Công tác bán hàng tại xí nghiệp bán lẻ xăng dầu

PHAÀN I Baùo Caùo Thöïc Taäp Toát Nghieäp GVHD Nguyeãn Duy Chaâu mở đầu x ăng dầu là loại hàng hóa giữ vai trò quan trọng góp phần sự thúc đẩy sự phát triển kinh tế và ổn định an ninh quốc phòng của m[.]

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD:Nguyễn Duy Châu mở đầu x ăng dầu loại hàng hóa giữ vai trị quan trọng góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế ổn định an ninh quốc phòng quốc gia Nhu cầu xã hội loại hàng hóa liên tục tăng theo phát triển kinh tế Vì lượng máy móc phương tiện phục vụ cho nhu cần người ngày tăng Trải qua năm học tập trường em trang bị kiến thức xăng dầu nên hiểu rõ đặc tính loại sản phẩm Cùng với tháng thực tế khoảng thời gian không dài giúp cho em nhiều Giúp em thấy rõ khác biệt thực tế lý thuyết, ngồi thơng qua thực tế làm cho em nắm vững hiểu rõ điều khúc mắc ngồi ghế nhà trường Qua làm cho em u thích ngành có cảm giác theo học ngành môt định đắn Tại cửa hàng số 04 đơn vị mà em trải qua tháng thực tập Cửa hàng xem trọng công tác phục nhu cầu xã hội với phương châm “ khách hàng thượng đế” nhu cầu khách hàng phục vụ cửa hàng 24/24 Các nhân viên cửa hàng thực tốt phương châm Cửa hàng có kết kinh doanh ngày hôm nhờ vào nỗ lực cộng với lịng u nghề niềm hăng say với cơng việc thành viên cửa hàng HSTH: Nguyeãn Nam Hải Trang: Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp  GVHD:Nguyễn Duy Châu CHƯƠNG I: TÌM HIỂU VỀ ĐƠN VỊ TỰC TẬP A XÍ NGHIỆP BÁN LẺ XĂNG DẦU (XNBLXD) I Lịch sử hìønh thành phát triển (XNBLXD) Công ty xăng dầu khu vực (XDKV2) thành lập theo định số 222/TVT-QĐ ngày 24/07/1975 tổng vật tư, với tên gọi Công Ty Xăng Dầu Miền Nam Ngày 01/04/1976 vật tư có định 82/VT-QĐ bổ sung hoàn chỉnh chức nhiệm vụ ,tổ chức máy đổi tên công ty XDKV2.Hiện công ty đơn vị trực thuộc tổng công ty xăng dầu miền nam thuộc thương mại Cùng với phát triển khoa học kỹ thuật kinh tế trường, công ty XDKV2 tất yếu phải mở rộng mạng lưới kinh doanh phục vụ nhu cầu xã hội mà biện pháp cạnh tranh phát triển Trong bối cảnh đó, XNBLXD đời với đầy đủ tư cách pháp lý họat động theo chế độ hạch toán phụ thuộc,dưới quản lý , đạo trực tiếp công ty xăng dầu khu vực Xí nghệp bán lẻ xăng dầu thành lập theo định số 182/XDKV2QĐ ngày 14/07/1989 cảu Tổng Cơng Ty Xăng Dầu Việt Nam thức hoạt động ngày 01/08/1989 II Cơ cấu tổ chức máy xí nghiệp : Sơ đồ cấu tổ chức: BAN GIÁM ĐỐC Phòng tổ chức Phòng kinh doanh xăng dầu Các cửa hàng xăng dầu Phòng kế toán tàivụ Xưởng sữa chữa lắp đặt HSTH: Nguyễn Nam Hải Trang: Phòng kỹ thuật Hệ thống đại lý Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD:Nguyễn Duy Châu - Ban Giám Đốc Xí Nghiệp gồm GĐ PGĐ - phòng ban nghiệp vụ - 53 cửa hàng + xưởng sửa chữa lắp đặt + hệ thống đại lý Chức nhiệm vụ phận: 2.1 Ban giám đốc: a Giám Đốc Xí Nghiệp:Giám Đốc người chịu trách nhiệm trước Giám Đốc Công Ty XDKV2 hoạt động kinh doanh Xí Nghiệp Có quyền hạn cao Xí Nghiệp, có nhiệm vụ lãnh đạo điều hành, định hoạt động kinh doanh theo yêu cầu xác định b Phó Giám Đốc Xí Nghiệp:là người chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về phần Giám Đốc phân cơng Hiện Xí Nghiệp có Phó Giám Đốc: -Phó Giám Đốc phụ trách kinh doanh -Phó Giám Đốc phụ trách kỹ thuật 2.2 Các phịng nghiệp vụ : a Phịng tổ chức hành chíùnh: Có chức tham mưu cho giám đốc cơng tác tổ chức cán bộ, tiền lương, thực đầy đủ chế độ sách nhà nước nghĩa vụ cán công nhân viên đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh xí nghiệp Xây dựng nội quy, chế độ, thể lệ liên quan đến máy quản lý xí nghiệp Tuyển dụng lao động theo nhu cầu công việc, quản lý hồ sơ, lý lịch cán công nhân viên xí nghiệp Thực chế độ tiền lương, tiền thưởng phúc lợi Tổ chức hướng dẫn kiểm tra chấp hành sách lao động tiền lương, hưu trí, sức … nhà nước ban hành Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nghiên cứu đề xuất với Giám Đốc khen thưởng kỷ luật cán cơng nhân viên Xí Nghiệp Quản lý tài sản cơng cụ Xí Nghiệp, lập kế hoạch trang bị hàng năm cho phòng ban cửa hàng xăng dầu trực thuộc Tiếp nhận chuyển giao công văn, lưu trữ hồ sơ, tài kiệu theo luật định nhà nước, quản lý văn thư dấu hệ thống thơng tin xí nghiệp Chịu trách nhiệm công tác bảovệ an ninh, bảo mật tra lĩnh vực tổ chức hoạt động Xí Nghiệp b Phịng kinh doanh : Tổ chức đạo thực trình kinh doanh theo pháp luật nhà nước quy định quan cấp có hiệu HSTH: Nguyễn Nam Hải Trang: Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD:Nguyễn Duy Châu Kiểm tra hướng dẫn, đơn đốc đơn vị xí nghiệp ( kể đại lý bán lẻ xăng dầu) thực nguyên tắc, quy chế quản lý cơng ty, xí nghiệp đưa kế hoạch, ý kiến đóng góp bàn bạc Tham mưu cho Giám Đốc phương án mở rộng phát triển Xí Nghiệp Nghiên cứu tổ chức thực hợp đồng kinh tế theo luật quy định Tổ chức thống kê, theo dõi chặt chẽ hàng hóa kinh doanh, báo cáo kịp thời xác, tổng hợp phân tích, đánh giá kết kinh doanh Xí Nghiệp Có trách nhiệm thữc đầy đủ sách nhà nước quan lao động Được ủy quyền ký kết văn bản, chứng từ nghiệp vũ kinh doanh phịng c Phịng kế tóan tài vụ: Có chức triển khai thực cơng tác kế tóan Xí Nghiệp theo phấp luật nhà nước, quy định phân cấp quan cấp trên, đồng thời chủ động tham gia vào trình sản xuất kinh doanh Xí Nghiệp đạt hiệu Hướng dẫn phòng ban, đơn vị thực tốt kết kinh doanh, kế tóan tài chính, nghiêm chỉnh chấp hành đầy đủ pháp lệnh kế tóan thống kê, chế độ thể lệ nhà nước quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn Căn kế hoạch giao, hàng năm xây dựng kế họanh tài triển khai thực kế họanh duyệt Xí Nghiệp Trích nộp đầy đủ khỏan phải nộp theo quy định, tóan nhanh gọn khỏan tiền vay, cơng nợ phải thu phải trả Có trách nhiệm lưu hồ sơ chứng từ cung cấp đầy đủ số liệu kinh doanh định kỳ tháng lần Đánh giá tình hình thực tiêu, kế họach phục vụ việc điều hành quản lý Xí Nghiệp d Phịng kỹ thuật: Tổ chức quản lý mặt kinh tế kỹ thuật thiết kế xây dựng cửa hàng xăng dầu, kho bãi, nơi làm việc, công cụ lao động cho nhân viên Thường xuyên kiểm tra kiểm sóat dụng cụ đo lường chất lượng hàng hóa Lập dự án thiết kế cơng trình, triển khai thực công tác đầu tư xây dựng cấp phê duyệt Giúp giám đốc kiểm tra theo dõi kiểm sóat định mức hao hụt xăng dầu đơn vị sở Tổ chức thực báo cáo kỹ thuật định kỳ theo quy định Xí Nghiệp Kết hợp phịng ban tổ chức tốt quy trình quản lý kỹ thuật họat động kinh doanh, kịp thời phát cố máy móc thiết bị trụ bơm, bồn chứa hệ thống điện, đảm bảo họat động kinh doanh an tòan liên tục 2.3 Các cửa hàng xăng dầu trực thuộc: Hiện xí nghiệp có 53 cửa hàng xăng dầu Có chức năng: HSTH: Nguyễn Nam Hải Trang: Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD:Nguyễn Duy Chaâu Tổ chức khâu tiếp nhận, bảo quản bán hàng, thuộc nguồn hàng Công Ty Xăng Dầu Khu Vực II Theo phương thức quản lý, kinh doanh giá Xí Nghiệp Thực chế độ hạch tóan báo cáo thống kê theo chế độ báo sổ Xí Nghiệp theo định kỳ quy định Chịu trách nhiệm bảo quản tài sản giao, có cố hư hỏng báo cáo kịp thời Xí Nghiệp Chủ động việc bố trí đề xuất việc bố trí lao động phù hợp với quy mơ lực kinh doanh cửa hàng để đảm bảo họat động bán hàng có hiệu Thực đầy đủ chế độ sách người lao động Chủ động xếp lao động ca bán hàng, thực chế độ chấm công sản lượng bán cơng nhân để trả lương khóan theo quy định Xí Nghiệp cách cơng hợp lý Chấp hành đầy đủ nội quy, quy định an tịan phịng chống cháy nổ, cơng tác bảo vệ vệ sinh môi trường công tác an ninh địa phương kinh doanh 2.4 mạng lưới đại lý bán lẽ xăng dầu: Có chức nhiệm vụ sau: Chấp hành quy chế nhà nước ban hànnh lĩnh vực kinh doanh xăng dầu Tổ chức thực việc tiếp nhận, bảo quản, xuất bán mặt hàng Xí Nghiệp Bán Lẽ Xăng Dầu Xí Nghiệp cung cấp theo chủng lọai mặt hàng đại lý phép kinh doanh đăng ký giấy phép kinh doanh quan chức cung cấp Thực chế độ quản lý phẩm chất kỹ thuật, quản lý đo lường bảo quản tốt thiết bị, chấp hành chế độ kiểm tra định kỳ quan chức quy định Chấp hành tốt việc đảm bảo an tịan phịng chóng cháy nổ đại điểm kinh doanh Chấp hành chế độ đóng thuế Nhà Nước theo quy định Chủ động đầu tư cấp sở vật chất kỹ thuật bảo quản tốt thiệt bị vật dụng Xí Nghiệp trang bị Khi có cố ảnh hưởng đến họat động kinh doanh phải kịp thời báo cho Xí Nghiệp biết để tham gia giải 2.5 Xưởng sữa chữa lắp đăt: Có chức sữa chữa lắp đặt trụ bơm, bể chứa Xúc sữa bể và thiết kế xây dựng cửa hàng xăng dầu B CỬA HÀNG XĂNG DẦU SỐ 04 I Lịch sử thành lập cửa hàng HSTH: Nguyễn Nam Hải Trang: Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD:Nguyễn Duy Châu - Cừa hàng xăng dầu số 04 trực thuộc Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu Công Ty Dầu Khu Vực xây dựng khu đất rộng khoảng 158m2 : Svăn phịng+ Snhà kho = 51m2 Smái che trụ bơm = 48m2 Ssân bãi = 59m2 - Cửa hàng tọa lạc ngã tư Nguyễn Trãi-Nguyễn Văn Cừ ,các hướng tiếp giáp: Đông giáp :Đường Nguyễn Trãi,Nguyễn Văn Cừ Tây giáp :Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nam giáp :Đường Nguyễn Trãi –Quận Bắc giáp :Nguyễn Trãi –Nguyễn Văn Cừ - Cửa hàng có vị trí thuận lợi cho việc kinh doanh xăng dầu nơi lượng xe lưu thông đông mặt rộng - Trước năm 1975 nơi trạm xăng dầu không rõ nguồn gốc Sau năm 1975 Miền Nam giải phóng đất nước hồn tồn thống nơi Công Ty Xăng Dầu Miền Nam tiếp quản Để đáp ứng nhu cầu xã hội ngày tăng xã hội ,Công Ty Xăng Dầu Khu Vực sửa chữa nâng cấp giao cho Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu cửa hàng thuộc đơn vị chủ quản Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu - Đến năm 1989 cửa hàng với tên gọi cửa hàng số 04 Cửa hàng thiết kế với mái bê tơng cốt thép Văn phịng nhà kho xây gạch ,cột bê tông cốt thép, giúp an tòan cho việc phòng chống cháy nổ - Cho đến ngày cửa hàng kinh doanh mặt hàng như:xăng dầu, nhớt, dịch vụ khác cho thuê mặt bằng.về sở vật chất giữ nguyên, địa cửa hàng đặt số 99 Nguyễn Văn Cừ ,Quận II Mơ hình tổ chức cửa hàng Sơ đồ tổ chức Cửa hàng gồm có : cửa hàng trưởng kế tốn kiêm thủ quỹ 10 nhân viên bán hàng bảo vệ - Các nhân viên thay ca bán hàng ,các ca bán sau: Ca 1: từ 6h đến 14h có nhân viên Ca 2: từ 14h đến 22h có nhân viên Ca 3: từ 22h đến 6h ngày hôm sau co nhân viên bảo vệ HSTH: Nguyễn Nam Hải Trang: Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD:Nguyễn Duy Châu SƠ ĐỒ TỔ CHỨC TẠI CỬA HÀNG CỬA HÀNG TRƯỞNG KẾ TOÁN, THỦ QUỸ NHÂN VIÊN BÁN HÀNG,BẢO VỆ Chức nhiệm vụ phận a Cửa hàng trưởng : - Là người chịu trách nhiệm trước Giám Đốc Xí Nghiệp tất hoạt động cửa hàng Đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý, trách nhiệm vật chất rủi ro, sai phạm cửa hàng - Tuân theo nguyên tác pháp luật nhà nước quy định Xí Nghiệp đảm bảo việc kinh doanh có lãi * Những nhiệm vụ cửa hàng trưởng : HSTH: Nguyễn Nam Hải Trang: Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD:Nguyễn Duy Chaâu + Chịu trách nhiệm tổ chức điều hành bảo quản- bảo vệ bán lẻ xăng dầu phục vụ cho nhu cầu xã hội + Thực quản lý tiền hàng, tài sản trang thiết bị lao động theo nguyên tắc quản lý nhà nước quy định Xí Nghiệp + Đảm bảo nguồn hàng, lập kế hoạch xin hàng Xí Nghiệp sở đảm bảo mức tồn kho hợp lý, tránh tượng để thiếu hụt hàng kinh doanh + Quản lý hàng hóa cửa hàng mặt chất lượng lẫn số lượng + Cửa hàng trưởng phải tiến hành tổ chức ca bán phân định trách nhiệm ca trưởng, công nhân bán hàng ca theo quy định xí nghiệp luật định phu øhợp với tình hình thực tế cửa hàng + Tạo điều kiện để tổ chức đoàn thể hoạt động kịp thời, phổ biến chế độ sách theo quy định đơn vị đến cán công nhân viên, trì tốt chế độ sinh hoạt thường xuyên chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho nhân viên cửa hàng + Trực tiếp phân phối tiền lương – tiến thưởng, thực mở sổ sách theo dõi báo cáovới Xí Nghiệp khoản thu nhập trực tiếp người lao động làm việc cửa hàng + Tổ chức thực nghiêm túc quy định Xí Nghiệp cơng tác bảo vệ an ninh trật tự, PCCC vệ sinh công cộng Thường xuyên phối hợp chặt chẽ với quyền địa phương, cơng an khu vực, quản lý thị trường để đảm bảo an toàn trật tự khu vực bán hàng + Thường xuyên kiểm tra sở thời hạn sử dụng phương tiện PCCC, để xử lý kịp thời có cốxảy _ Quyền hạn cửa hàng trưởng : + Có quyền xắp xếp bố trí cơng nhân viên trực tiếp thuộc quyền quán lý phù hợp với khả người lao động + Tham gia đề xuất ý kiến công tác qui định cán phân nhiệm, miễn nhiệm chức danh kế toán thuộc quyền + Đề nghị nâng bậc lương, cấp bậc kỷ thuật, cư ûđi học có nhận định đắn với cán công nhân viên cửa hàng + Đề nghị cấp khen thưởng, kỹ thuật theo chế độ hành qui định xí nghiệp + Được quyền giải cán cơng nhân viên có cơng việc đột xuất phải chịu trách nhiệm định + Được quyền giải đình công tác công nhân viên vi phạm tái vi phạm vào qui định cửa hàng, Xí Nghiệp phải báo cáo cho giám đốc Xí Nghiệp biết giải + Thường xun đơn đốc tiến hành công việc cán công nhân viên nhằm nâng cao doanh thu kinh doanh, đưa cửa hàng ngày lên, nắm bắt tình hình phát triển thị trường, thị hiếu khách hàng HSTH: Nguyễn Nam Hải Trang: Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD:Nguyễn Duy Châu b Kế tốn, thủ quỹ : - Tổ chức ghi chép phản ánh dầy đủ, kịp thời hoạt động phát sinh trình sản xuất kinh doanh cửa hàng - Mở sổ sách theo dõi hoạt động cửa hàng hàng hóa, tài sản, vật tư trang thiết bị máy móc cơng cụ theo qui định Xí Nghiệp - Thống kê tổng hợp, lập bảng báo cáo đảm bảo xác nộp thời gian quy định, đồng thời lưu chứng từ ngăn nắp đầy đủ - Trợ giúp cửa hàng trưởng công tác quản lý cửa hàng hàng hóa, tiền phản ánh với cửa hàng trưởng việc chấp hành sách chế độ kinh tế tài cửa hàng - Thống kê số liệu sổ sách kế tốn phải mang tính chất khách quan kiểm chứng nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Thông tin kiểm tra giám sát tình hình tài cửa hàng - Thu nhập tiền – bảo quản nộp đầy đủ khoản tiền cân đối hai mặt tiền hàng sau ngày làm việc - Lập bảng báo cáo gửi Xí Nghiệp theo qui định Xí Nghiệp pháp luật c Công nhân xăng dầu : -Trực tiếp sử dụng, bảo quản trang thiết bị máy móc – cơng cụ lao động theo qui trình qui định hành - Nghiêm chỉnh công việc cân đo đong đếm đủ giao nhận xuất bán đốivới đối tượng có nhu cầu - Nắm vững tiên kỹ thuật loại hàng hóa để hướng dẫn cho khách hàng cách sử dụng - Thái độ phục vụ phải văn minh, lịch công tác bán hàng - Thực tốt công tác bảo vệ an ninh, PCCC - Khơng ngừng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ nhằm đáp ứng theo nhu cầu phát triển - Chấp hành nghiêm qui định cửa hàng, xí nghiệp đề - Đồn kết nội tốt có tinh thần tương trợ giúp đỡ lẫn cơng tác tích cực tham gia chống biểu tiêu cực cửa hàng - Thực đầy đủ, xác thủ tục sổ sách, bàn giao kết thúc bán hàng tiền, hàng cho ca - Vệ sinh bảo dưỡng trụ bơm nơi bán III Thành Tựu Của Cửa Hàng - Thuận Lợi Và Khó Khăn Thành tựu cửa hàng HSTH: Nguyễn Nam Hải Trang: Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD:Nguyễn Duy Châu - Lượng hàng bán cửa hàng ổn định có lượng khách quen đơng, có lượng khách hàng đặt hàng thương xun, định kì Ngồi cửa hàng cịn đạt tin tưởng tín nhiệm khách hàng, ngày thu hút nhiều khách hàng nên giúp cho lượng hàng bán có xu hướng ngày tăng -Hiện cửa hàng đạt thành tựu sau : + Lượng bán ngảy khoảng m3 + Số tiền bình quân ca thu :16 triệu đồng - Cửa hàng có đội ngũ nhân viên hùng mạnh Hầu hết tất nhân viên cửa hàng điều học tập đào tạo kỹ lưỡng nên có kiến thức hàng hóa vững, cung cách phục vụ khách hàng chu đáo tận tình khách hàng thắc mắc Chính mà lượng khách hàng đến với cửa hàng ngày đông Thuận lợi khó khăn cửa hàng a Thuận lợi : - Cửa hàng tiếp giáp vơí hai trục lộ lớn:Nguyễn Trãi Nguyễn Văn Cừ - Trang thiết bị kiên cố, đại - Được quan tâm ban lãnh đạo tạo điều kiện tốt cho việc kinh doanh - Hàng hóa kiêm tra bảo quản thường xun, cơng tác bảo quản hàng hóa tốt nên chất lượng hàng hóa ổn định giúp cho khách hàng tin tưởng vào cửa hàng - Mặt hàng kinh doanh cửa hàng đa dạng - Mạng lưới thông tin liên lạc tốt - Đội ngũ nhân viên tay nghề lâu năm - Cửa hàng có bán xăng M 95 mặt hàng cửa hàng có b Khó khăn: - Mật độ cửa hàng bố trí dày, gần cửa hàng có cửa hàng Sai Gịn Petro,cửa hàng 37, cửa hàng 18 - Nhân viên cửa hàng có trình độ khơng đồng đều, gây khó khăn cho việc bố trí bán hàng CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BÁN HÀNG TẠI CH 04 I Ýù Nghĩa Của Công Tác Bán Hàng Tại Cửa Hàng 04 Bán hàng hoạt động nhằm đưa sản phẩm xăng dầu nhập từ kho đến với người sử dụng Cửa hàng kinh doanh mặt hàng : xăng dầu, dầu mỡ nhờn loại Tác dụng công tác bán hàng cửa hàng - Đáp ứng nhu cầu khách hàng sản phẩm xăng dầu - Nắm bắt kịp thời nhu cầu khách hàng hàng hóa, biết địi hỏi mong muốn khách hàng để thực việc kinh doanh ngày tốt HSTH: Nguyễn Nam Hải Trang: 10