Thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH TM -Điện tử Hoàng Sơn

Luận Văn: Thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH TM -Điện tử Hoàng Sơn

Trang 1

Lời nói đầu

Tiền lơng luôn là vấn đề đợc xã hội quan tâm chú ý bởi ý nghĩa kinh tế

và xã hội to lớn của nó

Tiền lơng cũng là một vấn đề hết sức quan trọng, nó quyết định đến sựthành công hay thất bại của từng doanh nghiệp Một chính sách tiền lơng hợp

lý là cơ sở, đòn bẩy cho sự phát triển của Doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, tiền lơng là một phần không nhỏcủa chi phí sản xuất Nếu doanh nghiệp vận dụng chế độ tiền lơng hợp lý sẽtạo động lực tăng năng suất lao động

Đối với ngời lao động tiền lơng có một ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi

nó là nguồn thu nhập chủ yếu giúp cho họ đảm bảo cuộc sống của bản thân

và gia đình Do đó tiền lơng có thể là động lực thúc đẩy ngời lao động tăngnăng suất lao động nếu họ đợc trả đúng theo sức lao động họ đóng góp, nhngcũng có thể làm giảm năng suất lao động khiến cho quá trình sản xuất chậmlại, không đạt hiệu quả nếu tiền lơng đợc trả thấp hơn sức lao động của ngờilao động bỏ ra

ở phạm vi toàn bộ nền kinh tế, tiền lơng là sự cụ thể hơn của quá trìnhphân phối của cải vật chất do chính ngời lao động làm ra Vì vậy, việc xâydựng tháng lơng, bảng lơng, lựa chọn các hình thức trả lơng hợp lý để saocho tiền lơng vừa là khoản thu nhập để ngời lao động đảm bảo nhu cầu cảvật chất lẫn tinh thần, đồng thời làm cho tiền lơng trở thành động lực thúc

đẩy ngời lao động làm việc tốt hơn, có tinh thần trách nhiệm hơn với côngviệc thực sự là việc làm cần thiết

Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thơng mại - điện tửHoàng Sơn, em đã có cơ hội và điều kiện đợc tìm hiểu và nghiên cứu thựctrạng về kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty Nó đãgiúp em rất nhiều trong việc củng cố và mở mang hơn cho em những kiếnthức em đã đợc học tại trờng mà em cha có điều kiện để đợc áp dụng thựchành

Em xin chân thành cám ơn sự tận tình giúp đỡ, sự nhiệt tình của BanGiám đốc và các anh chị trong Công ty, đặc biệt là Phòng Kế toán, trong thờigian thực tập vừa qua, giúp em hoàn thành đợc chuyên đề thực tập này

Trang 2

Nội dung của chuyên đề, ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3 phầnchính sau đây:

Phần I : Đặc điểm chung của Công ty TNHH Thơng mại - điện tử

Hoàng Sơn

Phần II: Thực trạng về kế toán tiền lơng và các khoản trích theo

l-ơng tại Công ty TNHH Thl-ơng mại -điện tử Hoàng Sơn

Phần III: Nhận xét và đánh giá

Trang 3

Phần I

Đặc điểm chung của Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn

1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH

Th-ơng mại - điện tử Hoàng Sơn :

Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn thành lập theo quyết

định số 0102013837 ngày 6 tháng 12 năm 2000 của sở kế hoạch đầu t TP

Hà nội Tên gọi của Công ty lúc bắt đầu thành lập là Công ty TNHH Thơngmại - điện tử Hoàng Sơn

Có thể khái quát các giai đoạn phát triển của Công ty nh sau:

- Từ năm 2000 đến năm 2002 : Kinh doanh các linh kiện điện tử các mặthàng đồ điện - điện tử phục vụ cho nhu cầu của ngời tiêu dùng

- Từ năm 2000 đến nay: Kinh doanh ,sửa chữa ,lắp đặt các linh kiện điện

tử , các mặt hàng đồ điện - điện tử phục vụ cho nhu cầu của ngời tiêudùng.và làm đại lý phân phối chính thức cho các hãng điện tử nh : SONY,

LG , SAMSUNG,PANASONIC…

2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty:

Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanh baogồm hai lĩnh vực cụ thể:

 Kinh doanh các linh kiện điện tử , các mặt hàng đồ điện - điện

tử phục vụ sản xuất kinh doanh ,sinh hoạt : Cung cấp các linhkiện điện tử , các mặt hàng đồ điện , điện tử cho nhu cầu củangời tiêu dùng … và làm đại lý phân phối chính thức cho cáchãng điện tử nh : SONY, LG , SAMSUNG, PANASONIC …

Trang 4

 Hoạt động kinh doanh dịch vụ sửa chữa , lắp đặt các loại đồ

điện , điện tử phục vụ cho nhu cầu của ngời tiêu dùng … …

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn :

Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn hoạt động theo luậtdoanh nghiệp Nhà nớc, chịu sự quản lý của sở kế hoạch và đầu t TP Hànội Công ty có 4 phòng ban với các chức năng và nhiệm vụ khác nhau :

Phòng Kế toán Tài vụ:

- Tham mu cho Ban Giám đốc đề xuất về các chính sách tài chính,ngân hàng và kế toán, vốn và nguồn vốn nhằm hỗ trợ kinh doanh có hiệu quảhơn

- Tham mu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồnvốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động sản xuất kinh doanh củaCông ty

- Thực hiện và chấp hành tốt các quy định, Nghị định, văn bản của BộTài chính, Ngân hàng Trung ơng và của Thành phố về các chế độ kế toán tàichính và ngân hàng

Thực hiện và chấp hành tốt về chế độ kế toán, nộp các loại thuế hiện hành

đúng kỳ hạn, đúng theo biểu thuế của Nhà nớc quy định, góp phần làmtròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nớc

Phòng kinh doanh dịch vụ sửa chữa, lắp đặt các loại đồ điện- điện tử

- Chuyên sửa chữa thay thế các loại đồ điện điện tử phục vụ cho nhucầu của ngời tiêu dùng … … …

Trang 5

Phòng kinh doanh các linh kiện điện tử , các mặt hàng đồ điện- điện tử :

- Chịu trách nhiệm kinh doanh các linh kiện điện tử , các mặthàng đồ điện , điện tử cho nhu cầu của ngời tiêu dùng … và làm đại

lý phân phối chính thức cho các hãng điện tử nh : SONY, LG ,SAMSUNG,PANASONIC…

Phòng ytế:

Phòng bảo vệ:

4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công

ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn:

4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn:

Kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động,tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn nhằm

đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chínhcủa Công ty

Phòng kế toán tài vụ của Công ty có chức năng và nhiệm vụ nh tham

mu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết quảdoanh thu từng quý và năm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty,

đồng thời thực hiện và chấp hành tốt về chế độ kế toán, thực hiện các báocáo theo quy định của Trung ơng và thành phố, của các ngành về các hoạt

động tài chính của Công ty

Để đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, phòng kếtoán tài vụ của Công ty có 06 nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệm

về một phần việc của mình, gồm:

- Một Kế toán trởng kiêm Trởng phòng

- Một kế toán tiền lơng kiêm TSCĐ, vật t, hàng hoá

- Một kế toán thanh toán kiêm giao dịch Ngân hàng

- Một kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành

Trang 6

- Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ

- Thủ quỹ

*Kế toán trởng (Trởng phòng):

- Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toánthống kê của Công ty, tổ chức điều hành chung bộ máy kế toán, phân côngcông việc cụ thể cho từng phần hành kế toán

- Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán,các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong Công ty cũng nh chế độ chứng

từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chính sách thuế,chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng cũng nh chế dộ trích lập và

sử dụng các quỹ của Công ty

- Có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theoquy định của Trung ơng và Thành phố cũng nh của các ngành chứcnăng

* Kế toán tiền lơng kiêm kế toán vật t, hàng hoá, tài sản cố định:

 - Về tiền lơng, BHXH, BHYT: Tổ chức hạch toán, cung cấpthông tin về tình hình sử dụng lao động tại Công ty, về chi phí tiền l-

ơng và các khoản trích nộp BHYT, BHXH Cuối kỳ có nhiệm vụ làmbáo cáo thực hiện quỹ lơng và các khoản nộp bảo hiểm trích theo lơng

- Về tài sản cố định: Xác định giá trị của tài sản, tham gia kiểm kê tàisản và theo dõi vào sổ sách tình hình tài sản phát sinh trong Công ty trongtháng, quý và năm, đồng thời lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng giảm tàisản cố định

- Về vật t, hàng hoá: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình hiện có vàbiến động từng loại vật t, hàng hoá đồng thời chấp hành đầy đủquy định về thủ tục nhập, xuất, bảo quản vật t, hàng hoá Cuốitháng lập bảng kê tổng hợp xuất, nhập, tồn vật t, hàng hoá

Trang 7

* Kế toán thanh toán kiêm giao dịch ngân hàng:

Chịu trách nhiệm về mở tài khoản, ghi séc, uỷ nhiệm chi, thanh toántiền ngân hàng , hớng dẫn thủ tục thanh toán, kiểm tra chứng từ, kiểm traviệc mở sổ, ghi sổ xuất nhập vật t hàng hoá của Công ty Cuối kỳ lập báo cáothu, chi, tồn quỹ tiền mặt và đối chiếu với ngân hàng, lập báo cáo kiểm kêquỹ

* Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành:

Thu thập, lập và kiểm tra chứng từ kế toán, tham gia giúp lãnh đạo xétduyệt chi phí cho các hoạt động kinh doanh của Công ty

* Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ:

Theo dõi tình hình công nợ, tạm ứng của khách hàng, các thủ tục kêkhai nộp thuế, tổ chức đối chiếu công nợ, thu hồi các khoản nợ của kháchhàng, cân đối nhu cầu vốn, tránh tình trạng thiếu vốn trong kinh doanh

* Thủ quỹ:

Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, có nhiệm vụ thuchi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên Hàng ngày phải kiểm kê số tiềnmặt thực tế, đối chiếu với số liệu trong sổ sách

4.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và luân chuyển chứng

từ tại Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn:

Một trong những đặc trng của hạch toán kế toán là ghi nhận thông tinphải có căn cứ chứng từ Chứng từ kế toán là bằng chứng xác minh nội dungnghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh Phơng pháp chứng từ kế toán là mộtcông việc chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị

Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn đã sử dụng các loạichứng từ kế toán theo quy định hiện hành nh các loại phiếu nhập kho, phiếuxuất kho, thẻ kho, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn xuất nhập khẩu và hoá đơnbán hàng Cách ghi chép và luân chuyển chứng từ hợp lý, thuận lợi cho việcghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu, đồng thời đáp ứng đợc yêu cầu của công tácquản lý

Các chứng từ kế toán đợc sử dụng tại Công ty TNHH Thơng mại

-điện tử Hoàng Sơn nh sau:

a) Các chứng từ về tiền tệ gồm:

Trang 8

- Phiếu thu: là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợptài khoản 111- Tiền mặt.

- Phiếu chi: là căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợptài khoản 111-Tiền mặt

- Biên bản kiểm kê quỹ: xác nhận số tiền tồn quỹ thực tế tại thời điểmkiểm kê

b) Các chứng từ về tài sản cố định gồm:

- Biên bản kiểm kê tài sản cố định

- Biên bản đánh giá lại tài sản cố định

- Biên bản thanh lý tài sản cố định

- Biên bản bàn giao tài sản cố định

- Phiếu nhập kho: Là căn cứ để thủ kho nhập vật t, hàng hóa, và là căn

cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 152, 153, 155, 156

- Phiếu xuất kho: là căn cứ để thủ kho xuất kho vật t, hàng hoá, ghithẻ kho và là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tàikhoản 152, 153, 155, 156

Trang 9

* Quy trình kế toán trong Công ty đợc tổ chức theo các bớc sau:

- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán: kiểm tra, xác minh chứng

từ xem có trung thực, có hợp lệ, có đúng chế độ thể lệ kế toán hay không đểdùng làm chứng từ kế toán

- Cập nhật chứng từ: các kế toán viên có nhiệm vụ ghi chép nội dungthuộc phần công việc mình đợc giao nh số vật t, hàng hoá nhập, xuất, tồn, sốtiền thu, chi, các khoản phải trả cán bộ công nhân viên, các khoản BHYT,BHXH trích nộp theo lơng tổng hợp số liệu và định khoản kế toán

- Luân chuyển chứng từ: Các chứng từ sẽ đợc luân chuyển về các bộ phận

đợc quy định tuỳ theo tính chất và nội dung của từng loại để các bộ phận đóvào sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp đồng thời vào máy, nhằm đáp ứng yêucầu về các thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác

- Lu trữ chứng từ: Bộ phận kế toán tài vụ chịu trách nhiệm về quản lý vàbảo quản hồ sơ tài liệu phòng mình và các chứng từ kế toán một cách khoahọc, có hệ thống và đầy đủ theo đúng quy định, dễ tìm khi cần sử dụng

phần II Thực trạng về kế toán tiền lơng

và các khoản trích theo lơng tại Công ty tnhh thơng mại –

động còn đợc lĩnh Khoản thanh toán về trợ cấp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm

Trang 10

Y tế cũng đợc lập tơng tự Sau khi kế toán trởng kiểm tra, xác nhận và ký,Giám đốc duyệt y, bảng thanh toán tiền lơng và Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm

Y tế sẽ đợc làm căn cứ để thanh toán lơng và Bảo hiểm xã hội cho ngời lao

động

Thông thờng tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lơng và các khoảnkhác sẽ đợc chia làm hai kỳ: kỳ I là tạm ứng và kỳ sau sẽ nhận số còn lại saukhi đã trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập Các khoản thanh toán lơng,thanh toán Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những ngờicha đợc lĩnh lơng cùng với các chứng từ và các báo cáo thu, chi tiền mặtphải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ

Các mẫu chứng từ

1.2 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán tiền long và các khoản trích theo long kế toán tại công ty

sử dụng các TK

TK 334: Phải trả công nhân viên

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhânviên của doanh nghiệp về tiền lơng, tiền công, phụ cấp, tiền thởng, Bảo hiểmxã hội, Bảo hiểm Y tế, và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ

Bên Nợ:

- Phản ánh các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lơng của công nhân viên

- Tiền lơng, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên

- Kết chuyển tiền lơng công nhân viên cha lĩnh

Bên Có:

- Phản ánh tiền lơng, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho công

nhân viên

D Nợ (nếu có): Phản ánh số trả thừa cho công nhân viên

D Có: Phản ánh tiền lơng, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên

TK 338: Phải trả và phải nộp khác.

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả phải nộp cho cáccơ quan pháp luật , cho cấp trên về KPCĐ , BHXH , BHYT , các khoản khấutrừ vào lơng … … …

Bên Nợ:

Trang 11

- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ

- Các khoản phải nộp , phải trả hay thu hộ

- Trích KPCĐ, BHXH , BHYT theo tỷ lệ quy định

- Nộp kinh phí Công đoàn lên cấp trên (1%)

- Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị

Bên Có:

- Trích lập quỹ KPCĐ

- KPCĐ vợt chi đợc cấp bù

Số D Có: phản ánh số kinh phí công đoàn cha nộp hoặc cha chi tiêu

Số D Nợ: trong trờng hợp: Số KPCĐ vợt chi cha đợc cấp bù

 TK 3383: Bảo hiểm xã hội

D Có: phản ánh số BHXH còn lại cha nộp, cha chi tiêu

D Nợ: BHXH vợt chi cha đợc cấp bù

 TK 3384: Bảo hiểm Y tế

Trang 12

Bªn Nî: Ph¶n ¸nh BHYT nép cho c¬ quan qu¶n lý quü

Bªn Cã: ph¶n ¸nh viÖc trÝch lËp quü BHYT

D Cã: Ph¶n ¸nh BHYT cßn cha nép

1.3 C¸c nghiÖp vô chñ yÕu :

- TÝnh ra tiÒn l¬ng ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn trong kú:

Cã TK 141: KhÊu trõ tiÒn t¹m øng thõa

Cã TK 1388: KhÊu trõ tiÒn CN ph¹m lçi ph¶i båi thêng

Cã TK 3338: ThuÕ Thu nhËp nép hé c«ng nh©n viªn

Cã TK 3383, 3384: Quü BHXH,BHYT c«ng nh©n viªn ph¶i nép

- Ph¶n ¸nh tiÒn l¬ng, thëng, BHXH, BHYT, ¨n ca thùc tÕ Doanh nghiÖp… ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn:

* §èi víi doanh nghiÖp s¶n xuÊt thêi vô:

- Doanh nghiÖp tiÕn hµnh trÝch tríc tiÒn l¬ng nghØ phÐp cña c«ng nh©n s¶nxuÊt

Trang 13

Các khoản khấu trừ vào thu nhập của CNVC (tạm ứng, bồi th ờng vật chất, thuế thu nhập … )

Phần đóng góp cho quỹ BHXH, BHYT

Thanh toán l ơng, th ởng, BHXH và các khoản khác cho CNVC

NVBH,

QL DN

Tiền th ởng

BHXH phải trả

trực tiếp

TK 141, 138 TK 334 TK 641, 642

Sơ đồ hoạch toán các khoản thanh toán với công nhân viên chức:

Trang 14

1.4 Hệ thống Tài khoản kế toán Công ty sử dụng:

Số hiệu

tk Tên TàI khoản Số hiệu tk Tên TàI khoản

Loại 1: TàI sản lu động Loại 3: Nợ phải trả

Tiền đang chuyển

Tiền Việt nam

Ngoại tệ

33313331133312333333343338

Thuế GTGT phải nộpThuế GTGT đầu raThuế GTGT hàng N khẩuThuế XNK

Thuế thu nhập DNCác thuế khác

Trang 15

Phải trả phải nộp khác

TS thừa chờ xử lýKinh phí công đoànBHXH

BHYTPhải trả khác

156

1561

1562

Hàng hoá

Giá mua hàng hoá

Chi phí thu mua hàng hoá

421 Lợi nhuận cha phân phối

515 Thu nhập hoạt động tài

711 Các khoản thu nhập bất

635 Chi phí hoạt động tài chính 001 Tài sản thuê ngoài

911 Xác định kquả kinh doanh 009 Nguồn vốn khấu hao cơ

bản

1.5 Tổ chức Hệ thống sổ kế toán tại Công ty:

Để phù hợp quy mô cũng nh điều kiện thực tế, Công ty TNHH Thơngmại - điện tử Hoàng Sơn áp dụng hình thức hạch toán Chứng từ ghi sổ và các

Trang 16

loại sổ của hình thức này gồm có: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái và các

sổ chi tiết tài khoản

* Hệ thống sổ kế toán đợc áp dụng tại Công ty:

Trang 17

1.6 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty:

Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn sử dụng hệ thống báo cáo kếtoán theo đúng chế độ và quy định của Nhà nớc và thực hiện tốt các báo cáo

về các hoạt động tài chính của Công ty

* Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty TNHH Thơng mại - điện tửHoàng Sơn gồm:

- Báo cáo quyết toán (theo quý, năm)

- Bảng cân đối kế toán (theo quý, năm)

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (theo quý, năm)

- Bảng cân đối tài khoản (theo quý, năm)

- Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập (theo năm)

- Quyết toán thuế thu nhập Doanh nghiệp (theo năm)

- Quyết toán thuế GTGT (theo năm)

- Thuyết minh báo cáo tài chính (cuối năm)

* Các báo cáo tài chính trên đợc gửi vào cuối mỗi quý của niên độ kế toán và

đợc gửi tới các cơ quan sau:

- Cơ quan cấp chủ quản (Sở Thơng Mại)

- Chi cục Tài chính Doanh nghiệp

- Cục Thống kê

- Cục thuế

- Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số loại báo cáo nội bộ nh: Báo cáocác khoản phải thu, phải trả, tình hình công nợ, tình hình xuất nhập khẩucác sản phẩm, hàng hoá, phân tích kết quả về tài chính và các hoạt độngkinh doanh trong xuất nhập khẩu các mặt hàng của Công ty Các báo cáonày sẽ đợc gửi tới Ban Giám đốc Công ty

1.7 Phơng pháp tính tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn

1.7.1 Một số quy tắc hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng 1.7.1.1 Một số quy tắc hạch toán tiền lơng

Trang 18

Việc thực hiện hình thức trả lơng thích hợp cho ngời lao động, kết hợpchặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và ngờilao động sẽ có tác dụng là đòn bẩy kinh tế, khuyến khích ngời lao động chấphành tốt kỷ luật lao động, có trách nhiệm với công việc, không ngừng họchỏi, sáng tạo, nâng cao trình độ về kiến thức cũng nh kỹ năng công việc.Bên cạnh chế độ tiền lơng, tiền thởng, cán bộ, công nhân viên trongCông ty còn đợc hởng các khoản trợ cấp thuộc Quỹ Bảo hiểm xã hội, Bảohiểm Y tế trong các trờng hợp ốm đau, thai sản theo đúng chế độ hiện hànhcủa nhà nớc.

Theo hình thức tính lơng trên, hàng tháng kế toán tiền lơng của Công ty

sẽ tiến hành tính lơng phải trả cho ngời lao động, đồng thời tính các khoản

trích theo lơng nh Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế Bảng thanh toán tiền lơng

sẽ đợc kế toán tiền lơng (ngời lập bảng lơng) ký, ghi rõ họ tên rồi chuyểncho Kế toán trởng kiểm tra, ký xác nhận, sau đó Giám đốc Công ty ký duyệt.Công ty sẽ tiến hành trả lơng cho nhân viên làm hai kỳ:

- Kỳ I: Tạm ứng lơng (Vào các ngày 15 hàng tháng)

- Kỳ II: Cuối tháng căn cứ vào bảng quyết toán lơng và các khoảntrích theo lơng trừ đi số tạm ứng đầu tháng và thanh toán số còn lại cho ngờilao động

Bảng Tạm ứng lơng Kỳ I và Bảng thanh toán lơng Kỳ II sẽ đợc lu tạiPhòng kế toán Mỗi lần lĩnh lơng, nhân viên Công ty phải trực tiếp ký vào cột

“Ký nhận” Nếu có ngời nhận thay thì phải ghi “KT”(ký thay) và ký tên.Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc theo dõi số ngày công làm việc thực

tế, ngày nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH, nghỉ họp, nghỉ phép… để làmcăn cứ thanh toán cho ngời lao động các khoản phụ cấp, tiền thởng, các chế

độ BHXH nh ốm đau, thai sản, BHXH trả thay lơng… Công ty có sử dụngBảng Chấm công theo quy định hiện hành của Nhà nớc

Mỗi phòng ban trong Công ty phải lập bảng chấm công hàng tháng chocác nhân viên trong phòng mình Hàng ngày, ngời đợc phân công công việcchấm công phải căn cứ theo tình hình thực tế của phòng mình để chấmcông cho từng ngời, ghi vào ngày tơng ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo kýhiệu quy định trong chứng từ nh sau:

Trang 19

kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính phụ cấp tiền ăn tra của Công

ty cho công nhân viên và các chế độ BHXH (thai sản), chế độ lơng BHXH(ốm đau, tai nạn rủi ro)

Kế toán tiền lơng sẽ căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng ngời vàtính ra số ngày công theo từng loại tơng ứng của từng cán bộ công nhân viêntrong Công ty

1.7.1.2 Một số quy tắc hạch toán các khoản trích theo lơng

Chứng từ kế toán BHXH trả thay lơng Công ty sử dụng gồm: Phiếu nghỉhởng BHXH và bảng thanh toán BHXH

1.7.1.2 1 Phiếu nghỉ hởng BHXH:

- Trong thời gian lao động, ngời lao động bị ốm đợc Cơ quan Y tế chophép nghỉ, ngời đợc nghỉ phải báo cho Công ty và nộp giấy nghỉ cho ngờiphụ trách chấm công Số ngày nghỉ thực tế của ngời lao động căn cứ theobảng chấm công hàng tháng

- Cuối tháng phiếu nghỉ hởng BHXH kèm theo bảng chấm công kế toáncủa đơn vị chuyển về phòng kế toán Công ty để tính BHXH Tuỳ thuộcvào số ngời phải thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lơng trong tháng củatừng đơn vị mà kế toán có thể lập bảng thanh toán BHXH cho từngphòng, ban, bộ phận hay toàn công ty Cơ sở để lập bảng thanh toánBHXH là phiếu nghỉ hởng BHXH Khi lập phải phân bổ chi tiết theo từng

Trang 20

trờng hợp: nghỉ bản thân ốm, con ốm, tai nạn lao động, tai nạn rủi ro, thaisản Trong mỗi khoản phải phân ra số ngày và số tiền trợ cấp BHXH trảthay lơng.

- Mẫu Phiếu nghỉ hởng BHXH

Phiếu nghỉ hởng BHXH (Giấy chứng nhận nghỉ ốm) đợc sử dụng tại

Công ty theo mẫu sau: (Mặt trớc)

Tên Cơ quan Y tế Ban hành theo mẫu CV

Số 90TC/CĐKT ngày 20/7/99 của BTC

Số KB/BA Quyển số: 127

622 Giấy chứng nhận nghỉ ốm Số: 037

Họ và tên: Vũ Lâm Tùng Tuổi: 36

Đơn vị công tác: Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn

Lý do cho nghỉ: Phẫu thuật xơng khớp gối

Số ngày cho nghỉ: 15ngày(Từ ngày15/12đến hết ngày31/12/2005)

Trang 21

Cuối tháng kế toán tính tổng hợp số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng

ng-ời và cho toàn Công ty, bảng này phải đợc nhân viên phụ trách về chế độBHXH của Công ty xác nhận và chuyển cho kế toán trởng duyệt chi Bảngnày đợc lập thành 2 liên: 1 liên gửi cho Cơ quan quản lý Quỹ BHXH cấp trên

để thanh toán số thực chi, 1 liên lu tại phòng kế toán cùng các chứng từ khác

Hiện nay Công ty áp dụng một hình thức trả lơng chính Đó là trả lơngtheo thời gian mà cụ thể là hình thức trả tiền lơng tháng

Việc xác định tiền lơng phải trả cho ngời lao động căn cứ vào bảngchấm công trong tháng , hệ số mức lơng (cấp bậc) , phụ cấp trách nhiệm(nếu có)

N C : ngày công theo quy định ( 26 ngày )

Ngoài ra, tuỳ theo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, nếuCông ty đạt đợc mức doanh thu theo chỉ tiêu, kế hoạch đề ra thì các cán bộ,

Trang 22

công nhân viên trong Công ty sẽ đợc hởng thêm một hệ số lơng của Công ty,

có thể là 1,5 hoặc 2tuỳ theo mức lợi nhuận đạt đợc

Thời gian để tính lơng, tính thởng, phụ cấp, trợ cấp và các khoản khácphải trả cho ngời lao động là theo tháng

Ví dụ: Anh Trịnh Văn Sơn, Giám đốc Công ty có hệ số lơng là 4,76;

phụ cấp trách nhiệm là 2 , số ngày công thực tế của anh là 27 công Ngoài ra,

do hoạt động kinh doanh năm 2005 đạt lợi nhuận cao, hoàn thành vợt mứcchỉ tiêu đề ra nên toàn bộ các cán bộ công nhân viên trong Công ty đ ợc hởngthêm một hệ số lơng của Công ty là 0,6 Vậy mức lơng tháng 12/2005 củaanh Sơn sẽ là:

(4,76+2+0,6) x 350.000 x 27 : 26 = (đồng/tháng)Ngoài chế độ tiền lơng, Công ty còn tiến hành xây dựng chế dộ tiền th-ởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động kinh doanh nhằmkhuyến khích ngời lao động có nhiều đóng góp hơn cho sự phát triển củaCông ty

1.7.3 Cách tính và trích lập Quỹ BHXH, Quỹ BHYT, KPCĐ

1.7.3.1 Cách tính

Công ty thực hiện theo đúng chế độ hiện hành của Nhà nớc nh trong trờnghợp nghỉ việc vì ốm đau, thai sản, tai nạn rủi ro có xác nhận của cán bộ Y tế.Thời gian nghỉ hởng BHXH sẽ đợc căn cứ nh sau:

* Nếu làm việc trong điều kiện bình thờng mà có thời gian đóngBHXH:

* Tỷ lệ hởng BHXH trong trờng hợp này đợc hởng 75% lơng cơ bản

*Với công thức tính lơng BHXH trả thay lơng nh sau:

Tỷ lệ hởng BHXH

Trang 23

lơng 26 ngày BHXH

Ví dụ : Trong tháng 12/2005, anh Vũ Lâm Tùng là nhân viên thuộc

Phòng kinh doanh sửa chữa của Công ty bị bệnh, có xác nhận của Bác sỹ.Theo bảng chấm công số ngày công thực tế của anh là 12 ngày, anh nghỉ ốm

15 ngày Mức lơng cơ bản của anh là 2,98 Theo chế độ hiện hành thì anh

- Dùng để thanh toán cho công nhân viên khi họ bị mất khả năng lao động

-Đợc trích lập theo tỉ lệ 20% so với quỹ tiền lơng trong đó: 15% là

ng-ời sử dụng lao động phải nộp và đợc tính vào chi phí kinh doanh, 5% ngng-ờilao động phải nộp trừ vào lơng

1.7.3.2.2 Quỹ BHYT:

-Dùng để thanh toán các khoản viện phí, thuốc men cho ngời lao độngkhi họ đi khám chữa bệnh

-Đợc trích lập theo tỉ lệ 3% so với quỹ tiền lơng trong đó: 2% là ngời

sử dụng lao động phải nộp và đợc tính vào chi phí kinh doanh, 1% ngời lao

động phải nộp trừ vào lơng

1.7.3.2.3 Kinh phí công đoàn:

- Dùng để thanh toán cho các khoản chi tiêu của tổ chức công đoàn tại

đơn vị và tổ chức công đoàn cấp trên

- Đợc trích lập theo tỉ lệ 2% so với tiền lơng và toàn bộ kinh phí này ngời

sử dụng lao động phải chịu và tính vào chi phí kinh doanh trong đó 1%giữ lại cho công đoàn đơn vị, còn 1% nộp cho công đoàn cấp trên

Trang 24

2 Thực tế công tác kế toán tiền lơng tại Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn

2.1 Các chứng từ có liên quan đến việc tính lơng

- Bảng thanh toán tạm ứng của Công ty tháng 12 năm 2005 :

- Phiếu chi số 20 quyển 04

- Bảng chấm công của Công ty tháng 12 năm 2005

- Bảng tính lơng của Công ty tháng 12/2005

- Phiếu chi số 32 quyển 04

Để đảm bảo đời sống sinh hoạt cho các cán bộ, công nhân viên trongCông ty, Công ty đã tạm ứng lơng kỳ I cho các cán bộ, công nhân viên trongCông ty Tuỳ thuộc vào mức lơng cơ bản của từng ngời mà họ có thể ứng l-

ơng theo nhu cầu của mình nhng không đợc vợt quá mức lơng cơ bản của

Cụ thể trong tháng 12/2005 có bảng thanh toán tạm ứng lơng Kỳ I nh sau:

Trang 25

Nguyễn Duy Mạnh Kinh doanh 300000

Trần Văn Minh Kinh doanh 200000

Nguyễn Thị Hoa Kinh doanh 200000

Vũ Thanh Hằng Kinh doanh 200000

Nguyễn Quỳnh Chi Kinh doanh 200000

Vũ Lâm Tùng Hành chính 300000

Bùi Hữu Hoan Hành chính 300000

Đào Thu Hằng Kinh doanh 200000

Đinh Thanh Huyền Kế toán 200000