QLDA Ch6 Chương 6 KẾT THÚC DỰ ÁN � Các vấn ñề khi kết thúc dự án � Quản lý về nhân sự � Quản lý truyền thông � Quản lý thông tin � Quản lý chuyển giao quyền lực 2 C hư ơng 6 K Ế T T H Ú C D Ự Á N CÁC[.]
Chương KẾT THÚC DỰ ÁN Các vấn ñề kết thúc dự án Quản lý nhân Quản lý truyền thông Quản lý thông tin Quản lý chuyển giao quyền lực CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN Các vấn ñề cần lưu tâm Con người Truyền thông Thông tin Quyền lực Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN Các thành viên tổ dự án Lo lắng tương lai họ Giảm quan tâm nhiệm vụ cịn lại Giảm động làm việc Khơng gắn bó với dự án lúc ban ñầu Khách hàng dự án Giảm quan tâm mức ñộ tổng thể, bao quát Gia tăng quan tâm theo mức ñộ người vận hành dự án Gia tăng quan tâm chi tiết, kết dự án Thường tham gia họp dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN Dự án cần Nhà quản lý dự án cần nhận thức Quyền hạn nhà quản lý bị giảm ñi Sự ñồng ý, chấp thuận khách hàng bị giảm ñi Số nhân viên dự án bắt ñầu giảm ñi Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Xác định hồn tất kết cịn tồn đọng Kết thúc hợp ñồng yêu cầu công việc Thanh lý tài sản Đối chiếu so sánh việc ñã làm với liệu ñã ñề khứ Thực ñảm bảo cam kết Bốn nhân tố kết hợp với ñể tạo ñộc ñáo tập hợp vấn đề địi hỏi phải có kỹ quản lý mức ñộ cao QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ Nhân quan tâm đến mục tiêu dự án, bắt ñầu nghĩ ñến mục tiêu dài hạn Câu hỏi thành viên tổ dự án Câu hỏi khách hàng Khi ñược vận hành dự án? Dự án vận hành ñúng yêu cầu mong muốn hay không? Dự án dự án kế tiếp? Những việc cần làm để kết thúc dự án? Những chuyên gia chủ chốt dự án chuyển ñi Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Dự án có bị giải tán hay khơng? Dự án dự án kế tiếp? Khi họ rời khỏi dự án? Việc trở công việc cũ nào, có khơng? QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ Khó khăn quản lý nhân giai ñoạn kết thúc dự án Dự án cần trì đội ngũ nhân kinh nghiệm Nhân dự án thực tốt họ có chắn tính liên tục vị trí thuê mướn lao ñộng tương lai Nhà quản lý dự án cần Động viên trì để người gắn bó với dự án Làm để khuyến khích người tự quản lý để hồn thành nhiệm vụ Phải cung cấp đầy đủ thơng tin nguồn lực để hồn thành nhiệm vụ cịn lại dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN QUẢN LÝ TRUYỀN THƠNG Nhà QLDA thành cơng: Truyền thơng q trình chiều Nhà quản lý dự án Mục tiêu, yêu cầu Phản hồi quy trình, kết Tổ dự án, khách hàng Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Đảm bảo cam kết nhiệt tình người có liên hệ với dự án trì động viên nhờ phân quyền cung cấp ñủ nguồn lực QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG Yêu cầu thêm khách hàng Lập kế hoạch huấn luyện cho nhân viên họ ñể tiếp nhận vận hành dự án Khảo sát nhu cầu để thích nghi điều chỉnh quy trình hệ thống vận hành Lập kế hoạch cho gia tăng NVL thô khác hay dự trữ sản phẩm Lập kế hoạch quảng cáo bán sản phẩm có dự án Nhu cầu thêm nhà QLDA Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Lập kế hoạch tái phân công nhân viên Đảm bảo kết thúc dự án theo trật tự Tập hợp tất thông tin cần thiết ñể ñảm bảo việc lưu trữ học kinh nghiệm thu ñược từ dự án QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG Tổ chức họp thường xuyên Mở rộng tham dự bao gồm Cho phép họp xem xét vấn đề chi tiết mà trước khơng xem xét họp Tổ chức họp với nhóm để thảo luận vấn đề nhóm: tái phân cơng, thay đổi nhiệm vụ thành viên… Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Tất thành viên tổ dự án (càng lúc dần) Nhân viên khách hàng có liên quan đến cơng việc cịn tồn đọng/sai sót… QUẢN LÝ THÔNG TIN Những yếu tố cần lưu ý q trình quản lý thơng tin: Hầu tiền bạc ñã ñược tiêu dùng phân bổ Đa số kết hình thành Đa số nguồn lực ñã ñược sử dụng Những thơng tin cần giai đoạn cuối dự án: Xác định cơng việc cịn tồn đọng Ghi nhận lại chất thực kết Tạo tài liệu dự án Kiểm sốt đạt so với đề Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 10 QUẢN LÝ THÔNG TIN Hoạt động quản lý thơng tin nhằm Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Hoàn thành dự án Đảm bảo khách hàng quản lý cách hiệu vận hành bảo trì thành dự án Thực kiểm tốn thẩm định sau dự án 11 HOÀN THÀNH DỰ ÁN Để hồn thành dự án cần xác định: Những thực Những chưa hồn tất, cịn phải ñược thực tham khảo Bản tiêu chuẩn & ñặc trưng dự án Hệ thống kiểm sốt thay đổi q trình thực dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Nguồn Cái thay đổi? Tại thay đổi? Ai người chịu trách nhiệm? 12 HOÀN THÀNH DỰ ÁN Vấn đề liên quan đến cơng việc cịn tồn đọng Thỏa thuận nhà QLDA khách hàng/chủ đầu tư chương trình hồn thành phần cơng việc cịn tồn đọng Thiết lập mục tiêu ưu tiên chương trình có th t bng ki m tra trình kt thúc d án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Khin cho vic kt thúc d án ñưc qun lý tt 13 BẢN KIỂM TRA QUÁ TRÌNH KẾT THÚC DỰ ÁN Các hoạt động Ngày hồn thành Người thực Bản dự án chi tiết A Thiết lập thay ñổi dự án chi tiết B Xem & duyệt lại chi tiết Kế hoạch dự án A Ngày phân phát thực tế giấy tờ B Ngày hồn thành thực tế giấy tờ Tài A Thiết lập chi phí & trách nhiệm cuối B Chuẩn bị & phân phát báo cáo tài cuối Các u cầu cơng việc & hợp đồng A Kết thúc tất u cầu cơng việc & hợp ñồng B Chuẩn bị báo cáo nhà thầu Các hoạt động cơng trường A Kết thúc hoạt động cơng trường Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN C Tổ chức họp dự án cuối B Chuyển nhượng trang thiết bị công trường Nhân A Cập nhật báo cáo nhân B Hồn tất việc phân cơng lại C Tổ chức họp ñội ngũ dự án lần cuối Khách hàng A Hoàn tất bàn giao dự án Tổng quát A Hoàn tất báo cáo dự án 14 KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN Mục tiêu kiểm toán sau dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Nhận tình trạng dự án Nhận sai lầm tiềm ẩn dự án Xem xét có cần thay ñổi cách thức quản lý hoạch ñịnh dự án hay khơng 15 KIỂM TỐN SAU DỰ ÁN Mục tiêu kiểm tốn khách hàng Nhận dạng hoàn thành kết dự án Nhận dạng tồn ñọng cần phải ñược thực Lý chi phí bị vượt Mục tiêu kiểm tốn nhà QLDA Xem xét chi phí hoạch định có đạt khơng? Nhận dạng tính thích hợp kỹ thuật quản lý dự án Nhận dạng công việc sử dụng tài sản dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 16 KIỂM TỐN SAU DỰ ÁN Kích thước, cấu trúc, trọng tâm báo cáo kiểm tốn? Chi phí dự án Bản chất dự án Kết dự án Báo cáo kiểm toán khơng phải báo cáo kế tốn chi phí Báo cáo sở cho hoạt ñộng pháp lý khách hàng nhà QLDA Là sở cho phê chuẩn/ước lượng tương lai Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 17 THẨM ĐỊNH SAU DỰ ÁN Được thực lý cơng hài lòng kỹ thuật bên thứ Ở tổ chức lớn, DA có chi phí vốn cao, thẩm ñịnh ñược thực phận ñộc lập chịu trách nhiệm ñến quản lý cấp cao Xem xét tồn dự án từ giai đoạn khái niệm đến 2-3 năm sau hồn thành Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Đánh giá giai ñoạn ñề cương dự án Đánh giá quản lý & thực dự án Đánh giá phù hợp với việc vận hành khách hàng ñánh giá ñáng giá kết dự án ñã ñạt so với ñã hoạch ñịnh 18 THẨM ĐỊNH SAU DỰ ÁN Giúp cải tiến thực dự án mặt tổ chức Ước lượng chi phí tốt dựa vào dự liệu khứ xác Đánh giá nhà thầu phụ tốt liệu cho hoạch ñịnh ñánh giá rủi ro tốt Đánh giá nhà thầu phụ tốt cơng tác đánh giá giám sát cẩn thận Quản lý dự án tốt sử dụng công cụ tốt nhà quản lý có kinh nghiệm Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 19 QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC Chuyển giao quyền lực người quản lý dự án người vận hành dự án Trong giai ñoạn kết thúc dự án, vai trò nhà quản lý dự án trở thành trọng tâm giai ñoạn chuyển ñổi từ: Đạt ñược mục tiêu sang hồn thành tất Giải vấn đề tổng thể sang hoàn thiện chi tiết Thiết lập & trì quyền hành sang giao phó chuyển giao quyền hành Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 20