TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TỔNG HỢP BÀI ĐỒ ÁN NHÓM MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài “ HỆ THỐNG THÔNG TIN Ở CẤP TÁC NGHIỆP ” GVHD Giảng viên – Lương Thị Thu Phương Nhóm sinh v.TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TỔNG HỢP BÀI ĐỒ ÁN NHÓM MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài “ HỆ THỐNG THÔNG TIN Ở CẤP TÁC NGHIỆP ” GVHD Giảng viên – Lương Thị Thu Phương Nhóm sinh v.TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TỔNG HỢP BÀI ĐỒ ÁN NHÓM MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài “ HỆ THỐNG THÔNG TIN Ở CẤP TÁC NGHIỆP ” GVHD Giảng viên – Lương Thị Thu Phương Nhóm sinh v.TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TỔNG HỢP BÀI ĐỒ ÁN NHÓM MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài “ HỆ THỐNG THÔNG TIN Ở CẤP TÁC NGHIỆP ” GVHD Giảng viên – Lương Thị Thu Phương Nhóm sinh v.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TỔNG HỢP - BÀI ĐỒ ÁN NHĨM MƠN: HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ Đề tài: “ HỆ THỐNG THÔNG TIN Ở CẤP TÁC NGHIỆP ” GVHD : Giảng viên – Lương Thị Thu Phương Nhóm sinh viên thực hiện: Lớp IS 251 BP Phạm Thị Thanh Thảo Mssv: 27202136660 Nguyễn Hương Trà Mssv: 27202120563 Lê Cao Triều Kha Mssv: 27212136578 Đỗ Trần Phương Uyên Mssv: 27202141474 ֎ -Đà Nẵng, ngày 25 tháng 04 năm 2023 I Nội dung HTTT cấp tác nghiệp 1.1 Khái niệm *Tác nghiệp hiểu đơn giản q trình thực nhiệm vụ, công việc theo chuyên môn chủ thể nhân viên doanh nghiệp, quan, tổ chức doanh nghiệp kinh doanh, quan báo chí, truyền hình, … *Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp tiếng anh gọi Operational Level viết tắc TPS *Hệ thống thông tin tác nghiệp hệ thống thông tin xây dựng với mục đích nhằm hỗ trợ cá nhân, nhóm, tổ chức để được hiệu cao việc xây dựng hết thông vận hành, tác cung việc cải tiến quy trình tác nghiệp 1.2 Hệ thống thơng tin tác nghiệp bao gồm hai dạng thức Đồng bộ: hội thảo trực tuyến, đàm thoại trực tuyến … Không đồng bộ: chia sẻ khơng gian, quy trình liệu tác nghiệp 1.3 Các yếu tố đảm bảo HTTT tác nghiệp hiệu Một hệ thống thông tin tác nghiệp thiết kế hiệu đảm bảo yếu tố sau: Đặt tảng mặt nhận thức: cá nhân thực thể tham gia vào quy trình chung tồn hệ thống Mỗi tác vụ nhân tố hỗ trợ trình định quy trình liên quan khác Tạo động lực thúc đẩy chuẩn hóa quy trình tác nghiệp: cơng việc cần có phối hợp cá nhân, phận Và cần chuẩn hóa cải tiến khơng ngừng quy trình tác nghiệp Nâng cao tính chủ động cá nhân: quy trình tác nghiệp, cá nhân liên quan có trách nhiệm tham gia hệ thống thời điểm định tùy vào quy trình tác nghiệp cụ thể Thúc đẩy làm việc theo nhóm: cá nhân tham gia hệ thống ý thức cá nhân khác tham gia quy trình chung, hiệu chung tồn quy trình phụ thuộc vào bước phối hợp thực quy trình cụ thể Điều hịa lợi ích: cho phép cá nhân tương tác tìm cách giải vấn đề cách hiệu Như không doanh nghiệp hay tổ chức đạt lợi ích nhờ hệ thống tác nghiệp, mà cá nhân tham gia hệ thống đạt lợi ích thiết thực nhờ mở rộng khả tương tác Tăng cường khả trao đổi chia sẻ: cá nhân chia sẻ chia sẻ, thơng qua cơng cụ tiện ích mang tính hệ thống Tính phản hồi tích cực: hệ thống giúp tìm kiếm giải pháp giải cơng việc cách hiệu thơng qua phản hồi tích cực nhân nhóm cộng tác Mỗi tác vụ cụ thể mở rộng phạm vi trao đổi thông qua công cụ hệ thống, giúp mở rộng khả hỗ trợ chung toàn hệ thống Khuyến khích tham gia: hệ thống cung cấp tiện ích tính tích cực khuyến khích tham gia hệ thống cá nhân Nói cách khác, thân hệ thống thực thể sống động, thiết thực có ích Hệ thống tác nghiệp đặt tảng tính mở, khả chia sẻ tri thức, khả tập trung nguồn lực doanh nghiệp tổ chức Tính hiệu quản lý tác nghiệp đảm bảo thông qua khả khởi tạo theo nhu cầu thực tế không gian tác nghiệp độc lập nhóm làm việc hay quy trình tác nghiệp cụ thể, tác vụ, trạng thái liệu xử lý kiểm soát lưu vết hệ thống II Phân loại theo chức nghiệp vụ HTTT tác nghiệp 2.1 Hệ thống thông tin sản xuất mức tác nghiệp: a)Khái niệm: Hệ thống thông tin sản xuất mức tác nghiệp hệ thống thông tin quản lí sản xuất trợ giúp cơng việc dây chuyền sản xuất (bao gồm mua hàng, nhận hàng, phân phối sản phẩm, kiểm tra chất lượng) b) Các Hệ thống thơng tin sản xuất mức tác nghiệp Có nhiều Hệ thống thông tin tác nghiệp hỗ trợ chức sản xuất phân hệ mua hàng, giao hàng, quản lí chất lượng * Hệ thống thơng tin mua hàng Để có hàng hóa đầy đủ đặn phục vụ q trình sản xuất, Hệ thống thơng tin quản lí mua hàng cần thực chức cụ thể sau: - Quản lí mua hàng, bao gồm mua nguyên vật liệu dùng để sản xuất loại phụ kiện, trang thiết bị phục vụ sản xuất, bảo trì, sửa chữa vận hành Quá trình mua sắm bao gồm định mua sắm, phát hành đơn đặt hàng, liên hệ với nhà cung cấp Nội dung mua sắm bao gồm chủng loại hàng, số lượng, giá, ngày chuyển giao, địa giao hàng, phương thức toán khoản tiền trả Đây loại liệu quan trọng mô tả chi tiết cho q trình mua sắm mà Hệ thống thơng tin cần phản ánh đầy đủ, xác kịp thời + Phân hệ mua hàng: trì liệu cung cấp báo cáo giai đoạn trình mua hàng với tệp liệu tệp đơn hàng, hàng mua, tệp nguyên vật liệu, tệp nhà cung cấp + Phân hệ nhận hàng: trì liệu cung cấp báo cáo nhận hàng với đầy đủ thông tin ngày nhận hàng, mã tên nhà cung cấp, tên hàng, số lượng hàng đặt hàng thực nhận - Quản lí mức tiêu dùng nguyên vật liệu Hệ thống thông tin cần trợ giúp giám sát phát mức tiêu thụ bất thường công đoạn sản xuất phận để tìm nguyên nhân giải trước đưa định mua - Chọn nhà cung cấp Các hoạt động mua sắm thường phục vụ cho kế hoạch sản xuất dài hạn tổ chức nên tổ chức cần quan tâm đến sách giá, chất lượng hàng hóa, dịch vụ, mức độ hỗ trợ kỹ thuật lực cung cấp hàng nhà cung cấp Vì vậy, Hệ thống thơng tin cần có khả tìm kiếm so sánh nhà cung cấp để chọn nhà cung cấp phù hợp - Đàm phán giám sát việc thực thi hợp đồng Khi thực mua hàng, hợp đồng mua bán với nhà cung cấp cần phải qua đàm phán giá cả, chất lượng hàng hóa, đợt chuyển hàng, phương thức tốn Hệ thống thơng tin cần phải lưu vết đầy đủ, chi tiết điều khoản đã thỏa thuận bên để làm sở cho trình thực hợp đồng Hệ thống thơng tin cần theo dõi suốt trình thực hợp đồng để phòng ngừa rủi ro điều chỉnh điều khoản kịp thời *Hệ thống thông tin giao hàng Mắt xích cuối q trình sản xuất nhập thành phẩm vào kho hàng giao trực tiếp cho khách hàng Hệ thống thông tin giao hàng cung cấp thông tin chủ yếu cho hệ thống hàng tồn kho công nợ phải thu *Hệ thống thông tin quản lí chất lượng Chất lượng hệ thống sản xuất bao gồm hai loại: - Chất lượng sản phẩm thể đặc tính cố hữu sản phẩm đo theo tiêu chuẩn chất lượng Hệ thống cung cấp thông tin chất lượng từ dạng nguyên vật liệu đến sản phẩm dở dang sản phẩm nhập kho - Chất lượng tiến trình sản xuất đánh giá dựa thời gian thực hiện, mức độ tiêu tốn nguồn lực mức độ hoàn thiện kết so với tiêu thời gian, kinh phí, kết đã hoạch định cho công việc Hệ thống thông tin quản lí chất lượng hoạt động song hành với tiến trình sản xuất có chức hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng cải tiến chất lượng Các thông tin kiểm tra chất lượng sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau: - Có thể hệ thống phát triển thiết kế sản phẩm sử dụng để xác định đặc điểm thực tế cho sản phẩm trình phát triển - Cần thiết cho phận mua hàng để đánh giá chất lượng hàng hoá đặt mua - Giúp nhà quản lí xác định yếu điểm máy móc người tham gia sản xuất, nhân lực không đủ lực cần thiết công việc giao 2.2 Hệ thống thông tin Marketing mức tác nghiệp a) Khái niệm Hệ thống thông tin Marketing mức tác nghiệp hệ thống hỗ trợ bán hàng hoá dịch vụ tổ chức như: hệ thống thông tin khách hàng tương lai, hệ thống thông tin liên hệ khách hàng, hệ thống bán hàng từ xa, theo dõi bán hàng, hệ thống thông tin thư trực tiếp, hệ thống quảng cáo sản phẩm Nhiều hệ thống thông tin tài tác nghiệp có vai trị hỗ trợ quan trọng hệ thống thông tin Marketing hệ thống thơng tin xử lí đơn hàng, hệ thống hàng tồn kho hệ thống tín dụng b) Các hệ thống thông tin Marketing mức tác nghiệp * Hệ thống thông tin khách hàng tương lai Xác định khách hàng tương lai thường công việc tốn nhiều thời gian công sức Các nguồn thông tin phục vụ cho việc xác định khách hàng tương lai thường khác nhau: thơng tin báo chí, danh bạ điện thoại, từ phiếu thăm dò khách hàng Các sở liệu trực tuyến nguồn thông tin khách hàng tương lai Các sở liệu kiểu cho phép tìm kiếm phần mềm truy vấn phần mềm đồ cho phép khoanh vùng khách hàng tương lai theo vùng địa lí hiển thị chúng lên đồ vùng * Hệ thống thông tin liên hệ khách hàng Hệ thống cung cấp thông tin cho phận bán hàng khách hàng, sở thích sản phẩm họ số liệu trình mua hàng họ khứ Khi thông tin đã lưu trữ sở liệu, nhân viên bán hàng dễ dàng xác định tất khách hàng ưa chuộng kiểu mẫu sản phẩm định hay khách hàng sẵn sàng mua thêm hàng đã mua lần trước; khách hàng tình trạng gần hết hàng, cần mua bổ sung thêm * Hệ thống thông tin hỏi đáp/ khiếu nại Khi khách hàng có khiếu nại, thắc mắc sản phẩm khiếu nại cần ghi nhận, xử lí lưu trữ lại phục vụ phân tích quản lí liên hệ kinh doanh Cần lưu ý rằng, khiếu nại cần lưu trữ phương tiện cho dễ dàng tiến hành phân tích sau Khả cho phép nhà quản lí marketing phân tích yêu cầu khách hàng, nhằm xác định hội cho sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm có, thiết lập cải tiến dịch vụ hỗ trợ khách hàng * Hệ thống thông tin quảng cáo gửi thư trực tiếp Nhiều tổ chức nâng cao hiệu kinh doanh cách gửi sách nhỏ catalog hàng hóa dịch vụ trực tiếp tới khách hàng, cách sử dụng hệ thống quảng cáo gửi thư trực tiếp Để phân phối tài liệu kinh doanh tới số lượng lớn khách hàng tiềm cách nhanh chóng, đa phần phịng kinh doanh trì danh sách, địa khách hàng thực gửi tài liệu hàng loạt sở danh sách Danh sách có từ tệp khách hàng, ghi công nợ phải thu khách, tệp khách hàng tương lai sở liệu thương mại Danh sách mua lại từ tổ chức, doanh nghiệp khác * Hệ thống thông tin theo dõi bán hàng Hệ thống thông tin cung cấp khả theo dõi đường hàng hóa dịch vụ thông qua hệ thống phân phối nhằm xác định sửa chữa sai sót phân phối làm giảm thời gian phân phối Một tiêu chí dịch vụ khách hàng quan trọng tổ chức tốc độ độ an toàn phân phối hàng hóa dịch vụ tới tay khách hàng *Các hệ thống kế tốn tài tác nghiệp hỡ trợ Chức Marketing sử dụng nhiều liệu cung cấp hệ thống thông tin tài tác nghiệp: hệ thống xử lí đơn đặt hàng, hệ thống thông tin hàng tồn kho hệ thống thơng tin tín dụng - Hệ thớng xử lí đơn đặt hàng: cung cấp cho nhà quản lí marketing liệu ban đầu phục vụ việc lập báo cáo tình hình đặt hàng khách theo thời kì, theo người bán, theo sản phẩm theo địa điểm Thông tin sử dụng để nhiều định marketing mức khác dự báo bán hàng Hệ thống POS (Point – of – Sale) thu thập liệu đơn hàng thời điểm hàng bán Thông tin từ hệ thống POS liệu đầu vào hệ thống kế tốn tài chính, sau chúng cung cấp tiếp cho hệ thống thông tin marketing - Hệ thống thông tin hàng tồn kho: cung cấp thơng tin mức tồn kho, tình hình xuất-nhập - tồn, hàng hư hỏng Nhân viên bán hàng kiểm tra lại lượng hàng cịn tồn kho trước bán hàng cho khách Như vậy, hệ thống thông tin hàng tồn kho cung cấp cho hệ thống xử lí đơn hàng liệu quan trọng mức tồn kho để có hướng điều chỉnh phương thức bán hàng, ví dụ có mặt hàng không đủ cung cấp tức thời, nhân viên bán hàng thông báo cho khách hàng thỏa thuận thời gian giao hàng hợp lí - Hệ thớng thơng tin tín dụng: cung cấp cho nhân viên bán hàng nhân viên quản lí tín dụng thơng tin tín dụng tối đa cho phép khách hàng Thông thường, thông tin hệ thống tích hợp với hệ thống xử lí đơn đặt hàng Câu hỏi 1: Hệ thống thông tin sản xuất mức tác nghiệp gì? ( hay nói cách khác khái niệm hệ thống thông tin mức tác nghiệp gì?) Trả lời : hệ thống thơng tin quản lí sản xuất trợ giúp cơng việc dây chuyền sản xuất (bao gồm mua hàng, nhận hàng, phân phối sản phẩm, kiểm tra chất lượng) Câu hỏi 2: Theo bạn có hệ thống thơng tin Marketing mức tác nghiệp? Trả lời: Có hệ thống thông tin Marketing mức tác nghiệp Hệ thống thông tin khách hàng tương lai Hệ thống thông tin liên hệ khách hàng Hệ thống thông tin hỏi đáp/ khiếu nại Hệ thống thông tin quảng cáo gửi thư trực tiếp Hệ thống thông tin theo dõi bán hàng Các hệ thống kế tốn tài tác nghiệp hỗ trợ 2.3 HTTT Tài – kế tốn mức cấp tác nghiệp: a)Khái niệm: - HTTT kế toán mức tác nghiệp HTTT xử lý giao dịch cho phép: • Ghi chép • Theo dõi • Đo lường • Giám sát biến động tài sản nguồn vốn tổ chức - Các hệ thống cung cấp nguồn liệu quan trọng cho nhà quản lý trình định mức chiến thuật lập kế hoạch chiến lược b) Các hệ thống thơng tin tài – kê tốn mức cấp tác nghiệp: – Hệ thớng thơng tin kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Tiền lương giá trị tiền mà tổ chức dùng để trả cho người lao động nhằm mục đích tái tạo lại sức lao động, bên cạnh hệ thống thơng tin kế tốn tiền lương khoản trích theo lương cịn góp phần vào việc định giá thành sản phẩm Hệ thống thơng tin kế tốn tiền lương khoản trích theo lương có chức tính tốn tiền lương phải trả cho nhân viên, in bill toán lương nghiệp vụ liên quan tới thu nhập cá nhân… Với hệ thống lương riêng biệt cho phép thực khấu trừ khoản phải trừ vào lương, thuế thu nhập tổng hợp báo cáo thu nhập, bên cạnh cho phép kiểm soát tốt nghiệp vụ lương – Hệ thống thông tin kế toán tài sản cố định: Tài sản cố định hiểu tài sản sở hữu tổ chức có hình thái vật chất cụ thể chúng tồn hình thái giá trị sử dụng để nhằm mục đích thực vài chức định trình hoạt động tổ chức Tài sản cố định có đặc điểm chắn thu lợi ích kinh tế tương lai từ việc sử dụng nó, nguyên giá tài sản xác định cách đáng tin cậy có thời hạn sử dụng lâu thông thường từ năm trở lên) Hệ thống thơng tin kế tốn tài sản cố định có chức ghi chép xác tất tài sản, khoản khấu hao thường kì hàng năm khấu hao luỹ kế tất tài sản – Hệ thống thông tin kế toán hàng tồn kho là: Hệ thống thông tin kế tốn hàng tồn kho có chức ghi chép kế tốn hàng tồn kho quản trị hàng tồn kho (duy trì mức dự trữ tối ưu) – Hệ thống thông tin kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm: Chi phí sản xuất chi phí cần thiết để tạo sản phẩm bao gồm nhiều khoản khác chi phí ngun vật liệu, nhân cơng, khấu hao tài sản cố định… Giá thành sản phẩm đại lượng tương quan chi phí sản xuất đã bỏ kết sản xuất đạt (Giá thành sản phẩm = chi phí sản xuất / kết sản xuất) Hệ thống thơng tin kế tốn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm có chức kiểm soát việc sử dụng vốn đầu tư cho sản xuất cho có hiệu nhất, tiết kiệm tránh lãng phí – Hệ thớng thơng tin kế toán quá trình tiêu thụ sản: Tiêu thụ sản phẩm hiểu việc chủ thể cung cấp cho bên sản phẩm (thành phẩm bán thành phẩm) mà tổ chức làm Hệ thống thông tin kế tốn q trình tiêu thụ sản phẩm có chức phản ánh hoạt động tiêu thụ sản phẩm thể qua doanh thu bán hàng, giảm giá hàng bán, chiết khấu bán hàng, trị giá hàng hư hỏng bị trả loại thuế có liên quan (thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu,…), để xác định xác doanh thu bán hàng lời lỗ – Hệ thống thông tin kế toán quá trình kinh doanh: Bán hàng hóa dịch vụ hoạt động tất tổ chức nhằm thực chức liên kết sản xuất tiêu dùng Hoạt động bán hàng, dự trữ hàng, trao đổi hàng hố gọi chung lưu chuyển hàng hóa nhằm tạo lợi nhuận cho tổ chức Hệ thống thông tin kế tốn q trình kinh doanh phản ánh tình hình lưu chuyển hàng hóa mặt giá trị vật (nhập kho, xuất kho tiêu thụ) xác định kết kinh doanh 10 – Hệ thống thông tin kế toán đầu tư – xây dựng : Đầu tư xây dựng trình chuyển phần nguồn vốn tổ chức thành tài sản cố định dự án đầu tư để tạo lực sản xuất cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ cho đời sống nhân viên tổ chức Hệ thống thơng tin kế tốn đầu tư xây dựng phản ánh vốn đầu tư xây dựng toán vốn đầu tư dự án, cơng trình đã nghiệm thu, bàn giao – Hệ thống thông tin kế toán các loại nguồn vốn: Tất tổ chức muốn tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải có tài sản -> Tài sản tạo từ nguồn vốn tổ chức Tổng giá trị tài sản tổng giá trị nguồn vốn tạo tài sản thể hai mặt khác lượng tài sản tổ chức thể bảng cân đối Nguồn vốn hình thành từ nhiều cách khác như: • Vay tiền ngân hàng • Phát hành trái phiếu, vay vốn chủ sở hữu Mỗi loại hình vốn có chi phí sử dụng khác cụ thể như: • Vay ngắn hạn • Vay dài hạn phải trả tiền lãi Hệ thống thông tin kế toán loại nguồn vốn hỗ trợ việc phân bổ tỉ lệ loại nguồn vốn để đạt hiệu đầu tư cao 11 Câu hỏi trắc nghiệm: Câu hỏi 1: HTTT không thuộc HTTT tài – kế tốn mức cấp tác nghiệp? A.Hệ thống thơng tin kế tốn loại nguồn vốn B.Hệ thống thơng tin kế tốn q trình kinh doanh C.Hệ thống thơng tin quản lí lương D.Hệ thống thơng tin kế tốn tiền lương khoản trích theo lương Câu hỏi 2: HTTT kế toán mức tác nghiệp HTTT xử lý giao dịch cho phép? A.Ghi chép, theo dõi, đo lường, giám sát biến động tài sản nguồn vốn tổ chức B.Chỉ ghi chép theo dõi C.Đo lương theo dõi D.Giám sát , đo lường ghi chép Câu hỏi 3: Trong hệ thống thơng tin kế tốn loại nguồn vốn nguồn vốn hình thành từ cách nào? A.Vay tiền ngân hàng B.Phát hành trái phiếu C.Vay vốn chủ sở hữu D.Cả ý 2.4 HTTT Nhân lực mức cấp tác nghiệp: a) Khái niệm: - Hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp tiếng anh gọi Operational HRIS hay Operational Human Resource Information Systems *Hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp là hệ thống thực hiện việc: • Thu thập thơng tin • Dữ liệu nhân • Hỗ trợ nhà quản lí ban hành định nhân có tính thủ tục lặp lại 12 - Các hệ thống chứa sách, qui định Chính phủ người lao động b) Các hệ thống thông tin nhân lực mức cấp tác nghiệp: -Hệ thớng thơng tin quản lí lương: Hệ thống thơng tin quản lí lương khoản trích theo lương quản lí liệu liên quan đến cách tính lương khoản trích theo lương tổ chức Các liệu phụ thuộc vào qui chế phân phối thu nhập tổ chức (ví dụ mức lương, đơn giá tiền lương, bậc lương, hệ số phụ cấp trách nhiệm, hệ số khuyến khích trình độ, hệ số chất lượng cơng tác tháng, mức đóng bảo hiểm xã hội, y tế, cơng đồn phí…) Hệ thống thơng tin cung cấp báo cáo cho phân hệ quản lí lương thuộc hệ thống thơng tin kế tốn để thực việc tính tốn lương khoản trích theo lương, sau toán cho người lao động tổ chức Như đã biết tệp quản lí lương chứa lượng lớn thông tin người lao động với thơng tin có ích cho quản trị viên nhân lực định -Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc: Đánh giá tình hình thực cơng việc (hay cịn gọi đánh giá chất lượng cơng tác tháng, q, năm) q trình so sánh kết thực cơng việc với yêu cầu đề Đối với công nhân sản xuất làm việc theo định mức lao động vào phần trăm thực định mức lao động, chất lượng sản phẩm… Đối với cán quản lí, việc đánh giá có phần phức tạp khó khăn -Hệ thớng thơng tin quản lí người lao động: Khi nới tới hệ thống thông tin quản lí người lao động hiểu với hoạt động để trì thơng tin cá nhân nhân tổ chức để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác -Hệ thống thông tin quản lí vị trí làm việc: Trong cơng việc đơn vị nhỏ chia từ hoạt động tổ chức, doanh nghiệp vị trí phần cơng việc thực người lao động 13 Mục tiêu phân hệ thơng tin quản lí vị trí làm việc xác định vị trí lao động tổ chức, phạm trù nghề nghiệp vị trí nhân đảm đương vị trí Định kì, phân hệ thơng tin quản lí vị trí làm việc cung cấp danh mục vị trí lao động theo ngành nghề, theo phòng ban phận, theo nội dung công việc theo yêu cầu công việc danh mục vị trí làm việc cịn khuyết nhân lực Những danh mục liệt kê vị trí làm việc cịn khuyết theo ngành nghề có ích cho phận quản trị nhân việc định tuyển người Phân hệ cung cấp nhiều thơng tin hữu ích giúp cho quản trị viên hệ thống phát vấn đề nguồn nhân lực để từ định chiến thuật phù hợp -Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc: Sau đã xác định vị trí cơng việc u cầu người lao động vị trí cơng việc đó, hệ thống thơng tin tuyển chọn nhân viên xếp công việc hỗ trợ nhà quản lí tiến hành q trình tuyển mộ, sàng lọc, đánh giá, lựa chọn xếp người lao động vào vị trí làm việc cịn trống Số liệu thu qua phỏng vấn, sát hạch định tiếp nhận, phân công công việc phải thu thập lưu giữ lại theo yêu cầu điều luật, phục vụ mục đích phân tích sau -Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên: Dữ liệu phân hệ thông tin quản lí lương, quản lí người lao động đánh giá tình hình thực cơng việc… sử dụng để lập báo cáo theo yêu cầu luật định qui định quan quản lí cấp c)Ý nghĩa hệ thống thơng tin nhân lực: - Như đã biết từ thông tin đưa thấy với hệ thống thông tin quản lý nhân hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối thơng tin có liên quan đến nguồn nhân lực tổ chức để hỗ trợ cho việc định Hệ thống có vai trị quan trọng hoạt động quan, thông tin hệ thống mang lại có vai trị quan trọng việc định nhân quan 14 - Với ý nghĩa to lớn hệ thống thông tin quản lý nhân lực đến tất vấn đề thuộc quyền lợi, trách nhiệm nhân viên nhằm đạt hiệu cao cho tổ chức Như hệ thống thông tin quản lý nhân đong vai trị quan trọng khơng trợ giúp nắm bắt thông tin nhân sự, lập báo cáo định kỳ…Bên cạnh hệ thống cịn thực việc lập kế hoạch chiến thuật chiến lược cách cung cấp cho họ công cụ để mơ phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn thực chức quản lý nhân lực khác - Các định, điều hành nhân cần có hỗ trợ hệ thống là: + Tuyển chọn người lao động + Đánh giá ứng viên người lao động tổ chức + Lựa chọn, đề bạt hay luân chuyển người lao động + Đào tạo phát triển người lao động + Quản lý lương, thưởng kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp người lao động + Phân tích thiết kế cơng việc + Cung cấp báo cáo cho quan quản lý nhà nước theo yêu cầu + Lên kế hoạch ngắn dài hạn nhu cầu nhân lực - Hệ thống thông tin quản lý nhân tổ chức hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ toàn diện tiềm thể lực, trí lực người tập thể Nó bao gồm mặt số lượng, chất lượng, thời điểm khứ, dự kiến tương lai Hệ thống gắn liền với phân hệ thông tin khác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tài chính, hệ thống thông tin sản xuất hệ thống thông tin marketing -> Vấn đề quản lý nhân vấn đề cần phải có tổ chức doanh nghiệp Câu hỏi trắc nghiệm: Câu hỏi 1: Hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp hệ thống thực việc? A.Thu thập thông tin B Dữ liệu nhân C Hỗ trợ nhà quản lí ban hành định nhân có tính thủ tục lặp lại 15 D Cả ý Câu hỏi 2: Có ý thuộc HTTT Nhân lực mức cấp tác nghiệp sau đây? • Hệ thống thơng tin báo cáo lên cấp • Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên xếp công việc • Hệ thống thơng tin kế tốn q trình tiêu thụ sản X • Hệ thống thơng tin quản lí vị trí làm việc • Hệ thống thơng tin quản lí người lao động • Hệ thống thơng tin kế tốn q trình kinh doanh X A B C D Ứng dụng Trello vào HTTT Tác nghiệp Hãy tìm hiểu thơng tin Một bảng Trello có bốn thành phần chính, song lại có tiềm khơng giới hạn: - Bảng gì? Bảng (A) đại diện cho nơi để theo dõi thông tin — thường cho dự án lớn, nhóm quy trình làm việc Cho dù bạn mắt trang web mới, theo dõi doanh số bán hàng lên kế hoạch cho bữa tiệc văn phịng bảng Trello nơi để xếp tác vụ, tất chi tiết nhỏ quan trọng nhất— cộng tác với đồng nghiệp bạn - Danh sách gì? Danh sách (B) lưu trữ thẻ, tác vụ cụ thể thông tin, cách khoa học giai đoạn khác tiến trình Danh sách sử dụng để tạo quy trình làm việc, thẻ di chuyển qua bước trình từ đầu đến cuối, đơn giản đóng vai trị nơi để theo dõi ý tưởng thơng tin Khơng có giới hạn số lượng danh sách thêm vào bảng, đồng thời bạn xếp đặt tiêu đề theo ý 16 - Thẻ gì? Đơn vị nhỏ nhất, chi tiết bảng thẻ (C) Các thẻ sử dụng để đại diện cho tác vụ ý tưởng Thẻ tác vụ cần thực hiện, đăng blog cần viết nội dung cần ghi nhớ, sách nghỉ phép cơng ty Chỉ cần nhấp vào “Thêm thẻ…” cuối danh sách để tạo thẻ đặt tên cho thẻ đó, chẳng hạn “Thuê giám đốc tiếp thị mới” “Viết đăng blog” - Menu bảng gì? Ở bên phải bảng Trello bạn menu (D)—trung tâm điều khiển nhiệm vụ dành cho bảng Menu nơi bạn quản lý quyền thành viên bảng, chế độ cài đặt kiểm sốt, thẻ tìm kiếm, bật Power-Up tạo quy trình tự động hóa Bạn xem tất hoạt động đã diễn bảng thông báo hoạt động menu Hãy dành thời gian để xem qua tất thứ có menu - Tạo dự án Trello Như với dự án nào, bạn cần phải quản lý nhiều thông tin, theo dõi trạng thái nhiệm vụ yêu cầu tham gia bên liên quan thích hợp giai đoạn dự án Mục tiêu phát triển với tốc độ ổn định đảm bảo bạn hồn thành dự án kịp thời phạm vi ngân sách—trong cảm thấy thoải mái - Tạo bảng Việc tạo dựng dự án với tất kiện thành viên, ý tưởng, nhiệm vụ ngày hết hạn tối ưu hóa dự án cho phù hợp với hoạt động cộng tác nhóm khó khăn Rất may, bạn có khởi đầu với bảng Trello, nơi bạn xếp tất thứ để đáp ứng nhu cầu đạt thành công Từ tab Không gian làm việc nhóm, nhấp vào "Tạo bảng mới" nhấp vào nút dấu cộng (+) tiêu đề Trello bên trái tên bạn chọn "Tạo bảng" Đặt tên cho bảng để thể công việc bạn làm, từ việc tổ chức kiện quản lý blog việc theo dõi hội bán hàng tung sản phẩm Dữ liệu thông tin dự án bạn tài sản quý giá Khi tạo bảng Trello mới, bạn có tùy chọn để điều chỉnh cài đặt quyền riêng tư 17 Khi bạn tạo bảng, cài đặt mặc định "Hiển thị không gian làm việc", nghĩa thành viên Khơng gian làm việc xem, tham gia chỉnh sửa thẻ Nếu bạn thay đổi cài đặt thành Riêng tư thành viên bảng cụ thể nhìn thấy bảng Thơng thường, bạn nên đặt chế độ mặc định Riêng tư bạn làm việc dự án mang tính hạn chế khơng muốn thành viên khác nhóm truy cập vào dự án Cài đặt phù hợp với bảng 1:1, bảng việc cần làm cá nhân bảng chia sẻ với khách hàng Bảng Công khai cho phép có liên kết dẫn đến bảng xem Bảng công khai xếp hạng cơng cụ tìm kiếm Google, có nghĩa internet truy cập vào thơng tin bảng cụ thể Có thể dùng cài đặt cho dự án công cộng cho lộ trình phát triển sản phẩm mở để lấy ý kiến phản hồi công khai Cũng giống cài đặt bảng khác, bạn lựa chọn chi tiết người nhận xét, thêm xóa thành viên, chỉnh sửa tham gia bảng - Tùy chỉnh bảng Khơng có quy trình làm việc giống Trên tinh thần vui vẻ linh hoạt, Trello cho phép tùy chỉnh hình bảng để phản ánh cá tính độc đáo nhóm - Bắt đầu cộng tác Dù thành viên phụ trách dự án hay kiểm tra thơng tin cập nhật trạng thái dự án việc đảm bảo tất thành viên nhóm thống ý kiến mang lại trải nghiệm cộng tác dự án tốt Mời thành viên vào bảng để họ giao nhiệm vụ cộng tác bảng Từ phía bảng, nhấp vào "Mời" chọn thành viên nhóm để thêm vào bảng mời thành viên theo địa email tên họ Ở phía menu Mời, bạn nhận liên kết mời dễ chia sẻ cho bảng Thả liên kết đặc biệt vào kênh Slack gửi email liên kết cho người liên quan bên để bắt đầu cộng tác Để trở nên độc đáo hơn, bạn tải xuống mã QR cho người quét để mời họ vào bảng bạn 18 - Đặt quyền thành viên Đặt quyền thành viên để xác định vai trò cách rõ ràng Quyền thành viên mang đến cho bạn phương thức kiểm soát chi tiết để cấp quyền truy cập phù hợp cho người Làm quen với cài đặt người dùng sau để đảm bảo giao thông tin phù hợp cho người kiểm sốt: Bình thường: xem chỉnh sửa thẻ, họ chỉnh sửa số quyền bảng, phụ thuộc vào cài đặt mà bạn kết hợp Phù hợp cho thành viên khơng gian làm việc tích cực làm việc dự án Quản trị viên: xem chỉnh sửa thẻ, loại bỏ thành viên thay đổi cài đặt bảng Phù hợp cho trưởng nhóm người quản lý dự án, người có tồn quyền kiểm soát dự án Người giám sát*: truy cập nội dung hiển thị bảng, họ khơng thể chỉnh sửa thẻ bạn cho phép họ nhận xét, tương tác emoji tham gia theo cấp độ bạn xác định với bảng Phù hợp cho bảng dùng để cung cấp thông tin cho người khách hàng, người quản lý, bên thứ ba, v.v - Xây dựng quy trình làm việc Danh sách Trello giúp bạn xếp thẻ theo trạng thái Danh sách thể nội dung khác nhau, tập hợp gồm ý tưởng nhiệm vụ thuộc dự án lớn Tuy nhiên, dù Kanban bản, quy trình bán hàng, lịch tiếp thị hay hoạt động quản lý dự án mạnh mẽ điều quan trọng vẫn việc thiết lập quy trình làm việc cho cách thức làm việc nhóm Nhấp vào "Thêm danh sách" để thêm danh sách vào bảng đặt tiêu đề thể giai đoạn thông tin có danh sách Tên danh sách đơn giản bước "Việc cần làm", "Việc làm" "Đã xong" chi tiết theo nhu cầu công việc bạn làm Hãy nhớ rằng: Trello hồn tồn tùy chỉnh theo nhu cầu riêng bạn nên hãy mạnh dạn đặt tên danh sách theo ý bạn! Thêm số lượng danh sách bạn cần vào bảng để xây dựng quy trình làm việc 19 - Thêm nhiệm vụ việc cần làm Là đơn vị bảng, thẻ sử dụng để thể nhiệm vụ ý tưởng Thẻ sử dụng cho việc cần thực vấn đề hỗ trợ khách hàng, thiết kế mới, đăng blog điều liên quan đến dự án mà bạn cần nhớ Bạn nhấp vào thẻ để tùy chỉnh đưa nhiều thơng tin hữu ích vào thẻ Kéo thả thẻ qua lại danh sách để hiển thị tiến độ Khơng có giới hạn số lượng thẻ bạn thêm vào bảng Thêm thẻ vào nhiệm vụ cần hoàn thành cách nhấp vào "Thêm thẻ" danh sách Giữ tiêu đề thẻ ngắn gọn để dễ dàng xem lướt thấy trạng thái thẻ bảng Để người hiểu rõ việc cần hoàn thành, hãy nhấp vào thẻ để thêm thông tin như: Mô tả Ngày đến hạn Thành viên Danh sách cơng việc Các tệp đính kèm Bình luận - Cung cấp thơng tin cụ thể mặt sau thẻ: Bạn nhấp vào thẻ để mở rộng thẻ thêm truy cập thông tin chi tiết khác Như đã đề cập phần trước, bạn nhấp vào thẻ để mở rộng thẻ thêm truy cập thông tin chi tiết khác Đây "mặt sau thẻ", nơi bạn cung cấp thông tin chi tiết cụ thể - Nhận xét Hoạt động: Có thể thêm nhận xét vào thẻ giao tiếp cộng tác với thành viên nhóm, đưa ý kiến phản hồi thông tin cập nhật Dùng @ để đề cập đến thành viên bảng nhóm bình luận họ nhận thơng báo Trello Thơng báo hoạt động dịng thời gian tất nhận xét hành động thẻ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 20