Tài liệu tham khảo cho các công ty, đơn vị triển khai Tiêu chuẩn ISO về quản lý chất lượng 9001 và Tiêu chuẩn ISO về thông tin an toàn thông tin 27001. Tài liệu chỉ mang tính chất tham khảo, hãy đọc hiểu và ứng dụng.
Logo QUY ĐỊNH QUẢN LÝ THIẾT BỊ Mã tài liệu: QĐ.02 Ngày ban hành: 02/11/2020 Lần ban hành/Sửa đổi: 01/00 BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Lần Trang sửa đổi sửa đổi Tóm tắt nội dung sửa đổi Ký hiệu Ngày sửa đổi DANH SÁCH ĐƠN VỊ / CÁ NHÂN GIỮ TÀI LIỆU NÀY Ban lãnh đạo Phịng hành chínhnhân Phịng triển khai-bảo trì Phòng phần mềm Phòng kinh doanh Phòng triển khai-bảo trì Phịng Kế tốn Phịng Dự án Phòng quản trị mạng Trách nhiệm Người soạn thảo Người soát xét Phê duyệt Họ tên Phan Hịa Long Trịnh Lê Tn Phan Hịa Bình Thư ký QMR Giám đốc Chữ ký Chức vụ Trang 1/6 Logo QUY ĐỊNH QUẢN LÝ THIẾT BỊ Mã tài liệu: QĐ.02 Ngày ban hành: 02/11/2020 Lần ban hành/Sửa đổi: 01/00 Mục đích - Quản lý tốt thiết bị Công ty - Giảm rủi ro dẫn đến mát, hư hỏng thiết bị Phạm vi áp dụng - Quy định áp dụng Phòng QTM-TS phận liên quan đến quản lý thiết bị công ty - Quy định áp dụng tài sản thuộc sở hữu Công ty Cổ phần Nâng tầm Việt Tài liệu tham chiếu - QĐ.03.Quy định sử dụng thiết bị Định nghĩa từ viết tắt - Định nghĩa o Thiết bị cá nhân: thiết bị giao cho nhân viên quản lý, sử dụng, ví dụ: máy tính để bàn, USB… o Thiết bị dùng chung: thiết bị sử dụng nhiều người, máy fax, máy scan, máy chiếu, máy in, máy photo - Từ viết tắt o QLTB: Quản lý thiết bị o QTM-TS: Quản trị mạng Tài sản Nội dung quy định 5.1 Phân công trách nhiệm quản lý thiết bị - Bộ phận QLTB, cán QLTB thuộc Phịng QTM-TS có trách nhiệm quản lý, bảo hành, bảo trì sửa chữa tất thiết bị Công ty 5.2 Cung cấp thiết bị - Hình vẽ quy trình Trang 2/6 Logo QUY ĐỊNH QUẢN LÝ THIẾT BỊ Người thực Mã tài liệu: QĐ.02 Ngày ban hành: 02/11/2020 Lần ban hành/Sửa đổi: 01/00 Trình tự cơng việc Tiếp nhận Đề xuất Cán QLTB Tài liệu, biểu mẫu BM.01-QĐ.02 Đề xuất thiết bị Ko OK Cán QLTB OK Kiểm tra kho? Ko Cán QLTB Đề xuất mua Phụ trách đơn vị/bộ phận & Lãnh đạo công ty Xác nhận BM.01-QĐ.02 Đề xuất thiết bị Ko Hủy OK Cán QLTB Cán QLTB Cán QLTB Cán QLTB Mua thiết bị Nhập thiết bị Bàn giao thiết bị BM.03-QĐ.02 Biên bản bàn giao thiết bị Lưu hồ sơ Tồn hồ sơ quy trình - Bước 1: Tiếp nhận đề xuất o Bộ phận QLTB tiếp nhận đề xuất đơn vị chuyển cho Cán QLTB thực (BM.01-QĐ.02.Đề xuất thiết bị) - Bước 2: Kiểm tra thiết bị kho Trang 3/6 Logo QUY ĐỊNH QUẢN LÝ THIẾT BỊ Mã tài liệu: QĐ.02 Ngày ban hành: 02/11/2020 Lần ban hành/Sửa đổi: 01/00 o Cán QLTB tiến hành kiểm tra thiết bị đề xuất kho o Nếu thiết bị có sẵn kho, Cán QLTB tiến hành bàn giao thiết bị cho người đề xuất o Nếu thiết bị khơng có kho, Cán QLTB đề xuất mua thiết bị - Bước 3: Đề xuất mua o Cán QLTB nhân viên đề xuất điền thơng tin mơ tả, cấu hình giá tham khảo thiết bị (BM.01-QĐ.02.Đề xuất thiết bị) - Bước 4: Xác nhận o Phụ trách đơn vị/Bộ phận xác nhận lại thông tin xem xét mức độ cần thiết đề xuất o Công văn đề xuất mua phải chuyển cho lãnh đạo công ty để xin ý kiến - Bước 5: Mua o Cán QLTB có trách nhiệm mua thiết bị tư vấn lựa chọn thiết bị phận khác tiền hành mua - Bước 6: Nhận thiết bị o Lưu trữ giấy tờ liên quan đến thiết bị (giấy bảo hành, tài liệu kỹ thuật kèm ) o Cán QLTB tiến hành dãn nhãn tem cho thiết bị theo quy định - Bước 7: Bàn giao thiết bị o Cán QLTB tiến hành bàn giao thiết bị cho phận/ cán đề xuất.(BM.03-QĐ.02.Biên bàn giam thiết bị) - Bước 8: Lưu hồ sơ o Cán QLTB lưu lại hồ sơ thông tin thiết bị để quản lý 5.3 Sửa chữa, bảo hành thiết bị - Cán QLTB cần thực việc sau: o Khi thiết bị cá nhân bị hỏng, nhân viên không tự ý sửa chữa mà cần gửi yêu cầu cho Phòng HC xử lý o Khi thiết bị dùng chung bị hỏng, nhân viên phát cần thơng báo cho Phịng HC xử lý o u cầu sửa chữa cần sử dụng theo mẫu BM.04-QĐ.02.Báo sửa thiết bị o Phòng HC kiểm tra thiết bị tiến hành sửa chữa o Trong trường hợp thiết bị sửa chữa bảo hành, chuyển thiết bị sang trạng thái hỏng lưu kho o Trong trường hợp cần đưa sửa chữa, bảo hành ▪ Liên hệ bên bảo hành thiết bị ▪ Làm phiếu bàn giao thiết bị cho bên bảo hành theo BM.03-QĐ.02.Biên bàn giao thiết bị ▪ Thông báo cho nhân viên biết thời hạn bảo hành bố trí thiết bị thay trường hợp cần thiết o Khi bảo hành xong bàn giao thiết bị cho nhân viên - Trong trường hợp cần bảo hành thiết bị: o Giữ lại phận lưu trữ (ổ cứng, usb, thẻ nhớ …) trước cho mang thiết bị Các phương tiện cần niêm phong có xác nhận Trưởng đơn vị/phòng ban Trang 4/6 Logo QUY ĐỊNH QUẢN LÝ THIẾT BỊ Mã tài liệu: QĐ.02 Ngày ban hành: 02/11/2020 Lần ban hành/Sửa đổi: 01/00 - Lưu ý: o Trong trường hợp việc sửa chữa/bảo hành nhiều thời gian, Phịng Hành cần thơng báo cho nhân viên biết bố trí thiết bị thay tạm thời để đảm bảo công việc o Việc sửa chữa cần tuân thủ theo yêu cầu kỹ thuật hãng cung cấp thiết bị 5.4 Mượn trả thiết bị - Bộ phận/cán liên hệ trực tiếp với cán phụ trách QLTB để mượn trả thiết bị 5.5 Kiểm kê thiết bị - Phịng Hành định kỳ kiểm kê thiết bị tồn cơng ty o Kết kiểm kê cập nhật vào file danh sách thiết bị cán QLTB o Lưu báo cáo kết lần kiểm kê o Gửi báo cáo kiểm kê cho lãnh đạo trương phòng ban 5.6 Bàn giao thiết bị - Trường hợp bàn giao thiết bị cho người ngồi cơng ty, QTM-TS sử dụng BM.03-QĐ.02.Biên bản bàn giao thiết bị làm theo bước sau: o Điền đầy đủ thông tin vào BM.03-QĐ.02.Biên bản bàn giao thiết bị o Kiểm tra kỹ thiết bị, ghi lại trạng thiết bị ký xác nhận o QTM-TS lưu biên bàn giao thiết bị - Trường hợp bàn giao thiết bị cho nhân viên Công ty, Cán QLTB cần thực hiện: o Chuyển thiết bị cho nhân viên sử dụng o Cập nhật thông tin file danh sách thiết bị cán QLTB - Trường hợp nhân viên bàn giao lại thiết bị khơng cịn mục đích sử dụng QTM-TS cần thực hiện: o Kiểm tra nhận lại thiết bị o Điền đầy đủ thông tin vào BM.03-QĐ.02.Biên bản bàn giao thiết bị o Cập nhật lại thông tin file danh sách thiết bị cán QLTB - Trường hợp nhân viên nghỉ việc QTM-TS cần thực hiện: o Kiểm kê tài sản nhân viên thu hồi lại thiết bị o Điền đầy đủ thông tin vào BM.03-QĐ.02.Biên bản bàn giao thiết bị o Cập nhật lại thông tin file danh sách thiết bị cán QLTB 5.7 Thanh lý thiết bị - Khi cần lý thiết bị (thiết bị hỏng sửa chữa) QTM-TS cần làm bước sau: o Lên danh sách thiết bị cần lý lý o Gửi đề xuất lý thiết bị cho lãnh đạo công ty o Tiến hành lý thiết bị lãnh đạo công ty phê chuẩn - Lưu ý: o Loại bỏ tất phận lưu trữ (ổ cứng, thẻ nhớ …) Trang 5/6 Logo QUY ĐỊNH QUẢN LÝ THIẾT BỊ Mã tài liệu: QĐ.02 Ngày ban hành: 02/11/2020 Lần ban hành/Sửa đổi: 01/00 Xử lý vi phạm 5.8 - Tùy theo mức độ, người vi phạm phải chịu hình thức kỷ luật từ cảnh cáo, đình cho thơi việc - Các Phụ trách đơn vị/bộ phận phận QLTB chịu trách nhiệm giám sát việc thực thi quy định - Tất trường hợp thiết bị hỏng, bị cắp lỗi cá nhân (không thực theo quy định, vô trách nhiệm để xảy cố ) cá nhân phải đền bù hồn tồn thiệt hại gây Hồ sơ Hồ sơ quy trình bao gồm: STT Nội dung hồ sơ BM.01-QĐ.02.Đề xuất thiết bị BM.03-QĐ.02.Biên bàn giao thiết bị Thời gian lưu Người lưu, nơi lưu Phương pháp hủy 01 năm Phịng QTM-TS Xóa (nếu file mềm), Băm nhỏ, đốt cháy (nếu tài liệu cứng) Phòng QTM-TS Xóa (nếu file mềm), Đốt cháy (nếu tài liệu cứng) 01 năm Hiệu lực thi hành Quy định có hiệu lực từ ngày 02/11/2020 Trang 6/6 ... lại thiết bị o Điền đầy đủ thông tin vào BM.03-QĐ.02.Biên bản bàn giao thiết bị o Cập nhật lại thông tin file danh sách thiết bị cán QLTB 5.7 Thanh lý thiết bị - Khi cần lý thiết bị (thiết bị. .. o QLTB: Quản lý thiết bị o QTM-TS: Quản trị mạng Tài sản Nội dung quy định 5.1 Phân công trách nhiệm quản lý thiết bị - Bộ phận QLTB, cán QLTB thuộc Phịng QTM-TS có trách nhiệm quản lý, bảo hành,... sử dụng thiết bị Định nghĩa từ viết tắt - Định nghĩa o Thiết bị cá nhân: thiết bị giao cho nhân viên quản lý, sử dụng, ví dụ: máy tính để bàn, USB… o Thiết bị dùng chung: thiết bị sử dụng nhiều