Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp

Lý luận chung tổ chức cơng tác kế tốn vật liệu doanh nghiệp I Sự cần thiết cơng tác kế tốn ngun vật liệu doanh nghiệp sản xuất Khái niệm đặc điểm nguyên vật liệu Vật liệu đối tượng lao động, yếu tố trình sản xuất sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Trong trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao tồn khơng giữ ngun hình thái vật liệu ban đầu, chuyển tồn giá trị lần vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu loại tài sản lưu động thuộc nhóm tài sản dự trữ Nó sở vật chất hình thành nên sản phẩm, vật liệu phong phú chủng loại, phức tạp kỹ thuật, đặc tính lý hố, tồn nhiều trạng thái khác Bởi vậy, việc cung cấp vật liệu có kịp thời hay khơng, số lượng chủng loại có phù hợp khơng có ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình thực kế hoạch sản phẩm doanh nghiệp chất lượng sản phẩm phụ thuộc nhiều vào chất lượng vật liệu Trong doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo, chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn tổng số tài sản lưu dộng, tổng số chi phí tạo sản phẩm Xét vật vật liệu tham gia lần vào chu kỳ sản xuất khơng giữ ngun hình thái ban đầu: xét vốn, vật liệu thành phần quan trọng tổng số vốn lưu động doanh nghiệp Do vậy, để tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động, cần phải quản lý, sử dụng vật liệu hợp lý tiết kiệm Tầm quan trọng nguyên vật liệu cơng tác kế tốn ngun vật liệu doanh nghiệp sản xuất * Tầm quan trọng nguyên vật liệu Đóng vai trị yếu tố trình sản xuất kinh doanh nguyên vật liệu thành phần để cấu tạo nên sản phẩm Nguyên vật liệu nhận diện dễ dàng sản phẩm tượng trưng cho đặc tính dễ thấy lớn sản xuất Do muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp tiến hành đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho loại nguyên liệu phải đủ số liệu, kịp thời gian, quy cách, phẩm chất Đây vấn đề bắt bộc mà thiếu khơng thể có q trình sản xuất sản phẩm Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, lượng tồn Vì đảm bảo nguyên vật liệu, lượng cho sản xuất tất yếu khách quan, điều kiện chung sản xuất xã hội Tuy nhiên thiếu sót nhắc tới nguyên vật liệu mà không nhắc tới tầm quan trọng kế toán nguyên vật liệu Nguyên nhân tóm tắt sau: + Chi phí ngun vật liêu chiếm tỷ trọng lớn đơn vị sản phẩm so với khoản mục chi phí sản xuất khác (lao động trực tiếp sản xuất chung) + Số liệu xác nguyên vật liệu có tay phải thường xuyên phản ánh để xác định cần mua cần đặt trực tiếp không làm gián đoạn sản xuất + Một số sản phẩm cần nhiều loại nguyên vật liệu để sản xuất Điều đòi hỏi nhiều chứng từ gốc thủ tục kiểm tra để đảm bảo việc cung cấp nhịp nhàng đồng loại nguyên liệu sản xuất Tất lý đòi hỏi sổ sách phải lập cách xác khơng cơng ty khó mà xác định số nguyên vật liệu cần mua lúc mua Sổ sách xác kiểm tra nội tốt đảm bảo tất nguyên vật liệu cung cấp đầy đủ cho phân xưởng sản xuất cần thiết Cơng tác kế tốn nguyên vật liệu cho doanh nghiệp sản xuất Việc quản lý chặt chẽ vật liệu tất khâu thu mua, bảo quản dự trữ… có ý nghĩa quan trọng việc hạ thấp chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Xét mặt tài chính, vật liệu thành phần vốn lưu dộng nằm dọng khâu sản xuất đòi hỏi doanh nghiệp phải có biện pháp thu mua, bảo quản dự trữ, sử dụng vật liệu cách có khoa học để tránh ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn, gây thiệt hại cho sản xuất Để tổ chức công tác quản lý vật liệu, đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu sau: Phải có kế hoạch mức dự trữ tối đa, tối thiểu loại vật liệu cho sản xuất lập định mức tiêu hao khâu sử dụng khâu thu mua, vận chuyển dự trữ bảo quản - Hệ thống kho tàng phải đầy đủ, phải trang bị phương tiệ bảo quản, cân đong đo đếm cần thiết để hạn chế việc hao hụt, mát vật liệu - Trong kho vật liệu phải xếp trật tự, gọn gàng có khoa học để thuận tiện cho việc nhập xuất theo dõi tồn kho dễ dàng - Phải quy định chế độ trách nhiệm vật chất cho việc quản lý vật liệu toàn doanh nghiệp Yêu cầu nhiệm vụ cơng tác kế tốn vật liệu Kế tốn nói chung kế tốn vật liệu nói riêng cơng cụ đắc lực để quản lý vật liệu Kế toán vật liệu cung cấp kịp thời, xác tình hình mua bảo quản, dự trữ sử dụng vật liệu có tác dụng cho việc tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, kế tốn vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu tình hình quản lý doanh nghiệp Vì địi hỏi khơng ngừng tăng cường công tác quản lý doanh nghiệp Vì phải địi hỏi khơng ngừng tăng cường cơng tác quản lý vật liệu, phải luôn cải tiến hồn thiện cơng tác kế tốn vật liệu Như vậy, cơng tác kế tốn vật liệu quan trọng cần thiết, yếu tố tất yếu cơng tác quản lý q trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Căn vào đặc điểm yêu cầu quản lý vật liệu doanh nghiệp cơng tác vật liệu có đặc điểm sau: Tổ chức chứng từ tài khoản, loại sổ sách để ghi chép cho phù hợp với phương thức kế toán hàng tồn kho áp dụng doanh nghiệp Phân loại tổng hợp số liệu tình hình tăng, giảm có vật liệu q trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, để có số hiệu tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm kịp thời Phân tích đánh giá tình hình thực kế hoạch thu mua, bảo quản, dự trữ sử dụng vật liệu trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp II Phân loại tính giá nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu xác định giá trị ghi sổ kế toán nguyên vật liệu Theo qui định chung chuẩn mực quốc tế, kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế Đây chi phí thựuc tế doanh nghiệp bỏ để có đợc nguyên vật liệu Tuy nhiên thực tế để đơn giản, giảm bớt khối lượng ghi chép, tính tốn hàng ngày sử dụng giá hạch tốn để hạch tốn tình hình nhập xuất nguyên vật liệu cuối tháng phải tổng hợp ghi sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo giá thực tế Giá thực tế nguyên vật liệu loại giá hình thành sở chứng từ hợp lệ chứng minh khoản chi hợp pháp doanh nghiệp để tạo nguyên vật liệu Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho xác định theo nguồn nhập 1.1 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu nhập từ nhiều nguồn khác nhau, giá thực tế nguyên vật liệu trường hợp xác định sau: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho giá mua hoá đơn (bao gồm khoản thuế nhập khẩu, thuế khác (nếu có) cộng (+) với chi phí thu mua thực tế chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường… trừ (-) khoản giảm giá (nếu có) Trong giá mua hoá đơn xác định sau: + Đối với sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ giá trị nguyên vật liệu mua vào giá mua thực tế khơng có GTGT đầu vào + Đối với sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT giá trị nguyên vật liệu mua ngồi tổng giá tốn phải trả người bán (bao gồm thuế GTGT đầu vào có) Chi phí thu mua xác định sở phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp lựa chọn + Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho giá thực tế nguyên vật liệu xuất gia công chế biến (+) với chi phí gia cơng chế biến + Đối với ngun vật liệu th ngồi gia cơng chế biến: Giá vốn thực tế nguyên vật liệu giá thực tế nguyên vật liệu xuất thuê gia cơng chế biến (+) với chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi nhận thuê gia công từ nơi doanh nghiệp cộng (+) với chi phí phaitrar cho người nhận gia công chế biến Riêng chi phí phải trả cho người nhận gia cơng chế biến tính vào trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu gia công chế biến xác định sau: + Nguyên vật liệu gia công chế biến thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thi chi phí gia cơng phải trả khơng bao gồm thuế GTGT đầu vào + Nguyên vật liệu gia công chế biến thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp chi phí gia cơng phải trả tổng số tiền phải tốn cho bên nhận gia cơng chế biến (bao gồm thuế GTGT đầu vào) - Đối với nguyên vật liệu nhận từ đơn vị khác góp vốn liên doanh, góp cổ phần: giá thực tế giá bên tham gia góp vốn đánh giá 1.2 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Do nguyên vật liệu nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, giá thực tế nhập kho khác nhau, xuất kho phải tính tốn xác định giá thực tế xuất kho cho nhu cầu đối tượng sử dụng khác Để tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho, tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, dựa vào yêu cầu quản lý trình độ nghiệp vụ cán kế tốn sử dụng số phương pháp sau phải bảo đảm nguyên tắc quán kế toán (áp dụng liên tục kỳ kế tốn), có thay đổi phải giải thích rõ ràng - Tính theo giá thực tế đích danh Theo phương pháp trước hết phải theo dõi, quản lý số lượng đơn giá lô hàng Khi xuất kho nguyên vật liệu thuộc lơ hàng vào số lượng xuất kho đơn giá thực tế nhập kho lô hàng để tính giá thực tế xuất kho (nhập giá xuất giá đó) Ưu điểm: Đảm bảo tính xác, hợp lý cao, theo dõi thời hạn bảo quản vật tư Nhược điểm: Đòi hỏi công tác bảo quản vật tư phải tiến hành tỉ mỉ (không để lẫn lô hàng) Phương pháp phù hợp với doanh nghiệp có yêu cầu cao theo dõi thời hạn bảo quản vật tư, có chủng loại vật tư, vật tư ổn định nhận diện Trong thực tế có doanh nghiệp áp dụng phương pháp - Theo phương pháp thực tế nhập trước xuất trước Theo phương pháp trước tiên ta phải xác định đơn giá thực tế lần nhập kho giả thiết hàng nhập kho trước xuất trước hàng tồn kho lại cuối kỳ hàng tồn kho mua sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Sau vào số lượng xuất kho để tính giá thựuc tế xuất kho theo nguyên tắc: hàng xuất kho trước tính theo đơn giá thực tế nhập hàng thuộc lần nhập trước, số hàng cịn lại lần nhập trước (nếu có) tính theo đơn giá thực tế lần nhập Theo phương pháp giá trị hàng xuất kho tính lơ hàng nhập kho thời điểm đầu kỳ gần đầu kỳ, giá trị hàng tồn kho tính theo giá hàng nhập kho thời điểm cuối kỳ gần cuồi kỳ tồn kho Ưu điểm: Đảm bảo tính xác, hợp lý cao, tiến hành thường xuyên Nhược điểm: Phương pháp địi hỏi phải tính theo danhđiểm nên tốn nhiều công sức Phương pháp phù hợp với doanh nghiệp có danh điểm vật tư, số lần nhập xuất - Tính theo giá thực tế nhập sau xuất trước Theo phương pháp này, trước tiên ta phải xác định đơn giá lần nhập kho, giả thiết hàng nhập sau xuất trước hàng tồn kho lại cuối kỳ hàng tồn kho mua sản xuất trước Sau vào số lượng xuất kho tính theo đơn giá thực tế lần nhập cuối cùng, số cịn lại tính theo đơn giá thực tế lần nhập trước Thương phương pháp giá trị hàng xuất kho tính theo giá lô hàng nhập sau gần sau cùng, giá trị hàng tồn kho tính theo giá hàng nhập kho đầu kỳ gần đầu kỳ cịn tồn kho ưu điểm: Đảm bảo tính xác, hợp lý cao, tiến hành thường xuyên Nhược điểm: Phải tính theo danh điểm vật tư nên tốn nhiều cơng sức Phương pháp thích hợp với doanh nghiệp cịn danh điểm vật tư, số lần nhập xuất - Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền Theo phương pháp giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho vào số lượng xuất kho kỳ đơn giá bình qn, cách tính sau: Giá thực tế bình quân gia quyền = Giá thực tế NVL tồn kho đầu tháng + Giá thực tế NVL nhập kho tháng Số lượng NVL tồn kho Số lượng NVL nhập + đầu tháng kho tháng =x ưu điểm: Phương pháp có độ xác cao hợp lý Nhược điểm: Phương pháp phải tính cuối kỳ, điều ảnh hưởng đến tiến độ thực khâu cơng tác kế tốn Phương pháp phù hợp với doanh nghiệp có danh điểm vật tư - Tính theo giá bình qn cuối kỳ trước Theo phương pháp giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng tính sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho đơn giá thực tế bình qn cuối kỳ trước Cơng thức tính sau: Số lượng NVL Giá thực tế NVL xuất sử dụng kỳ = xuất sử dụng kỳ ưu điểm: đơn giản, dễ làm x Giá thực tế bình quân cuối kỳ trước NVL Nhược điểm: Độ xác khơng cao, dễ gây bất hợp lý Phương pháp thích hợp trường hợp giá vật tư phải tương đối ổn định - Tính theo phương pháp hệ số giá Theo phương pháp này, toàn nguyên vật liệu biến động kỳ tiính theo giá hạch toán (giá kế hoạch loại giá ổn định kỳ) Cuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theoc cơng thức: = x Hệ số giá Trong đó: = x Giá thực tế NVL tồn kho Hệ số giá = đầu tháng Giá hạch toán NVL tồn Giá thực tế NVL nhập + kho tháng Giá hạch toán NVL nhập kho đầu tháng kho tháng ưu điểm: Khối lượng cơng việc tính tốn ít, kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết hạch toán tổng hợp cơng tác tính giá Nhược điểm: địi hỏi nhân viên kế tốn phải có trình độ cao Phương pháp dùng chủ yếu doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư Phân loại nguyên vật liệu Trong doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác với nội dung kinh tế, vai trị, cơng dụng, tính chất lý hố khác q trình sản xuất Quản lý chặt chẽ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu xếp nguyên vật liệu với theo đạc trưng định để thuận lợi cho việc quản lý hạch tốn Có nhiều cách phân loại vật liệu khác 2.1 Theo công dụng nguyên vật liệu Cách phân loại dựa vào vai trò nguyên vật liệu trình xây lắp để xếp nguyên vật liệu theo nhóm định Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu chia thành loại sau: Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm như: xi măng, gạch, gỗ, sắt, thép… - Nguyên vật liệu phụ: Nguyên vật liệu phụ có tác dụng phụ trình sản xuất, chế tạo sản phẩm làm tăng chất lượng sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất loại phụ gia, sơn, giẻ lau, xà phòng… - Nhiên liệu: loại nhiên liệu thể lỏng, khí, rắn dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị thi công xăng, dầu, than củi, đốt… - Phụ tùng thay thế: bao gồm loại phụ tùng chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải… - Thiết bị xây dựng bản: bao gồm loại thiết bị, phương tiện sử dụng cho công tác xây dựng - Phế liệu thu hồi: loại vật liệu thu hồi từ trình sản xuất kinh doanh để tái sử dụng bán Ngoài vật liệu trên, vật liệu cịn lại xếp vào nhóm Việc phân loại có ưu điểm giúp người quản lý thấy rõ vai trò tác dụng loại vật liệu trình sản xuất kinh doanh Qua đề định quản lý hạch toán loại nhằm nâng cao hiệu huy động sử dụng nguyên vật liệu Tuy nhiên cách phân loại bộc lộ số nhược điểm: nhiều khó phân loại doanh nghiệp, có lúc nguyên vật liệu thực vật liệu phụ 2.2 Theo quyền sở hữu Theo cách phân loại nguyên vật liệu chia thành loại sau: - Nguyên vật liệu tự có: bao gồm tất nguyên vật liệu thuộc sở hữu doanh nghiệp - Vật liệu nhận gia công chế biến hay giữ hộ Cách phân loại giúp cho doanh nghiệp theo dõi, nắm bắt tình hình có ngun vật liệu để từ lên kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 2.3 Theo nguồn hình thành Với cách phân loại nguyên vật liệu chia thành loại sau: - Vật liệu mua ngoài: Là vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp mua thị trường - Vật liệu tự sản xuất: Là vật liệu doanh nghiệp tự chế biến hay th ngồi chế biến - Vật liệu nhận góp vốn liên doanh, liên kết biếu tặng, cấp phát Cách phân loại tạo tiền quản lý sử dụng riêng loại nguyên vật liệu, nguồn nhập khác Trên sở đánh giá hiệu sử dụng vật liệu đồng thời giúp tính giá nguyên vật liệu xác III hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu Chứng từ hạch toán kế toán Các chứng từ sử dụng hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp thường bao gồm: hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho theo hạn mức… tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể Nguyên tắc lập chứng từ kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh đầy đủ, kịp thời xác theo chế độ quy định ghi chép ban đầu vật tư Mỗi chứng từ phải chứa đựng đầy đủ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh nội dung, quy mô nghiệp vụ, thời gian địa điểm xảy trách nhiệm pháp lý đối tượng liên quan 1.1 Tổ chức chứng từ kế toán nhập kho vật liệu hạch toán ban đầu Phiếu nhập kho: Mục đích: Dùng để xác định số lượng, giá trị NVL nhập kho làm để thủ kho ghi thẻ kho kế toán ghi sổ kế toán, tốn tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan Phương pháp trách nhiệm ghi: Phiếu nhập kho áp dụng trường hợp nhập kho vật tư mua ngồi, tự sản xuất, th ngồi gia cơng chế biến, nhận góp cổ phần, nhận liên doanh vật tư thừa phát kiểm kê Phiếu nhập kho lập dựa mẫu số 01 - VT Bộ Tài ban hành Khi lập Phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người nhập vật tư, sản phẩm hàng hoá, số hoá đơn lệnh nhập kho tên kho nhập Phương pháp luân chuyển chứng từ, kiểm tra ghi sổ Phiếu nhập kho: - Phiếu nhập kho phận mua hàng, sản xuất Phòng vật tư đơn vị lập thành 02 liên (đối với vật tư hàng hố mua ngồi) 03 liên (đối với vật tự sản xuất), đặt đặt giấy than viết lần Sau người lập phiếu ký, trước bước người lập phiếu phải vào chứng từ bên bán (hoá đơn bán hàng) Biên kiểm nghiệm vật tư để viết Phiếu nhập kho - Chuyển Phiếu nhập kho cho người phụ trách thủ trưởng đơn vị ký - Người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư - Nhập kho xong, thủ kho vào số lượng hàng thực tế nhập kho ghi ngày, tháng, năm, nhập kho, số lượng thực nhập kho vào cột thực nhập người giao hàng ký vào Phiếu nhập kho Ba liên Phiếu nhập kho luân chuyển sau; - Liên 1: Lưu gốc - Liên 2: Thủ kho giữ lại để ghi Thẻ kho cuối ngày định kỳ tập hợp Phiếu nhập kho chuyển cho phận kế toán (kế toán vật tư) Kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán giá hoá đơn,… tuỳ theo đơn vị) sau kế tốn tính tiền thứ vật tư thực nhập ghi sổ kế tốn (sổ chi tiết ngun vật liệu)sau kế toán bảo quản lưu giữ Phiếu nhập kho - Liên (nếu có): người nhập giữ 1.2 Tổ chức chứng từ kế toán xuất kho nguyên vật liệu hạch tốn ban đầu Phiếu xuất kho: Mục đích: Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư xuất kho cho phận sử dụng đơn vị Phiếu xuất kho để thủ kho xuất kho ghi vào Thẻ kho sau chuyển cho kế toán vật tư gh sổ kế toán Phiếu xuất kho để hạch tốn chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm kiểm tra việc sử dụng, thực định mức tiêu hao vật tư Phiếu xuất kho lập dựa mẫu số 02-VT Bộ Tài ban hành Phương pháp trách nhiệm ghi: Phiếu xuất kho lập cho nhiều thứ vật tư, sản phẩm, hàng hoá kho dùng cho đối tượng hạch tốn chi phí mục đích sử dụng Khi lập Phiếu xuất kho phải ghi rõ: tên, địa đơn vị, số ngày, tháng, năm lập phiếu; lý sử dụng kho xuất vật tư Phương pháp luân chuyển, kiểm tra ghi sổ Phiếu xuất kho: - Phiếu xuất kho phận xin lĩnh phận vật tư lập (tuỳ theo tổ chức quản lý quy định đơn vị) thành 03 liên (đặt giấy than viết lần): ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính mã số vật tư, số lượng vật tư theo yêu cầu xuất kho người (bộ phận) sử dụng Sau lập phiếu xong, chuyển cho phụ trách phận sử dụng phụ trách cung ứng (hoặc người uỷ quyền) ký duyệt giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh - Sau xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất thứ (số lượng thực tế xuất kho số lượng yêu cầu), ghi ngày, tháng, năm xuất kho người nhận hàng ký tên vào chứng từ… Ba liên Phiếu xuất kho luân chuyển sau: - Liên 1: lưu gốc - Liên 2: thủ kho giữ để ghi Thẻ kho Cuối ngày đầu kỳ chuyển cho phận kế toán vật tư Kế toán vật tư ghi đơn giá (tuỳ theo quy định hạch tốn đơn vị), tính thành tiền loại vật tư xuất kho ghi sổ kế toán (sổ chi tiết sổ tổng hợp) - Liên 3: người nhận giữ để ghi sổ kế toán phận sử dụng: Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết thực ghi chép kịp thời, xác biến động tình hình xuất, nhập, tồn nguyên vật liệu giá trị vật cho loại nguyên vật liệu kho doanh nghiệp Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu thực hai nơi: kho vật tư phịng kế tốn, thực thủ kho kế toán vật tư, trách nhiệm quyền hạn nhân viên thể mơ hình tổ chức hạch tốn chi tiết vật liệu 2.1 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phương pháp thích hợp với phận có chủng loại vật tư, phần lớn lưu chuyển qua kho, mật độ nhập dày đặc, kho tàng tập trung để tạo điều kiện thuận lợi cho trình kiểm tra đối chiếu Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho NVL, kho phải mở Thẻ kho để theo dõi mặt số lượng nhập, xuất,t tồn kho thứ vật tư kho, làm xác định tồn kho dự trữ vật tư xác định trách nhiệm vật chất thủ kho, phịng kế tốn mở sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi mặt số lượng giá trị 2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp thích hợp với doanh nghiệp có chủng loại vật tư phong phú, đa dạng, mật độ nhập xuất dày đặc, kho tàng phân tán, quản lý tổng hợp,lao động kế toán không đủ để thực kiểm tra, đối chiếu thường xuyên Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho vật liệu, kho phải mở Thẻ kho để theo dõi mặt số lượng loại nguyên vật liệu, phòng kế toán mở Sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi biến động nguyên vật liệu mặt giá trị vật 2.3 Phương pháp sổ số dư Phương pháp thích hợp với doanh nghiệp có quy mơ sản xuất lớn, nhiều chủng loại vật tư, trình độ lao động kế tốn thu kho cao, hệ thống kho tàng phân tán khó theo dõi thường xuyên đối chiếu kiểm tra Theo phương pháp này, kho theo dõi mặt số lượng thứ ngun vật liệu cịn phịng kế tốn theo dõi mặt giá trị nhóm nguyên vật liệu Thủ kho việc ghi Thẻ kho phương pháp cuối kỳ cịn phải ghi lượng nguyên vật liệu tồn kho vào Sổ số dư IV Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Hạch toán tổng hợp việc ghi chép kế tốn tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu tài khoản kế toán theo tiêu giá trị nhằm hệ thống hố thơng tin theo tiêu kinh tế tổng hợp Nguyên vật liệu tài sản lưu dộng doanh nghiệp nhập, xuất kho thường xuyên, nhiên tuỳ theo đặc điểm nguyên vật liệu doanh nghiệp mà doanh nghiệp có phương thức kiểm kê khác Có doanh nghiệp thực kiểm kê theo nghiệp vụ nhập, xuất kho (mỗi lần nhập xuất kho có cân, đo, đong, đếm) có doanh nghiệp kiểm kê lần vào thời điểm cuối kỳ cách cân, đo, đong, đếm, ước lượng nguyên vật liệu tồn cuối kỳ Tương ứng với hai phương pháp kiểm kê trên, kế tốn ngun vật liệu nói riêng kế tốn loại hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp hạch toán kế toán tổng hợp kê khai thường xuyên (KKTX) kiểm kê định kỳ (KKĐK) Việc mở tài khoản tổng hợp, ghi sổ kế toán, xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng xuất bán tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo hai phương pháp: KKTX KKĐK mà chế độ kế toán hành quy định Tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư hàng hố sổ kế toán Theo phương pháp này, tài khoản kế toán nguyên vật liệu dùng để phản ánh số có, tình hình biến động tăng, giảm nguyên vật liệu Vì giá trị nguyên vật liệu sổ kế tốn xác định thời điểm kỳ kế toán Phương pháp thường áp dụng đơn vị sản xuất đơn vị kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn máy móc, thiết bị… Phương pháp KKTX giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ nguyên vật liêu nói riêng hàng tồn kho nói chung Đối chiếu số liệu kế tốn với kết kiểm kê thời điểm xác định tình hình thừa, thiếu nguyên vật liệu 2 Tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Là phương pháp hạch toán vào kết kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ nguyên vật liệu sổ kế tốn tổng hợp từ tính giá trị nguyên vật liệu xuất kỳ theo công thức: = + Theo phương pháp này, tài khoản kế toán nguyên vật liệu dùng để theo dõi biến động nhập xuất nguyên vật liệu phản ánh tài khoản kế toán riêng: TK 611 "Mua hàng", TK 152 "Nguyên vật liệu" dùng để phản ánh biến động đầu kỳ, cuối kỳ hàng tồn kho sở kiểm kê cuối kỳ hạch tốn V Hạch tốn dự phịng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho Khái niệm Dự phịng giảm giá hàng tồn kho việc trích lập trước khoản tiền vào chi phí có chênh lệch giá gốc hàng tồn kho lớn giá trị thực chúng thời điểm cuối kỳ kế toán năm nhằm tạo nguồn tài bù đắp cho thiệt hại xảy cho kỳ kế tốn sau nguyên nhân giảm giá nguyên vật liệu Phương pháp hạch tốn Xác định mức dự phịng phải trích lập Mức dự phịng phải trích cho năm kế hoạch = Lượng nguyên vật liệu tồn kho giảm x (Đơn giá hạch toán sổ - Đơn giá thực tế thời điểm lập dự phòng) - Tài khoản sử dụng: - TK 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" Kết cấu: Bên Nợ: Hồn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho vào cuối niên độ kế toán Bên Có: Trích lập dự phịng cần lập vào cuối niên dộ Dư có: Số dự phịng trích - Trình tự hạch toán + Cuối năm vào mức dự phịng cần lập, kế tốn ghi sổ: Nợ TK 642 Có TK 159 +) Sang cuối năm sau số cần lập cho năm kế hoạch số trích lập năm trước kế tốn khơng phải trích lập dự phịng +) Nếu số cần lập cho năm kế hoạch cao số lập kế tốn trích lập thêm phần chênh lệch tăng thêm hạch toán sau: Nợ TK 632 "Giá vốn hàng bán" (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 "Dự phịng giảm giá hàng tồn kho" +) Nếu số cần lập cho năm kế hoạch thấp số lập kế tốn hồn nhập phần chênh lệch giảm hạch toán sau: Nợ TK 159 "Dự phịng giảm giá hàng tồn kho" Có TK 632 "Giá vốn hàng bán" (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Điều kiện áp dụng Việc trích lập hay hồn nhập khoản dự phịng giảm giá nguyên vật liệu thời điểm lập báo cáo tài cuối năm phải tuân thủ yêu cầu sau: - Phải có đầ đủ tài liệu, chứng từ chứng minh giá vốn nguyên vật liệu thời điểm lập dự phòng cao giá trị thực chúng thị trường - Việc ước tính giá trị thực hàng tồn kho phải dựa chứng tin cậy thu thập thời điểm ước tính - Là nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp, tồn kho thời điểm lập dự phòng - Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thực sở mặt hàng tồn kho Tuy nhiên nguyên vật liệu tồn kho có giá gốc cao giá trị thực giá bán sản phẩm đưỡc từ nguyên vật liệu không giảm chí cao giá khơng lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu VI Hệ thống sổ sách sử dụng kế toán nguyên vật liệu Chứng từ kế tốn thơng tin phản ánh riêng lẻ, chưa có tác dụng công tác quản lý tổng hợp Người ta không dựa chứng từ riêng lẻ để đưa định kế tốn Vì cần phải xếp chứng từ thành nghiệp vụ có nội dung kinh tế công dụng tương tự, sau xếp cách phản ánh đối ứng tài khoản cần theo dõi thường xuyên sổ sách kế tốn để đáp ứng nhu cầu Các sổ kế tốn khơng giống loại nghiệp vụ có tính chất khác chúng có mối quan hệ mật thiết ghi chép, đối chiếu Mỗi cách kết hợp khác đem lại hệ thống sổ khác có quy định riêng Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp xây dựng để theo dõi tất hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nhưng phạm vi đề tài nghiên cứu này, em xem xét hệ thống sổ kế toán sử dụng hạch toán nguyên vật liệu Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà kế tốn áp dụng hình thức sổ kế tốn tổng hợp: Nhật ký - Sổ cái, Nhật ký chung, Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ