Tìm hiểu nguyên lý kế toán (Tái bản lần thứ 5): Phần 1

NGUN LÝ KẾ TỐN PGSễ TS VỎ VÃN NHỊ Phó Khoa K ế toán - Kiểm toán Trường Đ ại học Kinh t ế Thành p h ố Hồ Chí Minh TS MAI THỊ HOANG MINH NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN (Tái lần thứ 5) NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ Ẩlỉrì n i đẩu Việc sử dụng thơng tin kế toán quản lý định thiết, phổ biến cho nhiều đối tượng nhà đầu tư tại, cho nliững có nhu cầu đầu tư để phục vụ cho yêu cầu ngày trở nên cần khác nhau, dặc biệt cho người có mong muốn Để sử dụng thơng tin kế tốn cung cấp thiết phải có hiểu biết đối tượng, phương pháp nội dung kế tốn Mơn ngun lý kế tốn mơn học cung cấp kiến thức tảng kế toán, qua tạo sở để tiếp tục học tập, nghiên cứu mơn học kế tốn chun ngành Nội dung mơn ngun lý kế tốn bao gồm việc trình bày giải thích đối tượng kế toán, phương pháp kế toán sử dụng để thu thập, xử lý, tổng hợp cung cấp thơng tin số nội dung kế tốn doanh nghiệp Mơn học ngun lý kế tốn bổ ích cho muốn tìm hiểu, nghiên cứu kế toán Cuốn sách biên soạn với mục tiếu đáp ứng yêu cầu tìm hiểu kế tốn cho nhiều đối tượng khác Cuốn sách tài liệu tham khảo cần thiết cho sinh viên khối kinh tế trường Đại Học, Cao Đẳng Rất mong đóng góp ý kiến bạn đọc TÁC GIẢ 1.2 Lịch sử đời k ế tốn Tiến trình lịch sử hạch toán kê toán, m ặt thực tiễn lẫn lý luận, phận không tách rời lịch sử hạch toán Nhiều kỷ trước trở thành môn khoa học độc lập (khoa học kế toán - với nhiệm vụ xử lý phạm trù kế tốn cách có hệ thống lý giải khoa học) hạch toán kế toán đơn hoạt động thực tiễn t Trong giai đoạn này, loại hạch tốn nói phản ánh, chép thực đời sông kinh tế cách thụ động đầu óc người, khơng có hỗ trợ cơng cụ tính tốn, dù thơ sơ Chỉ tới mà người có khả ghi chép số liệu trình kinh tế vào vật biểu ngoại lai nói đến đời hạch tốn nói chung hạch tốn kế tốn nói riêng Nhiều nhà nghiên cứu lịch sử kinh tế thông điều: hạch toán kế toán thực xuất có điều kiện phát triển có hình thành chữ viết sô" học sơ cấp Sự xuất quảng bá rộng rãi chữ viết sô" học sơ cấp, mà trước hết phát minh hệ đếm thập phân việc sử dụng rộng rãi chữ số Á rập tạo tiền đề cần thiết cho đời thực tế hạch toán kế toán điều kiện tiền đề dẫn đến tách riêng loại nghề nghiệp chun mơn hạch tốn nhân công xã Ân Độ " tìm thấy nhân viên hạch tốn kế tốn, tiến hành cơng tác hạch tốn ngành trồng trọt thực việc tính thuế" Ai Cập Lưỡng Hà Địa, vào di tích khảo cổ tìm được, người ta biết có hoạt động trường chuyên môn đào tạo nhân viên hạch toán vào thời cổ đại T Mann gọi học viên trường người "có kỹ đọc, viêt phù phép" Nhà nghiên cứu cổ sử hạch toán người Mỹ Williard Stone cho phương pháp đào tạo thư lại - nhân viên kế tốn Lưỡng Hà Địa hồn tồn khác với phương pháp người Ai Cập Tại Lưỡng Hà Địa việc đào tạo nhân viên hạch toán quản lý tự nhiên tế nhà thờ, Ai Cập quan chức quan tài phụ tráchẽ Người ta cịn thu nhận vào trường trẻ em có khiếu, khơng xét đến nguồn gốc xuất thân Ớ Babylon em gái nhận vào học (do quan niệm rộng rãi việc sử dụng lao động nữ đây) đó, Lưỡng Hà Địa xem nơi xuất nữ nhân viên hạch tốn Chương trình đào tạo trường Babylon mang tính nhân văn sâu sắc hơn, cịn chương trình đào tạo Ai Cập trọng khía cạnh thực dụng Các nhân viên hạch toán điền vào chứng từ chuyên môn mà sau gọi chứng từ ban đầu Trình tự tổ chức việc ghi số lệ thuộc vào tính chất khơi lượng hoạt động kinh doanh, hình thức vật mang tư liệu Vật mang tư liệu thời xưa thường giấy papirus (ở Ai Cập cổ đại), gôm sành (ở Assyrie Babylone) nhỏ sáp (ở La Mã cổ đại) Đặc điểm vật mang số liệu hạch tốn ảnh hưởng đến cấu tổ chức hạch toán kể việc tổ chức thân việc ghi chép Ví dụ: việc sử dụng giấy Papyrus dẫn đến đời hạch toán "các tờ rời tống hợp", việc sử dụng gốm sành làm phát sinh "tờ phiếu" cuối cùng, việc sử dụng bảng, biểu sáp lại dẫn đến xuất "sổ sách" Những phương pháp hạch toán kinh tế là: l ỗ Các tổng thể hạch toán chất lượng (các nhóm, loại) theo tiêu đề hạch tốn, mà sau người ta gọi tài khoản Kểm kê có nghĩa việc thực mong muốn ghi lại tất đối tượng thuộc phạm vi kinh doanh 3ệ Tài khoản vãng lai - loại tài khoản mở để đơn vị kinh doanh tốn qua lại đốì tượng khách hàng Thực tiễn hoạt động kinh doanh hàng ngày phản ánh tuỳ theo loại sổ sách cách ghi chép theo thứ tự thời gian (ở Ai Cập cổ đại), hay ghi chép theo hệ thông (ở Assyrie; Babylone) đồng thời áp dụng hai hình thức ghi chép Nhiều nhà nghiên cứu cho rằng, ban đầu người ta cần kê lại tài sản, phương pháp kiểm kê đời trước tiên Để thực công việc này, luật gia nhân viên hạch toán nhận cần thiết phải phân loại tài sản dựa sô" tiêu thức định gần với việc sử dụng đơn vị đo lường qui ước khái quát hoá Điều dẫn đến phát sinh phương pháp mới, phương pháp tài khoản Lúc ban đầu, người ta có ý niệm loại tài sản tài khoản (như loại tài sản vật tự nhiên, dụng cụ ) mà tương ứng mặt hạch toán người ta gọi việc ghi chép loại tài khoản hạch toán gia sản sau, tiền tệ thúc đẩy mạnh quan hệ toán, làm nảy sinh thêm tài khoản cá nhân tài khoản mở để toán với người khác Tài khoản xuất lâu trở thành hệ thống thống từ xuất thước đo tiền Việc đo lường đánh giá khối lượng kinh doanh phải hạch toán tạo điều kiện cho việc thống n h ất tài khoản thành hệ thống thống gọi kế toán đơn (single entry) Đó hệ thơng qui định việc tuân thủ hoàn toàn theo thực tế đời sống kinh tế Các tài khoản cá nhân mà chúng chịu chi phối lệ thuộc 10 vào qui tắc tài khoản tài sản tiền tệ nó, bắt đầu đóng vai trị trung tâm hệ thống này, tiền tệ xem loại hàng hoá Nhờ việc sử dụng tài khoản cá nhân việc phản ánh tài khoản liên quan người, mà việc ghi sổ kép (bút toán kép) đời Nó sản phẩm tín dụng tài khoản vãng lai Thơng thường, người ta hay lập luận lơgich kế tốn đơn có trước kế tốn kép, chúng đồng thời tồn lâu lịch sử 1.3 Các trường phái lý ỉuận khoa học hạch tốn k ế toán Sự đời kế toán kép báo trước bước ngoặt mới: chuyển từ chủ nghĩa tự nhiên sang chủ nghĩa thực hạch toán Các sách thực hành hạch toán viết kế toán kép lần xuất Ý hồi cuối kỷ XIII Chính mà người ta coi kế tốn Ý thời đồng nghĩa với kế toán kép Tuy vậy, điều cần nhấn mạnh hạch tốn kế tốn khơng đời vào kỷ XIII với bút toán kép mà nảy sinh từ thời xa xưa kinh tế hàng hố Cịn xuất khoa học hạch toán kế toán, thực tế lại thơng trị kế tốn vào kỷ định Bedenetto Cotrulli (1458), thương gia, đồng thời nhà nhân văn học Dubrovnic L.Pacioli (1494) nhà toán học tiếng nhà lý luận khoa học kế toán Từ tác giả này, lĩnh vực hạch toán kế tốn có hai hướng lý luận chủ yếu vạch ra: Một hướng gắn với tên tuổi B.Cotrulli với quan điểm hạch tốn cơng cụ quản lý xí nghiệp Jean Savarre (1622 - 1690) Daniel Difoe (1661 - 1731), tác giả tiểu thuyết tiếng toàn giới "Robinson 11 Crusoe", thuộc số nhà lý luận hướng nghiên cứu họ có nhiều đóng góp quan trọng cho khoa học kế toán - Hướng khác gắn liền với nghiệp L.Pacioli với quan điểm hạch tốn mơn khoa học có tính phương pháp luận tổng hợpỗ Thuộc phái này, có nhiều nhà lý luận nghiên cứu thuộc nhiều nước khác Nhược điểm chung họ rơi vào chủ nghĩa thần bí hố hạch tốn kê tốn, cường điệu tính chất khoa học nóễ Các nhà lý luận ngày có nhìn thực tiễn ngày nay, người ta biết thêm sô hướng lý luận khác hạch tốn kế tốn, ví dụ như: - Hướng nghiên cứu lý giải vận dụng kê tốn cơng cụ kiểm tra quản lý Song từ đầu, hạch toán kế tốn luận thuyết cho mơn khoa học pháp lý Đóng góp quan trọng vào việc xây dựng phát triển hướng lý luận thuộc tác giả người Pháp Sự phát triển luận thuyết tính pháp lý hạch toán kế toán đặt tảng phát triển tư tưởng dân chủ tư sản Pháp Các đại biểu hướng Edmond Degrange, Ipponet Vanet, F Villa Những nhà lý luận thuộc trường phái lần nêu khái niệm nghiệp vụ kinh tế (transaction) với qui tắc pháp lý rõ rệt, khái niệm "đối ứng" (correspondence of accounts) tiếng với nhiều định nghĩa quan trọng khác Hướng pháp lý, từ lâu, hướng chinh thống hầu Các tác giả Ý sau có nhiều bố sung đáng kể bên cạnh đồng nghiệp Pháp việc phát triển hướng Tồn bên cạnh luận thuyết pháp lý luận thuyết kinh tê khoa học kê tốn Tư tưởng chi phơi hướng nghiên cứu khẳng định khoa học kế toán khoa học kiểm tra (F.Besta, 1891), khoa học "lôgich kinh 12 tế" (kế toán viên người Nga L.I.Gomberg)ề Các đại biểu mơn đồ phái kinh tế nhà lý luận Ý, Pháp Nga Ngày nay, nhà nghiên cứu hạch toán đến chỗ thơng rằng, hạch tốn kế tốn khơng thể luận thuyết cách phiến diện mà bao gồm phận quan hệ chặt chẽ đan lồng vào nhau: phận pháp lý phận kinh tế ẳ II BẢN CHẤT CỦA KẾ TOÁN Phân b iệt loại hạch toán: Để quản lý hoạt động với mục đích ngày mang lại hiệu lớn, người cần phải có thơng tin tồn diện, xác kịp thời tình hình kết hoạt động Thơng tin nhu cầu khách quan, cần thiết để quản lý mặt hoạt động người, đặc biệt đơi với lĩnh vực sản xuất có ý nghĩa lớn lao Mn có nguồn thơng tin hoạt động mình, người cần phải thực đồng thời q trình: quan sát, đo lường, tính tốn, ghi chép • Quan sát nhằm ghi nhận tồn đối tượng cần khai thác thơng tin • Đo lường nhằm lượng hố đối tượng cần thông tin qua thước đo phù hợp, qua đo lường xác định sô" lượng, trọng lượng, thể tích đối tượng • Tính tốn q trình sử dụng phép tính phương pháp tính để tiếp tục lượng hố đối tượng cần thông tin thành sô" liệu tổng hợp tiêu tổng hợp với yêu cầu thu thập, xử lý, tổng hợp cung cấp thông tin • Ghi chép việc thể vào giấy tờ, sổ sách qui định - nội dung thông tin nhằm tạo nên xử lý 13 Chương V CHỨNG Từ K Ế TOÁN - KIỂM KÊ |ẳCHỨNG TỪ KẾ TỐN Mọi sơ" liệu ghi chép vào loại sổ kế tốn khác cần có sở bảo đảm tính pháp lý, từ số liệu cần phải có xác minh tính hợp pháp, hợp lệ thơng qua hình thức nhà nước quy định cụ thể có tính chất bắt buộ có tính chất hướng dẫn Các hình thức loại chứng từ đơn vị sử dụng hoạt động Khái niệm chứng từ k ế toán tác dụng chứng kê toán Căn vào Điều chế độ chứng từ ban hành theo QĐ sô" 186 ngày 14-3-1995 Bộ Tài chứng từ kê toán định nghĩa sau: Chứng từ kế toán chứng minh giấy tờ nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh thực hoàn thànhằ Căn vào khoản Điều Luật kế tốn chứng từ kế tốn nêu: chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ánh vụ kinh tế, tài phát sinh hồn thành, làm ghi sổ kế toán Như thực chất chứng từ kế toán giấy tờ in sẵn theo mẫu quy định, chúng dùng đế ghi chép nội dung vốn có nghiệp vụ kinh tế phát sinh hồn thành q trình hoạt động đơn vị, gây 123 biến động loại tài sản, loại nguồn vốn đối tượng kế toán khác Mặt khác chứng từ kê tốn cịn thể dạng điện tử mã hóa mà khơng bị thay đổi trình truyền qua mạng máy tính vật mang tin băng từ, đĩa từ, loại thẻ toán (gọi chung chứng từ điện tử) Trong trình hoạt động đơn vị, nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoàn thành cách thường xuyên, cho nên, việc lập chứng từ để làm sở xác minh biên động loại tài sản loại nguồn vốn mang tính chất thường xuyên yêu cầu cần thiêt khách quan Lập chứng từ phương pháp kế toán dùng để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực hoàn thành giấy tờ theo mẫu quy định, vật mang tin theo thời gian địa điểm phát sinh cụ thể, dùng làm sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán Lập chứng từ khâu tồn cơng tác kế toán đơn vị, nên ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cơng tác kế tốn Chính lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu xác kịp thời đồng thời nội dung phải bảo đảm tính hợp pháp Đảm bảo yêu cầu giúp cho công tác kế tốn phản ánh đầy đủ, xác kịp thời biến động tài sản nguồn vốn đơn vị, cho phép giám đốc cách liên tục chặt chẽ nghiệp vụ kinh tế sau phát sinh hoàn thành Ngồi việc bảo đảm tính pháp lý số liệu ghi vào sổ kế toán, lặp chứng từ theo u cầu nêu cịn có tác dụng: ngăn ngừa tượng vi phạm, ly sách, chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài nhà nước ban hành, phát ngăn chặn kịp thời hành vi tham ô, lãng phí tài sản nhà nước, tập thể, cung cấp số liệu phục vụ cho thông tin kinh tế, truyền đạt kiêm tra việc thực mệnh lệnh, thị công tác đơn vị 124 Phân loại chứng từ: Chứng từ kế toán sử dụng đơn vị đa dạng liên quan đến nhiều đối tượng kế toán khác nhauắ Do để hiểu chứng từ nhằm sử dụng chúng cách tơt việc phân loại chứng từ điều cần thiết Có nhiều cách phân loại chứng từ song cách phân loại đầu tiên, phố biến dễ hiểu phân loạin theo trình tự xử lý cơng dụng chứng từ kế tốn Theo cách phân loại chứng từ kế tốn phân thành chứng từ gốc chứng từ ghi sổ a) Chứng từ gốc: Chứng từ gốc chứng từ lập trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa hồn thành Theo cơng dụng chứng từ gốc chia làm loại: Chứng từ mệnh lệnh chứng từ chấp hành Chứng từ mệnh lệnh: Loại chứng từ có tác dụng truyền đạt thị mệnh lệnh công tác Loại chứng từ khơng dùng để ghi vào sổ sách kế tốn VÍ dụ: Lệnh chi tiền mặt, lệnh xuất kho vật tư Chứng từ chấp hành: Đây loại chứng từ xác minh chứng từ mệnh lệnh thực Loại chứng từ dùng để làm sở để ghi vào sổ sách kế tốn Ví dụ: Phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, giấy báo có, giấy báo nợ Trong thực tế để đơn giản thuận tiện lập chứng từ, người ta thường kết hợp loại chứng từ: Chứng từ mệnh lệnh chứng từ chấp hành thành chứng từ liên hợp Ví dụ: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho; phiếu lĩnh vật tư Mặc dù chứng từ gốc đơn vị đa dạng, có kết cấu cộng dụng khác nhau, loại chứng từ có yếu tố chung, sau: + Tên gọi chứng từ: Giúp đế phân loại chứng từ tông hợp số liệu nghiệp vụ loại dễ dàng + Ngày sô chứng từ: Giúp cho việc ghi chép kiểm tra 125 đôi chiếu sô' liệu dễ dàng, khoa học tránh lầm lẫn + Tên địa chữ ký người chịu trách nhiệm có liên quan đến nghiệp vụ kinh tê phát sinh ghi chứng từ: tên gọi, địa đơn vị cá nhân lập chứng từ, tên chữ ký người có trách nhiệm: Yếu tố đảm bảo tính pháp lý chứng từ ghi vào sổ sách kế tốn + Nội dung tóm tắ t nghiệp vụ kinh tế: giúp để kiểm tra tính chất hợp pháp nghiệp vụ kinh tê, đồng thời để định khoản + Đơn vị đo lường tùy theo đối tượng phản ánh chứng từ mà sử dụng đơn vị đo lường phù hợp (đồng, kg, cái) Việc sử dụng đơn vị đo luờng phù hợp, mặt cho phép kiểm tra mức độ thực hiện, m ặt khác làm sở để tổng hợp số liệu ghi vào sổ sách kế toán Việc ký chứng từ kế toán phải theo quy định Điều 20 Luật kế toán; Chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký Chữ ký chứng từ kế tốn phải ký bút mực Khơng ký chứng từ kế toán mực đỏ đóng dấu chữ ký khắc sẵn Chữ ký chứng từ kế toán người phải thống Chữ ký chứng từ kế toán phải người có thẩm quyền người ủy quyền ký Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán chưa đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm người ký Chứng từ kê tốn chi tiền phải người có thẩm quyền ký duyệt chi kế toán trưởng người ủy quyền ký trước thực Chữ ký chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo liên Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật Sau giới thiệu loại chứng từ gôc thường sử dụng đơn vị: 126 Đơn vị: Địa chỉ: Số: P H IẾ U N H Ậ P KHO Ngày tháng năm 199 Nợ: Có: Họ tên người giao hàng: Theo sô" ngày tháng năm 199 Nhập kho: Tên, nhãn hiệu, quy cách Số lượng Đơn vị phẩm chất vật tư Mã số STT Theo Thực tính (sản phẩm hàng hóa) chứng từ nhập A B c D Đơn giá Thành tiền Nhập, ngày tháng năm Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) 127 b) Chứng từ ghi sôẻ' Chứng từ ghi sổ loại chứng từ dùng để tổng hợp sô liệu chứng từ gốc theo nghiệp vụ kinh tê, đồng thời định khoản nghiệp vụ để nhằm giảm bớt khơi lượng ghi chép kế tốn, v í dụ: nghiệp vụ thu chi tiền mặt phát sinh khoản thời gian từ 5-10 ngày tập hợp để lên chứng từ ghi sổ, sau vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ sách kế toán lần Lập chứng từ ghi sổ bước kế tiêp sau bước lập chứng từ gốc Tính xác kịp thời phụ thuộc trực tiếp vào tính xác kịp thời chứng từ gôc Chứng từ ghi sổ bao gồm số yếu tố sau: • Số chứng từ ghi sổ ngày lập chứng từ ghi sổ • Nội dung tóm tắ t nghiệp vụ tổng hợp từ chứng từ gốc • Số tiền phải ghi vào tài khoản đơi ứng • Số lượng chứng từ gốc đính kèm Sau mẩu chứng từ ghi sổ: Số CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày Tháng Năm ề SO TIEN TRÍCH YỂU TÀI KHOẢN GHI NỢ TÀI KHOẢN GHI CÓ NỢ 128 Kèm theo chứng từ gốc Kê toán trưởng Người lập (ký) (kỷ) CĨ Ngồi cịn phân loại chứng từ theo chứng từ bên chứng từ bên Chứng từ quan hệ nội chứng từ quan hệ với bên ngoài, chứng từ lập lần chứng từ lập nhiều lần Trình tự xử lý chứng từ k ế tốn Như trình bày, chứng từ kế toán sở pháp lý số liệu ghi sổ kế toán, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cơng tác kế tốn Tuy nhiên để vậy, chứng từ kế toán cần xử lý theo yêu cầu định Trình tự xử lý từ bao gồm khâu sau: a) Kiểm tra chứng từ: Kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp tính xác từ trước khì ghi vào sổ kế toấn Kiểm tra chúng từ bao gồm mặt: - Nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh chứng từ hợp pháp khơng? - Chứng từ có đầy đủ yếu tô" cần thiết quy định không? - Việc tính tốn chứng từ có xác, rõ ràng khơng? b) Hồn chỉnh chứng từ: Chứng từ sau kiểm tra xong phải hồn chỉnh sơ" nội dung cần thiết để đảm bảo việc ghi sổ kế tốn nhanh chóng xác Hồn chỉnh chứng từ bao gồm sơ' mặt: • Ghi giá cho chứng từ chưa có giá tiền theo nguyên tắc tính giá theo quy định hành • Phân loại chứng từ theo loại nghiệp vụ kinh tế thời điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế tốn • Lập định khoản kế tốn lập chứng từ ghi sổ c) TỔ chức luân chuyển chứng từ d ể gh i sổ k ế toán: Chứng từ kê toán lập nhiều phận đơn 129 vị, song cuối chứng từ kế toán phải tập rung vê phận kê toán để phản ánh vào sổ sách kê toán Do để đảm bảo việc ghi sổ kế tốn nhanh chóng xác cần phải tổ chức luân chuyển chứng từ cách khoa học Tổ chức luân chuyển chứng từ việc xác định đường cụ thể loại chứng từ: Chứng từ phải qua phận nào, phận có nhiệm vụ kiểm tra, xử lý ghi sổ kế tốn, thời gian hồn thành nhiệm vụ đó, phận phép lưu trữ chứng từ Ví dụ: Chứng từ nhập vật liệu (phiếu nhập vật tư) phịng cung tiêu lập sau chuyển đến thủ kho để làm nhập vật liệu vào kho ghi vào thẻ kho, chuyển cho phận kế toán vật liệu để ghi sổ nhập vật liệu Để thực việc luân chuyển chứng từ hợp lý nhanh chóng, phận kê tốn cần xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ cho loại chứng từ cụ thể Việc xây dựng sơ đồ vậy, việc biểu mối quan hệ cung cấp số liệu phận khác phận kế tốn, cịn cho phép xác định luồn thông tin kinh tế diễn thường xuyên đơn vị, xác định nguyên nhân làm cho số liệu kế tốn thiếu xác thiết kịp thờiể d) Bảo quản chứng từ: Chứng từ kê toán ghi sổ xong phải bảo quản chu đáo có hệ thống với sổ kế tốn có liên quanẳ Do sổ liệu phản ánh sổ kế tốn, ghi sau phải có đảm bảo tính pháp lý chứng từ kế toán cần tiến hành kiểm tra tình hình kinh tế tài đơn vị phải sử dụng chứng từ kế toán, việc bảo quản loại chứng từ yêu cầu cần thiết mang tính chất pháp lý mà đơn vị phải có trách 130 nhiệm thực cách nghiêm túc Theo quy định hành, thời gian bảo quản chứng từ phận kế tốn năm, sau chứng từ kế toán lưu trữ chung đơn vị kế toán Việc bảo quản, lưu trữ quy định khoản Điều 40 Luật Kế toán: Tài liệu kế toán phải lưu trữ theo thời hạn sau đây: a) Tối thiểu năm năm đối vứi tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành đơn vị kế tốn, gồm chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính; b) Tối thiểu mười năm đốì với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập hảo cáo tài chính, sổ kế tốn báo cáo tài năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; c) Lưu trữ vĩnh viễn đơi với tài liệu kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa kinh tế, an ninh, quốc phòng Sau đưa chứng từ vào bảo quản, lưu trữ có kế tốn trưởng phép lấy ra, trường hợp muôn mang chứng từ bên ngồi đơn vị phải có thủ trưởng đơn vị ký duyệt II KIỂM KÊ Khái niệm: Yêu cầu kế toán phải đảm bảo phản ánh xác sơ" thực có lại tài sản doanh nghiệp, số dư tài khoản sổ kế toán phải phù hợp với số liệu thực tế cònử Tuy nhiên, số liệu kế tốn với số liệu thực tế có chênh lệch nguyên nhân sau: • Khi thu, phát, đo lường khơng xác (có thể hữu ý vơ ý) • Lập chứng từ ghi sổ kế tốn sai sót • Hao hụt tự nhiên q trình bảo quản 131 • Tham ơ, mát Để đảm bảo cho số liệu kế tốn xác, ngồi việc tổ chức tốt chứng từ, kế tốn phải thực kiểm kê để kiểm tra tài sản có, đối chiếu sổ sách kê tốn thực tế để phát kịp thời tượng, nguyên nhân gây chênh lệch điều chỉnh sổ kế toán cho phù hợp với thực tế Vậy: Kiểm kè phương pháp kiểm tra trực tiếp chỗ nhầm xác nhận xác tình hình số lượng, chát lượng giá trị loại tài sản có Kiểm kê khơng có tác dụng bổ sung cho chứng từ kế tốn để phản ánh xác tài sản có mà tài liệu kiểm kê cung cấp sở để đặt kế hoạch sử dụng hợp lý loại tài sản, m ặt khác sở để quy trách nhiệm vật chất đắn Theo Điều 39 Luật Kế tốn kiểm kê tài sản quy định: (1) Kiểm kê tài sản việc cân, đong, đo, đếm sô" lượng; xác nhận đánh giá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn có thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với sơ' liệu sổ kế tốn (2) Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trường hợp sau: a) Cuối kỳ kế toán năm, trước lập báo cáo tài chính; b) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp; c) Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp; d) Xảy hỏa hoạn, lũ lụt thiệt hại bất thường khác; đ) Đánh giá lại tài sản theo định quan nhà nước có thẩm quyền; e) Các trường hợp khác theo quy định pháp luật 132 (3) Sau kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết kiểm kê Trường hợp có chênh lệch số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân phải phản ánh số chênh lệch kết xử lý vào sổ kế toán trước lập báo cáo tài chínhắ (4) Việc kiểm kê phải phản ánh thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản Người lập ký báo cáo tổng hợp kết kiểm kê phải chịu trách nhiệm kết kiểm kê Các loại kiểm kê phương pháp tiến hành kiểm kê: + Theo phạm vi đôi tượng kiểm kê thực kiểm kê tồn kiểm kê phần • Kiểm kè tồn tiến hành kiểm kê tất loại tài sản, vật tư, tiền vốn doanh nghiệp • Kiểm kê phần tiến hành kiểm kê phạm vi loại tài sản + Theo thời gian: Có thể tiến hành kiểm kê định kỳ bất thường (đột xuất) • Kiểm kê định kỳ thường tiến hành vào cuối kỳ báo cáo, tùy đặc điểm hoạt động tùy theo loại tài sản mà định kỳ kiểm kê khác Tiền mặt thường kiểm kê hàng ngày, nguyên vật liệu, thành phẩm phải kiểm kê hàng thảng,quý, Đối với vật tư quý phải kiểm kê hàng tuần, TSCĐ thường kiểm kè hàng năm © Kiểm kê bất thường tổ chức kiểm kê không quy định thời hạn trước Kiểm kề bất thường tiến hành trường hợp đổi người quản lý tài sản, có phát sinh hư hao, tổn thất bất thường quan chủ quản hay tài tiến liành kiểm tra tài hay kiểm tra kế tốn Kiểm kê cơng tác quan trọng có liên quan đến nhiều phận, nhiều người công tác chi li, phức tạp, khối lượng nhiều, thời gian khẩn trương nên muốn 133 làm tốt phải có lãnh đạo chặt chẽ cần thu hút quân chúng, công nhân tham gia Khi tiến hành kiểm kê, phải lập ban kiểm kê giám đốc doanh nghiệp định, có tham gia kế toán, giúp giám đốc đạo, hướng dẫn nghiệp vụ kiểm kê, phải hoàn thành việc ghi sổ kế toán đến thời điểm kiểm kê, có tác dụng đối chiếu với sơ liệu thực tế kiểm kê Il|ể PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH KIEM kê Tùy theo nội dung đôi tượng kiểm kê vật, tiền m ặt hay tài sản tốn mà có phương pháp kiểm kê sau đây: a) K iểm kê vật: Phương pháp kiểm kê vật việc cân, đo, đong, đếm chỗ loại vật kiểm kê Trước kiểm kê cần xếp vật theo thứ tự, ngăn nắp, chuẩn bị đủ phương tiện cân đo cần thiết Khi tiến hành kiểm kê, phải có m ặt người bảo quản vật tham gia Phải tiến hành đồng thời địa phương điểm cần kiểm kê theo trình tự hợp lý để tránh trùng sót c ầ n ý tình trạng chất lượng vật (vải ố dấy bẩn, đường chảv nước, nguyên liệu biến chất ) Đối với vật tư, tài sản thuộc quyền sở hữu quản lý DN (đơn vị) nằm bên ngồi DN vật liệu đưa ngồi gia cơng, vật tư đường, sản phẩm gửi bán nhờ đơn vị, doanh nghiệp bạn bảo quản giùm kiểm kê tài sản, cần đối chiếu với đơn vị có liên quan để xác minh số thực tế có phù hợp với sổ kế tốn khơng? 134 Địa chỉ: BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, SẢN PHAM, hàng hóa - Thời điểm kiểm kê ngày tháng.Ệ năm - Ban kiểm kê gồm: Ông, b trưởng ban Ông, bà ủ y viên Ông, bà ủ y viên - Đã kiểm kê kho có m ặt hàng đây: Số TT A Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hóa) B Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiển Chênh lêch Thiếu Thừa Thành Thành Sô' Số tiền tiến lượng lượng Theo kiểm kê Theo sổ sách Mã số Đơn vị tính Đơn giá c D Phẩm chất Còn tố 100% 10 Kém phẩm chất 11 Mất phẩm chất 12 Ngày tháng năm Thủ trưởng đơn vị (Ý kiến giải sơ chênh lệch) (Ký, họ tên) Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trưởng ban kiểm kê ■ (Ký, họ tên) b) K iểm kê tiền m ặt, chứng p h iếu có g iả trị tiền loại chứng khoán (cổ phiếu, trả i ph iêu ) Kiểm kê tiền mặt phải tiến hành toàn tiền m ặt loại chứng phiếu có giá trị tiền (séc, tem, bưu điện ễ) Phương pháp kiểm kê đếm trực tiếp loại đôi chiếu, lập báo cáo kiểm kê theo mẫu sau: Đơn vị: Địa chỉ:ể Sô" đăng ký doanh nghiệp (môn bài): ẽ Telefax: BẢNG KIỂM KÊ QUỸ Số: Vào giờ.Ế ngày tháng năm STT Diễn giải Số lượng (tờ) A B c Số dư theo sổ quỹ X II Số kiểm kê thực tế X - Loại - Loại - Loại số tiền D III Chênh lệch Lý do: + Thừa: + Thiếu: Kết luận sau kiểm kê quỹ: Kê toán trưởng (Ký, họ tên) 136 Thủ q u ỹ (Kỷ, họ tên) Ngiiffi chịu trách nhiệm (Ký, họ tên) c) Kiểm kê tiền gử i ngăn hàng khoản toán: Kiểm kê tiền gửi ngân hàng khoản toán phương pháp đối chiếu số dư tài khoản sổ kế toán DN với sổ ngân hàng đơn vị có quan hệ tốn Nếu khoản có chênh lệch cần đơi chiếu lại chứng từ để tìm nguyên nhân lập chứng từ đính Bảng kiểm kê phải đốì chiếu khoản, lập báo cáo kiểm kê, nêu rõ tên tài khoản kiểm kê, sô" dư khoản đôi chiếu với đơn vị liên quan, số chênh lệch (nếu có), nguyên nhân chênh lệch người chịu trách nhiệm d) Vai trị k ế tốn kiểm kê Kế tốn có vai trị quan trọng kiểm kê Kế toán vừa thành viên ban kiểm kê, vừa người tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp việc tổ chức thực công tác kiểm kê Vai trị kế tốn thể trước, sau kiểm kê: + Trước tiến hành kiểm kê, vào tình hình thực tế đơn vị để đề phương hướng phạm vi kiểm kê, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho người làm cơng tác kiểm kê, khóa sổ kế toán thời gian kiểm kê + Trong kiểm kê, kế toán phải kiểm tra việc ghi chép kiểm kê, tham gia tổng hợp sô" liệu kiểm kê, đôi chiếu sô' liệu kiểm kê với sô" liệu ghi sổ kế toán để phát khoản chênh lệch thừa thiếu + Sau kiêm kê hoàn thành, kế toán phải vào kết kiểm kê ý kiến giải khoản chênh lệch mà tiến hành điều chỉnh sổ kế toán cho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê 137