(Tiểu luận) khảo sát và phân tích hệ thống quản lý cửa hàng bán cafe phần mềm quản lý pos tại highlands

NHÓM – 46K23.1 h MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .2 Lý chọn đề tài .2 Tên đề tài Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Quy trình kinh doanh 1.2 Hệ thống thông tin 1.2.1 Hệ thống xử lý thông tin (TPS) 1.2.2 Hệ thống thông tin quản lý MIS 1.2.3 Hệ thống hỗ trợ định DSS .8 1.2.4 Hệ thống hỗ trợ điều hành ESS CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA HÀNG BÁN CAFE 10 2.1 Tổng quan hệ thống quản lý cafe chung: 10 2.1.1 Nhiệm vụ chung hệ thống quản lý cafe: 10 2.1.2 Tổ chức quản lý quán cafe 10 2.2 Khảo sát trạng sở cafe Highlands 11 2.2.1 Tổng quan sở Highlands Coffee .11 2.2.2 Lịch sử hình thành phát triển thương hiệu 12 2.2.3 Các sản phẩm .13 2.2.4 Văn hóa phục vụ 15 2.2.5 Quản lý nhân viên 15 CHƯƠNG 3: PHẦN MỀM QUẢN LÝ POS TẠI HIGHLANDS 17 CHƯƠNG 4: MƠ HÌNH BIỂU HIỆN MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG TRONG MƠ HÌNH DỮ LIỆU 23 KẾT LUẬN 30 NHÓM – 46K23.1 h PHẦN MỞ ĐẦU Xã hội đại ngày phát triển bước tiến đột phá cơng nghệ thơng tin, trở thành công cụ quan trọng đời sống người xã hội Các nước giới nói chung Việt Nam nói riêng tập trung lực lượng để ưu tiên phát triển ngành công nghệ thông tin này, trở thành ngành mũi nhọn quan trọng với mục tiêu cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước Với thâm nhập mạnh mẽ tin học, doanh nghiệp phải áp dụng phần mềm hệ thống hay thiết bị điện tử góp phần đem lại sản phẩm dịch vụ cải thiện đến người tiêu dùng Bên cạnh đó, vấn đề có ý nghĩa lớn việc cạnh tranh thị trường khốc liệt Lý chọn đề tài Ngày với phát triển mạnh mẽ CNTT kết hợp với phát triển mạng Internet kết nối toàn giới lại với thành thể thống Nó trở thành công cụ đắc lực cho nhiều ngành nghề: giao thông, quân sự, y học đặc biệt cơng tác quản lý nói chung quản lý qn Cafe nói riêng Trước máy tính chưa ứng dụng rộng rãi công việc quản lý thực cách thủ công nên tốn thời gian, nhân lực tài Ngày với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin giúp cho việc quản lý thực cách dễ dàng hơn, giảm chi phí, thời gian… Hiện phần mềm quản lý quán cafe khơng cịn xa lạ với thị trường đại, Highland Coffee doanh nghiệp lâu đời thị trường thành phố Việt Nam, lượng khách trung thành lớn, doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản lý từ ngày Vì vậy, nhóm sinh viên chọn doanh nghiệp mong muốn khai thác hệ thống quản lý, đồng thời tìm hiểu ưu điểm nhược điểm doanh nghiệp NHÓM – 46K23.1 h Tên đề tài “Khảo sát phần mềm quản lý sở Highland Coffee” Đối tượng nghiên cứu Hệ thống quản lý phần mềm Highlands Coffee, từ tìm hiểu ưu điểm nhược điểm Phạm vi nghiên cứu Cơ sở Highlands Coffee 74 Duy Tân, phường Hải Thuận Đông, quận Hải Châu thành phố Đà Nẵng sử dụng phần mềm để quản lý NHÓM – 46K23.1 h CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Quy trình kinh doanh Quy trình kinh doanh tập hợp hoạt động doanh nghiệp để sản xuất sản phẩm dịch vụ Các hành động hỗ trợ nguồn nguyên vật liệu, thông tin kiến thức thành phần tham gia vào quy trình kinh doanh Quy trình kinh doanh khơng cách thức để điều phối công việc, thông tin kiến thức, mà cách mà doanh nghiệp chọn để điều phối nguồn (Laudon, Fourteeth Edition) Quy trình kinh doanh yếu tố định quan trọng hiệu kinh doanh doanh nghiệp Trong đó, cịn điểm mạnh cạnh tranh ln cập nhật, đổi thực thành công Bên cạnh đó, quy trình kinh doanh xem nợ phải trả thực cách lạc hậu đẩy lùi trách nhiệm hiệu doanh nghiệp (Laudon, Fourteeth Edition) Mỗi doanh nghiệp xem hệ thống quy trình kinh doanh, nói cách khác, doanh nghiệp hệ thống quy trình kinh doanh lớn chứa quy trình kinh doanh cụ thể Một số quy trình kinh doanh có chức riêng cụ thể, vài quy trình kinh doanh có xun suốt nhiều chức năng, lúc này, thành viên tham gia quy trình phải điều phối hợp tác với quy trình khác cách hợp lý hiệu (Laudon, Fourteeth Edition) Khi hệ thống thông tin hỗ trợ quy trình kinh doanh doanh nghiệp tạo nên bước đột phá, hay bước đổi thay đổi doanh nghiệp Hệ thống thông tin tự động hóa nhiều bước quy trình kinh doanh, giúp bước xảy đồng thời lúc, điều khiến doanh nghiệp tiết kiệm thời gian ngăn chặn vấn đề chậm trễ việc đưa định Hơn thế, cịn thay đổi luồng chảy thông tin để nhiều cá nhân tiếp cận chia sẻ Từ đó, nhiều doanh nghiệp thay đổi hình thức kinh doanh hoàn toàn, trở nên đổi mới, ấn tượng dịch vụ khách hàng hay NHÓM – 46K23.1 h khiến quy trình kinh doanh diễn cách hợp lý có hiệu (Laudon, Fourteeth Edition) 1.2 Hệ thống thông tin 1.2.1 Hệ thống xử lý thông tin (TPS) 1.2.1.1 Khái niệm Hệ thống xử lý thông tin (TPS) TPS (Transaction Process System) hệ thống máy tính hóa có chức thu thập trình bày giao dịch ngày cần thiết cho việc kinh doanh doanh nghiệp Mục đích TPS chủ yếu liên quan đến việc theo dõi luồng giao dịch ngày, hệ thống hóa thơng tin cách dễ tiếp cận xác Trong TPS, giao dịch nhập vào hệ thống, tự động cập nhật vào tệp hệ thống trì vĩnh viễn liệu nhân viên doanh nghiệp Các nhà quản lý cần TPS để theo dõi tình trạng hoạt động nội bộ, mối liên hệ cơng ty với mơi trường bên ngồi 1.2.1.2 Thành phần hệ thống xử lý giao dịch Input - đầu vào Có nhiều loại đầu vào khác nhau, tùy thuộc vào hệ thống xử lý giao dịch mà doanh nghiệp sử dụng Processing system - q trình xử lý Các thơng tin nguồn đầu vào chia nhỏ thành định dạng định để máy tính hiểu Tùy thuộc vào loại hệ thống, thời gian xử lý chúng khác Storage - lưu trữ Những thông tin sau xử lý lưu trữ nơi dạng “sổ cái” báo cáo tùy thuộc vào cài đặt doanh nghiệp Output - đầu Thơng thường, đầu tất q trình xử lý ghi báo cáo hệ thống tự động tạo NHÓM – 46K23.1 h 1.2.2 Hệ thống thông tin quản lý MIS Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information Systems) tập trung vào quy trình kinh doanh cơng nghệ thơng tin quản lý q trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, giúp giải vấn đề trao đổi thông tin điều hành tác nghiệp tổ chức doanh nghiệp Mục đích thông tin giúp quản trị điều khiển doanh nghiệp, đồng thời dự đoán hiệu suất tương lai MIS thành lập bảng báo cáo thông tin hiệu suất doanh nghiệp cung cấp cấp thông tin từ hệ thống xử lý thông tin TPS bảng báo cáo phục vụ cho quản lý cấp trung Với giải pháp hệ thống thơng tin quản lý MIS, tồn việc quản lý thông tin trao đổi văn bản, giao việc, nhắc việc, báo cáo công việc, kế hoạch làm việc, lịch làm việc, … tập trung hệ thống Mỗi nhân quan, tổ chức cấp tài khoản để đăng nhập sử dụng tính hệ thống Người quản lý điều phối đưa định từ xa cách dễ dàng NHÓM – 46K23.1 h Thành phần hệ thống MIS: 1.2.3 Hệ thống hỗ trợ định DSS DSS (decision support system) phần mềm hỗ trợ định, phán đoán điều hướng hành động doanh nghiệp hay tổ chức DSS xử lý kho liệu khổng lồ, tổng hợp thông tin để hỗ trợ q trình đưa định NHĨM – 46K23.1 h DSS máy tính hóa điều khiển người Các hệ thống lí tưởng phân tích thơng tin thực đưa định cho người dùng Ít chúng cho phép người dùng đưa định sáng suốt với tốc độ nhanh Mục đích việc sử dụng DSS trình bày thơng tin cho khách hàng cách dễ hiểu Một DSS hữu ích lập trình để tạo nhiều loại báo cáo, tất dựa thông số kỹ thuật người dùng DSS ứng dụng, tải hầu hết hệ thống máy tính, cho dù máy tính bàn hay máy tính xách tay Một số ứng dụng DSS có sẵn thiết bị di động 1.2.4 Hệ thống hỗ trợ điều hành ESS ESS (Executive Support System) chuyên biệt hóa cho lãnh đạo cấp cao, cung cấp thông tin chiến lược cho lãnh đạo Hệ điều hành cung cấp quyền truy cập nhanh chóng nhà lãnh đạo giúp phân tích liệu cách có hệ thống giúp công ty dự báo trù bị cho tương lai ESS sáng tạo dựa nhu cầu quản lý nhà lãnh đạo cấp cao với tính truy xuất thơng tin phạm vi lớn trình bày thơng tin mang tính khái qt cao Người dùng ESS truy xuất thơng tin bên NHÓM – 46K23.1 h lẫn bên ngồi Thơng qua hệ thống ESS, thơng tin diễn tả dạng dạng đồ họa, bảng biểu văn tóm tắt, cho phép người dùng nhìn nhận vấn đề cách khái qt NHĨM – 46K23.1 h - Phục vụ thêm nước mát thời gian họ đợi order đợi nhân viên phục vụ thức uống - Nhân viên cần kiên nhẫn chờ đợi khách order món, chủ động gợi ý nước ngon hay bán quán không giúp khách hàng order nước nhanh mà cịn PR cho sản phẩm qn - Chủ động dắt xe giúp khách hàng giúp tăng thiên cảm quán lòng khách hàng - Thường xuyên cập nhật menu đồ uống nhằm tạo hứng thú cho khách hàng, khuyến khích nhân viên sáng tạo thêm nhiều nước - Vệ sinh quán thường xuyên, quét dọn lau bàn ghế khách về, vệ sinh dụng cụ pha chế thường xuyên - Cấm hành vi gian lận, vụ lợi cá nhân Nếu vi phạm bị xử phạt tùy theo mức độ, chí đuổi việc NHĨM – 46K23.1 h CHƯƠNG 3: PHẦN MỀM QUẢN LÝ POS TẠI HIGHLANDS Phần mềm quản lý mà Highlands Coffee sử dụng phần mềm POS SEITO POS phần mềm mà nhà bán lẻ truyền thống sử dụng để thực hoạt động bán hàng quản lý bán hàng Đơi máy tính tiền, máy quét mã vạch chí máy tính bảng, nơi nhân viên thu ngân nhập sản phẩm, tính tốn đơn hàng thực giao dịch Hầu hết phần mềm POS giám sát quản lý mức tồn kho để giữ sản phẩm trạng thái cân Phần mềm POS đóng vai trò thành phần trung tâm cho doanh nghiệp bạn Nó quản lý nhiều thứ bán hàng, quản lý hàng tồn kho, xử lý toán quản lý khách hàng Thường hệ thống POS bao gồm phần mềm POS kết hợp với thiết bị phần cứng (hoặc không), tùy theo nhu cầu doanh nghiệp Phần cứng hệ thống POS gồm: - Màn hình/ Máy tính bảng: Giúp hiển thị sở liệu sản phẩm chức khác, chẳng hạn theo dõi nhân viên xem báo cáo bán hàng - Máy quét mã vạch: Giúp tự động hóa q trình tốn Qt mã vạch giúp bạn có thơng tin chi tiết sản phẩm thêm thơng tin vào hóa đơn tốn Máy qt mã vạch tích hợp với hệ thống quản lý tồn kho để theo dõi mức tồn kho hàng hóa - Máy tốn: Cho phép khách hàng bạn tốn an tồn thẻ tín dụng đến cửa hàng Khách hàng toán thẻ ngân hàng, thẻ ATM, thẻ chip qua điện thoại - Máy in hóa đơn: Một hóa đơn giấy cho khách hàng biết xác thời gian mua, sản phẩm họ mua số tiền họ phải trả NHÓM – 46K23.1 h - Ngăn đựng tiền: Tiền mặt sử dụng phổ biến phổ biến Việt Nam Ngăn đựng tiền phân loại loại tiền lẻ để thối cho khách nơi an toàn để cất giữ tiền mặt cho giao dịch Phần mềm quản lý đơn hàng công cụ thiếu cho doanh nghiệp lĩnh vực bán lẻ, đặc biệt với cửa hàng kinh doanh theo chuỗi nói chung Highlands Coffee nói riêng Với nhiều tính bật lợi ích, việc sử dụng phần mềm quản lý POS giúp cho Highlands Coffee: - Quản lý bán hàng tốt hơn: Tất liệu kinh doanh: doanh số bán hàng, thông tin khách hàng, hàng tồn kho, nhân viên … tập trung nơi Giúp Highlands Coffee theo dõi sản phẩm mà doanh nghiệp bán, hàng kho lợi nhuận ngày, tháng, năm - Tăng suất làm việc nhân viên: Nhân viên bán hàng nhanh chóng tạo đơn hàng, in hóa đơn, tính tiền thừa nhanh chóng hiệu Đồng thời, POS giúp cho nhân viên Highlands Coffee phục vụ cho nhiều khách hàng lúc, giảm chờ đợi khách hàng, từ tăng hài lịng khách hàng Cửa hàng không cần phải thuê nhiều nhân viên đảm bảo hiệu suất làm việc họ - Quản lý theo dõi hàng tồn kho: Mỗi có giao dịch phát sinh, số lượng hàng hóa tự động cộng/ trừ phần mềm quản lý kho, giúp Highlands Coffee nắm tình trạng hàng hóa kho có kế hoạch nhập hàng kịp thời cho nguyên vật liệu hết hàng lên chương trình khuyến để giải phóng hàng tồn kho - Theo dõi hiệu suất cá nhân: POS giúp Highlands Coffee biết nhân viên bán hàng xuất sắc, doanh số nhân viên đạt được, Ngồi ra, cách theo dõi phân tích, báo cáo phần mềm, quản lý rút kinh nghiệm hướng dẫn nhân viên hiệu cải thiện kết bán hàng họ để đạt nhiều thành tích NHĨM – 46K23.1 h - Theo dõi tình hình kinh doanh lúc, nơi: Highlands Coffee có nhiều chi nhánh cửa hàng, chủ doanh nghiệp bận rộn khơng có thời gian đến cửa hàng với phần mềm POS tảng đám mây POS tảng web giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình kinh doanh lúc, nơi - Ngồi ra, phần mềm POS cịn giúp tối ưu hóa hoạt động Highlands Coffee: + Menu sơ đồ bàn phím tùy chỉnh + Cung cấp chế độ tự phục vụ cho khách hàng đặt hàng qua điện thoại di động, , + Hỗ trợ hoạt động ngoại tuyến: Hệ thống hoạt động bình thường cách đọc sở liệu cục trường hợp máy chủ mạng bị lỗi liệu đồng hóa tự động tiếp tục + Nhận quản lý đơn đặt hàng trực tiếp từ tảng đặt hàng giao hàng bên thứ ba như: Shopee Food, Baemin, Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm POS có bất lợi Highlands Coffee: + Phải lắp đặt máy mua phần mềm sử dụng + Khơng thể tự ý thay đổi giao diện phần mềm mà phải sử dụng theo giao diện sẵn có nhà cung cấp Nếu muốn thay đổi phải tốn khơng chi phí Tuy nhiên, doanh nghiệp tùy chỉnh mẫu in hóa đơn theo thiết kế nhận diện thương hiệu + Yêu cầu người dùng phải thành thạo kỹ vi tính Thêm vào đó, doanh nghiệp phải đào tạo nhân viên cách sử dụng để đem lại hiệu tốt + Khi vận hàng thời gian dài, q trình xử lý thơng tin hệ thống POS bị chậm lại Đặc biệt, liệu hàng hóa dễ bị máy tính gặp vấn đề trục trặc NHĨM – 46K23.1 h 3.1Màn hình Đăng nhập 3.2Giao diện menu NHÓM – 46K23.1 h 3.3Giao diện tốn hóa đơn NHĨM – 46K23.1 h 2 3.4Giao diện nhập số tiền toán cho khách 3.5 Giao diện kiểm tra hóa đơn, tốn in bill cho khách NHÓM – 46K23.1 h NHÓM – 46K23.1 h CHƯƠNG 4: MƠ HÌNH BIỂU HIỆN MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG TRONG MƠ HÌNH DỮ LIỆU So sánh doanh thu bán Highlands Coffee năm 2017, 2018, 2019 lấy số liệu khảo sát mô 11 khách hàng thường xuyên lui tới Highlands Coffee Khách hàng Tên thuộc tính Customer_id Customer_name Mob Gender Kiểu liệu Mô tả General General General General Mã số khách hàng Họ tên khách hàng Số điện thoại khách hàng Giới tính khách hàng Kiểu liệu Mơ tả Danh mục sản phẩm: Tên thuộc tính Catogories_name Catogories_id General General Tên danh mục sản phẩm Mã số danh mục sản phẩm Kiểu liệu Mơ tả Sản phẩm: Tên thuộc tính Product_id Product_name Catogories_id General General General Mã số sản phẩm Tên sản phẩm Mã số danh mục sản phẩm Kiểu liệu Mơ tả Mặt hàng: Tên thuộc tính Item_id Item_name Unit sale price Unit cost Discount allowed Product_id General General General General General General Mã số mặt hàng Tên mặt hàng Giá bán Giá niêm yết Mức chiết khấu Mã số sản phẩm NHÓM – 46K23.1 h Hóa đơn: Tên thuộc tính Invoice_id Customer_id Item_id Quantity sold Month Year Sales Kiểu liệu General General General General General General General Mơ tả Mã số hóa đơn Mã số khách hàng Mã số mặt hàng Số lượng bán Tháng Năm Doanh số bán Minh chứng Dựa theo hình ta thấy mối liên hệ nhóm đối tượng với mối quan hệ 1-nhiều Một danh mục sản phẩm chứa nhiều sản phẩm, sản phẩm có danh mục sản phẩm Một loại sản phẩm có nhiều mặt hàng khác mặt hàng có loại sản phẩm mặt hàng nhiều hóa đơn hóa đơn chứa mặt hàng Và khách hàng có nhiều hóa đơn hóa đơn thuộc khách NHÓM – 46K23.1 h Bảng thống kê doanh số bán năm 2017 Nhận xét: Trong năm 2017, doanh số bán Highlands Coffee 167.430.000 VNĐ, đó, doanh thu đến nhiều espresso danh mục đồ uống với doanh số bán 41.396.000 VNĐ thấp bánh mì que thuộc danh mục đồ ăn với 1.425.000 VNĐ Sở dĩ, có số liệu espresso quán ngon thu hút nhiều khách vị bánh mì que khách ăn nên chưa khách hàng ưa chuộng Trong năm 2017, khách hàng Nguyễn Thị My khách hàng mua sản phẩm quán nhiều Đó năm 2017, quán khiến khách hàng Nguyễn Thị My cảm thấy hài lòng mong muốn quay lại với doanh nghiệp Bảng thống kê doanh số bán năm 2018 Nhận xét: Trong năm 2018, doanh số bán Highlands Coffee 170.834.000 VNĐ, đó, doanh thu đến nhiều từ espresso với doanh số bán 45.518.000 VNĐ thấp bánh mì que với 1.463.000 VNĐ Sở dĩ, có số liệu espresso quán ngon tiếp tục thu hút nhiều khách vị bánh mì que cải thiện nên dẫn đến tăng doanh số bán cịn so với sản phẩm khác NHĨM – 46K23.1 h Trong năm 2018, khách hàng Trần Hải Tuấn khách hàng mua sản phẩm quán nhiều Đó năm 2018, quán thu hút khách hàng Trần Hải Tuấn Bảng thống kê doanh số bán năm 2019 Nhận xét: Trong năm 2019, doanh số bán 176.967.000 VNĐ, đó, doanh thu đến nhiều đến từ espresso với doanh số bán 43.971.000 VNĐ thấp bánh mì que với 1.368.000 VNĐ Sở dĩ, có số liệu espresso quán giữ vị trí lòng khách hàng doanh số giảm so với năm trước khách hàng tìm thấy đổi qua sử dụng doanh số bán bánh mì que giảm so với năm ngối khách hàng cảm thấy vị bánh mì que khơng thu hút Trong năm 2019, khách hàng Hoàng Việt Đức khách hàng mua sản phẩm quán nhiều Đó năm 2019, khách hàng Hoàng Việt Đức cảm thấy Highlands đáp ứng nhu cầu khơng gian vị Bảng thống kê doanh số bán năm 2017,2018,2019 NHÓM – 46K23.1 h Nhận xét: Nhìn chung, năm qua, doanh thu mà doanh nghiệp kiếm nhiều đến từ loại đồ uống thuộc danh mục espresso loại đồ ăn bánh ưa chuộng so với bánh mì que Món bánh mì que có thay đổi khơng đáng kể năm nay, có nhiều hàng quán ăn khiến bánh mì que Highlands khơng để ý ưa chuộng việc khách hàng ngồi ăn khác vị khách hàng Highlands cảm thấy không phù hợp với bánh mì que khách đến Highlands Coffee muốn thưởng thức bánh Doanh thu loại đồ uống đặc biệt espresso tăng dần qua năm qn ngày cải tiến cơng thức thu hút nhiều khách hàng Điều Highlands Coffee trọng vào đồ uống mà khơng trọng vào đồ ăn Trong năm qua, khách hàng Hoàng Việt Đức đem lại cho doanh nghiệp lượng doanh thu nhiều tất khách hàng Có thể doanh nghiệp chiếm ưu lòng khách hàng khiến họ trung thành sử dụng sản phẩm doanh nghiệp NHÓM – 46K23.1 h KẾT LUẬN Ngày nay, trình hội nhập toàn cầu, ngành kinh tế mũi nhọn ngày phát triển mạnh mẽ, đặc biệt năm gần việc quản lý thông qua phần mềm trở nên vô phổ biến thuận tiện hiệu Chương trình quản lý cửa hàng cafe giúp cho việc tin học hóa cửa hàng việc nhập xuất hàng hóa tốt hơn, xác khoa học hơn, làm tăng suất hiệu công việc Trên sở giúp cho quản lý hoạt động cửa hàng cách tự động hóa, tránh sai sót, hạn chế mà cách quản lý thủ công gây ra, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, đạo cấp tình kịp thời nhất.  Chương trình quản lý cửa hàng cafe Highland hoàn thành tương đối tốt đáp ứng nhu cầu cập nhật, truy vấn thơng tin nhanh chóng giải phần quản lý CSDL lưu trữ thơng tin Tuy nhiên, chương trình cịn nhược điểm, thiếu sót cần hồn thiện NHĨM – 46K23.1 h DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Laudon, K C (Fourteeth Edition) Management Information Systems Global Edition: Pearson NHÓM – 46K23.1 h