Slide chuong 2 thiết kế tổ chức dự án và xây dựng đội nhóm dự án

TS Bùi Thu Hiền Thiết kế cấu tổ chức dự án Các mơ hình tổ chức dự án Lựa chọn mơ hình tổ chức dự án Giám đốc dự án Vị trí trách nhiệm giám đốc dự án Tố chất cần thiết giám đốc dự án Xây dựng nhóm dự án Nhóm dự án Văn phịng QTDA/ Ban quản lý dự án …Quản lý dự án quản lý người… Tổ chức dự án Tổ chức: gồm nhóm người xếp theo trật tự định, phối hợp hoạt động nhằm đạt đến mục tiêu tổ chức Khơng có tổ chức xấu hay tốt mà có tổ chức thích hợp hay khơng thích hợp Trong tổ chức, thành viên phải xác định rõ trách nhiệm o Trách nhiệm = quyền hạn+bổn phận Mơ hình theo cấu trúc chức (Functional Organization) • Quản lý hệ thống phân cấp chức có tổ chức  Các mảng khác dự án giao cho đơn vị chức tương ứng chịu trách nhiệm hồn thành  Việc phối hợp trì thơng qua kênh quản lý bình thường • Cấu trúc chức thường sử dụng khi:  Một phận chức đóng vai trị chủ đạo việc hồn thành dự án,  Có vị trí chi phối thành công dự án Mô hình dạng chức GIÁM ĐỐC Trưởng phịng đầu tư Trưởng phịng kỹ thuật Trưởng phịng tài Linh hoạt việc huy động sử dụng nhân lực Tính chuyên sâu cao Thiếu tập trung, phối hợp Tổ chức lỏng lẻo, môi trường bất ổn Các hoạt động DA không nhận ưu tiên cần thiết Mơ hình dạng chức • Ưu điểm: Sử dụng hiệu kinh nghiệm nguồn lực Linh hoạt việc sử dụng nhân viên Dễ hoạch định kiểm soát Ổn định phát triển lâu dài cho nhân viên • Nhược điểm: Thiếu tập trung Sự phối hợp yếu (Poor Integration) Chậm: nhiều thời gian để hồn thành dự án Khơng có quyền lực tập trung Mơ hình quản trị dự án chun trách (Dedicated Teams) • Một nhà quản lý dự án tồn thời gian định • Nhóm chun gia nịng cốt làm việc toàn thời gian cho dự án (chun trách) • Nhóm chun trách tạo thực thể riêng biệt Mơ hình quản trị dự án chuyên trách (Dedicated Teams) • Mối liên kết tổ chức đội dự án : công ty trì kiểm sốt chặt chẽ thơng qua kiểm sốt tài cơng ty cho phép tự tối đa quản lý dự án để thực dự án • Các cơng ty có hoạt động dự án hoạt động chi phối (Projectized Organization), công ty xây dựng, cơng ty tư vấn, tồn công ty thiết kế để hỗ trợ đội dự án Mơ hình dạng dự án chun trách GIÁM ĐỐC Giám đốc DA A Tài Kỹ thuật Trưởng phòng kỹ thuật Sản xuất Giám đốc DA B Tài Kỹ thuật Trưởng phịng tài Sản xuất Văn phịng QTDA/Ban quản lý dự án VAI TRỊ CỦA PMO • PMO có vai trị chủ yếu sau: – lập kế hoạch chiến lược quản lý dự án – vai trò giám sát thực dự án đảm bảo quy trình, thủ tục cần có dự án – vai trò lưu giữ tất liệu, thơng tin dự án 45 Văn phịng QTDA/Ban quản lý dự án NHIỆM VỤ CỦA PMO • Theo Block (1999), PMO thường thực nhiệm vụ sau: – Thiết lập đảm bảo thực quy trình quản trị dự án hiệu – Đánh giá tăng cường khả QTDA tổ chức – Đào tạo QTDA hỗ trợ giám đốc dự án có chứng QTDA – Xác định, phát triển hỗ trợ giám đốc dự án, trì ứng viên có lực tham gia quản lý dự án – Cung cấp dịch vụ tư vấn cho giám đốc dự án – Hỗ trợ giám đốc dự án cơng việc hành – … 46 Văn phòng QTDA/Ban quản lý dự án NHIỆM VỤ CỦA PMO • Theo Block (1999), PMO thường thực nhiệm vụ sau: – … – Xây dựng quy trình ước tính đánh giá rủi ro – Tổng kết quản lý danh mục rủi ro dự án – Tiến hành kiểm toán kiểm tra dự án – Duy trì lưu trữ tài liệu dự án – Thiết lập CSDL nguồn lực dự án quản lý sở – Thu thập, truyền tải thông tin kỹ thuật… 47 Văn phòng QTDA/Ban quản lý dự án CÁCH THỨC HOẠT ĐỘNG CỦA PMO • Trong doanh nghiệp, PMO thành lập ba cấp: – Thứ nhất, cấp dự án (level 1) – PMO trực tiếp hỗ trợ dự án – Thứ hai, cấp phòng ban chức (level 2) – PMO tương đương phòng ban DN – Thứ ba, cấp độ doanh nghiệp (level 3) – PMO hỗ trợ cho toàn DN liên quan đến quản trị dự án Vai trò PMP liên quan đến vai trò quản trị chiến lược nhiều 48 Văn phòng QTDA/Ban quản lý dự án CÁCH THỨC HOẠT ĐỘNG CỦA PMO Sơ đồ : Cách thức thành lập PMO Tổng giám đốc (CEO) Bộ phận hỗ trợ thuộc công ty mẹ Công ty Phòng Kinh doanh Phòng Giao hàng Dự án A Phòng Hỗ trợ Dự án B PMO (Level 3) PMO (Level 2) PMO (Level 1) Nguồn: Casey Peck (2001) 49 Văn phòng QTDA/Ban quản lý dự án CÁCH THỨC HOẠT ĐỘNG CỦA PMO • Về cách thức hoạt động, PMO vận hành theo mơ hình sau: – Mơ hình trạm dự báo thời tiết (Weather station) – Mơ hình tháp kiểm sốt (Control tower) – Mơ hình trung tâm nguồn lực (Resource pool) 50 Văn phòng QTDA/Ban quản lý dự án Mơ hình trạm dự báo thời tiết (Weather station) • Theo mơ hình này, PMP trung tâm theo dõi giám sát tình trạng hoạt động dự án mà không cần trực tiếp tác động kiểm soát dự án • Một số vấn đề cần tập trung: – Tiến độ dự án sao? – Chi phí chi cho dự án bao nhiêu? – Tình trạng rủi ro dự án nào? 51 Văn phịng QTDA/Ban quản lý dự án Mơ hình tháp kiểm sốt (Control tower) • Mơ hình coi quản trị dự án kỹ kinh doanh cần phải bảo tồn hỗ trợ • Mơ hình tập trung vào việc phát triển phương pháp để liên tục cải thiện kỹ QTDA, tập trung vào hạn chế tồn cách thức giải • Mơ hình có bốn chức sau: – Thiết lập tiêu chuẩn để quản lý dự án – Tư vấn cách thức tuân thủ tiêu chuẩn – Bắt buộc tuân thủ tiêu chuẩn – Cải thiện tiêu chuẩn 52 Văn phòng QTDA/Ban quản lý dự án Mơ hình trung tâm nguồn lực (Resource pool) • Mục tiêu mơ hình trì cung cấp chuyên gia đào tạo, có kỹ quản trị dự án • PMO nơi thường xuyên đào tạo, nâng cấp kỹ cho giám đốc dự án • Khi cơng ty khởi động dự án mới, phịng ban liên quan đưa yêu cầu đến PMO để thành lập nhóm dự án -> để mơ hình thực thành cơng, PMO nên đặt cấp Cty 53 QUẢN TRỊ DỰ ÁN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP VÀ TÁC ĐỘNG ĐẾN QUẢN TRỊ DỰ ÁN 54 2.4 Văn hóa doanh nghiệp tác động đến QTDA VĂN HĨA DOANH NGHIỆP • Là hệ thống khái niệm, niềm tin, giá trị giả định chia sẻ Hệ thống thể thơng lệ thói quen, hình thành nên giá trị niềm tin tổ chức • VHDN phản ánh cá tính DN, khiến dự đoán thái độ hành vi thành viên tổ chức • VHDN tạo nên khác biệt tổ chức so với tổ chức khác ngành 55 3.4 Văn hóa doanh nghiệp tác động đến QTDA VĂN HĨA DOANH NGHIỆP • Larson (2011) tổng hợp 10 đặc điểm tạo nên VHDN bao gồm: Cá tính thành viên Tính tập thể Sự tập trung vào quản lý Tính hợp tác đơn vị Sự kiểm soát Mức độ chấp nhận rủi ro Tiêu chí thường Sự chấp nhận mâu thuẫn Việc trọng đến phương thức hay kết 10 Hệ thống mở 56 2.4 Văn hóa doanh nghiệp tác động đến QTDA NHẬN DIỆN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP • • • • • • • Kiến trúc doanh nghiệp Cách thức tổ chức doanh nghiệp Cách thức người tương tác tổ chức Các giai thoại tổ chức Các tiêu chí để thăng tiến thưởng Những nhân vật chủ chốt doanh nghiệp Các kiện quan trọng doanh nghiệp 57 2.4 Văn hóa doanh nghiệp tác động đến QTDA TÁC ĐỘNG CỦA VHDN ĐẾN VIỆC TỔ CHỨC DỰ ÁN • Văn hóa DN tác động đến QTDA theo bốn cách: – VHDN tác động đến cách thức phòng ban chức tương tác hỗ trợ việc thực mục tiêu dự án – VHDN tác động đến mức độ cam kết thành viên dự án để thực mục tiêu dự án sở hoàn thành nhiệm vụ khác – VHDN ảnh hưởng đến trình hoạch định dự án cách thức ước tính thời gian hồn thành dự án cách thức phân bổ nguồn lực vào dự án – VHDN tác động đến cách thức mà nhà quản lý đánh giá hiệu làm việc nhóm dự án kết thực DA 58 Các vấn đề mấu chốt • Mơ hình tổ chức cho dự án bạn? • Làm giám đốc dự án khó nào? Phải làm gì? • Nhóm dự án đóng vai trị thành cơng dự án? Nhóm quan trọng hay giám đốc dự án quan trọng hơn? Để phát triển nhóm dự án phải làm nào?