Trình bày một bài mẫu về lập kế hoạch chiến thuật cho một trường học
Establishment Electronic Library for Quality Service at HCM city University of Food Industry _________________________________________________________ A Tactical Plan board of HCM city University of Food Industry Presented to the Faculty of the Office of the Graduate School Southern Leyte State University Sogod, Southern Leyte In Partial Fulfillment Of the Requirement of the Course Practicum I – MM 508 (Practicum I: Problem Analysis and Decision - Making) _________________________________________________________ By: 1. Mr. Đỗ Văn Khánh 2. Mr. Thái Trần Duy ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- A Tactical Plan board of HCM city University of Food Industry 1 I. RATIONALE OF THE PLAN (Cơ sở lí luận của kế hoạch) Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm TPHCM, trực thuộc Bộ Công Thương, là cơ sở giáo dục đại học công lập, có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng. Trường hoạt động theo Điều lệ trường đại học ban hành kèm theo Quyết định số 153/2003/QĐ-TTg ngày 30/7/2003 của Thủ tướng Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm thành phố Hồ Chí Minh là một trường trọng điểm về đào tạo cán bộ kỹ thuật, công nhân kỹ thuật các ngành công nghệ (trong đó công nghệ chế biến nông thủy sản thực phẩm là lĩnh vực mũi nhọn) cho khu vực phía Nam. Trường có 20 chuyên ngành đào tạo theo hướng công nghệ bao gồm: Công nghệ hóa học; Công nghệ thực phẩm; Công nghệ chế biến thủy sản; Công nghệ sinh học; Công nghệ may; Công nghệ Hóa nhựa, . . . Sinh viên tốt nghiệp từ trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm thành phố Hồ Chí Minh có khả năng làm việc trong các nhà máy, công ty, xí nghiệp, trường học, bệnh viện, trung tâm nghiên cứu, . Nhiều năm qua, lưu lượng học viên của trường không ngừng tăng lên và cơ sở vật chất, nhân sự, bộ máy hoạt động cũng đồng thời phát triển theo, nhằm đáp ứng nhu cầu đào tạo cho hơn 25.000 học sinh – Sinh viên. Cùng với sự phát triển của trường và Lãnh đạo nhà trường xác định “Thư viện là bộ mặt của Trường”. Vì thế, năm 2008 Trung tâm Thư viện được thành lập trên cơ sở phòng Thư viện cũ. Trung tâm Thư viện thành lập với sự đầu tư mới về cơ sở vật chất, trang thiết bị. Với tổng diện tích là 1.485 m 2 , có 03 phòng đọc sách trang bị máy lạnh, thiết bị hiện đại, 01 phòng in ấn, sao lưu, 01 phòng tra cứu với hơn 30 máy vi tính và 01 kho sách với hơn 35.800 đầu sách, 14.500 giáo trình, 35 nhan đề báo, tạp chí . . . ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- A Tactical Plan board of HCM city University of Food Industry 2 Tuy nhiên, Với mô hình thư viện “sách cứng” như trên, ngày càng quá tải và chiếm dụng quá nhiều không gian cho kho sách và phòng đọc. Ngoài ra, với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, cùng với sự đa dạng các thiết bị số di động như: laptop, ipad, smarphone, . . .thì “sách mềm – sách được số hóa” càng ngày chiếm ưu thế về tiện ích sử dụng, giá thành. Đáp ứng được nhu cầu giảng dạy, học tập ngày nay, đó là chủ yếu sử dụng giáo trình, giáo án điện tử, tra cứu tài liệu bằng internet . . Xác định được các lí do như nêu trên, chúng tôi đề xuất giải pháp: “xây dựng thư viện số” nhằm đáp ứng nhu cầu bạn đọc, tăng cường qui mô kho tài liệu, tương thích cao với thời đại là góp phần phát triển Trung tâm thư viện, để xứng đáng với phương châm “ Thư viện là bộ mặt của Trường ĐH Công nghiệp Thực phẩm TP. HCM”. II. BRIEF HISTORY OF THE AGENCY Trường được thành lập năm 1982 với tên gọi Trường Cán bộ Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp Thực phẩm TP. HCM. Trãi qua 30 năm hình thành và phát triển, năm 2001 Trường được nâng cấp lên bậc Cao đẳng và năm 2010 Trường đã được Thủ tướng Chính phủ kí Quyết định số 284/QĐ-TTg chính thức công nhận là Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm TP. HCM. Tên tiếng Anh: Ho Chi Minh City University of Food Industry Tên viết tắt: HUFI Trụ sở chính: 140 Lê Trọng Tấn streets, Tây Thạnh Ward, Tân Phú District – Ho Chi Minh City Website: www.cntp.edu.vn Nhà trường có 5 cơ sở tại thành phố Hồ Chí Minh, 01 phân hiệu đang đầu tư xây dựng tại tỉnh Trà Vinh qui mô 32 ha và 01 phân hiệu đang đầu tư tại Tây Nguyên qui mô 40ha. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- A Tactical Plan board of HCM city University of Food Industry 3 Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm TP. HCM là trường công lập, đào tạo đa ngành, đa hệ từ Trung cấp đến Đại học và sau đại học. Trường có 675 cán bộ, giảng viên, công nhân viên. Bao gồm 14 khoa, 6 trung tâm và 11 phòng ban. Hiệu trưởng hiện nay là: PGS.TS Đặng Vũ Ngoạn. Riêng Trung tâm Thư viện có 13 nhân viên và 1 giám đốc. Trung tâm đặt tại khối nhà E, của trụ sở chính. III. VISION / MISSION OF THE OFFICE Vision Đến năm 2020, Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm TP.HCM trở thành cơ sở đào tạo tiên tiến, đi đầu trong lĩnh vực công nghiệp chế biến. Trở thành trung tâm nghiên cứu khoa học - công nghệ đáp ứng yêu cầu phát triển của Việt nam và khu vực. Mission Xây dựng môi trường học đường thân thiện, văn hoá, nhân văn. Áp dụng công nghệ tiến tiến trong dạy - học, tạo cơ hội để người học tự học suốt đời. Cung ứng đa dạng các dịch vụ giáo dục, nhằm rèn luyện và phát huy tối đa kỹ năng của người học, đáp ứng yêu cầu nguồn nhân lực chất lượng cao của xã hội. CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG 1. Đào tạo nguồn nhân lực trình độ cao về chuyên môn, tin học, ngoại ngữ, các kỹ năng tác nghiệp, tư duy, giao tiếp, làm việc theo nhóm trong nền kinh tế trí thức vì lợi ích của cộng đồng và xã hội 2. Tiếp cận các dịch vụ giáo dục khu vực và thế giới, đào tạo theo hệ thống tín chỉ, cải tiến liên tục chương trình, phương pháp dạy - học và cách quản lý của Trường. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- A Tactical Plan board of HCM city University of Food Industry 4 3. Áp dụng công nghệ thông tin vào dạy - học, vào quản lý hướng tới yêu cầu (nhu cầu và mong đợi) của người học, người sử dụng lao động và xã hội. 4. Thường xuyên cải thiện đời sống của GV & CBVC trong Trường. Phát huy mọi tiềm năng và sự công hiến của tất cả các thành viên, nhằm tăng cao hơn nữa vị thế của Trường. IV. STATEMENT OF THE PROBLEM 1. SITUATIONAL ANALYSIS Hiện tại, Thư viện của Trường có 03 phòng đọc với khoảng 600 chỗ ngồi là quá ít so với nhu cầu sử dụng của học viên. Khi sử dụng phòng đọc học viên chỉ được thực hiện việc đọc sách mà không được sử dụng các thiết bị khác để tra cứu, so sánh . . ., là một bất tiện. Ngoài ra, khi mượn sách đọc, buộc người đọc phải nhớ tên sách, hoặc tác giả thì mới tra cứu được sách cần tìm, không tra cứu trích dẫn nội dung được nên cũng tốn nhiều thời gian. Thuê sách mang về buộc phải kí quỹ thế chấp (bằng giá 100.000đồng), điều này dẫn đến một số đầu sách quý, hiếm bị mất bản gốc. Ngày nay, việc xuất bản “sách cứng – sách in” cũng hạn chế, do thường bị sao chép. Kinh phí đầu tư cho kho sách rất lớn, đặc biệt là sách Quốc tế, từ đó cũng hạn chế sự đa dạng đầu sách phục vụ nhu cầu nghiên cứu và học tập của học viên. Một số tài liệu, giáo trình được xuất bản từ trước thường dùng giấy xấu hoặc đánh máy qua sử dụng lâu ngày bị mờ, khó đọc cũng gây không ít khó khăn cho việc bảo quản, lưu trữ. Việc chia sẽ “tài nguyên sách giấy” trong hệ thống Thư viện các Trường ĐH, các viện nghiên cứu, thư viện tỉnh, thành phố, quốc gia là rất khó khăn. Chủ yếu được thực hiện thông qua các chương trình giới thiệu sách chuyên đề và sách mới xuất bản, tuy nhiên cũng rất hiếm hoi, hạn chế. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- A Tactical Plan board of HCM city University of Food Industry 5 Theo báo cáo tổng kết của Trung tâm thư viện từ năm 2008-2012 về tỷ lệ số lượt sinh viên đã thuê, mượn sách theo số lượt đăng ký thuê, mượn và lưu lượng sinh viên toàn Trường được lập thành bảng như sau. BẢNG 1 Stt Nội dung so sánh Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 1 Lưu lượng SV 16.800 18.400 20.200 23.900 26.500 2 Đăng kí thuê, mướn 108.000 135.000 162.000 189.000 202.500 3 Lượt thuê mướn 102.600 121.500 143.100 156.600 159.300 4 Tỷ lệ (3/2) % 95 90 88 83 78 Theo bảng 1, ta thấy rằng, khi lưu lượng sinh viên tăng thì số lượt sinh viên đến đăng ký thuê, mượn sách cũng tăng, nhưng số lượng sinh viên được đáp ứng theo tỉ lệ giảm dần và sau 5 năm (từ 2008 đến 2012), khả năng đáp ứng (thiếu sách, thiếu chỗ đọc, thời gian đọc trùng nhau) của Thư viện giảm 17 %. Nguy cơ này cũng ngày một dẫn đến làm giảm chất lượng đào tạo, uy tín phục vụ của Trường. Cùng với việc Trường đã ứng dụng phần mềm Edusoft trong quản lý hơn 5 năm qua, nên mạng LAN (mạng nội bộ) đã kết nối toàn trường, đây là lợi thế để triển khai xây dựng Thư viện số. 2. SELECTION AND IDENTIFICATION OF THE PROBLEM Theo phân tích về tình hình nhu cầu sử dụng và khả năng đáp ứng của Trung tâm thư viện “cứng”, ta thấy cần phải có giải pháp tốt nhằm cải thiện năng lực phục vụ bạn đọc của TT. Thư viện thể hiện qua các vấn đề chính: “Thiếu chỗ đọc – Thiếu sách đọc – Có thể đọc mọi lúc mọi nơi –tra cứu nhanh chóng”. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- A Tactical Plan board of HCM city University of Food Industry 6 3. RELATION OF THE MISSION TO THE AGENCY’S MISSION AND MANDATE Với sứ mệnh đề ra là xây dựng môi trường học đường thân thiện, ứng dụng không ngừng công nghệ tiến tiến trong giảng dạy và học tập, tạo cơ hội tốt nhất để người học tự học. Cung ứng đa dạng các dịch vụ giáo dục, nhằm rèn luyện và phát huy tối đa kỹ năng của người học. Bên cạnh đó, mục tiêu chất lượng của Trường là áp dụng triệt để công nghệ thông tin vào việc quản lí, giảng dạy và học tập. Trung tâm thư viên được xác định là bộ mặt của Trường, nên nhiệm vụ là phải đáp ứng và phục vụ tối đa nhu cầu sử dụng thư viện của người học, tạo điều kiện thuận lợi nhất, lượng tài liệu đa dạng, phong phú nhất để phục vụ bạn đọc. 4. PROPONENT’S STAKE AND IMPORTANCE OF THE PLAN Kế hoạch này đưa ra để giải quyết, đáp ứng nhu cầu sử dụng thư viện của sinh viên. Tạo ra nhiều tiện ích nhằm hỗ trợ tốt nhất cho người đọc, như: Truy tìm, tra cứu nhanh chóng, đa dạng phong phú tài liệu, chủ động trong việc lựa chọn không gian đọc, góp phần tăng khả năng tự học, chủ động nghiên cứu cho học viên của Trường, góp phần thực hiện sứ mệnh mà lãnh đạo nhà trường đã đề ra. Kế hoạch này cần được khẩn cấp triển khai đi vào thực hiện để đảm bảo đáp ứng lưu lượng học viên tăng cao trong các năm qua và tạo được ảnh hưởng tốt cho việc tuyển sinh các năm tiếp theo. 5. CONSEQUENCES THAT MAY ARISE IF PLAN WILL NOT BE IMPLEMENTED Theo báo cáo tổng kết đánh giá kết quả hoạt động của Trung tâm thư viện về công tác phục vụ nhu cầu bạn đọc trong giai đoạn 2008-2012. Chúng tôi nhận thấy cần phải đề xuất giải pháp tăng cường khả năng phục vụ nhu cầu bạn đọc của Trung tâm Thư viện trường là việc làm cấp thiết. Vì nếu chậm trễ, hoặc bỏ qua thì sẽ phát sinh một số hậu quả như sau: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- A Tactical Plan board of HCM city University of Food Industry 7 1. Việc mở rộng Thư viện hiện nay là không khả thi vì không có mặt bằng để thực hiện và kinh phí đầu tư cũng rất lớn. Đầu tư sách mới và bảo quản sách cũ gây tốn kém nhiều thời gian, nhân lực, tiền bạc. 2. Thư viện hiện tại không đáp ứng được nhu cầu của sinh viên làm ảnh hưởng đến chất lượng học tập, nghiên cứu. 3. Tài liệu hiện có chưa đa dạng, phong phú, chủ yếu là giáo trình. Ngoài ra, khả năng chia sẽ tài nguyên sách với các Viện, Trường khác bị hạn chế. 4. Hạ tầng kỹ thuật (mạng LAN) công nghệ thông tin hiện có của Trường không khai thác ứng dụng triệt để, gây lãng phí nguồn lực. V. PROPOSED SOLUTION 1. PROJECT DESCRIPTION 1.1. Name of the project: Xây dựng Thư viện số – Nhằm nâng cao năng lực hoạt động cho Trung tâm Thư viện - Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm TP.HCM 1.2. Project location: Khối nhà E, Trung tâm thư viện - Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm TP.HCM 1.3. Specific objective: Nâng cao năng lực hoạt động của Trung tâm Thư viện bằng hình thức phát triển thêm Thư viện số. Trang bị thêm 100 máy vi tính và một phòng đọc dịch vụ (sinh viên thuê máy để truy cập tài liệu). 2. SWOT ANALYSIS 2.1. External Analysis (Opportunities, Threats) Opportunities: (O1) - Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong xã hội. Thiết bị số di động phát triển nhanh, như: Laptop, ipad, smartphone . . . được sinh viên ưa chuộng và sử dụng nhiều. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- A Tactical Plan board of HCM city University of Food Industry 8 (O2) - Sách số hóa ngày càng đa dạng phong phú. (O3) - Trường đã áp dụng giáo án, giáo trình số với 100% phòng học được trang bị máy chiếu, tivi. Hệ thống mạng nội bộ phủ toàn trường, rất thích hợp cho Thư viện số truyền dữ liệu qua mạng LAN hoạt động. Threats: (T1) – Các gói dữ liệu có dung lượng lớn, khi tải về đọc còn chậm, gây nghẽn mạng, ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động khác của Trường. (T2) - Không kiểm soát được việc sao chép, nhân bản tài liệu nên có nguy cơ mất bản quyền và sai lệch nội dung. 2.2. Internal Analysis (Strengths, Weakness) Strengths: (S1) – Kho sách, tài liệu có thể tăng vô hạn mà vẫn không làm tăng diện tích mặt bằng sử dụng. (S2) – Sinh viên có thể đọc ở bất kỳ nơi nào trong Trường thông qua các thiết bị di động bằng Địa chỉ truy cập: http://192.168.55.246:8080/dspace (S3) – Số nhân viên làm công tác thủ thư cũng giảm đi rất nhiều, chỉ cần 2 chuyên viên quản trị mạng là đủ kiểm soát cả kho sách khổng lồ. Weakness: (W1) – Bị phụ thuộc vào hệ thống mạng và năng lượng. Vì khi mạng bị sự cố, hoặc bị cúp điện thì toàn bộ hệ thống thư viện số cũng ngừng hoạt động. 3. STRATEGIES FOR IMPLEMENTATION The proponent initiates the following strategies for implementation: 1. Báo cáo nội dung dự án “xây dựng Thư viện số” với Lãnh đạo Trường và giám đốc Trung tâm Thư viện. Đề xuất kinh phí đầu tư cho dự án. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- A Tactical Plan board of HCM city University of Food Industry 9 2. Sau khi được sự chấp thuận của Lãnh đạo, tiến hành việc sắp xếp lại không gian của Trung tâm để làm phòng đọc dịch vụ, đảm bảo đủ diện tích lắp đặt 100 máy vi tính. 3. Xây dựng phòng quản trị mạng, bố trí 02 máy vi tính (máy chủ) và 02 bàn làm việc cho 02 chuyên viên quản trị mạng. 4. Mua sắm thiết bị văn phòng, Máy vi tính, mua thêm cáp mạng, switch, server, port. 5. Mua file tài liệu, sách số và tiến hành số hóa sách, giáo trình hiện có của Trường. Ban đầu dự kiến kho tài liệu có khoảng 20.000 nhãn mục. Sau đó, sẽ liên tục cập nhật sách, giáo trình do giáo viên Trường biên soạn và mua thêm từ các Viện, Trường, nhà xuất bản để sau 6 tháng đi vào hoạt động, dự kiến có trên 100.000 đầu mục tài liệu phục vụ bạn đọc. 6. Tiến hành lắp đặt thiết bị, kết nối mạng, xây dựng trang web riêng để sinh viên đăng nhập vào kho sách được thuận tiện hơn. Sinh viên sau khi đóng 25.000 đồng/năm phí sử dụng thư viện số, sinh viên dùng mã số, tên trên thẻ sinh viên để đăng nhập và sử dụng. 7. Tuyển dụng nhân sự, gồm: 02 chuyên viên quản trị mạng, 02 nhân viên IT quản lí phòng máy vi tính dịch vụ, 02 thủ thư làm nhiệm vụ số hóa tài liệu, kiểm tra và mua tài liệu cung cấp cho kho sách số. Giám đốc Trung tâm thư viện Trường chịu trách nhiệm quản lí chung. 8. Chạy thử hệ thống, báo cáo kết quả lên Lãnh đạo trường và tiến hành công tác quảng cáo, hướng dẫn sử dụng . . ., đưa dự án vào hoạt động. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- A Tactical Plan board of HCM city University of Food Industry 10 [...]... A Tactical Plan board of HCM city University of Food Industry 12 trên và góp phần nâng cao chất lượng đào tạo cho nhà trường, góp phần xây dựng thương hiệu ĐH Công nghiệp Thực phẩm TP HCM Kính đề nghị lãnh đạo trường xem xét phê duyệt Hình ảnh trang web Thư viện số A Tactical Plan board of HCM city... 301515 kết quả, quảng Dec Jan cáo, hướng dẫn sử dụng và hoạt động Tổng thời gian thực hiện: 45 ngày, Start: 30-Nov, End: 15-Jan A Tactical Plan board of HCM city University of Food Industry 11 5 RESOURCE REQUIRMENTS 5.1.Material Requirement Mô tả vật tư Chi phí xây dựng phòng máy tính dịch vụ Chi phí xây dựng phòng quản... trình thực hiện, trình tự thực hiện của dự án, từ đó phát hiện những thiếu sót, hạn chế để có giải pháp khắc phục, bổ sung kịp thời Activities Days Start End Timeline A Tactical Plan board of University of 3005- 101520- 25- 30- 05- 15Food and Industry Nov Dec Dec Dec Dec Dec Dec Jan Jan 1 Báo cáo nội dung dự án “xây dựng Thư viện số” với Lãnh đạo 305Trường và . ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- A Tactical Plan board of HCM city University of Food Industry 1 I. RATIONALE OF THE PLAN (Cơ sở lí luận của kế. Food Industry _________________________________________________________ A Tactical Plan board of HCM city University of Food Industry Presented to the Faculty