TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN Chuyên đề Hoàn thiện quản trị nguyên vật liệu tại Công ty Song Nguyễn Chuyên đề Hoàn thiện quản trị nguyên vật liệu tại Công ty Song Nguyễn LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay nhu cầu[.]
GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TRANG TRÍ NỘI THẤT VÀ XÂY DỰNG SONG NGUYỄN
Quá trình ra đời và phát triển của Công ty
-Tên công ty: Công ty TNHH Tư Vấn Trang Trí Nội Thất và Xây Dựng Song Nguyễn
Tên giao dịch quốc tế:
SONG NGUYEN CONSTRUCTION AND INTERIOR DECORATION
-Trụ sở chính: 28 Phố Hàng Cân, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội, Việt Nam
- Giấy chứng nhận kinh doanh số 0102022622 ngày 20 tháng 01 năm
2006 do Sở kế hoạch đầu t Thành phố Hà Nội cấp.
-Ngân hàng giao dịch: Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam – CN Đông Đô
-Vốn điều lệ: 1.800.000.000đ (Một tỷ tám trăm triệu tám tr m tri uăm triệu ệ đồng)
-Các ngành, nghề kinh doanh:
Tư vấn, thiết kế nội thất, ngoại thất;
Xây dựng công trình dân dụng;
Mua, bán vật liệu xây dựng;
Sản xuất, buôn bán thiết bị điện dân dụng;
Sản xuất, lắp đặt đồ gỗ trong xây dựng;
Sản xuất đồ gỗ nội thất;
Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá;
Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh;
Kinh doanh bất động sản (Không bao gồm hoạt động tư vấn về giá đất);
In và các dịch vụ liên quan đến in (Trừ loại Nhà nước cấm);
Thiết kế nội thất, ngoại thất;
Kinh doanh văn phòng phẩm
Thiết kế kiến trúc công trình./.
1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty được thành lập từ năm 2006 với các thành viên điều hành Công ty là các cán bộ chủ chốt có nhiều năm kinh nghiệm, đội ngũ công nhân được lựa chọn bởi những nhân lực vững chuyên môn, giàu kinh nghiệm, môi trường làm việc thân thiện - hợp tác cao, cơ sở hạ tầng đầy đủ, tạo nền tảng vững chắc cho công việc kinh doanh cũng như là điều kiện tiên quyết để thực hiện những chiến lược phát triển.
Với đội ngũ kiến trúc sư, kỹ sư, cử nhân chuyên nghiệp, nhiều kinh nghiệm có năng lực được đào tạo theo các chương trình chuyên sâu, Công ty đã hoàn thành xuất sắc một số công trình mang tầm cỡ quốc gia và quốc tế điển hình như Công trình nhà máy Thủy điện Sơn La lớn nhất Đông Nam Á vừa được khai trương cắt băng khánh thành và đưa vào sử dụng ngày 23/12/2012 vừa qua Ngoài ra còn có các công trình như: Tàu du lịch Tuần Châu – Hạ Long, các căn hộ chung cư cao tầng thuộc khu đô thị mới Trung Văn, Dự án Mỹ Đình Sông Đà, Mễ Trì hạ, siêu thị điện máy cao cấp Ebest, văn phòng Công ty Hàng hải Vinashin và các khách sạn tại khu phố cổ Hà Nội nơi đón hàng triệu khách du lịch trong và ngoài nước.
Mặt khác, không chỉ đạt được tín nhiệm từ các khách hàng trong nước,Công ty còn có mối quan hệ chặt chẽ và tin cậy với các hãng sản xuất nổi tiếng trên thế giới Do vậy, Công ty luôn đưa ra được các phương án tối ưu cũng như cung cấp được các dịch vụ và hàng hoá chất lượng hàng đầu.
Đánh giá các kết quả hoạt động của Công ty
2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh
2.1.1 Các lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh về tư vấn thiết kế nội thất và sản xuất nội thất
- Tư vấn thiết kế nội thất và sản xuất nội thất trong các năm qua điển hình như sau:
Thành phố Hà Nội: 50 công trình
Tỉnh Sơn La : 02 công trình
Bảng số 1: CÁC CÔNG TRÌNH TIÊU BIỂU CỦA CÔNG TY
Năm Tên công trình trị giá hđ
2009 Trang trí nội thất 25 căn hộ chung c tại khu Đô thị míi Trung V¨n 4.007.948.785
2009 Trang trí nội thất siêu thị điện máy cao cấp
2009 Trang trí nội thất Khách sạn số 61 Hàng Bè 296.313.212
2009 Trang trí nội thất Khách sạn 1B Cửa Đông 514.625.000
2010 Trang trí nội thất Khách sạn số 32 Lò Sũ 1.057.947.060
2010 Trang trí nội thất Khách sạn số 15 Hàng Cân 644.363.000
2010 Trang trí nội thất Khách sạn số 10 ngõ Đào Duy
2010 Trang trí nội thất Khách sạn 22 Tạ Hiền 1.715.073.663
2010 Trang trí nội thất Khách sạn 16 Nguyễn Quang
2011 Trang trí nội thất Khách sạn 24 Hàng Hành 536.956.000
2011 Trang trí nội thất Khách sạn số 2B Hàng Gà 633.141.654
2011 Trang trí nội thất Khách sạn số 18 Ngõ Huyện 521.230.000
2011 Trang trí nội thất Khách sạn số 7 Hàng Dầu 856.460.870
2011 Trang trí nội thất Khách sạn 42 Hàng Cót 1.054.390.380
2012 Trang trí nội thất nhà tiền sảnh Nhà máy Thuỷ điện Sơn La 8.100.000.000
2012 Trang trí nội thất văn phòng làm việc và văn phòng giao dịch Ngân hàng BIDV - Đông Đô 342.082.177
2012 Thiết kế nội thất trờng Mầm non Sơn Ca
Trên đây là một số công trình trọng điểm mà Công ty TNHH Tư Vấn Trang Trí Nội Thất và Xây Dựng Song Nguyễn đã thực hiện trong các năm qua, nó đóng góp đến hơn 90% doanh thu của Công ty.
2.1.2 Đánh giá kết quả kinh doanh của công ty
Qua những bảng thống kê ở trên, ta thấy mặc dù còn trải qua những bước thăng trầm, nhưng đến nay Công ty Song Nguyễn đã dần ổn định và có những bước tiến bộ lớn trong mọi lĩnh vực kinh doanh của mình.
Có được kết quả này là sự sáng suốt trong đường lối phát triển của BanGiám Đốc cùng với sự nhiệt tình, ham mê công việc của toàn bộ cán bộ cùng nhân viên của Công ty Nếu phát huy được thật tốt hai yếu tố này, Công ty chắc chắn sẽ còn lớn mạnh hơn trong tương lai.
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Tư Vấn Trang Trí Nội Thất và Xây Dựng Song Nguyễn
Là người đứng đầu, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả kinh doanh của Công ty trước pháp luật Điều hành hoạt động kinh doanh cùng Ban Giám đốc lập ra chiến lược kinh doanh, chỉ đạo ký kết hợp đồng kinh tế. Giám đốc quyết định tổ chức bộ máy kinh doanh, tổ chức thực hiện các chính sách, chế độ xã hội đối với cán bộ công nhân viên, chỉ đạo việc sử dụng các tài sản được giao để tổ chức kinh doanh và mục tiêu là phát triển và thực hiện đầy đủ các quy định, chính sách của nhà nước Giám đốc là đại diện pháp nhân của đơn vị trước pháp luật.
Là người giúp việc cho giám đốc trong công tác quản lý, giám sát mọi hoạt động thi công xây dựng trong công ty điều hành.
3.3 Các văn phòng chuyên môn nghiệp vụ
3.3.1 Phòng hành chính văn phòng
Thực hiện các chức năng làm dịch vụ hậu cần cho Công ty như: xây dựng và chọn quy chế trả lương cho phù hợp, thực hiện đầy đủ các chính sách đối với người lao động theo pháp luật quy định để đảm bảo tốt cho hoạt động của Công ty.
3.3.2 Phòng tư vấn thiết kế
Nghiên cứu, đo lường các thông số kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công phục vụ công trình.
Có chức năng quản lý, điều hành, giám sát tất cả các hoạt động của Công ty cũng như đơn vị cơ sở về tài chính Tuân theo các quy định về chế độ kế toán thống kê của Nhà nước, cũng như quy định về quản lý ngoại tệ, quản lý các thiết bị của đơn vị.
3.3.4 Các tổ đội thi công và xưởng sản xuất
Sản xuất nguyên vật liệu phục vụ thi công xây lắp các công trình, trang trí nội thất cho các công trình Đây là lực lượng thi công trực tiếp tạo ra sản phẩm của doanh nghiệp nên có vị trí rất quan trọng Thực hiện thi công các dự án, công trình Tổ đội thi công có mối quan hệ chặt chẽ với phòng thiết kế và các phòng ban khác để tiến hành công việc theo đúng tiến độ Đây là nơi sở hữu nhiều cán bộ kỹ sư trẻ nhiệt huyết có quyết tâm để hoàn thành công việc đúng tiến độ cũng như đảm bảo An toàn lao động và chất lượng công trình bàn giao cho khách hàng.
Tại xưởng sản xuất, cán bộ quản lý sẽ xây dựng các định mức tiêu hao vật tư cho từng loại tài sản và theo dõi cấp phát vật tư theo định mức Khai thác vật tư đảm bảo chất lượng, giá cả phù hợp phục vụ cho sản xuất Xây dựng kế hoạch sản xuất tháng, quý, năm Lập và theo dõi các hợp đồng sản xuất, các đơn đặt hàng Nghiệm thu, đánh giá chất lượng sản phẩm của Công ty theo tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng đã đăng ký Nghiên cứu áp dụng công nghệ mới, thiết kế tạo dáng sản phẩm Quản lý kho vật tư, sản phẩm, thiết bị máy móc Quản lý công tác an toàn và bảo hộ lao động trong xí nghiệp theo quy định hiện hành.
Như vậy mặc dù các phòng ban của Công ty là đơn giản nhưng đối vớiCông ty là rất hợp lý với điều kiện khách quan Chính vì vậy mà nó góp phần giúp Công ty đạt được những thành công đáng kể và sản phẩm của Công ty được người tiêu dùng tin tưởng.
Bảng số 2: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Tư Vấn Trang Trí Nội Thất vàXây Dựng Song Nguyễn
Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật ảnh hưởng đến công tác quản trị nguyên vật liệu của Công ty
4.1 Nguyên vật liệu và thị trường nguyên vật liệu
Công ty TNHH Tư Vấn Trang Trí Nội Thất và Xây Dựng Song Nguyễn là một đơn vị kinh tế tư nhân, thực hiện chế độ hạch toán độc lập với mục đích là thông qua kinh doanh để thúc đẩy sản xuất phát triển tạo thu nhập cho Công ty và thúc đẩy phát triển kinh tế.
Công ty kinh doanh, sản xuất chủ yếu các mặt hàng gia dụng bằng gỗ tự nhiên, gỗ ép công nghiệp… như bàn ghế, nội thất, giường tủ cao cấp, bàn làm việc, bàn họp, ghế ăn, ghế hội trường, quầy bar khách sạn, tủ bếp…nên nguyên vật liệu của Công ty được chia thành các loại nguyên vật liệu chủ yếu:
Kế toán trưởng PGĐ Kinh doanh
Xưởng sản xuất Đội thi công Phòng tư vấn thiết kế
Là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên các sản phẩm gỗ bao gồm các loại gỗ như gỗ sồi, lim, táu… và các loại gỗ dán, gỗ fooc….
- Thị trường nội địa: chiếm 80%
- Nhập khẩu từ Trung Quốc, Malaysia, Singapor: chiếm 20%
Ngoài các nguyên vật liệu chính là gỗ thì các nguyên vật liệu phụ là các hóa chất như sơn lót, sơn phủ, xăng, keo, giấy giáp… và các phụ kiện đi kèm như tay nắm, bản lề, ốc vít, ke, suốt… để cấu thành sản phẩm Điều này cho thấy để đảm bảo quá trình sản xuất thi công và chất lượng sản phẩm của các công trình của Công ty đã phải sử dụng rất nhiều nguyên vật liệu khác nhau, đa dạng về chủng loại.
Bảng số 3: Sơ đồ dây chuyền sản xuất nội thất của Công ty:
4.1.2 Đặc điểm về thị trường nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm nên nguyên vật liệu có những đặc điểm khác với những tài sản khác.
Nguyên vật liệu là những tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho, vật liệu tham gia giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để hình thành nên sản phẩm mới, chúng rất đa dạng và phong phú về chủng loại.
Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì nguyên vật liệu bị tiêu hao, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Do vậy tăng cường công tác quản trị nguyên vật liệu tốt sẽ đảm bảo sử dụng có hiệu quả tiết kiệm nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh và hạ giá thành sản phẩm.
Nhà quản lý phải quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu Dù nguyên vật liệu của Công ty được mua ở đâu thì khi về đến Công ty đều không được phép hao hụt, thanh toán và vận chuyển theo đúng số lượng thực tế nhập kho với chất lượng và quy cách của nguyên vật liệu phải phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh.
Từ những đặc điểm trên cho thấy nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh sản xuất của các doanh nghiệp Điều đó dẫn đến phải tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.
4.2 Luật pháp, chính sách liên quan đến cung ứng nguyên vật liệu
Miền Bắc và Miền Trung Việt Nam là khu vực có diện tích và sản lượng gỗ rừng trồng chiếm 70% cả nước, nhưng chỉ có các cơ sở chế biến dăm mảnh, ván bóc Nguồn gỗ trong nước ngày càng nhiều nhưng do khai thác sớm nên chất lượng cũng như khối lượng gỗ còn thấp do đó phải phụ thuộc nhập khẩu gỗ để sản xuất các sản phẩm Gỗ nguyên liệu nhập khẩu đẩy giá thành sản xuất tăng cao do phải chịu các chi phí như thuế nhập khẩu, vận chuyển, thời gian đặt hàng nên lợi nhuận của doanh nghiệp cũng giảm đi đáng kể.
Trong cơ chế thị trường giá cả thường xuyên thay đổi Vì vậy việc hội nhập và thích nghi với sự biến động giá mua nguyên vật liệu là rất khó khăn do việc cập nhật các thông tin và khả năng phân tích, dự báo còn hạn chế Do vậy nó ảnh hưởng tới việc định giá nguyên vật liệu, quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Việc thay đổi giá cả thường xuyên là do cung cầu Nếu cung tăng vượt cầu thì giá sẽ giảm và ngược lại Hoặc do tỷ giá hối đoái thay đổi làm cho các nguyên vật liệu nhập khẩu về giá cũng khác nhau Ngoài các yếu tố kinh tế tác động đến giá nguyên vật liệu còn có các yếu tố phi kinh tế như chính trị cấm vận, chiến tranh, thời tiết cũng dễ tạo ra những đột biến. Bên cạnh đó, các chính sách của chính phủ về thuế nhập khẩu, các loại thuế khác hoặc một lý do nữa là độc quyền cung cấp của một số hãng mạnh buộc người mua phải chấp nhận mức giá mà họ đưa ra như một số nhà cung cấp nhiên liệu tại thị trường Trung Quốc và Lào cũng gây ảnh hưởng đến giá mua của nguyên vật liệu.
4.3 Đặc điểm sản xuất - kinh doanh tác động đến cung ứng nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào quan trọng và không thể thiếu được đối với các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp Số lượng, chủng loại, cơ cấu, chất lượng, giá cả của nguyên vật liệu và tính đồng bộ của việc cung ứng nguyên vật liệu ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, ảnh hưởng tới năng suất và chất lượng của sản phẩm do đó ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chi phí sử dụng nguyên vật liệu của các doanh nghiệp công nghiệp thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí kinh doanh và giá thành đơn vị sản phẩm cho nên việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu có ý nghĩa rất lớn đối với việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu đồng nghĩa với việc tạo ra kết quả lớn hơn với cùng một lượng nguyên vật liệu.
Bên cạnh đó, chất lượng của công tác đảm bảo nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nếu công tác tổ chức đảm bảo nguyên vật liệu được tốt, tức là luôn luôn cung cấp đầy đủ, kịp thời và đồng bộ đúng số lượng, chất lượng, chủng loại các loại nguyên vật liệu cần thiết theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh, không để xảy ra tình trạng thiếu hụt hay là ứ đọng nguyên vật liệu, đồng thời thực hiện việc tối thiểu hoá chi phí kinh doanh sử dụng của nguyên vật liệu thì không đảm bảo cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra bình thường mà còn góp phần rất lớn vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
4.4 Đặc điểm tài chính của Công ty
Vốn sản xuất kinh doanh là một trong những yếu tố quan trọng nhất của các doanh nghiệp Vốn không chỉ ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu mà còn quyết định đến công tác quản trị sản xuất kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể sử dụng vốn để đầu tư nghiên cứu thị trường, nghiên cứu phát triển, đầu tư đổi mới trang thiết bị máy móc thiết bị công nghệ, đầu tư hiện đại hóa hoạt động quản trị và đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Điều này ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty Dù trong điều kiện hoàn cảnh nào,Công ty cũng có đủ năng lực tài chính để mua sắm thiết bị vật tư cần thiết cho sản xuất Nguồn vốn của Công ty Song Nguyễn so với một số Công ty khác không phải là lớn nhưng cũng không quá nhỏ, nhìn chung là phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh ở Công ty Việc sử dụng vốn được đề ra là phải tiết kiệm, chỉ đầu tư vào những loại tài sản cố định nào cần thiết cho sản xuất kinh doanh và phải nhanh chóng mang lại hiệu quả cho Công ty.
Bảng số 4: Nguồn vốn kinh doanh của Công ty giai đoạn 2009-2012 ĐVT: triệu đồng
2 Vốn cố định bình quân
3 Vốn lưu động bình quân
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TRANG TRÍ NỘI THẤT VÀ XÂY DỰNG SONG NGUYỄN
Đánh giá tổng quát công tác quản trị nguyên vật liệu tại Công ty 15 Phân công trong lĩnh vực quản trị nguyên vật liệu
1.1 Phân công trong lĩnh vực quản trị nguyên vật liệu
Công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu là khâu quan trọng đầu tiên trong xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, là công việc hết sức phức tạp bởi chủng loại nguyên vật liệu hết sức phong phú và đa dạng, khối lượng công việc cần phải định mức nhiều Việc xây dựng định mức có vai trò to lớn trong việc nâng cao chất lượng quản lý, cung ứng và sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu.
Quản trị nguyên vật liệu là một nhiệm vụ rất quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra một cách hiệu quả Trong Công ty, nguyên vật liệu luôn dịch chuyển, sự dịch chuyển như vậy có ý nghĩa lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất Dòng dịch chuyển của nguyên vật liệu có thể chia làm 3 giai đoạn:
+ Giai đoạn đầu vào với các hoạt động cơ bản: đặt hàng mua sắm, vận chuyển, tiếp nhận.
+ Giai đoạn kiểm soát sản xuất với hoạt động tổ chức vận chuyển nội bộ, tiếp nhận kiểm soát quá trình cung ứng để phù hợp với tiến độ sản xuất.
+ Giai đoạn ở đầu ra gồm gửi hàng, tổ chức xếp dỡ, vận chuyển.
Hàng tháng (hoặc hàng quý), căn cứ vào các đơn đặt hàng mà ban giám đốc lên kế hoạch sản xuất.
- Kế hoạch sản xuất sau khi được giám đốc phê duyệt hoặc các đơn đặt hàng đã được chấp thuận sẽ được chuyển đến cho quản đốc phân xưởng.
- Quản đốc phân xưởng có nhiệm vụ thực hiện kế hoạch mà cấp trên đã giao cho, đảm bảo đúng tiến độ sản xuất, thời gian hoàn thành.
- Cán bộ phụ trách cung ứng có nhiệm vụ nhập mua nguyên liệu phục vụ cho sản xuất.
Các phòng có liên quan lập dự trù về kế hoạch mua và trình ban giám đốc duyệt.
+ Đội phụ trách kế hoạch – kỹ thuật: xây dựng các định mức tiêu hao vật tư cho từng loại tài sản và theo dõi cấp phát vật tư theo định mức Khai thác vật tư đảm bảo chất lượng, giá cả phù hợp phục vụ cho sản xuất Xây dựng kế hoạch sản xuất tháng, quý, năm Lập và theo dõi các hợp đồng sản xuất, các đơn đặt hàng Nghiệm thu, đánh giá chất lượng sản phẩm của Công ty theo tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng đã đăng ký Nghiên cứu áp dụng công nghệ mới, thiết kế tạo dáng sản phẩm Quản lý kho vật tư, sản phẩm, thiết bị máy móc Quản lý công tác an toàn và bảo hộ lao động trong xí nghiệp theo quy định hiện hành.
+ Phòng kế toán – tài chính: có chức năng tham mưu cho giám đốc về các hoạt động tài chính của doanh nghiệp Quản lý, theo dõi tình hình biến động tài sản, biến động vốn Ghi chép, phản ánh kịp thời mọi hoạt động tài chính của Công ty theo đúng chế độ hiện hành của nhà nước quy định Phân tích và báo cáo kế toán định kỳ phục vụ cho công tác quản trị nội bộ và cấp trên của doanh nghiệp.
1.2 Phân tích các nội dung quản trị nguyên vật liệu
1.2.1 Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là một nội dung cơ bản của quản trị sản xuất, được xây dựng trên cở sở trợ giúp của kỹ thuật máy tính Công ty đã áp dụng phương pháp hoạch định theo phương pháp MRP (hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu nguyên liệu cần thiết cho sản xuất từng giai đoạn, dựa trên việc phân chia nhu cầu nguyên vật liệu) Để thực hiện quá trình đó phải cần một số yếu tố đầu vào như: Số lượng, nhu cầu sản phẩm dự báo, số lượng đơn đặt hàng, mức sản xuất và dự trữ, dnah mục nguyên vật liệu, thời hạn cung ứng, dự trữ hiện có…
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của tháng, quý và sổ nhu cầu vật tư được xét duyệt, phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp đảm bảo nguồn vật liệu đúng chất lượng, hợp lý về giá cả.
Khi xác định số lượng nguyên vật liệu cần dùng để đảm bảo cho quá trình thi công thì Công ty sẽ lên kế hoạch để tiến hành thu mua số lượng nguyên vật liệu đó.
Từ bản vẽ thiết kế cho sản xuất, Công ty sẽ xác định khối lượng nguyên vật liệu cần dùng và dự trữ cho công trình và sau đó Công ty sẽ xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu qua từng tháng.
Hiện tại với sự chỉ đạo của ban giám đốc và đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, Công ty đã thực hiện tốt việc tìm hiểu thị trường nguyên vật liệu trong nước cũng như ngoài nước và các nhu cầu nguyên vật liệu của các công trình đang thi công Từ đó, Công ty đã đưa ra những kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu là cần mua những nguyên vật liệu gì và mua ở đâu là hợp lý nhất để đảm bảo cho việc thi công không bị gián đoạn và đảm bảo nguồn vốn của Công ty được chi tiêu hợp lý nhất Cùng với những kế hoạch hiện tại thì ban lãnh đạo Công ty cũng đã xây dựng những kế hoạch mua sắm nguyên vật cho Công ty trong tương lai dựa vào những khả năng và kế hoạch kinh doanh của Công ty Từ đó, Công ty đã có những hợp đồng mua sắm nguyên vật liệu dài hạn Khi thực hiện kế hoạch này sẽ đảm bảo khi thi công sản xuất thì sẽ không xảy ra những trường hợp bị thiếu nguyên vật liệu làm cho công việc bị gián đoạn dẫn tới giảm lợi nhuận và mất uy tín của Công ty Tuy nhiên, việc thực hiện xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu còn có những thiếu sót và khó khăn như: Số lượng nguyên vật liệu dư thừa, nguyên vật liệu mua ở công ty đó không có (nhiều nguyên vật liệu phải ra nước ngoài mua…)
KẾ HOẠCH MUA SẮM NGUYÊN VẬT LIỆU THÁNG 1, 2 năm 2011 Đơn vị sử dụng: Công ty TNHH TVTT NT & XD Song Nguyễn
Mục đích sử dụng: Sản xuất Đối tượng phục vụ (Công trình, số lượng công trình…): Siêu thị điện máy EBEST
Nguyên vật liệu cần mua: Đvt: đồng
T Tên vật tư, thiết bị Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
Ván dăm gỗ ép 12 ly
Dung môi pha sơn toluene lít 500 17.000 8.500.000
Tổng giá trị theo kế hoạch:
Tổng giá trị được duyệt:
Hà Nội, ngày 20 tháng 01 năm2011 DUYỆT PHÒNG VTTB TỔ SX ĐƠN VỊ LẬP NGƯỜI LẬP BẢNG
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Khi xác định xong kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu thì Công ty sẽ tiến hành cử người đi thu mua và tiến hành tiếp nhận nguyên vật liệu.
Các phòng có liên quan lập dự trù về kế hoạch mua và trình ban giám đốc duyệt.
+ Đội phụ trách kế hoạch – kỹ thuật: xây dựng các định mức tiêu hao vật tư cho từng loại tài sản và theo dõi cấp phát vật tư theo định mức Khai thác vật tư đảm bảo chất lượng, giá cả phù hợp phục vụ cho sản xuất Xây dựng kế hoạch sản xuất tháng, quý, năm Lập và theo dõi các hợp đồng sản xuất, các đơn đặt hàng Nghiệm thu, đánh giá chất lượng sản phẩm của Công ty theo tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng đã đăng ký Nghiên cứu áp dụng công nghệ mới, thiết kế tạo dáng sản phẩm Quản lý kho vật tư, sản phẩm, thiết bị máy móc Quản lý công tác an toàn và bảo hộ lao động trong xí nghiệp theo quy định hiện hành.
+ Phòng kế toán – tài chính: có chức năng tham mưu cho giám đốc về các hoạt động tài chính của doanh nghiệp Quản lý, theo dõi tình hình biến động tài sản, biến động vốn Ghi chép, phản ánh kịp thời mọi hoạt động tài chính của Công ty theo đúng chế độ hiện hành của nhà nước quy định Phân tích và báo cáo kế toán định kỳ phục vụ cho công tác quản trị nội bộ và cấp trên của doanh nghiệp.
1.2.2 Tổ chức cung ứng nguyên vật liệu
1.2.2.1 Mua sắm nguyên vật liệu
Sau dự trù là giai đoạn mua nguyên vật liệu Cán bộ thực hiện công tác xây dựng định mức nguyên vật liệu đã phải tính toán dựa trên chất lượng và nguồn của nguyên vật liệu, chế độ bảo quản, hệ thống công nghệ, máy móc thiết bị và trình độ tay nghề của công nhân trong Công ty, phần nhỏ được xây dựng trên kinh nghiệm thống kê của cán bộ có kinh nghiệm, còn lại phần lớn là dựa trên tính toán từ số liệu thực tế.
Công việc đầu tiên của mua sắm nguyên vật liệu là lập tiến độ mua sắm Việc lập tiến độ mua sắm nguyên vật liệu phải đảm bảo luôn luôn có đầy đủ chủng loại, số lượng và chất lượng vật tư phục vụ kịp thời cho sản xuất. Phải tính toán riêng từng loại nguyên vật liệu với số lượng chính xác và thời gian giao nhận cụ thể Kế hoạch tiến độ cung cấp phải đảm bảo sử dụng hợp lý các phương tiện vận chuyển và kho bãi nhằm giảm chi phí vận chuyển và chi phí bảo quản – lưu kho, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Ưu điểm và những hạn chế về công tác quản trị nguyên vật liệu
* Về công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
Công ty đã xây dựng được một hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tương đối hoàn chỉnh cho tất cả các sản phẩm Hệ thống này ngày càng hoàn chỉnh hơn đã đóng vai trò quan trọng trong việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu Hàng năm, Công ty vẫn tổ chức xem xét và xây dựng lại định mức tuỳ theo yêu cầu của thị trường.
Việc thực hiện định mức sử dụng nguyên vật liệu của công ty hiện nay đã đạt được một số kết quả nhất định như nguyên vật liệu sử dụng thấp hơn định mức tiêu dùng, do đó tiết kiệm được nguyên vật liệu và góp phần vào việc giảm giá thành sản phẩm Bên cạnh đó, Công ty luôn quan tâm tới vấn đề thực hiện định mức tại các phân xưởng và tập thể hoàn thành hoặc có thành tích trong việc sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu.
* Về công tác hoạt động cung ứng Để đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục và đạt hiệu quả cao, Công ty đã xây dựng các kế hoạch về cung ứng và mua sắm nguyên vật liệu cho các phân xưởng kịp thời, đầy đủ về số lượng, chủng loại và bảo đảm về mặt chất lượng Để làm được như trong kế hoạch, Công ty tiến hành chọn nhà cung ứng giá cả hợp lý, cách vận chuyển thuận tiện, tiến độ mua nhanh chóng mà vẫn đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu đặt ra.
Vì những mục tiêu đặt ra ở trên mà bộ phận đảm trách mua sắm nguyên vật liệu phải tìm các nhà cung ứng khác nhau, đánh giá và lựa chọn sao cho phù hợp với yêu cầu của Công ty, vậy tức là thu hẹp tối đa những sai sót có thể xẩy ra đối với những nguyên vật liệu không hợp quy cách Hơn nữa lại có lợi thế khi thoả thuận giá cả Để kích thích tinh thần công nhân, Công ty luôn có chế độ thưởng cho những người tìm được nguồn cung ứng hợp lý, ổn định, giá rẻ
* Về công tác sử dụng nguyên vật liệu
Thời gian gần đây, do tác động của thị trường nên Công ty đã thay thế một số máy móc thiết bị mới nên góp phần không nhỏ vào việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu Trong quá trình sử dụng, các công nhân luôn cố gắng thực hiện theo đúng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng sản phẩm, giảm tỷ lệ phế phẩm. Công ty cũng có hình thức thưởng, phạt cho những phân xưởng sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu hay lãng phí nguyên vật liệu
* Về công tác bảo quản dự trữ
Công tác quản lý kho có vai trò quan trọng trong việc bảo quản nguyên vật liệu, dự trữ luôn đáp ứng đầy đủ mọi đòi hỏi của quá trình sản xuất Công tác quản lý kho có tốt thì nguyên vật liệu mới mong đạt yêu cầu về chất lượng, số lượng và do đó sản phẩm sản xuất ra có thể đảm bảo đầy đủ về số lượng và chất lượng.
* Về công tác tiếp nhận nguyên vật liệu
Công ty luôn đặt ra những nội quy, quy chế cho việc nhập nguyên vật liệu Tất cả các nguyên vật liệu khi nhập kho đều phải được kiểm tra chất lượng Ghi các chứng từ rõ ràng và có người ký xác nhận Nếu có nguyên vật liệu nào không hợp quy cách, không đúng như trong hợp đồng đều phải lập biên bản và báo cáo lại cho lãnh đạo.
Khi giao nhận nguyên vật liệu cũng phải có đầy đủ các giấy tờ chứng minh bảo đảm chất lượng, đủ số lượng, có người xác nhận và có người cho phép Việc áp dụng phương pháp cấp phát theo hạn mức tiêu dùng nguyên vật liệu giúp cho cán bộ quản lý kho nắm rõ hơn tình hình nguyên vật liệu trong kho và tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại xưởng Đảm bảo nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, theo dõi quá trình biến động của nguyên vật liệu dự trữ trong kho đồng thời tạo sự chủ động cho bộ phận cấp phát cũng như bộ phận sử dụng nguyên vật liệu.
* Về công tác thống kê, kiểm kê nguyên vật liệu
Công tác thống kê, kiểm kê được diễn ra liên tục và bám sát tình trạng sản xuất thực tế nhưng chưa mang lại hiệu quả mong muốn Qua các đợt kiểm tra tình hình sử dụng nguyên vật liệu, cán bộ thống kê, kiểm kê vẫn chưa tìm ra được những nguyên nhân chính gây ra tình trạng sử dụng nguyên vật liệu vượt định mức cũng như chưa có những yêu cầu khen thưởng xác đáng, kịp thời cho tổ sản xuất có thành tích sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu.
* Về công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm
Vấn đề an toàn trong công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm chưa được quan tâm đúng mức Đôi khi vì thành tích chung mà người công nhân thu hồi phế liệu không để ý đến những tai nạn lao động đáng tiếc có thể xảy ra Thêm vào đó, lượng phế liệu, phế phẩm thu hồi còn chưa được quản lý chặt chẽ và chưa có kế hoạch sử dụng hợp lý nhất.
* Về công tác thực hiện định mức
Công tác xây dựng định mức hiện nay còn gặp nhiều khó khăn bởi sản phẩm của Công ty nhiều chủng loại, đơn hàng không cố định và tùy theo yêu cầu của khách hàng chọn lựa Hơn nữa, sản phẩm lại đòi hỏi độ chính xác và chất lượng đạt tiêu chuẩn Do đó, nhiều khi nguyên vật liệu sử dụng quá định mức cho phép gây lãng phí, khó kiểm soát Việc xây dựng và sửa đổi định mức vẫn chưa bám sát điều kiện thực tế, đặc biệt là về máy móc thiết bị, tổ chức sản xuất và trình độ lao động.
Việc thực hiện định mức còn gặp khó khăn ngay trong quá trình sản xuất Đó là vấn đề khi tiết kiệm nguyên vật liệu thì chất lượng sản phẩm có đạt yêu cầu không? Một số nguyên vật liệu thường tiêu dùng vượt quá định mức Nguyên nhân này là do khách quan, song sâu xa vẫn là do trình độ tay nghề của công nhân sản xuất.
* Một số nguyên nhân khác
Việc thu mua nguyên vật liệu theo đơn hàng có nhiều chủng loại khác nhau dẫn đến nguyên vật liệu cung ứng chưa thật đảm bảo chất lượng.
Công tác quản lý kho cũng gặp một số khó khăn như thiết bị quản lý kho và hệ thống kho tàng còn lạc hậu, công cụ thô sơ, chưa đáp ứng được yêu cầu bảo quản.
Cấp phát theo hạn mức có nhược điểm là khi sử dụng lại dựa vào kinh nghiệm của người sản xuất nên dễ dẫn tới hao hụt, khó kiểm soát.
Trình độ máy móc thiết bị cũng như trình độ của cán bộ quản lý cũng là một trong những nguyên nhân gây ra những yếu kém của công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu Máy móc thiết bị của Công ty còn lạc hậu, ít được cải tiến nên năng suất lao động cũng như hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu còn thấp Trình độ quản lý của cán bộ vật tư còn hạn chế, chưa được đào tạo về các nghiệp vụ quản lý kinh tế nên việc điều hành các công việc có liên quan không đạt hiệu quả cao, đôi khi còn gây lãng phí về thời gian và tiền bạc Thêm vào đó, công nhân chưa ý thức hết được tầm quan trọng của việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm và có hiệu quả nên chưa có những biện pháp thích hợp để giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TRANG TRÍ
Định hướng phát triển Công ty
1.1 Xu hướng phát triển ngành sản xuất kinh doanh gỗ
Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu là mấu chốt giúp tạo ra thành công cho Công ty Đối với các doanh nghiệp nói chung và với Công ty nói riêng thì vấn đề nguyên vật liệu bao gồm: tìm nguồn, lựa chọn cơ cấu nguyên vật liệu, số lượng cần mua, số cần dự trữ, tổ chức cấp phát Mỗi khâu có những đặc thù riêng và có tầm quan trọng ngang nhau đối với quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty Khâu đi trước là tiền đề cho khâu đi sau, thúc đẩy khâu sau làm việc tốt hơn và khâu sau lại là yêu cầu bắt buộc để khâu trước hoàn thành đúng kế hoạch, quy cách và đạt hiệu quả Thấy rõ nhất là khâu mua sắm và nhập kho, mua sắm không đúng số lượng, kích cỡ hoặc chậm ngày nhập kho đều gây khó khăn và hao tổn về chi phí lưu kho cho khâu này Hơn nữa, không những gây khó khăn cho bên lưu kho mà còn ảnh hưởng tới chính công tác thu mua, ảnh hưởng tới quan hệ với bạn hàng, nhà cung cấp.
1.2 Định hướng phát triển Công ty
Từ sự phân tích cơ cấu sản phẩm tiêu thụ trong các năm 2009, 2010,
2011, 2012 và giá trị hợp đồng đã ký năm 2011 chuyển sang năm 2012; từ mục tiêu giữ vững và phát triển sản xuất đảm bảo việc làm và đời sống cho cán bộ công nhân viên, Công ty Song Nguyễn dự kiến mục tiêu sản xuất – kinh doanh trong thời gian tới với nội dụng cụ thể như sau:
Phương châm chỉ đạo xuyên suốt các hoạt động của bộ máy quản trị trong Công ty trong những năm tới vẫn là: “Đẩy mạnh sản xuất, tiêu thụ và nâng cao chất lượng sản phẩm trong đó đặc biệt chú trọng đến các sản phẩm có thế mạnh của mình như các mặt hàng nội thất gia đình, văn phòng, khách sạn; thêm vào đó cần phải tiếp tục thực hiện đa dạng hóa sản phẩm nhằm khai thác tối đa nhu cầu thị trường, tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp, từng bước tăng tỷ trọng các lĩnh vực thi công xây dựng và kinh doanh khác cho phù hợp với cơ cấu sản xuất kinh doanh đa dạng của Công ty”.
Riêng về công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu, Công ty sớm tìm cách khắc phục những mặt còn hạn chế để nâng cao chất lượng hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu Chú trọng hơn nữa đến các biện pháp kiểm tra và theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong từng phân xưởng, từng tổ, từng công nhân sản xuất Xây dựng lại và củng cố hệ thống kho tàng sao cho đạt hiệu quả cao nhất, giảm chi phí bảo quản và vận chuyển nguyên vật liệu từ hệ thống kho hàng đến phân xưởng sản xuất Giảm định mức nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm xuống mức thấp nhất có thể để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Ngoài ra, trong thời gian tới, Công ty sẽ đầu tư thêm máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất; nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường bằng việc nâng cao chất lượng, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, dịch vụ hậu mãi tốt; nâng cao năng lực sản xuất; tạo dựng thương hiệu trên thị trường; đa dạng hóa mặt hàng, ngành hàng; phấn đấu đến năm 2015 doanh thu đạt 30 tỷ đồng trở lên.
Vì vậy, trong quá trình tổ chức sản xuất đòi hỏi phải tiến hành các khâu đó một cách đồng bộ và phải thực hiện tốt tất cả các khâu Muốn thế phải liên kết tất cả các khâu, luôn tìm ra phương hướng giải quyết và cải tạo công tác tổ chức ngày càng hoàn thiện và hợp lý, gắn với thực tế hơn Để đáp ứng những yêu cầu đòi hỏi trên, Công ty phải tiến hành quản lý nguyên vật liệu một cách toàn diện, triệt để và hiệu quả hơn.
Nhờ đó mà quản lý và cung ứng nguyên vật liệu được thực hiện một cách tuần hoàn theo mục tiêu chung đề ra, từ khâu thu mua đến khâu xuất kho đem bán.
Có thể thấy đây là quá trình xuyên suốt và phức tạp, đòi hỏi phải chính xác và khoa học, cần có thời gian, công sức và đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn.
Vì tất cả những lý do trên đây mà cần phải tổ chức thật tốt công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu.
Các giải pháp và kiến nghị hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu tại Công ty
2.1 Hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu
2.1.1 Nội dung Để theo kịp tốc độ cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường thì điều quan trọng đầu tiên là sản phẩm của doanh nghiệp đó phải thu hút được khách hàng Mà tác động mạnh mẽ đến sản phẩm là nguyên vật liệu Hơn thế nữa công tác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu quyết định đến cả sản phẩm và cả sự tồn tại phát triển của doanh nghiệp trên thị trường. Để hoàn thiện lại hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cần phải xem xét cơ cấu của định mức Gồm phần tiêu dùng thuần tuý cấu tạo nên sản phẩm và phần tổn thất có tính chất công nghệ Để hạ thấp định mức, ta cần đi vào việc giảm lượng nguyên vật liệu thuần tuý tạo nên sản phẩm và giảm bớt phần tổn thất.
+ Trước hết phải cử cán bộ xây dựng định mức đi học tập, nghiên cứu về xây dựng định mức theo phương pháp phân tích.
+ Xem xét đánh giá thực trạng công nghệ kỹ thuật, trình độ tay nghề công nhân, lượng chi phí cần thiết để áp dụng phương pháp này Từ đó có hướng đầu tư thoả đáng như: cải tiến quy trình công nghệ, bố trí lại mặt hàng sản xuất, mở các lớp đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân.
Như vậy, cần thực hiện theo 3 bước:
Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu về đặc tính kinh tế kỹ thuật của từng loại nguyên vật liệu.
Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh hưởng tới nó, như tỷ lệ hao hụt ở các tổ sản xuất, hàm lượng chất có ích kết tinh trong sản phẩm.
Bước 3: Tổng hợp các thành phần đã được tính toán trong định mức. Để biện pháp trên được thực hiện có hiệu quả thì cần có các điều kiện sau:
+ Cần có ngân sách cho việc tổ chức hoàn thiện để được chuẩn bị phương tiện, dụng cụ và các chi phí khác Nguồn tài chính này có thể trích từ quỹ đầu tư phát triển sản xuất hay quỹ dự phòng.
+ Phải có đội ngũ cán bộ xây dựng định mức có năng lực với trình độ chuyên môn cao, cán bộ kiểm tra có kỹ năng, kinh nghiệm hiểu biết sâu về lĩnh vực mình phụ trách, đó là những hiểu biết về gỗ Công tác này có thể thành công nếu được sự quan tâm sâu sắc của ban lãnh đạo và giám đốc Công ty.
+ Cán bộ công nhân viên phải có thái độ tích cực trong việc ứng dụng những tiến bộ kỹ thuật mới, trong công tác thực hiện định mức, có tâm huyết, có trách nhiệm với Công ty.
2.2 Tăng cường quản lý, kiểm tra, giám sát nguyên vật liệu
Quản lý và giám sát dùng nguyên vật liệu ngày càng được quan tâm do vai trò của nguyên vật liệu trong cấu thành thực thể sản phẩm Mặt khác do sự phát triển không ngừng của công nghiệp, tầm quan trọng của công tác hạch toán nguyên vật liệu cũng được tăng lên một cách vững chắc.
Công tác cấp phát nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện theo phương thức hạn mức, hình thức cấp phát này được đánh giá là phù hợp với sản xuất, đảm bảo tính chủ động cho bộ phận sử dụng cũng như cấp phát Do đó giữ nguyên công tác cấp phát theo hạn mức vì nó có nhiều ưu điểm như quản lý, hạch toán việc tiêu dùng nguyên vật liệu chặt chẽ, chính xác.
Việc thanh quyết toán nguyên vật liệu được tiến hành giữa các phân xưởng sản xuất, cán bộ quản lý kho và phòng kế toán Quản lý kho theo hình thức thể song song, trong quan hệ đối chiếu cần giảm bớt thủ tục cho gọn nhẹ, nhanh chóng Quản lý phân xưởng cũng cần có sổ sách theo dõi lượng nguyên vật liệu nhận về xưởng mình, thông qua đó có thể rút ngắn thời gian đối chiếu giữa phân xưởng và thủ kho, kiểm tra được lượng nguyên vật liệu tồn đọng trong phân xưởng và lượng giao nộp cho thủ kho Tiến hành đối chiếu có thể tiến hành một tháng một lần, mục đích của việc đối chiếu thường xuyên giúp cho việc theo dõi tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu được chặt chẽ hơn Cán bộ quản lý phải ghi chép, phải có sổ sách đầy đủ để theo dõi tình hình nguyên vật liệu biến động, kiểm tra thường xuyên việc sử dụng nguyên vật liệu. Đối với công nhân sử dụng nguyên vật liệu, quy định trách nhiệm theo hướng người sử dụng phải tự bảo đảm tốt khối lượng, chất lượng từ khi nguyên vật liệu được nhận về phân xưởng cho đến khi hết quy trình sản xuất.Nếu sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu thì họ sẽ được hưởng chế độ thưởng theo quy định của Công ty Người công nhân không được đổi nguyên vật liệu cho người khác vì như vậy rất khó kiểm soát, ảnh hưởng tới tình hình quản lý nguyên vật liệu Nếu nguyên vật liệu mất mát không rõ nguyên nhân thì người sử dụng phải bồi thường theo đúng giá trị nguyên vật liệu.
Phải xây dựng được hệ thống nội quy và quy chế quản lý kho tàng rõ ràng như: nội quy ra vào cửa, bảo quản, nội quy nhập xuất nguyên vật liệu, những nội quy về phòng cháy chữa cháy và kiểm tra định kỳ Ngoài ra còn có quy định về kỷ luật khen thưởng đối với công nhân viên. Để thực hiện tốt điều này cán bộ quản lý kho phải có hệ thống sổ sách rõ ràng, luôn theo dõi sát sao, nắm vững lượng nhập xuất của nguyên vật liệu. Kho phải có sơ đồ sắp xếp hợp lý Tổ chức vệ sinh kho theo một chu kỳ nhất định Mọi nguyên vật liệu cấp phát phải có giấy tờ hợp lệ, phải kiểm tra chu đáo trước khi nhập hoặc xuất về số lượng, chủng loại, chất lượng để dễ dàng quản lý.
2.3 Đào tạo, nâng cao trình độ, ý thức người lao động
Lao động đóng vai trò quan trọng đối với quá trình sản xuất Sự tác động của lao động lên đối tượng lao động bằng công cụ lao động cần thiết để tạo ra của cải vật chất cho xã hội Từ vai trò của người lao động trong quá trình sản xuất mà các doanh nghiệp cần có biện pháp nâng cao trình độ cho người lao động Đào tạo, nâng cao trình độ cho người lao động là một biện pháp hữu hiệu, có tác động trực tiếp đến quá trình sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu, là một hoạt động không ngừng nhằm nâng cao trình độ lý luận cũng như thực tế cho người lao động, tạo ra đội ngũ cán bộ công nhân viên có khả năng hoàn thành tốt công việc được giao. Đội ngũ công nhân viên có trình độ tay nghề không cao chủ yếu là lao động trung cấp và phổ thông trung học Như vậy, để tồn tại và phát triển đầu tiên phải thực hiện yếu tố con người, không có con người giỏi thì không thể có một tập thể vững mạnh.
+ Đối với cán bộ quản lý: Để nâng cao trình độ quản lý nguyên vật liệu, cần phải thực hiện theo hướng sau:
Cử một số cán bộ đi đào tạo về nghiệp vụ quản lý kinh tế, đặc biệt là nghiệp vụ theo hướng: Cán bộ quản lý nguyên vật liệu cần phải nắm chắc hệ thống nội quy, quy chế về quản lý nguyên vật liệu, nội quy về bảo quản, xuất nhập, kiểm tra, phòng chống cháy nổ
+ Đối với công nhân: Hàng năm Công ty cần phải đào tạo, nâng bậc cho công nhân, đặc biệt cần chú trọng đến công nhân đảm nhiệm những vị trí quan trọng trong dây chuyền sản xuất Cần mở các lớp bồi dưỡng cho đội ngũ công nhân những kiến thức về sử dụng vật tư an toàn, hiệu quả Bên cạnh đó cũng phải chú ý đến việc nâng cao tinh thần trách nhiệm cho từng công nhân viên nhằm sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu tránh lãng phí.
Bố trí người lao động đúng người đúng việc, hợp lý về quy mô, cơ cấu và trình độ tay nghề.
+ Hình thức đào tạo: Học tập tại các trường đại học, cao đẳng và trung học chuyên nghiệp Cử người đi tập huấn, tham gia các hội thảo chuyên đề, nghiên cứu khoa học.
Cần lập kế hoạch cụ thể trên cơ sở đánh giá phân loại lao động, xem xét danh sách đề cử do các phân xưởng gửi lên.