kỹ năng xây dựng và quản lý dự án

Thực hiện một dự án không phải là mang tiền bạc, vật chất đến cho một cộng đồng mà trước tiên là nhằm phát huy sự tham gia của người dân trong cộng đồng, giúp họ xác định những nhu cầu đ

ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HỒ CHÍ MINH

MỤC LỤC

Phần Một Dự ÁN VÀ XÂY DựNG Dự ÁN

I Dẫn nhập ,,,,,,,,,,, 3

II Dự án……… 4

III Quản lý dự án ,,,,,,,,,,, 6

IV Xây dựng dự án……… ,,,,,,,,,,, 16

Bước 1: Khảo sát nhu cầu……… ……… 16

Bước 2: Xây dựng dự án……… ……… 20

Bước 3: Thực hiện và giám sát dự án ……… 27

Bước 4: Lượng giá dự án ……… 36

Phần Hai : CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ Ở NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN I Kỹ năng lấy quyết định ……… 40

II Kỹ năng xây dựng nhóm cộng tác ………… 42

III Làm thế nào để điều hành một cách hiệu quả các buổi họp nhân viên ………… 44

IV Kỹ năng quản lý thời gian làm việc ………… 45

V Kỹ năng truyền thông ………… 46

VI Kỹ năng giải quyết mâu thuẩn ……… 52

VII Kỹ năng thương lượng ……… 56

VIII Kỹ năng trong quan hệ đối tác ………… 60

Phần kết luận ……… 62

Phụ lục :……… 65

PHẦN MỘT

DỰ ÁN VÀ XÂY DỰNG DỰ ÁN

I DẪN NHẬP

Các nhà nghiên cứu về phát triển nhận xét rằng ở các nước đang phát triển, người ta ngày càng

sử dụng chương trình và dự án nhằm mục tiêu phát triển kinh tế và xã hội Trong gần một phần tư thế

kỷ qua, dự án đã là một thứ công cụ hay phương tiện để những tổ chức viện trợ quốc tế chuyển giao

viện trợ không hoàn lại, các khoản tín dụng, cũng như các khoản cho vay và viện trợ kỹ thuật Với

chức năng là đòn bẩy quan trọng trong tiến trình phát triển, dự án giúp biến kế hoạch thành hành

động Với mục đích cuối cùng là mang lại thay đổi về mặt xã hội và kinh tế, dự án là phương tiện huy

động tài nguyên và nguồn lực các loại và phân bổ chúng một cách hợp lý để tạo ra hàng hóa kinh tế và những dịch vụ xã hội Nếu việc xác định, hình thành, chuẩn bị kế hoạch và thực hiện dự án không được kỹ càng, thì dự án có thể thất bại, nghĩa là khả năng cũng như tiềm năng của cộng đồng không

được phát huy và vốn liếng đổ vào dự án bị lãng phí Do đó khả năng quản lý dự án là một yêu cầu rất

Trước khi nói tới quản lý dự án, chúng ta cần xem lại một số điều kiện tối quan trọng liên quan tới dự án và quản lý dự án, như : đối tác và quan hệ đối tác, sự tham gia của cộng đồng, sự phát

triển bền vững, v.v… Cái mới trong tìm hiểu về dự án là quan hệ đối tác và sự tham gia của cộng

đồng vào dự án Khi nói dự án, người ta thường hay nghĩ tới thuần túy “bên cho” và “bên nhận” Một

khi tổ chức thực hiện dự án ra đi, thì đâu lại hoàn đấy, thậm chí còn để lại những xung đột bộc lộ hay tiềm ẩn trong nội bộ cộng đồng, vì thế dự án xem như thất bại và, như theo định nghĩa, dự án không mang lại sự thay đổi theo hướng tích cực Phải làm sao cho cộng đồng “sở hữu” dự án ngay từ đầu đến cuối, bởi vì khi tác viên dự án đi rồi chính cộng đồng sẽ duy trì hoặc phát huy hơn nữa những thành

quả của dự án Nói cách khác, được như thế dự án mới bền vững

Xét theo quan điểm phát triển cộng đồng, thực hiện một dự án là nhằm tạo ra những điều kiện

cải thiện tình trạng kinh tế và xã hội của một cộng đồng mà chúng ta muốn giúp đỡ Thực hiện một dự

án không phải là mang tiền bạc, vật chất đến cho một cộng đồng mà trước tiên là nhằm phát huy sự tham gia của người dân trong cộng đồng, giúp họ xác định những nhu cầu đích thực của họ cần phải giải quyết, giúp họ tự lực, gây ý thức, tắt một lời là mang lại cho họ quyền lực để họ tự giải quyết những vấn đề của họ Sự can thiệp của tác viên cộng đồng hay tác viên dự án chỉ mang tính chất xúc tác

Có rất nhiều loại dự án Tuy nhiên, mọi dự án đều có các điểm chung:

 Phải tôn trọng một số nguyên tắc cơ bản, sẽ được trình bày kế tiếp theo trong quyển sách này

 Phải đối diện với với những sự kiện bất ngờ có thể tạo những yếu tố rủi ro

 Phải hội đủ 3 yếu tố cần thiết : nhu cầu của người dân, ý định của chúng ta và khả năng của chúng ta ( khả năng chuyên môn, tài chính…), nếu không thì hoặc không nên có dự án hoặc nếu có thì dự án đó sẽ thất bại, gây lãng phí vô ích

Dự án (project) là sự can thiệp để tạo một sự thay đổi trong nhận thức nơi người dân Nhờ

thay đổi nhận thức, người dân quyết tâm thực hiện những công việc nhằm mang lại một sự thay đổi trong môi trường sống của chính họ Và ngược lại, sự thay đổi trong môi trường sống lại giúp người dân đổi mới hơn nữa nhận thức của họ, nghĩa là họ cảm thấy có nhu cầu muốn cải thiện cuộc sống trong cộng đồng và xã hội

Tác viên dự án, tác viên cộng đồng hay tác viên phát triển khi làm dự án chỉ đóng vai trò xúc tác (thông qua tiền bạc, vật chất, kỹ năng…), còn cộng đồng phải tự xác định vấn đề phải giải quyết, nhu cầu cần phải đáp ứng, và thực hiện dự án Nhưng thực hiện một dự án cần có lãnh đạo, các hệ thống và cơ chế tổ chức và kiểm tra kiểm soát Vì thế mới đặt ra vấn đề quản lý dự án Tưởng dễ nhưng không dễ, vì phải quản lý một cách khoa học Công việc làm trong vài ngày hay một tuần thì đơn giản, nhưng nếu phải làm trong một năm hay nhiều năm, phải quản lý con người, quản lý tiền bạc, giải quyết những mối quan hệ chằng chịt thì không đơn giản chút nào

Vậy dự án là gì ? Có nhiều cách định nghĩa :

 Dự án là sự can thiệp một cách có kế hoạch nhằm đặt một hay một số mục tiêu cũng như hoàn thành những chỉ báo thực hiện đã định trước tại một địa bàn và trong một khoảng thời gian nhất định, có huy động sự tham gia thực sự của những tác nhân và tổ chức cụ thể

 Dự án là một tổng thể có kế hoạch những hoạt động (công việc) nhằm đặt một số mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian và trong khuôn khổ chi phí nhất định

Dự án …

 nhằm mang lại một sự thay đổi được quản lý và có định hướng, do đó sẽ gây ra PHẢN ỨNG

 là một hoạt động bao hàm nhiều chức năng, do đó có thể tạo ra MÂU THUẪN

Dự

án

Ý định của chúng ta

Nhu cầu của người dân

Khả năng của chúng ta

Ba điều kiện để hình thành dự án

 là một hệ thống lồng trong một hệ thống khác, do đó PHỨC TẠP

 hướng về tương lai, do đó CÓ YẾU TỐ BẤT ĐỊNH

 là lấy những quyết định đúng đắn, do đó cần phải có THÔNG TIN và đôi khi phải THỎA HIỆP

 Truyền thông giao tiếp / mối quan hệ giữa cá nhân với cá nhân

 Theo dõi, giám sát / kiểm tra

 Giải quyết khó khăn

Cần phân biệt thêm :

Dự án nhánh (sub-project) là những dự án nhỏ nằm trong một dự án, và thường được thực hiện trên

một địa bàn hay với một cộng đồng

Chương trình (program) là tổ hợp các dự án có cùng một mục đích hay chủ đề Chương trình là một

loạt những dự án làm cùng một việc tại một nơi và trong một khoảng thời gian nhất định Chương trình cũng có thể chỉ đề ra một số mục tiêu và tiêu chuẩn chung, còn các dự án được thực hiện ở nhiều nơi khác nhau (trong phạm vi một vùng, một nước hay cả thế giới) vào những thời điểm khác nhau Chương trình có thể bao gồm nhiều dự án có liên quan với nhau và lồng ghép trong một tổng thể Ví

dụ : Tổ chức X lo về an sinh trẻ em có chương trình “Hỗ trợ trẻ trong hoàn cảnh đặc biệt khó khăn”, nghĩa là đối tượng tổng quát là trẻ trong hoàn cảnh đặc biệt khó khăn Chương trình này gồm có một

số dự án như dự án “trẻ đường phố”, dự án “trẻ mại dâm”, dự án “phòng chống trẻ bị lạm dụng tình dục”, dự án “hỗ trợ thu nhập cho gia đình của một hoặc cả ba nhóm trẻ nói trên”, v.v…

VÍ DỤ :Xây một chiếc cầu,

tổ chức một khóa tập huấn Nâng cao chất lượng giáo dục

về chăm sóc sức khỏe ban đầu

Dự án có mở đầu và có kết thúc

Các dự án nhánh : trẻ đường phố ở khu vực A, B, C do cộng đồng đảm nhận, ví dụ : nhà mở, dạy văn hóa, bữa ăn dinh dưỡng, tiếp cận gia đình

III QUẢN LÝ DỰ ÁN

1 Quản lý là gì ?

Dự án bắt đầu sau khi đã đề ra được mục tiêu tổng quát (goal) và những mục tiêu cụ thể (objectives) Dự án kết thúc thành công khi đạt được mục tiêu đề ra hoặc không thành công khi không đạt hoặc đi trệch mục tiêu ban đầu Do đó, một dự án đúng nghĩa phải có “đầu” và có “đuôi” và diễn ra trên một địa bàn cụ thể và trong một khoảng thời gian nhất định, không thể “đem con bỏ chợ” hay

“đánh trống bỏ dùi” Điều này còn hàm nghĩa là phải có tổng kết mà trong thuật ngữ quản lý dự án gọi

là lượng giá Vì tiền bạc và thời gian có hạn, cho nên phải tổ chức thực hiện dự án sao cho đạt được mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định và với một khoản tiền nhất định Dự án không thể kéo dài vô hạn định, và không thể cứ tiếp tục chi tiền cho dự án mà không tổng kết Chính vì thế mà khâu lượng giá rất quan trọng

Khi nhiều người làm những công việc khác nhau nhằm một mục tiêu chung, thì cần có quản

lý, nếu không, sẽ không đạt được mục tiêu Quản lý liên quan tới một loạt những kỹ năng giải quyết

vấn đề, nhưng ở đây gắn với một dự án Vậy “quản lý” là tiến trình tổ chức và sử dụng những nguồn

lực nhằm đạt một mục tiêu Thông thường khâu quản lý quyết định thành bại của một dự án, nghĩa là

làm sao sử dụng một cách hiệu quả nhất những nguồn lực có sẵn Do đó đối với một dự án, quản lý là

sử dụng hữu hiệu tiền bạc, vật chất và con người gọi chung là tài nguyên hay nguồn lực

Quản lý dự án là tiến trình tổ chức và sử dụng những nguồn lực nhằm đạt mục tiêu tổng quát và những mục tiêu cụ thể đã đề ra cho một dự án

2 Sự khác biệt giữa quản lý chương trình và quản lý dự án Quản lý chương trình Quản lý dự án

Các hoạt động được duy trì

Phải trả giá cao khi làm sai

Các tài nguyên được huy động

cho tiến trình bình thường

Các tài nguyên được huy động theo tốc độ nhanh hơn bình thường

Ê-kíp làm việc thường được duy trì tốt và ổn định

Phải tuyển nhân viên mới và cần thời gian để thích nghi

Cam kết dài hạn Cam kết ngắn hạn

Tiến trình và các vấn đề trở nên quen thuộc sau một thời

gian

Mỗi dự án có tiến trình khác nhau và những vấn đề mới

Những thử thách khó nhất là ở

những giai đoạn đầu

Những thử thách đều hiện diện trong suốt quá trình dự án

Chương trình có thể tiếp tục

vô hạn định

Dự án có thể kết thúc trước hạn định

3 Mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể :

3.1 Mục tiêu tổng quát chỉ ra mục đích cuối cùng của dự án, nói cách khác là chỉ ra phương hướng

đi tới cho tất cả những người tham gia thực hiện dự án Do đó, điều hệ trọng là mọi người tham gia dự

án đều phải nhất trí về mục tiêu tổng quát của dự án hay nói cách khác về mục đích mà tất cả muốn nhắm tới Mục tiêu dự án được phát biểu cách tổng quát nhưng đồng thời nói lên được mục đích của những người làm dự án

3.2 Mục tiêu cụ thể thì đặc thù hơn mục tiêu tổng quát, nói cách khác là giải thích mục tiêu tổng quát Khi xác định hay xây dựng một mục tiêu cụ thể phải đáp ứng được 4 yêu cầu sau đây : (1) Cái gì? Làm cái gì? (2) Khi nào làm? (3) Có thể làm được hay không (với thời gian, tiền bạc và nhân sự sẵn có), (4) Có thể đo lường được, nghĩa là sau đó có thể xác định là mục tiêu cụ thể đã đạt hay chưa

Trong thuật ngữ tiếng Anh, người ta thường nói phải biết đề ra những mục tiêu cụ thể một cách thông

minh và để dễ nhớ người ta dùng từ SMART (nghĩa là thông minh, sắc sảo) : Specific, Measurable,

Attainable, Realistic và Time-bound

Mục tiêu cụ thể phải :

 Đặc thù, không được chung chung S

 Đạt được trong một thời gian nhất định T

Có thể xác định mối quan hệ giữa mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể như sau :

Nói cách khác, người làm dự án không thể đạt được mục đích của mình, không thể đạt được mục tiêu tổng quát của dự án, nếu không đạt được những mục tiêu cụ thể của dự án Ví dụ không thể đạt được mục tiêu tổng quát là dự án chăm lo vật chất và tinh thần cho 40 trẻ đường phố ở nhà mở X, nếu không đạt được những mục tiêu cụ thể như : xóa mù chữ cho 1/2 số trẻ, dạy nghề cho 2/3 số trẻ và tạo việc làm ổn định cho tất cả 40 trẻ, v.v… Mục tiêu cụ thể cho thấy :

Con đường để đạt mục tiêu tổng quát;

Khi nào thì dự án hoàn thành;

Với thời gian và nguồn lực nhất định, có thể đạt được mục tiêu cụ thể hay không?

Vào một thời điểm nào đó có thể biết đã đạt mục tiêu cụ thể hay chưa?

Mục tiêu tổng quát

Câu chuyện minh họa : Dự án cải thiện đời sống người dân ở khu nhà ổ chuột X ở phường Y, quận

Z Dự án nhằm mục tiêu tổng quát là “cải tạo cơ sở hạ tầng và tạo việc làm có thu nhập cho 30 hộ gia đình ở khu nhà ổ chuột X ở phường Y, quận Z trong thời gian một năm” Những mục tiêu cụ thể có thể là :

 Dời và xây mới 10 căn nhà quá dột nát, ô nhiễm, và cung cấp vật liệu cho dân tự sửa chữa 15 căn nhà trong vòng 6 tháng, cả hai dạng dưới hình thức tín dụng nhà ở;

 Sắp xếp lại và xây mới 4 con hẻm lớn và toàn bộ hệ thống cống rãnh (tài trợ miễn phí);

 Xây dựng và phát triển 8 tổ tiết kiệm và tín dụng phụ nữ trong một năm;

 Dạy nghề hồ và mộc cho 15 thanh niên thất nghiệp và thực tập tay nghề ngay tại dự án trong vòng

6 tháng

Nếu một trong bốn mục tiêu cụ thể trên không đạt, thì không thể nói đạt được mục tiêu tổng quát của

dự án là “cải tạo cơ sở hạ tầng và tạo việc làm có thu nhập”

3.3 Các câu hỏi kiểm tra việc xây dựng mục tiêu

 Mục tiêu có được xây dựng một cách đúng đắn không?

 Mục tiêu có thể đo lường được và kiểm tra được không?

 Những người tham gia thực hiện dự án đều hiểu rõ mục tiêu hay không?

 Khi đạt được kết quả, kết quả này có tương xứng với thời gian và nguồn lực bỏ ra hay không?

 Những chỉ báo về các kết quả cuối cùng của dự án có được xác lập rõ ràng không?

 Giữa mục tiêu dự án và các mục tiêu cụ thể có liên hệ nhân quả với nhau hay không?

3.4 Một số điểm hướng dẫn việc viết mục tiêu

Trong điều kiện thông thường, để viết được một mục tiêu đúng và rõ, phải đảm bảo những tiêu chuẩn sau đây :

 Được viết dưới dạng một động từ chỉ hành động

 Chỉ ra một kết quả quan trọng duy nhất đạt được

 Nói rõ thời gian hoàn thành

 Cụ thể và đo lường được (nghĩa là có thể kiểm tra hay chứng minh được)

 Chỉ ghi rõ cái gì và khi nào (bao lâu), không ghi tại sao hay làm thế nào

 Các bên tham gia (kể cả cộng đồng hay nhóm người thụ hưởng) thực hiện dự án đều hiểu được

 Phải thực tế và thực hiện được, mặc dù vẫn bao hàm một thách đố nào đó

 Phù hợp với nguồn lực có sẵn

 Phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức đứng ra thực hiện dự án

3.5 Tầm quan trọng của việc xác định đúng mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể :

Ví dụ sau đây cho thấy dự án sẽ tiến hành theo hai hướng nếu mục tiêu cụ thể thứ tư xác định khác nhau : Khi dự án được công bố có một nhà thầu đến xin nhận thầu xây dựng Vì một số lý do khách quan, dự án tiến hành trễ mất 3 tháng, tác viên dự án nóng lòng muốn cho xong dự án đúng thời gian, đã thuê nhà thầu, và như thế đã đi trệch mục tiêu là giúp thanh niên học nghề có chỗ thực tập tay nghề Hậu quả là khi học xong, không học viên nào sống bằng nghề hồ và mộc cả Tình trạng thất nghiệp không được giải quyết Do đó dự án không thể thành công một cách trọn vẹn, nếu không đạt được mục tiêu tổng quát và cụ thể đã đề ra

Tóm lại, xây dựng dự án là một tiến trình rèn luyện tư duy : tiến trình quy nạp đi từ sự kiện đến ý tưởng và từ ý tưởng đến hành động

Dự án được xây dựng từ một tình hình cụ thể và từ các bước giải đáp các câu hỏi :

 Cái gì thế ?

 Các vấn đề là gì ?

 Tại sao như thế ?

 Phải làm gì để giải quyết ?

ĐẦU VÀO

 Nhu cầu

 Vấn đề cần giải quyết

Bối cảnh Công cụ

Thời hạn Phương tiện

Các lãnh vực của quản lý dự án

MỤC TIÊU TỔNG QUÁT:

Đến cuối năm 200… người dân tại xã X huyện Y tỉnh N tự chăm sóc sức khỏe của mình và kịp thời

sơ cấp cứu tại chỗ các tai nạn xảy ra trong cộng đồng giảm còn 20% các trường hợp tử vong do các tai nạn Mục tiêu cụ thể 5 : 80% các tr ường hợp

bệnh đều được cứu chữa kịp thời tại các cơ sở y tế.

Mục tiêu cụ thể 4 : Giải tán 100% các thầy lang băm, thầy cúng.

Mục tiêu cụ thể 3 : 75 người tình nguyện được đào tạo tốt và hoạt động tốt tr ong cộng đồng.

Mục tiêu cụ thể 2 : Có 5 đội tình nguyện làm công tác GDSK được thành lập mỗi đội 15 người (75 người tình nguyện) được chọn từ tr ong cộng đồng.

Mục tiêu cụ thể 1 : 80% các bà mẹ biết cách phòng tr ánh các bệnh thông thường xảy ra như tiêu chảy, sốt, sốt xuất huyết…

MỤC TIÊU CỤ THỂ 1 :

80% các bà mẹ biết cách phòng các bệnh thông thường xảy

r a như tiêu chảy, sốt, sốt xuất huyết… Hoạt động 3 : In và

phát các tài liệu

phòng chống dịch bệnh tiêu chảy, sốt, sốt xuất huyết

Hoạt động 2 : Tập huấn về phòng chống các dịch bệnh tiêu chảy, sốt, sốt xuất huyết (Chọn 45 các bà mẹ co con dưới 15 tuổi)

Hoạt động 1: Điều

tr a lập danh sách các bà mẹ có con dưới 15 tuổi

Đầu ra 3 : 45 bà mẹ được tập huấn biết cách thực hành các biện pháp phòng ngừa bệnh tiêu chảy, sốt, sốt xuất huyết

Đầu ra 2 : 3 lớp tập huấn được tổ chức, mỗi lớp 15 người, thời gian 3 ngày

Đầu ra 1 : 45 bà mẹ được nâng cao kiến thức hiểu biết về phòng chống dịch bệnh tiêu chảy, sốt, sốt xuất huyết

3.5 Các thành phần tham gia

Thành phần tham gia : “Người nắm một phần chủ động trong một sự kiện”

Nhiều loại thành phần tham gia cĩ thể can thiệp vào một dự án Các thành phần tham gia này cĩ những vai trị và trách nhiệm (quyền lợi và nghĩa vụ) cần phải được xác định rõ trước khi khởi đầu dự án

* Nhà quản lý dự án

Nhà quản lý : “người đứng đầu, hướng dẫn, điều khiển, cai quản”

Nhà quản lý dự án là nhân viên thực hiện hoặc nhân viên chức năng của cơ quan, được biệt phái tồn

thời gian hoặc bán thời gian cho dự án

Về mặt hoạt động, nhà quản lý dự án đề nghị ê-kíp dự án:

 Đánh giá các yếu tố nguy cơ và làm chủ chúng ở mọi thời điểm

 Chỉ định các cơng việc cần thực hiện

 Theo dõi bước tiến của các cơng việc

 Hịa giải các xung đột giữa các thành phần ê-kíp dự án

 Theo dõi kinh phí và thời hạn

 Báo cáo tiến độ dự án

Nhà quản lý dự án cần lưu ý :

 Bạn là trọng tâm của dự án : bạn chỉ nhận vai trị này khi bạn thấy thích thú

 Bạn phải được đào tạo trước khi điều hành dự án đầu tiên của bạn, bằng không, bạn sẽ gặp khó khăn bởi những sự kiện đến với bạn

 Trong trường hợp dự án có tầm quan trọng, bạn nên có sự hỗ trợ của các nhà tư vấn bên ngoài

 Tổ chức truyền thông là một trong những quan tâm hàng đầu của bạn vì nó thúc đẩy các thành phần tham gia và giúp dự án tiến triển

Để tránh những khó khăn quản lý, bạn cần có đủ khả năng làm chủ tổng thể các yếu tố quan trọng hoặc các phương thức cho dự án Thế thì bạn phải tránh mọi lầm lẫn giữa vai trò định hướng của bạn và vai trò cung cấp dịch vụ: vai trò thứ nhất cần lùi về sau so với vai trò cung cấp dịch vụ

* Ê-kíp thực hiện dự án

Ê-kíp : “Nhóm người hợp lực nhau trong một công việc chung”

Có thể từ nhiều bộ phận khác nhau của cơ quan, ê-kíp dự án thuộc quyền điều hành của nhà quản

lý dự án

Về mặt hoạt động, ê-kíp dự án:

- Thực hiện các công việc;

- Báo cáo tiến độ công việc cho quản lý dự án

Chuyên gia : “người có nhiều kỹ năng qua kinh nghiệm, qua thực hành”

Vài dự án rất cần sự giám định của một số chuyên gia

Về mặt hoạt động, các chuyên gia:

 Can thiệp đúng lúc theo yêu cầu của nhà quản lý dự án

 Cung cấp những ý kiến chuyên môn

Người thụ hưởng dự án

Người thụ hưởng dự án là những người làm cho dự án sống động, với tư cách là thành phần tham gia thường xuyên, họ trở thành những người hoạt động

Về mặt hoạt động, những người thụ hưởng dự án :

 Làm cho các công việc được tiến triển

 Can thiệp với tư cách là thân chủ

 Trắc nghiệm kết quả dự án

 Người phụ trách công việc

Về mặt hoạt động, người phụ trách công việc:

 Làm rõ các mục tiêu của dự án

 Thiết lập chương trình hành động

 Xác định kinh phí

 Chứng minh các lựa chọn được đưa ra (phân tích giá trị, xem xét các nguy cơ)

 Đo lường lợi ích

 Kiểm soát việc thực hiện dự án

 Làm cho ê-kíp dự án năng động

Như thể hiện theo hình ảnh sau đây, một dự án cần sự đóng góp của mọi thành phần tham gia: chỉ cần một thành phần tham gia bỏ cuộc thì dự án có thể thất bại

Những bận tâm của các thành phần khác nhau

Các thành phần khác nhau của một dự án có những bận tâm riêng biệt,thể hiện qua cách cư

xử, những mong đợi và những nhu cầu riêng biệt

Nói chung, những người thụ hưởng của một dự án thường không thích thay đổi Thông thường, trong cuộc sống của họ, họ đi tìm sự thỏa mãn các nhu cầu sinh tồn và nhu cầu an toàn

Các nhu cầu sinh tồn được thể hiện qua việc tìm kiếm thu nhập cao hơn, hoặc bổ sung, lợi ích

bằng hiện vật

Nhu cầu an toàn được thể hiện qua việc tìm kiếm công việc, một kế hoạch nghề nghiệp, một

quyết tâm không chọn những nguy cơ “vô ích”

DỰ ÁN

Giá trị và khả năng của tổ chức

Chiến lược của tổ chức

Ekíp dự án thực hiện

Chuyên gia năng lực chuyên môn

Người hưởng thụ nhu cầu những cản trở

Các đóng góp khác nhau của các thành phần dự án

Nhà quản lý dự án và ê-kíp dự án thường tìm kiếm trong dự án sự thỏa mãn các nhu cầu giao tiếp xác hội, nhu cầu được tôn trọng và được tự khẳng định

Nhu cầu giao tiếp xã hội: muốn hội nhập vào ê-kíp

Nhu cầu được tôn trọng: muốn các thành quả cá nhân được công nhận, muốn chức danh, muốn vị

trí, muốn ý kiến của mình được đánh giá cao

Nhu cầu được tự khẳng định: muốn “thử thách”

Sự khác biệt của các mối bận tâm đó giữa các thành phần dự án không hỗ trợ cho sự diễn biến của

dự án

IV XÂY DỰNG DỰ ÁN

1 Tiến trình xây dựng dự án bao gồm 4 bước:

 Khảo sát nhu cầu

Nhu cầu được tôn trọng

Nhu cầu giao tiếp Nhu cầu được an toàn

Nhu cầu sinh tồn

Nhà quản lý

dự án

và ê-kíp dự án

Người thụ hưởng dự án

Thực hiện và giám sát dự án

Khảo sát nhu cầu dự án

Lượng giá

Bước 1 : Khảo sát nhu cầu

Cái nhìn toàn cảnh về cộng đồng : thấy, nghe, cảm nhận Cái nhìn cận ảnh chi tiết : khám phá, phân tích, cái gì ảnh hưởng đến, có đáng giải quyết không ? Các mặt cần quan tâm khi tìm hiểu và phân tích tình hình và nhu cầu của cộng đồng là :

 Vị trí địa lý

 Điều kiện tự nhiên

 Tình hình dân số và đặc điểm dân cư

 Hạ tầng cơ sở

 Hoạt động kinh tế

 Công tác tổ chức

 Các đoàn thể chính trị, tổ chức xã hội, các hoạt động xã hội đang có

 Sinh hoạt văn hóa, tôn giáo

 Tình hình sức khoẻ, giáo dục

 Các thuận lợi và hạn chế

 Những vấn đề cần giải quyết

Cần lưu ý : Nhu cầu là mong ước thay đổi một hiện trạng khó khăn

Vấn đề là hiện tượng xảy ra qua đó con người gặp khó khăn trong thỏa mãn nhu cầu của mình

Các hoạt động của các tổ chức xã hội chỉ hiệu quả nếu họ xác định được tài nguyên và xây dựng những mong đợi dựa trên các mục đích rõ ràng và hợp lý Các mục đích này phải đáp ứng thực

tế của cộng đồng Khảo sát các nhu cầu là một hoạt động qua đó giúp nhận diện các vấn đề của cộng đồng và những tài nguyên để giải quyết các vấn đề đó, chọn ưu tiên và các dịch vụ cho kế hoạch chương trình (stewart, 1978)

Các dịch vụ được dự trù nhằm mang lại vài thay đổi cho hoàn cảnh hiện tại Tiến trình hoạch định phải bắt đầu với vấn đề đã được xác định

Phần lớn các khảo sát nhu cầu sử dụng tổng hợp các phương pháp tiếp cận vì sự hiểu biết đòi hỏi cần có những công cụ khác nhau để đo lường các dữ kiện riêng biệt

 Chỉ số xã hội : đo lường định lượng các khía cạnh của CĐ từ các báo cáo điều tra, tài liệu của

Nhà nước, thống kê, đặc điểm dân số, các thông số kinh tế xã hội, sức khỏe, trình độ học vấn, nhà ở, việc làm

 Khảo sát các thành viên CĐ : khi khảo sát, các thành viên cộng đồng được hỏi để biết các

thông tin liên quan đến các đặc điểm, nhu cầu, ước muốn của họ

 Các buổi họp mặt : cách nhìn khác nhau của các thành viên cộng đồng về các nhu cầu của

chính họ và các ưu tiên có thể được xác định qua các buổi họp mặt

 Sử dụng nguồn cung cấp thông tin chính : có khi cuộc khảo sát nhu cầu bắt đầu bằng cách gặp

gỡ những người nắm nhiều thông tin chính xác về các nhu cầu chưa phát hiện và ý kiến của địa phương

1 Một số phương pháp khảo sát nhu cầu 1.1 Khảo sát thông thường

Nhìn toàn cảnh : quan sát, nghe, cảm nhận (bằng cách đi la cà, hỏi )

Nhìn cận cảnh : khám phá chi tiết, phân tích, thu thập ý kiến, thông tin dưới nhiều hình thức khác

nhau

1.2 Nghiên cứu xã hội học

 Cần có người chuyên môn, kinh phí, thời gian, nhân sự

 Thu thập nhiều thông tin (bao gồm cả cái cần và cái không cần)

 Tốn kém, người dân ít tham gia

1.3 Phương pháp đánh giá nhanh có sự tham gia (PRA)

Nguồn gốc : Từ đánh giá nông thôn với sự hợp tác của nông dân (participatory rural appraisal - 1970) thành đánh giá nhanh có sự tham gia (participatory rapid appraisal) Đây cũng

là nguồn gốc phương pháp mới được gọi là kế hoạch hành động của cộng đồng (CAP: Community Action Planning)

 Người dân sắp xếp ưu tiên các vấn đề cần giải quyết và lên kế hoạch hành động

* Thuận lợi

 Thời gian ngắn hơn và ít tốn kém hơn so với những khảo sát đúng quy cách

 Làm nổi bật những dữ kiện về chất cũng như về lượng

 Động viên sự tham gia tích cực của địa phương vào tiến trình phát triển và đánh giá kiến thức

và sự hiểu biết của địa phương

 Lập đi lập lại nhiều lần trong tiến trình phát triển dự án

 Hạn chế thu thập quá nhiều dữ kiện không liên quan đến dự án

 Tạo ý thức quyền sở hữu dự án cũng như làm gia tăng khả năng chống đỡ

2.4 Những kỹ thuật giúp xác định nhu cầu

 Điều tra khảo sát

 Quan sát

 Bảng câu hỏi

 Lắng nghe người dân

 Dự những cuộc họp của các tổ chức trong cộng đồng và lắng nghe họ thảo luận

 Hội thảo chuyên đề của cộng đồng có sự tham dự của các thành viên trong cộng đồng và của những người lãnh đạo chính thức cũng như không chính thức

 Nắm bắt quan điểm của các tổ chức

 Tham khảo ý kiến các viên chức nhà nước

 Phỏng vấn có chuẩn bị và không chuẩn bị

 Đơn xin của cộng đồng, đơn thỉnh cầu …

 Trưng bày áp phích và tổ chức thảo luận về nhu cầu của cộng đồng

 Mời cộng đồng tham dự và lắng nghe một buổi nói chuyện của chuyên gia về phát triển, và tổ chức thảo luận về nhu cầu của cộng đồng

 Xác định nhu cầu sau một buổi chiếu phim làm cơ sở để thảo luận

 Các buổi họp khi tình hình có vấn đề dưới hình thức động não

 Biên bản, báo cáo và các bài nguyên cứu về những vấn đề trong cộng đồng

 Những kiến nghị của đại biểu Quốc Hội, hay đại biểu Hội đồng Nhân dân địa phương

Câu hỏi : Tại sao phải khảo sát nhu cầu ?

– Để tìm hiểu cộng đồng nhìn nhận nhu cầu no l quan trọng nhất – Để hiểu môi trường m mình sẽ lm việc

– Để đặt ưu tiên những gì mình cĩ thể cng lm với cộng đồng

2.5 Các giai đoạn khảo sát nhu cầu:

Giai đoạn 1: Động não

– Tại sao tơi lm như thế ? – Cc mục tiu của tơi l gì khi lm khảo st?

– Tôi có sẵn sàng làm chưa?

Giai đoạn 2: Khảo sát dữ liệu

– Tơi lm gì sau khi biết những nhu cầu của cộng đồng?

– Cc ti nguyn hỗ trợ l gì khi lm khảo st?

– Tôi có sẵn sàng làm chưa?

Giai đoạn 3: Soạn các câu hỏi

Bạn cần tìm hiểu gì về cộng đồng? Các câu hỏi được biên soạn dựa trên những gì chúng ta muốn tìm hiểu

Giai đoạn 4: Xác định các nhóm mục tiêu

– Ai trong cộng đồng có thông tin trả lời các câu hỏi?

– R sĩat lại cc câu hỏi dựa trên các nhóm mục tiêu đ được xác định Động no Khảo st dữ liệu Soạn cc cu hỏi Xác định các nhóm

mục tiu Lực chọn phương pháp Pht thảo cuộc khảo st Thực hiện

Giai đoạn 5: Lựa chọn phương pháp khảo sát

Khi lực chọn phương pháp cần quan tâm đến:

 Thời gian thực hiện v thời gian của nhĩm mục tiu

 Tài nguyên con người (sự tham gia hỗ trợ của địa phương)

 Ti nguyn vật chất (kinh phí cho phép, cơ sở vật chất,…)

 Quy mô/các đặc điểm của nhóm mục tiêu

 Các vấn đề của vùng/địa lý (rộng hoặc hẹp, sinh hoạt của địa phương)

Giai đoạn 6: Phát thảo cuộc khảo sát

 Bao gồm những hướng dẫn dựa trên các nhóm mục tiêu

 Khảo sát thử ở một nhóm bao gồm các thành phần người dân đại diện

 R sĩat lại sau khi lm thử

Giai đoạn 7: Thực hiện cuộc khảo sát

 Ln bảng cc kết quả

 Giải thích cc kết quả

 Lên kế hoạch các hành động

Bước 2 : Xây dựng dự án

Sau khi có kết quả khảo sát nhu cầu, tổ chức quản lý dự án hoặc cá nhân cùng ê-kíp dự án thảo

luận để xây dựng “khung hợp lý dự án” (logical framework) Đây là một công cụ thiết kế và quản lý

dự án xác định cụ thể và rõ ràng đầu vào, các hoạt động đáp ứng nhu cầu và đầu ra của dự án

Để xây dựng khung hợp lý dự án, chúng ta cần theo tiến trình thứ tự sau đây:

Cc bước thực hiện khung hợp lý dự n

1 Tác động

Trước hết chng ta cần suy nghĩ xem dự n của chng ta sẽ mang đến những thay đổi mức sống của người dân về mặt kinh tế, x hội, sức khoẻ…của người thụ hưởng dự án Sự thay đổi này có tính chất rộng hơn trong cộng đồng và có tính động lực giúp cộng đồng cùng chung sức tiếp tục giải quyết những nhu cầu và những khó khăn mới có thể ny sinh trong qu trình pht trin

Ví` dụ : Hồn cảnh kinh tế v x hội của 50% người khuyết tật được cải thiện

2 Hiệu quả

Sự tác động của dự án dựa trên các hiệu quả mà dự án mang lại cho từng người thụ hưởng dự

án Thông qua quá trình triển khai dự n v sự nỗ lực tham gia các hoạt động của dự án, đối tượng thụ hưởng được tăng năng lực và cĩ những thay đổi về mặt kiến thức, thái độ và hành vi

Ví dụ: 70% thanh thiếu nin khuyết tật tuổi từ 12 – 18 với những kỹ năng đầy đủ cho việc làm lúc chọn nghề

- Phân tích và đánh giá các nguồn lực chi phối

- Chọn chiến lược thích hợp và phân công Khi chọn, bạn cần quan tâm các mặt sau : Thuận lợi nhất, chi phí thấp, ít tốn công sức, có tính khả thi, có tính bền vững, có sự tham gia, tài nguyên được huy động, phù hợp với hoàn cảnh

Công việc đánh giá nguồn lực trong xây dựng dự án giúp chúng ta sử dụng nó một cách hiệu

quả nhất và đồng thời giúp chúng ta có phương án giảm thiểu tối đa các mặt hạn chế

Trong quá trình xây dựng dự án, chúng ta phải xác định :

 Nguồn lực nào khai thác được tại chổ

 Nguồn lực được hỗ trợ từ bên ngoài

 Các hạn chế là gì và cách khắc phục nó ?

 Hoạt động nào giúp đạt mục tiêu ?

 Ai chịu trách nhiệm và phối hợp với các bên ra sao ?

 Thời gian bao lâu ?

Ví dụ : Hoạt động cho vay vốn tín dụng; hoạt động tập huấn

5 Đầu vào

Đầu vào là các tài nguyên cần thiết, các nhu cầu để hỗ trợ cho các hoạt động

Ví dụ : Nhân viên, chuyên gia kỹ thuật, cơ sở vật chất, kinh phí…

Việc thiết lập đầu vào và các hoạt động sẽ tạo ra những sản phẩm và các dịch vụ (Đầu ra) hướng đến những thay đổi nơi người dân, sẽ đóng góp cho sự tác động mong muốn của dự án, đây cũng

là dựa trên thuyết nhân quả

Tĩm lại :

29

Ví dụ Khung hợp lý dự án

Tác động

Hiệu quả HĐ

Đầu vào

cảnh sức Khỏe, xã hội, kinh tế

Ki ến thức

Th ái độ

H ành vi

HĐ Cung cấp Dịch vụ

Đầu ra Chất lượng Dịch vụ Tốt và Phù hợp

H Đ :

Gi áo dục

Tư vấn

Đầu ra Giáo dục tốt

Tư vấn Phù hợp

HĐ Tiếp liệu Hậu cần

Đầu ra Tiếp liệu Đầy đủ

HĐ Đào tạo

Đầu ra

NV làm việc Tốt hơn

Nhân viên

Địa điểm

 Quyết định tài nguyên nào cần đến

 Dự kiến lượng giá trong kế họach ban đầu

 Rt ra bi học ci gì tốt v chưa tốt

Trước khi chng ta thực hiện dự n

Những cu hỏi chính yếu cần quan tm

H: Bằng cch no dự n xy dựng năng lực cho người thụ hưởng?

H: Lối ra của chiến lược v tính bền vững của dự n l gì?

H: Cc nguy cơ và các bước cần thực hiện để gim st và giảm nhẹ nguy cơ là gì ?

Hoạt động Đầu vào

Hướng thiết kế

Hướng thực hiện, giám sát và lượng giá

Điều cần lưu ý:

Khi thiết kế dự án, hướng đi từ Tác động – Hiệu quả - Đầu ra - Các Hoạt động – Đầu vào

Nhưng khi thực hiện dự án thì ngược lại, tức từ : Đầu vào – Các Hoạt động – Đầu ra – Hiệu quả - Tác động

Xây dựng các chỉ số đo lường (Chỉ báo) :

Định nghĩa : Chỉ báo là một phát biểu có thể kiểm chứng được về một điều kiện mà nếu điều kiện này

được thực hiện thì có thể khẳng định đã đạt được mục tiêu tổng quát hay mục tiêu cụ thể của dự án Chỉ báo giúp cụ thể hóa mục tiêu và là một công cụ quan trọng cho lượng giá

Các chỉ báo (chỉ số phát triển):

- Những yếu tố đo lường kết quả mong đợi của từng hoạt động, vào một thời điểm nhất định của dự án Nó có thể nêu số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí, hoặc vấn đề cần được khắc phục (ví dụ cần giảm mâu thuẫn trong cơ quan)

- So với các mục tiêu cụ thể của dự án, các chỉ báo giúp cho ta hình dung được các bước tiến triển hiệu quả hay không, cái gì cần phải điều chỉnh

- Các chỉ báo phải đáp ứng các điều kiện sau:

+ Cụ thể + Thực tế + Đo lường được + Khả thi + Có thời gian nhất định

Ví dụ:

Giảm tỉ lệ bệnh đường ruột phổ biến nơi trẻ

em từ 0 đến 4 tuổi ở làng X từ 50% xuống còn 25% vào tháng 6-1997

1 Số ca trẻ em 0-4 tuổi bị bệnh đường ruột giảm 50%

và điều trị tại bệnh viện vào tháng 6-1997

2 Giảm từ suất trẻ sơ sinh 25% vào tháng 6-1997

3 Giảm từ suất trẻ sơ sinh 10% vào tháng 6-1996

100% nguồn nước uống ở làng X không bị

Các chỉ báo theo một số lãnh vực đo lường 1 :

Lãnh đạo Số lượng lãnh đạo địa phương Tình trạng dinh dưỡng Trọng lượng theo tuổi,

trọng lượng theo chiều cao, chiều cao theo tuổi

Tiếp cận nguồn vốn Kiểm soát tài nguyên nước, quyền sử dụng đất Sức khỏe Tỷ lệ tử vong trẻ sơ sinh;

nguyên nhân chính gây tử vong

Lấy quyết định Đại diện ở các bộ phận chính trị Giáo dục Tỷ lệ biết chữ; trung bình số năm theo học chính quy

Kiểm soát xã hội Mức độ/qui mô hỗ trợ của các cơ chế địa phương Bình đẳng về giới Tỷ lệ trong giáo dục chính quy

1 Cẩm nang tập huấn tác viên cộng đồng, Giám sát và lượng giá có sự tham gia cua người dân, Phòng NC CTXH biên dich, 1990

Khác biệt về thù lao giữa nam và nữ

Tỷ lệ phụ nữ là xã viên HTX nông nghiệp

Công bằng Phân phối các lợi ích Nghèo khổ ở nông thôn Tỷ lệ thất nghiệp/nông nhàn, tỷ lệ không có đất, di dân theo mùa

vụ

Vệ sinh, phòng dịch Xóa các loại bệnh đặc thù; tỷ lệ và phạm vi tiêm chủng

Trách nhiệm về giới Phân công lao động theo giới Chất lượng cuộc sống Tiếp cận nguồn nước xách tay; loại mái nhà; vệ sinh nhà cửa

Lợi ích gia đình Phân phối lợi ích trong phạm vi gia đình Môi trường Diện tích đất bị nhiễm mặn không thể trồng lúa, diện tích rừng

6 Mục tiêu dự án : + Mục tiêu tổng quát + Mục tiêu cụ thể

7 Các giai đoạn và các hoạt động chính của dự án

- Tên dự án và địa điểm triển khai dự án

- Tóm lược nội dung dự án

- Tên tổ chức dự án

- Tên và chức vụ những người thực hiện dự án

- Ngày khởi sự và ngày kết thúc dự án

- Tổng kinh phí xin tài trợ

- Tài khoản ngân hàng (tên ngân hàng, tên chủ tài khoản, số tài khoản)

- Địa chỉ của dự án

- Ngày gửi bản đề nghị dự án

DẪN NHẬP

- Tóm lược mục đích xin tài trợ

- Cho biết bạn là ai – hãy tạo cảm tưởng tốt về nhóm của bạn : nhóm của bạn thành lập lúc nào và trong hoàn cảnh nào, những thành quả nhóm bạn đã đạt được, các mục tiêu chung của nhóm và

mối quan hệ của bạn với những người sẽ được thụ hưởng dự án Thường phải trưng bằng chứng

nhóm của bạn đã đạt tiến bộ trước khi nộp đơn xin tài trợ

TRÌNH BÀY NHU CẦU

- Cung cấp thông tin nền (liên quan tới mục tiêu của dự án; thông tin không được quá sơ sài); hoàn cảnh dẫn tới sáng kiến viết bản đề nghị dự án, ví dụ tại sao nhóm không thể tự quyên tiền được

- Những vấn đề cụ thể cần giải quyết (sử dụng càng nhiều dữ kiện càng tốt để biện minh cho yêu cầu xin tài trợ, ví dụ số liệu thống kê)

- Ai sẽ là người thụ hưởng : bao nhiêu người, hoàn cảnh kinh tế của họ ra sao, họ sẽ tham gia như thế nào vào dự án

- Nêu bật tầm quan trọng của nhu cầu tại địa phương và nếu cần trên phạm vi toàn quốc

- Cho thấy mối liên hệ lô-gích giữa mục tiêu chung của nhóm của bạn và vấn đề hay nhu cầu mà dự

- Các mục tiêu phải xuất phát từ nhu cầu

- Liệt kê các mục tiêu theo thứ tự từ mục tiêu quan trọng nhất trở đi

- Chỉ nêu mục tiêu – không nêu phương pháp thực hiện, để dành cho phần tiếp theo

- Mô tả kết quả của dự án một cách chính xác, đo lường được – ví dụ bạn mong mỏi cuộc sống sẽ tốt hơn sau khi kết thúc dự án – và đây chính là mục tiêu của dự án

- Có thể sử dụng các mục tiêu làm cơ sở lượng giá tiến độ của dự án

- Ai sẽ tham gia thực hiện? Ai có quyền lập kế hoạch và ra quyết định?

- Kế hoạch công việc như thế nào? Với từng công việc một : ai làm? Khi nào làm? Làm trong bao lâu?

- Phân tích mặt kỹ thuật (nếu có) : cụ thể những kỹ thuật nào? Tại sao lại dùng kỹ thuật này chứ không phải kỹ thuật khác? Sử dụng loại thiết bị nào? Giải trình tại sao bạn cần tới kỹ thuật và thiết

bị

- Tại sao bạn lại chọn những phương pháp như thế này?

- Bạn cần hỗ trợ gì về kỹ thuật?

- Ai sẽ tham gia điều hành dự án? Liệt kê danh sách và trình độ trong phần phụ lục

CHẾ ĐỘ BÁO CÁO / LƯỢNG GIÁ

- Lượng giá cho thấy dự án có thực sự đạt được những mục tiêu đã đề ra hay không; tiến độ đạt được; cần phải có những thay đổi nào để đảm bảo thành công

- Điểm lại các mục tiêu và trả lời tất cả những câu hỏi bằng cách thu nhập thông tin Lập kế hoạch lượng giá và đây cũng là một bộ phận của dự án

- Phân tích thông tin : cho thấy xu hướng, mức độ thay đổi mà dự án tạo ra, và cho thấy ý nghĩa của những thay đổi

TƯƠNG LAI

- Dự án sẽ được tiếp tục như thế nào sau khi chấm dứt tài trợ? Dự án có tự lực được không? Bạn có

kế hoạch xin tài trợ tiếp không?

- Bạn có thể chia sẻ kinh nghiệm của bạn với các nhóm khác không? Bạn sẽ chia sẻ kinh nghiệm như thế nào?

Bước 3 : Thực hiện v gim st dự n

Khởi động dự án

Khởi động dự án là khâu quan trọng và khó nhất trong tiến trình quản lý dự án, vì phải nhận

diện đúng nhu cầu cũng như tiềm năng và nguồn lực sẵn có của cộng đồng, và sau đó phải lấy một số quyết định quan trọng trước khi tiến hành công việc, mà cao điểm là phải xác định một cách chính xác mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể của dự án

1 Xác định mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể :

Không chỉ chủ nhiệm dự án hay tác viên dự án mà tất cả các bên tham gia dự án cũng đều phải biết chính xác mình phải làm gì trước khi có thể làm được việc gì đó, nói cách khác là phải biết cần đạt được những mục tiêu nào?

Câu chuyện minh họa : Ông đốc công bảo Nam đào một cái lỗ, sau đó lại bảo anh ta đào một cái lỗ khác, rồi lại đào một cái lỗ khác nữa Nam cáu tiết, càm ràm : “Việc gì ông cứ bắt tôi đào lỗ mãi thế?” Ông đốc công đáp : “À, tớ chỉ muốn tìm lỗ dò của ống nước ấy mà Không biết, sao cậu không hỏi?” Thế đấy, không biết mục tiêu mà cứ tiến hành công việc Coi chừng công dã tràng!

Tổ chức nguồn lực

Tiền có thể bị sử dụng cách lãng phí hoặc kém hiệu quả, các nguồn lực có thể không có sẵn vào đúng lúc cần chúng, hoặc máy móc thiết bị mua về không được bảo quản tốt, thì dự án không thể thành công được

4 Chuẩn bị kế hoạch thực hiện :

Để tổ chức các nguồn lực cần có kế hoạch thực hiện Kế hoạch thực hiện được xem như các mốc dẫn dắt tiến độ dự án, làm cái gì trước, làm cái gì sau Kế hoạch không được quá cứng nhắc, nhưng linh động để có thể điều chỉnh khi nhu cầu hoặc tình hình có những thay đổi đột biến Kế hoạch

có thể dưới nhiều dạng : kế hoạch ngân sách, thời biểu tiến độ càng chi tiết càng tốt Kế hoạch ngân sách chính là công việc được thể hiện dưới dạng tiền bạc được phân bổ hợp lý để đạt mục tiêu dự án Thời biểu tiến độ dự án là trình tự hợp lý các công việc, thời điểm bắt đầu và kết thúc từng công việc

Ví dụ không thể xây vách tường mà trước đó lại không mua sẵn các khung cửa

5 Thiết lập một hệ thống kiểm soát :

Hệ thống kiểm soát giúp chủ nhiệm hay ban quản lý dự án đảm bảo các nguồn lực được sử dụng một cách có hiệu quả và kiểm tra, theo dõi được tiến độ của dự án, cụ thể là : đạt được các mục tiêu cụ thể và mục tiêu tổng quát, dự án tiến hành trong khuôn khổ ngân sách, đúng tiến độ, chất lượng công việc được đảm bảo, việc tuyển người và huấn luyện được khớp

6 Tuyển chọn nhân viên :

Sau khi đã lên kế hoạch ngân sách và vạch thời biểu tiến độ cũng như đã xây dựng chế độ kiểm soát, thì bước tiếp theo là tuyển chọn nhân viên làm tác viên thực hiện dự án Tùy loại dự án, có thể tuyển chọn các nhà thầu hoặc các bộ phận chuyên môn khác có liên quan tới dự án Nhưng căn cứ vào đâu để tuyển chọn Thưa rằng phải căn cứ vào khả năng ngân sách, kinh phí và thời biểu tiến độ

mà tuyển chọn Dự án cải tạo nhà ổ chuột ở Cần Thơ, thì không thể tuyển công nhân từ miền Trung Gần cuối dự án mới quét vôi, sơn cửa, thì không thể tuyển thợ vôi và thợ sơn ngay từ đầu dự án được

Thực hiện công việc

7 Huy động nguồn lực đúng thời điểm

Bước này bao gồm mua, vận chuyển, nhận và lưu kho các loại vật liệu Lên thời biểu tuyển chọn, thuê nhân viên, công nhân, giáo viên v.v…

8 Giám sát công việc

Để mọi việc được tiến hành tốt đẹp, cần ra chỉ thị và hướng dẫn cho nhân viên, nghĩa là biết lãnh đạo, động viên, truyền thông giao tiếp, đảm bảo phối hợp đồng bộ và nhịp nhàng để đạt được mục tiêu của dự án

Kiểm tra tiến độ

9 Giám sát dự án

Chúng ta đã thiết lập một hệ thống kiểm soát, thì nay là lúc sử dụng hệ thống này để giám sát dự

án Giám sát có nghĩa là thường xuyên kiểm tra tiến độ và theo dõi mọi công việc để kịp thời phát hiện những dấu hiệu không bình thường Cụ thể là quan sát, lắng nghe, đánh giá, phân tích, giám sát và đôn đốc Đặc biệt phải chú ý ba việc sau đây khi làm công việc giám sát dự án :

 Kiểm tra, so sánh tiến độ dự án trong thực tế với kế hoạch thực hiện đã đề ra;

 Đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách đã duyệt;

 Đảm bảo công việc đạt chất lượng mong muốn

Nhiều khía cạnh cần được xem xét trong thời gian theo dõi và giám sát quá trình thực hiện dự án :

- Các công việc đã và đang thực hiện

- Các chi phí : chi phí thực so với chi phí dự trù

- Tính hiệu quả và hiệu năng của từng phần dự án

- Sự hợp tác và sự phối hợp của các bên

- Sự tin tưởng lẫn nhau

- Xem kết quả có khớp với mục tiêu dự trù không

- Có cần phải thay đổi gì không

- Người thực hiện có biết nhận trách nhiệm không

 Cách theo dõi :

- Họp báo cáo công việc theo định kỳ, thảo luận

- Tham khảo các bảng báo cáo định kỳ

- Tham quan hiện trường

- Lên bảng theo dõi diễn tiến công việc

- Thăm dò ý kiến của các bên

- So sánh cái làm được với chỉ báo đã dự trù

- Phân tích các giải pháp

Theo dõi, kiểm soát dự án là gì ?

Là công việc đánh giá thường xuyên các bước thực hiện dự án và được xem là một mãng hoạt động trong các hoạt động chính của dự án Nó được thực hiện theo định kỳ hoặc đột suất dưới nhiều hình thức

Tại sao phải theo dõi, kiểm soát dự án ?

Nhằm duy trì các quy định làm việc bằng cách xem xét lại các mục tiêu cụ thể (hoặc các chỉ báo của từng giai đoạn) của dự án và nó được phản ảnh như thế nào qua các thành quả công việc của nhân viên thực hiện dự án Các câu hỏi cần được trả lời trong công việc theo dõi, kiểm soát dự

án là :

- Dự án có thể kết thúc đúng như kế hoạch không?

- Những công việc đã hoàn thành có đạt các chỉ tiêu đề ra không ?

- Công việc có nằm trong chi phí đã dự toán không?

- Khi nào thì hoàn thành xong phần việc chính quan trọng?

Các nguyên tắc trong kiểm soát dự án

 Kiểm soát công việc chứ không phải người thực hiện

 Kiểm soát phải dựa trên công việc đã hoàn thành

 Đối với những công việc phức tạp, kiểm soát phải dựa trên sự khích lệ và chế độ tự kiểm soát

 Những phương pháp lấy dữ liệu kiểm soát nên được đưa vào quá trình làm việc

 Dữ liệu kiểm soát phải được chuyển đến cho người thực hiện công việc

 Hệ thống kiểm soát được thiết kế cho những công việc bình thường, những việc khác thường cần được xử lý một cách đặc biệt

Các hình thức theo dõi, kiểm soát dự án

1 Báo cáo : bao gồm nhiều loại :

 Báo cáo sự cố : những vấn đề hiện tại và những vấn đề có thể xảy ra Cần nhanh, có thể kém

chính xác, theo cách không chính thức, trao đổi bằng lời

 Báo cáo tiến độ : theo định kỳ (tuần, tháng ) hoặc khi công việc quan trọng đã hoàn thành

Loại này cần chính xác, bao gồm các mặt thời gian, chi phí, thực hành, cùng với các đề nghị Hình thức viết

 Báo cáo tài chính : cần chính xác và mất nhiều thời gian, thường thực hiện trước khi thanh

toán hay lúc kết thúc dự án

2 Gặp gỡ nhân viên thực hiện dự án để trao đổi thường xuyên (chính thức và không chính thức)

3 Quan sát hiện trường công việc

4 Các buổi họp định kỳ của cơ quan

Ghi chú :

Chú ý đến tầm quan trọng của :

- Những nguồn thông tin không chính thức

- Những nguồn thông tin chính thức

Thông thường, kế hoạch và ngân sách có thể được điều chỉnh nhiều lần trong khi thực hiện –các báo

cáo phải so sánh cả hai Xem hệ thống theo dõi, giám sát thực hiện dự án dười đây:

Những vấn đề thường gặp

 Chỉ nhấn mạnh chi phí, bỏ qua thời gian biểu và hoạt động kỹ thuật

 Các thủ tục kiểm soát bị phản đối hoặc không được sự đồng tình

 Thông tin được báo cáo không chính xác hoặc không toàn diện

 Thái độ bảo thủ dẫn đến thông tin bị thành kiến và thiên lệch

 Những người quản lý tránh những vấn đề gây tranh cãi

 Các cơ chế báo cáo thông tin và kế toán bị sai lệch

Mô tả công việc Hướng dẫn Thông tin

Lịch thực hiện công việc

Các mục tiêu Quản lý Lấy quyết định

Thời khóa biểu chi tiết

MẪU BÁO CÁO THEO DÕI TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Tên dự án :………

Thời gian báo cáo : ………

Nhà quản lý dự án cần lưu ý :

Mức độ phân chia các công việc phải được xác định rõ Một sự phân chia quá mỏng có thể làm nặng

nề thêm tiến trình của người theo dõi, còn một sự phân chia chưa đầy đủ có thể tổn hại đến sự tiên liệu những sai lệch bất ngờ và người theo dõi tiến độ

Một sự phân chia tốt cơ bản giúp tránh được những bù trừ thường hay có giữa cái lợi và bất lợi của một vài công việc

1 Công cụ P.E.R.T

PERT là một công cụ quản lý được dùng để xác định và phối hợp những gì cần làm để đạt

được những mục tiêu cụ thể của một chương trình trong một thời gian nhất định Đây là một công cụ

để lên kế hoạch, thời biểu và giám sát trong việc thực hiện một chương trình hay một dự án

Đối với từng mục đích cụ thể của chương trình, một biểu đồ PERT căn bản bao gồm một mạng dưới dạng đồ thị cho thấy trình tự của các hoạt động và các sự kiện phải diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định

PERT là cách biểu diễn theo đồ thị tiến độ những hoạt động của một dự án Đây là kỹ thuật

để kiểm soát cũng như là một công cụ để lên kế hoạch Công cụ này thích hợp để quyết định một thời

biểu và trình tự thay thế trên cơ sở những trở ngại về thời gian, kinh phí, nguồn tài nguyên hay những

thiên tai bất ngờ xảy ra sau khi đã bắt đầu tiến hành một dự án Kỹ thuật này còn được xem là phương

pháp phân tích tiến độ

Kiểu minh họa theo đồ thị này sử dụng các mũi tên để biểu thị các hoạt động Đuôi của mũi tên biểu thị điểm khởi đầu hoạt động và đầu của mũi tên biểu thị điểm kết thúc Độ dài của mũi tên là khoảng thời gian nhưng độ dài không thực sự tương ứng với khoảng thời gian tiến hành hoạt động

Ở đầu và cuối mỗi mũi tên (hoạt động) là một sự kiện được biểu thị bằng một vòng tròn bên trong có ghi số thứ tự hay chữ cái tượng trưng cho sự kiện (một sự kiện là điểm khởi đầu hay kết thúc của một công việc và một hoạt động là việc thực hiện công việc đó, ví dụ : “phác thảo một bản báo

cáo” là một hoạt động, “bản báo cáo đã làm xong” là một sự kiện, “trình bày bản báo cáo” là

Khoảng thời gian tiến hành hoạt động

Mạng lưới PERT

một hoạt động) Khác với hoạt động, sự kiện không chiếm thời gian hay sử dụng nguồn tài nguyên

2 Công cụ GANTT

Bảng GANTT là một công cụ tổ chức dự án, giúp cho biết tình hình tiến độ chung của các công việc: thời gian và thời điểm thực hiện và kết thúc công việc, mối liên quan giữa các công việc ở những thời điểm khác nhau

Vai trò của người giám sát

- Nối kết người quản lý cao nhất với cấp thực thi công việc

- Hỗ trợ, khuyến khích, truyền đạt thông tin và lắng nghe nhân viên, đặc biệt những nhân viên mới và chưa có kinh nghiệm

- Giám sát bao gồm 2 chức năng chính :

 Dạy học : Giúp nhân viên tăng kiến thức và hiểu biết sâu hơn các thái độ nghề nghiệp

Tăng cường thực hành kỹ năng công tác xã hội

Học qua thực hành

+ Điều hành quản lý : Hướng dẫn nhân viên và giúp họ về các vấn đề quản lý (lương, đề bạt,

giao việc, hội họp), bảo đảm tính đồng nhất về chất lượng và số lượng công việc của nhân viên

Các đặt tính của người giám sát hiệu quả

 Có kiến thức : người giám sát cần nắm vững kiến thức, thái độ nghề nghiệp, và kỹ năng thực hành

 Kỹ năng thực hành : kỹ năng tổng quát trong các phương pháp cơ bản của công tác xã hội

 Chính sách cởi mở : cởi mở với người được giám sát để họ đến với mình và đặt những câu hỏi

 Tha thiết với nhiệm vụ giám sát : một niềm tin chân thật vào nhu cầu sự cần thiết của sự giám sát hiệu quả (không giả tạo hay làm cho có)

 Cởi mở : có đầu óc cởi mở

 Thể hiện sự cảm kích và biết khen ngợi

Các mô hình giám sát

 Mô hình giám hộ : mối quan hệ cá nhân với cá nhân (người giám sát và người được giám sát)

 Tra cứu trường hợp : Một nhân viên và một nhà tư vấn

 Giám sát theo nhóm : người giám sát và nhóm

 Giám sát lẫn nhau qua nhóm : không có người giám sát được chỉ định mà mọi thành viên nhóm đều tham gia bình đẳng

 Giám sát theo kèm cặp đôi : 2 nhân viên cùng làm việc chung cùng kèm cặp nhau

Các hoạt động đóng góp vào mục tiêu

 Duy trì các công việc : lên kế hoạch, theo dõi, xem xét lại và lượng giá

 Làm rõ vai trò và trách nhiệm của nhân viên (bản mô tả công việc)

 Tạo một bầu không khí thuận lợi cho thực hành

 Giúp nhân viên vượt qua sự căng thẳng

 Giúp đỡ phát triển nghề nghiệp

Các phương pháp giám sát :

Có 5 cách giám sát :

 Phương pháp thảo luận : phương pháp thông thường nhất bằng lời nói

 Phương pháp lên kế hoạch : kỹ năng xây dựng kế hoạch và kỹ thuật lên kế hoạch cung cấp một nền tảng cho việc lượng giá các điều không nhất quán giữa mục tiêu và các thành quả hiện tại

 Phương pháp giải quyết vấn đề :

- Sự động não giúp khuyến khích sự bộc lộ tự do các ý kiến chung quanh một đề tài hoặc vấn

đề

- Kỹ thuật nhóm theo danh nghĩa : khoảng thời gian nhất định làm việc riêng tư và âm thầm báo cáo các ý kiến viết trên giấy hay trên thẻ

Công việc dự án : một nhóm nhân viên đưa ra thảo luận và lên một dự án, dự trù kế hoạnh hành động

và theo dõi, đánh giá các thành quả

 Các phương pháp giả lập : Bài tập theo mẫu, trò chơi, sắm vai

 Các phương pháp giám sát trực tiếp : Giám sát “trên công việc”, trong khi nhân viên đang làm việc với thân chủ, người giám sát có thể trình bày các kỹ năng mà nhân viên có thể noi theo

Bước 4: Lượng giá dự án

Lượng giá là khâu cuối cùng trước khi kết thúc dự án, nghĩa là kiểm tra một cách toàn diện mọi khía cạnh của dự án và nhằm trả lời một câu hỏi duy nhất : “Đã được mục tiêu dự án hay chưa?”

Do đó, bước 1 như nói trên là cực kỳ quan trọng Mục tiêu không rõ ràng thì tới cuối dự án (bước 10) không thể có căn cứ để lượng giá xem dự án có thành công hay không Giả sử như dự án không đạt được mục tiêu đề ra, thì khâu lượng giá phải xác định cho được cái gì sai và tại sao lại sai Nhưng cho

dù dự án có thành công đi nữa, thì cũng phải phân tích những vấn đề đã nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án, để với dự án sau có thể tránh được

Tại sao phải lượng giá?

Khi làm dự án, chúng ta phải thường xuyên nghe phản hồi để kiểm tra xem chúng ta có đi đúng hướng hay không Lượng giá bao hàm cả lượng giá định kỳ, mà trong thuật ngữ chuyên môn gọi

là giám sát hay theo dõi (monitoring), và lượng giá cuối cùng khi dự án đã hoàn tất Giám sát và lượng giá quan trọng ở chỗ nó giúp chúng ta lấy những quyết định quan trọng và chính xác, bởi vì đôi khi trong quá trình thực hiện, phải điều chỉnh dự án vì vấn đề nổi lên do điều kiện diễn biến khách quan

Lượng giá cho ai?

Lượng giá để cho các bên có liên quan tới dự án có cái nhìn cập nhật hơn về tiến trình thực hiện dự án Các bên có liên quan ở đây là : cộng đồng thụ hưởng, tác viên dự án, chính quyền địa phương, tổ chức tài trợ, các bộ phận chuyên môn, v.v…

Ai đứng ra lượng giá?

Không phải chỉ có tác viên dự án mới làm công việc lượng giá (như thế còn có nguy cơ chủ quan), mà cả các bên có liên quan, nhất là cộng đồng thụ hưởng, đều phải tham gia lượng giá Được như thế, không những cán bộ quản lý dự án có thể lấy những quyết định sáng suốt và chính xác, mà cả cộng đồng cũng tăng thêm tinh thần gắn bó, quyết tâm thực hiện thành công dự án, cho dù có những khó khăn nhất định Trong nhiều trường hợp, một tổ lượng giá hoàn toàn ngoài dự án được mời làm công việc lượng giá để đảm bảo khách quan, nhưng với điều kiện những bên có liên quan tới dự án tự giác cộng tác với tổ lượng giá

Khi nào lượng giá?

Không phải đợi dự án kết thúc mới làm công việc lượng giá, nhưng phải có lượng giá định kỳ để kịp thời điều chỉnh cho dự án đi đúng hướng, nghĩa là không trệch những mục tiêu đã đề ra cho dự án Nói cách khác, khi cần phải lấy những quyết định quan trọng liên quan tới dự án thì phải có lượng giá

Lượng giá cái gì?

Lượng giá phải căn cứ vào những mục tiêu cụ thể và những chỉ báo kèm theo Lượng giá định kỳ còn

có tác dụng củng cố niềm tin của người thụ hưởng rằng dự án đang mang lại những thay đổi “sờ mó” trong cuộc sống của họ và những nỗ lực tham gia của họ vào dự án là “đáng đồng tiền bát gạo” Trong

lượng giá phải xem xét kết quả cả về số lượng lẫn chất lượng Sự tham gia và tinh thần tự lực vẫn có

thể đo lường được, chẳng hạn như xem xét số tiền của và ngày công mà cộng đồng góp thêm vào cho

dự án, mật độ người dân tham gia trong một khoảng thời gian, mức độ tham gia tích cực hay cầm chừng, số thành viên cộng đồng bắt đầu tiếp thụ được những kỹ năng qua quá trình tham gia dự án, v.v…

Lượng giá bằng cách nào?

Tổ lượng giá có thể dùng một số phương pháp quen thuộc như điều tra khảo sát, vấn đàm, bảng câu hỏi, họp với những người thụ hưởng, nhật ký theo dõi dự án, tranh ảnh và những hình thức khuyến khích sự tham gia của người thụ hưởng thúc đẩy sự chủ động tham gia của cộng đồng như đóng kịch, sắm vai, bài hát, v.v… Đề nghị tập thể những người thụ hưởng vẽ hai bức tranh về cộng

đồng của họ trước và sau khi có dự án quả là một sáng kiến có ý nghĩa, vì chính họ sẽ nhận diện

những thay đổi nhờ dự án !

Kết quả lượng giá phải được thông tin cho mọi bên có tham gia dự án như : những người thụ hưởng, những người không thụ hưởng, tác viên dự án, tổ chức đứng ra thực hiện dự án, tổ chức tài trợ, những tổ chức khác có liên quan, và quần chúng nói chung Thông tin phải đúng đối tượng, hấp dẫn để thu hút sự chú ý, đơn giản và dễ hiểu (không nên sử dụng những thuật ngữ quá chuyên môn), có sức thuyết phục, kịp thời, có sự tham gia của cộng đồng Ngoài ra kết quả lượng giá còn phải được ghi lại dưới hình thức một bản báo cáo Báo cáo phải được biên tập ngắn gọn, người đọc dễ hiểu, sử dụng những hình thức minh họa như biểu bảng, sơ đồ, biểu đồ, đồ thị và nội dung được sắp xếp theo một trình tự hợp lý

Lượng giá và báo cáo lượng giá quan trọng như thế nào?

Hãy trở lại với vòng tròn biểu diễn chu kỳ quản lý dự án Tại sao tiến trình quản lý dự án không được biểu diễn bằng một đường thẳng có điểm mở đầu và điểm kết thúc? Thưa rằng một dự án kết thúc không có nghĩa là mọi sự chấm dứt, mà là mở màn cho một dự án mới được xây dựng tốt hơn trên cái nền những kinh nghiệm và bài học thành bại rút ra từ dự án trước, còn bản báo cáo có thể trở thành một trường hợp điển cứu (case study) góp vào kho tàng kinh nghiệm làm những dự án phát triển Do đó, vòng tròn chu kỳ dự án phải thay thế bằng một hình tròn xoắn ốc, vòng sau cao hơn vòng trước để nói lên trình độ quản lý dự án được nâng lên Và đôi khi xảy ra những trường hợp nhờ lượng giá định kỳ mà dự án được ngưng lại kịp thời tránh được tình trạng tiếp tục đầu tư tiền của và công sức

Các đối tượng

có kỹ năng khắc phục các vấn đề của trẻ em

giảm sự cố trong gia đình

Chất lượng đời sống gia đình được cải thiện trong cộng đồng

ĐẦU VÀO HÀNH ĐỘNG KẾT QUẢ TÁC ĐỘNG VIỄN CẢNH TƯƠNG LAI

LƯỢNG GIÁ NHƯ THẾ NÀO ? MỘT MÔ HÌNH LƯỢNG GIÁ

LG nhu

cầu

LG tiến trình

LG kết quả

LG tác động

MỘT SỐ KỸ NĂNG CẦN CÓ Ở NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN

Người quản lý dự án cần có những kỹ năng chuyên môn (phần cứng) được đào tạo và những kỹ năng trong mối quan hệ người và người (phần mềm) có được do kinh nghiệm hoặc được tập huấn

Các kỹ năng quản lý dự án bao gồm :

1 kỹ năng quản lý cơ bản

2 kỹ năng giám sát

3 kỹ năng lãnh đạo

4 kỹ năng lấy quyết định

5 kỹ năng truyền thông

6 kỹ năng xây dựng ê-kíp làm việc

7 kỹ năng quản lý thời gian

8 kỹ năng giải quyết mâu thuẩn

9 kỹ năng thương lượng

PHẦN HAI

Các kỹ năng quản

lý thời gian

Các kỹ năng lập ngân sách và tính chí phí

Các kỹ năng kỹ thuật (trong phạm vi dự án

Các kỹ năng xây dựng dự án và lập kế hoạch và lập thời gian

biểu

Các kỹ năng lãnh đạo Các kỹ năng thương

lượng

Các kỹ năng giải quyết vấn đề Các kỹ năng giao

tiếp