1 Chương 2 TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 2 1 DOANH NGHIỆP VÀ TỔ CHỨC Doanh nghiệp tồn tại dựa vào ý chí của người sáng lập, doanh nghiệp phát triển (khi các sản phẩm thành công trên thị trường) nhiệ[.]
Chương 2: TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 2.1 DOANH NGHIỆP VÀ TỔ CHỨC: Doanh nghiệp tồn dựa vào ý chí người sáng lập, doanh nghiệp phát triển (khi sản phẩm thành công thị trường) nhiệm vụ nhiều lên từ nảy sinh nhu cầu tổ chức Tổ chức lời giải đáp cho vấn đề hoạt động tập thể: làm nhóm, người có vai trị đóng góp theo cách riêng vào nhóm họ cần quyền hạn để làm nhiệm vụ, công cụ thông tin để thực nhiệm vụ Công tác tổ chức điều kiện cho sống hệ thống doanh nghiệp Tổ chức doanh nghiệp liên kết cá nhân, trình, hoạt động doanh nghiệp nhằm thực mục đích đề doanh nghiệp dựa sở nguyên tắc quy tắc quản lý doanh nghiệp 2.1.1 Khái niệm cấu tổ chức: - Cơ cấu tổ chức quản lý máy doanh nghiệp tổng hợp phận (Đơn vị, cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên môn hóa có trách nhiệm quyền hạn định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm đảm bảo thực chức quản lý phục vụ mục đích chung xác định doanh nghiệp - Cơ cấu tổ chức hình thức tồn tổ chức biểu thị việc xếp theo trật tự phận tổ chức mối quan hệ chúng - Cơ cấu tổ chức cách thức mà nhiệm vụ trách nhiệm mối liên hệ chúng bố trí ổn định - Cơ cấu mô tả kết hợp yếu tố hợp thành doanh nghiệp xác định đặc trưng: Phân phối nhiệm vụ Phân phối quyền lực Phân phối trách nhiệm Truyền đạt thông tin Cơ chế phối hợp Những yêu cầu cấu tổ chức quản lý: - Tính tối ưu - Tính linh hoạt - Tính tin cậy lớn - Tính kinh tế 2.1.2 Các mơ hình cấu tổ chức: Mơ hình cấu tạo máy quản lý theo kiểu trực tuyến: -1- Dựa nguyên tắc thống huy Henry Fayol “một người thủ trưởng” Sơ đồ cấu tạo: Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo tuyến A B Lãnh đạo tuyến C A B C Ưu điểm: • Tập trung, thống cao • Tổ chức gọn nhẹ, giải vấn đề nhanh • Đơn giản, rõ ràng thống huy • Có khả tách biệt rõ ràng trách nhiệm • Có hiệu giải mâu thuẫn Nhược điểm: • Địi hỏi người lãnh đạo phải có lực tồn diện, dễ độ đốn, quan liêu • Khơng tranh thủ ý kiến chun gia • Có ngăn cách phận khác doanh nghiệp thiếu phối hợp chúng • Cấu tạo tuyến cứng nhắc, khơng linh hoạt • Khó khăn việc phát huy tính sáng tạo người lao động • Khó khăn truyền thơng Mơ hình áp dụng phù hợp doanh nghiệp có quy mơ Mơ hình cấu tạo máy quản lý theo kiểu chức năng: Trong cấu có tham gia chuyên gia, người giao phần quyền lực Kết người phụ thuộc nhận mệnh lệnh từ nhiều huy Sơ đồ cấu tạo: Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo chức A Lãnh đạo chức B A B -2- C Lãnh đạo chức C Ưu điểm: • Sử dụng chuyên gia đáp ứng yêu cầu công tác quản lý phức tạp sản xuất - kinh doanh • Tập trung lực hoạt động chuyên sâu Nhược điểm: • Nhiều huy, nguồn gốc mâu thuẫn • Thiếu phối hợp, phân tán trách nhiệm • Xử lý thơng tin nội chậm, phức tạp, không thống chồng chéo • Làm yếu tính động cá nhân Mơ hình không áp dụng thực tế sản xuất - kinh doanh Mơ hình cấu tạo máy quản lý theo kiểu trực tuyến - chức năng: Theo kiểu cấu này, bên cạnh phận quản lý trực tuyến, có nhiều phận tham mưu bao gồm nhiều chuyên gia có trách nhiệm làm rõ định giám đốc Bộ phận tham mưu khơng có quyền huy ¾ Một tuyến có quyền đạo: gồm người định ¾ Một tuyến có quyền lực chun mơn Sơ đồ cấu tạo: Lãnh đạo tổ chức Phụ trách chức A Phụ trách chức B Lãnh đạo tuyến A B Lãnh đạo tuyến C A B C Ưu điểm: • Kết hợp ưu điểm thống huy chun mơn hóa • Quản lý chức thừa hành Nhược điểm: • Có nguy xảy mâu thuẩn mối quan hệ thừa hành chức Cơ cấu áp dụng phổ biến thực tế d Mơ hình cấu tạo máy quản lý theo kiểu trực tuyến có tham mưu: Trong mơ hình cấp quản lý có tham mưu -3- Bộ phận, phịng tham mưu Nhóm, cá nhân tham mưu Lãnh đạo tổ chức Phụ trách tuyến SX Phụ trách tuyến SX Mơ hình có ưu nhược điểm tương tự mơ hình cấu tạo máy quản lý theo kiểu trực tuyến - chức Áp dụng phù hợp cho doanh nghiệp có quy mơ nhỏ e Mơ hình cấu tạo máy quản lý theo kiểu ma trận: Cơ cấu dựa vào nguyên tắc song trùng huy, tức người đồng thời có hai tuyến cấp Tính song trùng huy tạm thời ổn định Áp dụng cho cấu theo kiểu dự án cấu nhiều chiều Lãnh đạo tổ chức LĐ chức A CN dự án CN dự án CN dự án LĐ chức B LĐ chức C Làm gì? Khi nào? Làm gì? Khi nào? Làm gì? Khi nào? Làm nào? Thị trường tiêu thụ Ưu điểm: • Nhiều người tham gia định nên hạn chế phạm sai lầm Nhược điểm: • Khó khăn phối hợp • Chậm chạp, thiếu động 2.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới tiến triển cấu tổ chức: Quy mô Công nghệ: Theo Joan Woodward, có mối quan hệ loại hình sản xuất doanh nghiệp loại hình cấu quản lý Môi trường (số lượng đối thủ cạnh tranh, công nghệ xác định hay thay đổi, thị trường ổn định hay biến động…) 1.1 QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP: 1.1.1 Khái niệm Quản lý: Quản lý trình lập kế hoạch, thực đánh giá nỗ lực nhóm người làm việc theo mục đích chung (Stanton at all) -4- Quản lý trình làm việc với thông qua người khác để đạt mục tiêu tổ chức môi trường biến động Trọng tâm q trình tính hiệu lực sử dụng hiệu nguồn lực có giới hạn (Kreitner) Các khía cạnh then chốt q trình quản lý: • Làm việc thông qua người khác Những nhà quản lý không thành công: - Thiếu nhạy cảm với người khác - Lạnh lùng, cách biệt kiêu ngạo - Không trung thực (khi khơng hồn thành mục tiêu định) - Tham vọng thái quá, thích chơi ván trị - Ơm đồm quản lý, khơng biết ủy thác khơng biết làm việc theo ê kíp - Khơng có khả tư chiến lược - Khó thích nghi với cấp với phong cách khác biệt, phụ thuộc vào cố vấn • Đạt mục tiêu doanh nghiệp: Mục tiêu doanh nghiệp yêu cầu quan trọng công tác quản lý • Cân hiệu lực hiệu • Sử dụng tốt nguồn tài nguyên khan • Đối phó với mơi trường thay đổi 2.1.1 Mục đích mục tiêu doanh nghiệp: Mục đích: lý tồn doanh nghiệp - Doanh nghiệp có nhiều mục đích khác là: đảm bảo hoạt động, đảm bảo tính bền vững, lợi nhuận - Các mục đích hình thành theo thứ bậc khác - Mục đích thay đổi theo doanh nghiệp thời kỳ Mục tiêu: lượng hóa số mà doanh nghiệp phải thực để đạt mục đích, hay nói cách khác mục tiêu biểu mục đích doanh nghiệp , mục tiêu kết cần đạt thời gian 2.1.2 Nhà quản trị: Vai trò nhà quản trị sản xuất: Chức quản trị sản xuất quan trọng định người quản trị sản xuất tác động trực tiếp lên vấn đề tối thiểu cần thiết cho thành công công ty: a Cung cấp sản phẩm phù hợp với lực công ty nhu cầu thị trường b Cung cấp sản phẩm với mức chất lượng phù hợp với mong muốn khách hàng -5- c Cung cấp sản phẩm với chi phí cho phép có lợi nhuận giá hợp lý Các kỹ cần thiết người quản trị sản xuất: Trong công ty nhỏ, chức danh sản xuất là: quản trị viên điều hành, quản trị viên sản xuất, phó giám đốc điều hành hay phó giám đốc sản xuất Trong cơng ty lớn có nhiều người giữ vai trò quản trị chức danh sản xuất từ quản trị viên cao cấp đến quản đốc Họ hoạt động chức năng: hoạch định, kiểm soát chất lượng, hoạch định tiến độ kiểm soát sản xuất Các quản trị viên sản xuất cần có kỹ sau: - Khả kỹ thuật: phải hiểu biết quy trình cơng nghệ phải hiểu biết đầy đủ công việc phải quản trị - Khả làm việc với người khác Các hoạt động người quản trị sản xuất: Có hai cách tiếp cận để mô tả hoạt động nhà quản trị sản xuất: Cách 1: Theo chức quản trị sản xuất: Người quản trị thực hoạt động chủ yếu định sau: • Trong chức hoạch định: - Quyết định tập hợp sản phẩm dịch vụ - Xây dựng kế hoạch tiến độ, kế hoạch lực sản xuất - Lập kế hoạch bố trí nhà xưởng trang bị máy móc thiết bị - Thiết lập dự án - Quyết định phương pháp sản xuất cho mặt hàng - Tổ chức thay đổi q trình sản xuất • Trong chức tổ chức: - Ra định cấu tổ chức hệ thống sản xuất - Thiết kế nơi làm việc - Phân công trách nhiệm cho hoạt động - Sắp xếp mạng lưới cung ứng tiêu thụ - Thiết lập sách để đảm bảo hoạt động bình thường máy móc thiết bị • Trong chức kiểm sốt: - Kích thích nhiệt tình việc thực mục tiêu - So sánh chi phí với ngân sách - So sánh việc thực định mức lao động - Kiểm tra chất lượng -6- - So sánh trình sản xuất với tiến độ - So sánh tồn kho với mức hợp lý • Trong chức lãnh đạo: - Thiết lập điều khoản hợp đồng thống - Thiết lập sách nhân - Thiết lập hợp đồng lao động - Thiết lập dẫn phân công công việc - Chỉ cơng viêc cần làm gấp • Trong chức động viên: - Thực yêu cầu qua quan hệ lãnh đạo mục tiêu, mong muốn - Khuyến kích, động viên, khen thưởng mặt tinh thần, vật chất, cơng việc • Trong chức phối hợp: - Phối hợp qua kế hoạch thống - Phối hợp qua sở liệu thống hóa - Theo dõi cơng việc giới thiệu công việc cần thiết - Báo cáo, cung cấp số liệu truyền thông - Phối hợp hoạt động mua sắm, giao hàng, thay đổi thiết kế - Chịu trách nhiệm với khách hàng trạng thái đơn hàng - Giáo dục phát triển nhân - Hướng dẫn phương pháp làm việc có hiệu - Khuyến kích cơng nhân tìm áp dụng phương pháp làm việc tốt - Phân cơng cơng việc có lợi cho phát triển công nhân - Đào tạo, bồi dưỡng công nhận Cách 2: Theo vai trò nhà quản trị: nội dung công việc hoạt động nhà quản trị liệt kê xếp theo bảng sau: Cơng việc Quan hệ người Vai trị Đại diện Thủ trưởng Nội dung Do vị trí phân cấp, nhà quản lý phải tham gia vào kiện khác nhau, phát biểu giới thiệu nhóm tổ chức Góp phần lớn vào việc tạo khí tổ chức, điều hịa nhu cầu cá nhân với nhóm doanh nghiệp, đào tạo tạo động cho nhân viên -7- Hoạt động Tham gia lễ tân Tham gia vào hoạt động liên quan với nhân viên cấp Liên hệ Thu thập thông tin Thông tin Truyền đạt Phát ngôn Đổi Ra định Quyết định Phân phối Đàm phán Đảm bảo thông tin nội đơn vị, với Nhận thư tín, họp đồng nghiệp khác, với cấp trực tiếp với phòng ban, với cá nhân khác khơng quyền tham gia hoạt động thông tin với nhân vật khác ngồi đơn vị Là trung tâm thơng tin Đọc thư từ báo chí, quan hệ, đến văn phịng dẫn Quyết định cho hay khơng cho thị cho Truyền đạt thông số người tình kiện, tin nội đơn ý tưởng hay quan điểm vị, gặp gỡ Đại diện cho nhóm can thiệp vào vấn đề Truyền đạt thông tin, với cấp nhân vật khác không gặp gỡ người đơn vị ngồi đơn vị Ln nguồn gốc thay đổi quan Khởi thảo chiến trọng doanh nghiệp đẩy mạnh lược, họp kiểm điểm số trình nhờ thơng tin nắm việc thực thi số dự án Quyết định hành động để giải vấn đề Họp tìm giải pháp Chịu trách nhiệm phân phân phối nguồn Kiểm tra ngân quỹ, vật chất tài kiểm tra tiến độ cơng việc kế hoạch Đại diện cho đơn vị việc đàm phán Để trở thành nhà quản lý thành cơng Các điều kiện khái qt có tính tiền đề (công thức cho thành công quản lý) S=AxMxO • Ability: Năng lực quản lý khả chứng tỏ để đạt mục tiêu doanh nghiệp cách có hiệu hiệu lực Các kỹ đặc điểm: - Lãnh đạo - Khả trình bày diễn đạt - Viết - Kế hoạch tổ chức - Thu thập thơng tin phân tích vấn đề - Ra định - Ủy thác điều kiện - Tự nhận biết điểm mạnh, yếu - Ham muốn lãnh đạo • Motivation: Động lực làm công tác quản lý • Oportunity: Cơ hội - lực, động lực hạt giống cần có đất màu để ni lớn hội Cơ hội cho quản lý phát triển có cơng việc phù hợp có ủng hộ bắt đầu công việc -8- Theo nghiên cứu Ron Zemke yếu tố chi phối thành công nhà quản lý tổng kết sau: - 50% từ công việc - 30% từ mối quan hệ (cấp trên, cố vấn, người tiền nhiệm) - 20% từ đào tạo thống Trong thực tế, người ta có kinh nghiệm lần : mắc sai phạm lớn bị căng thẳng nhiệm vụ khó khăn, có cảm giác bị đe dọa, bị kẹt tình khó xử, sợ mặt -9- ... mà doanh nghiệp phải thực để đạt mục đích, hay nói cách khác mục tiêu biểu mục đích doanh nghiệp , mục tiêu kết cần đạt thời gian 2. 1 .2 Nhà quản trị: Vai trò nhà quản trị sản xuất: Chức quản trị. .. biến động…) 1.1 QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP: 1.1.1 Khái niệm Quản lý: Quản lý trình lập kế hoạch, thực đánh giá nỗ lực nhóm người làm việc theo mục đích chung (Stanton at all) -4- Quản lý trình làm việc... cần thiết người quản trị sản xuất: Trong công ty nhỏ, chức danh sản xuất là: quản trị viên điều hành, quản trị viên sản xuất, phó giám đốc điều hành hay phó giám đốc sản xuất Trong cơng ty lớn