HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT, CẤU HÌNH TOOL KÝ SỐ PHIÊN BẢN 2.0

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM TRUNG TÂM ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KÝ SỐ PHIÊN BẢN 2.0 Hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp Viện Hàn lâm Hà Nội, năm 2022 MỤC LỤC I HƯỚNG DẪN GỠ BỎ TOOL VGCASignService phiên 1.0 1.1 Đối với Windows 1.2 Đối với Windows 10 II HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT, CẤU HÌNH TOOL KÝ SỐ PHIÊN BẢN 2.0 Cài đặt tool VGCASignService Cấu hình tool VGCASignService 11 2.1 Hướng dẫn cấu hình dịch vụ chứng thực 12 2.2 Hướng dẫn cấu hình mẫu chữ ký 13 Hướng dẫn cài đặt cấu hình ảnh suốt phần mềm photoshop 16 III SỬ DỤNG KÝ SỐ PHIÊN BẢN 2.0 TRÊN HỆ THỐNG QLVB VÀ ĐHTN VIỆN HÀN LÂM (sau viết tắt Hệ thống) 21 Luồng tạo dự thảo để ký số Hệ thống 21 1.1 Luồng dự thảo đầy đủ dành cho dự thảo phải xin ý kiến góp ý 21 1.2 Luồng dự thảo rút ngắn hơn: Luồng dự thảo không xin ý kiến phòng ban khác, xin ý kiến Văn thư, Lãnh đạo phòng phê duyệt/cho ý kiến, Lãnh đạo đơn vị (đã phân công phụ trách lĩnh vực cụ thể) ký chuyển phát hành văn 22 1.3 Luồng dự thảo rút gọn: Với luồng chuyên viên tạo dự thảo đảm bảo thực soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày nội dung dự thảo 23 Mẫu văn dự thảo (Kèm phụ lục Mẫu văn dự thảo Ban CYCP hướng dẫn) 24 Hướng dẫn thao tác tạo dự thảo Hệ thống 24 3.1 Hướng dẫn vai trị chun viên trình dự thảo 24 3.2 Hướng dẫn vai trò Trưởng phòng duyệt đồng ý nội dung dự thảo 28 3.3 Hướng dẫn vai trò Lãnh đạo đơn vị 29 3.4 Hướng dẫn vai trò Văn thư 32 I HƯỚNG DẪN GỠ BỎ TOOL VGCASignService phiên 1.0  Thực bước chính: Bước 1: Mở Control Panel Bước 2: Tìm đến cài ký số phiên 1.0 Bước 3: Tiến hành gỡ bỏ  Chi tiết mục 1.1 đến mục 1.2: 1.1 Đối với Windows Vào Start  Control panel Tiếp theo Gỡ bỏ cài đặt hình Chuột phải VGCASignService, chọn Uninstall Chọn Yes  Nếu cài xuất lỗi nhấn OK Nguyên nhân: Do Microsoft NET Framework4 Client Profile phiên thấp 4.5 cài ký số yêu cầu Giải pháp: Tiến hành gỡ Microsoft NET Framework4 Client Profile phiên 4.0 Control Panel cài lại phiên 4.6.1 trở lên (tham khảo địa https://dotnet.microsoft.com/en-us/download/dotnet-framework tìm kiếm https://www.google.com) 1.2 Đối với Windows 10 Xuất hình Tiếp theo Và tiến hành gỡ bỏ II HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT, CẤU HÌNH TOOL KÝ SỐ PHIÊN BẢN 2.0 Yêu cầu cấu hình máy tính cài ký số phiên 2.0 sử dụng Hệ thống QLVB ĐHTN Viện Hàn lâm:  Hệ điều hành: Tool sử dụng cho hệ điều hành Windows trở lên  Chip core i5, Bộ nhớ RAM: 2GB trở lên  Dung lượng ổ C trống tối thiểu: 10Gb trở lên  Cài đặt Net Framework 4.6.1 trở lên Cài đặt tool VGCASignService  Thực bước chính: Bước 1: Tải cài tool địa chỉ: https://ca.gov.vn/tai-phan-mem máy tính Bước 2: Chạy file VGCASignServiceSetup.msi Bước 3: Thực tiến trình cài đặt nhấn Finish để hoàn thành  Chi tiết sau: Tải cài tool địa chỉ: https://ca.gov.vn/tai-phan-mem Hoặc https://drive.google.com/file/d/10VhLQb8AKBt3ShE0qLnmnslDO25P12TQ/vi ew?usp=sharing Sau tải mở ổ chứa cài, tìm đến file VGCASignServiceSetup.msi Để cài đặt tool ký số - xác thực tài liệu VGCASignService, chạy file VGCASignServiceSetup.msi Ở cửa sổ cho phép bạn thay đổi đường dẫn cài đặt Bạn chọn Next,… Chọn Install để bắt đầu cài đặt 10 Q trình cài đặt thành cơng, click chọn “Finish” để kết thúc 22 1.2 Luồng dự thảo rút ngắn hơn: Luồng dự thảo không xin ý kiến phòng ban khác, xin ý kiến Văn thư, Lãnh đạo phòng phê duyệt/cho ý kiến, Lãnh đạo đơn vị (đã phân công phụ trách lĩnh vực cụ thể) ký chuyển phát hành văn 23 1.3 Luồng dự thảo rút gọn: Với luồng chuyên viên tạo dự thảo đảm bảo thực soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Ghi chú: + Các Luồng thiết lập dựa sở vận dụng NĐ 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư phù hợp chức Hệ thống + 24 Mẫu văn dự thảo (Kèm phụ lục Mẫu văn dự thảo Ban CYCP hướng dẫn) Tại phiên ký số phiên 2.0 khoảng cách để cấp số, ngày, tháng, năm phải để giãn rộng để văn thư cấp số, ngày, tháng, năm tool ký tự động chèn thông tin không bị đè lên chữ Hướng dẫn thao tác tạo dự thảo Hệ thống Đối với ký số phiên 2.0 có số điểm so với phiên 1.0 là: + Có tính an tồn bảo mật cao + Đối với Lãnh đạo cần đưa hình ảnh chữ ký vào vùng ký, tool ký giữ nguyên kích thước hình ảnh chữ ký thay kéo tay phiên 1.0 khó đảm bảo kích thước chữ ký + Đối với văn thư cho phép cấp số, ngày tháng năm văn đóng dấu điện tử tự động thao tác thủ cơng cho phù hợp với văn cần ký số điện tử, giúp giảm thao tác ký so với phiên 1.0 3.1 Hướng dẫn vai trị chun viên trình dự thảo Thực tạo dự thảo từ Văn đến chưa xử lý tạo dự thảo Hệ thống 3.1.1 Tao dự thảo xuất phát từ văn phải xử lý kênh Văn đến chưa xử lý Bước 1: Đăng nhập vào Hệ thống, Trang chủ  mở kênh Văn đến chưa xử lý Bước 2: Mở chi tiết văn giao xử lý  nhấn nút DỰ THẢO VB 25 Bước 3: Điền thông tin form dự thảo 26 Hoặc dự thảo tạo Hệ thống Bước 1: Click menu QUẢN LÝ VĂN BẢN -> Dự thảo - Phiếu trình Hoặc Trang chủ -> TẠO DỰ THẢO Bước 2: Điền thông tin nội dung dự thảo (giống bước mục 3.1) 3.1.2 Dự thảo sau văn thư có ý kiến thể thức: Hệ thống xuất kênh Văn dự thảo có ý kiến 3.1.3 Dự thảo sau Lãnh đạo phịng có ý kiến phê duyệt: Hệ thống xuất kênh Văn dự thảo phê duyệt 27 Tiếp theo nhấn nút TRÌNH TIẾP Cuối kiểm sốt dự thảo cấp số, vào sổ chuyển phát hành Mở chi tiết kênh Văn ký, chuyển phát hành 28 3.2 Hướng dẫn vai trò Trưởng phòng duyệt đồng ý nội dung dự thảo Bước 1: Truy cập vào Hệ thống, trang chủ: Bước 2: Mở kênh Văn dự thảo soạn/Xin ý kiến Bước 3: Mở dự thảo xin ý kiến trình tiếp chuyên viên tạo dự thảo trình tiếp 29 Bước 4: Kiểm soát dự thảo đồng ý Tại giao diện trang chủ xuất kênh Văn chưa đọc Đây kênh cho phép Lãnh đạo phòng (nếu duyệt dự thảo) nắm dự thảo văn thư cấp số, vào sổ chuyển phát hành Mở chi tiết kênh văn chưa đọc 3.3 Hướng dẫn vai trò Lãnh đạo đơn vị Chú ý: Phải nhập mật token cấp (mật cá nhân sử dụng token quản lý) Bước 1: Truy cập Hệ thống 30 Bước 2: Mở chi tiết kênh Văn dự thảo trình ký Xuất giao diện sau Thực ký số giao diện ký số theo giao diện sau: 31 Nhấn nút CHUYỂN PHÁT HÀNH để chuyển phát hành Sau nhấn Đóng lại Kiểm tra lại dự thảo sau Đóng lại 32 Văn Lãnh đạo ký số cho phép chuyển phát hành xuất trang chủ Văn thư đơn vị Bước 3: Dự thảo sau văn thư cấp số, vào sổ chuyển phát hành quay trở lại Lãnh đạo nắm Tiến hành mở chi tiết kênh Văn ký, chuyển phát hành 3.4 Hướng dẫn vai trò Văn thư Thực hiện: cho ý kiến thể thức văn văn (nếu có yêu cầu) cấp số, vào sổ, chuyển phát hành văn theo yêu cầu bên có liên quan Bước 1: Cho ý kiến thể thức văn dự thảo trước chuyên viên/trưởng phịng tạo dự thảo trình lãnh đạo có thẩm quyền kênh Văn dự thảo soạn/xin ý kiến Bước 2: Tại hình trang chủ tài khoản Văn thư đơn vị có kênh Văn chờ cấp số 33 Bước 3: Mở chi tiết kênh tiến hành cấp số, vào sổ văn Khi chọn click ký dấu đơn vị, thực thao tác sau:  Nếu thực ký thủ công cần click chuột trái vào vùng trống để thực  Nếu tiến hành ký tự động 34 Đợi lúc tool ký thực sau Nhấn nút Trở lại để thao tác lại (nếu cần) Sau đó, nhấn nút HỒN THÀNH để kết thúc 35 Tiếp theo nhấn nút ĐÓNG LẠI Bước 4: Nhấn nút CẤP SỐ để kết thúc Bước 5: Xem lại văn cấp số, vào sổ mục QUẢN LÝ VĂN BẢN -> văn Văn thư thực chuyển phát hành văn theo yêu cầu bên có liên quan Sau văn thư hồn thành việc cấp số vai trị Lãnh đạo, Trưởng phòng, Chuyên viên tạo dự thảo, , v.v… (tức vai trò tham gia thực dự thảo) biết dự thảo cấp số chuyển phát hành theo yêu cầu 36 Phụ lục Mẫu văn dự thảo CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM _ Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /VPCP v/v…… Hà Nội, ngày tháng năm NỘI DUNG VĂN BẢN Nơi nhận: CHỨC DANH NGƯỜI KÝ - Họ tên