Đề cương giới thiệu, tổng hợp các thao tác cơ bản và một số hàm trong tin học văn phòng Microsoft Excel dành cho học sinh. Đảm bảo chi tiết, ngắn gọn và siêu dễ thuộc cho người mất gốc, mới bắt đầu tìm hiểu tin học văn phòng.
TIN II I.Làm quen với Microsoft Excel 1.Giới thiệu ME - Là chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp ta dễ dàng thực hiện: + ) Tính tốn đại số, phân tích liệu + ) Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách + ) Truy cập nguồn liệu khác + ) Vẽ đồ thị sơ đồ + ) Tự động hố cơng việc macro + ) Nhiều ứng dụng khác • Workbook: tập tin mà ta tính tốn, vẽ đồ thị, lưu trữ liệu Mỗi workbook chứa nhiều sheet( bảng tính ) • Worksheet: cịn gọi sheet, nơi lưu trữ làm việc với liệu.Một sheet chứa nhiều ô( cell), ô tổ chức thành cột( 16384 ) dòng( 1048576 ) 2.Khởi động ME - Mở Microsoft Excel: + ) Kích đúp vào biểu tượng + ) Các thành phần cửa sổ Excel: Thanh công thức Thanh địa Thanh Ribbon Thanh tiêu đề Sheet tub Vùng soạn thảo Thanh trượt • - Các ribbon chính: + ) Home: chứa lệnh sử dụng thường xuyên + ) Insert: chèn đối tượng vào bảng tính bảng biểu, đồ thị,… + ) Page Layout: thiết lập in ấn + ) Formulas: chèn công thức, đặt tên vùng( range ), kiểm tra theo dõi công thức + ) Data: thao tác với liệu, danh sách, phân tích liệu,… + ) Review: kiểm tra lỗi tả, hỗ trợ dịch vụ, thêm thiết lập bảo vệ bảng tính + ) View: thiết lập chế độ hiển thị bảng tính 3.Tạo bảng tính - Cách 1: Nhấn vào biểu tượng New Quick Toolbar - Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N - Cách 3: Chọn File / New / New Workbook 4.Mở bảng tính có - Kích chuột vào biểu tượng Open truy cập nhanh - Nhấn Tổ hợp phím Ctrl + O - File / Open 5.Ghi bảng tính - Kích chuột vào biểu tượng Save Toolbar - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S - File / Save Thêm & bớt hàng / ô / cột a) Thêm / bớt dòng, cột - Dòng: + ) Chọn dịng muốn chèn dịng lên + ) Trên tiêu đề hàng( 1, 2, 3,…)kích chuột phải chọn Insert / Delete menu - Cột: + ) Chọn cột muốn chèn bên trái + ) Kích chuột phải Insert / Delete menu b) Thêm ô - Chọn ô muốn thêm bên cạnh - Kích chuột phải chọn Insert - Xuất hộp thoại: + ) Chọn Shift cells right / down: chèn ô trống đẩy ô sang phải / xuống + ) Chọn Entire row: chèn dòng lên + ) Entire columns: chèn cột sang trái c) Xoá vùng: - Chọn vùng muốn xoá, Delete d) Thay đổi - Rộng cột / cao dòng: + ) Thay đổi chiều rộng cột: chuyển trỏ vào cạnh phải tiêu đề cột, biểu tượng có dạng mũi tên hai chiều + ) Nhấn kéo di chuyển xuống hay lên để tăng giảm độ cao dòng - Rộng hàng / cao cột: + ) Điều chỉnh tự động độ rộng cột: nhấp đúp chuột vào cạnh phải cột + ) Đặt độ rộng cho nhiều cột: • Chọn cột muốn đặt độ rộng • Columns / Width • Nhập độ rộng vào hộp Column Width 7.Ẩn / hàng & cột - Ẩn: + ) Chọn đối tượng muốn ẩn + ) Kích chuột phải / Hide - Hiện: + ) Chọn cột / hàng chứa đối tượng bị ẩn + ) Kích chuột phải / Unhide 8.Các thao tác với Sheet - Đổi tên: Rename - Xoá: Delete - Sắp xếp thứ tự: more of copy - Đổi màu: kích chuột phải vào sheet tab cần đổi màu / Tab color / chọn màu cần đổi 9.Thốt khỏi Excel - Kích chuột vào biểu tượng đóng cửa sổ hình - Nhấn tổ hợp Alt + F4 - Vào ribbon File / Exit 10.Di chuyển xoá liệu - Di chuyển ô: + ) Chọn ô muốn di chuyển + ) Nhấn nút Cut nhóm tổ hợp phím Ctrl + X + ) Chuyển trỏ đến ô trái vùng định chuyển tới + ) Nhấn nút Paste nhấn tổ hợp Ctrl + V - Xố ơ: + ) Chọn cần xoá + ) Nhấn Delete Menu II Làm việc với liệu Excel 1.Di chuyển bảng tính -Các phím thường dùng: + ) Tab: di chuyển trỏ sang phải cột + ) Enter: di chuyển trỏ xuống dịng kết thúc nhập liệu + ) Ctrl + Home: chuyển trỏ ô A1 2.Nhập liệu sửa -Nhập liệu: + ) Chuyển trỏ tới cần nhập + ) Delete, Backspace để xố kí tự + ) Esc: kết thúc khơng lấy liệu nhập + ) Enter để chấp nhận liệu vừa nhập kết thúc việc nhập ô -Chỉnh sửa liệu: + ) Nhấn đúp vào ô muốn chỉnh sửa + ) Thực thao tác chỉnh sửa + ) Nhấn Enter để kết thúc 3.Sao chép liệu - Chọn ô muốn chép - Nhấn nút Copy nhấn tổ hợp phím Ctrl + C Chuyển trỏ đến ô bên trái vùng định chép - Nhấn nút Paste nhấn tổ hợp Ctrl + V - Thực tương tự chép sang bảng tính khác 4.Di chuyển xố liệu - Di chuyển ơ: + ) Chọn ô muốn di chuyển + ) Nhấn nút Cut nhấn tổ hợp phím Ctrl + X + ) Chuyển ô trỏ đến ô bên trái vùng định chuyển tới + ) Nhấn nút Paste nhấn tổ hợp phím Ctrl + V - Xố ơ: chọn cần xố, nhấn phím Delete menu 5.Thêm bớt dịng, cột, ô a) Thêm / bớt dòng, cột - Dòng: + ) Chọn dịng muốn chèn dịng lên + ) Trên tiêu đề hàng( 1, 2, 3,…)kích chuột phải chọn Insert / Delete menu - Cột: + ) Chọn cột muốn chèn bên trái + ) Kích chuột phải Insert / Delete menu b) Thêm ô - Chọn ô muốn thêm bên cạnh - Kích chuột phải chọn Insert - Xuất hộp thoại: + ) Chọn Shift cells right / down: chèn ô trống đẩy ô sang phải / xuống + ) Chọn Entire row: chèn dòng lên + ) Entire columns: chèn cột sang trái c) Xoá vùng: - Chọn vùng muốn xoá, Delete d) Thay đổi chiều rộng / cao dòng: - Thay đổi chiều rộng cột: chuyển trỏ vào cạnh phải tiêu đề cột, biểu tượng có dạng mũi tên hai chiều - Nhấn kéo di chuyển xuống hay lên để tăng giảm độ cao dòng 6.Định dạng bảng tính a) Font chữ b) Đóng khung - Thay đổi khung( đường viền): + ) Chọn ô vùng muốn thay đổi đường viền + ) Nhấn chuột vào hình tam giác nút Border menu + ) Chọn More Border - Chi tiết thẻ Border: c) Trộn nhiều ô thành ô: - Chọn ô muốn trộn - Nhấn nút Merge and Center menu - Hoặc vào: + ) Format Cells, chọn thẻ Aligement + ) Nhấn chọn Merge Cells + ) OK d) Xuống dịng( Wrap text) - Đặt thuộc tính Wrap text cho ô + ) Cho phép thị liệu nhiều dịng + ) Chọn vùng ô muốn thiết lập, menu chọn Wrap text f) Định dạng liệu ( * ) Danh sách kiểu liệu - General: dạng chung - Number: dạng số - Currency: tiền tệ - Date: ngày tháng - Time: thời gian - Text: văn - Custom: người dùng tự định nghĩa ( * ) Số thực: - Chọn ô chứa số thực cần định dạng - Chọn Format( kích chuột phải vào vùng cần định dạng ), chọn Number danh sách Category: + ) Decimal place: số chữ số thập phân + ) Use 1000 separator (,): chọn dấu ngăn cách phần nghìn + ) Nhấn OK để kết thúc ( * ) Dạng ngày tháng: - Khi mặc định ngày / tháng / năm - Chọn ô ngày tháng muốn định dạng - Kích chuột phải chọn Format Cells - Chọn thẻ Number, Custom: + ) Nhập kiểu định dạng hộp type + ) Nhấn OK để kết thúc - Khi nhập liệu ngày phải theo định dạng máy tính hành ( * ) Dạng tiền tệ - Chọn muốn định dạng - Kích chuột phải chọn Format Cell / Number / Custom: + ) Trong ô Type đánh mẫu #,##0[$VND] • Chữ VND đánh tuỳ biến • #,##0 phần định dạng số.Ta định dạng số sau dấu “,” #,##0.0 hay #,##0.00 + ) Nhấn OK để kết thúc ( * ) Dạng phần trăm - Chọn ô cần định dạng - Kích chuột phải chọn Format Cells - Trong Format Cells chọn Percentage + ) Decimal Place: số chữ số phần thập phân + ) Nhấn OK để kết thúc 7.Tìm kiếm thay - Kích hoạt nút Find & Select nhóm Editing tab Home - Chọn Find Replace 8.Thiết lập trang in ấn - Margin: canh lề trang giấy Top: lề Left: lề trái Header: khoảng cách cho vùng đầu trang Bottom: lề Right: lề phải Footer: khoảng cách cho vùng chân trang - Hộp thoại thiết lập trang:L - Orientation: để thay đổi hướng trang in + ) Potrait: in theo chiều dài giấy + ) Landscape: in theo chiều ngang giấy - Size: chọn khổ giấy A1, A2,… - Print Area: thiết lập vùng in - Background: thiết lập hình trang - Print Title: in tiêu đề - Các tuỳ chọn in: + ) In co giãn vào trang nhiều trang + ) In lặp lại tiêu đề + ) Căn chỉnh vào trang III.Tính tốn đơn giản cách gọi hàm 1.Tạo lập công thức - Tạo công thức số học đơn giản: + ) Luôn gõ dấu = trước công thức + ) Nội dung công thức hiển thị formula + ) Sử dụng dấu ngoặc đơn để xác định thứ tự ưu tiên phép tốn cơng thức - Các thành phần cơng thức: - Việc tính tốn Excel khơng phải lúc tính trực tiếp, - Phân biệt ô vùng: + ) Địa ô Excel xác định tên cột số thứ tự dịng + ) vùng bảng tính xác định địa góc bên trái vùng, dấu : , địa ô góc bên phải vùng - Sao chép cơng thức (cách 1): + ) Nhấn chuột trái vào ô muốn chép, đặt trỏ vào góc phải bên ô + ) Biểu tượng chuột chuyển thành dấu thập màu đen nét đơn + ) Nhấn chuột trái kéo đến vị trí cần áp dụng cơng thức => Sao chép công thức cho ô liên tục, liền kề với ô liệu nguồn theo hàng cột - Cách 2: + ) Nhấn chuột phải vào ô muốn chép, chọn copy đưa đến vị trí ô + ) Chọn Paste Option (sao chép giá trị, công thức, định dạng,…) - Một số lỗi thường gặp: ####: không đủ độ rộng ô để hiển thị #VALUE!: liệu không theo yêu cầu công thức #DIV/0!: chia cho giá trị #NAME?: không xác định vị trí cơng thức #N/A: khơng có liệu để tính tốn #NUM!: liệu khơng kiểu số #REP!: tham chiếu lỗi => Sửa lại cho phù hợp yêu cầu Các loại địa - Địa tương đối: + ) Là loại địa sử dụng công thức hàm mà chép cơng thức hàm địa tự động thay đổi + ) VD: A3 có cơng thức = C1+D1, copy xuống A4 thành =C2+D2 - Địa tuyệt đối: + ) Không thay đổi chép cơng thức + ) Có thêm kí tự $ trước phần địa cột dòng - Địa hỗn hợp: + ) Là loại địa kết hợp tương tuyệt đối, chép công thức phần bị biến đổi + ) Để sử dụng, thêm $ trước cột dòng Cấu trúc hàm - Nhập hàm: = ( TÊN HÀM ) ( đối số 1, đối số 2, ….) - Đối số : + ) Giá trị kiểu số + ) Địa ô vùng + ) hàm khác IV Một số hàm Tính - SUM (tính tổng): + ) Cú pháp: SUM (number 1, number 2,…) + ) Tính tổng giá trị số danh sách mảng số - AVERAGE (tính trung bình) + ) Trả lại giá trị trung bình cộng số danh sách + ) Cú pháp: AVERAGE (number 1, number 2,…) MAX, MIN có cú pháp ROUND (làm tròn) - Làm tròn đến số thập phân định - ROUND (number, num_digits) VD: ROUND (2.5678, 2) = 2.57 Đếm - COUNT: đếm ô chứa liệu kiểu số - COUNTA: đếm ô chứa liệu - COUNT/COUNTA (value 1, value 2,…) RANK - RANK (number, ref, [order]) - Trả thứ hạng number ref với order cách xếp hạng: + ) Order bỏ qua ref hiểu có thứ tự giảm dần + ) Order khác thứ tự tăng + ) Chú ý: phải $ vùng ref 6 Hàm IF - IF (logical_test, value_if_true, value_if_false) - Chú ý: sử dụng hàm IF lồng V.Bonus 1, VLOOKUP - Được sử dụng bạn cần dị tìm liệu bảng, phạm vi theo hàng dọc trả liệu tương ứng theo hàng ngang tương ứng - VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_ num, range_lookup) - Trong đó: + ) Lookup_value: Giá trị cần dị tìm, điền giá trị trực tiếp tham chiếu tới ô bảng tính + ) Table_array: Bảng giới hạn để dị tìm + ) Col_index_num: Số thứ tự cột lấy liệu bảng cần dị tìm, tính từ trái qua phải + ) Range_lookup: tìm kiếm xác hay tìm kiếm tương bảng giới hạn, bỏ qua mặc định 2, HLOOKUP - Được sử dụng khi bạn cần dị tìm liệu bảng, phạm vi theo hàng ngang (từ trái qua phải) và trả liệu tương ứng theo hàng dọc (từ xuống dưới) tương ứng - HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_ num, range_lookup) - Trong đó: + ) Lookup_value: Giá trị cần dị tìm, điền giá trị trực tiếp tham chiếu tới bảng tính + ) Table_array: Bảng giới hạn để dị tìm + ) Row_index_num: Số thứ tự hàng lấy liệu bảng cần dị tìm, tính từ xuống + ) Range_lookup: tìm kiếm xác hay tìm kiếm tương bảng giới hạn, bỏ qua mặc định - Nếu: + ) Range_lookup = (TRUE): dò tìm tương đối + ) Range_lookup = (FALSE): dị tìm xác - Chú ý: $ phần table_array 3, And a) Hàm AND - Được sử dụng để xác định xem liệu tất điều kiện kiểm tra có hay khơng - AND (logical 1, logical 2,…) - Kết là: + ) TRUE: tất mệnh đề logic + ) FALSE: mệnh đề logic hàm sai b) Hàm AND lồng IF - IF(AND (logical 1, logical 2,…), value_if_true, value_if_false) + ) Nếu tất điều kiện hàm AND hiển thị TRUE + ) Nếu có điều kiện hàm AND khơng thỏa mãn hiển thị FALSE 4, OR a) Hàm OR - Là hàm so sánh trả kết TRUE FALSE điều kiện tham chiếu - OR(logical 1, [logical 2], …) b) Hàm IF lồng OR - Giống AND cần điều kiện thoả mãn hiển thị giá trị TRUE