Một số vấn đề cơ bản của đàm phán trong hoạt động ngoại thương”.

Một số vấn đề cơ bản của đàm phán trong hoạt động ngoại thương”.

Lời mở đầu

Từ khi đất nớc ta chuyển từ nền kinh tế tập trung sang nền kinh tế thị tr-ờng, các quan hệ thơng mại giữa nớc ta với các nớc trên thế giới ngày càng phong phú và đa dạng Các hợp đồng mua bán quốc tế hàng hoá giữa các

th-ơng nhân Việt nam với các thth-ơng nhân nớc ngoài ngày càng nhiều hơn về số lợng và lớn hơn về giá trị hợp đồng Khi đàm phán ký kết các hợp đồng mua bán quốc tế nhìn chung các bên đều muốn hợp đồng đợc thực hiện tốt, vì có

nh vậy họ mới có thể đạt đợc mục đích lớn nhất của mình trong kinh doanh,

đó là lợi nhuận Nhng đáng tiếc là không ít những doanh nghiệp Việt nam phải chịu nhiều thua lỗ, thiệt hại khi buôn bán với nớc ngoài, mà một trong những nguyên nhân chủ yếu lại xuất phát từ việc đàm phán ký kết hợp đồng mua bán ngoại thơng Vì vậy, quá trình đàm phán ký kết hợp đồng mua bán ngoại thơng đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động thơng mại và đợc các nhà kinh doanh thơng mại quốc tế quan tâm Để góp phần vào việc nghiên cứu đầy đủ và kịp thời những vấn đề nêu trên em đã lựa chọn đề tài :

“Một số vấn đề cơ bản của đàm phán trong hoạt động ngoại thơng”

Do sự hạn chế về thời gian cũng nh chiều sâu về kiến thức nên bài viết không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận đợc sự chỉ bảo góp ý của thầy giáo để đề tài nghiên cứu đợc hoàn thiện hơn

Em xin chân trọng cảm ơn!

Phần nội dung

I Một số vấn đề cơ bản của đàm phán trong hoạt động ngoại thơng.

1 Khái niệm đàm phán trong hoạt động ngoại thơng

Trong giao dịch ngoại thơng, các chủ thể thờng có sự khác biệt về quan

điểm, luật pháp, tập quán thông lệ buôn bán, tôn giáo, văn hoá, truyền thống

và quyền lợi trong giao dịch Những sự khác biệt này dẫn đến các xung đột

cần đợc giải quyết để các bên có thể tiến hành giao dịch ngoại thơng ổn thoả

và đảm bảo cân bằng về quyền và lợi ích cũng nh trách nhiệm đối với nhau Cơ chế giải quyết phổ biến và hiệu quả nhất để giải quyết những xung

đột đó là thông qua đàm phán thơng lợng, tức là quá trình tìm hiểu lẫn nhau

và trao đổi ý kiến về những vấn đề quan tâm giữa hai bên trong giao dịch ngoại thơng Cơ chế giải quyết xung đột này trong mua bán quốc tế đợc gọi là

đàm phán thơng mại

Ngời ta định nghĩa về đàm phán thơng mại là quá trình trao đổi ý kiến giữa các chủ thể trong một xung đột nhằm đi tới thống nhất về cách nhận

định, thống nhất quan niệm và cách xử lý các vấn đề nảy sinh trong quan hệ buôn bán giữa hai hoặc nhiều chủ thể

2 Đặc điểm và vai trò của đàm phán trong hoạt động ngoại thơng

- Đàm phán thơng mại là bớc đầu tiên trong quá trình giao dịch trực tiếp giữa hai bên, vì vậy sự thành công hay thất bại trong giai đoạn này sẽ quyết định đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng ngoại thơng

- Đàm phán thơng mại là quá trình cần thiết để các bên giới thiệu về nhau về những vấn đề chung của mỗi quốc gia và những vấn đề cụ thể xung quanh giao dịch mà các bên đang quan tâm, nhằm đi tới sự thông hiểu và thống nhất về cách thức tiến hành giao dịch

- Đàm phán thơng mại là biện pháp đầu tiên và hiệu quả nhất để phòng ngừa từ xa các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng

3 Bản chất của đàm phán trong hoạt động ngoại thơng

Từ việc nghiên cứu khái niệm, vai trò và đặc điểm của đàm phán trong hoạt động ngoại thơng cho thấy bản chất thực sự của đàm phán chính là giải quyết những xung đột, vớng mắc cũng nh các vấn đề nảy sinh giữa các bên tham gia giao dịch để đi tới một vấn đề tập trung, thống nhất đó là bớc khởi

đầu để tiến tới đạt đợc mục đích cuói cùng: ký kết một bản Hợp đồng hoàn hảo

4 Các phơng thức đàm phán

4.1 Phơng pháp đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp

Phơng thức đàm phán đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp là phơng thức đàm phán mà các bên gặp gỡ nhau trực tiếp để trao đổi vấn đề liên quan

đến việc ký kết hợp đồng Phơng thức này đặc biệt quan trọng vì nó rút ngắn

đợc thời gian giao dịch, giúp cho các bên có thể giải thích cặn kẽ các điều kiện để đi đến thống nhất các điều khoản của hợp đồng, đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề

Tuy nhiên, do khoảng cách không gian giữa các bên ký kết hợp đồng mua bán ngoại thơng thờng xa nhau nên việc đàm phán trực tiếp không phải

lúc nào cũng đạt hiệu quả cao Phơng thức này đòi hỏi chi phí rất tốn kém, thủ tục rờm rà, đôi khi các bên vấp phải khó khăn do bất đồng ngôn ngữ Nếu các bên không tỉnh táo, mất bình tĩnh, không tự chủ sẽ dễ bị để lộ ý

định của mình cho đối phơng biết Vì vậy các doanh nghiệp thờng chỉ sử dụng phơng thức đàm phán này đối với những hợp đồng có giá trị lớn, có tính chất phức tạp

Trong phơng thức này, thời điểm các bên hoàn toàn thống nhất với nhau

về các vấn đề đã nêu ra trong quá trình đàm phán và cùng nhau ký kết voà bản dự thảo hợp đồng đợc coi là thời điểm ký kết hợp đồng Ngày và nơi ký kết hợp đồng cũng sẽ đợc xác định theo ngày và nới các bên cùng ký vào bản dự thảo hợp đồng đó

Khi sử dụng phơng thức đàm phán này, ngoài trình độ chuyên môn vững vàng, các bên cần chú ý thái độ mềm mỏng, lịch sự, kiên nhẫn, thể hiện thiện chí hợp tác, có nh vậy mới đảm bảo đợc sự thành công của cuộc

đàm phán

4.2 Phơng pháp đàm phán thông qua th từ, điện tín, telex

Phơng thức đàm phán thông qua thừ từ, điện tín, telex (còn gọi là phơng thức đàm phán gián tiếp) là phơng thức đàm phán mà trong đó các vấn đề liên quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng đợc các bên thoả thuận thông qua việc trao đổi bằng th từ, điện tín, telex Phơng thức đàm phán này ngày nay đợc sử dụng rất rộng rãi trong hợp đồng mua bán ngoại thơng vì nó khắc phục đợc một số nhợc điểm của phơng thức đàm phán trục tiếp, cho phép các bên không cần phải gặp gỡ trực tiếp nên có thể giảm bớt chi phí

đàm phán, nó còn giúp các bên có thời gian nghiên cứu kỹ lỡng những đề nghị của nhau, khéo léo dấu kín ý định thực sự của mình Tuy nhiên, các bên

sẽ phải mất nhiều thời gian chờ đợi, có thể bỏ lỡ mất cơ hội kinh doanh

II Quy trình của đàm phán trong hoạt động ngoại thơng

Nói chung quy trình đàm phán bao gồm ba giai đoạn: giai đoạn chuẩn

bị, giai đoạn đàm phán và giai đoạn sau đàm phán

1 Giai đoạn chuẩn bị:

Do tính chất phức tạp của đàm phán ký kết Hợp đồng mua bán ngoại thơng nên để tránh thất bại cần chuẩn bị chu đáo, đầy đủ trớc khi đàm phán Việc chuẩn bị phải đợc tiến hành cẩn thận, nhng phải nhanh chóng

1.1 Nghiên cứu bạn hàng: Đây là khâu đầu tiên của công tác chuẩn

bị trong đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng trong hoạt động thơng mại, vì chỉ khi hiểu cặn kẽ về đối tác thì ta mới có thể định hớng của mình trong cuộc đàm phán với mục đích cuối cùng là hợp đồng sẽ đợc ký kết theo mong muốn Chúng ta có thể nghiên cứu về: t cách pháp nhân, năng lực tài chính,

uy tín kinh doanh,nhu cầu, mục đích và mục tiêu kinh doanh của đối tác

1.2 Nghiên cứu thị trờng: Tình hình thị trờng cũng đóng vai trò quan

trọng để giúp ngời đàm phán có hớng để chủ động đa ra những giải pháp cần thiết trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thơng Nh nghiên cứu

về tình hình cung cầu, giá cả thị trờng của mặt hàng định mua, bán

1.3 Chuẩn bị kiến thức chuyên môn cho đàm phán

Các nhà đàm phán cần nắm vững nghiệp vụ, chuẩn bị kỹ các phơng án thay thế để trên cơ sở đó cùng đối tác tìm kiếm các giải pháp hợp lý, giải quyết ổn thoả mâu thuẫn giữa hai bên

1.4 Xây dựng chiến lợc, chiến thuật đàm phán

Sau khi nghiên cứu thị trờng, bạn hàng và đã có những phân tích nhất

định về chuyên môn ta phải xác định các mục tiêu cụ thể, các chiến lợc, chiến thuật đàm phán để thực hiện các mục tiêu đó dựa trên sự so sánh mối quan hệ về lực, về mục đích của ta và đối tác

1.5 Lập kế hoạch đàm phán chi tiết

Vạch khuôn khổ cho đàm phán, trình tự các vấn đề đàm phán Dự tính các giải pháp và phản ứng của đối tác với các giải pháp đó Có giải pháp thay thế

2 Giai đoạn đàm phán

Đây là giai đoạn chính của đàm phán, là giai đoạn triển khai kế hoạch

đàm phán đã vạch ra trong giai đoạn chuẩn bị Trong giai đoạn này hai bên trực tiếp gặp gỡ tiếp xúc nên có điều kiện hiểu rõ hơn về lập trờng quan

điểm, mục tiêu của nhau

2.1 Giai đoạn tiếp xúc ban đầu

Nhiệm vụ của giai đoạn này là giới thiệu các thành viên, trình tự các vấn đề bàn bạc, xây dựng bầu không khí thuận lợi, kích thích s quan tâm, nắm quyền chủ động trong thơng lợng

2.2 Giai đoạn thơng lợng

Đây là giai đoạn hai bên tiến hành bàn bạc về các vấn đề liên quan đến giao dịch mua bán Tuỳ tính chất của từng thơng vụ mà một số vấn đề nào

đó đợc đề cập đến nhiều hoặc ít, hoặc đợc đề cập đến đầu tiên, hay đề cập

đến sau cùng

2.3 Kết thúc thơng lợng:

Các cuộc đàm phán bao giờ cũng đi đến hai kết cục cơ bản hoặc là đạt

đợc thoả thuận và ký kết hợp đồng hoặc là không đạt đợc thoả thuận

Mặc dù mục đích của đàm phán đạt đợc thoả thuận và ký kết hợp

đồng tuy nhiên có nhiều nguyên nhân khiến cho đàm phán không thể đi đến thoả thuận đợc Bất kể vì lý do nào nếu thây việc đạt đợc thoả thuận không còn có lợi thì nhà đàm phán nên nhã nhặn rút khỏi cuộc thơng lợng còn hơn

là tiếp tục thơng lợng để ký kết một hợp đồng bất lợi

3 Giai đoạn sau đàm phán (kết thúc đàm phán)

Sau khi hợp đồng đợc ký kết, cuộc đàm phán của chúng ta về cơ bản đã thành công Sau khi chia tay đối tác nhà đàm phán cần đánh giá rút kinh nghiệm về quá trình thơng lợng Vì sao có những mục tiêu thực hiện đợc và vì sao có những mục tiêu ta cha thực hiện đợc Trong trờng hợp cuộc đàm phán đổ vỡ thì càng phải đánh giá phân tích những nguyên nhân thất bại để rút kinh nghiệm cho những cuộc thơng lợng sau này

III Một số nghệ thuật để bảo đảm thành công trong đàm phán ngoại thơng

Để đảm bảo thành công trong đàm phán ngoại thơng là cả một nghệ thuật Có rất nhiều bí quyết, thủ thuật nhng yếu tố đầu tiên và quan trọng lại chính là yếu tố con ngời Đó phải là những ngời có trình độ đợc đào tạo chuyên sâu về chuyên môn, nghiệp vụ, có phẩm chất đạo đức và tinh thần

trách nhiệm cao Ngoài ra có một số bí quyết sau:

1 Bí quyết dành chủ động trong đàm phán (áp dụng trong đàm

phán trực tiếp)

11.1 Kiểm soát chơng trình đàm phán

đ-ợc quyền chủ động trong đàm phán Mở đầu cuộc thơng lợng một bên có thể chủ động nêu ra những vấn đề cần thảo luận để tránh bị đa vào những cuộc tranh luận nằm ngoài dự kiến đồng thời để đạt đợc tất cả các vấn đề mình mong muốn thì nhà đàm phán cần đặt xen kẽ với các vấn đề thật những vấn

đề “ảo” (đó là những vấn đề có thể nhợng bộ, những vấn đề không thật sự quan trọng)

31.2 Thăm dò kế hoạc dấu kín của đối phơng

4Thông thờng mỗi bên tham gia đàm phán đều mang theo một kế hoạch đàm phán bao gồm những mục tiêu giấu kín, mục tiêu có thể nhợng

bộ và những mục tiêu không thể nhợng bộ Việc xác định đợc dự định giấu kín của bên kia giúp nhà đàm phán biết đợc đâu là thật đâu là gỉa để có các biện pháp đối phó thích hợp Do đó tìm hiểu đợc kế hoạch dấu kín của đối phơng chính là điều kiện tiên quyết để giành chủ động và thành công trong

đàm phán

1.3 Giữ bí mật kế hoạch giấu kín

Để cho đối phơng biết đợc những điều quan tâm thực sự của bạn thì coi

nh họ đã tóm đợc gáy của bạn Vì vậy, nhà đàm phán cần nhớ rằng kinh doanh là quá trình cảnh giác thờng xuyên và khuyến khích kẻ khác sơ hở

1.4 Để đối phơng nêu ra yêu cầu trớc

Khi đối phơng nêu lên trớc các yêu cầu của họ thì bạn có thể dự tính

đ-ợc mức độ kỳ vọng của mình và chủ động hơn trong đàm phán Do vậy nếu nhà đàm phán biết cách chi phối thời gian thì chắc chắn sẽ giành quyền chủ động trong đàm phán

2 Bí quyết tạo bầu không khí hợp tác trong đàm phán (áp dụng

trong đàm phán trực tiếp)

2.1 Tạo ấn tợng tốt:

Trang phục chỉnh tề, vì hình thức là thông điệp đầu tiên mà bạn gửi

đến đối tác Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn đàm phán với các đối tác

n-ớc ngoài

2.2 Tạo tiếng nói chung trong đàm phán

Khi bắt đầu đàm phán, nên thảo luận những vấn đề dễ giải quyết

tr-ớc, rồi hãy thoả luận những vấn đề dẫn đến tranh cãi Nhấn mạnh những điều khoản có lợi cho cả hai bên sau đó mới thoả thuận những lợi ích đối kháng

3 Bí quyết tránh xung đột trong tranh luận (áp dụng trong đàm

phán trực tiếp)

Mục đích của thơng lợng là để đạt đợc thoả thuận có lợi cho cả hai bên.Vì vậy: không nêu những vấn đề gây tranh luận mà không liên quan hoặc chỉ liên quan gián tiếp đến đề tài đang thảo luận, nên tập trung nghe, nói ít, đừng ham tranh luận Luôn tập trung vào trọng tâm của vấn đề, tránh

đi lệch hớng

4 Bí quyết làm dịu sự căng thẳng trong đàm phán (áp dụng trong

đàm phán trực tiếp)

4.1 Sử dụng sự dí dỏm, hài hớc

4.2 Nghỉ giải lao

5 Bí quyết đối phó với thái độ xấu chơi trong đàm phán

5.1 Đối phó với thái độ nóng nảy

Hãy tỏ ra bình thản trớc thái độ của nóng nảy của đối phơng, kiên tâm,

bỏ qua tính cách của họ và lợi dụng cơ hội họ dành cho ta vì thờng những khi họ nóng nảy thì khó kiểm soát đợc tình thế, dễ lầm lẫn

5.2 Đối phó với thái độ lảng tránh của đối phơng

Để tránh đa ra cam kết đối phơng thờng lảng tránh trớc các yêu cầu của chúng ta Trớc thái độ đó ta phải áp dụng kỹ thuật xử lý các câu trả lời mập

mờ, đặt họ trớc các quyết định cụ thể

5.3 Đối phó với thái độ lừa dối của đối phơng

Khi thấy các biểu hiện không trung thực của đối phơng ta nên kiểm tra các nghi ngờ của mình bằng cách đặt cho đối phơng các câu hỏi mà ta đã biết rõ câu trả lời nhng không chỉnh lý các câu trả lời sai hoặc lạc đề của họ Sau khi có cơ sở về sự lừa dối của đối phơng ta có thể nhã nhặn thông báo thẳng cho đối phơng sự nghi ngờ của ta, đề nghị họ cùng tháo gỡ bế tắc, và

đề phòng sự lừa dối khác có thể xảy ra sau đó

6 Các bí quyết thơng lợng giá cả

(Đợc áp dụng cho cả hai phơng thức đàm phán trực tiếp và gián tiếp)

6.1 Thủ thuật báo giá

- Báo giá với số lẻ : những con số lẻ thờng có hiệu quả thuyết phục hơn con số chẵn vì nó có vẻ nh đã đợc tính toán một cách chính xác chứ không phải là đợc đa ra một cách tuỳ tiện

- Báo giá cho những đơn vị nhỏ nhất

6.2 Bí quyết thơng lợng giá cả với các loại khách hàng khác nhau

Do xuất phát từ những yêu cầu khác nhau đối với sản phẩm mà các nhà

đàm phán của bên mua sẽ có những phản ứng khác nhau đối với vấn đề giá cả Vì thế tuỳ theo thái độ nhạy cảm của khách hàng về giá cả mà ta đa ra các phơng pháp đàm phán giá phù hợp

Đàm phán với khách hàng trọng giá cả: Khi đàm phán với họ ta không cần nhấn mạnh chất lợng sản phẩm mà nên chào bán cho họ những sản phẩm

có chất lợng vừa phải nhng mức giá hấp dẫn Trớc yêu cầu giảm giá của họ hãy nêu ra các mức chiết khấu khác nhau cho những hợp đồng có số lợng khác nhau

Đối với khách hàng trọng giá trị: Khi đàm phán với họ ta cần phải phân tích giá trị kinh tế của sản phẩm

Đối với khách hàng trọng chất l ợng : khi đàm phán với họ bạn phải chuẩn bị đầy đủ các chứng cứ minh chứng cho chất lợng, uy tín, tính năng tác dụng của sản phẩm

Đối với khách hàng trọng tiện lợi: Họ thờng chọn nơi cung cấp tiện lợi nhất, không so sánh các giải pháp thay thế để tìm ra chênh lệch về chi phí và chất lợng Đối với loại khách hàng này, ta nên tránh làm mất thì giờ của họ, tránh rờm rà, dài dòng về những chuyện ngoài lề, nên đi thẳng ngay vào nội

dung đàm phán, hỏi thẳng những yêu cầu của họ, nhanh chóng đa ra quyết

định nếu thấy những yêu cầu của họ là hợp lý

Kết luận

Từ những vấn đề nghiên cứu đã phân tích cho thấy trong kinh doanh quốc tế các việc đàm phán đóng vai trò hết sức quan trọng trong ký kết hợp

đồng mua bán ngoại thơng Vấn đề đặt ra cho các nhà kinh doanh là làm thế nào để đạt đợc một kết quả tốt đẹp ngay từ công việc đầu tiên đó là đàm phán

Thực tế cho thấy công việc đàm phán trong hoạt động giao dịch ngoại thơng đóng vai trò là yếu tố quyết định ban đầu dẫn đến thành công của từng thơng vụ Tuy nhiên có nhiều vớng mắc có thể xảy ra trong quá trình này, và thực tế nhà kinh doanh phải nắm bắt đợc nguyên nhân phát sinh các vớng mắc đó, để ta có thể tránh và khắc phục trong quá trình đàm phán để đi đến

ký kết và thực hiện một hợp đồng mua bán ngoại thơng hoàn hảo không có tranh chấp phát sinh Muốn vậy họ cần nắm bắt đợc những kỹ năng, biện pháp có thể nâng cao hiệu quả trong quá trình đàm phán

Tài liệu tham khảo

1 Giáo trình ngoại thơng

2 Đàm phán và ký kết hợp đồng kinh doanh quốc tế (NXB thống kê19998 Đại học kinh tế quốc dân)

Tô Xuân Dân:

3 Kỹ thuật đàm phán thơng mại quốc tế

Mỹ Xuân Thản

4 Đàm phán trong kinh doanh quốc tế

Đoàn Thị Hồng Vân