bài giảng excel kế toán

chương trình Excel vào công việc kế toán từ khâu tổ chức dữ liệu, nhập số liệu đến khi lập các sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và báo cáo thuế... TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨ

1

MÔN HỌC

EXCEL KẾ TOÁN

GIAO

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

• PHẦN I: GIỚI THIỆU NỘI DUNG MÔN HỌC

• PHẦN II: ÔN TẬP EXCEL CĂN BẢN

• PHẦN III: EXCEL KẾ TOÁN

3 MỤC TIÊU MÔN HỌC

4 NỘI DUNG MÔN HỌC

5 ĐIỀU KIỆN TIÊN QUYẾT

PHẦN I:

CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC

6.NHIỆM VỤ CỦA SINH VIÊN

7 PHƯƠNG PHÁP GiẢNG DẠY

8 KẾ HOẠCH LÊN LỚP

9 ĐÁNH GIÁ KẾT THÚC MÔN HỌC

10.TÀI LIỆU MÔN HỌC

5

GIỚI THIỆU MÔN HỌC

Hiện nay, việc ứng dụng Tin học vào công tác quản lý nói chung và công tác KT nói riêng trở nên ngày càng phổ biến ở nước ta Với sự hỗ trợ của máy tính, việc xử lý thông tin KT đã được thực hiện một cách nhánh chóng, kịp thời và đạt hiệu quả cao Do đó, hầu hết các DN hiện nay đều đã có những định hướng và chiến lược ứng dụng máy tính vào công tác quản lý nói chung và công tác KT nói riêng để tăng cường hiệu quả quản lý và đều hành DN.

CÂU HỎI ĐẶT VẤN ĐỀ (1)

Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán vào công việc kế toán?

 Thông tin chính xác, giảm sai sót

 Cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời

 Tiết kiệm công sức, giải phóng thời gian cho cấp lãnh đạo phòng kế toán

 Kiểm soát nội bộ, phát hiện gian lận và trộm cắp

 Phân quyền, tách biệt nhiệm vụ

 Định giá hiệu quả: biết giá thành, giá vốn giúp DN

định giá bán hiệu quả, tạo ưu thế cạnh tranh

 Cung cấp thông tin quản trị và cập nhật cho ban lãnh đạo doanh nghiệp

 Cung cấp thông tin cho nhà quản trị đánh giá kết

quả công việc

MỤC ĐÍCH ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO KẾ TOÁN

 Giúp giảm thao tác trong quá trình làm kế

toán.

 Tự động hóa trong quá trình xử lý.

 Khai thác thông tin dễ dàng tại mọi thời điểm.

 Chia sẻ dữ liệu.

 Bảo mật dữ liệu.

9

MỤC TIÊU MÔN HỌC

Sau khi học xong môn học, bạn có thể:

• Ứng dụng chương trình Excel vào trong việc tạo

sổ sách kế toán, BCTC , báo cáo thuế, phục vụ cho công việc kế toán.

• Hỗ trợ cho việc sử dụng phần mềm kế toán.

• Đánh giá sự khác biệt giữa hình thức kế toán

máy và hình thức kế toán làm bằng tay.

NỘI DUNG MÔN HỌC

việc kế toán, qua đó người sử dụng biết được những ưu điểm của việc tổ chức thông tin kế toán trong tin học so với hình thức kế toán bằng tay

người sử dụng giảm bớt các thao tác và tự động hóa trong các bước xử lý số liệu

chương trình Excel vào công việc kế toán từ khâu

tổ chức dữ liệu, nhập số liệu đến khi lập các sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và báo cáo thuế

11

ĐIỀU KIỆN TIÊN QUYẾT

• Tin học văn phòng

• Nguyên lý kế toán

• Kế toán tài chính

• Thực hành SSKT, BCTC, Báo cáo thuế

NHIỆM VỤ CỦA SINH VIÊN

 Tham dự đầy đủ các buổi học.

 Ôn tập lại các kiến thức chuyên ngành và tin học văn phòng.

 Làm các bài tập do giáo viên yêu cầu.

13

PHƯƠNG PHÁP GIẢNG DẠY

 Thuyết trình, đối thoại và học nhóm.

 Nhắc lại nội dung bài học buổi trước lúc đầu giờ Nhắc lại những kiến thức chính sau mỗi buổi học

 Đưa ra câu hỏi và trả lời câu hỏi

 Giao bài tập về nhà cho sinh viên.

KẾ HOẠCH LÊN LỚP

• Số tiết : 60 tiết

• Số tiết/tuần: 10 tiết/ tuần

• Phân bổ thời lượng trong 1 buổi:

• Lý thuyết: 60 phút–Thực hành:190 phút-Hỏi

đáp: 20 phút

Buổi 1 Giới thiệu môn học - Ôn tập Excel căn bản

Buổi 2 Giới thiệu file CSDL – Tính toán và kết chuyển

Tạo sổ: Nhật ký thu tiền - Nhật ký chi tiền

Buổi 5 - Sổ quỹ tiền mặt – Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng

- Nhập xuất tồn tài khoản lọai 15_: 152, 153, 155, 156 Buổi 6 - Sổ chi tiết hàng tồn kho

- Tổng hợp số dư và phát sinh tài khoản 131/331 Buổi 7 - Tổng hợp số dư và phát sinh tài khoản khác

- Sổ chi tiết tài khoản 131/331 và tài khoản khác

KẾ HOẠCH LÊN LỚP

Buổi 8 - Chi phí sản xuất kinh doanh

+ Báo cáo thuế:

- Bảng kê hàng hóa mua vào

- Bảng kê hàng hóa bán ra Buổi 12 - Tờ khai thế GTGT

17

ĐÁNH GIÁ KẾT THÚC MÔN HỌC

• Kiểm tra: 2 cột

•Báo cáo nhóm: 1 cột điểm

•Giữa kỳ: 1 cột điểm (tuần thứ 10 - 11)

• Thi kết thúc môn học:

• Hình thức thi: thi trực tiếp trên máy

• Thời lượng: 60 phút

• Cấu trúc đề thi: 3 câu (2 câu 3 điểm, 1 câu 4 điểm)

• Thang điểm: từ 0 - 10

TÀI LIỆU HỌC TẬP

1 Bùi Văn Dương, Võ Văn Nhị, Đặng Văn Sáng

(2009),Giáo trình Hướng dẫn thực hành sổ sách

kế toán, lập báo cáo kế toán trên Excel Viện Kế

toán – Tin học, Tp.HCM

2 Microsoft Excel User’s Guide

3 Vương Sỹ Giao (2010) Bài giảng Excel Kế toán

bằng Power Point.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ môn Hệ Thống Thông Tin Kế toán, Khoa Kế

toán Kiểm toán trường Đại học Kinh Tế Tp.HCM,

Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán – Tập 2

(2004) và Tập 3 (2008) NXB Thống Kê.

2. Hàn Viết Thuận (2003), Tin học ứng dụng (Hệ thống

thông tin kế toán).Giáo trình Đại học Kinh tế quốc dân

3. Trần Thị Song (1999), Giáo trình kế toán máy NXB

Thống kê

4. Trung tâm Điện toán – Kế toán trường Đại học Kinh

Tế Tp.HCM (2007) Giáo trình Excel Kế toán NXB

Đại học Kinh Tế, Tp.HCM

PHẦN II:

ÔN TẬP EXCEL CĂN BẢN

• KHAI BÁO HỆ THỐNG

• ĐỊA CHỈ (ADDRESS)

• QUÉT KHỐI (SELECT)

• SAO CHÉP DỮ LIỆU (COPY)

• ĐẶT NAME – SỬ DỤNG NAME

• HÀM (FUNCTION)

21

CÂU HỎI TÌNH HUỐNG (1)

Tại sao khi nhập ngày thì trên màn hình hiển thị dạng thức tháng/ngày/năm mặc dù tôi

CÂU HỎI TÌNH HUỐNG (2)

Tại sao khi nhập ngày thì trên màn hình hiển thị dạng thức số?

Do chưa đúng định dạng thức kiều ngày Bạn chọn Format – Cells: chọn thẻ Number,

chọn Custom bên cửa sổ Category và chọn dạng thức dd/mm/yyyy (với điều kiện trong Windows đã khai báo dạng thức

dd/mm/yyyy)

23

KHAI BÁO HỆ THỐNG (1)

• Khai báo kiểu ngày VN cho Windows:

+ Chọn Start – Setting – Control Panel: chọn icon Regional and Language Options

+ Chọn nút bấm Customize:

KHAI BÁO HỆ THỐNG (2)

• Khai báo kiểu ngày VN cho Windows:

+ Chọn tab Date:

dd/mm/yyyy

1

2

3

25

CÂU HỎI TÌNH HUỐNG (1)

đối số trong hàm thì chương trình báo lỗi?

Có thể do bạn nhập không đúng dấu phân cách trong mục List Separator của

Regional Language Options trong Control Panel của Windows Bạn vào lại tính năng

này để kiểm tra hoặc điều chỉnh lại dấu phân cách đối số.

CÂU HỎI TÌNH HUỐNG (2)

• Khai báo dấu ngăn cách:

+ Chọn tab Number:

Báo lỗi do dấu phân cách đối số không đúng

27

CÂU HỎI TÌNH HUỐNG (3)

Tại sao khi nhập dấu tiếng Việt thì không hiển thị được?

Bạn kiểm tra lại bạn khai báo bảng mã và kiểu gõ trong chương trình Unikey/Vietkey

có đúng không Kiểm tra trong Windows có cài thiếu font hay không.

CÂU HỎI TÌNH HUỐNG (4)

• Khai báo bảng mã Unicode và kiểu gõ:

+ Nhấn Right Click vào biểu tượng Unikey trên thanh Taskbar, chọn Bảng điều khiển, chọn Bảng

mã Unicode, kiểu gõ (VNI hoặc Telex):

29

CÂU HỎI TÌNH HUỐNG (5)

Tại sao khi nhập công thức thì khi nhấn Enter thì lại hiển thị công thức?

Do ô đó đang định dạng kiểu chuỗi (text)

Bạn vào Edit – Clear – All để xóa toàn bộ định dạng và nhập lại công thức (Nếu bạn nhấn phím Delete thì chỉ xóa nội dung nhưng định dạng vẫn còn).

CÂU HỎI TÌNH HUỐNG (6)

Tôi muốn hiển thị hoặc không hiển thị zero thì làm như thế nào?

Bạn chọn Tools – Options – Views: bật/tắt vào check box Zero values

31

CÂU HỎI TÌNH HUỐNG (7)

Công thức của tôi truy xuất vào cột giá trị

dạng số nhưng sau khi nhấn Enter lại hiển thị dạng ngày?

Bạn vào Format – Cells – Number, bên

Category bạn chọn kiểu Number hoặc General

ĐỊA CHỈ (ADDRESS)

• Địa chỉ: [Tên File]Tên Sheet!Vùng địa chỉ

• Các loại địa chỉ:

+ Địa chỉ tuyệt đối: $Column$Row, không thay đổi

cột/dòng khi sao chép

+ Địa chỉ hỗn hợp: $ColumnRow (cố định cột),

Column$Row (cố định dòng)

+ Địa chỉ tương đối: ColumnRow (thay đổi cột/dòng khi

sao chép)

33

ĐỊA CHỈ (ADDRESS)

• Sử dụng địa chỉ: tùy thuộc vào yêu cầu và bố cục của

biểu mẫu mà sử dụng loại địa chỉ phù hợp

+ Phím F4: A1 -> $A$1 -> A$1 -> $A1 -> A1

+ Sử dụng phím Shift + $

Phím Shift + Page Up/Page Down

Phím Ctrl + A – Cột: Ctrl+Space bar/Dòng: Shift+Space bar + Dùng mouse + phím:

Cột/Dòng: click vào tiêu đề cột/dòng Ô: chọn phạm vi từ ô đầu đến ô cuối Liên tục: phím Shift + Click

35

QUÉT KHỐI (2)

• Chọn theo phạm vi:

+ Cho phép chọn nhiều cột/dòng liên tục

+ Dừng quét khối khi vùng dữ liệu có dòng/cột rỗng.

Phím Ctrl + Shif +

Quét khối bằng Name box: nhập địa chỉ phạm vi cần

quét khối vào vùng Name box và nhấn Enter.

Ví dụ: A3:G300 -> Nhấn Enter

SAO CHÉP DỮ LIỆU

• Cách thông thường:

+ Edit – Copy -> Edit – Paste ( Ctrl + C -> Ctrl + V )

+ hoặc double click (ô bên trái phải có

dữ liệu)

• Nhập vùng địa chỉ cần sao chép tại Name box:

Ví dụ: sao chép đến A2:L50

37

NAME (1)

• Name: tên đại diện cho vùng dữ liệu (có địa chỉ), giúp thuận

tiện trong việc lập công thức và truy xuất dữ liệu Mặc định có dạng địa chỉ tuyệt đối.

• Đặt Name:

+ Quy ước khi đặt Name:

 Dễ nhớ, thường là tiêu đề cột, không nhập dấu, không có khoảng trắng.

 Một vùng số liệu có thể có nhiều Name khác nhau nhưng không được trùng vì chương trình không ghi nhận Name bị trùng (Excel không báo lỗi)

 Nếu đặt Name sai thì phải xóa làm lại

 Name chỉ có tác dụng trong một Workbook.

Đặt Name: 1, 2, 3 Xóa: 4, 5

Hiệu chỉnh: 4,1,3

- Chưa khai báo Name.

- Nhập Name không đúng.

+ Trường hợp 3:

- Nhập nhẩm số 0 thành chữ O.

 Hàm có thể có đối số hoặc không có đối số.

VD: TODAY(): không có đối số

ROW(), ROW(A2): có thể có hoặc không có đối số

 Thứ tự đối số trong hàm tùy thuộc vào từng hàm

VD: - Hàm SUM(number1, number2,…): đối số không cần thứ tự

- Hàm LEFT(<text>, [num_chars]): quy định thứ

tự đối số

CÁC HÀM ỨNG DỤNG TRONG EXCEL

KẾ TOÁN (4)

 Nhóm Lookup & Reference :

– VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [match_type])

 Nhóm hàm Database:

– DSUM(database, field, criteria)

45

PHẦN III ỨNG DỤNG EXCEL TRONG KẾ TOÁN

 ĐẶC ĐIỂM HÌNH THỨC KẾ TOÁN MÁY

 TỔ CHỨC CDSL TRONG EXCEL KẾ TOÁN

 SƠ ĐỒ THÔNG TIN

CÂU HỎI ĐẶT VẤN ĐỀ (3)

Những khó khăn ban đầu của người làm kế toán khi mới ứng dụng chương trình Excel vào kế toán?

- Những hạn chế về kiến thức và kỹ năng tin học

- Sự khác biệt về tổ chức thông tin kế toán, quy trình

xử lý của hình thức kế toán máy và kế toán tay

 Nếu ban đầu doanh nghiệp đã đăng ký theo hệ

thống kế toán máy với cơ quan thuế thì được chấp nhận

 Tuy số liệu được in từ phần mềm ra nhưng vẫn bảo đảm đúng quy định về biểu mẫu sổ sách do nhà

nước ban hành Cuối tháng/quý/năm in sổ sách kế tóan, báo cáo tài chính, báo cáo thuế và đóng tập có đầy đủ chữ ký, đóng dấu

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC

KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG BẰNG TAY

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH

THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

SỮA CHỮA SỔ KẾ TOÁN GHI BẰNG TAY (1)

Trường hợp kế toán ghi bằng tay

Khi phát hiện sổ kế toán có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu phải sữa chữa trong các phương pháp sau:

a Phương pháp cải chính: bằng cách gạch một đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai Trên chỗ bị xóa bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường và phải có chữ ký kế toán trưởng

SỮA CHỮA SỔ KẾ TOÁN GHI BẰNG TAY (2)

b Phương pháp ghi số âm: ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường

c Phương pháp ghi bổ sung: lập chứng từ ghi bổ sung để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ

SỮA CHỮA GHI SỔ KẾ TOÁN BẰNG MÁY VI TÍNH

 Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm

quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính

 Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì sữa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi

chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót

 Các trường họp sữa chữa khi ghi sổ kế toán bẳng máy vi tính đều được thực hiện theo phương pháp ghi số âm ghi bổ sung

53

ĐẶC ĐIỂM CỦA HÌNH THỨC KT MÁY (1)

 Quy trình tổ chức và xử lý thông tin:

 Chỉ từ bộ số liệu ban đầu (các danh mục, số

dư đầu, nghiệp vụ phát sinh) là có thể lập các

sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và báo cáo thuế mà không cần phải theo tuần tự như

hình thức kế toán tay.

 Các tính toán đã được lập công thức nên chỉ cần hiệu chỉnh thông tin tại một vị trí thì các mục còn lại sẽ tự động cập nhật.

ĐẶC ĐIỂM CỦA HÌNH THỨC KT MÁY (2)

 Khi thiết lập công thức tính toán cho các mục thông tin có thể không cần đúng tuần tự như kế toán bằng tay

 Ứng dụng tin học vào kế toán là để giúp giảm thao tác và tự động hóa xử lý Để đạt được điều này thì khi thiết lập công thức cần đáp ứng được các yêu cầu sau:

55

ĐẶC ĐIỂM CỦA HÌNH THỨC KT MÁY (3)

 Công thức phải tổng quát, bao hàm các tình huống của nghiệp vụ kế toán

 Công thức nên kế thừa những thông tin đã có sẵn để tránh dư thừa thông tin và thao tác

 Thiết lập công thức theo dạng suy luận sẽ giúp giảm nhiều thao tác hơn là dạng công thức tường minh

 Khai thác tối đa các tiện ích của Excel như: địa chỉ, Name,…, mục đích chỉ cần sao chép công thức đối với những vùng có công thức giống nhau, không cần nhập lại công thức, điều này giúp giảm thao tác

ĐẶC ĐIỂM CỦA HÌNH THỨC KT MÁY (4)

 Tối ưu hóa công thức trong Excel:

Trong Excel có thể lập nhiều công thức khác nhau

để xử lý một vấn đề nhưng để gọi là công thức tối

ưu thì công thức đó phải đảm bảo các yếu tố sau:

 Giảm thao tác: xét dựa trên số lần thao tác

 Giảm số ký tự: xét dựa trên số ký tự đã nhập

 Không lập lại những thông tin đã có sẵn: có tính

kế thừa thông tin có sẵn Công thức phải có tính suy luận dựa trên những thông tin đã có

ĐẶC ĐIỂM CỦA HÌNH THỨC KT MÁY (6)

Nhận xét:

Công thức 1: có số ký tự là 28, số thao tác chọn là 4

hoặc 8 ( chọn ô $B4 là 2, Name là 4 hoặc 6)

Công thức 2: có số ký tự là 50, số thao tác chọn là 8 (trở qua/về sheet SOTKMAY, quét khối và ấn phím F4)

Kết luận: công thức 1 là tối ưu vì giảm số ký tự, công

thức giản lược, tường minh, dễ chỉnh sửa,…

– Tài khoản chi tiết có thể khác biệt so với tài khoản chi tiết trong bảng hệ thống tài khoản thông thường.

ĐẶC ĐIỂM CỦA HÌNH THỨC KT MÁY (8)

 Có hai cách thiết kế tài khoản chi tiết:

 Phân cấp: phân cấp theo từng cấp tài khoản

 Không phân cấp: khai báo trực tiếp tài khoản chi tiết, không sử dụng tài khoản cấp 1

 Khi tổ chức thông tin kế toán trong Excel thì cột số hiệu tài khoản thông thường có kiểu dữ liệu dạng chuỗi (Text), mục đích thuận tiện cho việc xử lý dữ liệu

– Không: định khoản kép, định khoản tắt.

– Đôi khi định khoản trung gian không định khoản trực tiếp

ĐẶC ĐIỂM CỦA HÌNH THỨC KT MÁY (10)

 Biểu mẫu sổ sách:

– Biểu mẫu không nhất thiết giống hoàn toàn như mẫu sổ sách thông thường làm bằng tay Các cột/dòng thông tin có thể trình bày khác để thuận tiện cho việc xử lý

– Khái niệm ngày ghi sổ không có ý nghĩa trong hình thức kế toán may vì do người sử dụng có thể nhập và chỉnh sửa dữ liệu bất kỳ lúc nào nếu như chưa khóa sổ kế toán hay in số liệu ra đóng tập