TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN KIỂM TOÁN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Đề tài HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI 585 HÀ NỘI Sinh viên thực hiệ[.]
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI 585 HÀ NỘI
Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH xây dựng và thương mại
1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty
Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội chuyên nhập các mặt hàng dây cáp điện, vật tư thiết bị điện từ một số các hãng chuyên sản xuất hàng đầu Việt Nam và trên thế giới như Mỹ, Đức, Tây Ban Nha CH Séc,Hàn Quốc, Nhật Bản, …
Công ty là đại lý phân phối chính thức của tập đoàn Moeller - Eaton Tập đoàn Moeller, có trụ sở tại thành phố Born, CHLB Đức, đã và đang là một trong số ít nhà cung cấp thiết bị điện giải pháp ngành điện hàng đầu trên thế giới Thương hiệu mang nét đặc trưng toàn cầu Các sản phẩm tập trung chủ yên phục vụ các ngành phân phối và truyền tải điện, giải pháp tự động hóa công nghiệp, xây dựng cơ sở hạ tầng cũng như các công trình công nghiệp và dân dụng Các sản phẩm có tính chiến lược của Moeller là:
- Cầu dao chống dòng rò (RCD)
- Máy cắt không khí (ACB)
- Thiết bị bảo vệ chống sét
- Công tắc vị trí, nút nhấn, đèn báo, đèn tín hiệu
- Áptômat bảo vệ động cơ
Các sản phẩm của hãng Schneider
Các thiết bị điện dân dụng của Schneider với các dòng sản phẩm chính như:
- Công tắc, ổ cắm điện và phụ kiện …
- Thiết bị đáu dây công nghiệp, phòng thấm nước
- Thiết bị phân phối điện hạ thế
- Thiết bị điều khiển công nghiệp…
Các sản phẩm của hãng ABB:
Với các sản phẩm phong phú có chất lượng và độ tin cạy cao, được chế tạo theo công nghệ hiện đại trên thị trường Việt Nam:
- Các thiết bị đóng cắt
- Tủ bảng điện và các thiết bị gắn trên thanh DIN
- Hệ thống điều khiển tòa nhà thong minh
Dây cáp điện Trần Phú, Cadisun, Goldcup, thiết bị điện LS, Fuji, Hyundai, Sino, Chint, IDEC, Panasonic, Simon, Mersen, Mitsubishi… Các sản phẩm này rất đa dạng, phong phú về chủng loại và đạt chất lượng cao, có uy tín trên thị trường
Thiết bị cắt sét hạ thế, Thiết bị phòng cháy chữa cháy, Thiết bị mạng và điện thoại….
Hoạt động cung cấp xây lắp công trình Đồng thời, công ty còn nhận thi công các công trình dân dụng, công nghiệp,giao thông, thủy lợi, công trình cảng, san lấp mặt bằng, công trình hạ tầng kỹ thuật khu đô thị và khu công nghiệp, đường dây và trạm biến áp đến 35kV.
Sản xuất, lắp ráp các sản phẩm thiết bị vật tư, thiết bị điện, điện tử, viễn thông cơ khí và các thiết bị đóng ngắt, điều khiển dân dụng và công nghiệp.
Thiết kế và lắp tủ điện các loại cho công nghiệp và tự động hóa theo yêu cầu của khách hàng Khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng sẽ được Công ty tư vấn về chủng loại, mẫu mã, kích cỡ phù hợp Sản phẩm thường được bán ra theo từng tủ điện chứ không phải là từng đơn vị riêng lẻ.
Ngoài các sản phẩm thông dụng đang tiến hành sản xuất, Công ty không ngừng nghiên cứu ra các sản phẩm mới đáp ứng ngành công nghiệp, dân dụng ngày càng phát triển.
1.1.2 Thị trường hoạt động của Công ty
Hoạt động kinh doanh của công ty chủ yếu là cung cấp thiết bị cho các đơn vị trực thuộc viễn thông quân đội (VIETTEL) như Công ty CP Công trình VIETTEL, Công ty TNHH MTV Thông Tin M3, Công ty CPTMQT Đại Hoàng Minh, Công ty CP đầu tư xây lắp và phát triển nhà Với đặc thù hoạt động của các đơn vị thiết bị viễn thông là thường xuyên phải sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế máy móc thiết bị thì đầu ra của công ty khá ổn định.
Công ty có dự kiến sẽ mở rộng thị trường kinh doanh trong năm tới và nhập khẩu thêm một số mặt hàng khác Với mong muốn sẽ cung cấp nhiều mặt hàng thiết bị điện mới cho người tiêu dùng.
Hiện nay, trên thế giới ngành sản xuất thiết bị điện công nghiệp và dân dụng ngày càng phát triển Do đó, thị trường của Công ty ngày càng mở rộng nhưng bên cạnh đó cũng đòi hỏi Công ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như mẫu mã các sản phẩm bán ra, đồng thời nghiên cứu nhập các sản phẩm mới đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của ngành công nghiệp.
Công ty luôn có những chính sách phù hợp, tạo quan hệ tốt với khách hàng từ đó thu hút những khách hàng mới cũng như giữ chân những khách hàng thân thiết đem lại lợi nhuận đáng kể cho Công ty.
1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty
Là một trong những công ty phát triển mạnh cả về kinh doanh các sản phẩm nông sản Hiện nay TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội sử dụng cách thức bán hàng chính là bán buôn, nhằm đưa đến tận tay người dân những hàng hóa giá cả phải chăng, chất lượng đảm bảo đồng thời đa dạng hóa các dạng đối tượng khách hàng, tăng cường quy mô thị trường bán hàng.
Cách thức bán buôn nhằm mục đích phục vụ mọi nhu cầu của tất cả các khách hàng muốn kinh doanh, làm đại lý cho công ty.
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội
Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực thương mại chủ yếu là mua bán hàng hóa Mua bán và trao đổi hàng hóa là một trong những khâu vô cùng quan trọng của chu trình kinh doanh tại công ty. Chính vì vậy công ty luôn chú ý đến tình hình chung của việc bán hàng và hoàn thành tốt chức năng của mình Quá trình bán hàng được hoàn tất Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội giao đầy đủ hàng đến khách hàng và khách hàng đã chấp nhận thanh toán cho Công ty
Mỗi khi tiến hành một nghiệp vụ bán hàng, Công ty đều phải quản lý đầy đủ các khía cạnh như: quản lý doanh thu; quản lý giá vốn, tình hình công nợ và thanh toán công nợ của các khoản phải thu của khách hàng.
Chính vì thế, mỗi bộ phận trong Công ty TNHH xây dựng và thương mại
585 Hà Nội đều có những chức năng đặc thù riêng biệt nhưng lại phối hợp chặt chẽ với nhau giúp cho công tác bán hàng diễn ra hợp lý; khoa học, gọn nhẹ và hiệu quả nhất.
+ Giám đốc: là người xem xét các hợp đồng kinh tế do Phòng kinh doanh đệ trình lên; và là người xem xét, kí duyệt các hợp đồng kinh tế đó Tổng Giám đốc đóng vai trò rất quan trọng trong các chu trình bán hàng Giám đốc cũng là người quyết định các quy định; chính sách của Công ty liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.
+ Phòng kinh doanh: Có vai trò tiến hành các chương trình quảng cáo, quảng bá sản phẩm Lập và thực hiện các kế hoạch giao hàng; theo dõi tình hình sản xuất và bán hàng tại Công ty Luân chuyển các chứng từ cần thiết để hoạt động bán hàng được diễn ra đúng quy cách, trình tự.
Bộ phận bán hàng đảm nhiệm toàn bộ các hoạt động liên quan đến việc đóng gói, giao hàng như:
- Kiểm soát và theo dõi số lượng hàng hóa, chủng loại xuất bán.
- Kiểm tra chứng từ xuất có phù hợp với quy định của Công ty và Nhà nước hay không
- Giải quyết các khiếu nại, thắc mắc về hàng hóa khi cần thiết.
- Cung cấp các thông tin, chứng từ cần thiết cho các phòng ban liên quan.
Khi tiến hành xuất bán, thủ kho sẽ xem xét các thông tin, số lượng chủng loại sản phẩm có khớp đúng hay không Sau đó sẽ tiến hành xuất kho theo đúng yêu cầu rồi ghi vào thẻ kho để theo dõi, đối chiếu với Phòng kế toán
- Hạch toán quá trình bán hàng, ghi nhận doanh thu, giá vốn và các tài khoản liên quan tại Công ty.
- Ghi chép sổ sách, báo cáo kế hoạch theo quy định của Công ty và Nhà nước.
- Báo cáo hoạt động chi tiêu tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty trong tháng, quý, năm.
- Báo cáo về hoạt động quyết toán thuế hằng năm tuân thủ đúng yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước (thuế, thống kê ).
- Tổ chức mạng lưới kế toán khoa học hợp lý, hướng dẫn ghi chép số liệu kế toán một cách đầy đủ; chính xác và kịp thời.
- Thực hiện việc trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên, công nhân sản xuất theo đúng chế độ, đúng thời hạn
- Chịu trách nhiệm quyết toán công nợ với khách hàng; và nhà cung cấp Mở sổ sách, lưu trữ các chứng từ có liên quan đến việc giao nhận đúng nơi quy định và thời gian lưu trữ tối thiểu cho phép tại Công ty.
Bán hàng là một trong những khâu quan trọng nhất trong hoạt động của công ty Vì vậy, Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội luôn cố gắng tìm ra những, cách thức bán hàng sao cho phù hợp với đặc điểm của công ty đồng thời thu hút khách hàng Hiện tại, công ty đang áp dụng các chính sách về giá, xúc tiến bán hàng cụ thể như sau:
Về mục tiêu, các chính sách giá: Nhận thấy được vai trò của việc xác định mục tiêu bán hàng và xây dựng chính sách giá Công ty luôn định hướng rõ các đối tượng khách hàng mục tiêu và các mức giá áp dụng cho từng nhóm khách hàng mục tiêu, dựa vào quy mô, số lượng hàng mua và đặc biệt là khả năng tài chính của khách hàng Việc áp dụng mức giá nào là hoàn toàn linh động do bộ phận kinh doanh quyết định thông qua sự giám sát chặt chẽ của Ban giám đốc, sao cho đảm bảo lợi nhuận tối ưu và uy tín tốt nhất đối với khách hàng
Hiện nay Công ty đang áp dụng chính sách giá phân biệt đối với từng đối tượng khách hàng và về phương thức thanh toán Công ty quy định 4 mức giá khác nhau:
- Giá giao cho các cửa hàng giới thiệu sản phẩm và bán sản phẩm của Công ty với mức độ ưu đãi cao (tỷ lệ chiết khấu 0,9% -1%) nhằm phát huy hiệu quả hoạt động của họ, đặc biết là hoạt động kiểm soát giá cả trên thị trường.
- Giá giao cho các tổng đại lý với tỷ lệ hoa hồng 0,6% -0,7% nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trong phân phối sản phẩm của Công ty với các sản phẩm khác, tuy nhiên giá bán cho tổng địa lý thường thấp hơn so với các đại lý để khi đưa hàng cho các đại lý, sau khi bán hàng cũng có phần lợi nhuận của họ.
- Giá bán buôn cho người mua theo lô, thanh toán ngay Nói chung mức giá này thường thấp nhất để khuyến khích người mua thanh toán nhanh giúp Công ty nhanh chóng thu hồi vốn, ngoài ra còn tạo uy tín với người mua, duy trì được khách hàng thường xuyên.
- Giá bán lẻ cho người mua hàng trực tiếp tại Công ty, đây là mức giá cao nhất, thường tương đương với mức giá trên thị trường Đây là một biện pháp khuyến khích người tiêu dùng mua hàng tại các đại lý tránh phá vỡ hệ thống phân phối của Công ty.
Về quảng cáo và hoạt động Maketing: Quảng cáo là một trong những công cụ hữu ích để đưa thông tin ,về sản phẩm của công ty đến gần hơn với người tiêu dùng Nhận thức được tầm quan trọng của Maketing online mang lại, công ty tăng cường việc quảng cáo qua mạng, website bán hàng … Công ty có chuyên viên bán hàng online, đồng thời thường xuyên có những chính sách giảm giá khi đặt hàng qua mạng để xúc tiến việc tiếp thị sản phẩm, mở rộng thị trường, và nâng cao thương hiệu của mình.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI 585 HÀ NỘI
Kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH xây dựng và thương mại
2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá trị của các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu
Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội thực hiện kế toán bán hàng trên máy tính sử dụng phần mền kế toán FAST.
Chứng từ là cơ sở không thể thiếu thể hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và ghi sổ kế toán đồng thời là căn cứ để kiểm tra và kiểm soát Hệ thống chứng từ mà Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội sử dụng tuân theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 và được thiết kế phù hợp với quy định của Bộ Tài chính và phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Sơ đồ 2.1 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu, so sánh
Các Báo cáo tài chính
Sổ Kế toán -Sổ Nhật ký chứng từ - Sổ chi tiết TK632, 511… - Sổ cái
Bảng tổng hợp nhập- xuất -tồn
Hệ thống phần mềm kế toán
Biên bản bàn giao hàng, thẻ kho, PXK
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo ,các bảng và các biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán thì các thông tin sẽ được tự động nhập vào các sổ chi tiết các TK 632, TK 511, TK641…; Đồng thời số liệu cũng sẽ được phản ánh trên sổ cái các tài khoản này. Đến cuối kỳ kế toán thì kế toán tiến hành các, khoá sổ và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa các số liệu tổng hợp với các số liệu chi tiết được thực hiện tự động đồng thời luôn bảo đảm sự chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm báo cáo có thể kiểm tra và đối chiếu giữa sổ kế toán với các báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Đến cuối tháng cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán được ghi bằng tay.
Bán hàng vừa là hoạt động diễn ra chủ yếu trong Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội lại vừa là hoạt động đóng góp nguồn thu nhập chính trong, lĩnh vực kinh doanh của Công ty nên kiểm soát ,thật chặt chẽ quá trình này góp phần, nâng cao hiệu quả kinh doanh Do vậy, Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội đã xây dựng một bộ chứng từ quy định cho việc ghi nhận doanh thu gồm có:
- Hợp đồng kinh tế (biểu số 2.1)…
- Chứng từ bán hàng để ghi nhận doanh thu gồm có :
+ Hóa đơn giá trị gia tăng (biểu số 2.2)
+ Yêu cầu giao hàng kiêm lệnh xuất hàng (biểu số 2.3)
Hợp đồng kinh tế theo biểu số 2.1 ghi nhận các cam kết giữa hai bên về số lượng hàng thời gian địa điểm cách thức thanh toán… và giảm thiểu tranh cãi về pháp lý.
Giấy báo có của ngân hàng nhằm thông báo cho Công ty số tiền mà khách hàng trả nợ đã về tài khoản của ngân hàng, là căn cứ để kế toán ghi giảm công nợ của khách hàng.
Hóa đơn giá trị gia tăng theo biểu số 2.2 Khi lập hóa đơn phải ghi đủ các yếu tố gồm giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT.
Yêu cầu giao hàng kiêm lệnh xuất hàng theo biểu số 2.3 ghi nhận về việc xuất hàng đã được chấp nhận, thủ kho có trách nhiệm thực hiện lệnh này.
Sau đây là quá trình luân chuyển chứng từ nhằm ghi nhận nghiệp vụ bán hàng xảy ra:
Khi khách hàng đề nghị mua hàng và ký hợp đồng thì nhân viên bộ phận kinh doanh thực hiện việc lập hóa đơn GTGT (biểu số 2.2) Hóa đơn này sẽ được chuyển cho Giám đốc, và kế toán trưởng ký duyệt khi thấy các yêu cầu hợp lý Nếu khách hàng thanh toán 1 phần tiền hàng theo, hợp đồng kinh tế thì kế toán tiến hành lập phiếu thu ứng với số tiền mà khách hàng cam kết trả, phần còn lại sẽ ghi nhận nợ trên sổ Trường hợp Công ty, bán chịu thì kế toán sẽ ghi nhận toàn bộ số tiền hàng đó trên sổ nợ để tiến hành theo dõi thu hồi Phiếu thu sau khi được lập được chuyển đến cho thủ quỹ để tiến hành thu tiền, còn hóa đơn GTGT sẽ được chuyển đến cho thủ kho Thủ kho còn cần phải có thêm yêu cầu giao hàng kiêm lệnh xuất hàng có đầy đủ chữ ký của giám đốc và, kế toán trưởng mới có thể xuất hàng Cuối cùng thì một liên của hóa đơn sẽ được chuyển cho khách hàng một liên giữ tại quyển một liên sẽ được chuyển cho phòng kế toán, để ghi sổ, còn yêu cầu giao hàng, kiêm lệnh xuất hàng (theo biểu số 2.3) sẽ được sao làm 2 liên: liên 1 là thủ kho giữ, liên 2 đưa cho đội vận chuyển làm chứng từ căn cứ.
Nếu hàng hóa kém chất lượng theo điều khoản trong hợp đồng mà khách hàng đề nghị, yêu cầu trả lại, một phần hoặc toàn bộ hoặc yêu cầu giảm giá thì khách hàng sẽ dùng ngay hóa đơn của công ty lập (biểu số 2.2) kèm theo một biên bản giải trình do chính bên khách hàng lập, có nêu lý do trả lại hàng với số lượng,đơn giá, tổng số tiền, để công ty có cơ sở giải quyết Đồng thời khách hàng phải tuân theo quy định về mẫu chứng từ do Công ty quy định thì Công ty mới chấp nhận giải quyết những kiến nghị mà khách hàng đề ra
Sau đây là những mẫu chứng từ cơ bản: hợp đồng kinh tế (biểu số 2.1), , hóa đơn GTGT (biểu số 2.2), yêu cầu giao hàng kiêm lệnh xuất hàng (biểu số 2.3) màCông ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội dùng trong nghiệp vụ ghi nhận doanh thu.
Biểu số 2.1: Hợp đồng kinh tế
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Căn cứ bộ Luật dân sự số 33/2005/QH11 ngày 14/06/2005
Căn cứ luật Thương Mại số 36/2005/QH11 được Quốc hội thông qua ngày 14/06/2005.
Căn cứ nhu cầu và khả năng của các bên.
II) CÁC BÊN KÝ HỢP ĐỒNG
Hôm nay, ngày 02 tháng 3 năm 2016 tại văn phòng Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội, chúng tôi gồm có:
1 ĐẠI DIỆN BÊN A (BÊN BÁN): CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ
THƯƠNG MẠI 585 HÀ NỘI Địa chỉ : Số 24, Tổ 6, Phường Phú La, Quận Hà Đông, TP, Hà Nội Điện thoại : 04.66633035 Fax: 04.39765012
Số TK : 100114851034315 tại Ngân hàng Xuất Nhập Khẩu Việt Nam-
2 ĐẠI DIỆN BÊN B (BÊN MUA): CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ ĐẠI HOÀNG MINH Địa chỉ : Số 38D6 phố Hoàng Ngân, phường Trung Hòa, quận Cầu
Giấy, Hà Nội Điện thoại : (04)37.830053 Fax: (04) 37.831059
Tài khoản : 1305158156489 Mã số thuế : 0101207843
Ngân hàng : Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam,
Chi nhánh Tràng An Đại diện : Ông Nguyễn Hoàng Minh Chức vụ: Giám đốc
III) NỘI DUNG CỦA BẢN HỢP ĐỒNG Điều I: Hàng hoá - quy cách, tiêu chuẩn, số lượng, giá:
Tên hàng: Van chống sét GZ500V, dây diện 1x16, tủ điện tích hợp V5-1P
STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá
Tổng 68.275.000 Đơn giá chưa bao gồm VAT, Thuế suất thuế GTGT 10%
Tổng giá thanh toán: 75.102.500 đồng
Viết bằng chữ: Bảy mươi lăm triệu, một trăm linh hai nghìn, năm trăm đồng./. Điều II: Thời gian, địa điểm và cách thức giao hàng
Thời gian giao hàng: hàng sẽ được giao ngay sau khi bên bán nhận được tiền đặt cọc của bên mua vào ngày 19/3/2016 Địa điểm giao hàng: hàng sẽ được giao trên phương tiện vận tải của bên bán, tại kho bên mua Số 38D6 phố Hoàng Ngân, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội Điều III: Thanh toán
Hình thức thanh toán: bằng tiền VNĐ, bằng tiền mặt
Bên mua không phải đặt cọc cho bên bán, sau khi nhận hàng lâu nhất là 3 ngày phải thanh toán đầy đủ cho bên bán.
Điều IV : Trách nhiệm các bên trong hợp đồng kinh tế
Đảm bảo giao hàng đúng như quy định tại điều I của hợp đồng.
Cung cấp cho bên mua hoá đơn GTGT, giấy chứng nhận xuất xứ, chất lượng của hàng hóa.
2 Trách nhiệm của bên mua
Đảm bảo thanh toán đúng như điều III của hợp đồng.
Cử nhân viên kiểm tra, nhận hàng và ký biên bản giao nhận với bên bán.
Mọi chậm trễ của bên mua dẫn tới các chi phí phát sinh thêm thì bên mua sẽ phải chịu. Điều V: Những điều khoản bổ sung hoặc điều chỉnh hợp đồng
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu một trong hai bên muốn thay đổi, bổ xung bất kỳ một điều khoản nào trong hợp đồng phải thông báo cho bên kia bằng văn bản Hợp đồng chỉ được thay đổi khi có sự đồng ý của cả hai bên. Điều VI: Cam kết chung
Kế toán giá vốn hàng bán tại Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội
2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra thì kế toán phải ghi nhận ngay giá vốn hàng bán vào tài khoản giá vốn hàng bán Phương pháp, này giúp Công ty theo dõi tình hình thay đổi về giá vốn một cách nhanh chóng và có biện pháp cải thiện, kịp thời hơn so với hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ Tuy nhiên, hạn chế của phương pháp này là bộ phận kế toán sẽ phải, làm việc rất vất vả, liên tục cập nhật lượng hàng bán để tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ Thời điểm ghi nhận giá vốn, hàng bán là khi khách hàng đã chấp nhận thanh toán và chuyển giao hàng cho khách hàng – trùng với thời điểm ghi nhận doanh thu.
Do số lượng hàng hóa lớn, nhiều chủng loại khác nhau nên Công ty áp dụng tính giá hàng tồn kho theo phương pháp, tính giá bình quân gia quyền theo tháng.
Cuối mỗi tháng Công ty tính giá đơn vị sản phẩm và từ đó mới tính được giá vốn hàng bán trong tháng để hạch toán điều chỉnh.
Giá đơn vị bình quân 1 sản phẩm trong tháng = Giá thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong tháng
Số lượng hàng tồn đầu kỳ và nhập trong tháng
Ví dụ: với mặt hàng van chống sét GZ500V: đầu kỳ đang tồn kho 2000 quả giá 18.000 đồng / quả; trong kỳ Công ty nhập kho 4000 quả với đơn giá 21.000 đồng / quả
Do đó giá đơn vị bình quân 1 quả Van chống sét là:
Giá đơn vị bình quân 1 quả van chống sét = 2000 x 18.000 + 4000 x 21.000
Cuối tháng khi kế toán thực hiện thao tác tính giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ cho tất cả các mặt hàng thì số liệu đơn giá bình quân 1 đơn vị sản phẩm của tất cả các mặt hàng sẽ được tự động cập nhật trên phiếu xuất kho.
Quy trình luân chuyển chứng từ để xác định giá vốn hàng bán: Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng thì sẽ làm đơn đề nghị mua Sau đó, bộ phận bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT yêu cầu giao hàng kiêm lệnh xuất hàng, xin chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng Công ty Hóa đơn và lệnh giao hàng này được chuyển sang phòng kế toán để theo dõi, một liên sẽ được chuyển đến cho thủ kho. Thủ kho, sẽ xem xét hóa đơn và lệnh xuất hàng có đủ chữ ký của người có thẩm quyền hay không rồi xem xét, thời gian xuất hàng sao cho kịp tiến độ hợp đồng thì sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho sau khi được lập thành 3 liên: liên 1: lưu tại quyển do thủ kho giữ; liên 2: chuyển cho phòng kế toán để làm cơ sở tiến hành ghi nhận giá vốn hàng bán; liên 3: giao cho đội vận chuyển nếu do Công ty thuê và sau đó chuyển cho khách hàng.
Căn cứ để ghi nhận giá vốn hàng bán là phiếu xuất kho do thủ kho lập Trên phiếu xuất kho bao gồm các nội dung: địa chỉ người nhận hàng, địa điểm xuất, số lượng, đơn giá, tổng tiền, thanh toán và phải có chữ ký đầy đủ của các bên liên quan Phiếu xuất kho này phải có sự xác nhận của cả hai bên, bên mua và bên bán để tránh những sai sót xảy ra.
Dưới đây là mẫu phiếu xuất kho mà Công ty sử dụng trong việc làm cơ sở ghi nhận giá vốn hàng bán của số hàng xuất kho.
Biểu số 2.11: Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội
(Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
Họ tên người nhận hàng: Công ty CP thương mại Quốc tế Đại Hoàng Minh Địa chỉ: Số 38D6 phố Hoàng Ngân, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội
Lý do xuất hàng: Bán hàng theo đơn hàng
Xuất tại kho( ngăn lô)
STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá
1 Van chống sét GZ500V Quả 400 24.000 9.600.000
3 Tủ điện tích hợp cái 10 4.850.000 48.500.000
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bảy mươi lăm triệu, một trăm linh hai nghìn, năm trăm đồng./.
Số chứng từ gốc kèm theo: 02 Ngày 19 tháng 3 năm 2016
(Ký, họ tên) Người nhận hàng
(Ký, họ tên) Thủ kho
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Giám đốc
2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán
Kế toán sử dụng TK 632 và TK 156 để theo dõi tình hình nhập xuất tồn của hàng hóa để cuối tháng tính giá vốn cho hàng hóa xuất kho.
Các sổ được sử dụng bao gồm: Sổ chi tiết giá vốn, bảng tổng hợp Nhập-xuất- tồn, sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký chung, sổ cái TK632.
Hạch toán chi tiết giá vốn: Từ chứng từ là phiếu xuất kho, kế toán chi tiết bán hàng sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán máy mà Công ty sử dụng. Sau đó dữ liệu này sẽ được tự động lên sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán Đến cuối kỳ thì từ số liệu trên sổ chi tiết được chuyển sang bảng tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán để xác định kết quả kinh doanh và tính ra lãi lỗ trong kỳ kinh doanh. Đây cũng là thời điểm để lập báo cáo kết quả kinh doanh.
Sổ chi tiết giá vốn hàng bán của Công ty TNHH xây dựng và thương mại
585 Hà Nội theo mẫu bảng số 2.12, 2.13, 2.14 được mở chi tiết lần lượt cho từng mặt hàng: Van chống sét GZ500V,Dây điện 1x16,tủ điện tích hợp V5-1P; tương ứng với sổ chi tiết doanh thu của mặt hàng đó trong kỳ Công ty có thể dễ dàng quản lý được chi phí bỏ ra cho từng loại hàng và điều chỉnh một cách kịp thời cho tất cả các mặt hàng Thông qua việc theo dõi sổ chi tiết giá vốn hàng bán và sổ chi tiết doanh thu, có thể quan sát được lợi nhuận tạo ra từ việc bán mỗi loại sản phẩm. Dựa vào đó, các nhà quản lý có thể, xem xét điều tiết cắt giảm chi phí cho từng loại hàng hay tăng cường tiêu thụ loại hàng tạo ra mức lợi nhuận chủ yếu cho Công ty.
Việc quản lý giá vốn hàng bán ngày càng yêu cầu khắt khe hơn Ngoài việc xác nhận tính chính xác và đáng tin cậy của các thông tin liên quan đến phần việc của kế toán chi tiết thì kế toán trưởng của Công ty còn có trách nhiệm tư vấn cho Giám đốc các thông tin ,tài chính thông qua các con số được phản ánh trên từng loại sổ Bảng tổng hợp chi tiết hàng bán được lập vào cuối kỳ Căn cứ để lập bảng này là số tổng cộng trên các sổ chi tiết TK 632 Mỗi loại hàng sẽ được ghi một dòng trên sổ Số tổng cộng được đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp.
Biểu số 2.12: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán cho sản phẩm Van chống sét GZ500V Đơn vị: Công ty TNHH xây dựng và thương mại
585 Hà Nội Địa chỉ: Số 24, Tổ 6, Phường Phú La, Quận Hà Đông, TP, Hà Nội
Mẫu số S36-DN (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán Tên sản phẩm: Van chống sét GZ500V Tháng 3 năm 2016 Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải TK ứngđối
Số hiệu Ngày tháng Tổng tiền
Bán hàng theo ĐH Viettel Bán hàng theo ĐH Mai Loan Bán hàng theo ĐHThành Long Bán hàng cho Anh Tuấn
Bán hàng theo ĐH Đại Hoàng Minh
Bán hàng cho Anh Mạnh
Bán hàng theo đơn hàng Thanh Tùng
Biểu số 2.13: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán với sản phẩm Dây điện 1x16 Đơn vị: Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội Địa chỉ: Số 24, Tổ 6, Phường Phú La, Quận
Hà Đông, TP, Hà Nội
Mẫu số S36-DN (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán Tên sản phẩm:Dây diện 1x16 Tháng 3 năm 2016 Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải TK ứngđối
Số hiệu Ngày tháng Tổng tiền
Số dư đầu tháng Phát sinh trong tháng
Bán hàng theo ĐH Viettel Bán hàng theo ĐH Mai Loan Bán hàng theo ĐH Thành Long Bán hàng theo ĐH Đại Hoàng Minh
Bán hàng cho Anh Quang Bán hàng theo đơn hàng Thanh Tùng
Biểu số 2.14: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán với sản phẩm Tủ điện tích hợp V5-1P Đơn vị: Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội Địa chỉ: Số 24, Tổ 6, Phường Phú La,
Quận Hà Đông, TP, Hà Nội
Mẫu số S36-DN (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Tên sản phẩm: Tủ điện tích hợp V5-1P Tháng 3 năm 2016 Đơn vị tính: Đồng thángNgày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Ghi nợ TK
Số hiệu Ngày tháng Tổng tiền
Bán hàng theo ĐH Viettel Bán hàng cho Anh Đức Bán hàng theo ĐH Mai Loan Bán hàng theo ĐH Thành Long Bán hàng theo ĐH Đại Hoàng Minh
Bán hàng theo đơn hàng Thanh Tùng
(Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội Địa chỉ: Số 24, Tổ 6, Phường Phú La, Quận Hà Đông, TP, Hà Nội
Mẫu số S17-DN (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Tháng 3 năm 2016 Đơn vị tính: Đồng
STT Loại hàng ĐVT Số lượng Giá vốn Doanh thu Doanh thu thuần Lãi gộp
1 Van chống sét GZ500V Quả 1740 34.800.000 43.200.000 43.200.000 8.400.000
3 Tủ điện tích hợp cái 85 340.000.000 417.500.000 417.500.000 77.500.000
(Ký, họ tên) có thể biết được giá vốn của từng loại hàng và lãi gộp tương ứng Qua đây, các nhà quản trị có thể xem xét được mặt hàng nào tạo nhiều lợi nhuận nhất và chi phí bỏ ra là thấp nhất để có thể quyết định tăng cường bán sản phẩm đó hay cắt giảm mức sản lượng của sản phẩm tạo lợi nhuận kém nhất, tạo lợi nhuận tối đa cho Công ty
2.2.3 Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán
Dựa vào phiếu xuất kho do kế toán lập, kế toán tổng hợp sẽ nhập dữ liệu các thông tin liên quan vào phần mềm máy tính Số liệu và nội dung nghiệp vụ sẽ được tự động vào sổ nhật ký chứng từ rồi tạo lập sổ cái TK 632, TK 911 Cuối kỳ, kế toán sẽ in ra bảng cân đối số phát sinh và chuyển sang báo cáo kết quả kinh doanh xác định lãi lỗ Sổ cái TK 632 sẽ tự động đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán.
Mẫu sổ cái tài khoản 632 công ty sử dụng trong quá trình hạch toán tổng hợp giá vốn hàng bán: ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
Biểu số 2.16: Sổ cái tài khoản giá vốn hàng bán
Năm 2016 Tài khoản: 632 “Giá vốn hàng bán”
Ghi Có các TK, đối ứng
Nợ với các TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3
Cộng số phát sinh Nợ 758.986.000 835.654.000 854.800.000
Cộng số phát sinh Có 758.986.000 835.654.000 854.800.000
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán chi phí bán hàng tại Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội
Chi phí bán hàng phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585
Hà Nội là một Công ty có mạng lưới kinh doanh rộng và uy tín trong lĩnh vực kinh doanh thương mại Doanh thu của Công ty được tạo ra chủ yếu từ hoạt động bán hàng nên, các chi phí bán hàng phát sinh hàng tháng với số lượng cũng khá lớn và đa dạng, đòi hỏi công tác quản lý phải được tổ chức chặt chẽ, hợp lý, ngay từ khâu chứng từ ban đầu Quản lý tốt chi phí bán hàng cũng là một trong những cách hiệu quả trong việc tạo doanh thu của Công ty.
Chi phí bán hàng được hạch toán trên TK 641.
Tại Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội, chi phí bán hàng bao gồm các loại như sau :
Chi phí khấu hao TSCĐ: Là các số tiền khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng như nhà kho, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,…
Chi phí nhân viên bán hàng: Là số tiền tiền lương, phụ cấp trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên bảo quản, vận chuyển hàng hoá, và các số tiền trích như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, trợ cấp thất nghiệp, kinh phí công đoàn theo quy định, của luật lao động Tùy theo từng điều kiện của Công ty mà số tiền chi phí này thay đổi cho phù hợp.
Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá: Dùng để phản ánh số tiền chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá.
Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các số tiền chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ để phục vụ trực tiếp cho bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng,…
Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận
Tất cả các chi phí bán hàng đều được kế toán Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội, theo dõi chi tiết và ghi sổ cập nhật để có thể kịp thời xử lý những vướng mắc khi xảy ra Riêng chi phí bán hàng liên quan đến lương như lương nhân viên bán hàng,… thì đợi đến cuối tháng mới tập hợp và ghi vào sổ chi tiết chi phí bán hàng.
Các hoá đơn, chứng từ kế toán sử dụng là: Bảng phân bổ lương, hoá đơn mua sắm các dụng cụ đểphục vụ quảng cáo sản phẩm, phiếu xuất kho, bảng tính khấu hao TSCĐ để vào sổ chi tiết chi phí bán hàng.
Quy trình luân chuyển chứng từ ghi nhận chi phí bán hàng: Từ các nghiệp vụ phát sinh như chi phí quảng cáo, sửa chữa tài sản mà dùng cho hoạt động bán hàng, các bộ phận có nhu cầu (bộ phận kinh doanh của Công ty,…) sẽ làm giấy đề nghị tạm ứng Phiếu đề nghị sau khi được ký duyệt bởi Giám đốc và kế toán trưởng sẽ được chuyển cho kế toán bán hàng để lập phiếu chi Và phiếu chi này được chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ dựa vào nội dung phiếu chi đã có sẵn tiến hành chi tiền và chuyển qua cho kế toán bán hàng ghi sổ vào chi phí bán hàng của Công ty Sau đó, phiếu chi này sẽ được Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt lần cuối Đối với những hóa đơn GTGT của dịch vụ mua ngoài, phí bảo hiểm, chi phí vận chuyển do bên thứ hai chuyển về phòng kế toán… thì kế toán bán hàng sẽ nhập dữ liệu trên vào máy Sau đó, dữ liệu này sẽ được cập nhật vào sổ chi tiết TK 6421. Cuối kỳ sẽ tự động đối chiếu với sổ cái và lên báo cáo kết quả kinh doanh.
Còn với những số tiền chi tiền lương cho nhân viên bán hàng thì kế toán dựa vào bảng tiền lương nhân viên hoặc phụ cấp, BHYT để có thể hạch toán. Chính sách lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên kinh doanh được Công ty rất chú trọng Các chính sách thưởng và phụ cấp BHXH, BHYT, BHTN tuân thủ theo đúng quy định của luật lao động, đảm bảo quyền lợi cho từng nhân viên. Lương nhân viên được trả vào ngày cuối mỗi tháng, theo hình thức chuyển tiền vào tài khoản cá nhân mà Công ty đã mở sẵn cho mỗi nhân viên Vì thế, Công ty luôn giữ vững được những nhân viên có trình độ và khuyến khích họ cống xếp…(biểu số 2.17) do bên cung cấp dịch vụ chuyển đến Căn cứ vào hóa đơn này, kế toán ghi sổ chi phí bán hàng
Biểu số 2.17: Hóa đơn GTGT của chi phí vận chuyển
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2 : Giao khách hàng Ngày 31 tháng 3 năm 2016
Số : 0003451 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Nam Hải Địa chỉ : 42 B1 khu đô thị mới Đại Kim, Quận Hoàng Mai, Hà nội
Số tài khoản: 146052002986 Điện thoại: (04) 36414404 MST:0101808322
Họ tên người mua hàng: Trần Văn Trường
Tên đơn vị : Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội Địa chỉ : Số 24, Tổ 6, Phường Phú La, Quận Hà Đông, TP, Hà Nội
Hình thức thanh toán : CK MST : 0106383539
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Cước vận chuyển Lô 1 15.600.000 15.600.000 Cộng tiền hàng : 15.600.000 Thuế suất GTGT :10% Tiền thuế GTGT 1.560.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 17.160.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu một trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn.
(Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) Đơn vị: Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội
Mẫu số 02-TT (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
Họ và tên người nhận tiền: Trần Văn Trường Địa chỉ: Nhân viên phòng bán hàng Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585
Lý do chi: Chi tiền vận chuyển cho Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật Nam Hải
Số tiền: 17.160.000 (Viết bằng chữ): Mười bảy triệu, một trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn
Kèm theo: Hóa đơn 3451 ngày 31/03/2016
Người đề nghị tạm ứng
(Ký, họ tên) bán hàng
VIỄN THÔNG VNPT HÓA ĐƠN GTGT
Liên 2: Giao cho người mua Mẫu số :01GTKT3/001
Ngày 31 tháng 3 năm 2016 Ký hiệu : AA/16P
Tên khách hàng: Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội
MST: 0106383539 Địa chỉ: Số 24, Tổ 6, Phường Phú La, Quận Hà Đông, TP, Hà Nội
Hình thức thanh toán: Tiền mặt
STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐV tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất thuế GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 320.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 3.520.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu năm trăm hai mươi nghìn đồng chẵn.
Khách hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký tên) (Ký tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Căn cứ vào các chứng từ tập hợp được như bảng thanh toán lương, hóa đơn thanh toán chi phí vận chuyển, chi phí văn phòng phẩm, chứng từ chi tiền tạm ứng cho hoạt động bán hàng hoặc tiền cước điện thoại viễn thông dùng cho hoạt động bán hàng … kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán máy của Công ty Sổ chi tiết tài khoản chi phí bán hàng sẽ được tự động lên dữ liệu Cuối kỳ, số liệu từ các sổ chi tiết sẽ được chuyển sang sổ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh
Bảng số 2.20: Sổ chi tiết tài khoản chi phí bán hàng
Chứng từ kế toán (HĐ GTGT, phiếu xuất kho phụ liệu, phiếu chi… )
Sổ kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Bảng tổng hợp chi phí bán hàng thương mại 585 Hà Nội (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG
Tháng 3 năm 2016 Tài khoản: 641 Đơn vị tính: Đồng tháng Ngày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số Phát sinh
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
Lương NVBH Thanh toán chi phí vận chuyển Chi phí quảng cáo
Lương nhân viên quản lý bán hàng Chi phí văn phòng phẩm BP BH Chi phí tiền điện tháng 03/2016 Chi phí tiền điện thoại tháng 3/2016
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ tổng hợp về chi phí bán hàng:
Hàng ngày, khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán tập hợp các chứng từ kế toán về chi phí bán hàng nhập dữ liệu, định khoản vào máy tính Máy tính sẽ tự động cập nhật vào chứng từ ghi sổ Cuối tháng, kế toán in chứng từ ghi sổ này ra trình kế toán tổng hợp Khi kế toán tổng hợp chấp thuận sẽ xếp chứng từ ghi sổ này vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ lấy số hiệu ngày tháng Sau khi có số hiệu ngày tháng chứng từ ghi sổ này được dùng làm căn cứ vào sổ cái TK 641- Chi phí bán hàng
Chứng từ kế toán: (Phiếu chi, Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho phụ liệu…)
Bảng kê số 5 Nhật ký chứng từ
Sổ cái TK 641 Đơn vị: Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà
Nội Địa chỉ: Số 24, Tổ 6, Phường Phú La, Quận Hà Đông,
(Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG KÊ SỐ 5 TẬP HỢP CHI PHÍ BÁN HÀNG
TT TK ghi có NKCT số 1(TK
Cộng số phát sinh thực tế
2 CP vật liệu, bao bì 750.000 750.000
3 CP xăng xe, hội thảo
5 CP dịch vụ mua ngoài 9.000.000
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: Công ty TNHH xây dựng và thương mại
585 Hà Nội Địa chỉ: Số 24, Tổ 6, Phường Phú La, Quận Hà Đông, TP, Hà Nội
Mẫu số S36-DN (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI Tài khoản: 641 “Chi phí bán hàng” ĐVT: Đồng
Ghi Có các TK, đối ứng
Nợ với các TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 12 Cộng
Cộng số phát sinh Nợ 62.150.000
Cộng số phát sinh Có 62.150.000
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI 585 HÀ NỘI
Đánh giá chung về công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội
và thương mại 585 Hà Nội
Những năm đầu, quy mô kinh doanh còn nhỏ nên còn gặp rất nhiều khó khăn Công ty đã có nhiều nỗ lực trong hoạt động kinh doanh nên đến nay Công ty đã dần khẳng định được hình ảnh của mình, sản phẩm của Công ty đã có mặt ở hầu khắp các tỉnh thành trên toàn quốc. Đạt được kết quả đó cần phải kể đến hoạt động hiệu quả của toàn bộ nhân viên của phòng kế toán và năng lực quản lý của lãnh đạo Công ty trong công tác hạch toán kế toán Là Công ty thương mại nên bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng, phản ánh, hiệu quả kinh doanh chủ yếu của Công ty Vì vậy mà Công ty tập trung chủ yếu vào việc tổ chức công tác hạch toán kế toán bán hàng.
Sau một quá trình thực tập tại Công ty, được tiếp xúc trực tiếp, và với thực tế hoạt động của Công ty, nghiên cứu phần hành kế toán bán hàng, em nhận thấy Công ty đã có những thành quả đạt được và một số tồn tại cần khắc phục.
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội được tổ chức tương đối hoàn thiện gồm 9 nhân viên và 1 kế toán trưởng Đội ngũ kế toán viên của phòng kế toán đều có trình độ đại học trở lên, có kinh nghiệm và chuyên môn vững vàng Mô hình tổ chức của phòng kế toán là mô hình tập trung nên bảo bảm được sự lãnh đạo thống nhất Các nhân viên trong phòng kế toán thường xuyên có sự trao đổi trực tiếp với kế toán trưởng và trao đổi giữa các kế toán các phần hành với nhau Kế toán trưởng và các kế toán viên phối hợp khá ăn ý,thường xuyên có, sự đối chiếu và kiểm soát nhằm tăng tính chính xác và tin cậy của các thông tin kế toán, đồng thời giúp Giám đốc nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong từng thời kỳ, làm căn cứ để lập kế hoạch, đầu tư hiệu
Các kế toán viên được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, phụ trách từng phần hành kế toán riêng biệt, tránh tình trạng ôm đồm, chồng chéo trong khi làm việc, tạo điều kiện chuyên sâu cho phần việc của mình Hầu hết các nghiệp vụ khó khăn đều được giải quyết một cách kịp thời nhanh chóng không làm chậm trễ tiến trình ghi sổ tại Công ty Xác định, rõ trách nhiệm khi có nhầm lẫn, sai sót, giúp nâng cao tinh thần, ý thức của từng kế toán viên Nhân viên trong phòng nhiệt tình với công việc, tạo ra môi trường làm việc tốt giúp cho mọi công việc đều hoàn thiện đúng thời gian quy định.
Bộ máy kế toán của Công ty hoạt động tương đối hiệu quả nhằm đảm bảo tính liên tục, thông suốt những trong quá trình kinh doanh của Công ty và cũng đồng thời cung cấp những thông tin cần thiết, chính xác, kịp thời cho Ban Giám đốc
Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán
Trong quá trình hạch toán, các chứng từ được sử dụng đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ phát sinh và cơ sở pháp lý và tuân thủ theo đúng mẫu của Bộ Tài chính ban hành Quá trình luân chuyển, bảo quản chứng từ đều được thực hiện nghiêm chỉnh, đúng quy trình Chứng từ được phân loại và sắp xếp theo trình tự thời gian, giúp cho việc kiểm soát chứng từ dễ dàng, thuận tiện
Ngoài ra, các giấy tờ, chứng từ thủ tục tại công ty được phòng kế toán bảo quản và lưu trữ một cách cẩn thận theo đúng quy trình và thời gian lưu trữ tối thiểu. Việc bảo quản và lưu trữ một cách khoa học còn giúp cho việc tìm kiếm và tra cứu chứng từ với một cách thuận tiện nhất Các chứng từ gốc được chuyển về Công ty một cách nhanh chóng ít khi xảy ra hiện tượng mất chứng từ Các chứng từ này đều được đánh số thứ tự nên hạn chế được việc bỏ sót chứng từ hay quên không ghi sổ. Mặt khác, tùy theo mức độ quan trọng của từng chứng từ mà Công ty cũng phân quyền sử dụng và cất trữ từng loại.
Hệ thống sổ sách của Công ty khá đầy đủ cho việc ghi nhận từng phần hành,việc ghi chép và mở sổ sách mà theo đúng quy định của Bộ Tài chính Chính vì vậy,các phần hành kế toán được thực hiện một cách hợp lý Ngoài việc hạch toán trên doanh thu và chi phí cho từng loại mặt hàng.
Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của Công ty, hệ thống tài khoản kế toán tuân theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Các bút toán ghi sổ phần lớn đã thể hiện được đúng bản chất và nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh Nhìn chung công tác tổ chức hạch toán, kế toán tại Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội là phù hợp với tình hình thực tế kinh doanh của doanh nghiệp, tuân thủ theo quy định và hướng dẫn của Bộ tài chính Công tác kế toán đã hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý và đưa ra quyết định kinh doanh cho ban lãnh đạo Công ty.
Áp dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác kế toán
Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội sử dụng phần mềm kế toán FAST 11 Việc sử dụng phần mềm kế toán kết hợp với áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ tạo hiệu quả công việc cao, đã làm giảm bớt khối lượng công việc kế toán mà bị trùng lặp, gọn nhẹ trong quá trình xử lý chứng từ, vào sổ sách kế toán cho đến khi lên các báo cáo Việc áp dụng kế toán máy giúp cho kế toán viên tiết kiệm được thời gian, và công sức nhưng vẫn đảm bảo kế toán một cách chính xác, hạn chế sai sót trong quá trình tính toán Nhờ sự hỗ trợ của phần mềm kế toán máy, vào cuối kỳ chỉ cần thực hiện một vài bút toán kết chuyển thì chương trình sẽ tự động lên các báo cáo, theo yêu cầu quản lý và kế toán viên chỉ việc in ra để lưu giữ nếu cần thiết.
Hạch toán giá vốn hàng bán
Hiện tại, Công ty tính giá vốn hàng hóa xuất bán theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Số lượng các nghiệp vụ xuất bán hàng hóa của Công ty khá nhiều nên việc áp dụng phương pháp, này là hoàn toàn rất hợp lý Việc xác định giá vốn hàng bán sẽ được thực hiện vào cuối tháng Như vậy, giá vốn hàng bán được tính ra có độ chính xác cao.
Cách thức thanh toán Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì việc quy định về cách
Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội có hình thức thanh toán khá đa dạng nên có thể, tiếp cận được với nhiều khách hàng tiềm năng, còn với những khách hàng quen thuộc thì đã xây dựng được những điều kiện thanh toán nới lỏng. Lựa chọn hình thức bán hàng trực tiếp đang giúp Công ty giảm được khá nhiều chi phí bán hàng cũng như chi phí hoa hồng, đại lý.
Ngoài ra, với bất kì loại hình kinh doanh nào thì phải có nghĩa vụ đối với Nhà nước Công ty luôn luôn hoàn thành việc nộp thuế sao cho đúng thời hạn theo quy định, tránh việc trốn thuế và chậm trễ thời hạn nộp thuế.
Bên cạnh những ưu điểm thì công tác hạch toán bán hàng trong Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội vẫn còn những tồn tại cần phải khắc phục như sau:
Bộ máy tổ chức kế toán
Tuy rằng bộ máy kế toán tương đối gọn nhẹ, mỗi cán bộ đảm nhiệm các phần hành riêng biệt, chính vì vậy đã dẫn đến tình trạng kế toán làm tắt một số công việc; khối lượng công việc lớn, kế toán viên dễ bị nhầm lẫn, nhập, dữ liệu sai sẽ ảnh hưởng đến sự chính xác và kịp thời của thông tin kế toán Điều này có thể dẫn tới những khó khăn khi Công ty mở rộng quy mô kinh doanh rộng hơn nữa Bộ phận kế toán chưa cập nhật kịp thời những quy định mới về chế độ kế toán tại Thông tư 200/2014/TT-BTC dẫn đến hệ thóng sổ sách kế toán , chứng từ và tài khoản kế toán tại Công ty vẫn đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
Phương pháp xác định giá vốn hàng tồn kho
Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội
3.2.1 Công tác quản lý bán hàng
Căn cứ tình hình thị trường, nhu cầu thị trường ở từng địa bàn, khu vực cũng như hiệu quả mang lại, để nâng cao doanh số bán hàng trong những năm tiếp theo, Ban lãnh đạo Công ty cần tập trung triển khai một số chiến lược cụ thể sau: Tập trung giữ vững các thị trường hiện tại, đẩy mạnh khai thác tại các địa bàn mà Công ty chưa xâm nhập được hoặc xâm nhập ít Hàng tồn kho của Công ty chủ yếu được bảo quản và cất trữ ở kho chính nên khi có những khách hàng mà ở những khu vực xa thì sẽ khó khăn hơn trong việc cung cấp Vì thế, Công ty nên nghiên cứu nhu cầu thị trường tại từng tỉnh thành để có thể dự trữ hàng tồn kho cũng như nhu cầu kho bãi cho hợp lý để tiện cho việc cung cấp.
Hoạt động bán hàng đóng vai trò rất quan trọng nên yêu cầu về nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động bán hàng Công ty là không thể thiếu Công ty nên tổ chức một đội ngũ nhân viên, bán hàng, chuyên nghiệp có trình độ, hiểu biết về những mặt hàng của Công ty và có khả năng tư vấn cho khách hàng khi họ còn đang băn khoăn trong việc chọn lựa mặt hàng.
Với những khách hàng mới, Công ty có thể có những chính sách nới lỏng để giữ chân khách hàng mới này Thay vì yêu cầu khách hàng thanh toán luôn 100% thì chỉ nên quy định thanh toán lần đầu số tiền 40% tổng giá thanh toán, có chính sách khuyến mại thích hợp khi họ mua hàng với khối lượng lớn hoặc có thể tiến hành tư vấn cho khách hàng về những vật liệu họ cần kể cả họ không có ý định mua
Tài khoản chi phí bán hàng –TK641 của Công ty không được chi tiết theo từng khoản mục chi phí rõ ràng khiến cho việc theo dõi các khoản mục chi phí liên quan đêns bán hàng không được tách biệt và gặp khó khăn trong việc kiểm soát chi phí cho kế toán bán hàng và công tác ghi chép cũng không được thuận lợi Chính vì thế, Công ty nên xây dựng tài khoản 641 thành các tài khoản con chi tiết theo khoản mục chi phí để thuận tiện cho việc hạch toán Bên cạnh đó, Công ty cần nhanh chóng kịp thời cập nhật quy định kế toán mới tại thông tư 200/2014/QĐ-BTC.
Phương pháp hạch toán theo kê khai thường xuyên là khá phù hợp trong tình hình hiện nay của Công ty Song phương pháp tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia, quyền tháng là không phù hợp Ưu điểm của phương pháp này là khá đơn giản, dễ làm Tuy nhiên, phương pháp này có, nhược điểm lớn là công tác kế toán bị dồn vào cuối kỳ, gây ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác. Thêm vào đó, phương pháp, này chưa đáp ứng, yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ Trong khi ở thời điểm nghiệp vụ diễn ra có thể phát sinh thêm, chi phí ngoài ý muốn, do vậy việc áp dụng cách tính của kỳ trước sẽ không phù hợp Theo em, Công ty nên chọn phương pháp tính giá vốn hàng bán theo phương pháp giá đơn vị bình quân sau, mỗi lần nhập Sau mỗi lần nhập kho hàng hóa, kế toán phải tính giá đơn vị bình quân, đó chính là giá thực tế của hàng hóa được tiêu thụ Ưu điểm của phương pháp này là giá cả tương đối chính xác và đảm bảo song việc tính toán phức tạp Theo phương pháp này, Công ty có thể xác định được giá thành thực tế ngay sau khi mỗi lần nhập Từ đó, kế toán có thể phán ánh ngay vào sổ sách các nghiệp vụ xuất kho hàng hóa, tránh được tình trạng đến cuối tháng công việc bị dồn dập mà còn cung cấp kịp thời mọi thông tin về giá thành thực tế của hàng hóa cho mọi đối tượng quan tâm.
Công thức tính theo giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập:
Trị giá hàng hoá m tại thời điểm n Đơn giá của hàng hoá M tại thời điểm N Số lượng hàng hoá m tại thời điểm n
Hiện tại, việc hạch toán chi phí bán hàng trong Công ty còn nhiều vấn đề vì chưa có hệ thống chứng từ riêng biệt Vì vậy, Công ty cần xây dựng một hệ thống chứng từ phản ánh chi phí Để tránh thụ động trong việc quản lý các số tiền hàng bán bị trả lại hay các số tiền, giảm giá hàng bán, Công ty nên lập một chứng từ kèm theo hóa đơn GTGT khi bán hàng, trong đó ghi nội dung cùng điều khoản mà khách hàng khi mua hàng xong nếu muốn trả lại hàng Khách hàng khi muốn giảm giá hay trả hàng sẽ tự căn cứ vào các điều khoản, chọn những số tiền phù hợp với nội dung trả hàng rồi chuyển lại chứng từ đó cho Công ty
Sổ chi tiết Để tiện theo dõi về tốc độ tăng giảm của chi phí bán hàng, Công ty nên lập bổ sung thêm sổ tổng hợp chi tiết chi phí bán hàng kết hợp với theo dõi sổ tổng hợp chi tiết giá vốn và doanh thu.
Dưới đây là mẫu sổ theo dõi thángNgày Chi phí bán hàng (1) Giá vốn hàng bán(2) Doanh thu thuần bán hàng CCDV(3)
Từ bảng thống kê ta có thể tính tỷ lệ % giữa chi phí bán hàng so với doanh thu và so với lợi nhuận gộp để có biện pháp cắt giảm hay tăng chi phí bán hàng để tránh lãng phí chi phí của Doanh nghiệp Cụ Thể tháng 3, tỷ lệ chi phí bán hàng so với lợi nhuận gộp là 46% (tương đối cao).Vì thế tháng 3 nên cắt giảm chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận( Từ bảng số liệu cho thấy doanh thu tháng 3 hơi thấp) Qua bảng ta cũng có thể so sánh chi phí bán hàng giữa các tháng và xem xét nguyên nhân tăng giảm
Với những Công ty kinh doanh thương mại như Công ty TNHH xây dựng và thương mại 585 Hà Nội thì các hoạt động bán hàng diễn ra với số lượng lớn dẫn đến các nghiệp vụ thu chi tiền mặt là không hề nhỏ Vì vậy, để quản lý tốt ngân quỹ, Công ty nên đổi phương pháp ghi sổ sang Nhật ký chung thay vì Nhật Ký chứng từ như hiện nay để có thể kiểm soát thông tin dễ dàng hơn do số lượng nghiệp vụ này diễn ra hàng ngày với tần suất lớn.
Việc sử dụng các loại nhật ký đặc biệt này giúp cho việc theo dõi thu, chi dễ dàng và cập nhật hơn, thể hiện sự chuyên nghiệp trong việc quản lý ngân quỹ và bán hàng của Công ty.
3.2.5 Báo cáo kế toán liên quan
Do quy mô công ty vẫn còn chưa thực sự lớn nên Công ty vẫn chưa chú trọng vào việc vận dụng kế toán, quản trị đối với việc đưa ra các quyết định kinh doanh ngắn hạn Kế toán quản trị thường bị lẫn vào các bộ phận kế toán khác Điều này đã làm cho Công ty chưa thấy rõ hết những ưu điểm, và vai trò của kế toán quản trị trong công việc cung cấp các thông tin cần thiết Công ty nên cử một chuyên viên chuyên làm công tác kế toán quản trị, bởi đó là công cụ rất quan trọng đối với công tác quản lý nội bộ Công ty.Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, Công ty có thể vận dụng kế toán quản trị trong việc lập thêm các báo cáo hoạt động kinh doanh theo cách ứng xử của chi phí (theo phương pháp trực tiếp), báo cáo này mang tính chất nội bộ, do báo cáo hoạt động kinh doanh Công ty thường lập không phát huy hết tác dụng trong công tác quản lý, điều hành Công ty.
Trong n n kinh t th tr ng, s c nh tranh gi a các doanh nghi p là r tề ế ị ườ ự ạ ữ ệ ấ gay g t Các doanh nghi p, công ty luôn mu n doanh nghi p, công ty mình cóắ ệ ố ệ th phát tri n và đ ng v ng trên th tr ng M i doanh nghi p, công ty đ uể ể ứ ữ ị ườ ỗ ệ ề c g ng tìm ki m cho mình m t chính sách bán hàng phù h p và hi u qu ố ắ ế ộ ợ ệ ả
Công ty TNHH xây d ng và th ng m i 585 Hà N i là m t Công ty m iự ươ ạ ộ ộ ớ đ c thành l p Vi t Nam trong th i gian ch a lâu Nh ng Công ty cũng đãượ ậ ở ệ ờ ư ư nh n th c rõ v t m quan tr ng và vai trò c a công tác k toán bán đ côngậ ứ ề ầ ọ ủ ế ể tác này ngày m t hi u qu h n góp ph n quan tr ng trong vi c ra quy t đ nhộ ệ ả ơ ầ ọ ệ ế ị c a ban giám đ c.ủ ố Đ tài: ề “Hoàn thi n k toán bán hàng t i ệ ế ạ Công ty TNHH xây d ng vàự thương m i 585 Hà N iạ ộ ” nh m đ a ra tình hình th c t c a k toán bánằ ư ự ế ủ ế hàng t i Công ty TNHH xây d ng và th ng m i 585 Hà N i đ th y rõ đ cạ ự ươ ạ ộ ể ấ ượ các đi m m nh và các v n đ còn t n t i mà Công ty đang g p ph i và đ xu tể ạ ấ ề ồ ạ ặ ả ề ấ m t vài gi i pháp nh m hoàn thi n h n k toán bán hàng c a Công ty ộ ả ằ ệ ơ ế ủ
B ng nh ng ki n th c đã tích luỹ đ c trong quá trình h c t p trong nhàằ ữ ế ứ ượ ọ ậ tr ng và v n d ng vào tình hình th c t t i Công ty, em đã c g ng hoànườ ậ ụ ự ế ạ ố ắ thi n chuyên đ song do v n còn h n ch v trình đ , th i gian và kinhệ ề ẫ ạ ế ề ộ ờ nghi m, m t s v n đ v n ch a đ c hi u th u đáo nên không tránh kh iệ ộ ố ấ ề ẫ ư ượ ể ấ ỏ nh ng thi t sót em r t mong nh n đ c s góp ý c a các th y cô giáo trongữ ế ấ ậ ượ ự ủ ầ nhà tr ng và các anh ch phòng k toán t i Công ty đ chuyên đ đ c hoànườ ị ế ạ ể ề ượ thi n h n.ệ ơ
Em xin chân thành c m n cô giáo ả ơ ThS Ph m Th Minh ạ ị H ng ồ cùng các cán b công nhân viên Công ty TNHH xây d ng và th ng m i 585 Hà N i đãộ ự ươ ạ ộ t n tình h ng d n, giúp đ em hoàn thành Chuyên đ thậ ướ ẫ ỡ ề ực t p chuyên ngànhậ này.
1 Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp NXB Đại học Kinh tế quốc dân xuất bản năm 2009 Chủ biên: GS.TS Đặng Thị Loan
2 Chế độ kế toán Việt Nam (ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Truởng Bộ Tài Chính)
3 Tài liệu do phòng kế toán Công ty TNHH xây d ng và th ng m i 585 Hàự ươ ạ