CƠ SỞ LÍ LUẬN CHUNG VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
Một số vấn đề cơ bản về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Trong nền kinh tế thị trường và sự hoạt động của thị trường sức lao động
(hay còn gọi là thị trường lao động), sức lao động là hàng hoá, do vậy tiền lương là giá cả của sức lao động Khi phân tích nền kinh tế tư bản chủ nghĩa, nơi mà các quan hệ thị trường thống trị mọi quan hệ kinh tế, xã hội khác Các Mác viết “ tiền công không phải là giá trị hay giá cả của sức lao động mà chỉ là hình thái cải trang của giá trị hay giá cả sức lao động” Tiền lương phản ánh nhiều quan hệ kinh tế, xã hội khác nhau Tiền lương trước hết là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động mà người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh và được thanh toán theo kết quả cuối cùng Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, vừa là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị các loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ Do đó, việc chi trả tiền lương hợp lý, phù hợp có tác dụng tích cực thúc đẩy người lao động hăng say trong công việc, tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến bộ khoa học kỹ thuật Các doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả sức lao động nhằm tiết kiệm chi phí, tăng tích lũy cho đơn vị.
Trong quá trình hoạt động, nhất là trong hoạt động kinh doanh, đối với các chủ doanh nghiệp tiền lương là một phần chi phí cấu thành chi phí sản xuất kinh doanh Vì vậy, tiền lương luôn luôn được tính toán quản lý chặt chẽ Đối với người lao động, tiền lương là thu nhập từ quá trình lao động của họ, là phần thu nhập chủ yếu với đại đa số lao động trong xã hội có ảnh hưởng đến mức sống của họ Phấn đấu nâng cao tiền lương là mục đích hết thảy của người lao động.
Mục đích này tạo động lực để người lao động phát triển trình độ và khả năng lao động của mình
Trong điều kiện nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần như ở Nước ta hiện nay, phạm trù tiền lương được thể hiện cụ thể trong từng thành phần kinh tế:
+ Trong thành phần kinh tế Nhà nước và khu vực hành chính sự nghiệp (khu vực lao động được Nhà nước trả lương), tiền lương là số tiền mà các doanh nghiệp quốc doanh, các cơ quan, tổ chức của Nhà nước trả cho người lao động theo cơ chế chính sách của Nhà nước và được thể hiện trong hệ thống thang lương, bảng lương do Nhà nước qui định
+ Trong thành phần kinh tế ngoài quốc doanh, tiền lương chịu sự tác động chi phối rất lớn của thị trường và thị trường sức lao động Tiền lương khu vực này dù vẫn nằm trong khuôn khổ pháp luật và theo những chính sách của Chính phủ nhưng vẫn có những giao dịch trực tiếp giữa chủ và thợ, những “mặc cả” cụ thể giữa một bên làm thuê và một bên đi thuê Những hợp đồng lao động này tác động trực tiếp đến phương thức trả công Đứng trên phạm vi toàn xã hội, tiền lương được xem xét và đặt trong quan hệ về phân phối thu nhập, quan hệ sản xuất tiêu dùng và quan hệ trao đổi Do vậy chính sách tiền lương thu nhập luôn luôn là vấn đề quan tâm của mọi quốc gia Chúng ta cần phân biệt giữa hai khái niệm của tiền lương:
+ Tiền lương danh nghĩa: là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động Số tiền này nhiều hay ít phụ thuộc trực tiếp vào năng suất lao động, phụ thuộc vào trình độ, kinh nghiệm làm việc ngay trong quá trình lao động
+ Tiền lương thực tế: Được hiểu là số lượng các loại hàng hoá tiêu dùng và các loại dịch vụ cần thiết mà người lao động được hưởng lương và có thể mua được bằng tiền lương thực tế đó.
1.1.2 Vai trò chức năng của tiền lương:
+ Chức năng tái sản xuất sức lao động: Quá trình tái sản xuất sức lao động được thực hiện bởi việc trả công cho người lao động thông qua lương. Bản chất của sức lao động là sản phẩm lịch sử luôn được hoàn thiện và nâng cao nhờ thường xuyên được khôi phục và phát triển, còn bản chất của tái sản xuất sức lao động là người lao động có được một số tiền lương sinh hoạt nhất định để họ có thể duy trì và phát triển sức lao động mới (nuôi dưỡng, giáo dục thế hệ sau), tích luỹ kinh nghiệm và nâng cao trình độ, hoàn thiện kỹ năng lao động
+ Chức năng là công cụ quản lý của doanh nghiệp: Mục đích cuối cùng của các nhà quản trị là lợi nhuận cao nhất Để đạt được mục tiêu đó họ phải biết kết hợp nhịp nhàng và quản lý một cách có nghệ thuật các yếu tố trong quá trình kinh doanh Người sử dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra giám sát, theo dõi người lao động làm việc theo kế hoạch, tổ chức của mình thông qua việc chi trả lương cho họ, phải đảm bảo chi phí mà mình bỏ ra phải đem lại kết quả và hiệu quả cao nhất Qua đó người sử dụng lao động sẽ quản lý chặt chẽ về số lượng và chất lượng lao động của mình để trả công xứng đáng cho người lao động
+ Chức năng kích thích lao động (đòn bẩy kinh tế): Với một mức lương thỏa đáng sẽ là động lực thúc đẩy sản xuất phát triển tăng năng suất lao động. Khi được trả công xứng đáng người lao động sẽ say mê, tích cực làm việc, phát huy tinh thần làm việc sáng tạo, họ sẽ gắn bó chặt chẽ trách nhiệm của mình với lợi ích của doanh nghiệp Do vậy, tiền lương là một công cụ khuyến khích vật chất, kích thích người lao động làm việc thực sự có hiệu quả cao
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng Thành phần quỹ tiền lương bao gồm nhiều khoản như lương thời gian (tháng, ngày, giờ), lương sản phẩm, phụ cấp (chức vụ, đắt đỏ, khu vực ), tiền thưởng trong sản xuất.
Quỹ tiền lương (hay tiền công) bao gồm nhiều loại, tuy nhiên về hạch toán có thể chia thành tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp, trong đó chi tiết theo tiền lương chính và tiền lương phụ.
Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động được tính theo khối lượng công việc hoàn thành hoặc tính theo thời gian làm nhiệm vụ chính tại doanh nghiệp bao gồm: Tiền lương theo sản phẩm, tiền lương theo thời gian và các khoản phụ cấp kèm theo…
Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm việc tại doanh nghiệp nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như: tiền lương nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ việc riêng nhưng được hưởng lương…
1.2 Các khoản trích theo lương:
1.2.1.1 Khái niệm : Bảo hiểm xã hội (BHXH) là một trong những nội dung quan trọng của chính sách xã hội mà Nhà nước đảm bảo trước pháp luật cho người dân nói chung và người lao động nói riêng BHXH là sự đảm bảo về mặt vật chất cho người lao động, thông qua chế độ BHXH nhằm ổn định đời sống của người lao động và gia đình họ BHXH là một hoạt động mang tính chất xã hội rất cao Trên cơ sở tham gia, đóng góp của người lao động, người sử dụng lao động và sự quản lý bảo hộ của Nhà nước BHXH chỉ thực hiện chức năng đảm bảo khi người lao động và gia đình họ gặp rủi ro như ốm đau, tuổi già, thai sản, tai nạn lao động, thất nghiệp, chết Theo công ước 102 về BHXH và tính chất lao động quốc tế gồm:
+ Trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
Hiện nay ở Việt Nam đang thực hiện các loại nghiệp vụ bảo hiểm sau:
+ Trợ cấp thai sản, trợ cấp ốm đau
+ Trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp
+ Trợ cấp mất sức lao động, trợ cấp tàn tật
1.2.1.2 Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH):
Các hình thức trả lương
Chính sách lương là một chính sách linh động, uyển chuyển phù hợp với hoàn cảnh xã hội, với khả năng của từng công ty - xí nghiệp, đối chiếu với các công ty – xí nghiệp khác trong cùng ngành Chúng ta không thể và không nên áp dụng công thức lương một cách máy móc có tính chất đồng nhất cho mọi công ty, xí nghiệp Có công ty áp dụng chế độ khoán sản phẩm thì năng suất lao động cao, giá thành hạ Nhưng công ty khác lại thất bại nếu áp dụng chế độ trả lương này, mà phải áp dụng chế độ trả lương theo giờ cộng với thưởng Do vậy việc trả lương rất đa dạng, nhiều công ty phối hợp nhiều phương pháp trả lương cho phù hợp với khung cảnh kinh doanh của mình Thường thì một công ty, xí nghiệp áp dụng các hình thức trả lương sau :
2.1 Trả lương theo sản phẩm.
Trả lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động dựa trực tiếp vào số lượng và chất lượng sản phẩm (hay dịch vụ) mà họ hoàn thành.Đây là hình thức được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp sản xuất chế tạo sản phẩm.
+ Quán triệt tốt nguyên tắc trả lương theo lao động vì tiền lương mà người lao động nhận được phụ thuộc vào số lượng sản phẩm đã hoàn thành Điều này sẽ có tác dụng làm tăng năng suất của người lao động
+ Trả lương theo sản phẩm có tác dụng trực tiếp khuyến khích người lao động ra sức học tập nâng cao trình độ lành nghề, tích luỹ kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng, phát huy sáng tạo, để nâng cao khả năng làm việc và năng suất lao động
+ Trả lương theo sản phẩm còn có ý nghĩa to lớn trong việc nâng cao và hoàn thiện công tác quản lý, nâng cao tính tự chủ, chủ động làm việc của người lao động Có các chế độ trả lương sản phẩm như sau:
2.1.1 Trả lương theo sản phẩm trực tiếp
Chế độ trả lương theo sản phẩm trực tiếp được áp dụng rộng rãi đối với người trực tiếp sản xuất trong điều kiện lao động của họ mang tính độc lập tương đối, có thể định mức và nghiệm thu sản phẩm một cách riêng biệt Hình thức này được tính cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động thuộc bộ phận trực tiếp sản xuất Theo cách tính này, tiền lương được lĩnh căn cứ vào số lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành và đơn giá tiền lương, không hạn chế khối lượng sản phẩm, công việc là không vượt hoặc vượt mức quy định.
Tiền lương được lĩnh trong tháng
Số lượng sản phẩm, công việc hoàn thành
2.1.2 Trả lương theo sản phẩm gián tiếp
Hình thức này thường áp dụng để trả lương cho công nhân phụ, làm những công việc phục vụ cho công nhân chính như sửa chữa máy móc thiết bị trong các phân xưởng sản xuất, bảo dưỡng máy móc thiết bị… Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp cũng được tính cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động Theo cách tính này, tiền lương được lĩnh căn cứ vào tiền lương theo sản phẩm của bộ phận trực tiếp sản xuất và tỷ lệ tiền lương của bộ phận gián tiếp sản xuất theo doanh nghiệp xác định Cách tính lương này có tác dụng làm cho những người phục vụ sản xuất quan tâm đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh vì gắn liền với lợi ích kinh tế của bản thân họ.
Tiền lương được lĩnh trong tháng
= của bộ phận trực tiếp sản xuất
Tỷ lệ tiền lương của bộ
2.1.3 Trả lương theo sản phẩm có thưởng có phạt
Tiền lương trả theo sản phẩm có thưởng có phạt là tiền lương trả theo sản phẩm gắn với chế độ tiền lương trong sản xuất như : Thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng giảm tỷ lệ hàng hỏng, và có thể phạt trong trường hợp người lao động làm ra sản phẩm hỏng, hao phí vật tư, không đảm bảo ngày công qui định, không hoàn thành kế hoạch được giao
Tiền lương = Tiền lương theo sản phẩm + Tiền thưởng – Tiền trực tiếp
2.1.4 Trả lương theo sản phẩm lũy tiến
Theo hình thức này tiền lương bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất : Căn cứ vào mức độ hoàn thành định mức lao động, tính ra phải trả cho người lao động trong định mức
- Phần thứ hai : Căn cứ vào mức độ vượt định mức để tính tiền lương phải trả theo tỷ lệ lũy tiến Tỷ lệ hoàn thành vượt mức càng cao thì tỷ lệ lũy tiến càng nhiều
Hình thức này khuyến khích người lao động tăng năng xuất lao động và cường độ lao động đến mức tối đa Do vậy thường áp dụng để trả cho người làm việc trong khâu trọng yếu nhất hoặc khi doanh nghiệp phải hoàn thành gấp một đơn đặt hàng
2.1.5 Hình thức trả lương khoán
Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành Hình thức này áp dụng cho những công việc nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi mà phải bàn giao toàn bộ khối lượng công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thời gian nhất định Hình thức này bao gồm các cách trả lương sau:
+ Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng: Là hình thức trả lương theo sản phẩm nhưng tiền lương được tính theo đơn giá tập hợp cho sản phẩm hoàn thành đến công việc cuối cùng Hình thức này áp dụng cho những doanh nghiệp mà quá trình sản xuất trải qua nhiều giai đoạn công nghệ nhằm khuyến khích người lao động quan tâm đến chất lượng sản phẩm.
+ Trả lương khoán quỹ lương: Theo hình thức này doanh nghiệp tính toán và giao khoán quỹ lương cho từng phòng ban, bộ phận theo nguyên tắc hoàn thành công tác hay không hoàn thành kế hoạch
+ Trả lương khoán thu nhập: tuỳ thuộc vào kết quả kinh doanh của doanh nghiệp mà hình thành quỹ lương để phân chia cho người lao động Khi tiền lương không thể hạch toán riêng cho từng người lao động thì phải trả lương cho cả tập thể lao động đó, sau đó mới tiến hành chia cho từng người Trả lương theo hình thức này có tác dụng làm cho người lao động phát huy sáng kiến và tích cực cải tiến lao động để tối ưu hoá quá trình làm việc, giảm thời gian công việc, hoàn thành công việc giao khoán
2.2 Hình thức trả lương theo thời gian
Tiền lương trả theo thời gian chủ yếu áp dụng đối với những người làm công tác quản lý Đối với những công nhân trực tiếp sản xuất thì hình thức trả lương này chỉ áp dụng ở những bộ phận lao động bằng máy móc là chủ yếu hoặc công việc không thể tiến hành định mức một cách chặt chẽ và chính xác,hoặc vì tính chất của sản xuất nếu thực hiện trả lương theo sản phẩm sẽ không đảm bảo được chất lượng sản phẩm Hình thức trả lương theo thời gian có nhiều nhược điểm hơn hình thức tiền lương theo sản phẩm vì nó chưa gắn thu nhập của người với kết quả lao động mà họ đã đạt được trong thời gian làm việc. Hình thức trả lương theo thời gian có hai chế độ sau:
2.2.1 Trả lương theo thời gian đơn giản
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp sản xuất
3.1 Các chứng từ sử dụng:
+ Bảng chấm công làm thêm giờ
+ Bảng thanh toán tiền lương
+ Bảng thanh toán tiền lương
+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
+ Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
+ Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
+ Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
+ Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
+ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
Ngoài các chứng từ bắt buộc theo quy định của Nhà nước, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng theo các chứng từ kế toán hướng dẫn như sau:
+ Biên bản điều tra tai nạn lao động
3.2 Hạch toán số lượng lao động:
Hạch toán số lượng lao động là hạch toán số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc và trình độ tay nghề của công nhân Trong công ty, việc theo dõi các chi tiết về số lượng lao động được thực hiện trên gọi là danh sách cán bộ công nhân viên trong đó có chi tiết về số lượng lao động theo từng bộ phận nhằm thường xuyên nắm chắc số lượng lao động hiện còn của đơn vị
3.3 Hạch toán sử dụng thời gian lao động:
Là hạch toán sử dụng thời gian lao động đối từng công nhân viên trong doanh nghiệp, kế toán dựa vào bảng chấm công, sổ tổng hợp thời gian lao động. Để quản lý thời gian lao động, các doanh nghiệp sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lý lao động của mỗi doanh nghiệp như chấm công,
3.4 Hạch toán kết quả lao động:
Là phản ánh kết quả ghi chép lao động của công nhân viên bằng số lượng sản phẩm hàng tháng Kế toán phải lập bảng thanh toán tiền lương cho từng phân xưởng sản xuất, từng phòng ban, từ đó làm căn cứ để tính lương cho từng người Trong bảng thanh toán lương phải ghi rõ từng khoản tiền lương sản phẩm, lương thời gian, các khoản phụ cấp, trợ cấp, khấu trừ, số còn lại người lao động được lĩnh Việc hạch toán số lượng lao động, thời gian sử dụng lao động và kết quả lao động có tầm quan trọng rất lớn trong công tác quản lý và chỉ đạo sản xuất, đồng thời cũng là tiền đề cho việc hạch toán tiền lương vàBHXH.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
4.1 Hạch toán chi tiết tiền lương và BHXH:
Công tác phải làm trước tiên của việc hạch toán kế toán tiền lương là kiểm tra các chứng từ ban đầu về tiền lương như: Bảng chấm công, phiếu báo sản phẩm hoàn thành, do nhân viên các bộ phận sản xuất (bán hàng) đưa lên. Nội dung chứng từ sau khi kiểm tra sẽ là căn cứ để tính lương cho từng người lao động của từng đơn vị, từng chi nhánh, từng bộ phận Xuất phát từ yêu cầu sản xuất có tính kế hoạch và giá thành được tính theo khoản mục chi phí nên việc tính toán và phân bổ tiền lương, BHXH, phải căn cứ trên những quy định sau:
4.1.1 Phân bổ tiền lương và giá thành sản phẩm:
- Tiền lương chính của công nhân sản xuất sản phẩm được tính trực tiếp cho từng sản phẩm và phản ánh vào tài khoản 622 - Chi phí nhân công trực tiếp.
- Tiền lương phụ cấp của công nhân sản xuất được phân bổ với tỷ lệ với lương chính khoản mục tiền lương và phản ánh vào tài khoản 622
- Tiền lương chính và phụ của nhân viên sử dụng máy thi công được hạch toán vào tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công.
- Tiền lương chính và phụ của cán bộ công nhân viên quản lý phân xưởng và sửa chữa máy móc, thiết bị của phân xưởng sản xuất chính được hạch toán vào tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung.
- Tiền lương chính, phụ của nhân viên bán hàng và cung cấp dịch vụ được phản ánh vào tài khoản 641 – Chi phí bán hàng.
- Tiền lương chính, phụ của cán bộ quản lý doanh nghiệp được phản ánh vào tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
4.1.2 Trích bảo hiểm xã hội:
Trích BHXH tỷ lệ 22% trên tổng số tiền lương cơ bản cho cán bộ công nhân viên, trong đó 16% được trích và tính trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh theo quy định sau:
+ Công nhân trực tiếp sản xuất được hạch toán vào tài khoản 622.
+ Nhân viên sử dụng máy thi công được hạch toán vào tài khoản 623.
+ Cán bộ công nhân quản lý phân xưởng và công nhân sửa chữa máy móc, thiết bị của phân xưởng sản xuất chính và công nhân phân xưởng sản xuất phụ được hạch toán vào tài khoản 627.
+ Nhân viên bán hàng và cung cấp dịch vụ vào tài khoản 641.
+ Cán bộ quản lý doanh nghiệp được hạch toán vào tài khoản 642
4.1.3 Trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất sản phẩm:
Hàng năm theo quy định, CNV trong danh sách của doanh nghiệp được nghỉ phép mà vẫn được hưởng đủ lương Tiền lương nghỉ phép được tính vào chi phí sản xuất một cách hợp lý vì nó ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm Nếu doanh nghiệp bố trí cho CB CNV nghỉ đều đặn trong năm thì tiền lương nghỉ phép được tính trực tiếp vào chi phí sản xuất (như khi tính tiền lương chính), nếu doanh nghiệp không bố trí cho CB CNV nghỉ phép đều đặn trong năm, để đảm bảo cho giá thành không bị đột biến tăng lên, tiền lương nghỉ phép của CNV được tính vào chi phí sản xuất thông qua phương pháp trích trước theo kế hoạch Cuối năm sẽ tiến hành điều chỉnh số trích trước theo kế hoạch cho phù hợp với số thực tế tiền lương nghỉ phép Trích trước tiền lương nghỉ phép chỉ được thực hiện đối với CNV trực tiếp sản xuất.
4.1.4 Chứng từ và tài khoản kế toán:
4.1.4.1 Tài khoản sử dụng: Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ sử dụng các tài khoản chủ yếu: TK334, TK338
Tài khoản 334: Phải trả công nhân viên Dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho CNV về tiền lương, tiền thưởng, BHXH các khoản thuộc về thu nhập của CNV và lao động thuê ngoài.
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản đã trả, đã chi, đã ứng trước cho công nhân viên.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên.
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả, phải chi cho công nhân viên.
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên và lao động thuê ngoài.
Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ trong trường hợp rất cá biệt: Số dư Nợ tài khoản 334 (nếu có) phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho công nhân viên.
Tài khoản 338: Phải trả, phải nộp khác Dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp khác.
TK 338 chi tiết làm 6 tiểu khoản:
- 3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết
- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;
- Bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên;
- BHTN phải trả cho CNV;
- Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị;
- Số BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ;
- Doanh thu nhận trước tính cho từng kỳ kế toán; trả lại tiền nhận trước cho khách hàng khi không tiếp tục thực hiện việc cho thuê tài sản;
- Các khoản đã trả và đã nộp khác.
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý (Chưa xác định rõ nguyên nhân);
- Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (Trong và ngoài đơn vị) theo quyết định ghi trong biên bản xử lý do xác định ngay được nguyên nhân;
- Trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh;
- Trích BHXH, BHXH, BHTN khấu trừ vào lương của CNV;
- Các khoản thanh toán với CNV về tiền nhà, điện nước ở tập thể;
- BHXH và KPCĐ vượt chi được cấp bù;
- Doanh thu nhận trước của khách hàng;
- Các khoản phải trả khác.
- Số tiền còn phải trả, phải nộp;
- BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho đơn vị chưa chi hết;
- Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết;
- Doanh thu nhận trước của các kỳ kế toán tiếp theo.
Tài khoản 338 có thể có số dư bên Nợ: Số dư bên Nợ phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số BHXH và KPCĐ vượt chi chưa được cấp bù.
Ngoài ra các tài khoản 334, 338 (kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương) còn phải sử dụng đến các tài khoản như:
TK622 : Chi phí nhân công trực tiếp
TK627 : Chi phí sản xuất chung
TK641 : Chi phí bán hàng
TK642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp,
4.1.4.2 Sổ kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Căn cứ vào từng hình thức kế toán mà doanh nghiệp hiện đang áp dụng, kế toán tiền lương mở những sổ sách kế toán cho thích hợp Thông thường, kế toán áp dụng theo các hình thức ghi sổ sau:
Chứng từ gốc Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng tổng hợp Chứng từ gốc
Sổ quỹ a/ Hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái: Là hình thức kết hợp ghi sổ theo thứ tự thời gian với ghi sổ phân loại theo hệ thống Toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký – sổ cái. Hình thức sổ này áp dụng cho đơn vị quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản tổng hợp.
Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ hình thức Nhật ký – sổ cái. b/ Hình thức Chứng từ ghi sổ: Các hoạt động kinh tế, tài chính được phản ánh trên chứng từ gốc đều được phân loại, tổng hợp, lập Chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng Chứng từ ghi sổ để ghi vào các sổ kế toán tổng hợp liên quan Hình thức này phù hợp với mọi đơn vị có quy mô khác nhau, đặc biệt là những đơn vị có nhiều cán bộ kế toán.
Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ, thẻ hạch toán chi tiết
Bảng tổng hợp Chứng từ gốc
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối tài khoản
Sơ đồ 1.2 – Sơ đồ hình thức Chứng từ ghi sổ. c/ Hình thức Nhật ký chung: Là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung Sau đó,căn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào Sổ Cái Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký chung được chuyển vào Sổ Cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan Hình thức này thường được áp dụng cho các đơn vị có quy mô vừa,khối lượng các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán.
Sổ nhật ký chuyên dùng Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ hạch toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối tài khoản
Sơ đồ 1.3 – Sơ đồ hình thức Nhật ký chung. d/ Hình thức Nhật ký – chứng từ: Là hình thức kết hợp ghi sổ theo thời gian với ghi sổ theo hệ thống để ghi vào một loại sổ kế toán tổng hợp là các Sổ nhật ký – chứng từ Kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đồng thời trên cùng một mẫu sổ và trong cùng thời gian.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Sách và thiết bị trường học Tuyên Quang
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Sách và thiết bị trường học Tuyên Quang:
1.1.1 Lịch sử hình thành của Công ty CP Sách và Thiết bị trường học Tuyên Quang
Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Tuyên được ra đời theo thông tư số 14
– TT – BGD, ngày 01 tháng 6 năm 1982 của Bộ Giáo dục quy định về tổ chức và hoạt động của Công ty Sách và Thiết bị trường học ở các Sở giáo dục Tại quyết định số 1040/QĐ-UB ngày 04 tháng 12 năm 1982 của ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tuyên, Công ty Sách và thiết bị trường học Hà Tuyên là sự hợp nhất của hai phòng: Phát hành sách và thiết bị trường học của sở giáo dục và đào tạo
- Bộ máy lãnh đạo, quản lý và điều hành Công ty gồm 2 người:
+ Giám đốc: Ông Hoàng Duy Nho – Đại học phát hành sách.
+ Kế toán trưởng: Bà Lương Thị Sinh – Đại học Tài chính kế toán.
Năm 1993, theo nghị định 38 – HĐBT ngày 20 tháng 11 năm 1991 và nghị định 156 – HĐBT ngày 07 tháng 5 năm 1992 của Hội đồng Bộ trưởng (nay làChính phủ) về việc thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước Công ty Sách vàTBTH Tuyên Quang được thành lập lại tại Quyết định 57/QĐ – UB ngày 27 tháng 02 năm 1993 của UBND tỉnh Tuyên Quang.
- Bộ máy lãnh đạo điều hành công ty gồm 3 người:
+ Giám đốc: Ông Hoàng Duy Nho – Đại học Phát hành sách. + Kế toán trưởng: Bà Lương Thị Sinh – Đại học Tài chính kế toán. + Năm 1986 bổ nhiệm ông Nguyễn Ngọc Hương – Đại học Sư phạm làm Phó giám đốc tại Quyết định số 127 ngày 15 tháng 4 năm 1986 của Ủy ban nhân dân Tỉnh Hà Tuyên
+ Năm 2001, Bà Lương Thị Sinh – Kế toán trưởng – nghỉ hưu, Ủy ban nhân dân Tỉnh Quyết định bổ nhiệm bà Dương Thị Hà – đại học Tài chính kế toán làm kế toán trưởng Công ty.
+ Năm 2001, Ủy ban nhân dân Tỉnh bổ nhiệm ông Phạm Như Việt – Đại học Phát hành sách lên làm Phó giám đốc Công ty. Đến tháng 02 năm 2001, Ủy ban nhân dân Tỉnh giao nhiệm vụ kinh doanh phát hành sách xuất bản phẩm, văn phòng phẩm Công ty tiếp nhận số lao động của Công ty Sách vật tư văn hóa chuyển sang.
Căn cứ nghị định 187/2004/NĐ ngày 16 tháng 11 năm 2004 của Chính phủ về việc chuyển Công ty Nhà nước thành Công ty cổ phần và Quyết định 307/QĐ – CT ngày 04 tháng 5 năm 2006 của Ủy ban nhân dân Tỉnh Tuyên Quang về việc phê duyệt giá trị doanh nghiệp và phương án cổ phần hóa công ty Sách – TBTH Tuyên Quang Công ty cổ phần Sách và Thiết bị trường học Tuyên Quang được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần số 1503000047 ngày 28 tháng 12 năm 2006 do phòng đăng ký kinh doanh Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Tuyên Quang cấp Chính thức đi vào hoạt động Công ty cổ phần từ ngày 01 tháng 01 năm 2007
- Bộ máy lãnh đạo quản lý, điều hành công ty (Hội đồng quản trị) gồm 3 người:
+ Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc: Ông Hoàng Minh Sơn – Đại học Quản trị kinh doanh.
+ Phó giám đốc: Bà Đỗ Thị Thanh Hoa – Đại học Phát hành Sách.
+ Thành viên HĐQT: Bà Nguyễn Thị Hương – Đại học Sư phạm.
- Ban kiểm soát gồm có 4 người:
+ Trưởng ban kiểm soát: Bà Đỗ Thị Thúy Hằng – Đại học Tài chính kế toán.
+ Phòng Tài vụ - Kế toán: Ông Hoàng Minh Sơn – Đại học Tài chính kế toán làm Trưởng phòng.
+ Phòng Kế hoạch nghiệp vụ: Ông Nguyễn Văn Nhàn – Đại học Thư viện làm Trưởng phòng.
+ Phòng Hành chính quản trị: Bà Nguyễn Thị Hương – Đại học Sư phạm làm Trưởng phòng.
- Hệ thống cửa hàng: Có 12 cửa hàng được bố trí trên khắp các huyện trong toàn Tỉnh.
- Hệ thống nhà trường: các phòng giáo dục, các trường học.
- Tổ chức cơ sở Đảng, đoàn thể.
1.1.3 Chức năng nhiệm vụ của Công ty cổ phần Sách – Thiết bị trường học Tuyên Quang
- Tổ chức mua sắm, cung ứng, trang bị các loại sách giáo dục và thiết bị trường học cho các trường, các cơ quan quản lý giáo dục theo sự hướng dẫn của Bộ và
- Hướng dẫn, bồi dưỡng, kiểm tra đôn đốc về nghiệp vụ xây dựng, bảo quản, sử dụng thư viện tủ sách, phòng thí nghiệm và việc tự làm đồ dùng dạy học ở các trường.
- Mục tiêu hoạt động của Công ty CP Sách và Thiết bị trường học Tuyên Quang là phục vụ sự nghiệp giáo dục, chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn của Sở Giáo dục và đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ.
1.1.4 Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
- Mua bán sách giáo khoa, sách giáo viên, sách tham khảo.
- Mua bán thiết bị dạy học và đồ dùng học tập của học sinh.
- Mua bán giấy vở, văn phòng phẩm, các loại sổ sách ấn phẩm dùng trong nhà trường, các loại sản phẩm và vật tư văn hóa.
- Mua bán máy móc, thiết bị kỹ thuật phục vụ cho nhà trường, công sở, tổ chức và cá nhân.
1.1.6 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty CP Sách và TBTH Tuyên Quang
Trụ sở chính của Công ty Sách và TBTH Tuyên Quang nằm trên đường 19/8 – trung tâm TP Tuyên Quang, gồm có: Một tòa nhà gồm 4 tầng, mỗi tầng rộng 800m2 Ngoài ra, Công ty còn có 1 siêu thị Sách Kim Đồng đặt tại khu vui chơi trẻ em Phan Thiết rộng 100m2 và 1 trung tâm máy tính máy văn phòng nằm trên đường Phạm Văn Đồng, TP Tuyên Quang rộng 50m2 Hệ thống cơ sở vật chất này được cho là rất thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của Công ty Được sự cho phép và giúp đỡ của Ủy ban Nhân dân Tỉnh Tuyên Quang, hiện tại,Công ty đang triển khai thêm nhiều dịch vụ mới như: café sách, thư viện thiếu nhi, phòng chơi game… để đáp ứng nhu cầu của nhân dân địa bàn Tỉnh TuyênQuang.
1.1.7 Kết quả hoạt động của Công ty CP Sách và TBTH Tuyên Quang
Bảng biểu 2.1 – Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty CP Sách và
Do mới chuyển sang cổ phần, đội ngũ lãnh đạo cũng như CBCNV còn nhiều bỡ ngỡ Bên cạnh đó:
+ Do điều kiện cơ sở vật chất mới còn nghèo nàn, thiếu địa điểm làm việc, phải đi thuê với chi phí lớn.
+ Công nợ giữa các dự án, cửa hàng với Công ty còn dây dưa.
+ Do ảnh hưởng của lạm phát năm 2008, chi phí tăng, chiết khấu SGK của Nhà xuất bản Giáo dục giảm, ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh của Công ty. Tháng 05 năm 2008, Công ty xin tăng nguồn vốn từ 1,5 tỷ lên 6,5 tỷ để mua quyền sử dụng đất, khoản đầu từ này không sinh lời nhưng Công ty vẫn phải trả cổ tức Điều này lý giải cho việc dù doanh thu tăng từ 1.344.636.161đ năm
2007 lên 16.812.150.178đ năm 2008 thì cổ tức giảm vẫn từ 12% năm 2007 xuống còn 6% năm 2008.
Sang năm 2009, từng bước ổn định hoạt động kinh doanh, phong phú các mặt hàng, đầu tư mở rộng hệ thống cửa hàng, siêu thị, kịp thời giải quyết lượng sách tồn kho… Vì thế, hoạt động kinh doanh của Công ty có phần tăng trưởng
Tuy vậy, đội ngũ quản lý của Công ty luôn cố gắng nâng cao chính sách lương bổng để đảm bảo đời sống cho CBCNV
1.2 Đặc điểm về bộ máy quản lý và đội ngũ CBCNV của Công ty Sách và TBTH Tuyên Quang.
1.2.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý:
Sơ đồ 2.1 – Mô hình tổ chức bộ máy quản lý Công ty CP Sách và TBTH
1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong Công ty CP Sách và Thiết bị trường học Tuyên Quang
Công ty CP Sách và TBTH (Đại hội đồng cổ đông)
* Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan cao nhất, gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết họp mỗi năm một lần Đại hội đồng cổ đông quyết định được tất cả những vấn đề được Pháp luật và Điều lệ của Công ty quy định Đại hội đồng cổ đông thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của Công ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và thành viên Ban kiểm soát của Công ty.
* Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản trị của Công ty do Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị có quyền quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển của Công ty; quyết định và kiến nghị những vấn đề liên quan đến cổ phần; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức và giám sát kiểm tra Ban giám đốc và những người quản lý quan trọng khác do điều lệ của Công ty quy định
* Ban kiểm soát: Là cơ quan có chức năng độc lập với Hội đồng quản trị và Ban giám đốc Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu ra Ban kiểm soát có chức năng kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, trung thực, mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính; thẩm định báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính theo các định kỳ, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc lên Đại hội đồng cổ đông.
Thực trạng hạch toán các nghiệp vụ tiền lương và trích theo lương tại Công ty
2.1 Khái quát chung về lao động, tiền lương của Công ty CP Sách và Thiết bị trường học Tuyên Quang. a, Chứng từ sử dụng, tài khoản sử dụng:
Quỹ lương của Công ty CP Sách và Thiết bị trường học Tuyên Quang cơ bản được chia ra làm 2 phần là: lương và các khoản trích theo lương của bộ phận quản lý – văn phòng, lương và các khoản trích theo lương của bộ phận bán hàng – cung cấp dịch vụ Cùng với những chứng từ gốc kèm theo, Công ty còn sử dụng sổ Nhật ký chung để ghi lại những hoạt động tài chính liên quan đến vấn đề tiền lương phát sinh hàng ngày, sau đó những nghiệp vụ này được tổng hợp, so sánh đối chiếu để ghi vào sổ Cái chi tiết cho các tài khoản, cuối kỳ kế toán tập hợp vào bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán Những chứng từ thường được sử dụng trong kế toán tiền lương tại công ty CP Sách và Thiết bị trường học Tuyên Quang là:
- Bảng chấm công bộ phận văn phòng và bộ phận bán hàng.
- Giấy đề nghị tạm ứng.
- Bảng tổng hợp tạm ứng lương bộ phận văn phòng và bộ phận bán hàng.
- Giấy chứng nhận nghỉ ốm.
- Bảng thanh toán lương bộ phận quản lý và bộ phận bán hàng.
- Phiếu chi tạm ứng, chi lương…
- Sổ Cái tài khoản 334, 338… b, Hình thức trả lương:
Công ty CP Sách và Thiết bị trường học Tuyên Quang sử dụng 2 hình thức trả lương là:
- Đối với bộ phận quản lý, doanh nghiệp sử dụng hình thức trả lương theo thời gian Người lao động được nhận đủ số tiền lương khi thực hiện đủ số ngày công, giờ công quy định (8h hành chính), hoàn thành công việc được giao, không có sai xót, thiệt hại cho Công ty.
Công thức tính lương thời gian (Lương tháng)
810.000đ: mức lương tối thiểu đối với Doanh nghiệp thuộc vùng III (Thành phố trực thuộc Tỉnh) theo nghị định 97/2009/NĐ-CP.
- Lương làm thêm giờ: Theo điều 61 Bộ luật Lao động, CB CNV làm thêm ngoài giờ được hưởng 150% đơn giá tiền lương.
- Đối với bộ phận bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp sử dụng kết hợp giữa hình thức trả lương theo thời gian và theo sản phẩm lũy tiến: Đối với bộ phận bán hàng, ngoài lương theo thời gian (làm theo ca), Công ty còn quy định mức thưởng theo doanh số bán lẻ hàng ngày
Bảng biểu 2.3 - Bảng xét thưởng theo doanh số bán hàng.
2.2 Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty CP Sách và TBTH Tuyên Quang.
2.2.1 Cách tính tiền lương của Công ty CP Sách và TBTH Tuyên Quang a/ Tiền lương của bộ phận quản lý:
Tiền lương của bộ phận quản lý Công ty Sách và TBTH Tuyên Quang được tính theo phương pháp tính lương thời gian đơn giản
Lương, phụ cấp = Tiền công một ngày * Ngày làm việc thực tế trong tháng - Tạm ứng
Bảng chấm công khối văn phòng:
Theo như bảng chấm công khối văn phòng, ta thấy:
- Tháng 09/2010, bộ phận quản lý có 22 công/tháng (trừ thứ 7, chủ nhật).
- Anh Lăng Mai Nam nghỉ ốm 3 buổi.
- Chị Lê Minh Lợi nghỉ thai sản.
- Chị Nguyễn Thị Hiền nghỉ phép 5 ngày.
Anh Lăng Mai Nam – Lái xe của Công ty CP Sách và TBTH được tính lương, phụ cấp như sau:
- Hệ số lương và hệ số phụ cấp: 3,9
- Ngày làm việc quy định: 22 ngày
- Trong tháng 9, anh Nam có:
= 3,9 * 810.000đ / 22 = 143.591đ + Trong tháng anh Nam đi làm được 19 ngày.
+ Tiền lương làm thêm giờ = (150% * 143.591đ)/8h * 9h = 242.310đ Vậy, tiền lương, phụ cấp của Anh Lăng Mai Nam là:
Như vậy, tiền lương cơ bản của anh Lăng Mai Nam là: 1.970.539đ Tương tự với cách tính lương của anh Nam, ta có thể tính lương, phụ cấp cho bộ phận quản lý như sau: b/ Tiền lương bộ phận bán hàng:
Bộ phận bán hàng của Công ty Sách và TBTH Tuyên Quang được hưởng lương thời gian cố định và lương sản phẩm lũy tiến (theo doanh số bán hàng). Hình thức trả lương này có ưu điểm là: Người lao động vừa có quỹ lương ổn định hàng tháng, vừa có thể bằng khả năng của mình tăng thêm thu nhập. Để phục vụ người tiêu dùng một cách tốt nhất, ban lãnh đạo Công ty quyết định chia thời gian làm việc của bộ phận bán hàng ra làm 2 ca:
Hàng tuần, bộ phận bán hàng nhận được Bảng phân công lịch làm việc
Bảng biểu 2.7 – Bảng phân công lịch làm việc bộ phận bán hàng.
Hàng ngày, lãnh đạo Công ty cắt cử 1 nhân viên trong bộ phận làm nhiệm vụ chấm công đầy đủ, trung thực vào Bảng chấm công: Đối với lương theo doanh số bán hàng, kế toán tiền lương dựa vào Bảng xét thưởng theo doanh số bán hàng (mẫu như trên) và Báo cáo bán hàng hàng ngày – Bảng biểu 2.9.
Ví dụ: Từ bảng Báo cáo bán hàng hàng ngày trên, ta thấy: Nhóm bán hàng ca 2, ngày 03 tháng 09 năm 2010 bán được 5.589.500đ Theo Bảng xét thưởng theo doanh số bán hàng, ca làm việc này, nhóm nhân viên bán hàng được hưởng Bậc
2 (thưởng doanh số), tức là hưởng 8% từ doanh số bán hàng Cụ thể là:
Thưởng ca 2 (03/09/2010) = 5.589.500đ * 8% = 447.160đ Số thưởng này được chia trung bình cho nhóm người làm việc, cộng dồn lại đến cuối tháng
Từ đó, ta có Bảng biểu 2.10 - Bảng tính thưởng theo doanh số bán hàng.
Từ những thông số trên, ta có thể tính lương cho nhân viên bán hàng như
Ví dụ: Lương nhân viên Nguyễn Thị Ánh Hồng:
Lương đơn giản = Ngày làm việc thực tế * Đơn giá tiền lương
Ngày làm việc quy định = 27 ngày
Ta có, lương và phụ cấp tháng 09/2010 của chị Nguyễn Thị Ánh Hồng như sau: Lương, phụ cấp = 119.400đ * 27 – 500.000đ + 262.857đ = 2.986.657đ
Tương tự như cách tính lương của chị Nguyễn Thị Ánh Hồng, ta có Bảng lương phụ cấp của nhân viên bán hàng như sau:
Bảng biểu 2.11 – Bảng lương, phụ cấp của nhân viên bán hàng.
Trong tháng, Công ty chia ra làm 2 kỳ lĩnh lương để đảm bảo cho đời sống sinh hoạt của CB CNV Theo quy định của Công ty, kỳ lĩnh lương đầu tiên không trước ngày 15 hàng tháng, người lao động được phép lĩnh < hoặc = 50% lương và phụ cấp của mình Việc lĩnh lương kỳ I là không bắt buộc Nếu muốn lĩnh lương kỳ I, người lao động phải xin đề nghị Kế toán lập Giấy đề nghị tạm ứng, sau đó trình duyệt lên cấp trên Nếu cấp trên đồng ý chi lương, ký duyệt, kế toán tiền lương và thủ quỹ sẽ chi lương cho người lao động.
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Kính gửi : BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY CP SÁCH VÀ TBTH
Tôi tên là : Hoàng Thị Thu Hiền
Bộ phận (hoặc địa chỉ) : Công ty CP Sách và TBTH Tuyên Quang Đề nghị cho tạm ứng số tiền : 10.700.000 đồng
Viết bằng chữ : Mười triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn.
Lý do tạm ứng : Tạm ứng lương kỳ I tháng 09/2010
Thời hạn thanh toán : Ngày 30 tháng 09 năm 2010
Tuyên Quang, ngày 15 tháng 09 năm 2010
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Cuối tháng, trước khi tính lương cho người lao động, kế toán viên làm
Bảng biểu 2.12 - Bảng tổng hợp tạm ứng lương: Bảng này tổng hợp cho toàn Công ty.
2.2.2 Cách tính BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN của Công ty Sách và TBTH Tuyên Quang
Dựa theo tỷ lệ trích lập các khoản trích theo lương, ta có thể tính được các khoản trích theo lương của người lao động như sau:
Ví dụ: Tính các khoản trích theo lương của chị Nguyễn Thị Hương thuộc bộ phận quản lý như sau:
Trong đó: Công ty chịu 16% = 623.376đ
Trong đó: Công ty chịu 3% = 116.883đ
Trong đó: Công ty chịu 1% = 38.961đ
-Trong đó: Công ty chịu 2% = 79.399đ
Tổng các khoản trích theo lương của chị Nguyễn Thị Hương là:
Công ty chịu 22%: 623.376đ + 116.883đ + 38.961đ + 79.399đ = 858.619đ Người lao động chịu 8,5%: 233.766đ + 58.442đ + 38.961đ = 331.169đ
* Nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ phép:
Nghị định số 43/CP của Chính phủ ngày 22/6/1993 và thông tư số 21/TT –
LB ngày 18/6/1993 quy định người nghỉ việc do ốm đau được hưởng trợ cấp bằng 75% mức tiền lương đóng BHXH của bản thân trước khi nghỉ LuậtBHXH quy định, sau khi nghỉ việc do ốm đau, người lao động phải có giấy ra viện điều trị nội trú hoặc giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng trợ cấp BHXH theo mẫu C65 – HD nếu điều trị ngoại trú được cấp bởi cơ sở y tế.
Trong trường hợp của anh Lăng Mai Nam: Sau thời gian 3 ngày nghỉ ốm, anh Nam đã nộp giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng trợ cấp BHXH.
BỆNH VIỆN ĐA KHOA TUYÊN QUANG Mẫu số: C65-HD
(Ban hành theo QĐ số:51/2007/QĐ- BTC ngày 22/6/2007 của Bộ trưởng
GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ VIỆC HƯỞNG BHXH
Họ và tên: Lăng Mai Nam Ngày tháng năm sinh: 26/08/1977 Đơn vị công tác: Công ty CP Sách và TBTH Tuyên Quang
Lý do nghỉ việc: Thoát vị đĩa đệm
(Từ ngày 08/09/2010 đến hết ngày 10/09/2010)
XÁC NHẬN CỦA PHỤ TRÁCH ĐƠN VỊ Ngày….tháng… năm….
Số ngày thực nghỉ……….ngày Y BÁC SĨ KCB
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Do đó, cuối tháng, anh Nam được hưởng 75% lương 3 ngày nghỉ ốm do BHXH tỉnh trợ cấp.
- Nghỉ thai sản: Điều 144 Bộ luật Lao động quy định người lao động nữ được trợ cấp BHXH 100% số lương đóng BHXH trước khi nghỉ trong trường hợp sinh con lần 1 và 2.
Trong tháng 09/2010, Công ty có chị Lê Minh Lợi nghỉ thai sản, để được nhận trợ cấp của BHXH chị Lợi cần nộp bản sao giấy khai sinh hoặc bản sao giấy chứng sinh của con cho cơ quan BHXH thành phố
Cuối tháng, khi Kế toán thanh toán tiền BHXH cho anh Nam và chị Lợi, kế toán lập Bảng biểu 2.14 - Bảng thanh toán BHXH:
Số tiền này được trích từ 2% BHXH Công ty giữ lại để trả kịp thời cho người lao động đủ điều kiện hưởng chế độ theo Điều 92 Luật BHXH.
Theo điều 74 Bộ luật Lao động sửa đổi bổ sung năm 2002, người lao động làm công việc trong điều kiện bình thường có 12 tháng làm việc tại một doanh nghiệp hoặc với một người sử dụng lao động thì được nghỉ 12 ngày làm việc hàng năm, hưởng nguyên lương
Theo điệu 76 Bộ luật Lao động sửa đổi bổ sung năm 2002, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ hàng năm làm nhiều lần. Như vậy, trong tháng 09/2010, Công ty có chị Nguyễn Thị Hiền nghỉ phép
5 ngày, số ngày nghỉ phép này chị Hiền được hưởng nguyên lương.
* Sau khi tính được lương và các khoản trích theo lương, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương cho các bộ phận như sau:
Bảng biểu 2.15 - Bảng thanh toán lương bộ phận văn phòng:
2.3 Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty CP Sách và TBTH Tuyên Quang.
2.3.1 Hạch toán tiền lương tại Công ty Sách và TBTH Tuyên Quang
Sau khi hoàn thành việc tính lương, kế toán hạch toán tiền lương vào sổ sách, chứng từ Hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thứcNhật ký chung Vì vậy, thứ tự vào sổ của Công ty như sau:
Tài khoản sử dụng trong kế toán tiền lương là tài khoản 334 và các tài khoản liên quan.
Khi tạm ứng lương cho người lao động, kế toán ghi: (Bảng biểu 2.12)
Cuối tháng, tính lương cho người lao động (lương kỳ I + kỳ II), ghi:
Có TK 334: 95.378.179đ Đến kỳ, khi thanh toán lương cho CB CNV, kế toán ghi:
Trích các khoản trích theo lương trừ vào lương người lao động, ghi:
Ta có Sơ đồ 2.3 - Sơ đồ định khoản kế toán tiền lương.
2.3.2 Hạch toán các khoản trích theo lương tại Công ty CP Sách và TBTH Tuyên Quang
Tài khoản sử dụng là tài khoản 338 (chi tiết) và các tài khoản liên quan.
Trích các khoản trích theo lương vào thu nhập của CBCNV, kế toán ghi: (Bảng biểu 2.13)
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN vào CP SXKD của Công ty, ghi: (Bảng biểu 2.13)
Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN lên cơ quan quản lý quỹ:
Nợ TK 338: 23.117.040đ (Trích từ lương CBCNV + trích CP SXKD)
Chi BHXH cho NV ốm đau, thai sản: (Bảng biểu 2.14)
Có TK 111: 2.443.080đ Đồng thời ghi, BHXH chi vượt được cấp bù:
Ta có Sơ đồ 2.4 - Sơ đồ định khoản các khoản trích theo lương:
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP SÁCH VÀ TBTH TUYÊN QUANG
Đánh giá khái quát tình hình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Sách và TBTH Tuyên Quang
1 Đánh giá khái quát tình hình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Sách và TBTH Tuyên Quang.
Qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Sách và TBTH Tuyên Quang, kết hợp với những kiến thức, lý luận cơ bản về hạch toán Kế toán đã được trang bị tại trường học, em xin đưa ra một số nhận xét sau:
Là một doanh nghiệp Nhà nước mới chuyển sang cổ phần hóa, do thay đổi lại bộ máy quản lý và có xáo trộn trong cơ cấu tổ chức, nên bước đầu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vẫn gặp nhiều khó khăn, bỡ ngỡ Tuy nhiên, nhanh chóng hội nhập với nền kinh tế cả nước, kịp thời nắm bắt được nhu cầu của người tiêu dùng, những năm gần đây, doanh thu của doanh nghiệp đã có những bước cải tiến rõ rệt Đội ngũ cán bộ Công ty đã nhạy bén trong việc mở rộng mua bán các mặt hàng liên quan đến ngành giáo dục, phục vụ nguồn truyện, sách, lốc lịch và thiết bị máy móc phục vụ văn phòng cho nhân dân toàn Tỉnh, tạo công ăn việc làm vững chắc cho con em trong Tỉnh.
Phòng Kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi Công ty, doanh nghiệp, xí nghiệp Đội ngũ Kế toán của Công ty CP Sách và TBTH Tuyên Quang là những người trẻ, có lòng nhiệt tình, tích cực góp phần làm hoàn thiện công tác kế toán nói chung và hoạt động kinh doanh của Công ty nói riêng Bộ phận Kế toán thường xuyên, kịp thời góp ý với lãnh đạo doanh nghiệp về công tác tài chính, sử dụng vốn, lao động… Hệ thống sổ sách kế toán của Công ty tương đối hoàn chỉnh, chặt chẽ Sự kết hợp giữa hình thức kế toán máy và ghi sổ kế toán là hoàn toàn hợp lý với quy mô kinh doanh của Công ty Bộ máy Kế toán của Công ty được bố trí công việc khoa học, hợp lý và phân công từng phần hành cụ thể, rõ ràng Mỗi nhân viên kế toán đều là những người có trình độ, kinh nghiệm cao.
Hạch toán tiền lương là một hệ thống thông tin kiểm tra các hoạt động của tài sản và các quan hệ kinh tế trong quá trình phân phối trao đổi và tiêu dùng Kế toán tiền lương là một bộ phận cấu thành của kế toán nói chung nó được tách ra do nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp Kế toán tiền lương ngày càng trở nên cấp thiết và quan trọng vì tiền lương là gian đoạn hạch toán gắn liền với lợi ích kinh tế của người lao động và tổ chức kinh tế. Phương pháp hạch toán chỉ được giải quyết khi nó xuất phát từ người lao động và tổ chức kinh tế Không những Công Ty CP Sách và TBTH Tuyên Quang mà bất kỳ một doanh nghiệp nào hoạt động trong cơ chế thị trường đều phải quán triệt các nguyên tắc trên và phải nhận thức rõ tầm quan trọng của lao động Luôn luôn phải đảm bảo công bằng cho việc trả lương, Trả lương phải hợp lý với tình hình sản xuất kinh doanh của Công Ty Nếu trả lương không xứng đáng với sức lao động mà người lao động bỏ ra sẽ làm cho họ chán nản, không tích cực làm việc Từ đó làm cho công ty sẽ mất lao động gây ảnh hưởng xấu đến sự tồn tại và phát triển của công ty Nếu Công
Ty trả lương xứng đáng với sức lao động của họ Công ty sẽ thu hút được những người lao động tài năng, giàu kinh nghiệm, đồng thời khơi dậy được khả năng tiềm ẩn, tính sáng tạo của người lao động, tiết kiệm được chi phí lao động, tăng giá trị sản lượng thúc đẩy doanh nghiệp không ngừng lớn mạnh. Để công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của người lao động thực sự phát huy được vai trò của nó và là công cụ hữu hiệu của công tác quản lý thì vấn đề đặt ra cho những cán bộ làm công tác kế toán lao động tiền lương và các nhà quản lý, doanh nghiệp phải không ngừng nghiên cứu các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác tiền lương và các khoản trích theo lương để áp dụng vào Công ty mình một cách đồng thời phải luôn luôn cải tiến để nâng cao công tác quản lý lương và các khoản trích theo lương Thường xuyên kiểm tra xem xét rút ra những hình thức và phương pháp trả lương khoa học, đúng, công bằng với người lao động để đồng lương phải thực sự là thước đo giá trị lao động Khuyến khích được lao động hăng say yêu quý công việc và hoàn thành công việc được giao với trách nhiệm cao
Trong Công Ty ngoài tiền lương được hưởng theo số lượng và chất lượng lao động đã hao phí Người lao động còn được hưởng thu nhập từ các quỹ BHXH khi ốm đau, tai nạn, thai sản, mất sức… Do đó Công ty phải chấp hành tốt việc trích nộp các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng quy định của Nhà nước.
Với hình thức trả lương theo doanh thu, với mức lương ổn định và tăng dần của Công ty đã làm cho cán bộ công nhân viên thực sự tin tưởng và gắn bó với Công ty cùng với sự điều hành của ban lãnh đạo cũng như sự lao động hiệu quả của phòng kế toán Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương luôn đảm bảo sự công bằng hợp lý chính xác đã làm cho CB CNV yên tâm lao động, nhiệt tình hăng say cho công việc Do vậy hoạt động kinh doanh của Công ty đã ngày một phát triển hơn, đời sống CB CNV ngày càng được cải thiện và nâng cao hơn.
Bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh: Công ty đã xây dựng mô hình quản lý hoạt động kinh doanh gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động của Công ty Các phòng ban chức năng được tổ chức hoạt động chặt chẽ, phân công trách nhiệm rõ ràng đã phát huy được hiệu quả thiết thực trong tổ chức lao động, góp phần đưa Công ty không ngừng phát triển.
Bộ máy kế toán: Công ty đã tổ chức bộ máy gọn nhẹ, tương đối hoàn chỉnh, chặt chẽ, quy trình làm việc khoa học Cán bộ kế toán được bố trí hợp lý, phù hợp với khả năng trình độ mỗi người Mỗi phần hành kế toán đều được phân công, giao việc cụ thể, không chồng chéo Việc phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán giúp cho viêc hạch toán chính xác, đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh Công ty chú trọng đến việc bồi dưỡng, đào tạo đội ngũ các bộ, nhân viên kế toán, vì vậy đội ngũ kế toán khá vững vàng, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có năng lực tác phong làm việc khoa học.
Phòng Tài chính kế toán là cầu nối giữa bộ phận quản lý và bộ phận kinh doanh tham mưu cung cấp kịp thời, chính xác giúp ban lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình tài chính của Công ty một cách kịp thời Bên cạnh đó phòng Tài chính kế toán còn có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong toàn Công ty để đảm bảo công tác hạch toán nói chung và hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh nói riêng, đánh giá giá thành sản phẩm được thuận lợi, độ chính xác cao.
Trong quá trình tổ chức chứng từ, kế toán đảm bảo đúng nguyên tắc về biểu mẫu, luân chuyển, ký duyệt đồng thời cũng tuân thủ các chế độ, kiểm tra, ghi số, bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ Khi tập hợp đủ chứng từ thì kế toán mới tiến hành ghi sổ Vì vậy, đảm bảo tính đầy đủ, an toàn cho chứng từ Việc sắp xếp, phân loại chứng từ cũng được thực hiện một cách hợp lý, chứng từ của phần hành kế toán nào thì kế toán phần hành đó chịu trách nhiệm bảo quản và lưu trữ Các chứng từ về thu chi nhập xuất đều được sắp xếp và đóng file để tiện theo dõi.
Hệ thống sổ sách, chứng từ ban đầu được tổ chức khoa học hợp pháp, hợp lệ, tuân thủ đúng chế độ kế toán hiện hành của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Việc áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung hoàn toàn phù hợp quy mô sản xuất, kinh doanh của Công ty, phù hợp chuyên môn kế toán cùng việc áp dụng chương trình kế toán máy tại Công ty.
Công ty tổ chức hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp đầy đủ, dễ dàng cho công tác kiểm tra đối chiếu, đặc biệt chú trọng tới việc lập hệ thống sổ chi tiết nhằm cung cấp thông tin chi tiết, đầy đủ, kịp thời cho người quản lý, tạo
Việc lập các báo cáo cũng được kế toán thực hiện một cách khoa học và đơn giản do áp dụng kế toán máy Định kỳ, kế toán tổng hợp tập hợp các báo cáo của Công ty rồi lập báo cáo cho phần hành mình phụ trách Ngoài các báo cáo được lập theo đúng mẫu quy định do Bộ tài chính quy định kế toán còn lập ra các báo cáo cho việc quản trị nội bộ Các báo cáo này không chỉ được theo dõi trên máy mà còn được in ra để lưu trữ bảo quản.
Công ty áp dụng cả hình thức kế toán máy và ghi sổ kế toán trong công tác kế toán Do đó đã hỗ trợ rất nhiều cho công tác quản lý chứng từ vào sổ và lên báo cáo Với các nghiệp vụ kinh tế phức tạp, kế toán lập một phiếu xử lý kế toán nhằm tổng hợp các chứng từ , định khoản rồi mới lập vào máy. Phiếu xử lý kế toán này cũng được lập trên máy tính nên đảm bảo tính chính xác, kịp thời Với một trình tự hạch toán một cách hợp lý như vậy, công việc kế toán trở nên đơn giản, dễ thực hiện.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty CP Sách và TBTH Tuyên Quang
Để bảng chấm công của Công ty rõ ràng, dễ theo dõi hơn Bộ phận kế toán tiền lương nên sử dụng một hệ thống ký hiệu riêng, cố định, ngắn gọn, hợp lý. Để việc chấm công nhân viên bán hàng trong doanh nghiệp được chính xác, Công ty cần phân mỗi nhóm bán hàng một nhóm trưởng để thực hiện việc chấm công, đồng thời Ban giám đốc nên cắt cử một số người trong bộ phận văn phòng xuống kiểm trả mỗi ngày, vào bất cứ thời gian nào không báo trước, nhằm đảm bảo sự công bằng chính xác trong cách tính công làm việc. Để giảm được chi phí nhân công bán hàng và không bị thất thoát tài sản, Công ty cần trang bị thêm các thiết bị an ninh cần thiết như: camera, cửa từ chống trộm… Việc trang bị thêm các tài sản này về lâu dài sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí, giảm thất thoát và giữ được uy tín với khách hàng.
Do hình thức trả lương trực tiếp tiêu phí nhiều thời gian của kế toán tiền lương cũng như CB CNV trong Công ty Theo em, Công ty nên chuyển đổi sang việc trả lương qua thẻ thông qua hệ thống Ngân hàng thương mại trong địa bàn Tỉnh Việc trả lương qua thẻ tiết kiệm được sức lao động đồng thời tăng khả năng tích lũy của CB CNV.
Và để đảm bảo an ninh cho siêu thị Sách, trung tâm máy tính, Công ty nên tuyển dụng thêm người lao động cho bộ phận an ninh Nếu Công ty vẫn áp dụng hình thức cắt cử nhân viên bán hàng trực đêm thì nên có hình thức trả lương thích hợp để đảm bảo lợi ích cho người lao động, nhằm thúc đẩy tinh thần trách nhiệm với công việc của nhân viên.
Công ty có thể tăng hệ số tiền lương hoặc tăng lương tối thiểu và tiền thưởng Việc tăng lương và thưởng nhằm thúc đẩy người lao động có trách nhiệm hơn với công việc Đối với nhân viên thử việc, ban lãnh đạo Công ty cũng nên xem xét nâng mức tiền lương thử việc lên cao hơn, đáp ứng được nhu cầu thiết yếu của người lao động, để không tạo cho người lao động cảm giác chán nản trong công việc.