ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM, TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ
Đặc điểm sản phẩm của công ty Cổ Phần Thành Nam
Do đặc thù là một doanh nghiệp kinh doanh trong ngành xây dựng nên sản phẩm chủ yếu của công ty chủ yếu là sản phẩm xây lắp Sản phẩm của công ty có các đặc điểm cơ bản sau:
Sản phẩm xây dựng cũng đa dạng, nhiều hình thái khác nhau như nhà máy khác xa con đường, con đê hay hồ nước…Ngoài ra trong xây dựng còn ảnh hưởng của lợi thế so sánh do điều kiện địa lý của từng địa điểm mang lại Đó chính là giá cả của nguồn vật liệu, máy móc thuê ngoài, nhân công tại địa phương….
Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất, còn các điều kiện sản xuất ( xe máy, thiết bị thi công, lao động…) Phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm Đặc điểm này làm cho công tác quản lý sử dụng tài sản, vật tư rất phức tạp do ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên, thời tiết và dễ mất mát, hư hỏng…Và đặc điểm này ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm, đến tiến độ thi công.
- Loại hình sản xuất : Sản phẩm xây lắp là những công trình xây dựng, kiến trúc…
Có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính chất đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắp dài…Đặc điểm này đòi hỏi việc tổ chức quản lý và hạch toán sản phẩm xây lắp nhất thiết phải lập dự toán, quá trình xây lắp phải so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thước đo, đồng thời để giảm bớt rủi ro phải mua bảo hiểm cho công trình xây lắp.
- Tính chất của sản phẩm Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty xây dựng có rất nhiều điểm khác biệt với các công ty hoạt động trong các lĩnh vực khác.
Thứ nhất: Do địa điểm sản xuất phải thường xuyên thay đổi phụ thuộc vị trí công trình thi công nên máy móc, thiết bị thi công, nhân công lao động phải di chuyển theo địa điểm sản xuất Mặt khác, các công trình thi công ở nhiều nơi khác nhau nên công tác quản lý sử dụng, hạch toán tài sản, vật tư gặp rất nhiều khó khăn.
Thứ hai: Do quy mô, tính phức tạp về kỹ thuật của công trình khác nhau nên thời gian từ khi khởi công cho đến khi hoàn thành công trình bàn giao của các công trình khác nhau Mặt khác, quá trình thi công lại chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia thành nhiều bước khác nhau nên thời gian để hoàn thành một công trình thường kéo dài Các công việc được tiến hành tại các vùng miền khác nhau, diễn ra ngoài trời nên chịu tác động rất lớn của các nhân tố thời tiết, thiên nhiên và môi trường Đặc điểm này đòi hỏi việc tổ chức quản lý giám sát chặt chẽ để vừa đảm bảo tiến độ thi công của công trình, vừa đảm bảo chất lượng công trình, nhanh chóng hoàn thành và thu hồi vốn đầu tư và nhờ đó sẽ hạn chế những tổn thất do ảnh hưởng của điều kiện xung quanh Mặt khác, lượng vốn đầu tư vào mỗi công trình cũng rất lớn, nếu thời gian kéo dài thì sẽ chịu thiệt hạ rất nhiều do lạm phát.
Thứ ba: Sản phẩm của Công ty ít, một năm có thể chỉ có ba, bốn công trình được hoàn thành, sau khi hoàn thành lại không nhập kho mà được tiêu thụ ngay khi công trình hoàn thành nghiệm thu Giá cả của sản phẩm (công trình) được ấn định ngay khi kí hợp đồng giao nhận thầu đó là giá trúng thầu hay giá dự toán.
1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm của công ty Cổ phần Thành Nam 1.2.1 Đặc điểm sản xuất
Hiện nay, quá trình thi công, xây dựng các công trình ở công ty chủ yếu được thực hiện qua các giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Lựa chọn dự án tham gia từ thông báo của các ban quản lý dự án
Giai đoạn 2: Lập dự toán, đầu thầu dự toán theo thiết kế kỹ thuật.
Giai đoạn 3: Thiết kế bản vẽ kỹ thuật khi trúng thầu.
Giai đoạn 4: Triển khai thi công, lập biện pháp tổ chức thi công, lập dự toán thực tế để giao công việc cho các đơn vị.
Giai đoạn 5: Quản lý công trình thi công, lập biện pháp tổ chức thi công, lập dự toán thực tế để giao công việc cho dơn vị.
Giai đoạn 5: Nghiệm thu và thanh toán với chủ đầu tư và đơn vị sản xuất Giai đoạn 7: Quyết toán công trình khi hoàn thành cho chủ đầu tư và đơn vị thi công.
Sau đây là một số quy trình công nghệ chủ yếu của công ty:
Sơ đồ 1.1 Quy trình thi công và nghiệm thu công trình trình kè đập
Nhận mặt bằng thi công Đào xúc Đào đất
Nhận mặt bằng thi công Đặt bờ vây
Bơm cạn nước Đào đát móng cầu Đổ bê tông dầm cột mặt cầu Đắp đất 2 mặt đầu cầu
Bàn giao Xây kè đá
Sơ đồ: 1.2 Quy trình nghiệm thu và thi công công trình thuỷ lợi
Sơ đồ 1.3 Quy trình nghiệm thu và thi công công trình đường đạt
Nhận mặt bằng thi công
Dọn dẹp mặt bằng thi công Đào nền đánh cấp
Không đạt Đấu thầu Trúng thầu Lập kế hoạch thi công
Trên đây là một số quy trình công nghệ của công ty Các công việc cụ thể trong việc thi công và hoàn thiện công trình sẽ được phân công cụ thể cho các tổ, đội xây lắp.
Quy trình công nghệ này đòi hỏi mỗi thành viên trong ban dự án đều phải nắm rõ để lập một kế hoạch chính xác về tiến độ cũng như chi phí công trình; công nhân làm đúng từng bước, tránh sai sót, thực hiện các công việc đảo lộn, gây tổn thất thời gian, chi phí ảnh hưởng tới chất lượng công trình.
Lĩnh vực hoạt động chính của Công ty là xây dựng các công trình cầu và đường, kè đập Công ty có thể tham gia đấu thầu trực tiếp để nhận công trình hoặc nhận lại một số hạng mục công trình với tư cách là thầu phụ Quá trình hoạt động của công ty được thực hiện qua 6 bước như sơ đồ 1.4:
Sơ đồ 1.4: Quy trình sản xuất kinh doanh
- Giai đoạn đấu thầu công trình:
Công ty tham gia đấu thầu bằng việc mua hồ sơ dự thầu mà chủ đầu tư đã bán, sau đó tiến hành nghiên cứu hồ sơ mời thầu, nghiên cứu hiện trường thực tế, xem xét khả năng về tài chính, nhân lực, máy móc thiết bị có phù hợp và đáp ứng yêu cầu của công trình để đưa ra quyết định tham gia đấu thầu.
- Lập biện pháp thi công và tiến độ thi công.
- Lập dự toán và xác định giá bỏ thầu.
- Giấy bảo lãnh dự thầu của ngân hàng.
- Giai đoạn trúng thầu công trình:
Sau khi có quyết định trúng thầu công trình từ phía chủ đầu tư công ty tiến hành ký hợp đồng nhận thầu công trình:
+ Công ty cùng chủ đầu tư thương thảo hợp đồng.
+ Lập hợp đồng giao nhận thầu và ký kết.
+ Giấy bảo lãnh thực hiện hợp đồng của Ngân hàng.
+ Tạm ứng vốn theo hợp đồng.
- Giai đoạn thi công công trình:
Giai đoạn này bao gồm các bước như sau:
+ Lập và báo cáo biện pháp tổ chức thi công, trình bày tiến độ thi công trước chủ đầu tư và được chủ đầu tư chấp thuận.
+ Bàn giao và nhận tìm mốc mặt bằng.
+ Thi công công trình theo biện pháp tiến độ đã lập
- Giai đoạn nghiệm thu công trình:
+ Giai đoạn nghiệm thu từng phần: Công trình xây dựng thường có nhiều giai đoạn, khối lượng thi công và giá trị công trình lớn, do đó các công trình thường chia thành các hạng mục công trình nhỏ hơn Vì vậy Công ty và chủ đầu tư thường quy định nghiệm thu công trình theo từng giai đoạn hoặc theo từng hạng mục công trình. Công ty cùng chủ đầu tư xác định giá trị công trình đã hoàn thành và ký vào văn bản nghiệm thu công trình theo từng giai đoạn hoặc từng hạng mục công trình đã ký trong hợp đồng Sau khi nghiệm thu Công ty được thanh toán số tiền theo khối lượng thi công nghiệm thu sau khi trừ % tiền tạm ứng Điều này giảm bớt gánh nặng về nguồn vốn cho công ty.
- Giai đoạn thanh lý hợp đồng:
Sau khi công trình hoàn thành và được nghiệm thu, chủ đầu tư sẽ thanh toán cho công ty, tuy nhiên để bảo đảm quyền lợi cho chủ đầu tư vì sau khi hoàn thành công trình có thể xảy ra một số hư hỏng ngoài ý muốn và phải tu sửa Do đó chủ đầu tư thường không thanh toán hết giá trị công trình mà để lại từ 3% - 5% giá trị công trình để làm giá trị bảo hành công trình Tiền bảo hành công trình sẽ được tính lãi như tiền gưởi ngân hàng và thường thì do bên thứ ba khống chế khoản tiền này, thông thường là ngân hàng sẽ khống chế khoản này Sau khi thời gian bảo hành công trình đã hết, công trình đảm bảo giá trị hợp đồng đã thoả thuận giữa hai bên. Lúc này công ty nhận 5% giá trị công trình còn lại, hai bên là chủ đầu tư và công ty ký vào biên bản thanh lý hợp đồng và chấm dứt quan hệ kinh tế giữa hai bên.
Cơ cấu tổ chức sản xuất
Quản lý chi phí sản xuất của công ty
Do đặc thù của ngành xây dựng cơ bản và của sản phẩm xây dựng cho nên việc quản lý về đầu tư và xây dựng là quá trình khó khăn, phức tạp Nhất là từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường Việc quản lý thi công nói chung và chi phí và tính giá thành sản phẩm nói riêng phải hết sức chặt chẽ. Đối với các sản phẩm xây lắp, trước khi thi công nhất thiết phải lập dự toán ( dự toán thiết kế, dự toán thi công) Trong quá trình sản xuất, phải thường xuyên đối chiếu với dự toán để kịp thời phát hiện những sai lệch Có thể nói dự toán được dùng làm thước đo hữu hiệu trong việc đánh giá kết quả của các hoạt động.
Do phải thi công ngoài trời nên công tác quản lý, việc sử dụng tài sản, vật tư, thiết bị rất phức tạp Hơn nữa do ảnh hưởng của thời tiết nên việc hao hụt, mất mát khó tránh khỏi Điều này đòi hỏi tinh thần trách nhiệm cao của người sử dụng lao động và yêu cầu người quản lý phải có biện pháp quản lý thích hợp.
Xuất phát từ đặc điểm trên nên công ty Cổ Phần Thành Nam tổ chức bộ máy quản lý chi phí sản xuất của công ty một cách chặt chẽ nhằm tiết kiệm tối đa chi phí cho công ty và mang lại hiệu quả nhất, sau đây là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý chi phí sản xuất của công ty.
Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc: Là người đại diện theo pháp luật của công ty, có trách nhiệm quyết định và điều hành trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh, trực tiếp ký kết hợp đồng và giao dịch với bên ngoài Giám đốc là người có quyền và trách nhiệm thẩm định và xét duyệt các mức định mức, thay đổi về nhà cung cấp, dự trữ và các đề xuất liên quan đến công tác quản lý chi phí khác.
Phó giám đốc: Là người giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, xây dựng Đảm bảo các bộ phận, cá nhân trong công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc, tổ chức lực lượng cán bộ công nhân viên cho các đội sản xuất theo yêu cầu thi công, xây dựng các nội quy, quy chế nội bộ, kỷ luật lao động…
Phòng kỹ thuật: Quản lý toàn bộ tài sản của công ty, kiểm kê tài sản vật tư hay hàng hoá máy móc thiết bị của công ty, xây dựng kế hoạch cung ứng máy móc thiết bị, vật tư cho các công trình sao cho thoả đáng, đóng góp ý kiến nâng cấp trang thiết bị hiện đại tiên tiến phục vụ cho công việc….
Phòng kinh tế - Kế hoạch: Là phòng tham mưu cho giám đốc về công tác kế hoạch, giao khoán, giao việc liên doanh liên kết và các công tác kiểm tra tiến độ sản xuất Có nhiệm vụ lập chi tiết kế hoạch cụ thể của từng công trình để giám đốc xét duyệt, thường xuyên đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các đơn vị sản xuất, phát hiện và báo cáo kịp thời các sai phạm Lên bảng dự toán chi phí cho các công trình và có trách nhiệm thẩm định và quyết toán chi phí sau khi công trình đã hoàn thành.
Chịu trách nhiệm đặt hàng gia công các sản phẩm kết cấu thép, bán thành phẩm phục cho thi công Có trách nhiệm đưa ra các tiêu chuẩn định mức về nguyên vật liệu và vật tư, xây dựng các tiêu chuẩn và yêu cầu thiết kế Việc định mức vật tư chủ yếu dựa vào mức dự toán xây dựng cơ bản chuyên ngành xây dựng; vào sản lượng kế hoạch công ty đã đặt ra, từ tiến độ thi công, với khối lượng thi công đã xác định nên các đơn vị trực thuộc Tuy nhiên phòng chỉ quản lý định mức, kế hoạc đối với các công trình lớn còn đối với các công trình nhỏ thì đội trưởng đội xây dựng tự quản lý tiến độ thi công theo nguồn nhân lực và tự xác định khối lượng vật tư cấp cần thiết, lập định mức vật tư, nơi mua và tiến hành mua vật tư để thi công Tuy nhiên việc lập định mức này vẫn phải tuân theo như quy định để công ty có thể kiểm soát được số lượng và chất lượng vật tư cho mỗi công trình.
Phòng vật tư – Thiết bị: Là bộ phận nghiệp vụ về quản lý vật tư, thiết bị của công ty, đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty Làm nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc về các lĩnh vực mua bán, cấp phát vật tư, quản lý vật tư, đầu tư thiết bị, quản lý thiết bị, cụ thể như sau:
-Công tác vật tư : Quản lý theo dõi cấp phát, thu hồi vật tư theo quy chế của công ty Tham mưu cho giám đốc những biện pháp cần thiết để bảo quản, tiết kiệm vật tư, quản lý thanh toán cấp phát xăng dầu hàng tháng cho xe con công tác Bên cạnh đó do đặc điểm của ngành xây dựng, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản xuất Vào thời kỳ sản xuất xây dựng không thuận lợi, nguồn vật tư, nguyên vật liệu xây dựng thường căng thẳng dẫn tới sự khan hiếm vật tư, giá cả biến động theo chiều hướng tăng thêm, do đó phòng vật tư – thiết có trách nhiệm dự báo về lượng vật tư cần dự trữ cho các công trình và gửi lên phòng kế hoạch duyệt xét để thực hiện dự trữ vật tư tránh tình trạng biến động giá cả vật tư làm ảnh hưởng đến quá trình thi công.
-Công tác thiết bị : Quản lý về số lượng và tình trạng kỹ thuật của từng thiết bị trong công ty; lập kế hoạch mua sắm thiết bị hàng năm; tham mưu cho giám đốc trong việc lựa chọn các thiết bị, giúp giám đốc duyệt những biện pháp cần lắp đặt hay tháo dỡ thiết bị cũng như biện pháp an toàn khi tháo dỡ.
Phòng vật tư – Thiết bị có thể đình chỉ việc cấp phát vật tư và báo cáo giám đốc khi các đơn vị thực hiện không đúng các yêu cầu theo quy chế quản lý kinh tế của công ty Đình chỉ các hoạt động của thiết bị và báo cáo Giám đốc khi đơn vị quản lý hoặc người sử dụng thiết bị làm sai quy trình quản lý sử dụng thiết bị.
Phòng Tài chính – Kế toán: Cố vấn các vấn đề liên quan đến tài chính kế toán cho lãnh đạo công ty Trợ lý cho giám đốc về công tác tài chính, kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc, tổng hợp số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh hàng tháng, hàng quý, báo cáo phân tích hoạt động kinh tế trong công ty, đưa và tổng hợp các báo cáo về nhu cầu tài chính để giám đốc xử lý Trong bộ phận phòng tài chính – kế toán có bộ phận kế toán quản trị là bộ phận rất quan trọng đối với các quyết định của công ty, bộ phận này có nhiệm vụ đưa ra các báo cáo quản trị nội bộ nhằm giúp cho quá trình ra quyết định được nhanh chóng và đúng đắn hiệu quả hơn như báo cáo về giá thành nội bộ, giá thành theo phương pháp chức năng của chi phí…Về công tác quản lý và tính giá thành do kế toán giá thành lập và chịu trách nhiệm về giá thành đối với công ty.
Các trung tâm, xí nghiệp, phân xưởng sản xuất: Có nhiệm vụ hạch toán đầy đủ chi phí, thực hiện báo cáo đầy đủ đúng quy định theo tháng, quý năm Các khoản đầu tư tài sản cố định, mua sắm trang thiết bị máy móc có giá trị lớn hơn 10 triệu đồng phải có công văn trình ban giám đốc công ty duyệt mới được thực hiện.
Các đội xây dựng: Là bộ phận trực tiếp tham gia thi công công trình và cũng là bộ phận chủ đạo của công ty Các đội xây dựng thực hiện các thí nghiệm kiểm tra vật liệu, cấu kiện, vật tư, thiết bị công nghệ trước khi xây dựng và lắp đặt vào công trình xây dựng theo yêu cầu tiêu chuẩn và yêu cầu thiết kế Ở mỗi công trình đều có một cán bộ phụ trách thi công, có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát công việc thi công của công trình sao cho công trình được thực hiện đúng tiến độ, đúng như thiết kế cũng như đạt chuẩn về chất lượng Bên cạnh đó mỗi công trình đều có cán bộ kỹ thuật thi công nhằm thực hiện công tác quản lý chất lượng công trình Cán bộ kỹ thuật chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty, đội trưởng công trình và pháp luật về công tác quản lý chất lượng công trình đối với công việc được phân công phụ trách Bên cạnh đó có nhiệm vụ nghiên cứu hồ sơ thiết kế, lập hoặc cùng tham gia với phòng kỹ thuật để lập biện pháp thi công, thực hiện thi công theo biện pháp đã được duyệt Ngoài ra cán bộ kỹ thuật còn có các trách nhiệm sau:
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY CÔ PHẦN THÀNH NAM
Kế toán chi phí sản xuất tại công ty
2.1.1 Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí
Việc xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là công việc đầu tiên quan trọng chi phối đến toàn bộ công tác hạch toán CPSX (chi phí sản xuất) và tính giá thành sản phẩm tại công ty Do đặc thù riêng của ngành xây dựng và tổ chức sản xuất tại công ty là địa bàn hoạt động rộng, các công trình nằm rải rác ở nhiều nơi, thời gian thường kéo dài nên đối tượng tập hợp chi phí là các công trình, bao gồm: các hạng mục công trình, các giai đoạn của hạng mục công trình hoặc là công trình hoàn thành bàn giao Ngoài ra còn tùy theo yêu cầu của hợp đồng đã đăng ký với khách hàng thỏa thuận sản phẩm là công trình hay hạng mục.
Mỗi công trình, hạng mục công trình do công ty thực hiện từ khi khởi công đến khi hoàn thành được mở sổ chi tiết để theo dõi riêng và tập hợp chi phí theo từng khoản mục chi phí Chi phí phát sinh liên quan đến công trình, hạng mục công trình nào thì tập hợp vào công trình, hạng mục công trình đó.
Xuất phát từ đặc điểm của phương pháp lập dự toán trong XDCB (xây dựng cơ bản) dự toán được lập theo từng hạng mục chi phí Để có thể so sánh kiểm tra chi phí sản xuất xây lắp thực tế phát sinh với dự toán, chi phí sản xuất xây lắp được phân loại theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung Công ty cổ phần Thành Nam cũng phân loại và tập hợp chi phí theo các đối tượng như trên Do đặc điểm của sản phẩm xây lắp là những công trình xây dựng, vât kiến trúc…có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắp lâu dài… Đặc điểm này đòi hỏi việc tổ chức quản lý và hạch toán sản phẩm xây lắp nhất thiết phải lập dự toán ( dự toán thiết kế, dự toán thi công ) quá trình sản xuất xây lắp nhất thiết phải so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thước đo, đồng thời để giảm bớt rủi phải mua bảo hiểm cho công trình xây lắp Do đó Công ty luôn tiến hành lập dự toán cho từng khoản mục chi phí trước khi công trình bắt đầu để làm cơ sở đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu giá thành và hiệu quả hoạt động của Công ty.
- Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất tại công ty Cổ Phần Thành Nam Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất là một hoặc hệ thống các phương pháp được sử dụng để tập hợp và phân loại các chi phí sản xuất phát sinh trong thời hạn đối tượng hạch toán chi phí Sau đây là các phương pháp hạch toán chi phí mà công ty thường sử dụng ( tuỳ theo điều kiện của từng hợp đồng cụ thể và yêu cầu của chủ đầu tư để công ty lựa chọn phương pháp tính giá thành cho phù hợp và thuận tiện nhất giữa hai bên).
Phương pháp hạch toán theo công trình và hạng mục công trinh: Sử dụng khi đối tượng hạch toán chi phí của doanh nghiệp là toàn bộ công trình hay từng hạng mục công trình Hàng tháng chi phí sản xuất phát sinh liên quan đến công trình nào thì kế toán tập hợp chi phí phát sinh cho công trình đó theo phương pháp trực tiếp hoặc gián tiếp.
Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất theo đơn đặt hàng: Trường hợp doanh nghiệp xác định đối tượng tập hợp chi phí là đơn đặt hàng riêng biệt, các chi phí phát sinh liên quan tới đơn đặt hàng nào sẽ được phân bổ cho đơn đặt hàng đó. Khi đơn đặt hàng hoàn thành tổng số chi phí phát sinh theo đơn đặt hàng kể từ khi khởi công đến khi hoàn thành là giá thực tế của đơn đặt hàng đó.
Phương pháp hạch toán chi phí theo khối lượng công việc hoàn thành: Theo phương pháp này toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ được tập hợp cho đối tượng chịu chi phí Giá thành thực tế của khối lượng công tác xây lắp hoàn thành là toàn bộ chi phí bỏ ra trong giai đoạn thi công khối lượng công tác xây lắp đó
- Sản phẩm của công ty ít, một năm có thỉ chỉ có ba bốn công trình được hoàn thành, đối với các công trình chưa hoàn thành, tổng chi phí sẽ được tập hợp vào Tk 154 – Chi phí sản xuất dở dang Để có thể minh hoạ hết quy trình ghi sổ kế toán của đơn vị em xin chọn công trình Kè Ninh Giàng – Kiều nội, khởi công trong năm 2010 và cuối năm chưa hoàn thành.
2.1.2 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí của các vật liệu chính, vật liệu phụ vật kết cấu, giá trị thiết bị kèm theo vật kiến trúc…cần thiết để tham gia cấu thành thực thể sản phẩm xây lắp Đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản là địa điểm phát sinh chi phí ở nhiều nơi khác nhau nên để thuận tiện cho việc thi công,công tác quản lý chi phí, đảm bảo tiết kiệm được chi phí cho các công trình, nguyên vật liệu thường được các đội thường chủ động mua và chuyển đến từng công trường thi công Thường thì các nguyên vật liệu trực tiếp sẽ được mua ở tỉnh xây dựng công trình hoặc các tỉnh huyện lân cận, trừ một số trường hợp đặc biệt do yêu cầu đặc biệt của công trình hoặc do tính đặc thù của nguyên vật liệu không có tại vùng xây dựng thì phải mua và vận chuyển từ nời khác đến.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Tại Công ty cổ phần Thành Nam thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm khoảng 50-60% trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm Do vậy, việc hạch toán đúng đủ chi phí nguyên vật liệu có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định tiêu hao vật chất trong thi công, đảm bảo toàn bộ tính chính xác của toàn bộ chi phí đối với mỗi công trình, hạng mục công trình xây dựng cũng như phản ánh đúng tình hình sử dụng đối với từng loại nguyên vật liệu.
Chi phí nguyên vật liệu bao gồm các khoản mục sau:
- Nguyên vật liệu chính: sắt, thép gạch, đá, đá dăm, cát sỏi, xi măng, neo, cáp DSL, ống ghen, vải chống thấm,
- Vật liệu phụ: phụ gia bê tông, vật liệu hút ẩm
- Nhiên liệu: xăng, dầu, nhớt…
- Phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản…
2.1.2.2 Tài khoản sử dụng Để tập hợp chi phí NVL (nguyên vật liệu) trực tiếp, kế toán sử dụng tài khoản 621 “ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ”
Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất dung trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm ( gồm cả nguyên liệu, vật liệu chính và vật liệu phụ )
- Kết chuyển trị giá nguyên liệu, vật liệu thực tế sử dụng cho sản xuất, kinh doanh trong kỳ vào Tk 154 “ chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang ’’ và chi tiết cho đối tượng để tính giá thành sản phẩm.
- Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường vào
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu trực tiếp sử dụng không hết được nhập lại kho. Tài khoản 621 không có số dư cuối kỳ, tài khoản được mở chi tiết theo dõi cho từng công trình, hạng mục công trình như sau:
621 HC: Cầu Bá Hộ Chúc
621TD: Mặt đê tả đuống 621PC: cải tạo kè Phường Cáp 621SC: Xây dựng đê kè hữu sông cầu
2.1.2.3 Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết
Sơ đồ 2.1: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết NVL
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Hàng ngày kế toán đội sẽ tập hợp tất cả các chứng từ liên quan đến NVL và vào sổ kế toán chi tiết NVL, sau khi vào sổ kế toán chi tiết, cuối tháng kế toán sẽ lập bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, bảng tổng hợp này là căn cứ để kế toán đối chiếu giữa sổ cái TK 621 và bảng tổng hợp chi tiết TK 621, kế toán sẽ phải thường xuyên thực hiện bước kiểm tra đối chiếu này để có thể phát hiện các sai sót và sửa chữa kịp thời.
* Phương pháp tính giá nguyên vật liệu tại công ty:
Chi phí nguyên vật liệu được hạch toán trực tiếp vào từng công trình, hạng mục công trình theo giá thực tế.
Tại các công trình thì phần lớn các vật liệu đều phải tập kết trước với khối lượng lớn để đảm bảo tiến độ thi công, đồng thời cần có nhiều nhà cung cấp mới đáp ứng yêu cầu về số lượng, chất lượng, thời gian nên có sự khác biệt về giá Do vậy, để thuận tiện cho công tác hạch toán và tính giá trị hàng tồn kho Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp giá nhập trước, xuất trước
Hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xin cấp vật tư
Sổ kế toán chi tiết
TK 621 Bảng tổng hợp chi tiết
Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trên hoá đơn hoá đơn người bán (không bao gồm thuế GTGT (giá trị gia tăng) ).
* Chứng từ sử dụng: Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, phiếu xin cấp vật tư.
* Quy trình luân chuyển chứng từ và tập hợp số liệu:
Tính giá thành sản xuất của sản phẩm tại công ty Cổ phần Thành Nam
2.2.1 Đối tượng và phương pháp tính giá thành của công ty
Xác định đối tượng tính giá thành là công việc đầu tiên của toàn bộ công tác tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp xây lắp và có ý nghĩa quan trọng trong việc tính chính xác giá thành sản phẩm xây lắp yêu cầu đặt ra ở đây là xác định được đối tượng tính giá thành càng gần với đối tượng tập hợp chi phí thì càng tốt và việc tập hợp chi phí sản xuất phải tạo điều kiện thuận lợi nhất cho việc tính giá thành.
Do đặc thù riêng của ngành xây dựng cơ bản là sản phẩm mang tính đơn chiếc và có dự toán thiết kế riêng nên đối tượng tính giá thành thường trùng với đối tượng tập hợp chi phí xây lắp là từng công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng công việc hoàn thành bàn giao (dự toán riêng).
Xuất phát từ các đặc điểm như trên tại công ty Cổ phần Thành Nam, đối tượng tính giá thành là công trình, hạng mục công trình hoàn thành bàn giao theo các giai đoạn giữa chủ đầu tư và đơn vị thi công dựa trên cơ sở các chi phí đã tập hợp được cho từng công trình hoặc hạng mục công trình Tuy nhiên do đặc điểm của các công trình xây dựng thường có thời gian kéo dài, nhiều địa điểm khác nhau…nên công ty Cổ phần Thành Nam tính giá thành công trình hạng mục công trình vào cuối mỗi năm, việc thanh toán sản phẩm xây dựng hoàn thành theo điểm dừng kỹ thuật
Tổng hợp toàn bộ chi phí thực tế phát sinh của từng công trình, hạng mục công trình từ khi khởi công đến khi hoàn thành bàn giao chính là giá thành thực tế của khối lượng công tác xây lắp hoàn thành và bàn giao trong kỳ đó Riêng đối với các đơn đặt hàng thì toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình thi công lắp đặt đơn đặt hàng đó đều được tập hợp theo đơn đặt hàng Khi hoàn thành, giá thành thực tế của đơn đặt hàng chính là số chi phí tập hợp theo đơn đặt hàng.
Giá thành của khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao trong kỳ được tính theo công thức sau:
Công thức tính giá thành:
Z : là giá thành thực tế của công trình, hạng mục công trình
D dk: là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang đầu kỳ
C ps : là toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ
D ck : là chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ
2.2.2 Quy trình tính giá thành
Kế toán tập hợp các chứng từ để lập các chứng từ ghi sổ thực hiện bút toán kết chuyển chi phí về Tk 154, vào sổ cái TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và lập thẻ tính giá thành công trình, hạng mục công trình xây lắp hoàn thành.
Các biểu chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 154 trình bày ở mục 2.1.5 – kế toán tổng hợp chi phí sản xuất dở dang.
Mục đích chính của việc tập hợp chi phí sản xuất là xác định đúng, chính xác giá thành sản phẩm, phương pháp tính giá thành của công ty như đã trình bày ở trên là phương pháp xác định theo điểm dừng kỹ thuật Theo phương pháp đó cuối kỳ các cán bộ kỹ thuật, chủ nhiệm công trình sẽ ra thực tế công trình để xác định phần công việc đã hoàn thành và còn đang dở dang cuối kỳ, khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ là khối lượng xây lắp chưa đạt đến điểm dừng kỹ thuật hợp lý theo quy định và xác định khối lượng xây lắp dở dang như trình bày ở trên (muc 2.1.4.).
Sau khi đã xác định được khối lượng phần công việc đã hoàn thành và khối lượng công việc còn đang dở dang, kết quả sẽ được gửi về phòng tài vụ, căn cứ vào bảng kiểm kê khối lượng xây lắp hoàn thành và tổng chi phí phát sinh trong kỳ, kế toán tính ra chi phí dở dang cuối kỳ Từ đó kế toán lập thẻ tính giá thành công trình hoàn thành năm 2010 cho khối lượng xây lắp đã hoàn thành.
Công trình kè Ninh Giàng mới khởi công trong năm 2010 do đó khối lượng xây dựng dở dang đầu kỳ bằng 0, chi phí dở dang phát sinh trong kỳ ( sổ chi tiết TK
154 – Kè Ninh Giàng) là 7.033.705.661, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ là: 2.918.546.81 (theo biên bản kiểm kê xác định khối lượng chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ - biểu số 2.29 )
THẺ TÍNH GIÁ THÀNH PHẨM XÂY LẮP
Tháng 12 năm 2010 Tên sản phẩm: Công trình Kè Ninh Giàng
Chỉ tiêu Tổng số tiền Khoản mục
1.Chi phí SXKD DD đầu kỳ 0
2 Chi phí SXKD phát sinh trong kỳ
3 Chi phí SXKD dở dang cuối kỳ
4 Giá thành khối lượng sản phẩm hoàn thành bàn giao
Ngày 31, tháng 12, năm 2010 Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
Đánh giá chung về thực trạng kế toán CPSX và tính giá thành SP tại công ty CP Thành Nam và phương hướng hoàn thiện
3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán CPSX và tính giá thành SP tại công ty CP Thành Nam và phương hướng hoàn thiện
Trong thời đại nền kinh tế thị trường như hiện nay, vừa là cơ hội nhưng cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp Đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn luôn đổi mới và mở rộng thị trường.
Do đó, để tồn tại và phát triển hơn nữa, trong thời gian qua công ty cổ phần Thành Nam đã cố gắng mở rộng quy mô, tìm kiếm nhiều công trình mới, đồng thời nâng cao bộ máy của công ty Trong đó hệ thống kế toán đóng vai trò rất quan trọng, hỗ trợ cho phương hướng phát triển của công ty, luôn được quan tâm đổi mới và ngày càng hoàn thiền, chính điều này đã giúp cho hệ thống kế toán ngày càng thể hiện rõ hơn ưu điểm của mình:
Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty được xây dựng theo mô hình kế toán tập trung , phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Quy trình kế toán tại công ty như sau: các chứng từ được kế toán đội tập trung, sau đó gửi về cho phòng kế toán tại công ty để hạch toán Mô hình này không chỉ tạo thuận lợi cho công ty mà còn gọn nhẹ, tạo điều kiện cho các kế toán trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và thuận lợi nhất cũng như cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết cho bộ phận quản lý, góp phần cho việc ra các quyết định đúng đắn của cấp lãnh đạo.
Về hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ: Hiện tại công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ đầy đủ và đáp ứng yêu cầu theo quy định Công ty luôn thực hiện nghiêm chỉnh, đầy đủ các bước trong quá trình luân chuyển chứng từ Nhờ việc tổ chức, bảo quản, lưu trữ chứng từ khoa học, cẩn thận,đảm bảo cho việc kiểm tra, kiểm soát được dễ dàng hơn, tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác khi cần thiết.
Về hệ thống tài khoản: Công ty Cổ phần Thành Nam đang sử dụng hệ thống tài khoản theo đúng quy định của bộ tài chính và chi tiết đến tài khoản cấp II đối với một số tài khoản cần thiết theo yêu cầu của quản lý của công ty Do đó tạo điều kiện vừa theo dõi chữa kịp thời.
Về việc vận dụng hình thức chứng từ ghi sổ: Công ty lựa chọn hình thức “chứng từ ghi sổ” là phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc thù ngành và quy mô của công ty Công ty tiến hành tập hợp chi phí và tính giá thành của sản phẩm xây lắp hoàn thành theo từng công trình, hạng mục công trình, quyết toán khi kết thúc năm tài chính (31/12) Điều này giúp cho công việc ghi chép được giảm bớt, tạo thuận lợi cho việc lập báo cáo tài chính, rút ngắn thời gian quyết toán và đồng thời cũng giảm bớt sai sót có thể xảy ra.
Bên cạnh đó công ty còn mở một hệ thống sổ chi tiết để theo dõi chi phí sản xuất, nhờ đó giúp cho việc tổng hợp chi phí cũng như tính giá thành nhanh chóng, thuận lợi và chính xác hơn.
Về hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp: Nắm bắt được tầm quan trọng của phần hành này, công ty cũng đã tổ chức bộ máy kế toán sao cho phản ánh chính xác nhất giá thành của sản phẩm hoàn thành Việc hạch toán chi phí sản xuất của công ty được tiến hành theo từng công trình, hạng mục công trình trong từng thời kỳ rõ ràng và cụ thể Điều này không chỉ tạo điều kiện cho việc đảm bảo tính chính xác cao cho giá thành sản phẩm mà còn tạo thuận lợi cho việc so sánh giữa giá dự toán với giá thành thực tế của từng công trình để từ đó đưa ra biện pháp kiểm soát chi phí và hạ giá thành sản phẩm.
Về phương pháp tính lương công nhân: Công ty lựa chọn phương pháp trả lương theo sản phẩm dưới hình thức khoán gọn nhân công trực tiếp nhờ đó tạo điều kiện thúc đẩy người lao động có ý thức trách nhiệm hơn đối với công việc cả về thời gian và chất lượng lao động do tiền lương gắn chặt với kết quả lao động của họ Do đó tránh được tình trạng ỷ lại trong công việc của công nhân hay làm ẩu để nhận lương cao Việc áp dụng phương pháp tính lương phù hợp với từng đối tượng đối tượng lao động đã góp phần không nhỏ trong việc huy động và sử dụng nguồn lao động có hiệu quả cao Từ đó tiết kiệm được chi phí về lao động sống trong chi phí sản xuất kinh doanh, từ đó góp phần hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho công ty và cũng tăng mức cạnh tranh của công ty với các doanh nghiệp khác Quá trình lao động của nhân công được theo dõi thường xuyên qua bảng chấm công do tổ trưởng đội theo dõi và từ bảng chấm công để lập bảng thanh toán lương giúp cho kế toán tổng hợp tiền lương và tính giá thành thuận tiện, đồng thời cũng tạo được công bằng nhờ đó không xảy ra các mâu thuẫn không đáng có.
Bên cạnh những ưu điểm mà công ty đã đạt được như nêu trên, trên thực tế dù cố gắng nhiều nhưng công ty vẫn còn đang tồn tại một số nhược điểm trong việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành phẩm Công ty đang cố gắng khắc phục những nhược điểm này để đi đến ngày càng hoàn thiện hơn bộ máy quản lý của công ty.
Về bộ máy và công tác kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty tương đối nhiều song vẫn chưa đáp ứng đủ nhu cầu và khối lượng công việc, do đó một số nhân viên còn phải đảm nhiều phần hành công việc khác nhau, làm giảm tính chuyên môn hóa của công việc nên hiệu suất và kết quả mang lại vẫn chưa thực sự là cao nhất và khả năng tiềm tàng các sai sót có thể xảy ra.
Các kế toán ở các công trường vẫn chưa phát huy hết vai trò của mình nên dễ để xảy ra tình trạng thất thoát và lãng phí.
Về luân chuyển chứng từ:
Do đặc thù của ngành xây dựng là địa bàn hoạt động của công ty rất rộng , tại các công trình đều có nhân viên kế toán công trình thu thập, và gửi chứng từ về phòng kế toán của công ty theo từng tháng Tuy nhiên trên thực tế việc giao nộp chứng từ của các nhân viên kế toán đội thường rất chậm trễ gây khó khăn cho công tác hạch toán, và làm chậm trong việc phản ánh đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh Theo quy định của công ty, kế toán đội phải gửi chứng từ lên cho phòng kế toán trong vòng một tháng kể từ ngày phát sinh nghiệp vụ, tuy nhiên việc giao nộp chứng từ thường kéo dài qua một kỳ. Khi có sự hối thúc của phòng kế toán, các kế toán đội thường giao nộp tập trung thành đợt vào cuối kỳ làm cho công tác hạch toán trở nên rất vất vả và do khối lượng công việc tập trung trong thời gian ngắn nên làm tăng khả năng sai sót lên đáng kể Việc chậm trễ của công tác luân chuyển chứng từ này làm giảm tính chính xác của thông tin kế toán do đó ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho các lãnh đạo cấp trên, cũng như lập và nộp các báo cáo thuế hàng tháng, hay số liệu trong các quan hệ thanh toán. Điển hình là đơn xin tạm ứng thường không có bản hợp đồng kèm theo, điều này cản trở việc ký duyệt các đơn xin tạm ứng, do đó gây nên sự chậm trễ tiến độ thi công của công trình Bên cạnh đó việc lập dự toán tiến độ thi công cũng không được các đội tuân thủ đầy đủ nên dẫn đến kết quả là kế hoạch tài chính của công ty luôn bị thay đổi,làm mất cân bằng tài chính của công ty và để đáp ứng nhu cầu, các kế toán ngân hàng thường phải đến ngân hàng để vay các khoản vay bất thường tại các công trình xây dựng tăng thêm chi phí ngoài dự toán cho công ty, từ đó làm giảm lợi nhuận.
Về công tác quản lý chi phí:
Việc quản lý tốt chi phí của công ty đóng vai trò rất quan trọng trong việc hạ thấp giá thành, nâng cao năng lực cạnh tranh và nâng cao lợi nhuận cho công ty Do đó quản lý tốt chi phí luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý
*Về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Nguyên vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng do đó là mục tiêu để hạ giá thành sản phẩm Tuy nhiên trên thực tế , do công ty áp dụng hình thức khoán gọn, công ty cho các đội tự mua sắm vật tư cho đội mình, điều này vừa tạo điều kiện thuận lợi nhưng cũng gây nên không ít bất lợi, do các đội xây dựng chỉ có các chứng từ nhập kho theo giá mua thực tế mua về mà không có sổ sách theo dõi chặt chẽ theo từng loại vật tư mua về cho từng công trình, việc áp dụng hình thức khoán gọn này tạo điều kiện cho các đội mua bán không trung thực và công ty rất khó quản lý, điều này làm tăng thất thoát chi phí của công ty, làm tăng giá thành công trình, làm sai lệch thông tin kế toán và có thể gây ra các quyết định sai lầm nếu dựa vào các thông tin sai lệch này.
* Về chi phí nhân công trực tiếp: Việc quản lý nhân công cũng gặp nhiều khó khăn Do đặc điểm riêng của ngành xây dựng là sử dụng lực lượng lao động thuê ngoài là chủ yếu, do đó gây nên khó khăn trong việc quản lý, tạo điều kiện cho việc lạm dụng như chấm công và trả lương không trung thực Nguyên nhân do việc theo dõi, chấm công vẫn chưa đảm bảo tính khách quan Đội trưởng là người chấm công, chia lương vừa là người được được ủy quyền đứng ra ký hợp đồng thuê, điều này vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm gây ra mất công bằng đối với công nhân sản xuất, làm ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của công nhân và có thể gây ra mất đoàn kết, giảm sút tinh thần làm việc của công nhân.
Giải pháp hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty Cổ phần Thành Nam
Trong thời gian thực tập vừa qua tại công ty Cổ phần Thành Nam, em đã hiểu được nhiều kiến thức từ thực tiễn về công tác kế toán, đặc biệt là công tác chi phí sản xuất và tính giá thành tại công ty Qua đó em xin được đề xuất một số ý kiến, biện pháp cụ thể để khắc phục những tồn tại trong công tác quản lý hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty.
- Về công tác luân chuyển chứng từ:
Như đã trình bày ở trên do đặc thù ngành, công ty Cổ phần Thành Nam có địa Bàn hoạt động rộng, số lượng công trình mà công ty cùng thi công trong cùng một thời gian rất nhiều,lại không tập trung mà rải rác và phân tán khắp mọi miền đất nước Do đó việc chậm trễ trong luân chuyển chứng từ gốc ban đầu lên phòng kế toán công ty cũng không tránh khỏi việc kế toán chậm, không đảm bảo được yêu cầu quản lý của công ty.
Do vậy để khắc phục tình trạng này, phòng tài vụ cần quy định rõ về thời gian giao nộp chứng từ gốc kịp thời về phòng tài vụ để có số liệu phản ánh kịp thời trong sổ kế toán, nhờ đó tránh được trường hợp chi phí phát sinh kỳ này nhưng lại ghi sổ vào kỳ sau. Muốn vậy, đòi hỏi trưởng phòng tài vụ phải xây dựng lịch trình cho các đội, xí nghiệp thi hành, nếu sai phạm sẽ tiến hành xử phạt và có các hình thức khuyến khích để phát huy và thúc đẩy các kế toán đội nhanh chóng chuyển chứng từ lên cho phòng tài vụ Bên cạnh đó cũng cần có sự hỗ trợ của Ban giám đốc công ty trong việc nâng cao ý thức trách nhiệm, xây dựng chế độ thưởng phạt rõ ràng và minh bạch tránh gây mất đoàn kết trong đội ngũ cán bộ, công nhân…
Chấn chỉnh hoạt động tài chính của công ty bằng cách tổ chức một cuộc họp giữa phòng tài vụ, ban giám đốc, các đội trưởng xây dựng và nhân viên kế toán đội, yêu cầu các đội trưởng xây dựng phải tiến hành lập các dự toán tiến độ thi công và chuyển cho phòng tài vụ để kế toán trưởng có thể lập các kế hoạch tài chính một cách chính xác và hợp lý, từ đó giảm bớt được các chi phí phát sinh không cần thiết Các kế toán đội và các đội trưởng xây dựng phải tuân thủ đầy đủ các chế độ về chứng từ kế toán Khi muốn được tạm ứng phải có đơn xin tạm ứng kèm theo các bản hợp đồng Nhờ đó có thể quy định chặt chẽ thời hạn thanh toán các chứng từ bằng cách quy định rõ các đội phải quyết toán xong số tạm ứng đợt trước mới được tạm ứng lần tiếp theo Thực hiện được khâu kiểm soát này sẽ giúp cho công ty sử dụng nguồn vốn một cách có hiệu quả hơn nhờ tiết kiệm được các chi phí không cần thiết và kiểm soát được các khoản tiền tạm ứng không vì mục đích kinh doanh của công ty.
- Về tài khoản và công tác kế toán:
Về chi phí nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và có tầm quan trọng đối với giá thành sản xuất sản phẩm, do vậy công ty cần phải quan tâm tới khoản mục này nhiều hơn nữa Đối với vật tư mua ngoài của những công trình ở xa công ty, vật tư ở kho không thể đáp ứng được do chi phí vận chuyển quá lớn Cần có cán bộ vật tư lập kế hoạch chi phí vật tư với định mức hao phí sao cho ít nhất nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng và yêu cầu kỹ thuật.Việc mua vật tư sẽ được mua ở các tỉnh địa bàn lân cận, đội trưởng cần phải lựa chọn nhà cung cấp vật tư có uy tín và cung cấp đầy đủ vật tư theo yêu cầu của công ty Như thế công ty đã hạn chế được chi phí hao hụt trong vận chuyển và bảo quản vật tư Kế toán đội tư Những hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho là các chứng từ cho việc mua sắm vật tư, tuy nhiên về sử dụng vật tư, để tiện theo dõi và thuận lợi cho công tác quản lý và kiểm soát kế toán đội nên lập sổ danh điểm vật tư để theo dõi từng loại vật tư được sử dụng trong đó có danh sách những nhà cung cấp cho từng loại vật tư Kế toán đội có thể lập sổ danh điểm vật tư như sau:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Đội xây dựng công trình: ….
STT Danh điểm vật tư ĐVT Số lượng Tên nhà cung cấp
1 Cát vàng Tấn 30.000 Công ty TNHH cung cấp vật tư…
Cuối tháng khi kế toán đội nộp chứng từ gốc lên cho phòng tài vụ, kế toán công ty sẽ lập một sổ theo dõi vật tư cho từng công trình như sau:
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ THEO TỪNG CÔNG TRÌNH
STT Chứng từ Tên vật tư ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền
Sổ này được kế toán dùng để đôi chiếu với bảng kê chi phí vật tư của các đội xây dựng công trình. cả,số lượng, chất lượng…) thì kế toán cũng nên lập một bảng danh mục các nhà cung cấp vật tư như sau, để tiện so sánh và lựa chọn khi có nhu cầu cung cấp vật tư:
DANH MỤC CÁC NHÀ CUNG CẤP VẬT TƯ
Tên vật tư: Xi măng
STT Nhà cung cấp Các chi nhánh
Khối lượng CC tối tiểu Khối lượng cung cấp tối đa
Các điều kiện TT, chiết khấu… Khối lượng
Khi có nhu cầu về cung cấp vật tư, kế toán, kế toán đội sẽ yêu cầu các nhà cung cấp vật tư gửi báo giá và tiến hành lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất.
Về chi phí máy thi công: Công ty nên mở chi tiết của Tk 623 bởi chi phí máy thi công chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong giá thành sản phẩm.
Việc hạch toán tất cả các chi phí liên quan đến máy thi công được tập hợp trên TK
623 – Không chi tiết đầy đủ các khoản mục chi phí sẽ gây khó khăn cho quá trình theo dõi, quản lý chi phí Dó để tạo thuận lợi cho việc theo dõi, kiểm soát chi phí, công ty nên chi tiết TK 623 như sau:
6233: Chi phí dụng cụ sản xuất.
6234: Chi phí khấu hao máy thi công.
6237: Chi phí DV mua ngoài.
6238: Chi phí bằng tiền khác.
Bên cạnh đó, các lái máy cũng như các đội trưởng thi công không theo dõi số giờ máy hoạt động hàng ngày mà lập bảng kê theo dõi khối lượng hoàn thành Làm như vậy,đội trưởng sẽ không kiểm soát được tiến độ làm việc, những lúc máy hoạt động liên tục làm việc hiệu quả, công ty nên lập bảng theo dõi giờ máy hoạt động như sau:
BẢNG THEO DÕI GIỜ MÁY HOẠT ĐỘNG CỦA MÁY THI CÔNG
Thi công tại công trình: … Đội xây dựng CT số: … Tháng: ……
Máy dầm Cấp nhiên liệu
…. Đối với chi phí mua ngoài công ty cũng nên lập lập bảng kê và kèm theo các hóa đơn chứng từ cụ thể.
BẢNG TẬP HỢP CÁC HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ DV MUA NGOÀI
Hóa đơn Nội dung Tổng
Công trình sử dụng Ghi chú
Về chi phí sản xuất chung:
Cũng như chi phí máy thi công, chi phí sản xuất công ty cũng đang theo dõi chung trên TK 627 – Chi phí sản xuất chung, điều này làm khó khăn cho việc theo dõi các khoản mục chi phí Do đó, để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý và kiểm soát, công ty nên chi tiết TK 627 như sau:
6273: Chi phí dụng cụ sản xuất.
6274: Chi phí khấu hao TSCĐ.
6277: Chi phí dịch vụ mua ngoài.
6278: Chi phí khác bằng tiền.
Bên cạnh đó đối với DV mua ngoài công ty cũng nên lập bảng tập hợp và theo dõi các hóa đơn mua hàng, các chứng từ để quản lý tốt hơn chi phí dịch vụ mua ngoài, tránh thất thoát lãng phí và tránh kẻ gian biển thủ.
Về chi phí thiệt hại trong sản xuất.
Hiện tại công ty không phản ánh đầy đủ các chi phí thiệt hại trong sản xuất, dẫn đến phản ánh không đúng chi phí phát sinh cũng như giá thành sản phẩm xây lắp, do đó không quy được phần trách nhiệm đối với phần thiệt hại Nguyên nhân dẫn đến thiệt hại có thể do cơ chế khoán gọn, do quản lý chưa chặt chẽ. Để khắc phục tình trạng này, kế toán cần tính ra thiệt hại và quy trách nhiệm đối với cá nhân hay tập thể gây ra thiệt hại Công ty có thể áp dụng hình thức trừ lương, bồi thường bằng tiền mặt,…đối với phần thiệt hại không thu được thì hạch toán vào Tk 811. Như vậy công ty vừa tăng cường được tính kỷ luật, nhờ đó sẽ giảm được các thiệt hại về sau, và cũng tiết kiệm được một phần chi phí cho công ty, nhờ đó giá thành được tính chính xác hơn.
- Về sổ kế toán chi tiết
Do đặc điểm kinh doanh của công ty, đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành tập hợp chi phí là theo từng công trình, hạng mục công trình Công ty đã áp dụng hạch toán mở sổ chi tiết cho từng công trình riêng đối với các khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm như 154, 621, 622, 623, 627 việc mở sổ chi tiết này giúp cho kế toán tiện trong việc theo dõi và kiểm tra đối chiếu khi có nhu cầu cần thiết.
Điều kiện thực hiện
máy kế toán và bộ máy quản lý của công ty Tuy nhiên để đạt được hiệu quả tối đa thì cũng cần có sự cố gắng của công ty Cổ Phần Thành Nam và cũng cần một số điều kiện của nhà nước tạo điều kiện cho công ty. Đối với công ty Cổ Phần Thành Nam, để thực hiện được tốt công tác quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành phẩm, công ty cần phải có các chính sách khuyến khích để các cán bộ công nhân viên thực hiện sao cho chi phí nguyên vật liệu, máy thi công, chi phí sản xuất chung…sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả nhất Để thực hiện được việc tiết kiệm chi phí tới tận nơi công trình thì công ty nên thực hiện các hợp đồng khoán gọn chi phí cho các đội thi công, như vậy thì chi phí tiết kiệm được sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới lợi ích của các chủ nhiệm công trình do đó chi phí được sử dụng tiết kiệm tránh gây lãng phí thất thoát không đáng có Đối với chi phí hư hỏng thiệt hại, công ty nên ra quy chế để quy trách nhiệm trực tiếp cho người gây tổn thất và không những tiết kiệm được chi phí cho công ty mà còn ngăn ngừa được sai sót hư hỏng về sau Bên cạnh đó để hạn chế được rủi ro ngoài dự kiến, tránh gây ra tổn thất lớn nặng nề cho công ty, thì công ty nên mua bảo hiểm công trình, nếu xảy ra các thiên tai, thiệt hại thì công ty sẽ được chia sẻ một phần gánh nặng thiệt hại do đó tình hình tài chính của công ty sẽ không bị xáo trộn mạnh, tránh gây ra những khó khăn khó lường trước được.
Bên cạnh đó để quản lý, sử dụng, tiết kiệm được tối đa chi phí thì bộ máy kế toán của công ty cần phải được thiết kế một cách khoa học, tránh rườm rà nhưng cũng phải có đủ lực lượng để hạch toán chi tiết các khoản mục cần thiết đáp ứng nhu cầu quản lý khi cần thiết Trong thời đại hiện nay, máy tính là một phương tiện rất hữu ích và đặc biệt hơn đối với ngành kế toán, khi các phần mềm kế toán ngày càng được quan tâm và phát triển sao cho phù hợp nhất với yêu cầu sử dụng của từng đơn vị, do đó mà khối lượng công việc kế toán được giảm nhẹ đi rất nhiều và cũng giảm bớt sai sót và thời gian nhanh hơn Việc sử dụng phần mềm kế toán vào hạch toán của công ty tạo điều kiện thuận lợi cho người hạch toán không cần có trình độ cao trong kế toán chỉ cần trình độ trung cấp hay cao đẳng là có thể làm tốt công việc của một người kế toán, tuy nhiên để công tác kế toán được diễn ra xuyên suốt, không xảy ra những sai sót lớn và để hệ thống kế toán luôn nằm trong tầm kiểm soát thì công ty cũng cần thường xuyên phải nâng cao trình độ cho đội ngũ kế toán bằng cách cử đi học các khóa học ngắn hạn nhằm nâng cao kiến thức và trình độ chuyên môn và để cập nhập các thay đổi trong chính sách kế toán của nhà nước. toán do nhà nươc ban hành và các nghị định, thông tư thay đổi bổ sung cũng ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý chi phí của công ty Hiện nay ngày càng có xu hướng nhà nước trao cho công ty quyền tự kê khai nhưng cũng phải tự đứng ra chịu trách nhiệm của mình trước pháp luật, điển hình như chính sách tự kê khai hạch toán thuế và doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về độ chính xác của thông tin kê khai này Điều này giúp cho công ty có phần tự chủ hơn, và cũng nâng cao trách nhiệm và ý thức của các nhân viên hơn Trong năm 2011 này nhà nước lại mới ban hành thêm nghị định cho phép doanh nghiệp tự in hóa đơn và tự quản lý hóa đơn, do đó doanh nghiệp cần phải có bộ máy kiểm soát chặt chẽ và cũng cần phải có đội ngũ cán bộ có ý thức, trách nhiệm cao. Để đạt được hiệu quả trong bối cảnh như trên đòi hỏi cả các cán bộ quản lý và nhân viên đều phải cố gắng hết mình và làm việc có trách nhiệm, do đó để có thể thúc đẩy tinh thần làm việc của các công nhân viên, công ty cũng cần có các chính sách khen thưởng đúng lúc, đúng nơi, kịp thời động viên và khích lệ tinh thần làm việc của cán bộ công nhân viên và việc khen thưởng kỷ luật cũng cần phải diễn ra công khai minh bạch,tránh gây ra những phản ứng phản tác dụng và dị nghị trong cán bộ công nhân viên.