trị lớn vấn đề phức tạp, kéo dài cần lưu trữ hồ sơ để đáp ứng yêu cầu quản lý Nếu khơng có quy định, dẫn đến việc địa phương triển khai thực không đồng bộ, gây hiểu lầm người dân Sự phối hợp ngành, cấp chưa đồng bộ, số quan, ban, ngành chưa có chế thực nghiêm túc quy định Nghị định 79/2007/NĐ-CP, đặc biệt quy định Điều 6, nhiều quan tiếp nhận giấy tờ, văn không chấp nhận chụp để đối chiếu với mà buộc đương phải nộp có chứng thực, số quan yêu cầu xuất trình yêu cầu từ sổ gốc giấy tờ hộ tịch có chứng thực, làm tăng số lượng việc chứng thực không cần thiết, gây lãng phí tiền của, thời gian, gây phiền hà, sách nhiễu người dân, làm giảm hiệu lực quy định pháp luật 13 III MƠ HÌNH HĨA CÁCH THỨC THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC Để giúp người thực chứng thực (tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện) nắm trình tự, thủ tục thực loại hình chứng thực cách nhất, từ triển khai thực cách thống nhất, hiệu quả, tránh sai sót, sở quy định pháp luật hành (giả định quan thực chứng thực triển khai thực chế “một cửa”), chuyên đề khái qt mơ hình hóa bước hoạt động chứng thực sau: Chứng thực từ Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu, nhận đương xuất trình, kèm theo số lượng tương ứng, ghi nhận số lượng mà người có yêu cầu muốn cấp loại giấy tờ, văn bản; Bước 2: Chuyển yêu cầu chứng thực (bản + sao) cho người có thẩm quyền chứng thực; người thực chứng thực kiểm tra tính hợp pháp (đối chiếu quy định loại văn bản, giấy tờ sở để chứng thực kiểm tra văn bản, giấy tờ có thuộc trường hợp không chứng thực không); không phủ hợp từ chối chứng thực, chuyển phận “Một cửa” trả hồ sơ cho người có yêu cầu (trường hợp phát giấy tờ, văn có dấu hiệu giả mạo phải lập biên tạm giữ, kiểm tra, làm rõ xử lý theo quy định pháp luật), phù hợp thực bước Bước 3: Đối chiếu với chính; Bước 4: Ghi lời chứng (“chứng thực với chính”, chữ ‘BẢN SAO” vào chỗ trống phía bên phải trang đầu tiên) theo quy định, ngày thực hiện, ký, ghi rõ họ tên, chức vụ Bước 5: Văn thư vào sổ theo dõi, ghi số chứng thực, đóng dấu (lưu ý giáp lai có nhiều tờ); lưu lại theo quy định Bước 6: Thu lệ phí, trả kết (bản + số lượng theo yêu cầu) 14 Từ chối chứng thực Người có yêu cầu chuẩn bị: - Bản (hợp lệ); - Bản (số lượng tương ứng với yêu cầu) Thu lệ phí, trả kết Bộ phận “Một cửa” Tiếp nhận, ghi rõ số Từ chối chứng thực lượng Người thực chứng thực Kiểm tra chính, đối chiếu với chính, ghi lời chứng, ngày thực hiện, ký, ghi rõ họ tên, chức vụ Chuyển trả kết Văn thư vào sổ theo dõi, ghi số chứng thực, đóng dấu, lưu Chứng thực chữ ký Bước 1: Bộ phận “Một cửa” tiếp nhận yêu cầu (nhận giấy tờ, văn người yêu cầu chứng thực xuất trình), ghi rõ số lượng cần chứng thực chữ ký Người tiếp nhận phải kiểm tra giấy tờ tùy thân xem thông tin, nhận dạng người yêu cầu chứng thực chữ ký có với giấy tờ tùy thân xuất trình khơng Nếu khơng có quyền từ chối tiếp nhận Bước 2: Chuyển yêu cầu chứng thực cho người thực chứng thực Người thực chứng thực kiểm tra giấy tờ, văn mà người yêu cầu chứng thực ký vào Về nguyên tắc, người thực chứng thực chữ ký chịu trách nhiệm nội dung văn bản, giấy tờ phải kiểm tra nội dung văn bản, giấy tờ đó, nội dung văn bản, giấy tờ vi phạm pháp luật trái đạo đức xã hội có quyền từ chối chứng thực; hợp đồng, giao dịch từ chối chứng thực chữ ký, hướng dẫn đương tới quan có thẩm quyền làm thủ tục công chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch Bước 3: Người yêu cầu ký trước mặt người thực chứng thực (lưu ý kiểm tra lại giấy tờ tùy thân người ký) Bước 4: Ghi lời chứng, ngày thực hiện, ký chứng thực, ghi rõ họ tên, chức vụ Bước 5: Chuyển văn thư vào sổ theo dõi, ghi số chứng thực, đóng dấu (thực việc lưu trữ) Bước 6: Chuyển phận “Một cửa” thu lệ phí, trả kết Người có u cầu chuẩn bị: Người thực chứng thực kiểm tra - Giấy tờ tùy thân mình; Từ chối chứng thực văn bản, giấy tờ chứng thực, - Giấy tờ, văn cần chứng cho người Bộ thư yêu phận cầu “Một chứng cửa”thực Văn vào sổ theo dõi, ký thực chữ ký (số lượng tương ứng Tiếp nhận, ghi thực, rõ ngày số thực trước mặt, ghisố lời chứng, ghi chứng với nhu cầu) Chuyển trả kết Thu lệ phí, Từ chối chứng thực hiện,lượng ký, ghi rõtheo họ tên, yêu cầu vụ trả kết đóng dấu, lưuchức 15 Chứng thực hợp đồng, giao dịch a) Trường hợp hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn Bước 1: Bộ phận “Một cửa” tiếp nhận yêu cầu Hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm giấy tờ sau: Dự thảo hợp đồng, giao dịch; Bản giấy tờ tùy thân bên tham gia hợp đồng, giao dịch; Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng kí quyền sở hữu, quyền sử dụng, trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản (trừ trường hợp chứng thực di chúc trường hợp tính mạng bị đe dọa khơng phải nộp loại giấy tờ này) Nếu thành phần hồ sơ yêu cầu chứng thực đầy đủ thụ lý Nếu hợp đồng khơng thể thực ngày ghi phiếu hẹn cho người yêu cầu chứng thực Bước 2: Chuyển hồ sơ cho người thực chứng thực Người thực chứng thực kiểm tra tính hợp lệ giấy tờ hồ sơ yêu cầu chứng thực; kiểm tra nhận dạng lực hành vi dân bên có yêu cầu chứng thực; kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch Nếu bên tham gia hợp đồng, giao dịch không đủ lực hành vi dân từ chối chứng thực Nếu bên tham gia hợp đồng, giao dịch đủ lực hành vi dân sự, tự nguyện hướng dẫn sửa dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế), trường hợp người yêu cầu chứng thực không sửa chữa người thực chứng thực có quyền từ chối chứng thực Bước 3: Thông qua nội dung hợp đồng, giao dịch hoàn chỉnh với bên yêu cầu chứng thực Trường hợp bên đồng ý toàn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch hướng dẫn bên ký vào trang hợp đồng, giao dịch Người thực chứng thực ghi lời chứng, ký tắt vào trang hợp đồng, ký đầy đủ vào trang cuối, ghi rõ họ tên, chức vụ Bước 4: Chuyển văn thư vào sổ theo dõi, ghi số hợp đồng, giao dịch, đóng dấu, lưu trữ Bước 5: Chuyển phận “Một cửa” thu lệ phí, trả kết cho người có u cầu 16 Thông qua dự thảo hợp đồng, giao dịch; hướng dẫn bên ký, ghi lời chứng, ký, ghi rõ họ tên, chức vụ Từ chối chứng thực Người có yêu cầu chuẩn bị: - Bản giấy tờ tùy thân; - Dự thảo hợp đồng, giao dịch; - Bản giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng tài sản Thu lệ phí, trả kết Bộ phận “Một cửa” Tiếp nhận, kiểm tra thành phần hồ sơ Từ chối chứng thực Người thực chứng thực Kiểm tra nhận dạng, lực hành vi dân sự, chỉnh sửa dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu cần) Chuyển trả kết Văn thư vào sổ theo dõi, ghi số hợp đồng, giao dịch 17 b) Trường hợp hợp đồng, giao dịch chưa soạn thảo sẵn Bước 1: Bộ phận “Một cửa” tiếp nhận yêu cầu Hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm giấy tờ sau: Bản giấy tờ tùy thân bên tham gia hợp đồng, giao dịch; Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng kí quyền sở hữu, quyền sử dụng, trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản (trừ trường hợp chứng thực di chúc trường hợp tính mạng bị đe dọa khơng phải nộp loại giấy tờ này) Trường hợp thành phần hồ sơ yêu cầu đầy đủ thụ lý Nếu hợp đồng khơng thể thực ngày ghi phiếu hẹn cho người yêu cầu chứng thực Bước 2: Chuyển hồ sơ cho người thực chứng thực Người thực chứng thực kiểm tra tính hợp lệ giấy tờ hồ sơ yêu cầu chứng thực; kiểm tra nhận dạng lực hành vi dân bên có yêu cầu chứng thực; Nếu bên tham gia hợp đồng, giao dịch không đủ lực hành vi dân từ chối chứng thực Nếu bên tham gia hợp đồng, giao dịch đủ lực hành vi dân tự nguyện soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo thông tin mà bên yêu cầu cung cấp Bước 3: Chỉnh lý thông qua nội dung hợp đồng, giao dịch với bên yêu cầu chứng thực Nếu bên đồng ý toàn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch hướng dẫn bên ký vào trang hợp đồng, giao dịch Người thực chứng thực ghi lời chứng, ký tắt vào trang hợp đồng, ký đầy đủ vào trang cuối, ghi rõ họ tên, chức vụ Bước 4: Chuyển văn thư vào sổ theo dõi, ghi số hợp đồng, giao dịch, đóng dấu, lưu trữ Bước 5: Chuyển phận “Một cửa” thu lệ phí, trả kết cho người có u cầu (Mơ hình qua bước tương tự chứng thực hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn) 18 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ luật Dân năm 2005 Luật Đất đai Luật Nhà Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 Chính phủ cơng chứng, chứng thực Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 25/01/2012 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Điều Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định hộ tịch, hôn nhân gia đình chứng thực; Thơng tư số 03/2001/TP-CC ngày 14/03/2001 Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 Chính phủ công chứng, chứng thực; Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/08/2008 Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành số điều Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2007 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký; 10 Thơng tư số 19/2011/TT-BTP ngày 31/10/2011 Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung số quy định thủ tục hành Thông tư số 05/2008/TT-BTP, Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/08/2008, Thông tư số 01/2010/TT-BTP; 11 Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT-BTP-BTNMT ngày 13/6/2006 Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn thực quyền người sử dụng đất; 12 Thông tư liên tịch số 92/2008/BTC-BTP ngày 17/10/2008 Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp hướng dẫn mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng lệ phí cấp sao, lệ phí chứng thực; 14 Thơng tư liên tịch số 62/2013/BTC-BTP ngày 13/05/2013 Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng lệ phí chứng thực hợp đồng, giao dịch 15 Báo cáo tổng kết công tác chứng thực (số 103/BC-BTP ngày 11/3/2013 Bộ Tư pháp) 16 Tài liệu: Hỏi – đáp công chứng, chứng thực (Hội đồng PHCTPBGDPL thành phố Hồ Chí Minh – tháng 8/2007) 17 Kết luận tra công tác hộ tịch, chứng thực địa bàn thành phố Hà Nội năm 2013 (Thanh tra Bộ Tư pháp) 18 Một số nghiên cứu công tác chứng thực báo Pháp luật, tạp chí Dân chủ Pháp luật, tạp chí Luật học 19