TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KINH TẾ HỌC MÔN QUẢN LÝ HỌC BÀI TẬP NHÓM ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC Thành viên nhóm 1, Nguyễn Thị Mai Hoa MSV 11181832 2, Nguyễn Thị Thu Trang MSV 1118516[.]
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KINH TẾ HỌC MƠN: QUẢN LÝ HỌC BÀI TẬP NHĨM ĐỀ TÀI: NGHIÊN CỨU VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC Thành viên nhóm: 1, Nguyễn Thị Mai Hoa MSV: 11181832 2, Nguyễn Thị Thu Trang MSV: 11185160 Lớp tín chỉ: Quản lý học 1_21 Hà Nội, ngày 20, tháng 10, năm 2019 Mục lục: Sơ đồ cấu tổ chức 1,Phân tích sơ đồ câu tổ chức theo thuộc tính a, Chun mơn hóa cơng việc b, Hình thành phận c, Cấp quản lý tầm quản lý d, Quyền hạn trách nhiệm tổ chức e, Tập trung phi tập trung quản lý f, Phối hợp phận tổ chức 2,Đánh giá a, Tính thống b, Tính tối ưu c, Tính tin cậy d, Tính linh hoạt e, Tính hiệu 3, Đề xuất hoàn thiện Câu hỏi: Lựa chọn tổ chức quan tâm, vẽ sơ đồ cấu tổ chức, phân tích theo thuộc tính Đánh giá cấu tổ chức theo yêu cầu cấu tổ chức Chỉ điểm mạnh,điểm yếu gợi ý hoàn thiện tổ chức Tổ chức lựa chọn: Công ty TNHH y dược Phú Hưng Việt Nam Xung phong làm Sơ đồ cấu tổ chức: Tổng giám đốc Giám đốc Marketing Giám đốc sale Trưởng phịng Nhóm trưởng Nhóm trưởng Trưởng phịng Nhóm trưởng Nhóm Trưởng Trưởng phịng vận đơn Trưởng phịng Nhóm trưởng Nhóm trưởng Trưởng phịng Nhóm trưởng Giới thiệu doanh nghiệp Tên doanh nghiệp: công ty TNHH y dược Phú Hưng Việt Nam Trụ sở chính: Tầng 28, tịa nhà C chung cư Garden, Tân Mai, Hoàng Mai, Hà Nội Điện thoại: 0394584910 Công ty TNHH y dược phú hưng việt nam thành lập vào ngày 16/03/2018 theo giấy chứng nhận kinh doanh số 0103000692 Lĩnh vực kinh doanh chính: phân phối dược phẩm , thực phẩm chức hỗ trợ sức khỏe Doanh thu năm công ty đạt khoảng 20 tỷ, đảm bảo cho nhân viên mức thu nhập từ 4tr trở lên/1 người/ tháng Công ty có bước tiến mạnh mẽ phát triển ngày hôm nhờ tài quản lý tổ chức người quản lý tổ chức hoàn thiện, xây dựng cấu tổ chức linh động, phù hợp phát huy Nhóm Trưởng khả nhân viên, phân bổ nguồn lực hiệu phận, thành phần tổ chức 1, Phân tích cấu tổ chức cơng ty theo thuộc tính , điểm mạnh, điểm yếu A, Sự kết hợp chun mơn hóa tổng hợp hóa Cơng ty có hội đồng quản trị gồm người có tổng giám đốc giám đốc tất phòng ban trực thuộc quyền quản lý ban giám đốc phịng ban bố trí chun mơn hóa, phát huy tối đa lực hoạt động chun mơn phịng ban Ưu điểm: - Công ty kết hợp chuyên môn hóa tổng hợp hóa linh hoạt - Nhờ tổng hợp hóa mà ban giám đốc quản lý tổng thể hoạt động công ty - Nhờ chun mơn hóa mà nhiệm vụ phức tạp công ty trở thành hoạt động đơn giản chun mơn, chúng mang tính độc lập tương đối giao chúng cho phận công ty Nhược điểm: o Ban giám đốc có người phải đảm nhiệm số lượng công việc lớn dẫn đến tình trạng quản lý khong hiệu quả, số cơng việc bị xao nhãng, không quan tâm sử lý cách mức B,Sự hình thành phận phân hệ Hình thành phận theo chức năng: o Các phận phân theo chức công ty TNHH y dược Phú Hưng Việt Nam gồm có: o -Tổng giám đốc: Là người có quyền định cao công ty, định chiến lược phát triển kế hoạch kinh doanh công ty, định giải pháp phát triển thị trường, ký châm dứt hợp đồng với thành viên, định mức lương thưởng lợi ích khác nhân viên, định cấu tổ chức quản lý công ty, sửa đổi bổ sung điều lệ công ty o - Bộ phận sale: Là phận tư vấn bán hàng, chăm sóc khách hàng, phân phối , tiêu thụ sản phẩm đàu Trong giám đốc sale chịu trách nhiệm quản lý phòng ban, quản lý doanh số bán hàng qua thời kỳ Chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo số liệu doanh thu nhân viên từ trưởng phòng Tổng hợp data khách hàng từ Giám đốc Marketing để chia cho trưởng phòng, từ chia cho nhân viên nhóm o - Bộ phận marketing: Là phận chịu trách nhiệm khảo sát, nghiên cứu thị trường nhằm tìm nhu cầu, đặc tính sản phẩm mà khách hàng tìm kiếm mà cụ thể quan tâm thực phẩm chức hỗ trợ sức khỏe Đặc biệt phát triển phận khách hàng tiềm với vai trò xây dựng thương hiệu định vị thương hiệu sản phẩm, marketing đảm nhận khâu quảng cáo đưa thị trường tiếp cận đến nhiều khách hàng Trong giám đốc Marketing chịu trách nhiệm quản lý nhân viên cấp , tiếp nhận báo cáo nhân viên thơng qua trưởng phịng Phân tích, tìm kiếm thị trường , lập kế hoạch Marketing quản lý tổng hợp data khách hàng từ nhân viên cấp Ngồi tổng giám đốc Marketing cịn có nhiệm vụ tuyển dụng đào tạo nhân o - Bộ phận vận đơn: Là phận có vai trị xác nhận , ký phát sau sản phẩm xác nhận Hay nói cách khác điều vận đơn hàng thông qua thông tin có sẵn mà phận sale tổng hợp Bộ phận vận đơn thuộc quyền quản lý trực tiếp tổng giám đốc o Với cách tổ chức phân chia theo chức năng, công ty phát huy tối đa ưu tối đa chuyên môn hóa phận theo chức tập chung vào cơng việc có tính chất tương đồng với nhân viên có tiêu chuẩn nghề nghiệp, đồng thời phát huy lợi công ty, giảm thiểu trùng lặp hoạt động tạo điều kiện đào tạo lao động Ngoài ra, hoạt động phân chia theo chức tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ cấp cao nhất, dễ dàng phát sai sót hoạt động phận o Bên cạnh cơng ty cịn sử dụng mơ hình cấu tổ chức ma trận thể rõ việc nhân viên cấp có trách nhiệm báo cáo cho nhà quản lý phận : o Ngoài việc giám đốc ủy quyền cho trưởng phịng, trưởng phịng ủy quyền cho trưởng nhóm o Với mơ hình nhân viên cấp gặp khó khăn cơng viêc dễ dàng nhận hỗ trợ từ nhà quản lý o Tuy nhiên với mơ hình nhân viên phải chịu áp lực từ nhiều phía, phức tạp trình làm việc C, Cấp quản lý tầm quản lý o Cơ cấu mơ hình cơng ty tổ chức theo mơ hình hình tháp Có tính thống mục tiêu tốt Giữa phận có gắn kết cao o Xét tầm quản lý: o Quản lý bao quát tổng giám đốc, giám đốc quản lý chung, chịu trách nhiệm chung nhân viên Giám đốc người có chun mơn cao kinh nghiệm lĩnh vực quản lý Vì tầm quản lý giám đốc rộng o Tiếp theo sau giám đốc, phạm vi quản lý giảm dần, quản lý cấp phịng Các trưởng phịng có kinh nghiệm quản lý việc tổ chức chịu trách nhiệm quản lý phịng Mỗi trưởng phòng quản lý khoảng 30 nhân viên Và trưởng phòng chịu quản lý trực tiếp giám đốc o Cuối quản lý cấp nhóm, cơng ty chia thành nhóm nhỏ Mỗi nhóm khoảng 10 đến 15 nhân viên, chịu quản lý nhóm trưởng Và nhóm trưởng nhomsnhor chịu quản lý trực tiếp trưởng phòng o Xét cấp quản lý: Hai giám đốc có tầm quản lý rộng nhất, bao quát lĩnh vực chuyên môn, nên môi lĩnh vực cần người làm đủ o Trưởng phịng có tầm quản lý giảm dần, chịu trách nhiệm phịng mình, nên số lượng cần nhiều Trong hệ thống cơng ty có trưởng phòng o Tầm quản lý tiếp tục thu hẹp, phịng chia thành nhóm nhỏ, đồng nghĩa với việc số lượng nhóm trưởng phải nhiều, cấp quản lý số lượng quản lý nhiều o o Ưu điểm: Cấu tạo đơn giản, dễ hình dung Tăng khả phối hợp, tăng sáng tạo hoạt động nhóm cá nhân Giữa cấp có linh hoạt, gần gũi, thân thiện o Nhược điểm: Tầm kiểm soát ban giám đốc rộng, việc quản lý cơng việc cơng ty phịng ban báo cáo, ban giám đốc phải phụ trách vai trị tuyển dụng, tài việc ban giám đốc phải làm nhiều việc vấy làm cho công việc giám đốc nhiều Gây căng thẳng, làm chậm tiến độ cơng việc cần có giải pháp khắc phục hạn chế D, Quyền hạn trách nhiệm tổ chức o Cơ cấu tổ chức công ty sử dụng quyền hạn: trực tuyến, chức tham mưu o Quyền hạn trực tuyến: Là quyền hạn cho phép nhà quản lý định giám sát trực tiếp cấp Như vậy, tổng giám đốc có quyền hạn trực tuyến với giám đốc trưởng phòng vận đơn., giám đốc với trưởng phòng, trưởng phòng với nhóm trưởng, nhóm trưởng với thành viên nhóm Tất tạo nên chuỗi huy từ cấp cao đến cấp thấp o Quyền hạn Tham mưu: Trong cấu tổ chức tham mưu thể rõ cấp quản lý nhóm trưởng với thành o o o o o viên nhóm Các thành viên nhóm tự sáng tạo, trao đổi với nhau, bàn bạc đưa ý kiến công khai, thoải mái với nhóm trưởng thể rõ Nhóm trưởng cần tạo mơi trường thật thân thiện để thúc đẩy gần triệt để khả thành viên nhóm Các trưởng nhóm có quyền hạn tham mưu cho trưởng phòng Các trưởng phòng có quyền hạn tham mưu đến ban giám đốc Giám đốc sale giám đốc MKT thực điều tra, khảo sát khách hàng tiến hành phân tích thị trường nhằm tạo nhu cầu sản phẩm dịch vụ công ty, từ đưa lời khuyên chiens lược cải thiện, hay phát triển nhms sản phẩm đề xuất lên tổng giám đốc xem xét định Quyền hạn chức năng: qyền hạn chức trao cho cá nhân phận định kiểm soát hoạt động định phận khác Ban giám đốc trao quyền cho trưởng phịng Khi trưởng phịng thị trực tiếp cho nhân viên cấp phòng để thực chức phịng E, Tập trung phi tập trung quản lý o Để quản lý tổ chức quyền hạn yếu tố khơng thể thiếu o Quyền hạn mức độ độc lập dành cho người thông qua việc trao cho họ quyền định o Quyền hạn bao gồm hai mức: o + Tập trung: Là phương thức tổ chức phần lớn việc định tập trung vào mức quản lý cao tổ chức o +Phi tập trung: Là phương thức tổ chức nhà quản lý cấp cao trao cho cấp quyền định Phi tập trung cịn có hai dạng là: o > Ủy quyền: hành vi cấp trao cho cấp số quyền hạn để họ nhân danh thực cơng việc định o > Trao quyền:là hành vi cấp cho phép cấp thực công việc định cách độc lập o Phân tích tổ chức mà quan tâm, thấy: Ban giám đốc thực trao quyền cho nhân viên cấp thực công việc Ở ban giám giám đốc trao quyền cho trưởng phòng Các trưởng phòng lại tiếp tục trao quyền cho nhân viên cấp dươi cụ thể với công việc vấn đề nảy sinh vấn đề vận hành công việc trưởng phòng chịu trách nhiệm giải Mức độ phi tập trung tổ chức mức tương đối cao Với nhận thức hi vọng nhà quản lý cấp tự thuận lợi trong việc đưa định mang tính đột phá chờ đợi sáng tạo Với mức độ đảm bảo hoạt động tổ chức an toàn, có kiểm sốt phát huy tính nawg động, sáng tạo cá nhân, việc tập trung phi tập trung quản lý kết hợp linh hoạt, mềm dẻo, phù hợp với thời kỳ Ưu điểm: Tạo quán đường lối sách hoạt động cơng ty, cấp kiểm soát dễ dàng hoạt động cấp Ban giám đốc điều động nguồn lực dễ dàng để thực nhiệm vụ Nhược điểm: Do tính chất tập trung quyền lực dẫn đến làm giảm quan trọng tính tích cực, khả sáng tạo quản lý thấp Đôi ban giám đốc phải bận bịu với định tác nghiệp, làm cho công việc căng thẳng, tác động làm giảm thời gian cho hoạt động chiến lược công ty E, Phối hợp phận tổ chức Tự nội phịng ban việc phối hợp phịng ban, phận cơng ty cịn nhiều hạn chế Do có kiểm sốt chặt chẽ ban giám đốc ban giám đốc có liên kết với nên việc phối hợp phịng ban, phận cơng ty có nhiều bước tiến nhiên chế phối hợp cơng ty cịn yếu 4, Đánh giá cấu tổ chức theo yêu cầu A, Tính thống mục tiêu Mỗi cá nhân góp phần vào mục tiêu chung tổ chức Mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ phận tương đối thống với mục tiêu chung tổ chức Trong công ty tính chất tập trung cấu thể rõ Quyền lực tập trung ban giám đốc công ty Tạo quán đường lối sách hoạt động cơng ty, cấp kiểm soát dễ dàng hoạt động cấp ban giám đốc điều động nguồn lực dễ dàng để thực nhiệm vụ B,Tính tối ưu Số cấp công ty hợp lý Mối quan hệ phòng ban tương đối tốt thực chưa có hợp tác cao Tự nội phịng ban việc phối hợp phịng ban, phận cơng ty cịn nhiều hạn chế Do có kiểm sốt chặt chẽ ban giám đốc nên việc phối hợp phòng ban, phận tổ chức nên việc phối hợp cơng ty có nhiều bước tiến nhiên chế phối hợp cơng ty cịn yếu C,Tính tin cậy Q trình truyền đạt thơng tin diễn tương đối tốt, khơng có tượng ứ đọng hay tắc nghẽn thông tin, mệnh lênh truyền từ xuống Q trình phản hồi thơng tin cho cấp lãnh đạo chưa thực tốt Sự minh bạch mối quan hệ tương đối tốt D,Tính linh hoạt Sự phối hợp nhân viên phận công ty đánh giá tốt Điều tạo cho cấu tổ chức có ổn định việc thực công việc hàng ngày Song, chức công ty coi phụ thuộc lại chưa có kết họp chặt chẽ Điều gây khó khăn cho việc phối họp có thay đối lược, làm giảm tốc độ phản ứng thích nghi với biến động E,Tính hiệu Do hầu hết cán nhân viên xếp công việc phù hợp với lực chuyên môn nên hiệu làm việc cao Trong công ty việc điều động phối hợp nguồn lực để thực mục tiêu dễ dàng, phối hợp hiệu chưa cao, mặt khác lại mang ảnh hưởng đến hoạt động cơng ty Đó chồng chéo nhiệm vụ, không thống nhiệm vụ, việc trao đổi thơng tin cịn hiệu Việc xây dựng kênh thông tin dọc ngang cần thiết làm cho thơng tin thơng suốt phận ban giám đốc dễ dàng kiểm tra thúc đẩy chế phối hợp Việc sử dụng cơng cụ phối hợp cịn hạn chế Văn hóa cơng ty chưa thực sợi dây gắn kết thành viên công ty Gợi ý hồn thiện cấu tổ chức cơng ty Lý phải hoàn thiện cấu tổ chức o Qua việc tìm hiểu phân tích tình hình cấu tổ chức công ty TNHH y dược PHú Hưng Việt Nam, ta nhận thấy thành đạt công ty tổ chức theo mô hình cấu chức phù hợp với quy mơ đặc điểm hoạt động kinh doanh, đảm bảo thực triệt để chế độ thủ trưởng lãnh đạo từ đề cao trách nhiệm cá nhân, thúc đẩy người làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, góp phần nâng cao hiệu cho cơng tác điều hành Cơ cấu tổ chức công ty đảm bảo phòng ban làm việc đáp ứng tính chun mơn hóa, cơng việc diễn nhanh Sự phân chia nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn phòng ban rõ ràng tạo điều kiện cho việc thực nhiệm vụ tốt nhất, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh Công ty diễn liên tục đạt hiệu cao o Bên cạnh thành đạt được, cấu tổ chức cơng ty cịn hạn chế cần khắc phục là: nhiệm vụ ban giám đốc nặng dẫn tới tình trạng tải công việc, giám đốc thường phải làm thêm để giải cơng việc dẫn đến tình trạng q tải công việc, nhân viên kinh doanh thường xuyên phải làm thêm để đáp ứng yêu cầu cơng việc Vì việc hồn thiện cấu tổ chức công ty vấn đề quan trọng cấp thiết ảnh hưởng trưc tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh cơng ty 3,Đề xuất hồn thiện cấu tổ chức cho công ty TNHH y dược Phú Hưng VN o Từ thực trạng phân tích ta thấy cấu tổ chức quản trị chưa hợp lý việc bố trí xếp nhân phòng ban: Để khắc phục tình trạng này, theo nhóm em nên bổ sung thêm vị trí trưởng phịng nhân để san sẻ công việc trách nhiệm với ban giám đốc o Phịng nhân có chức tuyển dụng, đào tạo nhân lực điều chuyển nhân viên cho phù hợp với phận Phòng chịu đạo trực tiếp từ Tổng giám đốc o Đồng thời cần thành lập thêm phịng tài Phịng với số lượng người gồm: trưởng phịng nhóm trưởng, chịu đạo trực tiếp từ Tổng giám đốc Phịng có chức lập kế hoạch tài chính, ngân quỹ, kế tốn nhằm đảm bảo có quản lý phân bổ nguồn lực tài phù hợp Ngồi ra,nhiệm vụ thống kê, xử lý số liệu đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước theo dõi tình hình kinh doanh phận thức Sơ đồ cấu tổ chức gợi ý: TỔNG GIÁM ĐỐC Giám đốc sale Trưởng phịng nhân Trưởng phịng Nhó m trưở ng Nhó m trưở ng Giám đốc Marketing Trưởng phịng tài Trưởng phịng Nhó m trưở ng1 Nhó m trưở ng Nhó m trưở ng Nhó m trưở ng2 Trưởng phịng Nhó m trưở ng Nhó m trưở ng Trưởng phịng Nhó m trưở ng Nhó m trưở ng Trưởng phòng vận đơn