Phân tích hệ thống thông tin

MỤC LỤC MỤC LỤC 1 Chương 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ HỆ THỐNG 3 1.1. HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 3 1.1.1. Khái niệm hệ thống 3 1.1.2. Hệ thống thông tin 3 1.1.3. Hệ thống thực và hệ thống con 4 1.1.4. Các giai đoạn triển khai một dự án xây dựng HTTT 5 1.2. XỬ LÝ THÔNG TIN BẰNG MÁY TÍNH 6 1.2.1. Các phương thức xử lý thông tin 6 1.2.2. Một số loại hệ thống tin học thường gặp 7 1.3. SỰ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG 8 1.3.1. Vòng đời của hệ thống 8 1.3.2. Các bước xây dựng hệ thống thông tin 9 1.3.3. Chu trình phát triển hệ thống 11 1.3.4. Phương pháp mô hình hoá hệ thống 13 Chương 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 16 2.1. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 16 2.1.1. Mục đích và yêu cầu công tác khảo sát 16 2.1.2. Chiến lược và quy trình khảo sát 16 2.2. NỘI DUNG KHẢO SÁT 17 2.2.1. Khảo sát công tác nghiệp vụ 17 2.2.2. Khảo sát nhu cầu xử lý thông tin 18 2.2.3. Thu thập thông tin, tài liệu 18 2.2.4. Viết báo cáo khảo sát 18 2.3. MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN THÔNG DỤNG 19 2.3.1. Nghiên cứu tài liệu viết 19 2.3.2. Phương pháp quan sát 19 2.3.3. Phương pháp phỏng vấn 20 2.3.4. Phương pháp sử dụng bảng hỏi, mẫu điều tra 20 2.4. XÂY DỰNG DỰ ÁN 20 2.4.1. Xác định mục tiêu và phạm vi 20 2.4.2. Xây dựng giải pháp 21 2.4.3. Xây dựng kế hoạch triển khai 22 2.5. BÀI TẬP 1 23 Chương 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 27 3.1. BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG 27 3.1.1. Các khái niệm 27 3.1.2. Kỹ thuật phân rã 29 3.2. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 32 3.2.1. Các khái niệm 32 3.2.2. Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu 32 3.2.3. Phân rã biểu đồ luồng dữ liệu theo mức 38 3.2.4. Mô hình vật lý và mô hình logic 43 3.3. ĐẶC TẢ TIẾN TRÌNH 46 3.3.1. Mục đích và yêu cầu đặc tả chức năng 46 1 3.3.2. Các phương tiện đặc tả chức năng 47 3.4. BÀI TẬP 50 Chương 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 51 4.1. CÁC PHƯƠNG TIỆN MÔ TẢ DỮ LIỆU 51 4.1.1. Mã hoá các tên gọi 51 4.1.2. Từ điển dữ liệu 55 4.2. MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT 56 4.2.1. Các khái niệm của mô hình thực thể liên kết 56 4.2.2. Đặc tả mối quan hệ giữa hai kiểu thực thể 58 4.2.3. Mô hình thực thể liên kết mở rộng và hạn chế 60 4.2.4. Phương pháp phân tích theo mô hình thực thể liên kết 66 4.3. MÔ HÌNH DỮ LIỆU QUAN HỆ 77 4.3.1. Các khái niệm 77 a)Domain - Miền 77 b)Thuộc tính (Attribute) 77 c)Quan hệ 77 d)Lược đồ quan hệ 78 4.3.2. Phụ thuộc hàm 78 4.3.2.1. Các dạng chuẩn 78 a)Định nghĩa phụ thuộc hàm 78 b)Tính chất của các phụ thuộc hàm 79 4.3.3. Khoá tối thiểu 79 a) Khoá (Key) và siêu khoá (super key) của quan hệ 79 b) Khoá (Key) và siêu khoá (super key) của lược đồ quan hệ 80 4.3.4. Chuẩn hoá 80 4.3.4.1. Các dạng chuẩn 80 4.3.4.2. Chuẩn hoá 85 4.3.5. Phương pháp lập lược đồ dữ liệu theo mô hình quan hệ 87 2 Chương 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ HỆ THỐNG 1.1. HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1.1. Khái niệm hệ thống - Hệ thống: Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung. - Hệ thống thông tin bao gồm các thành phần: + Các phần tử của hệ thống: Các phần tử rất đa dạng, có thể phần tử là một đối tượng cụ thể,như trong hệ thống mặt trời phần tử là mặt trời, mặt trăng, trái đất, sao hoả,…có thể phần tử là đối tượng trừu tượng, như một phương pháp, một lập luận, một quy tắc,… Như vậy phần tử có thể rất khác biệt về bản chất không những giữa các hệ thống khác nhau mà ngay cả trong cùng một hệ thống. + Các quan hệ giữa các phần tử: Các phần tử của một hệ thống không phải được tập hợp một cách ngẫu nhiên, rời rạc mà giữa chúng luôn tồn tại những mối quan hệ (hay các ràng buộc) tạo thành một cấu trúc (hay tổ chức). + Sự hoạt động và mục đích của hệ thống: • Sự biến động của hệ thống thể hiện trên hai mặt: Sự tiến triển và sự hoạt động. Sự tiến triển thể hiện là các phần tử và các quan hệ của hệ thống có thể phát sinh, có tăng trưởng, có suy thoái, có mất đi. Sự hoạt động, tức là các phần tử của hệ thống, trong các mối ràng buộc đã định, cùng cộng tác với nhau để thực hiện một mục đích chung của hệ thống. • Mục đích của hệ thống thường thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào để tạo thành những cái ra nhất định. 1.1.2. Hệ thống thông tin - Hệ thống thông tin (Information System) là hệ thống sử dụng công nghệ thông tin để thu thập lưu giữ xử lý, truyền và biểu diễn thông tin. - Là hệ thống bao gồm các bộ phận sau: + Phần cứng (các thiết bị) + Phần mềm + Con người + Các thủ tục, qui tắc quản lý, tổ chức 3 + Các dữ liệu được tổ chức được hình thành để làm nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, xử lý, truyền và biểu diễn thông tin. - Chức năng của hệ thống thông tin:Hệ thống thông tin có 4 chức năng chính là đưa thông tin vào, lưu trữ, xử lý và đưa ra thông tin. + Hệ thống thông tin có thể nhận thông tin vào dưới dạng:  Các dữ liệu gốc và một chủ điểm., một sự kiện hoặc một đối tượng nào đó trong hệ thống.  Các yêu cầu xử lý cần cung cấp thông tin.  Các lệnh + Hệ thống thông tin có thể thực hiện:  Sắp xếp dữ liệu theo một thứ tự nào đó.  Sửa chữa thay đổidữ liệu trong bộ nhớ  Thực hiện các tính toán tạo ra thông tin mới  Thống kê, tìm kiếm, các thông tin thoả mãn một đìều kiện nào đó. + Hệ thống thông tin có thể lưu trữ các loại thông tin khác nhau với các cấu trúc đa dạng, phù hợp với nhiều loại thông tin và phương tiện xử lý thông tin, để phục vụ cho các yêu cầu xử lý thông tin và phương tiện xử lý thông tin khác nhau. + Hệ thống thông tin có thể đưa dữ liệu vào các khuôn dạng khác nhau ra các thiết bị như bộ nhớ ngoài, màn hình, máy in, thiết bị mạng hoặc các thiết bị điều khiển. 1.1.3. Hệ thống thực và hệ thống con Hệ thống thực: Một hệ thống thực có thể được xem như một mô hình gồm 3 phần hợp thành là hệ thống quyết định, hệ thống thông tin và hệ thống tác nghiệp. Các thành phần này chính là các hệ thống con của hệ thống thực. - Hệ thống quyết định: Bao gồm con người, phương tiện, phương pháp tham gia đề xuất quyết định. - Hệ thống thông tin: Bao gồm con người, phương tiện, phương pháp tham gia xử lý thông tin (hệ quản trị). Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp. - Hệ thống tác nghiệp: Bao gồm con người, phương tiện, phương pháp tham gia trực tiếp thực hiện mục tiêu của hệ thống. 4 1.1.4. Các giai đoạn triển khai một dự án xây dựng HTTT Việc phân giai đoạn tuỳ từng phương pháp và chỉ có tính tương đối. Để triển khai một dự án xây dựng HTTT ta có thể chia thành các giai đoạn sau: Giai đoạn 1: - Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án - Tìm hiểu, phê phán để đưa ra giải pháp Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống. Phân tích sâu hơn các chức năng, các dữ liệu của hoạt động cũ để đưa ra mô tả hoạt động mới (giai đoạn thiết kế logic). Giai đoạn 3: Thiết kế tổng thể (Xác lập vai trò của môi trường một cách tổng thể trong hệ thống). - Thiết kế tổng thể: Biểu đồ luồng dữ liệu, thực thể liên kết E-R. Giai đoạn 4: Thiết kế chi tiết. - Thủ công - Kiểm soát phục hồi - Thiết kế cơ sở dữ liệu - Chương trình Giai đoạn 5: Cài đặt, lập trình. Giai đoạn 6: Khai thác và bảo trì. 5 HT Thông tin HT Quyết định HT Tác nghiệp Thông tin ra Thông tin vào - Nguyên vật liệu - Tiền - Thông tin - Nguyên vật liệu - Tiền - Thông tin Môi trường Hình 1.1. Hệ thống thực và các hệ thống con 1.2. XỬ LÝ THÔNG TIN BẰNG MÁY TÍNH 1.2.1. Các phương thức xử lý thông tin Xử lý thông tin bằng máy tính có thể thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau: a) Xử lý tương tác (interactive processing) và xử lý giao dịch (transactional processing) - Xử lý tương tác: là xử lý thực hiện từng phần, xen kẽ giữa phần thực hiện bởi con người và phần thực hiện bởi máy tính. Nói cách khác, trong xử lý tương tác, con người dẫn dắt các quá trình xử lý, có thể ngắt và tham gia vào các quá trình xử lý. Trong quá tình xử lý tương tác, máy tính đóng vai trò hỗ trợ cho các quá trình đó. Xử lý tương tác là phương tiện lựa chọn cho các hệ thống phải xử lý nhiều thông tin có mối quan hệ phức tạp với nhau, khó mô tả bằng các công thức, các phương trình toán học. Con người phải thường xuyên vận dụng những kinh nghiệm công tác của mình vào trong quá trình xử lý. - Xử lý giao dịch: Trong xử lý giao dịch, xuất phát từ yêu cầu của con người, máy tính thực hiện cho đến kết quả cuối cùng. Quá trình xử lý chon vẹn như vậy của máy tính không có sự ngưng ngắt can thiệp từ bên ngoài vào được gọi là một giai dịch. Ví dụ: Thủ tục rút tiền từ ngân hàng là một ví dụ về xử lý giao dịch. Khởi đầu là kiểm tra lỗi các thông tin nhập vào, tiếp theo là kiểm tra sự tương thích của các thông tin này với các dữ liệu đã có trong hệ thống. Trên cơ sở kết quả kiểm tra, hệ thống đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. b) Xử lý theo lô (batch processing) và xử lý trực tuyến (on - line processing) - Xử lý theo lô: Trong xử lý theo lô, mỗi khi thông tin đến (hay khi yêu cầu xử lý xuất hiện), thì chưa được đem xử lý ngay, mà được gom lại tạo thành một nhóm (một lô hay một mẻ) mới được xử lý một các tập thể. Phương thức xử lý theo lô thích hợp với những tiến trình xử lý thông tin mà trong đó: + Việc truy cập thông tin được diển ra theo định kỳ. + Khuôn dạng và kiểu dữ liệu hoàn toàn xác định. + Thông tin khá ổn định trong khoảng thời gian giữa 2 tiến trình xử lý liên tiếp - Xử lý trực tuyến: trong xử lý trực tuyến thì thông tin đến được đem xử lý ngay trực tiếp, một cách cá thể và bất kể vào lúc nào. Xử lý trực tuyến thường áp dụng cho việc hiển thị, sửa chữa nội dung các tệp dữ liệu, cho việc phục vụ các giao dịch với khối lượng thông tin không nhiều, lại cần thực 6 hiện tại chỗ và cần được trả lời ngay. Vídụ, dịch vụ gửi tiền tại ngân hàng, các xử lý tại phòng bán vé máy bay, tàu hoả , hoặc dịch vụ thông tin tại tổng đài thường là các xử lý trực tuyến. c) Xử lý thời gian thực ( real - time processing) Xử lý thời gian thực là cách tiến trình máy tính phải bảo đảm các yêu cầu rất ngặt nghẽo của hệ thống về thời gian. Thông thường các xử lý thời gian thực xuất hiện trong các hệ thống có liên quan với các hệ thống ngoài như hệ thống điều khiển đường bay của tên lửa hoặc các hệ thống mô phỏng. Xử lý thời gian thực phải đảm bảo đồng bộ các tiến trình máy tính với các hoạt động diễn ra trong thực tế d) Xử lý phân tán (distributed processing) Các xử lý phân tán có thể diễn ra tại các bộ phận ở những vị trí khác nhau, có những yêu cầu khác nhau vào những thời điểm cũng có thể khác nhau. Nói chung, với những hệ thống có xử lý phân tán, dữ liệu thường được bố trí ở những vị ttrí địa lý khác nhau và được quy định dùng chung. Trong xử lý phân tán, với một số thành phần dữ liệu, có thể cùng một lúc xảy ra nhiều thao tác như cập nhật sửa chữa hoặc khai thác khác nhau. Vì vậy, một trong những vấn đề cần quan tâm đối với các xử lý phân tán là đảm bảo tính đồng bộ trong hệ thống. 1.2.2. Một số loại hệ thống tin học thường gặp a) Hệ thống thông tin quản lý (Management information systems) Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp. Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một CSDL chứa các thông tin phản ánh tình trạng và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp. Các hệ thống thông tin quản lý thường được phân làm 2 mức: - Mức thấp, hay còn gọi là mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có nhiệm vụ in ra các bảng biểu, chứng từ giao dịch theo khuôn mẫu của cách xử lý bằng tay truyền thống. Hệ thống lúc này còn được gọi là các hệ xử lý dữ liệu, như các hệ: xử lý đơn hàng, hệ quản lý nhân sự, hệ quản lý thiết bị, hệ kế toán, … - Mức cao, còn gọi là mức điều hành, hệ thống phải đưa ra các thông tin có tính chất chiến lược và kế hoạch giúp cho người lãnh đạo doanh nghiệp 7 đưa ra các quyết định đúng đắn trong công tác điều hành. Hệ thống còn được gọi là hệ hỗ trợ quyết định. Phần lớn các hệ hỗ trợ giúp quyết định được xây dựng dựa trên CSDL mà còn dựa trên hạt nhân là các mô hình đã được chon lọc. Từ các dữ liệu đầu vào, hỗ trợ giúp quyết định đưa ra các phương án và đánh giá về các phương án này, sắp xếp chúng theo một tiêu chuẩn nào đó. Người sử dụng dựa vào các thông tin gợi ý này để xây dựng một phương án thực hiện. b) Hệ thống điều khiển (Process control systems) Đó là các hệ thống nhằm xử lý và điều khiển tự động các quá trình vận hành các thiết bị sản xuất, viễn thông, quân sự,…Các hệ thống này phải làm việc theo phương thức xử lý thời gian thực. Về kiến trúc vật lý , thì bên cạnh phần mềm, hệ thống này bao gồm nhiều loại thiết bị tin học đa dạng. c) Hệ thống nhúng thời gian thực (Embedded real - time systems) Các hệ thống này được thực hiện trên các phần cứng đơn giản và nhúng trong một thiết bị nào đó, như mobiphone, ô tô, … Các hệ thống này thường được lập trình ở mức thấp, và cũng được thực hiện xử lý theo thời gian thực. d) Phần mềm hệ thống (System software) Các hệ thống này thiết lập nên hạ tầng kỹ thuật của các hệ thống máy tính, phục vụ cho các phần mềm ứng dụng chạy trên đó. Đó có thể là hệ điều hành, chương trình dịch, hệ quản trị CSDL,… e) Các hệ thống tự động hoá văn phòng (Automated office systems) Tự động hoá văn phòng là cách tiếp cận nhằm đa máy tính vào hoạt động văn phòng, cho phép thâu tóm mọi việc tính toán, giao lưu, quản lý thông tin bằng máy tính. Một số hệ thống tự động hoá văn phòng thường bao gồm hai hệ thống con chính, đó là hệ thống xử lý văn bản, và hệ thống trợ giúp tính toán. 1.3. SỰ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG 1.3.1. Vòng đời của hệ thống Một hệ thống bất kỳ bao giờ cũng có một vòng đời cùng với các chu kỳ sống có những đặc trưng riêng. Nó được sinh ra, phát triển và cuối cùng thì bị thay thế (loại bỏ) bởi một hệ thống khác tiên tiến hơn, hiện đại hơn. Ta có thể chia vòng đời của một hệ thống ra làm các giai đoạn sau: 8 Giai đoạn chuẩn bị: Giai đoạn này tính từ khi trong tổ chức xuất hiện nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin được triển khai thực hiện trong thực tế. Các chuyên gia phân tích hệ thống, nhà quản lý và các lập trình viên cùng nghiên cứu, khảo sát nghiên cứu, phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống. Hệ thống được thử nghiệm, cài đặt và đưa vào sử dụng. Giai đoạn khai thác và xử dụng: Thông thường đây là giai đoạn đoạn dài nhất trong vòng đời của một hệ thống, trong giai đoạn này hệ thống được vận hành phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin trong tổ chức, doanh nghiệp. Trong quá trình sử dụng, hệ thống được bảo trì, sửa chữa để phù hợp với sự thay đổi về thông tin hoặc nhu cầu thông tin. Giai đoạn thay thế: Trong quá trình sử dụng và khai thác hệ thống, luôn gặp phải sự thay đổi về thông tin (thay đổi về dung lượng và về cấu trúc) và thay đổi về nhu cầu sử dụng (thay đổi nhiệm vụ và quy mô quản lý). Những sửa chữa và thay đổi trong hệ thống làm cho nó trở nên cồng kềnh. Hoạt động kém hiệu quả  phải thay thế bằng một hệ thống mới tiên tiến hơn, hiện đại hơn. 1.3.2. Các bước xây dựng hệ thống thông tin Việc xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý thông thường phải qua các bước: lập kế hoạch xây dựng, phân tích, thiết kế, kiểm tra và cài đặt. Các bước này không nhất thiết phải thực hiện tách rời nhau về thời gian mà có thể được thực hiện xen kẽ nhau. a) Lập kế hoạch phát triển hệ thống thông tin quản lý Nhiệm vụ đặt ra trong giai đoạn này là xác định được mục tiêu của hệ thống, những thời điểm cùng kết quả cần đạt được của lịch trình khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống. Trong giai đoạn này phải có được những hình dung cơ bản về hệ thống thông tin quản lý cần xây dựng. b) Khảo sát hệ thống Mục đích của khảo sát hệ thống thực là thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thống thông tin cũ trong hệ thống thực và nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin mới. Cần phải làm rõ các yêu cầu đặt ra đối với hệ thống thông tin cần xây dựng. 9 c) Phân tích hệ thống Xây dựng các mô hình của hệ thống thông tin quản lý, như sơ đồ chức năng nghiệp vụ, sơ đồ luồng dữ liệu và mô hình dữ liệu, trên cơ sở các kết quả khảo sát hệ thống thực, cần làm rõ mô hình hoạt động của tổ chức và hệ thống thông tin. Các công việc cần thực hiện là : + Phân tích các mẫu biểu, các bảng biểu, các hồ sơ đã thu thập được. Xác định các phần tử trong hệ thống. + Phân tích các luồng thông tin và các mối quan hệ giữa các phần tử trong hệ thống. + Phân tích quy trình xử lý thông tin hiện có và phác hoạ quy trình xử lý thông tin cần có đối với hệ thống mới. + Xác định các chức năng nghiệp vụ của hệ thống thực, các thủ tục để từ đó xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống thực. + Phân tích dữ liệu để xây dựng mô hình dữ liệu cho hệ thống. d) Thiết kế hệ thống Trong thực tế, hai giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống không phải là hai giai đoạn hoàn toàn riêng rẽ. Trong giai đoạn khảo sát hệ thống, người ta có thể phân tích sơ bộ hệ thống hoặc phân tích một số hệ thống con nào đó. Căn cứ vào kết quả phân tích này, có thể tiến hành thiết kế một số phần của hệ thống. Các công việc thiết kế bao gồm: + Thiết kế dữ liệu: định ra các đối tượng và cấu trúc dữ liệu trong hệ thống. + Thiết kế chức năng: định ra module xư lý thể hiện các chức năng của hệ thống thông tin. + Thiết kế giao diện: chi tiết hoá hình thức giao tiếp giữa con người với máy tính. + Thiết kế an toàn cho hệ thống thông tin quản lý. + Thiết kế phần cứng: tính toán các yêu cầu kỹ thuật cho hệ thống thông tin quản lý, hay nói cách khác, là thiết kế hệ thống máy tính. e) Kiểm tra, thử nghiệm hệ thống Nói chung với nhiều hệ thống thông tin, việc kiểm tra tính đúng đắn của các module xử lý trong hệ thống là khó. Vì vậy , thông thường, người ta kiểm tra hệ thống thông tin quản lý thông qua thử nghiệm. Việc thử nghiệm hệ thống trên một tập hợp các dữ liệu chuẩn cũng khó thực hiện được trong thực tế, bởi vì không phải hệ thống thực nào cũng có sẵn một tập hợp các dữ liệu chuẩn như vậy. 10 [...]... hệ thống Quy trình này lặp lại nhiều lần cho đến khi có một phương án hoàn chỉnh cho cả hệ thống Ví dụ: Trong một trường đại học, người ta dự định phát triển hệ thống quản lý đào tạo Các phân hệ được phát triển theo thời gian: - Hệ thống quản lý tuyển sinh - Hệ thống quản lý sinh viên - Hệ thống quản lý chương trình đào tạo - Hệ thống quản lý thời khoá biểu, và - Hệ thống quản lý giáo viên Các hệ thống. .. trong hệ thống 13 + Phân tích hệ thống: Giai đoạn này tập trung vào phân tích chi tiết bản chất của hệ thống Các mô hình được xây dựng ở giai đoạn này tập trung vào các câu hỏi: Hệ thống là gì, và làm những gì Sản phẩm của giai đoạn này là các mô hình về chức năng và các mô hình về dữ liệu + Thiết kế hệ thống: Lựa chọn các giải pháp cài đặt nhằm thực hiện các kết quả phân tích Có thể coi việc thiết kế hệ. .. người phân tích và thiết kế cần đạt được trong giai đoạn này là : + Khảo sát đánh giá sự hoạt động của hệ thống cũ + Đề xuất mục tiêu, ưu tiên cho hệ thống mới + Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới + Vạch kế hoạch cho dự án triển khai hệ thống mới 18 2.3 MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN THÔNG DỤNG 2.3.1 Nghiên cứu tài liệu viết Nghiên cứu tài liệu viết giống như quan sát hệ thống một cách gián tiếp Thông. .. một tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng có tiếp xúc, trao đổi thông tin với hệ thống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, và định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài Điều đáng chú ý là hiểu nghĩa “ngoài lĩnh vực nghiên cứu” không có nghĩa là bên ngoài tổ chức, chẳng hạn như với hệ thống xử lý đơn hàng thì bộ phận kế toán, bộ phận... thống có công tác nghiệp vụ riêng, ví dụ hệ thống kế toán cần phải đẩm bảo nghiệp vụ kế toán, hệ thống quản lý tuyển sinh phải đảm bảo nghiệp vụ tuyển sinh.v.v… Do đó khi xây dựng hệ thống ta cần phải nắm bắt được công tác nghiệp vụ đối với hệ thống đó 17 - Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống; nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản hệ thống đó - Nghiên cứu các chức trách,... thường dùng các thông tin, dữ liệu thực tế đã qua xử lý bằng các phương pháp khác để vận hành thử nghiệm hệ thống thông tin mới, rồi so sánh kết quả đã xử lý theo các phương pháp khác hoặc với kết quả trên thực tế rút ra kết luận về tính đúng đắn của các xử lý trong hệ thống mới f) Nghiệm thu và cài đặt Hệ thống được nghiệm thu trên cơ sở những tiêu chuẩn đặt ra trong kế hoạch phát triển hệ thống ban đầu,... PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 3.1 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG 3.1.1 Các khái niệm - Định nghĩa: Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi chức năng được ghi trong một khung và nếu cần sẽ được phân thành những chức năng con, số mức phân ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống BPC là công cụ khởi đầu để mô tả hệ. .. nhật kho Lấy thông tin từ kho Vừa lấy thông tin vừa cập nhật Ví dụ: việc quản lý lương của cán bộ, công nhân viên tại một cơ quan Khi có nhân viên mới về cơ quan phải gửi các thông tin về lương của cá nhân cho bộ phận này Bộ phận này kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của các thông tin và lưu trữ các thông tin này Theo định kỳ làm các bảng lương đồng thời thường xuyên cập nhật các thông tin mới về lương... của hệ thống + Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống + Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý của hệ thống cần được nghiên cứu và khắc phục Yêu cầu của công tác khảo sát: Việc khoả sát và điều tra cần đảm bảo được các yêu cầu như sau: + Trung thực, khách quan, phản ánh đúng tình hình thực tại + Không bỏ sót thông tin, + Các thông tin. .. toán, bộ phận mua hàng và các bộ phận kho tàng vẫn là tác nhân ngoài Đối với hệ thống tuyển sinh đại học thì tác nhân ngoài vẫn có thể là thí sinh, giáo viên chấm thi và hội đồng tuyển sinh Tác nhân ngoài là phần sống còn của hệ thống, chúng là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống cũng như chúng nhận các sản phẩm thông tin từ hệ thống + Biểu diễn: Bằng hình chữ nhật có tên + Tên: Được xác định bằng danh . thông tin. - Chức năng của hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin có 4 chức năng chính là đưa thông tin vào, lưu trữ, xử lý và đưa ra thông tin. + Hệ thống thông tin có thể nhận thông tin vào. thông tin thoả mãn một đìều kiện nào đó. + Hệ thống thông tin có thể lưu trữ các loại thông tin khác nhau với các cấu trúc đa dạng, phù hợp với nhiều loại thông tin và phương tiện xử lý thông tin, . Khai thác và bảo trì. 5 HT Thông tin HT Quyết định HT Tác nghiệp Thông tin ra Thông tin vào - Nguyên vật liệu - Tiền - Thông tin - Nguyên vật liệu - Tiền - Thông tin Môi trường Hình 1.1. Hệ thống