Một sản phẩm từ NeoManager K23 Một sản phẩm từ NeoManager K23 Budwe ise r Team NGHỆ THUẬT GIAO VIỆC CHO TÂN BINH CẨM NANG Hướng dẫn giao việc hiệu quả cho "tấm chiếu" mới MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 2 Chươ[.]
Một sản phẩm từ NeoManager K23 Budweiser Team CẨM NANG NGHỆ THUẬT GIAO VIỆC CHO TÂN BINH Hướng dẫ n giao việc hiệu cho "tấ m chiế u" MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Chương I: Tại giao việc cho tân binh lại kỹ cần thiết? Chương II: Một “tấm chiếu” - tân binh Giới thiệu lại công ty thành viên khác Chia sẻ ưu điểm nhóm bạn Tìm cho tân binh người bạn Tạo kết nối làm việc Chương III: Cách giao việc cho tân binh Phương pháp giao việc theo cách tiếp cận S-I-M-P-L-E S - Set Expectations: thiết lập kỳ vọng I - Invite Commitment: mời cam kết 12 M - Measure Result: đánh giá kết 14 P - Provide Feedback: cung cấp phản hồi 15 L - Link to Consequences: liên hệ đến hệ 18 E - Evaluate Effectiveness: đánh giá hiệu 19 Chương IV: Làm nhóm bạn có tân binh làm việc từ xa 21 Chương V: Một số điểm cần lưu ý giao việc cho tân binh 24 Chương VI: Bạn có đọc vị tân binh bạn thơng qua test tính cách 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 LỜI KẾT 30 LỜI NÓI ĐẦU Đây sản phẩm đặc biệt dành tặng anh chị học viên K23 anh chị quản lý khác anh chị hữu duyên đọc Nhóm tác giả NeoManager K23 – Budweiser Team gồm thành viên: Mai Anh, Trọng, Quang, Thảo, Nghiệp, nhóm người thích uống bia khơng chung ngành nghề, hệ khác có chung mục đích Chúng tơi đến với Chương trình đào tạo quản lý NeoManager trước mắt để trở thành nhà quản lý, hiểu nghề quản lý, sau phát triển kỹ quản lý đại nhằm đáp ứng với yêu cầu môi trường làm việc thay đổi liên tục phức tạp Trong trình trao đổi thảo luận để tìm chủ đề cho dự án nhóm, thống lựa chọn chia sẻ cách làm “nghệ thuật giao việc cho tân binh” dựa kinh nghiệm thực tế kiến thức Tất nhiên, cẩm nang không giúp nhà quản lý K23 nâng cao lực mà giúp nhân viên nhanh chóng hịa nhập, tránh sai sót, thất bại cho đội nhóm tổ chức Chúng muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến anh A chị B dành thời gian để phản hồi, góp ý cho cẩm nang trở nên thực tế hữu ích với độc giả Cảm ơn đến thầy cô tham gia thiết kế giảng dạy chương trình NeoManager để chúng tơi có thêm kiến thức mới, nguồn tài liệu giá trị góp phần giúp chúng tơi thực dự án Các bạn K23 thân mến, trước trở thành nhà quản lý, tất bạn TÂN BINH Câu hỏi suy nghĩ tân binh nào, họ gặp khó khăn, thách thức trình làm việc khơng giải đáp cẩm nang Nhưng kỳ vọng rằng, bạn - nhà quản lý đại K23 dù bận rộn với tác vụ, gặp nhiều vấn đề hay bộn bề với định sẵn sàng giúp đỡ, hỗ trợ tân binh bước qua giai đoạn khởi đầu thật để họ phát triển nghiệp đóng góp vào thành cơng nhóm hay tổ chức bạn Trong cẩm nang này, đưa lượng vừa đủ lý thuyết để bạn đọc vừa suy ngẫm áp dụng mà không cảm thấy nặng nề Kèm theo lý thuyết số mẹo nhỏ kinh nghiệm thực tế Chương I: Tại giao việc cho tân binh lại kỹ cần thiết? Giao việc cho nhân viên mới, bạn có sợ khơng? Đối với tơi vừa bổ nhiệm vị trí quản lý sau có đau thương thời gian làm việc với nhân viên Mỗi chọn việc để giao phó, q trình cần động não định Một vấn đề chung tất tuyển thêm nhân cơng việc bị q tải cần thêm nguồn lực, việc đồng nghĩa với độ phức tạp việc quản lý gia tăng Vơ hình chung sau nhân bổ sung, cách chia việc giao việc cách, bị vào vòng luẩn quẩn: khối lượng công việc mảng quản lý tăng mà hiệu suất cơng việc khơng cải thiện Bạn lắng nghe câu chuyện nhé: Thảo quản lý công ty phát triển phần mềm Một ngày nhóm Thảo bàn giao thành viên để nhóm phát triển dự án website thương mại điện tử, tên Mai Anh Sau nghiên cứu CV trao đổi với Mai Anh, Thảo nhận Mai Anh nhân viên có lực với vốn kiến thức tảng tốt nhiều kinh nghiệm để làm việc dự án tới Tuy nhiên Thảo lo ngại dự án tới phức tạp với nhân viên Mai Anh, hẳn có nhiều bỡ ngỡ cần hướng dẫn rõ ràng Thảo dành thời gian lên kế hoạch dự án, kỳ vọng Thảo dành riêng cho Mai Anh với dẫn cụ thể yêu cầu khách hàng với yếu tố quan trọng cần ý xây dựng website Thảo đưa sơ đồ thiết kế, phác thảo tài liệu liên quan tới dự án mà Mai Anh cần Ngoài tuần lần, Thảo có buổi họp cập nhật tiến độ dự án, đồng thời đưa phản hồi Mai Anh làm điểm cần cải tiến hay yêu cầu cho dự án Với lượng kiến thức chun mơn mình, Mai Anh bắt tay vào việc Cơ luôn theo dõi tiến độ công việc tham khảo ý kiến sếp cần Sau dự án kết thúc, kết đạt ngồi mong đợi Thảo vơ ấn tượng với khả làm việc Mai Anh cảm thấy thật may mắn Riêng Mai Anh, thấy hồn tồn hịa nhập vào cơng ty, đặc biệt nhóm mình, tự hào thân, cảm giác tự tin cống hiến ghi nhận Cô xuất với tinh thần hào hứng, phấn khởi làm Bạn thấy đấy, câu chuyện có yếu tố để làm nên kết thúc có hậu Đó người quản lý, Thảo giao việc cách hiệu cơng việc Thảo giao mà Thảo làm ba việc sau đây: Thảo hiểu giá trị Mai Anh bao gồm kiến thức, kỹ năng, tính cách kinh nghiệm Thảo biết rõ nội dung cơng việc mà giao mô tả cụ thể mong muốn với Mai Anh Cùng với hỗ trợ xếp theo kế hoạch phản hồi, đồng hành Thảo từ bước đầu Mai Anh tham gia vào dự án dự án hoàn thành Và tất nhiên kết tổ chức có thêm nhân viên ưu tú, Thảo có thêm trợ thủ đắc lực Mai Anh tìm bến đỗ Bạn thử nghĩ ngược lại, thiếu ba yếu tố câu chuyện rẽ nhánh sang hướng khác Việc thành thục kỹ giao việc đặc biệt với tân binh theo chúng tơi kỹ sống cịn người quản lý Kỹ không giúp bạn nâng cao nguồn lực tổ chức, mà xây dựng gắn kết thành viên quan trọng giảm áp lực lên bạn Chương II: Một “tấm chiếu” - tân binh Để giúp tân binh hịa nhập với văn hóa cơng ty Như sinh viên năm bước vào giảng đường, nhân viên có cảm giác háo hức bỡ ngỡ, đơi lúc thấy căng thẳng ngày làm Hãy tưởng tượng phòng nhân trao tay nhân viên cho bạn, bạn làm đầu tiên? Ngay kéo người vào phòng họp để triển khai dự án chuẩn bị khởi động, hay dành buổi sáng chia sẻ với họ tất bạn biết cơng ty, bạn giao cho họ nhiệm vụ để nhân viên tự tìm hiểu kiểm tra sau nghỉ trưa? Tôi hy vọng bạn không làm Giới thiệu lại công ty thành viên khác Ở số doanh nghiệp, phòng nhân thường dẫn nhân viên giới thiệu vịng quanh cơng ty người đồng nghiệp bạn khơng có thời gian dừng lại đủ lâu để nhớ mặt hết tất thành viên công ty bạn quy mô nhỏ, khoảng 20 nhân Do với cương vị quản lý, việc bạn nên làm dẫn họ giới thiệu lại vịng có chủ đích Nếu bạn có dự án chuẩn bị triển khai cần dẫn người bạn tới nhóm, phịng ban khác mà sau hợp tác làm việc, việc lặp lại vừa làm cho người nhớ mặt nhân công ty, vừa khơi gợi cho họ hứng thú cho nhiệm vụ bạn chuẩn bị giao Hãy giới thiệu quản lý trực tiếp nhóm cho người biết - người bạn, giới thiệu nhóm, phịng ban ngồi lân cận hay đơn giản giới thiệu cá nhân “hội bạn thân” bạn Mặc dù không cao siêu vơ hình chung bạn tạo ấn tượng nhân viên công ty người mới, mở đường cho việc hịa nhập vào cơng ty Chia sẻ ưu điểm nhóm bạn Sau vịng giới thiệu lại, tơi tin nhân viên sơ khái quát hình ảnh công ty đầu Lúc bạn dẫn họ lại chỗ ngồi, giới thiệu lại thành viên nhóm Hãy thoải mái chia sẻ nhiều ưu điểm thành viên nhóm bạn, giới thiệu kỹ đặc biệt, điểm mạnh vượt trội bạn Bạn tạo cho tân binh cảm giác đứng nhóm đầy người tài thứ để học hỏi Tìm cho tân binh người bạn Sau tìm bạn cho người đồng hành ngồi kế bên để hướng dẫn cách làm việc trả lời câu hỏi thắc mắc mà bạn nhân viên gặp phải q trình hịa nhập Chú ý bạn nên giao nhiệm vụ cho nhân viên có thâm niên, hiểu rõ văn hóa nhóm cơng ty mà không nên giao cho người Tạo kết nối làm việc Sau người ổn định vị trí làm việc mình, lúc bắt đầu nghỉ trưa Nếu bạn mời nhóm ngồi ăn trưa ăn trưa công ty Hãy nhớ xuyên suốt tuần đầu làm việc nhân viên mới, bạn cần thường xuyên trao đổi với họ cảm nhận khó khăn họ gặp phải cơng việc, có giải vấn đề Và tuần bạn rủ nhóm nhậu Bạn nên trì việc nhậu vào ngày lãnh lương tháng (chẳng hạn), bàn nhậu, ta tạo tình đồng chí Chương III: Cách giao việc cho tân binh Giao việc khơng phải đơn giản bắt làm việc thời hạn Khi giao việc cho nhân viên mới, bạn cần xác định rõ nhiệm vụ, công việc cần làm tiêu chí để đánh giá kết Ngoài ra, bạn cần đặt thời gian để hồn thành nhiệm vụ, xác định rõ tiêu chí đánh giá kết cung cấp đầy đủ thông tin hướng dẫn cần thiết để người giao việc thực cơng việc cách xác Cuối cùng, bạn cần đảm bảo công việc xếp hợp lý, logic để đảm bảo hiệu suất làm việc cao Nếu cần thiết, bạn nên cung cấp thêm thông tin tài liệu hỗ trợ, hay người cần liên hệ gặp vấn đề Phương pháp giao việc theo cách tiếp cận S-I-M-P-L-E Tôi gọi “phương pháp” ĐƠN GIẢN Brian Phương pháp hướng đến tinh gọn, giản đơn để thực tốt Hẳn bạn cịn nhớ, có Module để chia sẻ nhiều vướng mắc xoay quanh vấn đề áp dụng Pomodoro hay Kanban trình làm việc thầy Tồn Tơi tin biết kết hợp linh hoạt phương pháp phương pháp khác thơng qua q trình thử nghiệm Một vài phương pháp tơi kể phía đơn giản áp dụng khó Mà bạn biết đấy, hiệu từ chúng mang lại khả thi, chúng yêu cầu tập trung, ý đến chi tiết nỗ lực liên tục để thực thi Khi áp dụng cách, phương pháp giúp cải thiện hiệu làm việc đạt kết tốt Bởi phương pháp cách tiếp cận để giúp bạn giải vấn đề hay đạt mục tiêu định Và hi vọng SIMPLE bạn tiếp cận, bạn “mang về” cho cách làm bản, cách làm bạn trình giao việc cho tân binh Phương pháp ĐƠN GIẢN lượm lặt “Lãnh đạo giao việc đúng, nhân viên làm việc xuất chúng” Brian Cole Miller Đây phương pháp giao việc đánh giá đặc biệt phù hợp để giao việc cho người bắt đầu để theo dõi tiến độ họ cách nhanh chóng Ở đây, tơi dùng khái niệm my “insight” cách chị Hà - cô chủ nhiệm nhắc đến Module tiếp cận vấn đề hay tình gặp Vậy SIMPLE theo Brian viết tắt chữ với ý nghĩa là: ● Set Expectations: thiết lập kỳ vọng ● Invite Commitment: mời cam kết ● Measure Result: đánh giá kết ● Provide Feedback: cung cấp phản hồi ● Link to Consequences: liên hệ đến kết ● Evaluate Effectiveness: đánh giá hiệu Các nguyên tắc SIMPLE phát triển dựa nguyên tắc trước, giống quy trình, thực xong bước đến bước S - Set Expectations: thiết lập kỳ vọng Đặt kỳ vọng rõ ràng cho nhân viên điều quan trọng thành công họ giúp đảm bảo họ hiểu vai trị trách nhiệm tổ chức Dưới bước bạn cần thực đặt kỳ vọng cho nhân viên mới: ❖ Bước 1: Bắt đầu với trách nhiệm công việc Bạn bắt đầu cách phác thảo nhiệm vụ trách nhiệm vai trị nhân viên Càng tuyệt vời bạn cụ thể cung cấp ví dụ họ phải làm ngày ❖ Bước 2: Xác định thành công Bạn cần xác định rõ ràng thành công trông vai trò nhân viên Điều bạn làm cung cấp cho họ mục tiêu thật cụ thể mà họ nên hướng tới để đạt Thông thường để xác định thành cơng, bạn có hình dung trước mắt mục tiêu trơng để nhân viên thực hố Một mục tiêu để “xác định thành công” dễ dàng gồm tiêu chí theo mơ hình SMART để đánh giá được: Cụ thể (Specific), Đo lường ❖ Bước 1: Xác định mục đích phản hồi Trước bắt đầu cung cấp phản hồi, bạn cần phải xác định rõ mục đích việc này, ví dụ thu thập thơng tin phản hồi từ khách hàng, cải thiện sản phẩm dịch vụ, tăng động lực cho nhân viên ❖ Bước 2: Cung cấp phản hồi kịp thời Nhân viên gặp khó khăn việc thực cơng việc Phản hồi kịp thời giúp họ sửa chữa lỗi cải thiện kỹ Việc giúp đảm bảo nhân viên hoạt động hiệu trở thành người có kỹ kinh nghiệm giá trị cho công ty Khi nhân viên nhận phản hồi tích cực hiệu suất mình, họ cảm thấy động lực có xu hướng muốn tiếp tục làm việc tốt ❖ Bước 3: Chấp nhận phản hồi với thái độ tích cực Khi nhận phản hồi, bạn cần phải chấp nhận đưa phản hồi tích cực để giải vấn đề Bạn cần tránh phản ứng tiêu cực vơ lý, điều khiến nhân viên cảm thấy khơng hài lịng Hãy tập trung vào hành vi hành động, vào người hay thái độ ❖ Bước 4: Khơng nói từ “NHƯNG” Từ “NHƯNG” thường sử dụng để giới hạn phủ nhận nói trước đó, đơi tạo tranh luận cảm giác phản đối trao đổi Thay bạn sử dụng từ “NHƯNG”, sử dụng từ khác "và", "hơn nữa", "tuy nhiên", để tạo trao đổi mượt mà với nhân viên bạn Việc sử dụng từ giúp người nói tránh xung đột không cần thiết trao đổi Tôi xin phép trích “4 cách phản hồi để nâng cao tinh thần hiệu suất làm việc nhân viên” Sức mạnh ngôn từ Don Gabor để bạn tham khảo nhé: ● Cách 1: Khen ngợi cách cụ thể 16 Chỉ nói “Làm tốt lắm!” chưa đủ, khen cụ thể hơn, chẳng hạn: “Tơi đặc biệt thích cách anh/chị giải việc A, B, C, cách giúp giải vấn đề X, Y, Z…” ● Cách 2: Hãy hỏi: “Anh/Chị làm nào?” Câu hỏi đem lại cho bạn câu trả lời rõ ràng để từ đó, bạn vạch bước hành động theo quy trình định để đạt kết mong đợi ● Cách 3: Phê bình khơng cơng kích Cũng phản hồi tích cực, để có lời phê bình mang tính xây dựng cần có cân nhắc, lựa chọn lời nói cách nói cho thật tế nhị Sau vài cách nói tế nhị để thể khơng hài lịng trước kết đạt được: Không nên Nên Sai Việc cần phải đầu tư thêm Anh/chị lúc làm theo ý Tôi nhớ đồng ý với rằng… Anh/chị có điếc khơng? Xin lắng nghe cẩn thận Anh/chị không làm công việc Theo tôi, anh/chị cần thêm người hỗ trợ Thà tơi tự làm cịn Đây cách tơi làm trường hợp ● Cách 4: Yêu cầu nhân viên trình bày phương pháp làm việc họ thảo luận xem họ mắc sai lầm chỗ Hãy lắng nghe cẩn thận vấn đề đó, chẳng hạn như: ● Thiếu hướng dẫn đầy đủ ● Đặt giả thuyết sai lầm 17 ● Hiểu nhầm ● Thông tin thiếu sai ● Đào tạo không đầy đủ ● Thiếu hỗ trợ ● Phương tiện làm việc bị hư hỏng Sau đó, bạn nói: “Qua điều anh/chị vừa nói, tơi thấy anh/chị cần phải làm này, này… Ý anh/chị nào?” Bên cạnh đó, sẵn sàng nhận lấy trách nhiệm sai lầm thiếu sót bạn Trong q trình cung cấp phản hồi, bạn cần thực cách tế nhị khéo léo, tránh gây ảnh hưởng xấu đến tâm lý nhân viên L - Link to Consequences: liên hệ đến hệ Nhân viên bạn cam kết thực mục tiêu, bạn thực đánh giá phản hồi Tuy nhiên nhân viên họ cần thêm trợ giúp để thực cam kết họ Việc liên hệ đến hệ khiến nhân viên tập trung vào mục tiêu kết mà họ cần đạt Liên hệ đến hệ giúp nhân viên phát sai lầm trình làm việc đưa phương án khắc phục Bằng cách học hỏi từ sai lầm, họ cải thiện kỹ tiến công việc ❖ Bước 1: Xác định hệ áp dụng Mục đích sử dụng hệ giúp nhân viên bạn hướng thực tốt công việc, không nhằm kỷ luật nhân viên Hệ giúp họ tái tập trung cam kết lại ❖ Bước 2: Thống hành động cụ thể Bạn cần huấn luyện nhân viên bạn xây dựng kế hoạch hành động thay lệnh Bạn nhân viên động não để tạo giải pháp khả thi, ý khơng trích ý tưởng, mà chấp nhận chúng 18 khả Đồng thời, tiếp thêm lượng để giúp nhân viên bạn nhìn tương lai thành công ❖ Bước 3: Đề nghị hỗ trợ Trên tư cách quản lý trực tiếp nhân viên, trách nhiệm bạn hỗ trợ họ cải thiện hiệu suất Việc rõ ràng từ phía bạn nhiên nhân viên khơng biết điều Nhân viên cần nghe cảm nhận điều Nhưng xin lưu ý, bạn người đề xuất giúp đỡ hỗ trợ họ Tuy nhiên bạn không chịu trách nhiệm giải vấn đề thay cho nhân viên Bằng cách liên hệ đến hệ quả, bạn đánh giá hoạt động cần cải thiện điều chỉnh E - Evaluate Effectiveness: đánh giá hiệu Giống triết lý làm việc hiệu người Nhật, hay gọi Kaizen tảng tư cải tiến đặc trưng quan trọng mô thức phát triển (Growth Mindset) học Module 1, phần việc đề xuất cải tiến kế hoạch phát triển cho nhân viên nhằm giúp họ tiếp tục cải thiện hiệu suất ❖ Bước 1: Thu thập thông tin Bạn cần thu thập thông tin hoạt động kết làm việc nhân viên, bao gồm đánh giá cấp trên, đồng nghiệp đáng tin cậy ❖ Bước 2: Phân tích kết Dựa mục tiêu, tiêu đánh giá xác định thông tin thu thập được, bạn cần đánh giá mức độ làm việc hiệu làm việc nhân viên Thơng tin thu thập qua họp, phiếu đánh giá định kỳ hay qua mục tiêu họ ❖ Bước 3: Phản hồi Cung cấp phản hồi cho nhân viên kết đánh giá điểm cần cải thiện Phản hồi nên cung cấp cách trung thực mang tính xây dựng 19