Thực trạng triển khai quy trình erp của các doanh nghiệp tại việt nam

lOMoARcPSD|17838488 ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP -š›&š› - BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN Đề tài: Thực trạng triển khai quy trình ERP doanh nghiệp Việt Nam Nhóm sinh viên thực hiện: STT Họ tên MSSV Nguyễn Hồng Nhung 1911801 Trịnh Thị Tuyết 1912377 Trương Thị Thu Ngân 1910368 Trần Thị Ái Như 1911808 Nguyễn Mai Hoàng Yến 1912499 Nguyễn Đại Hoàng Mỹ 1913663 Trần Lan Hương 1914205 Lớp: L02 GVHD: Võ Thị Ngọc Trân TP.HCM, 09/2021 lOMoARcPSD|17838488 MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH iv LỜI MỞ ĐẦU v CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC TỔ CHỨC - ERP 1.1 Khái niệm ERP 1.3 Lợi ích hạn chế việc triển khai ERP 1.3.1 Lợi ích áp dụng hệ thống ERP 1.3.2 Hạn chế áp dụng hệ thống ERP 1.4 Cấu trúc ERP 1.5 Các thành phần ERP 1.6 Lựa chọn hệ thống ERP 1.6.1 Xác định mục tiêu tình trạng hệ thống 1.6.2 Lựa chọn nhà cung cấp 10 1.7 Quy trình triển khai ERP 12 1.7.1 Thiết kế lại ERP trước triển khai 12 1.7.2 Thuận lợi bất lợi ERP không thiết kế lại (ERP đóng gói) 12 1.7.3 Các giai đoạn triển khai ERP 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI QUY TRÌNH ERP CỦA CÁC DOANH NGHIỆP TẠI VIỆT NAM 14 2.1 Khái quát chung thực trạng triển khai ERP Việt Nam 14 2.2 Ứng dụng ERP Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) 15 2.2.1 Khái quát Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) 15 2.2.2 Giới thiệu hệ thống ERP Vinamilk 16 ii lOMoARcPSD|17838488 2.2.3 Đánh giá 21 2.3 Ứng dụng ERP Công ty Cổ phần Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận (PNJ) 24 2.3.1 Khái quát Công ty Cổ phần Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận (PNJ) 24 2.3.2 Giới thiệu hệ thống ERP PNJ 27 2.3.3 Đánh giá 29 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 32 3.1 Phát huy hiệu hệ thống doanh nghiệp thành công 32 3.2 Cải thiện mặt hạn chế hệ thống doanh nghiệp thất bại 32 KẾT LUẬN 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO 37 iii lOMoARcPSD|17838488 DANH MỤC HÌNH Hình Kho liệu sử dụng giải pháp ERP Hình Phân loại phần mềm ERP 11 Hình Bảng xếp hạng phần mềm ERP 2017 12 Hình Nhãn hàng CAO - Fine Jewellery trực thuộc tập đồn PNJ 25 Hình Nhãn hàng PNJ trực thuộc tập đoàn PNJ 25 Hình Nhãn hàng PNJSilver trực thuộc tập đoàn PNJ 26 Hình Nhãn hàng Vàng miếng Phượng Hồng PNJ trực thuộc tập đồn PNJ 26 Hình Nhãn hàng PNJ Watch trực thuộc tập đoàn PNJ 27 iv lOMoARcPSD|17838488 LỜI MỞ ĐẦU Lý hình thành đề tài Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 tạo hội thách thức mới, gia tăng áp lực cạnh tranh, đòi hỏi doanh nghiệp Việt Nam phải chủ động tìm kiếm giải pháp giúp cung cấp sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng cách nhanh chóng hơn, tốt rẻ đối thủ cạnh tranh Giải pháp để tự hồn thiện nhờ hỗ trợ việc ứng dụng công nghệ thông tin hiệu vào hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt công tác quản lý Trong vài năm trở lại đây, hệ thống hoạch định nguồn lực tổ chức - Enterprise Resource Planning (ERP) nhanh chóng trở thành giải pháp doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn đầu tư áp dụng đa dạng ngành nghề lợi ích to lớn mà mang lại ERP công cụ đắc lực giúp nhà lãnh đạo quản lý hiệu tập trung toàn hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp; giúp đánh giá dịch vụ, khu vực thu hút nhiều khách hàng hay đánh giá dịch vụ mà khách hàng ưa thích sử dụng, chí lực lượng khách hàng tiềm doanh nghiệp Bên cạnh đó, ERP cịn thể nhiều lợi ích khác với tính tích hợp việc theo dõi giám sát trình tác nghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp hội nhập với tiêu chuẩn quản lý giới Mặc dù nhận thức ERP tổ chức ngày tăng, xu hướng ứng dụng ERP ngày nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công Vậy đâu thách thức thực doanh nghiệp lựa chọn đầu tư vào ERP? Làm để ứng dụng hệ thống thành cơng? Để tìm hiểu chi tiết vấn đề nhóm chọn đề tài: Thực trạng triển khai quy trình ERP doanh nghiệp Việt Nam v lOMoARcPSD|17838488 Mục tiêu đề tài Thứ nhất, tìm hiểu hệ thống hoạch định nguồn lực tổ chức (ERP) Thứ hai, đánh giá thực trạng triển khai ERP doanh nghiệp Việt Nam, cụ thể Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) Công ty cổ phần Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận (PNJ) Thứ ba, đề xuất giải pháp triển khai ứng dụng ERP cho hai doanh nghiệp nói riêng doanh nghiệp Việt Nam nói chung bối cảnh hội nhập kinh tế giới Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) Công ty Cổ phần Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận (PNJ) khoảng thời gian từ 2007 đến Phương pháp nghiên cứu Sử dụng số phương pháp nghiên cứu phương pháp thu thập số liệu, phân loại, hệ thống hóa lý thuyết phương pháp nghiên cứu định tính để làm sáng tỏ vấn đề Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, nội dung đề tài bao gồm chương: Chương 1: Tổng quan hệ thống hoạch định nguồn lực tổ chức - ERP Chương 2: Thực trạng triển khai quy trình ERP doanh nghiệp Việt Nam Chương 3: Đề xuất giải pháp vi Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC TỔ CHỨC - ERP 1.1 Khái niệm ERP Hệ thống hoạch định nguồn lực tổ chức (ERP) phần mềm máy tính tự động hóa tác nghiệp đội ngũ nhân viên doanh nghiệp gồm nhiều mô đun nhằm nâng cao hiệu hoạt động hiệu quản lý toàn diện doanh nghiệp ERP khơng phần mềm mà cịn phong cách quản lý Đặc điểm ERP: - Tích hợp tất chức xử lý nghiệp vụ tất phận phần mềm nhất: ERP thay ứng dụng độc lập cách cung cấp mô-đun khác dựa sở liệu chung giao diện ứng dụng tương tự phục vụ cho toàn doanh nghiệp Theo đó, ứng dụng ERP có giao diện giống nhu cầu đặc thù phận cụ thể Ví dụ: Nhân viên vận chuyển đầu vào (Inbound logistics) vận hành (Operations) sử dụng giao diện người dùng chung để truy cập phần thông tin giống từ sở liệu chia sẻ Mặc dù mô-đun vận chuyển đầu vào mô-đun vận hành khác tính đặc thù có thiết kế hình, bố cục, tùy chọn menu tương tự nhau, Hình Kho liệu sử dụng giải pháp ERP Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 - Thông tin lưu trữ hệ thống kế thừa chuyển đổi thành sở liệu lớn, tập trung lưu trữ thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh khác tổ chức Cơ sở liệu trung tâm cung cấp nơi để lưu trữ truy cập tất thông tin liên quan đến công ty phịng ban cụ thể, mơ tả Hình 1.2 Các giai đoạn phát triển ERP Quá trình phát triển ERP chia thành giai đoạn sau: Giai đoạn (1960s): Hoạch định kiểm soát tồn kho (Planning & Inventory Control) Vào năm 1960, hệ thống phần mềm hoạch định kiểm soát tồn kho (Planning & Inventory Control) đời đáp ứng yêu cầu quản lý hàng tồn kho nhằm xác định yêu cầu bổ sung hàng tồn kho; quản lý việc đặt hàng tồn kho việc sử dụng hàng kho báo cáo hàng tồn kho Đây bước đặt móng cho trình cải tiến hệ thống ERP ngày Giai đoạn (1970s): Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) Những năm 1970, phần mềm hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất mua nguyên vật liệu mặt thời gian, nhu cầu Đây cách tiếp cận lập kế hoạch dựa nhu cầu Lợi ích MRP giúp doanh nghiệp giảm mức dự trữ hàng tồn kho, gia tăng dịch vụ khách hàng, tăng tính hữu hiệu hiệu hoạt động MRP đặt câu hỏi: - Chúng ta sản xuất sản phẩm gì? - Cần nguyên vật liệu để tạo sản phẩm đó? - Những nguyên vật liệu có sẵn kho? - Những nguyên vật liệu cần phải mua? MRP sử dụng kế hoạch sản xuất tổng thể - Master Production Schedule (MPS) để tìm câu trả lời cho câu hỏi thứ Sau đó, tìm kiếm danh sách chi tiết nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm từ danh sách vật tư (BOM); tìm kiếm nguyên vật liệu cịn kho thơng qua báo cáo hàng tồn kho cuối tình tốn số lượng Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 nguyên vật liệu cần phải mua để tiến hành sản xuất Hệ thống MRP phát triển cách nhanh chóng người ta nhận thấy ích lợi to lớn Giai đoạn (1980s): Hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP II) Những năm 1980, phần mềm hoạch định sản xuất (MRP II) phát triển từ MRP trước Mục tiêu MRP II tích hợp chức chủ yếu sản xuất tài vào hệ thống lập kế hoạch để gia tăng hiệu cho doanh nghiệp sản xuất MRP II bổ sung thêm việc quy hoạch lực xây dựng lịch trình đơn đốc, giám sát việc thực kế hoạch sản xuất Giai đoạn (1990s đến nay): Hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP II) Giữa năm 1990, công ty nghiên cứu Gartner đặt thuật ngữ “hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” Hệ thống tích hợp hoạt động kinh doanh nhiều vùng hoạt động nội doanh nghiệp thành hệ thống chung với sở liệu chung Nó bao gồm phân hệ nhằm hỗ trợ hoạt động tiếp thị bán hàng, tài chính, kế tốn, sản xuất quản trị nguồn nhân lực Trong MRP II tập trung chủ yếu vào lập kế hoạch lịch trình cho nguồn lực nội doanh nghiệp ERP hướng tới lập kế hoạch lịch trình tới người cung cấp nguồn lực cho doanh nghiệp sở lập kế hoạch nhu cầu lịch trình khách hàng cách động Đây điểm khác MRP II ERP Năm 2000, Gartner đưa ý tưởng ERP II để hệ thống hỗ trợ internet lấy liệu từ nguồn khác, bao gồm ứng dụng văn phòng, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), thương mại điện tử tự động hóa tiếp thị, ứng dụng hậu cần quản lý chuỗi cung ứng (SCM) quản lý nguồn nhân lực (HCM) Đây tiến đáng kể có nhiều thơng tin cung cấp vào hệ thống ERP, dễ dàng xác định giải vấn đề tận dụng hội để cải tiến Ngày nay, hệ thống ERP hàng đầu kho thông tin khổng lồ tạo báo cáo làm bật hiệu suất khía cạnh doanh nghiệp, từ bán hàng tiếp thị đến phát triển sản phẩm đến nhân hoạt động Có vơ số ứng dụng có sẵn, thiết kế cho ngành, mơ hình kinh doanh thách thức khác nhau, ERP đóng vai trị trung tâm huy cho mạng lưới phần mềm rộng lớn Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 1.3 Lợi ích hạn chế việc triển khai ERP 1.3.1 Lợi ích áp dụng hệ thống ERP Khi phần mềm ERP áp dụng việc quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, lợi ích mà phần mềm mang lại cho doanh nghiệp lớn Cụ thể sau: - Thông tin đồng bộ, chia sẻ tập trung, tin cậy cập nhật tức thời Khi áp dụng vào tổ chức, ERP giúp doanh nghiệp tạo Cơ sở liệu chung, quán, đồng phòng ban tồn tổ chức Từ giúp cho việc trao đổi, chia sẻ thơng tin phịng ban diễn cách nhanh chóng Tất thơng tin liệu doanh nghiệp lưu trữ tập trung, kiểm duyệt qua nhiều phận, phòng ban nên giúp nhà quản lý có thơng tin quản trị kịp thời với độ tin cậy cao, từ giúp cho việc giải thông tin, cố diễn nhanh Ngoài ra, việc ERP lưu lại tồn nghiệp vụ doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp truy xuất toàn lịch sử hoạt động cách nhanh chóng, xác với khả bảo mật cao Vì thế, doanh nghiệp thực hoạt động phân tích, kết hợp với việc sử dụng thông tin từ nhiều nguồn, khai thác thông tin từ liệu lưu trữ để hỗ trợ việc định - Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí Như trình bày, ERP giúp doanh nghiệp loại bỏ yếu tố trung gian gây cản trở việc chia sẻ luồng thơng tin phịng ban tổ chức, nhờ nâng cao hiệu cơng việc cắt giảm chi phí khơng cần thiết, giúp tối ưu hóa hiệu làm việc nhân viên đồng thời giảm thiểu chi phí đào tạo huấn luyện lại nhân viên cũ Bên cạnh đó, hệ thống ERP cịn giúp hạn chế khoản chi phí bị thất q trình kinh doanh nhờ việc phân hệ quản trị sản xuất giúp công ty lên kế hoạch tính tốn xác cơng suất máy móc cơng nhân, làm giảm chi phí sản xuất đơn vị sản phẩm Ngoài ra, ERP giúp doanh nghiệp vận hành tốt vấn đề tài đặc biệt quản lý dịng tiền, giá vốn hàng bán tính tốn xác nhờ mang đến lợi ích cao Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 cung cấp hệ thống quản trị doanh nghiệp dịch vụ triển khai ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 2.3 Ứng dụng ERP Công ty Cổ phần Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận (PNJ) 2.3.1 Khái quát Công ty Cổ phần Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận (PNJ) Tên công ty: Công ty Cổ phần Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận Mã chứng khoán PNJ Hai nhãn hàng nữ trang thời trang công ty PNJ là: PNJ, CAO Lịch sử hình thành phát triển: Công ty cổ phần Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận công ty chuyên sản xuất kinh doanh trang sức vàng, bạc, đá quý, quà tặng doanh nghiệp, phụ kiện thời trang, quà lưu niệm, đồng hồ, mua bán vàng miếng, cung cấp dịch vụ kiểm định kim cương, đá quý, kim loại quý, kinh doanh bất động sản Thành lập vào ngày 28/04/1988, với tên gọi Cửa hàng Kinh doanh Vàng bạc Phú Nhuận trực thuộc Ủy ban nhân dân quận Phú Nhuận Năm 1992, công ty đổi tên thành Công ty Vàng Bạc Đá Quý Phú Nhuận Tháng 01/2004 PNJ thức chuyển sang hoạt động theo mơ hình cơng ty cổ phần Xun suốt trình phát triển PNJ đạt thành công định lĩnh vực vàng bạc đá quý Từ năm 2004 đến nay, PNJ liên tục đạt thành tựu xuất sắc: Huân chương Độc Lập hạng năm 2008, danh hiệu hàng Việt Nam chất lượng cao 11năm liền (1998-2008), giải thưởng Sao Vàng Đất Việt, năm 2003, 2005, 2007, 2008, Top 500 nhà bán lẻ hàng đầu Châu Á Thái Bình Dương, năm 2004 – 2008, xác lập kỷ lục Việt Nam “Doanh nghiệp đầu tư công nghệ sản xuất nữ trang đại quy mơ Việt Nam”, năm 2007,….trong phải kể đến năm 2010, PNJ Chính phủ cơng nhận thương hiệu quốc gia, đón nhận giải vàng Chất lượng quốc gia, doanh nghiệp Việt Nam nhận giải thưởng chất lượng châu Á – Thái Bình Dương Plimsoll cơng bố cơng ty xếp thứ 16 top 500 công ty nữ trang lớn giới PNJ công ty Việt Nam có mặt bảng xếp hạng 24 Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 Tầm nhìn sứ mạng: Tầm nhìn: Khẳng định vị trí dẫn đầu sáng tạo, tinh tế đáng tin cậy ngành nữ trang thời trang Sứ mạng: Không ngừng vận động để đạt phát triển bền vững mơi trường kinh doanh tồn cầu cung cấp cho khách hàng sản phẩm dịch vụ đa dạng với chất lượng tốt giá cạnh tranh Triết lý kinh doanh: Đặt lợi ích khách hàng lợi ích xã hội vào lợi ích doanh nghiệp Nhãn hàng PNJ: Hình Nhãn hàng CAO - Fine Jewellery trực thuộc tập đoàn PNJ (Nguồn ảnh: https://cao.com.vn/) CAO - Fine Jewellery: tự hào nhãn hàng trang sức cao cấp PNJ, giới thiệu thị trường năm 2005 với sứ mệnh đột phá thiết kế kỹ thuật chế tác mang đến sản phẩm trang sức độc đáo tinh xảo Hình Nhãn hàng PNJ trực thuộc tập đồn PNJ (Nguồn ảnh: https://www.pnj.com.vn/) 25 Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 PNJ: thương hiệu trang sức vàng PNJ thức có mặt thị trường Việt Nam năm 1989 thương hiệu trang sức mạnh dạn đầu tư nguồn nhân lực kỹ thuật trang thiết bị máy móc đại, góp phần phát triển chun nghiệp hóa ngành nữ trang truyền thống Hình Nhãn hàng PNJSilver trực thuộc tập đoàn PNJ (Nguồn ảnh: https://www.pnj.com.vn/) PNJSilver: Nhãn hiệu trang sức bạc cao cấp PNJSilver đời vào tháng 8/2005 dành cho đối tượng khách hàng trẻ, cá tính sành điệu Với gần năm góp mặt thị trường thời trang sơi động, PNJSilver mang đến dòng sản phẩm nữ trang đại, phá cách lạ Hình Nhãn hàng Vàng miếng Phượng Hoàng PNJ trực thuộc tập đoàn PNJ (Nguồn ảnh: https://www.pnj.com.vn/) Vàng miếng Phượng Hoàng PNJ - DongA Bank 26 Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 Hình Nhãn hàng PNJ Watch trực thuộc tập đoàn PNJ (Nguồn ảnh: https://www.pnj.com.vn/) PNJ Watch - nhà phân phối đồng hồ hãng từ thương hiệu tiếng MVMT, Michael Kors, Longines, Jowissa, Silvana, Gucci, 2.3.2 Giới thiệu hệ thống ERP PNJ 2.3.2.1 Giai đoạn đầu hệ thống ERP PNJ Việc ứng dụng ERP xem chìa khóa giúp tạo nên thay đổi có tính cách mạng lực quản trị Nhìn nhận xu hướng phát triển giải pháp, công nghệ giúp nhà quản trị lựa chọn đầu tư xây dựng hệ thống ERP Để bắt kịp xu hướng tồn cầu hóa nay, doanh nghiệp buộc phải chuyển mình, thay đổi từ cách tiếp cận, quy trình phương pháp cơng cụ thực để tạo đột phá kinh doanh, PNJ doanh nghiệp không ngoại lệ Thực trạng PNJ trước triển khai hệ thống ERP năm 2010: Về nguồn nhân lực, ban lãnh đạo cao PNJ trọng đến dự án ERP có cam kết hỗ trợ cao, tâm thực dự án ERP Tuy nhiên, khả thích nghi với cơng nghệ người sử dụng cuối hạn chế nhiều quy trình hoạt động PNJ đặc thù cịn mang tính thủ cơng, nhân viên tác nghiệp có thói quen quản lý theo cách thủ cơng, trình độ ứng dụng tin học thấp ngại đổi Hơn nữa, kiến thức ERP Ban dự án chưa cao, khả quản trị điều hành đánh giá chưa đủ kinh nghiệm quản lý thực tế phối hợp thành viên chưa thực nhịp nhàng Về quy trình hoạt động, hệ thống quản trị chất lượng PNJ triển khai áp dụng từ sớm phiên ISO 9001:2000 từ năm 2001 đến 2008 chuyển đổi thành công sang phiên ISO 9001:2008 vào năm 2009 Mọi quy trình hoạt động 27 Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 PNJ có thủ tục/quy trình/hướng dẫn cơng việc cụ thể, nhân viên tác nghiệp áp dụng kiểm sốt theo thủ tục/quy trình/hướng dẫn ban hành soát xét Với trạng quy trình hoạt động tại, PNJ xem đủ điều kiện để tiến hành triển khai ứng dụng ERP cần rà sốt quy trình, chuẩn bị nguồn lực để tái cấu mạnh dạng lựa chọn việc thay đổi quy trình cho phù hợp với hệ thống ERP Về sở liệu, PNJ tiến hành nhiều rà sốt mã hóa tất danh mục liệu sử dụng: danh mục nữ trang, danh mục đá quý/bán quý, danh mục nguyên vật liệu, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, … Đồng thời, PNJ lập kế hoạch bước thực việc chuyển đổi mã cũ chưa nhận dạng thống sang cấu trúc mã quy định toàn hệ thống bước tinh chỉnh lại liệu tồn cơng ty, loại bỏ liệu rác, trùng lắp khỏi hệ thống Về sở hạ tầng, PNJ phát triển ứng dụng phần mềm tin học vào quản lý từ sớm, việc trang bị hệ thống máy chủ, máy trạm hạ tầng mạng xem thường xuyên liên tục, kể việc cải tiến cho phù hợp với khối lượng giao dịch ngày tăng mạnh PNJ Ngồi ra, PNJ có đội ngũ IT chun trách quản trị hệ thống máy chủ mạng đào tạo thường xuyên có điều kiện thực hành hệ thống trang bị Đạt yêu cầu cho dự án ERP Về khả quản trị ERP, yếu tố hỗ trợ tối đa lãnh đạo để giải tình khẩn cấp trình triển khai ERP, mục tiêu phạm vi xác định rõ ràng, có phận điều hành giám sát chất lượng, có kênh liên lạc thơng tin thường xuyên Ban dự án, PNJ có đủ khả quản trị dự án ERP Tuy nhiên, yếu tố quan trọng mục tiêu phù hợp với nguồn lực PNJ chưa đánh giá cao, thực tế yêu cầu quản lý nhiều chi tiết, nguồn lực PNJ có giới hạn, chưa đủ khả đáp ứng theo yêu cầu quản lý Từ yếu tố trên, năm 2013 PNJ lựa chọn tự phát triển phần mềm quản trị cho riêng (in-house ERP) Dù có độ tương thích tùy biến cao, nhiên việc phát triển in-house ERP phức tạp, cần nhiều thời gian lúc hiệu Nhận thấy điểm bất lợi hệ thống bắt đầu mở rộng quy mô bán lẻ, PNJ khởi động Dự án Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp – ERP, cấu phần quan trọng chiến lược Chuyển đổi số vào ngày 05/04/2018 Sau năm nghiên cứu 28 Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 hoàn thiện, hệ thống in-house ERP chuyển sang hệ thống SAP - hệ thống chuyển đổi lớn, dự án có mức đầu tư chừng triệu USD bao gồm tiền quyền, phí tư vấn, phí triển khai…và đưa vào vận hành từ cuối tháng 03/2019 2.3.2.2 Giai đoạn xảy cố Tuy nhiên, cố trình chuyển giao hệ thống cũ dẫn đến tình trạng thiếu hàng để bán cửa hàng ảnh hưởng tới kết kinh doanh Quý II PNJ Bên cạnh chuẩn bị kỹ, đào tạo 6.000 nhân lực không tránh khỏi vướng mắc số lượng nhân viên nghỉ việc tăng đột biến - Nguyên nhân cố Theo ban lãnh đạo doanh nghiệp, lỗi số liệu thời gian chuyển đổi sang hệ thống ERP gây gián đoạn hoạt động tháng 04 05/2019 Ban lãnh đạo cho biết có số lỗi số liệu chuyển từ hệ thống cũ khác PNJ sang hệ thống ERP Các lỗi số liệu ảnh hưởng đến quy trình sản xuất, việc tiếp nhận đơn hàng phân bổ thành phẩm PNJ hệ thống cửa hàng, dẫn đến tình trạng thiếu hàng bán cửa hàng Trong tháng 04/2019, nhà máy PNJ hoạt động với 50% công suất so với trước đưa hệ thống ERP vào hoạt động hồi tháng Tuy nhiên, “trong tháng 05 số cải thiện 80% ban lãnh đạo dự kiến đến tháng hoạt động hồn tồn phục hồi”, Cơng ty Chứng khoán Bản Việt cho biết Về vấn đề số lượng nhân viên nghỉ việc tăng đột biến, theo bà Cao Thị Ngọc Dung nhà sáng lập PNJ cho biết lý “xài hệ thống khó quá” Điều tất yếu q trình triển khai ERP gặp khó khăn định đến từ phản kháng nhân viên công ty 2.3.3 Đánh giá 2.3.2.1 Hậu “sự cố ERP” Công ty Cổ phần Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận (PNJ) công bố báo cáo tài hợp quý II/2019, giá cổ phiếu PNJ nhiều ngày nằm ngưỡng 75.000 đồng/cổ phiếu Tính Quý 2/2019, doanh thu PNJ giảm 8% 2.962 tỷ đồng Lợi nhuận sau thuế PNJ đạt 169,1 tỷ đồng, giảm khoảng 6% so với kỳ năm 2018 Đồng 29 Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 thời, đánh dấu quý kinh doanh đạt mức lợi nhuận thấp PNJ tính quý IV/2017 Bên cạnh đó, kênh bán sỉ bị giảm 23% sức mua chung thị trường mặt hàng trang sức giảm Theo báo cáo tài hợp quý II/2019 công bố, ghi nhận biến động lớn số khoản chi phí phát sinh kỳ Cụ thể, PNJ ghi nhận 22,2 tỷ đồng chi phí tài chính, tăng 62% so với kỳ năm 2018 Trong đó, khoản chi phí lãi vay tăng 90% nhu cầu vốn phục vụ sản xuất kinh doanh tăng Ngồi ra, chi phí bán hàng PNJ tăng 67% lên 286 tỷ đồng, cịn chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 58% lên 116 tỷ đồng Giá cổ phiếu tụt, doanh số giảm, nhân nghỉ đặt tốn vơ khó khăn cho nhà lãnh đạo PNJ vào thời điểm đó, tốn mà họ cần giải có quay trở lại cách thức vận hành trước hay không? 2.3.2.2 Cách PNJ đối mặt với khủng hoảng Chuyển sang hệ thống ERP PNJ định táo bạo lẽ thời điểm họ đỉnh phát triển gặp nhiều phản đối từ ban đầu Tất nhiên gặp “sự cố ERP” ban lãnh đạo phải chịu nhiều áp lực Một cách tổng quan, gặp phải cố để đời cố gắng, cách giải dẫn dắt doanh nghiệp khỏi khủng hoảng lãnh đạo PNJ đáng học hỏi khơng Dẫu có sai lầm ban đầu trình chuyển giao hệ thống Nhưng xuyên suốt trình đổi mới, họ không quên giá giá trị cốt lõi, tầm nhìn gì, mục tiêu tơn mục đích ban đầu trước sức ép số lượng đơn xin nghỉ việc ngày tăng, hàng không đủ bán… “Chỉ tiêu công bố khơng hồn thành, chúng tơi chấp nhận khơng có tiền thưởng, phải tới Bữa nay, công ty đầu tư thấy đường tôi, thấy kiên định tôi, người ta tin vào tương lai” - Chủ tịch HĐQT PNJ Cao Thị Ngọc Dung PNJ chấp nhận mát bàn đầu, tạo tổng sàng lọc, tìm người thực phù hợp với doanh nghiệp Bởi lẽ, khơng có chuyển đổi dễ dàng, với doanh nghiệp lớn Đó ln giai đoạn khó khăn, chí đau thương, chí chấp nhận lùi 30 Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 Cho đến ngày nay, dù việc dần trở lại quỹ đạo PNJ, cố kể khiến chúng ta, đặc biệt doanh nghiệp có mong muốn chuyển đổi sang ERP bừng tỉnh nhận việc áp dụng hệ thống ERP chuyên nghiệp (trường hợp SAP ERP) cho doanh nghiệp khơng dễ dàng, hay tồn màu hồng tưởng 31 Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 3.1 Phát huy hiệu hệ thống doanh nghiệp thành công Đào tạo, nâng cao kỹ công nghệ thông tin cho nhân viên Để trì hệ thống việc nhân viên có kỹ năng, kiến thức cơng nghệ thơng tin điều vô quan trọng, nguyên nhân tạo nên thành công cho Vinamilk cần tâm trì phát triển để đội ngũ nhân viên hoàn thiện nhiều tương lai Sự cam kết hỗ trợ định hướng đắn tâm đến cuối ban lãnh đạo Vinamilk góp phần khơng nhỏ tới thành công hệ thống Các bên tham gia vào hệ thống xác định rõ mục tiêu không cần làm rõ vấn đề không quan trọng có người đứng để giải phát sinh có Học hỏi doanh nghiệp nước ngồi nước sai lầm thành công họ Các trường hợp thực tế doanh nghiệp khác nguồn tài liệu quý báu để Vinamilk học hỏi thêm nhằm giúp hệ thống cập nhật thường xuyên tránh bị lỗi thời mắc sai lầm xảy Việc giúp hạn chế rủi ro cho tương lai, giảm chi phí đáng kể cho Vinamilk Trong thực tế hành động khuyến khích nhiều Việt Nam giai đoạn đầu tiếp cận với ERP gặp nhiều khó khăn sau có nhiều doanh nghiệp dùng rồi, học kinh nghiệm doanh nghiệp sau tham khảo học hỏi từ dẫn đến thành cơng Lựa chọn nhà cung cấp hệ thống ERP phù hợp với tình trạng doanh nghiệp Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín đóng vai trị quan trọng phát triển bảo mật doanh nghiệp Không nên “ngủ quên chiến thắng” mà dùng hệ thống, nên có nâng cấp cập nhật để phù hợp với xu phù hợp với hoàn cảnh doanh nghiệp thời đoạn, bối cảnh 3.2 Cải thiện mặt hạn chế hệ thống doanh nghiệp thất bại - Tư quản trị Như chia sẻ Chủ tịch HĐQT PNJ Cao Thị Ngọc Dung: “Hiện có mâu thuẫn hai hệ, bố mẹ doanh nhân học nước ngồi Tơi lo lịng cho kinh tế Việt Nam Rất nhiều doanh nghiệp mà 32 Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 việc chuyển đổi, tái cấu trúc bình thường, chưa nói đến câu chuyện digital, có vấn đề Muốn tái cấu trúc công ty phải tái cấu trúc mindset người chủ Anh phải tái cấu trúc trước tái cấu trúc doanh nghiệp Nếu khơng thay đổi tư mình, có mời 100 ông tư vấn giỏi vô không làm được” Theo thống kê, Việt Nam có 800.000 doanh nghiệp hoạt động, đó, 98% doanh nghiệp tư nhân (DNTN) Mặc dù quy mô số lượng lớn, hầu hết DNTN xếp vào loại doanh nghiệp nhỏ siêu nhỏ, đóng góp 40% vào GDP quốc gia Đặc biệt, số DNTN, có đến 70% doanh nghiệp gia đình (DNGĐ) Thế hệ kế thừa DNGĐ Việt Nam phải biết thách thức mà họ phải đối diện, yếu mơi trường kinh doanh, xây dựng tài cộng hệ áp dụng lực lãnh đạo môi trường Những thay đổi cần hệ sáng lập phải ý thức khơng thích nghi, chắn hệ kế thừa gặp khó khăn thất bại Từ việc xác định tầm nhìn, chiến lược việc thiết lập công việc chi tiết, mục đích tạo nên quán, phát huy tối đa hiệu suất để đạt mục tiêu chung cơng ty Do đó, gặp nhiều khó khăn, nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần có nhìn đắn đổi “số hóa” vận hành doanh nghiệp Đây điều mà PNJ làm tốt - Sự quán tâm Sự quán chiến lược, mô hình phương thức vận hành quan trọng phát triển công ty Từ cấp quản lý đến nhân viên phải hiểu rõ nguyên nhân tầm quan trọng việc sử dụng hệ thống vận hành Dẫu có khó khăn ban đầu trái thu đáng cho bỏ Trong thời gian đầu triển khai, số lượng nhân viên PNJ từ tỉ lệ xin nghỉ - 3% đáng ngưỡng mộ mà tăng lên đột biến minh chứng rõ cho việc thiếu quán triển khai thông tin từ cấp Cạnh đó, q trình này, nhà quản lý cấp cao đóng vai trị quan trọng việc giữ lửa, thúc đẩy tâm đến Chính tin tưởng, vượt qua nỗi sợ thất bại tâm triển khai giá Trước khủng hoảng ban đầu, nhà lãnh đạo PNJ yếu lịng khơng có PNJ sau vượt qua khủng hoảng phát triển, đại ngày 33 Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 - Đối tác tư vấn tin cậy, am hiểu văn hóa doanh nghiệp Bối cảnh chung doanh nghiệp Việt thiếu nguồn nhân lực nội đủ mạnh để giúp doanh nghiệp tự thân tiến hành kế hoạch cải tiến Do đó, phần lớn doanh nghiệp sử dụng thêm đối tác thứ ba, đặc biệt đối tác nước để giúp họ vấn đề Đối tác tư vấn giúp bạn có thêm góc nhìn khách quan trạng công ty tư vấn chọn đối tác triển khai ERP phù hợp Nhưng bạn cần đảm bảo đối tác tư vấn ERP đủ hiểu biết, công tâm mang đến điều tốt cho doanh nghiệp bạn khơng phải lợi ích họ - Điều chỉnh hợp lý để phù hợp có tham gia đa dạng vị trí doanh nghiệp Hệ thống ERP chắn “gãy” tổ chức thay đổi chiến lược, phương thức vận hành liên tục Bởi chiến lược cần có thời gian kiểm chứng khơng có hệ thống IT đáp ứng thay đổi đột ngột nhanh chóng PNJ Cả nhân viên ban quản lý dễ gặp tình trạng “ngộp” tải thông tin công việc Do đó, cần có liên hệ chặt chẽ doanh nghiệp đối tác việc chuyển đổi kịp thời, hợp lý nâng cấp hệ thống cho ngày phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp Đồng thời, tích cực ghi nhận ý kiến đóng góp nhân viên - người trực tiếp sử dụng hệ thống để mang lại kết tối ưu đồng lịng cao cơng tác vận hành - Chuẩn bị nguồn lực tốt, có phương án dự phịng cho trường hợp xấu xảy Dù cơng ty bạn có chiến lược kinh doanh tốt, tìm nhà tư vấn ERP nhiều kinh nghiệm bạn cần chuẩn bị phương án dự trù cho trường hợp “sự cố ERP” xảy Đó trường hợp khơng mong muốn như: nhân viên nghỉ việc, chống đối hàng loạt, công suất nhà máy sụt giảm… mà PNJ gặp phải Để chuyện xảy thực sự, doanh nghiệp vượt qua có chuẩn bị cho 34 Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 - Hệ thống, chuẩn hóa tối ưu quy trình làm việc thực tiễn trước “số hóa” Như nói trên, PNJ có thay đổi đột ngột nhanh chóng từ phương pháp truyền thống sang ERP bị giảm 50% công suất nhà máy Có khác biệt lớn hai hệ thống, khơng có chuẩn bị chu đáo từ việc lập kế hoạch, chuẩn hóa tối ưu hóa quy trình dễ dẫn đến bị trì hỗn trình sản xuất Bởi lẽ SAP thường yêu cầu cao quy trình làm việc, cần yêu cầu không thông qua, phận phía sau phải chờ Do để việc “số hóa” tốt, bạn cần xem xét quy trình chi tiết có thực thuận lợi cho nhân viên mang lại hiệu cao cho tổ chức khơng? Tham khảo xem liệu quy trình hệ thống ERP có hỗ trợ cải tiến điều khơng? Nếu khơng cần điều chỉnh gì? Sau phân tích “giấy”, áp dụng thực tế, đánh giá điều chỉnh lại để trở thành “Best practice” áp dụng với hệ thống ERP bạn 35 Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 KẾT LUẬN Bài báo cáo đáp ứng mục tiêu đề đề tài đề xuất số giải pháp doanh nghiệp có ý định triển khai ERP sau: Phát huy hiệu hệ thống doanh nghiệp thành công Cải thiện mặt hạn chế hệ thống doanh nghiệp thất bại như: Tư quản trị; quán tâm doanh nghiệp; đối tác tư vấn tin cậy, am hiểu văn hóa doanh nghiệp; điều chỉnh hợp lý để phù hợp có tham gia đa dạng vị trí doanh nghiệp; chuẩn bị nguồn lực tốt, có phương án dự phịng cho trường hợp xấu xảy ra; hệ thống, chuẩn hóa tối ưu quy trình làm việc thực tiễn trước “số hóa” Tuy vậy, q trình nghiên cứu cịn số hạn chế như: phân tích hai doanh nghiệp nên chưa đại diện cho tất doanh nghiệp triển khai ERP Việt Nam; tài liệu tham khảo cịn mang tính lý thuyết, sinh viên chưa có trải nghiệm thực tế để hiểu sâu kiến thức ERP giải pháp ERP Bài báo cáo đáp ứng mục tiêu đề đề tài đề xuất số giải pháp doanh nghiệp có ý định triển khai ERP sau: Phát huy hiệu hệ thống doanh nghiệp thành công Cải thiện mặt hạn chế hệ thống doanh nghiệp thất bại như: Tư quản trị; quán tâm doanh nghiệp; đối tác tư vấn tin cậy, am hiểu văn hóa doanh nghiệp; điều chỉnh hợp lý để phù hợp có tham gia đa dạng vị trí doanh nghiệp; chuẩn bị nguồn lực tốt, có phương án dự phịng cho trường hợp xấu xảy ra; hệ thống, chuẩn hóa tối ưu quy trình làm việc thực tiễn trước “số hóa” Tuy vậy, q trình nghiên cứu cịn số hạn chế như: phân tích hai doanh nghiệp nên chưa đại diện cho tất doanh nghiệp triển khai ERP Việt Nam; tài liệu tham khảo cịn mang tính lý thuyết, sinh viên chưa có trải nghiệm thực tế để hiểu sâu kiến thức ERP giải pháp ERP 36 Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bùi Thị Hồng Hạnh (2011) Phát triển hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP doanh nghiệp Việt Nam (Doctoral dissertation, Đại học Quốc gia Hà Nội) [2] (28/11/2016) Erp – giải pháp hiệu cần tầm nhìn hướng Truy xuất từ: https://www.bacs.vn/vi/blog/nghe-nghiep/erp-giai-phap-hieu-qua-nhungcan-mot-tam-nhin-va-huong-di-dung-1579.html [3] Giảng viên Võ Thị Ngọc Trân, Bài giảng Hệ thống thông tin tích hợp, mơn học Hệ thống thơng tin quản lý, chuyên ngành Quản lý Công nghiệp, trường Đại học Bách Khoa TPHCM [4] (22/07/2019) Gặp cố ERP, lợi nhuận PNJ 169 tỷ đồng Truy xuất từ: https://etime.danviet.vn/gap-su-co-erp-loi-nhuan-pnj-chi-con-169-ty-dong-2675.htm [5] Hiền, Ngụy Thị, Phạm Quốc Trung, Trường Đại Học Bách Khoa (2013) Các nhân tố ảnh hưởng đến thành công dự án ERP Việt Nam Tạp chí Phát triển Khoa học Cơng nghệ, 16, 57-66 [6] (29/06/2021) Hệ thống erp vinamilk - bước đệm cho đột phá Truy xuất từ: https://sbiz.vn/blog/cau-chuyen-khach-hang-5/he-thong-erp-cua-vinamilk-buoc-emcho-su-ot-pha-46 [7] Joe Valacich & Christoph Schneider (2012) Information Systems Today: Managing in the Digital World Pearson Education, Inc [8] Misa Amis (05/09/2019) Hệ thống ERP kết nối với đơn vị chức nào? Truy xuất từ: https://amis.misa.vn/6186/he-thong-erp-ket-noi-voi-cac-don-vichuc-nang-nhu-the-nao/ [9] Mỹ Tiên VINAMILK Truy xuất từ: https://www.academia.edu/35238808/VITAMILK [10] (08/10/2020) Nhìn Lại PNJ Sau “Sự Cố ERP” Và PNJ Sau Khi ERP Đi Vào Ổn Định Truy xuất từ: https://ligosoft.vn/nhin-lai-pnj-sau-su-co-erp-va-pnj-sau-khi-erp-divao-on-dinh.html 37 Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com) lOMoARcPSD|17838488 [11] Nguyễn Quỳnh Anh (30/08/2018) Lợi ích hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp Truy xuất từ: https://ierp.vn/loi-ich-he-thong-erp/ [12] (13/12/2020) Phần mềm ERP: Bước đà đột phá ông lớn Vinamilk Truy xuất từ: https://giaiphaperp.vn/phan-mem-erp-buoc-da-dot-pha-cua-ong-lon-vinamilk/ [13] (30/05/2007) Pythis trở thành đối tác chiến lược SAP Việt Nam Truy xuất từ: https://nhandan.vn/thong-tin-so/pythis-tro-thanh-doi-tac-chien-luoc-cua-sap-tai- viet-nam-419376/ [14] Quá trình phát triển Truy xuất từ: https://www.pnj.com.vn/gioi-thieu-ve-pnj/quatrinh-phat-trien/ [15] Teamcrop (27/06/2018) Doanh thu triển khai ERP 10 giải pháp ERP tốt giới năm 2017 Truy xuất từ: https://simba.vn/tin-tuc-ketoan-10-4.html [16] Tri Túc (24/07/2019) PNJ: Ngoài cố ERP, hiệu ứng doanh số cửa hàng kéo lùi tăng trưởng quý Truy xuất từ: https://cafef.vn/pnj-ngoai-su-co-erp-hieuung-mat-doanh-so-tai-cua-hang-cung-keo-lui-tang-truong-quy-220190724005049937.chn [17] Thừa Vân (17/09/2019) Triển khai ERP gian nan tạo lợi lớn cho doanh nghiệp đầu Truy xuất từ: https://vietstock.vn/2019/09/trien-khai-erp-giannan-nhung-tao-loi-the-lon-cho-nhung-doanh-nghiep-di-dau-737-705111.htm [18] Tạp chí PCWorld Việt Nam Truy xuất từ: http://www.pcworld.com.vn/ [19] Wikipedia PNJ Truy xuất từ: https://vi.wikipedia.org/wiki/PNJ 38 Downloaded by hây hay (vuchinhhp3@gmail.com)