Kết quả tập sự hành nghề công chứng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc BÁO CÁO KẾT QUẢ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG Kính gửi Sở Tư pháp tỉnh Tôi tên là Giới tính Sinh ngày Căn cước công dân số ; Ngày cấp , tại Cục[.]

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BÁO CÁO KẾT QUẢ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CƠNG CHỨNG Kính gửi: Sở Tư pháp tỉnh Tôi tên là: Giới tính: Sinh ngày: Căn cước công dân số: ; Ngày cấp: , tại: Cục Cảnh sát quản lý hành trật tự xã hội Nơi đăng ký hộ thường trú: Chỗ nay: Tơi hồn thành khóa đào tạo nghề cơng chứng cấp Giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng số: ; số ngày vào sổ: Học viện Tư Pháp cấp ngày Hiện tơi hồn thành thời gian tập hành nghề công chứng Thời gian tập sự: Từ ngày đến ngày Công chứng viên hướng dẫn: Theo Thông tư số: 04/2015/TT-BTP, ngày 15/4/2015 Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành hướng dẫn tập hành nghề công chứng, Điều có quy định báo cáo kết tập hành nghề công chứng Qua thời gian tập sự, xin báo cáo kết tập hành nghề công chứng sau: I SỐ LƯỢNG HỒ SƠ, NỘI DUNG GIẢI QUYẾT, CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT CÁC HỒ SƠ YÊU CẦU CÔNG CHỨNG ĐƯỢC CÔNG CHỨNG VIÊN HƯỚNG DẪN TẬP SỰ PHÂN CÔNG: Số lượng hồ sơ: Trong thời gian tập sự, hướng dẫn, thực hiện, tham mưu 1053 hồ sơ yêu cầu công chứng, cụ thể: Số lượng công việc tiếp nhận giải cụ thể sau: + Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý giấy tờ văn có liên quan, soạn thảo lời chứng Hợp đồng chấp tài sản (Bất động sản động sản) tổ chức tín dụng với người u cầu cơng chứng: 512 hồ sơ; + Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý giấy tờ văn có liên quan, soạn thảo dự thảo hợp đồng vay tiền/thế chấp tài sản: 37 hồ sơ; + Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý giấy tờ văn có liên quan, soạn thảo dự thảo hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất/quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất: hồ sơ; + Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý giấy tờ văn có liên quan, soạn thảo dự thảo hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất/quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất: hồ sơ; + Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý giấy tờ văn có liên quan, soạn thảo dự thảo hợp đồng mua bán xe Mơ tơ/Ơ tô/ Phương tiện thủy nội địa: hồ sơ; + Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý giấy tờ văn có liên quan, soạn thảo dự thảo hợp đồng thuê quyền sử dụng đất/thuê nhà: hồ sơ; + Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý giấy tờ văn có liên quan, soạn thảo dự thảo hợp đồng ủy quyền/giấy ủy quyền: hồ sơ; + Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý giấy tờ văn có liên quan, soạn thảo dự thảo di chúc: hồ sơ; + Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý giấy tờ văn có liên quan, soạn thảo dự thảo văn từ chối nhận di sản: hồ sơ; + Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý giấy tờ văn có liên quan, soạn thảo dự thảo văn thỏa thuận phân chia di sản/khai nhận di sản: hồ sơ; + Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý giấy tờ văn có liên quan, soạn thảo dự thảo Hợp đồng đặt cọc: hồ sơ; + Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý giấy tờ văn có liên quan, soạn thảo dự thảo Văn thỏa thuận việc xác định tài sản riêng vợ/chồng: hồ sơ; Ngồi cơng việc cơng chứng hợp đồng, giao dịch nêu trên, tơi cịn cơng chứng viên hướng dẫn tập việc chứng thực từ khoảng: 1000 loại giấy tờ, với số lượng bản; chứng thực chữ ký giấy tờ, văn trường hợp Nội dung: Bao gồm kỹ hành nghề công chứng công việc liên quan đến công chứng sau đây: 2.1 Tiếp nhận yêu cầu công chứng Tiếp nhận yêu cầu cơng chứng bước quy trình giải công chứng, công việc vô quan trọng có ý nghĩa, tạo sở cho hoạt động nghiệp vụ công chứng viên Nếu bước tiếp nhận hồ sơ cơng chứng hồn thành tốt tạo tiền đề, sở để công chứng viên thực bước thuận lợi, nhanh chóng, hiệu pháp luật Do để tiếp nhận yêu cầu công chứng đạt kết tốt u cầu cơng chứng viên kiến thức pháp lý tốt, cịn phải có kỹ nghề nghiệp thục, kỹ giao tiếp Công chứng viên tiếp xúc với người yêu cầu công chứng cần phải cởi mở, nhiệt tình với cơng việc, quan tâm giải thấu đáo băn khoăn mắc phải người yêu cầu công chứng Một yêu cầu công chứng theo thủ tục chung thụ lý đáp ứng điều kiện sau đây: - Nội dung yêu cầu công chứng phải phù hợp với quy định pháp luật đạo đức xã hội - Các bên tham gia giao dịch có đầy đủ lực pháp luật lực hành vi theo quy định pháp luật; - Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch xuất trình đầy đủ giấy tờ hợp pháp chứng minh quyền pháp lý tài sản - Nhiệm vụ đặt công chứng viên bước tiếp nhận yêu cầu công chứng làm để nhanh chóng xác định yêu cầu người yêu cầu công chứng đáp ứng điều kiện nêu không ? Dưới số kỹ công chứng viên hướng dẫn tập hướng dẫn thơng qua q trình tham gia tiếp nhận hồ sơ nhận thấy yêu cầu công chứng viên cần phải có tiếp xúc người u cầu cơng chứng sau: * Về kỹ nắm bắt nhanh, xác u cầu người u cầu cơng chứng: Qua thực tế tập sự, nhận thấy người yêu cầu cơng chứng đa dạng trình độ học vấn, tuổi tác, giới tính, nghề nghiệp; Có người có trình độ hiểu biết sâu rộng, lại có người khơng biết đọc, khơng biết viết; có người am hiểu trình tự, thủ tục cơng chứng, có người chưa tiếp xúc với quan công chứng, chưa tham gia giao dịch dân có chứng kiến cơng chứng viên Nhiệm vụ công chứng viên tiếp xúc với người yêu cầu công chứng phải xác định xem ý chí chủ thể tham gia giao dịch ? u cầu cơng chứng họ có phù hợp với quy định pháp luật khơng ? Có vi phạm điều cấm pháp luật khơng, có trái với đạo đức xã hội phong mỹ tục khơng u cầu cơng chứng có thuộc phạm vi thẩm quyền giải tổ chức tổ nghề hành nghề công chứng không ? Khi tiếp xúc với người yêu cầu công chúng, nghe người u cơng chứng trình bày, cơng chứng viên phải có thái độ bình tĩnh, cởi mở, hịa nhã lắng nghe người yêu cầu công chứng, tôn trọng mong muốn người u cầu cơng chứng, khơng có thái độ áp đặt, bắt bẻ người yêu cầu công chứng, tận tình hướng dẫn người u cầu cơng chứng thực mong muốn họ cách nhanh dựa quy định pháp luật Để đạt hiệu cao tiếp xúc người yêu cầu công chứng, công chứng viên rèn luyện khả nhận biết tâm lý người yêu cầu công chứng theo lứa tuổi, nghề nghiệp, giới tính, có phương pháp đặt câu hỏi gợi ý để người u cầu cơng chứng trình bày cụ thể, rõ ràng yêu cầu công chứng họ đưa câu hỏi đúng, sai để người yêu cầu công chứng khẳng định lại nội dung trao đổi với cơng chứng viên, qua nhằm xác định mong muốn đích thực người u cầu cơng chứng Nếu tiếp nhận thơng tin chiều mà không kiểm tra phản hồi thông tin ngược lại tới người yêu cầu công chứng thi thông tin người yêu cầu công chứng đưa chưa phản ánh đúng, với ý chí chủ quan mong muốn người yêu cầu công chứng Chẳng hạn hai tình cụ thể sau: Tình thứ nhất: Bà Nguyễn Thị T muốn để lại tài sản quyền sử dụng đất đất số: 12a, tờ đồ số: 23n, với diện tích: 500,0m 2, loại đất: Đất nông thôn, tại: Phường X, thị xã K, tỉnh H cho cháu ngoại Nguyễn Văn M cách lập di chúc Ý định bà T sau bà chết M hưởng phần đất Tuy nhiên bà T nơng dân khơng biết cách trình bày để thể cho công chứng viên hiểu ý định Bà trình bày tơi muốn cho cháu tơi M hết phần đất mà khơng nói rõ lập di chúc cho M thừa hưởng phần đất Trong q trình quan sát cơng chứng viên hướng dẫn giải trường hợp cơng chứng viên hướng dẫn đặt hàng loạt câu hỏi cho bà T để lấy thông tin nắm bắt ý nguyện bà T chẳng hạn như: Bà muốn cho đất ngồi M khơng ? Bà cho M lúc hay ? Bà có biết cho M phần đất thuộc quyền sở hữu M không ? Lúc phần đất khơng cịn thuộc quyền sở hữu bà ? Bằng việc đặt nhiều câu hỏi để bà T trả lời câu hỏi để công chứng viên nhận định đến kết luận rằng: Ý nguyện bà T muốn lập di chúc để sau bà qua đời phần quyền sử dụng đất M thừa hưởng vào nội dung di chúc bà để lại Vì Phịng cơng chứng soạn thảo chứng nhận sở nguyện vọng ý nguyện bà T Tình thứ hai: Ơng Nguyễn Văn H mượn ông Trần Văn N số tiền là: 500.000.000 đồng (Năm trăm triệu đồng) Ông N đồng ý cho ông H mượn số tiền nhiên ông N yêu cầu ông H ông phải đến tổ chức hành nghề công chứng ký kết hợp đồng ủy quyền với nội dung ơng H uỷ quyền hồn tồn cho ông đại diện ký tên hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, chấp, góp vốn…Bên cạnh ơng N ủy quyền lại cho người thứ ba nội dung uỷ quyền với phần đất diện tích: 725,0m2, Phường Y, thị xã X, tỉnh K trị giá đất theo giá thị trường khoảng: 1.200.000.000 đồng (Một tỷ hai trăm triệu đồng) Qua tiếp xúc với 02 (hai) ông cách trao đổi trực tiếp, đặt câu hỏi để hai ông trả lời cơng chứng viên hướng dẫn tập đánh giá hai ông thực chất phát sinh quan hệ mượn tiền hướng dẫn 02 (hai) nên lập hợp đồng chấp quyền sử dụng đất lập hợp đồng ủy quyền hai bên yêu cầu Bởi lập hợp đồng uỷ quyền chất việc thoả thuận hai bên Nếu lập hợp đồng ủy quyền ông N ký kết hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất với phần đất cho người khác hai bên phát sinh tranh chấp ông H người chịu thiệt hại Qua giải thích hệ pháp lý xảy hai bên ký kết hợp đồng ủy quyền ơng H hiểu thay đổi ý định, hai bên thỏa thuận lại yêu cầu chứng nhận hợp đồng chấp quyền sử dụng đất phần đất nêu * Về kỹ kiểm tra hồ sơ yêu cầu công chứng, lực hành vi chủ thể: Sau xác định xác ý chí chủ quan người u cầu cơng chứng công chứng hợp đồng, giao dịch, nhiệm vụ công chứng viên phải xác định thành phần hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch phải có giấy tờ ? Nội dung giấy tờ hồ sơ có hợp pháp hay không ? Người yêu cầu công chứng cần phải bổ sung thêm giấy tờ khác ? Trong trường hợp phải bổ sung hồ sơ, giấy tờ công chứng viên phải hướng dẫn chi tiết cho người u cầu cơng chứng, giải thích cho họ lý phải bổ sung giấy tờ đó, cần phải hiệu đính, sửa chữa nội dung giấy tờ sai sót cơng chứng viên phải hướng dẫn trình tự, thủ tục, quan có thẩm quyền thực việc hiệu đính, sửa chữa - Thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng giao dịch quy định khoản Điều 40 khoản Điều 41 Luật Công chứng Sự khác hai điều luật có hay khơng dự thảo hợp đồng Theo quy định khoản Điều 40 Luật Công chứng, hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng soạn thảo sẵn gồm giấy tờ sau đây: a) Phiếu yêu cầu công chứng, có thơng tin họ tên, địa người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ; b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch; c) Bản giấy tờ tùy thân người yêu cầu công chứng; d) Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; đ) Bản giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có Bản quy định nêu chụp, in đánh máy có nội dung đầy đủ, xác khơng phải chứng thực Để hiểu rõ thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng xem xét giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng giao dịch cần nắm rõ quy định pháp luật quy định Luật công chứng 2014: - Phiếu yêu cầu công chứng Nội dung phiếu yêu cầu công chứng phải chứa đựng đầy đủ thông tin theo quy định điểm a khoản Điều 40 Luật Công chứng nêu Vai trị quan trọng phiếu u cầu cơng chứng văn thể ý chí chủ quan người yêu cầu công chứng thông qua việc người yêu cầu công chứng thể nội dung cần công chứng liệt kê danh mục giấy tờ kèm theo phục vụ cho việc công chứng hợp đồng, giao dịch Phiếu u cầu cơng chứng để cơng chứng viên thực nhiệm vụ mình, cơng chứng viên phải đảm bảo nội dung cần công chứng thể phiếu yêu cầu công chúng phải phù hợp với ý chí mong muốn bên tham gia giao dịch thể dự thảo hợp đồng giao dịch sẵn người yêu cầu công chứng nộp nội dung dự thảo công chứng viên soạn thảo, tránh trường hợp nội dung ghi phiếu yêu cầu công chúng mâu thuẫn với nội dung hợp đồng, giao dịch Chẳng hạn: Hai bên yêu cầu chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất Tuy nhiên phiếu yêu cầu công chứng hai bên ghi công chứng hợp đồng ủy quyền sang đất người yêu cầu công chứng hiểu ủy quyền đất bán đất - Dự thảo hợp đồng giao dịch Dự thảo hợp đồng giao dịch người u cầu cơng chứng xuất trình, văn thể ý định mong muốn, ý chí chủ quan bên tham gia Trường hợp người yêu cầu cơng chứng khơng có dự thảo hợp đồng đề nghị cơng chứng viên soạn thảo cơng chứng viên phải xem xét nội dung, ý định bên, điều kiện thỏa thuận khác xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội cơng chứng viên tiến hành soạn thảo hợp đồng, giao dịch - Bản giấy tờ tuỳ thân: Giấy tờ tuỳ thân thông thường giấy tờ sau: Giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu, thẻ cước công dân Đây để cơng chứng viên xác định xác người u cầu cơng chứng hay nói cách khác nguồn cung cấp thơng tin chủ thể tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch Việc xác định xác người tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch yêu cầu vô quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới tính xác thực, tính hợp pháp hợp đồng, giao dịch Trên thực tế, q trình tập tơi chứng kiến trường hợp người yêu cầu công chúng sử dụng Giấy chứng minh nhân dân giả in từ máy in màu; mức độ tinh vi sử dụng hai mặt hai chứng minh nhân dân khác ghép lại ép plastic thành giấy chứng minh nhân dân Ngoài việc sử dụng giấy tờ tùy thân có cơng chứng chứng thực số trường hợp nhiều lý nể nang yếu tố tình cảm số công chứng viên chấp nhận sử dụng có chứng thực cơng chứng giấy tờ tuỳ thân thay cho giấy tờ tuỳ thân (khơng cần xuất trình để đối chiếu) vơ tình tiếp tay cho đối tượng lừa đảo gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng dẫn đến khiếu kiện, tranh chấp kéo dài - Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng tài sản giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sỏ hữu, quyền sử dụng trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản Trường hợp đối tượng hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, chấp tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng như: nhà đất, ô tô, xe máy, máy bay, tàu, thuyền hồ sơ u cầu cơng chứng bắt buộc phải có Giấy chứng nhận quyền sở hữu quyền sử dụng tài sản Cơng chứng viên phải kiểm tra hình thức nội dung giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản Công chứng viên phải xem xét giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản có dấu hiệu bị làm giả khơng ? Có với phơi mẫu quan nhà nước có thẩm quyền ban hành khơng? Giấy chứng nhận cấp có thẩm quyền không ? Nội dung giấy chứng nhận có sai sót, có phù hợp với tài sản, thông tin chủ sở hữu, chủ sử dụng không ? Chẳng hạn trường hợp cụ thể: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất theo quy định thời điểm năm 2015 sử dụng phôi theo mẫu năm 2014 Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố trực thuộc tỉnh cấp Đến thời điểm 2020 Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất sử dụng phôi theo mẫu 2018 sở Tài nguyên Môi trường tỉnh cấp Tuy nhiên số đối tượng sử dụng phôi giấy giả không nghiên cứu kỹ nên in phôi sử dụng phôi giả không mẫu để lừa đảo người khác đến công chứng bị công chứng viên phát báo với quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật Đối với tài sản mà pháp luật không quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng như: hàng hoá, dây chuyền sản xuất, vật tư xây dựng Những loại tài sản hồ sơ u cầu cơng chứng cần có chứng từ mua bán như: hợp đồng mua bán, hố đơn tài hợp lệ… Để thực nhiệm vụ xác định đối tượng hợp đồng xác thực, hợp pháp, công chứng viên tiến hành riêng lẻ kết hợp nhiều biện pháp như: thông qua giấy tờ người yêu cầu công chúng nộp, thông qua người làm chứng cơng chứng viên tự kiểm tra, xác minh Trường hợp giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng có nội dung khơng rõ, cơng chứng viên phải yêu cầu người yêu cầu công chứng làm rõ Chẳng hạn thông qua trao đổi trực tiếp với người u cầu cơng chứng cơng chứng viên đặt câu hỏi cho họ như: đất ông, bà mua bán hay tặng cho, thừa kế phần đất từ trước đến việc sử dụng đất có xảy tranh chấp hay đồng sử dụng đất có thống chuyển quyền phần đất không ? - Bản giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có Đây loại giấy tờ, tài liệu cuối mà người yêu cầu cơng chứng phải xuất trình cho cơng chứng viên Tùy thuộc vào trường hợp cụ thể mà công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng phải xuất trình Chẳng hạn để chứng minh tình trạng nhân kết u cầu người cơng chứng xuất trình giấy chứng nhận kết hơn, chưa đăng ký kết với có đăng ký kết ly xuất trình định ly xác nhận tình trạng nhân, chồng vợ chết xuất trình trích lục khai tử, giấy chứng tử Đối với tổ chức cần xuất trình: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, văn cử đại diện ủy quyền hội đồng thành viên, biên họp hội đồng cổ đông… Xác định lực chủ thể tham gia giao kết hợp đồng: Việc xem xét lực chủ thể việc làm vô quan trọng, xem nhẹ; lực chủ thể điều kiện có hiệu lực hợp đồng, cá nhân, tổ chức tham giao kết hợp đồng, giao dịch khơng có lực chủ thể giao dịch dân đương nhiên bị vơ hiệu Năng lực chủ thể gồm có: Năng lực pháp luật lực hành vi; công chứng viên phải hiểu rõ vận dụng xác quy định pháp luật việc xác định lực chủ thể chủ thể tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch Ngoài việc hiểu vận dụng xác quy định Bộ luật dân lực pháp luật lực hành vi cá nhân, tổ chức, cơng chứng viên cịn phải nghiên cứu quy định ngành luật khác như: Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Hôn nhân gia đình văn quy phạm pháp luật khác quy định điều kiện chủ thể tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch Trong trường hợp có nghi ngờ điều kiện chủ thể cơng chứng viên thụ lý giải yêu cầu công chứng xác định rõ lực chủ thể, tránh trường hợp hợp đồng vô hiệu vi phạm điều kiện chủ thể Chẳng hạn trường hợp đối tượng giao kết hợp đồng, giao dịch người chưa thành niên (chưa đủ mười tám tuổi) tùy vào trường hợp sở quy định pháp luật mà công chứng viên xử lý theo quy định pháp luật như: Giao dịch dân người chưa đủ sáu tuổi người đại diện theo pháp luật người xác lập, thực Đối với đối tượng từ đủ sáu tuổi đến chưa đủ mười lăm tuổi: Khi xác lập, thực giao dịch dân phải người đại diện theo pháp luật đồng ý, trừ giao dịch dân phục vụ nhu cầu sinh hoạt hàng ngày phù hợp với lứa tuổi Đối với đối tượng từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi: Tự xác lập, thực giao dịch dân sự, trừ giao dịch dân liên quan đến bất động sản, động sản phải đăng ký giao dịch dân khác theo quy định luật phải người đại diện theo pháp luật đồng ý (Khoản 2,3,4 Điều 21 Bộ luật dân năm 2015) - Sau tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành kiểm tra, hệ thống lại toàn giấy tờ, hồ sơ nhận người yêu cầu công chứng thực tra cứu sở liệu công chứng Việc tra cứu sở liệu công chứng cung cấp cho công chứng viên thông tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thông tin biện pháp ngăn chặn áp dụng tài sản giao dịch thơng tin khác (nếu có) - Trường hợp công chứng viên nhận thấy hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật cơng chứng viên tiến hành thụ lý, ghi vào sổ công chứng cấp giấy biên nhận hồ sơ, hẹn lịch ký kết hợp đồng công chứng việc công chứng thực - Trường hợp có cho hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề chưa rõ, chưa đầy đủ cơng chứng viên hướng dẫn người u cầu công chứng để họ làm rõ bổ sung giấy tờ, hồ sơ không đủ điều kiện để cơng chứng chứng nhận cơng chứng viên từ chối công chứng nêu rõ lý từ chối công chứng cho người yêu cầu công chứng biết 2.2 Xử lý hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch Từ kinh nghiệm tập thực tiễn, nhận thấy việc xếp hồ sơ thứ tự theo nhóm giấy tờ chủ thể tương ứng (như bên mua-bên bán, bên chuyển nhượng-bên nhận chuyển nhượng, bên cho thuê-bên thuê…), nhóm giấy tờ tài sản giấy tờ có liên quan khác có hồ sơ cách khoa học giúp cho công chứng viên thuận tiện trình giải hồ sơ yêu cầu công chứng bước Theo kinh nghiệm tập hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng giao dịch cần xếp theo thứ tự sau: (1) Phiếu yêu cầu công chứng; (2) Bản Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu/Thẻ cước công dân, Sổ hộ thường trú/tạm trú bên bán/bên chuyển nhượng/bên tặng cho/bên chấp… cá nhân Nếu bên bán pháp nhân, tổ chức: Bản định thành lập, đăng ký hoạt động đăng ký mã số doanh nghiệp, điều lệ, giấy chứng nhận mẫu dấu…và văn thống nội nội dung giao dịch hợp đồng (nếu có); Bản Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu/Thẻ cước công dân người đại diện theo pháp luật đại diện theo ủy quyền, văn ủy quyền (nếu có), định bổ nhiệm; (4) Bản Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký kết hôn bên bán/bên chuyển nhượng/bên tặng cho/bên chấp…(trường hợp pháp luật quy định phải có); (5) Bản giấy tờ khác bên bán/bên chuyển nhượng/bên tặng cho/bên chấp (nếu có); (6) Bản Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu/Thẻ cước công dân, sổ hộ thường trú/tạm trú bên mua/bên nhận chuyển nhượng/bên tặng cho/bên nhận chấp… cá nhân; - Nếu bên mua pháp nhân, tổ chức; Bản định thành lập, đăng ký hoạt động đăng ký mã số doanh nghiệp, điều lệ, giấy chứng nhận mẫu dấu văn thống nội dung giao dịch hợp đồng (nếu có); Bản Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu/Thẻ cước công dân của người đại diện theo pháp luật đại diện theo uỷ quyền, văn uỷ quyền (nếu có), định bổ nhiệm: (7) Bản giấy tờ khác bên mua/bên nhận chuyển nhượng/bên tặng cho/bên nhận chấp… (nếu có) (8) Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản (nếu có) hồ sơ, giấy tờ liên quan tới đối tượng hợp đồng, giao dịch (9) Công văn, hồ sơ quan nhà nước có thẩm quyền, tổ chức, cá nhân có liên quan đối tượng hợp đồng, giao dịch Chẳng hạn hồ sơ tách quan đo đạc, công văn thẩm định việc tách quan nhà nước có thẩm quyền trường hợp mua bán, chuyển nhượng phần quyền sử dụng đất, phần quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hồ sơ xác minh đối tượng hợp đồng, giao dịch, văn ngăn chặn việc thực hợp đồng, giao dịch quan có thẩm quyền, văn trích lục đất, văn lục hồ sơ địa chính… (10) Dự thảo hợp đồng hợp đồng, giao dịch (nếu có) Việc xử lý hồ sơ yêu cầu công chứng chia làm hai trường hợp: (1) Trường hợp hồ sơ u cầu cơng chúng có dự thảo hợp đồng; (2) Trường hợp hồ sơ yêu cầu cơng chứng khơng có dự thảo hợp đồng * Trường hợp hồ sơ u cầu cơng chúng có dự thảo hợp đồng, giao dịch: Công chứng viên phải kiểm tra toàn dự thảo hợp đồng, giao dịch hình thức nội dung dự thảo; cơng chứng viên phải đối chiếu nội dung dự thảo với thông tin hồ sơ, giấy tờ người yêu cầu công chứng nộp, thông tin trao đổi với người yêu cầu công chứng, công chứng viên phải lưu ý xem xét chi tiết điều khoản, nội dung dự thảo, đảm bảo dự thảo khơng có nội dung, điều khoản trái với quy định pháp luật, trái với đạo đức xã hội, nội dung dự thảo phải chứa đựng đầy đủ điều khoản hợp đồng, giao dịch văn phong thể phải sáng sủa, tránh câu, từ hiểu theo đa nghĩa , chữ viết văn công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không viết tắt viết ký hiệu, khơng viết xen dịng, khơng tẩy xố, khơng để trống, hình thức trình bày phải thống nhất, bố cục chặt chẽ văn có từ hai trang trở lên trang phải đánh số thứ tự Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch dự thảo hợp đồng, giao dịch có nội dung, điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định pháp luật cơng chứng viên phải rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa cơng chứng viên có quyền từ chối cơng chứng Trong trường hợp pháp luật quy định hợp đồng mẫu dự thảo hợp đồng, giao dịch phải đảm bảo phù hợp với hợp đồng mẫu đó; bên tham gia hợp đồng, giao dịch bổ sung thêm nội dung vào điều khoản có mẫu bổ sung thêm điều khoản vào hợp đồng, giao dịch mẫu nội dung bổ sung khơng phạm điều cấm pháp luật, không trái với đạo đức xã hội Hợp đồng, giao dịch thông thường lập thành số tương ứng với bên tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch lưu giữ quan nhà nước có liên quan, nhiệm vụ công chứng viên phải đảm bảo tất thảo phải có nội dung giống nhau, công chứng viên phải xem xét thảo, trang thảo Để tránh thời gian, đảm bảo thống thảo, công chứng viên nên kiểm tra kỹ 01 (một) thảo trực tiếp giao cho nhân viên thực việc nhân (photocopy) theo số lượng mà người yêu cầu công chứng yêu cầu Trước thực bước tiếp theo, công chứng viên cần đề nghị người yêu cầu công chứng đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch Trường hợp người u cầu cơng chứng hồn tồn đồng ý với nội dung dự thảo, không sửa đổi, bổ sung cơng chứng viên chuyển sang bước chứng kiến bên ký kết hợp đồng, giao dịch tiến hành ký công chứng hợp đồng, giao dịch * Trường hợp hồ sơ yêu cầu cơng chứng khơng có dự thảo hợp đồng, giao dịch: Sau thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch cơng chứng viên có tay đầy đủ liệu đầu vào để tiến hành soạn thảo hợp đồng, giao dịch; công chứng viên biết nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch toàn điều khoản, điều kiện bên xác thực, không vi phạm pháp luật, khơng trái đạo đức xã hội công chứng viên thư ký tiến hành soạn thảo hợp đồng, giao dịch Việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch công chứng viên hay thư ký nghiệp vụ thực có nhiều quan điểm khác nhiên nhận thấy việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch công chứng viên hay thư ký nghiệp vụ soạn thảo nhiên để thư ký nghiệp vụ soạn thảo hợp đồng, giao 10 dịch phải thơng qua cơng chứng viên xem xét, kiểm tra xem văn công chứng thư ký nghiệp vụ soạn thảo phù hợp với quy định pháp luật cơng chứng hay khơng tiến hành thực bước ? Như nói trên, để việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch thuận lợi hồ sơ u cầu cơng chứng phải xếp cách khoa học Việc bước soạn thảo hợp đồng người soạn thảo phải lựa chọn mẫu hợp đồng, giao dịch phù hợp với nội dung giao dịch (các tổ chức hành nghề cơng chứng có mẫu hợp đồng, giao dịch), người soạn thảo sử dụng file mẫu hợp đồng, gioa dịch sau chèn thơng tin hồ sơ yêu cầu công chứng vào mẫu, người soạn thảo không nên sử dụng file dự thảo hợp đồng, giao dịch thực trước thay thơng tin bên tham gia giao dịch nội dung khác việc làm bỏ sót số nội dung, thơng tin hợp đồng, giao dịch trước mà người soạn thảo khơng kiểm sốt Mặt khác, hồ sơ u cầu cơng chứng có tình trạng đối tượng giao dịch khác nội dung khác bên bổ sung, sửa đổi, trường hợp giữ nguyên hợp đồng, giao dịch mẫu Cơng nghệ có nhiều phần mềm hổ trợ việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch phục vụ hoạt động công chứng Tuy nhiên quan trọng khả nhìn nhận, đánh giá khả kiểm tra giải công chứng viên quan trọng Việc soạn thảo hợp đồng, gioa dịch cần phải miêu tả đúng, đầy đủ, chi tiết thông tin bên tham gia hợp đồng, giao dịch, thông tin theo nội dung ghi giấy tờ đối tượng giao dịch, giấy tờ tùy thân bên cung cấp Chẳng hạn: Thửa đất thể hành lang giao thông hành lang lưới điện văn bản, hợp đồng, giao dịch công chứng phải thể đầy đủ chi tiết thể Trong trường hợp bên tham gia thỏa thuận bổ sung thêm nội dung, điều khoản vào hợp đồng, giao dịch mẫu nội dung bổ sung phải đảm bảo nguyên tắc không trái pháp luật đạo đức xã hội; người soạn thảo phải sử dụng câu, từ, thuật ngữ sáng, rõ ràng, dễ hiểu, dễ thực hiện, hạn chế trích dẫn văn quy phạm pháp luật, không sử dụng từ địa phương, từ đa nghĩa 2.3 Chứng kiến bên ký kết hợp đồng, giao dịch tiến hành ký công chứng hợp đồng, giao dịch: * Kỹ nhận dạng người ký hợp đồng, giao dịch Nhận dạng người ký hợp đồng, giao dịch nhiệm vụ công việc vô quan trọng công chứng viên nhằm đảm bảo người ký vào hợp đồng, giao dịch trước chứng kiến công chứng viên người có tên hợp đồng, giao dịch, người ký hợp đồng, giao dịch bên tham gia ký kết có tên hợp đồng, giao dịch hợp đồng, giao dịch dù có công chúng không làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân chủ thể bị người khác làm giả Một phương pháp nhận dạng người ký hợp đồng, giao dịch sử dụng phổ biến sử dụng giấy tờ tuỳ thân (Giấy chứng minh nhân dân, 11 Hộ chiếu, Thẻ cước công dân,…) công chứng viên phải khai thác triệt để dấu hiệu nhận dạng thể giấy tờ tuỳ thân như: hình ảnh, chữ ký hộ chiếu, đặc điểm nhận dạng dấu vết riêng dị hình mơ tả giấy tờ tùy thân Ngồi cơng chứng viên cần sử dụng biện pháp kinh nghiệm hành nghề nhằm loại trừ khả giả người công chứng nhằm lừa đảo, chiếm đoạt tài sản người khác Bên cạnh cơng chứng viên sử dụng phương pháp hỏi đáp thông tin đơn giản để kiểm tra người ký hợp đồng, giao dịch như: họ tên, năm sinh thành viên có tên sổ hộ với người cần nhận dạng, năm sinh vợ/chồng, năm sinh thông tin khác tài sản mua bán mà người cần nhận dạng khơng biết Ngồi ra, trường hợp cơng chứng viên thấy cần thiết đề nghị người yêu cầu công chứng điểm vào hợp đồng, giao dịch việc điểm thực sau ký hợp đồng, giao dịch Dấu vân tay hợp đồng, giao dịch để công chứng viên nhận dạng người ký hợp đồng, giao dịch sở đối chiếu với dấu vân tay thể Giấy chứng minh nhân dân, thẻ cước công dân Đây biện pháp nhận dạng có độ xác cao * Kỹ kiểm tra lực hành vi dân người tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch Việc kiểm tra lực hành vi dân người tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch thực độc lập kết hợp với bước khác trình giải yêu cầu công chứng phải kết thúc trước bên thực ký, điểm vào hợp đồng, giao dịch; công chứng viên phải kiểm tra lực hành vi, trạng thái tâm lý, khả nhận thức làm chủ hành vi cá nhân người ký hợp đồng, giao dịch Để thực cơng việc này, ngồi việc kiểm tra giấy tờ tuỳ thân để xác định tuổi, cơng chứng viên cịn phải sử dụng phương pháp giao tiếp để trao đổi số nội dung, điều khoản hợp đồng, giao dịch, trao đổi hậu pháp lý việc giao kết hợp đồng, giao dịch nội dung khác nhằm đánh giá khả nhận thức, mức độ minh mẫn, làm chủ hành vi người kỳ hợp đồng, giao dịch Ngoài người tuổi cao sức yếu minh mẫn bị hạn chế thực cơng chứng trường hợp cần dựa quy định pháp luật để xử lý theo quy định pháp luật sử dụng người làm chứng… * Đọc hợp đồng, giao dịch thảo luận giải thích hợp đồng, giao dịch Sau hoàn thành dự thảo hợp đồng, giao dịch, người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị người yêu cầu công chứng Trong trường hợp có nội dung chưa rõ ràng, bên thảo luận để đến thống nhất; nội dung dự thảo sửa đổi, bổ sung việc sửa đổi, bổ sung không trái pháp luật đạo đức xã hội Sau bên đọc nghe đọc toàn dự thảo hợp đồng, giao dịch công chứng viên cần phải hỏi lại bên tham gia có thêm, bớt, sửa chữa nội dung dự thảo khơng 12 Cơng chứng viên có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ quy định thủ tục công chứng quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hợp đồng, giao dịch, giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ, ý nghĩa hậu pháp lý việc giao kết hợp đồng, giao dịch * Hướng dẫn chứng kiến bên tham gia, người làm chứng, người phiên dịch (nếu có) ký, điểm vào hợp đồng, giao dịch Sau người yêu cầu công chứng thể đồng ý toàn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch, thừa nhận hiểu rõ quyền nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng, giao dịch cơng chứng viên hướng dẫn bên ký vào trang hợp đồng, giao dịch Công chứng viên phải hướng dẫn, giám sát người ký để đảm bảo chữ ký người thống nhất, khơng bỏ sót trang hợp đồng, giao dịch Trong trường hợp có người ký, chữ ký không thống trường hợp thấy cần thiết, công chứng viên hướng dẫn người điểm vào hợp đồng: Yêu cầu việc điểm dấu vân tay phải thể rõ nét, khơng nhịe phải in toàn dấu vân tay đốt ngón tay điểm vào hợp đồng, giao dịch Qua thực tiễn tập sự, tơi cho ngồi việc ký, viết rõ họ tên vào hợp đồng, giao dịch cơng chứng viên cần đề nghị người u cầu công chứng viết vào phần cuối hợp đồng, giao dịch (bên chữ ký) nội dung thể người yêu cầu công chứng hiểu đồng ý với nội dung hợp đồng, giao dịch như: “Tôi đọc kỹ, hiểu rõ hoàn toàn đồng ý với nội dung hợp đồng, giao dịch này”, sau ký ghi rõ họ tên Điều mặt thể ý chí tự nguyện, minh mẫn, tỉnh táo hiểu biết rõ quyền, nghĩa vụ hậu pháp lý việc giao kết hợp đồng, giao dịch người ký: Mặt khác bút tích người ký hợp đồng, giao dịch sử dụng trường hợp cần thiết sau Trong trường hợp hợp đồng, giao dịch có người làm chứng, người phiên dịch cơng chứng viên hướng dẫn người làm chứng, người phiên dịch ký vào trang hợp đồng, giao dịch kèm theo nội dung cam đoan người phiên dịch, nội dung chứng kiến người làm chứng * Công chứng viên kiểm tra hồ sơ gốc ký công chứng hợp đồng, giao dịch Sau bên hoàn thành việc ký vào hợp đồng, giao dịch điểm (nếu có), công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình giấy tờ có hồ sơ u cầu cơng chứng nộp trước để đối chiếu trước ghi lời chứng ký vào trang hợp đồng, giao dịch Nội dung hình thức trình bày phần lới chứng phải thực theo mẫu quy định Thông tư số: 06/2015/TT-BTP ngày 15 tháng 06 năm 2015 Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Công chứng Trong phần lời chứng phải thể xác thời gian, địa điểm lập ký hợp đồng Sau ký công chúng, cơng chứng viên chuyển tồn hồ sơ cho phận kế toán, văn thư để ghi biên lai, hố đơn phí, thù lao cơng chứng, đóng dấu, thu phí, thù lao trả văn cơng chứng cho người yêu cầu công chứng 13 2.4 Lưu trữ hồ sơ công chứng Việc lưu trữ hồ sơ công chứng phải thực theo quy định Điều 64 Luật Công chứng Hồ sơ công chứng bao gồm phiếu u cầu cơng chứng, văn cơng chứng, giấy tờ mà người yêu cầu công chứng nộp giấy tờ xác minh, giám định giấy tờ liên quan khác; Hồ sơ công chứng phải đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi số công chứng Đặc biệt hoạt động lưu trữ hồ sơ công chứng, hoạt động đòi hỏi kỹ văn thư lưu trữ thực Hồ sơ cơng chứng tài liệu quan trọng, không kết việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch mà cịn mang ý nghĩa cứ, giá trị chứng để chứng minh cho hoạt động có liên quan sau Chẳng hạn hoạt động lục hồ sơ công chứng quan điều tra, Tòa án hay đề nghị lục văn công chứng người yêu cầu cơng chứng người có liên quan Cơ sở pháp lý: - Bộ luật dân năm 2015; - Luật công chứng năm 2014; - Luật Đất đai năm 2013; - Luật Nhà năm 2014; - Luật Hộ tịch năm 2014; - Luật Hôn nhân gia đình năm 2014; - Luật Doanh nghiệp năm 2014; - Luật Hợp tác xã năm 2012; - Luật Kinh doanh bất động sản năm 2014; - Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 2010; - Luật tổ chức tín dụng năm 2010; - Luật sửa đổi, bổ sung số điều luật tổ chức tín dụng năm 2017; - Nghị định số 29/2015/NĐ-CP, ngày 15/3/2015 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật công chứng; - Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch; - Nghị định 43/2014/NĐ-CP, ngày 15/5/2014 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật đất đai; - Nghị định số 21/2021/NĐ-CP, ngày 19/3/2021 Chính phủ quy định thi hành Bộ luật dân bảo đảm thực nghĩa vụ thay Nghị định số 163/2006/NĐ-CP Chính phủ quy định giao dịch bảo đảm; - Nghị định số 102/2017/NĐ-CP, ngày 01/9/2017 Chính phủ quy định đăng ký biện pháp bảo đảm thay Nghị định số 83/2010/NĐ-CP ngày 23/7/2010 Chính phủ quy định đăng ký giao dịch bảo đảm; - Nghị định số 99/2022/NĐ-CP, ngày 30/11/2022 Chính phủ quy định đăng ký biện pháp bảo đảm; - Thông tư số 04/2015/TT-BTP, ngày 15/4/2015 Bộ trưởng Bộ tư pháp hướng dẫn tập hành nghề công chứng; 14 - Thông tư số 01/2021/TT-BTP, ngày 03/02/2021 Bộ trưởng Bộ Tư Pháp quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Công chứng 2014; - Thông tư số 20/2015/TT-BTP hướng dẫn nghị định 23/2015/NĐ-CP, ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch; - Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch; - Thông tư liên tịch số 20/2011/TTLT-BTP-BTNMT, ngày 18/11/2011 Bộ tư Pháp, Bộ Tài nguyên Môi trường hướng dẫn đăng ký chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; - Thông tư liên tịch số 09/2016/TTLT-BTP-BTNMT, ngày 23/6/2016 Bộ Tư pháp, Bộ Tài nguyên Môi trường hướng dẫn việc đăng ký chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; - Thông tư số 257/2016/TT-BTC, ngày 11/11/2016 Bộ trưởng Bộ Tài quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phịng cơng chứng; lệ phí cấp thẻ cơng chứng viên; - Thơng tư số 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết thi hành số điều Luật hộ tịch Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, ngày 15/11/2015 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật hộ tịch; - Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng văn pháp luật khác có liên quan đến việc thi hành Luật cơng chứng - Ngồi văn luật khác liên quan đến Luật Công chứng như: văn quy định pháp luật liên quan đến công chứng hợp đồng, giao dịch nhà ở, đất ở, điều kiện tách thửa, thủ tục hành liên quan… hướng dẫn nghiệp vụ Sở Tư pháp tỉnh Vĩnh Long, Bộ Tư pháp thực nghiệp vụ công chứng văn hướng dẫn thi hành… Kết giải hồ sơ: Trong trình tập tơi tiếp xúc nhiều tình hồ sơ u cầu công chứng khác nhau.Tổng số việc công chứng viên phân công tiếp nhận, nghiên cứu tham mưu giúp việc cho công chứng viên giải chứng nhận văn công chứng cho người dân 12 tháng tập là: 1043 hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch; 1000 việc chứng thực từ chính; 52 hồ sơ chứng thực chữ ký/điểm Tất hồ sơ giải quy định pháp luật Có 10 hồ sơ cơng chứng hợp đồng, giao dịch khách hàng cung cấp thiếu số giấy tờ cần thiết hồ sơ chưa đủ điều kiện để thực hướng dẫn người u cầu cơng chứng bổ sung hồn thiện hồ sơ để thực thời gian tới II KIẾN THỨC PHÁP LUẬT, KỸ NĂNG HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG VÀ KINH NGHIỆM THU NHẬN ĐƯỢC TỪ QUÁ TRÌNH TẬP SỰ: 15 Qua q trình tập cơng chứng thân tơi thấy công chứng ngành liên quan đến nhiều lĩnh vực đời sống nên trình tiếp nhận giải hồ sơ cơng chứng ngồi việc áp dụng luật chun ngành Luật Công chứng 2014 văn hướng dẫn thi hành bên cạnh tùy vào loại u cầu cơng chứng, loại hợp đồng, giao dịch cơng chứng viên cịn phải vận dụng nhiều quy phạm pháp luật khác như: Bộ Luật Dân sự, Luật nhà ở, Luật đất đai, Luật Hôn nhân gia đình, Luật doanh nghiệp, Luật kinh doanh Bất động sản, Luật đầu tư… Với hướng dẫn tận tình, chu đáo công chứng viên hướng dẫn, thân tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật, thực đầy đủ bước quy trình công chứng, học hỏi cập nhật kiến thức chuyên mơn cơng chứng nên tơi cảm thấy tự tin hơn, trưởng thành hơn, tích lũy, cố nhiều kiến thức pháp luật; học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm trình tiếp nhận giải hồ sơ cơng chứng như: cách xử lý tình huống, cách đặt câu hỏi, phân tích thơng tin, phân loại yêu cầu công chứng… Hiện hoạt động công chứng tiềm ẩn nhiều rủi ro hoạt động nghề nghiệp, địi hỏi cơng chứng viên phải người am hiểu, nắm bắt đầy đủ, xác quy định pháp luật phải thực nhạy bén, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm cao, đạo đức nghề nghiệp tốt Những rủi ro xuất phát từ yếu tố chủ quan thiếu cẩn trọng đặc biệt rủi ro từ yếu tố khách quan khó lường trước Do đó, tơi tự nhận thân phải nỗ lực cố gắng phấn đấu, học hỏi trau dồi nghiệp vụ nhiều để đảm bảo việc công chứng đảm bảo khách quan, trung thực, người, việc pháp luật * Một số kỹ mà thân tơi học hỏi q trình tập sự: - Kỹ tiếp nhận, phân loại yêu cầu cơng chứng; Kỹ kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp giấy tờ có hồ sơ yêu cầu công chứng; Kỹ xem xét, nhận dạng chủ thể, lực hành vi dân người tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch; - Kỹ năng  tư vấn, nắm bắt nhanh chóng, xác u cầu người yêu cầu công chứng; Kỹ giải thích cho người u cầu cơng chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp mình, ý nghĩa hậu pháp lý việc giao kết hợp đồng, giao dịch công chứng; - Kỹ giải thích lý từ chối u cầu cơng chứng; - Kỹ nghiên cứu đề xuất hướng giải hồ sơ yêu cầu công chứng; - Kỹ soạn thảo văn cơng chứng, nắm rõ hình thức, cấu trúc, bố cục, cách thức trình bày, trình tự văn công chứng, quy định pháp luật chữ viết; sửa lỗi kỹ thuật, bổ sung, hủy bỏ văn công chứng; - Kỹ công chứng dịch; kỹ chứng thực sao, chứng thực chữ ký giấy tờ, văn - Kỹ kiểm tra, xếp, phân loại hồ sơ công chứng, chứng thực để đưa vào lưu trữ - Kỹ kiểm tra thông tin ngăn chặn 16 III THỰC HIỆN QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA NGƯỜI TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG: Về quyền người tập sự: - Trong trình tập Phịng cơng chứng số 2, tỉnh Vĩnh Long tơi công chứng viên hướng dẫn tập dẫn cách tận tình, chu đáo tạo điều kiện để tơi thích nghi, hồn thành tốt cơng việc giao - Được công chứng viên hướng dẫn nhiều nội dung liên quan đến cơng chứng như: tình yêu với nghề, cách áp dụng pháp luật hoạt động công chứng, kỹ hành nghề, xử lý, giải yêu cầu công chứng, cách giao tiếp, nắm bắt tâm lý khách hàng, kỹ tiếp nhận hồ sơ, kỹ soạn thảo hợp đồng, giao dịch Về nghĩa vụ người tập sự: - Trong thời gian tập sự, thân giải công việc tuân thủ quy định Luật công chứng văn quy phạm pháp luật có liên quan, nguyên tắc hành nghề công chứng, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp bên tham gia hợp đồng, giao dịch - Giữ bí mật thông tin nội dung công chứng thông tin có liên quan mà biết q trình tập sự; - Thực cơng việc thuộc nội dung tập theo quy định pháp luật phân công công chứng viên hướng dẫn tập chịu trách nhiệm trước công chứng viên hướng dẫn tập Phịng cơng chứng số 2, tỉnh Vĩnh Long kết tiến độ công việc phân công; - Tuân thủ quy định quan nơi tập sự, thực đúng, đầy đủ nội dung mà công chứng viên hướng dẫn tập phân cơng; Ngồi việc thực quyền nghĩa vụ người tập hành nghề công chứng, thân thực tốt quy định Thông tư số 11/2012/TT-BTP Bộ Tư pháp quy tắc, đạo đức hành nghề công chứng, cụ thể: Luôn tận tâm với công việc, phát huy lực, sử dụng kiến thức chuyên môn, kỹ nghề nghiệp để bảo đảm tốt tính an tồn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch; ân cần, giúp đỡ, tư vấn rõ ràng, quy định pháp luật cho người yêu cầu công chứng IV KHĨ KHĂN, VƯỚNG MẮC TRONG Q TRÌNH TẬP SỰ VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ Khó khăn, vướng mắc: - Việc xác định thành viên hộ gia đình thời điểm cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cịn gặp nhiều khó khăn chưa có văn quy định cụ thể vấn đề quy định Luật đất đai, Luật hôn nhân gia đình… việc giải vấn đề chưa thống đồng nhiều quan điểm khác Vấn đề cần có quy định cụ thể nhằm áp dụng thống rộng rãi phù hợp với quy định pháp luật - Việc xác định quan hệ gia đình văn thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, văn khai nhận di sản thừa kế nhiều bất cập giấy tờ cấp trước giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn…do nhiều nguyên nhân chưa thống nhất, sai lệch tên, năm sinh, nơi cư trú…người dân muốn thực thủ tục phải điều chỉnh giấy tờ sai lệch nêu 17 Tuy nhiên việc điều chỉnh giấy tờ cịn nhiều khó khăn giấy tờ so với trước không thống nội dung, khác hình thức thể hiện, việc sử dụng tên bí danh giấy khai sinh làm cho việc điều chỉnh loại giấy tờ gặp nhiều khó khăn Kiến nghị: - Các quan chuyên môn như: Cơ quan tài nguyên môi trường cần xây dựng hệ thống tra cứu thông tin Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà tài sản gắn liền với đất hệ thống quan thơng tin chủ sở hữu quyền sử dụng đất, nguồn gốc đất, lịch sử biến động…nhằm tạo điều kiện cho người dân tham gia hợp đồng, giao dịch chuyển quyền sử dụng đất, mua bán nhà ở…có an tâm giao dịch đồng thời tạo điều kiện cho công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng địa bàn tổ chức hoạt động hiệu - Xây dựng hệ thống sở liệu công chứng ban hành quy chế khai thác, sử dụng sở liệu công chứng địa bàn tỉnh Vĩnh Long cách đại, chuyên nghiệp thực hiệu nhằm nâng cao chất lượng hiệu hoạt động công chứng địa bàn Như vậy: Trên sở vận dụng kiến thức tiếp thu trình đào tạo hành nghề công chứng hướng dẫn công chứng viên Lê Thị Ngọc Huê với vai trị người tập hành nghề cơng chứng, tơi nhận thấy thời gian tập Phịng cơng chứng số 2, tỉnh Vĩnh Long mang lại cho nhiều kiến thức kinh nghiệm quý báu Đặc biệt, việc tham gia trợ giúp cho công chứng viên giúp tơi nhiều việc hồn thiện kỹ tiếp nhận, đánh giá, nhận định nghiên cứu hồ sơ, chuẩn bị văn công chứng, chứng nhận hợp đồng, giao dịch, lữu trữ hồ sơ văn hố ứng xử hoạt động cơng chứng Q trình tập tơi nhận thấy cần phải học tập rèn luyện như: phải nắm vấn đề lý luận khoa học pháp lý, cập nhật liên tục quy định pháp luật kỹ nắm bắt yêu cầu công chứng, xác định chủ thể tham gia giao dịch cho đúng, chuẩn xác nhanh nhất… Bên cạnh cần trau dồi chuẩn mực quy tắc đạo đức hành nghề công chứng làm hàng trang cho công tác hành nghề thân sau Tôi xin trân trọng cảm ơn công chứng viên Lê Thị Ngọc H tồn thể nhân viên Phịng công chứng số 2, tỉnh Vĩnh Long tạo điều kiện thuận lợi để giúp tơi hồn thành thời gian tập hành nghề công chứng Trên nội dung Báo cáo tập hành nghề cơng chứng tơi Phịng cơng chứng số 2, tỉnh Vĩnh Long Rất mong Sở Tư pháp tỉnh Vĩnh Long công nhận kết tập hành nghề công chứng nêu cho Vĩnh Long, ngày tháng năm 2023 Người báo cáo 18 NHẬN XÉT CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN HƯỚNG DẪN TẬP SỰ Vĩnh Long, ngày tháng năm 2023 Công chứng viên hướng dẫn tập 19 XÁC NHẬN CỦA PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ TỈNH VĨNH LONG Vĩnh Long, ngày tháng năm 2023 TRƯỞNG PHÒNG 20 ... QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA NGƯỜI TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG: Về quyền người tập sự: - Trong q trình tập Phịng cơng chứng số 2, tỉnh Vĩnh Long công chứng viên hướng dẫn tập dẫn cách tận tình, chu đáo... Long kết tiến độ công việc phân công; - Tuân thủ quy định quan nơi tập sự, thực đúng, đầy đủ nội dung mà công chứng viên hướng dẫn tập phân cơng; Ngồi việc thực quyền nghĩa vụ người tập hành nghề. .. công chứng Trên nội dung Báo cáo tập hành nghề công chứng tơi Phịng cơng chứng số 2, tỉnh Vĩnh Long Rất mong Sở Tư pháp tỉnh Vĩnh Long công nhận kết tập hành nghề công chứng nêu cho Vĩnh Long, ngày