TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC HÀNH Nghiệp vụ thư ký văn phòng tại ngân hàng TMCP đầu tư và phát triển Việt Nam Môn học Nghiệp vụ thư ký văn phòng Giảng v[.]
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH - - BÁO CÁO THỰC HÀNH Nghiệp vụ thư ký văn phòng ngân hàng TMCP đầu tư phát triển Việt Nam Môn học : Nghiệp vụ thư ký văn phòng Giảng viên hướng dẫn : TS.Dương Đình Bắc Nhóm sinh viên thực : Nhóm 04 HÀ NỘI - 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH - - BÁO CÁO THỰC HÀNH Nghiệp vụ thư ký văn phòng Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam Môn học : Nghiệp vụ thư ký văn phòng Giảng viên hướng dẫn : TS.Dương Đình Bắc Nhóm sinh viên thực : Nhóm 04 STT Họ tên Mã sinh viên 22 Đặng Huy Hoàng 2020603627 36 Nguyễn Khánh Ly 2020607084 48 Đặng Thị Thanh 2020603827 49 Khổng Thị Thanh 2020603696 57 Nguyễn Thị Huyền Trang 2020608455 59 Nguyễn Thị Tuyết Trinh 2020607885 Ghi Thư ký 61 Trần Thanh Tùng 2019602930 62 Vũ Thị Ánh Tuyết 2020608302 Nhóm trưởng HÀ NỘI - LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Dương Đình Bắc – giảng viên mơn Nghiệp vụ thư ký văn phịng Trong q trình học tập tìm hiểu mơn Nghiệp vụ thư ký văn phịng chúng em nhận quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn tận tình, tâm huyết thầy Thầy góp ý giảng dạy chúng em tích lũy thêm nhiều kiến thức bổ ích để có nhìn sâu sắc ngàng học hồn thiện sống có tảng tốt để phục vụ cho công việc chúng em sau Từ kiến thức mà thầy truyền tải, chúng em dần hiểu công việc khó khăn mà chúng em gặp phải tìm hiểu Nghiệp vụ thư ký văn phịng quan doanh nghiệp Để từ chúng em dần hồn thiện thân để phù hợp với ngành nghề Do lần đầu tiếp xúc nên báo cáo thực hành tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, nhóm chúng em mong nhận đóng góp quý báu thầy để báo cáo hoàn thiện Chúng em xin gửi đến thầy Dương Đình Bắc lời cảm ơn chân thành Kính chúc thầy có sức khỏe thật tốt, dồi để tiếp tục thực sứ mệnh cao đẹp truyền đạt kiến thức cho hệ mai sau Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM 1.1 Giới thiệu khái quát ngân hàng 1.1.1 Lĩnh vực ngân hàng 1.1.2 Lĩnh vực đầu tư tài 1.1.3 Lĩnh vực chứng khoán 1.1.4 Lĩnh vực bảo hiểm 1.2 Nhiệm vụ văn phòng ngân hàng BIDV TIỂU KẾT CHƯƠNG CHƯƠNG NHIỆM VỤ VÀ VỊ TRÍ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM 2.1 Nhiệm vụ vị trí người thư ký văn phòng 2.2 Vị trí người thư ký 13 TIỂU KẾT CHƯƠNG 16 CHƯƠNG NĂNG LỰC VÀ PHẨM CHẤT CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM .17 3.1 Năng lực người thư ký 17 3.2 Phẩm chất cần thiết người thư ký 18 TIỂU KẾT CHƯƠNG 23 CHƯƠNG NHỮNG NGHIỆP VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM .24 4.1 Nghiệp vụ chuẩn bị thông tin .24 4.1.1 Nhu cầu cung cấp thông tin 24 4.1.2 Nghiệp vụ chuẩn bị thông tin 26 4.1.3 Nghiệp vụ tổ chức hội họp 29 4.1.4 Nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam .33 TIỂU KẾT CHƯƠNG 38 CHƯƠNG ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG NGHIỆP VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 39 5.1 Những ưu điểm, nhược điểm nghiệp vụ văn phòng BIDV 39 5.1.1 Ưu điểm .39 5.1.2 Nhược điểm 40 5.2 Một số giải pháp 41 5.2.1 Xây dựng chương trình cơng tác tham mưu, tổng hợp 41 5.2.2 Xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp cơng tác hậu cần 42 5.2.3 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ 43 5.2.4 Nâng cao nhận thức công tác văn thư, lưu trữ 44 5.2.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 44 5.2.6 Đổi mới, hồn thiện cơng tác quản trị, tài vụ 45 TIỂU KẾT CHƯƠNG 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Logo ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam Hình 2: Sơ đồ máy tổ chức Ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam Trường ĐH Công nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý kinh doanh DANH MỤC VIẾT TẮT STT Ký hiệu viết tắt BIDV Diễn giải Bank for Investment and Development of Vietnam (Ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam) NHNN Ngân hàng nhà nước VNĐ Việt Nam Đồng TMCP Thương mại cổ phần Báo cáo thực hành Trường ĐH Công nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý kinh doanh PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn vấn đề nghiên cứu Trong nghiệp đổi công tác quản lý nước ta nay, địi hỏi đội ngũ cán văn phịng có kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn dày dặn kinh nghiệm Và theo sau xuất người thư ký văn phịng vơ cần thiết khơng thể thiếu.Vai trò người thư ký văn phòng thể từ quan, tổ chức thành lập tiến tới vào hoạt động phát triển cụ thể thư ký văn phòng chiếm vị trí khơng nhỏ quan, tổ chức Khi thư ký văn phòng ngày phát triển nhiều người biết đến người thư ký văn phịng phải đáp ứng nhu cầu mà quan, tổ chức yêu cầu Một người thư ký phải không ngừng nâng cao nghiệp vụ, động, sáng tạo nhằm hỗ trợ cho người lãnh đạo nhiều mặt, có tác động tích cực đến hiệu hoạt động quản lý điều hành lãnh đạo Thành công công việc người thư ký trước hết lãnh đạo Đặc biệt công việc người thư lý mở rộng từ công việc văn thư sang nhiều lĩnh vực khác nhau, khối lượng công việc gia tăng qua thấy tầm quan trọng ngành thư ký xã hội ngày Như vậy, thầy có nhu cầu tuyển dụng ngành nghề thư ký văn phòng doanh nghiệp lớn, đặc biệt doanh nghiệp thành lập Qua nhóm chúng em lựa chọn tìm hiểu “Nghiên cứu nghiệp vụ thư ký văn phòng Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam – BIDV” để hiểu rõ cơng việc mà người thư ký văn phòng cần thực q trình làm việc, đồng thời có nhìn khách quan nghề nghiệp trau dồi cho thân kinh nghiệm, điều cần thiết để trở thành thư ký cho người lãnh đạo Báo cáo thực hành Trường ĐH Công nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý kinh doanh Mục đích, đối tượng nghiên cứu 2.1 Mục đích nghiên cứu Xác định rõ nhiệm vụ, vị trí lực, phẩm chất người thư ký văn phòng Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam Qua thấy người thư ký cần trau dồi kỹ năng, kinh nghiệm sau tự đúc kết rèn luyện thân để trở thành người thư ký văn phịng hồn hảo tương lai Nắm nghiệp vụ người thư ký đồng thời đưa giải pháp để nâng cao chất lượng nghiệp vụ người thư ký Ngân hàng TMCP Đầu tư phát triển Việt Nam Qua thấy rõ tầm quan trọng vị trí người thư ký quan, doanh nghiệp 2.2 Đối tượng nghiên cứu Những nghiệp vụ thư ký văn phòng người thư ký: Nghiệp vụ chuẩn bị cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo Nghiệp vụ tổ chức, xếp hoạt động quan người lãnh đạo Nghiệp vụ giao tiếp hành Nghiệp vụ biên tập văn lưu trữ hồ sơ tài liệu Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: Nghiên cứu Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam Phạm vi thời gian: Số liệu lấy từ năm 2015 đến năm 2022 Nghiên cứu từ ngày 10 tháng năm 2015 đến ngày tháng 12 năm 2022 Ý nghĩa khoa học thực tiễn vấn đề nghiên cứu 4.1 Ý nghĩa khoa học vấn đề nghiên cứu Trau dồi, mở rộng kiến thức lí luận nghiệp vụ Thư kí văn phịng Báo cáo thực hành Trường ĐH Cơng nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý kinh doanh Thông qua việc nghiên cứu vai trị người thư kí văn phòng Ngân hàng TMCP Đầu tư phát triển Việt Nam khẳng định tầm quan trọng người thư ký 4.2 Ý nghĩa thực tiễn vấn đề nghiên cứu Thư kí văn phịng có vai trị với xã hội nói chung Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam nói riêng Hiểu rõ tầm quan trọng người thư kí góp phần vào phát triển hội nhập kinh tế thị trường thời đại cơng nghiệp hóa đại hóa Giúp cho người thư ký văn phịng thấy thiếu sót q trình làm việc thân qua có biện pháp khắc phục thực hoàn chỉnh Báo cáo thực hành