Xây dựng phần mềm quản lý thư viện

Khái quát về hệ thống thông tin quản lý

Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin (HTTT) là hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp các thông tin Một hệ thống quản lý được phân thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và được tổng hợp từ dưới nờn trờn.

Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin

Các thông tin có cấu trúc Với mỗi cấp quản lý lượng thông tin xử lý có thể rất lớn, đa dạng cả về chủng loại, về cách thức xử lý Thông tin cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luồng thông tin ra

- Luồng thông tin vào: có thể phân loại thông tin thành 3 loại sau:

* Thông tin cần cho tra cứu: Các thông tin dùng cho tra cứu là thông tin dùng chung cho hệ thống và Ýt bị thay đổi Các thông tin này thường được cập nhật và chỉ dùng cho tra cứu trong việc xử lý thông tin sau này

* Thông tin chi tiết: Các thông tin chi tiết là loại thông tin chi tiết về hoạt động của các cấp thấp hơn, thông tin thường rất lơn, cần phải xử lý kịp thời

* Thông tin tổng hợp: Các thông tin tổng hợp và các loại thông tin được tổng hợp từ hoạt động của các cấp thấp hơn, thông tin này thường cô đọng.

Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp, từng đơn vị cụ thể Thông tin ra là việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm đồng thời đảm bảo chính xác kịp thời

Là các quá trình, phương pháp, chức năng xử lý thông tin được lưu giữ lâu dài nhưng luôn tiến triển do 2 nguồn gốc

+ Tự nhiên tiến hoá: Thông tin làm thay đổi tình trạng về nội bộ. + Tự nhiên hoạt động: Thông tin làm thay đổi tình trạng hoạt động.

Quản Lý Thư Viện Hà Nội Nguyễn xuân Trường

Sơ lợc các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý

Các yêu cầu thực tế của đơn vị là cần các thông tin chính xác, kịp thời Các thông tin này phải có tính thời sự để ra quyết định, nhận định được tình trạng của đơn vị hiện tại, đề ra xu hướng phát triển của đơn vị, giải quyết những khó khăn vướng mắc khi gặp phải Trong quá trình phát triển của đơn vị, hệ thống thông tin quản lý phải được kiểm chứng tính đúng đắn, khoa học, đồng thời hệ thống phải luôn được hoàn thiện, điều chỉnh phù hợp Các thông tin đầu ra hệ thống phải đảm bảo tính mục tiêu, rõ ràng, chuẩn xác, đầy đủ và đáp ứng được các yêu cầu

1.1.4 Sơ lược các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý cần phải thực hiện các bước cơ bản sau:

- Khảo sát và phân tích yêu cầu, đặt ra bài toán quản lý

- Thiết kế và cài đặt thử nghiệm chương trình

cơ sở dữ liệu

Những khái niệm cơ bản

Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu có quan hệ với nhau được lưu trữ trong máy tính theo mét quy định nào đó Các khách hàng có thể dễ dàng cập nhật dữ liệu của mình vào máy tính, lưu trữ, tìm kiếm và khai thác chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu của mình

Các cơ sở dữ liệu được tập hợp thành tập tin dữ liệu để dễ dàng cho việc quản lý và khai thác Một tập tin dữ liệu gồm các mẫu tin chứa thông tin về một loại đối tượng nào đó Bộ chương trình có thể xử lý, tác động thay đổi dữ liệu gọi là Hệ quản trị dữ liệu Hệ quản trị dữ liệu có chức năng rất quan trọng nh là một diễn dịch với ngôn ngữ bậc cao nhằm giúp cho ngưũi sử dụng có thể sử dụng được hệ thống.

1.2.1.1 Kiến trúc của một hệ cơ sở dữ liệu

Một cơ sở dữ liệu mức vật lý là tập các tệp dữ liệu tổ chức theo một cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp nh đĩa, băng từ

Cơ sở dữ liệu mức khái niệm là một sự biểu diễn trừu tượng của cơ sở dữ liệu vật lý

Là cách nhìn, là quan niệm của từng người sử dụng đối với cơ sở dữ liệu mức khái niệm Tuy nhiên sự khác nhau giữa khung nhìn và mức khái niệm thực chất là không lớn

“Bộ khung”nờu trờn bao gồm một số danh mục, hoặc chỉ tiêu, hoặc một số kiểu cách thực tế có thể có mối quan hệ nào đó với nhau Theo kiến trúc trên ta có lược đồ:

+ Lược đồ khái niệm là bộ khung của cơ sở dữ liệu

+ Lược đồ vật lý là bộ khung của CSDL mức vật lý

+ Lược đồ con là khung nhìn View

1.2.1.4 Lược đồ khái niệm và mô hình dữ liệu

Lược đồ khái niệm là sự biểu diễn thế giới thực bằng một loại ngôn ngữ phù hợp Hiện có nhiều loại mô hình dữ liệu, ba loại mô hình đang sử dụng là:

1.2.1.5 Các phép tính trên cơ sở dữ liệu quan hệ

+ Phộp chèn (Insert):Là phộp chốn thờm một bộ vào quan hệ

+ Phép loại bỏ (Delete):Là phộp xoỏ một bộ ra khỏi một quan hệ cho trước

+ Phép thay đổi: Dùng để thay đổi một số giá trị của một vài thuộc tính nào đó

Kiến trúc một cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQT CSDL)

Chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp các thông tin được tổ chức hợp lý để có thể truy xuất nhanh khi cần sử dụng Một HQT CSDL là một công cụ cho phép quản lý và tương tác với các cơ sở dữ liệu

Hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu đều thể hiện các chức năng sau:

- Tạo ra và duy trì cấu trúc dữ liệu

- Cho phép nhiều người truy xuất đồng thời

- Cho phép xem và xử lý các dữ liệu lưu trữ

- Cho phép nhập liệu và lưu trữ dữ liệu

- Cung cấp một cơ chế chỉ mục tiêu hiệu quả để truy cập nhanh các dữ liệu lựa chọn

- Cung cấp tính nhất quán giữa các bản ghi khác nhau

- Bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát bằng các quá trình sao lưu (Backup) và phục hồi(Recovery)

Một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu đã được phát triển để hỗ trợ những yêu cầu này Những hệ thống này có thể phân loại thành các lớp sau:

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu phân cấp: Chứa dữ liệu trong một cấu trúc nh cây

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ: Chứa dữ liệu ở dạng các bản ghi và các liên kết

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ: Có lẽ là một cơ sở dữ liệu có cấu trúc đơn giản nhất, dữ liệu được tổ chức thành bảng.

Một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng hiện nay

1.3.2.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro

Foxpro là một hệ thống chương trình quản lý và khai thác các tệp CSDL, được xác định trên cơ sở của Foxpro nhưng ưu việt hơn nhiều Tất cả các lệnh, các hàm và các tham sỗ của Foxbase đều có mặt ở Foxpro, song Foxpro đã xuất hiện thêm hàng loạt các hàm, các lệnh và các tham số mới đặc biệt trong việc quản lý dữ liệu kiểu Memo Vì vậy Foxpro có khả năng giúp người lập trình tạo ra các tệp CSDL, kết nối, so sánh và lập các chương trình ứng dụng dễ hiểu nhưng vẫn đạt được yêu cầu đề ra.

1.3.2.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access

Access là môi trường phát triển hướng đối tượng Cửa sổ Database của mẫu biểu (Form), bỏo cỏo(Report), đơn thể(Module)và Macro. Access có giao diện đồ hoạ được thiết kế kỹ càng Công cụ Wizards cực mạnh và người lập trình có thể dựng chỳng để tự động hoá nhiều công việc quan trọng Access có đầy đủ công cụ và đặc tính thích hợp: Kiểm tra cú pháp, bộ gỡ rối mạnh, biến tổng thể, biến tăng tự động và các lệnh CSDL tiên tiến

1.3.2.3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server

SQL Server là một hệ thống CSDL quan hệ cho phép thích ứng theo quy mô đi từ một mạng cục bộ (LAN), nâng dần lên mạng diện rộng (WAN) SQL Server duy trì một số tập tin CSDL cốt lõi dành cho những ứng dụng CSDL tự tạo (Custom Application) sử dụng những ngôn ngữ triển khai nh Visual Basic, Visual C++, hoặc dành cho những ứng dụng nh MSWord, Excel, Access.

khảo sát hệ thống 11 2.1 Tổng quan tài liệu

Phát biểu bài toán

Trong công tác quản lý thư viện hiện nay đa số các trung tâm thư viện đều sử dụng phương pháp truyền thống Cỏc khõu quản lý độc giả, mượn trả, thống kê, đều được thực hiện một cách thủ công nên công việc thường được tiến hành một cách rất chậm và nhiều khi đưa ra kết quả không chính xác Các độc giả muốn tìm một đầu sách họ phải tỡm trờn cỏc phỏch tỡm sỏch, mà đôi khi để tìm một phách cũng là một vấn đề Đối với nhân viên thư viện mặc dù công việc hàng ngày là tra cứu sách nhưng họ vẫn gặp nhiều khó khăn khi tìm kiếm đối với những đầu sách lâu ngày không được hỏi và số lượng độc giả đến đăng ký ngày càng tăng, số phách để phục vụ bạn đọc ngày càng phong phú về chủng loại. Khi số lượng về đầu sách và độc giả tăng thì phát sinh ra nhiều vấn đề nh số lượng sách quá hạn và sách thất lạc sẽ khó kiểm soát bởi lẽ công việc hoàn toàn bằng thủ công Thống kê, kiểm tra sách, độc giả và tình hình phục vụ bạn đọc sẽ không được tiến hành thường xuyên và chính xác mà trong khi đó các công việc trên có thể được hỗ trợ bởi công nghệ thông tin

Vấn đề đặt ra đối với hệ thống mới là phải đáp ứng được những yêu cầu sau:

- Cập nhật và phân loại theo chủ đề có thể làm bằng máy tính cho phép xoá bỏ thay đổi thông tin về một đầu sách dễ dàng và nhanh chóng

- Ngay sau khi nhập sách cho in luôn ra cỏc phỏch tỡm sỏch để vẫn tương thích với thói quen tra sách bằng phách của một số độc giả

- Đối với khâu quản lý độc giả, chức năng cập nhật, phân loại và cấp thẻ cũng có thể làm hoàn toàn bằng chương trình máy tính

- Quan trọng nhất vẫn là vấn đề tra cứu tài liệu và tra cứu độc giả cần có thông tin chính xác và tốc độ tìm kiếm nhanh, khả năng tìm kiếm không hạn chế Các thông tin kết quả của việc tra cứu phải đáp ứng được đòi hỏi về nhu cầu chuyên môn Đối với nhân viên thư viện, sau khi tra cứu độc giả họ phải có được thông tin hồ sơ độc giả, một số thông tin liên

10 quan như độc giả đú cú mượn sách quá hạn không và độc giả đú đó hết hạn sử dụng thẻ chưa

- Đối với công việc thống kê, kiểm tra định kỳ và lên kế hoạch, các thông tin kết xuất bao quát và khả năng tuỳ thuộc vào yêu cầu chuyên môn Khi lên danh sách cần có thông tin chính xác đầy đủ Công việc thống kê có khả năng thực hiện định kỳ theo tháng, quý, hay có thể thời gian bất kỳ

- Phân được quyền hạn sử dụng cho các đối tượng sử dụng chương trình khác nhau như: thủ thư, độc giả.

Từ các yêu cầu chuyên môn trên, yêu cầu đặt ra đối với việc xử lý cụ thể của chương trình sẽ bao gồm:

- Xử lý dữ liệu đầu vào (INPUT)

- Xử lý dữ liệu đầu ra (OUTPUT)

- Xử lý dữ liệu trung gian.

Mục đích cơ bản của đề tài

Hệ thống quản lý thư viện Hà Nội từ trước đến nay hoàn toàn bằng phương pháp thủ công, nhưng công tác điều hành và quản lý rất có khoa học và tổ chức hệ thống rất tốt Tuy vậy, hệ thống quản lý điều hành còn đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức của những nhân viên mà vẫn không tránh được những sai sót nhầm lẫn Thực tế hiện nay là nhu cầu độc giả đến thư viện rất cao, lượng sách báo phải cập nhật hàng tháng, hàng quý ngày tháng tăng do vậy nếu quản lý bằng thủ công sẽ không thể tránh khỏi thiếu sót Bên cạnh đó, nhu cầu của độc giả về tra cứu sách cần nhanh chóng để nắm bắt được nội dung sách cần quan tâm, điều này các phương pháp thủ công khó đáp ứng nổi

Việc đưa tin học hoá vào một số khâu trong hệ thống thư viện sẽ làm tăng hiệu suất công việc và đáp ứng được nhu cầu tìm hiểu tra cứu tài liệu của độc giả Tin học hoỏ cũn làm cho hệ thống thư viện có thể hoà nhập vào thế giới phát triển công nghệ để có thể tận dụng được những thành tựu mới nhất về công nghệ thông tin, hỗ trợ công tác quản lý và phục vụ độc giả

2.1.3 Giới thiệu về hệ thống tổ chức của thư viện Hà Nội.

Trong đề tài này em chọn địa điểm để khảo sát hệ thống là Thư Viện

Hà Nội Hệ thống thư viện được chia làm 5 phũng chớnh là:

- Các thư mục, phân loại, xử lý thông tin về sách

- Các thông tin tài liệu về Hà Nội

- Các tài liệu, sách báo phục vụ chủ trương chính sách của Đảng

- Triển lãm trưng bày sách báo mới

- Hướng dẫn nghiệp vụ, tư vấn công tác nghiệp vụ cho cơ sở

- Nghiên cứu các tài liệu nghiệp vụ, những vấn đề chuyờn sâu

- Quản lý đầu vào của thư viện, quản lý việc mua sách báo, liên hệ với các nhà xuất bản

- Quan hệ với các nhà tài trợ, lên danh mục, danh sách cần bổ sung

* Phòng hành chính tài vụ

- Nhận sách báo được cấp, xử lý kỹ thuật, phân loại và xếp theo thể loại vào vị trí cần thiết Đối tượng cần phục vụ là những công dân có nhu cầu mượn được tại chỗ hoặc mượn về

- Phòng này được phân chia làm phòng đọc và phòng mượn, mỗi phũng cú những đặc thù riêng và cú cỏc quy tắc riêng

- Những thông báo về nội quy, cấp thẻ và tổ chức các cuộc nói chuyện về chuyên đề, giới thiệu sách mới

2.2 KHẢO SÁT CHI TIẾT VỀ HỆ THỐNG

Quá trình hoạt động của thư viện Hà Nội cũng như nhiều thư viện khác là phục vụ người đọc dưới nhiều hình thức khác nhau: cho mượn, đọc tại chỗ, hướng dẫn độc giả khai thác và tra cứu thông tin sách báo có hiệu quả

Các tài liệu, sách báo của thư viện rất phong phú về đầu sách và chủng loại Một tên đầu sách có thể có nhiều bản để có thể đáp ứng được nhu cầu của độc giả Các tài liệu khoa học cũng có liên hệ để tham khảo Để giúp cho độc giả dễ dàng tra cứu chủng loại sách, mỗi tài liệu hoặc loại sách đều được mô tả trong một phiếu có ghi các thông tin chi

12 tiết như số nhà xuất bản (do nhà xuất bản quy định theo giấy phép xuất bản), tờn sỏch, chủng loại, tác giả, ngôn ngữ.

Các phiếu này xếp theo vần tên tài liệu, tủ phiếu xếp theo tên tác giả, tủ phiếu xếp theo giai đoạn, tên chủng loại hoặc nội dung

Những cách xếp như trờn đã tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả nhanh chóng tìm đến đầu sách cần quan tâm Người mượn tuỳ theo việc nhớ tên sỏch, tờn tác giả hoặc tên thể loại sách cần có thể chọn đúng tủ sách nào tìm cho dễ Đối với độc giả khi có nhu cầu đọc mượn sách, thư viện sẽ làm thủ tục để cấp thẻ bạn đọc độc giả để họ có quyền tra cứu thông tin trong thư viện Thẻ bạn đọc ở đây được quản lý theo hai loại là thẻ đọc và thẻ mượn, mỗi thẻ có những quy định và nội quy riêng

Trên mỗi thẻ đều có những thông tin chi tiết về độc giả nh họ tên, ngày sinh, mỗi thẻ sẽ có một số đăng ký duy nhất do thư viện cấp

Bảng ghi nhận mượn trả của độc giả bao gồm các cột là: Ngày mượn, số hiệu cuả cuốn sách mượn, tờn sỏch mượn, tình trạng lúc mượn, ngày trả, tình trạng lúc trả, cột ký nhận.

Quá trình mượn trả sách được thư viện làm như sau:

Khi mượn sách độc giả đưa thẻ của mình và xác nhận số sách mượn, nhân viên thư viện sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thẻ và mượn sách trong nội quy Đối với thẻ đọc và thẻ mượn sẽ cú cỏc nội quy mượn sách khác nhau

Sau mỗi quý hoặc mỗi tháng theo quy định, thư viện sẽ tiến hành kiểm tra để thống kê được danh sách đầu sách của thư viện, bên cạnh đó theo dõi tình hình phục vụ độc giả

Thư viện thường xuyên rà soát để nắm được những sách được yêu cầu nhiều, sử dụng với tần suất cao đưa ra kho phục vụ thường xuyên, những sách nào Ýt sử dụng sẽ cất vào kho sâu hơn Qua quá trình kiểm kê, bộ phận phục vụ phải báo cáo giám đốc được số người mượn, số lượt sách phục vụ, tần suất khai thác các loại sách Qua đó mới có thể lên kế hoạch bổ sung sách và liờn hệ nhà xuất bản đặt thờm sỏch.

Khảo sát chi tiết về hệ thống

Quá trình hoạt động của thư viện Hà Nội cũng như nhiều thư viện khác là phục vụ người đọc dưới nhiều hình thức khác nhau: cho mượn, đọc tại chỗ, hướng dẫn độc giả khai thác và tra cứu thông tin sách báo có hiệu quả

Các tài liệu, sách báo của thư viện rất phong phú về đầu sách và chủng loại Một tên đầu sách có thể có nhiều bản để có thể đáp ứng được nhu cầu của độc giả Các tài liệu khoa học cũng có liên hệ để tham khảo Để giúp cho độc giả dễ dàng tra cứu chủng loại sách, mỗi tài liệu hoặc loại sách đều được mô tả trong một phiếu có ghi các thông tin chi

12 tiết như số nhà xuất bản (do nhà xuất bản quy định theo giấy phép xuất bản), tờn sỏch, chủng loại, tác giả, ngôn ngữ.

Các phiếu này xếp theo vần tên tài liệu, tủ phiếu xếp theo tên tác giả, tủ phiếu xếp theo giai đoạn, tên chủng loại hoặc nội dung

Những cách xếp như trờn đã tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả nhanh chóng tìm đến đầu sách cần quan tâm Người mượn tuỳ theo việc nhớ tên sỏch, tờn tác giả hoặc tên thể loại sách cần có thể chọn đúng tủ sách nào tìm cho dễ Đối với độc giả khi có nhu cầu đọc mượn sách, thư viện sẽ làm thủ tục để cấp thẻ bạn đọc độc giả để họ có quyền tra cứu thông tin trong thư viện Thẻ bạn đọc ở đây được quản lý theo hai loại là thẻ đọc và thẻ mượn, mỗi thẻ có những quy định và nội quy riêng

Trên mỗi thẻ đều có những thông tin chi tiết về độc giả nh họ tên, ngày sinh, mỗi thẻ sẽ có một số đăng ký duy nhất do thư viện cấp

Bảng ghi nhận mượn trả của độc giả bao gồm các cột là: Ngày mượn, số hiệu cuả cuốn sách mượn, tờn sỏch mượn, tình trạng lúc mượn, ngày trả, tình trạng lúc trả, cột ký nhận.

Quá trình mượn trả sách được thư viện làm như sau:

Khi mượn sách độc giả đưa thẻ của mình và xác nhận số sách mượn, nhân viên thư viện sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thẻ và mượn sách trong nội quy Đối với thẻ đọc và thẻ mượn sẽ cú cỏc nội quy mượn sách khác nhau

Sau mỗi quý hoặc mỗi tháng theo quy định, thư viện sẽ tiến hành kiểm tra để thống kê được danh sách đầu sách của thư viện, bên cạnh đó theo dõi tình hình phục vụ độc giả

Thư viện thường xuyên rà soát để nắm được những sách được yêu cầu nhiều, sử dụng với tần suất cao đưa ra kho phục vụ thường xuyên, những sách nào Ýt sử dụng sẽ cất vào kho sâu hơn Qua quá trình kiểm kê, bộ phận phục vụ phải báo cáo giám đốc được số người mượn, số lượt sách phục vụ, tần suất khai thác các loại sách Qua đó mới có thể lên kế hoạch bổ sung sách và liờn hệ nhà xuất bản đặt thờm sỏch.

Phân tích hệ thống 15 3.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống thông tin

Khái niệm về hệ thống thông tin

Một hệ thống thông tin bao giờ cũng cú cỏc chức năng chính sau:

* Hệ thống thông tin đưa vào

- Dữ liệu gốc thường được ghi lại một sự kiện hay một vấn đề

- Dạng câu hỏi thường là một yêu cầu về thông tin.

- Dạng trả lời cho lời nhắc nhở có không.

- Dạng lệnh ở dưới dạng ghi tệp hoặc bản ghi

* Hệ thống thông tin xử lý

- Sắp xếp dữ liệu hay bản ghi theo một trật tự nào đó

- Thâm nhập, ghi, sửa đổi thông tin dữ liệu trong hệ thống

- Tìm kiếm, tra cứu thông tin trong hệ thống

- Lựa chọn các thông tin theo tiêu chuẩn

- Thao tác xử lý nhanh và chính xác

* Hệ thống thông tin lưu trữ

- Cho phép lưu trữ thông tin theo dạng văn bản, hình ảnh, thông tin số hoá, hoặc các thông tin đã được mó hoỏ

- Tính bảo mật của dữ liệu được lưu trữ

* Hệ thống thông tin ra

- Thông tin được in ra giấy dưới dạng tài liệu, dưới dạng báo cáo, ra file hoặc ra màn hình

- Đầu ra của hệ thống này có thể là luồng điều khiển, đầu vào của hệ thống khác

Các chức năng theo nhóm của hệ thống quản lý th viện

- Phải đáp ứng được những yêu cầu cho người sử dụng, hệ thống phải dễ dàng sử dụng và có tính phổ biến cao, làm việc ổn định

- Các chức năng của hệ thống phải xử lý nhanh và chính xác

3.2 CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

3.2.1 Khái quát sơ đồ phân cấp của hệ thống quản lý thư viện

Các chức năng chính của hệ thống quản lý thư viện:

Bao gồm 5 chức năng chính:

Năm chức năng chớnh trờn được phân rã thành các chức năng nhỏ hơn ở mức hai

Chức năng quản lý nhập thông tin về sách, chức năng huỷ thông tin sách, sửa thông tin sách và chức năng in danh sách và phách tra cứu

Chức năng cập nhật hồ sơ độc giả (làm thẻ), chức năng sửa hồ sơ độc giả, huỷ bỏ hồ sơ độc giả

Chức năng xử lý mượn sách, trả sỏch, tỡm sỏch, chức năng xử lý quá hạn sách

Chức năng tra cứu thông tin sách, chức năng tra cứu hồ sơ độc giả

3.2.2 Chi tiết các chức năng của hệ thống thư viện

3.2.2.1 Chức năng quản lý sách

Sách sau khi nhận được từ nơi cung cấp sách sẽ được chuyển vào kho sách, nhân viên thư viện sẽ tiến hành phân loại sách theo chủng loại và theo nội dung, đánh mã số theo chủng loại để phù hợp cho công tác

15 quản lý Sau đó chức năng cập nhật sách sẽ nhập thông tin nội dung liên quan đÕn sách vào cơ sở dữ liệu.

Trong trường hợp cần phải có sự hiệu chỉnh một số thông tin về sách do khi cập nhật có sai sót hoặc bổ sung thêm thông tin, cán bộ thư viện chỉ cần cung cấp mó sỏch đú để tìm toàn bộ thông tin về sách, sửa đổi và cập nhật lại Trong quá trình kiểm kê và sắp xếp lại kho, một số đầu sách không còn khả năng sử dụng do hư hỏng hoặc lỗi thời không có nhu cầu sử dụng của độc giả sẽ được gom lại và quyết định huỷ bỏ Khâu cuối cùng và quan trọng trong chức năng quản lý sách là lên danh sách đầu sách và in ra phách tra cứu, công việc này hoàn toàn làm bằng chương trình máy tính nên độ tin cậy cỏc phỏch tra rất cao, cỏc phỏch tra này có thể được thay đổi theo quy định

3.2.2.2 Chức năng quản lý độc giả

Chức năng này hoàn toàn đơn thuần là quản lý nhân sự về độc giả có quan hệ với thư viện Khi có một công dân có nhu cầu làm thẻ, họ sẽ phải cung cấp thông tin về bản thân cho nhân viên thư viện, thông tin đó sẽ qua kiểm tra sơ bộ và được cập nhật võo hồ sơ lưu trữ về độc giả Chức năng cập nhật sẽ cập nhật thông tin và cấp cho độc giả một thẻ bạn đọc, trên đó có ghi số thẻ, thông tin cá nhân, giá trị về ngày của thẻ

Khi thẻ của độc giả không còn giá trị, chức năng huỷ độc giả sẽ dựa vào số thẻ để xoá độc giả đó trong hồ sơ lưu giữ với điều kiện độc giả đú đó trả hết sách cho thư viện Khi có sự nhầm lẫn và sai sót trong thông tin độc giả, chức năng sửa đồi sẽ dựa vào số thẻ để tìm đến thông tin về độc giả, sửa đổi sau đó cập nhật lại vào hồ sơ

3.2.2.3 Chức năng quản lý mượn trả

Chức năng này chính là chức năng giao dịch chính của thư viện với độc giả khi đến mượn hoặc trả sách.Trong chức năng này có chức năng tỡm sỏch để hỗ trợ cho độc giả tỡm đỳng sỏch một cách nhanh chóng khi có nhu cầu mượn sách Sau khi xác nhận sách mượn, thủ thư sẽ kiểm tra số thẻ và số sách mượn có hợp nội quy được quy định hay không, nếu hợp lệ sẽ làm thủ tục mượn, thông tin về độc giả và mượn sách sẽ được lưu giữ vào hồ sơ theo dõi mượn trả và tin biên lai cho độc giả

Khi trả sách, thủ thư sẽ dựa vào hồ sơ theo dõi mượn trả để xác nhận sách trả là sách đúng hạn hay sách quá hạn để tiến hành xử lý

Chức năng này đáp ứng các thông tin sau:

- Thống kê tổng số sỏch cú trong thư viện.

- Thống kê theo loại sách.

- Thống kê số độc giả mượn và trả sách.

Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống thông tin quản lý th viện

Quản lý th viện Quản lý độc giả Tra cứu Thống kê

Biểu đồ phân cấp chức năng httt quản lý th viện

Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý th viện

3.4.1 Sơ đồ mức khung cảnh

Mục đích xây dựng biểu đồ khung cảnh là để vạch ra ranh giới của hệ thống và xem xét một cách tổng thể toàn bộ hệ thống Biểu đồ này chỉ ra các quan hệ chính giữa các tác nhân ngoài ra nơi cung cấp tin và nhận thông tin đầu ra của hệ thống và một bên là chức năng chính của hệ thống Biểu đồ này chỉ ra được các mối quan hệ trước sau những tiến trình xử lý, trong việc bàn giao thông tin giữa các chức năng

Trong biểu đồ chức năng chính là chức năng quản lý thư viện, các tác nhân ngoài hệ thống là Độc giả, nguồn cung cấp sách, người quản lý.

3.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (Biểu đồ vật lý)

Việc thiết kế biểu đồ này nhằm chỉ ra những phương tiện, biện pháp thực hiện công việc của hệ thống, chỉ ra hệ thống làm việc như thế nào,

Ng ời quản lý Độc giả

Thông tin yêu cầu sách

Trả lời, danh sách cung cấp

Danh sách kế hoạch dự trù

Thông tin yêu cầu nhận báo cáo

Thông tin yêu cầu làm thẻ

Sơ đồ mức khung cảnh

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (Mức vật lý)

Ng ời quản lý độc giả

Bé phËn CËp nhËt Phân loại Sách đơn đặt hàng

Bản kế hoạch dự trù

Bé phËn Tổng hợp Thống kê

Bé phËn CËp nhËt Độc giả

B áo c áo Y êu c ầu l àm t h ẻ

C ấp th ẻ các luồng dữ liệu biểu thị cho các tài liệu liên quan trong lưu chuyển thông tin của hệ thống, các chức năng của hệ thống là những bộ phận hoạt động, điều hành

3.4.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh : (Biểu đồ logic)

Thông tin yêu cầu Danh sách đầu sách

Kho độc giả Kho sách

Ng ời quản lý Độc giả

Danh sách lên kế hoạch dự trù

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức lôgic)

Thông tin yêu cầu tra cứu

T h ô n g t in y êu c ầu là m t h ẻ T h ô n g t in y êu cầ u t h ố n g k ê

3.4.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: (Biểu đồ logic) 3.4.4.1 Biểu đồ chức năng quản lý sách

Chức năng quản lý sách được phân rã thành các chức năng con, chức năng nhận kế hoạch từ người quản lý sẽ quyết định đẻ gửi thông tin đến cho chức năng sửa đổi thông tin sách, chức năng huỷ thông tin sách hay chức năng cập nhật thông tin sách Chức năng sửa đổi thông tin sẽ lấy ra thông tin về sách từ kho sách qua mó sỏch sửa đổi theo yêu cầu và cập nhật lại kho sách Tương tự chức năng huỷ sách sẽ xoá bỏ toàn bộ thông tin về một đầu sách thông qua mó sỏch được cung cấp Chức năng cập nhật sẽ nhận yêu cầu bổ sung thờm sỏch cho hệ thống, liên hệ đặt sách với các nguồn cung cấp Sau khi nhận sách sẽ tiến hành phân loại sách theo chủng loại hoặc nội dung, đánh giá cho từng đầu sách và cập nhật vào kho sách Chức năng in phách là chức năng sẽ được hoạt động cuối cùng sau khi các chức năng trờn đó hoàn thành, chức năng này lờn cỏc danh sách báo cáo và in cỏc phỏch tra cứu để hỗ trợ độc giả

NhËn thông tin kế hoạch

Biểu đồ chức năng quản lý sách

Phân loại CËp nhËt sách

Sửa đối Thông tin sách

3.4.4.2 Biểu đồ chức năng quản lý độc giả

Chức năng nhận thông tin độc giả sẽ tiếp nhận cỏc yờu cầu và thủ tục từ phía độc giả, chuyển thông tin qua khâu kiểm tính hợp lệ để quyết định cấp thẻ cho độc giả Nếu thông tin hợp lệ sẽ tiến hành cấp thẻ và cập nhật thông tin cá nhân về độc giả vào kho độc giả, nếu không hợp lệ sẽ thông báo cho độc giả Chức năng huỷ bỏ hồ sơ độc giả khi thẻ độc giả đã hết hạn sử dụng, trước khi huỷ phải có sự kiểm tra xem độc giả đú cú mượn sách của thư viện không Nếu đã trả hết sách mới tiến hành huỷ dựa vào số thẻ của độc giả Chức năng sửa thông tin độc giả dùng để thay đổi khi cần thiết

3.4.4.3 Biểu đồ chức năng thống kê

Ng ời quản lý TiÕp nhËn thông tin

Danh sách yêu cầu thống kê

Biểu đồ chức năng thống kê

Thống kê m ợn trả Thống kê độc giả

NhËn thông tin yêu cầu Độc giả

Thông tin yêu cầu làm thẻ

KiÓm tra Trả lời kiểm tra

Biểu đồ chức năng quản lý độc giả

Chức năng thống kê nhằm giúp cho người quản lý biết được tình hình hoạt động của thư viện Khi người quản lý cần biết thông tin gì, họ sẽ gửi bản yêu cầu thống kê, chức năng tiếp nhận yêu cầu thống kê sẽ phân loại yêu cầu để gửi đến cho các chức năng cụ thể hơn là chức năng thống kê sách, thống kê độc giả, thống kê mượn trả Sau đó chức năng tiếp nhận thông tin sẽ nhận các thông tin kết quả thống kê từ các chức năng con, phân loại và lên báo cáo gửi cho người quản lý

3.4.4.4 Biểu đồ chức năng quản lý mượn trả

Kiêm tra thông tin Độc giả

Kho sách M ợn trả Kho độc giả

Thông tin kiÓm tra Kết quả

Biểu đồ chức năng quản lý m ợn trả

Xử lý trả quá hạn

Chức năng nhận thông tin mượn tiếp nhận thông tin thẻ độc giả và thông tin số sách độc giả yêu cầu mượn, chuyển các thông tin đó tới chức năng kiểm tra để xem thẻ có hợp lệ khụng, sỏch yêu cầu mượn có trong kho sỏch khụng, độc giả có mượn sách trái nội quy khụng Nờu hợp lệ thì xác nhận mượn và cập nhật thông tin mượn vào hồ sơ theo dõi mượn trả

Khi trả sách, chức năng nhận thông tin trả sẽ phân loại hai loại trả là trả quá hạn và trả đúng hạn Phân loại hai loại trả này dựa vào thông tin theo dõi trong hồ sơ theo dõi mượn trả và nội quy định trong thư viện. Chức năng xử lý quá hạn sẽ cập nhật và ghi nhận sự quá hạn những độc giả quá hạn và chưa thanh toán biên lai nộp phạt quá hạn vào hồ sơ theo dõi mượn trả để có thể theo dõi và gửi thông báo đòi tiền phạt

3.4.4.5 biểu đồ chức năng tra cứu

23 Độc giả, Ng ời quản lý Tra cứu thông tin

Kho sách Kho độc giả

Thông tin yêu cầu tra cứu

Biểu đồ chức năng tra cứu

Chức năng tra cứu thông tin tiếp nhận thông tin từ độc giả có nhu cầu tra cứu sách hoặc tiếp nhận thông tin từ người quản lý để tra cứu độc giả Sau đó sẽ có thông tin phản hồi lai cho người tra cứu.

Xây dựng mô hình thực thể liên kết E-R

Mục đích của việc xây dựng mô hình thực thể liên kết là thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý Hệ thống được xây dựng sẽ lưu trữ thông tin, xử lý và sử dụng dữ liệu trong hệ cơ sở dữ liệu được thiết kế Quá trình thiết kế sẽ tối ưu trong việc phân tách các file dữ liệu sao cho việc lưu trữ là Ýt nhất nhưng lại có thể truy cập dễ dàng nhất Cách bố trí file dữ liệu logic sẽ trả lời được các câu hỏi đề ra của hệ thống nh yêu cầu thông tin của một đối tượng, tiến hành thu thập, thống kê dữ liệu theo tiêu chí trong hệ thống

3.5.2 Phân tách các thực thể chính trong hệ thống

Dựa vào các hoạt động cụ thể của hệ thống quản lý thư viện, dựa vào các biên lai chứng cứ giao dịch hàng ngày và đặc thù của thư viện, dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu được phân tích ta thấy đối tượng cần quan tâm của hệ thống là “Độc giả” và “Sỏch”

Cũng có thể coi trong CSDL của hệ thống thư viện, ”Độc giả” và

“Sỏch” là hai thực thể chớnh Cỏc thuộc tính dễ thấy của hai thực thể là:

“Độc giả”: tên, ngày sinh, số thẻ của độc giả đăng ký trong thư viện, địa chỉ, nghề nghiệp

“Sỏch”: tên sỏch, tờn chủng loại, mó sỏch, tờn tác giả, tên nhà xuất bản, năm xuất bản

Thực thể sách được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu thành hai bảng là: sách nhập và bảng chi tiết sỏch Sỏch nhập lưu trữ các thông tin về đầu sách nhập Bảng chi tiết sách lưu trữ các thông tin về các lần cập nhật sách cho mỗi đầu sách.

Khái niệm khoá và phụ thuộc hàm được áp dụng vào việc phân định đâu là khoỏ chớnh và đâu là các thuộc tính thông tin mô tả cho thực thể

24 Đối với độc giả, tên ngày sinh còng nh địa chỉ không thể dùng để nhận diện duy nhất độc giả đó với hệ thống của thư viện mà chính là số thẻ đăng ký do thư viện cấp cho mỗi độc giả khi họ đăng ký làm thẻ

Khoỏ chính đối với thực thể độc giả là số thẻ, đú chớnh là mã mà thư viện dùng để quản lý độc giả

Tương tù nh vậy, đối với sỏch, mó sỏch do các nhân viên đánh mỗi khi họ nhập vào một đầu sách mới về được xác định là khoỏ chớnh cho

“sỏch” Từ mó sỏch mà thủ thư có thể xác định được các thông tin có liên quan tới đầu sách đó nh tờn sỏch, tờn chủng loại, tác giả Đối với thư viện, một đối tượng rất quan trọng có qua lại thường xuyên, là nơi cung cấp sách theo định kỳ cho thư viện chính là “Nhà xuất bản”, thông thường các thông tin về nhà xuất bản (NXB) được ghi ngay trên quyển sách và được mô tả trong các thuộc tính

Sau khi đã được nhận dạng sẽ được đưa về các dạng chuẩn sao cho chúng phù hợp với thực tế, tối ưu trong việc lưu trữ và tra cứu Đối với sách, mỗi chủng loại có thể có rất nhiều đầu sách khác nhau và thông thường nhân viên thư viện cất giữ và bảo trì sách theo chủng loại nội dung NÕu đối với mỗi đầu sách mà ta đều phải lặp đi lặp lại các thuộc tính mô tả đó sẽ rất lãng phí bộ nhớ, làm cho các file dữ liệu cồng kềnh, chính vì thế thay vì lưu trữ các thông tin chủng loại, ta đỏnh mó cho mỗi chủng loại và “mó chủng loại ”sẽ được lưu trữ trong thông tin về sỏch Cỏc thông tin cụ thể về thể loại như tên, vị trí cất giữ sẽ được lưu vào một bảng”chủng loại” và bảng này có khả năng chính là Mã chủng loại

Tương tự thông tin về nhà xuất bản cho mỗi đầu sách sẽ được tách riêng và chúng tạo thành một thực thể mới Thực thể “NXB”sẽ cú khoỏ chớnh là mã NXB và các thuộc tính mô tả cho thực thể sẽ bao gồm tên NXB, địa chỉ, sỗ điện thoại, và có thể NXB được quản lý trong phạm vi thư viện nờn mó NXB do thư viện tự xác định lấy và thông tin NXB trong thông tin của sách lúc này chỉ còn là mã NXB

3.5.3 Xác định mối quan hệ giữa các thực thể

Quan hệ giữa thực thể “chủng loại”và thực thể “sỏch”là mối quan hệ 1-N : Mỗi đầu sách thông thường chỉ thuộc về một chủng loại và ngược lại mỗi chủng loại sách có rất nhiều đầu sách liên quan Thuộc tính kờt nối tạo nên mối quan hệ giữa sách và chủng loại là MóCL

Quan hệ giữa thực thể “NXB” và thực thể”Sỏch” là mối quan hệ 1- N: Mỗi đầu sách cụ thể trong một thời điÓm chỉ có thể được xuất bản từ một NXB và ngược lại NXB có thể cùng một lúc xuất bản nhiều đầu sách Thuộc tính kết nối tạo nên mối quan hệ giữa NXB và Sách là mã NXB

Quan hệ thực thể “Sỏch ”và thực thể “độc giả” là mối quan hệ N-N : Bởi mỗi đầu sách có thể được mượn bởi nhiều người và mỗi độc giả có thể mượn nhiều sách cùng một lúc

Do đó mối quan hệ này được tách ra thành các mối quan hệ 1-N thông qua một thực thể trung gian là “Mượn trả” Thực thể này được mô tả nh một hồ sơ theo dõi mượn trả của nhân viên thư viện và mối quan hệ giữa “sỏch”và “độc giả” đối với thực thể “Mượn trả” nh sau:

Thực thể “Mượn trả” bao gồm các thông tin quản lý độc giả và sách mượn của độc giả, cụ thể là số phiếu mượn, số thẻ đăng ký thư viện, mó sỏch mượn, ngày mượn, ngày trả

Thuộc tính kết nối giữa “mượn trả”và “sỏch”là mó sỏch, giữa

“mượn trả” và “độc giả”là số thẻ

Quan hệ giữa “Sỏch nhập” và “chi tiết sỏch” là quan hệ 1-n.

3.5.4 Mô hình tổng thể mối quan hệ giữa các thực thể trong cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý thư viện

Sách M ợn trả Độc giả

Tên nhà xuất bản Địa chỉ Điện thoại liên lạc

Mã NXB N¨m XB LÇn XB Ngôn ngữ

Hình thức m ợn Tình trạng m ợn Tình trạng trả

Ngày trả thực tế Phạt quá hạn Phạt h hỏng Tổng tiền phạt

Giíi tÝnh Địa chỉ Trình độ

Học hàm Học vị Nơi công tác

Ngày hết hạn Sinh viên

Mô hình tổng thể mối quan hệ giữa các thực thể trong cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý th viện

thiết kế hệ thống 30 4.1 Mục đích

Chi tiết các phần thiết kế

4.2.1 Thiết kế dữ liệu vào ra và các file dữ liệu

4.2.1.1 Dữ liệu thông tin vào

Dữ liệu thông tin đầu vào cho hệ thống thư viện được lấy từ những giấy giới thiệu, những hồ sơ thủ tục cần thiết để làm thẻ thư viện

Thông tin đầu vào xử lý còn lấy được từ các phiếu yêu cầu mượn sách, lấy từ các thông tin cá nhân trên thẻ của mỗi độc giả

Các thông tin lưu trữ để đối sánh lấy từ các phiếu, biên lai mượn sách về nhà của mỗi độc giả

Các thông tin liên hệ với các phần việc khác của thư viện lấy được từ các biên lai, chứng từ hay hoá đơn mua sách từ các nhà xuất bản

Cụ thể thông tin vào cho việc quản lý bạn đọc bao gồm:

+ Ngày hết hạn việc sử dụng thẻ

+ Người xác nhận việc làm thẻ

Thông tin đầu vào cho các yêu cầu sách

+ Xác nhận của người mượn

Thông tin đầu vào cho các phiếu mượn sách

+ Xác nhận của người mượn

+ Ghi chú về tình trạng của sách

Thông tin đầu vào cho công tác cập nhật sách

+ Các thông tin về sách nh tờn sỏch, tờn tác giả, ngôn ngữ, tên thể loại

4.2.1.2 Dữ liệu thông tin ra

 Hệ thống các luồng dữ liệu đầu ra bao gồm:

+ Các biểu báo cáo thống kê về số lượng sách hiện có trong thư viện

+ Các biểu báo cáo thống kê số lượng chủng loại hiện có

+ Các biểu báo cáo, lên danh sách các đầu sách hiện đang mượn quá hạn chưa đòi hỏi được

+Các thống kê, báo cáo tình hình phục vụ của thư viện

+Một số dạng biên lai, phiếu thu tiền phạt, giấy báo quá hạn

4.2.1.3 Thiết kế những file dữ liệu Đây là công đoạn cụ thể hoỏ cỏc file dữ liệu cần thiết để lưu trữ đầy đủ các thông tin về cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý thư viện

Cụ thể các bảng dữ liệu, trường dữ liệu và phạm vi của các trường dữ liệu được lưu trữ trong máy tính

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chó

SoThe Text 10 Số thẻ (khóa chính)

NgaySinh Date/time Ngày sinh

NoiCongTac Text 50 Nơi công tác

NgayLamThe Date/time Ngày làm thẻ

NgayHetHan Date/time Ngày hết hạn

SinhVien Yes/no Sinh viên

LoaiTheMuon Yes/no Loại thẻ mượn

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chó

MaSach Text 10 Mã sách (khóa chính)

MaChungLoai Text 10 Mã chủng loại (khóa ngoại)

MaTacGia Text 10 Mã tác giả (khóa ngoại)

MaNhaXuatBan Text 10 Mã nhà xuất bản

TongSoLuong Number Tổng số lượng

DaChoMuon Number Đã cho mượn

GhiChu Text Memo Ghi chó

* Bảng “chi tiết sách nhập”

Tên Trường Kiểu dữ liệu Độ Rộng Ghi chó

MaSach Text 10 Mã sách (khóa chính)

LanXuatBan Number Lần xuất bản

NamXuatBan Number Năm xuất bản

NgayNhap Date/time Ngày nhập

SoPhieuMuon Number Số phiếu mượn (khóa chính)

MaSach Text 10 Mã sách (khóa ngoại)

SoThe Text 10 Số thẻ (khóa ngoại)

NgayMuon Date/time Ngày mượn

NgayTra Date/time Ngày trả

HinhThucMuon Number Hình thức mượn

TinhTrangMuon Text 50 Tình trạng mượn

TinhTrangTra Text 50 Tình trạng trả

PhatQuaHan Number Phạt quá hạn

PhatHuHong Number Phạt hư hỏng

TongSoTienPhat Number Tổng số tiền phạt

TraDu Yes/no Trả đủ

MaNhaXuatBan Text 10 Mã nhà xuất bản

TenNhaXuatBan Text 50 Tên nhà xuất bản

MaChungLoai Text 10 Mã chủng loại (khóa chính)

TenChungLoai Text 30 Tên chủng loại

Tên Trường Kiểu dữ Độ Rộng Ghi chó

MaTacGia Text 10 Mã tác giả (khóa chính)

TenTacGia Text 50 Tên tác giả

Quan hệ các bảng trong CSDL nh sau:

4.2.2 Thiết kế kiến trúc chương trình và các moduls

Phần này mô tả toàn bộ cấp bậc của hệ thống và chi tiết việc thiết kế moduls Hệ quản lý thư viện được chia làm ba lớp chính:

+ Lớp thứ nhất là lớp bao trùm tổng thể của toàn bộ quản lý thư viện + Lớp thứ hai là lớp của các chức năng chính của hệ thống bao gồm:

+ Lớp thứ ba là phân tách các chức năng chính thành các chức năng thực hiện các công việc cụ thể giải quyết bài toán

4.2.2.1 Mô tả cụ thể các thành phần modul của hệ thống

* Chức năng quản lý độc giả

Sau khi đã cập nhật độc giả sẽ cho cấp thẻ bạn đọc

Chức năng sửa thông tin độc giả dùng để hiệu chỉnh lại thông tin lưu giữ khi phát hiện ra sai sót trong khi cập nhật, dữ liệu để hiển thị thông tin sửa dựa trên số thẻ của độc giả Đối với những độc giả đã hết hạn mượn sách, nếu không đăng ký gia hạn sẽ tiến hành xoá bỏ hồ sơ độc giả đó Điều kiện xoá bỏ thông tin về một độc giả phải là độc giả đó không còn mượn bất cứ một đầu sách nào nữa hoặc không nợ tiền phạt quá hạn sách

* Chức năng quản lý sách

Khi sách mới được nhập về sẽ tiến hành phân loại, đánh mã số cho sách theo quy định của thư viện

Trong một số trường hợp cần xoá bỏ hay sửa đổi thông tin sách, chức năng hủy sách, sửa đổi sẽ dựa vào mã nhận dạng sách để tìm tới toàn bộ thông tin liên quan và thực hiện công việc của mình

* Chức năng quản lý mượn trả

Chức năng này thực hiện công việc giao dịch hàng ngày của thư viện đối với độc giả Chức năng mượn sách được hỗ trợ tra cứu để tìm thông tin về sách mượn, xác nhận số sách mượn sẽ in phiếu mượn cho độc giả và lưu độc giả vào hồ sơ theo dõi mượn trả của thư viện

Chức năng trả sách sau khi đã kiểm tra số thẻ mượn sách xác nhận số sách hiện được trả Số sách trả sẽ nghiệm thu số sách trả và xác nhận số tiền phạt do hư hỏng sách nếu có Nếu trả quá hạn sẽ xác nhận số tiền phạt và làm biên lai nộp tiền phạt của thư viện đối với độc giả

* Chức năng tìm kiếm Đối với độc giả, khi cần tra cứu thông tin gì đó về sách, họ có thể cung cấp các thông tin nh mó sỏch, tờn sỏch này hay chủ đề sách, mà đôi khi chỉ là các từ mà họ nhớ được Công cụ tìm kiếm đủ mạnh để có thể tìm ra thông tin đúng theo mục đích

Thống kê có thể là thống kê sách, tổng số đầu sách hiện có, tổng số chủng loại hiện có và số sách của mỗi chủng loại để tiện kiểm tra

Thống kê độc giả sẽ bao gồm xác định số lượng độc giả của thư viện, có bao nhiêu độc giả làm thẻ đọc, có bao nhiêu người làm thẻ mượn hoặc có bao nhiêu độc giả là sinh viên Thống kê mượn trả để xác định được số độc giả trên một đầu sách và xác định được thị hiếu của

33 người đọc, người quản lý có thể lên kế hoạch bảo trì và phát triển thư viện

4.2.2.2 Toàn bộ cấp bậc phân chia các thành phần bộ phận của hệ thống thư viện được biểu hiện biểu diễn nh sau

C ấ u t r ú c h ệ t h ố n g q u ả n l ý t h v iệ n M o d u l tr a c ứ u t h ố n g k ê M o d u l q u ả n l ý m ự ơ n tr ả M o d u l q u ả n l ý đ ộ c g iả M o d u l q u ả n l ý s á ch T h ê m S ử a X o á in

M ợ n T rả T c tk s á ch T c tk đ ộ c g iả T k m ự o n tr ả T ìm s á ch T ìm t h ẻ In p h iế u Đ ú n g h ạ n Q u á h ạ n In b iê n la i Toàn bộ cấu trúc quản lý th viện.

Chi tiết thông tin biến đổi trong các moduls

Nhận thông tin Xử lý

Thông tin biến đổi trong modul quản lý sách Modul quản lý tra cứu

Tra cứu sách Tra cứu độc giả

Thông tin biến đổi trong modul quản lý tra cứu

Modul quản lý m ợn - trả

T×m t×m thẻ Đúng hạn Quá hạn

Thông tin biến đổi trong modul quản lý m ợn trả

4.2.3 Lựa chọn hệ cơ sở dữ liệu

Phần cơ sở dữ liệu (CSDL) của chương trình quản lý thư viện được thiết kế trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access Đây là một công cụ quản trị CSDL mạnh, được đánh giá trong các phần mềm quản trị CSDL trờn mỏy PC hiện nay do sức mạnh, tính linh hoạt cùng với mọi mức mgười dùng và rất dễ sử dụng, nhiều người đã bị cuốn hút vào việc tạo các CSDL hữu Ých của riêng mình và các ứng dụng CSDL hoàn chỉnh

Hiện nay, Microsoft Access đã trở thành một sản phẩm phần mềm mạnh, dễ dàng, đơn giản khi làm việc Các khả năng của một hệ CSDL làm cho ta quyền kiểm soát hoàn toàn bằng các định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu. + Định nghĩa dữ liệu

Xác định CSDL nào sẽ lưu giữ trong mét CSDL, loại của dữ liệu và mối quan hệ giữa các dữ liệu.

Có nhiều cách xử lý dữ liệu là các bảng, các truy vấn, các mẫu biểu, các báo cáo, các macro và modul trong Microsoft Access

Các công cụ cần thiết để tạo CSDL

Bảng là đối tượng được định nghĩa và được dùng để lưu dữ liệu. Mỗi bảng chứa các thông tin về một chủ đề xác định Mỗi bảng gồm các

36 trường (Field) hay cũn gũi là các cột(Column) lưu giữ các loại dữ liệu khác nhau và các bản ghi (Record) hay còn gọi là các hàng (Row) lưu giữ tất cả các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó

Các form chính của chơng trình quản lý th viện

Cửa sổ chính bao gồm các menu chức năng:

Trước khi có thể làm việc được với chương trình “Quản lý thư viện” thì người sử dụng phải nhập mật khẩu và tên truy cập Chương trình kiểm tra xem mật khẩu đưa vào cú đỳng khụng NÕu đỳng thỡ bạn mới có quyền làm việc với chương trình, còn nếu sai thì bạn phải nhập lại mật khẩu, nhập mật khẩu sai 3 lần thì không còn quyền truy cập nữa, hệ thống tự động đóng lại

4.3.3 Form quản lý độc giả

Chức năng quản lý độc giả cho phép thêm, sửa, xóa thông tin độc giả Để in thẻ cho độc giả nào thì chọn độc giả đó rồi click “In Thẻ”, khi đó thẻ được in ra nh sau: (ví dụ in thẻ cho Nguyễn Xuân Trường)

4.3.4 Form quản lý chủng loại

Form quản lý chủng loại thực hiện các công việc nh thêm, sửa, xúa cỏc chủng loại sách nhập vào thư viện Khi muốn thực hiện công việc nào thì nhấn vào một nút có tên tương ứng trên form.

4.3.5 Form quản lý nhà xuất bản

Tương tự quản lý chủng loại, form quản lý nhà xuất bản thực hiện các công việc tương ứng với cỏc nỳt trờn form Cần công việc nào thì nhấn vào nút có tên tương ứng Form quản lý chủng loại được gọi từ menu “Quản lý” hoặc click chuột phải lên màn hình nền chương trình.

4.3.6 Form quản lý tác giả.

From “quản lý tác giả giúp thư viện quản lý tác giả một cách đơn giản theo nh cỏc nút được thiết kế trên form Mỗi nút là một chức năng tương ứng.

Form này cho phép cập nhật thông tin về độc giả Cỏc phớm chức năng đã hiện đày đủ chức năng của form Khi muốn hủy bỏ thao tác thì click “Reset”.

4.3.8 Form cập nhập chi tiết sách

Khi trong danh mục sách nhập được cập nhập, nếu thư viện tiến hành cập nhập sách vào thư viện thì click nút “cập nhập” trên form

“Quản lý sỏch”, khi đó xuất hiện “cập nhập chi tiết sỏch” Form này cho phép nhập những lần nhập sách về vào kho sách.

4.3.9 Form quản lý mượn trả

Khi độc giả nào muốn mượn tài liệu trong thư viện Độc giả đó có thể xem trước phích tra cứu được dán tại nơi thuận tiện cho bạn đọc xem. Nếu không thì có thể tra cứu nhờ chức năng tra cứu Bạn đọc mượn tài liệu nào thì cho biết mã tài liệu hoặc tên tài liệu cần mượn, số thẻ bạn

42 đọc Các thông tin trên khi nhập vào thì click nót “Mượn”, Hệ thống đưa ra form “quản lý mượn tài liệu thư viện” nh sau:

Ta tiến hành xác lập thông tin mươn rồi click nót “Xác nhận mượn”, hệ thống kiểm tra thông tin có hợp lệ hay không Nếu hợp lệ thỡ mỏy sẽ in ra một phiếu mượn cho độc giả:

4.3.10 Form tra cứu độc giả

Khi có nhu cầu tra cứu độc giả thì gọi chức năng tra cứu độc giả. Form tra cứu độc giả theo tên cho phép tìm ra những người có tên bạn nhập vào hoặc có tên tương tự giống tên bạn nhập

4.3.11 Form tra cứu tài liệu

Khi có nhu cầu tra cứu tài liệu thì gọi chức năng tra cứu tài liệu từ menu “Tra cứu” Bạn có thể tra cứu theo mét trong bèn thông tin trong bốn ô nhập liệu trên.

4.3.12 Form thống kê mượn trả

Khi có nhu cầu thống kê hồ sơ mượn trả ta gọi chức năng “Thống kê mượn trả” trong menu “Thống kờ” hoặc click chuột phải trên màn hình nền của chương trình chọn “Quản lý thống kờ” bạn có thể kết hợp cả số thẻ và mã tài liệu hoặc thống kê riêng rẽ.

4.3.13 Form thống kê hồ sơ độc giả Để thuận lợi cho việc theo dõi độc giả của thư viện, chức năng thống kê độc giả cho phép ta làm Êy một cách thuận tiện Cần thống kê theo chí

45 nào ta chọn rồi click “Thống Kờ” nếu có kết quả tìm được thỡ nỳt “In” được hiện ra cho phép in danh sách kết quả ra máy in.

4.3.14 Form báo cáo mượn trả tài liệu thư viện

Mỗi năm thư viện cần báo cáo một lần Chọn chức năng “bỏo cỏo mượn trả” trong menu “Thống kờ” Mạc định năm cần báo cáo là năm hiện tại cần báo cáo năm nào thì nhập vào năm đó rồi click Ok, khi đó hệ thống sẽ ra danh sách báo cáo:

nhận xét đánh giá 50 5.1 kết luận đánh giá và phơng hớng phát triển

Các kết quả đạt đợc

+ Hệ thống đáp ứng, hỗ trợ đựơc phần nào công việc cuả thư viện, giảm bớt các chức năng hoạt động thủ công Những công việc có thể dùng được máy tính tra cứu, thống kê, tính toán đã được hoàn thiện và áp dụng hoàn toàn vào trong quản lý tự động, vừa tăng tính hiệu quả nhanh chóng và đem lại các giá trị thông tin Ýt bị sai lệch.

+ Hệ thống cho phép cập nhập các thông tin mới, cho phép tự động phân loại các danh mục có của thư viện Quá trình sửa, xóa thông tin sẽ được thực hiện theo yêu cầu của người dùng.

+ Hệ thống thiết kế logic nên khi có một sự thay đổi trong thư viện toàn bộ các chức năng liên quan sẽ tự động điều chỉnh một cách phù hợp để duy trì tính liên tục của hệ thống.

+ Các luồng thông tin lưu chuyển trong hệ thống được kiểm soát chặt chẽ bởi các công cụ được kiểm tra và tìm kiếm.

+Dữ liệu được thiết kế trong hệ thống đã được chuẩn hóa nên không gian lưu giữ thông tin trong máy tính được tối ưu và có thể truy xuất dữ liệu được đầy đủ và thuận tiện.

+ Đối với mọi đối tượng người sử dụng, các thao tác thuận tiện, dễ dàng và trình bày màn hình hợp với các giao diện chuẩn như WINDOWS.

+ Có chức năng mật khẩu nhằm phân quyền sử dụng cho các đối tượng người dùng khác nhau như độc giả và thủ thư.

Đánh giá

Chương trình được xây dựng và thiết kế trên hệ quản trị cơ sở ACCESS và ngôn ngữ lập trình VISUAL BASIC hiện đại và đa năng.

Có được những đặc tính, ưu điểm nổi bật sau:

- Trực quan dễ sử dụng.

- Đáp ứng được nhu cầu quản lý của người sử dụng, xác định rõ quyền hạn của người sử dụng.

- Hỗ trợ đắc lực cho người quản lý, hay các nhân viên trong quá trình làm việc, nhập dữ liệu được thực hiện một cách nhanh chóng, dễ dàng nhờ sự tự động kiểm tra dữ liệu vào.

- Việc tra cứu tài liệu được nhanh chóng và thuận tiện đáp ứng nhu cầu độc giả.

- Các thống kê báo cáo được kết xuất nhanh chóng kịp thời giúp cho việc quản lý nắm giữ các thông tin của thư viện luận văn đã phân tích, thiết kế hầu nh đầy đủ cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý thư viện, tuy nhiên một số vấn đề vẫn chưa được đưa vào phân tích. Với sự hàn chế về thời gian cùng với kiến thức và khả năng lập trình, chương trình không tránh khỏi những thiếu sót Cụ thể hạn chế nhận thấy của chương trình là:

- Chưa đưa hệ thống quản lý mã vạch quốc tế vào để quản lý tài liệu.

- Chưa giải quyết được hết những vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý.

- Chương trình chưa chạy được trên mạng.

5.1.3 Phương hướng phát triển chương trình

- Phát triển chương trình chạy trên mạng máy tính, đây là hướng phát triển đầu tiên của chương trình, vì trong thực tế cơ sở dữ liệu trên mạng có ý nghĩa lớn hơn nhiều trờn cỏc mỏy đơn lẻ.

- Từ đó cung cấp thêm chức năng tra cứu tài liệu thông tin qua web. Chức năng này cho phép độc giả tra cứu dữ liệu từ xa, sử dụng các phần mềm để truy cập vào các trang web của thư viện.

- Quản lý các đơn đặt hàng và hóa đơn mua tài liệu của thư viện.

- Chuẩn hóa chương trình theo chuẩn quốc tế nhằm liên kết các trung tâm thư viện để chia sẻ các nguồn lực tài nguyên của nhau.

Qua thời gian thực tập tại Thư Viện Hà Nội, em đã được trang bị thêm nhiều kiến thức thực tế phong phú và bổ Ých, đó là cơ sở cho em hoàn thành bài báo cáo của mình Em rÊt mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo và bạn bè để chương trình được tiếp tục hoàn thiện, đáp ứng một cách tốt nhất cho công tác Quản Lý Thư Viện.

Em xin chân thành cảm ơn!

1 MODUL QUẢN LÝ ĐỘC GIẢ

Dim Rs As DAO.Recordset

Label4.Caption = frmQuanLyDocGia.txtHoTen.Text

Label5.Caption = frmQuanLyDocGia.txtNgaySinh.Text

Label8.Caption = frmQuanLyDocGia.txtNgayLamThe.Text Label9.Caption = frmQuanLyDocGia.txtGiaTriDen.Text

If frmQuanLyDocGia.optDuocMuon.Value = True Then

Label10.Caption = "Thẻ Đọc+Mượn"

End With frmTheBanDoc.Show frmTheBanDoc.PrintForm

MsgBox "Dã in thẻ bạn đọc", vbOKOnly + vbInformation, "Thông báo"

If Not Rs.EOF Then

If Not Rs.BOF Then

Rs(1) = Trim(Me.txtHoTen.Text)

If optDuocMuon.Value = True Then

MsgBox "Dã sửa thành công", vbOKOnly + vbInformation, "Thông báo"

MsgBox "Không Thể sửa thông tin được vì thông tin nhập vào không hợp lệ!", vbOKOnly + vbInformation, "Sửa thông tin"

Dim L 'Khai bao bien xem co quyet dinh tim tiep hay khong?

Dim YN ' Khai bao bien hoi xem chon cach tim nao? cmdThem.Caption = "Thêm &Mới"

If cmdTimKiem.Caption = "Tìm &Kiếm" Then

Call cmdThem_Click cmdThem.Caption = "Thêm &Mới"

YN = MsgBox("Bạn tìm theo số thẻ phải không?" & Chr(10) &

"Nhấn 'No' dể tìm theo 'Họ và tên'", vbYesNo + vbQuestion + vbDefaultButton1, "Thông báo")

Me.txtSoThe.SetFocus cmdTimKiem.Caption = "Tìm" cmdTimKiem.Default = True

Me.txtHoTen.SetFocus cmdTimKiem.Caption = "Tìm" cmdTimKiem.Default = True

Else cmdThem.Caption = "Thêm &Mới"

If Me.txtSoThe.Text = "" And Me.txtHoTen.Text = "" Then cmdTimKiem.Caption = "Tìm &Kiếm"

'Call cmdTimKiem_Click cmdThem.Caption = "Thêm &Mới"

If Me.txtSoThe.Text "" Then cmdTimKiem.Caption = "Tìm &Kiếm"

Do While Not Rs.EOF

If LCase(Rs(0)) = LCase(Trim(Me.txtSoThe.Text)) Then

MsgBox "Dã tìm thấy", vbOKOnly + vbInformation, "Thông báo"

52 cmdTimKiem.Default = False cmdTimKiem.Caption = "Tìm &Kiếm"

MsgBox "Không tìm thấy độc giả nào có số thẻ là :

" & txtSoThe.Text, vbOKOnly + vbInformation, "Thông báo" cmdTimKiem.Caption = "Tìm &Kiếm"

Do While Not Rs.EOF

If LCase(Rs(1)) = LCase(Trim(Me.txtHoTen.Text)) Then

L = MsgBox("Dó tìm thấy Bạn cú tỡm tiếp không??", vbYesNo + vbQuestion, "Thông báo") cmdTimKiem.Caption = "Tìm &Kiếm" cmdTimKiem.Default = False

If Rs.EOF Then cmdTimKiem.Caption = "Tìm &Kiếm"

MsgBox "Không tìm thấy", vbOKOnly + vbInformation, "Thông báo"

Private Sub cmdTTMuonTra_Click() frmChiTietMuonTraCuaDocGia.Show

Set RsMT = db.OpenRecordset("tblMuonTra", dbOpenDynaset) txtST = Me.txtSoThe.Text

' strSQL = "select * from tblMuonTra where SoThe=txtst"

YN = MsgBox("Bạn có chắc chắn xoá bạn đọc này không? ", vbQuestion + vbYesNo, "Thông báo")

Do While Not RsMT.EOF

If RsMT(0) = txtST And RsMT(11).Value = True Then

MsgBox "Bạn đọc đang mượn sách, không thể xoá", vbOKOnly + vbInformation, "Thông báo"

MsgBox "Dó xoỏ rồi", vbOKOnly + vbInformation, "Thông báo"

Else: MsgBox "Danh Sách Bạn Dọc Rỗng", vbOKOnly + vbInformation, "Thông báo"

Me.Left = (Screen.Width - Me.Width) / 2

Set Rs = db.OpenRecordset("tbldocgia", dbOpenDynaset) cboGioiTinh.AddItem "Nam" cboGioiTinh.AddItem "Nữ" optDuocMuon.Value = True

MsgBox "Danh sách bạn đọc rỗng", vbOKOnly + vbInformation,

"Thông báo" cmdMoveFirst.Visible = False cmdMoveLast.Visible = False cmdMovePrevious.Visible = False cmdMoveNext.Visible = False cboGioiTinh.Text = ""

Me.txtGiaTriDen.Text = "" chbSinhVien.Value = 0

If Rs.EOF Then Rs.MoveLast

If Rs(3) = "Nam" Or Rs(3) = "nam" Then cboGioiTinh.Text = "Nam"

ElseIf Rs(3) = "Nu" Or Rs(3) = "nu" Or Rs(3) = "Nữ" Or Rs(3)

= "nữ" Then cboGioiTinh.Text = "Nữ"

Else: cboGioiTinh.Text = "Không xác định"

If Rs(12).Value = True Then chbSinhVien.Value = 1

If Rs(13).Value = True Then optDuocMuon.Value = True

End If cmdMoveFirst.Visible = True cmdMoveLast.Visible = True cmdMovePrevious.Visible = True cmdMoveNext.Visible = True

If KiemTraTextRong(txtSoThe.Text) And Me.cmdThem.Caption = "Ghi Lại" Then

MsgBox "Bạn chưa nhập số thẻ", vbOKOnly + vbInformation txtSoThe.Text = "" txtSoThe.SetFocus

If cmdThem.Caption = "Ghi Lại" Then

MsgBox "Số thẻ đã tồn tại", vbOKOnly + vbInformation txtSoThe.Text = "" txtSoThe.SetFocus

Private Function KiemTraTonTaiThe() As Boolean

Dim RsDG8 As DAO.Recordset

Set RsDG8 = db.OpenRecordset("Select * from tbldocgia where sothe='" & txtSoThe.Text & "'")

If RsDG8.RecordCount > 0 Then KiemTraTonTaiThe = True

Dim RsSN As DAO.Recordset ' Khai bao bien de tro toi bang tblSachNhap

Dim RsCL As DAO.Recordset

Dim RsNXB As DAO.Recordset

Dim RsMT As DAO.Recordset

Dim RsCL1 As DAO.Recordset

Dim RsNXB1 As DAO.Recordset

Dim strSQL As String strSQL = "Select * from tblchungloai where machungloai='" & cboMaLoai.Text & "'"

Set RsCL1 = db.OpenRecordset(strSQL)

Set RsNXB1 = db.OpenRecordset("Select * from tblnhaxuatban where manhaxuatban='" & cboMaNXB.Text & "'")

If RsCL1.RecordCount > 0 And RsNXB1.RecordCount > 0 Then

YN = MsgBox("Bạn có chắc chắn sửa không?", vbQuestion + vbYesNo + vbDefaultButton1)

MsgBox "Đã sửa rồi", vbOKOnly + vbInformation, "Thông báo" End If

Else: MsgBox "Không thể ghi lại thay đổi do: 'Mã NXB' Hay 'Mã Chủng Loại' Không Tồn Tại", vbOKOnly + vbInformation, "Thông báo" End If

MsgBox "Bạn hủy mó sỏch nào?", vbOKOnly + vbQuestion txtMaSach.SetFocus

Dim RsSN121 As DAO.Recordset

Set RsSN121 = db.OpenRecordset("tblSachNhap")

Do While Not RsSN121.EOF

If LCase(RsSN121(0)) = LCase(Trim(txtMaSach.Text)) Then RsSN121.Close

Set RsSN121 = Nothing frmHuySach.Show

MsgBox "Không có mó sỏch " & "'" & txtMaSach.Text & "'", vbOKOnly + vbInformation txtMaSach.Text = "" txtMaSach.SetFocus

YN = MsgBox("Bạn có chắc chắn thoát?", vbYesNo + vbQuestion + vbDefaultButton1, "Thông báo")

If cmdTimKiem.Caption = "Tìm &Kiếm" Then txtMaSach.Text = "" txtTenSach.Text = "" cboMaLoai.Text = "" cboMaTacGia.Text = "" cboMaNXB.Text = "" txtSoTrang.Text = "" txtTongSL.Text = "" txtChoMuon.Text = "" txtConLai.Text = "" txtGhiChu.Text = "" txtNgonNgu.Text = "" txtNoiDe.Text = ""

YNTK = MsgBox("Bạn tìm theo mó sỏch phải không?" & Chr(10)

& "Cũn khụng thỡ tỡm theo tờn sỏch", vbYesNo + vbQuestion + vbDefaultButton1, "Thông báo")

If YNTK = 6 Then txtMaSach.SetFocus cmdTimKiem.Caption = "Tìm" cmdTimKiem.Default = True

Else txtTenSach.SetFocus cmdTimKiem.Caption = "Tìm" cmdTimKiem.Default = True

If Not (RsSN.EOF And RsSN.BOF) Then RsSN.MoveFirst

Do While Not RsSN.EOF

If LCase(RsSN(0)) = LCase(Trim(txtMaSach.Text)) Then Call HienThi

MsgBox "Đã tìm thấy", vbOKOnly + vbInformation, "Thông báo" cmdTimKiem.Caption = "Tìm &Kiếm"

MsgBox "Không tìm thấy", vbOKOnly + vbInformation,

"Thông báo" cmdTimKiem.Caption = "Tìm &Kiếm"

If LCase(RsSN(1)) = LCase(Trim(txtTenSach.Text)) Then Call HienThi

' frmQuanLySach.Left = (Screen.Width - frmQuanLySach.Width) / 2 Me.Left = (Screen.Width - Me.Width) / 2

Set RsSN = db.OpenRecordset("tblSachNhap", dbOpenDynaset) Set RsCL = db.OpenRecordset("tblchungloai", dbOpenDynaset) Set RsNXB = db.OpenRecordset("tblNhaXuatBan", dbOpenDynaset) Call HienThi txtNoiDe.Enabled = False cmdThem.ToolTipText = "Them moi dau sach nhap"

Dim RsTG1234 As DAO.Recordset

Set RsTG1234 = db.OpenRecordset("tblTacGia")

Do While Not RsCL.EOF cboMaLoai.AddItem RsCL(0)

Do While Not RsTG1234.EOF cboMaTacGia.AddItem RsTG1234(0)

Do While Not RsNXB.EOF cboMaNXB.AddItem RsNXB(0)

Dim RsCL2 As DAO.Recordset txtTongSL.Enabled = False txtChoMuon.Enabled = False txtConLai.Enabled = False

MsgBox "Danh Sách sách nhập rỗng", vbOKOnly + vbInformation,

"Thông báo" cmdMoveFirst.Visible = False cmdMoveLast.Visible = False cmdMovePrevious.Visible = False cmdMoveNext.Visible = False txtMaSach.Text = "" txtTenSach.Text = "" cboMaLoai.Text = "" cboMaTacGia.Text = "" cboMaNXB.Text = "" txtSoTrang.Text = "" txtTongSL.Text = "" txtChoMuon.Text = "" txtConLai.Text = "" txtGhiChu.Text = "" txtNgonNgu.Text = "" txtNoiDe.Text = ""

If KiemTraTextRong(Trim(Me.cboMaTacGia.Text)) And cmdThem.Caption = "&Ghi Lại" Then

MsgBox "Mã tác giả không được để trống", vbOKOnly + vbInformation

If cmdThem.Caption = "&Ghi Lại" Then

Dim RsTacGia12 As DAO.Recordset

Set RsTacGia12 = db.OpenRecordset("tblTacGia")

Do While Not RsTacGia12.EOF

If LCase(RsTacGia12(0)) = LCase(Trim(cboMaTacGia.Text)) Then

MsgBox "Tác giả này không có trong danh mục tác giả của thư viện!", vbOKOnly + vbInformation cboMaTacGia.Text = "" cboMaTacGia.SetFocus

If KiemTraTextRong(Trim(Me.cboMaNXB.Text)) And cmdThem.Caption = "&Ghi Lại" Then

MsgBox "Mã NXB không được để trống", vbOKOnly + vbInformation Me.cboMaNXB.SetFocus

Set RsNXB123 = db.OpenRecordset("tblNhaXuatBan")

Do While Not RsNXB123.EOF

If LCase(RsNXB123(0)) = LCase(Trim(cboMaNXB.Text)) Then

MsgBox "Mã NXB này sai hoặc chưa được nhập vào danh mục NXB trong thư viện!", vbOKOnly + vbInformation cboMaNXB.Text = "" cboMaNXB.SetFocus

If KiemTraTextRong(Trim(Me.cboMaLoai.Text)) And cmdThem.Caption = "&Ghi Lại" Then

MsgBox "Mã loại không được để trống", vbOKOnly + vbInformation Me.cboMaLoai.SetFocus

Dim RsChungLoai123 As DAO.Recordset

Set RsChungLoai123 = db.OpenRecordset("tblChungLoai")

Do While Not RsChungLoai123.EOF

If LCase(RsChungLoai123(0)) LCase(Trim(cboMaLoai.Text)) Then

modul quản lý sách 59 Danh mục tài liệu tham khảo 67