QUY TRÌNH PROCEDURE MANUAL Document No BMTD/01 Revision No 00 TUYỂN DỤNG RECRUITMENT Effectivity Date 01/6/2017 Page No 1 of 12 PM Recruitment Policy NGUYỄN THỊ THANH XUÂN 1 Lịch sử sửa đổi, bổ sung –[.]
QUY TRÌNH PROCEDURE MANUAL TUYỂN DỤNG RECRUITMENT Document No Revision No BMTD/01 00 Effectivity Date: Page No: 01/6/2017 of 12 Lịch sử sửa đổi, bổ sung – Revision History Lần sửa đổi Mô tả Ngày hiệu lực Description Effectivity Date Revision No 00 Soạn New version Phê duyệt - Approval Authorities Signature Prepared by Nguyen Thi Thanh Xuân PM: Recruitment Policy Signature Signature Reviewed by Approved by NGUYỄN THỊ THANH XUÂN QUY TRÌNH PROCEDURE MANUAL HR Director PM: Recruitment Policy Position Revision No Effectivity Date: TUYỂN DỤNG RECRUITMENT Position Document No Page No: Director Position BMTD/01 00 01/6/2017 of 12 Director NGUYỄN THỊ THANH XUÂN Document No QUY TRÌNH PROCEDURE MANUAL Revision No Effectivity Date: TUYỂN DỤNG RECRUITMENT Page No: BMTD/01 00 01/6/2017 of 12 Mục đích – Purposes • Đảm bảo đảm việc thu hút & tuyển chọn ứng viên phù hợp (về cơng việc & văn hóa) & đóng góp vào thành cơng Cơng ty Cổ phần (sau gọi tắt HP) Ensure attracting & selecting suitable candidates (in term of work and culture) and contribute to the success of Hong Phat company • Đảm bảo công tác tuyển dụng Công ty HP thực cách hiệu quả, đắn, tuân thủ pháp luật lao động, nâng cao hình ảnh Cơng ty đảm bảo tính cơng bằng, minh bạch với ứng viên Ensure the recruitment of HP will be implemented efficiently, properly and complied with labor laws, improve the image of the company and ensure fairness and transparency for candidates Phạm vi - Scopes • Chính sách áp dụng cho ứng viên người lao động (quốc tịch Việt Nam nước ngoài) bên ngồi Cơng ty This policy applies to applicants who are labors (Vietnamese or foreign nationality) outside the company Thuật ngữ Viết tắt - Terms & Abbreviations TỪ VIẾT TẮT ABBREVIATIONS GIẢI THÍCH EXPLAIN HR Nhân Human Resource NV Nhân viên Employee HĐLĐ Hợp Đồng Lao Động Labor Contract PM: Recruitment Policy NGUYỄN THỊ THANH XUÂN QUY TRÌNH PROCEDURE MANUAL TUYỂN DỤNG RECRUITMENT Document No BMTD/01 Revision No 00 Effectivity Date: 01/6/2017 Page No: of 12 Quy trình – Procedure BƯỚC STEP NGƯỜI PHỤ TRÁCH PERSON IN CHARGE NV Tuyển dụng Recruiter Cấp quản lý Supervisor/Manager NV Tuyển dụng Recruiter NV Tuyển dụng Recruiter Cấp quản lý Supervisor/Manager NV Tuyển dụng Recruiter Cấp quản lý Supervisor/Manager Phòng Nhân HR Department Phòng ban Departments PM: Recruitment Policy LƯU ĐỒ FLOW CHART BIỂU MẪU FORMS Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ cấp QL Có phê duyệt cấp trên Identify vacancy Tìm nguồn ứng viên Search candidates No HR-FM-01 HR-FM-02 HR-FM-03 Kiểm tra lực (tùy chọn) Ability Test (optional) Nhân sự/Phòng ban vấn Interview with HR/Manager Thư mời nhận việc, thông báo nhân viên mới, Quyết định tuyển dụng Selection Thủ tục Nhận việc Offer Confirmation Thử việc theo dõi Probation and Follow HR-FM-04 Không đạt thông báo HR-FM-05 HR-FM-06 HR-FM-07 NGUYỄN THỊ THANH XUÂN QUY TRÌNH PROCEDURE MANUAL TUYỂN DỤNG RECRUITMENT Document No Revision No 00 Effectivity Date: Page No: BMTD/01 01/6/2017 of 12 NV Tuyển dụng Recruiter HR-FM-08 Nhân viên nhận việc New Employee HR-FM-10 Nhân viên nhận việc New Employee HR-FM-10 HR-FM-09 Phòng ban Departments Kết công viêc Tuyển dụng Nhân viên nhận việc New Employee Phòng ban Departments Cách thực - Explanation Trách nhiệm Responsibility Diễn giải Explanation Bước 1: Xác định vị trí tuyển dụng Step 1: Identify vacancy • Việc tuyển dụng tiến hành dựa kế hoạch NV Tuyển dụng nhân lực, cấu tổ chức phê duyệt Recruiter ban Giám Đốc cho năm lần tuyển dụng The recruitment is implemented based on annual approved manpower planning and organizational structure by BOD’s approval • Trường hợp có phát sinh nhu cầu tuyển dụng nằm kế hoạch nhân lực duyệt, Bộ phận phải giải trình chấp thuận Ban Giám Đốc In case any rising recruitment needs are not included in approved manpower plan, department is PM: Recruitment Policy NGUYỄN THỊ THANH XUÂN QUY TRÌNH PROCEDURE MANUAL TUYỂN DỤNG RECRUITMENT Document No Revision No Effectivity Date: Page No: BMTD/01 00 01/6/2017 of 12 required to make explanation and get approval from Board of Director Bước 2: Tìm nguồn ứng viên Step 2: Search candidates NV Tuyển dụng Recruiter • Nguồn ứng viên bên ngồi: sử dụng nguồn ứng viên phù hợp hiệu từ sở liệu ứng viên, đăng tuyển phương tiện thông tin đại chúng, thông qua dịch vụ tuyển dụng, nhân viên giới thiệu External source of candidates: use appropriate candidate sources and effective database of candidates, job postings on mass media, through recruitment service and candidate recommendation from staff Bước 3: Kiểm tra lực - Phỏng vấn Step 3: Ability Test • Đối với vị trí cơng việc từ nhân viên phịng ban trở lên, sau sàng lọc hồ sơ tìm việc, Phòng Nhân tiến hành kiểm tra lực tổng Cấp quản lý quát ứng viên (nếu cần) Supervisor/Manager For jobs of Level or below, after screening resumes, HR department will check the overall ability of candidates (if necessary) • Nếu cơng việc địi hỏi thực kiểm tra lực chun mơn, phịng Nhân phối hợp với Quản lý thực kiểm tra chuyên môn cho ứng viên If the job requires professional competency test, HR department will coordinate with Functional Manager to implement professional competency test for candidates NV Tuyển dụng Recruiter Bước 4: Phỏng vấn Step 4: Interview PM: Recruitment Policy NGUYỄN THỊ THANH XUÂN QUY TRÌNH PROCEDURE MANUAL TUYỂN DỤNG RECRUITMENT Document No Revision No Effectivity Date: Page No: BMTD/01 00 01/6/2017 of 12 NV Tuyển dụng Recruiter Nhân vấn – Interview with HR • Phòng Nhân tiến hành vấn ứng viên thành công phần kiểm tra lực Cấp quản lý HR department interviews candidates who pass the Supervisor/Manager competency tests • Trưởng phịng Nhân Sự vấn ứng viên cho vị trí từ Nhân viên văn phòng trở lên HR Manager will interview candidates for the position of Level office or above Quản lý vấn - Interview Management • Đối với vị trí tuyển dụng, phòng Nhân giới thiệu từ đến ứng viên cho Quản lý, Giám Đốc phận vấn For each vacancy, Recruiter will present from to potential candidates to Line Manager, Head of Function for interviewing • Giám Đốc vấn ứng viên cho vị trí từ TBP trở lên Director will interview candidates for positions from TBP or more prior to the hiring decision Nhân đánh giá bên ngoài, thái độ, kỹ năng, bề nổi, phù hợp Bước 5: Quyết định tuyển dụng Step 5: Recruitment Decision • Quyết định tuyển dụng ứng viên thành cơng Phịng Nhân phịng Nhân Quản lý đề nghị, phê HR Department duyệt Giám Đốc, Trưởng phòng Nhân Sự Phòng ban cấp cao Quản lý Departments The decision to recruit successful candidates is made by HR and management level proposal, and approved by the HR Manager and a higher level of management • Thủ tục kiểm tra thơng tin tham khảo ứng viên phải hoàn tất trước định tuyển dụng PM: Recruitment Policy NGUYỄN THỊ THANH XUÂN QUY TRÌNH PROCEDURE MANUAL TUYỂN DỤNG RECRUITMENT Document No Revision No Effectivity Date: Page No: BMTD/01 00 01/6/2017 of 12 vị trí từ Trưởng phịng trở lên Procedures for reference check must be completed before making decision for hiring • Phịng Nhân đề nghị mức lương theo sách lương thưởng Cơng ty, thỏa thuận soạn thảo thư mời nhận việc cho ứng viên thành công Human Resources Department will propose salary to comply with the policy of Company, consistent with department heads, deal and draft the Offer Letter for the successful candidates Bước 6: Nhận việc Step 6: Job Offer Acceptance • Nhân viên phải cung cấp đầy đủ giấy tờ NV Tuyển dụng cần thiết theo yêu cầu Công ty ngày nhận Recruiter việc Nhân viên nhận New employees must provide a full range of việc necessary documents as required by the Company New Employee within the first joining day • Quản lý, phòng Nhân phòng ban liên quan (Hành Chính, Cơng Nghệ Thơng Tin, Cung Ứng Vật Tư, Kế Tốn, …) phối hợp để chuẩn bị cơng cụ làm việc cần thiết cho nhân viên Chỗ ngồi, VPP, sổ bút, contact… Line Manager/Head of Department, HR Department and related Departments (Administration, IT, Supplies, Accounting, etc.) will collaborate to prepare the facilities for new staff Bước 7: Thử việc đánh giá thử việc Step 7: Probation & Probation evaluation Nhân viên nhận việc New Employee PM: Recruitment Policy Thời gian thử việc tùy theo vị trí: • Khi hết thời gian thử việc, Quản lý tiến hành đánh giá kết thử việc gửi kết cho phòng Nhân thực thủ tục cần thiết NGUYỄN THỊ THANH XUÂN QUY TRÌNH PROCEDURE MANUAL TUYỂN DỤNG RECRUITMENT Cấp bậc Level Hợp đồng Lần 1st Contract Phòng ban Departments Hợp đồng Lần 2nd Contract Document No Revision No Effectivity Date: Page No: BMTD/01 00 01/6/2017 of 12 Hợp đồng Lần 3rd Contract At the end of the probation period, Line Manager/Head of Department will evaluate and send the results to the HR Department to proceed next procedure • Kết thử việc Quản lý trực tiếp đề nghị phê duyệt cấp cao Quản lý The results will be suggested by direct Line Manager/Head of Department and approved by a higher level of Line Manager/Head of Department Nhân hỗ trợ nhắc nhở đánh giá thử việc Bước 9: Chính thức tuyển dụng Step 9: Official Recruitment • Nhân viên thành cơng sau thời gian thử việc Nhân viên nhận Cơng ty thức tuyển dụng thực việc thủ tục sách cho nhân viên thức New Employee Successful candidate after probation period will be Phòng ban officially recruited Departments Loại hợp đồng ký kết theo sách cơng ty sau: Types of contracts signed under the company's policy are as follows: PM: Recruitment Policy NGUYỄN THỊ THANH XUÂN Document No QUY TRÌNH PROCEDURE MANUAL BMTD/01 Revision No 00 Effectivity Date: TUYỂN DỤNG RECRUITMENT 01/6/2017 Page No: 10 of 12 Các vị trí thuộc khối hành văn HĐLĐ tháng HĐLĐ năm month Contract year Contract HĐLĐ không xác định thời hạn Unlimited Contract phịng Ngồi có loại hợp đồng mùa vụ, partime tùy theo nhu cầu công ty Thẩm quyền định – Decision Authority Công việc Task Phê duyệt kế hoạch nhân lực hàng năm yêu cầu tuyển dụng phát sinh Approve the annual manpower planning and recruitment requirements arise Phỏng vấn ứng viên Interview Quyết định tuyển dụng PM: Recruitment Policy Cấp bậc Level Tất Bậc All Level thuộc phòng Phòng Nhân HR Department Trưởn Giám g sát/NV phòng Nhân Nhân HR Sự Supervis HR or/Execu Manag tive er x x x x x Bộ phận Function Giá Quản Giám m lý trực Đốc Đốc tiếp phận CE Line Director/ O Manag Head of er Dept x x x x x x x x x x x NGUYỄN THỊ THANH XUÂN Document No QUY TRÌNH PROCEDURE MANUAL Revision No 00 Effectivity Date: TUYỂN DỤNG RECRUITMENT Recruitment decisions Phê duyệt kết thử việc Approval the probation results BMTD/01 01/6/2017 Page No: x x x x 11 of 12 x x x x x x Nhân viên nhân vấn vị trí cấp trở xuống, vị trí cao phải phê duyệt BGĐ Các trường hợp đặc biệt – Special Cases • Tuyển dụng người thân (những người có quan hệ gia đình): bao gồm: cha mẹ, cha mẹ chồng/vợ, chồng/vợ, anh chị em, anh chị em chồng/vợ, Cơ, Dì, Cậu, Chú, Bác ứng tuyển vào làm việc Công ty không làm phận báo cáo cho Tất trường hợp tuyển dụng người thân phải Ban Giám Đốc chấp thuận phải kê khai sơ yếu lý lịch theo mẫu cơng ty quy định • Lưu ý khơng xếp làm viêc phận Recruit relatives: employees’ relatives, including: blood or adopted children, biological parents, adopted parents, parents in law, husband/wife, brother/sister, brother/sister in law, and indirect relatives (aunt, uncle) of these people can be recruited in company if not working at the same department nor reporting each other All recruitments involving family members or relatives have to be approved by General Management and recorded in Personal information sheet • Tuyển dụng nhân viên nhà cung cấp: trước định tuyển dụng nhân viên nhà cung cấp, quản lý trực tiếp phải kiểm tra hợp đồng với nhà cung cấp tiến hành bước tuyển dụng khơng có quy định ràng buộc Recruit employees from suppliers: before deciding to recruit employee from suppliers, Line Manager must check the Contract with Supplier and taking steps to recruit without binding regulations • Tuyển dụng nhân viên cũ: việc tuyển dụng lại nhân viên cũ Công ty phải Giám Đốc Trưởng phòng Nhân Sự phê duyệt Recruit former employees: recruiting former employees of the Company PM: Recruitment Policy NGUYỄN THỊ THANH XUÂN QUY TRÌNH PROCEDURE MANUAL TUYỂN DỤNG RECRUITMENT Document No Revision No Effectivity Date: Page No: BMTD/01 00 01/6/2017 12 of 12 has to comply with the company's recruitment policy & ensure to check previous working period at the company In case of rank and higher, candidates need to be approved by CEO and HR Manager • Ưu tiên tuyển dụng người Việt Nam Ngoại trừ trường hợp không tìm người Việt Nam đáp ứng yêu cầu xem xét tuyển dụng người dự tuyển nước ngoài, phải phê duyệt Giám Đốc Priority to recruit Vietnamese In case there are no Vietnamese candidates that meet requirements, then consider to recruit expatriate, and must be approved by CEO • Trách nhiệm cung cấp thơng tin: Các trường hợp cung cấp thơng tin khơng xác phải chấp hành hình thức kỷ luật công ty & theo quy định pháp luật Responsible for providing information: Anyone that provides false information will have to abide the disciplines of company & as described by law 10 Biểu mẫu – Forms 10.1 Phiếu nhu cầu nhân - HR Request 10.2 Thông tin ứng viên – Application Form 10.3 Đề xuất ứng viên – Recommended Letter 10.4 Báo cáo vấn – Interview Report 10.5 Kế hoạch lương - Salary Proposal 10.6 Thư mời nhận việc – Offer Letter 10.7 Hợp đồng thử việc – Probation Contract 10.8 Điều kiện làm việc – Working Condition 10.9 Bản cam kết – Commiment Form 10.10 Danh mục hồ sơ nhân viên – Check List 10.11 Sơ yếu lý lịch – Company Profile (Có thể thay sơ yếu lý mẫu 10.12 Đánh giá thử việc – Probation Evaluation 10.13 Hợp đồng thức Hệ thống biểu mẫu thay đổi theo nhu cầu thực tế PM: Recruitment Policy HR-FM-01 HR-FM-02 HR-FM-03 HR-FM-04 HR-FM-05 HR-FM-06 HR-FM-07 HR-FM-08 HR-FM-09 HR-FM-10 lịch theo HR-FM-11 HR-FM-12 NGUYỄN THỊ THANH XUÂN